Anwenderhandbuch ShakeHands Reisekosten 2013

Impressum Copyright © 2013 Rechtehalterin ist die Shakehands Software Ltd für die OEM Versionen ShakeHands Kontor und ShakeHands Reisekosten. Copyright © 2013 Rechtehalterin für die Sourcen-Versionen ist die ProSaldo GmbH. Alle Rechte bleiben vorbehalten. Alle Angaben in dieses Handbuch wurden sorgfältig erarbeitet, erfolgen jedoch ohne Gewähr. Die beschriebene Software einschliesslich dieses Handbuchs ist urheberrechtlich geschützt. Kein Teil des Handbuchs oder der Software darf in irgendeiner Form ohne Zustimmung der Autoren kopiert, vervielfältigt oder in elektronischen Medien publiziert werden. Eine Ausnahme gilt für das Anfertigen von Sicherungskopien der Software zum eigenen Gebrauch sowie die Weitergabe des kompletten Programmpaketes in Form einer Testversion oder durch einen ausdrücklichen schriftlichen Akzept seitens der Rechte Inhaberin. Änderungen in der Bedienung und Funktionalität des Programms gegenüber Angaben in dieser Beschreibung aufgrund technischer Weiterentwicklung bleiben ausdrücklich auch ohne Vorankündigung vorbehalten. ShakeHands® ist ein eingetragenes Warenzeichen der ShakeHands Software Ltd, ProSaldo® und Mon(K)ey® sind eingetragene Warenzeichen der ProSaldo GmbH. Wir weisen darauf hin, dass die verwendeten Bezeichnungen und Markennamen anderer Firmen im allgemeinen Warenzeichen-, Marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen. Anwenderhandbuch ShakeHands Reisekosten 2013 Ausgabe 3.0 (Februar 2013) Kontakt ShakeHands Software Ltd Sägerei Kröschenbrunnen CH - 3555 Trubschachen Telefon: 0878 87 47 77 Email: [email protected] Internet: http://www.shakehands.com



Inhalt

Kapitel 1

Kapitel 2

Über dieses Handbuch

7

Über dieses Buch

7

Die aktuellen Produktlinien

7

TECHNISCHE GRUNDLAGEN

9

Systemvoraussetzungen

Kapitel 3

Kapitel 4

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9

Einzelplatz beziehungsweise Client

10

Installation unter OS X

10

Deinstallation unter OS X

11

Installation unter Windows

11

Deinstallation unter Windows

13

Datenbankserver Installation unter OS X! Was wird installiert?! Deinstallation unter OS X! Installation unter Windows ! Was wird installiert?! Deinstallation unter Windows ! Installation unter Linux !

13 14 14 15 15 16 16 16

Hosting Datenbankserver

16

INBETRIEBNAHME

18

Eingeben der Lizenznummer

18

Öffnen von Datenbanken Lokale Datenbank öffnen ...! Lokale Datenbank neu anlegen ...! Entfernte Datenbank (auf Server) öffnen ...! Dokumentation oder Handbuch öffnen! Zuletzt verwendete Datenbanken öffnen (Lokal und Server)!

20 20 21 21 21 21

Datenbank aktualisieren

22

Arbeiten mit Datenbanken auf einem Server Starten und Stoppen des Servers unter OS X! Starten und Stoppen des Servers unter Windows! Konfiguration des Servers! Die Serverlizenz eingeben! Die Server-Einstellungen! Datenbank auf den Server hochladen! Mit entfernter Datenbank verbinden! Datenbank vom Server herunterladen! Datenbank auf dem Server löschen!

22 22 22 23 24 25 26 27 28 28

DATEN SICHERN UND WIEDERHERSTELLEN

29

Daten sichern Wie arbeitet eine Datensicherung?! Wohin sollten Daten gesichert werden?! Datensicherung im Einzelplatzbetrieb ! Datensicherung im Client-/Serverbetrieb ! Wiederherstellen (Restore) im Einzelplatzbetrieb !

29 29 29 29 31 32

Inhalt!

3

Wiederherstellen im Client-/Serverbetrieb !

Kapitel 5

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33

Problembehebungen an der Datenbank

33

Einstellungen löschen...

34

Speicherort... (der Datenbank ermitteln)

34

Datenbank überprüfen

35

Datenbank reorganisieren...

35

Datenbank duplizieren...

35

Software-Aktualisierung

35

GRUNDLAGEN

37

Die Arbeitsoberfläche im Überblick

37

Firma öffnen

38

Toolbar

38

Menuleiste

39

Favoriten

39

Infopalette

39

Listeneinstellungen

40

Filter Filter verwenden! Filterverhalten anpassen! Filteroptionen anpassen! Filtersets sichern und verwenden! Filterkriterien anzeigen! Schnellsuche verwenden!

41 42 42 43 44 44 44

Erweiterte Tastatursteuerung in Eingabedialogen Checkbox, Radiobutton! Popupmenu! Button! Eingabefeld mit Werteliste (Combobox)! Eingabefeld mit Suchdialog!

44 45 45 45 45 45

Drucken, PDF- und Email-Ausgabe

47

Papierformate festlegen Globale Papierformate einstellen! Formulargebundene Papierformate! Papierformate löschen!

47 48 48 48

Dokumente drucken Druckvorschau! PDF erzeugen! Email... ! Email-Accounts! Email-Versand!

48 49 49 49 50 51

Die Programmeinstellungen

51

Einrichten der Firma

54

Überlegungen vor dem Einrichten

55

Firma neu anlegen Firma! Fahrtenbuch! Buchhaltung! Vorlage auswählen!

55 56 56 56 58

Stammdaten aus Vorlagen aktualisieren

58

Vorgaben

59

Inhalt!

4

Kapitel 6

Kapitel 7

Kapitel 8

!

Fahrtenvorlagen

59

Reisevorlagen

60

Attachements/Anhänge

61

Darstellung in Listenanzeigen

61

Der Dialog „Anhänge“

61

Import und Export Grundlagen!

63 63

Importieren von Textdateien Importdefinitionen anlegen! Den Import durchführen!

63 64 66

Exportieren von Textdateien Exportdefinitionen anlegen! Den Export durchführen!

67 67 69

Benutzer und Zugriffsrechte

69

Der Administrator

69

Die Benutzerverwaltung Administrator-Kennwort vergeben! Weitere Benutzer anlegen! Der Benutzer-Login! Zugriffsrechte vergeben! Benutzerrechte auf andere Benutzer übertragen!

70 70 71 72 72 74

AKTUELL

75

E-Mail Versand

75

STAMMDATEN

76

Fahrer(in) / Reisende(r) Fahrer/in oder Reisende/r bearbeiten! Fahrer/in oder Reisende/r duplizieren! Fahrer/in oder Reisende/r löschen! Fahrerliste drucken!

76 78 78 78 78

Fahrzeuge Fahrzeug bearbeiten! Fahrzeug duplizieren! Fahrzeug löschen! Fahrzeugliste drucken!

79 79 80 80 80

Pauschalen

80

Konten Belegarten! Zahlungsarten! Reisekosten! Sonstige!

81 82 84 84 85

FAHRTENBUCH

86

Fahrten Symbole in der Fahrtenverwaltung!

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Neue Fahrt Fahrt duplizieren! Fahrt bearbeiten! Fahrt löschen! Filter für Fahrten! Fahrten aktualisieren! Fahrtenbuch drucken! Als gedruckt markieren... oder Als ungedruckt markieren...!

87 90 90 90 90 91 91 92

Inhalt!

5

Neue Reise erstellen... ! Neue Fahrtvorlage... ! Protokollansicht aktivieren / deaktivieren! Route anzeigen! Detailansicht ausblenden / einblenden!

Kapitel 9

Kfz Kosten

93

REISEKOSTEN

95

Reisen Symbole in der Reiseverwaltung! Neue Reise! Reisedaten! Fahrzeugdaten! Tagesangaben! Belege! Vorschuss! Grundlagen! Reisebericht ! Reise bearbeiten ... ! Reise duplizieren...! Reise löschen... ! Aktualisieren! Filter! Reiseliste drucken... ! Reiseabrechnung drucken...! Reisebericht drucken! Neue Reisevorlage... ! Als exportiert markieren... / Als nicht exportiert markieren...! Route anzeigen! Detailansicht ausblenden/Detailansicht einblenden! Anhänge...(x)!

95 96 96 96 100 101 103 106 107 108 109 110 110 110 110 111 111 112 112 113 113 113 113

Kostenstellen

113

VORGABEN

115

Vorgaben

115

Fahrtvorlagen

115

Reisevorlagen

116

Textbausteine

116

Kostenstellen

116

Steuersätze

117

Währungen

118

Druckformulare

120

Bilder

121

E-Mail-Accounts

121

Kapitel 14

AUSWERTUNGEN

123

Kapitel 15

SUPPORT NACH MASS

124

Kapitel 10

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92 92 93 93 93

Inhalt!

6

Kapitel 1

Über dieses Handbuch



Über dieses Buch



ShakeHands Reisekosten hilft Ihre Spesenbelege, Fahrten und Reisen abzurechnen und zu verwalten. In diesem Handbuch erklären wir ihnen das Einrichten von der Software, den täglichen Arbeitsablauf mit der Reisekosten-Software und die Auswertungen, damit Sie einfacher ihre Verwaltung von Reiseabrechnungen erstellen und die Fahrtenbücher schnell auf den Punkt bringen. In die Entwicklung von ShakeHands Reisekosten sind unsere langjährigen praktischen Erfahrungen sowie unzählige tägliche Kontakte zu kleineren Unternehmen eingeflossen. Sie werden möglicherweise zusätzliche Kenntnisse benötigen (Fibukonten, Steuerschlüssel). welche hier nicht abschliessend vermittelt werden können. In unserem Forum oder bei unseren Anwender-Support finden Sie weiterführende Informationen.



Bemerkung: Aufgrund der oftmals kurzfristigen Änderungen im Steuerrecht können wir die Aktualität z.B. von Pauschalen oder kantonalen Vorlagen der in diesem Handbuch erläuterten steuerlichen und gesetzlichen Regelungen oder Programmvoreinstellungen nicht immer gewährleisten. Informieren Sie sich daher in jedem Fall direkt bei Ihrer Buchhaltungsabteilung, Ihrem Treuhänder oder Buchhalterin, sowie den lokalen oder kantonalen Ämter oder der eidgenössischen Steuerkonferenz. Die Vorlagen beruhen auf den Vorlagen der eidgenössischen Steuerkonferenz, Kantonale Angaben oder eigene Spesenreglemente sind zu berücksichtigen.



Die aktuellen Produktlinien



Wir entwickeln mit modernen Programmierwerkzeugen (Real Studio) und neusten Datenbanken (sqlite und cubeSQL).



ShakeHands Kontor 2013



Als kostenlose Basisversion ShakeHands Kontor Budget 2013 (Adressen, Kassenbuch), als Modul ShakeHands Kontor Saldo 2013 (Buchhaltung) und als Modul ShakeHands Kontor Balance 2013 (Rechnungswesen), sowie als Komplettlösung (Budget plus Saldo plus Balance) als ShakeHands Kontor 2013



Für den Privatbereich und Haushalt:



Modul ShakeHands Conto Saldo Express 2012 Doppelte Buchhaltung mit eBanking Import und einem Mandanten mit Auswertungen Bilanz und Erfolgsrechnung, mit Kontenplan und weiteren Vorlagen für Privat und Haushalt.



Modul ShakeHands Kontor Budget 2013 Grundmodul als kostenlose Freeware mit Kassenbuch, Offenen Posten, Adressen. Mit Kontenplänen für Haushalt, Privat und Kassenbuch-Funktion bei Firmen.



Weitere Produkte:



ShakeHands Reisekosten 2013



Spesenbelege von Reisen aufbereiten und ordnen, Fahrzeuge, FahrerInnen und Fahrtenbücher verwalten. Mit Schnittstellen zu Fibu ShakeHands Kontor, Google-Maps©, iPhone© Fahrtenbuch App.



ShakeHands Netzwerkversion cubeSQL



Allein oder im Team - SQL Server für gleichzeitiges (paralleles) Arbeiten oder für Fernzugriffe (Hosting) laufend unter Linux, OS X, Windows. Einfache Installation und Inbetriebnahme.

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Einführung!

7



Alle Ausführungen sind funktionsgleich sowohl für OS X und Windows. Detaillierte tabellarische Funktionsvergleiche und Systemvoraussetzungen finden Sie auf der Webseite von ShakeHands Software Ltd unter www.shakehands.com.



Die Lizenzierung in der neuen Version 2013 ist eine fliessende Lizenz, dass heisst Sie können die Software auf mehrere Rechner installieren. Haben Sie eine Lizenz gekauft können Sie gleichzeitig einen Zugriff machen, auf den anderen Arbeitsplatz-Stationen können Sie Shakehands Reisekosten nur in der Demoversion öffnen. Brauchen Sie gleichzeitigen Zugriff können Sie sich eine weitere Arbeitsplatz Lizenz kaufen.



Sie finden auf unserer Homepage weitere Links in den Fachkontakten als auch Infos über Reisekosten Viele Fragen beantworten auch unsere BenutzerInnen im aktiven Anwenderforum.



Wir empfehlen Ihnen im ShakeHands Shop ein eigenes ShakeHands-Kunden-Account anzulegen, damit registrieren Sie ihre Software einfach, können von sofortigen Lizenzschlüssel profitieren und jederzeit wieder ihre Software herunterladen. Zudem können Sie einfach mit unserem Support korrespondieren.



Viel Erfolg mit Ihrer neuen ShakeHands Reisekosten Version



Ihr ShakeHands-Team



Gedanken zum Handbuch der Version 2013 und zu Ihrem Software-Projekt:



Zitat von Johannes Kepler (1571-1630)



„Einfach und einheitlich wie die Natur.“

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Einführung!

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Kapitel 2

TECHNISCHE GRUNDLAGEN



Systemvoraussetzungen



Sie benötigen die folgende Hardware und Systemsoftware für die Verwendung von ShakeHands Reisekosten. Bei der Hardware sind dies die Minimalvoraussetzungen, nach oben gibt es natürlich keine Grenzen.



Einzelplatz oder Client



OS X



Intel-basierter Mac empfohlen mit > 2 GHz



Verfügbarer Arbeitsspeicher empfohlen >= 1 GB



Bildschirm mit 1280 x 720 Pixel



Freier Festplattenspeicher > 100 MB



OS X ab Version 10.6, 10.7, 10.8 inklusive Fonts Helvetica, Arial,



Windows



Pentium-kompatibler Prozessor empfohlen > 2 GHz



Verfügbarer Arbeitsspeicher empfohlen >= 1 GB



Bildschirm mit 1280 x 720 Pixel



Freier Festplattenspeicher > 100 MB



Microsoft Windows ab Vista, 7, 8 inklusive Fonts Arial



SQL-Datenbankserver



Hinweis: Die Systemvoraussetzungen für den Datenbankserver sind nur bei geplantem Netzwerkbetrieb relevant. Die Funktionalität der Client-/Server-Lösung ist für lokale Netzwerke konzipiert, der Zugriff über eine Internetverbindung ist zwar technisch möglich, wird aber nicht supported.



OS X



Intel-basierter Mac



OS X ab 10.6, 10.7, 10.8



Windows



Pentium-kompatibler Prozessor



Microsoft Vista, 7, 8



Linux



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Linux Kernel Version 2.6.2 oder höher

Einführung!

9



Einzelplatz beziehungsweise Client



ShakeHands Reisekosten kann sowohl für den Zugriff auf lokale Datenbanken (Einzelplatzanwendung) als auch für den Zugriff auf einen Datenbankserver (Client-/Server-Anwendung) verwendet werden. Die Installation der eigentlichen Anwendung unterscheidet sich in diesem Punkt nicht. Beim Einsatz als Client-/Server-Anwendung ist allerdings noch eine weitere Installation erforderlich, nämlich die des Datenbankservers. Details dazu finden Sie im Abschnitt Serverinstallation. Wichtige Hinweise: - Der Installationspfad für die Anwendung darf keine Sonderzeichen (z.B. „&“) enthalten. Leerzeichen und Umlaute sind zulässig. - Erstellen Sie eine Datensicherung, falls Sie mit einer Vorversion von ShakeHands Software arbeiten. - Arbeiten Sie gerne mit einem Alias oder einer Verknüpfung, erstellen sie nach der Installation von Hand ein solches aus dem Programmordner oder ziehen das Programmsymbol gleich ins Dock.



Installation unter OS X



ShakeHands Reisekosten wird als Disk-Image (ab Download von der ShakeHands Homepage, ab Sofortdownload aus dem Kundenlogin im ShakeHands Shop oder ab CD) ausgeliefert. Zur Installation gehen Sie wie folgt vor:



Erstellen Sie eine Datensicherung, falls Sie mit einer Vorversion von ShakeHands Software arbeiten.

1 Öffnen Sie das Disk-Image per Doppelklick, der Name lautet ShakeHandsReisekosten2013.dmg.

2 Akzeptieren Sie die Lizenzbedingungen und es öffnet sich ein Fenster ähnliche wie hier:





3 Ziehen Sie das Symbol ShakeHands Reisekosten in den Ordner Applications (Programmordner).

4 Starten Sie ShakeHands Reisekosten oder via eine der angelegten Verknüpfungen.

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Einführung!

10



Wir liefern mit unserem Installationsprogramm unseren-Vorlagedaten Travel.sdb mit. Diese finden Sie beim ersten Start und Auswahl der Datenbank als Firmenvorlagen. Travel Bern Ltd heisst unsere Vorlagefirma.



Im OS X Installer finden Sie die Daten in der Datei Travel.sdb. Darin enthalten sind neben den Vorlagen für Kontenplan, Steuersätze und Nebenlisten, auch die wichtigsten Pauschalen der schweizerischen Steuerkonferenz. Das Programme liegt nun im Programmordner als ShakeHands Reisekosten 2013.app nach dem ersten Starten legen Sie eine neue Datenbank an. Diese wird im Ordner Benutzer/Dokumente/ ProSaldo als Travel.sdb abgelegt.

Updateinstallation

Eine eventuell bereits vorhandene Version von ShakeHands Reisekosten 2012 (andere Ausführung oder älter) wird nicht automatisch gelöscht oder überschrieben, ShakeHands Reisekosten 2013 wird also parallel dazu installiert.



Beim ersten Öffnen der neuen Version müssen Sie die bislang verwendete Datenbank angeben. Diese Datenbank wird jetzt automatisch in das Format der 2013er Version konvertiert und kann dann nicht mehr von älteren Versionen geöffnet werden. Solche älterenVersionen können Sie daher löschen. Automatische Aktualisierungen sind i.d.R für die letzte Jahresversion möglich.



Deinstallation unter OS X



Zur Deinstallation von ShakeHands Reisekosten löschen Sie manuell die Anwendung im Ordner Programme. Wichtige Hinweise: - Unter Benutzer/Dokumente/ProSaldo liegt im Standardfall Ihre Arbeitsdatenbank mit allen Buchungen oder Aufträgen, der Default-Dateiname lautet Business.sdb. Wenn Sie diese Datei ebenfalls löschen, so ist ein späterer Zugriff auf Ihre Buchhaltungsdaten nicht mehr möglich. - Die Dokumentation finden Sie auch im gestarteten Programm unter Menu Hilfe, Handbücher und Dokumentation und kann alternativ auch im Willkommens-Fenster unter Dokumentation oder Handbuch öffnen gestartet werden.



Installation unter Windows



ShakeHands Reisekosten wird mit einem Setup-Programm ausgeliefert. Bevor Sie mit ShakeHands Reisekosten arbeiten können, müssen Sie die Anwendung mit Hilfe dieses Setup-Programms auf Ihrem Computer installieren.



Um ShakeHands Reisekosten zu installieren, gehen Sie wie folgt vor:

1 Falls bereits eine ältere Version von ShakeHands Reisekosten 2012 installiert ist, deinstallieren Sie diese unter Verwendung des Uninstallers (Systemsteuerung/Software) oder des Unistall Programms im ShakeHands Programmordner. Die bereits vorhandenen Anwenderdaten bleiben davon unberührt und werden weder angetastet noch gelöscht.



2 Starten Sie das Setup-Programm: Der Name lautet SetupShakeHandsReisekosten2013.exe. Bei der Installation ab CD finden Sie diese Dateien auf Ihrer Installations-CD. Bei einer Installation nach einem Download befindet sich die Datei in Ihrem beim Download angegebenen lokalen Download-Ordner. Sollte der Dateiname die Endung zip aufweisen, so entpacken Sie dieses ZipArchiv zuerst durch Doppelklicken. Tipp: Verwenden Sie bitte das interne Entpackungsprogramm von Windows. Wir haben immer wieder Rückmeldungen im Support von beschädigten Daten bei Entpackungs-Software von Drittherstellern.

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3 Das Setup-Programm öffnet das Installationsfenster Fenster. Akzeptieren Sie allfällige Windows Hinweisinformationen und wählen Sie die Sprache aus. Es erscheint ein Fenster ähnlich wie:

Einführung!

11

!

!

!

4 Folgen Sie den entsprechenden Anweisungen (Lizenzvertrag, Willkommens-Informationen, Datenordner, Verknüpfungen Übersicht) bis zum Abschluss der Installation.



5 Beenden Sie das Installationsprogramm mit dem Button Fertigstellen. Musterdaten: Wir haben Ihnen auch umfangreiche Musterdaten zusammengestellt. Diese befinden sich im Ordner ShakeHands2013/Musterdaten: Travel.sdb. Wählen Sie beim ersten Start diese Datei im Willkommens-Fenster unter Lokale Datenbank öffnen über Knopf Datei wählen aus.

6 Starten Sie ShakeHands Reisekosten 2013 über den Menueintrag oder direkt aus dem Datenordner: .../ShakeHands2013/ oder der erstellten Desktop-Verknüpfung.



Wir liefern mit unserem Installationsprogramm unseren Templates-Vorlagedaten mit. Diese finden Sie beim ersten Start und Auswahl der Datenbank als Firmenvorlagen. Travel Bern Ltd heisst unsere Vorlagefirma. Unter Windows wird eine Musterdatenbank als Travel.sdb angelegt, diese befindet sich im ShakeHands2013/Musterdaten/ - Ordner. Darin enthalten sind neben den Pauschalen auch Kontenplanvorlagen und Reise und Fahrtenvorlagen. Das Programm liegt nun im ShakeHands2013 Ordner als ShakeHands Reisekosten 2013.exe. Darin enthalten ist auch ein Uninstaller, die ganze Dokumentation und Lizenzvertrag, Vorlage- und Musterdatenbanken. Nach dem ersten Starten legen Sie eine neue Datenbank an diese wird im Ordner Benutzer/Dokumente/ProSaldo als Business.sdb abgelegt.

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Einführung!

12



Deinstallation unter Windows



Sie können ShakeHands Reisekosten über den entsprechenden Eintrag unter Systemsteuerung/ Software oder dem Uninstaller im ShakeHands Ordner komfortabel deinstallieren. Wichtige Hinweise: - Unter Benutzer/Dokumente/ProSaldo liegt im Standardfall Ihre Arbeitsdatenbank mit allen Buchungen oder Aufträgen, der Default-Dateiname lautet Business.sdb. Wenn Sie diese Datei ebenfalls löschen, so ist ein späterer Zugriff auf Ihre Buchhaltungsdaten nicht mehr möglich. - Die Dokumentation finden Sie auch im gestarteten Programm unter Menu Hilfe, Handbücher und Dokumentation und kann alternativ auch im Willkommens-Fenster unter Dokumentation oder Handbuch öffnen gestartet werden.



Datenbankserver



Wenn Sie ShakeHands Reisekosten im Client-/Server-Betrieb einsetzen, dann erfolgt das Verwalten der Daten nicht mehr auf der lokalen Festplatte des jeweiligen Arbeitsplatzes, sondern durch einen zentralen Datenbankserver. Die einzelnen Clients (Arbeitsplätze) senden an diesen Datenbankserver Ihre Abfragen oder Anweisungen zum Manipulieren der Daten, der Server führt diese Anweisungen aus und liefert dem Client das Ergebnis zurück. Auf diese Weise können mehrere Anwender mit dem gleichen aktuellen Datenbestand arbeiten, entsprechende Schutzmechanismen des Servers sorgen dafür, dass Zugriffskonflikte unterbunden bzw. ohne Schaden für die Daten aufgelöst werden.



ShakeHands Reisekosten setzt als Datenbankserver den cubeSQL Server der Firma SCLabs LLC ein. Dieser Datenbankserver basiert auf der OpenSource-Datenbank SQLite und bietet eine hohe Performance, sowie Datensicherheit und Zuverlässigkeit. Der cubeSQL Server ist mit identischem Funktionsumfang unter Linux, OS X und Windows einsetzbar, die Clientsoftware ShakeHands Reisekosten derzeit unter OS X und Windows, wobei der Zugriff auf den Server plattformunabhängig funktioniert. Hinweis: Wenn Sie bereits den REAL SQL Server 2007/2008 oder den REAL Server 2009 mit ShakeHands im Einsatz hatten, so deinstallieren Sie diesen bitte vollständig vor der Installation der neuen Version. Ein Remove Tool finden Sie im Download der aktuellen Version: Remove RealServer. Den cubeSQL Server deinstallieren Sie bitte vor der Installation von 4.3. Hinweis: Der Datenbankserver muss nicht zwingend auf einem separaten Computer installiert werden, der Betrieb ist auch auf einem der als Client darauf zugreifenden Arbeitsplätze möglich. Aus Gründen der Datensicherheit sowie der Performance ist ein eigener Serverrechner aber in jedem Fall zu empfehlen. Die nachfolgenden Arbeitsschritte müssen immer auf dem Computer ausgeführt werden, auf welchem der Datenbankserver laufen soll. Hinweis: Bitte beachten Sie nur den von ShakeHands Software Ltd freigegebene Server Release zur verwenden. Möglich ist, dass die Herstellerin SCLabs LLC aktuellere Versionen anbietet, welche aber noch nicht mit den aktuellen ShakeHands Applikations-Releasen zusammenarbeitet. Einige applikatorische Anpassungen müssen jeweils bei einer Serverfreigabe getestet und angepasst werden. Hinweis: Der aktuell von uns freigegebene Server ist der cubeSQL Server 4.3. für ShakeHands Reisekosten 3.0.. Stand der Serverfreigaben am 15.1.2013 ist: Freigabe aller ShakeHands Reisekosten 2.1.0 - 2.3.3 auf dem cubeSQL Server 4.2. Beachten Sie die Hinweise auf unseren Downloadseiten.

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Einführung!

13



Installation unter OS X



Der cubeSQL Server wird mit einem Installer-Programm ausgeliefert. Bevor Sie mit dem Server arbeiten können, müssen Sie die Anwendung mit Hilfe dieses Installer-Programms auf Ihrem Computer installieren.



Um den cubeSQL-Server zu installieren, gehen Sie wie folgt vor:

1 Stellen Sie sicher, dass eventuell bereits vorhandene ältere Versionen des Servers beendet und deinstalliert werden. Informationen dazu finden Sie im entsprechenden Handbuch der älteren Version.

2 Starten Sie das Installer-Programm, der Name lautet:

Bei einer Installation nach einem Download befindet sich die Datei in dem heruntergeladenen DiskImage mit dem Namen cubeSQL.dmg. Sofern dies nicht automatisch geschehen ist, öffnen Sie das Image zuerst durch Doppelklicken.



3 Das Installer-Programm öffnet jetzt ein Fenster ähnlich der folgenden Abbildung:

4 Folgen Sie den entsprechenden Anweisungen bis zum Abschluss der Installation.



Was wird installiert?



Bei der Installation des cubeSQL Server werden u.a folgende Ordner bzw. Dateien angelegt:



• Programme

• cubeSQL

• Admin

• cubeSQLAdmin.app (Administrationstool)

• Clients (mit SDK, DLL, PHP, Real Studio Elementen)





• Documentation





• Plugins (GUID, SDK, Hardwareinfo)





• Scripts

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Einführung!

14



• Library

• realserver (weitere Dateien und u.a.folgende Ordner)

• backups





• databases





• www





• restore





• temp





• plugins





• cache





• Caches



• Preferences (Settings)



Deinstallation unter OS X



Zur Deinstallation des cubeSQL Server beenden Sie diesen und löschen alle vorgenannten Bestandteile. Wichtiger Hinweis: Bei einer Deinstallation werden vom Anwender angelegte Datenbanken nicht gelöscht, diese stehen also bei einer anschliessenden Neuinstallation von ShakeHands Reisekosten bzw. cubeSQL Server wieder zur Verfügung.



Installation unter Windows



Der cubeSQL Server wird mit einem Installer-Programm (englisch) ausgeliefert. Bevor Sie mit dem Server arbeiten können, müssen Sie die Anwendung mit Hilfe dieses Installer-Programms auf Ihrem Computer installieren.



Um den cubeSQL Server zu installieren, gehen Sie wie folgt vor:

1 Stellen Sie sicher, dass eventuell bereits vorhandene ältere Versionen des Servers beendet und deinstalliert werden. Informationen dazu finden Sie im entsprechenden Handbuch der älteren Version oder verwenden Sie das Windows System Deinstallations-Programm.

2 Starten Sie das Installer-Programm, der Name lautet z.B. cubesql_win_32bit_setup.msi oder cubesql_win_64bit_setup.msi (wählen Sie die zu Ihrem Betriebssystem passende Version aus):

Bei einer Installation nach einem Download befindet sich die Datei in dem lokalen heruntergeladenen Archiv sofern dies nicht automatisch öffnet, öffnen Sie das zip-Archiv zuerst per Doppelklicken und entpacken Sie da die Installationsdatei.

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3 Das Setup-Programm öffnet jetzt ein Fenster:

Einführung!

15



4 Folgen Sie den entsprechenden Anweisungen (Datenordner, etc.) bis zum Abschluss der Installation.



Was wird installiert?



