DMS-Integration Projektmanagement / Basis Stand: 01.12.2011

Inhaltsverzeichnis Einleitung................................................................................................................................................. 1 Was ist Dokumentenmanagement? ........................................................................................................ 2 Was ist die DMS-Integration? ................................................................................................................. 2 Schulungsinhalte ..................................................................................................................................... 2 Schulung der Anwendungen ................................................................................................................... 3 Konfiguration der DMS-Integration in abas-ERP ..................................................................................... 3 Überblick der Installationsschritte – Teil I ............................................................................................... 4 Der Server ......................................................................................................................... 5 1.

Hardwareanforderungen......................................................................................................... 5

2.

Erstellung Freigabe .................................................................................................................. 5

3.

Transfer DMS-Integration Systemdaten.................................................................................. 8

4.

Verzeichnisstruktur/Systemarchitektur .................................................................................. 9

Die Datenbank ..................................................................................................................11 1.

Einrichtung Sicherung MySQL-Datenbank ............................................................................ 13

Die DMS-Integration .........................................................................................................14 1.

Lizenzierung der DMS-Integration ........................................................................................ 14

2.

Installation Arbeitsplatz ........................................................................................................ 16

2.1.

Installation Arbeitsplatz..................................................................................................... 17

Zuweisung der Verknüpfungen je angemeldetem Benutzer ..............................................18 Vergabe der PC-Nummern ...............................................................................................18 Vorgabewerte ...................................................................................................................19 Statusabfrage ...................................................................................................................19 Einrichtung der Verknüpfungen.........................................................................................20 2.2.

Installation Archivdruckertreiber ...................................................................................... 21

2.3.

Installation Outlookschnittstelle ....................................................................................... 21

3.

Deinstallation der Arbeitsplatzinstallation ............................................................................ 22

Deinstallation der Verknüpfungen .....................................................................................22 Deinstallation des „HABEL-Profile Setup“ .........................................................................22 Archivdrucker ....................................................................................................................22 Outlookschnittstelle ...........................................................................................................22

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Office-Integration ..............................................................................................................22 4.

Besonderheiten ..................................................................................................................... 23

Verwendung einer lokalen HABEL1.ini .............................................................................23 Verwendung von Volltext ..................................................................................................23 Terminal- bzw. Citrix-Server..............................................................................................23 Windows Sicherheit ..........................................................................................................23 5.

Einrichtung Thunderbird-Schnittstelle .................................................................................. 26

6.

Starten der Benutzerverwaltung ........................................................................................... 27

7.

Einrichtung Kunden-ID .......................................................................................................... 28

8.

Erststart der Recherche ......................................................................................................... 32

9.

HABEL Updateservice ............................................................................................................ 35

COLD-Archivierung/Abmischen ........................................................................................36 Konfiguration der DMS-Integration in abas-ERP ...............................................................37 Anbindung der DMS-Integration seitens HABEL ...............................................................38 1.

Anpassung Batch für Abholen SPOOL-/HOSTDATEN ............................................................ 38

2.

Anpassung Pfade für Abrufdatei in HPHAB805 ..................................................................... 40

3.

Anpassung Pfad RUNGUI.EXE ................................................................................................ 41

4.

Anlegen Mandanten .............................................................................................................. 42

5.

Einstellung DDE-Servername................................................................................................. 43

6.

Test Datenimport .................................................................................................................. 44

7.

Dokumentenrecherche ......................................................................................................... 45

Überblick der Installationsschritte – Teil II ............................................................................................ 46 Einrichtung des HABEL-Converters ..................................................................................46 Einrichtung Volltext-Recherche .........................................................................................47 1.

Suche ..................................................................................................................................... 47

2.

Erkennung ............................................................................................................................. 55

3.

Test der Volltexterkennung ................................................................................................... 59

Einrichtung der Arbeitsplätze ............................................................................................61 Datensicherung.................................................................................................................63 Installation/Einrichtung Scanner ........................................................................................65 Technik .................................................................................................................................................. 76 Anbindung optischer Sicherungssysteme .........................................................................76 Anschluss der Hardware an den DMS-Server ...................................................................76

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Übertragung der Belegdateien auf optische Speichermedien............................................77 1.

Erstellung der Container........................................................................................................ 77

2.

Übertragung auf Speichermedien ......................................................................................... 78

Anbindung externer Standorte ..........................................................................................79 Übung .................................................................................................................................................... 80 Checkliste „In 15 Schritten zur DMS-Integration“ ................................................................................. 81

Anlage 1 Anlage 2 Anlage 3

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MySQL Schulungskonzept Systemvoraussetzungen

Einleitung Herzlich Willkommen zur DMS-Integration Schulung Projektmanagement. Auf den kommenden Seiten werden Sie umfassende Kenntnisse rund um die DMS-Integration erlangen. Die Schulung ist aufgeteilt in mehrere Teilbereiche     

Allgemeine Informationen seitens HABEL zur DMS-Integration Allgemeine Informationen seitens ABAS Software AG zur DMS-Integration Grundsätzliche Informationen zu technischen Eckpunkten der DMS-Integration Erste Schritte der Installation der DMS-Integration Abschließende Tätigkeiten im Rahmen der Installation der DMS-Integration

Hinweis Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung von HABEL reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Der Inhalt dieser Unterlagen kann Änderungen unterliegen, ohne dass dadurch eine Mitteilungspflicht seitens von HABEL abgeleitet werden kann. Haftung und Garantie Die Unterlagen wurden mit der größtmöglichen Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. HABEL übernimmt für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung oder Garantie.

HABEL GmbH & Co. KG Untere Hauptstraße 1 D-78604 Rietheim-Weilheim Fon: +49 (0) 74 61 / 93 53 – 0 Fax: +49 (0) 74 61 / 93 53 – 99 www.habel.de Copyright © 2008 – 2011 by HABEL / Stand 01.12.2011 / Version 4 Alle Angaben ohne Gewähr

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HABEL Dokumentenmanagement GmbH Niederlassung Schweiz Rheinstrasse 36 CH-8212 Neuhausen am Rheinfall Fon: +41 (0) 52 / 6 74 81 – 51 Fax: +41 (0) 52 / 6 74 81 – 50 www.habel.ch

Was ist Dokumentenmanagement? Dokumentenmanagementsysteme (DMS) dienen der datenbankbasierten Verwaltung elektronischer Dokumente. Die DMS-Integration sichert und archiviert nicht nur das gesamte Unternehmenswissen sondern optimiert die ganze Betriebsorganisation. DMS-Lösungen steuern heute den gesamten Informationsfluss und übernehmen wesentliche Organisations-, Verteilungs- und Sicherheitsaufgaben eines Unternehmens. Mit der DMS-Integration können Unternehmen durch intelligente und bewährte Lösungen die Effizienz, Flexibilität und Sicherheit in ihrer Organisation erheblich steigern. Die DMSIntegration sichert, verwaltet und organisiert alle Informationen aus den verschiedensten Dokumenten Ihres Unternehmens (Papierbelege, aus abas-Business-Software erstellte Dokumente, Office-Dokumente, E-Mails etc.) nach einem automatisierten, digitalen Verfahren. Damit sparen Kunden mit niedrigem Aufwand wichtige Unternehmensressourcen wie Arbeitszeit und Raum, die ein herkömmliches Archiv benötigt.

Was ist die DMS-Integration? Die DMS-Integration ist die Zusammenführung einer Standardkonfiguration des HABEL Dokumentenmanagements in die abas-Business-Software. HABEL ist ein führendes Unternehmen auf dem Gebiet des Dokumentenmanagements mit internationaler Ausrichtung und weltweiten Installationen. Bereits seit 1997 ist HABEL als Anbieter und Partner im ABAS Umfeld aktiv und kompetenter Ansprechpartner in allen Fragen rund um Dokumentenmanagement. Seit 2002 ist HABEL selbst aktiver ABAS-Anwender. Inzwischen zählt HABEL weit über 260 ABAS-Kunden zu seinem Kundenkreis. Auf Basis dieser Partnerschaft und der engen Zusammenarbeit der ABAS Software AG und HABEL ist die DMS-Integration entstanden. Details zu der Kooperation, Leistungsumfang, Preisen etc. finden Sie in der Anlage „Grundlagen DMS-Integration“.

Schulungsinhalte Themenschwerpunkte der DMS-Integration Schulung sind:  Einweisung/Schulung der Anwendungen  Überblick der Installationsschritte o Der Server o Die Datenbank o Die DMS-Integration o COLD-Archivierung/Abmischen o Konfiguration der DMS-Integration in abas-ERP o Anbindung der DMS-Integration seitens HABEL o Einrichtung Volltext-Recherche o Einrichtung der Arbeitsplätze o Datensicherung o Installation/Einrichtung Scanner  Anbindung optischer Sicherungssysteme  Anbindung externer Standorte

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Schulung der Anwendungen Als Einstieg erhalten Sie einen kurzen Einblick in die Anwendungen und Funktionsweise der DMSIntegration.

Präsentation DMS-Integration ca. 15 bis 30 Minuten

Teil der Einführung der DMS-Integration ist die Schulung der Administratoren und Anwender. Zur Vereinfachung der Schulung wird empfohlen, die Funktionalitäten, welche aufgrund der Schnittstelle entstehen (automatische COLD-Archivierung, Recherche aus abas-Business-Software heraus, etc.), separat von den Anwendungen zu schulen. In der Anlage Schulungskonzept ist ein empfohlenes Schulungskonzept beigefügt. Details zu den einzelnen Funktionalitäten und zur Bedienung der Anwendungen entnehmen Sie bitte dem  Benutzerhandbuch I. Erfassungsprogramme  Benutzerhandbuch II. Recherche  Benutzerhandbuch III. Postkorb  Benutzerhandbuch IV. Administration

Konfiguration der DMS-Integration in abas-ERP Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht der durchzuführenden Anpassungen in Ihrer abas-BusinessSoftware.

Bitte entnehmen Sie die durchzuführenden Arbeiten aus den externen Unterlagen der ABAS Software AG.

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Überblick der Installationsschritte – Teil I Im nachfolgenden Teil dieser Unterlagen erhalten Sie detaillierte Informationen zur Installation der DMS-Integration. Zur Vermeidung von Problemen während der Installation empfehlen wir folgende Punkte im Vorfeld zu klären:           

Ist am Tag der Installation ein technischer Ansprechpartner im Haus anwesend? Sind Passwörter für den Archivserver bekannt (Administratorenrechte)? Sind die Key-User im Haus bzw. sind deren Zugangsdaten zur Einrichtung der Arbeitsplätze bekannt? Ist der Zugriff auf den Archivserver von den Arbeitsplätzen aus möglich? Beim Einsatz von Firewalls und besondere Berechtigungs-/Zugriffsysteme: Ist der Ansprechpartner im Zugriff? Je nach Installation wird am Server bzw. an den SCAN-Plätzen Internetzugriff zur SoftwareLizenzierung benötigt. Ist der Projektverantwortliche im Haus und für Fragen im Zugriff? Können bestehende/neue Testdaten (Papier, ERP, Office, etc.) generiert und zur Verfügung gestellt werden? Sind die Zeitfenster für Backup-/Systemprozesse definiert und bekannt? Sind externe Ansprechpartner im Zugriff? o Externe Hardwareverantwortliche o Externe Softwareverantwortliche Ist das Thema Fernwartung geklärt?

