Arbeitszimmer: Wer darf was und wie viel?

Arbeitszimmer: Wer darf was und wie viel?

So gut wie jeder Selbstständige braucht es, viele Arbeitnehmer brauchen es und so mancher Rentner auch: Das häusliche Arbeitszimmer gehört zum Berufsleben inzwischen fast genauso zum Alltag wie der Computer. Hier werden Büroarbeiten erledigt, Verkäufe und Projekte vorbereitet oder Buchhaltungsbelege sortiert. Steuerlich jedoch ist das Thema Home Office nicht ganz so einfach. Denn Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer können Sie nur in bestimmten Fällen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Entweder steht Ihnen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung – oder aber das heimische Büro ist der Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit. Aber selbst wenn eine dieser Voraussetzungen gegeben ist, müssen Sie noch weitere Punkte beachten, um die Kosten für das Home Office abziehen zu können. Wir sagen Ihnen, wie es geht.

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Arbeitszimmer: Was ist das überhaupt?

PRAXIS – TIPP Der Bundesfinanzhof hat vor kurzem eine Grundsatzentscheidung getroffen und die bisherigen strikten Regeln für das häusliche Arbeitszimmer bekräftigt (Az. GrS 1/14). Demnach dürfen die Kosten für ein Büro daheim nur dann abgesetzt werden, wenn der Raum ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt wird. Gemischt genutzte Arbeitszimmer werden damit weiterhin regelmäßig steuerlich nicht anerkannt. Eine private Nutzung des Büros ist dem Finanzbeamten nur dann gleichgültig, wenn sie untergeordnet bleibt – in der Praxis geht man hier von einer maximalen privaten Nutzung von bis zu 10 Prozent aus.

Wenn Sie zuhause arbeiten, bedeutet das aus Sicht des Finanzamts noch lange nicht, dass Sie auch ein häusliches Arbeitszimmer haben. Denn der Gesetzgeber legt strenge Maßstäbe an das Home Office an. So muss das häusliche Arbeitszimmer auch tatsächlich in die „häusliche Sphäre“ eingebunden sein. Mit anderen Worten: Das Zimmer muss zur privaten Wohnung oder zum Wohnhaus gehören. Erlaubt sind auch ein Zimmer im Dachgeschoss oder ein Raum im Keller – vorausgesetzt, sie sind als gemeinsame Wohneinheit mit den privaten Wohnräumen verbunden. Der Arbeitsraum muss außerdem räumlich vom Rest der Wohnung getrennt sein. Das bedeutet, es muss in aller Regel eine Wand und eine Tür geben, die den Raum vom Wohnbereich abgrenzen. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer zählt ebenso wenig als häusliches Arbeitszimmer wie ein Durchgangszimmer. Das Home Office darf nicht zum Hausflur hin offen sein, auch beim Zugang über eine offene Wendeltreppe fehlt es an der erforderlichen Abgeschlossenheit. Übrigens reicht es nicht aus, den Bereich durch einen Raumteiler, Lamellenvorhänge oder ein Regal abzugrenzen. Darüber hinaus muss das häusliche Arbeitszimmer nahezu ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden und über eine ausreichende Größe verfügen. Die Finanzverwaltung hat in der Praxis folgende Spielregeln für die Größe eines Arbeitszimmers aufgestellt:

» Ein-Zimmer-Wohnung: Der Platz zum Wohnen ist zu klein, Wohn- und Bürobereich mischen sich zu stark. Die Folge: kein Ausgabenabzug.

» Zwei-Zimmer-Wohnung: Das Büro sollte möglichst nicht mehr als ein Drittel der Wohnfläche einnehmen.

» Drei-Zimmer-Wohnung: Paare mit Kindern müssen mindestens eine Drei-Zimmer-Wohnung bieten, um ein Arbeitszimmer geltend machen zu können.