Bei der Installation von cubeSQL Server werden folgende Ordner bzw. Dateien angelegt:



• cubeSQL

• Admin













• Clients (mit SDK, DLL, PHP, Real Studio Elementen) • Documentation • Plugins (GUID, SDK, Hardwareinfo)





• Scripts • (evtl. weitere Ordner und Dateien)







cubesql Server

• cubeSQLAdmin Libs • cubeSQLAdmin (Administrationstool)



Deinstallation unter Windows



Sie können den cubeSQL Server über den entsprechenden Eintrag unter Systemsteuerung/ Software bzw. Systemsteuerung/Programme und Funktionen komfortabel deinstallieren. Wichtiger Hinweis: Bei einer Deinstallation werden vom Anwender angelegte Datenbanken nicht gelöscht, diese stehen also bei einer anschliessenden Neuinstallation von ShakeHands Reisekosten bzw. cubeSQL Server wieder zur Verfügung.



Installation unter Linux



Verwenden Sie das Installer-Pakage für Ihre Linux-Umgebung. Öffnen Sie ein Shell und starten Sie den Server mit dem Befehl sudo cubesqlctl start. Starten Sie anschliessend das Admintool unter /opt/cubesql und verbinden Sie sich mit dem laufenden Server. Details finden Sie anbei.



Hosting Datenbankserver



Der ShakeHands Host ist ein Service unserer Partnerfirmen. Der cubeSQL Server wird in einem Rechnerzentrum gehostet. Der Server läuft extern und ist hochverfügbar. Der Client wird lokal an ihren Arbeitsplatz installiert. Sie greifen via IP-Adresse ins Rechenzentrum zu. Verschiedene Services wie automatische Backups und Verteilung der Datenbanken in weitere Rechenzentren, mana-

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Einführung!

16

ged Services. Der Vorteil ist die Datenbank ist überall verfügbar, wo Sie einen Internet-Anschluss haben. Sie finden auf unserer Homepage unter ShakeHands Host die Details.

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Einführung!

17

Kapitel 3

INBETRIEBNAHME



OS X Sie starten ShakeHands Reisekosten über einen Doppelklick auf das entsprechende Symbol im Programmordner. Wenn Sie die Anwendung regelmässig benutzen, sollten Sie sich das Programmsymbol im Dock ablegen, um so einen schnellen Zugriff zu gewährleisten.



Windows Sie starten ShakeHands Reisekosten über den entsprechenden Eintrag im Startmenu.

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! Eingeben der Lizenznummer



Es erscheint bei jedem Start ein entsprechender Hinweis mit der Möglichkeit der Lizenzeingabe:





Zudem erhalten Sie beim Starten via Testen die Möglichkeit das Programm im Testmodus zu nutzen. Sie können 30 Reisen oder Fahrten anlegen und erhalten beim Ausdruck einen Demobalken.







Wenn Sie ShakeHands Reisekosten als Testversion starten möchten, dann klicken Sie auf den Button Testen Diese Betriebsart ist auf 30 Reisen oder Fahrten begrenzt und Sie erhalten beim Ausdruck einen Demobalken.



Wenn Sie die ShakeHands Reisekosten freischalten möchten und noch keine Lizenznummer haben, dann können Sie über den Button Lizenzen kaufen den ShakeHands-Online-Shop aufrufen.



Um bereits vorhandene Lizenznummern einzugeben, klicken Sie auf den Button Lizenz eingeben:

!

Inbetriebnahme!

18





Alle vorhandenen Lizenzen werden in der Liste aufgeführt, zum Eingeben neuer Lizenzen klicken Sie auf Lizenz hinzufügen...:



Anmerkung: Sollte der OK-Button nicht aktiviert sein, dann ist die eingegebene Lizenz nicht gültig. Geben Sie die Lizenznummer in diesem Fall noch einmal ein und achten Sie genau auf korrekte Schreibweise.

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ShakeHands Reisekosten 2013 arbeitet neu mit fliessenden Lizenzen. Was heisst das? Wenn Sie als BenutzerIn ShakeHands starten holt sich Ihr Client die erste freie Lizenz vom Server und besetzt diese bis Sie sich abmelden. Öffnen Sie ShakeHands von einem zweiten Arbeitsplatz wird die nächste Lizenz zugewiesen. Ist keine Lizenz frei erhalten Sie die Meldung ShakeHands Reisekosten als Testversion zu starten. Hier können Sie dann auch in den Test- oder Demo-Modus wechseln. Brauchen Sie dauerhaft einen weiteren Arbeitsplatz, kaufen Sie sich bitte eine weitere Lizenz. Damit ist das aufwändige Verwalten, welche Lizenz auf welcher Arbeitsstation installiert ist Geschichte und die Verwaltung einfacher. Im Lizenzfenster sehen Sie einfach und schnell die ganzen aktiven Lizenzen in der Übersicht.

Inbetriebnahme!

19



Öffnen von Datenbanken



ShakeHands Reisekosten zeigt beim Start den folgenden Dialog zum Öffnen einer Datenbank:





Lokale Datenbank öffnen ...



Mit diesem Button öffnen Sie eine bereits bestehende Datenbank, es erscheint ein DateiauswahlDialog.



Diese Option wählen Sie um eine bereits bestehende Datenbank zu öffnen. Über den Button Lokale Datenbank öffnen... wechseln Sie in einen Auswahldialog vom Finder in den lokalen Ordner ProSaldo.









Wählen Sie hier eine bestehende Datenbank (Endung .sdb) oder die Vorlagedatenbank Business.sdb und der Button OK wird aktiv.

!

Inbetriebnahme!

20





ShakeHands Reisekosten starten nun mit dieser Datenbank. Bei erneutem Start können Sie die letzten Datenbanken bequem in der Auswahlliste rechts in der Liste einfach wählen und öffnen.



Lokale Datenbank neu anlegen ...



Über diesen Button erzeugen Sie eine komplett neue und leere Datenbank, im folgenden Dialog können Sie den Namen und den Speicherort für die neue Datenbank festlegen. Der Default-Name ist Business.sdb, dieser kann aber geändert werden. ShakeHands empfiehlt, die Datenbanken in einem eigenen Ordner im Ordner Dokumente (Mac) bzw. im Ordner Eigene Dateien (Windows) abzulegen, z.B.:

OS X

Benutzer/Dokumente/ProSaldo/Travel.sdb

Windows

Eigene Dateien/ProSaldo/Travel.sdb



Entfernte Datenbank (auf Server) öffnen ...



Mit dieser Option stellen Sie eine Verbindung zu einer Datenbank auf einem Datenbankserver her. Detaillierte Informationen dazu finden Sie im nachfolgenden Abschnitt Arbeiten mit Datenbanken auf einem Server.



Ausgewählte Datenbank beim nächsten Start automatisch öffnen



Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, wird die aktuelle Datenbank beim nächsten Start der Anwendung automatisch und ohne Dialog geöffnet. Um den Dialog für die Datenbankauswahl in diesem Fall wieder zu aktivieren, halten Sie beim Start der Anwendung die Taste oder gedrückt, bis der Dialog erscheint.



Dokumentation oder Handbuch öffnen



Ein Klick auf diesen Button öffnet ein Menu zum Direktzugriff auf die im Programm enthaltenen Handbücher und Dokumentationen. Diese werden nach Auswahl im Standard-PDF-Viewer des Systems angezeigt.



Zuletzt verwendete Datenbanken öffnen (Lokal und Server)



Im rechten Dialogbereich sehen Sie die Liste der zuletzt verwendeten Datenbanken, gruppiert nach dem Speicherort (Lokal oder Server). Per Doppelklick, Return-Taste oder Öffnen-Button können Sie die angewählte Datenbanken öffnen.



Datenbanken aus früheren Versionen übernehmen



Wenn Sie bislang ShakeHands Reisekosten 2012 eingesetzt haben, dann können Sie diese Datenbank direkt öffnen (Lokale Datenbank öffnen). ShakeHands Reisekosten 2013 konvertiert die bereits vorhandene Datenbank automatisch in das neue Format. Vor Beginn der Konvertierung wird noch eine Sicherheitskopie der alten Datenbank angelegt.

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Inbetriebnahme!

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Datenbank aktualisieren



Nach dem Bestätigen des Datenbankauswahl-Dialogs mit OK wird die Datenbank geöffnet. Wenn es sich um eine Datenbank aus einer älteren Programmversion handelt, erscheint möglicherweise ein Hinweis, dass die Datei aktualisiert werden muss. Wenn Sie diese Aktion bestätigen, wird die Datenbankstruktur aktualisiert und ist mit einer älteren ShakeHands -Version nicht mehr verwendbar.



Arbeiten Sie nicht mit einem Einzelplatz mit ShakeHands Reisekosten installieren Sie für den Netzbetrieb im LAN, WLAN, WAN cubeSQL Server. Die lokale Datenbank sqlite wird einfach im ShakeHands Willkommens-Fenster auf den cubeSQL Server laden und Sie arbeiten ab sofort im Netzwerk. Im nächsten Abschnitt erklären wir die wichtigsten Funktionen für den Datenserver.



Arbeiten mit Datenbanken auf einem Server



Voraussetzung für den Einsatz von ShakeHands Reisekosten als Client-/Server-Lösung ist die Installation des Servers entsprechend dem vorherigen Abschnitt sowie die Installation von ShakeHands Reisekosten auf jedem Arbeitsplatz. Für den Betrieb des Servers benötigen Sie eine eigene Lizenznummer, weiterhin benötigen Sie auf jedem Arbeitsplatz eine gültige Arbeitsplatz-Lizenz von ShakeHands Reisekosten.



Das Testen des Servers ist kostenfrei möglich. Dazu können Sie einen so genannten Developer Key erhalten. Ab dem neuen Release 4.3. können Sie noch einfacher gleich eine kostenlose Anwenderlizenz (Freeware Key) beim Entwickler des Servers bestellen. Sie können die Bestellung gleich aus dem Programm machen.



Der eigentliche Datenbank-Server ist als Systemdienst (Service) implementiert, die Anwendung cubeSQLAdmin dient nur der Konfiguration des Serverdienstes.



Starten und Stoppen des Servers unter OS X



Öffnen Sie die Systemeinstellungen und dort den Eintrag cubeSQL:





Hier können Sie den Server starten und stoppen, sowie den aktuellen Status erfahren. Das Starten ist nur einmal notwendig, nach einem Rechner-Neustart wird dann auch der cubeSQL Server automatisch gestartet.







Öffnen Sie die Systemsteuerung und dort den Eintrag Verwaltung und hier den Eintrag Computerverwaltung:



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Starten und Stoppen des Servers unter Windows

Inbetriebnahme!

22





Wählen Sie links den Bereich Dienste aus und suchen Sie dann in der rechten Liste den Dienst cubeSQL. Ein Doppelklick darauf öffnet den Einstellungsdialog:









Hier können Sie den Server starten und stoppen und den aktuellen Status erfahren. Das Starten ist nur einmal notwendig, nach einem Rechner-Neustart wird dann auch der cubeSQL Server als Dienst automatisch gestartet.





Konfiguration des Servers



Sie starten das Konfigurationsprogramm über einen Doppelklick auf das Symbol cubeSQLAdmin im Programmordner (Mac) bzw. über den gleichnamigen Eintrag im Startmenu (Windows). Es öffnet sich automatisch der folgende Dialog zum Herstellen einer Serververbindung:

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Um den Server zu stoppen, wählen Sie den Button Beenden.

Inbetriebnahme!

23





Wenn Sie cubeSQLAdmin auf dem gleichen Rechner gestartet haben, auf dem auch der Server läuft, dann sind die Zugangsdaten wie folgt anzugeben:



Host : Username: Password: Port:



Die Konfiguration kann auch über das Netzwerk erfolgen, in diesem Fall geben Sie bei Host die entsprechende IP-Adresse des Servers ein.



Nach einem Klick auf Connect öffnet sich das Konfigurationspanel:



127.0.0.1 admin admin 4430



Die Serverlizenz eingeben



Zur Eingabe der Lizenznummer wählen Sie bitte den Menubefehl Server/Register Server und tragen den zur Lizenz gehörenden Namen (wir liefern eine Generallizenz mit entsprechendem Namen) und den Lizenzcode in den Registrierungsdialog ein. Derzeit stehen drei unterschiedliche Lizenztypen zur Auswahl:



Entwicklerlizenz (Developer Key)



Diese kostenlose Lizenz dient dem Testen des Servers für Entwickler und Anwender. Sie erlaubt eine unbegrenzte Anzahl an Client-Verbindungen, startet den Server aber alle 4 Stunden neu und ist daher nicht für den produktiven Einsatz geeignet.

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Inbetriebnahme!

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Kostenlose Anwenderlizenz (Freeware Key)



Ermöglicht maximal drei gleichzeitige Client-Verbindungen (current user) ohne Zeitbegrenzungen auch für kommerzielle Anwendungen. Diese Lizenz ist geeignet, wenn Sie bis zu drei Arbeitsplätze gleichzeitig mit ShakeHands Reisekosten betrieben möchten.



Kostenpflichtige Anwenderlizenz (Company Key)



Ermöglicht eine unbegrenzte Anzahl gleichzeitige Client-Verbindungen. Diese Lizenz wird benötigt, wenn Sie mehr als drei Arbeitsplätze gleichzeitig mit ShakeHands Reisekosten betrieben möchten.



Die Entwicklerlizenz und die kostenlose Anwenderlizenz können Sie sich über den Menubefehl Server/Get a Developer Key im Admin-Tool selbst anfordern. Sie müssen dazu lediglich Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben. Die Lizenz für unbegrenzte Verbindungen können Sie im ShakeHands Online-Shop erwerben. Sie erhalten als ShakeHands Reisekosten AnwenderIn spezielle Bundle Konditionen des cubeSQL Servers.



Die Server-Einstellungen



Zum Anzeigen und Bearbeiten der Server-Einstellungen wählen Sie in der Seitenleiste den Bereich Administrator/Settings aus:





Im Bereich Path legen Sie fest, an welchen Orten der Server die Datenbanken und Backups verwaltet.



Im Bereich Settings können Sie diverse Einstellungen vornehmen, die wichtigsten sind:



Server Name Der Servername ist optional und dient der besseren Unterscheidung von mehreren Servern auf der Client-Seite beim Login.



Server Port

Der cubeSQL Server verwendet bei der Kommunikation mit seinen Clients standardmässig den Port 4430. Sollte dieser Port auf dem Serverrechner bereits anderweitig belegt sein, kann die Einstellung hier verändert werden. Die Änderung muss dann ebenfalls bei allen Clients erfolgen.



Log Verbosity

Diese Option ermöglicht die Auswahl verschiedener Detailstufen für das Logging der Serveraktivitäten. Da die Performance des Servers bei sehr ausführlichem Logging geringer wird, sollte hier

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Inbetriebnahme!

25

normalerweise die Option SQL ERRORS verwendet werden (Es werden weitestgehend nur Fehler protokolliert).



Datenbank auf den Server hochladen



Eine Datenbank, welche vom Server im Netzwerk bereitgestellt werden soll, muss zunächst auf den Server hochgeladen werden. Der cubeSQL Server kann beliebig viele Datenbanken gleichzeitig bereitstellen. Voraussetzung dafür ist lediglich ein eindeutiger Dateiname jede Datenbank.



Um eine lokale Datenbank auf den Server hochzuladen, gehen Sie folgendermassen vor:

1 Starten Sie ShakeHands Reisekosten auf dem Computer, auf welchem die künftige Netzwerkdatenbank liegt. Halten Sie beim Starten die Alt- oder Shift-Taste gedrückt, damit auf jeden Fall der Dialog Willkommen bei ShakeHands .... angezeigt wird.

2 Wählen Sie die Option Entfernte Datenbank (auf Server) öffnen aus:



3 Auf der Registerkarte Verbindung geben Sie jetzt die Zugriffsparameter für den Datenbankserver ein.



Server: Die IP-Adresse des Datenbankservers. Diese können Sie dem Statusfenster des ServerKonfigurationsprogramms entnehmen (siehe vorheriger Abschnitt). Wenn der Server lokal auf dem gleichen Computer gestartet wurde, lautet die IP-Adresse immer 127.0.0.1.



Port: Auch die aktuelle Portnummer des Servers finden Sie im Server-Konfigurationsprogramm. Normalerweise lautet dieses 4430.



Anwender und Kennwort: Die Default-Einstellung beider Werte lautet admin.

4 Mit dem Button Verbindung herstellen können Sie jetzt die Netzwerkverbindung zum angegebenen Server aufbauen. Bei Erfolg erscheint unterhalb des Buttons die Anzeige Verbunden mit [...], anderenfalls eine Fehlermeldung mit weiteren Details.

5 Gehen Sie jetzt auf die Registerkarte Verwalten und klicken Sie auf den Button Lokale Datenbank auf Server hochladen. Es erscheint ein Dateiauswahldialog, über welchen Sie die hochzuladende Datenbank angeben können. Nach Auswahl der entsprechenden Datei wird diese auf den Server hochgeladen:

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Inbetriebnahme!

26





Die hochgeladene Datenbank erscheint jetzt in der Liste Aktive Datenbanken auf dem Server.



Auf die beschriebene Art und Weise lassen sich auch weitere Datenbanken auf den Server hochladen.



6 Markieren Sie die Datenbank jetzt in der Liste und klicken Sie auf den OK-Button.





Die markierte Datenbank wird jetzt geöffnet.



Mit entfernter Datenbank verbinden



Um die Verbindung zu einer entfernten Datenbank von einem beliebigen Client aufzubauen, gehen Sie folgendermassen vor:

1 Starten Sie ShakeHands Reisekosten auf dem entsprechenden Arbeitsplatz-Computer. Halten Sie beim Starten die Shift-Taste gedrückt, damit auf jeden Fall der Dialog Datenbank öffnen angezeigt wird.



2 Stellen Sie eine Verbindung zum Datenbank-Server her (siehe vorheriger Abschnitt).

3 Markieren Sie die gewünschte Datenbank in der Liste Aktive Datenbanken auf dem Server und klicken Sie auf den OK-Button.

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Wenn die Verbindung zu einer entfernten Datenbank einmal erfolgreich hergestellt wurde, speichert ShakeHands Reisekosten die Zugriffsparameter ab und stellt sie beim nächsten Start wieder zur Verfügung. Somit genügt dann ein Klick auf OK um die letzte Netzwerkdatenbank wieder zu öffnen.

Inbetriebnahme!

27

Hinweis: Die weitere Arbeit innerhalb von ShakeHands Reisekosten unterscheidet sich nicht von der mit einer lokalen Datenbank. Die einzige Ausnahme stellt die Datensicherung dar, diese erfolgt jetzt direkt vom Datenbank-Server aus und nicht mehr auf den einzelnen Arbeitsplätzen.



Datenbank vom Server herunterladen



Datenbanken können auch vom Server wieder auf eine lokale Festplatte eines Netzwerkarbeitsplatzes heruntergeladen werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1 Starten Sie ShakeHands Reisekosten auf dem entsprechenden Arbeitsplatz-Computer. Halten Sie beim Starten die Shift-Taste gedrückt, damit auf jeden Fall der Dialog Datenbank öffnen angezeigt wird.



2 Stellen Sie eine Verbindung zum Datenbank-Server her (siehe vorherige Abschnitte).



3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Verwaltung.

4 Markieren Sie die gewünschte Datenbank in der Liste Aktive Datenbanken auf dem Server und klicken Sie auf den Button Ausgewählte Datenbank vom Server herunterladen.

5 Es erscheint ein Dateiauswahldialog, geben Sie hier den Namen und den Speicherort für die Datenbank an und bestätigen Sie. Die gewählte Datenbank wird jetzt heruntergeladen und auf der lokalen Festplatte gesichert. Hinweis: Beim Herunterladen einer Datenbank wird eine Kopie erzeugt, die Originaldatenbank bleibt weiterhin auf dem Server verfügbar. Wenn Sie dies nicht möchten, können Sie die Datenbank im Anschluss auf dem Server löschen (siehe nachfolgender Abschnitt).



Datenbank auf dem Server löschen



Datenbanken können vom Server auch wieder gelöscht werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1 Starten Sie ShakeHands Reisekosten auf einem beliebigen Netzwerk-Arbeitsplatz. Halten Sie beim Starten die Shift-Taste gedrückt, damit auf jeden Fall der Dialog Datenbank öffnen angezeigt wird.



2 Stellen Sie eine Verbindung zum Datenbank-Server her (siehe vorherige Abschnitte).



3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Verwaltung.

4 Markieren Sie die gewünschte Datenbank in der Liste Aktive Datenbanken auf dem Server und klicken Sie auf den Button Ausgewählte Datenbank auf dem Server löschen.

5 Es erscheint ein Sicherheitsabfrage, wenn Sie diese bestätigen, wird die gewählte Datenbank auf dem Server gelöscht. Wichtig: Bitte stellen Sie vor dem Löschen einer Datenbank sicher, dass keine weiteren Benutzer darauf zugreifen.

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Arbeiten Sie mit dem ShakeHands Host und nicht mit einem eigenen lokalen Server, gelten alle obige Ausführungen genau gleich.

Inbetriebnahme!

28

Kapitel 4

DATEN SICHERN UND WIEDERHERSTELLEN



Daten sichern



Datensicherungen sind eine unerlässliche Schutzmassnahme, damit bei System- oder Hardwarebedingten Fehlern oder Beschädigungen der Datenbank nicht sämtliche Daten verloren gehen. Über Datensicherungen wird in regelmässigen Abständen eine Momentaufnahme des aktuellen Datenbestandes gemacht, im Falle eines Problems mit der aktuellen Datenbank kann man so auf die letzte Datensicherung zurückgreifen und die Daten auf dem Stand dieser Sicherung rekonstruieren. Datensicherungen sind daher um so effektiver, je häufigen sie erstellt werden. Bei der Arbeit mit ShakeHands Reisekosten sollte nach jedem Arbeitstag eine Datensicherung erfolgen, dies ist auch die Default-Einstellung. ShakeHands Reisekosten unterstützt Sie beim einfachen Anlegen der Datensicherung und ebenso beim Restore einer Datensicherung.



Wie arbeitet eine Datensicherung?



ShakeHands Reisekosten speichert alle Daten in einer einzigen (der aktuellen) Datenbankdatei. Beim Ausführen einer Datensicherung wird die aktuelle Arbeitsdatenbank komplett in einen Unterordner innerhalb des angegebenen Sicherungsordners kopiert. Der Ordnername zeigt dabei das Datum und die Uhrzeit der Sicherung an. Beispiel: Der Ordnername lautet 2013-12-31 14-53-44. Das bedeutet, die Sicherung wurde am 31.12.2013 um 14:53:44 Uhr erstellt.



Zum Wiederherstellen der Daten aus einer Sicherung genügt es demnach, die Sicherungsdatei wieder in das aktuelle Arbeitsverzeichnis zu kopieren (an die Stelle der fehlerhaften Datenbankdatei). Beachten Sie beim Ersetzen der Datenbank, dass die Applikation geschlossen ist.



Wohin sollten Daten gesichert werden?



Wir empfehlen als Zielort für eine Datensicherung auf jeden Fall ein anderes Laufwerk, als das, auf welchem die jeweilige Arbeitsdatenbank liegt. Auch sollten Datensicherungen regelmässig auf Sicherungsmedien wie z.B. CD´s, DVD´s, UBS-Stick, SSD- Disks, Streamer oder Time Machine, Host geschrieben werden, denn wenn z.B. durch einen Blitzeinschlag der gesamte Rechner inkl. externer Festplatte unbrauchbar geworden ist, nutzen einem die Sicherungen auf der externen Festplatte auch nichts mehr. Bei sensiblen Daten (zu denen die Buchhaltung eines Unternehmens mit Sicherheit zählt) sollten Datensicherungen auch regelmässig ausser Haus gelagert werden. Bitte nehmen Sie sich die periodischen Datensicherung an und prüfen Sie auch in regelmässigen Abständen mit einem Restore, dass korrekte Rücklesen von Datenbanken.



Datensicherung im Einzelplatzbetrieb



ShakeHands Reisekosten schlägt Ihnen je nach Voreinstellung entweder 1 x täglich oder 1 x wöchentlich beim Beenden der Anwendung eine Datensicherung vor:



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Daten Sichern und Wiederherstellen!

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Zusätzlich ist ein manuelles Ausführen einer Datensicherung jederzeit über den Menubefehl Ablage|Datensicherung... (OS X) oder Datei/Datensicherung... möglich. Neu erhalten Sie eine Warnmeldung, wenn die Datensicherung nicht automatisch erstellt werden. kann. Hinweis: Leider sehen wir im Supportalltag immer wieder, dass Kunden mit einer aktuellen Datensicherung arbeiten. Dies sollten Sie nicht, arbeiten Sie immer mit einer Kopie auf der LiveDatenbank oder bei einem Restore mit der Kopie der Datensicherung.



Um die Einstellungen für die automatische Sicherung anzupassen, wählen Sie den Menubefehl ShakeHands Reisekosten/Einstellungen... (OS X) bzw. Bearbeiten/Einstellungen... (Windows) und da in dem Bereich Backup wechseln:





Über die oberste Checkbox können Sie die automatische Datensicherung ganz deaktivieren. Mit der Option Sicherheitsabfrage beim Beenden unterdrücken, erreichen Sie, dass Sie keine automatische Rückfrage beim Abmelden erhalten. Danach legen Sie fest, ob die Sicherung 1 x täglich oder 1 x wöchentlich vorgenommen wird, ausserdem können Sie einstellen, wie viele ältere Sicherungen jeweils erhalten bleiben (bis zu 100). Die jeweils älteste Datensicherung wird automatisch bei erreichen der Zahl Datensicherungen gelöscht, falls die Datenbank noch so wie im Protokoll vorhanden auf der Festplatte vorhanden ist. Über den Button Ablageort für Sicherungskopien Ordner wählen... können Sie den Sicherungsordner angeben. Sollte hier nichts angegeben sein oder der Sicherungsordner beim Ausführen der Datensicherung nicht verfügbar sein, dann erscheint eine Dateiauswahlbox, über welche Sie einen neuen Sicherungsordner anlegen und zuweisen können. Hinweis: Um eine grössere Sicherheit zu bieten, muss ab ShakeHands Release 2011 die aktuelle Arbeitsdatenbank und die Backup-Datenbank in unterschiedlichen Verzeichnissen/Ordner auf der Festplatte oder noch besser auf externen Festplatten liegen. Ist dies nicht der Fall warnt Sie ShakeHands beim Erstellen der Backup-Datenbank mit einer Warnmeldung. Achtung: Die Einstellungen für die Datensicherungen sind datenbankbezogen. Wenn Sie mit mehreren Datenbanken arbeiten, sollten Sie unbedingt auch mehrere unterschiedliche Sicherungsordner verwenden, da sonst die Sicherungen aller Datenbanken im gleichen Sicherungsordner abgelegt und im Nachhinein nur noch schwer zugeordnet werden können.

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Daten Sichern und Wiederherstellen!

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Hinweis: Ab dem ShakeHands Release 2013 erhalten Sie automatisch eine Warnmeldung, wenn die automatische Datensicherung nicht angelegt werden kann.



Datensicherung im Client-/Serverbetrieb



Im Netzwerkbetrieb erfolgt die Konfiguration und Ausführung von Datensicherungen durch den Datenbankserver, die Backup-Einstellungen innerhalb von ShakeHands Reisekosten sind hier nicht relevant und daher auch nicht über das Applikations-Menu verfügbar.



Das Konfigurieren der Datensicherung am Server erfolgt über das Programm cubeSQLAdmin. Diese Anwendung wird standardmässig zusammen mit dem Server installiert, kann aber auch von jedem beliebigen anderen System aus verwendet werden. Das Starten von cubeSQLAdmin und das Herstellen einer Verbindung zum Server wurden bereits vorne beschrieben. Nach dem erfolgreichen Herstellen der Datenbankverbindung öffnet sich das Administrationsfenster, wechseln Sie hier auf den Bereich Advanced/Schedules:





Eine automatische Datensicherung am Server erfordert das Anlegen eines so genannten Schedules und das Zuweisen dieses Schedules zu einer oder mehreren Datenbanken. Ein Schedule definiert eine wiederkehrende Funktion für den cubeSQL Server, dies kann ein Backup, ein SQL-Befehl oder auch ein Shell-Skript sein.



Zur Definition eines neuen Schedules für ein tägliches Backup (Montag bis Freitag) um 14:00 Uhr tragen Sie die Angaben wie im Screenshot oben gezeigt in die Eingabefelder ein und klicken auf den Button Add. Der Name ist nicht frei wählbar, sondern muss aus dem Namen der zu sichernden Datenbank mit der Erweiterung, backup‘ bestehen. Beispiel: Der Datenbankname lautet Travel.sdb. Der Name für das Backup-Schedule muss also Travel.sdb backup lauten.



Die Option RETAIN OLD sorgt dafür, dass alte Backups nicht überschrieben werden. Besonders wichtig ist das Häkchen bei Schedule Enabled, ohne dieses wird das Backup nicht ausgeführt.



Das soeben erzeugte Schedule muss nun noch der gewünschten Datenbank zugewiesen werden. Wechseln Sie dazu in den Bereich Server/Databases, markieren Sie die gewünschte Datenbank im Beispiel Travel.sdb und wählen dann im Menu Server/Manage Schedules...

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Daten Sichern und Wiederherstellen!

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das Schedule-Script aus dem Popup-Menu unter der Liste aus und klicken danach auf den Button Attach. Mit Close können Sie den Dialog verlassen, die Konfiguration der Datensicherung ist damit abgeschlossen.



Speicherort der Datensicherungen des Servers

Den Ordner für die Ablage der Datensicherungen geben Sie in den Server-Settings (Einstellungen) an, Details dazu finden Sie im gleichnamigen Abschnitt in diesem Handbuch.



Beim Ausführen einer Datensicherung wird die aktuelle Arbeitsdatenbank komplett in diesen Ordner kopiert. Der Ordnername zeigt dabei das Datum und die Uhrzeit der Sicherung an. Beispiel: Der Dateiname lautet Travel.sdb_20120215_140144. Das bedeutet, die Sicherung wurde am 15.02.2012 um 14:01:44 Uhr erstellt.



