FLSA’s New Overtime Rules Are Right  w Around the Corner: Are You Ready? Presented by: Your Name Kathy Helmke Title HR Government Affairs Director Organization MRA

MRA 2016 HR Conference

WHAT WE WILL  DISCUSS TODAY  Brief history and purpose of FLSA  Comparison of final regulations to current requirements  Review of exemptions  Process and timeline to comply  Steps employers need to take

2

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

1

WHAT FLSA COVERS 01

03

Minimum  wage

Youth  employment  standards

02

04

Overtime  pay

Recordkeeping

3

EXEMPT STATUS – THE BASICS How an  employee is paid   Status of  employee’s position Salaried Hourly

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

Hourly or  Salary Basis Nonexempt  or Exempt Exempt Non‐exempt

2

EXEMPTIONS  Executive Employees  Administrative Employees  Professional Employees • Learned w • Creative • Teachers

 Computer Employees  Outside Sales Employees

Three Criteria for Exemption Status  Salary Basis  Minimum Weekly Salary Threshold  Duties Requirements

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

3

SALARY BASIS

Exempt executive,  administrative,  professional, or computer  employees  must be  compensated on a salary  basis at a rate of not less  than $455 per week  

Computer employees  may also qualify if  they are compensated  at least $27.63  per hour

7

SALARY BASIS 2004 Regulations

Proposed in 2015

2016 Final Regulations  Effective December 1, 2016

Exempt executive, administrative  $970  per week ($50,440  or professional  per year) or computer employees  compensated on a salary  basis at a rate of not less than   $455  per week  

w

$913 a week ($47,476 per  year) To be Updated every 3 years Equal to 40th Percentile of  earnings of FT Salary Workers  in the lowest‐wage census  region of US

Computer employees compensated at  Unchanged least $27.63 per hour

Unchanged

Highly compensated employees  performing office or non‐manual work  and paid total annual compensation  of $100,000 or more (which must  include at least $455 per week paid  on a salary or fee basis)

$134,004 

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

$122,148 per year (which  must include at least $970  per week paid on a salary or  fee basis)

4

PRIMARY DUTY Principal, main, major or most  important duty that the  employee performs.

JOB DUTIES 2004  Regulations

Proposed  in 2015

2016 Final Regulations  Effective December 1, 2016

Generally, the  “majority” of  work must be  exempt level  work, but time  alone is not  determinative

Unchanged

Unchanged: the DOL believes that the increased 

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

salary threshold ensures that employees who meet  the salary threshold are most likely primarily  performing exempt work. For workers with salaries  w above the updated salary level, employers will  continue to use the same duties test to determine  whether or not the worker is entitled to overtime  pay.

5

NONDISCRETIONARY BONUSES/ INCENTIVE PAYMENTS 10% cap on amount 

Input requested  from stakeholders

Must be paid at  least quarterly Catch Up Payment‐ end of each quarter

FINAL REGULATIONS: TIMELINE Release date of  May 17, 2016

All employers  must be in  compliance  by the  effective date Effective  December 1, 2016

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

6

WHAT SHOULD EMPLOYERS DO?  01

03

Review and  update current  job descriptions

Identify jobs currently  classified as exempt  that will be impacted  by the new rule

02

04

Review classifications  to ensure they are  consistent with what  the FLSA requires   Determine  how changes  will be implemented

REVIEW AND UPDATE  CURRENT JOB DESCRIPTIONS

Up‐to‐date?

Accurately reflect  the duties performed?

MRA’s FLSA Toolkit  has updated job description template

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

7

REVIEW POSITIONS  FOR FLSA EXEMPTIONS

 Executive Employees  Professional Employees • Learned • Creative w• Teachers

 Computer Employees  Outside Sales Employees  Administrative Employees

EXECUTIVE EXEMPTION Primary duty is to:  Manage the  enterprise in which  the employee is  employed or  manage a  customarily  recognized  department or  subdivision thereof;

Customarily  and regularly  direct the  work of two  or more other  employees;  and 

Have the authority to hire  or fire other employees  or make suggestions and  recommendations as to  the hiring, firing,  advancement, promotion  or any other change of  status of other  employees are given  particular weight.  

