AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).24
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 1/9
16/4/07
PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN / BAHAN PENGAJARAN DAN STORAN PK.UiTM APB (O). 24
Disediakan oleh
Disemak oleh
Diluluskan oleh
T/tangan
Nama
Zakaria Abd. Wahab
Mohammad Radzi Manap
Prof. Madya Datin Dr. Hajibah Osman
Jawatan
Pembantu Teknik
Koordinator IT
Dekan
Tarikh
20 Mei 2009
20 Mei 2009
20 Mei 2009
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).24
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 2/9
16/4/07
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan.
HALAMAN DIPINDA Tarikh
No.
No.
Muka
Keluaran/
Para
Surat
Ringkasan Pindaan
Pindaan 20.5.09
02/01
5-7/9
20.5.09
02/01
5-7/9
20.5.09
02/01
9/9
Menukar singkatan nama dari JTK (Kanan) kepada JTKK. Menukar singkatan dari PeMK kepada PMK. Memansuhkan Bil. 8.14 - Lampiran 14 (Format Borang Rekod Pergerakan Peralatan Kew.315)
20.5.09
02/01
9/9
Menukar Bil. 8.13 – Lampiran 13 (Contoh Format Kad Petak)
Diluluskan
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).24
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 3/9
BIL.
ISI KANDUNGAN
16/4/07
MUKA SURAT
Muka Hadapan
1
Rekod Pindaan Dokumen Terkawal
2
Isi Kandungan
3
1.0
Objektif
4
2.0
Skop
4
3.0
Dokumen Rujukan
4
4.0
Definisi
5.0
Singkatan
6.0
Tanggungjawab dan Tindakan
7.0
Rekod Kualiti
9
8.0
Lampiran
10
4-5 5 6-9
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
1.0
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).24
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 4/9
16/4/07
OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan keperluan peralatan dan bahan pengajaran berada dalam keadaan sempurna dan mencukupi.
2.0
SKOP Semasa merangka dan melaksanakan proses perolehan bahan pengajaran dan peralatan serta penyimpanan yang baik menepati keperluan ISO 9001 : 2000.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN
BIL.
NO. RUJUKAN
JENIS
3.1
MK UiTM.APB.01
MANUAL KUALITI
3.2
Seksyen 5.0
Tanggungjawab Pengurusan
3.3
Seksyen 5.1
Komitmen Pengurusan
3.4
Seksyen 8.2.2
Audit Dalam
3.5
Seksyen 8.5
Penambahbaikan
4.0 DEFINISI BIL.
ISTILAH
4.1 4.2
Pengguna Bahan Pengajaran
4.3
Peralatan
PENJELASAN Pelajar dan Pensyarah Perisian Komputer, Pita Audio, Pita Video, Cakera Padat, Buku dan lain-lain. Komputer, Headphone, Mikrofon, Mesin Pencetak, Visualizer, Mesin Pengimbas, Pemain Cakera Padat, Pemain Radio, Kamera Video, Over Head Projector, Pemain Video, Server, Pita Audio, Pita Video, Televisyen, LCD Projector, Digital Still Camera, CD Burner, External Hard Disk, SMATV, Digital Interactive Whiteboard, Zip Drive, Skrin Layar dan lain-lain lagi
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
4.4
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).24
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 5/9
Perolehan
16/4/07
Proses mendapatkan bekalan atau perkhidmatan untuk memenuhi keperluan APB bagi menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.
5.0 SINGKATAN BIL.
SINGKATAN
MAKSUD SINGKATAN
5.1
APB
Akademi Pengajian Bahasa
5.2
WP
Wakil Pengurusan APB
5.3
JPPICT
Jawatankuasa Pembangunan Dan Penyelidikan ICT
5.4
JPPK
Jawatankuasa Penilaian Dan Penggunaan Komputer
5.5
PB
Penolong Bendahari Zon Akademi Pengajian Bahasa
5.6
K(IT)
Koordinator IT
5.7
PPK(P)
Penolong Pendaftar Kanan (Pentadbiran)
5.8
PT
Pembantu Teknik
5.9
PE(P)
Pegawai Eksekutif (Pentadbiran)
5.10 PMT
Pembantu Makmal Tertinggi
5.11 PMK
Pembantu Makmal Kanan
5.12 PM
Pembantu Makmal
5.13 JTKK
Juruteknik Komputer Kanan
5.14 JTK
Juruteknik Komputer
5.15 JTAV
Juruteknik Audio Visual
5.16 KK
Kerani Kanan
5.17 PYB
Pegawai yang Bertanggungjawab
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).24
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 6/9
16/4/07
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN A.
PEROLEHAN BAHAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN
TANGGUNGJAWAB
PYB
TINDAKAN
1.
Kenal pasti keperluan peralatan/ komponen/ alat bantuan mengajar serta kaedah yang perlu diikuti dan mengisi borang Permohonan Perolehan Peralatan/Perkhidmatan (Lampiran 3).
K(IT), PE(P), PT, JTKK
2.