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Kreativ oder bürokratisch? Die Ausstattung des Home Office PRAXIS – TIPP Bei der Ausstattung des häuslichen Arbeitszimmers dreht es sich darum, die private Nutzung möglichst auszuschließen. Wenn Sie ab und zu private Mails abrufen und beantworten, ist dies nicht weiter tragisch. Wenn jedoch in Ihrem Home Office das Gästebett oder ein Fernseher steht, könnte dies dazu führen, dass der Finanzbeamte den Steuerabzug streicht.

Geht es nach der Finanzverwaltung, muss das häusliche Arbeitszimmer vorwiegend dazu dienen, gedankliche, schriftliche oder verwaltungstechnische Arbeiten zu erledigen. Die Ausstattung des Arbeitszimmers muss diese widerspiegeln. Inzwischen ist zwar auch die Finanzverwaltung davon überzeugt, dass ein Sofa oder eine Liege in einem häuslichen Büro zu »betrieblichen« Zwecken – etwa zur Lektüre oder zur kurzfristigen Entspannung – genutzt werden können. Ein Bett oder ein Kleiderschrank dagegen haben in einem Home Office nichts zu suchen – zumindest dann nicht, wenn der Nutzer selbiges steuerlich geltend machen will. Das zentrale Möbel in Ihrem Home Office sollte der Schreibtisch sein. Außerdem können in einem häuslichen Arbeitszimmer

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Bücherregale Aktenschränke Bücher Aktenordner Computer und andere Arbeitsmittel

vorhanden sein. Auch ein Archiv gehört zum Home Office dazu.

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Kriterien für ein Arbeitszimmer PRAXIS – TIPP Prüfen Sie immer zuerst, ob der Raum, den Sie betrieblich oder beruflich nutzen, überhaupt ein häusliches Arbeitszimmer ist. Denn die Einschränkungen gelten nur für das Home Office, nicht jedoch für eine Werkstatt, ein Tonstudio oder eine Praxis. Hier können Sie Ihre Kosten uneingeschränkt geltend machen – unter bestimmten Voraussetzungen sogar dann, wenn diese Räume in die häusliche Sphäre eingebunden sind.

PRAXIS – TIPP Ob Ihnen tatsächlich kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, müssen Sie nachweisen. Arbeitnehmer können sich hierzu eine Bescheinigung ihres Arbeitgebers ausstellen lassen. Das ist zum Beispiel dann hilfreich, wenn der Angestellte eine selbstständige Nebentätigkeit ausübt und dafür den Schreibtisch in der Firma nicht nutzen darf.

PRAXIS – TIPP Auch während der Elternzeit ist es möglich, ein häusliches Arbeitszimmer bis 1.250 Euro geltend zu machen. Wer sich in dieser Zeit auf dem Laufenden hält, Fortbildung vor- oder nachbereitet oder Fachliteratur liest, darf die Kosten für das heimische Büro bis zu diesem Betrag geltend machen. Dies gilt selbst dann, wenn während der Elternzeit keine steuerpflichtigen Einnahmen erzielt werden.

Nutzen Sie ein externes Büro, ist die Sache relativ klar: Die Kosten dafür sind abzugsfähig. Das häusliche Arbeitszimmer hingegen war und ist immer wieder ein strittiger Punkt zwischen Steuerpflichtigem und Finanzamt. Der Gesetzgeber nennt zwei Möglichkeiten, in denen Sie die Ausgaben für das häusliche Arbeitszimmer in der Steuererklärung ansetzen können:

» E  s steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung. Wer kein anderes Büro hat als das Zuhause, darf die anteiligen Kosten bis zu 1 250 Euro pro Jahr für das Home Office geltend machen. Dies ist kein Pauschbetrag, die Ausgaben müssen nachgewiesen werden.