16

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

8

Executive Exemption Management activities include:                 

Interviewing Selecting and training of employees Setting and adjusting employee rates of pay and hours of work Directing work Maintaining production or sales records for use in supervision or control Appraising employee productivity and efficiency for the purpose of recommending promotions or other changes in status Handling employee complaints and grievances Disciplining employees Planning work Determining work techniques Apportioning work among employees Determining the type of materials, supplies, machinery, or tools to be used or merchandise to be bought, stocked, or sold Controlling the flow and distribution of materials or merchandise and supplies Providing for the safety of employees and the property Planning and controlling the budget Monitoring or implementing legal compliance measures 17

EXECUTIVE EXEMPTION: Quick Assessment  The employee MUST supervise two or more  full‐time employees.  What to assess: The specific “management” duties the employee performs. If the employee does not supervise two or more full‐ time employees, the employee does not meet the executive exemption.  If the employee supervises two or more employees but does not manage a department or department unit/subdivision, the employees does not meet the executive exemption.  How to assess: Review the organization’s and/or department’s organizational chart. 18

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

9

PROFESSIONAL EXEMPTION Primary duty:  Involves work requiring knowledge of an advanced type in field of science or learning customarily acquired by prolonged course of specialized intellectual instruction, or  Involves work requiring invention, imagination, originality or talent in a recognized field of artistic or creative endeavor, or  Involves teaching, tutoring, or instructing, or lecturing in the activity of imparting knowledge and who is employed and engaged in this activity as a teacher in an educational establishment

19

PROFESSIONAL EXEMPTION Examples of jobs that fulfill the “knowledge of an advanced type  in field of science or learning customarily acquired by prolonged  course of specialized intellectual instruction” requirement:       

 Architecture  Teaching  Various types of physical, chemical, or biological sciences  Pharmacy

Medicine Theology Accounting Actuarial computation Engineering

20

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

10

Professional Exemption: Quick Assessment  The employee MUST have a minimum of a  Bachelor’s Degree in a field related to the  work that the employee will perform.  What to assess:  The degree required.  If an employee may be promoted into the position without a four‐year degree, or the degree may be in any number of fields (for example, Business, Liberal Arts, Fine Arts), the learned professional exemption will not apply.  How to assess: Review the minimum educational qualifications of the job. 21

PROFESSIONAL EXEMPTION: Quick Assessment  The employee MUST have a minimum of a  Bachelor’s Degree in a field related to the work  that the employee will perform.  What to assess: The degree required. If an employee may be promoted into the position without a four‐year degree, or the degree may be in any number of fields (for example, Business, Liberal Arts, Fine Arts), the learned professional exemption will not apply.  How to assess: Review the minimum educational qualifications of the job. 22

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

11

COMPUTER JOBS  EXEMPTION

Primary duty involves one or a  combination of the following: 

Application of systems analysis techniques and procedures, including consulting with users, to determine hardware, software or system functional specifications;



Design, development, documentation, analysis, creation, testing or modification of computer systems or programs, including w prototypes, based on and related to user or system design specifications;



Design, documentation, testing, creation or modification of computer programs related to machine operating systems; or a



Combination of the aforementioned duties,  the performance of which requires the same level of skills.

COMPUTER JOBS EXEMPTION: Quick Assessment  The employee MUST be a: computer systems analyst,  programmer, software engineer, or other similarly  skilled worker in the computer field.    What to assess: Job duties. Employees in the manufacture or repair of computer hardware and related equipment do not qualify for the exemption, nor do help desk employees, drafters and others skilled in computer‐aided design software.  How to assess: Review the essential functions of the job.

24

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

12

OUTSIDE SALES  EXEMPTION

Primary duty is:  Making sales or  Obtaining orders or contracts for services or for the use of facilities for which a consideration will be w paid by the client or customer; and  Who is customarily and regularly engaged away from the employer’s place or places of business in performing his/her primary duty.