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Der Server

1. Hardwareanforderungen Vor Installation der DMS-Integration sollte eine Prüfung der Hardwarekonfiguration erfolgen. Empfehlenswert ist, den Kunden bereits im Vorfeld der Projekteinführung hinsichtlich der Zusammenstellung der Hardware zu beraten bzw. bei bestehenden Server-Landschaften ggf. die Konfigurationen abzufragen und diese anhand der definierten Hardwareanforderungen zu prüfen. Zur Gewährleistung einer hohen Ausfallsicherheit und kurzen Zugriffszeiten empfiehlt sich der Einsatz eines eigenständigen Servers für die DMS-Integration. Dieser Server wird im Folgenden als „HABEL-Server“ bezeichnet. Die Mindestanforderungen des „HABEL-Server“ sehen wie folgt aus:  Serversystem mit Pentium kompatiblem Prozessor Pentium IV, Xeon, Dual Core, Quad Core mit mindestens 2 GHz oder höher  Arbeitsspeicher mindestens 2 GB oder mehr (je nach Datenbankgröße)  Redundantes Festplattensystem z.B. RAID 1 Empfohlen 100 GB, mindestens 30 GB freier Speicherplatz (Speichervolumen in Abhängigkeit des Belegvolumen. Berechnungsgrundlage 80 KB pro DIN A4 Seite in schwarz-weiß bei 300 dpi, TIFF-G4 Komprimierung.)  Bildschirmauflösung min. 1024x768 (16 Bit Farbtiefe)  Netzwerkanbindung 100 MBit oder höher  Unterstützte Betriebssysteme: Windows Server 2008(r2) Windows Server 2003 Windows 2000 Server (SP4) Jeweils als 32-Bit und 64-Bit Versionen 2. Erstellung Freigabe Für den Zugriff der Anwender auf die DMS-Integration ist es erforderlich, eine Freigabe auf dem „HABEL-Server“ einzurichten. Am PC des Anwenders wird diese Freigabe als einheitlicher Laufwerksbuchstabe verbunden oder alternativ wird mit dem entsprechenden UNC-Pfad gearbeitet. Die folgenden Bildschirmfotos zeigen die Erstellung der Freigabe und Zuweisung von Rechten am Beispiel von Windows Server 2003. In der Darstellung stellt D:\ den Laufwerksbuchstaben für die definierte Festplatte dar, HABEL die Freigabe auf die die Anwender zugreifen und GEDOSOD (Unterverzeichnis von HABEL) ist das Basisverzeichnis für alle Systemrelevanten Daten, Einstellungen und Konfigurationen.

Freigabeerstellung

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GEDOSOD steht für German Document Software Optical Disk

Freigabename z. B. HABEL

Freigabeberechtigungen: Berechtigungen „Jeder“ Vollzugriff vergeben

Offlineeinstellungen: Dateien oder Programme der Freigabe nicht offline verfügbar machen Rechte im Register „Sicherheit“ für z.B. die Gruppe „abasDMS“ vergeben.

Um anfängliche Zugriffsprobleme auszuschließen, wird empfohlen, entsprechende Berechtigungen für die Gruppe „abasDMS“ zu setzen. Zu einem späteren Zeitpunkt können diese gemäß Rechteübersicht (Übersichtstabelle mit benötigten Rechten) eingeschränkt werden. Die durchgeführten Änderungen müssen auf die jeweils vorhandenen Unterverzeichnisse vererbt werden. Funktionen wie Dateiindizierung und Komprimierung sollten für das HABEL-Verzeichnis deaktiviert werden.

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Übersichtstabelle Reche auf Dateiebene In der folgenden Tabelle erhalten Sie eine Übersicht darüber, welche Anwendung welche Rechte benötigt. ARCHIVDRUCK

SCAN

RECHERCHE

AUTOJOB

POSTKORB

VERWALTUNG

L, S, X

L, S, X

L, S

L, S, X

L, S

L, S

..\32-bit

L

L

L

L

L

L, S

..\BACKUP

-

-

-

-

-

L, S

..\BELEGE

L, S, X

L, S, X

L

L, S, X

L

-

..\BELEGE\Complete

L

L

L

L, S, X

L

-

..\BELEGE\Incomplete

L

L

L

L, S, X

L

-

..\BELEGE\Packed

-

-

-

L, S, X

-

-

..\BELEGE\Transfererrors

-

-

-

L, S, X

-

-

..\BELSIC

-

-

L

L, S, X

L

-

..\COLDSCRIPT

-

-

-

L

-

-

L, S

L, S

L, S

L, S, X

-

L, S, X

..\FORMULAR

L

L

L

L (S, X)

L

L (S, X)

..\HANDBUCH

L

L

L

L

L

L

..\HOST

-

-

-

L, S, X

-

-

..\HOSTSIC

-

-

-

L, S, X

-

-

L, S, X

L, S, X

L, S, X

L, S, X

L, S, X

L, S, X

..\

..\EXPORT

..\INI ..\INSTALL

-

-

-

-

-

-

..\KOFAXINI

-

L, S, X

-

L, S, X

-

-

..\LOGFILES

-

-

-

L, S, X

-

-

..\OPTION

L

L

L

L

L

L, S, X -

..\PLAIN

-

-

L

L, S, X

-

..\PLEADINI

L, S, X

-

-

L, S, X

-

-

..\PROTOCOL

L, S, X

L, S, X

L, S, X

L, S, X

L, S, X

L, S, X L, S, X

..\RIGHTS

L

L

L

L

L

L, S, X

-

-

-

-

-

..\SCRIPT

L

L

L

L

L

L

..\SNAPINI

L, S, X

-

-

L, S, X

-

-

..\SPOOLS

-

-

-

L, S, X

-

-

..\SPOOLSIC

-

-

-

L, S, X

-

-

..\SQLSicherung

-

-

-

L, S

-

-

L, S, X

L, S, X

L, S, X

L, S, X

-

L, S, X -

..\SCHLAGINI

..\STATION ..\TDLINI

-

-

-

-

L, S, X

..\TLEADINI

-

L, S, X

-

L, S, X

-

-

..\UPDATE

L

L

L

L

L (S, X)

L

..\VIM

-

-

-

-

-

L, S

..\VOLLTEXT

-

-

L

L, S, X

-

L, S, X

..\XMLDEF

-

-

-

L

-

L, S, X

Erläuterung: L = Lesen; S = Schreiben / Ändern / Erzeugen; X = Löschen; - = keine Rechte Zugehörig zu ARCHIVDRUCK/SCAN sind die Übertragungsprogramme in die Datenbank (HPTDL15x). Sie benötigen die gleichen Rechte.

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3. Transfer DMS-Integration Systemdaten Alle für die Einrichtung der DMS-Integration relevanten Daten sind in der ZIP-Datei „abasDMS_v2.zip“ enthalten.

Extrahieren Sie diese ZIP-Datei in die angelegte Verzeichnisstruktur D:\HABEL\GEDOSOD. Achten Sie hierbei darauf, dass die Verzeichnisstruktur der ZIP-Datei erhalten bleibt. Die „abas-DMS_v2.zip“ können Sie zunächst in der aktuellen Version von folgender Internetadresse laden: http://www.habel.de/abas/setup.exe Diese wird ebenfalls auf dem ABAS Partnerportal sowie im HABEL Partnerportal als Download angeboten.

Prüfen Sie, ob nach dem Extrahieren der Daten nach D:\HABEL\GEDOSOD alle Dateien und Unterverzeichnisse ohne das Attribut „Schreibgeschützt“ angelegt wurden.

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4. Verzeichnisstruktur/Systemarchitektur Die DMS-Integration unterteilt sich in ein sogenanntes Datenverzeichnis (D:\HABEL\GEDOSOD) und einige weitere Unterverzeichnisse. Das Datenverzeichnis beinhaltet alle für die DMS-Integration relevanten Parameterdateien. Die Unterverzeichnisse, die in der DMS-Integration vorhanden sind, hängen mit den eingesetzten Modulen/Programme zusammen. Anbei eine kurze Übersicht möglicher Verzeichnisse und ihrer Bedeutung: ..\32-bit

Standard-Programme, DLL-Dateien

..\BACKUP

Hier werden bei Systemanpassungen und Wartungsarbeiten Sicherungen bestehender Konfigurationen angelegt.

..\BELEGE

Ablage der archivierten Belege. Alle hier abgelegten Belege wurden noch nicht auf das eingesetzte Medium (DVD, CD-ROM, Blu-ray und weitere) übertragen. Je Zielmedium wird ein entsprechendes V0000XXX Verzeichnis angelegt (XXX dient hier als Platzhalter für die Medien-Nr.). In diesem Verzeichnis werden die Belege während der Archivierung erzeugt. Im Rahmen des AUTOJOBs werden die Belege in sogenannte Beleg-Container gepackt. Innerhalb der Verzeichnisse Packed, Incomplete und Complete werden abhängig vom Status Container abgelegt. Kommt es beim Transfer der Container zu Übertragungsfehlern, werden die Daten im Verzeichnis TransferError abgelegt.

..\BELSIC

Über einen frei definierbaren Zeitraum können die Belege als Cache vorgehalten werden. Das BELSIC-Verzeichnis ist in 12 weitere Unterverzeichnisse unterteilt. Nach der Übertragung der Belege auf das Medium, werden diese in das entsprechende Unterverzeichnis (Monat) unterteilt.

..\COLDSCRIPT Skripte, die zum Zeitpunkt des Daten-Import aus abas-Business-Software Einfluss nehmen können. ..\FORMULAR

Ablage der von der DMS-Integration eingesetzten Schriftarten. Außerdem Ablage der für COLD-Belege (im Falle von ASCII/PCL-SPOOLs) relevanten Hintergrundformulare.

..\HANDBUCH

Handbücher der DMS-Integration

..\HOST

Hier werden die zu verarbeitenden Host-Daten (z.B. Kundenstamm) abgelegt.

..\HOSTSIC

Nach der Verarbeitung der Host-Daten werden diese über einen frei definierbaren Zeitraum gesichert.

..\INI

Verzeichnis zur Verwaltung von Konfigurationsdateien einzelner Anwendungen.

..\INSTALL

Zur Installation des Servers und der Arbeitsplätze benötigte Komponenten und Installationsroutinen.

..\KOFAXINI

Einstellungen für KOFAX (Belichtung, SCAN-Format,..). Voraussetzung ist der Einsatz eines Scanners mit KOFAX VRS.

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..\LOGFILES

Ablage der vom AUTOJOB generierten Protokolldateien.

..\OPTION

Ablage der für die Dateireorganisation erforderlichen Parameterdateien.

..\PLAIN

Ablage der Rohtextdateien für VOLLTEXT. Es stellt die Basis für das Befüllen der Volltextdatenbank dar.

..\PLEADINI

Standard-Einstellungen für ARCHIVDRUCK. (je Archivdrucker eine Parameterdatei)

..\PROTOCOL

Ist die Protokollierung für bestimmte Datenbanken aktiviert, entstehen hier entsprechende Protokolldateien.

..\RIGHTS

Ablage der einzelnen Benutzer-/Gruppenberechtigungen (nur bei BENUTZERMANAGER)

..\SCHLAGINI

Standard-Einstellungen für DATCOLD plus (je Arbeitsplatz eine Parameterdatei)

..\SCRIPT

Skripte, welche zum Zeitpunkt der Recherche den Zugriff auf abas Business Software steuern.

..\SNAPINI

Standard-Einstellungen für DATCOLD plus (je Arbeitsplatz eine Parameterdatei)

..\SPOOLS

Hier werden die zu verarbeitenden SPOOL-Daten (z.B. Ausgangsrechnungen) abgelegt.

..\SPOOLSIC

Nach der Verarbeitung der SPOOL-Daten werden diese über einen frei definierbaren Zeitraum gesichert.