Default-Verzeichnisse z.B. unter OS X sind:





Wiederherstellen (Restore) im Einzelplatzbetrieb

OS X

1 Beenden Sie ShakeHands Reisekosten, wenn das Programm noch geöffnet ist.

2 Öffnen Sie im Finder ein Fenster mit dem entsprechenden Sicherungsordner (siehe Abschnitt Daten sichern) und hier den Unterordner mit der gewünschten Datensicherung (normalerweise die zuletzt ausgeführte).

3 Öffnen Sie ein weiteres Fenster mit dem aktuellen Datenordner und ziehen Sie hier die Datenbankdatei Dateiname.sdb in den Papierkorb.

4 Kopieren Sie die gesicherte Datenbankdatei aus dem Sicherungsordner in den jetzt leeren Datenordner. Ziehen Sie die Datei dazu mit gedrückter -Taste in den Datenordner (ohne gedrückte -Taste wird die Datei nur verschoben und steht damit nicht mehr als Datensicherung zur Verfügung).



5 Starten Sie ShakeHands Reisekosten neu. Sie finden jetzt den Datenbestand vom Zeitpunkt der entsprechenden Sicherung vor.

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Daten Sichern und Wiederherstellen!

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Windows

1 Beenden Sie ShakeHands Reisekosten, wenn das Programm noch geöffnet ist.

2 Öffnen Sie ein Explorer-Fenster mit dem entsprechenden Sicherungsordner (siehe Abschnitt Daten sichern) und hier den Unterordner mit der gewünschten Datensicherung (normalerweise die zuletzt ausgeführte).

3 Kopieren Sie die gesicherte Datenbankdatei, indem Sie diese markieren und die Tastenkombination + (Kopieren) drücken.

4 Wechseln Sie im Explorer in den aktuellen Datenordner. Löschen Sie hier die bestehende Datenbankdatei, indem Sie diese entweder in den Papierkorb ziehen oder markieren und die Taste drücken.

5 Drücken Sie die Tastenkombination + (Einfügen), damit kopieren Sie die gesicherte Datenbank in den jetzt leeren Datenordner.



6 Starten Sie ShakeHands Reisekosten neu. Sie finden jetzt den Datenbestand vom Zeitpunkt der entsprechenden Sicherung vor.



Wiederherstellen im Client-/Serverbetrieb



Das Wiederherstellen einer Datensicherung im Netzwerkbetrieb erfolgt über das Programm cubeSQLAdmin. Alle Clients müssen vor dem Wiederherstellen beendet werden. Nach dem erfolgreichen Herstellen der Datenbankverbindung mit cubeSQLAdmin öffnet sich das Administrationsfenster, wechseln Sie hier auf den Bereich Advanced/Backup:





Über das Popup Database wählen Sie die wiederherzustellende Datenbank aus, ein Klick auf Show Backups zeigt alle verfügbaren Backups in der Liste an. Markieren Sie hier das zu verwendende Backup und klicken Sie anschließend auf Restore Backup. Damit wird das Restore eingelesen und die aktive Live-Datenbank ersetzt. Optional können Sie die Daten lokal im Verzeichnis kopieren.



Problembehebungen an der Datenbank



Die Datenverwaltung von ShakeHands Reisekosten basiert auf der sehr robusten und schnellen OpenSource-Datenbank SQLite. Diese funktioniert ohne jede Administration oder regelmässige Wartungsarbeiten. Da die Datenbank nur für die meist sehr kurzen Schreib- und Leseoperationen geöffnet wird und alle Schreibvorgänge transaktionsgesichert sind, ist eine Beschädigung durch einen Absturz nahezu ausgeschlossen. Defekte an der Datenbank treten in der Praxis eher durch

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Daten Sichern und Wiederherstellen!

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Dateisystemfehler auf. Für diesen seltenen Fall enthält ShakeHands Reisekosten einige Funktionen, die bei der Behebung solcher Probleme helfen können. Unabhängig davon ist der wichtigste Schutz vor defekten Datenbanken ein möglichst aktuelles Backup. Nutzen Sie hierzu unbedingt die im Programm enthaltenen Möglichkeiten. Details dazu finden Sie im vorherigen Abschnitt Datensicherungen.



Einstellungen löschen...



Diese Funktion hat nicht direkt etwas mit Problemen an der Datenbank zu tun, sondern kann allgemein bei verschiedenen Unstimmigkeiten helfen. ShakeHands Reisekosten speichert viele Parameter aus dem aktuellen Anwenderverhalten im Einstellungsbereich der Datenbank ab (z.B. letzte Firma, Fensterpositionen, Zahlenformate, das letzte Buchungsdatum, Eingaben in bestimmte Felder und vieles mehr), um den Nutzer unbemerkt mit diversen Hilfen zu unterstützen und seine Arbeitsumgebung wiederherzustellen. Bei einem Fehlverhalten der Anwendung kann es mitunter helfen, diese gespeicherten Einstellungen zu löschen und so wieder das ursprüngliche Verhalten herzustellen. Nutzen Sie diese Funktion auch, wenn Sie mit unterschiedlichen Monitoren arbeiten.



Um die Einstellungen zu löschen, wählen Sie den Menubefehl Ablage/Datenbank/Einstellungen löschen... oder Datei/Datenbank/Einstellungen löschen...



Die Einstellungen werden benutzerspezifisch verwaltet, ein normaler Benutzer kann daher nur seine eigenen Einstellungen löschen. Vor dem Löschen erscheint noch eine Sicherheitsabfrage:





Beim Löschen der Einstellungen werden keine buchhalterisch relevanten Daten gelöscht, an Ihrer Buchhaltung ändert sich dadurch also nichts. Sie müssen beim nächsten Programmstart aber z.B. Ihre Firma manuell öffnen, da die dies bezügliche Einstellungen und das Protokoll ebenfalls gelöscht werden. Tipp: Führen Sie 'Einstellungen löschen' durch, um in Umgebungen mit verschiedenen Monitoren, die Werkseinstellungen wieder herzustellen oder wenn die Backup-Einstellungen nicht mehr übereinstimmen, da die Backupordner manuell gelöscht worden sind.



Speicherort... (der Datenbank ermitteln)



Mitunter kann es wichtig sein, den Speicherort der aktuellen Datenbank zu ermitteln, z.B. wenn man mit mehreren Datenbanken arbeitet oder für Supportzwecke. Wählen Sie hierzu den Befehl Ablage/Datenbank/Speicherort... oder Datei/Datenbank/Speicherort...:





ShakeHands Reisekosten zeigt in einem Dialog entweder den Speicherort auf der lokalen Festplatte oder den Zugriffspfad für eine entfernte Datenbank auf einem Server an. Sie finden die gleiche Information auch unter I (Infofeld), welches Sie links unten in der Navigationsstruktur aktivieren können. Bei einer lokalen Datenbank erscheint ausserdem ein Button Ordner öffnen, hiermit lässt sich der Ordner, welcher die Datenbank beinhaltet, direkt öffnen.

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Daten Sichern und Wiederherstellen!

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Datenbank überprüfen



Um die korrekte Funktion der Datenbank zu testen, verwenden Sie den Menubefehl Ablage/Datenbank/Überprüfen oder Datei/Datenbank/Überprüfen:





ShakeHands Reisekosten startet damit einen kompletten Test der Datenbankintegrität und zeigt das Ergebnis in Form eines Text-Logs an. Bei einer intakten Datenbank muss die letzte Zeile 'Result: ok' lauten, anderenfalls werden gefundene Probleme detailliert aufgelistet. In diesem Fall sollte zeitnah eine Reparatur mit der nachfolgend beschriebenen Funktion versucht werden.



Datenbank reorganisieren...



Sollte die Überprüfung der Datenbank gefundene Probleme anzeigen, dann starten Sie einen Reparaturversuch mit dem Befehl Ablage/Datenbank/Reorganisieren....oder Datei/Datenbank/ Reorganisieren... Es wird zuerst automatisch ein Backup ausgeführt, danach legt ShakeHands Reisekosten eine komplett neue Datenbank an und übernimmt alle Inhalte aus der alten Datenbank. Dabei können diverse mögliche Probleme in der alten Datenstruktur behoben werden. Im Anschluss sollte die Datenbank erneut überprüft werden: Ergibt diese Prüfung keine weiteren Probleme, dann können Sie normal weiterarbeiten, anderenfalls sollten Sie auf die aktuellste Datensicherung zurückgreifen. Taucht/en der/die Meldungen wiederholt auf kontaktieren Sie unseren Support. Details zum Verwenden von Datensicherungen finden Sie im obigen Abschnitt Daten sichern und wiederherstellen.



Datenbank duplizieren...



Hiermit legen Sie ein Duplikat einer lokalen Datenbank. Das Duplikat wird dabei nicht als Dateikopie erzeugt, sondern durch Anlegen einer neuen Datenbankstruktur und anschliessendem Kopieren sämtlicher Daten aus der originalen in die neue Datenbank.





Software-Aktualisierung



Insbesondere eine Buchhaltungssoftware ist auf regelmässige Aktualisierung angewiesen. Sowohl Veränderungen an gesetzlichen Rahmenbedingungen (z.B. neues Mehrwertsteuer-Gesetz) als auch Fehlerkorrekturen der Herstellerin können ein Update der Software erforderlich machen. Ein solches Update sollte nach Verfügbarkeit auch schnellstmöglich vom Anwender installiert werden.



ShakeHands Reisekosten überprüft daher beim Programmstart (einmal pro Tag), ob eine neuere Programmversion verfügbar ist. Wenn ein Update der Anwendung gefunden wurde, so erscheint ein entsprechender Hinweis mit weiterführenden Informationen dazu. Über einen Button können Sie jetzt direkt die Downloadseite von ShakeHands in Ihrem aktuellen Webbrowser öffnen und das Update von dort herunterladen.



Voraussetzung für diese Überprüfung ist eine bestehende Internetverbindung. Besteht keine Internetverbindung während des Programmstarts, so passiert nichts. Sie können aber auch nach dem manuellen Herstellen einer Internetverbindung nach Updates suchen: Wählen Sie dazu den Menu-

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Mit diesem Verfahren können Datenbanken mit Strukturfehlern unter Umständen wieder repariert werden. Haben Sie auch nach der Durchführung des Duplizieren und dem Einlesen weiterhin Fehler lesen Sie ein fehlerloses Backup ein oder melden Sie sich bei unserem Support.

Daten Sichern und Wiederherstellen!

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befehl ShakeHands Reisekosten 2013/Nach Update suchen... (OS X) bzw. Hilfe/Nach Update suchen... (Windows).

Sie können die automatische Überprüfung auf neue Versionen in den Programmeinstellungen deaktivieren. Achtung: Der im Client-/Server-Betrieb eingesetzte Datenbankserver ist ein Produkt der Firma SQLabs LLC und wird von dieser Firma gepflegt und weiterentwickelt. SQLabs LLC stellt in unregelmässigen Abständen Updates für den Server zur Verfügung, welche u.U. kostenlos per Download erhältlich sind. Wir raten ausdrücklich davon ab, ein solches Update ohne unsere Freigabe für die Verwendung mit ShakeHands zu installieren. Es ist möglich, dass ein solches Update neue Funktionen, Änderungen oder Inkompatibilitäten mit sich bringt, welche die Arbeit mit ShakeHands beeinträchtigen oder im schlimmsten Fall sogar zu Datenverlusten führen können. Bitte verwenden Sie ausschliesslich die Server-Versionen, welche auf der ShakeHandsWebsite ausgeliefert und freigegeben wurden. Details finden Sie in vorherigen Abschnitten.

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Daten Sichern und Wiederherstellen!

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Kapitel 5

GRUNDLAGEN



Die Arbeitsoberfläche im Überblick



ShakeHands Reisekosten ist mandantenfähig, das heisst, es können mehrere Firmen in einer Datenbank verwaltet werden. Jede geöffnete Firma wird von einem eigenen Fenster repräsentiert. In jedem Firmenfenster gibt es eine Toolbar mit den wichtigsten Funktionen zur Auswahl und zum Bearbeiten der Daten, die Wahl der Bereiche erfolgt über den in der linken Seitenleiste eingeblendeten Navigator.



Mehrere Fenster der gleichen Firma: Sollten Sie trotzdem einmal mehrere Sichten auf die gleiche Firma benötigen, öffnen Sie einfach ein weiteres Fenster zu dieser Firma mittels Fenster klonen. Damit lassen sich sogar mehrere Geschäftsjahre gleichzeitig darstellen.



Mehrere Firmen gleichzeitig öffnen: Auch das war bislang so nicht möglich und kann in bestimmten Fällen durchaus hilfreich sein.



Funktionen sind im Navigator thematisch gruppiert: Unter Fahrtenbuch finden Sie z.B. alle Eingabefelder und Listen zum Thema



ShakeHands Reisekosten unter OS X:









Seitenleiste

bzw. Navigator bzw.

Toolbar



Listenansicht







Schnellsuche



Filterpalette

Detailansicht

Summen-Saldenliste

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Grundlagen!

37



Firma öffnen



Wenn Sie ShakeHands Reisekosten das erste Mal starten oder im laufenden Programm alle weiteren Fenster geschlossen sind, öffnet sich automatisch die Firmenverwaltung. Hier können Sie neue Firmen anlegen oder bestehende Firmen bearbeiten oder öffnen.





Toolbar



In der Toolbar eines Firmenfensters finden Sie die wichtigsten Funktionen zur Auswahl und zum Bearbeiten der Daten. Zumeist sind die gleichen Funktionen auch über Menubefehle erreichbar.

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Funktion

Beschreibung

Zurück, Vorwärts

ShakeHands Reisekosten 2012 speichert alle bereits aufgerufenen Bereiche in einer Historie. Mit diesen Buttons können Sie zwischen diesen Ansichten hin und her wechseln.

Aktion

Über das Aktionsmenu haben Sie Zugriff auf kontext-abhängige Funktionen des sichtbaren Bereiches. Entspricht dem Kontextmenu bei Rechtsklick auf die aktuelle Listenanzeige.

Filter

Öffnen oder schliessen der Filterpalette. Die meisten Ansichten lassen sich über Filteroptionen einschränken, und diese werden über die Filterpalette bearbeitet. Das neue Filtersystem wird in einem nachfolgenden Abschnitt in diesem Handbuch beschrieben.

Filterset

Haben Sie eigene Filter angelegt, rufen Sie diese unter dem Icon Filterset später wieder auf.

Aktualisieren

Lädt die sichtbare Liste mit den aktuellen Filtereinstellungen neu.

Neu, Bearbeiten, Duplizieren, Löschen

Neu Anlegen bzw. Bearbeiten oder Duplizieren oder Löschen von markierten Datensätzen.

Grundlagen!

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Funktion

Beschreibung

Drucken

Drucken von Listen oder Dokumenten aus dem aktuellen Bereich. Unter Umständen gibt es im Aktionsmenu weitere Druckfunktionen, z.B. für Listen. Der Button ist nur aktiv wenn Sie eine Liste im Fokus haben.



Menuleiste



Die Menuleiste der Anwendung beinhaltet nur firmenübergreifende Funktionen, wie die Firmenverwaltung selbst, die Benutzerverwaltung, diverse Datenbankaktionen, Darstellungsoptionen und Toolbarbefehle.



Favoriten



Mit der Einführung der Einfenstertechnik sind die Shortcuts zum aufrufen der Bereiche weggefallen. Wie haben mit dem Werkzeug Favoriten eine Möglichkeit geschaffen wie Sie einfach eigene Shortcut für jeden Arbeitsbereich erstellen können.









Wählen Sie aus der Liste der Bereich Links ein Bereich aus und ziehen Sie dieses in den rechten leeren Bereich hier erhält der Bereich nun einen ShortCut. Diese werden von 1 bis 10 durchgezählt. Sie können die einzelnen Bereich mit drag&drop in der Liste anordnen. Die Favoriten sind benutzerspezifisch in ShakeHands Reisekosten abgelegt. Sichern Sie mit ihre neue Liste. Die Bereiche stehen Ihnen nun via ShortCut oder via Menu Favoriten zur Auswahl. Möchten Sie die Liste ändern, wechseln Sie in Favoriten verwalten und löschen Sie den Eintrag oder ziehen Sie diesen aus dem Bereich rechts weg.





Infopalette



Die Infopalette älterer Versionen gibt es ab ShakeHands Reisekosten 2012 nicht mehr. Die dort angezeigten Informationen lassen sich statt dessen direkt im Firmenfenster unterhalb des Navigators einblenden:

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Grundlagen!

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Die Mandanteninfo aktivieren Sie durch einen Klick auf das Symbol chen ∑ erhalten Sie alternativ die Summen- und Saldenanzeige.



Listeneinstellungen



Die Listenanzeigen der einzelnen Bereiche lassen sich umfassend anpassen. Die Breite einer Spalte ändern Sie durch Verschieben des rechten Spaltenrandes im Kopfbereich, alle Spalten sichtbar einblenden können Sie mit +, sofern die Liste den Fokus besitzt.



Die erweiterten Möglichkeiten der Spaltendarstellung erreichen Sie mittels Rechtsklick in den Kopfbereich der Liste. Es öffnet sich ein Kontextmenu mit folgenden Optionen:





Über den Befehl Spaltendarstellung anpassen... öffnen Sie den Einstellungsdialog. Hier können Sie per Drag & Drop die anzuzeigenden Spalten, sowie deren Reihenfolge festlegen. Die Spaltendarstellung werden benutzerbezogen abgelegt.

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Grundlagen!

, über das Summenzei-

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Filter



Eine oft benötigte Funktion ist das Suchen von Datensätzen bzw. Filtern von Listenanzeigen. Mit den mächtigen Filter finden Sie schnell gewünschte Daten und neu können Sie die Filter speichern und jederzeit wieder Aufrufen, z.B. für periodische Auswertungen. Die Filter sind unterschiedlich je nach Felder die vorhanden sind. Weitere optionale Felder können Sie über das Plus-Zeichen im Filter einblenden. Das Bearbeiten von Anzeigefilter erfolgt über die nicht-modale Filterpalette:





Die Filterpalette kann jederzeit über das Toolbarsymbol Filter oder den entsprechenden Menubefehl unter Darstellung ein- oder ausgeblendet werden. Die Filterpalette ist kontextsensitiv, die angezeigten Filteroptionen beziehen sich also immer auf den gerade sichtbaren Bereich des dazu-

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Grundlagen!

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gehörigen Firmenfensters. Die Filterpalette sollte idealerweise neben dem Hauptfenster platziert werden um die Ergebnislisten nicht zu verdecken. Sie können dies in den ShakeHands Reisekosten Einstellungen festlegen.



Filter verwenden



Um eine Liste zu filtern, öffnen Sie die Filterpalette und setzen dort die gewünschten Filteroptionen bzw. tragen Suchbegriffe ein. Die dazugehörige Listenanzeige (z.B. Verkaufsbelege) wird nach dem Verändern einer Filteroption automatisch aktualisiert. Manuelle Aktualisierungen können jederzeit über die entsprechenden Buttons in der Filterpalette oder in der Toolbar ausgelöst werden.



Um einen Filter auf seine Standardwerte (zumeist alle Datensätze) zurückzusetzen, klicken Sie auf den Button Filter zurücksetzen.



Wenn Sie die Filterpalette schliessen, bleibt der gerade eingestellte Filter für die Liste weiter bestehen, die Liste kann auch weiterhin auf der Grundlage der eingestellten Filterkriterien aktualisiert werden. Auch das Zurücksetzen des Filters ist bei geschlossener Filterpalette über den entsprechenden Menubefehl unter Darstellung möglich.



Filterkriterien anzeigen



Um das aktuelle Filter und die Anzeige der Liste zu sehen. Aktivieren Sie unter Menu Darstellungen die Infoleiste, damit sehen Sie gleich die gewählten Filterkriterien an der Listenbasis als Anzeige. Z.B.:





Filterverhalten anpassen



Die zuvor beschriebene automatische Aktualisierung der Listenanzeige ist die Standardeinstellung für alle Eingabebereiche (z.B. Buchungen, Verkaufsbelege). Bei Auswertungen (z.B. Journal, Verkaufsstatistik, Bilanz und Erfolgsrechnung) dagegen wird die Liste erst nach Betätigen des Buttons Aktualisieren neu geladen.



Beide Varianten haben Vor- und Nachteile: Beim automatischen Aktualisieren sieht man die Wirkung eines Filterkriteriums sofort, kann sich so eventuell besser an das gewünschte Ergebnis, herantasten‘. Dafür kann es bei umfangreichen Datenbeständen oder Berechnungen zu unerwünschten Verzögerungen beim Eingeben mehrerer Filterkriterien oder Suchbegriffe kommen. Die Variante des Aktualisieren verhält sich entgegengesetzt: Unter Umständen schneller, aber nicht so intuitiv.



Sie können das gewünschte Filterverhalten selbst in den Einstellungen festlegen:

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Grundlagen!

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Filteroptionen anpassen



In vielen Filtern können Sie weitere Filteroptionen hinzufügen, diese erreichen Sie über das Hinzufügen-Symbol in der Toolbar der Filterpalette:





Individuell hinzugefügte Filteroptionen können Sie auch wieder entfernen, klicken Sie dazu in den Entfernen-Button der entsprechenden Zeile:







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Grundlagen!

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Filtersets sichern und verwenden



In ShakeHands Reisekosten können Sie Filtersets unter einem eigenen Namen sichern und später wieder verwenden. EinFilterset beschreibt dabei sowohl die Konfiguration des Filters (welche Filteroptionen sind eingeblendet) also auch die eingestellten Filter- und Suchwerte.



Um ein Filterset zu sichern, konfigurieren Sie den Filter nach Wunsch und klicken danach in der Toolbar der Filterpalette auf Sichern. Jetzt können Sie einen Filter-Namen vergeben und bestätigen.



Um ein Filterset zu verwenden, wählen Sie ein zuvor gesichertes aus dem Popup-Menu Filterset oder via Toolbar:





Filterkriterien anzeigen



Um auch bei geschlossener Filterpalette die aktuellen Filterkriterien zu sehen, können Sie diese unterhalb der Listenansicht im Firmenfenster einblenden, wählen Sie dazu den Befehl Darstellung/Infoleiste einblenden.



Schnellsuche verwenden



In einigen Bereichen wird unterhalb der Toolbar ein Suchfeld eingeblendet. Dieses ermöglicht das weitere Eingrenzen der bereits über den Filter gefundenen Datensätze, die Suche erfolgt hier über ausgewählte Datenfelder und nur diese (keine Volltextsuche).





Erweiterte Tastatursteuerung in Eingabedialogen



Die Eingabedialoge von ShakeHands Reisekosten wurden auf eine umfassende Tastatursteuerung optimiert, der zeitaufwändige Griff zur Maus ist dadurch nur selten notwendig. Die nachfolgende Abbildung zeigt einen Dialog mit den wichtigsten Eingabeelementen:

Popupmenu Checkbox Button (nur per Maus Eingabefeld mit SuchEingabefeld Eingabefeld mit Wert-

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Button (auch per Tastatur

Grundlagen!

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Standardmässig gelangen Sie sowohl unter OS X als auch unter Windows durch Drücken der Tabulatortaste zum jeweils nächsten Eingabe- oder Steuerelement in einem Dialog. Mit gleichzeitigem drücken der Umschalttaste bzw. Shift-Taste gelangen Sie zum jeweils vorherigen Eingabeelement zurück.



Bei ShakeHands Reisekosten können Sie optional (und zusätzlich) auch über die Returntaste, die Entertaste und die Plustaste auf dem Ziffernblock die Feldweiterschaltung veranlassen. Alle drei Optionen lassen sich einzeln aktivieren.Die Feldweiterschaltung per Returntaste funktioniert nicht in mehrzeiligen Eingabefeldern, da die Returntaste hier einen Zeilenumbruch bewirkt. Wichtig: Um unter OS X alle Eingabeelemente per Tastatur ansteuern zu können, muss die erweiterte Tastatursteuerung systemweit aktiviert werden. Öffnen Sie dazu in den Systemeinstellungen den Bereich Tastatur & Maus und hier die Seite Tastaturkurzbefehle. Wählen Sie jetzt im Bereich Steuerung durch die Tastatur die Option Alle Steuerungen aus.



Zur Tastaturbedienung der oben aufgeführten Eingabeelemente stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:



Checkbox, Radiobutton

OS X

Die einzelnen Optionsfelder sind über die normale Feldweiterschaltung erreichbar, ausgewählt wird die aktive Option mit der Leertaste.

Windows

Zwischen den einzelnen Optionsfeldern wird direkt mit den Cursortasten (Pfeil nach unten, Pfeil nach oben) umgeschaltet.



Popupmenu

OS X

Über die Cursortasten (Pfeil nach unten, Pfeil nach oben) wird das Menu geöffnet und der gewünschte Wert markiert. Über die Eingabe des Anfangsbuchstabens kann ein vorhandener Wert direkt angewählt werden. Bestätigt wird die Auswahl mittels Leertaste, Entertaste oder Returntaste.

Windows

Über die Leertaste oder die Cursortasten (Pfeil nach unten, Pfeil nach oben) wird der gewünschte Wert direkt gewählt. Ein vorhandener Wert kann ausserdem über die Eingabe des Anfangsbuchstabens angewählt werden.



Button



Die meisten Buttons (wie z.B. OK oder Abbrechen) lassen sich ebenfalls per Feldweiterschaltung erreichen:



Der markierte Button kann mit der Leertaste ausgelöst werden. Der Default-Button kann ausserdem jederzeit mit der Entertaste ausgelöst werden (dies gilt nicht, wenn Enter zur Feldweiterschaltung konfiguriert ist). Wenn die Returntaste nicht zur Feldweiterschaltung verwendet wird, ist auch hiermit das Auslösen des Default-Buttons möglich.



Eingabefeld mit Werteliste (Combobox)



Comboboxen bieten die Möglichkeit, Werte direkt einzutragen oder aus einer hinterlegten Werteliste auszuwählen:

OS X

Bereits vorhandene Eingaben werden beim Eingeben automatisch vervollständigt, die Werteliste kann über die Cursortaste (Pfeil nach unten) geöffnet werden. Die Übernahme von Werten erfolgt per Tabulator- oder Returntaste. Ohne Wertauswahl kann die Liste per ESC geschlossen werden.

Windows

Bereits vorhandene Eingaben führen beim Eingeben zum automatischen Öffnen einer entsprechend eingeschränkten Werteliste, optional kann diese auch über die Cursortaste (Pfeil nach unten) geöffnet werden. Die Übernahme von Werten erfolgt per Tabulatortaste.



Eingabefeld mit Suchdialog



Separate Auswahldialoge werden überall dort verwendet, wo komplexere Auswahllisten darzustellen sind oder weitere Such- und Sortierkriterien notwendig sind. Am Beispiel der Kontoeingaben im Buchungsdialog soll das verdeutlicht werden:

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Grundlagen!

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Eingabefelder mit Suchdialog sind an einem rechts daneben befindlichen Button mit einem Pfeilsymbol erkennbar. Wenn Sie jetzt z.B. ein Konto zum Verbuchen einer Mietzahlung auswählen möchten und Ihnen die Kontonummer nicht geläufig ist, geben Sie im Feld Soll das Wort miete ein und drücken die Cursortaste (Pfeil nach unten). Es öffnet sich der Dialog zur Kontenauswahl:





Die bereits im Kontofeld erfolgte Eingabe ist hier schon als Suchbegriff eingetragen und die Trefferliste entsprechend eingeschränkt. Mit den Cursortasten (Pfeil nach unten, Pfeil nach oben) können Sie in der Trefferliste blättern ohne das Suchfeld darüber zu verlassen. Ein markierter Listeneintrag kann mit der Returntaste, der Entertaste oder per Doppelklick übernommen werden:





Wenn in den Programmeinstellungen die Option Übernahme aus Assistenzdialogen mit Feldweiterschaltung aktiviert ist, wird der Fokus automatisch in das nachfolgende Eingabefeld gesetzt.



Der Auswahl- bzw. Suchdialog kann auch durch Anklicken des Pfeilbuttons neben dem Eingabefeld oder über die Tastenkombination ALT + Leertaste (OS X) bzw. STRG + Leertaste (Windows) geöffnet werden. Ohne Wertauswahl kann der Suchdialog per ESC-Taste geschlossen werden, wenn beim Schliessen des Dialogs mit OK kein Listeneintrag markiert ist, wird der aktuelle Suchtext in das aufrufende Eingabefeld übernommen.



Bei der Kontenauswahl kann die Kontenliste zusätzlich zum Suchbegriff auch noch über den Kontotyp eingeschränkt werden. Wenn Sie z.B. ein Konto aus dem Bereich der Personalkosten suchen, dann öffnen Sie im Typenbaum links den Bereich Betriebsausgaben und klicken hier auf Personalkosten. Und mit der Option Benutzte Konten zeigt die Trefferliste nur noch die Konten aus dem Bereich Personalkosten an, welche in der Vergangenheit bereits verwendet wurden.

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Grundlagen!

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Hinweis: Die Suchdialoge anderer Bereiche sind teilweise anders aufgebaut, vom Konzept her entsprechen sie der hier beschriebenen Kontoauswahl. Hinweis: Produktiver Arbeiten Sie auch mit Shortcuts. Sie finden alle ShakeHands ShortCuts für OS X und Windows zusammengefasst in der separaten Dokumentation Kurzbefehle ShakeHands 2013. Auch separat auf unseren Downloadseiten frei erhältlich.



Drucken, PDF- und Email-Ausgabe



Die meisten Auswertungen und Stammdaten können ohne zusätzliche Software in einer Druckvorschau angezeigt, ausgedruckt, als PDF-Datei gesichert oder per Email versendet werden. Jede dieser Möglichkeiten erreichen Sie über den Button Drucken in der Toolbar bzw. den entsprechenden Befehl im Ablage- oder Datei-Menu. Hinweis: Ab dem neuen Release 10 unterstützt ShakeHands Reisekosten mit der neuen DruckEngine auch PDF-Dokumente mit transparentem Hintergrund.



