BANCO DE INNOVACIÓN EN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS TÍTULO Gesdecur INFORMACIÓN INICIAL: PROBLEMA: Como consecuencia del aprendizaje obtenido por medio de la gestión por procesos, de la evaluación, revisión y mejora de los mismos y más en concreto fruto de las conclusiones que trimestralmente se obtienen del Equipo de Mejora de Formación, así como del benchmarking con otras organizaciones se detecta la necesidad por parte del personal de formación que integra la Escuela Riojana de Administración Pública (ERAP) de facilitar la labor de gestión de los cursos y otras acciones formativas así como del proceso de generación de diplomas en formato electrónico o digital de las referidas acciones. SOLUCIÓN GLOBAL: Una vez valoradas las necesidades detectadas y con el fin de mejorar la gestión administrativa y la tramitación de las acciones formativas, la ERAP ha procedido a la elaboración de un gestor de cursos integral al que ha denominado GESDECUR. COSTE APROXIMADO: La elaboración del GESDECUR así como su implantación, gestión, afianzamiento, revisión y mejora han sido llevados a cabo en exclusiva por parte del personal integrante del servicio que constituye la ERAP. Se ha aprovechado para ello la tecnología existente.

Para el desarrollo de este proyecto no se han utilizado medios ajenos. Únicamente se cuenta con la colaboración del ente público perteneciente a la Comunidad Autónoma de La Rioja denominado Agencia del Conocimiento y la Tecnología para las labores de ajuste técnico. A esta unidad de colaboración se le comunican también las propuestas de mejora observadas. TERRITORIO: Comunidad Autónoma de La Rioja PÚBLICO DESTINATARIO: Este proyecto está destinado a los empleados públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de 1

La Rioja que son los principales destinatarios de las acciones formativas de la ERAP y al personal de otras unidades u organismos públicos vinculados a la formación de la Escuela mediante un convenio. ENTIDAD QUE LA HA LLEVADO A CABO: ERAP DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA O PROGRAMA: El Gestor de Cursos GESDECUR se ha llevado a cabo en la ejecución de diversos Planes de Formación del Gobierno de La Rioja. Cada Plan de Formación se organiza en un conjunto de áreas formativas que engloban toda la actuación administrativa y que a su vez se corresponden con los ámbitos de: dirección y gerencia pública, tecnologías de la información, jurídico-procedimental, información y atención al público, calidad en los servicios y recursos humanos, idiomas, formación específica, actividades en colaboración y prevención de riesgos laborales. Dentro de cada una de estas áreas están incluidos principalmente cursos de formación, tanto presencial como e-learning, jornadas, seminarios y cualquier otro tipo de acción formativa.

Este proyecto tiene como objetivo gestionar todo el proceso de tramitación que genera la puesta en marcha y la organización de un curso de formación.

Para el desarrollo y puesta en funcionamiento de esta herramienta se han introducido en primer lugar los cursos y demás acciones formativas que integran los Planes de Formación anuales en el GESDECUR, una vez aprobados formalmente por la autoridad competente. A través de la página web se realiza la gestión ordinaria de los cursos que abarca todo el proceso desde la preinscripción a los mismos hasta la expedición electrónica de los diplomas.

La inscripción a los cursos se realiza a través del apartado de consulta de preinscripciones a cursos. Cuando el solicitante se inscribe de manera telemática por medio de la web de formación, la información es volcada directamente en este Gestor de Cursos. Por el contrario si la solicitud se presenta en papel se debe introducir la información manualmente en el gestor. Una vez realizada la preinscripción del alumno a un curso se pueden filtrar los cursos por áreas formativas, fechas, código y nombre lo que hace más fácil la búsqueda de un curso en concreto para realizar cualquier actuación sobre él. El GESDECUR identificará al personal de la propia Administración como “personal interno” y al personal de otras unidades u organismos públicos como “personal externo”. 2

Asimismo a partir de la realización de la preinscripción se genera la documentación necesaria para el desarrollo del curso: admisión de alumnos al curso, creación de hoja de firmas, envío de documentación adjunta a mensajes de comunicación con el alumno, gestión de la evaluación y valoración del curso por los alumnos, así como el tratamiento de la información generada a efectos de estadística.

Para dar de alta a los alumnos solo se necesita su DNI y se realiza en el apartado de tramitación de cursos. En el apartado de envío de mensajes a los alumnos de un curso se puede obtener la hoja de firmas de los alumnos asistentes y enviar un e-mail a todo el grupo que conforma el curso comunicando a cada uno de ellos su admisión al mismo. Además y como mejora detectada e introducida en el segundo año de implantación del GESDECUR (Plan de Formación de 2011) se puede adjuntar a este correo electrónico cualquier tipo de documentación que el alumno pueda precisar durante el desarrollo del curso con el consiguiente ahorro en papel. También se le comunica mediante este medio a los diplomados que tienen a su disposición el Certificado una vez que se ha generado el diploma y se ha firmado.

