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Dokumentation Beauty - Vital - Medical - SPA - Wellness Terminplanung Wie werden Termine geplant? Stand: 01.08.2014

Kontakt/Info: HIS-Solution GmbH, Lehmannstr. 1, D-30455 Hannover, Fon: +49 511 473502 0, Fax: +49 511 473502 55 Mail: [email protected] Web: www.his-solution.de Support: [email protected] Telefon: +49 511 473502 21

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Inhaltsverzeichnis

1. 1.1. 2. 3. 3.1. 3.2.

Softwarekomponenten individuell zusammenstellen ...................................................................5 Neue und geänderte Programmfunktionen .........................................................................................6 Programmanmeldung .......................................................................................................................8 Gäste-/Kundenverwaltung ...............................................................................................................9 Gastsuche ...........................................................................................................................................9 Gäste selektieren ..............................................................................................................................10 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.2.5. 3.2.6.

3.3.

Alle ..................................................................................................................................................... 10 Aktuelle .............................................................................................................................................. 10 Reservierungen ................................................................................................................................. 10 ToDo .................................................................................................................................................. 10 Anreise............................................................................................................................................... 10 Abreise............................................................................................................................................... 10

Gästekartei ........................................................................................................................................11 3.3.1. 3.3.2. 3.3.3. 3.3.4. 3.3.5.

3.4. 4. 4.1. 5.

Erweiterte Gast-Information ..............................................................................................................14 Automatische Terminsuche ...........................................................................................................17 Leistungen / Behandlungen auswählen - Einzelleistungen ..............................................................17 Terminplanung „Mitarbeiterplaner“ ..............................................................................................19 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9.

5.10. 5.11.

Gast Neu anlegen .............................................................................................................................. 11 Aufenthalte......................................................................................................................................... 11 Begleitperson hinzufügen .................................................................................................................. 12 Planungsgruppe................................................................................................................................. 13 Gäste löschen .................................................................................................................................... 13

Moderne Terminplanung mit dem „Mitarbeiterplaner“ ............................................................................ 19 Arbeitszeiten .......................................................................................................................................... 20 Abteilungen auswählen .......................................................................................................................... 20 Datum auswählen .................................................................................................................................. 21 Sperrzeiten ............................................................................................................................................ 21 Einen neuen Termin planen ................................................................................................................... 21 Termin verschieben ............................................................................................................................... 22 Gäste Gruppenterminen hinzufügen ...................................................................................................... 23 Temin suchen und „Alle Gasttermine“ ................................................................................................... 23

Interne Anforderung Speichern ......................................................................................................24 Anforderungen des Gastes zeigen .................................................................................................25 5.12.

5.13.

Bedeutung der Terminfarben ............................................................................................................. 25

Weitere Funktionen im Mitarbeiterplaner .......................................................................................25 5.13.8. Termin Gelb färben ........................................................................................................................... 29 5.13.10. Individuelle Terminfarbe .................................................................................................................. 30 5.13.11. Termine fixieren............................................................................................................................... 30 5.13.12. Wunschtermin ................................................................................................................................. 30 5.13.13. Termin löschen/stornieren ............................................................................................................... 30 5.13.14. Kopieren/Ausschneiden .................................................................................................................. 31 5.13.15. Termine bestätigen/aufbuchen ........................................................................................................ 31 5.13.16. Termin bezahlen.............................................................................................................................. 31

5.14.

Mitarbeiterplaner Menü der Menüleiste ..........................................................................................32 5.14.1. 5.14.2. 5.14.3. 5.14.4. 5.14.5.

Erweiterte Termin-Information ........................................................................................................... 32 Mitarbeiter Sortierung ........................................................................................................................ 33 Mitarbeiter hervorheben .................................................................................................................... 33 Letzten Termin des Gastes hervorheben .......................................................................................... 33 Gasttermin hervorheben .................................................................................................................... 33 HIS-Solution GmbH ©

HIS.PlanWellnessSPA © Anwendungsdokumentation 5.14.6. 5.14.7. 5.14.8. 5.14.9. 5.14.10.

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Erstbesucher ..................................................................................................................................... 33 Terminbeschriftung ............................................................................................................................ 33 Pakete anzeigen................................................................................................................................ 33 Termin Wiedervorlage ....................................................................................................................... 33 Tages-/Wochenansicht.................................................................................................................... 34

6. 7.

Ressourcenplaner ...........................................................................................................................34 Terminpläne für Gäste, Mitarbeiter, Ressourcen .........................................................................36 7.1. Terminlisten .......................................................................................................................................36 8. Terminbestätigung ..........................................................................................................................38 8.1. Die Anwendungen werden erbracht..................................................................................................38 8.2. Bestätigung der erbrachten Leistungen ............................................................................................39 9. Auswertungen und Statistiken ......................................................................................................40 9.1. Auswertung Arbeitszeiten .................................................................................................................40 9.2. Auswertung Arbeitszeiten (Summen) ...............................................................................................41 9.3. Auswertung Ressourcenzeiten .........................................................................................................41 9.4. Auswertung Terminstornos ...............................................................................................................41 9.5. Gästeliste ..........................................................................................................................................41 9.6. Gästeliste (Umsätze).........................................................................................................................41 9.7. Katalog Leistungen ...........................................................................................................................42 9.8. Katalog Leistungen (Preise - Kosten) ...............................................................................................42 9.9. Katalog Leistungen erweitert ............................................................................................................42 9.10. Katalog Pakete ...............................................................................................................................42 9.11. Preisänderungen ............................................................................................................................42 9.12. Preisliste .........................................................................................................................................42 9.13. Stornobericht ..................................................................................................................................43 9.14. Tagesabrechnung (Artikel und Leistungen) ...................................................................................43 9.14.1. Umsatz ........................................................................................................................................43 9.14.2. Rechnung nach Zahlungsarten...................................................................................................44 9.14.3. Umsatz nach Gästen ..................................................................................................................44 9.14.4. Umsatz nach Warengruppen ......................................................................................................44 9.14.5. Umsatz nach Warengruppen pro Tag ........................................................................................44 9.14.6. Umsatz nach Mitarbeiter / Warengruppen pro Tag ....................................................................44 9.14.7. TIP / Mitarbeiter ..........................................................................................................................44 9.14.8. Umsatz nach Merkmalen ............................................................................................................44 9.15. Tagesabrechnung erweitert (Artikel und Leistungen) ....................................................................45 9.16. Übersicht Leistungen ......................................................................................................................45 9.17. Übersicht Pakete ............................................................................................................................45 9.18. Umsatzstatistik Clubverträge..........................................................................................................45 9.19. Umsatzstatistik Leistungen (nach Abteilungen) .............................................................................45 9.20. Umsatzstatistik Leistungen (nach Warengruppen) ........................................................................45 9.21. Umsatzstatistik nach Gästen ..........................................................................................................45 9.22. Umsatzstatistik nach Gästen (Auswahl Gäste) ..............................................................................46 9.23. Umsatzstatistik nach Gästen (Auswahl Leistungen) ......................................................................46 9.24. Umsatzstatistik nach Gästen (Leistungen/Artikel)..........................................................................46 9.25. Umsatzstatistik nach Gästen (mit Zahlungsarten) .........................................................................46 9.26. Umsatzstatistik nach Mitarbeitern ..................................................................................................46 9.27. Umsatzstatistik nach Mitarbeitern (Leistungen gruppiert) ..............................................................46 9.28. Umsatzstatistik nach Mitarbeitern (Verdichtet)...............................................................................47 9.29. Umsatzstatistik nach Therapien .....................................................................................................47 9.30. Umsatzstatistik Pakete (nur Einzelleistungen – nach Abteilungen) ...............................................47 9.31. Umsatzstatistik Pakete (nur Einzelleistungen) ...............................................................................47 9.32. Umsatzstatistik Pakete (ohne Einzelleistungen- nach Gastarten) .................................................47 9.33. Umsatzstatistik Pakete (ohne Einzelleistungen) ............................................................................47 9.34. Umsatzstatistik Verkaufte Termine.................................................................................................48 9.35. Umsatzstatistik Verkaufte Termine (verdichtet) .............................................................................48 9.36. Umsatzstatistik Vermittler ...............................................................................................................48 9.37. Umsatzstatistik Vermittler (mit Gästen) ..........................................................................................48 HIS-Solution GmbH ©

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10. 11. 12. 13. 13.1. 13.2. 13.3.

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Modul „Werbetexte“........................................................................................................................49 Modul „Terminübersichten Komfort“ ...........................................................................................49 Technische Mindestvoraussetzungen ..........................................................................................51 Anmerkung zur Dokumentation „Anwenderhandbuch“ .............................................................51 Allg. Hinweise .................................................................................................................................51 Sie haben Verbesserungsvorschläge ............................................................................................52 Die Anwenderdokumentation optimal nutzen .................................................................................52

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1. Softwarekomponenten individuell zusammenstellen Zu unserer Softwarephilosophie gehört es, die in den jeweiligen Funktionen tätigen Mitarbeiter/innen mit Ihrer Arbeitssicht „abzuholen“. Dieses bedeutet, dass jedem Anwender eine individuelle Benutzerberechtigung eingerichtet werden kann. Mit dieser individuell anpassbaren Benutzerberechtigung werden die Arbeitsschritte in der linken Funktionsleiste zusammengestellt und aufeinander abgestimmt. Entsprechend der jeweiligen Berechtigung erfolgt eine selektive Zuordnung von Programmkomponenten. Weitere Anpassungen in der Benutzerführung sind später jederzeit möglich und können nach Aufwand eingerichtet werden. Dies bedeutet für Sie eine weitere Flexibilisierung des Systems für mehr Effizienz und Ablaufsicherheit zur Abbildung der Abläufe in Ihrem Haus.

In einer Funktionsleiste werden die, je Arbeitsplatz gewünschten, Softwarekomponenten zusammengestellt.

Beispiel der linken Menüleiste: Gäste Mitarbeiterkalender planen 3D-Planer Ressourcenplaner Zentrale Abrechnung E-Mail Artikelverwaltung

Weiter Funktionen des Programmsystems

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1.1. Neue und geänderte Programmfunktionen Die aktuellen Neuerungen und Änderungen finden Sie im seitlichen Menü unter Info Dokumente

Hinweis Diese Seite wird nur angezeigt, wenn Sie einen Internetanschluss haben. Wenn Sie keinen Internetanschluss haben bzw. der Internetanschluss auf Ihrem PC nicht aktiviert ist, sollten Sie sich melden (Kontaktdaten siehe letzte Seite), damit wir Ihnen die Handbücher per Email zusenden. Wenn Sie mit der Maus auf ein „Handbuch“ zeigen, erscheint eine Hand, wie im Internet. Wenn Sie jetzt dieses Handbuch anklicken, können Sie es öffnen bzw. anzeigen lassen oder Sie speichern das Handbuch auf Ihrem PC. Auch wenn Sie sich das Handbuch nur anzeigen lassen, können Sie es natürlich anschließend auf Ihrem PC speichern. Die Handbücher sind im PDF Forma hinterlegt. Falls Sie kein Programm zum Lesen von PDF Dateien installiert haben können Sie die Dokumentationen nicht lesen. Auf der Seite wird als erster Punkt aber gleich der Adobe Reader bereitgestellt. Diesen können Sie kostenfrei nutzen. Bedenken Sie, dass Sie nicht immer das ganze Handbuch ausdrucken müssen, sondern nur das Thema, welches Sie gerade interessiert. Wenn Sie erst zum Inhaltsverzeichnis gehen und sich hier das Thema aussuchen, welches Sie gerade interessiert, können Sie von hier direkt zum gewünschten Thema springen. Übrigens, die Handbücher werden direkt aus dem Internet geladen, daher erhalten Sie immer das jeweils aktuelle Handbuch, da es zentral auf einem Internetserver hinterlegt wird. Achtung:

Die oben dargestellte Seite kann anders aussehen, da der Sie betreuende Partner evtl. eine eigene Seite mit eigenen speziellen Informationen hinterlegt hat.

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Software Hier bieten wir Ihnen einen Link an unter dem Sie den Adobe Reader, zum Lesen von PDF Dateien, herunterladen können. Die Dokumente die wir für Sie bereitstellen sind sämtlich im PDF Format hinterlegt. Programmversionen Übersicht Unter diesem Punkt können Sie die letzten Änderungen im Programm nachschlagen. Unterlagen Tagesabschluss Hier können Sie sich eine spezielle Dokumentation herunterladen, welche beschreibt, wie die Tagesabschlüsse durchzuführen sind und wie Abstimmungen mit dem Mastersystem (z.B. Hotelprogramm oder Zutrittssystem) vorgenommen werden können und was hierbei zu beachten ist. Mit den "Checklisten" als Excel-Tabellen-Formular können Sie Ihren täglichen Tagesabschluss durchführen. Entweder Sie füllen die Excel-Tabelle direkt aus und speichern die Ergebnisse mit Tagesdatum für mögliche spätere Überprüfungen oder Sie drucken die Excel-Tabellen, füllen das Formular manuell aus und legen es anschließend ab, auch für mögliche spätere Überprüfungen der durchgeführten Tagesabschlüsse. Download Handbücher •

Stammdatenpflege Mit diesem Download erhalten Sie das Handbuch zur Stammdateneinrichtung und -pflege (bitte beachten Sie das Aktualisierungsdatum auf der ersten Seite). Das Stammdatenhandbuch ist ein separates Handbuch, da es nur für die Mitarbeiter vorgesehen ist, die für die Stammdatenpflege verantwortlich sind.



Terminplanung/etc. Mit diesem Download erhalten Sie das Basishandbuch für alle Mitarbeiter, die Termine planen.



Artikelverwaltung Mit diesem Download erhalten Sie ein Spezialhandbuch, welches den Verkauf von Artikeln (Kosmetikartikel, etc.) beschreibt. Da die Artikelverwaltung eine Warenwirtschaft beinhaltet, wird in dieser Dokumentation zusätzlich beschrieben, wie die Warenwirtschaft funktioniert. Darüber hinaus wird beschrieben, wie spezielle Auswertungen abgerufen werden können, ob Lagerbestandsliste, Mitarbeiter-Verkaufsprovisionsnachweis oder Renner-/Pennerliste. Dieses Handbuch ist speziell für Mitarbeiter vorgesehen, die für die Artikelverwaltung/Warenwirtschaft verantwortlich sind.



