Anwenderhandbuch DecisionAdvisor 6.4 PROJEKTLEITER/USER
PBroker AG Nussbaumstrasse 21 3000 Bern 22 T +41 31 724 12 12 F +41 31 721 08 20
Version 1.1 Bern, 15.08.2016
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freigegeben
Ersetzt Version:
Anwenderhandbuch 6.2
Dokumentname:
Anwenderhandbuch 6.4_V1.1
Erstellt durch:
Monika Gilgen
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Datum
Ausführende Stelle
Bemerkung
X0.01
08.02.2016
Monika Gilgen
Grundvorlage auf dem Anwenderhandbuch 6.2.
bisherigen
Ergänzungen der Release 6.3 + 6.4. eingefügt, Abbildungen und Tabellen angepasste, Formatierung erweitert X0.02
01.06.2016
Samuel Rolli
Weitere Anpassungen
X0.03
10.06.2016
Monika Gilgen
Weitere Anpassungen
V1.0
22.06.2016
Samuel Rolli Monika Gilgen
Dokumentfreigabe
V1.1
15.08.2016
Monika Gilgen
Kapitelverweise geprüft und angepasst
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Inhaltsverzeichnis 1.
DecisionAdvisor .......................................................................................... 12
2. 3. 4.
1.1 Beschaffungsprozess mit DecisionAdvisor ................................................ 13 Technische Informationen .......................................................................... 14 Symbole ..................................................................................................... 14 Einstieg in den DecisionAdvisor .................................................................. 15
5.
4.1 Login .................................................................................................. 15 Bildschirm- und Menüstruktur .................................................................... 16 5.1
Hauptmenü .......................................................................................... 17
5.2
Projektmenü ........................................................................................ 17
5.3
Buttons ............................................................................................... 18
5.3.1
Untermenü „Info“ bei „Hilfe“ ....................................................... 18
5.3.2
Untermenü „Support“ bei „Hilfe“ .................................................. 19
5.3.3
Untermenü „Dokumente & Links“ bei „Hilfe“.................................. 19
5.4 6.
Tipps & Tricks ...................................................................................... 20
5.5 Fortschrittskontrolle .............................................................................. 21 Hauptmenü „Projekt“ ................................................................................. 22 6.1
Neues Projekt ...................................................................................... 22
6.1.1
Projektvorlage erstellen .............................................................. 23
6.1.2
Projektvorlage verwenden .......................................................... 23
6.1.3
Kopieren von Projekten .............................................................. 24
6.2
Bestehende Projekte ............................................................................. 24
6.2.1
Suchfilter ................................................................................. 25
6.2.2
Projektübersicht ........................................................................ 26
6.2.3
Export Projekt ........................................................................... 27
7.
6.3 Import Projekt ..................................................................................... 28 Hauptmenü „Administration“ ..................................................................... 30
8.
7.1 Persönlich ............................................................................................ 30 Projektmenüs ............................................................................................. 32 8.1
Projektdetails ....................................................................................... 32
8.1.1
Projektstatus ............................................................................ 32
8.1.1.1
Benachrichtigungen ................................................................ 34
8.1.1.1.1
Benachrichtigungen pro Phase ........................................ 35
8.1.1.1.2
Manuelle Benachrichtigungen ......................................... 37
8.1.1.1.3
History Benachrichtigungen ............................................ 38
8.1.1.1.4
Variablen für Benachrichtigungen .................................... 38
8.1.1.1.5
Steuerung der Antwort E-Mails ....................................... 40
8.1.2
Ausschreibungs- & Anbieterdokumente ........................................ 41
8.1.3
Berechtigungen ......................................................................... 42
8.1.4
Teams & Benutzer ..................................................................... 42
8.1.4.1
Zuordnung Kriterien Export / Erfassung manuell ......................... 44
8.1.4.2
Zuordnung Kriterien Bewertungsteams ...................................... 45
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8.1.5
Neue Generation ....................................................................... 46
8.1.6
Projekt schließen ....................................................................... 47
8.2
Ausschreibung...................................................................................... 48
8.2.1
Projekteigenschaften.................................................................. 49
8.2.1.1
Register Projekt ...................................................................... 49
8.2.1.2
Register Einstellungen ............................................................. 51
8.2.1.3
Register Ausschreibungsunterlagen ........................................... 53
8.2.1.4
Register Terminplan ................................................................ 55
8.2.1.5
Register Journal ..................................................................... 56
8.2.1.6
Bewertungsskala .................................................................... 57
8.2.1.6.1
Einheitliche Bewertungsskala .......................................... 57
8.2.1.6.2
Punkte absolut – top-down............................................. 59
8.2.1.6.3
Punkte absolut – bottom-up ........................................... 61
8.2.1.7
Templates .............................................................................. 62
8.2.1.7.1
Deckblatt ..................................................................... 63
8.2.1.7.2
Anleitung ..................................................................... 64
8.2.1.7.3
Firmendaten ................................................................. 64
8.2.1.7.4
Questions .................................................................... 65
8.2.1.7.5
Kopf-/Fusszeile ............................................................. 66
8.2.1.7.6
Spalten/Zeilen löschen .................................................. 66
8.2.1.7.7
Zellen schützen/freigeben .............................................. 67
8.2.1.7.8
Struktur....................................................................... 68
8.2.2
Bewertungsbaum ...................................................................... 69
8.2.2.1
Werkzeuge............................................................................. 72
8.2.2.2
Summenknoten ...................................................................... 75
8.2.2.3
Wertetypen ............................................................................ 77
8.2.2.3.1
Text ............................................................................ 78
8.2.2.3.2
Checkbox/- .................................................................. 79
8.2.2.3.3
Liste/- ......................................................................... 80
8.2.2.3.4
Zahl/-.......................................................................... 81
8.2.2.3.5
Geld/- ......................................................................... 82
8.2.2.3.6
Text/Checkbox ............................................................. 83
8.2.2.3.7
Text/Liste .................................................................... 84
8.2.2.3.8
Text/Zahl ..................................................................... 85
8.2.2.3.9
Liste/Zahl .................................................................... 86
8.2.2.3.10
Liste/Liste .................................................................... 87
8.2.2.3.11
Zahl/Liste .................................................................... 88
8.2.2.4
Checkbox „nicht auswerten“ ..................................................... 89
8.2.2.5
Checkbox „korrigierbar“ ........................................................... 90
8.2.2.6
Checkbox „Inklusive“ .............................................................. 91 4 von 144
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8.2.2.7
Wertetypen als erfüllt/nicht erfüllt............................................. 92
8.2.2.8
Normalisierung ....................................................................... 93
8.2.2.9
Dokumentupload pro Kriterium ................................................. 95
8.2.2.10
Sonderzeichen ........................................................................ 97
8.2.2.11
Wertelisten ............................................................................ 98
8.2.2.12
Vorlagen ................................................................................ 99
8.2.2.13
Upload .................................................................................. 99
8.2.2.13.1
Excel-Vorlage für den Upload ....................................... 101
8.2.2.13.2
Bearbeitung Excel-Vorlage für Upload ............................ 103
8.2.2.14
Bedingungen / Flags ............................................................. 105
8.2.2.15
Logischer Ausdruck ............................................................... 107
8.2.2.16
Gewichtung .......................................................................... 108
8.2.2.17
Paarvergleich nach Saaty ....................................................... 110
8.2.2.18
Bemerkung .......................................................................... 111
8.2.2.19
Übersicht ............................................................................. 111
8.2.2.20
Papierkorb ........................................................................... 112
8.2.3 8.2.3.1
Excel-Eingabe: Anbieter automatisch erfassen .......................... 115
8.2.3.2
Online-Eingabe: Anbieter registriert sich selbst ......................... 115
8.2.4 8.3
Anbieter ..................................................................................113
Export Fragekatalog ..................................................................116
Antworten ..........................................................................................117
8.3.1
Anbieter ..................................................................................117
8.3.2
Import Fragenkatalog ...............................................................117
8.3.2.1
Import 1. und 2. Generation .................................................. 118
8.3.3
Erfassung manuell "PL" oder „Lieferant“ ......................................119
8.3.4
Reporting „Antworten Report“ ....................................................121
8.3.5
Frageforum ..............................................................................122
8.4
Bewertung ..........................................................................................123
8.4.1
Korrektur manuell ....................................................................123
8.4.2
Bewertung ...............................................................................124
8.4.3
Reporting ................................................................................125
8.5
Konsolidierung ....................................................................................126
8.5.1 8.5.1.1 8.5.2 8.6
Konsolidierung .........................................................................126 Statistikfilter ........................................................................ 128 Reportings ...............................................................................129
Auswertung ........................................................................................130
8.6.1
Flags.......................................................................................130
8.6.2
Tabellen ..................................................................................131
8.6.2.1 8.6.3
Kurztabelle .......................................................................... 131 Grafiken ..................................................................................132 5 von 144
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9.
8.6.3.1
Balkendiagramm .................................................................. 132
8.6.3.2
Nutzwertanalyse ................................................................... 134
8.6.3.3
Stärken-/Schwächenprofil ...................................................... 135
8.6.3.4
Netzgrafik ............................................................................ 139
8.6.4
Zusage / Absage ......................................................................140
8.6.5
Reporting ................................................................................140
Formulare ................................................................................................. 142
Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Prozess Online ................................................................................... 13 Abbildung 2: Prozess Excel ..................................................................................... 13 Abbildung 3: Einstiegsmaske .................................................................................. 15 Abbildung 4: Startseite .......................................................................................... 16 Abbildung 5: Hauptmenü ....................................................................................... 17 Abbildung 6: Projektmenü ...................................................................................... 17 Abbildung 7: Buttons ............................................................................................. 18 Abbildung 8: Infobox ............................................................................................. 18 Abbildung 9: Support ............................................................................................. 19 Abbildung 10: Dokumente & Links ........................................................................... 19 Abbildung 11: Tipps & Tricks .................................................................................. 20 Abbildung 12: Fortschrittskontrolle .......................................................................... 21 Abbildung 13: Zuletzt bearbeitete Projekte ............................................................... 22 Abbildung 14: Neues Projekt .................................................................................. 22 Abbildung 15: Projektvorlage erstellen ..................................................................... 23 Abbildung 16: Projektvorlage verwenden ................................................................. 23 Abbildung 17: Projekte kopieren ............................................................................. 24 Abbildung 18: Bestehende Projekte ......................................................................... 24 Abbildung 19: Suchfilter bestehende Projekte ........................................................... 25 Abbildung 20: Projektübersicht ............................................................................... 26 Abbildung 21: Export Projekt .................................................................................. 27 Abbildung 22: Vorgehen Import 1 ........................................................................... 28 Abbildung 23: Vorgehen Import 2 ........................................................................... 28 Abbildung 24: Vorgehen Import 3 ........................................................................... 28 Abbildung 25: Vorgehen Import 4 ........................................................................... 29 Abbildung 26: Vorgehen Import 5 ........................................................................... 29 Abbildung 27: Persönliche Einstellungen 1 ................................................................ 30 Abbildung 28: Persönliche Einstellungen 2 ................................................................ 30 Abbildung 29: Persönliche Einstellungen 3 ................................................................ 31 Abbildung 30: Projektdetails ................................................................................... 32 Abbildung 31: Anzeige Projektstatus ........................................................................ 32 6 von 144
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Abbildung 32: Externer Zugriff ................................................................................ 32 Abbildung 33: Projektstatus.................................................................................... 33 Abbildung 34: Einstellungen Benachrichtigungen aktivieren ........................................ 34 Abbildung 35: Benachrichtigung pro Phase ............................................................... 35 Abbildung 36: Erfassungsmaske der Benachrichtigungen............................................ 35 Abbildung 37: Manuelle Benachrichtigungen ............................................................. 37 Abbildung 38: Erfassungsmaske der manuellen Benachrichtigungen ............................ 37 Abbildung 39: History Benachrichtigungen ............................................................... 38 Abbildung 40: Variablen mit Datums- & Zeitformat.................................................... 39 Abbildung 41: “Reply To“ Feld ................................................................................. 40 Abbildung 42: Ausschreibungs- & Anbieterdokumente ............................................... 41 Abbildung 43: Teams & Benutzer ............................................................................ 42 Abbildung 44: Projektteam erstellen ........................................................................ 43 Abbildung 45: Benutzer für Projektteam auswählen ................................................... 43 Abbildung 46: Zuordnung Kriterien Export / Erfassung manuell ................................... 44 Abbildung 47: Meldung Berechtigungen für Zuordnung Kriterien ................................. 44 Abbildung 48: Zuordnung Kriterien Bewertungsteams ................................................ 45 Abbildung 49: Neue Generation erstellen ................................................................. 46 Abbildung 50: Anbieterselektion neue Generation ...................................................... 46 Abbildung 51: Übersicht Generationen ..................................................................... 47 Abbildung 52: Projekt schliessen ............................................................................. 47 Abbildung 53: Status Filter ..................................................................................... 47 Abbildung 54: Menü Ausschreibung ......................................................................... 48 Abbildung 55: Projekteigenschaften – Projekt ........................................................... 49 Abbildung 56: Projekteigenschaften – Einstellungen .................................................. 51 Abbildung 57: Projekteigenschaften - Ausschreibungsunterlagen ................................. 53 Abbildung 58: Dokumente hinzufügen 2 ................................................................... 53 Abbildung 59: Ausschreibungsunterlagen Ansicht Lieferanten ..................................... 54 Abbildung 60: Menü Ausschreibungs- & Anbieterdokumente ....................................... 54 Abbildung 61: Projekteigenschaften - Terminplan ...................................................... 55 Abbildung 62: Terminplan ...................................................................................... 55 Abbildung 63: Journal ............................................................................................ 56 Abbildung 64: Einheitliche Bewertungsskala ............................................................. 57 Abbildung 65: Punkte absolut - top-down ................................................................. 59 Abbildung 66: Punkte absolut - bottom-up ............................................................... 61 Abbildung 67: Templates ....................................................................................... 62 Abbildung 68: Template Fragenkatalog - Sheets ....................................................... 62 Abbildung 69: Template Fragenkatalog – Schreibschutz aufheben ............................... 62 Abbildung 70: Template Fragenkatalog – Schreibschutz aktivieren .............................. 63 Abbildung 71: Template Fragenkatalog – Schreibschutz aufheben ............................... 63 7 von 144
