Anwenderhandbuch. Version 1.4

Anwenderhandbuch Version 1.4 Impressum Handbuch und Software dürfen nicht, auch nicht auszugsweise, ohne Genehmigung der Binect GmbH kopiert, vervi...
Author: Greta Holst
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Anwenderhandbuch

Version 1.4

Impressum Handbuch und Software dürfen nicht, auch nicht auszugsweise, ohne Genehmigung der Binect GmbH kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oder anderweitig reproduziert werden. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Waren- und Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Eigentümer und Firmen.

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Binect Cube Version 1.4 | Anwenderhandbuch

Inhalt

Abbildungsverzeichnis

1 Einführung�������������������������������������������������������������������� 4

Abb. 1: Desktop-Icon Binect WorkDesk�������������������������������6

1.1 Zu diesem Dokument����������������������������������������������������������������� 4

Abb. 2: Benutzeroberfläche Binect WorkDesk�������������������7

1.2 Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick�������������������������� 4

Abb. 3: Einliefern mit Drag & Drop������������������������������������� 10

1.3 Release-Information������������������������������������������������������������������� 5

Abb. 4: Virtueller Drucker����������������������������������������������������� 10

1.4 Systemvoraussetzungen������������������������������������������������������������ 5

Abb. 5: „Neuer Brief“�������������������������������������������������������������� 11

2 Binect WorkDesk starten������������������������������������������ 6

Abb. 6: Kontextmenü������������������������������������������������������������� 11

3 Elemente der Benutzeroberfläche��������������������������� 7

Abb. 7: Brief zur Poststelle bringen������������������������������������ 13

4 Briefe versenden��������������������������������������������������������10

Abb. 8: Briefe zur Freigabe��������������������������������������������������� 14

4.1 Schritt 1: Brief einliefern����������������������������������������������������������10

Abb. 9: Briefe zusammenführen – Briefe markieren������� 15

4.2 Schritt 2: Brief bearbeiten�������������������������������������������������������12

Abb. 10: Briefe zusammenführen – Kopfdokument wählen���������������������������������������������������������� 16

4.3 Schritt 3: Brief zur Poststelle bringen�����������������������������������13

5 Briefe verwalten��������������������������������������������������������14 5.1 Briefe stornieren������������������������������������������������������������������������14 5.2 Briefe freigeben und ablehnen�����������������������������������������������14 5.3 Briefe zusammenführen�����������������������������������������������������������15

6 Briefe über den Sammelkorb versenden�����������������������������������������������������������������������17 6.1 Auf Freigabe im Netzwerk zugreifen (SMB)������������������������18 6.2 Per SFTP auf Freigabe zugreifen��������������������������������������������20

Abb. 11: Briefe zusammenführen – Zusammengeführte Briefe���������������������������������������������������� 16 Abb. 12: Fehlermeldung (Beispiel)�������������������������������������� 22 Abb. 13: Fehleranzeige in Vorschau (Beispiel)������������������ 23 Abb. 14: Meldung der automatischen Fehlerkorrektur (Beispiel)������������������������������������������������������������������������������������ 24 Abb. 15: Geweißter Sperrbereich���������������������������������������� 24 Abb. 16: Binect WorkDesk – „About“��������������������������������� 26

6.3 Briefe in Sammelkorb exportieren�����������������������������������������20

Abb. 17: Binect Cube – Admin-Weboberfläche (Anmeldung)����������������������������������������������������������������������������� 26

6.3.1 Drag & Drop����������������������������������������������������������������������������20

Abb. 18: Passwort ändern – „Mein Konto“����������������������� 27

6.3.2 „Speichern unter“�������������������������������������������������������������������21

Abb. 19: Adressfeld und Sperrbereich (mit nichtdruckbarem Toleranzbereich) ����������������������������� 30

7 Fehlerbehandlung und -korrektur��������������������������22 7.1 Fehlerhafte Briefe����������������������������������������������������������������������22 7.2 Automatische Fehlerkorrektur������������������������������������������������24

8 Troubleshooting���������������������������������������������������������25 8.1 Lokalen Cache löschen�������������������������������������������������������������26

9 Allgemeine Bedienung����������������������������������������������26 10 Datei- und Formatanforderungen ����������������������28 11 Service und Unterstützung�����������������������������������31

Binect Cube Version 1.4 | Anwenderhandbuch

1 EINFÜHRUNG Der Binect Cube ist die Komplettlösung für die Organisation der Geschäftspost in Ihrem Unternehmen. Als Hardware-Appliance ins Firmennetzwerk integriert, übernimmt der Binect Cube die Kernfunktionen einer digitalen Poststelle — die Profi-Lösung für die kosten-, zeit- und sicherheitsoptimierte Abwicklung von Tagespost, Serienbriefen und automatisierten Briefprozessen.

1.1 ZU DIESEM DOKUMENT Das Anwenderhandbuch enthält sämtliche Informationen rund um den Briefversand über den Binect WorkDesk: Als Anwender versenden, bearbeiten und verwalten Sie Ihre Geschäftsbriefe direkt aus der gewohnten Arbeitsumgebung heraus. Um von der vollen Funktionalität des kosten-, zeit- und sicherheitsoptimierten Briefversands zu profitieren, stellen Sie folgendes sicher:

Sie sind als Benutzer auf dem Binect Cube angelegt und verfügen über die entsprechenden Zugangsdaten für den Binect WorkDesk. Sie oder Ihr Administrator haben den Binect WorkDesk auf Ihrem Arbeitsplatzrechner installiert. Auf Ihrem Arbeitsplatzrechner sind ein PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader) und ein Textverarbeitungsprogramm installiert (siehe auch: Systemvoraussetzungen). Sie sind mit dem Internet verbunden.