Papierformate festlegen



Alle Dokumentausgaben erfordern das vorherige Einstellen des Papierformats. ShakeHands Reisekosten erlaubt die globale Einstellung eines Papierformats, welches dann automatisch für jedes zu druckende Dokument verwendet wird. Ausserdem können Sie für jedes Druckformular ein eigenes Papierformat definieren, welches dann anstelle der globalen Einstellung verwendet wird.

Wichtig: Die Papierformat-Einstellung beinhaltet nicht nur die bedruckbaren Bereiche und Randeinstellungen, sondern auch druckerspezifische Parameter wie Auflösung oder Farbfähigkeiten. Aus diesem Grund muss bei jedem Druckerwechsel auch das Papierformat neu eingestellt werden. Anderenfalls können Ausdrucke zu klein, zu gross oder komplett leer sein. Haben Sie Druckprobleme hilft oft in den Einstellungen folgender Parameter zu aktiveren Papierformate vor jedem Druck einstellen. Arbeiten Sie in einer Multifunktionsumgebung - mehrere Drucker unter gleichem User zusammen - ist es ratsam, in den Einstellungen die Option Papierformate vor jedem Ausdruck auswählen zu aktivieren.

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Grundlagen!

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Globale Papierformate einstellen



Die globalen Papierformate sollten auf jeden Fall nach dem ersten Start von ShakeHands Reisekosten einstellen um Probleme beim Drucken zu vermeiden.



Um das globale Papierformat einzustellen, wählen sie jeweils den Menubefehl Ablage/Papierformat... und stellen in den nachfolgenden Dialogen die entsprechenden Parameter ein. Das Querformat wird automatisch eingestellt.





Wichtig ist hier die korrekte Angabe des für den Ausdruck verwendeten Druckers, des Papierformats DIN A4 sowie der Ausrichtung. Die Druckformulare von ShakeHands Reisekosten enthalten einen Parameter für die gewünschte Ausrichtung, so dass beim Drucken automatisch das Papierformat mit der passenden Ausrichtung gewählt wird. Es ist weiterhin möglich, für jedes Druckformular ein eigenes Papierformat zu definieren, dies wird aber in den seltensten Fällen nötig sein. Ab dem neuen Release 10.0. unterstützen wir auch andere als A4 Formate.



Formulargebundene Papierformate



Sie können zusätzlich für jedes Druckformular ein eigenes Papierformat definieren. Klicken Sie dazu im jeweiligen Druckdialog auf den Button Papierformat und wählen Sie hier die benötigten Einstellungen.



Papierformate löschen



Um alle Drucker- und Formularspezifischen Papierformate zu löschen, wählen Sie den Menubefehl Ablage|Datenbank/Einstellungen löschen... und bestätigen die nachfolgende Sicherheitsabfrage. Dies kann bei verschiedenen Druckproblemen hilfreich sein.



Dokumente drucken



Das Drucken von Dokumenten erfolgt grundsätzlich aus den entsprechenden Bildschirmlisten oder Auswertungen heraus. Wenn Sie beispielsweise eine Buchungsliste drucken möchten, so gehen Sie folgendermassen vor:

1 Öffnen Sie einen Buchungsdialog und stellen Sie die gewünschte Auswahl für die Liste ein (Filter).

2 Wählen Sie den Befehl Drucken... aus dem Aktionsmenu oder Kontextmenu der Liste. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. Dieser bezieht sich immer auf das aktuelle Fenster. Es öffnet sich das Fenster Buchungsliste drucken:

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Grundlagen!

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Die Liste zeigt alle für die Buchungsliste verfügbaren Druckformulare. Vor dem Ausdruck wählen Sie hier das gewünschte Formular. Die Auswahl wird benutzerspezifisch gesichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt.

3 Starten Sie die Ausgabe des gewählten Formulars mit dem Button Drucken. Vor dem Ausdruck öffnet sich der Dialog mit den Druckereinstellungen (Kopienzahl, Qualität, Papiereinzug etc.). Tipp: Wenn in Ihren Druckdialogen keine Formulare angezeigt werden, so wurden diese beim Einrichten der Firma wahrscheinlich nicht aus den Vorlagen mit importiert. Sie können dies aber jederzeit nachholen: Wählen Sie den Menubefehl Ablage/Import/Vorlagen... und dann in der Liste Quelle den von Ihnen verwendeten Kontenplan aus den Vorlagen. Jetzt markieren Sie in der Liste Bereich die Checkbox bei Formulare sowie dahinter die Checkbox Aktualisieren und starten den Import mit dem OK-Button.



Druckvorschau



Über den Button Vorschau... können Sie eine vom Betriebssystem unabhängige Druckvorschau aufrufen.



PDF erzeugen



PDF-Dateien Ihrer Dokumente erhalten Sie über den Button PDF..., den Ablageort und Dateinamen bestimmen Sie im nachfolgenden Dialog.



Email...





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Dokumente können direkt aus ShakeHands Reisekosten heraus als Email versendet werden. In diesem Fall wird automatisch eine PDF-Datei erstellt und diese als Anhang in den Dialog zum Erstellen einer neuen Email übergeben. Die Email kann hier beliebig editiert und danach direkt abgesendet oder in den Postausgang gelegt werden:

Grundlagen!

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Email-Accounts





Voraussetzung für den Email-Versand ist das Konfigurieren der Zugangsdaten zu einem oder mehreren Email-Accounts. Die Einstellungen dazu finden Sie im Bereich unter VORGABEN/E-MailAccounts:









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Ein Beispiel einer Server-Einstellung finden Sie hier:

Grundlagen!

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Email-Versand





Dem Verwalten aller ausgehenden E-Mails dient der Bereich AKTUELL/Email-Versand mit den drei Ansichten Postausgang, Gesendet und Papierkorb:



Postausgang Hier werden alle noch zu versendenden Emails gelistet.



Wenn Sie für ein Dokument die Funktion Drucken aufrufen, dann im Druckdialog auf E-Mail klicken und danach auf Postausgang, wird diese Email in die Liste Postausgang aufgenommen.



Emails im Postausgang können Sie öffnen und bearbeiten. Zum Versenden markieren Sie die gewünschten Zeilen und klicken danach auf Senden (Button unten oder Kontextmenu).



Gesendet

Alle erfolgreich versendeten Emails werden in diese Liste verschoben. Gesendete Emails können zur Ansicht geöffnet, aber nicht mehr bearbeitet werden.



Papierkorb

Aus den Listen Postausgang und Gesendet gelöschte Emails werden zuerst in die Liste Papierkorb verschoben. Erst mit dem Löschen einer Email im Papierkorb wird diese endgültig gelöscht. Tipp: Im neuen Release 2013 können Sie neu Email auch einfach duplizieren.



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Die Programmeinstellungen

Bevor Sie anfangen mit ShakeHands Reisekosten zu arbeiten, sollten Sie einen Blick in die Einstellungen werfen. Hier können Sie das Programm in vielen Bereichen an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Das Fenster Einstellungen erreichen Sie über den Menubefehl ShakeHands Reisekosten 2013/Einstellungen... (OS X) bzw. Bearbeiten/Einstellungen... (Windows).

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Mit dem Button Standardeinstellungen können Sie die Herstellerwerte für alle Einstellungen reaktivieren.

Bereich Allgemein

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Nach dem Start die zuletzt verwendeten Firmen öffnen

Mit dieser Option werden nach der Anmeldung (Login) automatisch die userspezifische zuletzt verwendeten Firma geöffnet.

Im Internet nach neuer Version suchen

Diese Option bewirkt, dass beim Start nach einer neuen Programmversion gesucht wird, bei Verfügbarkeit werden dazu weitere Informationen angezeigt.

Meldungen mit akustischem Signal

Bei Fragen, Warn- oder Fehlermeldungen ertönt der Systemwarnton.

Toneffekte aktivieren

Beim Betätigen verschiedener Elemente der Oberfläche (z.B. Buttons, Listen) erfolgt eine dezente akustische Rückmeldung.

Live Suche bei Filteränderungen (für Eingabebereiche und Auswertungen)

Hiermit aktivieren Sie das automatische Aktualisieren der Ansicht bei Eingaben in der Filterpalette. Getrennt für Eingabebereiche (Buchungen, Adressen, Verkauf, Einkauf u.a. und den Auswertungen, damit bei grossen Listen keine selektiv manuell eine Berechnung stattfindet.

Filterpalette an Fenster andocken

Mit dieser Option reagiert die Filterpalette bei Positionierung am rechten Rand eines Firmenfensters magnetisch und wird bei Änderungen der Position des Hauptfensters mitgeführt.

Nicht aktive Bereiche im Navigator automatisch zuklappen

Verbessert unter Umständen die Übersicht im Navigator, indem immer nur die Hauptgruppe der aktuellen Ansicht geöffnet bleibt.

Bei Mehrfachauswahl in der Auftragsliste alle Positionen zeigen

Diese Einstellung kann bei sehr grossen Datenmengen die Performance merklich beeinträchtigen und ist daher abschaltbar.

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Bereich Allgemein Server-Verbindung nach Abbruch automatisch wiederherstellen

Nur für den Einsatz der Anwendung am cubeSQL-Server relevant. Das automatische Verbinden ist nicht in jedem Fall möglich bzw. erfolgreich.

Warnungen zurücksetzen

Bewirkt das erneute Aktivieren von abschaltbaren Warnmeldungen.

Bereich Eingabedialoge Feldweiterschaltung per Return-Taste

Diese Option bewirkt, dass die Taste Return wie die Tabulatortaste den Sprung in das nächste Eingabefeld auslöst. Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des Buchungsdialogs wirksam.

Feldweiterschaltung per Enter-Taste

Diese Option bewirkt, dass die Taste Enter (auf dem Ziffernblock) wie die Tabulatortaste den Sprung in das nächste Eingabefeld auslöst. Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des Buchungsdialogs wirksam.

Feldweiterschaltung per Plus-Taste (Ziffernblock)

Diese Option bewirkt, dass die Taste Plus (auf dem Ziffernblock) wie die Tabulatortaste den Sprung in das nächste Eingabefeld auslöst. Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des Buchungsdialogs wirksam.

Kaufmännische Betragserfassung aktivieren

Die Eingabe von Beträgen erfolgt ohne Dezimaltrennzeichen wie Komma oder Punkt, damit ist eine schnellere Eingabe möglich. Beispiel: Der Betrag 5,01 wird als 501 eingegeben, für den Betrag 10,00 ist die Eingabe 1000 notwendig.

Assistenten (automatisch öffnen)

Bei Eingaben in Felder des jeweiligen Bereichs (z.B. Fahrtvorlage) wird automatisch der Assistenzdialog geöffnet. Bei verschiedenen Eingabebereichen ist dieses Verhalten immer aktiv.

Wertübernahme bei automatischer Feldassistenz

Bei der Übernahme eines Wertes aus dem Assistenten wird der Cursor automatisch in das nachfolgende Eingabefeld gesetzt.

Bereich Listendarstellung Erscheinungsbild - Im oberen Bereich legen Sie die Darstellung für diverse Listen fest (z.B. für alle Auswertungsfenster oder die Buchungsliste). Sie können die Hintergrundfarben (alternierend) sowie optionale Trennlinien Horizontal und oder Vertikal einstellen. Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des betreffenden Fensters wirksam. Falls Sie unterschiedliche Farben für jede Firma definieren möchten, aktivieren Sie die Option Einstellungen sichern separat für jede Firma Damit erkennen Sie farblich unterschiedliche Firmen.

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Formatierung - Mindestlänge für Kontonummern

Beeinflusst die Anzeige von Kontonummern in Bildschirmlisten. Hier sind Werte von 4 - 9 möglich, kürzere Nummern werden mit führenden Nullen aufgefüllt.

Formatierung - Format für Saldenangaben

Beeinflusst die Anzeige von Beträgen in Bildschirmlisten. Folgende Formate sind möglich:

9.999,00S / 9.999,00H

9.999,00+ / 9.999,00 9.999,00 / -9.999,00

9.999,00 S / 9.999,00 H

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Bereich Drucken und PDF Druckerkompatibilität Papierformate vor jedem Ausdruck einstellen

Mit dieser Option erscheint vor jedem Ausdruck der Dialog Papierformat (OS X) bzw. Seite einrichten (Windows). Das gespeicherten Papierformat und die Druckereinstellungen werden nicht verwendet. Dies kann bei Druckproblemen hilfreich sein.

Druckerkompatibilität Fax-Formatanpassung aktivieren

Diese Option kann u.U. das Layout von Druckformularen bei der Ausgabe über einen integrierten Faxtreiber verbessern.

Druckerkompatibilität Maximale Druckauflösung

Hiermit kann die Druckauflösung auf einen Maximalwert begrenzt werden. Dies bewirkt u.U. einen deutlich schnelleren Ausdruck bzw. kleinere Dateien beim Sichern als PDF (OS X). Möglich sind 300dpi, 600dpi, 1200dpi und unbegrenzt.

PDF-Ausgabe - PDF-Dokument nach Erzeugen automatisch öffnen

Diese Option bewirkt das automatische Öffnen von neu erzeugten PDF-Dokumenten mit dem Standard-PDF-Viewer des Systems.

PDF-Ausgabe - Vorschau nach PDF-Erzeugung schliessen

Mit dieser Option wird die Druckvorschau nach dem Ausdruck oder der PDF-Ausgabe automatisch geschlossen.

PDF-Ausgabe - Schriften in Alle verwendeten Schriften werden in das PDF eingebettet, damit PDF einbetten (sofern liist die korrekte Anzeige des Dokuments auch dann gewährleistet, zenzrechtlich zulässig) wenn auf dem Zielsystem diese Schriften nicht vorhanden sind. PDF-Ausgabe - Hohe Bildqualität (grössere Dateien)

Zusätzlich zur Auflösung lässt sich hier die Komprimierungsqualität und damit auch die Grösse der erzeugten PDF-Datei steuern.

PDF-Ausgabe - Auflösung für Bilder

Hiermit lässt sich die Auflösung und damit die Qualität und die Dateigrösse des PDF-Dokuments steuern. Möglich sind 72dpi, 150dpi, 300dpi und 600dpi.

Ablageort für PDF-Dateien

Der hier angegebene Ordner wird beim Ausgeben von PDF-Dateien im Speichern-Dialog voreingestellt.

Bereich Datensicherung Hier legen Sie die Einstellungen für die regelmässige Datensicherung fest (Rückfrage-Optionen, Intervall, Anzahl Datensicherungen und Sicherungsort). Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Datensicherungen finden Sie im vorherigen Abschnitt Datensicherung. Hinweis: Die Druck-Engine der Version 2 ist nicht mehr verfügbar im neuen Release 2013.



Einrichten der Firma



ShakeHands Reisekosten ist unbegrenzt mandantenfähig, das bedeutet, Sie können beliebig viele Firmen bzw. Mandanten in derselben Datenbank verwalten. Weiterhin können Sie beliebig viele Datenbanken anlegen und zwischen diesen wechseln.



Sie können mehrere Firmen gleichzeitig öffnen. Mit dem Menubefehl Ablage/Firmenverwaltung öffnen Sie eine Liste der vorhandenen Firmen:

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Hier können Sie neue Firmen anlegen, Firmendaten bearbeiten, Firmen löschen oder Firmen öffnen.



Überlegungen vor dem Einrichten



Vor dem Einrichten einer neuen Firma sollten einige Angaben dazu gut überlegt werden, da diese im Nachhinein nicht mehr geändert werden können. Im Einzelnen sind dies folgende Punkte:



Welche Standardwährung soll verwendet werden?



Welches ist das erste Berichtsjahr, in dem gebucht werden soll?



Bei Arbeiten mit mehreren Firmen, soll diese in einer Datenbank abgelegt werden oder in mehreren?



Firma neu anlegen



Um eine neue Firma anzulegen, wählen Sie den Menubefehl Ablage|/Firmen oder Datei/Firmen und klicken auf den Button Hinzufügen. Der folgende Dialog ist in mehrere Seiten aufgeteilt.

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Firma



Der Bereich ist unterteilt in Anschrift und Kommunikation sowie Bankverbindung. Hier geben Sie allgemeine Angaben zur Firma ein, wie Name und Anschrift, Telefon oder Bankverbindung.



Das Feld Name ist ein Pflichtfeld, wenn mehrere Firmen vorhanden sind, muss der Firmenname ausserdem eindeutig sein. Name, Zusatz, Geschäftsführer, Strasse, Plz, Ort werden in den Standardausdrucken im Kopfteil oder auch Fussteil (in Belegen) angedruckt. Das Feld Land und Kanton dient der Steuerung der korrekten Pauschalen für Ihr Unternehmen. Wählen Sie im Feld Kanton keine Angabe, werden nur die von der eidgenössischen Steuerkonferenz vereinheitlichten Daten als Vorlagen übernommen. Kantone die nicht aufgeführt sind, deren Pauschalen müssen Sie von Hand erfassen. Die Felder Telefon, Telefax, Email, Webseite sind optionale Felde. RegisterGericht und (Handels-)Register-Nr. sind optionale Felder. Die Angaben im Bereich der Bankverbindung ist per Default die Bank welche in den Belegformularen (Verkauf und Einkauf) verwendet werden. Erfassen Sie ihre Bankdaten mit Konto, Bankleitzahl, IBAN, BIC und Bank(name). Achtung: Besonders wichtig ist die korrekte Einstellung des Landes, hierüber werden im Programm viele Funktionen landesspezifisch angepasst, u.a. MwSt-Berechnung.



Fahrtenbuch



Im Bereich Fahrtenbuch erstes Berichtsjahr erfassen Sie das erste Abrechnungsjahr. Ab diesem Zeitpunkt können Sie Reisen und Fahrten erfassen. Dieses Datum kann nach der Erstellung der Firma nicht mehr angepasst werden.



Buchhaltung



Hier erfolgen wichtige buchhalterische Grundeinstellungen für die neue Firma:

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Standardwährung

Diese Auswahl kann später nicht mehr geändert werden. Wenn Sie eine Währung benötigen, die im Menu noch nicht vorhanden ist, so geben Sie das ISO-Kürzel dieser Währung direkt ein. Nach dem Anlegen der Firma müssen Sie die neue Währung unter dem Menupunkt VERWALTEN/Währungen mit genau diesem ISO-Kürzel anlegen.



SteuerNr/UID Erfassen Sie hier die MwSt-Nr, wenn Sie MwSt-Pflichtig sind. Diese Angabe verwendet ShakeHands Reisekosten in diversen Auswertungen.

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Vorlage auswählen



Um mit ShakeHands Reisekosten arbeiten zu können, benötigen Sie einen umfangreichen Satz an Stammdaten. Dazu zählen Pauschalen, Konten, Steuersätze, Druckformulare, Import-/Exportdefinitionen und vieles mehr. Für die gebräuchlichen Kontenpläne KMU stellt ShakeHands Reisekosten Ihnen bereits fertig konfigurierte Vorlagen für diese Stammdaten zur Verfügung.





Wählen Sie in der Liste die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf den Button OK. Nach Abschluss der Datenübernahme wird die Firma automatisch geöffnet und Sie können mit der Arbeit beginnen.



Stammdaten aus Vorlagen aktualisieren



Neue Programmversionen enthalten oftmals auch erweiterte oder an gesetzliche Änderungen angepasste Stammdaten-Vorlagen. Hinweise dazu finden Sie dann in den entsprechenden Updatebeschreibungen. Solche aktualisierten Vorlagen stehen nicht automatisch in den bereits angelegten Firmen zur Verfügung, sondern müssen bei Bedarf erst importiert werden. Um z.B. ihre Pauschalen zu aktualisieren



1 Erstellen Sie ein Backup Ihrer Datenbank (siehe Abschnitt Datensicherungen)

2 Wechseln Sie in die Firma, für welche der Kontenplan aktualisiert werden soll.

3 Wählen Sie den Menubefehl Ablage/Import/Vorlagen... aus. Es öffnet sich das Fenster Vorlagen importieren).

4 Wählen Sie in der Liste Quelle die Vorlage aus, welche auch bei der Einrichtung der aktuellen Firma verwendet wurde.



5 Selektieren Sie rechts den Bereich Pauschalen.

6 Wenn Sie nur neue Einträge übernehmen möchten (also Pauschalen, die in der aktuellen Firma noch nicht vorhanden sind), dann darf die Checkbox Aktualisieren hinter Pauschalen nicht selektiert sein. Wenn Sie aber auch bereits vorhandene Pauschalen aktualisieren möchten, muss die Checkbox Aktualisieren aktiv sein. In diesem Fall werden auch individuelle Änderungen an Pauschalen rückgängig gemacht (z.B. eine geänderte Bezeichnung).

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7 Starten Sie den Import mit dem OK-Button.



Auf diese Weise können alle Stammdatenbereiche aktualisiert werden.



Ein Klick auf eine Checkbox mit gleichzeitig gedrückter Alt-Taste bewirkt das Auswählen oder Abwählen aller Checkboxen in der gleichen Spalte.



Vorgaben



Im Bereich VORGABEN/Vorgaben stellen Sie für Fahrtenbuch und Reisekosten ihre Defaults für Standardfahrer/-in und Standardfahrt ein. Zudem bei den Reisekosten die Art der Berechnung der Übernachtungskosten: Pauschal, Einzelbeleg oder Kombiniert. Zudem haben Sie eine Option für den Buchungsexport: Abfrage, ob Reisen nach dem Buchungsexport entsprechend markiert werden sollen. Im Unterbereich Reisekosten/Bericht. wählen Sie für die ihre Ausdrucke der Berichte Ihre Standardliste aus: Deckblatt, Abrechnung, Reisekosten, Sachkosten, Belegliste, Fahrzeug, Buchungsliste.



Fahrtenvorlagen



Sind Ihre Fahrten wiederkehrend legen Sie sich eine Vorlage an, die Sie dann ab der zweiten Fahrt aufrufen und nur die abweichenden Daten überarbeiten. Hier erfassen Sie die Basiswerte.

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Solche Fahrten wählen Sie dann direkt beim Erfassen aus den Vorlagen aus.



Erfassen Sie einen sprechenden, beschreibenden Namen für die Fahrt unter Vorlage. Verwenden Sie immer das gleiche Fahrzeug, setzen Sie dieses im Feld Schild ein, ebenso der Fahrer(in), optional Kostenstelle und Art der Fahrt.



Die gefahrenen Kilometer sowie Start und Ziel und allfällige Zwischenziel. Unter Route anzeigen, können Sie die Fahrt oder die Reise in Google Maps © sich anzeigen lassen. Der Grund der Fahrt dient der Klassierung und allfälligen Abzügen von Privatanteilen.



Reisevorlagen



Sind Ihre Reisen wiederkehrend legen Sie sich eine Vorlage an, die Sie dann ab der zweiten Fahrt aufrufen und nur die abweichenden Daten überarbeiten. Hier erfassen Sie die Basiswerte.



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Solche Reisen wählen Sie dann direkt beim Erfassen aus den Vorlagen aus.



Erfassen Sie einen sprechenden, beschreibenden Namen für die Fahrt unter Vorlage. Ist der/die Reisende(r) immer die gleiche Person, setzen Sie hier die Reisende/den Reisenden ein, optional Kostenstelle und Art der Reise.



Start und Ziel und allfällige Zwischenziel erfassen Sie in den nächsten Felder Unter Route anzeigen, können Sie die Fahrt oder die Reise in Google Maps © sich anzeigen lassen. Der Grund der Reise dient der Klassierung und allfälligen Abzügen von Privatanteilen.



Attachements/Anhänge



In ShakeHands Reisekosten können Sie Attachements bzw. Anhänge, also die Möglichkeit Daten in Dateiform vorliegende Dokumente (z.B. gescannte Originalbelege) mit Buchungen oder anderen Datensätzen zusammen zu speichern und später wiederherzustellen.





Attachements werden in den folgenden Bereichen unterstützt: Fahrtenbuch Reisekosten





Attachements werden ebenso wie der dazugehörige Hauptdatensatz (z.B. Buchung) komplett in der Datenbank archiviert. Das bedeutet, sie sind bei Datensicherungen immer mit eingeschlossen, sie werden verschlüsselt abgelegt und sind bei Mehrbenutzerumgebungen auch über das Netzwerk von allen Arbeitsplätzen aus erreichbar.





Es bedeutet aber auch, das Attachements im Interesse der Datenbankgrösse für das genutzt werden sollten, wofür sie gedacht sind: Das Archivieren von Belegen. Die Funktion ist nicht als digitales Medienarchiv konzipiert, ebenso wenig für ,lebende Anhänge‘, d.h. spätere Änderungen an bereits archivierten Dokumenten werden nicht automatisch übernommen.



Darstellung in Listenanzeigen



In den Listenanzeigen der entsprechenden Bereiche existiert immer eine Spalte A (Anhang). Hier werden vorhandene Anhänge mit dem Symbol einer Heftklammer symbolisiert, zudem lassen sich damit Anhänge hinzufügen und öffnen. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger über die Spalte A des gewünschten Datensatzes und klicken auf das jetzt eingeblendete +-Symbol. Es öffnet sich der nachfolgend beschriebene Dialog Anhänge:





Der Dialog „Anhänge“

In allen entsprechenden Bereichen finden Sie im Bearbeiten-Dialog den Button Anhänge, nachfolgend im Adressdialog dargestellt:

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Grundlagen!

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Damit gelangen Sie in den Dialog Anhänge:





Alle bereits vorhandenen Anhänge zu diesem Datensatz werden in der Liste dargestellt. Der ursprüngliche Dokumentname kann nach dem hinzufügen geändert werden, ebenso lassen sich im Infofeld auch Notizen zu jedem Dokument hinterlegen.





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Zum Hinzufügen von Dateien klicken Sie auf den Button oder ziehen Sie diese per Drag & Drop aus einem Finder- oder Explorer-Fenster in die Liste (auch mehrere gleichzeitig). Markierte Dokumente werden mit gelöscht.

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Achtung: Unter Umständen ist das Löschen bereits vorhandener Anhänge nicht mehr möglich. Dies betrifft z.B. endgültig verbuchte Buchungen oder gedruckte Rechnungen. Aber auch hier ist das spätere Hinzufügen von Anhängen möglich, verwenden Sie dazu die entsprechende Funktion in der Listendarstellung (siehe vorheriger Abschnitt). Wichtig: Das Schliessen des Dialogs mit dem OK-Button führt noch nicht zum Sichern der Dokumente in der Datenbank. Das Sichern in der Datenbank erfolgt erst mit dem Speichern des Hauptdatensatzes, im Beispiel oben also des Rechnungsbeleges.





Über das Aktionsmenu unter der Liste stehen noch mehrere Funktionen für markierte Dokumente zur Verfügung:





Öffnen





Das Dokument wird temporär gesichert und anschließend dem Finder oder Explorer zum Öffnen übergeben. Ein PDF-Dokument wird somit über den Standard-PDF-Reader des Systems geöffnet werden.





Auf Schreibtisch sichern





Das Dokument wird auf dem Schreibtisch bzw. Desktop-Ordner des Systems gespeichert.





Sichern unter...





Es öffnet sich eine Dateiauswahl und das Dokument wird an einem vom Nutzer festgelegten Ort gesichert. Hinweis: Unter OS X ist auch das Speichern der Dokumente per Drag & Drop aus dem Dialog heraus möglich.



Import und Export



Grundlagen



Mit Import- und Exportfunktionen werden Daten zwischen verschiedenen Programmen ausgetauscht. Die grundsätzliche Vorgehensweise ist dabei oftmals identisch:



Das Programm, welches die Daten zur Verfügung stellt, exportiert diese in eine Datei, wobei der Name und Speicherort dieser Exportdatei zumeist vom Benutzer festgelegt wird. In vielen Fällen kann bzw. muss der Inhalt der Exportdatei ebenfalls vom Benutzer definiert werden, dies betrifft einerseits die enthaltenen Datenfelder (z.B. Name, Vorname, Geburtsdatum) und andererseits die enthaltenen Datensätze (z.B. Lehmann, Müller und Schulz, aber nicht Friedrich und Meier). Festgelegt werden muss in jedem Fall noch das Datenformat für den Export (z.B. Textformat, Felder mit Tabulator getrennt, Datensätze mit Zeilenumbruch getrennt).



Für den Import in ein anderes Programm muss dieses also wissen, wo sich die zu importierende Datei befindet, in welchem Datenformat und mit welchen Datenfeldern diese aufgebaut ist. Ohne exakte Übereinstimmungen in diesen Parametern wird ein erfolgreicher Datenaustausch nicht möglich sein. Auch muss die Art der Daten (wie z.B. Statusfelder) den Anforderungen des importierenden Programms genügen. Wenn also z.B. beim Export ein Kunde mit der Kategorie “K” und ein Lieferant mit der Kategorie “L” versehen wird und das importierende Programm Kunden mit einer “1” und Lieferanten mit einer “2” erwartet, dann wird hier eine sinnvolle Zuordnung nichtmöglich sein bzw. der Import als fehlerhaft abgebrochen werden. Und da kaufmännische Anwendungen oft sehr unterschiedlich aufgebaut sind und mit komplexen internen Datenstrukturen arbeiten, kann dieses Problem einen Datenaustausch sehr erschweren oder auch unmöglich machen.



Importieren von Textdateien



ShakeHands Reisekosten bietet die Möglichkeit, Buchungsdaten und Konten und Anlagegüter aus Textdateien zu importieren. Sie können die notwendigen Einstellungen wie Importdatei, Trennzeichen, Feldreihenfolge usw. vornehmen und daraus eine Importdefinition erstellen. Beliebig viele dieser Importdefinitionen können Sie speichern und so wiederkehrende Importvorgänge ein-

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Grundlagen!

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fach per Mausklick ausführen. Nach Auswahl des Menubefehls Ablage|Datei/Import/Textdateien öffnet sich das Fenster Importieren mit einer Liste der gespeicherten Importdefinitionen:





Die in der Listenspalte S markierten Einträge sind mitgelieferte Importdefinitionen für bestimmte Anwendungszwecke. Diese sind schreibgeschützt und können vom Anwender nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Sie können eine solche Importdefinition aber duplizieren und das Duplikat als Vorlage für eine eigene neue Definition benutzen.