Sediakan dokumen perolehan dengan merujuk kepada Prosedur Kualiti Pengurusan; PK. UiTM. APB.(P). 09 (Anggaran Belanjawan dan Pengurusan Perolehan); 4.6 Perolehan melalui Pembelian Terus 4.7 Perolehan melalui Sebutharga 4.8 Tender
K(IT), PE(P), PT, JTKK, KK
3. Semak bekalan yang dihantar oleh pembekal disertakan dengan Pesanan Jabatan (LO) (Lampiran 4), Nota Hantaran (DO) (Lampiran 5) dan Inbois (Lampiran 6). 4. Terima bekalan dan pastikan bekalan/perkhidmatan yang diterima memenuhi spesifikasi, mutu dan mengikut tarikh yang ditetapkan. 5. Lengkapkan Borang Pengakuan Penerimaan Barang Bekalan (Lampiran 7) / Borang Pengesahan Kerja (Lampiran 8) dan dapatkan pengesahan dari Dekan. 6. Kembalikan bekalan/perkhidmatan kepada Pembekal jika ianya tidak mengikuti spesifikasi dan mutu. 7. Serahkan Pesanan Jabatan, Inbois, Nota Hantaran dan Borang Pengakuan Penerimaan Barang-Barang Bekalan/Kerja, (PB 3/80) (Lampiran 9) yang telah ditandatangani kepada Pejabat Bendahari untuk pembayaran berserta surat.
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).24
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 7/9
PB
16/4/07
8. Rekodkan bekalan yang diterima:
Bagi peralatan yang bernilai lebih RM3,000.00 pastikan borang kad Kew 312 – Harta Modal disempurnakan (Lampiran 10).
Bagi Peralatan yang kurang dari RM3,000.00 pastikan kad Kew 313 – Daftar Inventori disediakan (Lampiran 11).
PMT, PMK, JTK, JTAV, 9. Tempatkan peralatan mengikut keperluan dan kesesuaian untuk PM
digunakan dan diselenggarakan.
B.
PINJAMAN DAN PENGGUNAAN
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PT, PMT, JTKK, PMK, 1. JTK, JTAV, PM
Semakan; Komponen Borang Pinjaman Peralatan (Lampiran 12) yang lengkap ditandatangani oleh penyelia dan pemohon. Alat bantuan mengajar/ ‘Tools’ Borang Pinjaman Peralatan yang lengkap (aktiviti, jenis alatan, tempoh peroleh bekalan).
PT, PMT, JTKK, PMK, 2. Terima Borang Permohonan Pinjaman Peralatan. JTK, JTAV, PM
3. Maklumkan kepada pemohon sekiranya permohonan ditolak.
PYB
4. Sediakan bekalan sekiranya ada stok. 5. Rekod pengeluaran dalam Buku Daftar Stok Bekalan Pejabat, Kew 314 (Lampiran 13) bagi bahan guna habis. 6. Rekod pemulangan pada borang Pinjaman Peralatan bagi rekod pergerakan.
PT, PMT, JTKK, PMK, 7. Pastikan peralatan dalam keadaan baik. JTK, JTAV, PM
8. Jika ada kerosakan laporkan mengikut Prosedur Penyelenggaraan Peralatan. Rujuk PK. UiTM. APB. (O). 23.
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).24
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 8/9
16/4/07
9. Kembalikan peralatan ke rak simpanan. PYB
10. Sekiranya bahan guna habis telah susut, sediakan borang permohonan Perolehan Peralatan/Perkhidmatan dengan merujuk kepada
Prosedur
Kualiti
Pengurusan,
PK.UiTM.APB.(P).09
(Anggaran Belanjawan dan Pengurusan Perolehan).
7.0
REKOD KUALITI
BIL.
JENIS REKOD
RUJUKAN
LOKASI
TEMPOH SIMPANAN
7.1
Senarai Spesifikasi peralatan yang melebihi RM 200,000.00
7.1.1
Analisa peralatan yang diluluskan oleh JPPICT
7.1.2
Borang Permohonan Pembelian Barang/ Perkhidmatan (PB 3/80)
7.1.3
Borang Perakuan Penerimaan
7.1.4
Nota Hantaran (DO)
7.1.5
Inbois
7.2
Senarai Spesifikasi peralatan yang kurang RM 200,000.00
7.2.1
Analisa peralatan yang diluluskan JPPICT
7.2.2
Borang Permohonan Pembelian Barang/ Perkhidmatan (PB 3/80)
7.2.3
Borang Perakuan Penerimaan
7.2.4
Nota Hantaran (DO)
7.2.5
Inbois
Fail Tender 300.APB.8/4
Pejabat Pentadbiran
5 – 7 Tahun
Fail Sebutharga 300.APB.8/5
Pejabat Pentadbiran
5 – 7 Tahun
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
8.0
PROSEDUR KUALITI OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).24
NO. KELUARAN
: 02
PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 9/9
16/4/07
LAMPIRAN
BIL.
PERKARA
LAMPIRAN
8.1
Carta Alir Prosedur Perolehan Peralatan / Bahan Pengajaran
Lampiran 1
8.2
Carta Alir Prosedur Pinjaman Peralatan / Bahan Pengajaran
Lampiran 2
8.3
Contoh Borang Permintaan Bekalan/Perkhidmatan
Lampiran 3
8.4
Contoh Pesanan Jabatan (LO)
Lampiran 4
8.5
Contoh Format Nota Hantaran (DO)
Lampiran 5
8.6
Contoh Format Inbois
Lampiran 6
8.7
Contoh Format Borang Pengakuan Penerimaan Barang-Barang Lampiran 7 Bekalan
8.8
Contoh Borang Pengesahan Kerja
8.9
Contoh
Format
Borang
Permohonan
Lampiran 8 Pembelian
Barang/ Lampiran 9
Perkhidmatan PB 3/80 8.10
Contoh Format Borang Harta Modal Kew 312
Lampiran 10
8.11
Contoh Format Borang Daftar Inventori Kew 313
Lampiran 11
8.12
Contoh Format Borang Pinjaman Peralatan
Lampiran 12
8.13
Contoh Format Kad Petak
Lampiran 13