» D  er Mittelpunkt der beruflichen und betrieblichen Tätigkeit liegt im häuslichen Arbeitszimmer. Hier geht es darum, ob Sie alles, was für Ihren Beruf prägend ist, daheim am Schreibtisch erledigen. Ist dies der Fall, dürfen Sie Ihre Kosten unbeschränkt ansetzen. Für wen welche Voraussetzung zutrifft – und wer möglicherweise gar kein Home Office geltend machen kann –, hängt zum einen von der Branche und zum anderen von den Tätigkeiten und vertraglichen Vereinbarungen ab. Die erste Voraussetzung „es steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung“ greift zum Beispiel bei Lehrern. Ein „anderer Arbeitsplatz“ ist laut Definition grundsätzlich jeder Arbeitsplatz, der für Büroarbeiten geeignet ist. Dies gilt auch für den Schreibtisch im Großraumbüro in der Firma. Es spielt auch keine Rolle, ob die Arbeitsmittel, die Sie daheim nutzen, an diesem Arbeitsplatz ebenfalls vorhanden sind. Wichtig ist: Diesen Schreibtisch müssen Sie tatsächlich für die Tätigkeit nutzen können. Ein Handwerker, der in Werkstatt und Lager keine geeigneten Räumlichkeiten hat, darf also das häusliche Arbeitszimmer geltend machen. Problematisch wird es allerdings, wenn der häusliche Arbeitsplatz den Schreibtisch in der Firma ergänzt. Dies gilt beispielsweise bei Arbeitnehmern, die sich daheim einen Telearbeitsplatz eingerichtet haben. In solchen Fällen steht Ihnen ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung – mit der Folge, dass Sie die Kosten für das Büro daheim nicht absetzen können. Aber Achtung: Den steuerlichen Abzug für das Home Office gibt es nur einmal. Selbst wenn ein Steuerpflichtiger aus beruflichen Gründen zwei Wohnungen und darin jeweils häusliche Arbeitszimmer hat, darf er keine zwei Arbeitszimmer in der Steuererklärung ansetzen. Der Höchstbetrag 5 Arbeitszimmer | www.lexware.de

PRAXIS – TIPP Für den Steuerpflichtigen kann es auch von Vorteil sein, wenn der Höchstbetrag personenbezogen ist. Denn auf diese Weise können Betroffene selbst dann die Kosten für ein Home Office geltend machen, wenn sie es nur für bestimmte Monate und nicht ein ganzes Jahr lang nutzen.

PRAXIS – TIPP Wie individuell das Thema Arbeitszimmer geprüft wird, zeigt eine aktuelle Entscheidung des Finanzgerichts Münster. Im zugrundeliegenden Fall ging es um einen Handelsvertreter, der im Wurst- und Käsevertrieb für drei Auftraggeber arbeitete. Vor dem Finanzgericht konnte der Kläger überzeugend darlegen, dass er kein klassischer Außendienstler ist. Die Richter folgten der Darstellung des Klägers, wonach ein erheblicher Teil seiner Arbeitszeit darauf entfallen sei, Preislisten, Monatsübersichten und 26-Wochen-Analysen für jeden einzelnen Kunden zu erstellen. Für das Finanzgericht war damit klar: Diese, die Tätigkeit des Handelsvertreters prägende Aufgabe, hatte selbiger im täglichen Geschäft im häuslichen Arbeitszimmer – und eben nicht bei den Kundenbesuchen – zu bewältigen. Es handele sich, so das Fazit des Gerichts, vielmehr um die „unternehmerische Schaltstelle des Betriebs“.

von 1.250 Euro ist sowohl personen- als auch objektbezogen. Daher wird er nur einmal jährlich und nicht zweifach oder mehrfach gewährt. Nach Ansicht der Finanzverwaltung gilt das gleichermaßen für ein Ehepaar, das das häusliche Arbeitszimmer gemeinsam nutzt. Auch in diesem Fall dürfen beide Partner den Höchstbetrag nur anteilig und damit insgesamt nur einmal geltend machen. Auch Rentner können ein häusliches Arbeitszimmer haben, wenn sie Nebentätigkeiten ausüben. Hier greifen die gleichen Kriterien wie bei Arbeitnehmern und Selbstständigen. Unbegrenzt ist der Steuerabzug sowohl für Angestellte als auch für Selbstständige nur dann möglich, wenn der Mittelpunkt der Tätigkeit im Arbeitszimmer liegt. Wer nicht nur daheim am Schreibtisch sitzt, sondern auch unterwegs arbeitet, muss die für seinen Beruf prägenden Tätigkeiten im häuslichen Arbeitszimmer verrichten. Entscheidend ist der inhaltliche Schwerpunkt der Arbeit, der zeitliche Anteil dient lediglich als Hinweis für den möglichen Mittelpunkt. Außerdem können Betroffene nur einen Betätigungsmittelpunkt haben. Wichtig: Das Finanzamt schaut sich immer den Einzelfall an. Verschiedene Finanzgerichte haben aber zum Beispiel bereits die häuslichen Arbeitszimmer folgender Berufsgruppen zugelassen:

»  Gerichtsvollzieher »  Fachjournalisten »  Kfz-Sachverständige »  Ingenieure »  Versicherungsmathematiker In anderen Fällen – zum Beispiel von Unternehmensberatern, Berufsbetreuern oder Hochschullehrern – wurde der Mittelpunkt der Tätigkeit nicht im häuslichen Arbeitszimmer gesehen. Entscheidend ist in aller Regel nicht der Zeitfaktor: Der inhaltliche und damit qualitativ prägende Schwerpunkt der individuellen Tätigkeit kann auch dann gegeben sein, wenn die außerhäuslichen Tätigkeiten überwiegen.

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Was Sie absetzen können – und was nicht

Erfüllt Ihr heimisches Büro die entscheidenden Kriterien, können Sie die Aufwendungen für das Arbeitszimmer – gegebenenfalls bis zur Grenze von 1 250 Euro – absetzen. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer geltend zu machen: Die direkten Kosten für das Arbeitszimmer oder die nachträgliche Errichtung dürfen Sie in voller Höhe absetzen. Kosten, die ausschließlich für das häusliche Arbeitszimmer anfallen, dürfen Sie also vollständig als Betriebsausgaben oder Werbungskosten ansetzen. Dazu gehören etwa

»  Ausgaben für Renovierung oder Reparaturen im häuslichen Arbeitszimmer, »  Reinigung, »  Aufwendungen für die Ausstattung des Zimmers (zum Beispiel Tapeten, Teppiche, Vorhänge, Lampen)

Kommt also der Maler und streicht Türen und Fenster oder lassen Sie einen neuen Teppichboden im Büro verlegen, können Sie die Kosten komplett geltend machen.

PRAXIS – TIPP Selbst die Kosten für eine Gartenerneuerung oder die Modernisierung des Badezimmers dürfen Sie anteilig dem Arbeitszimmer hinzurechnen, wenn derart in die Gebäudesubstanz eingegriffen wird, dass der Wert des gesamten Hauses erhöht wird. Hiermit sollen Wertungswidersprüche vermieden werden – etwa bei einer späteren Entnahme des Arbeitszimmers aus dem Betriebsvermögen.

Bei den laufenden Kosten geht das Finanzamt von anteiligen Werbungskosten oder Betriebsausgaben aus. Die anteiligen Kosten bemessen sich nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche. Sie teilen also die Fläche des Büros durch die Gesamtwohnfläche der Wohnung und nehmen diese Summe mal 100. Damit haben Sie den prozentualen, absetzbaren Anteil des Arbeitszimmers. Ein Beispiel: Ihr Büro hat eine Fläche von 20 Quadratmetern. Ihre Wohnung ist 125 Quadratmeter groß. Damit entfallen 16 Prozent der laufenden Kosten auf das häusliche Arbeitszimmer. Dazu zählen zum Beispiel anteilig

»  die Miete, »  Heizkosten, »  Strom, »  Wasser, »  Grundsteuer, »  Müllabfuhr, »  Schornsteinfeger, »  die Kosten für die Hausratversicherung

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PRAXIS – TIPP

Wenn es sich um Ihre Immobilie handelt, dürfen Sie anteilig

Die gesetzlichen Regeln zum häuslichen Arbeitszimmer sind komplex und bieten Raum für Interpretationen. Das Bundesfinanzministerium behandelt das Thema Arbeitszimmer in einem ausführlichen Schreiben. Das BMF-Schreiben finden Sie auf den Internetseiten des Ministeriums, es trägt das Aktenzeichen IV C 6 – S 2145/07/10002.

