ARCHIWUM NARODOWE W KRAKOWI

ARCHIWUM NARODOWE •W KRAKOWI 1 fas PAN URZĄD KONTROLI SKARBOWA M A R I U S Z PIĄTKOWSKI DYREKTOR w Krakowie kf w KRAKOWIE 0 9. 09. 2015 WPŁYNĘ...
2 downloads 0 Views 1MB Size
ARCHIWUM NARODOWE •W KRAKOWI

1

fas

PAN URZĄD KONTROLI SKARBOWA

M A R I U S Z PIĄTKOWSKI DYREKTOR

w Krakowie

kf

w KRAKOWIE

0 9. 09. 2015 WPŁYNĘŁO'DNIA

Pismo z dnia:

sprawa:

U R Z Ę D U K O N T R O L I SKARBOWEJ

30-016 Kraków ul. W. Łokietka 20

Znak:

Nasz znak: NVI.421.38.2015

Data: Kraków,

kontrola archiwum zakładowego Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie

Szanowny Panie Przesyłam w załączeniu dwa egzemplarze protokołu kontroli archiwum zakładowego Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie przeprowadzonej w dniach 23 i 26 czerwca oraz 13 sierpnia 2015 r. z prośbą o ich podpisanie i opieczętowanie pieczęcią nagłówkową z numerem REGON. Jeden egzemplarz protokołu kontroli proszę odesłać do Archiwum Narodowego w Krakowie w terminie 14 dni od daty otrzymania. Równocześnie przypominam - w nawiązaniu do informacji przekazanych w trakcie kontroli - że, jeżeli po zapoznaniu się z protokołem kontroli a przed jego podpisaniem, zgłoszone zostaną umotywowane zastrzeżenia co do jego treści, kontrolujący zbada ich zasadność i w uzasadnionych wypadkach uzupełni lub skoryguje protokół. W sytuaq'i, gdyby Pan Dyrektor odmówił podpisania protokołu kontroli, zobowiązany jest Pan do złożenia pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy i do odesłania jednego egzemplarza protokołu. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego. W sytuaqi zastrzeżeń co do treści protokołu kontroli, proszę o kontakt telefoniczny z osobą przeprowadzającą kontrolę (tel. 12 433 76 30 wew. 25).

Z poważaniem . , p.o.

Zali 2,(20 ark.)

DYREKTORA

"wjśyt^e&j w Krakowie dr Kamila FoSprecht

ul Sisnna 15

30-560 Krakó-A

tel.12422 4094: 12421 27 90 iaxl24 1994", wewnątrz akta luzem, bez części metalowych, paginacja nieparzystych stron i podsumowanie na okładce teczki. Powyższe ilości akt wliczono do ogólnego zbioru dokumentacji w pkt. II.3 protokołu kontroli. 11. Udostępnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udostępnianych akt) Dokumentacja wypożyczana jest pracownikom Urzędu na podstawie rewersu. Wypożyczenia dotyczą głównie akt przeprowadzonych kontroli i dokumentacji osobopłacowej. Wypożyczanie dokumentacji innym organom odbywa się za zgodą Dyrektora Urzędu, często odbywa się to za pośrednictwem komórek organizacyjnych. Udostępnienia akt w Biurze w Nowym Sączu ewidencjonowane są w zeszycie. Akt nie wypożycza się poza Urząd. 1

12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się regularnie, nieregularnie*- , za zezwoleniem, bez zezwolenia^ archiwum państwowego, ostatnio na podst. zgody nr 210/2015 NDAPl

Archiwum Narodowe w Krakowie

Strona nr 12 z dnia 14 kwietnia 2015 r. (dokumentacja UKS w Tarnowie), zgody nr 22/2015 z 14 stycznia 2015 r. (dokumentacja UKS w Krakowie), zgody nr 347/2013 z 5 sierpnia 2013 r. (dokumentacja Ośrodka Zamiejscowego w Nowym Sączu). (data)