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Abbildung 72: Template Fragenkatalog – Anleitung ................................................... 64 Abbildung 73: Template Fragenkatalog – Firmendaten ............................................... 64 Abbildung 74: Template Fragenkatalog – Questions.................................................. 65 Abbildung 75: Begrenzung Excel Zelle ..................................................................... 65 Abbildung 76: Template Fragenkatalog – Spalten ausblenden ..................................... 66 Abbildung 77: Template Fragenkatalog – Zellen sperren ............................................ 67 Abbildung 78: Template Fragenkatalog – Zellen entsperren ........................................ 67 Abbildung 79: Template Fragenkatalog – Struktur ..................................................... 68 Abbildung 80: Anwendertyp.................................................................................... 69 Abbildung 81: Anwendertyp Basic ........................................................................... 70 Abbildung 82: Anwendertyp DA-Pro ......................................................................... 71 Abbildung 83: Vorschau Fragenkatalog .................................................................... 74 Abbildung 84: Summenknoten ................................................................................ 75 Abbildung 85: Aufbau Wertetypen ........................................................................... 77 Abbildung 86: Checkbox "nicht auswerten" ............................................................... 89 Abbildung 87: Checkbox "korrigierbar"..................................................................... 90 Abbildung 88: Checkbox "Inklusive" ........................................................................ 91 Abbildung 89: Wertetypen erfüllt / nicht erfüllt ......................................................... 92 Abbildung 90: Normalisierung ................................................................................. 93 Abbildung 91: Normalisierung - Linear ..................................................................... 94 Abbildung 92: Normalisierung - Formel .................................................................... 94 Abbildung 93: Bewertungsbaum - Dokumentupload pro Kriterium ............................... 95 Abbildung 94: Übersicht - Dokumentupload pro Kriterium .......................................... 96 Abbildung 95: Wertelisten wiederverwenden ............................................................. 98 Abbildung 96: Wertelisten bearbeiten ...................................................................... 98 Abbildung 97: Wertelisten für Kriterium verwenden ................................................... 98 Abbildung 98: Bewertungsbäume Vorlagen ............................................................... 99 Abbildung 99: Upload Bewertungsbaum Vorlage Basic ............................................... 99 Abbildung 100: Upload Bewertungsbaum DA Pro ....................................................... 99 Abbildung 101: Upload Bewertungsbaum Excel wählen .............................................100 Abbildung 102: Spalten zum Erfassen von Wertetypen einblenden .............................103 Abbildung 103: Beispiel Upload ..............................................................................104 Abbildung 104: Beispiel Import Projekt ...................................................................104 Abbildung 105: Register "Kriterien", Basic ...............................................................105 Abbildung 106: Flags - Register "Kriterien", DA-Pro ..................................................105 Abbildung 107: Flags - Register "Übersicht", Basic & DA-Pro ......................................106 Abbildung 108: Logischer Ausdruck hinterlegen .......................................................107 Abbildung 109: Gewichtung - Register "Kriterien", Basic ...........................................108 Abbildung 110: Gewichtung - Register "Kriterien", DA-Pro .........................................108 Abbildung 111: Gewichtung - Register "Übersicht", Basic & DA-Pro ............................109 8 von 144
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Abbildung 112: Paarvergleich 1..............................................................................110 Abbildung 113: Paarvergleich 2 ..............................................................................110 Abbildung 114: Interne Bemerkungen ....................................................................111 Abbildung 115: Übersicht Bewertungsbaum .............................................................111 Abbildung 116: Papierkorb ....................................................................................112 Abbildung 117: Papierkorb - Kriterien wiederherstellen .............................................112 Abbildung 118: Anbieter .......................................................................................113 Abbildung 119: Übersicht Anbieter .........................................................................113 Abbildung 120: Anbieter manuell erfassen ...............................................................113 Abbildung 121: Farbzuweisung Anbieter 2 ...............................................................114 Abbildung 122: Anbieter aus Firmendaten automatisch anlegen .................................115 Abbildung 123: Export Fragenkatalog 1 ..................................................................116 Abbildung 124: Export Fragenkatalog 2 ..................................................................116 Abbildung 125: Menü Antworten ............................................................................117 Abbildung 126: Import Fragenkatalog - Anbieter automatisch anlegen ........................117 Abbildung 127: Generationenübergreifender Import .................................................118 Abbildung 128: Erfassung manuell durch "PL" 1 .......................................................119 Abbildung 129: Erfassung manuell durch "PL" 2 .......................................................119 Abbildung 130: Erfassung manuell durch "PL" 3 .......................................................120 Abbildung 131: Antworten Report ..........................................................................121 Abbildung 132: Antworten Report mit Anhängen ......................................................121 Abbildung 133: Frageforum ...................................................................................122 Abbildung 134: Frageforum – Frage bearbeiten........................................................122 Abbildung 135: Menü Bewertung ............................................................................123 Abbildung 136: Korrektur manuell – Anbieter wählen ...............................................123 Abbildung 137: Korrektur manuell – Kriterien wählen ...............................................123 Abbildung 138: Korrektur manuell – neuer Wert eintragen ........................................124 Abbildung 139: Angebote bewerten – Anbieter wählen ..............................................124 Abbildung 140: Angebote bewerten ........................................................................125 Abbildung 141: Menü Konsolidierung ......................................................................126 Abbildung 142: Angebote konsolidieren – Anbieter wählen ........................................126 Abbildung 143: Angebote konsolidieren – Kriterien auswählen ...................................126 Abbildung 144: Angebote konsolidieren ..................................................................127 Abbildung 145: Statusstikfilter ...............................................................................128 Abbildung 146: Menü Auswertung ..........................................................................130 Abbildung 147: Menü Auswertung - Flags ................................................................130 Abbildung 148: Menü Auswertung - Tabelle .............................................................131 Abbildung 149: Menü Auswertung – Kurztabelle .......................................................132 Abbildung 150: Menü Auswertung – Balkendiagramm ...............................................132 Abbildung 151: Menü Auswertung - Grafiken speichern .............................................132 9 von 144
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Abbildung 152: Menü Auswertung - Nutzwertanalyse ................................................134 Abbildung 153: Menü Auswertung - Stärken nach Kriterien .......................................135 Abbildung 154: Menü Auswertung - Stärken nach Anbieter ........................................136 Abbildung 155: Menü Auswertung - Stärken-Schwächenprofil Datenbeschriftungen ......136 Abbildung 156: Menü Auswertung - Netzgrafik .........................................................139 Abbildung 157: Zusage / Absage ............................................................................140 Abbildung 158: Gesamtreporting - Bewertung .........................................................140 Abbildung 159: Gesamtreporting - Gegenüberstellung Generationen ..........................141 Abbildung 160: Gesamtreporting - Preise bereinigt ...................................................141 Abbildung 161: Abteilungsdokumente .....................................................................142 Abbildung 162: Beispiel 2 Formulare .......................................................................144 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Bildschirmauflösung / Browserkompatibilität .............................................. 14 Tabelle 2: Symbole................................................................................................ 14 Tabelle 3: Untermenüs ........................................................................................... 17 Tabelle 4: Projektmenü .......................................................................................... 17 Tabelle 5: Buttons ................................................................................................. 18 Tabelle 6: Felder Neues Projekt ............................................................................... 22 Tabelle 7: Suchfilter bestehende Projekte ................................................................. 25 Tabelle 8: Spalten Projektübersicht ......................................................................... 26 Tabelle 9: Export Projekte ...................................................................................... 27 Tabelle 10: Projektstatus ....................................................................................... 33 Tabelle 11: Benachrichtigungen pro Phase ............................................................... 36 Tabelle 12: Variablen ............................................................................................. 39 Tabelle 13: Teams & Benutzer ................................................................................ 42 Tabelle 14: Felder Projekteigenschaften - Projekt ...................................................... 50 Tabelle 15: Felder Projekteigenschaften - Einstellungen ............................................. 52 Tabelle 16: Journal ................................................................................................ 56 Tabelle 17: Felder Bewertungsskala ......................................................................... 58 Tabelle 18: Felder Punkte absolut – top-down ........................................................... 60 Tabelle 19: Felder Punkte absolut – bottom-up ......................................................... 61 Tabelle 20: Template Fragenkatalog- Variablen ......................................................... 66 Tabelle 21: Legende zu Abbildung 74....................................................................... 70 Tabelle 22: Legende zu Abbildung 75....................................................................... 71 Tabelle 23: Bewertungsbaum Werkzeuge ................................................................. 74 Tabelle 24: Übersicht Summenknoten ...................................................................... 75 Tabelle 25: Felder Summenknoten .......................................................................... 76 Tabelle 26: Wertetypen .......................................................................................... 77 Tabelle 27: Wertetyp Text ...................................................................................... 78
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Tabelle 28: Wertetyp Checkbox/- ............................................................................ 79 Tabelle 29: Wertetyp Liste/- ................................................................................... 80 Tabelle 30: Wertetyp Zahl/- ................................................................................... 81 Tabelle 31: Wertetyp Geld/- ................................................................................... 82 Tabelle 32: Wertetyp Text/Checkbox ....................................................................... 83 Tabelle 33: Wertetyp Text/Liste .............................................................................. 84 Tabelle 34: Wertetyp Text/Zahl............................................................................... 85 Tabelle 35: Wertetyp Liste/Zahl .............................................................................. 86 Tabelle 36: Wertetyp Liste/Liste .............................................................................. 87 Tabelle 37: Wertetyp Zahl/Liste .............................................................................. 88 Tabelle 38: Normalisierung ..................................................................................... 93 Tabelle 39: Sonderzeichen im Excel Export ............................................................... 97 Tabelle 40: Excel-Vorlage ......................................................................................102 Tabelle 41: Variablen für Flags ...............................................................................107 Tabelle 42: Logische Ausdrücke für Flags ................................................................107 Tabelle 43: Anbieter manuell erfassen ....................................................................114 Tabelle 44: Felder Konsolidierung ...........................................................................128 Tabelle 45: Felder Bewertung ................................................................................133 Tabelle 46: Beispiel Stärken-/Schwächenprofil .........................................................138 Tabelle 47: Verfügbare Variablen für Formulare .......................................................143
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1. DecisionAdvisor
Der DecisionAdvisor ist eine elektronische Entscheidungshilfe für Beschaffungsvorhaben. Er unterstützt den Einkauf und das Management bei der Beurteilung und Auswahl von Entscheidungsvarianten und Handlungsalternativen. Die Anwendungsbereiche des DecisionAdvisor sind sehr vielfältig und hängen in erster Linie nicht von den Kosten sondern von der Projektvielfalt und Komplexität ab. Die DecisionAdvisor-Lösung unterstützt den gesamten Ausschreibungsprozess von der Definition eines RFI (oder RFQ, RFP) mit Bewertungsbaum und Fragenkatalog bis hin zur Auswertung aller Angebote. Die Lösung unterstützt insbesondere:
Das Erstellen von elektronischen Ausschreibungsunterlagen (Fragenkatalog)
Die Definition des Bewertungsbaums sowie der Gewichtungen
Die Erfassung der Angebote (inkl. Export/Import von Daten)
Die Bewertung der Angebote (verschiedene Bewertungsteams)
Das Konsolidieren der Bewertungen
Die Auswertung der Angebote (Ranglisten, Kosten-Nutzen-Analyse, etc.)
Die Archivierung der Projekte
Der DecisionAdvisor wird eingesetzt bei:
Beschaffungsprojekten
Investitionsentscheiden
Produktportfolio Definitionen
Projektbewertungen und –Priorisierungen
Insourcing/Outsourcing Entscheiden
Unternehmensvergleichen
Abwägung von politischen und ökologischen Einflüssen
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1.1 Beschaffungsprozess mit DecisionAdvisor
Der Beschaffungsprozess im DecisionAdvisor kann "Online" wie folgt abgewickelt werden:
Abbildung 1: Prozess Online
Der Beschaffungsprozess im DecisionAdvisor kann via "Excel" wie folgt abgewickelt werden:
Abbildung 2: Prozess Excel
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2. Technische Informationen
Bildschirmauflösung (empfohlen)
1024x768
Browserkompatibilität
Microsoft Internet Explorer ab Version 7.0
Tabelle 1: Bildschirmauflösung / Browserkompatibilität
Treten Anzeigefehler auf, sollte der Browserverlauf gelöscht werden.
3. Symbole
Abbrechen Abmelden-Button Änderungen nicht speichern Aktualisieren Auswahlfunktion (alle oder leere Auswahl) Daten/Projekt importieren oder exportieren Editieren Export in Excel oder PDF Fehlermeldung im Bewertungsbaum Flag rot, gelb, grün Generationsanzeige Hilfe Home-Button Info-Button Informationsfeld Kriterien (Mouseover) Kalenderansicht um ein Datum auszuwählen Löschen *
Mussfeld Navigation Neu Papierkorb-> Element löschen oder zurückholen Speichern Sortieren Stufe öffnen oder schliessen Bearbeitungsmaske verlassen Vorschau von Dokumenten (z. B. Fragekatalog) Weiter und Zurück Tabelle 2: Symbole
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4. Einstieg in den DecisionAdvisor
4.1 Login
Das Login geschieht entweder über einen Link auf eine ASP Lösung (SaaS) oder einen Link auf eine Inhouse Installation. Die Einstiegsmaske gestaltet sich in beiden Fällen identisch:
Abbildung 3: Einstiegsmaske
Auf der Einstiegsmaske ist für den User ersichtlich, welche Version des DecisionAdvisor dieser nutzt.
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5. Bildschirm- und Menüstruktur
Die Menüs im DecisionAdvisor sind wie folgt gegliedert:
Abbildung 4: Startseite
Legende 1.
Hauptmenü (vgl. Kapitel 5.1)
2.
Projektmenü (vgl. Kapitel 5.2)
3.
Buttons (Home, Hilfe, Abmelden, vgl. Kapitel 5.3)
4.
Tipps & Tricks (vgl. Kapitel 5.4)
5.
Fortschrittskontrolle (vgl. Kapitel 5.5)
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5.1 Hauptmenü
Das Hauptmenü befindet sich in der Sidebar am linken Bildschirmrand und ist via Mausklick auf den blauen Balken aus- und einblendbar:
Abbildung 5: Hauptmenü
Folgende Untermenüs sind vorhanden:
PROJEKT
Neue Vorlage oder Projekte erfassen, bestehende Projekte verwalten, Projekte importieren, Ansicht der zuletzt geöffneten Projekte
ADMINISTRATION
Grundeinstellungen, Administration, Art der Bearbeitung wählen Tabelle 3: Untermenüs
5.2 Projektmenü
Das Projektmenü setzt sich wie folgt zusammen:
Abbildung 6: Projektmenü
PROJEKTDETAILS
Projektstatus, Ausschreibungs& Berechtigungen, Neue Generation erstellen
Anbieterdokumente,
AUSSCHREIBUNG
Projekteigenschaften (Projekteinstellungen inkl. Projektjournal), Bewertungsbaum erstellen, Anbieter erfassen, Fragenkatalog exportieren
ANTWORTEN
Fragekatalog importieren, Anbieter erfassen, manuelle Erfassung, Frageforum
BEWERTUNG
Bewertung, Reporten
KONSOLIDIERUNG
Konsolidierung, Reporten
AUSWERTUNG
Diverse Grafiken, Flags ausweisen, Reportings Tabelle 4: Projektmenü
Weitere Details zu den einzelnen Projektmenüs siehe ab Kapitel 8 auf Seite 32.
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5.3 Buttons
Es sind drei Buttons am oberen rechten Rand im DecisionAdvisor platziert:
Abbildung 7: Buttons
HOME
Mit Klick auf dieses Symbol gelangen sie auf die Startseite des DecisionAdvisors. Klicken Sie auf dieses Symbol während Sie noch ein Projekt geöffnet haben, wir Ihnen die Fortschrittskontrolle (vgl. Kapitel 5.5) angezeigt.
HILFE
Hier werden firmen- sowie produktspezifische Informationen, Dokumente, Benutzeranleitungen und Links angezeigt. (vgl. Kapitel 5.3.1 bis 5.3.3)
LOGOUT
Mittels „Logout“ verlassen Sie die Applikation.
Tabelle 5: Buttons
5.3.1 Untermenü „Info“ bei „Hilfe“ Hier werden Informationen zum DecisionAdvisor wie Hersteller oder Version angezeigt. Wird auf dieses Untermenü geklickt, so öffnet sich ein Pop-up mit folgendem Inhalt:
Abbildung 8: Infobox
Diese Info-Box kann ebenfalls auf der Startseite des DecisionAdvisor angezeigt werden. Im Hauptmenü ADMINISTRATION unter ABTEILUNGEN kann diese Funktion ein- oder aus geschalten werden (für User mit erweiterten Berechtigungen, vgl. „Anwenderhandbuch für Departmentadministratoren“).
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5.3.2 Untermenü „Support“ bei „Hilfe“ Hier werden Ansprechpersonen der Applikation in einem Pop-up angezeigt:
Abbildung 9: Support
Gepflegt werden diese Daten im Hauptmenü ADMINISTRATION unter ABTEILUNGEN (für User mit erweiterten Berechtigungen, vgl. „Anwenderhandbuch für Departmentadministratoren“).
5.3.3 Untermenü „Dokumente & Links“ bei „Hilfe“ Hier werden für den User downloadbare Dokumente hinterlegt:
Abbildung 10: Dokumente & Links
Beim Klick auf das unterstrichene Wort öffnet sich das Dokument oder der Link. Gepflegt werden diese Daten im Hauptmenü ADMINISTRATION unter ABTEILUNGEN (für User mit erweiterten Berechtigungen, vgl. „Anwenderhandbuch für Departmentadministratoren“).
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5.4 Tipps & Tricks
Toolspezifische Tipps & Tricks werden im DecisionAdvisor rechts in der SIDEBAR angezeigt. Die rechte Sidebar ist via Mausklick auf den blauen Balken auf- und zu klappbar. In der Bewertungsphase soll das Fenster „Tipps & Tricks“ z.B. eine Hilfestellung resp. Anleitung für die Bewerter sein.
Abbildung 11: Tipps & Tricks
Der Inhalt der „Tipps & Tricks“ wird Installationsspezifisch hinterlegt und ist ausschliesslich von Usern mit Administratorenrechten veränderbar.
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5.5 Fortschrittskontrolle
Die Fortschrittskontrolle wird auf der Einstiegsseite des DecisionAdvisors angezeigt oder wenn beim Bearbeiten eines Projekts auf das Symbol geklickt wird. Sie dient zur Kontrolle des Projektfortschritts:
1. . 2. .
3. .
4. .
5. .
Abbildung 12: Fortschrittskontrolle
Mittels Symbol wird dem/der Projektleiter/in angezeigt, wenn jemand (gemäss den Berechtigungen) am Angebote bewerten resp. konsolidieren ist. Diese Anzeige kann hilfreich sein bei der Änderung des Projektstatus o.ä. Damit wird verhindert, dass z.B. beim Status umstellen die Bewertungen verloren gehen. Legende 1.
ANTWORTEN – TEAMS Zeigt an, wie viel % der User mit dem Recht „Antworten“ erledigt hat
2.
ANTWORTEN – ANBIETER Zeit an, wie viel % der Fragen vom Anbieter beantwortet wurden
3.
BEWERTUNG – BEWERTER Zeigt in % an, wie viel der User mit dem Recht „Bewertung“ erledigt hat.
4.
BEWERTUNG – ANBIETER Zeit an, wie viel % der Fragen eines Anbieters bewertet wurden.
5.
KONSOLIDIERTE - ANBIETER Zeigt in % an wie viel von den Antworten resp. Bewertungen konsolidiert wurden. 21 von 144
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6. Hauptmenü „Projekt“
In Hauptmenü (Sidebar) können im Untermenü PROJEKT neue Projekte und Vorlagen erfasst, bestehende verwaltet und Projekte/Vorlagen aus „fremden“ Installationen importiert werden. Zudem werden die zuletzt bearbeiteten Projekte angezeigt.
Zuletzt bearbeitete Projekte
Abbildung 13: Zuletzt bearbeitete Projekte
6.1 Neues Projekt
Hier können neue Projekte oder Vorlagen angelegt werden. Klicken Sie hierfür auf NEUES PROJEKT. Dann erscheint folgende Maske:
Abbildung 14: Neues Projekt
PROJEKTTYP
Entscheiden Sie sich ob Sie ein Projekt oder eine Vorlage erstellen möchten.
INHALT
Hier können Sie ein bestehendes Projekt kopieren (KOPIE VON:… vgl. Kapitel 6.1.2) oder eine Vorlage verwenden (BASIEREND AUF:… vgl. Kapitel 6.1.3). Per Default ist hier „Leeres Projekt“ eingegeben.
PROJEKTNAME
Hier geben Sie den Namen der Ausschreibung ein. Dieser Name wird auf den Ausschreibungsunterlagen für den Anbieter und oberhalb des Projektmenüs im DecisionAdvisor ersichtlich sein.
ART DER EINGABE
Hier kann gewählt werden, ob der Anbieter sein Angebot anhand eines Fragekataloges im Excel oder direkt im System mit eigenem Login für die Anbieter eingeben soll. Tabelle 6: Felder Neues Projekt
Klicken Sie dann auf um das Projekt anzulegen. Anschließend wird Ihnen die Maske PROJEKTEIGENSCHAFTEN (vgl. Kapitel 8.2.1) angezeigt.
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6.1.1 Projektvorlage erstellen Vorlagen können analog Projekte erstellt werden. Anstatt PROJEKT wird VORLAGE gewählt. Ansonsten ist das Vorgehen identisch mit dem Erstellen eines Projektes.