Gruppen Mit diesem Download erhalten Sie ein Spezialhandbuch, welches die Anlage von festen Gruppen beschreibt. Dieses Handbuch ist auch nur für Mitarbeiter vorgesehen, die für die Stammdatenpflege verantwortlich sind



ToDo Mit diesem Download erhalten Sie ein weiteres Spezialhandbuch, welches das Zusammenspiel zwischen dem Hotelprogramm (PMS) und HIS.PlanWellnessSPA beschreibt. Dieses Handbuch ist für die Spa-Wellness-Leitung, Mitarbeiter Stammdatenpflege und FOMitarbeiter wichtig, die für das Zusammenspiel (Matching) der Systeme verantwortlich sind.



Belege & Sprachen Mit diesem Download erhalten Sie ein weiteres Spezialhandbuch, welches die Einrichtung mehrsprachiger Belege beschreibt (Terminplan des Gastes in der Heimatsprache des Gastes ausdrucken). Wir empfehlen, dass sich ein Mitarbeiter mit diesem Handbuch beschäftigt, welcher für die Mehrsprachigkeit der Spa-Wellness-Angebote verantwortlich ist.



Controlling Mit diesem Download erhalten Sie ein Spezialhandbuch, welches das optional erhältliche Erweiterungsmodul „Controlling“ beschreibt. Das Controllingmodul ist als professionelle Erweiterung zu den im Standardlieferumfang enthaltenen Auswertungen und Statistiken zu verstehen. Dieses Handbuch ist für die Mitarbeiter sehr wichtig, die sich mit Statistiken und Auswertungen beschäftigen.



Gutscheinverwaltung Mit diesem Download erhalten Sie ein Spezialhandbuch, welches das optional erhältliche Erweiterungsmodul „Gutscheinverwaltung“ beschreibt. Mitarbeiter, die in Ihrem Haus für die Gutscheinverwaltung verantwortlich sind, sollten sich mit diesem Handbuch beschäftigen.



ClubMitgliederverwaltung Mit diesem Download erhalten Sie ein Spezialhandbuch, welches das optional erhältliche Erweiterungsmodul „Mitgliederverwaltung“ beschreibt. Die MitglieHIS-Solution GmbH ©

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derverwaltung ist als spezielle Spa-Wellness-Clubmitgliederverwaltung zu verstehen. Mitarbeiter, die in Ihrem Haus für die ClubMitgliederverwaltung verantwortlich sind, sollten sich mit diesem Handbuch beschäftigen.

Datensicherung Bitte beachten Sie die Hinweise zur Datensicherung. Sie sind für Ihre eigenen Daten verantwortlich, daher sollten Sie regelmäßig überprüfen, ob die Datensicherung auch funktioniert. Rufen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne, wenn Sie hierzu Fragen haben. Achtung:

Sollte die Festplatte defekt sein, nützt Ihnen Ihre Datensicherung nichts wenn Sie diese auf derselben Festplatte gespeichert haben. Es ist zu empfehlen, dass Sie Ihre Datensicherung auf einer externen Festplatte durchführen.

2. Programmanmeldung

Wenn Sie das Programm „HIS.PlanWellnessSPA“ gestartet haben, werden Sie nach dem Benutzer und einem Kennwort gefragt. Bitte geben Sie hier Ihren Benutzernamen und das für Sie eingerichtete Kennwort ein.

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Jetzt klicken Sie bitte auf OK, bzw. drücken Sie die „Eingabe“-Taste Hinweis:

Beim Anmeldenamen ist die Groß- und Kleinschreibung nicht wichtig, beim Passwort hingegen schon.

Wenn Sie Ihre Arbeit im Programm beendet haben, wählen Sie bitte im Menü am oberen Bildrand. Programm

Abmelden / Anmelden

Alternativ können Sie die Taste „F12“ drücken um sich abzumelden. Der nächste Anwender kann sich jetzt neu anmelden.

3. Gäste-/Kundenverwaltung 3.1. Gastsuche

Mit den Feldern Name, Vorname, Zimmer, Nummer des Gastes können Sie Ihre Gäste suchen. Mit dem Suche Button (sieht aus wie eine Lupe) oder der „Enter“ Taste führen Sie die Suche aus.

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Hinweis:

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Je mehr Felder Sie angeben, umso genauer erfolgt die Suche. Sie müssen allerdings keins der Felder benutzen. Wenn Sie alle Felder leer lassen bekommen Sie alle Gäste angezeigt. Falls dies mehr als 100 sind bekommen Sie eine Meldung, dass Sie die Suche verfeinern müssen und es werden Ihnen die ersten 100 Gäste angezeigt die der Suche entsprechen.

Besteht das Suchergebnis aus mehreren Gästen, so können Sie die Ergebnisliste jetzt prüfen und den gesuchten Gast per Mausklick selektieren. Hinweis:

Wenn Sie auf den Button „Maske leeren“ (der Button mit dem leeren Blatt Papier neben der Lupe) klicken werden alle Suchfelder geleert und Sie können eine neue Suche eingeben.

3.2. Gäste selektieren

3.2.1. Alle Bei diesem Punkt wird die Suche unter allen Gästen durchgeführt die jemals im Haus waren, die sich gerade im Haus befinden und derjenigen, die schon über Reservierungen im Programm bekannt sind.

3.2.2.Aktuelle Mit dieser Selektion werden nur die aktuell im Haus befindlichen Gäste bei der Suche berücksichtigt.

3.2.3.Reservierungen Mit dieser Selektion wird die Suche nur unter den Gästen durchgeführt, für die Reservierungen vorliegen. Wenn Sie „Reservierungen“ anklicken, werden Sie aufgefordert, einen Zeitraum anzugeben.

3.2.4.ToDo Hier werden Ihnen die Gäste angezeigt, die noch ungeplante Anforderungen haben. Die Funktion „ToDo“ wird Ihnen in einer speziellen Dokumentation ausführlich erklärt.

3.2.5.Anreise Hierbei werden nur die Gäste angezeigt die an dem Tag anreisen, welcher links in der gleichen Zeile eingetragen ist. Wenn man den Haken bei ToDo setzt werden Gäste angezeigt bei denen im Vorfeld eine Anforderung besteht.

3.2.6.Abreise Hierbei werden nur Gäste angezeigt die an dem Tag abreisen, welcher links in der gleichen Zeile eingetragen ist. Wenn der Haken bei „mit unbestätigten Terminen“ gesetzt ist werden alle Gäste angezeigt deren Termine noch nicht bestätigt sind. Wenn die Termine noch nicht bestätigt wur-

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den kann für Sie keine Rechnung geschrieben werden. Daher kann es wichtig sein, dass Sie diese Gäste vor der Abreise noch einmal bestätigen.

3.3. Gästekartei In die Gästekartei kommen Sie wenn Sie auf den unteren Button rechts neben der Anzeige für die Gastsuche (sieht aus wie ein Männchen). In der Gästekartei können Sie Gäste neu anlegen oder vorhandene Gäste bearbeiten. Wenn Sie eine Schnittstelle zu einem Hotelprogramm haben, dann werden Ihre Gäste von diesem an die Terminplanung übertragen und Sie müssen diese nicht noch einmal anlegen.

3.3.1. Gast Neu anlegen Nachdem Sie auf den Button der Gästekartei geklickt haben, öffnet sich das Gästekartei-Fenster, hier klicken Sie bitte auf den Button „Neu“ und pflegen anschließend die Gästedaten Ihres neuen Gastes ein. Falls der Button „Neu“ ausgegraut ist, wurde in Ihren Programmeinstellungen (im linken Menü unter Programm Stammdaten Programmeinstellungen Allgemein) eingestellt, dass Gäste erst nach dem die Suche neu angelegt werden sollen. Diese Einstellung wird vorgenommen, damit ein Gast nicht versehentlich doppelt angelegt wird. Wenn Sie einen Gast neu anlegen müssen Sie die blau gekennzeichneten Felder (Name, Vorname, Geburtsdatum) eingeben, diese sind Pflicht. Wählen Sie auf der rechten Seite unter Aufenthalte die Zeit für den Sie den Gast bei Ihnen anlegen möchten. Wenn Sie jetzt unten rechts „Speichern“ oder „Übernehmen“ klicken ist der neue Gast angelegt. Bei den beiden Buttons ist der Unterschied, dass Sie bei „Speichern“ in der Gästekartei verbleiben, während Sie bei „Übernehmen“ die Gästekartei schließen und mit dem gerade erstellten Gast als Auswahl in die Gastsuche zurückspringen.

3.3.2.Aufenthalte Hier können Sie für den Gast neue Aufenthalte anlegen oder sehen welche Aufenthalte schon vorhanden sind. Die bereits vorhandenen Aufenthalte können Sie mit dem obersten Drop-Down Menü „Aufenthaltsauswahl“ auswählen.

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Wenn Sie einen Aufenthalt anlegen möchten wählen Sie den Zeitraum des Aufenthalts aus, die Gastart und ob der Gast durch jemanden Vermittelt wurde. Wenn Sie auf Aufenthalt hinzufügen klicken wird dieser mit den ausgewählten Daten hinzugefügt und es können Termine während des neuen Aufenthaltes verplant werden.

Wichtig:

Der neue Aufenthalt darf sich zeitlich nicht mit einem bereits vorhandenen Aufenthalt überschneiden.

Hinweise: Pflichtfelder sind die blau gekennzeichneten Felder. Es kann für Ihr Haus festgelegt werden, welche Felder als Pflichtfeld gelten sollen. Melden Sie sich bei unserem Support, der Hilft Ihnen gerne weiter.

3.3.3. Begleitperson hinzufügen Wurde nur der hauptbuchende Gast im FrontOffice angelegt, so wird auch nur dieser Gast über die Schnittstelle an die Wellnessabteilung gesendet (für die Begleitperson wurde kein Sharer angelegt). Hiermit haben Sie das Problem, dass Sie für die Begleitperson des hauptbuchenden Gastes keine Termine planen können. Dies wird über die Funktion "Begleitperson hinzufügen" gelöst. Zu einem Gast/Kunden können Sie mit dem Button „Begleitperson hinzufügen“ eine oder mehrere Begleitpersonen anlegen. Dieser Button findet sich unten links in der Gästekarte. Davor ist ein Feld in dem Sie die Anzahl der Begleitpersonen angeben können die Sie anlegen möchten.

Sie erhalten eine neue Gästekarteikarte für jede Begleitperson die Sie angelegt haben. In dieser sind alle Stammdatenangaben bis auf den Vornamen automatisch übernommen werden. Beide Gäste haben eine andere Gastnummer, aber die gleiche Reservierungsnummer.

Hinweis:

Wenn Sie die optional erhältliche Export-Schnittstelle/Interface zum Hotelprogramm installiert haben, so werden alle im Wellnessbereich gebuchten Leistungen über die gemeinsame Reservierungsnummer auf das Zimmer des Hauptgastes gebucht.

Hinweis:

Sollte die Begleitperson einen anderen Vor- und Familienname haben und evtl. auch eine andere Adresse, so müssen Sie die vom Ursprungsgast übernommen Stammdaten entsprechend ändern.

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3.3.4. Planungsgruppe Eine Planungsgruppe umfasst mehrere Gäste deren Rechnungen von einem Gruppenleiter bezahlt werden. Diese Planungsgruppe kann in der Terminplanung einfacher gemeinsam verplant werden. Wenn ein Gast als Begleitperson angelegt wird, sind beide gleichzeitig in einer Planungsgruppe zusammengefasst. Wenn Sie zwei Personen zu einer neuen Planungsgruppe hinzufügen wollen machen Sie das, in dem Sie in der Karteikarte den Planungsgruppenleiter auswählen und dann den Reiter Planungsgruppe aktivieren. Jetzt können Sie den Gast suchen und im oberen Fenster auswählen. Wenn Sie das andere Mitglied der Planungszur Planungsgruppe hinzu. Die Mitgruppe ausgewählt haben fügen Sie ihn mit dem Button glieder der Planungsgruppe werden Ihnen nun im unteren Feld angezeigt. Der Gruppenleiter ist hierbei mit einer kleinen Krone links vor seinem Namen gekennzeichnet. Oberhalb der Mitglieder der Planungsgruppe können Sie den Namen der Planungsgruppe sehen und nach Belieben ändern. Gespeichert wird diese Änderung allerdings erst wenn Sie den Reiter wieder zu „Gast“ wechseln, nicht wenn Sie das Fenster einfach schließen.

Kurze Erklärung der Buttons am rechten Rand: Dieser Button fügt der Planungsgruppe den oben ausgewählten Gast als neues Mitglied hinzu. Dieser Button entfernt das im unteren Bildschirm ausgewählte Mitglied der Planungsgruppe aus der Gruppe. Dieser Button bestimmt das im unteren Bildschirm ausgewählte Mitglied der Gruppe zum neuen Gruppenleiter.

Dieser Button löscht die gesamte Planungsgruppe.

3.3.5. Gäste löschen

Mit "Gäste löschen" können Sie Gäste entfernen, die Sie nicht mehr in Ihrem Gästestamm haben möchten.

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Hinweis:

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Voraussetzung ist, dass für den Gast aktuell keine Termine geplant sind bzw. in der Vergangenheit geplant und bestätigt wurden.

Bei Ausführung der Löschfunktion wird dieses überprüft. Werden Gasttermine gefunden, kann die Löschfunktion nicht ausgeführt werden. Hiermit wird sichergestellt, dass der Datenbestand für Auswertungen und Statistiken vollständig erhalten bleibt.