Importdefinitionen anlegen



Zum Anlegen einer neuen Importdefinition klicken Sie im Fenster Importieren auf den Button Hinzufügen. Es öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten von Importdefinitionen:





Zuerst definieren Sie einige grundlegende Eigenschaften:

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Grundlagen!

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Name

Der Name der Importdefinition für die Listendarstellung (muss eindeutig sein).



Bereich

Hiermit bestimmen Sie die Art der Importdaten, möglich sind hier Fahrer, Fahrzeuge, Fahrten, Fahrtenvorlagen, Reisevorlagen. Je nach gewähltem Bereich erhalten Sie optionale Möglichkeiten, wie die vorhandenen Werte ersetzen oder bei Fahrten auch die Auswahl des Fahrzeuges und die Option Xml-Datei importieren und Belege importieren.



System

Die Checkbox ist im Normalfall nicht selektierbar und zeigt an, ob dies eine systemeigene Importdefinition (schreibgeschützt) ist.



Mit den folgenden Einstellungen legen Sie fest, welche Datei importiert werden soll und welche Trennzeichen und Feldzuordnungen verwendet werden sollen. Das resultierende Importergebnis wird direkt im Vorschaubereich unten angezeigt.



Datei...

Über den Button Datei... öffnen Sie direkt die gewünschte Importdatei. Die Datei wird geladen und im Vorschaubereich angezeigt (max. 50 Zeilen). Wenn Sie den Dateinamen vor dem Sichern der Importdefinition wieder entfernen, so öffnet sich beim späteren Ausführen des Imports eine Dateiauswahl zur Selektion der Importdatei, anderenfalls wird die eingestellte Datei verwendet.



Ordner...

Der Ordner der gewählten Importdatei. Wenn Sie den Dateinamen vor dem Sichern der Importdefinition wieder entfernen, aber hier einen Ordner angeben, so öffnet sich die Dateiauswahl beim späteren Import im voreingestellten Ordner.



Trennzeichen für Felder

Das Zeichen, mit dem die einzelnen Datenfelder getrennt sind. Möglich ist hier Tab, Komma oder Semikolon.



Trennzeichen für Datensätze

Das Zeichen, mit dem die einzelnen Datensätze getrennt sind. Möglich ist hier CR, LF oder CRLF.



Text in Anführungszeichen

Hiermit legen Sie optional fest, ob Textfelder in Anführungszeichen eingeschlossen sind, dies ist z.B. bei CSV-Dateien der Fall. Möglich ist hier Keine, Einfach ‘ oder Doppelt “.



Zeichensatz für

Hiermit können Sie die Zeichensatz-Kodierung der Importdatei festlegen, damit Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt werden. Möglich sind hier MacRoman (OS X), IsoLatin1 (Windows) und UTF8.



Importieren ab Zeile

Hier legen Sie die erste tatsächliche Importzeile fest. Viele Programme exportieren z.B. in der ersten Zeile die Feldnamen, in diesem Fall setzen Sie diesen Wert auf 2, um die erste Zeile zu ignorieren.



Importdatei in Archiv(ordner) verschieben

Dies ist besonders nützlich, wenn Sie regelmässig Daten aus einem anderen Programm übernehmen. Wenn z.B. eine Faktura ihre Buchungsdaten periodisch in einen bestimmten Ordner exportiert, welcher für ShakeHands Reisekosten als Importordner definiert ist, dann entstehen hier mehrere Importdateien. Es besteht jetzt die Gefahr, Dateien versehentlich mehrfach zu importieren. Wenn Sie die Option Importdatei in Archiv verschieben setzen, dann wird jede durch einen Importvorgang verarbeitete Datei anschliessend in den Ordner Importarchiv verschoben und ein mehrfacher Import damit vermieden. Das Importarchiv finden Sie an folgendem Ort:

OS X

Benutzer/Library/ProSaldo/Importarchiv/

Windows

Dokumente und Einstellungen/Benutzer/Anwendungsdaten/ProSaldo/Importarchiv/

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Grundlagen!

65



Weiterhin existieren noch einige Einstellungen, welche von der Art der Importdaten abhängig sind:

Fahrer

Vorhandene Fahrer aktualisieren Diese Option bewirkt, dass beim Importieren von Fahrern deren Daten aktualisiert werden.

Fahrzeuge

Vorhandene Fahrzeuge aktualisieren Diese Option bewirkt, dass beim Importieren von Fahrzeuge deren Daten aktualisiert werden.

Fahrten

Vorhandene Fahrten aktualisieren

Hier haben Sie die Option das Fahrzeug für den Import auszuwählen. Zudem ist möglich die Option Xml-Datei importieren und Belege importieren. z.B. um von Drittprodukten aus Daten zu importieren.

Fahrtenvorlagen Vorhandene Fahrtenvorlagen aktualisieren Diese Option bewirkt, dass beim Importieren von Fahrtenvorlagen deren Daten aktualisiert werden. Reisevorlagen

Vorhandene Reisevorlagen aktualisieren Diese Option bewirkt, dass beim Importieren von Reisevorlagen deren Daten aktualisiert werden.



Den Import durchführen



Der Datenimport in ShakeHands Reisekosten läuft in mehreren Schritten ab: Zuerst wählen Sie eine passende Importdefinition aus, danach werden die Daten eingelesen und im Importfenster tabellarisch zur Kontrolle und Korrektur dargestellt und zuletzt in den jeweils ausgewählten Bereich importiert.



Um einen Import durchzuführen, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:



Markieren Sie die gewünschte Importdefinition in der Liste und klicken Sie auf den Button Ausführen oder drücken Sie die Taste Enter bzw. Return



Machen Sie einen Doppelklick auf die gewünschte Importdefinition in der Liste.



Es öffnet sich jetzt das Fenster Import. Falls in der Importdefinition eine Datei mit Name und Ordner angegeben wurde und diese Datei auch vorhanden ist, so wird sie automatisch geöffnet und eingelesen. Ist die Datei nicht vorhanden oder nicht angegeben, so öffnet sich eine Dateiauswahl (sofern möglich, bereits in dem voreingestellten Ordner). Hier selektieren Sie die zu importierende Datei manuell und klicken auf den Button Öffnen. Jetzt wird die Datei eingelesen und im Fenster dargestellt:

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Grundlagen!

66



Sie haben hier die Möglichkeit, die Importdaten vor dem Einfügen in die Datenbank noch einmal zu überprüfen und gegebenenfalls auch kleine Korrekturen direkt hier vorzunehmen. Die Liste ist editierbar, nach einem Doppelklick auf eine Zelle können Sie den Inhalt (als Text) bearbeiten.



Um den Importvorgang zu starten, klicken Sie jetzt auf den Button Importieren. Ein Statusfenster informiert Sie über den Fortschritt des Vorgangs. Bei einem Abbruch des Importvorgangs, oder nachdem Fehler aufgetreten sind, befinden Sie sich wieder im Fenster Import. Alle korrekt importierten Datensätze hat ShakeHands Reisekosten bereits aus der Liste entfernt. Sie sehen nur noch die verbleibenden Datensätze. Bei Fehlern können Sie sich die Fehlermeldungen zu jedem einzelnen Datensatz ansehen, indem Sie die Zeile anklicken. Die Fehler dazu erscheinen im unteren Protokollfeld.



Nach einer manuellen Korrektur der Fehler können Sie den Importvorgang für die verbleibenden Datensätze erneut starten. Diese Kaskadenbearbeitung wiederholen Sie so oft als nötig. Wenn Sie bestimmte Zeilen nicht importieren möchten, so können Sie diese durch Abwählen der Checkbox in der ersten Spalte vom Import ausschliessen. Mehrere markierte Zeilen lassen sich dies bezüglich über die Befehle im Aktionsmenu auch gleichzeitig ändern.



Exportieren von Textdateien



ShakeHands Reisekosten bietet die Möglichkeit Buchungen, Konten und Anlagen, sowie Adressen und Artikel als Textdateien zu exportieren. Sie können die notwendigen Einstellungen wie Name Exportdatei, Bereich, Datei und Ordner Trennzeichen, Feldreihenfolge und je nach Datenart ein Filter der Exportdaten. vornehmen und daraus eine Exportdefinition erstellen.



Beliebig viele dieser Exportdefinitionen können Sie speichern und so wiederkehrende Exportvorgänge einfach per Mausklick ausführen. Nach Auswahl des Menubefehls Ablage|/Export/Textdateien öffnet sich das Fenster Exportieren mit einer Liste der gespeicherten Exportdefinitionen:





Die in der Listenspalte S markierten Einträge sind mitgelieferte Exportdefinitionen für bestimmte Anwendungszwecke. Diese sind schreibgeschützt und können vom Anwender nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Sie können eine solche Exportdefinition aber duplizieren und das Duplikat als Vorlage für eine eigene neue Definition benutzen.



Exportdefinitionen anlegen



Zum Anlegen einer neuen Exportdefinition klicken Sie im Fenster Exportieren auf den Button Hinzufügen. Es öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten von Exportdefinitionen:

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Grundlagen!

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Zuerst definieren Sie einige grundlegende Eigenschaften:



Name

Der Name der Exportdefinition für die Listendarstellung (muss eindeutig sein).



Bereich

Hiermit bestimmen Sie die Art der Exportdaten, möglich sind hier Buchungen, Fahrten, Fahrer, Fahrzeuge, Fahrtvorlagen und Reisevorlagen.



System



Die Checkbox ist im Normalfall nicht selektierbar und zeigt an, ob dies eine systemeigene Exportdefinition (schreibgeschützt) ist.



Mit den folgenden Einstellungen legen Sie fest, in welche Datei exportiert werden soll und welche Trennzeichen und Feldzuordnungen verwendet werden sollen:



Datei...

Über den Button können Sie direkt die gewünschte Exportdatei angeben. Wenn hier keine Datei angegeben ist, so öffnet sich beim späteren Ausführen des Exports eine Dateiauswahl zur Angabe der Exportdatei, anderenfalls wird die eingestellte Datei verwendet.



Ordner...

Der Ordner der gewählten Exportdatei. Wenn Sie keinen Dateinamen festlegen, aber hier einen Ordner angeben, so öffnet sich die Dateiauswahl beim späteren Export im voreingestellten Ordner.



Trennzeichen für Felder

Das Zeichen, mit dem die einzelnen Datenfelder getrennt sind. Möglich ist hier Tab, Komma oder Semikolon.



Trennzeichen für Datensätze

Das Zeichen, mit dem die einzelnen Datensätze getrennt sind. Möglich ist hier CR, LF oder CRLF.



Text in Anführungszeichen

Hiermit legen Sie optional fest, ob Textfelder in Anführungszeichen eingeschlossen sind, dies ist z.B. bei CSV-Dateien der Fall. Möglich ist hier Keine, Einfach ‘ oder Doppelt “.

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Grundlagen!

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Zeichensatz für

Hiermit können Sie die Zeichensatz-Kodierung der Exportdatei festlegen, damit Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt werden. Möglich sind hier MacRoman (OS X), IsoLatin1 (Windows) und UTF8.



Feldnamen im ersten Datensatz

Mit dieser Option legen Sie fest, dass die Exportdatei in der ersten Zeile die Liste der Feldnamen enthält. Dies ist für eine leichtere manuelle Zuordnung beim Import zu Fremdanwendungen immer zu empfehlen. Die meisten Programme können die Feldnamen beim Import optional unterdrücken, damit diese nicht fälschlicherweise als Datensatz interpretiert werden.



Exportfelder



Über die beiden Listen im Bereich Exportfelder legen Sie die zu exportierenden Felder und die Reihenfolge in der Ausgabedatei fest: Felder in der Liste Kein Export werden nicht exportiert, Felder in der Liste Export werden exportiert. Sie können in den Listen ein oder mehrere Felder markieren und per Drag & Drop in die jeweils andere Liste ziehen, oder Sie drücken nach dem Markieren die Leertaste, auch das bewirkt das Verschieben der ausgewählten Felder in die jeweils andere Liste.



Innerhalb der Liste Export können Sie die Felder mit der Maus verschieben und so die Reihenfolge der Ausgabe beeinflussen.



Über die Einstellungen im Bereich Exportdaten können Sie die zu exportierenden Datensätze je nach Bereich filtern eingrenzen:

Buchungen

Beim Exportieren von Buchungen können Sie hier die Zeitperiode Berichtsjahr, Monat, Quartal, und den Buchungsstatus Alle, Export nicht erfolgt oder Export erfolgt einstellen. Zudem können Sie das Buchungsdatum für Reisende, Exportdatum inkl. Datumsoption anwählen sowie Belegdatum bei Belegen bestimmen.

Fahrten

Beim Exportieren von Fahrten können das Berichtsjahr, den Monat oder das Quartal bestimmen, sowie aus der Liste Fahrzeug ihre Auswahl treffen.



Wenn Sie alle Einstellungen ausgeführt haben, können Sie die Exportdefinition mit dem OK-Button sichern.



Den Export durchführen



Um einen Export durchzuführen, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:



Markieren Sie die gewünschte Exportdefinition in der Liste und klicken Sie auf den Button Ausführen oder drücken Sie die Taste Enter bzw. Return



Machen Sie einen Doppelklick auf die gewünschte Exportdefinition in der Liste.



Falls in der Exportdefinition eine Datei mit Name und Ordner angegeben wurde, so wird sie automatisch für diesen Export verwendet. Der Exportvorgang startet sofort, eine Fortschrittsanzeige informiert Sie über den Verlauf des Exports.



Ist die Datei nicht angegeben, so öffnet sich eine Dateiauswahl (sofern möglich, bereits in dem voreingestellten Ordner). Hier geben Sie den Speicherort und -namen für die Exportdatei manuell an und klicken auf den Button Sichern. Der Export wird jetzt ausgeführt.



Benutzer und Zugriffsrechte



ShakeHands Reisekosten bietet eine umfassende Verwaltungsmöglichkeit für Benutzer- und Zugriffsrechte. Für jeden Benutzer kann detailliert festgelegt werden, welche Firmen er überhaupt bearbeiten darf und welche Funktionen er innerhalb der zulässigen Firmen nutzen darf. Zudem kann jeder Benutzer seine persönlichen Signaturdaten hinterlegen, damit kann z.B. in Auftragsformularen neben dem Namen des Bearbeiters auch dessen direkte Telefonnummer, seine Emailadresse sowie ein individueller Grusstext ausgegeben werden.



Die Benutzerverwaltung erreichen Sie unter Ablage|/Benutzer.



Der Administrator



Nach dem Anlegen einer neuen Datenbank erstellt das Programms automatisch den Benutzer Administrator (Namenszeichen admin). Der Administrator hat immer alle Rechte. Der Administra-

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Grundlagen!

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tor kann weder dupliziert noch gelöscht werden. Nur der Administrator kann weitere Benutzer anlegen, löschen oder Zugriffsrechte zuweisen. Alle anderen Benutzer können lediglich das eigene Kennwort und die eigenen Signaturdaten bearbeiten. Tipp: Wenn Sie im Netzwerk mit mehreren Benutzern arbeiten, geben Sie bitte dem Administrator ein eigenes Benutzerpasswort, damit kein unkontrollierter Zugang offen bleibt.



Die Benutzerverwaltung



Je nach Bedarf wird die Zugriffsbeschränkung auf Programmfunktionen in verschiedenen Stufen realisiert werden:



1 Es ist nur der Administrator vorhanden, aber kein Kennwort vergeben

In diesem Fall arbeiten Sie komplett ohne Zugriffsbeschränkungen als Administrator, beim Start der Anwendung erfolgt keine Kennwortabfrage. Rechte und Zugriffe sind allumfassend.



2 Es ist nur der Administrator vorhanden, und für diesen ist ein Kennwort vergeben In diesem Fall arbeiten Sie immer als Administrator, beim Start der Anwendung erfolgt jedoch eine Kennwortabfrage. Rechte und Zugriffe sind allumfassend.



3 Es sind weitere Benutzer vorhanden

In diesem Fall erfolgt beim Start der Anwendung immer ein Benutzer-Login. Der Benutzername (bzw. das Namenskürzel) und das Kennwort muss eingegeben werden. Der eingeloggte Benutzer hat die vom Administrator zugewiesenen Rechte und Zugriffe.



Administrator-Kennwort vergeben



Wählen Sie hierzu den Befehl Ablage/Benutzer und öffnen Sie den Administrator per Doppelklick auf den Listeneintrag:



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Grundlagen!

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Die Felder Benutzername, Namenszeichen, Geschlecht, Abteilung und Funktion sind beim Administrator nicht änderbar. Aktivieren Sie die Option Eigenes Kennwort und tragen Sie ein Kennwort ein. Sichern Sie die Eingaben mit OK. Beim nächsten Start der Anwendung muss das neue Kennwort beim Login erfasst werden.



Weitere Benutzer anlegen



Zum Anlegen weiterer Benutzer klicken Sie in der Benutzerverwaltung auf den Button Hinzufügen. Es öffnet sich der Dialog Neuer Benutzer, tragen Sie hier auf der Seite Identifikation die entsprechenden Daten ein. Wenn die Benutzerdaten auch für Signaturen von Druckformularen verwendet werden sollen, empfiehlt es sich, als Benutzernamen den jeweiligen Vor- und Zunamen einzutragen, da diese Angabe auch so gedruckt wird. Das Namenszeichen kann frei gewählt werden, muss aber eindeutig sein. Geschlecht, Abteilung und Funktion sind optional und rein informativ.



Auf der Seite Signatur kann jeder Benutzer seine Telefon-(Durchwahl), seine Email-Adresse sowie einen Grusstext (Signatur(Text):) hinterlegen. Diese Daten stehen dann in Druckformularen und beim Email-Versand zur Verfügung:



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Grundlagen!

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Der Benutzer-Login



Beim Programmstart und aktiviertem Benutzer-Login erscheint der folgende Dialog:





Im Feld Benutzer kann der vollständige Benutzername oder das Namenskürzel eingetragen werden. Ist ein Kennwort vergeben, so muss dieses ebenfalls eingegeben werden. Arbeiten Sie mit OS X so erscheint beim Bestätigen des Login-Dialogs mit Kennwort noch die Abfrage, ob das Kennwort im OS X-Schlüsselbund abgelegt werden soll. Bestätigen Sie diese Frage mit Ja, so wird das Kennwort beim nächsten Login-Versuch mit diesem Benutzernamen automatisch eingetragen.



Zugriffsrechte vergeben



Wie schon erwähnt, hat der Administrator die Möglichkeit, die Zugriffsrechte der anderen Benutzer einzuschränken. Alle Einstellungen dazu finden Sie beim Bearbeiten eines Benutzers auf der Seite Zugriffsrechte:





Im oberen Bereich sehen Sie eine Liste aller in der aktuellen Datenbank vorhandenen Firmen. In der Spalte Zugriff wird der allgemeine Zugriffsstatus des Benutzers für diese Firma über ein Farbsymbol dargestellt:



= Kein Zugriff (der Benutzer darf diese Firma nicht öffnen)



= Voller Zugriff (der Benutzer hat Vollzugriff in dieser Firma)



= Eingeschränkter Zugriff (der Benutzer darf die freigegebenen Funktionen verwenden)

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Grundlagen!

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Wenn Sie in der Liste eine Firma markieren, können Sie im unteren Bereich die Zugriffsrechte für diese Firma einstellen. Beim Status Eingeschränkter Zugriff gibt es noch weitere Optionen: Den Button Zugriffsrechte festlegen... und die Eingabefelder für den zu bearbeitenden Datumsbereich mit den Feldern von und bis.



Periode für Benutzer einschränken

Bei Benutzern mit eingeschränktem Zugriff können Sie die Periode erfassen, in welcher der Benutzer arbeiten darf.



Wenn einem Benutzer z.B. den Zeitbereich 01.01.2012 - 31.01.2012 zugewiesen wird, darf er nur Buchungen und Aufträge in dieser Periode erfassen und/oder bearbeiten. Auswertungen sind auch nur über diese Periode möglich. Diese zeitliche Einschränkung ist u.a. sehr nützlich bei einer Betriebsprüfung. Der Revisor erhält nur Einblick in die freigegebene Periode.



Zugriff auf Programmfunktionen einschränken

Hier geben Sie die Programmzugriffe auf einzelne Module und Bereiche frei. Klicken Sie dazu nach Auswahl der Firma auf den Button Zugriffsrechte festlegen. Es öffnet sich der folgende Dialog:





Hier können Sie einzeln für jede aufgelistete Funktion die dargestellten Rechte aktivieren oder deaktivieren. Mit den Button Alle ein oder Alle aus kreieren Sie eine einfache Ausgangslage für Ihre Anpassungen.



Zugriffsrechte auf andere Firmen übertragen

Um die Zugriffsrechte eines Benutzers innerhalb einer Firma auf andere Firmen zu übertragen, markieren Sie die Ausgangsfirma in der Firmenliste und klicken auf den Button Zugriffsrechte

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Grundlagen!

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kopieren. Anschliessend markieren Sie eine oder mehrere andere Firmen und klicken auf den Button Zugriffsrechte zuweisen.



Benutzerrechte auf andere Benutzer übertragen



Um die kompletten Zugriffsrechte eines Benutzers auf andere Benutzer zu übertragen, markieren Sie den Benutzer in der Benutzerliste und klicken auf den Button Zugriffsrechte kopieren.



Anschliessend markieren Sie einen oder mehrere andere Benutzer und klicken auf den Button Zugriffsrechte zuweisen.

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Grundlagen!

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Kapitel 6

AKTUELL



E-Mail Versand



Im Bereich E-Mail Versand finden Sie alle in ShakeHands Reisekosten erstellten Emails, die Sie via Email-Button nun an den ShakeHands Reisekosten Mail-Client verschickt haben.



Voraussetzung für den E-Mail-Versand ist das Konfigurieren der Zugangsdaten zu einem oder mehreren Email-Accounts. Die Einstellungen dazu finden Sie im Navigator unter VORGABEN/EMail-Accounts.



Dem Verwalten aller ausgehenden Emails dient der Bereich E-Mail-Versand mit drei Ansichten:





Postausgang



Hier werden alle noch zu versendenden Emails angezeigt. Wenn Sie für ein Dokument die Funktion Drucken aufrufen, dann im Druckdialog auf Email klicken und danach auf Postausgang, dann wird diese Email in die Liste Postausgang aufgenommen.



Emails im Postausgang können Sie öffnen und bearbeiten. Zum Versenden markieren Sie die gewünschten Zeilen und klicken danach auf Senden in der Fusszeile oder Sie wählen die Funktion aus dem Aktionsmenu. Ab dem neuen Release 2013 könne Sie hier Emails auch einfach duplizieren.



Gesendet



Alle erfolgreich versendeten Emails werden in diese Liste verschoben. Gesendete Emails können zur Ansicht geöffnet, aber nicht mehr bearbeitet werden.



Papierkorb Aus den Listen Postausgang und Gesendet gelöschte Emails werden zuerst in die Liste Papierkorb verschoben. Erst mit dem Löschen einer Email im Papierkorb wird diese endgültig gelöscht.



Der ShakeHands Mail-Client ist ein kompletter Mail-Client der neben anderen Mail-Clients alle Mails aus ShakeHands Reisekosten verarbeitet. Sie können deshalb diesen Mail-Client neben ihrem eigenen Mail-Client verwenden oder an diesen mit einer cc-Funktion Mails versenden und abgleichen.

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Aktuell!

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Kapitel 7

STAMMDATEN



Fahrer(in) / Reisende(r)



In der folgenden Beschreibung wird die/der Fahrer/in rsp die/der Reisende/r als Basis erfasst.



Den entsprechenden Eingabedialog zum Erfassen finden Sie im Bereich STAMMDATEN/Fahrer / Reisende. Der Dialog ist aufgeteilt in die Liste (oben) und bei aktivemFokus auf einen Datensatz in die Detailanzeige (unten). Die jeweilige Fahrerliste dient sowohl der Ansicht als auch dem nachträglichen Bearbeiten von Fahrern.









Aktionsmenu

















Anzeige aktualisieren









Liste Fahrer/in



Details Fahrer/in



Die Fahrerliste zeigt Ihnen alle wichtigen Daten, mit dem Tastenkürzel + können Sie weitere ausgeblendeten Spalten anzeigen oder via Rechtsklick und Spaltenoptionen weitere Spalten darstellen.



Wenn Sie eine neue Fahreradresse anlegen möchten, klicken Sie in der Fahrerverwaltung auf den Button Neuer (+). Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kontextmenu (mittels Rechte-Maustaste bei Fokus auf der Liste) der Fahrerliste verwenden.

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Stammdaten!







neuer Fahrer/in





Suchfeld

duplizieren Fahrer/in/

Kontextmenu (mittels rechter Maustaste)

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Matchcode



Der Matchcode ist das zentrale Sortier- und Auswahlkriterium für eine Fahrer/in/Reisende/r-Adresse. Er ist ein Pflichtfeld und muss eindeutig sein.



Status



Wählen Sie zwischen dem Status Angestellte(r) und Unternehmer(in), damit werden einige Listen und Pauschalen automatisch gesteuert.



Personal-Nr

Die Verwendung von Personalnummern erleichtert das Wiederfinden der zu einer Person gehörenden Fahrt oder Reise. ShakeHands Reisekosten kann Personalnummern auf zwei verschiedene Arten verwalten: Entweder die Personalnummer wird komplett vom Anwender eingegeben und bleibt unverändert oder es erfolgt ein automatisches Hochzählen einer eingegebenen Personalnummer, kann mit Text beginnen und mit einem Zähler enden. Der jeweils aktive Modus (Manuell oder Auto) wird über dem Eingabefeld angezeigt und kann über das Kontextmenu des Feldes umgeschaltet werden (Pfeilknopf bei der Bezeichnung. Mit der Einstellung Auto ergänzt ShakeHands Reisekosten automatisch die nächste freie Nummer beim Verlassen des Feldes.



Die weiteren Eingabefelder beinhaltet die Angaben zu Name, Anschrift und Kommunikation.



Button OK

Hiermit übernehmen Sie die eingegebene Werte in die Fahrerliste. die/der neu angelegte Fahrer/in wird dabei unabhängig von der aktuellen Filtereinstellung und Sortierung ans Ende der Liste gestellt, erst nach dem Aktualisieren oder Umsortieren der Liste wird er entsprechend einsortiert.



Button Abbrechen

In diesem Fall werden Ihre eingegebenen Werte nicht berücksichtigt und auch nicht gespeichert. Sie kehren ohne Veränderung zur Fahrer Verwaltung zurück.

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Stammdaten!

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Fahrer/in oder Reisende/r bearbeiten



Um eine/n vorhandene/n Fahrer/in oder Reisende/r zu bearbeiten, haben Sie folgende Möglichkeiten:





im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile.



Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste.



Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile.



Fahrer/in oder Reisende/r duplizieren



Das Duplizieren benutzt man für eventuelle Übereinstimmungen der neuen Eingaben mit schon vorhandenen Eingaben. Es erspart ein wiederholtes Eingeben gleicher Daten.



Um eine/n vorhandene/n Fahrer /in oder Reisende/r zu duplizieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:



Sie markieren die gewünschte Zeile in der Fahrerliste und wählen den Befehl Duplizieren... im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile.



Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++).



Fahrer/in oder Reisende/r löschen

Sie markieren die gewünschte Zeile in der Fahrerliste und wählen den Befehl Bearbeiten...



Um eine/n Fahrer/in oder Reisende/r zu löschen, gehen Sie folgendermassen vor:



Sie markieren die gewünschte Zeile in der Fahrerliste und wählen den Befehl Löschen... im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile, oder Sie drücken die Taste Backspace. Nach einer Sicherheitsabfrage wird der gewählte Fahrer gelöscht. Wichtig: Das Löschen eines Fahrers oder Reisenden ist nicht möglich, wenn zu dieser Adresse bereits Fahrten oder Reisen erfasst wurden. Dies gilt für alle Geschäftsjahre der Firma, da die Adressen jahresübergreifend angelegt sind.



Fahrerliste drucken



Um eine Fahrerliste zu drucken, wählen Sie den Befehl Drucken... aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Fahrerliste. Es werden die Fahreradressen gedruckt, welche in der Bildschirmliste angezeigt werden und dem aktuellen Filterkriterium entsprechen.

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Stammdaten!

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Fahrzeuge



Der Bereich STAMMDATEN/Fahrzeuge ist gleich aufgeteilt wie die Fahrerliste. Fahrzeugliste (oben) und bei ausgewählten Fahrzeug die Detailanzeige (unten). Hier erfassen Sie neue Fahrzeuge und bearbeiten diese.





Wenn Sie ein neues Fahrzeug anlegen möchten, dann klicken Sie in der Fahrzeug Verwaltung auf den Button Neu(+). Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Fahrzeugliste verwenden.



Fahrzeugdaten

Schildnummer, Anfangskilometerstand, die erste Inverkehrssetzung, Fahrzeugart mit Status Dienst und Privat, Hersteller/Typ, Typengenehmigung, Fahrgestellnummer, Stammnummer, Leistung/kW, Hubraum/ccm, Kraftstoff, Reifendruck/bar, Gesamtgewicht, Nutz-/Sattellast, Letzte Prüfung, Prüfungstermin und Notizen sind teilweise zwinge Werte.





Anhänge...(x)

Um z.B. den Fahrzeugausweis elektronisch abzulegen, öffnen Sie via Button die Anhänge und legen das Dokument z.B. als PDF ab.



Button OK

Speichern Sie hier die eingegebenen Werte in die Fahrzeugliste. Das neu angelegte Fahrzeug wird dabei unabhängig von der aktuellen Filtereinstellung und Sortierung ans Ende der Liste gestellt, erst nach dem Aktualisieren oder Umsortieren der Liste wird es entsprechend einsortiert.



Button Abbrechen

Die eingegebenen Werte werden nicht berücksichtigt und auch nicht gespeichert. Sie kehren ohne Veränderung zur Fahrzeug Verwaltung zurück.