Abbildung 15: Projektvorlage erstellen
Inhalt von Vorlagen sind Bewertungsbäume inkl. Gewichtung und Flags, Teams sowie ggf. Anbieter.
6.1.2 Projektvorlage verwenden Bestehende Vorlagen können verwendet und bearbeitet werden. Sie werden bei einem neuen Projekt wie folgt angezogen (BASIEREND AUF = Vorlagen):
Abbildung 16: Projektvorlage verwenden
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6.1.3 Kopieren von Projekten Projekte können auch kopiert werden (KOPIE VON = Kopie eines bestehenden Projektes). Kopiert man Projekte werden nicht nur die Bewertungsbäume, Teams und Anbieter kopiert sondern auch ggf. Antworten, Bewertungen und Konsolidierungen.
Abbildung 17: Projekte kopieren
Bei MEHRSTUFIGEN VERFAHREN kann anstatt einer Projektkopie eine neue Generation (vgl. Kapitel 8.1.5) erstellt werden.
6.2 Bestehende Projekte
Im Hauptmenü BESTEHENDE PROJEKTE werden die laufenden und abgeschlossenen Projekte sowie Vorlagen aufgeführt.
Abbildung 18: Bestehende Projekte
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6.2.1 Suchfilter
Abbildung 19: Suchfilter bestehende Projekte
VOLLTEXTSUCHE
Volltextsuche über alle Projekte und Vorlagen. Es kann nach einem Projekt oder einer Vorlage gesucht werden.
PROJEKTTYP
VERFAHRENSART
Der Inhalt dieses Drop Down kann kundenspezifisch hinterlegt werden (nur für User mit Departmentadministratorenrechte). Als Default Wert sind folgende Inhalte vorhanden:
Offenes Verfahren Selektives Verfahren Einladungsverfahren
Der Inhalt dieses Drop Down kann pro Abteilung resp. kundenspezifisch hinterlegt werden (nur für User mit Departmentadministratorenrechte). Als Default Wert sind folgende Inhalte vorhanden: AUFTRAGSART
Lieferung Dienstleistung Bauleistung
Wettbewerb
Es kann nach WTO-Projekte Projekteigenschaften gefiltert werden.
gemäss
den
WTO
Wählen Sie hier, ob Sie sich nur laufende Projekte oder bereits abgeschlossene Projekte anzeigen lassen möchten. STATUS
ERSTELLT NACH
Es werden alle Projekte angezeigt, die nach dem von Ihnen hier erfassten Datum erstellt wurden.
PROJEKT MANAGER
Hier können Sie wählen von welchem Projektleiter Sie sich die Projekte anzeigen lassen möchten. Tabelle 7: Suchfilter bestehende Projekte
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6.2.2 Projektübersicht
Abbildung 20: Projektübersicht
PROJEKTNAME
Diese Spalte entspricht PROJEKTEIGENSCHAFTEN.
dem
SUBMISSIONS-NR.
Diese Spalte entspricht PROJEKTEIGENSCHAFTEN.
WTO
Diese Spalte entspricht PROJEKTEIGENSCHAFTEN.
dem
Feld Feld
dem
PROJEKTNAME
SUBMISSIONS-NR. Feld
WTO
in in in
den den den
Diese Spalte entspricht dem Drop Down AUFTRAGSART in den PROJEKTEIGENSCHAFTEN. AUFTRAGSART
Der Inhalt dieses Drop Down kann pro Abteilung resp. kundenspezifisch hinterlegt werden (für User mit erweiterten Berechtigungen, vgl. „Anwenderhandbuch für Departmentadministratoren“). Diese Spalte entspricht dem Drop Down VERFAHRENSART. in den PROJEKTEIGENSCHAFTEN.
VERFAHRENSART
Der Inhalt dieses Drop Down kann pro Abteilung resp. kundenspezifisch hinterlegt werden (für User mit erweiterten Berechtigungen, vgl. „Anwenderhandbuch für Departmentadministratoren“).
PROJEKT MANAGER
Hier wird der User geführt, der das Projekt eröffnet hat.
ERSTELLT
Hier wird das Datum geführt, an welchem das Projekt oder die jeweilige Generation des Projekts erstellt wurde.
BEENDET
Hier wird das Datum geführt, an welchem das Projekt oder die jeweiligen Generation des Projekts beendet wurde. Hier wird angezeigt, in welcher Generation sich das Projekt befindet:
GENERATION
1.Generation: 2.Generation: Mittels klicken auf die entsprechende Zahl kann zwischen den Generationen gewechselt werden (vgl. Kapitel 8.1.5). Klickt man auf dieses Symbol PROJEKTEIGENSCHAFTEN.
gelangt
man
direkt
zu
den
Hier kann ein Projekt oder eine Generation gelöscht werden. Es wird nur die Generation gelöscht, welche orange markiert ist. Hier kann das ganze Projekt exportiert werden (vgl. Kapitel 6.2.3). Tabelle 8: Spalten Projektübersicht
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6.2.3 Export Projekt Mittels dem Symbol im Hauptmenü BESTEHENDE PROJEKTE (PROJEKTÜBERSICHT) kann das gesamte Projekt exportiert werden, sodass es auch wieder importiert werden kann. D.h. es besteht die Möglichkeit, einzelne Projekte so zu archivieren, dass sie jederzeit im selben oder in einem „fremden“ DecisionAdvisor wieder eingespielt werden können.
Abbildung 21: Export Projekt
PROJEKT OHNE DOKUMENTE
ohne Dokumente
PROJEKT
mit Bewertungsbaum, Gewichtung, Flags Dokumente der Ausschreibenden Stelle
PROJEKT MIT ANGEBOTE
mit Bewertungsbaum, Angebotsdaten
PROJEKT MIT BEWERTUNGEN
mit Bewertungsbaum, Gewichtung, Flags, Angebotsdaten, Bewertungen und Konsolidierungen
PROJEKT MIT BEWERTUNGEN, ALLE
GENERATIONEN
PROJEKT MIT BEWERTUNGEN, ALLE
GENERATIONEN
EXPORTIEREN UND LÖSCHEN
Gewichtung,
mit Bewertungsbaum, Gewichtung, Angebotsdaten, Bewertungen Konsolidierungen, alle Generationen
und Flags,
Flags, und
mit Bewertungsbaum, Gewichtung, Flags, Angebotsdaten, Bewertungen und Konsolidierungen, alle Generationen und das gesamte Projekt wird nach dem Export mit allen Generationen gelöscht. Diese Funktion steht nur dem Projektmanager zur Verfügung. Tabelle 9: Export Projekte
Wenn Sie das ZIP-File vom Export zu einem späteren Zeitpunkt wieder importieren wollen, dürfen Sie es nie öffnen/entpacken.
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6.3 Import Projekt
Hier können gesamte Projekte importiert werden. Entweder (Vorversion) oder von einer anderen DecisionAdvisor Applikation.
von
einem
Backup
VORGEHEN BEIM IMPORT Wählen Sie (in der Sidebar) im Hauptmenü PROJEKT das Untermenü IMPORT PROJEKT. Es erscheint folgende Maske:
Abbildung 22: Vorgehen Import 1
Suchen Sie mittels
nach dem zu importierenden Projekt auf Ihren Servern.
Wählen Sie das entsprechende Projekt aus und klicken Sie auf
Abbildung 23: Vorgehen Import 2
Klicken Sie dann auf
Abbildung 24: Vorgehen Import 3
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Nun erscheint eine Maske, in welcher Sie entscheiden, welche Daten aus dem exportieren Projekt in das neue einfließen sollen. Zudem müssen Sie hier die entsprechenden Benutzer für das Projekt zuordnen.
Abbildung 25: Vorgehen Import 4
Klicken Sie dann auf
In der folgenden Maske können Sie dem Projekt einen neuen PROJEKTNAMEN geben und auswählen, ob Sie ein Projekt oder eine Vorlage speichern möchten. Zudem können Sie hier erneut entscheiden ob Sie Dokumente aus dem zu importierenden Projekt mit importieren möchten:
Abbildung 26: Vorgehen Import 5
Klicken Sie dann
Sie gelangen zu einer Übersicht der Daten, die importiert werden. Klicken Sie dann auf wenn Sie einverstanden sind oder auf wenn Sie nochmals etwas ändern möchten.
Wenn Sie auf klicken, wird automatisch ein Projekt oder Vorlage erstellt und Sie gelangen auf die PROJEKTEIGENSCHAFTEN (vgl. Kapitel 8.2.1). Das Projekt ist somit erstellt und kann wie gewohnt bearbeitet werden.
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7. Hauptmenü „Administration“
Hier können persönliche Einstellungen pro Benutzer vorgenommen werden.
Abbildung 27: Persönliche Einstellungen 1
Mit erweiterten Benutzerrechten sind hier weitere „Anwenderhandbuch für Departmentadministratoren“).
Untermenüs
ersichtlich
(vgl.
7.1 Persönlich
Im Hauptmenü „Persönlich“ können diverse Einstellungen vorgenommen werden.
Abbildung 28: Persönliche Einstellungen 2
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Zusätzlich kann auf dieser Maske die „Art der Bearbeitung des Bewertungsbaums“ eingestellt werden:
Abbildung 29: Persönliche Einstellungen 3
Die Anwendertypen „DA Pro“ oder „Basic“ werden in Kapitel 8.2.2 erklärt.
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8. Projektmenüs
Die Projektmenüs Projektfortschritts.
dienen
zum
Erstellen
des
Projekts
und
Überprüfen
des
8.1 Projektdetails
Im Menü PROJEKTDEtAILS werden der Status und die Berechtigungen für das Projekt angelegt. Weiter kann eine Übersicht aller Ausschreibungs- & Anbieterdokumente eingesehen werden. Zudem kann in diesem Menü eine neue Generation erstellt werden und das Projekt kann abgeschlossen werden.
Abbildung 30: Projektdetails
8.1.1 Projektstatus Die Anzeige nach Farben des Projektstatus ist in das PROJEKTMENÜ integriert.
Abbildung 31: Anzeige Projektstatus
Der Projektstatus dient zur Einfrierung erfasster Daten innerhalb der Projektphasen sodass diese nicht mehr mutiert werden können. Zum Beispiel wird die Phase AUSSCHREIBUNG auf den Status BEENDET gesetzt, bevor der Fragekatalog exportiert wird, um zu verhindern, dass nach Versand des Katalogs Mutationen am Bewertungsbaum vorgenommen werden können. Im Projektstatus wird die Phase EXTERNER ZUGRIFF nur angezeigt, wenn das Recht „Externe Erfassung“ in den Berechtigungen einem Team zugeteilt wurde (vgl. Kapitel 8.1.3).
Abbildung 32: Externer Zugriff 32 von 144
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Abbildung 33: Projektstatus
Mittels Klick auf eine Phase werden die davorliegenden Phasen automatisch auf BEENDET gesetzt. Z.B. wenn auf die Phase EXTERNER ZUGRIFF geklickt wird, werden die Phasen AUSSCHREIBUNG und ANTWORTEN auf BEENDET gesetzt und die Phase EXTERNER ZUGRIFF auf IN BEARBEITUNG. Jeder Statuswechsel muss mit einem Klick auf den Button SPEICHERN abgeschlossen werden. PHASE
STATUS
VON
Bezeichnung der jeweiligen Phase Hier kann pro Phase der gewünschte Status verändert werden. Änderungen können nur vom Projektleiter oder deren berechtigter Personen vorgenommen werden. Farbe Grün: Phase ist beendet Farbe Gelb: Phase ist in Bearbeitung Farbe Grau: Phase ist noch unbearbeitet Wird hier ein Datum und eine Uhrzeit erfasst, so wird die Phase zum erfassten Zeitpunkt automatisch auf „in Bearbeitung“ gesetzt. Zu beachten: Wird der Terminplaner für die Phasensteuerung benutzt, so werden die Daten des Terminplaners in diese Felder übernommen. Änderungen sind nur im Terminplaner möglich. Wird hier ein Datum und eine Uhrzeit erfasst, so wird die Phase zum erfassten Zeitpunkt automatisch auf „Beendet“ gesetzt.
BIS
Zu beachten: Wird der Terminplaner für die Phasensteuerung benutzt, so werden die Daten des Terminplaners in diese Felder übernommen. Änderungen sind nur im Terminplaner möglich. Ausser bei den Phasen „Antworten“ und „Externer Zugriff“. Diese können manuell oder über das Feld „Eingabetermin“ in den Projekteigenschaften gesteuert werden.
BENACHRICHTIGUNGEN
Pro Phase können mehrere Benachrichtigungen erfasst werden, die zu einem definierten Zeitpunkt versendet werden.
MANUELLE BENACHRICHTIGUNGEN
Losgelöst von den Phasen können auch manuelle Benachrichtigungen definiert und sofort verschickt werden.
HISTORY BENACHRICHTIGUNGEN
Alle versendeten Benachrichtigungen werden historisiert. Tabelle 10: Projektstatus
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8.1.1.1
Benachrichtigungen
Im Rahmen der neuen Prozessunterstützung ist es möglich, diverse Benachrichtigungen pro Phase zu hinterlegen und automatisch oder manuell an gewisse Empfänger zu senden. Das Versenden von Benachrichtigungen kann über das ganze Projekt ein- bzw. ausgeschaltet werden. Dazu kann die Checkbox BENACHRICHTIGUNGEN AKTIVIEREN im Projektmenü AUSSCHREIBUNG unter PROJEKTEIGENSCHAFTEN im Register EINSTELLUNGEN verwendet werden. Ist diese aktiviert, so werden sämtliche, erfasste und einzeln aktivierten Benachrichtigungen zu ihrem definierten Versandzeitpunkt verschickt.
Abbildung 34: Einstellungen Benachrichtigungen aktivieren
Die Checkbox ist bei einem Projekt, welches importiert wurde, standardmässig deaktiviert. ACHTUNG: Wenn Benachrichtigungen im Projekt erfasst wurden, deren Versandzeitpunkt in der Vergangenheit liegt und danach die Checkbox aktiviert wird, so werden sämtliche, aktiven Benachrichtigungen mit Versandzeitpunkt in der Vergangenheit versendet.
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8.1.1.1.1
Benachrichtigungen pro Phase
Abbildung 35: Benachrichtigung pro Phase
Für jede Phase kann mittels Symbol geöffnet werden:
die Erfassungsmaske der Benachrichtigung
Abbildung 36: Erfassungsmaske der Benachrichtigungen
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SPEICHERN
Alle Änderungen werden gespeichert. Die Ansicht kehrt auf die Übersicht „Projektstatus“ zurück.
ABBRECHEN
Alle Änderungen seit dem letzten Speichern werden verworfen. Die Ansicht kehrt auf die Übersicht „Projektstatus“ zurück.
PROJEKTPHASE, DAUER
Zeigt den Namen sowie die im Feld „von“ und im Feld „bis“ erfassten Daten zu dieser Phase an.
AKTIVIERT
Ist diese Checkbox ausgewählt, so Benachrichtigung beim Erreichen Versandzeitpunktes verschickt.
wird die jeweilige des definierten
Phase: Bei der Auswahl des Versandzeitpunktes „Phase“, kann zwischen dem Start- bzw. dem Enddatum gewählt werden. Weiter kann die Uhrzeit sowie eine Verzögerung in KT (Kalendertage) oder AT (Arbeitstage) erfasst werden. ZEITPUNKT VERSAND
Manuell: Wird hier ein Datum und eine Uhrzeit erfasst, so wird die Benachrichtigung zum erfassten Zeitpunkt automatisch an die definierten Empfänger versendet. Sobald eine Benachrichtigung versendet wurde, wird diese in der History für Benachrichtigung aufgeführt (vgl. Kapitel 8.1.1.1.3)
VORLAGE
Der Inhalt dieses Drop Down kann pro kundenspezifisch hinterlegt werden (nur Departmentadministratorenrechte).
Abteilung resp. für User mit
BETREFF
Inhalt gemäss Hauptmenü ausgewählter Vorlage und anpassbar oder frei definierbar. Weiter kann der Text formatiert werden. Es können Variablen in den Text verbaut werden. Eine Liste der verfügbaren Variablen finden Sie im Kapitel 8.1.1.1.4.
TEXT
Inhalt gemäss Hauptmenü ausgewählter Vorlage und anpassbar oder frei definierbar. Weiter kann der Text formatiert werden. Es können Variablen in den Text verbaut werden. Eine Liste der verfügbaren Variablen finden Sie im Kapitel 8.1.1.1.4.
EMPFÄNGER
Hier können entweder bestehende Projektgruppen gewählt werden, oder manuell weitere Empfänger definiert werden.
ANHÄNGE
Es können mehrere Dokumente hochgeladen, angesehen und gelöscht werden. Diese Anhänge werden mit der Benachrichtigung an die Empfänger verschickt. Tabelle 11: Benachrichtigungen pro Phase
Sämtliche Felder (bis auf die Checkbox AKTIVIEREN) können von den MAIL VORLAGEN übernommen werden. Mailvorlagen könnten ausschliesslich von User mit erweiterten Berechtigungen erfasst und per Default für neueröffnete Projekte hinterlegt werden (vgl. „Anwenderhandbuch für Departmentadministratoren“).
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8.1.1.1.2
Manuelle Benachrichtigungen
Abbildung 37: Manuelle Benachrichtigungen
Über diese Tabelle können frei MANUELLE BENACHRICHTIGUNGEN definiert und sofort verschickt werden. Sobald eine manuelle Benachrichtigung versendet wurde, wird diese in der Tabelle HISTORY BENACHRICHTIGUNG geführt (vgl. Kapitel 8.1.1.1.3).