1.2 DIE WICHTIGSTEN FUNKTIONEN AUF EINEN BLICK Briefversand vom Arbeitsplatz Mit dem Binect WorkDesk übergeben Sie Ihre Briefe mit nur wenigen Mausklicks dem Versand. Leichte Bearbeitung Bestimmen Sie Druck- und Versandeinstellungen Ihrer Briefe und fügen Sie Anhänge hinzu. Freigabe-Workflow Prüfen Sie als Freigeber Briefe anderer Benutzer (z. B. Praktikanten) und geben Sie die Briefe für den Versand frei. Prozessautomatisierung Versenden Sie Regelpostbriefe wie Rechnungen in großen Mengen automatisch über den Sammelkorb.

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1.3 RELEASE-INFORMATION Mit Release 1.4 haben wir die allgemeine Stabilität des Binect Cube verbessert. Außerdem stehen Anwendern im Binect WorkDesk folgende neue Funktionen und Änderungen zur Verfügung: •  Briefe zusammenführen Führen Sie mehrere Briefe, die z. B. denselben Empfänger haben, zu einer einzigen Sendung zusammen. Die zusammengeführten Briefdokumente werden dann in einem Kuvert zugestellt. Dies ist z. B. sinnvoll, wenn Sie mehrere Rechnungen an einen Empfänger versenden. Siehe Briefe zusammenführen. •  Verbesserte Funktion zum Ändern des Anwenderpassworts Anwender können ihr Passwort für den Binect WorkDesk jetzt eigenständig ohne Hilfe des Administrators ändern. Siehe Passwort ändern.

1.4 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN Stellen Sie sicher, dass die nachfolgenden Systemvoraussetzungen erfüllt sind:

Prozessor

x86/x64 kompatibler Prozessor, mindestens 1,6 GHz

Hauptspeicher

Mindestens 1 GB RAM

Betriebssysteme

Microsoft Windows 7 (32 oder 64 bit), Microsoft Windows 8.1 (32 oder 64 bit), Microsoft Windows 10 (32 oder 64 bit), Microsoft Windows Server 2008 R2, Microsoft Windows Server 2012 R2 Apple macOS in der jeweils aktuellen Version

Festplatte

Mindestens 20 MB freier Festplattenplatz im Cacheverzeichnis

Textverarbeitung

Folgende Textverarbeitungsprogramme sind geeignet: Microsoft Office Versionen 2003, 2007, 2010 oder 2013 OpenOffice, LibreOffice

Außerdem muss ein PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader) installiert und eine Internetverbindung vorhanden sein.

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2 BINECT WORKDESK STARTEN Sie haben folgende Möglichkeiten, den Binect WorkDesk auf Ihrem Arbeitsplatzrechner zu starten: •  Starten über Desktop-Icon Klicken Sie auf das WorkDesk-Icon auf Ihrem Desktop. Hinweis: Unter Windows 8 und macOS werden keine Desktop-Icons angelegt.

WD Binect WorkDesk Abb. 1: Desktop-Icon Binect WorkDesk

•  Starten über Programmexplorer Wählen Sie unter Microsoft Windows Start > Programme > Binect WorkDesk (Windows 8: Apps > Binect WorkDesk), unter Apple macOS Finder > Programme > Binect WorkDesk.

Akzeptieren Sie beim ersten Startvorgang die Zertifikatsprüfung und melden Sie sich im Dialogfenster Authentifizierung mit den Zugangsdaten an, die Ihnen Ihr Administrator mitgeteilt hat oder die Sie per E-Mail erhalten haben.

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3 ELEMENTE DER BENUTZEROBERFLÄCHE

Abb. 2: Benutzeroberfläche Binect WorkDesk

Navigationsmenü (1) Das Navigationsmenü enthält folgende Ordner: •  Neu In diesem Ordner werden alle Briefe aufgeführt, die Sie in den Binect WorkDesk neu eingeliefert haben (siehe Brief einliefern). •  Zur Freigabe In diesem Ordner befinden sich Briefe anderer Benutzer, die Ihnen zur Freigabe vorliegen. Wenn Sie im System als Freigeber angelegt sind, müssen Sie Briefe anderer Benutzer vor dem Versand prüfen und freigeben. •  Postausgang Im Postausgang befinden sich alle Briefe, die Sie mit dem Button Zur Poststelle dem Versand übergeben haben und sich aktuell im Verarbeitungs- und Druckprozess befinden (siehe auch Brief zur Poststelle bringen). •  Versendet Hier werden alle Briefe aufgeführt, die erfolgreich gedruckt und versendet wurden. Die Vorhaltezeit für versendete Briefe beträgt 35 Tage.