3.4. Erweiterte Gast-Information Mit dieser Funktion lassen sich gastbzw. kundenindividuelle Informationen speichern. Diese erweiterten Gastinformationen werden mit den Gastdaten gespeichert und stehen Ihnen bei allen Aufenthalten zur Verfügung. Damit Sie die erweiterte GastInformation nutzen können müssen zuerst die Kategorien in den Stammdaten unter dem Menüpunkt „Kategorien Gastdokumentation“ angelegt werden. Hier müssen Sie im Feld Bezeichnung den gewünschten Namen der Kategorie eingeben. Das Kürzel kann Ihnen im Mitarbeiterarbeitsplan angezeigt werden. Wenn Sie das Häkchen bei „Drucken“ setzen wird die Information, die in dieser Kategorie hinterlegt wird im Terminplan des Mitarbeiters mit hinterlegt. Der Haken bei „Meldung“ bedeutet, dass ein Fenster unten rechts in der Ecke aufgeht und die Informationen anzeigt, sobald Sie den Gast auswählen. Wenn Sie den Haken bei „Externe Daten“ setzen, werden Ihnen bestimmte Daten von den Hotelprogrammen mitgesendet und hinterlegt. Wenn Sie dieses Feld anhaken können Sie selbst in der Kategorie keine Eintragungen vornehmen. Diese Daten werden nur mitgesandt, wenn Sie diese im Hotelprogramm eingepflegt haben. Wenn Sie den Haken bei „Dokumente“ setzen können Sie ein Verzeichnis auswählen in dem Sie Vorlagen für die Kategorie speichern können. Sie können den Dokument-Typen auf „WordDokument (*.doc*)“ oder „Excel-Dokument (*.xls*)“ beschränken. Sie können einstellen ob die Kategorie Gast- oder Aufenthaltsbezogen ist. Bei Gastbezogenen Kategorien werden die Informationen bei jedem Aufenthalt des Gastes zur Verfügung gestellt und bei Aufenthaltsbezogenen Kategorien werden die Informationen nur für einen bestimmten Aufenthalt des Gastes zur Verfügung gestellt. Schließlich können Sie noch einen Text hinterlegen. Dieser Text wird als Vorlage bei jedem Gast für diese Kategorie verwendet, aber nur angezeigt wenn in der Kategorie auch ein Eintrag verfasst wird.

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Die erweiterte Gastinformation erreichen Sie entweder über die Gastsuche oder die Gästekartei den Button mit der Sprechblase klicken. Falls Sie für einen Gast erweiterte Informationen gespeichert haben wird dasselbe Symbol links neben dem Gastnamen angezeigt. Eine weitere Möglichkeit die erweiterte Gastinformation zu erreichen ist wenn Sie im Mitarbeiterplaner mit der rechten Maustaste auf einen Termin klicken und auf „Gast-Info Erweitert“ klicken. In dem neuen Fenster sehen Sie im oberen Bereich die Daten des Gastes, den Sie ausgewählt haben. In dem linken oberen Fenster sehen Sie die unterschiedlichen Kategorien die Sie vorher in den Stammdaten eingetragen haben. Die Kategorien zu denen Sie Dokumente hinterlegt haben finden sich in dem unteren der beiden linken Fenster. Sie können auf einen Blick sehen in welcher Kategorie Informationen hinterlegt sind. Diese sind dann mit einem „X“ rechts neben dem Namen gekennzeichnet. Im rechten Fenster sind nun alle Informationen aufgelistet die bisher zu dem Gast eingetragen wurden. Im Mitarbeiterplaner wird Ihnen mit einem orangen Symbol oben links am Termin signalisiert, dass es zu diesem Gast erweiterte Informationen gibt.

Mit diesem Button können Sie die Benutzerrechte vergeben. Diese besagen nur wer diese Informationen verfassen darf, aber nicht wer sie sehen darf. Dieser Button ist nur auswählbar wenn Sie das Modul „Erweiterte Gastinfo – Checkliste“ gekauft haben. Mit diesem Button speichern Sie die Informationen, welche Sie im rechten Fenster eingetragen haben.

Hier können Sie die Informationen löschen.

Sie können die ausgewählten Informationen mit diesem Button ausdrucken.

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Mit diesem Button können Sie einen Zeitstempel setzen. Das bedeutet, dass die aktuelle Uhrzeit mit dem Datum und Benutzernamen eingetragen wird.

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4. Automatische Terminsuche 4.1. Leistungen / Behandlungen auswählen - Einzelleistungen Die einfachste Methode einem Gast eine Leistung oder ein Paket als Termin oder Anforderung zuzuordnen wird in diesem Abschnitt beschrieben.

In der Gastsuche wird der Gast, dem Sie die Leistung oder das Paket zuordnen möchten, ausgewählt. Nun können sie im unteren Bereich eine Leistung oder ein Paket auswählen. Wenn Sie nur eine Anforderung erstellen möchten, können Sie nun auf den Notizblock an der rechten Seite klicken. Die folgenden Einstellungsmöglichkeiten sind nur für die automatische Terminvergabe erforderlich. Auf der rechten Seite kann das Datum sowie der Uhrzeitbereich in der die Leistung oder das Paket verplant werden soll eingestellt werden. Die automatische Vorgabe ist hierbei beim Datum der aktuelle Aufenthalt des Gastes und bei der Uhrzeit die Zeiten die Sie als Geschäftszeiten in den Einstellungen hinterlegt haben. Bei einem Klick auf das „H“ neben dem Datum springen Sie zum heutigen Tag. Mit dem Kürzel können Sie einzelne Leistungen heraussuchen, für den Fall, dass Sie dieses zur Hand haben. Wenn Sie die Leistung mehrfach verplanen möchten, können Sie die Anzahl der Leistungen in das dafür vorgesehene Feld eintragen. Im unteren rechten Bereich können Sie dann genauer eintragen an welchen Wochentagen Sie die Termine verplanen möchten und wie viele Leistungen bzw. gleiche Leistungen an einem Tag ansetzen wollen. Des Weiteren können Sie noch eingeben ob die Leistung innerhalb einer Ressourcengruppe stattfindet oder ob sie durch eine Vermittlung zustande gekommen ist. Bei den beiden mittleren Buttons an der rechten Seite können Sie eintragen ob Sie für den Gast noch einen bestimmten Mitarbeiter (oben-mitte, Mänchenbutton) oder Ressource (unten-mitte, Hausbutton) an dem Termin einzusetzen sind. Hierbei gelten weiter die Einschränkungen an Mitarbeitern und Ressourcen die schon in den Stammdaten getroffen wurden, es können keine zusätzlichen Mitarbeiter eingefügt werden. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, dann können Sie auf den Button klicken der das Lupensymbol trägt. Sie bekommen nun ein Fenster angezeigt in dem Ihnen die Termine, Mitarbeiter und Platz, welche das Programm für die Leistungen gefunden hat vorgeschlagen werden. Mit dem gelben Smiley-Button können Sie nun die Termine einplanen. Sollten Sie mehrere Leistungen gesucht haben, aber nicht mit jedem Terminvorschlag einverstanden sind, können Sie auch nur die Termine an der linken Seite anhaken die Sie verplanen möchten und für die restlichen Leistungen andere Termine suchen. Wenn die Termine eingeplant sind können Sie diese noch drucken. Wenn das Häkchen für die Druckvorschau deaktiviert ist wird alles ohne dass Sie es überprüfen können gedruckt. Daher empfehlen wir diesen Haken immer gesetzt zu lassen.

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Falls der Gast mit dem Terminvorschlag nicht einverstanden ist können Sie bevor Sie den Termin einplanen auch noch andere Termine vorschlagen lassen, indem Sie (bei immer noch geöffnetem Fenster mit den Terminvorschlägen) die Suche noch einmal abändern und erneute über die Lupe ausführen. Die neuen Terminvorschläge sind dann im selben Fenster und Sie können die Termine auswählen die dem Gast am meisten zusagen. Achtung:

Sollten Sie mehrere Leistungen auf diese Weise verplanen, dann sollten Sie den Gast Vor- und Nachlauf einplanen. Wenn Sie dies nicht tun verplant das Programm die Termin direkt aufeinanderfolgend. Wenn der Gast also einen Termin hat der etwas weiter von dem vorigen entfernt ist kann er diesen nicht einhalten weil das Programm in direkt zur Endzeit des vorherigen Termins verplant.

Hinweis:

Wenn kein Termin gefunden wird werden hinter der Leistung kein Mitarbeiter und kein Platz angezeigt, außerdem wird beim Datum ein ungültiges Format (1/1) angezeigt.

Termin automatisch verplanen.

Bestimmte Mitarbeiter für die automatische Verplanung hinzufügen.

Bestimmte Ressourcen für die automatische Verplanung hinzufügen.

Leistung/Paket als Anforderung speichern.

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5. Terminplanung „Mitarbeiterplaner“ Parallel zur automatischen Terminsuche können Sie mit dem „Mitarbeiterplaner“ komfortabel Termine ein- oder um-planen, sowie stornieren, etc. 5.1. Moderne Terminplanung mit dem „Mitarbeiterplaner“ Planen Sie weiterhin wie gewohnt, benutzen Sie hierfür jedoch unsere moderne Planungstechnik für mehr Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Benutzerfreundlichkeit... Planungskladde Uhrzeit

Datum Mitarbeiter-1

Mitarbeiter -2

08.00-08.30 08.30-09.00 09.00-09.30 09.30-10.00 10.00-10.30 10.30-11.00 u.s.w.

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Mitarbeiter -3

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Wenn Sie den Mitarbeiterplaner starten wird Ihnen die Tagesansicht des Mitarbeiterplaners angezeigt. Hier können Sie jeden Mitarbeiter aus jeder Abteilung mit seinen Terminen für den jeweiligen Tag sehen. Es wird auch eine horizontale grüne Linie angezeigt, welche der Uhrzeit entspricht. So wissen Sie immer ob sich ein Mitarbeiter gerade in einer Behandlung befindet und wenn dem so ist, auch in welcher. Hinweis:

In dieser Ansicht sehen Sie grundsätzlich nur die Mitarbeiter die an diesem Tag auch Dienst haben, falls also jemand fehlen sollte hat er/sie lediglich an dem Tag frei.

5.2. Arbeitszeiten Der Hauptbereich in dem die Termine angezeigt werden ist so aufgebaut, dass die Zeiten in denen Sie Leistungen verplanen können weiß dargestellt werden, während die anderen Zeiten in einem blassen Gelb dargestellt werden. Diese Zeiten legen Sie in den Stammdaten unter den Arbeitsschichten fest und es werden unter jedem Mitarbeiter die Zeiten weiß dargestellt die seiner Schicht entspricht.

5.3. Abteilungen auswählen

Die Mitarbeiter sind am oberen Rand zu sehen. Diese sind je nach Abteilung zu der sie gehören farblich markiert. Die Farbe der Abteilungen legen Sie bei deren Erstellung in den Stammdaten fest. Sie können sich die Termine auch nur für eine jeweilige Abteilung anzeigen lassen, in dem Sie auf den Button mit den drei Punkten klicken, der rechts neben dem Feld ist das in unserem Fall mit „[Alle]“ (für alle Abteilungen) beHIS-Solution GmbH ©

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schriftet ist. Dort bekommen Sie dann eine Liste mit den Abteilungen angezeigt. Hier können Sie die Abteilungen auswählen deren Mitarbeiter sie angezeigt bekommen wollen.

5.4. Datum auswählen Sie können sich auch andere Tage auswählen, in dem Sie oben links das entsprechende Datum oder die gewünschte Kalenderwoche (Dropdownmenü mit „KW“ beschriftet) eingeben. Mit dem Pfeil nach links oder rechts können Sie jeweils einen Tag vor bzw. zurückgehen und mit dem Button „H“ springen Sie wieder zum heutigen Tag zurück. Hinweis:

Der Sonntag und/oder der Samstag kann ausgeblendet werden, falls Sie an diesen Tagen geschlossen haben. Ebenso kann die Schriftgröße in den Terminen individuelle eingestellt werden. Darüber hinaus kann der Planungsbeginn individuell eingestellt werden. Die Einstellungen erfolgen unter Programm Einstellungen.

5.5. Sperrzeiten Für jeden Mitarbeiter können Sie Sperrzeiten einrichten. Hierzu klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Namen des gewünschten Mitarbeiters und ein neues Fenster erscheint, in dem Sie z.B. die aktuelle Krankmeldung eingeben oder wenn Sie die Mittagspause flexibel planen möchten. Anschließend ermittelt das System die Termine, die durch die Krankheit des Mitarbeiters betroffen sind. Diese Termine sind umzuplanen. Die Sperrzeiten werden in den Stammdaten unter dem Punkt „Abwesenheitsarten“ angelegt. Dort kann unter den einzelnen Abwesenheitsarten festgelegt werden ob die Abwesenheit zur Arbeitszeit gehört oder nicht. Dies könnte der Fall sein, wenn jemand z.B. an der Rezeption fest eingebunden ist und in der Zeit zwar arbeitet, aber keine Behandlungen durchführen kann.

5.6. Einen neuen Termin planen Wenn Sie einen neuen Termin Planen möchten müssen Sie zuerst einen Gast auswählen für den Sie die Leistung verplanen möchten. Falls dieser Gast schon einen Termin hat, können Sie ihn für den neuen Termin übernehmen. Dies geschieht wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin des Gastes klicken und dann den Menüpunkt „Gast für Planung übernehmen“ auswählen. Nun steht der Name des Gastes mit den Informationen Gastart, Aufenthalt, Zimmernummer und Geburtsdatum oben links in dem weißen Feld. Alternativ können Sie den Gast auch suchen. Dies können Sie mit dem Button machen der wie ein Männchen aussieht. Wenn Sie den passenden Gast gefunden haben können Sie einfach in den Mitarbeiterplaner an die Stelle klicken, an der Sie die Leistung verplanen möchten. Sie sollten dabei in die Spalte des Mitarbeiters klicken, der diese Leistung anwenden soll. Wenn Sie den Zeitpunkt ausgewählt haben können Sie nochmal die genaue Zeit im 5-Minutenrhytmus einstellen. Haben Sie dies erledigt kommen Sie in das Fenster, in dem der Termin verplant wird. Hier können Sie die Leistung auswählen die Sie zu dem Zeitpunkt bei dem Mitarbeiter verplanen möchten. Es werden nur diejenigen Leistungen angezeigt, welche Sie für den Mitarbeiter in den Stammdaten eingetragen haben. Sie können über den Leistungen noch auswählen, ob Sie sich nur Leistungen einer bestimmten Abteilung anzeigen lassen möchten, außerdem können Sie sich noch nur die Leistungen anzeigen lassen die zu einem bestimmten Paket gehören, dass Dropdown Menü hierfür finden Sie weiter oben HIS-Solution GmbH ©

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über dem Preis. Haben Sie die gewünschte Leistung ausgewählt können Sie noch eine Ressource für die Behandlung auswählen. Sollte hierbei eine Ressource einen angekreuzten Kasten vor der Bezeichnung haben wird diese zu dem Termin schon benutzt und Sie müssen eine andere Ressource wählen. Sie können sich dort auch alle Ressourcen anzeigen lassen, sollten aber beachten das nicht in allen die Voraussetzungen für jede Behandlung gegeben ist. Sie können in diesem Fenster auch noch die Zeit, die für die Behandlung vorgesehen ist ändern und/oder einen Rabat geben, sowie die Vor-/Nachlaufzeiten anpassen. Wenn Sie nun auf „Planen“ klicken und es keinen Konflikt mit Ihrer Auswahl gibt wird der Termin eingeplant. Hinweis:

Wenn Sie eine Paketleistung auswählen wird nur dieser Termin geplant und keine Anforderung für das gesamte Paket erstellen. Es wird jedoch der Preis für die Leistung aus dem Paket berechnet.