Diese Angaben brauchen Sie für ein vollständiges Fahrtenbuch, damit Sie die eidgenössischen und kantonalen Steuerkriterien entsprechen.



Fahrzeug bearbeiten



Um ein vorhandenes Fahrzeug zu bearbeiten, haben Sie folgende Möglichkeiten:



Sie markieren die gewünschte Zeile in der Fahrzeugliste und wählen den Befehl Bearbeiten...



im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile.



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Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste.

Stammdaten!

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Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile.



Fahrzeug duplizieren



Diese Funktion legt einen neuen Datensatz mit den Werten des duplizierten Fahrzeuges an. Damit brauchen Sie nur die Änderungen vorzunehmen die abweichend sind.



Sie markieren die gewünschte Zeile in der Fahrzeugliste und wählen den Befehl Fahrzeug duplizieren... im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile.



Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++).



Fahrzeug löschen





Sie markieren die gewünschte Zeile in der Fahrzeugliste und wählen den Befehl Fahrzeug löschen... im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile, oder alternativ Sie drücken die Taste Backspace. Nach einer Sicherheitsabfrage wird das gewählte Fahrzeug gelöscht. Wichtig: Vorsicht beim Löschen eines Fahrzeuges. Sie sollten sich vorher vergewissern, das dieses Fahrzeug mit seinen Aufzeichnungen in keiner Weise mehr gebraucht wird. Wenn Sie ein Fahrzeug löschen, ist zu beachten, das alle dazugehörigen Einträge in einem Fahrtenbuch oder in einer Reisekostenabrechnung mit gelöscht werden. Vor dem endgültigen Löschen erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage.



Fahrzeugliste drucken



Wählen Sie den Befehl Drucken... aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Fahrzeugliste. Es werden die Fahrzeugdaten gedruckt, welche in der aktuellen Filtereinstellung in der Bildschirmliste angezeigt werden.





Pauschalen



Sie haben in ihrem Betrieb ein Spesenreglement oder verwenden die Vorlagen der kantonalen Steuerkonferenz oder die Vorlagen der kantonalen Steuerreglemente?



Hier im Bereich STAMMDATEN/Pauschalen werden die aktuellen Werte der Pauschalen mitgeliefert und Sie können diese für die eigenen Zwecke verwenden.



Wir schauen die Vorlagen der kantonalen Steuerkonferenz jeweils à jour zu halten, damit können Sie die Pauschalen jeweils auch bei sich aktualisieren. Betriebliche oder kantonale eigene Pauschalen können wir nicht laufend à jour halten. Sie können diese jedoch selber erfassen oder mutieren und aktualisieren. Pauschalen mit Schloss-Symbol aktualisieren Sie bitte immer und nur via Vorlagenimport. Alle anderen gleich hier in der Liste.



Die aktuelle nPauschalen stammen aus dem Kreisschreiben 25 (Stand 18.12.2009) der eidgenössischen Steuerkonverenz. Zur Zeit sind das die Angaben aus dem aktuelle Muster Spesenreglement für Unternehmen und für Non-Profit-Organisationen. Link. (www.steuerkonferenz.ch)



Die Pauschalen umfassen Sachbezüge, z.B. Mittagessen), Kilometerpauschalen, Inlandspauschalen (z.B. Übernachtung Privat), Auslandspauschalen, Kürzungen (z.B. Privatanteil) und öffentlicher Verkehr (z.B. Halbtagsabo).



Alle Pauschalen können mit einem Doppelklick auf die Zeile geöffnet werden. Hier sind weitere Einstellungen vorhanden.



Werden zusätzliche Pauschalsätze für das Ausland gebraucht, können Sie sie hier manuell neu anlegen, duplizieren und bearbeiten. Diese Pauschalen müssen dann in Eigenregie nach den gesetzlichen Vorschriften weiter gepflegt werden.



Die Pauschalen finden Sie im Bereich STAMMDATEN/Pauschalen.

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Stammdaten!

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Konten



ShakeHands Reisekosten liefert den Kontenplan als KMU Kontenplan mit.



Weitere sind im ShakeHands Download-Zentrum erhältlich (z.B. Käfer-Kontenplan). Wir verwenden nur einen Ausschnitt aller für Reiseberichte relevanten Konten. Sie können die Konten und Steuersätze selber bearbeiten und anpassen. Wir brauchen die Konten, wenn Sie am Schluss die Buchungen via Export in Ihre übergeben möchten. Arbeiten Sie nicht mit dem Export in ShakeHands Kontor können Sie de Defaultwerte der Konten einfach belassen.



Unter dem Bereich STAMMDATEN/Konten finden Sie Bearbeitungsmöglichkeiten für (für Details bitte übernächsten Screenshot anschauen):



Belegarten



Zahlungsarten



Reisekosten



Sonstige

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Stammdaten!

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Belegarten



Mit Belegarten lassen sich Aufwände einer Reise erfassen und den Fibukonten zuweisen. Diese Belege werden in die Berechnung der Reisekostenabrechnung übernommen und in den Auswertungen ausgegeben und protokolliert. Wichtig: Einige der häufig angewandten Belegarten werden vom Programm vorgegeben. Diese Belege können nicht gelöscht und nur teilweise bearbeitet werden. Solche Belegarten erkennen Sie an einem aktiven Schloss in der letzten Spalte ,S‘.

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Klappen Sie mit der Ebene 3 die Detailansicht auf, sehen Sie alle Zeilen der Arten mit den verknüpften Konten, Steuersätzen und ob diese Aktiv und/oder Systemisch sind:

Stammdaten!

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Sie können nicht systemische Einträge löschen oder die Daten ändern. Der Liste ist ein Kontenstammbaum den Sie mittels Klick auf die grauen Pfeilwerkzeuge in der Untergruppe öffnen oder schliessen können. Mit dem Button Sichern übernehmen Sie die Änderungen in den Pauschalen, mittels Zurück zur letzten Version setzen Sie ihre Änderungen zurück.

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Zahlungsarten



Die Zahlungsart dient der Festlegung das Geldkontos. Der Vorschlag sind Passivkonten, Kreditorenkonten. Diese Fibukonten sind das Scharnier zwischen Personen-Aufwänden und Zahlungen und sind hier als Kontokorrent-Konten hinterlegt. Die Zahlungsarten werden in die Berechnung der Reisekosten übernommen und in den Auswertungen protokolliert. Wichtig: Einige der oft angewandten Zahlungsarten werden vom Programm vorgegeben. Diese Belege können nicht gelöscht und nur teilweise bearbeitet werden. Solche Belegarten erkennen Sie an einem aktiven Schloss in der letzten Spalte ,S‘.



Sie können zusätzlich benötigte Zahlungsarten selbst erstellen und bearbeiten, sowie vorhandene erstellte Zahlungsarten duplizieren und löschen.





Wichtig für den späteren Export der Abrechnungen, beachten Sie die Fibukonten in ihrem Kontenplan. Verwenden Sie hier nur Fibukonten und Steuersätze wie in Ihrer Buchhaltung, sonst erhalten Sie Buchen mit ungültigen Buchungskonten und/oder Steuersätzen. Arbeiten Sie ohne Export von Daten in eine Fibu ist dies irrelevant.



Reisekosten



Die Reisekosten-Fibukonten dienen später dem korrekten Verbuchen in die Aufwandkonten mit den jeweiligen Steuersätzen. Verwenden Sie hier nur Fibukonten und Steuersätze wie in Ihrer Buchhaltung, sonst erhalten Sie Buchen mit ungültigen Buchungskonten und/oder Steuersätzen. Vorsicht: Sie können die Defaults Reisekosten nicht löschen und sollten nur mit Absprache der Buchhaltung verändert werden.

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Stammdaten!

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Konten und Bemerkung stehen zur Mutation zur Verfügung. Mit einem Doppelklick in das jeweilige Feld wird Ihnen der Bearbeitungsmodus freigegeben. Beachten Sie auch die Subgruppen Arbeitnehmer/in und Unternehmer/in. Diese Unterscheidung dient den unterschiedlichen Spesensätzen. Sind Sie selbständig verwenden Sie den Bereich Unternehmer/in.



Sie können in den Reisekosten keine neuen Konten anlegen, duplizieren oder löschen. Arbeiten Sie ohne Export von Daten in eine Fibu ist dies irrelevant.



Sonstige



Im abschliessenden Bereich Sonstige sind z.B. technische Konten z.B. die Verrechnungs- und Transitkonten für die Fibu- und Lohnbuchhaltung definiert.



Konten und Bemerkung stehen zur Mutation zur Verfügung. Mit einem Doppelklick in das jeweilige Feld wird Ihnen der Bearbeitungsmodus freigegeben. Sie können in den Reisekosten keine neuen Konten anlegen, duplizieren oder löschen. Arbeiten Sie ohne Export von Daten in eine Fibu ist dies irrelevant.





Über den Sichern-Button speichern Sie alle eingegebenen Daten oder Änderungen und verlassen den Dialog. Über Zurück zur letzten Version setzen Sie den Anfangswert zurück.

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Kapitel 8

FAHRTENBUCH



Der Bereich Fahrtenbuch teilt sich in die Bereiche Fahrten und Kfz Kosten.



Fahrten



Mit ShakeHands Reisekosten verwalten Sie Ihre Fahrtenbücher.



Im Bereich FAHRTENBUCH/Fahrten geht es zu den aktuellen Fahrten. Sie finden hier das Journal der Fahrten und die Detailansicht der gewählten Fahrt. Das Fahrtenbuch protokolliert und zeichnet Fahrten lückenlos auf, damit genügen Sie den steuerlichen Anforderungen an ein Fahrtenbuch.





Fahrzeugauswahl



Links neben der Fahrtenliste und rechts vom Navigator befindet sich die Liste der Fahrzeuge. Hier wählen Sie das einzelne Fahrzeug aus. Die Fahrtenliste wird dann gemäss der Auswahl angezeigt. Wichtig: Ein Fahrtenbuch bezieht sich immer auf ein einzelnes Fahrzeug, welches über die Fahrzeugliste ausgewählt wird.



Wenden wir uns der Liste Fahrten zu.



Symbole in der Fahrtenverwaltung



Für die Kennzeichnung der Fahrtenzeilen existieren verschiedene Symbole, diese werden in der Spalte 1 (Fahrtenart) eingeblendet. Die gleichen Symbole finden Sie in anderen Listen, welche Fahrten mit diesem Attribut darstellen und bedeuten da das Gleiche.



Fahrtart Fahrten: Von/Zur Arbeit

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Fahrtenbuch!

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Fahrten: Dienstlich Fahrten: Privat



Neue Fahrt Wichtig: Vergewissern Sie sich bitte vor dem Anlegen einer neuen Fahrt, dass über die Fahrzeugliste das richtige Fahrzeug eingestellt wurde.



Wenn Sie eine neue Fahrt anlegen möchten, dann klicken Sie in der Liste Fahrten in der Toolbar auf den Button Neu (+) oder verwenden Sie das Aktions- oder Kontextmenu.





Fahrtvorlage

Die Fahrtvorlage dient dazu wiederkehrende Fahrten abzulegen und hier in der Auswahl mit einem Klick auf den Kürzel können Sie die Vorlage in die neue Fahrt übernehmen. Damit können Sie sich Routineeingaben sparen. Damit lassen sich komplette vordefinierte Eingaben in wenigen Sekunden in den Dialog übernehmen.



Kostenstelle

Dieses Feld ist per Default nicht aktiv. Sie können über das Kontextmenu die Erfassung aktivieren. Hiermit können Sie eine vordefinierte Kostenstelle zu dieser Fahrt erfassen. Mit Kostenstellen lassen sich Fahrten gruppieren und auswerten, z.B. nach Projekten/Aufträgen oder Abteilungen.



Fahrer(in)

Den oder die Fahrer(in) übernehmen Sie in diesem Feld. Das Assistentenfenster öffnet sich und Sie treffen Ihre Fahrerauswahl. Sollte noch kein/e Fahrer/in existieren oder ein/e neue/r Fahrer/in hinzukommen, wechseln Sie zu Button Fahrer(in) bearbeiten.... Erfassen Sie nun die FahrerInnenDaten, Speichern sie diese und kehren Sie in den Fahrtendialog zurück, wo die Daten nun zur Verfügung stehen.

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Fahrtenbuch!

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Art

Drei Arten der Fahrt stehen zur Auswahl Privat, Dienstlich. Diese Angaben sind für die Endberechnungen des Fahrtenbuches notwendig.



Von Datum/Uhrzeit und Bis Datum/Uhrzeit

Die Daten Von Datum/Uhrzeit und Bis Datum/Uhrzeit sind die jeweiligen Tagesdaten und die Tageszeiten vom Beginn und Ende der Fahrt. Anhand dieser Daten wird die fortlaufende Reihenfolge der Fahrten bestimmt und diese werden lückenlos aufgezeichnet.



Beim Erfassen der ersten Fahrt wird das aktuelle Systemdatum angezeigt. Gibt es schon Fahrten, wird der jeweils letzte Eingabewert des Datums in diese Felder übernommen. Damit ist sichergestellt dass ein Fahrzeug nicht gleichzeitig verwendet werden kann. Tipp: Datumseingaben können auch verkürzt ohne Trennzeichen erfolgen. Möglich ist z.B. die Eingabe 512 oder 0512 (ergibt beides den 05.12. im aktuellen Jahr). Wichtig ist hierbei, dass der Monat immer zweistellig angegeben wird. Ebenso ist die Eingabe 5/12, 5-12 oder 5,12 möglich. Tipp: Weitere Optionen für die Feldeingaben für das Datum sind:

Pfeil-/Cursortaste nach oben:

Tagesdatum zählt um einen Tag vor.

Pfeil-/Cursortaste nach unten:

Tagesdatum zählt um einen Tag zurück.

Bild auf/Page up Taste:

Tagesdatum zählt um eine Woche vor.



Bild ab/Page down Taste:

Tagesdatum zählt um eine Woche zurück.

Pos 1/Home Taste:

Tagesdatum zählt um einen Monat vor.

Ende Taste:

Tagesdatum zählt um einen Monat zurück.



Tipp: Weitere Optionen für die Feldeingaben für die Uhrzeit sind:

Pfeil-/Cursortaste nach oben:

Uhrzeit zählt um eine Minute vor.

Pfeil-/Cursortaste nach unten:

Uhrzeit zählt um eine Minute zurück.

Bild auf/Page up Taste:

Uhrzeit zählt um 10 Minuten vor.



Bild ab/Page down Taste:

Uhrzeit zählt um 10 Minuten zurück.

Pos 1/Home Taste:

Uhrzeit zählt um eine Stunde vor.

Ende Taste:

Uhrzeit zählt um eine Stunde zurück.



Tipp: Die Uhrzeit kann zur vollen Stunde verkürzt erfolgen. Möglich ist z.B. die Eingabe 8 oder 12 (ergibt 8:00 oder 12:00 im aktuellen Jahr). Ebenso ist die Eingabe 854 (ergibt 08:54 ) möglich.



Km Anfang/Ende

Der Km Anfangs-Bestand ist kein veränderliches Eingabefeld. Der Wert ergibt sich beim Anlegen der ersten Fahrt aus dem Km Anfangsbestand welcher beim Fahrzeug oder dem Km Endbestand der letzten eingetragenen Fahrt festgelegt worden ist.



Km Anfang/ Ende und Km Gefahren



In diesen Felder wird die gefahrene Distanz in Kilometern errechnet und erfasst: Die beiden Eingabefelder stehen in Abhängigkeit. Sie können entscheiden, ob Sie den Km Endbestand manuell eintragen - daraus werden die gefahrenen Kilometer errechnet oder ob Sie die gefahrenen Kilometer erfassen. Sie erhalten sofort den Km Endbestand oder die Km Gefahren.



Beide Eingabefelder können in Abhängigkeit aktiviert bzw. deaktiviert werden mittels Kontextmenu (rechter Pfeil bei den Feldbezeichnungen.



Start Plz, Ort, Strasse und Ziel Plz, Ort, Strasse

Startort und Zielort sind unumgängliche Daten für das Fahrtenbuch. Das Postleitzahlen-Feld besitzt eine Merkautomatik. Der Ort in Verbindung mit der eingegebenen Postleitzahl wird gespeichert und bei Wiedereingabe dieser Postleitzahl trägt das Programm den Ort automatisch ein. Option ist die Strasse.

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Fahrtenbuch!

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Zwischenziele

Führt Ihre Fahrt über Zwischenziele (z.B. nicht direkteste Distanz) erfassen Sie diese in dieser Liste. Die Zwischenziele sind zur eigenen Kontrolle, Zuordnung und Übersicht vorhanden. Sie können bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden. Die Eintragung erfolgt über den Butten (+), links neben der Tabelle. Sie können auch mehrere Zwischenziele vermerken. Um eine Zeile hinzuzufügen, betätigen Sie den Button (+) das Löschen erfolgt durch Markieren des Eintrags und bestätigen über den Button (-).



Route anzeigen

Sie können hier Ihre Route direkt in Google Maps© mit allen Details anzeigen lassen. Ist der Startund Zielort, evtl. die Zwischenzeile erfasst, zeigen Sie sich die Fahrt direkt an. Voraussetzung ist ein Browser inkl. den aktiven Google Plugins und eine offene Internetverbindung. Sie finden diese Funktion auch via Aktions-oder Kontextmenu.



Tipp: Benutzen Sie diese Funktion auch als Fahrten und oder Reisedokumentation von Karten.



Grund der Fahrt



Hierbei handelt es sich um ein Pflichtfeld. Der Grund der Fahrt muss im Fahrtenbuch protokolliert werden. Die Combo-Box (Eingabefeld mit Werteliste) ist frei definierbar. Die Definition eines neuen Grund der Fahrt geschieht durch Eingabe als neuen Textfeld in der Liste. Nach dem Speichern der Fahrt steht Ihnen die neue Kategorie in neuen Fahrten zur Verfügung. Alle bisherigen Gründe sind über den Eingabeassistenten (Pfeiltaste-Bestätigung mit Enter ) aufrufbar.



Notiz

Über dieses Textfeld erfassen Sie eigene Bemerkungen und Notizen



Anhänge...(x)

Möchten Sie Belege zu dieser Fahrt speichern, wechseln Sie hier auf die Anhänge und fügen Sie beliebige Dateien der Fahrt hinzu.

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! Alle diese Eintragungen in den Feldern können über Suchwerte und Suchdialoge angesprochen werden. Sie haben nun alle notwendigen Felder kennengelernt und hoffentlich auch gleich erfasst und können nun mit dem OK-Button die neue Fahrt speichern.

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! Mit dem Button OK & Weiter bleiben Sie im Eingabedialog zum Erfassen für einer weiteren Fahrt. Mit dem Abbrechen-Button erfolgt keine Sicherung der erfassten Werte und Sie kehren zur Listendarstellung zurück.



Fahrt duplizieren





Um eine vorhandene Fahrt zu duplizieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:



Markieren Sie die zu duplizierende Zeile in der Fahrtenliste und wählen Sie den Befehl Duplizieren... in der Toolbar, im Aktionsmenu oder im Kontextmenu oder



Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++).

Mit dieser Funktion duplizieren Sie die markierte Fahrt und Sie stehen im Eingabemodus um die Daten allenfalls abzuändern. Sie ersparen mit dem Duplizieren das erfassen weiterer Daten.



Fahrt bearbeiten



Das direkte Bearbeiten einer Fahrt ist möglich, wenn diese Fahrt die letzte eingetragene Fahrt ist. Um ein lückenlos fortlaufendes Fahrtenbuch zu garantieren, ist das Löschen von Fahrten nur eingeschränkt möglich für diese letzte Fahrt. Um die letzte Fahrt zu bearbeiten, haben Sie folgende Möglichkeiten:



Sie markieren diese Zeile in der Fahrtenliste und wählen den Befehl Bearbeiten... , in der Toolbar, im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.



Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste.



Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile.



Fahrt löschen



Das direkte Löschen einer Fahrt ist nur möglich, wenn diese Fahrt die letzte eingetragene Fahrt ist. Um diese Fahrt zu löschen, haben Sie folgende Möglichkeiten:



Sie markieren die gewünschte Zeile in der Fahrtenliste und wählen den Befehl Löschen... in der Toolbar, im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.



Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Taste .



Nach einer Sicherheitsabfrage wird die markierte Fahrt gelöscht, die Km-Stände werden aktualisiert, so das bei einer neuen Fahrt keine Lücken im Fahrtenbuch entstehen.



Filter für Fahrten



Um Fahrten nach bestimmten Merkmalen zu filtern oder zu suchen, klicken Sie auf den Button mit dem Filtersymbol. In dem sich öffnenden Dialog können Sie detailliert Filterwerte setzen, z.B. den Zeitraum, Protokoll und/oder Inhalt der gewünschten Fahrten festlegen.

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Fahrtenbuch!

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Zeitraum



Wählen Sie hier eine Periode. Es stehen Ihnen Monate, Jahre, alle Jahre oder die Freie Eingabe zur Verfügung.



Neue Berichtsjahre sind vom lokalen Systemdatum abhängig und werden somit über den jeweiligen Jahreswechsel neu erstellt und stehen am 01.01. des Folgejahres für weitere Eingaben sofort zur Verfügung.



Status



WählenSie hier aus den Status: Alle, Nicht gedruckt oder gedruckt.



Protokoll

Für eine Ansicht im Protokoll-Status, setzen Sie hier ein Häkchen. Weitere Erläuterungen für das Protokoll finden Sie auf den folgenden Seiten.



Name/Startort/Zielort/Grund/Kostenstelle/Notiz

Hier wählen Sie aus verschiedenen Wertfeldern für das Filter aus. Es sind Name Fahrer(in), Starort, Zielort, Grund der Fahrt, Kostenstelle und Notiz.



Die bisherige Filterauswahl lässt sich über die Eingabe von Suchbegriffen in den Direkt-Suchfeldern noch zusätzlich konkretisieren. Gesucht wird dabei in den gewählten Feldern Fahrername, Start-/Zielort, Grund der Reise und Notiz. Die Suchroutine sucht den Wert als Teilwert unabhängig wo dieser im Suchfeld steht. Über den Button Eingaben löschen werden alle Feldinhalte gelöscht.



Fahrten aktualisieren



Die Auswertung wird mit den eingestellten Filterkriterien neu berechnet. Dies ist sehr nützlich, wenn Sie z.B. eine Auswertung nach einer neuen Fahrt aktualisieren möchten.



Wählen Sie den Befehl Aktualisieren aus dem Toolbar, Aktionsmenu oder Kontextmenu der Fahrtenliste aus. Alternativ können Sie den Aktualisieren-Befehl (Pfeiltaste) aus der Menuzeile verwenden um die Liste zu aktualisieren.



Fahrtenbuch drucken



Möchten Sie nun die erfassten Fahrten in einem Fahrtenbuch ausgeben, wählen Sie den Befehl Drucken... aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu oder dem Button Drucken aus. Es werden die Fahrten gedruckt, welche aktuell gemäss Filter oder Suchwerten in der Bildschirmliste angezeigt werden. Folgender Druckdialog erscheint.

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Wählen Sie ein Formular aus und via Drucken-Butten können Sie sich das Fahrtenbuch ausdrucken oder als PDF-Dokument elektronisch als Fahrtenbuch sichern. Oder als E-Mail z.B. direkt Ihrer Buchhalterin senden.



Tipp: Damit Sie nicht bei jedem Ausdruck die Einstellungen des Druckers festlegen müssen. Legen Sie bitte das Papierformat in der lokalen Druckumgebung im Menu Papierformat fest. Weitere Einstellungen für PDF und Email können Sie in den Einstellungen einrichten.



Als gedruckt markieren... oder Als ungedruckt markieren...



Diese Option hilft die Übersicht in der Liste zu wahren, welche Fahrten verarbeitet sind oder nicht. Sie haben in den Filter auswählen die Werte als Optionsmöglichkeiten. Sie können den Status einer gedruckten Fahrt jederzeit abändern. Markieren Sie die Fahrten und wählen Sie die Option im Aktionsmenu um den Status als gedruckt oder ungedruckt zu ändern.



Einige Hilfen für die rationellere Erfassung von periodischen Werten finden Sie in hier in den folgenden Abschnitten, wie auch die Möglichkeit der Protokollansicht.



Wir haben zwei weitere Kontext- oder Aktionsmenu Einträge:



Neue Reise erstellen...



Haben Sie eine neue Reise können Sie aus dem Kontextmenu oder Aktionsmenu Neue Reise erstellen diese aufrufen ohne die Liste zu verlassen.



Neue Fahrtvorlage...



Wie erwähnt, arbeiten Sie mit periodisch wiederkehrenden Fahrten, erstellen Sie eine Neue Fahrtvorlage. Eine neue Fahrtvorlage können Sie während dem Erfassen einer Fahrt gleich mit anlegen. Wenn Sie eine Fahrt eingegeben haben und der Meinung sind, dass diese gleich Grundlage einer Fahrtvorlage sein kann, definieren Sie die entsprechende Vorlage direkt aus der Fahrtenliste:



Sie markieren die gewünschte Fahrt in der Fahrtenliste und wählen den Befehl Neue Fahrtvorlage... im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Zeile.

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Im sich öffnenden Dialog ,Neue Fahrtvorlage‘ stehen Ihnen die Daten der neuen Vorlage zur Verfügung. Sie können in diesem Dialog der Fahrtvorlage einen Namen geben im Beispiel ,Kundenbesuch und weitere Eingaben ändern, erweitern oder anpassen.



Protokollansicht aktivieren / deaktivieren



Die Protokollansicht ist notwendig für die gesetzlich verlangte fortlaufende Aufzeichnung des Fahrtenbuches. In der aktiven Protokollansicht werden auch alle gelöschten und veränderten Fahrten sichtbar. Ihr Fahrtenbuch-Protokoll wird so in allen Details ersichtlich, was auf Verlangen der Steuerbehörde u.a. als Nachweis auf Verlangen eingefordert werden kann.



Sie können diese Ansicht im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile aktivieren oder auch deaktivieren.



Route anzeigen



Der Vollständigkeit halber. können Sie die Route auch gleich im im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu für die gewählte Zeile anzeigen.



Detailansicht ausblenden / einblenden



Hier wird eine optionale Detailansicht für die markierte ausgewählte Fahrt angezeigt. Sie können auch über das Aktionsmenu des Fensters ausblendet werden. Sie wählen den Befehl Detailansicht aus- bzw. einblenden im Aktionsmenu oder im Kontextmenu.



Kfz Kosten



Im Bereich KfZ-Kosten stellen Sie alle Kosten ausser die Kilometerkosten in einer (Zusammenzug), zwei (Gruppen) oder drei Ebenen (mit Details) in der Kfz-Kosten Liste. Sie können somit alle Beleg und Kosten journalisieren und ausdrucken:

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Fahrtenbuch!

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Kapitel 9

REISEKOSTEN



Im Bereich REISEKOSTEN stellen wir unter Reisen und Kostenstellen alle Belege für Ihre Reisekostenabrechnung und für die Kostenstellenauswertung zur Verfügung.



Reisen



ShakeHands Reisekosten beinhaltet alles Notwendige um Belege und Kosten von Reisen zu verwalten.



Sie erstellen in diesem Bereich REISEKOSTEN/Reisen ihre Reisekostenabrechnung(en) und die dazugehörigen Listen. Diese Daten dienen als Grundlage für die Buchungen aus diesen Spesenbelegen und Aufwänden. Sie erfassen Reisen mit einer Periode, mit Start- und Zielort und weisen immer eine Reisende oder einen Reisenden der Reise zu. Verwenden Sie Fahrzeuge mit Fahrtenbuch-Einträgen können Sie die zeitlich erfassten Fahrten direkt hier in die Reise übernehmen. Die Reisekosten stützen sich auf Essens- und Übernachtungspauschalen. Oder Sie erfassen beliebige Eigenbelege direkt.



Am Schluss erhalten Sie alle Übersichten und drucken ihre Reiseabrechnung als Zusammenfassung aus um die Aufwände abzurechnen oder die notwendigen Buchhaltung für Ihre Buchhaltung bereitzustellen.



Den Eingabedialog zum Erfassen von Reisen finden Sie im Bereich REISEKOSTEN/Reisen. Der Dialog ist aufgeteilt in die Liste und die synchron laufende Detailansicht der Reise.





Im Bereich Reisen finden Sie alle getätigten Reisen und erfassen hier neue Reisen oder bearbeiten, stornieren oder löschen Reisen.

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Reisekosten!

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Symbole in der Reiseverwaltung



Für die Kennzeichnung der Reisen verwenden wir verschiedene Symbole. Diese werden in der Spalte Art eingeblendet. Die gleichen Symbole finden Sie in weiteren Listen, welche Reisen beinhalten.



Reisearten Reise: Inland Reise: Ausland Reise: Nur Belege



Der Status Exportiert wird mit einem Schloss in Spalte E angezeigt, d.h. diese Reise und die zugehörigen Belege sind in die Buchhaltung übergeben worden und damit ist diese Reisen unveränderbar.



Reisen mit Status Exportiert können jederzeit über den Befehl Als nicht exportiert markieren... im Aktionsmenu oder im Kontextmenu in der Reiseliste wieder aktiv gesetzt werden. Sie sind eigenverantwortlich für den Abgleich in ihre Buchhaltung.



Weitere Erklärungen über Import und Export finden im Bereich Grundmodul.



Neue Reise



Mittels Button Neu(+) im Toolbar oder dem Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kontextmenu gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus für das Erfassen einer neuen Reise. Der Dialog Reise bearbeiten umfasst mehrere Bereichsseiten, welche über die Liste im linken Bereich ausgewählt werden. Laufen Sie die Feldeingaben von oben nach unten durch also vom Bereich Reisedaten bis zum Reisebericht. Einige Felder sind Pflichtfelder, andere optional. Wir erklären hier in den folgenden Abschnitten die einzelnen Bereiche und werden anschliessend auf einzelne Fragestellungen eingehen.