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Button-Leiste (2) Über die Button-Leiste lassen sich je nach gewähltem Menüordner folgende Aktionen ausführen: •  Aktualisieren Mit diesem Button können Sie die Listenansicht manuell aktualisieren. •  Neuer Brief Hier können Sie Ihre Briefe im PDF-Format direkt in den Binect WorkDesk importieren. •  Zur Poststelle Mit diesem Button setzten Sie den Versandprozess in Gang – Ihr Brief wird in den Ordner Postausgang verschoben und zu festgelegten Zeiten an unser Rechenzentrum übertragen. Dieser Button ist nur aktiv, wenn der ausgewählte Brief technisch korrekt ist und keine Fehler vorliegen. •  Bearbeiten Hier bestimmen Sie die Versandeinstellungen, wählen ein Briefpapier aus und fügen Anhänge hinzu. Dieser Button ist nur aktiv, wenn der ausgewählte Brief technisch korrekt ist und keine Fehler vorliegen. •  Löschen Mit diesem Button löschen Sie ausgewählte Briefe. •  Anzeigen Mit diesem Button können Sie sich ausgewählte Briefe in einem PDF-Viewer anzeigen lassen und speichern. •  Freigeben Mit diesem Button geben Sie Briefe anderer Benutzer für den Versand frei, wenn Sie als Freigeber fungieren. •  Ablehnen Mit diesem Button lehnen Sie Briefe anderer Benutzer ab, wenn Sie als Freigeber fungieren. •  Stornieren Mit diesem Button können Sie Briefe stornieren, die für den Versand im Ordner Postausgang bereitliegen und den Status Versandbereit haben. Briefe im Versendet-Ordner lassen sich nicht mehr stornieren. •  Zusammenführen Mit diesem Button können Sie Briefe, die z. B. denselben Empfänger haben, zu einer einzigen Sendung zusammenführen. Diese Funktion ist nur in den Ordnern Zur Freigabe und Postausgang aktiv. •  Auftrennen Mit diesem Button können Sie zusammengeführte Briefe wieder in Einzelbriefe auftrennen. •  Suchen Mit dem Lupen-Symbol können Sie Briefe in Ihrem Binect WorkDesk suchen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Expertenmodus aktivieren, können Sie gezielt z. B. nach Dateiname, Drucktyp oder Empfänger suchen.

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Menüleiste (3) In der Menüleiste haben Sie folgende Optionen: •  Datei Hier können Sie den Binect WorkDesk beenden oder sich vom System abmelden. •  Bearbeiten Optional können Sie die Suchfunktion über diesen Menüpunkt nutzen. •  Rollen Wenn Sie Mitglied einer angelegten Gruppe sind, können Sie in das entsprechende Gruppenpostfach wechseln und Briefe im Namen der Gruppe versenden und verwalten. •  Aktionen Optional können Sie über diesen Menüpunkt ausgewählte Briefe als Freigeber freigeben oder ablehnen. •  Hilfe In diesem Bereich finden Sie dieses Handbuch sowie technische Hinweise und Copyright-Informationen.

Listenansicht (4) In der Listenansicht werden alle Briefe des gewählten Ordners (z. B. Postausgang) auf einen Blick mit folgenden Informationen aufgeführt: •  Status (z. B. Neu, Versandbereit, Versendet) •  Zeitstempel •  Empfänger •  Drucktyp (einseitig oder beidseitig ) •  Farbtyp (farbig (CO) oder schwarz-weiß (SW)) •  Umschlag (DIN lang (DL) oder C4) •  Freigeber •  Fehlerbeschreibung (nur bei fehlerhaften Briefen)

Detailansicht (5) Die Detailansicht zeigt Ihnen zu ausgewählten Briefen Informationen wie Status, Empfänger, Farb- und Drucktyp, Briefkennung und Briefpapier. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich eine Vorschau des ausgewählten Briefs direkt im Binect WorkDesk anzeigen zu lassen.

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4 BRIEFE VERSENDEN Mit dem Binect WorkDesk übergeben Sie Ihre Briefe vertraulich und komfortabel mit nur wenigen Mausklicks dem Versand. Um eine einwandfreie Verarbeitung zu gewährleisten, stellen Sie sicher, dass Ihre Briefe unsere Datei- und Formatanforderungen erfüllen (siehe Datei- und Formatanforderungen).

4.1 SCHRITT 1: BRIEF EINLIEFERN Um den Binect WorkDesk mit dem Briefversand zu beauftragen, haben Sie folgende Möglichkeiten:



Drag & Drop Ziehen Sie Ihren Brief als PDF-Datei per Drag & Drop auf das WorkDesk-Icon auf Ihrem Desktop. Abb. 3: Einliefern mit Drag & Drop



Virtueller Drucker Mit dem Binect WorkDesk ist ein zusätzlicher Drucker installiert – wählen Sie den Binect-Drucker im Druckmenü Ihres Textverarbeitungsprogramms.

Abb. 4: Virtueller Drucker

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Dateiauswahl über „Neuer Brief“ Wählen Sie im Aktionsmenü Ihres Binect WorkDesk den Button Neuer Brief und wählen Sie Ihre Briefdatei aus.

Abb. 5: „Neuer Brief“

Kontextmenü Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Briefdatei und wählen Sie im Kontextmenü die Option Als Brief versenden.

Abb. 6: Kontextmenü

Ergebnis: Ihr Brief wird in Ihren Binect WorkDesk importiert und im Hintergrund auf Zustellbarkeit geprüft. Diese Prüfung umfasst u. a. die Adressposition und Postleitzahl, das Seitenformat und die für die automatische Verarbeitung notwendigen Sperrbereiche am linken Seitenrand (siehe Datei- und Formatanforderungen). Nach erfolgter Prüfung erscheint Ihr Brief nach wenigen Sekunden im Order Neu. Ist die Prüfung nicht erfolgreich, erscheint eine Fehleranzeige (siehe Fehlerbehandlung und -korrektur).