5.7. Termin verschieben Wenn sie aus Irgendeinem Grund umplanen müssen so geschieht die recht einfach. Sie halten die ShiftTaste gedrückt, klicken auf den zu verschiebenden Termin und verschieben ihn an den neuen Ort. Wenn Sie diese Variante wählen könnten Sie die Termine innerhalb der Wochenansicht auf jeden beliebigen Termin in der Woche verschieben. Falls der Termin außerhalb der Woche verschoben werden soll in der er sich ursprünglich befindet, müssen Sie dafür die zweite Variante wählen. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin, dort können Sie dann „Ausschneiden“ auswählen. Nun können Sie an dem neuen Termin klicken und dann „Einfügen“ auswählen. Hier müssen Sie auf die Zeit achten auf die Sie klicken, denn dies wird die neue Anfangszeit des Termins werden. Sobald der Termin verschoben wurde färbt er sich blau. Hinweis:

Bei jedem verschieben wird eine Überprüfung durchgeführt, ob der Gast und der jeweilige Mitarbeiter zu dem neuen Termin Zeit haben, ob für den Mitarbeiter die Leistung verplant werden darf und ob die gewählte Ressource zu der gewünschten Zeit verfügbar ist.

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5.8. Gäste Gruppenterminen hinzufügen Wenn einem Gast ein Gruppentermin zugewiesen wurde können im Mitarbeiterplaner sehr einfach weitere Gäste hinzugeplant werden. Hierfür wählen Sie den Gast aus (wird im Kapitel „Einen neuen Termin planen“ beschrieben) der dem Termin hinzugefügt werden soll. Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppentermin und wählen den Menüpunkt „Gast diesem Termin anfügen“ und schon wurde der aktuell ausgewählte Gast dem Gruppentermin hinzugefügt. Wie viele Gäste an einem Gruppentermin teilnehmen können Sie auf dem Termin sehen, dort wird in einer Klammer die Zahl der Teilnehmer angezeigt. Wenn Sie sehen wollen welche Gäste an dem Gruppentermin teilnehmen, müssen Sie wieder mit der rechten Maustaste auf den Termin klicken und den Menüpunkt „Alle Mitarbeitertermine anzeigen“ auswählen. Nun werden Ihnen alle Termine des Mitarbeiters angezeigt und Sie können sich den entsprechenden Gruppentermin heraussuchen und die Teilnehmer einsehen. Wenn ein Gast aus der Gruppe entfernt werden soll müssen Sie das ebenfalls hier machen. Dies können Sie, in dem Sie das Kästen bei dem Gast welchen Sie aus der Gruppe entfernen möchten anhaken und dann auf das Mülleimer Symbol klicken.

5.9. Temin suchen und „Alle Gasttermine“ Wenn Sie den Termin eines Gastes suchen möchten klicken Sie dazu auf das „Suchen“ Symbol, welches wie eine Lupe auf einem Blatt Papier aussieht. Nun wird für Sie die Gastsuche geöffnet. Haben Sie schon einen Gast zum planen ausgewählt wird dieser für Sie in der Suche übernommen. Sie können nun anhand des Namens, Vornamens oder der Zimmernummer den Gast suchen. Sollten Sie die Suchfelder leer lassen werden Ihnen alle Gäste angezeigt, die sich derzeit im Hotel befinden. Haben Sie den gewünschten Gast markiert, können Sie unten rechts dessen Termine suchen.

Über den „Termine suchen“ Button kommen Sie in das Fenster für „Alle Gasttermine“. Eine weitere Art sich alle Gasttermine anzeigen zu lassen ist, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin eines Gastes klicken und den Menüpunkt „Alle Gasttermine zeigen“ auswählen.

In diesem Fenster bekommen Sie die Gasttermine, mit den wichtigsten Informationen auf einen Blick, angezeigt. Dort gibt es oben, rechts neben dem Druckersymbol zwei Häkchen übereinander. Dort können Sie einstellen welche Termine Sie zusätzlich zu den noch offenen Terminen angezeigt bekommen möchten. Sie haben die Auswahl, dass Sie sich bestätigte- und gelöschte Termine anzeigen lassen können.

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Hier haben Sie mit Hilfe der oberen Buttons die Möglichkeit Einstellungen bei den Terminen vorzunehmen:

Mit diesen Buttons können Sie alle Termine auswählen bzw. alle Ausgewählten Termine wieder abwählen.

Sie können die markierten Termine löschen.

Sie können die markierten Termine zur Wiedervorlage einstellen.

Sie können Leistungen einem Paket hinzufügen. Dies wird dann nur bei diesem einen Kunden hinzugefügt, dadurch wird nicht das eigentliche Paket geändert.

Sie können dem markierten Termin einen Vermittler zuordnen.

Sie können ein Memo für den markierten Termin speichern.

Sie können sich die Termine auch ausdrucken bzw. wenn Sie den Haken für die Druckvorschau gesetzt haben, auch anzeigen lassen. Sie können mit dem oberen Button alle markierten Termine als fixiert auswählen, mit dem unteren Button können Sie die Fixierung wieder entfernen. Sie können mit dem oberen Button alle markierten Termine als Wunschtermine auswählen, mit dem unteren Button können Sie die Markierung wieder entfernen.

5.10. Interne Anforderung Speichern Wenn Sie das Symbol für „Interne Anforderung Speichern“ anklicken kommen Sie in das folgende Fenster.

Hier können Sie für den ausgewählten Gast Leistungen oder Pakete als Anforderungen speichern. Hierzu Haken Sie einfach das Kästchen vor dem gewünschten Termin an. Falls Sie ein Paket anfordern möchten klicken Sie oberhalb der Leistungen auf das Drop Down Menü und wählen das Paket aus, welches Sie HIS-Solution GmbH ©

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anfordern möchten. Wenn Sie nun auf den Notizblock klicken wird die Anforderung für die von Ihnen gewünschten Leistungen oder das Paket gespeichert. Hinweis:

Sie können immer nur ein Paket zur gleichen Zeit anfordern. Sollten Sie ein Paket und einige Leistungen anfordern wollen, so müssen Sie dies nacheinander tun. Genauso können Sie so viele Leistungen wie Sie haben auf einmal anfordern, aber jede Leistung maximal einmal. Wenn Sie also eine Leistung mehrmals anfordern möchten, so müssen Sie diese mehrmals hintereinander anfordern.

Wenn Sie nun auf den Button „Anforderungen“ klicken, kommen Sie in das Menü „Anforderungen des Gastes zeigen“ welches im nächsten Punkt (5.11) ausführlich erklärt wird.

5.11. Anforderungen des Gastes zeigen Haben Sie einen Gast ausgewählt. Können Sie mit Hilfe des Buttons „Anforderungen des Gastes zeigen“ in das rechts abgebildete Fenster. Hier sehen Sie die Anforderungen die für den Gast noch nicht verplant sind. Dabei steht ein gelbes Feld vor der Leistung dafür, dass hier noch offene Anforderungen sind. Die Spalte mit der Bezeichnung T/A bezeichnet die Differenz zwischen den Terminen zu den Anforderungen. Die weiteren Spalten bezeichnen mit der Zeit, die Dauer der jeweiligen Leistung, den Namen der Leistung selbst und ob die Leistung zu einem Paket gehört. Setzen Sie den Haken bei „Alle Anforderungen des Gastes zeigen“, so werden Ihnen auch die bereits vollständig verplanten Anforderungen und die ohne Anforderung verplanten Leistungen des Gastes angezeigt. Die vollständig verplanten Leistungen erkennen Sie an dem grünen Kasten und die ohne Anforderung verplanten Leistungen erkennen Sie an dem weißen Kasten davor.

5.12. Bedeutung der Terminfarben Gelb:

Termin ist noch nicht abgeschlossen und auch nicht aufgebucht oder bezahlt. Dies ist die Standardfarbe für einen Termin den Sie neu anlegen.

Schwarz:

Der Termin ist vorbei, wurde aber noch nicht aufgebucht oder bezahlt.

Grün:

Der Termin ist vorbei und wurde aufgebucht oder bezahlt.

Türkis:

Der Termin ist noch nicht vorbei, wurde aber schon aufgebucht oder bezahlt. Die Vor- bzw. Nachlaufzeit des Mitarbeiters wird auch in dieser Farbe dargestellt.

Rot:

Der Gast wurde für die Planung übernommen und alle seine Termine werden Rot dargestellt.

Grau:

Der Termin wurde zur Wiedervorlage eingestellt oder es handelt sich um eine Sperrzeit, wie z.B. eine Pause des Mitarbeiters.

Blau:

Der Termin wurde verschoben oder die Termindaten wurden verändert.

Orange: Lila:

Gruppentermine sind Orange. Etwas blasser, falls dort schon Gäste den Termin gebucht haben. Lila gefärbte Termine zeigen Erstbesucher an, wenn die Option angehakt ist. Bei Gästen mit mehreren Aufenthalten wird nur der erste Besuch beim ersten Aufenthalt Lila gefärbt.

5.13. Weitere Funktionen im Mitarbeiterplaner

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Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Termin klicken werden Ihnen verschiedene weitere Funktionen zur Verfügung gestellt. Einige wurden oben schon erklärt, die anderen werden hier aufgeführt:

5.13.1. Termin-Info

Mit der Termin-Info erhalten Sie Informationen zum Termin, zur Erreichbarkeit des Gastes (Zimmer- und Telefonnr.), ob der Termin zu einem Paket gehört, welcher Mitarbeiter die Behandlung durchführt, wo der Termin stattfindet, ebenso ist die Heimatadresse des Gastes enthalten. Darüber hinaus können Sie hier sehen, wer den Termin geplant hat und wer evtl. eine Umplanung vorgenommen hat.

5.13.2. Termin-Memo

Mit der Termin-Memo-Funktion können Sie zu jedem Termin Freitextinformationen hinterlegen. Mit dieser Information können z.B. Hinweise zur Behandlung geben, wie im Beispiel dargestellt. Die Behandlungsinformationen werden mit dem Termin auf dem Mitarbeiterarbeitsplan ausgedruckt. Hinweis:

Termine, die eine Memo bzw. Info beinhalten, sind mit einer farblichen Ecke gekennzeichnet.

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5.13.3. Alle Mitarbeitertermine zeigen

Wenn Sie alle Termine eines Mitarbeiters sehen möchten können Sie das, indem Sie auf den Termin eines Mitarbeiters mit der rechten Maustaste klicken und den Menüpunkt „Alle Mitarbeitertermine zeigen“ auswählen. Hier werden Ihnen nur die Termine angezeigt die noch offen sind. Wenn Sie bereits bestätigte Termine angezeigt bekommen möchten, müssen Sie den Haken bei „bestätigte Termine zeigen“ setzen. Die Button oberhalb der Terminanzeige haben die gleichen Funktionen wie unter dem Punkt „Temin suchen und „Alle Gasttermine““ beschrieben. Die zusätzlichen Funktionen an dieser Stelle sind: Sie können den markierten Termin im Mitarbeiterplaner hervorheben. Dieser wird dann rot markiert. Die „erweiterte Gastdokumentation“ wird Ihnen hier von dem Gast angezeigt dessen Termin Sie markiert haben. Sie können mit diesem Button die markierten Termine bestätigen. Haben Sie ein Häkchen bei dem Kästchen „Leistungsbestätigung drucken“ gesetzt, so wird der Kreditbeleg beim betätigen dieses Buttons mit gedruckt.

Hinweis:

Den Kreditbeleg können Sie nur einmalig drucken, danach ist er nicht mehr Verfügbar.

5.13.4. Termindaten ändern In diesem Feld können Sie die Daten für den Termin ändern. Diese Änderungen gelten nur für diesen einzelnen Termin und werden nicht für die Leistung im Allgemeinen übernommen. Sie können für den Termin vom Preis, über die Dauer, die Ressource oder die Vorbzw. Nachbereitungszeit alles ändern. Sie könnten zu dem Termin auch die gesamte Leistung ändern. Die Endzeit wird dann der neuen Leistung oder der geänderten Behandlungsdauer angepasst. Wenn Sie den Haken „Tolerant“ gesetzt haben können Sie auch einen neuen Mitarbeiter zuweisen. Hierbei werden nur Mitarbeiter angezeigt, die auch verfügbar sind. HIS-Solution GmbH ©

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Wenn Sie dem Termin ein Paket zuordnen, so wird dieser in diesem Fall als dem Paket zugehörig betrachtet. Dies sollten Sie also nur tun, wenn der Gast das Paket auch in Anspruch nehmen möchte.

5.13.5. Leistungszuordnung ändern Soll ein Termin verschoben werden, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Termin und dann auf die Funktion "Leistungszuordnung ändern ..." Der Gast, der dem Termin zugeordnet war, den Sie ausgewählt haben, wird im rechten Teil mit seinen Terminen vorbelegt. Im Feld „Name“ oben links können Sie nun über den Namen einen weiteren Gast heraussuchen, mit dem der erste Gast die Termine tauschen soll. Alternative können Sie den Gast auch über die Gast-Nr. im dafür vorgesehenen Feld suchen oder über den Button Gästekartei den Gast über die Gästekartei suchen. Haben Sie den gewünschten Gast ausgewählt so werden, wie beim ersten Gast, seine Reservierungsnummer, seine Gastart und sein Aufenthalt im oberen, sowie seine Termine im unteren Feld angezeigt.

Funktion der Transferpfeile:


Ein Termin der auf der beim rechten Gast markiert ist wird auf den linken Gast übertragen.

Mit dieser Funktion können Sie sehr schnell Termine von einem Gast zum anderen Gast übertragen. Falls es Probleme mit der Überschneidung von Gastterminen geben sollte werden Sie hier gewarnt und können den Vorgang abbrechen.