Gracias a esta herramienta los diplomas se expiden únicamente de manera electrónica. Esto se realiza mediante el apartado o la pestaña de generación de diplomas digitales y a través de la sección captura de evaluaciones se seleccionan a los alumnos con derecho a la obtención de diploma o certificado acreditativo de superación del curso. El diploma de un curso se confecciona con un contenido predeterminado que debe ser específico para cada tipo de curso. Es posible la verificación de la autenticidad del diploma otorgado desde la web de formación de la Escuela. En caso de observarse algún error en el Diploma una vez validado por la Directora puede subsanarse desde el Apartado de mantenimiento de evaluaciones.

El proceso de recopilación y tratamiento de datos a efectos estadísticos, que se realiza a través del apartado generación de estadísticas, se ha visto potenciado y simplificado por el GESDECUR lo que supone un ahorro de tiempo y personal. Una vez que ha sido generada la estadística desde el apartado de estadísticas se puede seleccionar un Plan de Formación que se quiera consultar. De este modo se genera una hoja Excel que incorpora una serie de datos para el tratamiento que se desee realizar en cada momento.

La revisión, evaluación y mejora de esta herramienta se está realizando de forma continua con un documento de mejora del GESDECUR. Las posibles mejoras se debaten conjuntamente, antes de ser implantadas, en el 3

Equipo de Mejora de Formación quién aprobará de manera formal aquellas que se consideren viables siguiendo las pautas de la gestión por procesos y del sistema de calidad EFQM. IMPACTO: El GESDECUR ha realizado la tramitación de 5452 solicitudes en el año 2010 y de enero a octubre de 2011 se gestionaron aproximadamente 4920 solicitudes que hacen referencia en su mayor parte a la tramitación de cursos.

Este proyecto ha mejorado estructuralmente todo el proceso de tramitación de un curso de formación, viéndose éste de este modo agilizado y con un incremento de su calidad. Esto ha conllevado un ahorro de tiempo, material y personal cumpliendo de esta manera con los objetivos que marca el Gobierno de La Rioja en su Plan de Excelencia de búsqueda de la eficiencia. Gracias al ahorro de tiempo el personal del área de formación ha tenido la posibilidad de disponer de más tiempo para dedicarlo al estudio e implantación de proyectos de formación innovadores para futuros planes de formación. Ejemplos de ello han sido, dentro del Plan de Formación 2011, el fomento del proyecto de aula abierta, la mejora de la web de Formación, las innovaciones en las encuestas de valoración de cursos y la especialización de la formación en nuevas tecnologías.

Una de las principales novedades que introduce el GESDECUR es la del tratamiento de los datos que pasa a recogerse por el propio gestor y que permite generar estadísticas referentes a distintos segmentos de la formación.

La ERAP potencia indirectamente el uso de la firma electrónica por todo el personal de la Administración que asiste o realiza un curso de formación debido a la creación y expedición de diplomas digitales. El número de solicitudes telemáticas de cursos realizadas por cada solicitante se duplicó. Por lo tanto se puede afirmar que el GESDECUR ha fomentado la administración electrónica en todos los trámites de la actuación administrativa diaria.

Fruto del proceso de evaluación y mejora continua, en el ejercicio 2011 se introdujeron ciertas mejoras en el gestor como la posibilidad de consultar por campos más segmentados, por DNI y consulta alfabética de cursos. Asimismo también se creó un nuevo documento para la generación de contraseñas y la comunicación para la inscripción en cursos on-line. 4

Con la aplicación de este proyecto se produce el cumplimiento y el impulso en la aplicación de la Norma ISO 14001 en las buenas prácticas de gestión medio ambiental de la Consejería de Administración Pública y Hacienda. Del mismo modo el GESDECUR ha contribuido esencialmente en el cumplimiento de los objetivos marcados por la misión contemplada por la ERAP en su Carta de Compromisos de Formación. Esto último se concreta en la contribución al cambio cultural de la Administración Pública para la mejora de la calidad de los servicios públicos, fomentando tanto el uso de las Nuevas Tecnologías como la optimización de recursos, la modernización permanente y la participación en la gestión del cambio.

Desde el punto de vista de la gestión por procesos y del modelo de calidad EFQM aplicado desde hace años en la ERAP, el GESDECUR ha mejorado el proceso de formación y ha incorporado grandes novedades al subproceso de la Ejecución del Plan.

Es de destacar igualmente la sencillez y facilidad a la hora de exportar el mecanismo de gestión en que consiste el GESDECUR tal y como ha sido diseñado por la ERAP a otras entidades públicas que realicen funciones más o menos semejantes. CALENDARIO DE IMPLANTACIÓN Y REFERENCIA TEMPORAL: Las actuaciones de gestión llevadas a cabo a través del Gestor de Cursos (GESDECUR) se han llevado a la práctica en la ejecución de los Planes de Formación del Gobierno de La Rioja correspondientes a los ejercicios 2010 y 2011. DOCUMENTACIÓN DE CONSULTA Y APOYO: Memoria explicativa presentada a la Primera Edición de los Premios a la Calidad en la Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas en la categoría de Premio a las mejores actuaciones en la gestión de la Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas.

Concesión del Premio a las mejores actuaciones en la gestión de la Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas. http://www.boe.es/boe/dias/2011/12/26/pdfs/BOE-A-2011-20260.pdf

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