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4.2 SCHRITT 2: BRIEF BEARBEITEN Bestimmen Sie Versandeinstellungen oder fügen Sie Ihrem Brief Anhänge hinzu. 1 Wählen Sie einen oder mehrere Briefe zur Bearbeitung in der Liste aus und klicken Sie in der Button-Leiste auf Bearbeiten. Das Dialogfenster Briefeigenschaften öffnet sich. 2  Sie haben folgende Möglichkeiten, um Ihren Brief zu bearbeiten: •  Farbtyp Bestimmen Sie, ob Ihr Brief farbig oder schwarz-weiß gedruckt werden soll. •  Drucktyp Bestimmen Sie, ob Ihr Brief einseitig oder beidseitig gedruckt werden soll. •  Umschlag Standardmäßig wird Ihr Brief bis zu einem Umfang von 9 Blatt in einem DIN lang Fensterumschlag versendet. Dabei wird der Brief zweimal gefaltet. Wenn Sie die Option Brief nicht falten wählen (z. B. bei Vertragsdokumenten), wird Ihr Brief in einem C4-Umschlag versendet. Beachten Sie, dass dadurch höhere Portokosten anfallen; ab einem Umfang von 10 Blatt wird Ihr Brief automatisch in einem C4-Umschlag versendet). •  Briefpapier Wenn Ihr Administrator Briefpapier z. B. mit Unternehmenslogos im System hinterlegt hat, können Sie über die Dropdown-Liste verfügbares Briefpapier auswählen. •  Freigeber Wenn Ihre Briefe geprüft und für den Versand freigegeben werden müssen, wählen Sie über das Dropdown-Menü einen im System angelegten Freigeber. •  Anhang Klicken Sie auf den Button Anhang auswählen, um einen oder mehrere Anhänge für Ihren Brief auszuwählen. Beachten Sie dabei folgendes: –– Der Anhang hat Hochformat DIN A4 –– Der Anhang liegt als PDF-Datei vor –– Der Sperrbereich am linken Seitenrand und der nichtdruckbare Toleranzbereich an den Seitenrändern sind ggf. freigehalten, um Informationsverluste zu vermeiden (siehe auch Datei- und Formatanforderungen). Optional haben Sie die Möglichkeit, Dokumente direkt aus Ihrem Textverarbeitungsprogramm per Druckoption als Anhang hinzuzufügen. Dazu muss das Dialogfenster Briefeigenschaften geöffnet bleiben; jedes Dokument, das Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm mit dem virtuellen Binect-Drucker drucken, wird in den WorkDesk übertragen und Ihrem Brief als Anhang hinzugefügt. Optional können Sie wählen, dass der Anhang nicht auf der nächsten freien Seite, sondern auf einem neuen Blatt beginnt. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Anhang auf neuem Blatt beginnen. Beachten Sie, dass dadurch bei Anschreiben mit ungerader Seitenzahl und dem Drucktyp „Beidseitig‟ aus technischen Gründen automatisch eine Leerseite hinzugefügt wird.

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•  Serienbrief Wenn Ihr Brief ein Serienbrief ist, können Sie hier festlegen, nach welcher Methode Ihr Serienbrief für den Druck in Einzelbriefe aufgetrennt wird: –– nach Seitenzahl pro Brief: Wählen Sie die Anzahl der Seiten, die jeder Einzelbrief umfasst. Diese Option ist sinnvoll, wenn alle Einzelbriefe Ihres Serienbriefs die gleiche Anzahl von Seiten haben. –– nach Textmuster: Erfassen Sie als Trennmarke ein Textmuster, das auf jeder ersten Briefseite und dort nur ein Mal vorkommt, z. B. einen Teil der Datumszeile (z. B. Musterstadt, den).

3 Klicken Sie auf den Button Übernehmen.

4.3 SCHRITT 3: BRIEF ZUR POSTSTELLE BRINGEN Wählen Sie einen oder mehrere Briefe aus und klicken Sie in der Button-Leiste auf Zur Poststelle (Abb. 7). Hinweis: Der Button Zur Poststelle ist nur aktiv, wenn Ihr Brief technisch korrekt ist und keine Fehler vorliegen.

Abb. 7: Brief zur Poststelle bringen

Ergebnis: Ihr(e) Brief(e) erscheinen nach wenigen Sekunden im Ordner Postausgang und haben den Status Versandbereit – Ihr(e) Brief(e) werden automatisch zu den von Ihrem Administrator festgelegten Zeiten dem Verarbeitungs- und Druckprozess übergeben und versendet. Versendete Briefe erscheinen im Ordner Versendet. Die Vorhaltezeit für versendete Briefe beträgt 35 Tage, danach werden die Briefe aus dem Binect WorkDesk gelöscht.

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5 BRIEFE VERWALTEN Verwalten Sie Ihre Briefe komfortabel mit dem Binect WorkDesk: Stornieren Sie bei Bedarf Briefe oder geben Sie als Freigeber Briefe anderer Benutzer für den Versand frei.