Mittels Symbol öffnen:
können Sie die Erfassungsmaske der manuellen Benachrichtigungen
Abbildung 38: Erfassungsmaske der manuellen Benachrichtigungen
Die Felder in dieser Maske sind identisch mit der Maske für Benachrichtigungen, welche pro Phase hinterlegt werden (vgl. Kapitel 8.1.1.1.1). Einzig der Button JETZT SENDEN ist in dieser Maske zusätzlich ersichtlich, damit die manuelle Benachrichtigung sofort verschickt werden kann. 37 von 144
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8.1.1.1.3
History Benachrichtigungen
Abbildung 39: History Benachrichtigungen
Alle versendeten Benachrichtigungen werden in dieser Tabelle mit dem Versandzeitpunkt, dem Betreff und den Empfängern historisiert.
8.1.1.1.4
Variablen für Benachrichtigungen
Folgende Variablen stehen beim Erfassen von Benachrichtigungen zur Verfügung:
AUSSCHREIBUNG ALLGEMEIN PROJEKTNAME
AUFTRAGSART
VERFAHRENSART
AUFTRAGSWERT
BUDGET
SUBMISSIONSNR
EINGABETERMIN*
BESCHREIBUNG
ABTEILUNG
PROJEKTLEITER
TERMINE AUSSCHREIBUNGSPHASEOEFFNEN*
AUSSCHREIBUNGSPHASESCHLIESSEN*
FRAGEFORUMOEFFNEN*
FRAGEFORUMSCHLIESSEN*
ANTWORTENPHASEOEFFNEN*
ANTWORTENPHASESCHLIESSEN*
EXTERNER ZUGRIFFOEFFNEN*
EXTERNER ZUGRIFFSCHLIESSEN*
BEWERTUNGSPHASEOEFFNEN*
BEWERTUNGSPHASESCHLIESSEN*
KONSOLIDIERUNGSPHASEOEFFNEN*
KONSOLIDERUNGSPHASESCHLIESSEN*
AUSWERTUNGOEFFNEN*
AUSWERTUNGSCHLIESSEN*
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ANBIETERDATEN ANBIETERNAME
ANBIETERKURZNAME
ANBIETERADRESSESTRASSE
ANBEITERADRESSEPLZ
ANBIETERADRESSEORT
ANBIETERGESELLSCHAFTSFORM
ANBIETERTELEFON
BEGRUENDUNGENTSCHEID
BIETERGEMEINSCHAFT
MEHRWERTSTEUER-NUMMER
NOTIZ ZUSAGE/ABSAG ANBIETER KONTAKTPERSON KONTAKTPERSONNAME
KONTAKTPERSONTELEFON
KONTAKTPERSONEMAIL Tabelle 12: Variablen
* Die markierten Variablen können als Datumsformate und/oder Zeitformate verwendet werden. Wird eine der Variablen als Datums- und/oder Zeitformat benötigt, muss man die entsprechende Variable in den Benachrichtigungen einmal oder doppelt einfügen und wie gewünscht mittels Doppelklick auf die Variable formatieren. Zum Beispiel kann der Eingabetermin als Variable doppelt eingefügt werden. Die erste Variable wird als Datumsformat (DD) angegeben und die zweite Variable als Zeitformat (TT)
Abbildung 40: Variablen mit Datums- & Zeitformat
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8.1.1.1.5
Steuerung der Antwort E-Mails
In der Sidebar kann unter dem Hauptmenü AMINISTRATION im Untermenü ABTEILUNG pro Mandant vom Departmentadministrator eine Empfängeradresse „reply to“ für die Benachrichtigungen erfasst werden. Beim Antworten auf eine Benachrichtigung werden die Antwort E-Mails an dieses Postfach zugestellt. ACHTUNG: Diese muss unbedingt vor benutzen der Benachrichtigungsfunktion erfasst werden, da ansonsten Rückmeldungen auf versendete Benachrichtigungen nicht ordnungsgemäss ankommen (für User mit erweiterten Berechtigungen, vgl. „Anwenderhandbuch für Departmentadministratoren“).
Abbildung 41: “Reply To“ Feld
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8.1.2 Ausschreibungs- & Anbieterdokumente In diesem Menü werden - sofern die ONLINE ERFASSUNG in den PROJEKTEIGENSCHAFTEN aktiviert ist - die Dokumente angezeigt, welche von der ausschreibenden Stelle für die Lieferanten zur Verfügung gestellt wurden. Weiter werden ebenfalls die Dokumente der Lieferanten, welche generell oder pro Frage im System hochgeladen wurden, angezeigt.
Abbildung 42: Ausschreibungs- & Anbieterdokumente
Pro Anbieter kann die Ansicht der jeweiligen Dokumente auf- oder zugeklappt werden, indem auf den Namen des gewünschten Anbieters geklickt wird. Siehe auch Kapitel 8.2.1.3 auf Seite 53.
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8.1.3 Berechtigungen In diesem Menü wird festgelegt, wer im vorliegenden Projekt welche Rechte hat. Es werden die Rollen der beteiligten Personen festgelegt.
8.1.4 Teams & Benutzer Der Projektleiter kann in diesem Menü Teams erstellen und Rechte und User zuteilen.
Abbildung 43: Teams & Benutzer
PROJEKTMANAGER
sämtliche Rechte, umstellen Projektstatus
AUSSCHREIBUNG
erfassen des Bewertungsbaums
ANTWORTEN
erfassen von Antworten, Export und Import Fragekatalog Excel
EXT. ERFASSUNG
erfassen von Antworten im Menü Antworten. Der Lieferant hat die Möglichkeit, die Fragen direkt im Tool zu beantworten. Logt sich ein Anbieter ein, kann er nur sich selbst auswählen.
KORREKTUR MANUELL
manuelle Korrektur von Preisen (vgl. Kapitel 8.4.1)
BEWERTUNG
bewerten der Aussagen der Anbieter
KONSOLIDIERUNG
Konsolidieren der Angebote
AUSWERTUNG
Ansicht des Menü „Auswertung“
ALLES ANSEHEN
Leserecht, kein Mutationsrecht Tabelle 13: Teams & Benutzer
WICHTIG: Wird beim Erstellen eines Projekts die Eingabeart ONLINE gewählt, ist das Projektteam für die Lieferanten bereits erstellt, mit dem Recht „EXT. ERFASSUNG“ berechtigt und kann aus Sicherheitsgründen nicht verändert werden. Eine weitere Zuteilung des Rechts „EXT. ERFASSUNG“ an andere Projektteams darf nicht vorgenommen werden. Insbesondere da ansonsten das FRAGEFORUM (vgl. Kapitel 8.3.5) nicht genutzt werden kann. 42 von 144
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Ein neues Projektteam wird folgendermaßen erstellt:
1.
D e p 4. a D rt e 2. e p D m a 3. e e rt D p n e e a Abbildung 44: Projektteam erstellen ts m p rt a e a e d n rt Legende m m ts e e in a m n is d e ts 1. anklicken um ein neues Team zu erstellen tr m n a in 2. demd Team einen Namen geben a (z.B. „Projektleiter“, „Evaluationsteam“, etc.) ts t is a orange eingefärbt ist m 3. anklicken sodass die betreffende Zeile o tr d in r a 4. anklicken um Benutzer hinzuzufügen m is e t in tr n o is a r r tr t e e a o c n t r h r o e t 6. e r n D c e r e h n e p t r c a 5. e h D rt c t e e h p m Abbildung 45: Benutzer für tProjektteam auswählen a e rt n e ts Legende m a e d n m 5. ein oder mehrere Benutzer selektieren ts in a is 6. d tr m a in t is o tr r a e t n o r r e e c n h r t e c 43 von 144 h t
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8.1.4.1
Zuordnung Kriterien Export / Erfassung manuell
Hier können den Teams mit dem Recht ANTWORTEN oder EXTERNE ERFASSUNG einzelne Bereiche des Bewertungsbaums zugeordnet werden. Die User, welche sich in diesem Team befinden, haben nur auf die mittels Checkbox aktivierten Bereiche des Bewertungsbaums Zugriff resp. können nur die aktivierten Bereiche exportieren/importieren sowie die „Erfassung manuell“ vornehmen.
Zuvor erfasste Teams
Abbildung 46: Zuordnung Kriterien Export / Erfassung manuell
ACHTUNG: Wird bei einem neuen Projekt in den PROJEKTEIGENSCHAFTEN die Eingabeart ONLINE gewählt, werden automatisch alle Bereiche des Bewertungsbaums der Gruppe LIEFERANTEN mit dem Recht EXTERNE ERFASSUNG zugeteilt. Sobald in der Phasensteuerung (vgl. Kapitel 8.1.1) die Phase EXTERNER ZUGRIFF auf in Bearbeitung gesetzt wird, erhält der User folgende Hinweismeldung:
Abbildung 47: Meldung Berechtigungen für Zuordnung Kriterien
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8.1.4.2
Zuordnung Kriterien Bewertungsteams
Hier können Sie Teams mit dem Recht BEWERTUNG einzelne Teile oder den gesamten Bewertungsbaums zuordnen. Die User in diesen Teams haben die Möglichkeit, die ihnen zugeteilten Bereiche des Bewertungsbaums zu bewerten.
Zuvor erfasste Teams
Abbildung 48: Zuordnung Kriterien Bewertungsteams
das Feld zeigt an, dass das oben aufgeführte Team das Recht „Bewertung“ nicht hat und somit kein Kriterium zugeteilt werden kann. Wenn nach der Bestimmung der Teams weitere Kriterien in den Bewertungsbaum implementiert werden, muss das neue Kriterium bei „Zuordnung Kriterien Export / Erfassung manuell“ und „Zuordnung Kriterien-Bewertungsteams“ aktiviert werden. Kriterien die keine Bewertung erfordern oder vom DecisionAdvisor automatisch bewertet werden (z.B. Kriterium Geld/-), können in dieser Maske keinem Bewertungsteam zugeordnet werden. Einzig das Kriterium Text kann als Information den Bewertern für die Evaluation zur Ansicht zugeteilt werden.
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8.1.5 Neue Generation Mit einer neuen Generation können Daten und Anbieter eingefroren und nur eine Auswahl an Anbieter mit Daten (Antworten, Bewertung, Konsolidierung) in eine weitere Generation übernommen werden. Diese Funktion wird häufig bei mehrstufigen Verfahren verwendet oder wenn Angebote bereinigt und zur Bewertung übernommen werden möchten. Eine neue Generation wird wie folgt erstellt:
sämtliche Projektphasen auf Status BEENDET setzten
Menü „Projektdetails – Neue Generation“ anwählen
Abbildung 49: Neue Generation erstellen
Auswählen ob die PROZESSSTEUERUNGSDATEN kopiert werden sollen und diejenigen Anbieter wählen, welche in eine weitere Generation mitgenommen werden sollen
Abbildung 50: Anbieterselektion neue Generation
Wählt der User bei den Prozessteuerungsdaten „ja“, werden sämtliche Daten (ausser der DropDowns der Zeile „Status“) übernommen. Wählt der User „nein“ werden alle Daten bis auf den Inhalt der Tabelle „History der Benachrichtigungen“ gelöscht bzw. zurückgesetzt.
auf
klicken, somit ist eine weitere Generation erstellt
Ab der zweiten Generation wird die Anzahl der Generationen im Projektnamen angezeigt, z.B. DecisionAdvisor Demo-Projekt (2).
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Ersichtlich ist das Projekt mit den Generationen wie folgt:
Abbildung 51: Übersicht Generationen
Eine erste Generation kann angesehen werden indem man auf die klickt. Mittels kann die Generation gelöscht werden, welche angewählt resp. orange hinterlegt ist. ACHTUNG: Löschen Sie eine Generation, bleibt die vorherige Generation des Projekts im Status BEENDET und muss in der Übersicht für BESTEHENDEN PROJEKTE mit dem Status „bEENDET wieder gesucht werden. Es ist möglich, den Fragekatalog der 1. Generation auch in der 2. Generation einzulesen, wenn der Bewertungsbaum nicht verändert wurde (vgl. Kapitel 8.3.2).
8.1.6 Projekt schließen In diesem Projektmenü können Sie jederzeit die Ansicht eines laufenden oder beendeten Projekts schliessen. Der Projektstatus wird beim Schliessen der Ansicht nicht verändert.
Abbildung 52: Projekt schliessen
Ist das Projekt abgeschlossen (alle Status sind auf BEENDET gesetzt), wird es in der Liste der BESTEHENDEN PROJEKTE (vgl. Kapitel 6.2) nicht mehr mit Status laufend angezeigt. Es kann im Feld STATUS nach beendet und laufenden Ausschreibungen gesucht werden.
Abbildung 53: Status Filter
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8.2 Ausschreibung
In diesem Menü können neue und bestehende Projekte sowie Vorlagen bearbeitet werden.
Abbildung 54: Menü Ausschreibung
Die Projektleitung verfügt innerhalb eines Projektes über umfassende Verwaltungs- und Zugriffsrechte:
Aufsetzen Projekt (Projekteigenschaften, Bewertungssystem, Kriterien usw.)
Führen des Status und Festlegung der Gewichtungen & Flags
Bestimmung von Usern aus dem „Pool“ und Zuteilung von Rollen
Erfassen der beteiligten Bewerber/Anbieter
Freigabe der verschiedenen Status (Ausschreibung, Antworten, Bewertung, Konsolidierung, Auswertung)
Versenden von Benachrichtigungen z. B. beim Start der Bewertungsphase
Erstellen von Reportings verschiedener Arten als Verhandlungsbasis
Archivierung, Historisierung
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8.2.1 Projekteigenschaften In den Projekteigenschaften werden projektspezifische Angaben hinterlegt. Grundsätzlich ist das Untermenü in folgende 5 Register aufgeteilt:
8.2.1.1
Register Projekt
Abbildung 55: Projekteigenschaften – Projekt
PROJEKTTYP
Hier wird angezeigt, ob es sich um eine Ausschreibung (Projekt) oder ein Vorlage handelt.
PROJEKTNAME
Name des Projekts, der auf dem Fragekatalog für den Anbieter angezeigt wird.
ART DER EINGABE
Hier kann gewählt werden, ob die Anbieter die Offerten via Excel oder Online (direkt im Tool) einreichen sollen.
LINK ZUM PROJEKT
Wird bei „Art der Eingabe“ „Online“ gewählt, wird vom System ein Link generiert und angezeigt. Dieser kann via copy/paste den Anbieter zugeschickt oder auf simap publiziert werden.
ART DER AUTHENTIFIZIERUNG FÜR DIE LIEFERANTEN
Hier kann zwischen „SMS“, „Mail“ und „Anbieter kann frei wählen“ gewählt werden. Dies legt fest, wie sich der Anbieter beim Registrieren authentifizieren muss.
BEWERTUNGSSKALA
Siehe Kapitel 8.2.1.6 auf Seite 57.
AUFTRAGSART
Hier kann eine Auftragsart gewählt werden.
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Der Inhalt dieses Drop Down kann pro Abteilung resp. kundenspezifisch hinterlegt werden (nur für User mit Departmentadministratorenrechte).Als Default Wert sind folgende Inhalte vorhanden:
Lieferung Dienstleistung Bauleistung Wettbewerb
AUFTRAGSWERT
Hier kann ein Auftragswert eingegeben werden.
(Zahlenformat)
BUDGET
Hier kann ein Budget in einer Zahlenform sowie als Text hinterlegt werden.
WTO
Via Radio Button kann gewählt werden, ob es sich um ein WTO-Projekt handelt. Hier kann eine Verfahrensart gewählt werden. Der Inhalt dieses Drop Down kann pro Abteilung resp. kundenspezifisch hinterlegt werden (nur für User mit Departmentadministratorenrechte).
VERFAHRENSART
Als Default Wert sind folgende Inhalte vorhanden:
Offenes Verfahren Selektives Verfahren Einladungsverfahren
SUBMISSIONSNUMMER
Projektnummer, welche manuell eingepflegt oder vom System generiert werden kann.
BESCHREIBUNG
Beschreibung des Projekts. Wird auf Fragekatalog für den Anbieter angezeigt.
dem
Hier kann der Eingabetermin für die Angebote eingegeben werden. Der Eingabetermin steuert automatisch die Phasen „Antworten“ und „externer Zugriff“. EINGABETERMIN
Wird dieser Zeitpunkt erreicht, werden die Phasen „Antworten“ und „Externe Erfassung“ automatisch auf „beendet“ gesetzt. Es können dann keine Angebote mehr eingereicht werden. (vgl. Kapitel 8.1.1)
EINGABETERMIN KOPIEREN
Ist diese Checkbox aktiviert, wird der Eingabetermin in die Phasensteuerung übernommen. (vgl. Kapitel 8.1.1)
ABTEILUNG
Hier wird per Default die Abteilung angezeigt, bei welcher der Benutzer angehängt ist.
AUFTRAGGEBER
Administrative Information Relevanz für Fragekatalog.
für
intern.
Keine
PROJEKTLEITER
Administrative Information Relevanz für Fragekatalog.
für
intern.
Keine
VERANTWORTLICHER TECHNISCH
Administrative Information Relevanz für Fragekatalog.
für
intern.
Keine
VERANTWORTLICHER ADMINISTRATIV
Administrative Information Relevanz für Fragekatalog.
für
intern.
Keine
Tabelle 14: Felder Projekteigenschaften - Projekt
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8.2.1.2
Register Einstellungen
Abbildung 56: Projekteigenschaften – Einstellungen
GEWICHT ANZEIGEN (DATENERFASSUNG)
Ist diese Checkbox aktiviert, wird auf dem Fragebogen für den Anbieter die Gewichtung (zu erreichende Punktzahl pro Kriterium und Summenknoten) ausgewiesen.
GEWICHT ANZEIGEN (BEWERTUNG)
Ist diese Checkbox aktiviert, wird dem Bewerter in der Bewertungsphase die Gewichtung (zu erreichende Punktzahl pro Kriterium und Summenknoten) angezeigt.
MANAGER BEWERTET NICHT ALLES
Ist diese Checkbox aktiviert, wird der Projektleiter, nicht automatisch als Bewerter im Menü KONSOLIDIERUNG geführt.