Reisedaten



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Legen Sie in dieser Karte die Hauptangaben ihrer Reise fest: Die/Der Reisende/r, die Art der Reise, das Datum der Reise mit Von Datum/Uhrzeit und Bis Datum/Uhrzeit, dem Start(ort und den Ziel(ort) sowie der Grund der Reise. Das sind alles zwingende Felder um eine Reise anschliessend zu speichern.



Reisevorlage

Wenn Sie wiederkehrende Reisen haben, erstellen Sie sich hier nach dem Sichern der ersten Reise gleich eine erste Reisevorlagen. Im Kontextmenu unter Neue Reisevorlage.... Eine Reisevorlage können Sie hier im Dialogfenster direkt aus dem Feld Reisevorlage über den Pfeilbutton rechts oder mittels Pfeilabwärts-Taste auswählen. Alle in der Vorlage gesicherten Felder werden nun in die neue Reise übertragen und Sie ändern nur noch die geänderten Werte.



Reise-Art-Kostenstelle

Dieses Feld ist per Default nicht aktiv. Sie können über das Kontextmenu die Erfassung aktivieren. Hiermit können Sie eine vordefinierte Kostenstelle zu dieser Fahrt erfassen. Mit Kostenstellen lassen sich Fahrten gruppieren und auswerten, z.B. nach Projekten/Aufträgen oder Abteilungen.



ReiseNr (Auto)



Damit Reisen eindeutig identifiziert werden können vergibt ShakeHands Reisekosten eine ReiseNummer als Belegnummer. Per Vorgabe ist dies eine fortlaufende Nummer. Über das Kontextmenu haben Sie die Möglichkeit das Feld zu aktivieren und die Automatik zu ersetzen durch eine manuelle Nummer, z.B. wenn Sie von ihrem Betrieb eine eigene Vorlage oder Bezeichnung erhalten.



Reisende(r)

Bestimmen Sie hier die oder den Reisende/n. Sie können den Kürzel der Reisenden einfach eintippen und gleich der Liste auswählen oder bestimmen via die Übernahmeliste mittels Pfeilbutton in der Auswahl die Reisende und übernehmen diesen.



Haben Sie noch keine Personen in ShakeHands Reisekosten erfasst, legen Sie über den Button Neue(r) Reisende(r)... gleich die erste oder den ersten Reisenden an und übernehmen anschliessend den oder die Reisende/r in die Reise. Sie können die Personen via Bereich STAMMDATEN/ Fahrer/in / Reisende/r auch direkt erfassen oder bearbeiten. Diese Auswahltechnik der Promptfelder verwenden wir auch an anderen Stellen von ShakeHands.n.



Status

Die Reise können Sie als Angestellte(r) oder als Unternehmer(in) antreten. Der Status dient dazu in Filterauswertungen die Reisen zu unterscheiden, wie auch die Pauschalen und die Spesenarten zu steuern. Damit steuern Sie z.B. andere Ansätze. Sie treffen mit der Auswahl des jeweiligen Radiobuttons die Wahl.



Reise-Art

Per Mausklick und Pfeiltasten finden Sie drei Auswahlkriterien: Inland, Ausland und Nur Belege. Diese Auswahl steuert auch die Möglichkeiten in den Pauschalen und ist für die Endberechnung des Reiseberichtes unerlässlich. Das dritte Auswahlkriterium Nur Belege verwenden Sie, wenn nur Belege z.B. auch solche die nicht mit einer Reise in Zusammenhang stehen, verwaltet werden.



Von Datum/Uhrzeit und Bis Datum/Uhrzeit Die Daten Von Datum/Uhrzeit und Bis Datum/Uhrzeit sind die jeweiligen Tagesdaten und die Tagesuhrzeiten vom Beginn und Ende der Reise.



Anhand dieser Daten wird die fortlaufende Reihenfolge der Reisen bestimmt und diese werden lückenlos aufgezeichnet. Beim Erfassen der ersten Reise wird das aktuelle Systemdatum angezeigt. Gibt es schon Reisen, wird der jeweils letzte Eingabewert des Datums in diese Felder übernommen. Damit ist sichergestellt dass ein/e Reisende/r nicht gleichzeitig mehrere Reisen zum selben Datum unternehmen kann. Tipp: Datumseingaben können auch verkürzt ohne Trennzeichen erfolgen. Möglich ist z.B. die Eingabe 513 oder 0513 (ergibt beides den 05.13. im aktuellen Jahr). Wichtig ist hierbei, dass der Monat immer zweistellig angegeben wird. Ebenso ist die Eingabe 5/13, 5-13 oder 5,13 möglich.

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Tipp: Weitere Optionen für die Feldeingaben für das Datum sind:

Pfeil-/Cursortaste nach oben:

Tagesdatum zählt um einen Tag vor.

Pfeil-/Cursortaste nach unten:

Tagesdatum zählt um einen Tag zurück.

Bild auf/Page up Taste:

Tagesdatum zählt um eine Woche vor.



Bild ab/Page down Taste:

Tagesdatum zählt um eine Woche zurück.

Pos 1/Home Taste:

Tagesdatum zählt um einen Monat vor.

Ende Taste:

Tagesdatum zählt um einen Monat zurück.



Tipp: Weitere Optionen für die Feldeingaben für die Uhrzeit sind:

Pfeil-/Cursortaste nach oben:

Uhrzeit zählt um eine Minute vor.

Pfeil-/Cursortaste nach unten:

Uhrzeit zählt um eine Minute zurück.

Bild auf/Page up Taste:

Uhrzeit zählt um 10 Minuten vor.



Bild ab/Page down Taste:

Uhrzeit zählt um 10 Minuten zurück.

Pos 1/Home Taste:

Uhrzeit zählt um eine Stunde vor.

Ende Taste:

Uhrzeit zählt um eine Stunde zurück.



Tipp: Die Uhrzeit kann zur vollen Stunde verkürzt erfolgen. Möglich ist z.B. die Eingabe 8 oder 12 (ergibt 8:00 oder 12:00 im aktuellen Jahr). Ebenso ist die Eingabe 854 (ergibt 08:54 ) möglich.



Start Plz, Ort, Strasse und Ziel Plz, Ort, Strasse

Startort und Zielort sind unumgängliche Daten für die Reise. Das Postleitzahlen-Feld besitzt eine Merkautomatik. Der Ort in Verbindung mit der eingegebenen Postleitzahl wird gespeichert und bei Wiedereingabe dieser Postleitzahl trägt das Programm den Ort automatisch ein. Optional ist die Strasse. Mittels Pfeilwerkzeug können Sie Start und Ziel einfach tauschen.



Zwischenziele

Führt Ihre Fahrt über Zwischenziele (z.B. nicht direkter Weg) erfassen Sie diese in der Liste. Zwischenziele dienen zur eigenen Kontrolle, oder der Zuordnung, rsp. der Übersicht. Sie können bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden. Die Eintragung erfolgt über den Butten (+), unten an der Tabelle. Sie können auch mehrere Zwischenziele vermerken. Um ein neues Zwischenziel einzugeben, betätigen Sie den Button (+) und eine neue Zeile wird für das Erfassen bereitgestellt. Das Löschen eines Zwischenzieles erfolgt via Button (-).



Online-Fahrplan

Mit dem Button Online-Fahrplan greifen Sie mit einem Klick auf den Online-Fahrplan von sbb.ch zu und können so Start, Ziel und Angaben des öffentlichen Verkehrs einfach nachschlagen und haben so auch schnell und einfach Zugriff auf die Preise des öffentlichen Verkehrs z.B. für Eigenbelege oder Ersatz der Auslagen für Billette oder Halbtax-Angebote usw.. Tipp: Erfassen Sie eine Rundfahrt, also Zielort und Startort ist gleich, Sie besuchen aber einen Kunden, erfassen Sie den Kunden als Zwischenziel, dies hilft z.B. bei Importfunktionen aus mobilen Geräten wo oft eine Fahrt nicht gleich aufgebaut ist wie hier in ShakeHands Reisekosten.

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Route anzeigen

Sie können hier über den Button Route anzeigen Ihre Route direkt in Google Maps© mit allen Details anzeigen lassen. Ist der Start- und Zielort, evtl. die Zwischenzeile erfasst, zeigen Sie sich die Fahrt direkt an. Voraussetzung ist ein Browser inkl. den aktiven Google Plugins und eine offene Internetverbindung. Sie finden diese Funktion auch via Aktions-oder Kontextmenu.



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Tipp: Benutzen Sie diese Funktion auch als Fahrten und oder Reisedokumentation von Karten. Sie können nach dem Aufruf der Karte diese Kopieren und gleich als Anhang bei der Reise digital ablegen.

Grund der Reise



Hierbei handelt es sich um ein Pflichtfeld. Der Grund der Fahrt muss im Fahrtenbuch protokolliert sein. Die Combo-Box Grund der Reise( Eingabefeld mit Werteliste) ist frei wählbar und Sie können einfach einen neuen Grund erfassen. Nach dem Speichern der Fahrt steht Ihnen die neue Kategorie in weiteren neuen Fahrten zur Verfügung.



Notiz

Über dieses Textfeld erfassen Sie eigene Bemerkungen und Notizen



Fahrzeugdaten



Nutzen Sie für die Reise ein Fahrzeug, dann füllen Sie die Felder in dieser Maske aus. Verwenden Sie öffentliche Verkehrsmittel (ÖV), erfassen sie ihre Belege direkt im übernächsten Bereich Belege.



Die Fahrten übernehmen Sie bequem direkt aus dem Fahrtenbuch, wenn diese dort vorerfasst worden sind. Optional erfassen Sie die Fahrt via die gefahrenen Kilometer direkt hier im Bereich Fahrzeugdaten. Tipp: Wenn eine Reise ohne eine Nutzung eines privaten oder geschäftlichen Fahrzeuges abgerechnet wird, kann diese Seite im Reisedialog übersprungen werden. Die Voreinstellungen „keine Fahrzeugart“ und „kein Fahrzeug“ bleiben dann aktiv.



Reise mit Fahrtenbuch geführten Fahrzeugen





Fahrzeug-Art

Hier wird über die Auswahl die reisebeteiligte Fahrzeugart eingestellt: keine Fahrzeugart, Personenwagen, Motorrad/Motorroller, Moped/Mofa, Velo und Taxi. Diese Unterteilung ist notwendig für die Zuweisung der jeweils spezifischen Pauschalen.

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Fahrzeug

Hier ordnen Sie das in dieser Reise verwendete Fahrzeug zu. Über den Button Fahrzeug bearbeiten ist jederzeit eine Änderung der Fahrzeugdaten möglich. Ist die Fahrzeug-Art und das Fahrzeug definiert, wird der Button Fahrten auswählen... aktiv. Tipp: Über die Fahrtenauswahl werden alle Fahrten des eingestellten Fahrzeuges im jeweiligen Reisezeitraum angezeigt. Eine zeitnahe Führung des Fahrtenbuches im Vorfeld der Reiseabrechnung ist zur Übernahme der Fahrten in die Reise notwendig. Beachten Sie zudem, dass Sie Reisen nicht Geschäftsjahr übergreifend buchen, da sonst keine Fahrten vorgeschlagen werden, rsp. buchhalterisch nicht abgeglichen werden können. Teilen Sie in diesem Fall Ihre Reise in Reise vom 30.12. - 31.12. und 01.01 bis 05.01. auf und bei einer Übernachtung an Silvester auf Neujahr erfassen Sie den Beleg als Eigenbeleg.



Fahrten auswählen...

Die Fahrten werden mit Hilfe des Assistentenfensters per Auswahl aufgerufen und übernommen. Über die Textsuche im Auswahlfenster können Sie nach Name, Strasse, PLZ und Ort suchen und somit Ihre Auswahl der gelisteten Fahrten einschränken. Mit dem Button Abbrechen verlassen Sie die Fahrtenauswahl ohne Übernahme.



Ihre ausgewählten Fahrten für die Reise werden im Dialog Fahrten auswählen in Tabellenform angezeigt. Hier ist eine Bearbeitung der einzelnen Fahrten nicht möglich.



Sollten irrtümlich nicht zugehörige Fahrten in der Reise aufgeführt sein, so können Sie über den Minus-Button (-)(rechts neben dem Button Fahrten auswählen) diese Fahrten wieder löschen. Erneute Übernahmen von Fahrten sind jederzeit möglich.



Fahrzeug-Status

Hier erfassen Sie den Status der Fahrt: Dienst oder Privat, damit werden Pauschalsätze und die Fibukonten gesteuert.



Km Anfang/Ende und Km gefahren sowie Davon privat

Die gefahrenen Kilometer innerhalb dieser Reise werden zusammenaddiert und in die Reise übernommen. ShakeHands Reisekosten berechnet automatisch die gefahrenen Kilometer und zeigt dies unter Km gefahren an. Zur Übersicht dient die Anzeige des Kilometerstandes Km Anfang/ Ende des Fahrzeuges. Unter der Eintragung Davon privat werden die privat gefahrenen Kilometer innerhalb dieser Reise aus den Fahrten übernommen oder manuell eingetragen und in der Reiseabrechnung korrigierend berücksichtigt.



Reise mit Fremd- oder Privatfahrzeugen

Für Fremd- oder Privatfahrzeuge (ohne Fahrtenbuch) geben Sie im ersten Feld die Fahrzeug-Art ein. Der Button Neues Fahrzeug wird aktiv. Hier gelangen Sie direkt in die Fahrzeugverwaltung und können Ihr Fahrzeug anlegen. Über den OK Button wird das Fahrzeug in die Reise übernommen. Jetzt tragen Sie die abzurechnende Kilometeranzahl manuell im Feld Km gefahren ein.



Tagesangaben



Hier verwalten Sie gemäss den Vorlagen der Reise, ob Sie die Verpflegungen und/oder die Übernachtungen in ihrer Reise beanspruchen. Der Dialog setzt auch auf Pauschalen.



Der Dialog Tagesangaben ist nur für Angestellte und UnternehmerInnen mit Spesenreglement relevant.



Hier werden alle vom Arbeitgeber gewährten und veranlassten Verpflegungs- und ÜbernachtungsPauschalen angegeben.

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Essen u. Verpflegung

Laut Daten der Reise stehen ihnen hier in der Liste alle Reisetage in Tabellenform zur Auswahl. Sie gelangen mit der Tabulatortaste oder Maus zu den einzelnen Tagen. Markierte Tage können Sie manuell für die Eintragungen der Beköstigung mittels Häkchen bearbeiten. Mit der Shifttaste lassen sich auch mehrere Tage auf einmal bearbeiten. Es bedeuten



F

= Frühstück



M

= Mittagessen



A

= Abendessen



Übernachtungspauschale und/oder Verpflegungspauschale- / nicht gewähren

Sollte eine Übernachtungspauschale pro Reisetag nicht gewährt werden, wird hier ebenfalls ein Häkchen gesetzt. Für die Verpflegungspauschale gilt die gleiche Vorgehensweise. Gibt es keine Pauschalen, da die Reise weniger als einen halben Tag dauert, sind die Felder inaktiv.



Übernachtungsland / Verpflegungsland

Das Übernachtungsland bzw. das Verpflegungsland wird bei Auslandsreisen über die jeweiligen Auswahlliste festgelegt. Die Daten stammen aus den Pauschalen für Sachbezüge der Übernachtung und der Verpflegung, getrennt für Inland und Ausland. Die mitgeliefertenPauschalen basieren auf den Vorgabe der eidgenössische Steuerkonferenz und werden bei Veränderungen zeitnah über ein Update der Pauschalen angeboten und angepasst. Sie haben die Möglichkeit Pauschalen anzupassen die keine Systempauschalen sind.



Z.B. Werden zusätzliche Pauschalsätze für das Ausland gebraucht, legen Sie unter STAMMDATEN/Pauschalen die eigenen neuen Werte an. Diese erweiterten Pauschalen müssen dann in Eigenregie nach den unternehmerischen und kantonalen und eidgenössischen Vorschriften weiter gepflegt werden.



Übernachtungspauschale nicht gewähren / Verpflegungspauschale nicht gewähren / Übernachtung privat



Diese beiden Optionen werden bei Auslandreisen aktiv, wenn Sie z.B. Nach Belegen im nächsten Bereich Belege abrechen möchten oder Sie z.B. Übernachtung privat wählen

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Übersicht



Hier in der Übersicht sehen Sie nun eine Zusammenstellung der Übernachtungs- und Verpflegungsinformationen der Reise, jeweils tageweise pro Linie aufgeführt.



Diese Liste können Sie einzeln oder auch über mehrere Zeilen bearbeiten und korrigieren. Der Vorschlag aus den Reisedaten und den Pauschalen ist ein Systemvorschlag.



Belege



Im Bereich Belege werden alle Eigenbelege oder sonstige Belege der Reise, die Sie nicht via Pauschalen erfassen. Anders ausgedrückt, erfassen Sie alle Belege die nicht via Pauschalen in den Tagesangaben, rsp. als Kilometerangaben via Fahrten unter Fahrzeugdaten erfasst worden sind: z:B. Trinkgeld, oder effektive Hotelrechnung oder Billette des ÖV oder Flüge, etc. hier als einzelne Belege.



Sie können auch die Reiseart Nur Belege in Bereich Reisedaten verwenden, wenn Sie eine Reise nur mit Belegen abrechnen.





Im Bereich Belege werden alle zur Reise gehörenden Belege erfasst, die nicht aus Fahrtenbuch und Pauschalen abgerechnet werden. Der Bereich Beleg umfasst folgende Datenfelder:



Datum (des Belegs)



Die Eingabe des Belegdatum erfolgt auf bekannte Art. Das Belegdatum muss nicht innerhalb der Reisezeit liegen. Belege können dieser Reise auch individuell zugeordnet werden.



Aktionsmenu: Neue Belegart... / Neue Zahlungsart...

Unter dem Zahnradbutton neben dem Belegdatum können Sie die Eingabe einer neuen Belegart oder einer neuen Zahlungsart vornehmen. Sie gelangen direkt in den Eingabedialoge Neue Belegart oder Neue Zahlungsart und erfassen hier die neuen Arten, welche dann für zukünftige Erfassungen gleich unter Belegart und Zahlungsart ausgewählt werden können.



Belegtext/Belegart

Die Auswahl eines Belegtextes ist zwingend. Der Text dient bei der Datenübernahme in die Buchhaltung als Buchungstext und dient dem Verständnis des Beleges (z.B. auch für die Revision durch das Steueramt). Über die Pfeiltasten öffnen Sie die Auswahl und übernehmen mit Hilfe der Pfeil- und Tabulatortaste oder per Mausklick den Belegtext. Das Eingabefeld ist mit einer Suchfunktion hinterlegt, welche die angefangene Schreibweise vervollständigt. Es kann ebenso ein ge-

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schriebener Text über das Aktionsmenu (Zahnrädchen) in die Neuanlage eines Beleges übernommen werden.

Es gibt einige Besonderheiten bei einzelnen Belegarten, die weitere Eingaben erfordern:





Eigenbeleg-Art sind Kleinausgaben, Kleinausgaben bis 20 Franken, Kleinausgaben bis 50 Franken (für UnternehmerInnen rsp. Repräsentationsspesen die mit effektiven Kosten abgerechnet, sowie Repräsentationsspesen und Sonstige Spesen. Die Option Pauschale nicht gewähren übersteuert den Pauschalwert und der effektive Betrag wird in die Reiseabrechnung übernommen. Ohne Beleg ist Standard bei Eigenbelegen bei Repräsentationsspesen sollte diese Option leer gelassen werden.



Eingabe Tanken: Bei dieser Belegart geben Sie die Menge und Einheit der Tankfüllung laut Beleg an. Für die Einheit gibt es den Defaultwert Liter. Sie können hier gleich weitere neue Einheiten erfassen. Schreiben Sie einfach die neue Einheit ins Eingabefeld und der Wert wird bei nächsten Tankbeleg zur Auswahl bereitgestellt.



Eingabe ÖV-Verkehr Arbeitnehmer/in oder Unternehmer/in: Sie erhalten mit dieser Belegart weitere Eingabefelder: ÖV _Art, ÖV-Pauschale nicht gewähren und Ohne Beleg.



Hier erfassen Sie alle Billette als Belege und wählen aus, mit welchem Abonnement Sie diese benutzen, die Art finden Sie unter ÖV-Art. Die Option ÖV-Pauschale nicht gewähren macht, dass Sie hinterlegten Pauschalen für diesen Beleg nicht Anwenden. Die Option Ohne Beleg wenden Sie an, wenn Sie nur das Abo verwenden z.B. GA oder eine Tageskarte die von der Firma gestellt wird, bei einem Eigenbeleg oder falls z.B. Der Flug nicht direkt von der Firma bezahlt wird.



BelegNr (Auto) oder (Manuell)

Die Verwendung von Belegnummern erleichtert das Wiederfinden des zu einer Reise gehörenden Belegs erheblich. ShakeHands Reisekosten kann Belegnummern auf zwei verschiedene Arten verwalten:





Bei Verwendung von Beleggruppen können diese aus der hinterlegten Liste ausgewählt werden, beim Verlassen des Feldes ergänzt ShakeHands Reisekosten automatisch die nächste folgende freie Nummer.



Zahlungsart

Auch hier gibt es Standardeinträge zur Auswahl; KK Bargeld/Privateinlage, KK Reisekostenvorschuss, Kreditor Hotelrechnung oder andere Belege, Kreditor Kreditkarte, Kreditor sonstige Zahlungsarten.



Eigene Zahlungsarten können Sie über das Aktionsmenu (Zahnradbutton) anlegen.



Der Eintrag KK Bargeld/Privateinlage bedeutet eine Zahlung des Reisenden aus privater Hand. Sie wird in der Belegabrechnung in identischer Höhe als Auszahlung berücksichtigt. Die anderen Zahlungsarten, soweit es firmeneigene Zahlungsmittel sind z.B. Rechnungen, firmeneigene Kreditkarten, usw., diese Belege werden dem Arbeitgeber in Rechnung gestellt und über ihn beglichen und werden deklaratorisch in der Reisekostenabrechnung dargestellt.



Währung und Kurs

Die zu verwendenden Währungen müssen vor dem Erfassen von Beleg unter VORGABEN/Währungen definiert werden. Beim Eingeben eines Beleges können Sie dessen Beleg-Währung über die hinterlegte Werteliste im Feld Währung auswählen. Wenn Sie eine Fremdwährung (alle Währungen ausser der Standardwährung CHF ) auswählen, so wird neben dem Währungsfeld das Feld Kurs aktiviert. Default Kurs ist der vorgegebene Kurs aus der Liste Währung. Der vorgeschlagene Kurs können Sie hier für jedem Beleg mit einem aktuellen Tages- oder Belegkurs überschreiben. Unter dem Kurs in der Betragszeile wird der umgerechnete Bruttobetrag des Beleges in Standardwährung angezeigt.

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Eigenbeleg: Häufig gibt es keine Belege, z.B. bei Trinkgeld an den Chauffeur oder bei Verlust der Belege. Verwenden Sie den Belegtyp Eigenbeleg können Sie die weiteren Optionen unter Eigenbeleg-Art, Pauschale nicht gewähren und Ohne Beleg ausfüllen.

Entweder die Belegnummer wird komplett vom Anwender erfasst und bleibt unverändert (Manuell) oder die Nummer erfolgt durch automatisches Hochzählen der Nummer, bzw. eines Nummernkreises (Auto). Der jeweils aktive Modus Manuell oder Auto wird über dem Eingabefeld angezeigt und kann über das Kontextmenu des Feldes geändert werden.

Reisekosten!

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Tipp: Im Feld Kurs lässt sich der aktuell angezeigte Kurs mit der Taste rsp. + in seinen Reziprokwert umrechnen, aus 1,12054 wird so der Kurs 0,89243. Mit dieser Funktionalität lassen sich Kursangaben mit unterschiedlichen Bezugswährungen verarbeiten. Erfassen Sie den Kurs also immer reziprok (1/Kurs) mittels dieser Tastenfunktion. Wenn Sie korrekte Stammwährungsbeträge brauchen.



Betrag

Hier erfassen Sie den Betrag des Beleges. Über den rechts daneben befindlichen Button können Sie zwischen Brutto- oder Nettoeingabe wählen, wobei der Normalfall die Bruttoeingabe ist. Alternativ können Sie die Umschaltfunktion Brutto - Netto auch mit der Taste umstellen. Brutto bedeutet inklusive Steuerbetrag.



Abzug

Im Feld Abzug können Sie alle Privatausgaben, betriebliche Barauszahlungen oder ähnliches berücksichtigen. Der eingegebene Betrag wird in jedem Fall von dem Gesamttotal der Reisekosten abgezogen. Das Endergebnis sehen Sie rechts in der Betragszeile. Das ist auch der Betrag der diesem Beleg in der Abrechnung oder beim Export in die Buchhaltung übergeben wird.



Steuer

Für die meisten Belege ist der dazugehörige Umsatz- oder Vorsteuersatz bereits in der Definition der entsprechenden Belegart eingetragen und wird gleich vorgeschlagen. Der Steuerbetrag wird rechts in der Zeile dargestellt.



Für Belege, die ohne Pauschalen oder ohne vordefinierte Fibukonten erfasst worden sind, müssen Sie nun den Steuersatz via das Feld Steuersatz auswählen. Fehlen Originalbelege können Sie keine Vorsteuerabzüge geltend machen, gleiches gilt für Pauschalen. Tipp: Um die automatische Steuerberechnung einer entsprechend voreingestellten Belegart zu unterdrücken, geben Sie im Feld Steuer das Zeichen - (Minus) ein.



KoSt

Dieses Feld ist per Default nicht aktiv, und kann über das Kontextmenu aktiviert werden. Im aktivierten Zustand erfassen Sie hier die Kostenstelle zum jeweiligen Beleg. Mit Kostenstellen lassen sich Kosten unabhängig von der Reise gruppieren und auswerten, z.B. nach Projekten/Aufträgen oder Abteilungen.



Notiz

Aktivieren Sie dieses Feld über das Kontextmenu wenn Sie eigene Notizen zu den Belegen erfassen möchten.



Belegliste

Die Belegliste umfasst nun alle Belege die Sie erstellt haben. Komplette Belege erscheinen hier jeweils als einzelne Zeile mit Datum, BelegNr, Text, Zahlungsart, Steuersatz, Betrag, Abzug, Gesamtbetrag CHF, Kostenstelle und Notiz sowie optionale weiteren Angaben: Gesamtbetrag in Fremdwährung, Währung und Kurs in FW, welche durch aufziehen der Titelzeile im Spatenbereich oder bei Fokus und Taste ESC sichtbar werden. Die Belegliste bietet damit eine kompakte Übersicht über den jeweiligen Beleginhalt, so wie er sich nach aussen darstellt. Tipp: Um die Gesamtsumme mehrerer Belege zu ermitteln, markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige rechts unterhalb der Liste.



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Neu / Duplizieren / Löschen

Unten Links an der Liste haben Sie die Buttons + (Neu), ++ (Duplizieren) und - (Löschen). Damit können Sie einen neuen Beleg erfassen, einen Beleg duplizieren oder einen löschen.

Reisekosten!

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Vorschuss



Im Bereich Vorschuss werden alle zur Reise erhaltenen Vorschüsse und Restbeträge an Vorschüssen erfasst. Diese Beträge werden im Reisebericht mit den Gesamtaufwand verrechnet.





Erhaltener Vorschuss Datum oder Verbleibender Vorschuss Datum



Über das Kontextmenu aktivieren Sie die Feldeingaben. Die Eingabe vom Datum erfolgt auf bekannte Art. Das Datum muss nicht innerhalb der Reisezeit liegen. Erhaltene und verbleibende Vorschüsse können dieser Reise auch individuell zugeordnet werden.



Erhaltener Vorschuss Betrag oder Verbleibender Vorschuss Betrag

Hier erfassen Sie den Betrag, den Sie als Vorschuss erhalten haben oder der von vorherigen Reisen übrig bleibt.



Erhaltener Vorschuss Währung und Kurs und Verbleibender Vorschuss Währung und Kurs



Beim Eingeben eines Beleges können Sie dessen Beleg-Währung über die hinterlegte Werteliste auswählen. Wenn Sie eine Fremdwährung (alle Währungen ausser der Standardwährung CHF ) auswählen, so wird neben dem Währungsfeld das Feld Kurs aktiviert. Default Kurs ist der vorgegebene Kurs aus der Währungsverwaltung. Diesen Kurs können Sie hier für jedem Beleg mit einem aktuellen Tages- oder Belegkurs überschreiben. Tipp: Im Feld Kurs lässt sich der aktuell angezeigte Kurs mit der Taste rsp. + in seinen Reziprokwert umrechnen, aus 1,12054 wird so der Kurs 0,89243. Mit dieser Funktionalität lassen sich Kursangaben mit unterschiedlichen Bezugswährungen verarbeiten. Erfassen Sie den Kurs also immer reziprok (1/Kurs) mittels dieser Tastenfunktion. Wenn Sie korrekte Stammwährungs-Beträge brauchen.



Notiz

Aktivieren Sie dieses Feld über das Kontextmenu, wenn Sie eigene Notizen zu den Belegen erfassen möchten.



Übersicht Vorschuss

In der Liste Übersicht Vorschuss finden Sie nun alle Vorschüsse und die zurückgegebenen Vorschüsse. Die einzelnen erfassten Vorschüsse erscheinen hier jeweils als einzelne Zeile mit Betrag Erhalten CHF, Betrag zurück CHF und Notiz. Mittels ESC Taste bei aktivem Fokus zeigen Sie

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Reisekosten!

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weitere Spalten an. Die Vorschussliste bietet damit eine kompakte Übersicht über die jeweiligen Vorschüsse.

Neu/Löschen



Über die Buttons (+) Neu und (-) Löschen wird eine Zeile hinzugefügt bzw. die markierte Zeile entfernt.



Unten an der Liste werden die Totale aller erhaltener, verbleibender und verrechneter Vorschüsse angezeigt.



Grundlagen





Berechnung der Übernachtungskosten

Im Bereich Grundlagen finden Sie eine Auswahl der Berechnungsgrundlagen für Übernachtungskosten. Es steht zur Auswahl:



Pauschal



Einzelbeleg



Kombiniert



Als Pauschalbetrag werden Übernachtungskosten pro Nacht ohne Belegnachweis von 50 CHF berechnet. Diese Pauschale wird auch von den meisten Steuerämtern anerkannt.