Jednostka kontrolowana ma, nie ma*' zezwolenia generalnego na brakowanie 13. Przekazanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego miało ostatnio miejsce w: 2014 roku i objęło ok. 1,20 mb, tj. 112 j.a. zespołu akt Urzędu Kontroli Skarbowej w Tarnowie z lat 1992-1998, 2012 roku i objęło ok. 0,20 mb, tj. 8 j.a. zespołu akt Izby Skarbowej w Tarnowie z lat (1974)1983-1991, 2012 roku i objęło ok. 0,75 mb, tj. 95 j.a. zespołu akt Urzędu Kontroli Skarbowej w Tarnowie z lat 1992-1996. 14. Kierownikiem archiwum zakładowego, osobą odpowiedzialną za jego prowadzenie jest: Kasper Kowicki - starszy referendarz ds. prowadzenia archiwum, zatrudniona(y) na pełnym etacie, na pół etatu, w innej formie*', posiadający(a) wykształcenie podstawowe, średnie, wyższe*' kierunek historia ze specjalizacją archiwalną oraz ukończony, nieukończony*' w roku kurs archiwalny stopnia W archiwum zatrudnieni są także: na pełnym etacie ..TTTTTT.. osoba(y), na pół etatu osoba(y), w innej formie . . . T T T T T T . . osoba(y), posiadająca(e) ukończony, nieukończony*' w roku kurs archiwalny stopnia

....TTTTT... ...TTTTTTT..

Archiwista dodatkowo w ramach zakresu czynności zajmuje się prowadzeniem magazynu dowodów rzeczowych. W Biurze w Tarnowie do prowadzenia filii archiwum wyznaczono p. Dorotę Bednarz specjalistę (w ramach zakresu obowiązków, bez wyznaczonych dni czy godzin na pracę w archiwum), która posiada wykształcenie średnie oraz ukończony w 2008 r. kurs archiwalny pierwszego stopnia. W Biurze w Nowym Sączu do prowadzenia filii archiwum zakładowego wyznaczono p. Danutę Klisowską-Piorunik - specjalistę (w ramach zakresu obowiązków, bez wyznaczonych dni czy godzin na pracę w archiwum), która posiada wykształcenie średnie oraz ukończony w 2008 r. kurs archiwalny pierwszego stopnia. 15. Warunki pracy w archiwum zakładowym są dobre i uciążliwe, bardzo trudne*', ponieważ: stałe miejsce pracy archiwisty znajduje się poza magazynem z aktami, gdzie zorganizowano miejsce do opracowywania akt. Uciążliwy jest brak miejsca w magazynie i tym samym brak możliwości odpowiedniego rozmieszczenia zasobu archiwum. Warunki pracy w filii archiwum w Tarnowie są dobre ze względu na zorganizowanie stałego miejsca pracy archiwistki poza magazynem archiwum, miejsca do udostępniania i opracowywania akt w magazynie oraz zapewnienie rezerwy wolnego miejsca. Warunki pracy w filii archiwum w Nowym Sączu są dobre ze względu na zorganizowanie stałego miejsca pracy archiwistki poza magazynem archiwum, ale także trudne, gdyż w magazynie brak miejsca do opracowywania akt (archiwistka wykonuje te prace w swoim pokoju biurowym) oraz miejsca na regałach na przyjęcie dokumentacji z komórek organizacyjnych. 16. Lokal archiwum zakładowego (usytuowanie, ilość pomieszczeń, powierzchnia, wyposażenie, zabezpieczenie przed kradzieżą, pożarem i innymi ujemnymi czynnikami)