CHECKBOX ERFÜLLT/NICHT ERFÜLLT
Wenn diese Checkbox aktiviert ist werden die Wertetypen „Checkbox/-„ und „Text/Checkbox“ in der Auswertung als erfüllt und nicht erfüllt dargestellt
AUTOMATISCHE NUMMERIERUNG DER KRITERIEN
Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden alle Kriterien hierarchisch nummeriert (1./1.1/1.1.1).
DOKUMENT-UPLOAD DER LIEFERANTEN ERLAUBEN
Diese Funktion ermöglicht es das Einreichen von Dokumenten der Lieferanten zu aktivieren (pro Projekt). Voraussetzung: Wird nur angezeigt wenn gemäss der Abteilung das „Dokumenten Management“ aktiviert ist.
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Diese Funktion kann nur genutzt werden, wenn die Checkbox „Dokument-Upload der Lieferanten erlauben“ aktiviert ist. Hier wird nun DER DOKUMENTUPLOAD PRO KRITERIUM IM BEWERTUNGSBAUM gesteuert. Ist diese Funktion per Default aktiviert, ist der Dokumentupload im Bewertungsbaum bei allen neu erfassten Kriterien zugelassen und kann individuell wieder deaktiviert werden. DOKUMENT-UPLOAD DEFAULT
Ist diese Funktion per Default deaktiviert, ist der Dokumentupload im Bewertungsbaum bei allen neu erfassten Kriterien nicht zugelassen und kann individuell wieder aktiviert werden Siehe Kapitel 8.2.2.9 auf Seite 95 WICHTIG: Die Checkboxen „aktiviert“ und „deaktiviert“ greifen nicht, wenn im Bewertungsbaum Kriterien aus einer Vorlage hinzugefügt werden. Hier muss vorgängig die Vorlage entsprechend angepasst werden.
BENACHRICHTIGUNGEN
Siehe Kapitel 8.1.1.1 auf Seite 34
AKTIVIEREN
Hier kann festgelegt werden, welcher Abteilung die Ausschreibung zusätzlich zur Verfügung gestellt werden soll und das Projekt einsehen darf (nicht publizieren = Projekt steht nur den berechtigten Usern in diesem Projekt zur Verfügung; root = alle erfassten Abteilungen haben Zugriff auf dieses Projekt).
PUBLIZIEREN IN
Hier kann das System zur Gewichtung im Bewertungsbaum festgelegt werden. Zeilensumme VERGLEICHSMETHODE
Saaty (Paarvergleich) Saaty vereinfacht (Paarvergleich) Wird kein System gewählt, so wird automatisch ZEILENSUMME verwendet. Siehe Kapitel 8.2.2.17 auf Seite 110.
WÄHRUNG
Hier kann festgelegt werden in welcher Währung das Projekt durchgeführt werden soll. Wird keine Währung selektiert, wird in SFr. ausgeschrieben.
MEHRWERTSTEUERSÄTZE
Hier können MWSt.-Sätze hinterlegt werden, die dann auf Kriterien mit dem Wertetyp „Geld/-„ ausgewählt werden können.
TEMPLATES
Siehe Kapitel 8.2.1.7 auf Seite 62 Tabelle 15: Felder Projekteigenschaften - Einstellungen
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8.2.1.3
Register Ausschreibungsunterlagen
Hier kann die ausschreibende Stelle, resp. der Projektleiter, ausschreibungsrelevante Dokumente hochladen (z.B. Preisblatt, Pflichtenheft etc.).
Abbildung 57: Projekteigenschaften - Ausschreibungsunterlagen
Um ein neues Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf
und dann auf
.
Suchen Sie das entsprechende Dokument auf Ihrem Server und klicken Sie auf
.
Abbildung 58: Dokumente hinzufügen 2
Das Dokument ist nun eingefügt und kann benannt werden. Anschließend kann auf den Button geklickt werden. Sie können jedes bekannte Dateiformat hochladen. Mittels kann das hochgeladene Dokument angezeigt werden. Dem Lieferanten werden die Ausschreibungsunterlagen auf der Startseite und im Projektmenü ANTWORTEN angezeigt (Printscreens aus Sicht der Lieferanten):
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Abbildung 59: Ausschreibungsunterlagen Ansicht Lieferanten
Weiter können im Menü PROJEKTDETAILS unter AUSSCHREIBUNGS- & ANBIETERDOKUMENTE sämtliche Dokumente zur Ausschreibung (also auch die Anbieterdokumente) eingesehen werden. Diese Ansicht ist für den Projektmanager, die Bewerter und den jeweiligen Anbieter ersichtlich. (vgl. Kapitel 8.1.2)
Abbildung 60: Menü Ausschreibungs- & Anbieterdokumente
Mehr Informationen zu der ONLINE-ERFASSUNG für die Lieferanten unter Kapitel Fehler! erweisquelle konnte nicht gefunden werden. und 8.2.3.2.
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8.2.1.4
Register Terminplan
Dieses Register wird nur angezeigt, wenn gemäss der Abteilung die Phasensteuerung per Terminplan aktiviert ist. Die Vorlagen für den Terminplan werden mit den Kunden (für User mit erweiterten Berechtigungen, vgl. „Anwenderhandbuch für Departmentadministratoren“) der PBroker AG individuell erstellt und im System hinterlegt. Der Projektleiter, sprich die Terminplanvorlage auswählen.
ausschreibende
Stelle,
kann
eine
gewünschte
Abbildung 61: Projekteigenschaften - Terminplan
Via „Speichern“ gelangt der User auf die nächste Maske. Der User erhält eine Übersicht der Daten und Informationen zu den verschiedenen Terminen gemäss der Terminplanvorlage:
Abbildung 62: Terminplan
Der Terminplaner hat für die Steuerung der Phasen die Spalte PHASENSTEUERUNG erhalten. In dieser Spalte kann die Phase, welche mit dem Task geöffnet bzw. geschlossen werden soll, gewählt werden. Weiter kann die Uhrzeit, an dem das Öffnen oder Schliessen stattfinden soll, angegeben werden. Wird die Spalte genutzt, so werden die hier erfassten Daten automatisch in die Tabelle PROJEKTSTATUS übertragen. Hierbei ist der Terminplan führend. Detaillerläutung der einzelnen Felder im Terminplan finden Sie in der separaten Anleitung TERMINPLAN. 55 von 144
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8.2.1.5
Register Journal
In diesem Register wird in einer tabellarischen Darstellung dem User gezeigt, wann welche Phase geöffnet bzw. geschlossen wurde, sowie von welchem User die Manipulation in der Phasensteuerung vorgenommen wurde.
Abbildung 63: Journal
DATUM
Zeigt den Zeitpunkt der Phasenmanipulation an.
BENUTZER
Zeigt an, von welchem DecisionAdvisor User die Phasenmanipulation vorgenommen wurde. Zeigt den Status an, welchen die verschiedenen Phasen zum Zeitpunkt der Manipulation hatten. Die Zeilen werden identisch zum Projektstatus wie folgt eingefärbt:
PHASEN Gelb für „Phase geöffnet“ Grün für „Phase geschlossen“ Grau für „Phase zu eröffnen“. Tabelle 16: Journal
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8.2.1.6
Bewertungsskala
Im Menü Bewertungsskala (vgl. Kapitel 8.2.1.1) bestimmen Sie, wie die Anbieter Punkte bzw. Noten erhalten können. Zudem legen Sie die Taxonomie (Klassifikationsschema) fest. Bei der Bewertungsskala können Sie zwischen drei BEWERTUNGSMETHODEN wählen: Einheitliche Bewertungsskala Punkte absolut – top-down Punkte absolut – bottom-up Beim der top-down-Methode gehen wir von einer maximalen Punktzahl – über die ganze Ausschreibung gesehen – aus. Beim BOTTOM-UP wissen wir die Gesamtpunktzahl nicht. Die Gesamtpunktzahl errechnet sich automatisch aufgrund der einzeln vergebenen Punkte auf den Kriterien. Die EINHEITLICHE BEWERTUNGSSKALA eignet sich, wenn Sie in Noten, Prozent o.ä. arbeiten möchten.
8.2.1.6.1
Einheitliche Bewertungsskala
Das Resultat einer Ausschreibung mit dieser Bewertungsmethode ist DURCHSCHNITTSWERT zwischen den Werten der Felder „Minimal“ und „Maximal“. Einheit ist frei wählbar (z.B. „Note“).
ein Die
Abbildung 64: Einheitliche Bewertungsskala
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Der Wert für die schlechteste Leistung, welche im Bewertungsbaum gesetzt werden kann (z. B. 0).
MINIMAL
Beispiel: wird bei Wertetypen mit LISTE, ZAHL und GELD eingesetzt. Der Wert für die beste Leistung, welche im Bewertungsbaum gesetzt werden kann (z. B. 3).
MAXIMAL
Beispiel: wird bei Wertetypen mit LISTE, ZAHL und GELD eingesetzt. DEZIMALSTELLEN
Anzahl Dezimalstellen, die bei der Bewertung angezeigt werden.
DEZ. MITTELWERT
Anzahl Dezimalstellen beim Durchschnittswert der Bewertungen. Schrittgröße für Wertetypen mit ZAHL. Hier wird festgelegt wie groß die Schrittgröße für die Bewerter ist. Die Schrittgrösse kann zusätzlich auf dem gewünschten Kriterium im Bewertungsbaum erfasst werden (vgl. Kapitel 8.2.2.3.8).
SCHRITT
z.B.: Minimal = 0, Maximal = 10, Schritt = 2, dann hat der Bewerter folgende Zahlen bei der Bewertung zur Verfügung: 0, 2, 4, 6, 8, 10 Wenn beim Schritt 0.0 eingegeben wird hat der Bewerter die Möglichkeit, eine Zahl frei einzugeben z.B.: Minimal = 0, Maximal = 10, Schritt = 0.0, dann kann ein freier Wert zwischen 0-10 eingeben werden (z.B. 7.6) Hier wird festgelegt, in welcher Einheit das Resultat der Ausschreibung in der Auswertung ausgewiesen wird. Wird keine Einheit erfasst, wird das Resultat mit „Note“ angezeigt.
EINHEIT
Tabelle 17: Felder Bewertungsskala
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8.2.1.6.2
Punkte absolut – top-down
Bei dieser Bewertungsmethode wird eine maximal zu erreichende Punktzahl definiert, die dann anhand der GEWICHTUNG auf die einzelnen Kriterien und Summenknoten verteilt wird. Das Resultat einer Ausschreibung mit dieser Bewertungsmethode ist ein PUNKTESTAND.
Abbildung 65: Punkte absolut - top-down
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Höchste zu erreichende Punktzahl dieser Ausschreibung. Diese Punktezahl wird anhand der Gewichtung auf die einzelnen Kriterien verteilt.
PUNKTE MAXIMAL
Verhältniswert für die schlechteste Leistung, welche im Bewertungsbaum gesetzt werden kann.
MINIMAL
Beispiel: wird bei Wertetypen mit LISTE, ZAHL und GELD eingesetzt. Verhältniswert für die beste Leistung, welche im Bewertungsbaum gesetzt werden kann.
MAXIMAL
Beispiel: wird bei Wertetypen mit LISTE, ZAHL und GELD eingesetzt. DEZIMALSTELLEN
Anzahl Dezimalstellen die bei der Bewertung angezeigt werden.
DEZ. MITTELWERT
Anzahl Dezimalstellen beim Durchschnittswert der Bewertungen. Schrittgröße für Wertetypen mit ZAHL. Hier wird festgelegt wie groß die Schrittgröße für die Bewerter ist.
SCHRITT
z.B.: Minimal = 0, Maximal = 10, Schritt = 2, dann hat der Bewerter folgende Zahlen bei der Bewertung zur Verfügung: 0, 2, 4, 6, 8, 10 Wenn beim Schritt 0.0 eingegeben wird hat der Bewerter die Möglichkeit, eine Zahl frei einzugeben z.B.: Minimal = 0, Maximal = 10, Schritt = 0.0, dann kann ein freier Wert zwischen 0-10 eingeben werden (z.B. 7.6)
EINHEIT
Dieses Feld hat bei dieser Bewertungsmethode keine Bedeutung, da das Resultat immer in Punkten ausgewiesen wird. Tabelle 18: Felder Punkte absolut – top-down
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8.2.1.6.3
Punkte absolut – bottom-up
Bei dieser Bewertungsmethode wird pro Kriterium eine maximal zu erreichende Punktzahl erfasst, die dann addiert werden. Das Resultat einer Ausschreibung mit dieser Bewertungsmethode ist ein PUNKTESTAND.
Abbildung 66: Punkte absolut - bottom-up
DEZIMALSTELLEN
Anzahl Dezimalstellen die bei der Bewertung angezeigt werden.
DEZ. MITTELWERT
Anzahl Dezimalstellen beim Durchschnittswert der Bewertungen. Schrittgröße für Wertetypen mit ZAHL. Hier wird festgelegt wie groß die Schrittgröße für die Bewerter ist.
SCHRITT
z.B.: Minimal = 0, Maximal = 10, Schritt = 2, dann hat der Bewerter folgende Zahlen bei der Bewertung zur Verfügung: 0, 2, 4, 6, 8, 10 Wenn beim Schritt 0.0 eingegeben wird hat der Bewerter die Möglichkeit, eine Zahl frei einzugeben z.B.: Minimal = 0, Maximal = 10, Schritt = 0.0, dann kann ein freier Wert zwischen 0-10 eingeben werden (z.B. 7.6) Dieses Feld hat bei dieser Bewertungsmethode keine Bedeutung, da das Resultat immer in Punkten ausgewiesen wird.
EINHEIT
Tabelle 19: Felder Punkte absolut – bottom-up
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8.2.1.7
Templates
In diesem Menü unter PROJEKTEIGENSCHAFTEN im Register EINSTELLUNGEN (vgl Kapitel 8.2.1.2) kann ein TEMPLATE für den Fragekatalog und eine Vorlage für Formeln abgespeichert werden.
Abbildung 67: Templates
Mittels
kann das hochgeladene Dokument angezeigt werden.
TEMPLATES legen die Formatierung des Excel-Fragekatalog für den Anbieter fest. Das Template ist eine schreibgeschützte Excel Datei die pro Kunde angepasst werden kann. Grundsätzlich kann im Template Spaltenbreite, Zeilenhöhe, Schriftart, Schriftgrösse, Schriftfarbe, Rahmen und Füllung der Zellen sowie Kopf- und Fusszeile der Datei verändert werden. Das Template für den Fragekatalog besteht aus 5 Sheets: Abbildung 68: Template Fragenkatalog - Sheets
Es dürfen weitere Sheets hinzugefügt werden aber die bestehenden dürfen nicht unbenannt werden. Vor jeder Bearbeitung muss der Schreibschutz (ohne Passwort) auf dem entsprechenden Sheet aufgehoben werden:
Abbildung 69: Template Fragenkatalog – Schreibschutz aufheben
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Wenn das Template bearbeitet wurde, muss der Schreibschutz wieder aktiviert werden:
Abbildung 70: Template Fragenkatalog – Schreibschutz aktivieren
Wenn ZEILEN FORMATIEREN aktiviert ist, kann die Zeilenhöhe nach dem Export verändert werden.
8.2.1.7.1
Deckblatt
Im Sheet „Deckblatt“ können diverse Angaben (Projektname, Beschreibung, SubmissionsNr.) via Variable aus den Projekteigenschaften übernommen werden:
Abbildung 71: Template Fragenkatalog – Schreibschutz aufheben 63 von 144
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8.2.1.7.2
Anleitung
Im Sheet ANLEITUNG Fragenkataloges.
erhält
der
Anbieter
eine
Erklärung
zum
Ausfüllen
des
Abbildung 72: Template Fragenkatalog – Anleitung
8.2.1.7.3
Firmendaten
Im Sheet „FIRMENDATEN können die Angaben zum Anbieter ausgefüllt werden. Ist dieses Sheet vorhanden wird nach erfolgreichem Import automatisch der Anbieter erstellt. Wird dieses Sheet im Template nicht verwendet muss der Anbieter manuell erfasst werden.
Abbildung 73: Template Fragenkatalog – Firmendaten 64 von 144
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8.2.1.7.4
Questions
Im Sheet QUESTIONS kann eingestellt werden, wie die Fragen bezüglich Spaltenbreite, Zeilenhöhe, Schriftart, Schriftgrösse, Schriftfarbe, Rahmen (nur Antwort- und Bemerkungsfeld) aussehen. Zudem können das Antwort- und Bemerkungsfeld sowie die Beschreibung und die Kopf-/Fusszeile formatiert werden. Ausserdem kann hier die Seite eingerichtet (SEITE EINRICHTEN) werden wie bei einem gewöhnlichen Excel.
Abbildung 74: Template Fragenkatalog – Questions
Die gelb eingerahmten Felder sind hier formatierbar. BEISPIEL EXPORT FRAGEKATALOG
BEISPIEL STRUKTUR DECISIONADVISOR
Gibt der Anbieter seine Antwort ein, kann die Antwortzeile MAXIMAL 409.5 PUNKTE / 546 PIXEL hoch werden. D.h. wenn der Anbieter eine sehr lange Antwort gibt, kann diese möglicherweise abgeschnitten werden.
Abbildung 75: Begrenzung Excel Zelle
Wird dieses Sheet in der Seitenumbruchvorschau angezeigt, muss der gesamte Text auf EINER SEITE sein.
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8.2.1.7.5
Kopf-/Fusszeile
Kopf- und Fusszeilen können wie von Excel gewohnt bearbeitet werden. Für die KOPFZEILE stehen jedoch zusätzlich Variablen zur Verfügung, die eingefügt werden können:
VARIABLE
BESCHREIBUNG
MANDANT
Firmennamen gem. Administration, Abteilung
PROJECT
Projektname (Feld NAME) gem. Projekteigenschaften
MANAGER
Projektleiter; Person (Name und Emailadresse) die das Projekt erfasst hat
ALTERNATIVE
Firmenname der angeschrieben Lieferanten, funktioniert nur, wenn für einen Lieferanten exportiert wird.