5.1 BRIEFE STORNIEREN Sie können einen bereits im Postausgang liegenden Brief stornieren, solange er den Status Versandbereit hat. Nach dem Stornieren ist der Brief nicht mehr versandfertig. 1 Wählen Sie Postausgang. 2 Markieren Sie den Brief in der Liste. 3 Klicken Sie auf den Button Stornieren. 4 Bestätigen Sie den Vorgang. Ergebnis: Sie haben den Brief erfolgreich storniert. Stornierte Briefe erhalten den Zustand Storniert und werden automatisch aus dem System gelöscht.

5.2 BRIEFE FREIGEBEN UND ABLEHNEN Wenn Sie im System als Freigeber angelegt sind, prüfen Sie regelmäßig, ob sich freizugebende Briefe im Ordner Zur Freigabe befinden. Je nach Konfiguration des Binect Cube erhalten Sie zudem eine Erinnerungsmail für freizugebende Briefe. Um Briefe zu prüfen und für den Versand freizugeben oder abzulehnen, gehen Sie vor wie folgt: 1 Wählen Sie Zur Freigabe (Abb. 8). Freizugebende Briefe erscheinen mit dem Zustand Wartet auf Freigabe in der Liste. 2 Markieren Sie den Brief. 3 Klicken Sie auf den Button Öffnen und prüfen Sie den Brief. 4 Wechseln Sie in die Listenansicht. 5 Klicken Sie auf den Button Freigeben oder Ablehnen. 6 Nur Ablehnen: Erfassen Sie in dem sich öffnenden Dialogfenster eine Begründung der Ablehnung und bestätigen Sie den Vorgang mit OK.

Abb. 8: Briefe zur Freigabe

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Ergebnis: Freigegebene Briefe werden automatisch zum nächsten Verarbeitungszeitpunkt dem Versandprozess übergeben. Abgelehnte Briefe gehen zurück an den Ersteller und erscheinen dort im Ordner Postausgang mit dem Status Abgelehnt. Die Begründung der Ablehnung erscheint in der Detailansicht des Briefes.

5.3 BRIEFE ZUSAMMENFÜHREN Führen Sie mehrere Briefe, die z. B. denselben Empfänger haben, zu einer einzigen Sendung zusammen. Die zusammengeführten Briefdokumente werden dann in einem Kuvert zugestellt. Weiteres Anwendungsbeispiel: Sie versenden Standardbriefe wie z. B. Weihnachtsgrüße oder Angebote an verschiedene Firmen oder Abteilungen einer Unternehmensgruppe. Führen Sie die einzelnen Briefe zu einer Sendung zusammen und adressieren Sie das Kopfdokument zentral an die Poststelle der Unternehmensgruppe. Diese gibt die einzelnen Briefe an die jeweiligen Firmen oder Abteilungen weiter. Voraussetzungen für die Zusammenführung: Nur Briefe, die sich in den Ordnern Zur Freigabe oder Postausgang befinden, können zu einer Sendung zusammengeführt werden. Zusammenzuführende Briefe im Postausgang müssen den Status Versandbereit haben, d. h. sie dürfen sich noch nicht im Verarbeitungsprozess befinden. Hinweis: Freigabe-Ablauf bei zusammengeführten Briefen Wenn ein Freigeber Briefe zusammenführt, ist dieser allein für die Briefe verantwortlich, d. h. der Ersteller erhält keine Nachricht über Freigabe und Ablehung eines Briefes. Nur wenn der Freigeber die zusammengeführten Briefe wieder auftrennt, gehen die Briefe nach einer Freigabe oder Ablehung wieder in den Postausgang des Erstellers. Hinweis: Bei zusammengeführten Briefen sind keine unterschiedlichen Farbtypen möglich. Vorgehen: 1 Wählen Sie Zur Freigabe bzw. Postausgang. Markieren Sie die Briefe, die Sie zusammenführen möchten, indem Sie bei gedrückter Strg-Taste die einzelnen Briefe anklicken. (Abb. 9) Tipp: Sie können die angezeigten Briefe sortieren, indem Sie z. B. auf die Spaltenüberschrift „Empfänger“ oder „Zeitstempel“ klicken.

Abb. 9: Briefe zusammenführen – Briefe markieren

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2 Klicken Sie auf den Button Zusammenführen. Sie werden aufgefordert, ein Kopfdokument auszuwählen. Standardmäßig ist automatisch der Brief mit dem jüngsten Datum vorausgewählt (Abb. 10).

Abb. 10: Briefe zusammenführen – Kopfdokument wählen

3 Klicken Sie auf Ausführen. 4 Bestätigen Sie mit OK. Ergebnis: Die zusammengeführten Briefe erscheinen als eine Sendung in der Liste und haben das Ketten-Symbol (Abb. 11).

Abb. 11: Briefe zusammenführen – Zusammengeführte Briefe

Briefe auftrennen Zusammengeführte Briefe können wieder aufgetrennt werden, solange diese im Postausgang den Status Versandbereit haben. Markieren Sie dazu den zusammengeführten Brief und klicken auf den dann sichtbaren Button Auftrennen. Wenn ein Freigeber zusammengeführten Briefe wieder auftrennt, gehen diese Briefe nach einer Freigabe oder Ablehung wieder in den Postausgang des Erstellers.