Grundsätzlich gilt der Aufwand der effektiven Übernachtungskosten laut Beleg (Hotel, Fremdenzimmer, Herberge, ...). Hier gibt es in jedem Fall einen oder mehrere Belege als Nachweis der Übernachtung. Verwenden Sie dazu die Berechnungsart Einzelbeleg



Die Variante Kombination umfasst im Falle einer gesplitteten Abrechnung ( z.B. eine oder mehrere Übernachtungen ohne Beleg und weiterer Übernachtungen mit Beleg) die Übernachtungskosten innerhalb einer Reise mit den beiden vorgenannten Arten.



Sind alle Übernachtungen per Beleg abgerechnet, wird in der kombinierten Variante der für Sie günstigere Wert aus Pauschalen-Total und Einzelbeleg-Total errechnet und dieser als Berechnungsgrundlage berücksichtigt.



In jedem Fall sollten Sie für Ihre Reiseabrechnung die günstigste Variante per Default zugrunde zu legen.

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Sachbezug mit Auszahlungsbetrag verrechnen



Die jeweiligen Sachbezüge sind im nächsten Bereich Reisebericht angegeben. Sie können jetzt diese Sachbezüge mit der Reisekosten-Abrechnung verrechnen. Das bedeutet einen Abzug dieser Summe vom Auszahlungsbetrag zu machen. Aktivieren Sie in diesem Fall den Button Sachbezug mit Auszahlungsbetrag verrechnen.



Werden die Sachbezüge nicht verrechnet, so erhöht sich der steuerpflichtige Arbeitslohn des Arbeitnehmers der Arbeitnehmerin (Reisende/r) um diesen Betrag und müssen auch dort berücksichtigt werden. Dieser Anteil wird im Reisebericht gesondert ausgewiesen.



Reisebericht



Der Reisebericht ist für Sie nun die umfassende Übersicht Ihrer Eingaben für die eben angelegte Reise.





Sie finden im oberen Teil die Angaben des/der Reisenden mit Namen, Personalnummer, Status und Anschrift.



Im mittleren Bereich ist ein Auswahlbutton angeordnet. Hier wählen Sie die Rubriken:



Fahrzeug



Reisekosten



Sachkosten



Belegliste



Buchungsliste



Der Screen oben zeigt den Bericht mit der Anzeige Buchungsliste. Nachfolgend unten mit der Anzeige Reisekosten.

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In der Buchungsliste erscheinen alle Buchungsvorschläge mit Kontierung. Diese Zeilen können so exportiert werden. Die importierten Daten stehen als Buchungsvorlagen zur Weiterbearbeitung zur Verfügung und können via Export in ein Textfile und von da z.B. in ShakeHands Kontor einfach importiert werden. Bereits in der Buchungsliste werden nach Möglichkeit die jeweiligen Fibukonten (Default KMU-Kontenplan) zugewiesen. Erhalten Sie ein rotes Panneau in einer Zeile, weist dies auf ein Fehlende Fibukonto hin.



Haben Sie weitere Konten angelegt, können Sie die Zuordnung über STAMMDATEN/Konten und hier in der Spalte: Konto-Nr, anpassen.



Ihre Eingaben für eine neue Reise sind hiermit beendet.



Mit dem OK-Button sichern Sie alle Eingaben der Reise und kehren zur Liste zurück. Mit dem Abbrechen-Button erfolgt keine Sicherung der erfassten Daten.



Zurück in der Liste können Sie nun die notwendigen Reisebelege und Zusammenstellungen drucken und anderes z.B. Buchungen exportieren.



Reise bearbeiten ...



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Im Toolbar, Aktionsmenu oder unter dem Kontextmenu kehren Sie mit Bearbeiten ... gleich wieder in die erfasste Reise zurück.



Reise duplizieren...



Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe einer Reise ersparen, wenn Sie diese mit der Funktion duplizieren erstellen. ShakeHands Reisekosten erstellt eine neue Reise und legt alle Werte der duplizierten Reise gleich selber an. Sie brauchen nur noch diejenige Werte anzupassen z.B. Datum und Uhrzeit und das Duplikat steht.



Um eine vorhandene Reise zu duplizieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:



Sie markieren die gewünschte Zeile in der Reiseliste und wählen den Befehl Duplizieren... im Toolbar, Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.



Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++).



Reise löschen...



Um eine Reise zu löschen, haben Sie folgende Möglichkeiten:



Sie markieren die gewünschte Zeile in der Reiseliste und wählen den Befehl Löschen... im Toolbar, Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.



Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Taste .



Nach einer Sicherheitsabfrage wird die markierte Reise gelöscht, die eventuell verwendeten Fahrten stehen Ihnen für eine neue Reiseeingabe wieder zur Verfügung.



Aktualisieren



Um die Anzeigen und die Liste zu erneuern klicken Sie dieses Menu oder den Button mit dem Doppelpfeilen.



Filter



Um die in der Reiseliste angezeigten Reisen nach bestimmten Merkmalen zu filtern oder um einzelne Reisen zu suchen, klicken Sie auf den Button mit dem Filtersymbol.Hier legen Sie die Suchwerte oder die Filterwerte fest und mit dem OK Button lassen Sie die Anzeige neu rechnen.



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Zeitraum

Die Berichtsjahre werden ebenfalls im Fahrten- oder Reisefilter, unabhängig voneinander eingestellt oder gewechselt. Neue Berichtsjahre sind von der Systemzeit abhängig und werden auch somit über den jeweiligen Jahreswechsel neu erstellt und stehen am 01.01. des Folgejahres zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.



Weitere Werte Ihrer Suche nach einem bestimmten Zeitraum erreichen Sie über die Auswahl für: Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr, Alle Jahre oder Freie Angabe eines Datums.



Weitere Felder

In diesen Feldern können Sie über die Eingabe von Suchbegriffen in den Direkt-Suchfeldern die Auswahl noch spezifischer verfeinern. Gesucht wird dabei der Suchstring in den Feldern Exportstatus, Name Reisende(r), Startort, Zielort, Grund der Reise, Kostenstelle und Notiz.



Reiseliste drucken...



Um eine Reiseliste zu drucken, wählen Sie den Befehl Reiseliste Drucken... aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Reiseliste. Es werden die Reisen gedruckt, welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden, das heisst, Sie können den Ausdruck auch über den Filter der Reiseliste einschränken.





Reiseabrechnung drucken...



In der Reiseabrechnung werden alle Reisekosten in Kurzform aufgelistet und die Summen am Ende angezeigt.



Um eine Reiseabrechnung zu drucken, wählen Sie den Befehl Reiseabrechnung drucken... aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Reiseliste. Es werden die Abrechnungen zu den Reisen gedruckt, welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden, das heisst, Sie können den Ausdruck auch über den Filter der Reiseliste einschränken.



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Reisebericht drucken



Um einen Reisebericht zu drucken, markieren Sie ein oder mehrere Reise und wählen den Befehl Reisebericht Drucken... aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Reiseliste. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden.



Es öffnet sich ein weiteres Fenster zur Auswahl des Druckformulars und der einzelnen Seiten des umfangreichen Reiseberichts. Voreingestellt ist ein Gesamtbericht einer Reise. Durch das Entfernen einzelner Häkchen schliessen Sie den Druck dieser Teilbereiche aus.





Neue Reisevorlage...



Diese Funktion hilft eine Reisevorlage zu erstellen, damit Sie diese Werte für periodische oder ähnliche Reise übernehmen können. Wenn Sie eine Reise gesichert haben und der Meinung sind, dass Sie diese Reise noch öfter benötigen, dann definieren Sie die entsprechende Vorlage direkt aus der Reiseliste:



Sie markieren die gewünschte Reise in der Reiseliste und wählen den Befehl Neue Reisevorlage... im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.

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Es öffnet sich der Dialog zum Anlegen einer neuen Reisevorlage, wobei die Felder schon mit den entsprechenden Werten aus der gewählten Reise vorbelegt sind. Passen Sie die Werte an und speichern Sie die Vorlage mit OK. Diese Vorlage können Sie nun beim Anlegen einer neuen Reise benutzen.



Als exportiert markieren... / Als nicht exportiert markieren...



Wenn Sie eine Reiseabrechnung in die Buchhaltung übernommen haben, erhalten Sie über diesen Menupunkt die Möglichkeit, die Reisedaten als exportiert zu markieren. Damit schliessen Sie einen wiederholten Export dieser Daten aus.



Sie markieren die gewünschte Reise in der Reiseliste und wählen den Befehl Als exportiert markieren im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu aus. Es erscheint in der ersten Spalte ein Schloss als Symbol. In diesem Status sind die Werte der Reise nicht mehr veränderbar.



Natürlich können Sie diesen Status für Korrekturarbeiten über den Befehl Als nicht exportiert markieren im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu rückgängig machen. Sie sind dann selber verantwortlich für die Korrekturen und den Re-Export in die Buchhaltung.



Route anzeigen



Sie zeigen sich hier via die App Google Map© die Reiseroute in einer Karte an. Sie können dort eine Route einsehen und gleich auch die Kilometer und Stunden ablesen und einsehen. Sie brauchen dazu eine aktive Internetverbindung.



Detailansicht ausblenden/Detailansicht einblenden



Sie steuern damit die Anzeige in der Liste und zeigen die Details unten an der Liste an oder nicht.



Anhänge...(x)



Möchten Sie dieser Reise Belege, Karten oder andere Dateien anhängen, können Sie hier in den Anhängen sämtliche Belege digital ablegen.



Kostenstellen



Arbeiten Sie mit Kostenstellen, finden Sie hier die Übersicht der Kostenstellenbuchungen und können diese Ausgeben.

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Reisekosten!

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Auf der ersten Ebene sehen Sie das Total der Kostenstellen, auf Ebene zwei sehen Sie die Kontentotale und Ebene drei sind die Buchungen aufgeführt.



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Kapitel 10 VORGABEN



Vorgaben



Im Bereich VORGABEN/Vorgaben stellen Sie für Fahrtenbuch und Reisekosten ihre Defaults für Standardfahrer/-in und Standardfahrt ein.





Zudem setzen Sie bei den Reisekosten die Art der Berechnung der Übernachtungskosten: Pauschal, Einzelbeleg oder Kombiniert. Last but not least haben Sie eine Option für den Buchungsexport: Abfrage, ob Reisen nach dem Buchungsexport entsprechend markiert werden sollen. Im Unterbereich Reisekosten/Bericht wählen Sie für die ihre Ausdrucke der Berichte Ihre Standardliste aus: Deckblatt, Abrechnung, Reisekosten, Sachkosten, Belegliste, Fahrzeug, Buchungsliste.



Fahrtvorlagen



Sind Ihre Fahrten wiederkehrend legen Sie sich eine Vorlage an, die Sie dann ab der zweiten Fahrt aufrufen und nur die abweichenden Daten überarbeiten. Hier erfassen Sie die Basiswerte.



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Vorgaben!

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Solche Fahrten wählen Sie dann direkt beim Erfassen aus den Vorlagen aus.



Erfassen Sie einen sprechenden, beschreibenden Namen für die Fahrt unter Vorlage. Verwenden Sie immer das gleiche Fahrzeug, setzen Sie dieses im Feld Schild ein, ebenso der Fahrer(in), optional Kostenstelle und Art der Fahrt.



Die gefahrenen Kilometer sowie Start und Ziel und allfällige Zwischenziel. Unter Route anzeigen, können Sie die Fahrt oder die Reise in Google Maps © sich anzeigen lassen. Der Grund der Fahrt dient der Klassierung und allfälligen Abzügen von Privatanteilen.



Reisevorlagen



Sind Ihre Reisen wiederkehrend legen Sie sich eine Vorlage an, die Sie dann ab der zweiten Fahrt aufrufen und nur die abweichenden Daten überarbeiten. Hier erfassen Sie die Basiswerte.





Solche Reisen wählen Sie dann direkt beim Erfassen aus den Vorlagen aus.



Erfassen Sie einen sprechenden, beschreibenden Namen für die Fahrt unter Vorlage. Ist der/die Reisende(r) immer die gleiche Person, setzen Sie hier die Reisende/den Reisenden ein, optional Kostenstelle und Art der Reise.



Start und Ziel und allfällige Zwischenziel erfassen Sie in den nächsten Felder Unter Route anzeigen, können Sie die Fahrt oder die Reise in Google Maps © sich anzeigen lassen. Der Grund der Reise dient der Klassierung und allfälligen Abzügen von Privatanteilen.



Textbausteine



Für immer wiederkehrende Texte in den Kopf- und Fussbereichen von Aufträgen lassen sich Textbausteine anlegen. Diese Textbausteine lassen sich dann in den dafür vorgesehenen Eingabedialogen über Menus auswählen und einsetzen. Um Textbausteine zu bearbeiten, wählen Sie den Bereich VORGABEN/Textbausteine.



Kostenstellen



Mit Kostenstellen lassen sich Aufwendungen aus unterschiedlichen Fibukonten gruppieren und auswerten, z.B. nach Projekten/Aufträgen oder Abteilungen. Kostenstellen sind zur Beantwortung solcher oder ähnlicher Fragen geeignet:

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Vorgaben!

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Wie hoch sind die gesamten Kosten?



Wie hoch sind die Gesamtkosten der Abteilungen, Bern, Cottbus, Kröschenbrunnen?



Welches Ergebnis erzielt das Projekt X insgesamt?



Zum Arbeiten mit Kostenstellen erfassen Sie unter VORGABEN/Kostenstellen neue Kostenstellen:





Erfassen Sie hier Name und Bezeichnung und optional eine Beschreibung der Kostenstelle. Die Kostenstellen werden in den Fahrtren und Reisen aufgerufen. Im Bereich REISEKOSTEN/Kostenstellen haben Sie die Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.



Steuersätze



Alle die Steuerautomatik betreffenden Funktionen werden über die Steuersätze definiert. Wenn eine Buchung unter Verwendung eines Steuersatzes eingegeben wird, dann kann ShakeHands Reisekosten auf Grund der Einstellungen in diesem Steuersatz z.B. die Umsatzsteuer berechnen und auf entsprechende Steuerkonten buchen. Auch die Erstellung der MwSt-Abrechnung wird massgeblich über die Steuersätze beeinflusst.



Die Steuersätze finden Sie unter dem Bereich VORGABEN/Steuersätze. Hier können Sie neue Steuersätze anlegen, sowie Steuersätze bearbeiten, duplizieren oder entfernen. Das Löschen oder umbenennen von bereits verwendeten Steuersätzen ist nicht möglich.



In den aktuellen ShakeHands Vorlagen finden Sie nur noch die aktuellen Steuersätze, die gültig sind ab 1.1.2011



Tabelle unten zeigt alle gültigen Steuersätze ab 2011 (Stand 31.01.2013): Achtung: Unbedachte Änderungen an den Steuersätzen können leicht zu fehlerhaften Buchungen oder Auswertungen führen. Normalerweise ist es nicht nötig, die vorhandenen Einstellungen abzuändern, im Zweifelsfall sollten Sie hier den ShakeHands-Support konsultieren.

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Vorgaben!

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Achtung: Unbedachte Änderungen an den Steuersätzen verursachen fehlerhafte Buchungen oder Auswertungen.



Der Dialog zum Bearbeiten der Steuersätze enthält die Felder:



Name

Unter diesem Kürzel werden die Steuersätze beim Buchen aufgerufen, der Name muss immer eindeutig sein.



Beschreibung

Beschrieb des Steuersatzes in einer verständlichen Beschreibung über die Art der Steuertyps



Typ







In diesem Popupmenu können Sie als Typ entweder Vorsteuer (Steuer auf Eingangsrechnungen, Aufwände) oder Umsatzsteuer (Steuer auf Ausgangsrechnungen, Erlöse) auswählen.



Berechnung

Definieren Sie hier den Prozentsatz der Steuerberechnung (Aktuell 8% bei Normalsätzen z.B. Kauf Bahnbillett, oder 2.5% Kauf Zeitschrift oder 3.8% Übernachtung Hotel Inland, sowie die Berechnungsart in Hundert (MwSt-Betrag ist im Belegbetrag enthalten, Bruttobeleg) oder von Hundert (MwSt-Betrag wird hinzugerechnet, z.B: Positionen einzeln auf Rechnung, netto oder Nettobeleg). Hinweis: Belege aus dem Ausland oder Anteil Ausland buchen Sie Brutto und ohne Vorsteuersatz. Möchten Sie die Vorsteuern dennoch zurückfordern, verweisen wir auf die jeweiligen Steuerabkommen mit den jeweiligen Ländern rsp. den Steuerrückforderungs- Möglichkeiten bei der Ausfuhr im jeweiligen Land.



Währungen



ShakeHands Reisekosten unterstützt das Anlegen von Belegen in Fremdwährungen.



Die dazu benötigten Währungen erfassen Sie unter VORGABEN/Währungen. Die Vorgaben sind: Die Stammwährung CHF , EUR und USD. Sie können beliebig eigene Währungen hier erfassen.

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Vorgaben!

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Der ISO Code entspricht der publizierten Norm für Währungs-Abkürzungen, die im Internationalen Zahlungsverkehr zur eindeutigen Identifizierung benutzt werden.



Name und Zeichen sind ebenfalls genormte Werte im internationalen Zahlungsverkehr.



Arbeiten Sie ohne Zahlungsverkehr können Sie für diese drei Felder eigene nicht normierte Werte erfassen.



Der Kurs ist der reziproke Wert 1/Kurs zu erfassen und dient als Vorgabewert z.B. für Eigenbelege oder wenn Sie immer mit einem mittleren Kurswert arbeiten möchten. Hier geht es zu den Tageskursen der ESTV, die auch für die kantonalen Steuerabrechnungen i.d.R. gültig sind.



Der Kurs wird auf den Belegen beim Erfassen einer Reise beim Feld Währung und Kurs vorgeschlagen und kann jederzeit da auf den aktuellen Tageskurs geändert werden Erfassen Sie bitte den Kurs jeweils reziprok (anbei sehen Sie den Ausschnitt eines Kurses 1. 23. der mit dem Tastaturkürzel (ALT+3) als reziproker Wert erfasst worden ist.





Hinweis: Kurse sind in ShakeHands Reisekosten jeweils reziprok zu erfassen. Folgender Kurzbefehl hilft Ihnen den Kurs als 1/Kurs anzuzeigen (# oder ALT+3). Diese Darstellung hat den Vorteil, dass Sie nicht für jedes Konto und Buchung zusätzlich die Rechenregel Kurs/Fremdwährung oder Kurs/Stammwährung oder Stammwährung/Fremdwährung oder Fremdwährung/ Stammwährung setzen müssen. Hinweis: Die aktuelle Version von ShakeHands Reisekosten unterstützt nur Fibu-Konten in der Stammwährung also CHF.

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Beim Eingeben eines Beleges in Ihrer Reisekostenabrechnung können Sie die definierten oder hinterlegten Währungen über die hinterlegte Werteliste im Feld Währung auswählen. Wenn Sie eine Fremdwährung (alle Währungen ausser der Standardwährung CHF) auswählen, so wird neben dem Währungsfeld das Feld für den Wechselkurs aktiv mit dem hinterlegten Kurs, diesen können

Vorgaben!

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Sie hier bei jeder neuen Eingabe mit einem aktuellen Tages- oder Belegkurs überschreiben. Neben dem Kurs wird der umgerechnete Bruttobetrag des Beleges in Standardwährung angezeigt.

Im Feld Kurs lässt sich der aktuell angezeigte Kurs mit der Taste oder +in seinen Reziprokwert umrechnen, aus 1,23 wird so der Kurs 0,813008. Mit dieser Funktionalität lassen sich Kurs mit unterschiedlichen Bezugswährungen leichter verarbeiten (Sie auch Hinweise oben)



Bei einem Fremdwährungsbeleg wird der Fremdwährungsbetrag, das Währungskennzeichen sowie der Umrechnungskurs des Beleges gespeichert.



Druckformulare





Formulare sind Scripte die Datenabfragen mit einem Layout zu einer Auswertung verknüpfen.



Alle Druckformular können an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. ShakeHands Reisekosten liefert einen kostenlosen Formulargenerator mit. Sie müssen einige Kenntnisse über die Sprache erarbeiten, um eigene Formulare und Reports zu erstellen. Details dazu finden Sie im separaten Handbuch Formularentwicklung und im Handbuch Sprachreferenzen. Der Screenshot zeigt Ihnen alle mitgelieferten Formulare die in der Grundausführung von ShakeHands Reisekosten dabei sind. Arbeiten Sie mit SQL-Abfragen wechseln Sie in eine Liste z.B. Reisen und wählen Sie da die Druckoption. Sie können hier die Formulare mit Daten aus der Liste anzeigen, da die SQLAbfrage zu den Listenfeldern in Verbindung hier möglich ist.

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Bilder



ShakeHands Reisekosten ermöglicht das Speichern beliebig vieler Bilder. Die Bilderverwaltung finden Sie unter dem Menupunkt VORGABEN/Bilder. Unter Bearbeiten können Sie Bilder Hinzufügen, Bearbeiten, Duplizieren und Entfernen.



Erstellen Sie mit Neu einen neuen Bildeintrag, geben Sie im Feld Name Ihrem Bild einen Namen. Dieser wird in einem Druckformular für den Aufruf verwendet. Definieren Sie in der Checkbox in allen Firmen sichtbar ob das Bild firmenübergreifend ist. Wechseln Sie nun auf den Button Bild angeben... und wählen Sie eine Bilddatei aus. ShakeHands unterstützt alle gängigen Bildformate, JPG, PNG, TIF, usw. Nach dem Import wird das Bild angezeigt und die technischen Angaben wie Breite, Höhe und Farbtiefe wird angezeigt. Sie können noch eigene Notizen ablegen. Bilder müssen ausserhalb von ShakeHands Reisekosten auf Breite und Höhe angepasst werden. Über den Löschen Button können Sie das Bild löschen.





E-Mail-Accounts



Voraussetzung für den Email-Versand ist das Konfigurieren der Zugangsdaten zu einem oder mehreren Email-Accounts. ShakeHands Reisekosten bietet einen kompletten eigenen Mail-Client. Die Einstellungen dazu finden Sie im Bereich unter VORGABEN/E-Mail-Accounts:



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Besorgen Sie sich die Account-Informationen bei Ihrem Provider und definieren Sie bitte unter Neuer E-Mail-Account alle notwendigen Einträge. Ein Beispiel einer Servereinstellung finden Sie hier:

Vorgaben!

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Kapitel 11 AUSWERTUNGEN



ShakeHands Reisekosten bietet Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Auswertungen am Bildschirm darzustellen und auszudrucken. Dabei stehen über 20 Auswertungen und Listen zur Verfügung. Die meisten Auswertungen bieten mehrere Druckformulare mit unterschiedlichen Ansichten, Darstellungen und Filterkombinationen zur Ausgabe an. Hier einen Überblick aller Auswertungen. Die Vielzahl der Auswertungen sind in den jeweiligen Bereichen beschrieben worden hier finden Sie die Aufstellung der drei Ausführungen



ShakeHands Reisekosten 2013

Vollversion

Fahrtenbuch

•

Protokoll Fahrtenbuch

•

Reiselisten

•

Reisebericht

•

Belegliste Fahrtenbuch

•

Belegliste Eigenbelege

•

Buchungsliste

•

Reiseabrechnung

•

Fahrzeugpark

•

FahrerInnenliste

•

Kostenstellenliste

•

Kfz-Kostenauswertung

•

Fahrzeugliste

•

Emailversand

•



Alle Auswertungen funktionieren dabei nach dem gleichen System: Nach dem Aufruf des jeweiligen Bereichs oder Menus öffnet sich der Auswertungsfilter. Hier legen Sie die Auswahlkriterien für die gewünschte Auswertung fest. Dabei haben alle Filterdialoge einen identischen bzw. ähnlichen Teil, nämlich die Einstellungen für die Zeitperiode (Monat, Quartal, Jahr, Freie Eingabe oder andere Perioden), Buchungsstatus der zu berücksichtigenden Buchungen (Erfasst, Verbucht oder beides). Und in der Regel einige weitere Optionen Darstellung, Optionen, etc...



Die einzelnen Filterkriterien wirken dabei kombiniert. Mit dem OK-Button übernehmen Sie die Einstellungen und die gewünschte Auswertung wird berechnet und in der Liste dargestellt. Werte in der Schnellsuche schränken die Filterwerte zudem weiter ein. Tipp: ShakeHands Reisekosten erlaubt es bei allen Auswertungen, mehrere Fenster derselben Art, aber mit unterschiedlichen Filtereinstellungen, zu öffnen. Damit lassen sich z.B. Periodenvergleiche darstellen. Benutzern Sie dazu die Funktion Fenster klonen.

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Auswertungen!

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Kapitel 12 SUPPORT NACH MASS



Nicht immer funktioniert Software so reibungslos, wie der Anwender dies erwartet. Aber auch in diesem Fall versuchen wir Ihnen so schnell wie möglich weiterzuhelfen. Der ShakeHands-Support erfolgt über unsere Hotline. Voraussetzung ist die vorher vollzogene Registrierung als Anwender für das betreffende Produkt. Neu können Sie im ShakeHands Kundenaccount im Shop auch das Ticketsystem für Supportanfragen nutzen.



Bevor Sie den Support beanspruchen, versuchen Sie das Problem bitte mit Hilfe der entsprechenden Dokumentation zu lösen. Bitte versuchen Sie vor Kontaktaufnahme das Problem zu reproduzieren und die genaue Art und Weise des Zustandekommens (unter welchen Bedingungen) zu beschreiben. Überlegen Sie auch, ob Sie vor Auftreten des Problems Änderungen an Ihrer Hardoder Softwarekonfiguration vorgenommen haben.



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Support/Service

Erreichbar über

Produktregistrierung/Supportanfrage/Feedback

Internet: www.shakehands.com Email: [email protected]

Hotline

Telefon Hotline/Fernwartung Schweiz: 0900 57 52 38 (CHF 3.00 pro Minute) Fax Hotline Schweiz: 034 495 70 25

Technischer Support per Email und Reparatur Service

Supportanfragen via Email verrechnen wir in Viertelstunden-Takten. Die erste Viertelstunde ist gleich auch die Grundtaxe unabhängig, ob die Anfrage weniger als eine Viertelstunde in Anspruch nimmt. Falls Ihre Buchhaltung repariert werden muss und es sich nicht um einen Programmfehler handelt, können Sie defekte MandantenDaten an unsere Support-Abteilung senden.

Technischer Support per Fernzugriff

Support via Fernzugriff auf Ihren lokalen Rechner bieten wir mit Teamviewer an. Laden Sie die Zugriffssoftware ab unserer Partnerseite (Anleitung auf unseren Webseiten unter Support beachten) und rufen Sie uns via Hotline an und melden Sie uns Ihre ID-Nummer und Passwort. Wir greifen dann direkt auf Ihren Rechner zu. Wir rechnen über die Hotlinegebühr oder im Viertelstundentakt ab.

Technischer Support per Vororteinsatz

Für technische Probleme, die sich nicht telefonisch lösen lassen, fordern Sie unseren Servicemitarbeiter für einen einen Vor-OrtService an.

Anwenderkurse

Programme: ShakeHands Buchhaltungen, ShakeHands ERP-Lösungen Schulungsort: Bern, Lausanne Kursdauer: 4 Stunden Teilnehmerzahl: 2 bis 4 Personen

Einzelschulung nach Mass

Programme: ShakeHands Buchhaltungen, ShakeHands ERP-Lösungen, Unilohn Schulungsort: in Ihrem Unternehmen Kursdauer: ein halber Tag Teilnehmerzahl: bis 4 MitarbeiterInnen

Support nach Mass!

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Support/Service

Erreichbar über

Supportpakete

Jonathan S&S Free, als registrierter Kunde eines kostenpflichtigen ShakeHands Produkts haben Sie dieses Supportpaket kostenlos zur Verfügung. Service & Support kostenlos 15 Minuten innert den ersten 6 Monaten Kulanzzeit, Handbücher, Anwenderforum & Community, Formulargenerator. Idared S&S Express Service & Support, Schulung für 75 Minuten (Telefon, Fernwartung, Email) für Installation, Formular-Anpassung und Schulung, Check Kontenplan und ein Formular anpassen. McIntosh S&S&S Sorglos Service & Support, Schulung 4 Stunden (Telefon, Fernwartung, Email) für Installation, Formularanpassung und Schulung, Check Kontenplan und MwSt-Einrichtung, drei Formulare, Setting und Installation, Buchungen, Import von z.B. Adressen und Artikel.

Kostenlose Supportviertelstunde

Jonathan S&S Free Supportviertelstunde: Registrierte UserInnen erhalten in der Kulanzzeit (6 Monate ab dem Kauf) bei kostenpflichtigen ShakeHands-Eigenprodukten eine Viertelstunde kostenlosen Support per Email, Telefon oder Fernwartung. Nach der Kulanzzeit oder ab der sechzehnten Minute Support stehen Ihnen die kostenpflichtigen Optionen offen.

Kostenlose Dienstleistungen Handbücher

Handbücher: Der Einsteiger findet in unseren Anwenderhandbüchern Hilfe, wie auch Wissen um die doppelte Buchführung im kostenlosen Ratgeber ‚Buchführungsgrundlagen. Der Profi und die Buchhalterin findet in Checklisten und Formularhandbüchern wertvolle Tipps und Tricks. Versuchen Sie bitte mit Hilfe der Handbücher und Dokumentationen das Problem zu lösen. Alle Handbücher sind in allen Produkten als PDF enthalten oder unter unseren Downloads frei verfügbar. http://www.shakehands.com/de/download/index.html

Kostenlose Dienstleistungen FaQ

FaQ: Häufige Fragen und Antworten von allgemeinen Standardauskünften finden Sie in unserer FaQ-Datenbank. http://www.shakehands.com/de/faq/index.html

Kostenlose Dienstleistungen: Forum

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