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5.13.6. Gruppenterminzuordnung ändern Wenn Sie einem Gast einen anderen Gruppentermin zuordnen möchten können Sie das tun in dem Sie auf den Gruppentermin mit der rechten Maustaste klicken, aus dem Sie den Gast herausnehmen möchten. Dort wählen Sie den Menüpunkt „Gruppenterminzuordnung ändern“. In dem neuen Fenster sehen Sie dann das auf beiden Seiten der gleiche Tag und Gruppentermin ausgewählt sind. Des Weiteren werden Ihnen im oberen Bereich alle Gruppentermine an dem Tag angezeigt werden und im unteren diejenigen Gäste, welche an dem ausgewählten Gruppentermin Teilnehmen. Sie können die Termine mit dem Dropdown Menü unterhalb des Datums noch nach dem Mitarbeiter Filtern, welcher diesem Termin zugeordnet ist. Nun können Sie auf der einen Seite den Termin auswählen der dem Gast zugeordnet ist und auf der anderen Seite den Termin zu dem der Gast verschoben werden soll. Hierbei ist wichtig, dass Sie nur innerhalb einer Gruppe verschieben können, das heißt, dass Sie nur das Datum ändern können, aber nicht in eine andere Leistung oder in eine andere Gruppe verschieben können. Nun können Sie mit den Buttons die Gäste jeweils in die Pfeilrichtung verschieben. Wenn Sie die Buttons mit den Doppelpfeilen anklicken werden alle Gäste von dem einen Termin in den anderen verschoben. Hinweis:

Wie Sie Gruppen einrichten wird Ihnen in der Dokumentation „Gruppen“ ausführlich erklärt.

5.13.7. Zusatzressource zuordnen Wenn Sie in den Stammdaten Zusatzressourcen angelegt haben, so können Sie die einem Termin zuordnen, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin klicken und den Punkt „Zusatzressource zuordnen“ auswählen. Das Programm überprüft, welch Hilfsmittel zur Verfügung stehen und zeigt nur diese in dem Fenster an. Hier können Sie die von Ihnen gewünschte Zusatzressource auswählen und mit einem Klick auf den Speichern Button (die Festplatte mit dem grünen Pfeil) für den Termin einplanen. Wenn Sie eine Zusatzressource wieder entfernen möchten wählen Sie diese wieder aus und klicken auf den Löschen Button (der Mülleimer).

5.13.8. Termin Gelb färben Mit dieser Funktion können Sie einen Termin der eine andere Farbe bekommen hat wieder gelb färben. So können Termine wieder bestätigt werden, falls sie auf Wiedervorlage gestellt wurden.

5.13.9. Zur Wiedervorlage

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Da es immer wieder vorkommt, dass geplante Termine ausgesetzt werden müssen, haben Sie hiermit die Möglichkeit, Termine in die Wiedervorlage zu stellen. Dieser Termin wird grau und erinnert Sie immer daran, dass dieser Termin erneut einzuplanen ist. Achtung:

Der Termin befindet sich weiterhin im Mitarbeiterplaner und blockt die Zeit des Mitarbeiters. Termine die zur Wiedervorlage eingestellt sind können nicht aufgebucht werden.

5.13.10. Individuelle Terminfarbe In den Stammdaten können Sie Terminfarben einstellen. Diese Terminfarben können im Mitarbeiterplaner den Terminen zugewiesen werden. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Termin. Dort können Sie dann eine der vordefinierten Farben für diesen Termin auswählen. Wenn Sie die Farbe ausgewählt haben können Sie mit „Ok“ bestätigen und der Termin wird in der neu definierten Farbe eingestellt. Diese Farbe können Sie jederzeit wieder zurückstellen, Sie müssen dazu nur oberhalb der Farbauswahl wieder auf die „Standardfarbe“ einstellen.

5.13.11. Termine fixieren Wenn Sie einen Termin fixieren möchten so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Termin und wählen den Punkt „Termin fixieren“. Auf die gleiche Art und Weise können Sie die Fixierung wieder aufheben. Fixierte Termine sind durch ein (F) vor der Gastart gekennzeichnet. Nur Mitarbeiter denen unter Stammdaten Benutzer das Recht dazu gegeben wurde können Termine fixieren und die Fixierung auch wieder aufheben. Bei aktivierter Terminfixierung sind folgende Aktionen nicht mehr möglich: - Termin verschieben - Termin löschen - Termindauer ändern - Ressource wechseln - Termin ausschneiden

5.13.12. Wunschtermin Wenn der Termin einen bestimmten Terminwunsch hat, können Sie dies an dem Termin kennzeichnen. Dies können Sie, wenn Sie mit Hilfe der rechten Maustaste auf den gewünschten Termin klicken. Dort wählen Sie einfach „Wunschtermin“ aus und der Termin wird mit einem (W) vor der Gastart gekennzeichnet. Auf die gleiche Art und Weise können Sie die Kennzeichnung wieder löschen. Wenn Sie einen Termin verschieben wollen der als Wunschtermin gekennzeichnet ist, dann erhalten Sie eine Warnmeldung und werden gefragt, ob Sie den Termin wirklich verschieben wollen. Sie können dies nur tun wenn der angemeldete Benutzer das Recht hat tolerant zu planen.

5.13.13. Termin löschen/stornieren

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Soll ein Termin gelöscht/storniert werden, so können Sie ganz einfach auf den Termin mit der rechten Maustaste klicken und „Termin löschen“ auswählen. In dem Menü können Sie nun einen Stornogrund angeben. Diese können Sie in den Stammdaten vordefinieren. Sie können aber auch jedes Mal einen individuellen Grund eingeben. In den Stammdaten unter den Benutzerrechten muss dem Benutzer das Recht gegeben werden Termine zu löschen. Hier kann noch eingestellt werden ob beim Löschen das Passwort eingegeben werden muss.

5.13.14. Kopieren/Ausschneiden Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Termin klicken erhalten Sie die Auswahlmöglichkeiten Kopieren oder Ausschneiden. Der Unterschied ist darin, dass beim Kopieren der Ausgangstermin erhalten bleibt, beim Ausschneiden wird dieser jedoch gelöscht. Mit dieser Funktion erstellen Sie zu dem Zeitpunkt und bei dem Mitarbeiter in dessen Spalte Sie geklickt haben eine Kopie des Termins. Dabei sind Gast, Raum und alle anderen Details bis auf die Zeit und dem Mitarbeiter identisch.

5.13.15. Termine bestätigen/aufbuchen Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Termin klicken können Sie diesen bestätigen. Ein bestätigter Termin gilt im Programm als abgeschlossen, also als eine Behandlung die durchgeführt wurde. Bestätigte Termine sind im Mitarbeiterplaner grün gefärbt. Sie können Termine auch im Voraus bestätigen. Diese Termine sind dann Türkis gefärbt. Termine die nicht bestätigt wurden werden in den Statistiken nicht erfasst. Haben Sie den Export der Daten aktiviert, so wird der Termin zu Ihrem Hotel- oder Rechnungssystem als abgeschlossen übertragen.

5.13.16. Termin bezahlen Wenn Sie das Modul Rechnungsschreibung besitzen können Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin und dort auf Termin bezahlen klicken. Hierzu benötigen Sie noch das Benutzerrecht für „Leistungsbestätigung/Rechnung“ und bei der Gastart muss eingetragen sein, dass der Gast den Termin bezahlen darf. In dem Fenster das sich öffnet können Sie dann die Termine auswählen, welche der Gast bezahlen möchte. Sind dort Termine ausgewählt die noch nicht bestätigt wurden, werden Sie gefragt ob die Termine bestätigt werden wollen. Wenn Sie dies verneinen, bricht das Programm ab und lässt Sie Ihre Auswahl noch einmal korrigieren.

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Haben Sie nur bereits bestätigte Termine ausgewählt kommen Sie direkt in das Fenster in dem Sie die Zahlungsarten auswählen können. Diese Zahlungsarten müssen Sie vorher in den Stammdaten anlegen. Hier klicken Sie die Zahlungsart an, mit welcher der Gast zu zahlen wünscht. Es ist möglich dass der Gast mit unterschiedlichen Zahlungsarten zahlen möchte. Dann geben Sie bei jeder Zahlungsart den Betrag ein, mit der der Gast bezahlen möchte. Haben Sie nicht den gesamten Betrag verplant bekommen Sie eine Fehlermeldung sobald Sie auf „OK“ klicken.

Dann bekommen Sie die Rechnung mit allen Leistungen aufgelistet, die der Gast in dem Moment bezahlt hat.

5.14. Mitarbeiterplaner Menü der Menüleiste In der oberen Menüleiste ist der Menüpunkt Mitarbeiterplaner zu finden. Über dieses Dropdownmenü können Sie noch Einstellungen am Mitarbeiterplaner vornehmen. Die Einstellungen werden Ihnen in den folgenden Punkten erklärt.

5.14.1. Erweiterte Termin-Information Die beiden oberen Punkte in dem Menü können Sie nur abwechselnd auswählen. Hier können Sie entscheiden ob im Mitarbeiterplaner eine generelle Termininformation als Tool-Tipp erscheint oder ob Sie mehr Informationen angezeigt bekommen möchten.

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5.14.2. Mitarbeiter Sortierung Hier können Sie auswählen, ob die Mitarbeiter im Mitarbeiterplaner alphabetisch oder nach Abteilung sortiert werden sollen. Die Sortierung geschieht von links nach rechts.

5.14.3. Mitarbeiter hervorheben Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Mitarbeiter klicken können Sie den Punkt hervorheben anklicken. Ist die bei einem Mitarbeiter aktiviert, so befindet sich eine rote Linie jeweils links und rechts von seiner Spalte. Im Menü ist diese Option dann angehakt. Wenn Sie diese anklicken können Sie die Markierung wieder abwählen.

5.14.4. Letzten Termin des Gastes hervorheben

5.14.5. Gasttermin hervorheben Diese Funktion können Sie auch über die Taste „F11“ aufrufen. Es werden alle Termine des gerade ausgewählten Gastes, zur besseren Übersicht, rot gefärbt.

5.14.6. Erstbesucher Wenn Sie diese Option anhaken wird der erste Termin, beim ersten Aufenthalt des Gastes Lila gefärbt.

5.14.7. Terminbeschriftung Hier können Sie das Format der Beschriftung der Termine im Mitarbeiterplaner ändern. Hier können Sie die Schrittgröße einstellen, sowie ob die Schrift Fett oder Kursiv dargestellt werden soll. Sie können im unteren Bereich auch die Beschriftung einstellen, welche angezeigt werden soll.

5.14.8. Pakete anzeigen Wenn Sie diese Option auswählen wird ein lila Rahmen um Leistungen angezeigt, die zu Paketen gehören.

5.14.9. Termin Wiedervorlage Hier werden Ihnen die Termine angezeigt, welche zur Wiedervorlage eingestellt wurden. Diese Termine können Sie Filtern, je nachdem wessen Termine Sie gerade überprüfen möchten. Diesen Filter können Sie alternativ auch auf eine Gastart einstellen. Nun können Sie sich die gewünschten Termine anschauen und überlegen wie Sie mit ihnen verfahren möchten. Sie können den Termin diesem Zeitpunkt löschen, ihn vorher als eine Anforderung neu speichern oder ihn HIS-Solution GmbH ©

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einfach zu dem Termin wieder Gelb färben. Hierzu wählen Sie den gewünschten Termin mit einem Haken davor aus und dann klicken Sie auf die gewünschte Option. Die Funktion der Buttons:

Alle Termine auswählen

Alle Termine abwählen

Markierte Termine löschen

Markierte Termine Gelb färben

Anforderung für markierte Termine erstellen

5.14.10. Tages-/Wochenansicht Bei den beiden letzten Punkten können Sie zwischen Tages- und Wochenansicht wechseln.

6. Ressourcenplaner Mit dem Ressourcenplaner können Sie über den Mitarbeiterplaner verplante Termine sehr übersichtlich einsehen und damit schnell erkennen, in welcher Ressource noch Platz ist oder welche Ressource stark ausgelastet ist. In den Ressourcenplaner kommen Sie über den Mitarbeiterplaner, in dem Sie das Haus Symbol anklicken oder wenn Sie außerhalb des Mitarbeiterplaners unter Allgemein den Ressourcenplaner anklicken.

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Hier navigieren Sie, wie Sie es schon aus dem Mitarbeiterplaner kennen. Sie können entweder direkt ein Datum eingeben oder mit den Pfeilen einen Tag vor bzw. zurück springen. Mit dem Button auf dem ein „H“ steht können Sie wieder zurück zum heutigen Datum gelangen.

Hier können Sie genau wie im Mitarbeiterplaner Termine verplanen um evtl. die Ressourcen besser auszulasten. Anstelle des Mitarbeiters klicken Sie hier in die gewünschte Spalte der Ressource und anstelle der Ressource wählen Sie im folgenden Dialog den Mitarbeiter aus.

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7. Terminpläne für Gäste, Mitarbeiter, Ressourcen Damit Sie jederzeit die Terminpläne für Gäste, Mitarbeiter und Ressourcen ausdrucken können, haben wir folgende zentrale Funktionen geschaffen.

7.1. Terminlisten Bitte wählen Sie Termine

Terminlisten

Zeitraum Mit dem Zeitraum oben rechts legen Sie fest, für wie lange der Terminplan gedruckt werden soll. Mit dem Button „H“ springt das jeweilige Datumsfeld auf den heutigen Tag. Mit den Pfeiltasten „Montage ermitteln“ könne Sie das Datumsfeld wochenweise auf Montage einstellen.

Terminlistenart wählen Jetzt wählen Sie, welchen Terminplan Sie ausdrucken möchten. In dem linken Feld ist je nach Terminplan der Mitarbeiter oder der Gast auswählbar. -

Mitarbeiterarbeitsplan = Arbeitspläne für Ihre Mitarbeiter mit allen Terminen die der Mitarbeiter in dem Zeitraum hat. Hier kann noch die Uhrzeit eingeschränkt werden zu welchen die Termine angezeigt werden.

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Tagesliste = Alle Termine eines Mitarbeiters mit weiteren Feldern in denen Bemerkungen, der Kassenstand und ob es ein Privatpatient war eingetragen werden können.