DESCRIPTION
Beschreibung (Feld BESCHREIBUNG) gem. Projekteigenschaften
SUBMISSION_NUMBER
Submissions-Nr. Projekteigenschaften
ORDER_TYPE
Auftragsart (Feld AUFTRAGSART) gem. Projekteigenschaften
(Feld
SUBMISSIONS-NR.)
gem.
Tabelle 20: Template Fragenkatalog- Variablen
8.2.1.7.6
Spalten/Zeilen löschen
Es dürfen unter keinen Umständen Zeilen oder Spalten gelöscht werden. Wenn man z.B. die Bemerkungsspalte nicht im Fragekatalog haben möchte, muss diese mittels rechter Maustaste ausgeblendet werden.
Abbildung 76: Template Fragenkatalog – Spalten ausblenden
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8.2.1.7.7
Zellen schützen/freigeben
Es kann festgelegt werden, welche Zellen schreibgeschützt und welche bearbeitbar sind (in der Regel ist dies nicht nötig). Die Navigation zwischen den bearbeitbaren Zellen kann dann via Tabulator stattfinden. Um einzelne Zellen bearbeiten zu können, muss zuerst der Blattschutz aufgehoben sein. Dann markieren Sie die gesamte Tabelle Dann wählen Sie das Menü ZELLEN FORMATIEREN und aktivieren die Checkbox GESPERRT.
Abbildung 77: Template Fragenkatalog – Zellen sperren
Markieren Sie mittels Maustaste und CTRL die Zellen, die bearbeitbar sein sollen. Wählen Sie dann wiederum das Menü ZELLEN FORMATIEREN und deaktivieren Sie die Checkbox GESPERRT.
Abbildung 78: Template Fragenkatalog – Zellen entsperren
Bitte dann den Blattschutz wieder aktivieren und das Dokument speichern. 67 von 144
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8.2.1.7.8
Struktur
In diesem Sheet kann eingestellt werden, wie die Summenknoten und Kriterienüberschriften bezüglich Schriftart, Schriftgrösse, Schriftfarbe, Zeilenhöhe und Rahmen im Fragekatalog dargestellt werden sollen:
Abbildung 79: Template Fragenkatalog – Struktur
Die PBroker AG empfiehlt, dass das Template für den Kunden initial durch die PBroker AG erstellt wird.
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8.2.2 Bewertungsbaum Im Menü Bewertungsbaum wird der FRAGEKATALOG mit GEWICHTUNGEN und FLAGS erstellt. Es gibt zwei Arten den Bewertungsbaum zu bearbeiten:
Basic
DA Pro
Je nach Wunsch des Users kann die Bearbeitungsart im Hauptmenü ADMINISTRATION unter PERSÖNLICH eingestellt werden:
Abbildung 80: Anwendertyp
Der Aufbau des Bewertungsbaums ist bei beiden Anwendertypen gleich aufgebaut. Bei DAPro sind die Werkzeuge links aufgeführt. Bei Basic kann das Menü via rechten Mausklick geöffnet werden. Der Flow in Basic funktioniert auch im DA-Pro.
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BASIC Im Register KRITERIEN werden die Struktur sowie der Inhalt des Bewertungsbaums mit Gewichtung und Flags festgelegt. Beispiel BASIC:
1.
A
C
B
A
D A 2. 1.
3.
Abbildung 81: Anwendertyp Basic
Legende:
A
Werkzeuge /
B
Kriterien /
C
Wertelisten /
D
Vorlagen
1. BEWERTUNGSBAUM
Hier wird die Hierarchie des Bewertungsbaums dargestellt. Um ein bestehendes Kriterium/Summenknoten zu bearbeiten, muss dieses angeklickt werden sodass es orange hinterlegt ist.
2. BEDINGUNGEN
Hier können Flags gesetzt werden.
3. GEWICHTUNG
Hier können die Summenknoten und Kriterien gewichtet werden. Tabelle 21: Legende zu Abbildung 74
Wir empfehlen jeweils zuerst die Struktur mit den Kriterien zu erfassen und erst anschließend zu gewichten.
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DA-PRO Im Register KRITERIEN werden die Struktur sowie der Inhalt des Bewertungsbaums mit Gewichtung und Flags festgelegt. Beispiel DA-Pro: A A
1.
2. 1.
B
3.
C D A
Legende:
A
Werkzeuge /
Abbildung 82: Anwendertyp DA-Pro
B
Kriterien /
C
Wertelisten /
D
Vorlagen
1. BEWERTUNGSBAUM
Hier wird die Hierarchie des Bewertungsbaums dargestellt. Um ein bestehendes Kriterium/Summenknoten zu bearbeiten, muss dieses angeklickt werden sodass es orange hinterlegt ist.
2. BEDINGUNGEN
Hier können Flags gesetzt werden.
3. GEWICHTUNG
Hier können die Summenknoten und Kriterien gewichtet werden. Tabelle 22: Legende zu Abbildung 75
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8.2.2.1
Werkzeuge
Mit den hier zur Verfügung gestellten Werkzeugen, kann der Bewertungsbaum bearbeitet werden. Um ein Kriterium zu bearbeiten muss dieses angeklickt werden sodass es orange hinterlegt ist. Das Kriterium kann ausgeschnitten werden um beispielsweise in einen anderen Summenknoten mittels einzufügen.
AUSSCHNEIDEN
Das Kriterium kann kopiert werden um beispielsweise in einen anderen Summenknoten mittels einzufügen.
KOPIEREN
Mit der Funktion „Einfügen“ kann ein Kriterium, welches vorher ausgeschnitten oder kopiert worden ist – im gewünschten Summenknoten eingefügt werden.
EINFÜGEN
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Das Kriterium kann gelöscht werden.
LÖSCHEN
Das Kriterium kann innerhalb des Bewertungsbaums nach oben geschoben werden.
NACH OBEN
Das Kriterium kann innerhalb des Bewertungsbaums nach unten geschoben werden.
NACH UNTEN
Klickt man „Ebene nach oben“, wird das Kriterium oder der Summenknoten in eine höhere Ebene, immer am Ende der sich darin befindenden Kriterien/Summenknoten verschoben.
EBENE NACH OBEN
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Klickt man auf „Ebene nach unten“, wird das Kriterium oder der Summenknoten in eine tiefere Ebene, immer am Ende der sich darin befindenden Kriterien/Summenknoten verschoben.
EBENE NACH UNTEN
Mittels dieser Funktion kann ein Excel mit vorerfassten Summenknoten und Kriterien in den Bewertungsbaum importiert werden (vgl. Kapitel 8.2.2.13).
UPLOAD
Tabelle 23: Bewertungsbaum Werkzeuge
Klickt man auf das -Symbol (Vorschau Fragekatalog), wird der Fragenkatalog im Excel gemäß Template mit allen erfassten Kriterien angezeigt.
Abbildung 83: Vorschau Fragenkatalog
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8.2.2.2
Summenknoten
Der Summenknoten dient zur Kennzeichnung der Hierarchiestufe bzw. Ebene im Bewertungsbaum. Erreichte Punktzahlen/Prozentwerte werden automatisch pro Summenknoten summiert. Die Knoten fassen die Kriterien rechnerisch zusammen, welche in der Auswertung (Rangliste/Nutzwertanalyse) verglichen werden können. Symbol
Bezeichnung
Art der Antwort Anbieter
Art der Bewertung
Summenknoten
keine Antwort
keine Bewertung
Tabelle 24: Übersicht Summenknoten
Abbildung 84: Summenknoten
NAME
Dieses Feld entspricht der Überschrift auf dem Fragekatalog und ist für den Anbieter sichtbar.
KURZNAME
Dieses Feld entspricht der Überschrift im Bewertungsbaum und ist für den Anbieter nicht sichtbar.
BESCHREIBUNG
Dieses Feld entspricht der Beschreibung unterhalb der Überschrift auf dem Fragekatalog und ist für den Anbieter sichtbar. Hat man diesen Wertetyp gewählt, wird das erreichte Resultat der darunterliegenden Kriterien SUMMIERT bzw. der MITTELWERT errechnet.
SUMME Einheitliche Bewertungsskala = Mittelwert in % Punkte absolut = Summierung der Kriterien in Punkte ARITM. MITTEL *
Hat man diesen Wertetyp gewählt wird das erreichte Resultat der darunterliegenden Kriterien in einen DURCHSCHNITTSWERT umgerechnet.
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GEOM. MITTEL *
Das geometrische Mittel ist ein MITTELWERT; es ist in der Statusstik ein geeignetes Mittelmaß für Größen, von denen das Produkt anstelle der Summe interpretierbar ist, z.B. von Verhältnissen oder Wachstumsraten. Dieser Wertetyp verwendet.
wird
vornehmlich
bei
RISIKOPROJEKTEN
Produkt-Knoten bilden das Produkt der Daten/Bewertungen der Unterkriterien (A * B * C ...), da durch die Multiplikation ein neuer Wertebereich entsteht, ist das Resultat nie eine 'Bewertung', auch wenn einzelne oder alle Unterkriterien Bewertungen oder normalisierte Daten sind. PRODUKT
Anwendung: z.B. Multiplizieren irgendwelcher Technischer Grössen oder Versehen von Lieferfristen, Qualitätsmerkmalen mit einem 'Glaubwürdigkeitsfaktor'. Dieser Wertetyp verwendet.
wird
vornehmlich
bei
RISIKOPROJEKTEN
Tabelle 25: Felder Summenknoten
* Die Knoten x. Mittel berechnen den Mittelwert der jeweiligen Unterkriterien, und zwar nur über die Antworten/Bewertungen, die einen Wert haben. Falls also ein Kriterium nicht beantwortet ist, vermindert das den Mittelwert nicht.
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8.2.2.3
Wertetypen
Es gibt verschiedene Typen von Kriterien, die sogenannten WERTETYPEN. Hierbei gibt es zwei wesentlich zu unterscheidende Gruppen: Die einen Wertetypen können von Bewerter bewertet werden, die anderen fliessen ohne Bewertung (nur Selbstbewertung des Anbieters) in die Auswertung ein. Nicht bewertbare Wertetypen:
XXX/-
Bewertbare Wertetypen:
XXX/YYY
Abbildung 85: Aufbau Wertetypen
Symbol
Bezeichnung
Art der Antwort Anbieter
Art der Bewertung
Text
Freitext
Keine Bewertung
Checkbox/-
ja / nein
keine Bewertung
Liste/-
Auswahl aus Liste*
keine Bewertung
Zahl/-
Zahl
keine Bewertung
Geld/-
Geldwert (Zahl)
keine Bewertung
Text/Checkbox
Freitext
ja / nein
Text/Liste
Freitext
Auswahl aus Liste*
Text/Zahl
Freitext
Zahl
Liste/Zahl
Auswahl aus Liste*
Zahl
Liste/Liste
Auswahl aus Liste*
Auswahl aus Liste*
Zahl/Liste
Zahl
Auswahl aus Liste*
Tabelle 26: Wertetypen
* Listen können vom Projektleiter pro Kriterium erstellt werden.
77 von 144
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8.2.2.3.1
Text einheitliche Bewertungsskala / top-down
bottom-up
Erfasser
Anbieter (Excel)
Anbieter (Tool)
Bewerter
Tabelle 27: Wertetyp Text Seite 78 von 144
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8.2.2.3.2
Checkbox/einheitliche Bewertungsskala / top-down
bottom-up
Erfasser
Anbieter (Excel)
Anbieter (Tool)
Tabelle 28: Wertetyp Checkbox/Seite 79 von 144
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8.2.2.3.3
Liste/einheitliche Bewertungsskala / top-down
bottom-up
Erfasser Die Werteaufzählung ist völlig frei erfassbar. Neue Zeile wird mit erstellt.
Anbieter (Excel)
Anbieter (Tool)
Tabelle 29: Wertetyp Liste/Seite 80 von 144
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8.2.2.3.4
Zahl/einheitliche Bewertungsskala / top-down
bottom-up
Erfasser Normalisierung (Kapitel 8.2.2.8 Seite 93)
Anbieter (Excel)
Anbieter (Tool)
Tabelle 30: Wertetyp Zahl/Seite 81 von 144
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8.2.2.3.5
Geld/einheitliche Bewertungsskala / top-down
bottom-up
Erfasser Normalisierung (Kapitel 8.2.2.8 Seite 93) Korrigierbar (Kapitel 8.2.2.5, Seite 90) MWST (Kapitel 8.2.1.2, Seite 51) inklusive (Kapitel 8.2.2.6, Seite 91 )
Anbieter (Excel)
Anbieter (Tool)
Tabelle 31: Wertetyp Geld/Seite 82 von 144
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8.2.2.3.6
Text/Checkbox einheitliche Bewertungsskala / top-down
bottom-up
Erfasser
Anbieter (Excel)
Anbieter (Tool)
Bewerter
Tabelle 32: Wertetyp Text/Checkbox Seite 83 von 144
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8.2.2.3.7
Text/Liste einheitliche Bewertungsskala / top-down
bottom-up
Erfasser Die Werteaufzählung ist völlig frei erfassbar. Neue Zeile wird mit erstellt.
Anbieter (Excel)
Anbieter (Tool)
Bewerter
Tabelle 33: Wertetyp Text/Liste Seite 84 von 144
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8.2.2.3.8
Text/Zahl einheitliche Bewertungsskala / top-down
bottom-up
Erfasser Im Feld SCHRITT kann die Schrittgrösse für die Bewertung angegeben werden.
Anbieter (Excel)
Anbieter (Tool)
Bewerter
Wird im Feld SCHRITT der Wert 0.0 eingetragen, kann der Bewerter beliebig eine Zahl für die Bewertung eintragen und hat keine Schrittauswahl (vgl. Kapitel 8.2.1.6). Tabelle 34: Wertetyp Text/Zahl
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8.2.2.3.9
Liste/Zahl einheitliche Bewertungsskala / top-down
bottom-up
Erfasser Die Werteaufzählung ist völlig frei erfassbar. Neue Zeile wird mit erstellt. Im Feld SCHRITT kann die Schritt-grösse für die Bewertung angegeben werden.
Anbieter (Excel)
Anbieter (Tool)
Bewerter
= Dieser Wert entspricht der Antwort des Anbieters.
Wird im Feld SCHRITT der Wert 0.0 eingetragen, kann der Bewerter beliebig eine Zahl für die Bewertung eintragen und hat keine Schrittauswahl (vgl. Kapitel 8.2.1.6). Tabelle 35: Wertetyp Liste/Zahl Seite 86 von 144
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8.2.2.3.10 Liste/Liste einheitliche Bewertungsskala / top-down
bottom-up
Erfasser Die Werteaufzählung ist völlig frei erfassbar. Neue Zeile wird mit erstellt.
Anbieter (Excel)
Anbieter (Tool)
Bewerter
Tabelle 36: Wertetyp Liste/Liste Seite 87 von 144
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8.2.2.3.11 Zahl/Liste einheitliche Bewertungsskala / top-down
bottom-up
Erfasser Normalisierung (Kapitel 8.2.2.8 Seite 93)
Anbieter (Excel)
Anbieter (Tool)
Bewerter
Tabelle 37: Wertetyp Zahl/Liste Seite 88 von 144
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8.2.2.4
Checkbox „nicht auswerten“
Abbildung 86: Checkbox "nicht auswerten"
Ist diese Checkbox aktiviert, wird das betreffende Kriterium nicht in die Auswertung einfliessen d.h. der Anbieter kann bei diesem Kriterium keine Punkte holen. Es werden jedoch Flags angezeigt, wenn welche gesetzt wurden. Entsprechend kann das Kriterium nicht bewertet werden. Es ist jedoch möglich, das Kriterium für den Bewerter darzustellen (vgl. Kapitel 8.1.4).
Seite 89 von 144
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8.2.2.5
Checkbox „korrigierbar“
Abbildung 87: Checkbox "korrigierbar"
Diese Checkbox erscheint nur auf dem Wertetyp „GELD/-„ und dient dazu zu einem späteren Zeitpunkt im Menü „Bewertung – Korrektur Manuell“ (vgl. Kapitel 8.4.1) eine Preisbereinigung vorzunehmen.
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8.2.2.6
Checkbox „Inklusive“
Abbildung 88: Checkbox "Inklusive"
Diese Checkbox erscheint nur auf dem Wertetyp „GELD/-„ und dient dazu um den Preis auf einem generierten Formular mit oder ohne MWST anzuzeigen. Per Default ist diese nicht aktiviert.
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8.2.2.7
Wertetypen als erfüllt/nicht erfüllt
Die Wertetypen Checkbox/- und Text/Checkbox können in der Auswertung als erfüllt/nicht erfüllt angezeigt werden. Hierfür muss die entsprechende Einstellung in den PROJEKTEIGENSCHAFTEN vorgenommen werden (vgl. Kapitel 8.2.1.2). Dies dient vor allem um Eignungskriterien darzustellen.
Abbildung 89: Wertetypen erfüllt / nicht erfüllt
Die Darstellung erfüllt/nicht erfüllt gilt nur wenn:
Checkbox „Checkbox erfüllt/nicht erfüllt“ in den Projekteigenschaften aktiviert ist und
Checkbox „nicht auswerten“ aktiviert ist oder das Kriterium 0% gewichtet ist
Die Kriterien als erfüllt/nicht erfüllt werden auch in den Reporten in der AUSWERTUNG übernommen. Wenn der Wertetyp Text/Checkbox nicht ausgewertet ist (Checkbox „nicht auswerten“ auf dem Kriterium) kann dieser nicht bewertet werden, weil er nicht in die Auswertung einfließt. In diesem Fall sollte das Kriterium nicht gewichtet (0% Gewicht) werden. Bei der Checkbox/- spielt es keine Rolle weil die Antwort sowieso automatisch in die Auswertung fließt resp. nicht bewertet wird.