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6 BRIEFE ÜBER DEN SAMMELKORB VERSENDEN Mit dem Sammelkorb-Feature ermöglicht der Binect Cube einen hohen Automatisierungsgrad Ihres Output Managements. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen Regelpostbriefe wie z. B. Rechnungen in hohen Mengen versendet. Funktionsmodell: Je nach Sendungsanlass konfigurierte Sammelkörbe fungieren als Unterverzeichnis in Ihrem lokalen Netzwerk, in das Sie Briefe als PDF-Dateien für die automatische Stapelverarbeitung exportieren können. Anwendungsbeispiel: In Ihrem Unternehmen sind Sie Mitarbeiter z. B. in der Buchhaltung und betreuen das Rechnungswesen. Ihr Administrator hat in Ihrem lokalen Netzwerk die Verzeichnisfreigabe „Buchhaltung“angelegt und dieser die Sammelkörbe „Rechnungen“ und „Mahnungen“ zugewiesen. Greifen Sie auf die Verzeichnisfreigabe zu und exportieren Sie Ihre Briefdateien im PDF-Format in den entsprechenden Sammelkorb – Verarbeitung und Versand erfolgen automatisch zu festgelegten Intervallen. Hinweis: Standard-Beilagen bei Sammelkorb-Sendungen Der Binect Cube ermöglicht es Administratoren, Standard-Beilagen wie z. B. AGB zentral auf dem Binect Cube zu hinterlegen und bestimmten Sammelkörben zuzuweisen. Das heißt, dass diese Beilagen automatisch den entsprechenden Sammelkorb-Briefen hinzugefügt werden. Als Anwender müssen Sie dazu nichts unternehmen. Informieren Sie sich im Zweifelsfall bei Ihrem zuständigen Administrator oder Fachverantwortlichen, ob bestimmten Sammelkörben wie „Rechnungen“ Standard-Beilagen zugewiesen sind. Hinweis: Automatische Adresskorrektur bei Sammelkorb-Briefen Der Binect Cube ermöglicht es Administratoren zudem, Sammelkörbe mit bestimmten Korrekturprofilen zu konfigurieren. Diese ermöglichen die automatische Korrektur der Adressposition auf die Binect-konformen Adressfeldkoordinaten (siehe auch Datei- und Formatanforderungen). Sinnvoll ist dies bei Sammelkorb-Briefen, die z. B. aus einer bestimmten Rechnungs-Software heraus generiert wurden und feste Layout-Elemente für das Adressfeld haben. Als Anwender müssen Sie dazu nichts unternehmen. Informieren Sie sich im Zweifelsfall bei Ihrem zuständigen Administrator oder Fachverantwortlichen.

Voraussetzung für die Nutzung des Sammelkorb-Features: Ihr Administrator hat einen Sammelkorb konfiguriert und den Binect Cube im lokalen Netzwerk freigegeben. Sie sind per Zugangsdaten autorisiert, auf das entsprechende Sammelkorb-Verzeichnis zuzugreifen.

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6.1 AUF FREIGABE IM NETZWERK ZUGREIFEN (SMB) Wenn Ihr Administrator den Binect Cube als SMB-Freigabe in Ihr lokales Netzwerk integriert hat, gehen Sie vor wie folgt.

Unter Microsoft Windows 1 Öffnen Sie den Windows-Explorer. Unter Netzwerk wird Ihnen der Binect Cube unter dem vom Administrator vergebenen NetBIOS-Namen angezeigt (z. B. Cube). Wenn der Binect Cube nicht automatisch unter Netzwerk angezeigt wird, folgen Sie der Anleitung in Abschnitt Optional: Manuell mit Netzwerkfreigabe verbinden. 2 Klicken Sie auf den Laufwerksnamen. Das Dialogfenster Windows-Sicherheit erscheint. 3 Erfassen Sie folgende Angaben: •  Erfassen Sie als Benutzer den Namen der übergeordneten Verzeichnisfreigabe z. B. cube_Buchhaltung (beachten Sie dabei die Schreibweise cube_). •  Erfassen Sie das Freigabe-Passwort, das Ihnen Ihr Administrator mitgeteilt hat. •  Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern. 4 Klicken Sie auf den Button OK.

Ergebnis: Sie haben Zugriff auf den Binect Cube in Ihrem lokalen Netzwerk. Angelegte Verzeichnisfreigaben werden Ihnen angezeigt. Sie können auf die Verzeichnisfreigabe zugreifen, mit deren Zugangsdaten Sie sich im Fenster Windows-Sicherheit angemeldet haben.

Optional: Manuell mit Netzwerkfreigabe verbinden (SMB) Für den Fall, dass der Binect Cube nicht automatisch unter Netzwerk angezeigt wird, können Sie mit der IP-Adresse Ihres Binect Cube auf die Freigabe zugreifen. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, wenn Sie die IP-Adresse nicht kennen. 1 Öffnen Sie den Windows-Explorer. 2 Erfassen Sie in der Adresszeile des Windows-Explorers die IP-Adresse Ihres Binect Cube. Beachten Sie dabei die Schreibweise \\.

Das Dialogfenster Windows-Sicherheit erscheint. 3 Erfassen Sie folgende Angaben: •  Erfassen Sie als Benutzer den Namen der übergeordneten Verzeichnisfreigabe z. B. cube_Buchhaltung (beachten Sie dabei die Schreibweise cube_). •  Erfassen Sie das Freigabe-Passwort, das Ihnen Ihr Administrator mitgeteilt hat. •  Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern. 4 Klicken Sie auf den Button OK.