..\SQLSicherung Im Unterverzeichnis Dasilog werden entsprechend Logfiles der MySQLDatensicherung erzeugt. ..\STATION

Mechanismus zur Sicherstellung, dass nicht mehrere Plätze mit gleicher RechnerNr. angemeldet sind.

..\TDLINI

Standardeinstellungen für den POSTKORB (Anordnung Spalten, Symbolleisten, etc.)

..\TLEADINI

Einstellungen für TWAIN (Belichtung, SCAN-Format,..). Voraussetzung ist der Einsatz eines TWAIN Scanners.

..\UPDATE

Ablage der für die automatische Installation des Viewers relevanten Dateien.

..\VIM

VI-Editor mit grafischer Oberfläche

..\VOLLTEXT

Ablage der für die Volltextsuche benötigten Datenbanken

..\XMLDEF

Datenbankdefinitionen im XML-Format. Wird in Verbindung mit VOLLTEXT benötigt.

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Die Datenbank Installation MySQL In der Anlage MySQL befindet sich eine Anleitung zur Einrichtung von MySQL sowie benötigte Zusatzkomponenten und Einstellungen. Anlegen der MySQL-Tabellen Die für die DMS-Integration benötigten MySQL-Tabellen sind bereits vorbereitet und befinden sich im Verzeichnis D:\HABEL\GEDOSOD\Install\Server\MySQL\SQL-Tables\.

Um die vorbereiteten Tabellen zu importieren müssen Sie den MySQL-Dienst anhalten.

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Kopieren Sie die Tabellen nach D:\HABEL_DB\data\abas@002ddms. Erstellen Sie den Ordner einfach im Explorer, falls Sie ihn nicht bereits in MySQL angelegt haben. Nach dem Kopieren der Tabellen müssen Sie den MySQL-Dienst wieder starten. Nach Neustart des MySQL-Dienstes muss über den MySQL Query Browser geprüft werden, ob die Tabellen anzeigbar sind und gelesen werden können. Bei abweichenden MySQL-Versionen kann es sein, dass ein Sicherheitsmechanismus von MySQL entsprechende „vermeintlich“ inkompatible Tabellen umbenennt. In diesem Beispiel #mysql50#hdhabdic-en. Benennen Sie diese Tabellen entsprechend um, in dem Sie den Wert inklusive der beiden # entfernen.

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1. Einrichtung Sicherung MySQL-Datenbank Moderne Sicherungssysteme bieten oftmals eine automatisierte Möglichkeit zur Sicherung von Datenbanksystemen – ggf. bietet der Hersteller des Sicherungssystems hierfür ein Zusatzmodul an. Grundsätzlich besteht die Problematik bei der Sicherung von Datenbanken darin, dass diese durch den Dienst oftmals im Zugriff sind und daher nicht gesichert werden können. Alternativ kann die DMS-Integration im Rahmen des täglichen AUTOJOBs eine Kopie der Tabellen auf Dateiebene erstellen. Legen Sie hierzu ein Verzeichnis D:\HABEL_DB_SIC\SQLSicherung\ an und passen Sie die BATCHDatei D:\HABEL\GEDOSOD\HCSQLSIC.BAT entsprechend der gewählten Pfade und Variablen an. Beachten Sie bitte auf den im Beispiel aufgeführten Dienstnamen (hier „MySQL“). Wurde hier während der Installation ein anderer Name gewählt, ist dieser entsprechend anzupassen.

In Abhängigkeit der länderspezifischen Einstellungen kann es zu dem im Beispiel aufgeführtem Datums-/Zeitformat zu Abweichungen kommen. In der vorbereiteten HCSQLSIC.BAT wird von einem Format DD.MM.YYYY:HH:NN:SS ausgegangen.

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Die DMS-Integration 1. Lizenzierung der DMS-Integration Bei Erststart der Anwendung HPHAB859 oder einer anderen Anwendung der DMS-Integration werden Sie zur Lizenzierung aufgefordert.

Der Code wird automatisch auf Basis diverser Hardwareinformationen generiert. Werden später Komponenten am Server ausgewechselt kann dies dazu führen, dass erneut ein Freischaltcode angefordert werden muss. Bei virtualisierten Servern (VMware ESX, etc.) kann eine Veränderung der Kapazität bereits eine solche Routine auslösen. Senden Sie den generierten Code an [email protected] bzw. bei ausländischen Installationen an [email protected]. Sie können die Bearbeitung der Anfrage beschleunigen, indem Sie den Code als Klartext übermitteln und nicht als Bild. Nach Erhalt des Freischaltcode von HABEL fügen Sie diesen in das entsprechend dafür vorgesehene Feld ein und bestätigen den Dialog mit Ok. Da Sie als Benutzer in der DMS-Integration noch nicht bekannt sind, folgt eine Fehlermeldung, die Sie bitte bestätigen.

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Neben dem Freischaltcode erhalten Sie eine Datei, hdabaser.txt, in welcher alle Informationen Ihrer Installation verschlüsselt sind. Kopieren Sie diese Datei in das Datenverzeichnis (D:\HABEL\GEDOSOD) und starten Sie die Anwendung HPASA801.

Im nachfolgenden Fenster haben Sie nun die Möglichkeit, sich mit einem bekannten, bereits vorhandenen Benutzer anzumelden.

Der Standard-Benutzer für die DMS-Integration hat den Benutzernamen „habel“ und das Passwort „sy4habel“. Sie können diesen Benutzer auch zu administrativen Zwecken an Arbeitsplätzen verwenden. Mit dem Zusatzparameter /fl (fl = force login) kann jede Anwendung der DMS-Integration so gestartet werden, dass eine manuelle Anmeldung möglich ist. Sie können das Passwort innerhalb der Benutzerverwaltung ändern.

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2. Installation Arbeitsplatz Für die Installation eines Arbeitsplatzes benötigen Sie lokale Administrationsrechte. Bitte beenden Sie vor der Installation alle geöffneten Programme

Die Installation erfolgt über das Programm „Arbeitsplatzinstallation“ (HPHAB859.EXE) Das Programm finden Sie im Verzeichnis „32-bit“ unterhalb Ihrer DMS-Integration. Falls für den Zugriff auf die DMS-Integration ein Laufwerksbuchstabe eingerichtet wurde, sollten Sie das Installationsprogramm HPHAB859.EXE über diesen starten. Alternativ dazu eignet sich auch die Verwendung eines UNC-Pfades. z.B. \\habel-server\habel\gedosod\32-bit\hphab859.exe

Die Arbeitsplatzinstallation ist in drei Programmteile unterteilt, die global auf dem Arbeitsplatz installiert werden müssen:   

Profilaktualisierung Archivdruckertreiber Outlookschnittstelle

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2.1.

Installation Arbeitsplatz

Bei der Installation der Profilaktualisierung wird das Programm „HABEL Profile Setup“ (HPHAB854.EXE) im systemweiten Autostartmenü des Arbeitsplatzes hinzugefügt.

Das „HABEL-Profile Setup“ überprüft, welche Programmverknüpfungen für den angemeldeten Benutzer zur Verfügung stehen sollen. Die Verwaltung hierfür erfolgt über das Programm „Benutzer-/Gruppenverwaltung“.

Sollte es sich um einen neuen Benutzer handeln, muss dieser zuerst über das Programm „Benutzer-/Gruppenverwaltung“ angelegt werden. Details entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch.

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Zuweisung der Verknüpfungen je angemeldetem Benutzer Nachdem der Benutzer über das Programm „Benutzer-/Gruppenverwaltung“ angelegt wurde, wird im Register „Client Installation“ automatisch ein neuer Eintrag für diesen Benutzer hinterlegt. Der „Benutzername“ setzt sich aus dem Domänen- und Windows-Anmeldenamen zusammen. In der DMS-Integration wird der Windows-Anmeldename auch als „UserSystemName“ bezeichnet.

Falls der entsprechende Eintrag nicht in der Liste vorhanden ist, führen Sie das „HABELProfile Setup“ (HPHAB854.EXE) manuell auf dem Arbeitsplatz aus. Das Programm erzeugt automatisch einen neuen Eintrag für den entsprechenden Benutzer. Das Programm finden Sie unter Start  Programme  Autostart.

Markieren Sie den entsprechenden Eintrag und gehen Sie über den Button „Ändern“ in den Änderungsmodus. Hier haben Sie nun die Möglichkeit die Verknüpfungen zu verwalten, welche der Benutzer besitzen soll. Diese werden beim nächsten Start des „HABEL-Profile Setup“ automatisch auf dem Desktop des Benutzers hinzugefügt bzw. entfernt.

Vergabe der PC-Nummern Hier können Sie die „PC-Nummer“ und die „PC-Nummer für Archivdrucker“ eintragen. Beide müssen unterschiedlich sein! Diese Nummern werden für die Namensvergabe der Archivdateien verwendet. Falls keine PC-Nummer vergeben wurde, wird dem Benutzer beim ersten Start eines Erfassungsprogrammes automatisch eine freie PC-Nummer zugewiesen. Die „PC-Nummer für Archivdrucker“ wird benötigt, sobald zwei Erfassungsprogramme gleichzeitig geöffnet werden müssen. z.B. das Scan-Programm und der Archivdrucker. Bestätigen Sie die Änderungen mit dem Button „Speichern“.

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Vorgabewerte Über den Button „Vorgabewerte setzen“ haben Sie die Möglichkeit, dass neue Arbeitsplätze automatisch ein „Standard“ Paket an Verknüpfungen zugewiesen bekommen. Aktivieren Sie die gewünschten Verknüpfungen und speichern diese mit den Button „Vorgabewerte speichern“. Alternativ hierzu können die Vorgabewerte auch manuell über die Konfigurationsdatei „COMMON.INI“ verwaltet werden. Diese befindet sich im Verzeichnis „INI“ unterhalb Ihrer DMS-Integration. Statusabfrage Für jeden Benutzer ist der Status der Installation ersichtlich. Folgende Werte sind möglich: „I“ wird installiert, „1“ ist installiert, „0“ nicht installiert, „U“ wird deinstalliert.

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Einrichtung der Verknüpfungen Beim Start des „HABEL-Profile Setup“ wird überprüft, ob es schon einen Eintrag in der „Client Installation“ für den angemeldeten Benutzer gibt. Falls der Eintrag nicht vorhanden ist, wird er automatisch angelegt und in jedem Fall die Profil-ID (Globally Unique Identifier) eingetragen. Aufgrund der Profil-ID identifiziert die DMS-Integration den angemeldeten Benutzer.

In der Systemsteuerung  Software wird eine Deinstallationsroutine „HABEL-Client“ erzeugt, falls diese noch nicht vorhanden ist. Das „HABEL-Profile Setup“ überprüft weiterhin welche Verknüpfungen für den angemeldeten Benutzer zur Verfügung stehen sollen. Die entsprechenden Verknüpfungen wie z.B. die Recherche, Postkorb, etc. werden automatisch auf dem Desktop und im Startmenü für den angemeldeten Benutzer eingerichtet oder falls erforderlich auch entfernt.

Ebenfalls werden Funktionen wie die Erweiterung des Kontextmenüs um „Archivieren (HABEL)“, die Office-Integration und die TOBIT-Anbindung installiert oder, falls erforderlich, auch entfernt.

Je nach eingesetzter Microsoft Office Version werden die Funktionsbuttons in den Office-Programmen zur Verfügung gestellt. Die Office-Integration ist ab Microsoft Office 2000 einsetzbar.

Ein Standard Windows-Benutzer hat keine Berechtigung das Programm „HABEL-Profile Setup“ aus dem systemweiten Autostartmenü zu entfernen.

