BAHAN PENGAJARAN DAN STORAN PK.UiTM APB (O). 24

AKADEMI PENGAJIAN BAHASA PROSEDUR KUALITI OPERASI NO. RUJUKAN : PK. UITM.APB.(0).24 NO. KELUARAN : 02 PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJA...
Author: Sophia Taylor
9 downloads 0 Views 322KB Size
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA

PROSEDUR KUALITI OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK. UITM.APB.(0).24

NO. KELUARAN

: 02

PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 1/9

16/4/07

PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN / BAHAN PENGAJARAN DAN STORAN PK.UiTM APB (O). 24

Disediakan oleh

Disemak oleh

Diluluskan oleh

T/tangan

Nama

Zakaria Abd. Wahab

Mohammad Radzi Manap

Prof. Madya Datin Dr. Hajibah Osman

Jawatan

Pembantu Teknik

Koordinator IT

Dekan

Tarikh

20 Mei 2009

20 Mei 2009

20 Mei 2009

AKADEMI PENGAJIAN BAHASA

PROSEDUR KUALITI OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK. UITM.APB.(0).24

NO. KELUARAN

: 02

PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 2/9

16/4/07

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan.

HALAMAN DIPINDA Tarikh

No.

No.

Muka

Keluaran/

Para

Surat

Ringkasan Pindaan

Pindaan 20.5.09

02/01

5-7/9

20.5.09

02/01

5-7/9

20.5.09

02/01

9/9

Menukar singkatan nama dari JTK (Kanan) kepada JTKK. Menukar singkatan dari PeMK kepada PMK. Memansuhkan Bil. 8.14 - Lampiran 14 (Format Borang Rekod Pergerakan Peralatan Kew.315)

20.5.09

02/01

9/9

Menukar Bil. 8.13 – Lampiran 13 (Contoh Format Kad Petak)

Diluluskan

AKADEMI PENGAJIAN BAHASA

PROSEDUR KUALITI OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK. UITM.APB.(0).24

NO. KELUARAN

: 02

PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 3/9

BIL.

ISI KANDUNGAN

16/4/07

MUKA SURAT

Muka Hadapan

1

Rekod Pindaan Dokumen Terkawal

2

Isi Kandungan

3

1.0

Objektif

4

2.0

Skop

4

3.0

Dokumen Rujukan

4

4.0

Definisi

5.0

Singkatan

6.0

Tanggungjawab dan Tindakan

7.0

Rekod Kualiti

9

8.0

Lampiran

10

4-5 5 6-9

AKADEMI PENGAJIAN BAHASA

1.0

PROSEDUR KUALITI OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK. UITM.APB.(0).24

NO. KELUARAN

: 02

PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 4/9

16/4/07

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan keperluan peralatan dan bahan pengajaran berada dalam keadaan sempurna dan mencukupi.

2.0

SKOP Semasa merangka dan melaksanakan proses perolehan bahan pengajaran dan peralatan serta penyimpanan yang baik menepati keperluan ISO 9001 : 2000.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN

BIL.

NO. RUJUKAN

JENIS

3.1

MK UiTM.APB.01

MANUAL KUALITI

3.2

Seksyen 5.0

Tanggungjawab Pengurusan

3.3

Seksyen 5.1

Komitmen Pengurusan

3.4

Seksyen 8.2.2

Audit Dalam

3.5

Seksyen 8.5

Penambahbaikan

4.0 DEFINISI BIL.

ISTILAH

4.1 4.2

Pengguna Bahan Pengajaran

4.3

Peralatan

PENJELASAN Pelajar dan Pensyarah Perisian Komputer, Pita Audio, Pita Video, Cakera Padat, Buku dan lain-lain. Komputer, Headphone, Mikrofon, Mesin Pencetak, Visualizer, Mesin Pengimbas, Pemain Cakera Padat, Pemain Radio, Kamera Video, Over Head Projector, Pemain Video, Server, Pita Audio, Pita Video, Televisyen, LCD Projector, Digital Still Camera, CD Burner, External Hard Disk, SMATV, Digital Interactive Whiteboard, Zip Drive, Skrin Layar dan lain-lain lagi

AKADEMI PENGAJIAN BAHASA

4.4

PROSEDUR KUALITI OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK. UITM.APB.(0).24

NO. KELUARAN

: 02

PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 5/9

Perolehan

16/4/07

Proses mendapatkan bekalan atau perkhidmatan untuk memenuhi keperluan APB bagi menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.