NDAP1

Archiwum Narodowe w Krakowie

Strona nr 13 2

Archiwum zakładowe w Krakowie o powierzchni 32 m usytuowane jest w piwnicy budynku zajmowanego przez Urząd. Drzwi prowadzące do archiwum obito z zewnątrz blachą i zamontowano dwa zamki. Pomieszczenie jest wyremontowane. Wyposażono go w regały kompaktowe (opisane cyframi rzymskimi, półki arabskimi), 2 biurka, szafę biurową, krzesła i drabinkę. W magazynie znajduje się termohigrometr (22°C, 75%), czujniki ppoż., gaśnica proszkowa z aktualnym atestem, osuszacz i odkurzacz do akt (własność archiwisty). Podłogę wyłożono linoleum. Okienka są plastikowe, okratowane od zewnątrz. Budynek posiada całodobowy monitoring. Brak rezerwy wolnego miejsca na dopływy akt. Nie jest prowadzony rejestr pomiarów temperatury i wilgotności. Magazyn archiwalny w Biurze w Tarnowie ma powierzchnię 86 m i usytuowany jest w przyziemiu budynku przy al. Solidarności 5-9a wynajmowanego od Urzędu Skarbowego w Tarnowie. Prowadzą do niego drzwi metalowe zamykane na jeden zamek i dodatkowe zabezpieczone kodem. Na podłodze ułożono płytki lastriko. W pomieszczeniu znajdują się okna drewniane osłonięte roletami, oklejone folią antywłamaniową i okratowane z zewnątrz kratami, ogrzewanie co. i oświetlenie elektryczne. Przez pomieszczenie przechodzą niezabezpieczone rury wodne i kanalizacyjne, na jednej ze ścian ślady zalania i prawdopodobnie zagrzybienia. Magazyn wyposażono w regały metalowe jezdne i stacjonarne (opisane), szafy metalowe, biurka, krzesła, gaśnicę proszkową z aktualnym atestem, koc gaśniczy, czujki ppoż., kratki wentylacyjne, termohigrometr (21,4°C, 52,6%). Prowadzony jest rejestr pomiarów temperatury i wilgotności (w momencie przebywania w magazynie), wahania wynoszą: 20-22°C i 2764%. Rezerwa wolnego miejsca wynosi 146,40 mb. Magazyn archiwalny w Biurze w Nowym Sączu opisany „ 508 " ma powierzchnię 13 m i usytuowany jest w przyziemiu budynku przy ul. Sienkiewicza 44. Prowadzą do niego drzwi drewniane obite wewnątrz blachą i zamykane na dwa zamki. Na podłodze ułożono płytki lastriko, okna są drewniane okratowane z zewnątrz, nieosłonięte. Pomieszczenie oświetlane jest elektrycznie i posiada ogrzewanie co. Wyposażono go w regały metalowe przesuwne i stacjonarne, drabinkę, krzesło, gaśnicę proszkową z aktualnym atestem i termohigrometr (20°C, 60%). Od 2008 r. prowadzony jest rejestr pomiarów temperatury i wilgotności. Wahania wynoszą 14-20°C i 37-78%. Brak rezerwy wolnego miejsca na dopływy akt. 2

2

17. Inne ustalenia kontroli: (m.in. oświadczenia przedstawicieli kontrolowanej jednostki udzielane ustnie) Według oświadczenia p. Lidii Trzaski - Kierownika Oddziału Administracyjno Gospodarczego planowana jest nadbudowa istniejącego budynku Urzędu i przeznaczenie dotychczasowej sali konferencyjnej usytuowanej w piwnicy na potrzeby archiwum. 18. Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli przez archiwum Państwowe Zalecenia wydane po ostatniej kontroli zostały częściowo wykonane: • nadal nie przeznaczono dodatkowego magazynu na potrzeby archiwum, • przepisy kancelaryjno-archiwalne są stosowane jeszcze z błędami, • nie uporządkowano kompleksowo zasobu archiwum oraz nie nadano mu prawidłowego układu, głównie z uwagi na brak miejsca w magazynie archiwalnym, • skorygowano ewidencję archiwum zakładowego, ale występują jeszcze błędy w tym zakresie, NDAPl

Archiwum Narodowe w Krakowie

Strona nr 14 • •

do Archiwum Narodowego w Krakowie przekazano odziedziczone materiały archiwalne, choć jeszcze nie wszystkie, nie przesłano do Archiwum kopii wykazu spisów i kopii spisów zdawczoodbiorczych materiałów archiwalnych.