Über das Programm HPHAB857 können die gewünschten Verknüpfungen auch manuell eingerichtet werden. Eine Hilfe zu den Aufrufparametern erhalten Sie durch den Start des Programmes HPHAB857.EXE in einer DOS-Eingabeaufforderung.

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2.2.

Installation Archivdruckertreiber

Die Installation des Archivdruckertreibers fügt einen lokaler Drucker „HABEL-Archivdrucker“ auf dem Arbeitsplatz hinzu. Dieser Drucker bietet die Möglichkeit aus unterschiedlichsten Anwendungen Dokumente in die DMS-Integration zu archivieren.

Über die Druckereinstellungen kann jeder Benutzer die Layout-, Papier- und Qualitätseinstellungen selbst ändern. Im Standard ist die Qualität auf Schwarzweiß eingestellt.

2.3.

Installation Outlookschnittstelle

Die Installationsroutine fügt ein „Add-In“ in Microsoft Outlook hinzu, welches ab Microsoft Outlook 2000 bis 2007 unterstützt wird. Die Installation der Outlookschnittstelle integriert drei Funktionsbuttons zur benutzerbasierenden Emailarchivierung in Outlook. (Beispiel MS Outlook 2007)

Unterstützt wird Outlook 2000 bis Outlook 2010 (32-bit) ab dem Betriebssystem Windows 2000.

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3. Deinstallation der Arbeitsplatzinstallation Für die Deinstallation eines Arbeitsplatzes benötigen Sie lokale Administrationsrechte. Bitte beenden Sie vor der Deinstallation alle geöffneten Programme.

Deinstallation der Verknüpfungen Starten Sie das Programm „Benutzer-/Gruppenverwaltung“ und markieren Sie den zu löschenden Benutzereintrag im Register „Client Installation“. Sie haben folgende Möglichkeiten den Eintrag zu löschen: Rechtsklick  Löschen Menü Bearbeiten  Löschen Button „Löschen“ oder über die Tasten „ENTF“ Wechseln Sie anschließend in die Systemsteuerung  Software. Dort wählen Sie den Eintrag „HABEL Client (Angemeldeter Benutzer)“ und deinstallieren diesen. Deinstallation des „HABEL-Profile Setup“ Zur Deinstallation des „HABEL-Profile Setup“ löschen Sie den entsprechenden Eintrag im systemweiten Autostartmenü. z.B. C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Startmenü\Programme\Autostart\HPHAB854.EXE Zusätzlich sollten folgende Einträge in der Registry überprüft werden: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Run HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Run Archivdrucker Es ist ausreichend, den Drucker „HABEL-Archivdrucker„ als Benutzer mit lokalen Administrationsrechten zu löschen. Outlookschnittstelle Wechseln Sie in die Systemsteuerung  Software. Dort wählen Sie den Eintrag „HABEL Outlook Add-In“ und deinstallieren diesen. Office-Integration Wechseln Sie in die Systemsteuerung  Software. Dort wählen Sie den Eintrag „HABEL Office Add-In“ und deinstallieren diesen.

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4. Besonderheiten Verwendung einer lokalen HABEL1.ini Je nach Anforderungen an den Arbeitsplatz muss eine lokale HABEL1.ini verwendet werden. Dies ist z.B. unter folgenden Bedingungen der Fall: -

Scan-Arbeitsplätze DMS-Integration mit einer Testumgebung o z.B. auf dem Arbeitsplatz des Systembetreuers Bei der Verwendung von Notebook Export Auf dem DMS-Server für z.B. den Autojob

Verwendung von Volltext Je nach eingesetztem Betriebssystem und ServicePacks ist es eventuell erforderlich das Update „Microsoft MSXML 4.0 SP2 Parser und SDK Setup Wizard“ (MSXML.MSI) zu installieren. Bei Fragen sprechen Sie hierzu Ihren Systembetreuer an. Terminal- bzw. Citrix-Server Für die Installation auf einem Terminal- bzw. Citrix-Server ist zu beachten, dass die Schriftart „Monotype.ttf“ auf jedem Terminal- bzw. Citrix-Server installiert werden muss, auf dem die DMSIntegration genutzt wird. Die Schriftart finden Sie im Verzeichnis „Formular“ unterhalb Ihrer DMSIntegration. Windows Sicherheit Beim Starten der Programme innerhalb der DMS-Integration erscheint in Abhängigkeit des eingesetzten Betriebssystem und ServicePacks die Meldung „Herausgeber konnte nicht verifiziert werden“. Diese Meldung wird durch die Sicherheitseinstellungen des Internet Explorers hervorgerufen. Fügen Sie an dem Arbeitsplatz in der „Systemsteuerung - Internetoptionen - Sicherheit Vertrauenswürdige Sites“ die IP-Adresse oder den UNC-Pfad des Servers ein von dem die Programme innerhalb der DMS-Integration gestartet werden. TOBIT-Anbindung Ab dem Betriebssysteme Windows Vista wird das Packet “DHTML Editing Control for Applications Redistributable Package” nicht mehr von Microsoft ausgeliefert. Dieses Packet ist nachträglich zu installieren. Unter folgendem Link kann das Packet geladen werden: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=B769A4B8-48ED-41A1-80955A086D1937CB&displaylang=en

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Die HABEL1.INI Alle für die Steuerung von Pfaden und Einstellungen relevanten Daten werden auf dem HABELServer verwaltet. Einige der Einstellungen sind arbeitsplatz-/anwenderspezifisch. Einstellungen, welcher der Anwender innerhalb der Anwendung ändert (Farben, Darstellung, Anordnung Spalten, etc.) werden in der Regeln in den jeweils zugeordneten INI-Verzeichnissen (INI, KOFAXINI, TDLINI, etc.) verwaltet. Arbeitsplatzspezifische Einstellungen werden weitestgehend in der Tabelle HDHABPCN und der Datei D:\HABEL\GEDOSOD\HABEL1.INI verwaltet. Dies sind unter anderem Informationen über eingerichtete Verknüpfungen und Zusatzkomponenten (Archivdruck, OfficeIntegration, etc.). Innerhalb der HABEL1.INI werden überwiegend Pfad-Einstellungen verwaltet. Da Laufwerkszuordnungen und Freigaben in der Regeln unternehmensweit einheitlich sind, kann die Verwaltung dieser Einstellung in Bezug auf die DMS-Integration auch zentral erfolgen. In Sonderfällen ist es möglich, für einen Arbeitsplatz abweichende Einstellungen zu definieren. In diesem Fall wird die HABEL1.INI lokal im Windows-Verzeichnis des jeweiligen Arbeitsplatzes abgelegt. Hierbei ist darauf zu achten, dass eine lokal angelegte HABEL1.INI ein Minimum an Angaben benötigt. Eine Muster HABEL1.INI befindet sich im Verzeichnis D:\HABEL\GEDOSOD\INSTALL\CLIENT. Eintrag in HABEL1.INI [Allgemein] Rechnernummer=001

Bei der Konfiguration zu beachten Die Rechnernummer muss an jedem Arbeitsplatz eindeutig sein. Es eignet sich z.B. die letzten 3 Zahlen der IP-Adresse (falls vorhanden). Die hier vergebene Nummer darf sich nicht mit Nummern der Tabelle HDHABPCN überschneiden.

Rechnername= Cursor=1 Druck=Auto

Firma=Firmenname RAPIDPrint=Nein ScaleToGray=Ja Autologoff=0 WormLW=Nein Font=K Auswahl=Nein PrtPcNr=201

Der Rechnername hat keine Auswirkung und kann frei vergeben werden. Auto= Der Ausdruck auf den in der Recherche eingestellten StandardDrucker. JAuto= Vor dem Ausdruck erfolgt die Abfrage mittels Druckerdialog. Wird der Wert auf „Ja“ gesetzt, kann es bei den aktuellen Grafikkarten zu einer besseren Anzeigequalität der Belege führen. Die PrtPcNr-Nummer wird nur an Plätzen benötig, an denen der HABELARCHIVDRUCK in Verbindung mit einem SCAN-Arbeitsplatz zum Einsatz kommt. Auch hier sollte eine eindeutige Nummer vergeben werden. Der Nummernkreis sollte sich zudem von dem der Rechnernummer unterscheiden. Die hier vergebene Nummer darf sich nicht mit Nummern der Tabelle HDHABPCN überschneiden.

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LuceneServer=

FineReaderLib

ARCHIVDRUCK plus

[Remote] RemoteSvr=192.168.0.144 [Firmenname] Programme=c:\gedosod\32-bit

Belege=c:\gedosod\belege

Daten=c:\gedosod

Cache=c:\gedosod\cache Formulare=c:\gedosod\Formular

BelSic=c:\gedosod\belsic

Bei Einsatz von VOLLTEXT muss hier der Pfad des Servers eingetragen werden auf dem der Apache Tomcat Server läuft: z.B. http://192.168.0.151:8080/searchserver Läuft auf dem Arbeitsplatz eine OCR-Erkennung (z.B. bei VOLLTEXT oder OCR), muss der Pfad zur OCR-Engine hinterlegt werden, z.B FineReaderLib=C:\Programme\ABBYY FineReader Engine 8.1\Bin\FrEngine.dll Bei Einsatz des ARCHIVDRUCK plus (z.B. beim Einsatz von Terminalservern) muss der entsprechende Pfad zur Anwendung HABELARCHIVDRUCK hinterlegt werden. Beispiel \\server01\gedosod\32bit\hpprt100.exe

Bei Einsatz des DBC-Server wird hier die IP-Adresse des Servers hinterlegt. Hier wird der Pfad angegeben, in dem die Programme der DMS-Integration liegen. In der Regel lautet der Pfad ..\gedosod\32-bit Hinweis: Es können auch UNC-Namen vergeben werden, z.B. \\server01\gedosod\32-bit Hier wird der Pfad angegeben, in dem die Dokumente/Belege liegen. In der Regel lautet der Pfad ..\gedosod\belege Hinweis: Es können auch UNC-Namen vergeben werden, z.B. \\server01\gedosod\belege Hier wird der Pfad angegeben, in dem Konfigurationsdateien und Datenbanken liegen. In der Regel lautet der Pfad ..\gedosod Hinweis: Es können auch UNC-Namen vergeben werden, z.B. \\server01\gedosod\ Modul BELEGCACHE Hier wird der Pfad angegeben, in dem die Formulare/Schriftarten von HABEL liegen. In der Regel lautet der Pfad ..\gedosod\formular Hinweis: Es können auch UNC-Namen vergeben werden, z.B. \\server01\gedosod\formular Hier wird der Pfad angegeben, in dem die bereits gesicherten (auf BluRay,..) Belege der DMS-Integration liegen. In der Regel lautet der Pfad ..\gedosod\belsic Hinweis. Es können auch UNC-Namen vergeben werden, z.B. \\server01\gedosod\belsic

Hinweis: Die Angabe des Laufwerks c:\ ist hier beispielhaft und wird in Ihrem System mit dem Laufwerkbuchstabe ersetzt, auf dem das gedosod-Verzeichnis liegt.

Sollten Sie an einem Arbeitsplatz oder dem Server Probleme beim Start von Anwendungen haben kann eine lokal angelegte HABEL1.INI evtl. zur Eingrenzung des Problems beitragen.

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5. Einrichtung Thunderbird-Schnittstelle Zur Installation des Thunderbird Add-ons gehen Sie bitte wie folgt vor:

Im Menü Extras ist über Add-ons die Auswahl des Thunderbird-Add-ons zu aktivieren.

Wählen Sie aus dem Verzeichnis D:\HABEL\GEDOSOD\32-BIT die Datei habel_thunderbird_extension.xpi aus und installieren Sie diese. Nach einem Neustart von Thunderbird können Sie E-Mails per Rechtsklick auf die E-Mail über den Menüpunkt „Archivieren in HABEL“ archivieren. Alternativ können Sie den Button in der Werkzeugleiste verwenden.