5.0 SINGKATAN BIL.

SINGKATAN

MAKSUD SINGKATAN

5.1

APB

Akademi Pengajian Bahasa

5.2

WP

Wakil Pengurusan APB

5.3

JPPICT

Jawatankuasa Pembangunan Dan Penyelidikan ICT

5.4

JPPK

Jawatankuasa Penilaian Dan Penggunaan Komputer

5.5

PB

Penolong Bendahari Zon Akademi Pengajian Bahasa

5.6

K(IT)

Koordinator IT

5.7

PPK(P)

Penolong Pendaftar Kanan (Pentadbiran)

5.8

PT

Pembantu Teknik

5.9

PE(P)

Pegawai Eksekutif (Pentadbiran)

5.10 PMT

Pembantu Makmal Tertinggi

5.11 PMK

Pembantu Makmal Kanan

5.12 PM

Pembantu Makmal

5.13 JTKK

Juruteknik Komputer Kanan

5.14 JTK

Juruteknik Komputer

5.15 JTAV

Juruteknik Audio Visual

5.16 KK

Kerani Kanan

5.17 PYB

Pegawai yang Bertanggungjawab

AKADEMI PENGAJIAN BAHASA

PROSEDUR KUALITI OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK. UITM.APB.(0).24

NO. KELUARAN

: 02

PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 6/9

16/4/07

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN A.

PEROLEHAN BAHAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN

TANGGUNGJAWAB

PYB

TINDAKAN

1.

Kenal pasti keperluan peralatan/ komponen/ alat bantuan mengajar serta kaedah yang perlu diikuti dan mengisi borang Permohonan Perolehan Peralatan/Perkhidmatan (Lampiran 3).

K(IT), PE(P), PT, JTKK

2.

Sediakan dokumen perolehan dengan merujuk kepada Prosedur Kualiti Pengurusan; PK. UiTM. APB.(P). 09 (Anggaran Belanjawan dan Pengurusan Perolehan); 4.6 Perolehan melalui Pembelian Terus 4.7 Perolehan melalui Sebutharga 4.8 Tender

K(IT), PE(P), PT, JTKK, KK

3. Semak bekalan yang dihantar oleh pembekal disertakan dengan Pesanan Jabatan (LO) (Lampiran 4), Nota Hantaran (DO) (Lampiran 5) dan Inbois (Lampiran 6). 4. Terima bekalan dan pastikan bekalan/perkhidmatan yang diterima memenuhi spesifikasi, mutu dan mengikut tarikh yang ditetapkan. 5. Lengkapkan Borang Pengakuan Penerimaan Barang Bekalan (Lampiran 7) / Borang Pengesahan Kerja (Lampiran 8) dan dapatkan pengesahan dari Dekan. 6. Kembalikan bekalan/perkhidmatan kepada Pembekal jika ianya tidak mengikuti spesifikasi dan mutu. 7. Serahkan Pesanan Jabatan, Inbois, Nota Hantaran dan Borang Pengakuan Penerimaan Barang-Barang Bekalan/Kerja, (PB 3/80) (Lampiran 9) yang telah ditandatangani kepada Pejabat Bendahari untuk pembayaran berserta surat.

AKADEMI PENGAJIAN BAHASA

PROSEDUR KUALITI OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK. UITM.APB.(0).24

NO. KELUARAN

: 02

PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 7/9

PB

16/4/07

8. Rekodkan bekalan yang diterima: 

Bagi peralatan yang bernilai lebih RM3,000.00 pastikan borang kad Kew 312 – Harta Modal disempurnakan (Lampiran 10).



Bagi Peralatan yang kurang dari RM3,000.00 pastikan kad Kew 313 – Daftar Inventori disediakan (Lampiran 11).

PMT, PMK, JTK, JTAV, 9. Tempatkan peralatan mengikut keperluan dan kesesuaian untuk PM

digunakan dan diselenggarakan.

B.