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Terminbestätigung Gäste für Mitarbeiter = Hier bekommen Sie die einzelnen Termine, welche die Gäste bei dem ausgewählten Mitarbeiter haben. Hierfür können Sie sich die Termine von heute und morgen ausdrucken lassen. Auf den Terminen ist ein Feld für eine Unterschrift, mit der sich der Mitarbeiter vom Gast bestätigen lassen kann das der Termin ausgeführt worden ist. Die einzelnen Termine können Sie oben links mit den Pfeilen nach links oder rechts durchblättern. Gasttermine = Terminpläne für Ihre Gäste. Hier werden alle Termine des ausgewählten Gastes für den oben angegebenen Zeitraum angezeigt. Sie können die Gastauswahl nach einem bestimmten Anreisetag filtern. Sie können die Terminliste auch per Email verschicken, sollten Sie unser Emailmodul erworben haben. Dazu klicken Sie auf den Email-Button links neben dem Drucker Symbol. Gast-Verordnungsblatt = In dieser Liste können Sie die Diagnosen die ein Arzt für den Gast erstellt eintragen und die Termine die daraufhin von Ihnen gebucht wurden werden Ihnen angezeigt. Außerdem können Sie die Verordnungsänderungen Zielvereinbarungen, Nachverordnungen und Indikationen eintragen. Ressourcentermine = Belegungspläne für Räume, Kabinen, etc. Abteilungen/Zeit = Hier werden Ihnen alle Termine einer Abteilung in dem Zeitraum angezeigt, den Sie oben unter „Zeitraum“ eingestellt haben. Sie können zusätzlich den Uhrzeitbereich einstellen, für den Sie sich die Termine anzeigen lassen möchten. Sortiert wird hierbei nach Tagen und unterhalb der Tage werden die Termine nach Uhrzeit aufgelistet. Angezeigt wird Ihnen die Uhrzeit, die Leistung die zu der Uhrzeit stattfindet, der Mitarbeiter der für die Leistung eingeplant ist, der Gast der die Leistung in Anspruch nimmt und die Zimmernummer des Gastes. Abteilungen/Mitarbeiter/Zeit = Hier werden Ihnen alle Termine einer Abteilung in dem Zeitraum angezeigt, den Sie oben unter „Zeitraum“ eingestellt haben. Sortiert wird hierbei nach Tagen und unterhalb der Tage werden die Termine nach Uhrzeit aufgelistet. Angezeigt wird Ihnen die Uhrzeit, die Zimmernummer des Gastes der den Termin in Anspruch nimmt, der Gast, die Leistung die zu der Uhrzeit stattfindet und der Mitarbeiter der für die Leistung eingeplant ist. Freie-Zeiten-Übersicht Mitarbeiter = Hier werden Ihnen alle frei Zeiten für den Mitarbeiter angezeigt. Sie können das Intervall wählen in dem Ihnen diese Zeiten angezeigt werden. Die Termine werden Ihnen hiermit eingetragen, um Ihnen die Übersicht zu erleichtern. Kostennachweise = Hier werden alle Kosten die ein Kunde in dem Zeitraum hatte angezeigt. Dies beinhaltet die Kosten für Leistungen und (sollten Sie die Artikelverwaltung erworben haben) Artikel. Fahrtkostenbescheinigung = Hier können Sie dem Gast eine Bescheinigung zur Vorlage bei Krankenkassen ausdrucken bei der Bestätigt wird, dass der Gast an den Terminen teilgenommen hat. Hier werden nur Termine angezeigt die bestätigt wurden. Sonstige Reports =

Entsprechend der gewählten Terminlistenart werden Ihnen im linken Listenfeld die Mitarbeiter, Gäste (für die Termine verplant wurden) Ressourcen und Abteilungen angeboten. Hinweis:

Wenn Sie das Häkchen bei „Druckvorschau“ entfernen, wird der Terminplan sofort zum Drucker geschickt. So können Sie nicht noch einmal nachschauen ob Sie den richtigen Terminplan ausdrucken.

Über das Eingabefeld „Suche nach Namen“ lässt sich ein Mitarbeiter, Gast, Ressource oder Abteilung suchen, je nach ausgewählter Terminlistenart. Haben Sie den Suchbegriff eingegeben, so klicken Sie bitte auf den Button „Suche“ (Figur mit der Lupe). Hinweis:

Die Form und Gestaltung Ihres Terminplans passen wir für Sie individuell an. Melden Sie sich einfach mit Ihren Wünschen bei unserem Support.

Haben Sie die Druckvorschau ausgewählt können Sie in der Ansicht für den Termin den Bericht ausdrucken (Druckerbutton) oder in ein anderes Programm wie Word oder Excel exportieren (Umschlag mit rotem Pfeil).

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8. Terminbestätigung 8.1. Die Anwendungen werden erbracht Die Mitarbeiter Ihres Hauses arbeiten auf Basis der Arbeitspläne, welche aus der Terminplanung automatisch erstellt wurden und von Ihnen nur noch ausgedruckt werden müssen. Hinweis:

Die Form und Gestaltung Ihrer Mitarbeiter-Arbeitspläne können individuell angepasst werde. Kontaktieren Sie hierzu unseren Support, wir helfen Ihnen gerne weiter.

Das Programmsystem muss nun wissen, ob die Behandlungen tatsächlich durchgeführt und damit auch erbracht wurden. Hierfür haben Sie die Möglichkeit, die Termine zu bestätigen. Hiermit ist gemeint, dass sie tatsächlich stattgefunden haben, dies wird dem System durch die Bestätigung mitgeteilt. Besteht eine Schnittstelle zum Hotelprogramm (FrontOffice), so können die freigegebenen Termine an das FrontOffice übertragen werden. Fakturieren Sie mit dem optional erhältlichen Zusatzmodul „Rechnungsschreibung“, so stehen diese Termine jetzt auch innerhalb der HIS-Software zur Abrechnung/Verrechnung bereit.

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8.2. Bestätigung der erbrachten Leistungen

Im Feld Gäste werden Ihnen nun alle Gäste mit unbestätigten Terminen angezeigt. Wählen Sie einen Gast aus, so werden im Feld „Normale Termine“ die Einzel Termine, im Feld „Pakete“ alle noch zu bestätigenden Pakete und im Feld Pakettermine die dazugehörigen Termine der Paketleistungen des Gastes aufgeführt. Sie können, mit der Eingabe in dem jeweiligen Feld und der Bestätigung mit der Lupe, nach einem beliebigen Gast suchen. Mit dem leeren Blatt Button leeren Sie die Eingabefelder für die Suche wieder. Standardmäßig sind alle Termine mit einem vorgestellten Haken vorbelegt. Wenn Sie nun auf den Bestätigungsbutton klicken werden alle Termine die angehakt sind bestätigt und damit für die Abrechnung freigegeben. Wenn Sie von allen zu bestätigenden Terminen den vorgestellten Haken entfernen möchten, so klicken Sie auf den Button mit dem leeren Blatt und dem nicht angehakten Kästchen darauf. Soll bei allen Terminen der vorgestellte Haken erneut gesetzt werden, so klicken Sie auf den Button mit dem Häkchen. Durch Klicken auf den Button mit dem Recycling-Symbol, löschen bzw. stornieren sie alle markierten Termine aus der Liste.

Oben rechts können Sie noch einige Einstellungen bezüglich der Ansicht der Gäste/Termine einstellen. Diese sind im Einzelnen: - Alle Termine anzeigen: Hier werden Ihnen alle Termine angezeigt auch diejenigen die in der Zukunft liegen und somit noch nicht abHIS-Solution GmbH ©

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geschlossen sein können. - Leistungsbestätigung drucken: Hier kann optional eine Leistungsbestätigung ausgedruckt werden. Dies erfolgt für jeden Termin einzeln. - Abreise: Wenn Sie diesen Haken setzen werden Ihnen nur die Gäste angezeigt, die an dem Tag abreisen welcher unten rechts in dem Datumsfeld eingetragen ist. - Zeige bestätigte Termine: Hier werden Ihnen alle Termine angezeigt die „Bestätigt“ sind. Sie können auswählen ob Sie sich die Termine anzeigen lassen möchten die „Bestätigt / Exportiert“ sind oder die noch „Zur Abrechnung vorgesehen“ sind. „Bestätigt / Exportiert“ heißt in diesem Fall, dass die Termine an das Hotelprogramm oder das Abrechnungsprogramm übergeben worden sind. „Zur Abrechnung vorgesehen“ sind Pakete die noch nicht abgeschlossen wurden.

9. Auswertungen und Statistiken In diesem Abschnitt wird Ihnen erklärt welche und wie Sie sich die verschiedenen Auswertungen und Statistiken anzeigen lassen können. Zu den Statistiken gelangen Sie wenn Sie im linken Menü auf den Reiter Info klicken und dort den Menüpunkt „Statistik“ auswählen. Da die Statistiken sensible persönliche Daten enthalten können sind sie Passwortgeschützt. In einigen Statistiken können Sie einen Zeitraum angeben für den Sie sich die Statistik anzeigen lassen möchten. Hier können Sie zwischen der Jahres-, Quartals-, Monats- oder Wochenansicht auswählen. Sie können aber auch einen komplett eigenen Zeitraum festlegen. Je nach Statistik können Sie außerdem die Mitarbeiter/Räume auswählen für die Sie die Statistik anzeigen lassen möchten. Sie können auch mehrere Mitarbeiter/Räume anzeigen lassen. Hierzu können Sie den Button „alle markieren“ anklicken, wenn Sie alle Mitarbeiter/Räume auswählen möchten oder Sie können mit mehrere Mitarbeiter/Räume auswählen, indem Sie die Taste „Strg“ gedrückt halten während Sie neue Mitarbeiter anklicken.

In den Statistiken werden die nicht vollendeten Stunden im Dezimalsystem angegeben. Für eine halbe Stunde wird also 0,5 angezeigt und für eine Viertelstunde 0,25. In den folgenden Punkten werden Ihnen die einzelnen Statistiken genauer erläutert.

9.1.

Auswertung Arbeitszeiten In dieser Statistik wird die Arbeitszeit des Mitarbeiters an den jeweiligen Tagen angezeigt. Diese wird auf gesplittet in Behandlungszeit und Sonstige Zeit. Die Behandlungszeit entspricht der Zeit, die der Mitarbeiter an dem Tag in Leistungen verplant ist und die sonstige Zeit entspricht der Zeit, die der Mitarbeiter an dem Tag mit denjenigen Abwesenheitsarten beschäftigt ist die als Arbeitszeit eingetragen ist. In der letzten Spalte bekommen Sie angezeigt wieviel Prozent der Arbeitszeit mit den beiden vorhergenannten Zeiten verplant ist. Die Vor- und Nachbearbeitungszeiten werden hier mit in die Behandlungszeit eingerechnet.

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9.2.

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Auswertung Arbeitszeiten (Summen) Dies ist eine Zusammengefasste Statistik in der die Statistik „9.1 Auswertung Arbeitszeiten“ für den jeweiligen Zeitraum zusammengefasst wird.

9.3.

Auswertung Ressourcenzeiten Bei der Statistik „Auswertung der Ressourcenzeiten werden Sie aufgefordert die Öffnungszeit des Raums anzugeben. Die Zeit die Sie angeben ist diejenige Zeit, welche von der Statistik als Öffnungszeit angenommen wird. Die Statistik zeigt die Öffnungszeiten und die Behandlungszeiten, die in dem Raum eingeplant sind, an. Hierüber wird dann eine Prozentzahl angegeben, die das Verhältnis von Öffnungszeit zur Behandlungszeit anzeigt.

9.4.

Auswertung Terminstornos Bei der Auswahl dieser Statistik werden Sie aufgefordert den Stornogrund und die Abteilung anzugeben für den Sie die Statistik angezeigt bekommen möchten. Hier bekommen Sie nun als erstes eine Zusammenfassung angezeigt in welcher der Stornogrund, mit der dazugehörenden Anzahl der Stornierungen und der Gesamtdauer der stornierten Leistungen und abschließend eine Zusammenfassung der Anzahl aller Stornierungen mit der Gesamtdauer aller stornierten Leistungen wird. Danach folgt die Anzeige der stornierten Leistungen, sortiert nach Stornierungsgrund und unterhalb des Stornierungsgrundes nochmal sortiert nach den Abteilungen.

9.5.

Gästeliste Bevor Sie diese Statistik aufrufen können Sie die Gäste nach Gastarten, Gastmerkmalen oder ob der Gast Erstbesucher ist Filtern. Selbstverständlich können Sie hier wieder mehrere Einträge aus der gleichen Gruppe auswählen. Haben Sie sich für einen Filter entschieden, werden Ihnen die Gastdaten auf einem Blick angezeigt. Hierzu gehören: - Name - Vorname - Anrede - Titel - Geburtstag - Straße - Postleitzahl - Ort - Land - Telefonnummer - Mobiltelefonnummer - Emailadresse - Geschlecht

9.6.

Gästeliste (Umsätze) Bevor Sie diese Statistik aufrufen können Sie die Gäste nach Gastarten und Gastmerkmalen Filtern. Selbstverständlich können Sie hier wieder mehrere Einträge aus der gleichen Gruppe auswählen.

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Hier werden Ihnen die Gäste mit den gleichen Informationen angezeigt die in „9.5 Gästeliste“ angezeigt werden, allerdings wird zusätzlich der Umsatz angezeigt und die Gäste absteigend nach diesem sortiert.

9.7.

Katalog Leistungen Bevor Sie die Statistik aufrufen können Sie die gewünschten Leistungen auswählen. Die Leistungen werden Ihnen nach Warengruppen sortiert angezeigt. Sie bekommen zu jeder Leistung die Abteilung, sie Mehrfachbelegung, die Behandlungszeit, die Vor- und Nachlaufzeiten sowie die Preisgültigkeitsbereiche, die für die Leistung angelegt wurden, angezeigt.

9.8.

Katalog Leistungen (Preise - Kosten) Diese Statistik liefert eine kompakte Übersicht über alle Leistungen die Sie in den Stammdaten angelegt haben. Hier werden Ihnen auch die Vor-/Nachlaufzeiten, die Kosten, die Sie eingetragen haben, sowie der Preis angezeigt. Hinweis:

9.9.

Hier werden Ihnen auch nicht aktive Leistungen mit angezeigt.

Katalog Leistungen erweitert In dieser Statistik werden Ihnen zu den Daten der Statistik „9.7 Katalog Leistungen“ noch die Plätze an denen die Leistung erbracht wird, sowie die Mitarbeiter, welche die Leistung erbringen dürfen, angezeigt.