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Ergebnis: Sie haben Zugriff auf den Binect Cube in Ihrem lokalen Netzwerk. Angelegte Verzeichnisfreigaben werden Ihnen angezeigt. Sie können auf die Verzeichnisfreigabe zugreifen, mit deren Zugangsdaten Sie sich im Fenster Windows-Sicherheit angemeldet haben.

Tipp: Schnellzugriff einrichten Um den Zugriff auf eine Verzeichnisfreigabe mit den entsprechenden Sammelkörben zu optimieren, können Sie in ihrem Windows-Netzwerk für den Schnellzugriff ein Netzlaufwerk einrichten: 1 Klicken Sie in Ihrem Windows-Explorer mit der rechten Maustaste auf Netzwerk. 2 Wählen Sie Netzlaufwerk verbinden. 3 Wählen Sie ein Laufwerk. 4 Wählen Sie als Ordner die Verzeichnisfreigabe mit den entsprechenden Sammelkörben. 5 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verbindung per Anmeldung wiederherstellen. 6 Klicken Sie auf den Button Fertigstellen. Ergebnis: Sie haben ein Netzlaufwerk mit Zugriff auf die gewählte Verzeichnisfreigabe mit den Sammelkörben angelegt.

Unter Apple macOS 1 Wählen Sie Finder > Gehe zu > Mit Server verbinden. 2 Erfassen Sie den von Ihrem Administrator für den Binect Cube vergebenen NetBIOS-Namen oder die IP-Adresse des Binect Cube. Beachten Sie dabei die Schreibweise smb:// Config. 2 Wählen Sie die Registerkarte Verbindung. 3 Erfassen Sie im Eingabefeld Serveradresse die IP-Adresse des Binect Cube. Wenn die Verbindung zum Binect Cube über einen Proxy-Server stattfindet, erfassen Sie unter der Registerkarte Proxy zusätzlich die entsprechenden Konfigurationsparameter. Das Dialogfenster Zertifikatprüfung erscheint. 4 Wählen Sie Akzeptieren.

„While executing securitray …“ Der Binect WorkDesk lässt sich nicht starten, wenn er im Hintergrund bereits läuft. Eine mögliche Ursache ist, dass der Binect WorkDesk nicht korrekt beendet wurde. Problembehebung: Öffnen Sie mit der Tastenkombination Strg+Alt+Entf den Windows Task Manager und beenden Sie den Prozess securitray.exe.

„While fetching appinfo: error setting certificate verify location“ Das System kann das nötige Zertifikat nicht finden. Mögliche Ursachen sind Umlaute oder Leerzeichen im Pfad. Problembehebung: 1 Legen Sie auf dem Arbeitsplatzrechner ein Verzeichnis an (z. B. C:\Programme\Cube\Zertifikate). 2 Öffnen Sie Binect Cube > Config im Programm-Explorer Ihres Betriebssystems. 3 Wählen Sie die Registerkarte Zertifikate. 4 Erfassen Sie im Eingabefeld Download-Verzeichnis den Pfad, den Sie angelegt haben. 5 Bestätigen Sie mit OK.

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8.1 LOKALEN CACHE LÖSCHEN Sollte der Binect WorkDesk nicht korrekt starten, aber keine Fehlermeldung erscheinen, ist es hilfreich, den lokalen Cache zu löschen. 1 Öffnen Sie mit der Tastenkombination Strg+Alt+Entf den Windows Task Manager und beenden Sie zunächst den Prozess securitray.exe. 2 Wählen Sie Start > Programme > Binect Cube > Lokalen Cache löschen. 3 Starten Sie den Binect WorkDesk erneut.

9 ALLGEMEINE BEDIENUNG In diesem Kapitel finden Sie Informationen zum Ändern Ihres Anwenderpassworts.

Passwort ändern Gehen Sie vor wie folgt, um Ihr Passwort zu ändern: 1 Wählen Sie in der Menüleiste Ihres Binect WorkDesk den Menüpunkt Hilfe und klicken Sie auf About. Ein Fenster mit technischen Informationen zur Ihrem Binect WorkDesk öffnet sich (Abb. 16).

Abb. 16: Binect WorkDesk – „About“

2 Tragen Sie die bei Gegenstelle angezeigte IP-Adresse in die Adressleiste eines Internetbrowsers ein und öffnen Sie die Seite. Sie gelangen auf die Admin-Weboberfläche des Binect Cube (Abb 17). Hinweis: Als Anwender haben Sie nur Zugriff auf die Seite Mein Konto (s. u.).

Abb. 17: Binect Cube – Admin-Weboberfläche (Anmeldung)

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3  Melden Sie sich mit Ihrem aktuellen Anwenderpasswort an. Sie gelangen auf die Seite Mein Konto (Abb. 18).

Abb. 18: Passwort ändern – „Mein Konto“

4 Erfassen Sie Ihr aktuelles Passwort sowie Ihr neues Passwort. Wiederholen Sie Ihr neues Passwort. 5 Klicken Sie auf Speichern. Ergebnis: Sie haben erfolgreich Ihr Passwort geändert.

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10 DATEI- UND FORMATANFORDERUNGEN Um eine einwandfreie Bearbeitung zu gewährleisten, stellen Sie sicher, dass Ihre Briefe folgende Datei- und Formatanforderungen erfüllen:

Dateiformat: Ihr Brief muss als PDF-Datei vorliegen. Wenn der Brief über den Drucker Binect Cube in Ihrem Textverarbeitungsprogramm eingeliefert wird, wird automatisch eine PDF-Datei erzeugt.