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6. Starten der Benutzerverwaltung Ist der am Server angemeldete Benutzer in der DMS-Integration angelegt, entfällt die manuelle Anmeldung bei Start der Anwendungen. Dies ist wichtig, damit nach einem evtl. Neustart des Servers automatisch der AUTOJOB starten kann. Zum Anlegen des Benutzers starten Sie die Anwendung D:\HABEL\GEDOSOD\32BIT\HPHAB888.EXE und wählen links „Benutzer-/Gruppenverwaltung“ aus.

Nähere Informationen zu den einzelnen Feldern entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch IV. Administration. Über den Button „Speichern“ wird das können abschließend die Gruppen des angelegten Benutzers vergeben werden. In der Regel wird dieses Passwort nicht abgefragt, da bei Übereinstimmung des angemeldeten Benutzers (Benutzername) mit dem angelegten Benutzer in der DMSIntegration keine Passwortabfrage erfolgt. Die Kombination aus Benutzername und Passwort wird in der Regel nur benötigt wenn die Anmeldung mit dem Parameter /fl (force login) erzwungen wird oder Sie sich mit diesem Benutzer an einem Arbeitsplatz anmelden wollen, an dem die Login-Automatik nicht greift.

Wird der Benutzer keiner Benutzergruppe zugeordnet, hat dieser bei nicht aktivem „Zugriffsschutz“ bis zur Vergabe der Rechte Vollrecht innerhalb der DMS-Integration.

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7. Einrichtung Kunden-ID Zur Eindeutigen Erkennung der Kundensysteme ist das Setzen eines Identifikationsmerkmals notwendig. Innerhalb der Parameterdatei D:\HABEL\GEDOSOD\HDHABPAR.TXT ist hierfür bereits ein Mustereintrag vorhanden.

Editieren Sie nicht direkt innerhalb dieser Parameterdatei. Dies würde zu einer Inkonsistenz des Index dieser Parameterdatei mit der eigentlichen Parameterdatei führen.

Zur Anpassung des Mustereintrags öffnen Sie bitte die Daten D:\HABEL\GEDOSOD\HDHABPAR.SEQ. Hierzu können Sie den innerhalb der DMS-Integration abgelegten VI-Editor verwenden. Wichtig ist die Verwendung eines Editors, bei dem die Satzlänge sichtbar und steuerbar ist.

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Ab Spalte 21 (21. Stelle) befindet sich der Muster Mandant. Den Modus des Editors können Sie beispielsweise durch Drücken der Einfügen (Insert) Taste auf „Replace“ ändern. In diesem Modus kann der bestehende Wert Muster Mandant überschrieben und durch den Namen Ihres Kunden (Name des Unternehmens) ersetzt werden.

Im hier aufgeführten Beispiel heißt die Firma Kundenname GmbH . Zur Überprüfung der Satzlänge (min/max Satzlänge beträgt 255 Zeichen) setzen Sie den Cursor an das Ende des Datensatzes. Wechseln Sie hierzu in den Anzeigemodus in dem Sie die ESC Taste drücken. Mit der Taste ENDE gelangen Sie an das Satzende des angezeigten Datensatzes.

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Im unteren Bereich des VI-Editors wird die Satzlänge angezeigt. Nach dem Speichern und Schließen der Datei muss mittels einer Zusatzanwendung der Datensatz in das System eingespielt werden.

Mit der Anwendung HPPARIN.EXE erfolgt der Import des vorbereiteten Datensatzes in die DMSIntegration. Die Anwendung prüft hierbei ob die Satzlänge den Vorgaben entspricht. Bei abweichender Satzlänge erhalten Sie nachfolgende Warnung.

In diesem Fall hat der Import des Datensatzes nicht stattgefunden. Bestätigen Sie die Warnmeldung, beenden Sie die Anwendung HPPARIN.EXE und korrigieren Sie den Datensatz. Im Anschluss daran wiederholen Sie dieses Vorgehen.

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Nach erfolgreichem Import des Datensatzes in die DMS-Integration erhalten Sie oben gezeigte Aktualisierungsmeldung.

Glückwunsch! Sie haben das erste Etappenziel erreicht!

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8. Erststart der Recherche Sie können nun die RECHERCHE starten in dem Sie die Anwendung HPHAB200.EXE ausführen.

Nach erfolgreichem Start der Anwendung erhalten Sie oben dargestellte Ansicht.

Um die Recherche ausführen zu können, muss abas-ERP gestartet sein. Andernfalls erscheint die nebenstehende Fehlermeldung.

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Zur Gewährleistung einer fehlerfreien Datenbankfunktionalität führen Sie eine Suche (Finden) ohne vorherige Eingabe von Suchkriterien durch. Über „Weitere“ im Ribbon „Belegvorschau“ können Sie die Belegvorschau aktivieren.

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Bringen Sie auf dem angezeigten Dokument einen Notizzettel an und ändern Sie das Infofeld ab. Der Test stellt sicher, dass alle datenbankrelevanten Funktionen angesprochen werden. Nachdem Speichern der angebrachten und geänderten Informationen können Sie weitere Tests in der Recherche durchführen.

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9. HABEL Updateservice Bei Kunden, welche einen Softwareupdatevertrag (SUV) für die DMS-Integration abgeschlossen haben, ist es möglich, die HABEL Anwendungen in bestimmten Intervallen zu aktualisieren. Hierzu empfehlen wir, einen neuen Auftrag innerhalb des Nachtjobs aufzunehmen. Dieser Auftrag sollte im Intervall (z.B. jeden Mittwoch um 4:30 Uhr) starten. Wenn die Protokollfunktion aktiviert ist, kann eingestellt werden, dass ein Administrator automatisch über mögliche Updates informiert wird.

Um die HABEL Anwendungen zu aktualisieren, starten Sie den HABEL Updateservice (HPHAB858.EXE) bitte separat. Dies empfehlen wir im Anschluss der Installation auszuführen.

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COLD-Archivierung/Abmischen Elementarer Bestandteil der DMS-Integrationslösung ist die automatisierte Archivierung von COLDBelegen (COLD = Computer Output on LaserDisk). Dies ist der branchenübliche Begriff für das automatisierte Archivieren von Dokumenten aus, beispielsweise, ERP-Systemen. Im Falle der DMS-Integration sind dies unter anderem die Belegarten VK Angebot, VK Auftragsbestätigung, (und weitere), EK Anfrage, EK Bestellung (und weitere).

Um den Prozess der Belegarchivierung (hier Scannen) zu beschleunigen, wird mit sogenannten Barcode-Etiketten gearbeitet. Der Barcode dient hierbei als unternehmensweit eindeutiges Verknüpfungskriterium zwischen Eingangsdokument (hier Papier) und einem korrespondierenden ERP-Dokument.

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Im nachfolgenden Schaubild erhalten Sie einen technischen Überblick über diesen Prozess und den damit verbundenen Anwendungen.

Konfiguration der DMS-Integration in abas-ERP Zur Einrichtung der Schnittstellenfunktionalitäten (COLD-Archivierung, Übergabe Stammdaten, etc.) verfahren Sie gemäß der von der ABAS Software AG zur Verfügung gestellten Unterlagen.

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Anbindung der DMS-Integration seitens HABEL 1. Anpassung Batch für Abholen SPOOL-/HOSTDATEN Auf dem abas-Server ist eine Verzeichnisstruktur analog der nachfolgenden angelegt: u/abas/s3/abasdms/gedosod u/abas/s3/abasdms/gedoste Erzeugte Spools aus dem Echtmandanten werden im „gedosod“-Verzeichnis erstellt, Daten aus Demomandanten im „gedoste“-Verzeichnis. Die in abas-Business-Software erzeugten Daten werden mittels BATCH-Datei in die Importverzeichnisse der DMS-Integration verschoben. Die Verzeichnisse lauten für … Stammdaten Belege aus dem Bereich Einkauf Belege aus dem Bereich Verkauf Belege aus dem Bereich FiBu ABAS Drag&Drop Belege

D:\HABEL\GEDOSOD\HOST\ D:\HABEL\GEDOSOD\SPOOLS\ABAS\EINKAUF D:\HABEL\GEDOSOD\SPOOLS\ABAS\VERKAUF D:\HABEL\GEDOSOD\SPOOLS\ABAS\FIBU D:\HABEL\GEDOSOD\SPOOLS\ABAS\DRAGDROP

Öffnen Sie die Datei D:\HABEL\GEDOSOD\HCMOVABA.BAT.

Passen Sie die oben angegebenen Zeilen der move-Befehle gemäß der Systemumgebung Ihres Kunden an. Hier ist es ebenfalls möglich durch Dateimusterangaben (z.B. 001_*.*) zu definieren, welche Daten der jeweiligen ABAS Mandanten abgeholt werden.

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Falls es zu Fehlern beim Verschieben der Daten kommt, wird dies nun im Autojob Protokoll als „Fehler“ vermerkt, so dass bei aktivierter Protokollausgabe (siehe Bild) die Möglichkeit besteht, einen Administrator automatisiert per E-Mail zu benachrichtigen.

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2. Anpassung Pfade für Abrufdatei in HPHAB805 Innerhalb des AUTOJOBs werden die aus abas-Business-Software erzeugten Daten automatisch importiert. Unter anderem sind Aufträge eingerichtet, welche unmittelbar nach Änderung in abasBusiness-Software einen Datenaustausch durchführen. Dies kommt vor allem beim Austausch von Stammdaten zum Zug. Auslöser für den Start dieser Aufträge sind sogenannte Trigger-Dateien (hier Abrufdatei genannt).

Markieren Sie den zu ändernden Auftrag und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die selektierte Zeile. Über Auftrag ändern kommen Sie in den Änderungsmodus.

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Passen Sie die Pfade gemäß der Systemumgebung Ihres Kunden an und speichern diese. 3. Anpassung Pfad RUNGUI.EXE

Innerhalb der Trefferliste der DMS-Integration sind Zugriffsmöglichkeiten auf abas-Business-Software eingerichtet. Die Zugriffsart wird auf Basis des angeklickten Wertes automatisch gesteuert. Kurzüberblick

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

Wird auf eine Belegnummer innerhalb der Trefferliste mit der rechten Maustaste geklickt und Vorgang in abas zeigen ausgewählt, wird in der abas-BusinessSoftware automatisch der zu der markierten Nummer gehörende Vorgang geöffnet (Beispiel: Klicken Sie bei einer archivierten VK Auftragsbestätigung auf die VK Angebotsnummer und lösen den Zugriff auf abas aus, wird das Angebot geöffnet).



Wird der Zugriff von einem zum Kunden-/Lieferantenstamm gehörenden Feld ausgelöst, wird in der abas-Business-Software der Kunden- oder Lieferantenstamm geöffnet und der selektierte Kunde oder Lieferant angezeigt



Wird der Zugriff von einem zum Artikelstamm gehörenden Feld ausgelöst, wird in der abas-Business-Software der Artikelstamm geöffnet und der selektierte Artikel angezeigt



Bei Klick auf einem beliebigen anderen Feld wird immer der direkt korrespondierende abas-Vorgang angezeigt

Den Pfad zur RUNGUI.EXE von abas-Business-Software hinterlegen Sie in der Script-Datei D:\HABEL\GEDOSOD\SCRIPT\HPHAB200.PAS.2.