9.10. Katalog Pakete In dieser Statistik werden Ihnen alle Pakete und deren enthaltene Leistungen angezeigt. Bei dem Paket werden Ihnen die Import- und Export-ID, der Preis mitsamt Gültigkeitsbereich, sowie die Gastart für die dieser Preis festgelegt ist. Bei den enthaltenen Leistungen wird angezeigt ob die Leistung optional im Paket enthalten ist, ob ein Tagesabstand zur vorher gebuchten Leistung eingehalten werden soll und der Preis, den der Termin laut Liste hat, sowie der Preis den die Leistung in dem Paket zugerechnet wird.

9.11. Preisänderungen In dieser Statistik werden Ihnen alle Preisänderungen für den gewünschten Zeitraum angezeigt. Sie sehen dabei das Datum der Änderung, den Mitarbeiter der diese Änderung vorgenommen hat, eine Bemerkung des Mitarbeiters zu dieser Änderung und den ursprünglichen neben dem neuen Preis. Neben diesen Änderungsangaben sehen sie daneben noch den Termin dessen Preis geändert wurde. Mit Datum, Uhrzeit, Leistungsnamen und Gast.

9.12. Preisliste In der Preisliste können Sie auswählen welche Preise und in welcher Reihenfolge sie Ihnen angezeigt werden sollen. Hierfür können Sie auswählen, ob die Liste nach Bezeichnung oder Kürzel jeweils aus-, bzw. absteigend sortiert werden soll. Nun können Sie auswählen welche Preise Sie in der Liste angezeigt bekommen möchten. Zur Auswahl stehen: -

Artikel (aktiv)

-

Artikel (inaktiv)

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-

Leistungen (aktiv)

-

Leistungen (inaktiv)

-

Pakete (aktiv)

-

Pakete (inaktiv)

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Haben Sie Ihre Auswahl getroffen wird Ihnen die Preisliste angezeigt. Als erstes werden Ihnen die Leistungen angezeigt, danach die Pakete und zum Schluss die Artikel. Alle jeweils in der Sortierung die Sie ausgewählt haben. Angezeigt wird Ihnen dabei das Kürzel, die Bezeichnung, ob Leistung/Paket/Artikel aktiv ist und seit wann der Preis aktiv ist. Bei den Leistungen und den Paketen werden Ihnen noch die Gastart für die der Preis gilt und der Preis, während Ihnen bei den Artikeln der Ein- und Verkaufspreis angezeigt werden. Hinweis:

Es werden Ihnen Leistungen/Pakete/Artikel mehrmals angezeigt, wenn Sie unterschiedliche Preisgültigkeitsbereiche oder wenn Sie andere Preise für die jeweiligen Gastarten eingetragen haben.

9.13. Stornobericht Hier werden Ihnen für jeden Tag in dem ausgewählten Zeitraum die Stornierungen angezeigt. Hierbei wird die Uhrzeit, der Gast mit Nach- und Vornamen, die Leistung die storniert wurde, der Mitarbeiter der die Leistung erbringen sollte, das Datum des Stornierens, der Benutzer der den Termin storniert hat und die Bemerkung, die der Mitarbeiter zu der Stornierung getätigt hat angezeigt.

9.14. Tagesabrechnung (Artikel und Leistungen) Haben Sie sich für einen Zeitraum entschieden werden Sie hier aufgefordert die gewünschten Daten für die Tagesabrechnung anzugeben. Sie können sich: -

den Umsatz

-

die Rechnungen nach Zahlungsarten

-

den Umsatz nach Gästen

-

den Umsatz nach Warengruppen

-

den Umsatz nach Warengruppen pro Tag

-

den Umsatz nach Mitarbeiter / Warengruppen pro Tag

-

TIP / Mitarbeiter

-

den Umsatz nach Merkmalen

auswählen. Standardmäßig ist hier der aktuelle Tag ausgewählt. Sie können aber auch einen längeren Zeitraum angeben. 9.14.1. Umsatz Hier wird Ihnen eine Zusammenfassung aller Leistungen, Artikel und Pakete die in dem Zeitraum verkauft wurden. Unterteilt wird hier in Zimmerbuchungen, also Buchungen die von einem Frontoffice System angefordert werden, in Rechnungsschreibung, Leistungen, etc. die in HIS selber erstellt und aufgebucht werden und in ausstehende Rechnungen, also Rechnungen die noch geschrieben werden müssen. Angezeigt wird Ihnen hier der Brutto- und Nettopreis, sowie die Mehrwertsteuer, die Anzahl der Buchungen und der Durchschnittsbruttoumsatz. Es wird Ihnen HIS-Solution GmbH ©

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jeweils eine Summe über alle unterteilten Bereiche, sowie eine Endsumme über alle Buchungen angezeigt. 9.14.2. Rechnung nach Zahlungsarten Hier wird Ihnen angezeigt wieviel Geld sie mit welcher Zahlungsart in dem von Ihnen gewählten Zeitraum umgesetzt haben. Unterteilt wird jede Zahlungsart noch nach Artikel und Leistungen. 9.14.3. Umsatz nach Gästen Hier wird Ihnen angezeigt wieviel Umsatz jeder Gast in dem Zeitraum mit welchen Leistungen oder Artikeln gemacht hat. Unterteilt wird die Statistik nach Tagen und dort noch einmal nach Zimmerbuchungen und Rechnungen. Angezeigt werden Ihnen, falls vorhanden, die Zimmernummer, der Name des Gastes, die Leistung/Artikel und der Preis. Für jede Rechnungsart und jeden Tag erhalten Sie eine Zusammenfassung der Umsätze. 9.14.4. Umsatz nach Warengruppen In dieser Statistik wird Ihnen angezeigt wieviel Umsatz Sie mit welcher Warengruppe in dem von Ihnen gewählten Zeitraum gemacht haben. Angezeigt werden Ihnen die Warengruppe, der Umsatz der die Leistungen, Pakete, Paketartikel und Artikel, die zu dieser Warengruppe gehören, der Umsatz beider Artikelarten summiert und die Gesamtsummer über alle Umsätze dieser Warengruppe. An Ende wird Ihnen über alle Umsätze die Summe aller Warengruppen angezeigt, außerdem wird Ihnen der Nettogesamtbetrag und der Mehrwertsteuergesamtbetrag angezeigt. 9.14.5. Umsatz nach Warengruppen pro Tag In dieser Statistik wird Ihnen das gleiche angezeigt wie unter „9.14.4 Umsatz nach Warengruppen“, mit dem Unterschied das hier der Umsatz zusätzlich nach den Tagen aufgeschlüsselt angezeigt wird. 9.14.6. Umsatz nach Mitarbeiter / Warengruppen pro Tag In dieser Statistik wird Ihnen für jeden Tag angezeigt welcher Mitarbeiter mit welcher Warengruppe welchen Umsatz gemacht hat. Aufgebaut ist der Bericht wie „9.14.4 Umsatz nach Warengruppen“, mit dem Unterschied das für jeden Tag die Mitarbeiter aufgelistet sind und darunter mit welcher Warengruppe Sie wieviel Umsatz gemacht haben. 9.14.7. TIP / Mitarbeiter In dieser Statistik wird Ihnen das Trinkgeld der einzelnen Mitarbeiter für den Zeitraum den Sie ausgewählt haben angezeigt. Angezeigt wird Ihnen der Mitarbeiter, wieviel Trinkgeld er beim erbringen von Leistungen, bzw. verkauf von Artikeln bekommen hat und wieviel er mit beidem zusammen bekommen hat. 9.14.8. Umsatz nach Merkmalen Hier wird Ihnen der Umsatz nach Leistungsmerkmalen aufgeschlüsselt angezeigt. Es wird Ihnen das Ober-Merkmal angezeigt mit den Merkmalen die zu diesem gehören und der Umsatz der mit Leistungen, Paketen, Paketartikeln und Artikeln, denen dieses Merkmal zugeordnet, ist erbracht wurde, sowie die Summe der Umsätze die mit diesem Merkmal erHIS-Solution GmbH ©

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bracht wurden. Am Ende wird Ihnen die Gesamtsumme angezeigt die mit allen Merkmalen Leistungen, usw. erbracht wurde, denen ein Merkmal zugeordnet ist.

9.15. Tagesabrechnung erweitert (Artikel und Leistungen)

9.16. Übersicht Leistungen In dieser Statistik werden Ihnen alle aktiven Leistungen angezeigt. Es werden Ihnen Kürzel, Bezeichnung, Warengruppe, Mehrwertsteuer, Exportkürzel, Gastart und Preis angezeigt. Sind bei einer Leistung für die verschiedenen Gastarten individuelle Preise hinterlegt, so wird diese Leistung mehrfach in der Liste angezeigt.

9.17. Übersicht Pakete In dieser Statistik werden Ihnen alle aktiven Pakete angezeigt. Unterhalb des Paketnamens werden Ihnen das Import- und Exportkürzel, sowie die eingetragene Mehrwertsteuer angezeigt. Darunter werden Ihnen die aktuellen Preise inklusive Gültigkeitsbereich angezeigt. Diese werden nach der Gastart sortiert und darunter die Leistungen und Paketartikel mit jeweiligem Standardund Paketpreis angezeigt.

9.18. Umsatzstatistik Clubverträge Hier werden Ihnen die Clubverträge für den ausgewählten Zeitraum angezeigt. Angezeigt werden Ihnen die Verträge, die Anzahl wie häufig diese verkauft wurden, der Preis des Vertrages und die Summe die mit diesem Vertrage eingenommen wird. Das ganze wird zum Schluss noch einmal über alle Verträge aufsummiert.

9.19. Umsatzstatistik Leistungen (nach Abteilungen) Mit diesem Bericht erhalten Sie eine Auswertung der erbrachten Leistungen, gegliedert nach den Abteilungen die Sie angelegt haben. Angezeigt werden Ihnen die Abteilungen, welche Sie ausgewählt haben. Darunter werden Ihnen die Leistungen aufgelistet, mit dem Gesamtumsatz den sie in dem gewählten Zeitraum eingebracht haben und der Anzahl der Buchungen für den Zeitraum. Am Ende der Abteilung wird Ihnen die Gesamtsumme der Einnahmen für die Leistungen der Abteilung angezeigt und am Ende des Berichtes wird Ihnen nochmal die Gesamtsumme der Einnahmen für alle Leistungen angezeigt.

9.20. Umsatzstatistik Leistungen (nach Warengruppen) Mit diesem Bericht erhalten Sie eine Auswertung der erbrachten Leistungen, gegliedert nach den Warengruppen die Sie angelegt haben. Angezeigt werden Ihnen die Warengruppen, welche Sie ausgewählt haben. Darunter werden Ihnen die Leistungen aufgelistet, mit dem Gesamtumsatz den sie in dem gewählten Zeitraum eingebracht haben und der Anzahl der Buchungen für den Zeitraum. Am Ende der Abteilung wird Ihnen die Gesamtsumme der Einnahmen für die Leistungen der Abteilung angezeigt und am Ende des Berichtes wird Ihnen nochmal die Gesamtsumme der Einnahmen für alle Leistungen angezeigt.

9.21. Umsatzstatistik nach Gästen HIS-Solution GmbH ©

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In dieser Statistik werden Ihnen die Umsätze aller Gäste für einen ausgewählten Zeitraum und von einer ausgewählten Gastart angezeigt. Es wird Ihnen die Anzahl der Termine die der Gast, mit dieser Leistung und dem gleichen Mitarbeiter, der Name des Gastes, Zimmer, Datum des Termins, Leistung, Warengruppe, Mitarbeiter, Vermittlung, Paket, Preis und die Summe der Termine angezeigt. Auf der letzten Seite des Berichtes wird Ihnen noch die Gesamtsumme angezeigt.

9.22. Umsatzstatistik nach Gästen (Auswahl Gäste) Wenn Sie diese Statistik starten erscheint ein weiteres Auswahlfenster. In diesem Fenster wählen Sie einen einzelnen Gast aus und lassen Sie sich seine Umsätze für den ausgewählten Zeitraum wie in „9.21 Umsatzstatistik nach Gästen“ anzeigen.

9.23. Umsatzstatistik nach Gästen (Auswahl Leistungen) Wählen Sie eine oder mehrere Leistungen und lassen sich diese wie in „9.21 Umsatzstatistik nach Gästen“ beschrieben anzeigen.

9.24. Umsatzstatistik nach Gästen (Leistungen/Artikel) In dieser Statistik werden Ihnen die Gäste inkl. der gebuchten Leistungen und Artikel angezeigt. Die Anzeige erfolgt sortiert nach Gast. Neben dem Gastnamen wird Ihnen noch die Adresse und Emailadresse angezeigt. Unterhalb des Gastes werden seine Leistungen/Artikel, das Paket zu dem dieser gehört, der Listenpreis, die Anzahl der Buchungen, der Preis der bezahlt wurde und die Summe der Leistungen. Die Gesamtsumme wird Ihnen oberhalb der einzelnen Leistungen/Artikel angezeigt.

9.25. Umsatzstatistik nach Gästen (mit Zahlungsarten) In dieser Statistik lassen Sie sich die Umsatzstatistik wie in „9.21 Umsatzstatistik nach Gästen“ beschrieben anzeigen. Zusätzlich wird Ihnen hier noch die Zahlungsart angezeigt und falls der Gast mehrere Termine mit unterschiedlichen Zahlungsarten bezahlt hat werden diese hier nochmals aufgeschlüsselt.

9.26. Umsatzstatistik nach Mitarbeitern In dieser Statistik erhalten Sie eine Übersicht über die Leistungen, welche der oder die ausgewählten Mitarbeiter in dem Zeitraum den Sie eingestellt haben erbracht hat und wieviel Umsatz er mit diesen gemacht hat. Angezeigt werden Ihnen Mitarbeiter, Datum, Leistung, Gast der die Leistung in Anspruch genommen hat, Vermittler der Leistung, Paketname der Leistung (falls Paketleistung), Anzahl der Buchungen an dem Tag und mit dem Gast, bezahlter Preis, Listenpreis und die Summe des Leistungspreises. Der Preis aller Leistungen für den Mitarbeiter wird unterhalb seiner Leistung dargestellt. Haben Sie mehrere Mitarbeiter ausgewählt wird die Summe aller von den Mitarbeitern erbrachten Leistungen am Ende der Statistik angezeigt.