Seitenformat: Ihr Brief muss im DIN A4 Hochformat vorliegen (Breite: 21 cm, Höhe: 29,70 cm).

Sperrbereich: Halten Sie bündig am linken Seitenrand einen Bereich frei, in den die Sendungs-ID sowie der DataMatrix-Code für die automatisierte Verarbeitung aufgetragen werden. Dieser Bereich hat: •  eine Breite von 13 mm (DataMatrix-Code) bzw. 6 mm (Sendungs-ID) •  eine Gesamthöhe von 40 mm (DataMatrix-Code: 15 mm + Sendungs-ID: 25 mm) •  einen Abstand von 37 mm zum unteren Seitenrand Halten Sie diesen Sperrbereich auf allen Seiten sowohl Ihrer Briefe, als auch aller Briefpapiere und Anhänge frei – in diesem Bereich dürfen sich keine Text- oder Bildelemente befinden.

Adressfeld: Die Empfängeradresse muss korrekt positioniert sein, damit sie im Sichtfeld eines DIN lang-Umschlags vollständig sichtbar ist. Dieses Feld hat •  eine Breite von 90 mm •  eine Höhe von 45 mm •  einen Abstand von 20 mm zum linken Seitenrand •  einen Abstand von 45 mm zum oberen Seitenrand Halten Sie dieses Feld auf der ersten Seite Ihres Briefes frei – in diesem Bereich dürfen sich keine Text- oder Bildelemente befinden.

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Adressformat: •  Die Empfängeradresse muss aus mindestens zwei Zeilen und darf maximal aus sieben Zeilen bestehen. •  Benutzen Sie keine Leerzeilen, verwenden Sie eine einheitliche Schriftart und Schriftgröße. Vermeiden Sie Effekte wie Unterstreichung, Schattierung, Hervorhebung oder Umrandung. •  Die letzte Adresszeile muss bei Inlandsbriefen eine korrekte 5-stellige Postleitzahl enthalten. Verwenden Sie bei Inlandsbriefen keine Länderkennung wie „DE“. •  Bei Auslandsbriefen muss die letzte Adresszeile eine gültige Länderbezeichnung enthalten. Eine gültige Länderbezeichnung besteht aus dem Ländernamen in Großbuchstaben und in den zulässigen Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch. Verwenden Sie keine ISO-Codes wie „IT“ oder „FR“. •  Passen Sie die Schriftgröße der Absenderadresse so an, dass diese oberhalb der Empfängeradresse vollständig im Bereich des Sichtfensters positioniert ist.

Hinweis: Nichtdruckbare Seitenränder beachten Halten Sie an den Seitenrändern einen Toleranzbereich von bis zu 5 mm frei. Dieser Bereich wird von unserem System nicht geprüft — aus drucktechnischen Gründen kann jedoch nicht garantiert werden, dass dieser Bereich bedruckt wird.

Tipp: Musterbriefe herunterladen Im Download Center auf www.binect.de finden Sie Musterbriefe für Word und OpenOffice, die Sie sich kostenfrei herunterladen können.

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55 mm

Feld für die Anschrift des Absenders

Feld für die Anschrift des Empfängers

20 mm

45 mm

10 mm

45 mm

Binect Cube Version 1.4 | Anwenderhandbuch

15 mm

25 mm

Bereich freihalten

6 mm

90 mm

37 mm

13 mm

Abb. 19: Adressfeld und Sperrbereich (mit nichtdruckbarem Toleranzbereich)

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11 SERVICE UND UNTERSTÜTZUNG Bei Fragen rund um Ihre Postprozesse stehen wir Ihnen gern zur Seite. Bitte nutzen Sie unser Informationsangebot oder kontaktieren Sie uns direkt – unsere Teams freuen sich auf die Zusammenarbeit!

Anwenderhandbuch Binect Cube

Administratorhandbuch

Version 1.2.1

55 mm 10 mm

45 mm

Feld für Anschrift des Absender

Feld für Anschrift des Empfängers

20 mm

Das Anwenderhandbuch als PDF-Datei können Sie auch hier downloaden: https://app.binect.de/index.jsp?id=downloads

Formatschablone

45 mm

90 mm

Unser Tipp: Nutzen Sie diese Übersicht als Formatschablone für Ihre Briefvorlage, indem Sie das Dokument auf Folie ausdrucken oder die markierten Felder ausschneiden. Wichtig: Drucken Sie Ihre Briefvorlage und diese Übersicht in Originalgröße (unskaliert) aus.

6 mm

Unsere Formatschablone steht Ihnen auch als Download bereit. So können Sie schnell auf einem Ausdruck prüfen, ob in Ihrem Brief z. B. die Adresse korrekt positioniert ist.

25 mm

15 mm 13 mm 37 mm

https://www.binect.de/unterstuetzung.html

Webinare Nutzen Sie unsere kostenfreien Webinare zu vielen Themen rund um die Brieferstellung und den -versand. Unser Webinar-Team ist immer dienstags und donnerstags für Sie da. Besuchen Sie die Binect-Webinare

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Vorlagen Vorlagen wie z. B. Musterbriefe für MS Word oder OpenOffice können Sie von unserer Website downloaden. Besuchen Sie das Download-Center

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