Passen Sie den Pfad gemäß der Systemumgebung Ihres Kunden an und speichern Sie diese. 4. Anlegen Mandanten Innerhalb der DMS-Integration werden Mandanten innerhalb eines Systems abgebildet, d.h. für mehrere abas-Business-Software Mandanten und damit verbunden mehrere abas-Business-Software -Systeme gibt es nur eine DMS-Integration. Zur Unterscheidung der Mandanten werden in der DMS-Integration eindeutige Schlüssel definiert. Der in der DMS-Integration definierte Schlüssel muss innerhalb abas-Business-Software in dem dafür vorgesehen Konfigurationsfeld eingetragen werden. Nur so ist eine automatische Übernahme der Daten ohne Zusatzeinstellungen (Mappingtabelle) möglich.

Zum Anlegen neuer Mandanten öffnen Sie die Anwendung D:\HABEL\GEDOSOD\32BIT\HPHAB888.EXE. Wählen Sie links „Firmen/Filialen“ aus. Achten Sie beim Anlegen neuer Mandanten darauf, einen dreistelligen, nummerischen Schlüssel zu vergeben.

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5. Einstellung DDE-Servername

Stammdaten ↓ Firmenstamm ↓ Konfiguration ↓ Anwendungen ↓ Konfiguration zeigen ↓ Administration

Der DDE-Servername steuert unter anderem die Zugriffe aus der DMS-Integration auf abas-BusinessSoftware. Passen Sie diese Einstellungen gemäß der von ABAS Software AG gemachten Vorgaben an.

Innerhalb der Datei D:\HABEL\GEDOSOD\SCRIPT\HPHAB200.PAS.2 ist der DDE-Servername und der Mandantenname (entspricht der abas Variable G|Mandant) entsprechend der Einstellung in abasBusiness-Software zu setzen. Je nach Anzahl integrierter Mandanten, muss dieses Script an dieser Stelle durch weitere else-ifSchleifen erweitert werden.

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6. Test Datenimport

Zum Test der Schnittstelle starten Sie den AUTOJOB. Wird innerhalb abas-Business-Software eine Archivierung eines Vorgangs ausgelöst, erfolgt eine automatische Übernahme (siehe Darstellung). Zum Test der Archivierung legen Sie einen Auftrag in abas-Business-Software an und drucken Sie diesen.

In Abhängigkeit der in abas-Business-Software eingerichtete Drucker kann eine Steuerung der Archivierung erfolgen. Dies bedeutet, dass bei Auswahl bestimmter Drucker beispielsweise das Häkchen „Dokument archivieren“ bereits gesetzt ist und somit nicht vergessen werden kann. Vergewissern Sie sich, dass bei dem von Ihnen häufig genutzten Druckern das Kennzeichen „Dokument archivieren“ gesetzt ist.

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7. Dokumentenrecherche Nach Druck des Dokuments aus abas-Business-Software startet die automatische Übernahme durch den AUTOJOB. Im Anschluss an die Archivierung können Sie innerhalb der Recherche prüfen, ob die Dokumente mit den von Ihnen eingegebenen Daten (Kopf-/Positionsdaten) archiviert wurden. Zusätzlich sollte der Dokumentenzugriff aus abas-Business-Software heraus getestet werden. Testen Sie hierzu wie abgebildet den Zugriff aus dem Vorgang heraus.

Zusätzlich steht innerhalb der abas-Business-Software das Info-System „Dokumentensuche“ zur Verfügung. Weitere Details hierzu erhalten Sie aus den Unterlagen der ABAS Software AG oder Ihrem direkten Ansprechpartner.

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Überblick der Installationsschritte – Teil II Einrichtung des HABEL-Converters Die DMS-Integration unterstützt die automatisierte Umwandlung von Microsoft Office, OpenOffice und PDF-Dateien nach TIFF, so dass in HABEL zu den im Original-Format archivierten Vorgängen eine Belegvorschau möglich ist. Das Setup des HABEL-Converters ist ebenfalls unter ..\GEDOSOD\install\Server\Office-Integration zu finden.

Nach erfolgreicher Installation finden Sie einen neuen Drucker „HABEL-Converter“ unter den installierten Druckern. Um Dokumente wie MS Office Dateien in das TIFF-Format zu konvertieren, muss auf dem HABEL Server die jeweils originäre Anwendung installiert sein. Also MS Office Paket für Office Dateien (XLS, DOC, PPT), Adobe Reader für PDF Dateien oder Open Office für die dementsprechenden Dateien.

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Einrichtung Volltext-Recherche Die Volltext-Recherche besteht aus zwei Themenbereichen: 

Suche Die für die Volltext-Recherche relevanten Daten werden in einer speziellen Volltextdatenbank verwaltet. Die Einrichtung dieser Datenbank und die für den Zugriff benötigten Zusatzkomponenten werden an dieser Stelle beschrieben.



Erkennung Damit neue archivierte Vorgänge zur Volltext-Recherche zur Verfügung stehen, müssen diese mittels OCR- (Optical Character Recognition) Erkennung erkannt werden. Hierbei werden neben den erkannten Wörtern auch die Koordinaten der Wörter gespeichert. Damit ist ein Einfärben der Treffer innerhalb der Beleganzeige möglich. Die OCR-Erkennung kann bei allen grafischen Dateiformaten und PDF-Dateien durchgeführt werden.

1. Suche Basis für die Volltext-Recherche bildet der Apache Tomcat Server (Webserver). Innerhalb des Webservers wird die Volltextdatenbank Lucene eingebunden.

Die für die Einrichtung der Volltext-Recherche benötigten Komponenten befinden sich im Verzeichnis D:\HABEL\GEDOSOD\INSTALL\SERVER\VOLLTEXT\. Berücksichtigen Sie hier die bit-Version (32-bit oder 64-bit) des Betriebssystem des HABEL Servers.

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Installation Apache Tomcat Server Voraussetzung für die Installation des Apache Tomcat Server ist eine vorige Installation der Java Runtime Environment.

Achten Sie hier ebenfalls auf die jeweilige bit-Version des HABEL Servers.

Nach erfolgter Installation der JRE folgt die eigentliche Installation und Einrichtung des Apache Tomcat Servers.

Achten Sie darauf, den Apache Tomcat Server als Dienst (hier Service) einzurichten, damit dieser nach einem evtl. Server-Neustart automatisch zur Verfügung steht,

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Falls der Port 8080 besetzt sein sollte (z.B. Web-Interface einer Druckanwendung) tragen Sie hier bitte einen entsprechenden freien Port ein. Hinweis: Der hier eingegebene Port muss in der Standard HABEL1.INI der DMS-Integration (D:\HABEL\GEDOSOD\HABEL1.INI) entsprechend eingepflegt werden. Tipp: Dokumentieren Sie das vergebene Passwort für den Administrator des Systems

Bei installierter Java Runtime Environment (JRE) ermittelt der Apache Tomcat Server automatisch den Installationspfad.

Nach abgeschlossener Installation startet der Apache Tomcat Server automatisch.

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In manchen Fällen kann es bereits installierte Java-Umgebungen geben (beispielweise bei Einsatz einer Thunderbird Mail-Anwendung). Achten Sie in diesen Fällen darauf, dass die von Ihnen installierte Version 6 ausgewählt wird.

Innerhalb des Infobereichs (System Tray) ist das Apache Tomcat Symbol zu sehen. Wählen Sie durch Rechtsklick auf das Symbol den Menüpunkt Configure aus. Sollte der Dienst gestartet sein, stoppen Sie diesen durch Klick auf den Button Stop.

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Einrichtung Lucene-Datenbank Das Verzeichnis D:\HABEL\GEDOSOD\INSTALL\VOLLTEXT\SEARCHSERVER\ enthält alle für die Einrichtung der Lucene-Datenbank benötigten Komponenten.

Kopieren Sie die Datei D:\HABEL\GEDOSOD\INSTALL\SERVER\VOLLTEXT\SEARCHSERVER\ searchserver.war in das Unterverzeichnis webapps des bei der Installation von Apache Tomcat Server angegebene Installationsverzeichnis.

Öffnen Sie die Datei D:\HABEL\GEDOSOD\INSTALL\SERVER\VOLLTEXT\SEARCHSERVER\ searchserver.xml mit einem Editor und passen Sie den Datenpfad an. Die Datei darf im Aufbau nicht verändert werden. Wir empfehlen daher das Editieren mit einem VI-Editor.

Bei der Pfadangabe sind „/“ und nicht „\“ zu verwenden.

Kopieren Sie die Datei D:\HABEL\GEDOSOD\INSTALL\SERVER\VOLLTEXT\SEARCHSERVER\ searchserver.xml in das Unterverzeichnis conf\Catalina\localhost des bei der Installation von Apache Tomcat Server angegebene Installationsverzeichnis.

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Starten Sie den Apache Tomcat Server wieder, um die Installation abzuschließen.

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Anpassen Standard HABEL1.INI

In der Datei D:\HABEL\GEDOSOD\HABEL1.INI ist der Pfad und der Port des Lucene-Server abzuändern. Installation der MSXML-Erweiterungen Da die Datenkommunikation zwischen der Recherche und dem Apache Tomcat Server auf Basis einer XML-Schnittstelle aufgebaut ist, werden an den Arbeitsplätzen und dem Server ggf. MSXML(Microsoft XML Core Services) Erweiterungen benötigt.

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Aufbau der Volltextdatenbank Das in der DMS-Integration vorarchivierte Dokument ist bereits durch die OCR-Software erkannt worden. Ein Test der Volltext-Recherche ist nun möglich. Im dargestellten Bild sehen Sie ein Beispiel für eine Volltext-Recherche mit Mandant 001 und Volltext abas.

Innerhalb der Beleganzeige wird der gesuchte Volltext eingefärbt. Die Volltext-Recherche funktioniert.

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2. Erkennung Einrichtung ABBYY FineReader Engine Zur Erkennung wird die OCR-Software ABBYY FineReader Engine eingesetzt. Diese muss auf dem HABEL-Server installiert werden. Im Verzeichnis D:\HABEL\gedosod\install\Server\Abbyy finden Sie die benötigte Installationsroutine. Über die Datei „ABBY Finereader 9.exe“ wird die Installationsroutine extrahiert.

Vor der Installation sind eventuell Anpassungen in der Datei „Install.bat“ durchzuführen.  Im Standard erfolgt die Installation nach C:\Programme\ABBYY FineReader Engine 9 Der Pfad kann über per INSTALLDIR= angegeben werden  ServerName= Name oder IP des „HABEL-Server“ Zur Installation Starten Sie anschließend die Install.bat. Nach erfolgreicher Installation erscheint folgender Dialog. Im Anschluss muss in der Standard HABEL1.ini (D:\HABEL\GEDOSOD\HABEL1.INI) der Eintrag FineReaderLib= hinzugefügt bzw. angepasst werden. Dieser Eintrag muss auf die Datei „frengine.dll“ zeigen. Verwenden Sie hierzu das in der obigen Installation angegebene Verzeichnis INSTALLDIR= + \bin\frengine.dll z.B. FineReaderLib=C:\Programme\ABBYY FineReader Engine 9\Bin\frengine.dll

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Einrichtung des ABBYY FinerReader License Server Im nächsten Schritt erfolgt die Installation des ABBYY FineReader License Server. Starten Sie hierzu die Setup.exe unter D:\HABEL\gedosod\install\Server\Abbyy\License Server Im Standard erfolgt die Installation nach C:\Programme\ABBYY FineReader Engine 9 License Server

Bestätigen Sie die folgenden Dialoge mit „Next“ und „Install“.

Nach erfolgreicher Installation haben Sie die Möglichkeit den „Network License Manager“ zu starten. Hier erfolgt die Einrichtung der OCR-Lizenz.