»  Grundbesitzabgaben, »  Darlehenszinsen, »  Abschreibungen auf das Gebäude oder auch »  die Kosten für die Gebäudeversicherung geltend machen. Absetzbar sind die anteiligen Aufwendungen für die gemietete Wohnung oder das selbst genutzte Eigenheim prozentual zur Gesamtwohnfläche. Das gilt auch, wenn Sie nicht alleiniger Eigentümer des Gebäudes sind, sondern das Gebäude zum Teil Ihrem Partner oder Ihrer Partnerin gehört. Vorsicht: Die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer müssen innerhalb der Buchführung einzeln und gesondert ausgewiesen werden. Dies steht sogar im Einkommensteuergesetz. Ist diese Aufzeichnungspflicht nicht erfüllt, streicht das Finanzamt den Abzug komplett. Sie können die Ausgaben aber auch erst beim Jahresabschluss aufteilen und die anteiligen Betriebsausgaben dann gesondert aufzeichnen.

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Steuerfalle Eigentum

Benutzen Sie nicht nur ein Arbeitszimmer in Ihrer eigenen Immobilie, sondern stellt das häusliche Büro und eventuell ein Lager den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit dar, müssen Sie auf mögliche Stolpersteine achten. Die beruflich genutzten Räume werden zum Betriebsvermögen, wenn ihr Wert den Betrag von 20 500 Euro übersteigt. Maßgeblich sind der Zeitpunkt, an dem Sie Ihre berufliche Tätigkeit zu Hause aufnehmen und der anteilige Zeitwert Ihres Grundstücks und Gebäudes in diesem Augenblick. Solange Sie zu Hause arbeiten, ist alles in Ordnung. In dem Moment jedoch, in dem Sie umziehen oder Ihren Betrieb aufgeben, geht das Arbeitszimmer aus dem Betriebs- ins Privatvermögen über. Mit steuerlichen Konsequenzen: Denn der Übergang ins Private erhöht möglicherweise Ihren Gewinn. Die Wertentwicklung Ihrer beruflich genutzten Immobilie zwischen den beiden Zeitpunkten »Eröffnung« und »Schließung des Home Office« führt im Allgemeinen zu einer Gewinnerhöhung – gewissermaßen so, als hätten Sie sich selbst etwas verkauft.

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Arbeitszimmer: Nichts geht… oder doch?

Treffen die Kriterien für ein häusliches Arbeitszimmer bei Ihnen nicht zu, haben Sie immer noch die Möglichkeit, bestimmte Gegenstände in Ihrem Büro als Arbeitsmittel anzusetzen. Denn diese Kosten können Sie auch dann steuerlich geltend machen, wenn Sie die Aufwendungen für Ihr Arbeitszimmer nicht abziehen dürfen. Auf diese Weise können Ausgaben für das heimische Büro – etwa für den Schreibtisch, das Bücherregal oder den Computer – doch noch bei der Steuererklärung berücksichtigt werden. Aufwendungen für Arbeitsmittel können Sie generell als Werbungskosten oder Betriebsausgaben sofort in der Steuererklärung ansetzen, wenn der Einzelpreis einen Betrag von 410 Euro netto nicht übersteigt. Jenseits dieser Summe muss das Arbeitsmittel abgeschrieben werden. Zu den Arbeitsmitteln zählen beispielsweise

»  Telefon »  Computer »  Schreibtisch »  Stühle »  Schränke »  Regale »  andere Büromöbel »  Lampen. Es spielt überhaupt keine Rolle, ob Sie die Kosten des häuslichen Arbeitszimmers vollständig, teilweise oder gar nicht absetzen dürfen. Arbeitsmittel können Sie immer zu 100 Prozent geltend machen.

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