III. Zalecenia wynikające z ustaleń bieżącej kontroli zostaną przekazane odrębnym pismem.

Protokół pod] lisal S T A R S Z Y REFERENDARZ

ARCHIWUM NARODOWE W KRAKOWIE młodszy archiwista

Urze


"™

*"

*•

nieroz­ poznana

inne rodzaje dokumentacji (wymienić jakie)

kat. A

kat. B

nieroz­ poznana ™

Załącznik nr"S< do protokołu kontroli, znak: NVI.421.38.2015

INFORMACJA N A T E M A T ILOŚCI DOKUMENTACJI W FILII ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO BIURO W N O W Y M SĄCZU URZĘDU KONTROLI SKARBOWEJ W KRAKOWIE

1. Ilość dokumentacji

dokumentacja aktowa lp.

1.

2.

nazwa jednostki organizacyjnej Były UKS w Nowym Sączu

kat. A 1,4 od 1992

1998 UKS Kraków 143 Biuro w Nowym od Sączu 1999 -2005

kat. BE50 0,3 od 19961998

kat. B kat. Pozos­ B50 tała B — 1,5 od 19911998

0,2 od 19992000

1,3 od 19992005

20 od 19992014

dokumentacja techniczna nieroz­ poznana —

kat. A

kat. B





inne rodzaje dokumentacji (wymienić jakie)

nieroz­ poznana

kat. A

kat. B







nieroz­ poznana

Pieczęć i podpis osoby sporządzającej SPECJALISTA Danuta KUsoi^ka-Pi.gnuiik

Załącznik nr ... do protokołu kontroli, znak: NVI.421.38.2015

INFORMACJA N A T E M A T ILOŚCI DOKUMENTACJI W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM URZĘDU KONTROLI SKARBOWEJ W KRAKOWIE

lp.

1.

2.

3.

1. Ilość dokumentacji przechowywanej w lokalu archiwum zakładowego (P5) dokumentacja aktowa dokumentacja techniczna nazwa jednostki kat.B organizacyjnej nieroz­ kat. kat. nieroz­ kat. A kat. kat. Pozos­ poznana A B poznana BE50 B50 tała B Urząd Kontroli 143 m 5,0 m 8,5 m 169,5 m — — — — Skarbowej

Regionalny Inspektorat Celny

19922011 0,02 m (2 cm)

Główny Inspektorat Celny Delegatura w Krakowie

0,04 m (4 cm) 19941996

19922010 0,01 m (1 cm) 2002

19922012 0,1 m (10 cm) 19992002

20002012 4,2 m 19982002

4,5 m 19921997

Pieczęć i podpis osoby sporządzającej: STARSZY REFERENDARZ

Kasper Kowicki

inne rodzaje dokumentacji (wymienić jakie)

kat. A

kat. B

nieroz­ poznana



































Załącznik nr ... do protokołu kontroli, znak: NVI.421.38.2015

INFORMACJA N A T E M A T ILOŚCI DOKUMENTACJI W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM URZĘDU KONTROLI SKARBOWEJ W KRAKOWIE

lp.

1

2. Ilość dokumentacji przechowywanej w magazynie gospodarczym (P3) dokumentacja aktowa dokumentacja techniczna nazwa jednostki kat.B organizacyjnej nieroz­ kat. kat. nieroz­ kat. A kat. kat. Pozos­ poznana A B poznana BE50 B50 tała B Urząd Kontroli 42,5 m — — — — — — — Skarbowej

20002005

Pieczęć i podpis osoby sporządzającej: STARSZY REFERENDARZ

Kasper Kowicki



inne rodzaje dokumentacji (wymienić jakie)

kat. A

kat. B

nieroz­ poznana