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Über die Schaltfläche "Add new license" fügen Sie die Lizenznummer hinzu

Wählen Sie über den Button „From file…“ ihre Lizenzdatei aus oder tragen Sie alternativ ihre Seriennummer im Feld links ein und bestätigen sie mit „Add“.

In Anschluss bestätigen Sie mit OK.

Die Aktivierung kann entweder per Internet oder Email durchgeführt werden. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Sobald die Aktivierung erfolgreich war, wird Ihnen dies per Dialog mitgeteilt. Über den „Network License Manager“ kann der Status der Lizenz abgefragt werden.

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3. Test der Volltexterkennung

Das zu Testzwecken archivierte abas-Business-Software Dokument kann mittels OCR-Erkennung für die spätere Volltext-Recherche zur Verfügung gestellt werden. Starten Sie hierzu im AUTOJOB den Auftrag Volltext. Im Rahmen des Auftrags Volltext wird die OCR-Erkennung (HPHAB360) durchgeführt, die Datenbankänderungen (HPHAB815) ermittelt und die Volltextdatenbank aktualisiert (HPHABVLT). Mit einem auf dem archivierten Testbeleg angedruckten Wort können Sie nun den Test der Volltext-Recherche durchführen.

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Die durch die OCR-Erkennung erzeugten Rohtextdateien befinden sich unter D:\HABEL\GEDOSOD\PLAIN\V0000XXX\.

Beispiel einer Rohtextdatei.

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Einrichtung der Arbeitsplätze Hardwareanforderungen Die Mindestanforderungen an einen Arbeitsplatz sehen wie folgt aus:  Pentium IV oder gleichwertig, mindestens 1,2 GHz oder höher  Bei Verwendung von Windows XP, 2000 min. 256 MB RAM oder mehr  Bei Verwendung von Windows Vista/7 min. 1 GB RAM oder mehr 17" Monitor mit einer Bildschirmauflösung 1024x768 (16 Bit Farbtiefe Netzwerkanbindung 100 MBit oder höher Freier Festplattenspeicher min. 100 MB  Unterstützte Betriebssysteme: Windows 7 Windows Vista (SP1) Windows XP Professional (SP3) Je nach Umfang der HABEL-Installation können div. Funktionen unter den Betriebssystemen NT 4.0, 98, 95 nicht genutzt werden Die Mindestanforderungen an einen Scanplatz entnehmen Sie bitte den Systemvoraussetzungen. Import Benutzer in LDAP Über die Benutzerverwaltung der DMS-Integration haben Sie die Möglichkeit die in Active Directory oder einem LDAP-Verzeichnis angelegten Benutzer auszulesen.

Wählen Sie im Menü „Datei“ den Punkt „Import aus Active Directory“ aus.

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Geben Sie die für Ihr Netzwerk erforderlichen Werte ein und bestätigen Sie diese mit „Verbinden“.

Sie können Benutzergruppen auch aus Active Directory übernehmen. Somit muss danach nur noch die Zuordnung der Rechte durchgeführt bzw. das Passwort hinterlegt werden.

Der angemeldete Benutzer am HABEL Server muss sich in der Domäne befinden, damit der LDAP Zugriff funktioniert.

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Über die Datei D:\HABEL\GEDOSOD\INI\hpldapdat.ini können spezielle Einstellungen getroffen werden. Je nach LDAP-Server sind eventuell andere Feldzuweisungen unterhalb [FIELDS] erforderlich. Manuelles Anlegen von Benutzern Verfahren Sie hier wie bereits bei der Einrichtung des Servers beschrieben. Alternativ erhalten Sie im Benutzerhandbuch IV. Administration weitere detaillierte Informationen zur Bedienung der Anwendung.

Datensicherung Die Sicherung der für die DMS-Integration relevanten Daten wird in drei Bereiche untergliedert:  Sicherung der Indexdaten, Parameterdateien  Sicherung der MySQL-Datenbank  Sicherung der Belege/Vorgänge auf CD/DVD/Blu-ray

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Sicherung der Indexdaten, Parameterdateien Die unstrukturierte Ablage der im Dokumentenmanagementsystem vorhandenen Vorgänge macht es unumgänglich die dazugehörigen Indexdaten auf ein separates Medium zu sichern. Zu sichern sind alle Verzeichnisse der unter D:\HABEL\GEDOSOD* vorhandenen Dateien und Verzeichnisse inkl. derer Unterverzeichnisse. Folgendes Sicherungsschema empfehlen wir:  1 Datenband pro Wochentag (Tagessicherung)  Wird am gleichen Wochentag der kommenden Woche überschrieben  1 Datenband pro Woche (Wochensicherung)  Wird jeden Freitag erstellt. Die Datenbänder (max. 5 pro Monat) werden bis Monatsende gesammelt. Am Ende des Monats wird ein Datenband davon durch die Monatssicherung überschrieben  1 Datenband pro Monat (Monatssicherung)  Wird nicht überschrieben  1 Datenband pro Jahr (Jahressicherung)  Wird nicht überschrieben * bzw. der entsprechende Laufwerksbuchstabe, auf dem sich das System befindet.

Sicherung MySQL-Datenbank Die MySQL-Datenbank welche sich im Verzeichnis D:\HABEL_DB befindet, wird im Rahmen des AUTJOBs in das Verzeichnis D:\HABEL_DB_SIC gesichert. Hierzu wird der MySQL-Dienst heruntergefahren, die MySQL-Datenbank gesichert und anschließend wieder gestartet. Alternativ zur Sicherung der MySQL-Datenbank per AUTOJOB kann die Sicherung auch über geeignete Fremdprodukte zur Sicherung von MySQL-Datenbanken erfolgen. Das Verzeichnis D:\HABEL_DB_SIC muss in die tägliche Datensicherung, wie unter „Sicherung der Indexdaten, Parameterdateien“ beschrieben, aufgenommen werden. Sicherung der Belege/Vorgänge auf CD/DVD/Blu-ray Abhängig vom eingesetzten Treiber (Laufwerk/Jukebox) ist der Einsatz der Transferprogramme möglich, d.h. durch Einsatz diverser Routinen wird sichergestellt, dass sowohl das Originalmedium, wie auch das Duplikatmedium vollständig und lückenlos beschrieben werden. Bei dieser Sicherung werden die für eine revisionssichere Archivierung nötigen Belegdateien auf ein einmal beschreibbares Medium gesichert. Details hierzu folgen im technischen Teil der Unterlagen.

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Installation/Einrichtung Scanner Die folgenden Seiten beschreiben die Installation am Beispiel des Scanners Fujitsu fi-6140. Installation Kofax Virtual ReScan Der Scanner wird über die Kofax VRS Software angesteuert. Diese ermöglicht neben automatischer Bildverbesserung auch die Barcode-Erkennung. Die Installation muss mit Administratorrechten und vor Anschluss des Scanners durchgeführt werden. Legen Sie die im Lieferumfang des Scanners enthaltene Kofax VRS DVD ins Laufwerk und starten Sie die Installation

Der Installations-Assistent führt durch die weiteren Schritte der Installation

Auswahl des Installationsordners

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Auswahl des entsprechenden Scannermodells

Die Kofax VRS Software und der ausgewählte Scannertreiber werden installiert

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Nach der Installation ist ein Neustart erforderlich – die Installations-DVD muss weiterhin im Laufwerk bleiben

Nach dem Neustart wird der Scannertreiber ins System kopiert

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VRS-Registrierung Die Registrierung der Software kann übersprungen werden – es erscheint eine zusätzliche Abfrage, diese mit „Ja“ bestätigen

VRS-Update-Manager Die automatischen Updates sollten über den Button „Optionen“ deaktiviert werden

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Installation des Scannertreibers Während der Installation von Kofax VRS wurden die Scannertreiber im System hinterlegt. Wird der Scanner nun angeschlossen und eingeschaltet, findet Windows den neuen Treiber automatisch. Dialog „Neue Hardware gefunden“ Wählen Sie hier „Treibersoftware suchen und installieren“

Windows-Sicherheitsdialog Wählen Sie hier „Treibersoftware trotzdem installieren“

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Konfiguration nach der Installation Nach der Installation von Kofax VRS befindet sich im Startmenü das Testprogramm „VCDemo“. Das Programm dient zur Konfiguration und zum Test der Funktionalität des Scanners . VCDemo Auswählen des Scanners über „Source“ – „Scanner“ In der Scannerauswahl muss das Gerät „with SVRS with AIPE“ ausgewählt sein

In der Windows-Taskleiste erscheint daraufhin das Kofax-Logo, per Rechtsklick auf das Logo kann das „Admin-Utility“ aufgerufen werden:

Im Admin-Utility müssen im Register „Fehler“ die oberen drei Aktionen auf „Fehler zurücksenden“ gestellt werden

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Aktivieren der Mehrfacheinzugserkennung Die Mehrfacheinzugserkennung des Scanners kann aktiviert werden, sofern diese hardwareseitig vorhanden ist (Ultraschallsensor). Rufen Sie dazu über das Kofax-Icon in der Windows-Taskleiste den Punkt „Vorschau“ auf:

Vorschau-Fenster Über „Extras“ – „ScannertreiberEinstellungen“ öffnet sich ein Menü mit hardwarebezogenen Einstellungen des Scanners

Scannertreiber-Einstellungen Die Mehrfacheinzugserkennung kann im Register „Papiereinstellungen“ aktiviert werden. Die „Überprüfung der Länge“ sollte inaktiv sein

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Scantest In VCDemo kann nach der Auswahl des Scanners über „Source“ – „Scanner“ ein Scanvorgang ausgelöst werden, indem man in der Menüzeile auf das dritte Icon klickt.

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Anlegen eines Scanprofils in Kofax VRS Der Vorschau-Viewer bietet unter anderem die Möglichkeit, Profile für verschiedene Scannereinstellungen zu speichern. Die Vorschau kann per Rechtsklick auf das Kofax-Logo in der Windows-Taskleiste geöffnet werden (s. S.67). Vorschau-Fenster In der Vorschau wird der Inhalt des letzten Scanvorganges angezeigt – jegliche Änderung an den VRSOptionen wirkt sich sofort auf das Vorschaubild aus

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Stellen Sie die Regler so ein, dass der gewünschte Effekt für das Scandokument erreicht wird In diesem Beispiel wurde der Gammawert nach unten korrigiert, um Reflektionen auf einem Barcode-Etikett zu vermindern

Über den Menüpunkt „Profil“ – „Speichern unter“ kann das Profil mit einem Namen versehen und gespeichert werden.

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Das Profil kann daraufhin über das Kofax-Logo in der Windows-Taskleiste gewechselt werden:

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Technik Anbindung optischer Sicherungssysteme Je nach benötigter Speicherkapazität kommen z.B. Blu-ray Einzellaufwerke, Jukeboxen, etc. zum Einsatz. Die Anbindung dieser optischen Speichersysteme erfolgt über eine zusätzliche Software (z.B. PoINT Jukebox Manager) die es der DMS-Integration ermöglicht über einen Laufwerksbuchstaben auf die Speichersysteme zuzugreifen und Belegdateien zu übertragen. Der PoINT Jukebox Manager bietet eine Lösung zur sicheren Langzeitarchivierung auf optische Medien in Jukeboxen sowie Einzellaufwerken, inklusive automatisierter Medienüberwachung. Der PoINT Jukebox Manager unterstützt eine Vielzahl von Einzellaufwerken und Jukeboxen unterschiedlicher Herstellern. Zum Einsatz kommt das standardisierte Dateisystem UDF, das von fast allen aktuellen Betriebssystemen (Windows, Linux, UNIX) gelesen werden kann. Ein Speichersystem auf Basis des PoINT Jukebox Managers ist somit herstellerunabhängig. Als Sicherungsmedium kommen beschreibbare Datenträger wie z.B. Blu-ray Medien (BD-R) mit einer Kapazität von 50GB zum Einsatz. Diese werden auch als WORM (Write Once Read Many) bezeichnet. Es ist darauf zu achten, dass geeignete Medien für die Langzeitarchivierung eingesetzt werden. In Abhängigkeit vom eingesetzten Blu-ray Medium beträgt die Lebensdauer der archivierten Daten bis zu 50 Jahre.