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8.2.2.8
Normalisierung
Die Normalisierung betrifft sämtliche Wertetypen mit Zahl oder Geld. Hier wird festgelegt, ob und wie der angegebene Wert des Anbieters umgerechnet wird.
Abbildung 90: Normalisierung
NICHT NORMALISIERT
Wird NICHT NORMALISIERT aktiviert, wird der Wert des Anbieters nicht umgerechnet. D.h. es können keine Punkte für eine solche Antwort vergeben werden. Hier kann mittels H und T festgelegt werden ob der höchste oder tiefste Wert am meisten Punkte erhalten soll. Die Werte dazwischen werden linear verteilt.
LINEAR
H = höchster Wert ; T = tiefster Wert Hier können Formeln zum Umrechnen angegebenen Werte eingefügt werden.
der
vom
Anbieter
Folgende Variablen stehen zur Verfügung:
FORMEL
VALUE
numerischer Eingabewert (Antwort des Anbieters)
MINVALUE
tiefster Eingabewert im Vergleich aller Anbieter
MAXVALUE
höchster Eingabewert im Vergleich aller Anbieter
MEANVALUE
Durchschnittswert aller eingereichten Angebote
MEDIANVALUE
Median aller eingereichten Angebote
MINSCORE
Wert für schlechteste Leistung (entspricht MINIMAL aus den Projekteigenschaften)
MAXSCORE
Wert für beste Leistung (entspricht MAXIMAL aus den Projekteigenschaften)
Wenn Sie das Symbol anklicken wird Ihnen eine Datei mit Formelvorschlägen angezeigt. Hier können Sie die entsprechende Formel herauskopieren. PBroker erstellt gerne eine für Sie angepasste Formeldatei. Tabelle 38: Normalisierung
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Beispiel "Linear":
Abbildung 91: Normalisierung - Linear
Beispiel "Formel":
Abbildung 92: Normalisierung - Formel
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8.2.2.9
Dokumentupload pro Kriterium
Pro Kriterium kann gesteuert werden, ob der Anbieter Dokumente hochladen kann oder nicht. Der Dokumentupload ist unabhängig vom und kann bei jedem Wertetyp aktiviert bzw. deaktiviert werden. Dokumente sind anschließend im Projektmenü PROJEKTDETAILS unter ANBIETERDOKUMENTE ersichtlich (vgl. Kapitel 8.1.2).
im DecisionAdvisor gewählten Wertetyp Die hochgeladenen AUSSCHREIBUNGS- &
Als VOREINSTELLUNG muss grundsätzlich der Dokumentupload für dieses Projekt zugelassen sein und für die Eingabeart muss ONLINE gewählt werden (vgl. Kapitel 8.2.1.2). Weiter muss pro Kriterium definiert werden, ob die Checkbox für den Dokumentupload im Bewertungsbaum per Default aktiviert oder deaktiviert ist (vgl. Kapitel 8.2.1.2). Individuell kann nun nach den Voreinstellungen im BEWERTUNGSBAUM pro Kriterium der Dokumentupload zugelassen, sowie nicht zugelassen werden.
Abbildung 93: Bewertungsbaum - Dokumentupload pro Kriterium
WICHTIG: Die Radio-Buttons „aktiviert“ und „deaktiviert“ greifen nicht, wenn im Bewertungsbaum Kriterien aus einer Vorlage hinzugefügt werden. Hier muss vorgängig die Vorlage entsprechend angepasst werden.
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Im Register ÜBERSICHT im Projektmenü AUSSCHREIBUNG unter BEWERTUNGSBAUM kann eingesehen werden, bei welchen Fragen bzw. Kriterien der Dokumentupload zugelassen ist:
Abbildung 94: Übersicht - Dokumentupload pro Kriterium
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8.2.2.10
Sonderzeichen
Folgende Sonderzeichen werden im Excel Exports des Fragekatalogs nicht angezeigt:
BINARY
OCT DEC HEX ABBR CS[T 2] CEC[T 3] DESCRIPTION
000 0000
000
0
00 NUL
^@
000 0001
001
1
01 SOH
^A
Start of Header
000 0010
002
2
02 STX
^B
Start of Text
000 0011
003
3
03 ETX
^C
End of Text
000 0100
004
4
04 EOT
^D
End of Transmission
000 0101
005
5
05 ENQ
^E
Enquiry
000 0110
006
6
06 ACK
^F
Acknowledgment
000 0111
007
7
07 BEL
^G
\A
Bell
000 1000
010
8
08 BS
^H
\B
Backspace[t 4][t 5]
000 1001
011
9
09 HT
^I
\T
Horizontal Tab
000 1010
012 10
0A LF
^J
\N
Line feed
000 1011
013 11
0B VT
^K
\V
Vertical Tab
000 1100
014 12
0C FF
^L
\F
Form feed
000 1101
015 13
0D CR
^M
\R
Carriage return[t 6]
000 1110
016 14
0E SO
^N
Shift Out
000 1111
017 15
0F SI
^O
Shift In
001 0000
020 16
10 DLE
^P
Data Link Escape
001 0001
021 17
11 DC1
^Q
Device Control 1 (oft. XON)
001 0010
022 18
12 DC2
^R
Device Control 2
001 0011
023 19
13 DC3
^S
Device Control 3 (oft. XOFF)
001 0100
024 20
14 DC4
^T
Device Control 4
001 0101
025 21
15 NAK
^U
Negative Acknowledgement
001 0110
026 22
16 SYN
^V
Synchronous Idle
001 0111
027 23
17 ETB
^W
End of Trans. Block
001 1000
030 24
18 CAN
^X
Cancel
001 1001
031 25
19 EM
^Y
End of Medium
001 1010
032 26
1A SUB
^Z
Substitute
001 1011
033 27
1B ESC
^[
001 1100
034 28
1C FS
^\
File Separator
001 1101
035 29
1D GS
^]
Group Separator
001 1110
036 30
1E RS
^^
Record Separator
001 1111
037 31
1F US
^_
Unit Separator
111 1111
177 127 7F DEL
^?
Delete[t 9][t 5]
\0
\E[T 7]
Null character
Escape[t 8]
Tabelle 39: Sonderzeichen im Excel Export
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8.2.2.11
Wertelisten
Mit dem BEARBEITUNGSMODUS DA-PRO können hier bereits definierte Wertelisten bei Wertetypen mit der LISTE mittels Klick wiederverwendet werden.
Abbildung 95: Wertelisten wiederverwenden
Um eine Werteliste, die sie bereits mehrfach verwendet haben zu ändern, muss im Menü WERTELISTE auf die entsprechende Liste und dann auf BEARBEITEN geklickt werden:
Abbildung 96: Wertelisten bearbeiten
Die Werteliste kann auch direkt auf einem Kriterium angezogen werden:
Abbildung 97: Wertelisten für Kriterium verwenden
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8.2.2.12
Vorlagen
Im Falle von vorhandenen Vorlagen können hier gesamte Bewertungsbäume oder Teile von Bewertungsbäumen angezogen werden.
Abbildung 98: Bewertungsbäume Vorlagen
Um eine Vorlage zu verwenden, muss diese angeklickt werden. Es öffnet sich ein Pop-up in welchem man den entsprechenden Summenknoten oder Kriterium anklicken kann.
8.2.2.13
Upload
Name, Beschreibung, Frage und Struktur (Ebene, Kriterien und Summenknoten) können vorgängig in einem Excel (.xls) eingegeben und dann mittels „Upload“ in den DecisionAdvisor importiert werden. Eine Vorlage für den Upload kann im DecisionAdvisor im Untermenü „Dokumente & Links“ bei „Hilfe“ (vgl. Kapitel 5.3.3) heruntergeladen werden. Bearbeitung im Basic: Um Kriterien zu importieren, muss an der entsprechenden Stelle via Klick mit der rechten Maustaste der Flow geöffnet werden. Über den Button „Neu“ öffnet sich der Flow gegen rechts, nun kann aus der Liste der „Upload“ angewählt werden.
Abbildung 99: Upload Bewertungsbaum Vorlage Basic
Bearbeitung im DA-Pro: Um Kriterien zu importieren, muss auf „Upload“ bei den Werkzeugen auf der linken Seite geklickt werden.
Abbildung 100: Upload Bewertungsbaum DA Pro
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Es öffnet sich der Browser:
Abbildung 101: Upload Bewertungsbaum Excel wählen
Nun kann das zuvor ausgefüllte Excel ausgewählt werden. Mit dem Button „Öffnen“ werden die Kriterien in den Bewertungsbaum importiert. Die Kriterien werden jeweils unter dem Summenknoten oder Kriterium eingefügt, welcher/welches zuletzt angewählt wurde (orange hinterlegt). Sofern in der entsprechenden Spalte im Excel kein Wertetyp gewählt wurde, erscheinen die Kriterien nach dem Import als Wertetyp „Text“.
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8.2.2.13.1 Excel-Vorlage für den Upload
Bezeichnung
Beschreibung
Name
Die Struktur (Ebenen) wird hier mittels Einrücken des Textes mit folgenden Symbolen festgelegt:
Auf der ersten Ebene (ganz links, nicht eingerückt) darf nur ein Kriterium vorhanden sein. Dieses dient als erster Summenknoten im Bewertungsbaum. D.h es können nicht mehrere Summenknoten auf der ersten Ebene importiert werden.
Beispiel: Gewicht
Hier kann eine relative Gewichtung oder Punkte eingegeben werden. Bewertungsmethode in den Projekteigenschaften gewählt wurde (% oder Punkte).
Wichtig
ist,
welche
Kurzname
Hier kann der „Name“ abgekürzt werden.
Wertetyp
Im Drop Down „Wertetyp“ kann der entsprechende Wertetyp gewählt werden.
Werteaufzählung
Im Drop Down können vorerfasste Wertelisten für alle Wertetypen, welche eine Liste enthalten, angewendet werden (Werteliste 1 - 4).
Es können auch zusätzliche Wertelisten erstellt werden (vgl. Kapitel 8.2.2.11). Die Wertelisten können auf den Sheets angepasst werden:
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„Wert Numerisch“ entspricht der „Zahl“ im DecisionAdvisor „Wertetext“ entspricht dem „Text“ im DecisionAdvisor „Beschreibung“ entspricht der „Beschreibung“ im DecisionAdvisor und ist für den Anbieter nicht ersichtlich „Reihenfolge“ entspricht der „Reihenfolge“ im DecisionAdvisor
Beschreibung
Hier kann eine Beschreibung hinzugefügt werden.
Frage
Hier wird die Frage verfasst.
Hinweis
Hier kann ein Hinweis für die Bewerter hinterlegt werden.
Bedingungen
Die Flags werden wie folgt im Excel eingetragen:
If (score < 10) red = rotes Flag wenn der erreichte Wert kleiner als 10 ist If (score > 10) yellow = gelbes Flag wenn der erreichte Wert grösser als 10 ist If (score < 5) green = grünes Flag wenn der erreichte Wert kleiner als 5 ist Es stehen die gleichen Variablen wie im DecisionAdvisor zur Verfügung. Tabelle 40: Excel-Vorlage
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8.2.2.13.2 Bearbeitung Excel-Vorlage für Upload In der Excel-Vorlage sind die Spalten zum Erfassen von Wertetypen und –listen ausgeblendet. Um diese zu verwenden, müssen die Spalten wie üblich im Excel mit der rechten Maustaste eingeblendet werden.
Abbildung 102: Spalten zum Erfassen von Wertetypen einblenden
Nun können die Einträge gelöscht, ergänzt oder erweitert werden. Anschließend müssen die Spalten wieder ausgeblendet werden und die Einträge erscheinen in den Drop Downs in der jeweiligen Spalte. Das gleiche Excel kann auch als Projekt importiert (Hauptmenü „Projekt – Import Projekt“) werden. Der Unterschied liegt darin, dass der Upload innerhalb eines Summenknoten vorgenommen wird, D.h die Kriterien werden unterhalb diesen Summenknoten importiert. Als Import Projekt entspricht der Summenknoten der ersten Ebene.
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Beispiel Upload: Der Summenknoten und die darunter liegenden Kriterien werden im Projekt unterhalb des Summenknotens „TEST“ eingefügt. -> ist sinnvoll, wenn nur ein Teil eines Projektes (Z.B: Eignungskriterien) im Excel erfasst werden soll
Abbildung 103: Beispiel Upload
Beispiel Import Projekt: Der Summenknoten und die darunter liegenden Kriterien werden als Ganzes Projekt eingefügt. -> ist sinnvoll, wenn ein ganzes Projekt im Excel erfasst werden soll
Abbildung 104: Beispiel Import Projekt
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8.2.2.14
Bedingungen / Flags
Flags sind optische Hilfen um Kriterien auszuweisen, welche besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte (z.B. Eignungs- resp. Musskriterien). Die Flags können direkt auf dem Kriterium gesetzt werden. REGISTER „KRITERIEN“, BASIC
1.
Abbildung 105: Register "Kriterien", Basic
REGISTER „KRITERIEN“, DA-PRO
1.
Abbildung 106: Flags - Register "Kriterien", DA-Pro
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REGISTER „ÜBERSICHT“, BASIC & DA-PRO 3.
2.
Abbildung 107: Flags - Register "Übersicht", Basic & DA-Pro
Legende
1.
hier werden die Flags
,
und/oder
mit logischem Ausdruck hinterlegt.
2.
hier wird angezeigt ob Flags gesetzt wurden
3.
hier wird eine Fehlermeldung falsch erfasst.
oder nicht.
angezeigt, ist der logische Ausdruck für das Flag
Wo werden die Flags ausgewiesen?
beim STATUSSTIKFILTER (Konsolidierungsphase, vgl. Kapitel 8.5.1.1)
in der AUSWERTUNG
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8.2.2.15
Logischer Ausdruck
Der logische Ausdruck legt fest, wann ein Flag angezeigt werden soll, z.B. wenn der Anbieter mit seiner Antwort nicht die Höchstpunktzahl erreicht. Es können beliebig viele Flags pro Kriterium festgelegt werden.
Abbildung 108: Logischer Ausdruck hinterlegen
Folgende Variablen stehen zur Verfügung: Variablen
Bedeutung Bewertung oder numerischer Wert nach der Normalisierung
score
(Score ist immer eine Zahl zwischen „Minimal“ & „Maximal“ aus dem Projekteigenschaften)
value
Bewertung oder numerischer Wert vor der Normalisierung
red
Anzahl rote Flags aus Unterkriterien (betrifft nur Summenknoten)
yellow
Anzahl gelbe Flags aus Unterkriterien (betrifft nur Summenknoten)
green
Anzahl grüne Flags aus Unterkriterien (betrifft nur Summenknoten) Tabelle 41: Variablen für Flags
Beispiele
Bedeutung
score > 9
Flag wird angezeigt, wenn Anbieter mehr als 9 Punkte erreicht.
score < 3
Flag wird angezeigt, wenn Anbieter weniger als 3 Punkte erreicht.
value >= 100
Flag wird angezeigt, wenn Anbieter mind. CHF 100 eingegeben hat.
value =< 30
Flag wird angezeigt, wenn Anbieter max. CHF 30 eingegeben hat.
yellow > 10
Flag wird angezeigt, wenn Anbieter in den Unterkriterien mind. 10 gelbe Flags erhält.
red < 2
Flag wird angezeigt, wenn Anbieter in den Unterkriterien max. 2 rote Flags erhält. Tabelle 42: Logische Ausdrücke für Flags
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8.2.2.16
Gewichtung
Es kann in Prozent, Punkten, Noten etc. gewichtet werden. PROJEKTEIGENSCHAFTEN bei der BEWERTUNGSSKALA festgelegt.
Dies
wird
in
den
Gemäß der Gewichtung werden die zu erreichenden Punkte bzw. die Wichtigkeit des Kriteriums festgelegt. REGISTER „KRITERIEN“, BASIC
1.
2.
Abbildung 109: Gewichtung - Register "Kriterien", Basic
REGISTER „KRITERIEN“, DA-PRO
1.
2.
Abbildung 110: Gewichtung - Register "Kriterien", DA-Pro
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REGISTER „ÜBERSICHT“, BASIC & DA-PRO 4.
5.
3.
Abbildung 111: Gewichtung - Register "Übersicht", Basic & DA-Pro
Legende 1.
um Kriterien überhaupt gewichten zu können, muss die Checkbox „Gewichtet“ auf den Summenknoten aktiviert sein.
2.
hier können die einzelnen Kriterien gewichtet werden bzw. hier können Punkte zugeteilt werden. Die Gewichtung steuert das Verhältnis zwischen den einzelnen Kriterien. Es können nur Kriterien innerhalb eines Summenknotens gegeneinander gewichtet werden.
3.
Hier werden die Struktur des Bewertungsbaums und dir relative Gewichtung (Gewichtungen innerhalb Summenknoten) abgebildet.
4.
Hier wird die absolute Gewichtung (Gewichtungen über den gesamten Bewertungsbaum) der einzelnen Kriterien angezeigt.
5.
Hier wird die zu erreichende Punktzahl gem. Gewichtung angezeigt.
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8.2.2.17
Paarvergleich nach Saaty
Die Vergleichsmethode (Skala der Präferenzmatrix) kann in den Projekteigenschaften pro Projekt festgelegt werden oder im einzelnen Summenknoten (vgl. Kapitel 8.2.1.2). Klickt man auf das Symbol wechselt das Gewichtungssystem von ZEILENSUMME auf PAARVERGLEICH. Natürlich kann auch wieder zurück gewechselt werden.
Abbildung 112: Paarvergleich 1
Anhand des Paarvergleichs festgelegte Gewichtungen können anschließend manuell im System ZEILENSUMME angepasst werden. Mit Hilfe des PAARVERGLEICHES können die Gewichtungen systematisch festlegt werden.