OUTSIDE SALES EXEMPTION: Quick Assessment  The employee MUST be regularly away from the employer’s  place of business (which includes the employee’s home if the  employee works from home).

 What to assess: The frequency of visiting customers. Employees must visit customers at the customers’ facilities on more than an occasional, but less than constant, basis. Outside sales does not include sales made by mail, telephone or the Internet unless this contact is done in connection with sales made by personal contact. Finally, drivers who sell qualify for the outside sales exemption only if their primary duty is the sale of the employer’s product rather than driving.  How to assess: Evaluate the percentage of time that the sales person is in your office. Does the sales person have an office or a workstation?

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

13

ADMINISTRATIVE  EXEMPTION

Primary duty is the:  Performance of office or non‐ manual work directly related to the management or general business operations of the employer or the employer’s w customers; and  Includes the exercise of discretion and independent judgment with respect to matters of significance.

ADMINISTRATIVE  EXEMPTION

 The phrase “...directly related to management policies or general business operations….” means that administrative exempt employees “…must perform work directly related to assisting with the running or servicing of the business.” w  The term “discretion and independent judgment” involves “…the comparison and the evaluation of possible courses of conduct and acting or making a decision after the various possibilities have been considered.”

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

14

ADMINISTRATIVE EXEMPTION “Discretion and independent judgment” includes the following actions.

Does the employee…   Have the authority to formulate, affect, interpret, or implement management policies?  Carry out major assignments in conducting the operations of the business?  Perform work that affects business operations to a substantial degree?  Have the authority to commit the employer in matters that have significant financial impact?  Have the authority to waive or deviate from established policies and procedures without prior approval?

 Have the authority to negotiate and bind the company on significant matters?  Provide consultation or expert advice to management?  Perform work that involves planning long or short term business objectives?  Investigate and resolve matters of significance on behalf of the employer?  Represent the company in handling complaints, arbitrating disputes, or resolving grievances?

ADMINISTRATIVE EXEMPTION: Quick Assessment  The answer MUST be “Yes” to ALL of the following:    The position is an office job that is performed in every organization (for example, Marketing, HR, Legal, or Accounting). 

 There would be significant consequences to the organization (not simply to the department) if the work were not performed.  The employee has the authority to negotiate and bind the company on significant financial matters.  The work is important and key to the organization’s success.

 What to assess: The employee’s decision‐making authority. If the employee (1) regularly performs work of a repetitive nature, (2) has a low‐level spending limit on how much he/she may negotiate on behalf of the company, (3) does not make policy, and (4) may not deviate from policy without prior approval, the employee most likely does not meet the administrative exemption.   How to assess: Review the employee’s specific job duties.

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

15

PUTTING IT ALL TOGETHER: EXERCISE Org chart

Essential functions

Number of  employees  supervised

Types of decisions

Educational  requirements

31

MARKETING ORGANIZATIONAL CHART Jane, Marketing Manager

Ken, Marketing Supervisor

Employee

Employee

Employee

32

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

16

DUTIES PERFORMED:  MARKETING MANAGER

   

Serves as the key contact person in the organization for all marketing‐related  matters Plans and manages the organization’s marketing strategy Recommends new marketing initiatives to Acme executives Responsible for managing the marketing department 

Has final authority on the selection and hiring



Conducts employee performance reviews and approves salary adjustments Conducts or oversees employees’ progressive  discipline, up to and including terminations

w of new employees



 Approves all terminations

 



Plans and manages the unit budget Responsible for legal and regulatory compliance 

The minimum educational requirement for the position is a  Bachelor’s Degree in  Marketing or related field

WHICH EXEMPTIONS APPLY?      