PINJAMAN DAN PENGGUNAAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PT, PMT, JTKK, PMK, 1. JTK, JTAV, PM

Semakan;  Komponen Borang Pinjaman Peralatan (Lampiran 12) yang lengkap ditandatangani oleh penyelia dan pemohon.  Alat bantuan mengajar/ ‘Tools’ Borang Pinjaman Peralatan yang lengkap (aktiviti, jenis alatan, tempoh peroleh bekalan).

PT, PMT, JTKK, PMK, 2. Terima Borang Permohonan Pinjaman Peralatan. JTK, JTAV, PM

3. Maklumkan kepada pemohon sekiranya permohonan ditolak.

PYB

4. Sediakan bekalan sekiranya ada stok. 5. Rekod pengeluaran dalam Buku Daftar Stok Bekalan Pejabat, Kew 314 (Lampiran 13) bagi bahan guna habis. 6. Rekod pemulangan pada borang Pinjaman Peralatan bagi rekod pergerakan.

PT, PMT, JTKK, PMK, 7. Pastikan peralatan dalam keadaan baik. JTK, JTAV, PM

8. Jika ada kerosakan laporkan mengikut Prosedur Penyelenggaraan Peralatan. Rujuk PK. UiTM. APB. (O). 23.

AKADEMI PENGAJIAN BAHASA

PROSEDUR KUALITI OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK. UITM.APB.(0).24

NO. KELUARAN

: 02

PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 8/9

16/4/07

9. Kembalikan peralatan ke rak simpanan. PYB

10. Sekiranya bahan guna habis telah susut, sediakan borang permohonan Perolehan Peralatan/Perkhidmatan dengan merujuk kepada

Prosedur

Kualiti

Pengurusan,

PK.UiTM.APB.(P).09

(Anggaran Belanjawan dan Pengurusan Perolehan).

7.0

REKOD KUALITI

BIL.

JENIS REKOD

RUJUKAN

LOKASI

TEMPOH SIMPANAN

7.1

Senarai Spesifikasi peralatan yang melebihi RM 200,000.00

7.1.1

Analisa peralatan yang diluluskan oleh JPPICT

7.1.2

Borang Permohonan Pembelian Barang/ Perkhidmatan (PB 3/80)

7.1.3

Borang Perakuan Penerimaan

7.1.4

Nota Hantaran (DO)

7.1.5

Inbois

7.2

Senarai Spesifikasi peralatan yang kurang RM 200,000.00

7.2.1

Analisa peralatan yang diluluskan JPPICT

7.2.2

Borang Permohonan Pembelian Barang/ Perkhidmatan (PB 3/80)

7.2.3

Borang Perakuan Penerimaan

7.2.4

Nota Hantaran (DO)

7.2.5

Inbois

Fail Tender 300.APB.8/4

Pejabat Pentadbiran

5 – 7 Tahun

Fail Sebutharga 300.APB.8/5

Pejabat Pentadbiran

5 – 7 Tahun

AKADEMI PENGAJIAN BAHASA

8.0

PROSEDUR KUALITI OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK. UITM.APB.(0).24

NO. KELUARAN

: 02

PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN BAHAN PENGAJARAN

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 9/9

16/4/07

LAMPIRAN

BIL.

PERKARA

LAMPIRAN

8.1

Carta Alir Prosedur Perolehan Peralatan / Bahan Pengajaran

Lampiran 1

8.2

Carta Alir Prosedur Pinjaman Peralatan / Bahan Pengajaran

Lampiran 2

8.3

Contoh Borang Permintaan Bekalan/Perkhidmatan

Lampiran 3

8.4

Contoh Pesanan Jabatan (LO)

Lampiran 4

8.5

Contoh Format Nota Hantaran (DO)

Lampiran 5

8.6

Contoh Format Inbois

Lampiran 6

8.7

Contoh Format Borang Pengakuan Penerimaan Barang-Barang Lampiran 7 Bekalan

8.8

Contoh Borang Pengesahan Kerja

8.9

Contoh

Format

Borang

Permohonan

Lampiran 8 Pembelian

Barang/ Lampiran 9

Perkhidmatan PB 3/80 8.10

Contoh Format Borang Harta Modal Kew 312

Lampiran 10

8.11

Contoh Format Borang Daftar Inventori Kew 313

Lampiran 11

8.12

Contoh Format Borang Pinjaman Peralatan

Lampiran 12

8.13

Contoh Format Kad Petak

Lampiran 13

Suggest Documents