9.27. Umsatzstatistik nach Mitarbeitern (Leistungen gruppiert) In dieser Statistik erhalten Sie eine Übersicht über die Leistungen, welche der oder die ausgewählten Mitarbeiter in dem Zeitraum den Sie eingestellt haben erbracht hat und wieviel Umsatz mit diesen gemacht wurde. Diese Statistik ist aufgebaut wie „9.26 Umsatzstatistik nach Mitarbeitern“ mit dem Unterschied, dass nicht das Datum, der Kunde und der Vermittler mit angezeigt werden, sondern die Leistungen zusammengefasst werden. Zusätzlich wird noch der Netto Preis mit angezeigt, also der Preis von dem die Mehrwertsteuer abgezogen wurde.

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9.28. Umsatzstatistik nach Mitarbeitern (Verdichtet) In dieser Statistik wird Ihnen der summierte Umsatz der ausgewählten Mitarbeiter in dem ausgewählten Zeitraum angezeigt. Es wird Ihnen der/die Mitarbeiter angezeigt welche Sie ausgewählt haben und der gesamte Umsatz, den er in dem Zeitraum gemacht hat, den Sie sich anzeigen lassen möchten. Dabei wird Ihnen einmal der gesamte Preis nach der Liste der Leistungen angezeigt und einmal der tatsächliche gesamt Preis. Diese Preise werden wieder über alle ausgewählten Mitarbeiter summiert dargestellt.

9.29. Umsatzstatistik nach Therapien In dieser Statistik werden Ihnen alle Leistungen/Therapien, inklusive deren Umsatz, angezeigt, welche in dem ausgewählten Zeitraum erbracht wurden. Angezeigt werden ihnen die Leistungen, die Anzahl der Buchungen, die Anzahl der Gäste die die Leistung/Therapie gebucht haben, die Anzahl der verschiedenen Therapeuten die die Behandlung durchgeführt haben, die Vermittlung, die Warengruppe, das Paket falls die Leistung zu einem gehört, der Preis und die Summe die diese Leistung insgesamt eingebracht hat. Am Ende des Berichtes wird Ihnen die Gesamtsumme aller in der Zeit erbrachten Leistungen angezeigt. Wenn Leistungen/Therapien unterschiedliche Preise pro Behandlung einbringen ist diese mehrfach aufgelistet.

9.30. Umsatzstatistik Pakete (nur Einzelleistungen – nach Abteilungen) In dieser Statistik werden Ihnen sortiert nach den Abteilungen die Pakete und deren Umsatz angezeigt. Ihnen werden der Name der Abteilung und die Gesamtsumme an Umsatz angezeigt, den Sie in dem von Ihnen gewählten Zeitraum gemacht haben. Innerhalb der Abteilung werden Ihnen die Pakete angezeigt, wie oft diese Verkauft wurden, der Paketpreis und die Summe die das Paket in dem gewählten Zeitraum erbracht hat. Zum Schluss des Berichts wird Ihnen noch die Gesamtsumme aller Pakete aus allen Abteilungen angezeigt.

9.31. Umsatzstatistik Pakete (nur Einzelleistungen) In dieser Statistik werden Ihnen die Paketleistungen mit den dazugehörigen Paketen und deren Umsätzen angezeigt. Angezeigt werden Ihnen die Leistungen in alphabetischer Reihenfolge, das Paket, die Anzahl der verkauften Leistungen innerhalb des Paketes, der Einzelpaketpreis und der Umsatz, der mit dem Paket gemacht wurde. Wenn Sie eine Einzelleistung in mehreren Paketen verplant haben wird diese für jedes Paket einmal in der Statistik aufgeführt.

9.32. Umsatzstatistik Pakete (ohne Einzelleistungen- nach Gastarten) In dieser Statistik werden Ihnen die Pakete mit Ihren Umsätzen nach Gastarten sortiert, für einen von Ihnen gewählten Zeitraum, angezeigt. Angezeigt werden Ihnen die Gastart und darunter der Paketname, die Anzahl wie häufig das Paket gebucht wurde, der Einzelpreis des Paketes und der gesamte Umsatz der durch das Paket eingenommen wurde. Am Ende des Bereiches der Gastart ist eine Summe über den Umsatz aller Pakete und am Ende des Berichtes die Summe über den Umsatz aller Gastarten angegeben.

9.33. Umsatzstatistik Pakete (ohne Einzelleistungen) In dieser Statistik werden Ihnen die Pakete mit Ihren Umsätzen, für einen von Ihnen gewählten Zeitraum, angezeigt. Angezeigt werden Ihnen das Paket, die Anzahl der Buchungen für das Paket in dem gewählten Zeitraum, der Preis des Paketes und der Umsatz, den das Paket in dem Zeitraum eingebracht HIS-Solution GmbH ©

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hat. Am Ende des Berichtes wird über alle Paket die Anzahl der Buchungen und der Umsatz aufsummiert.

9.34. Umsatzstatistik Verkaufte Termine In dieser Statistik wird Ihnen angezeigt welcher Mitarbeiter wie viele und welche Leistungen, in dem von Ihnen gewählten Zeitraum, verkauft hat. Angezeigt werden Ihnen die Mitarbeiter und darunter die Leistungen die dieser in dem Zeitraum verbucht hat, das Datum an welchem die Leistung stattfindet, die Anzahl dieser Leistung an dem Tag, der Preis und die Summe des Umsatzes der Leistung an dem Tag. Am Ende des Bereiches des Mitarbeiters ist eine Summe über den Umsatz aller Leistungen die er erbracht hat und am Ende des Berichtes die Summe über den Umsatz aller Mitarbeiter angegeben.

9.35. Umsatzstatistik Verkaufte Termine (verdichtet) In dieser Statistik wird Ihnen angezeigt welcher Mitarbeiter wie viele und welche Leistungen, in dem von Ihnen gewählten Zeitraum, verkauft hat. Hier wird Ihnen das gleiche wie in der Statistik „9.34 Umsatzstatistik Verkaufte Termine“ nur das hier nicht nach Tagen unterschieden wird, sondern alle in dem ausgewählten Zeitraum verkauften Termine gesammelt angezeigt wird.

9.36. Umsatzstatistik Vermittler In dieser Statistik wird Ihnen angezeigt welcher Vermittler in dem ausgewählten Zeitraum wie viele Leistungen vermittelt hat und welcher Umsatz damit gemacht wurde. Angezeigt wird Ihnen der Vermittler der in dem gewählten Zeitraum etwas vermittelt hat, sowie der Zeitraum den Sie ausgewählt haben. Sortiert ist der Bericht nach den Warengruppen und dort werden Ihnen die Leistungen, die Anzahl der Leistungen für den Zeitraum, der Preis, die Brutto Summe des Preises und die Netto Summe des Preises. Am Ende der Warengruppe wird die Brutto- und Netto Summe jeder Leistung aufsummiert und am Ende des Vermittlers wird die Gesamtsumme der Warengruppen aufsummiert dargestellt. Es wird für jeden Vermittler eine eigene Seite angelegt.

9.37. Umsatzstatistik Vermittler (mit Gästen) In dieser Statistik lassen Sie sich die Umsatzstatistik wie in „9.36 Umsatzstatistik Vermittler“ beschrieben anzeigen. Zusätzlich werden Ihnen die Gäste angezeigt die vermittelt wurden und deren Termine mit Datum und Uhrzeit.

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10. Modul „Werbetexte“ Mit diesem Modul können Sie Werbetexte für die Terminpläne Ihrer Gäste entwerfen und dort automatisch einfügen lassen. Sie erreichen das Fenster Werbetexte im linken Menü unter dem Reiter „Info“ „Werbetexte erfassen“. Hier sehen Sie im oberen Bereich diejenigen Werbetexte, welche Sie schon verfasst haben. Im unteren Bereich können Sie neue Werbetexte verfassen. Hierzu geben Sie als erstes einen eindeutigen Titel ein. Der Titel wird auf dem Bericht nicht mitgedruckt. Im Feld „Werbetext“ wird die eigentliche Werbebotschaft eingetragen. Diese können Sie durch ein Bild unterstützen. Als letztes können Sie einstellen ob der Werbetext aktiv sein soll oder nicht. So müssen Sie alte Texte nicht löschen, sondern können Sie als Vorlage erhalten lassen. Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen können Sie auf „Hinzufügen“ klicken und haben damit einen neuen Werbetext erstellt. Sie können einen alten Werbetext auch abändern und dann entweder mit „Überschreiben“ den alten Text ändern oder einen neuen Titel geben und mit „Hinzufügen“ einen neuen Text aus dem alten heraus erstellen. Mit dem Button „Löschen“ können Sie den ausgewählten Werbetext entfernen. Hinweis:

Es muss ein Werbetext eingegeben werden um die neue Werbung speichern zu können. Der Titel darf nur einmal vorhanden sein, ansonsten bekommen Sie eine Fehlermeldung.

11. Modul „Terminübersichten Komfort“ Mit diesem Erweiterungsmodul kann die im Basismodul enthaltene Funktion Termin- und Arbeitsplandruck um eine grafische Monatsübersicht für die Gäste/Kunden, Mitarbeiter und Ressourcen (Räume, Geräte, etc.) erweitert werden. Sie erreichen diese Übersichten in dem Sie in der linken Menüleiste im Reiter „Info“ tem“ anklicken.

Es öffnet sich ein weiteres Fenster bei dem Sie auswählen können ob Sie sich die Monatspläne der Mitarbeiter, Räume oder Gäste anzeigen lassen möchten. Haben Sie den gewünschten Button für den gewünschten Plan angeklickt, wird Ihnen ein Auswahlmenü angezeigt in dem Sie den Mitarbeiter/Raum/Gast auswählen können. Haben Sie gewählt, können Sie sich aussuchen ob Sie die Liste ausdrucken oder sich nur Anzeigen lassen möchten. Hier können Sie noch die Druckereinstellungen verändern, sollte dies notwendig sein. HIS-Solution GmbH ©

„TerminInfosys-

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Hinweis:

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Von der Anzeige aus kann auch gedruckt werden.

Oben Links wird Ihnen der Mitarbeiter/Raum/Gast angezeigt für den die Terminübersicht gerade angezeigt wird. Hier können Sie nochmals zwischen den Mitarbeitern/Räumen/Gästen wählen. Bei den Mitarbeitern ist noch die Abteilung unterhalb des Namens angegeben. Sie dort den Monat und das Jahr einstellen zu welchem Sie sich die Terminübersicht anzeigen lassen möchten. Mit dem Button der mit einem „A“ beschriftet ist kommen Sie dabei sofort zum aktuellen Monat zurück. Sie können auch die Uhrzeit beschränken die Ihnen angezeigt werden soll. Hierbei ist zu beachten das Ihnen Termine die in der zu betrachteten Zeit liegen, aber früher starten oder später enden auch komplett angezeigt werden. Bei den Mitarbeitern können Sie auswählen, ob Sie sich die Abwesenheiten oder Sperrzeiten (Zeiten außerhalb der Arbeitszeiten) anzeigen lassen möchten. Über das Druckersymbol können Sie die Terminübersicht ausdrucken.

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12. Technische Mindestvoraussetzungen

Datenbank

Client Windows XP SP3 oder höher * Windows 7 empfohlen keine

Festplattenspeicher

Etwa 2,5 GB

Arbeitsspeicher

2 GB oder mehr

Betriebssystem

Prozessor

32-Bit/64-Bit Zweikernprozessor 1 GHz oder mehr Bildschirmauflösung 1024x768 oder höher Benötigte Software Microsoft .NET Framework 3.5

Server Windows Server 2008 oder höher * Server 2008 R2 empfohlen MS SQL Server 2005 oder höher * SQL Server 2008 R2 empfohlen Je nach Datenbankgröße zwischen 1 und 10 GB. Mehr ist empfohlen. 4 GB oder mehr * 8 GB oder mehr empfohlen 64-Bit Zweikernprozessor mit 2 GHz oder mehr 1024x768 oder höher Microsoft .NET Framework 3.5 Windows Installer 4.5 oder höher

Hinweis1:

Bitte stimmen Sie Ihre Hardware- und Netzwerkausstattung mit uns ab.

Hinweis2:

Dieses gilt insbesondere, wenn Sie den Terminal Server einsetzen möchten, der natürlich von unserer Software unterstützt wird.

13. Anmerkung zur Dokumentation „Anwenderhandbuch“ 13.1. Allg. Hinweise Sehr geehrter Software-Anwender, wir haben das Ihnen vorliegende Anwenderhandbuch mit großer Sorgfalt erstellt. Wie Sie wissen, kommen lfd. neue Programmfunktionen hinzu. Wir sind bemüht, diese Funktionen umgehend in die Ihnen vorliegende Dokumentation zu integrieren. Hinweis: Sollten Sie trotz Handbuch in der Anwendung unsicher sein, so empfehlen wir Ihnen dringend eine Anwenderschulung > Rückfragen hierzu erhalten Sie unter 0049 511 473502 21. Haben Sie Fragen oder Probleme, so wenden Sie sich bitte an unseren Hotline-Service/Support. Telefon: Telfax: E-Mail:

0049 511 473502 21 0049 511 473502 59 [email protected]

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13.2. Sie haben Verbesserungsvorschläge Wenn Sie Ideen zur Verbesserung dieser Anwenderdokumentation haben, so senden Sie uns bitte Ihre Vorschläge an obige Faxnummer oder Email-Adresse bzw. rufen Sie uns an. Wir freuen uns über Ihre Mitarbeit. Hinweis: Reichen Sie bitte diese Doku an allen Mitarbeiter weiter, die mit unser Software arbeiten !!!

13.3. Die Anwenderdokumentation optimal nutzen Gehen Sie bitte die zweite bzw. dritte Seite in das Inhaltverzeichnis, wählen den gewünschten Bereich z.B. Stammdatenverwaltung (bitte anklicken) und springen automatisch in den von Ihnen gewünschten Hilfetext. Hier können Sie die Erklärungen nachlesen oder auch die von Ihnen gewünschten Seiten ausdrucken (Menü „Datei“, dann „Drucken“, dann „Aktuelle Seite“ anklicken oder im Feld „Seiten“ die von Ihnen gewünschten Seiten ausdrucken z.B. „22-25“).

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit Software aus dem Hause HIS-Solution GmbH.

Copyright / Warenzeichen

Wir weisen darauf hin, dass in diesem Benutzerhandbuch verschiedene Firmen- und Produktnamen genannt sind. Bei diesen Namen handelt es sich i.d.R. um geschützte und eingetragene Warenzeichen, deren Verwertung ausschließlich den jeweiligen Eigentümern zusteht.

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