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

Executive Professional Computer Outside Sales Administrative

17

Exemption Summary Position

Executive (Y/N), Rationale

Professional (Y/N), Rationale

Computer (Y/N), Rationale

Outside Sales (Y/N), Rationale

Administrative (Y/N), Rationale

A. B. C.

35

IDENTIFY JOBS LIKELY  IMPACTED BY NEW RULE Salary

Maybe duties

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

18

BELOW SALARY OF $970/WEEK  Raise salaries to new minimum level and retain exempt status  Determine financial impact

 Re‐classify as nonexempt  Calculate new hourly rate  Review Handout MRA’s FLSA Toolkit has calculator to assist in  determining financial impact of salary changes 

DETERMINE HOW CHANGES  WILL BE IMPLEMENTED 01

03

Across the  entire company

By functional  area

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

02

04

By department

On case‐by‐case  basis

19

CONSEQUENCES OF NON‐COMPLIANCE Department of Labor actions • Investigations • Lawsuits for unpaid overtime wages and an equal amount as wliquidated damages • Injunctions to restrain any person from violating the FLSA • May require employer to change employment practices

CONSEQUENCES OF NON‐COMPLIANCE  Individual action  Employee lawsuit for back pay and an equal w amount as liquidated damages, plus attorney’s fees and court costs

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

20

CONSEQUENCES OF NON‐COMPLIANCE

 Penalties and sanctions  Willful violations of the FLSA may be prosecuted criminally and the employer fined up to $10,000, w  Second conviction may result in imprisonment.  Employers who willfully or repeatedly violate overtime pay requirements are also subject to a civil money penalty of up to $1,100 per violation

CONSEQUENCES OF NON‐COMPLIANCE  Statute of Limitations  The DOL will investigate claims going back three years from the date the w claim is filed for willful violations of the FLSA, and two years for claims where no such “willfulness” is apparent.

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

21

CONSEQUENCES OF NON‐COMPLIANCE

 Back wages

 Changes in w employment practices

CONSEQUENCES OF NON‐COMPLIANCE

 Willful violations may be prosecuted criminally and fined up to $10,000  Second conviction may result in imprisonment w

 Employers who willfully or repeatedly violate the minimum wage or overtime pay requirements are subject to civil money penalties of up to $1,100 per violation

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

22

QUESTIONS COMMENTS w

Thank you! Visit us at www.mranet.org

We’re social!

Follow us on your favorite social networks 

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

23

Three Criteria for Exemption Status  Salary Basis  Minimum Weekly Salary Threshold  Duties Requirements

Three Criteria for Exemption Status  Salary Basis  Minimum Weekly Salary Threshold  Duties Requirements

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

24

SALARY BASIS

Exempt executive,  administrative,  professional, or computer  employees  must be  compensated on a salary  basis at a rate of not less  than $455 per week  

Computer employees  may also qualify if  they are compensated  at least $27.63  per hour

49

SALARY BASIS 2004 Regulations

Proposed in 2015

2016 Final Regulations  Effective December 1, 2016

Exempt executive, administrative  or professional  or computer employees  compensated on a salary  basis at a rate of not less than   $455  per week  

$970  per week ($50,440  per year)

$913 a week ($47,476 per year)

w

To be Updated every 3 years Equal to 40th Percentile of  earnings of FT Salary Workers  in the lowest‐wage census  region of US

Computer employees compensated at  least $27.63 per hour

Unchanged

Unchanged

Highly compensated employees  performing office or non‐manual work  and paid total annual compensation of  $100,000 or more (which must include  at least $455 per week paid on a salary  or fee basis)

$122,148 per year (which  must include at least $970  per week paid on a salary or  fee basis)

$134,004 

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

25

PRIMARY DUTY Principal, main, major or most  important duty that the  employee performs.

JOB DUTIES 2004  Regulations

Proposed  in 2015

2016 Final Regulations  Effective December 1, 2016

Generally, the  “majority” of  work must be  exempt level  work, but time  alone is not  determinative

Unchanged

Unchanged: the DOL believes that the increased 

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

salary threshold ensures that employees who meet  the salary threshold are most likely primarily  performing exempt work. For workers with salaries  w above the updated salary level, employers will  continue to use the same duties test to determine  whether or not the worker is entitled to overtime  pay.