Anschluss der Hardware an den DMS-Server Je nach verwendetem Hersteller bzw. Modell der Speicherlösung gestaltet sich die Anbindung an den Server der DMS-Integration. Technisch unterscheiden sich die Speichersysteme in der Art der Anschlusstechnik wie z.B. USB 2.0 oder SCSI. In Abhängigkeit der eingesetzten Anzahl von Laufwerken bzw. Medienschächten (Slots) wird eine entsprechende Lizenz des PoINT Jukebox Manager benötigt.

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Im folgenden Beispiel ist ein Blu-ray Einzellaufwerk an den DMS-Server angeschlossen.

Server

Blu-ray Brenner

USB 2.0

Unterstützte Betriebssysteme des PoINT Jukebox Manager:  Windows Server 2008  Windows Server 2003 R2  Windows 2000 Server (SP4) Jeweils als 32-Bit und 64-Bit Versionen In den Systemvoraussetzungen sind weitere Beispiele zur Anbindung optischer Speichersysteme aufgeführt. Übertragung der Belegdateien auf optische Speichermedien

1. Erstellung der Container Bei der Übertragung von Containerdateien werden im Vorfeld sogenannte Container erstellt. Die Container haben in der Regel eine Größe von 100MB und beinhalten einzelne Belegdateien wie z.B. SCAN- oder COLD-Belege. Die Erstellung der Container erfolgt im AUTOJOB mit dem Programm HPHAB808.EXE. Das Programm durchsucht die Verzeichnisstruktur ..\BELEGE auf einzelne Belegdateien und verpackt diese in Container. Einzelne Belegdateien die noch in Erfassungsprogrammen im Zugriff sind werden nicht in Container verpackt. Zuvor angefangene Container werden im Verzeichnis ..\BELEGE\INCOMPLETE bis zu einer Größe von 100MB fortgeschrieben. Beim Erreichen der 100MB Grenze werden die Container automatisch in das Verzeichnis ..\BELEGE\ COMPLETE verschoben. Dieses Verzeichnis wird für die Übertragung auf Speichermedien herangezogen, da nur komplett gefüllte Containerdateien übertragen werden. Die in Container gepackten Belegdateien werden aus Sicherheitsgründen bis zur endgültigen Sicherung auf Speichermedien im Verzeichnis ..\BELEGE\PACKED vorgehalten. Die Übertragung auf Speichermedien erfolgt mit dem Programm TRANSFER HPHAB806.EXE.

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2. Übertragung auf Speichermedien Die Übertragung auf Speichermedien erfolgt mit dem Programm TRANSFER HPHAB806.EXE als zusätzlicher Auftrag im AUTOJOB. Nur die im Verzeichnis ..\BELEGE\COMPLETE vorhandenen Container werden zur Übertragung herangezogen. Die Container werden aus Sicherheitsgründen auf zwei physikalisch getrennte Medien geschrieben. Ein Original- und Duplikat Medium. Zum Einsatz kommen Blu-ray Speichermedien mit einer Kapazität von 50GB. Die Blu-ray Medien werden in der DMS-Integration auch als Sammelmedien bezeichnet. Jedes Sammelmedium wird in 10 sogenannte WORM-Medien unterteilt. Hierbei handelt es sich um 10 Verzeichnisse die bei der Einrichtung des Sammelmedium erstellt werden. Nach dem Start des Transferprogramms werden die im Verzeichnis ..\BELEGE\COMPLETE vorhanden Container zuerst auf das Original-Medium und anschließend auf das Duplikat-Medium geschrieben. Je nach der eingesetzten Anzahl von Einzellaufwerken muss eventuell das Original- und Duplikat-Medium gewechselt werden. Im Anschluss an die Übertragung folgt der Vergleich der geschriebenen Container mit denen im Verzeichnis ..\BELEGE\COMPLETE. Je nach der eingesetzten Anzahl von Einzellaufwerken muss eventuell das Original- und Duplikat-Medium gewechselt werden. Waren Übertragung und Vergleich erfolgreich, werden die Container aus dem Verzeichnis ..\BELEGE\COMPLETE in das Verzeichnis ..\BELSIC\xx (xx entspricht dem Monat der Übertragung ) verschoben. Im Verzeichnis BELSIC stehen die Container zur Recherche zur Verfügung. Falls Fehler bei der Übertragung bzw. Vergleich auftreten, werden die Container nach dem dritten Fehlversuch in das Verzeichnis ..\BELEGE\TRANSFERERRORS verschoben. Dies erfolgt als Sicherheitsmaßnahme, um Datenverlust vorzubeugen. Im Verzeichnis ..\BELEGE\TRANSFERERRORS BELSIC stehen die Container nicht der Recherche zur Verfügung. Beim Zugriff auf diese Belege kommt es zur Fehlermeldung „Beleg nicht im Zugriff“. Um diese zu korrigieren muss der Administrator eingreifen und die Ursache der Übertragungsfehler beheben.

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Anbindung externer Standorte Soll die DMS-Integration im Unternehmen Ihres Kunden auch dezentral eingesetzt werden, gibt es zahlreiche Anbindungsmöglichkeiten. In nachfolgender Abbildung sehen Sie eine mögliche Konstellation für zentrale Datenhaltung und dezentrales Scannen Niederlassung Zentrale Belegtransfer per HABEL-Autojob

Archivserver mit HABEL-DB/C-Server (Windows Betriebssystem)

Netzwerk

Belege

2 MBit

Netzwerkspeicher (Netzwerk-Platte oder Server in der Niederlassung)

Erfassungsplatz

Netzwerk

DSL 2000

Erfassungsplatz

PC- Arbeitsplätze Recherche Clients

Niederlassung

Netzwerk

Belegtransfer per HABEL-Autojob Belege

Netzwerkspeicher (Netzwerk-Platte oder Server in der Niederlassung)

Erfassungsplatz

Im hier vorliegenden Beispiel liegen die Daten während dem Scan-Prozess auf dem Scan-Arbeitsplatz oder einem lokalen Netzwerkspeicher (wird aufgrund Datensicherheit empfohlen). Ist der ScanProzess abgeschlossen, werden die Daten vom AUTOJOB geholt. Optional kann dieser Prozess auch einmal täglich, beispielsweise im Rahmen des Nachtjobs erfolgen. Unternehmen mit verteilten Standorten kennen häufig das Problem der Datenhaltung. Häufig wird aus diesem Grund auf den Einsatz von Terminalservern gesetzt. Steht diese Technologie, können beliebige Anwendungen eingesetzt werden. Dabei spielt es dann keine Rolle mehr, ob der Anwender im zentralen Firmengebäude oder einer der Standorte arbeitet.

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Haben Sie den Anspruch, die DMS-Integration in den Standorten einzusetzen ohne eine Terminalserver-Landschaft aufzusetzen, empfiehlt sich der Einsatz einer gespiegelten MySQLDatenbank (in der nachfolgenden Grafik auch „Slave“ genannt).

MySQL Master

MySQL Slave Online-Syncronisation MySQL Datenbank

UDO/WORM Jukebox

Schreiben

Lesen

Belegcache

Lesen

Belegcache

VPN Netzwerk

Netzwerk

Schreiben

Erfassungsplatz

PC- Arbeitsplätze Recherche Clients

Lesen

PC- Arbeitsplätze Recherche Clients

Im hier dargestellten Modell werden alle für den/die Standort(e) relevanten Daten gespiegelt. Für das führende System (zentrales Firmengebäude) ergeben sich dadurch keine Beeinträchtigungen. In den Standorten jedoch kann bei Lesezugriffen auf die gespiegelte Datenbank zugegriffen werden. Die Zugriffszeiten können so um ein vielfaches verkürzt werden. Zur Vermeidung von asynchronen Datenbanken werden alle Schreibzugriffe über die führende Datenbank (Master) ausgeführt. Voraussetzung für diese Lösung ist eine Standleitung zwischen den jeweiligen Servern. Die DMSIntegration bietet über die hier dargestellten Lösungen hinaus noch viele andere mögliche Netzwerkkonstellationen an. Sprechen Sie uns an - wir beraten Sie gerne.

Übung 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Archivieren Sie ein Dokument über den Archivdrucker. Führen Sie eine Mail-Archivierung aus Outlook oder Thunderbird aus. Legen Sie ein Angebot in der abas-Business-Software an und archivieren Sie dieses. Recherchieren Sie aus abas-Business-Software heraus nach dem soeben archivierten Dokument. Greifen Sie aus der Trefferliste heraus auf abas-Business-Software zu. Archivieren Sie eine E-Mail über Mail-Anbindung oder den Archivdrucker und stellen Sie einen Bezug zu einem abas-Vorgang her (Annahme: Email ist eine VK-Bestellung). 7. Scannen Sie ein eingehendes Dokument (z.B. EK-Rechnung) und verknüpfen Sie dieses mit abas-Business-Software.

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8. Simulieren Sie das Arbeiten mit den Fehlerlisten, indem Sie ein Beispielablauf für „spätes“ und eines für „frühes“ Archivieren abbilden.

Checkliste „In 15 Schritten zur DMS-Integration“ 1. Einrichten Freigabe, Verzeichnis, Setzen Rechte für Freigabe 2. Transfer DMS-Integration Systemdaten 3. MySQL a. Installation MySQL Essentials (Datenbank) b. MySQL GUI Tools c. Schema anlegen d. Datenverzeichnis ändern e. Benutzer anlegen f. Schema-Berechtigungen setzen g. Anpassen SQLServer.ini h. Transfer SQL-Tables i. Anpassen Sicherungsbatch HCSQLSIC.BAT 4. Lizenzierung der DMS-Integration 5. Einrichtung Verknüpfungen, Anwendungen auf Server 6. Anlegen Benutzer, Setzen Installationskennzeichen (HDHABPCN) für Benutzer 7. Anpassen Muster Mandant 8. Erststart Recherche, Test Anwendungsfunktionalitäten 9. Einrichtung Schnittstelle in abas-Business Software zu abas-Business Software DMS a. Anpassung Pfad in HCMOVABA.BAT b. Anpassung Pfad in AUTOJOB (Abrufdatei) c. Anpassung Pfad zu RUNGUI.EXE in Script d. Anlegen Mandanten in der DMS-Integration e. Anpassen DDE-Servername (abas-Business Software und Script in abas-Business Software DMS) 10. Test Schnittstelle (Archivieren, Recherchieren) 11. Einrichtung Volltext-Recherche a. Java Runtime Environment installieren b. Apache Tomcat Server installieren c. Einrichtung Lucene-Datenbank d. Anpassung, Einrichtung searchserver.war e. Installation MSXML-Erweiterungen f. Test Volltext-Recherche 12. Einrichtung OCR-Erkennung a. Einrichtung Abbyy FineReader Engine b. Einrichtung Abbyy FineReader License-Server c. Test der Volltexterkennung 13. Einrichtung Arbeitsplätze der Anwender 14. Datensicherung einrichten 15. Installation Scanner a. Installation der Treiber b. Registrierung von Kofax VRS

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c. Konfiguration von Kofax VRS d. Anlegen SCAN-Profil für Barcode-Belege in Kofax VRS

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