26

NONDISCRETIONARY BONUSES/ INCENTIVE PAYMENTS 10% cap on amount 

Input requested  from stakeholders

Must be paid at  least quarterly Catch Up Payment‐ end of each quarter

FINAL REGULATIONS: TIMELINE Release date of  May 17, 2016

All employers  must be in  compliance  by the  effective date Effective  December 1, 2016

MRA 2016 HR Conference – Session  2B

27

Scenario:  Transitioning Pay  Joe is currently classified as exempt and is paid a weekly salary of $600.00 (the equivalent of $31,200/year) and works an  average of 45 hours/week. Joe’s position is being reclassified as nonexempt.  

Options 

Pros 

1: Exempt Salary to Nonexempt Hourly Approach,  based  on 40 hour/week schedule: 

Simple way to calculate  Higher wage costs for company:  an hourly rate  Regular Rate ($15.00 X 40 hours) = $600.00  Overtime Rate ($15.00 X 1.5) =$22.5 X 5  Easy to communicate   hours= $112.50   and understand  Total Pay ($600.00 + 112.50) = $712.50 weekly,  and  $37,050.00 annually, resulting in annual  Higher morale for  increase of $5,850.00 ($37,050.00 ‐  employee  overtime  $31,200.00) 

Regular Rate of Pay  = $600.00/40 hours = $15.00   Overtime Rate of Pay = $15.00 X 1.5 =$22.5 

2. Exempt Salary to Nonexempt Hourly Approach , with consideration of regular hours worked over 40: Regular Hours = 40

Most closely represents  what the employer is  currently paying  employee  on weekly  basis  

Overtime Hours = 5 total hours per week = 45 Regular Rate of Pay = $600.00/45 hours= $13.33/hour Overtime Rate of Pay = $13.33 X 1.5 overtime premium = $20.00/hour X 5 hours $100

3. Combination Salary and Hourly Approach: Employees receives salary representing straight‐time pay for all hours worked in a workweek. (Note: Nonexempt employees are allowed to be paid a set or fixed salary per week; however they must be compensated for any time worked over 40 in a workweek.) Employer first needs to set the fixed regular weekly salary  (for this example, the agreement between the employer  and employee is that the salary will be $600.00/week).   Since this salary constitutes wages at straight time for   all hours worked, the employers would still owe an  additional half‐time for any hours the employee works in  excess of 40 in a workweek. If employee works 45 hours,  the calculation is as follows:    Regular Rate of Pay: $600/45 hours = $13.33   Overtime Rate of Pay= $13.33/2 = $6.67 (since all hours  have already been paid at straight‐time, the employer  only needs to account for the “half” time.) Overtime Pay=  5 hours X $6.67=$33.35 

Reduces impact of the  potential increased  labor   costs on the employer 

Guarantees employee a  fixed salary (something  he is already  accustomed to) while  also compensating  employee for hours  worked over 40. 

Cons 

Requires employer to recalculate every  exempt employee’s regular rate based on  regular hours worked over 40.  It is possible that one employee may have  averaged 45 hours while another might have  averaged 50 hours.   Difference in hours may have a significant  impact on the hourly rate employees in  similar  position receive  May negatively affect morale  Higher wage costs for company:  Regular Rate ($13.33 X 40 hours) = $533.20  Overtime Rate = $13.33 X 1.5 overtime  premium = $20.00/hour X 5 hours $100  Total Pay ($533.20 + $100) = $633.20 weekly,  and $32,926.40 annually, resulting in annual  increase of $1,726.40 ($32,926.40 ‐  $31,200.00)  Requires  employer to establish a fixed  minimum salary for 40 hours which must be  paid even if employee only works 35 hours in a  workweek  May negatively affect morale: If employee  works between 40 and 45 hours, total wages  would be lower than what employee was  accustomed to when he was exempt.  Higher wage costs for company:  Weekly Earnings= $600.00 Salary + $33.35  Overtime = $633.35 or $32,934.20 Annually  Result: Annual increase of $1,734.20  ($32,934.20 ‐ $31,200.00)