Abbildung 113: Paarvergleich 2
Im oben stehenden Beispiel werden die Knoten/Kriterien anhand der Skala 1/9 bis 9/1 festgelegt (x/y x ist wichtiger als y).
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8.2.2.18
Bemerkung
Hier können Bemerkungen erfasst werden, die nicht auf dem Fragebogen für die Anbieter angezeigt werden sollen, sondern für die interne Ansicht bestimmt sind.
Abbildung 114: Interne Bemerkungen
8.2.2.19
Übersicht
In diesem Menü wird eine Übersicht über den gesamten Bewertungsbaum bis in das einzelne Kriterium gegeben.
Abbildung 115: Übersicht Bewertungsbaum
Mittels Symbolen kann der Bewertungsbaum in ein PDF oder Excel-Format exportiert werden.
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8.2.2.20
Papierkorb
Die bereits gelöschten Kriterien können im Bewertungsbaum mittels dem „Papierkorb“ im Reiter rechts wieder zurückgeholt werden.
Abbildung 116: Papierkorb
Im Menü „Papierkorb“ können die gelöschten Kriterien via Symbol werden:
wieder zurückgeholt
Abbildung 117: Papierkorb - Kriterien wiederherstellen
Die Kriterien werden jeweils zuunterst wieder angezeigt und müssen in den gewünschten Summenknoten verschoben werden.
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8.2.3 Anbieter In diesem Menü werden die offerierenden Anbieter angezeigt und für die Auswertung mit Farben versehen.
Abbildung 118: Anbieter
Die Liste der Anbieter sieht folgendermaßen aus:
Abbildung 119: Übersicht Anbieter
Mittels
wird ein Anbieter bearbeitet. Die Maske für den Anbieter sieht wie folgt aus:
Abbildung 120: Anbieter manuell erfassen
Ein Anbieter wird automatisch entweder via Excel-Import des Fragekatalogs oder via Selbstregistration mittels der Online-Eingabe erstellt. In Ausnahmefällen kann direkt über diese Maske ein Anbieter mit entsprechenden Firmendaten manuell erstellt werden. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an die PBroker AG zur Erläuterung des weiterführenden Prozess „Anbieter manuell erfassen“.
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NAME:
Name des Anbieters (einziges Mussfeld)
BIETERGEMEINSCHAFT:
Name der allfälligen Bietergemeinschaft
KURZNAME:
Kurzname des Anbieters (für Grafiken)
GESELLSCHAFTSFORM:
Gesellschaftsform des Anbieters kann gepflegt werden
STRASSE / POSTFACH:
Adresse des Anbieters
PLZ:
PLZ des Anbieters
TELEFONNUMMER:
Telefonnummer des Anbieters
MWST.-NR.:
MWST.-Nr. des Anbieters
KONTAKTPERSON:
Kontaktperson des Anbieters
KONTAKTPERSON TEL.:
Telefonnummer der angegebenen Kontaktperson
KONTAKTPERSON MAIL:
E-Mail-Adresse der angegebenen Kontaktperson
BESCHREIBUNG:
Beschreibung des Anbieters
FARBE:
Mittels Klick auf kann dem Anbieter eine Farbe zugeteilt werden für die Auswertungen. Falls keine Farbe einem Anbieter zugeordnet wurde, wird der Erfasser nochmals beim Speichern der Angaben auf die Farbzuweisung hingewiesen.
HASHCODE:
Anzeige des Hashcodes für die Online-Eingabe. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die Funktion für eine entsprechende Abteilung aktiviert ist.
DOKUMENTE
Upload von Dokumente Informationen
des
Anbieters
für
interne
Tabelle 43: Anbieter manuell erfassen
Die Farben der Anbieter werden (relevant für die Phase „Auswertung“) automatisch vom System vergeben. Natürlich können diese auch manuell einem Anbieter zugeordnet werden. Bei der Farbauswahl können Sie zwischen RGB-Farbcode, Web-Farbcode oder schon vorgefertigten Standartfarben auswählen.
Abbildung 121: Farbzuweisung Anbieter 2
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8.2.3.1
Excel-Eingabe: Anbieter automatisch erfassen
Der Anbieter kann sich im Fragekatalog im Sheet „Firmendaten“ selbstständig erfassen.
Abbildung 122: Anbieter aus Firmendaten automatisch anlegen
Nach Erhalt des Fragenkataloges kann beim Import des Fragenkataloges (vgl. Kapitel 8.3.2) bei „Angebot:“ „Neuer Anbieter erstellen“ gewählt werden. Der Anbieter wird dann automatisch mit den Angaben aus dem Sheet „Firmendaten“ erfasst.
8.2.3.2
Online-Eingabe: Anbieter registriert sich selbst
Wird in den Projekteigenschaften die „Art der Eingabe“ auf „Online“ gesetzt (vgl. Kapitel 8.2.1.1), wird ein Link generiert, welcher kopiert und verschickt resp. auf simap.com publiziert werden kann. Für die Anbieter gibt es eine separate Anleitung. (vgl. siehe Anleitung „Angebot online erfassen“).
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8.2.4 Export Fragekatalog Im Menü EXPORT FRAGENKATALOG kann der Fragekatalog in ein Excel exportiert und dem Anbieter elektronisch zugestellt werden. Die Formatierung des Katalogs wird anhand des hinterlegten TEMPLATES (vgl. Kapitel 8.2.1.7) gesteuert. Als Voraussetzung für den Export des Fragekatalogs müssen folgende Punkte beachtet werden:
Mindestens ein Team mit den Rechten „Antwort“ und „Ext. Erfassung“ muss in den Berechtigungen zugeteilt werden. Die gewünschten Kriterien für den Export müssen in den Berechtigungen im Register „Zuordnung Kriterien Export / Erfassung manuell“ geprüft werden Die Phase „Antworten“ muss im Status „in Bearbeitung sein
Abbildung 123: Export Fragenkatalog 1
Der Fragekatalog kann UNSPEZIFISCH (keine Zuordnung zu Anbieter) oder bereits einem Anbieter zugeteilt exportiert werden.
Abbildung 124: Export Fragenkatalog 2
Hat man einen Fragekatalog beim Export einem bestimmten Anbieter zugewiesen, kann der ausgefüllte Katalog auch nur wieder bei dem entsprechenden Anbieter importiert werden – dies bietet einen Schutz, den Fragekatalog nicht bei einem falschen Anbieter einzulesen. Wählt man UNSPEZIFISCH, kann der Fragekatalog bei einem beliebigen Anbieter eingelesen werden. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn die Anbieter vor dem Versand des Katalogs noch nicht bekannt sind. GRUPPENNAME: In diesem DropDown muss gewählt werden, welches von den berechtigten Teams diesen Fragekatalog exportieren soll. Der Fragebogen kann exportiert werden, wenn Angebot und Gruppenname gewählt wurden. Mittels Klick auf
wird das Excel exportiert.
Das exportierte Excel ist mit einem SCHREIBSCHUTZ belegt. Hebt jemand diesen Schreibschutz auf oder fügt Zeilen, Spalten bzw. Text (ausgenommen Antwort- und Bemerkungsfelder) hinzu, ist das Excel nicht mehr importierbar.
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8.3 Antworten
In diesem Menü kann der Fragekatalog online beantwortet, importiert, Anbieterdaten eingesehen und das Frageforum genutzt werden. Weitere steht ein Report zur Verfügung, sobald die Phase Antworten auf beendet gesetzt wurde.
Abbildung 125: Menü Antworten
8.3.1 Anbieter Siehe Kapitel 8.2.3 auf Seite 113.
8.3.2 Import Fragenkatalog In diesem Menü kann der ausgefüllte Fragekatalog des Anbieters importiert werden. Die Fragekataloge können auch als .xls oder .xlsx eingelesen werden. Der Import Fragekatalog kann erfolgen, wenn die Phase „Antworten“ im Status „in Bearbeitung“ ist. Der Import Fragekatalog kann ebenfalls erfolgen, wenn die Phase „Antworten“ beendet wurde und die Phase „Bewertung“ noch im Status „zu eröffnen“ ist. Sind die genannten Status nicht eingestellt, kann der Fragekatalog nicht importiert werden. ANBIETER SOLL AUTOMATISCH ERFASST WERDEN Der Anbieter kann via Import (Sheet „Firmendaten“) automatisch im Menü „Anbieter“ im Projektmenü „Ausschreibung“ oder „Antworten“ erfasst werden. Hierfür muss bei „Angebot:“ „Neuer Anbieter erstellen“ gewählt werden. ANBIETER WURDE MANUELL ERFASST (AUSNAHMEFALL) Wurde der Anbieter bereits im Menü „Anbieter“ im Projektmenü „Ausschreibung“ oder „Antworten“ erfasst, muss bei „Anbieter“ der Anbieter gewählt werden.
Abbildung 126: Import Fragenkatalog - Anbieter automatisch anlegen
Das Excel muss vor dem Import auf einem Server oder Festplatte abgespeichert werden. Dann muss ein Anbieter und der GRUPPENNAME (gleicher Gruppenname wie bei Export) ausgewählt werden.
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Das Excel kann mittels das Excel importiert.
geholt werden. Mittel Klick auf
wird
Das exportierte Excel ist mit einem SCHREIBSCHUTZ belegt. Hebt jemand diesen Schreibschutz auf oder fügt Zeilen, Spalten bzw. Text (ausgenommen Antwort- und Bemerkungsfelder) hinzu, wird beim Import eine Fehlermeldung erzeugt, die anzeigt, welche Zeilen aus dem Excel nicht importiert werden können. Die Zeilen, die nicht manipuliert wurden, werden importiert.
8.3.2.1
Import 1. und 2. Generation
Der Fragenkatalog der 1. Generation kann auch ich der 2. Generation importiert werden (vgl. Kapitel 8.1.5). Es werden die Fragen, Antworten, Bewertungen wie die Konsolidierung in die 2. Generation übernommen. Der Kunde kann wählen, ob die Bewertung und Konsolidierung beim erneuten Import (Fragekatalog aus 1. Generation in die zweite Generation) übernommen oder gelöscht werden sollen. Falls Antworten der 1. Generation vom Anbieter verändert wurden und generationenübergreifende Import durchgeführt wird, erscheint folgender Hinweis:
der
Abbildung 127: Generationenübergreifender Import
Folgende Befehle können ausgeführt werden: LÖSCHEN
die Bewertung & Konsolidierung der veränderten Fragen resp. Antworten werden gelöscht (bei den Fragen resp. Antworten, welche seit dem letzten Import nicht verändert worden sind, werden die Bewertung & Konsolidierung beibehalten).
BEIBEHALTEN
die Bewertung & Konsolidierung werden alle beibehalten auch wenn eine „neue“ Antwort eingelesen wird.
ABBRECHEN
Der Vorgang wird abgebrochen – der Import findet nicht statt.
Der Import funktioniert nur, wenn die Struktur des Bewertungsbaums nicht verändert wurde.
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8.3.3 Erfassung manuell "PL" oder „Lieferant“ Fall 1: Falls die Antworten nicht oder nur teilweise mittels Fragekatalog Import importiert wurden, ist es möglich die Antworten der Anbieter manuell im Tool zu erfassen (hierfür wird das Recht ANTWORTEN benötigt). Fall 2: Die Anbieter erfassen ihre Antworten direkt im Tool. Dazu benötigen sie ein Login und Zugriff auf die Applikation oder den Online-Link. Die manuellen Erfasser können auswählen, ob Sie gleich für alle oder nur einige Anbieter Antworten erfassen möchten. Logt sich ein Anbieter ein, kann er nur sich selbst auswählen. Die Ansicht der Grundmaske für die manuelle Erfassung sieht für den Lieferanten sowie für den Projektleiter mit dem Recht „Antworten“ identisch aus.
Abbildung 128: Erfassung manuell durch "PL" 1
Mittels Klick auf oder können die Fragen ausgewählt werden, welche gleich beantwortet werden sollen. Ein manueller Erfasser/Lieferant muss nicht alle Fragen auf einmal beantworten. Es kann immer wieder zwischengespeichert werden.
Abbildung 129: Erfassung manuell durch "PL" 2
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Mittels Klick auf
erscheint die Bewertungsmaske:
Abbildung 130: Erfassung manuell durch "PL" 3
Auf dieser Maske kann der manuelle Erfasser/Lieferant seine Antworten und Bemerkungen zu den gestellten Fragen erfassen.
Mittels können die Antworten gelöscht und mit dem Button können sie gespeichert werden. Die Antworterfassungsmaske kann über den Button
verlassen werden.
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8.3.4 Reporting „Antworten Report“ In der Phase „Antworten“ kann ein Report gezogen werden, auf dem alle Fragen, die jeweiligen Antworten und Bemerkungen aller Anbieter aufgeführt werden. Dies kann dem/der Projektleiter/in eine Übersicht der Fragen & Antworten geben.
Abbildung 131: Antworten Report
Laden die Anbieter zu Kriterien im Bewertungsbaum Dokumente hoch, so werden diese auch auf dem PDF „Lieferantenreport“ aufgeführt.
Abbildung 132: Antworten Report mit Anhängen
Dieser Report kann erst generiert werden, wenn die Phase „Antworten“ im Projektstatus auf beendet gesetzt wurde.
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8.3.5 Frageforum Im Frageforum (Menü „Antworten – Frageforum“) können Anbieter während einer pro Projekt zu definierenden Zeitspanne Fragen im DecisionAdvisor, Menü „Antworten – Frageforum“ erfassen. Diese Fragen können anschliessend von der ausschreibenden Stelle beantwortet werden. Der Anbieter sowie die ausschreibende Stelle können ihre Eingaben jeder Zeit (solange das Frageforum offen ist) bearbeiten. Die spezifische Steuerung (Datum von – bis) des Frageforums erfolgt direkt im Frageforum. Die ausschreibende Stelle kann wählen, ob sie bei neuen Fragen via E-Mail aus dem DecisionAdvisor benachrichtigt wird. WICHTIG: Wird einer Projektgruppe in den Berechtigungen (vgl. Kapitel 8.1.3) das Recht „Ext. Erfassung“ zugeteilt, kann das Frageforum nicht angewählt werden. Wird kein Zeitraum (Datum von – bis) angegeben, wird das Frageforum für den Anbieter nicht angezeigt.
Abbildung 133: Frageforum
Abbildung 134: Frageforum – Frage bearbeiten
Ist eine Frage von der ausschreibenden Stelle noch nicht beantwortet worden, kann der Anbieter diese jederzeit bearbeiten oder wieder löschen. Ist eine Frage von der ausschreibenden Stelle beantwortet worden, kann diese nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden. Sämtliche gestellten Fragen und Antworten sind für alle Anbieter und die ausschreibende Stelle sichtbar.
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8.4 Bewertung
In diesem Menü werden die Antworten der Anbieter bewertet.
Abbildung 135: Menü Bewertung
8.4.1 Korrektur manuell Im Menü „Korrektur manuell“ können Preise bereinigt werden. Voraussetzung damit diese Preiskriterien im Menü erscheinen sind folgende: -
Es müssen Kriterien mit dem Wertetyp „Geld/-„ sein Die Checkbox „korrigierbar“ wurde auf dem/n Wertetyp/en aktiviert (siehe Kapitel 8.2.2.5)
In einem ersten Schritt kann auswählt werden, ob die Preise aller Anbieter oder einzeln bereinigt werden:
Abbildung 136: Korrektur manuell – Anbieter wählen
Mittels Klick auf oder können die Preiskriterien ausgewählt werden, welche bereinigt werden sollen. Es werden nur Preiskriterien angezeigt, bei welchen die Checkbox „korrigierbar“ aktiviert wurde.
Abbildung 137: Korrektur manuell – Kriterien wählen
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Mittels Klick auf
erscheint die Bereinigungsmaske.
Abbildung 138: Korrektur manuell – neuer Wert eintragen
Der Preiswert wird grau hinterlegt angezeigt. Mittels des neuen Eingabefeldes auf der rechten Seite können bei Bedarf die Preise bereinigt werden. In die Auswertung fliesst der vom Anbieter eingegebenen Preises, sofern dieser nicht bereinigt wurde. Mittels
können die Bewertungen gelöscht werden und mit dem Button können sie gespeichert werden.
Die Bewertung kann über den Button
verlassen werden.
Der alte und neue Wert wird in einem Reporting im Projektmenü „Auswertung – Reporting (Excel) ausgewiesen (siehe Kapitel 8.6.5 auf Seite 140).
8.4.2 Bewertung Bewerter können auswählen, ob Sie gleich alle oder nur einige ANBIETER bewerten möchten.
Abbildung 139: Angebote bewerten – Anbieter wählen
Mittels Klick auf oder können die Antworten ausgewählt werden, welche bewertet werden sollen. Ein Bewerter muss nicht alle Antworten auf einmal bewerten. Es kann immer wieder zwischengespeichert werden.
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Mit der Checkbox „Bewertete ausschliessen“ können die noch zu bewertenden Fragen angezeigt werden.
Mittels Klick auf
erscheint die Bewertungsmaske.
Abbildung 140: Angebote bewerten
Hier sind die Fragen an den Anbieter, die Antwort des Anbieters, ggf. ein Hinweis für den Bewerter und die Bewertungsmöglichkeit angegeben. Der Bewerter hat neben der eigentlichen Bewertung die Möglichkeit, ein FLAG und/oder eine BEMERKUNG zu hinterlegen. Dieses Flag (es handelt sich hierbei um ein anderes Flag als in der Phase AUSSCHREIBUNG) wird ausschließlich in der Konsolidierungsphase angezeigt.
Mittels
können die Bewertungen gelöscht werden und mit dem Button können sie gespeichert werden.
Die Bewertung kann über den Button
verlassen werden.
8.4.3 Reporting In diesem Menü können diverse Reportings (Excel & PDF) von den Bewertern gezogen werden, welcher die eigne Bewertung anzeigen. Der Projektmanager kann zusätzlich ein Report aller Bewertungen ziehen.
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8.5 Konsolidierung
In diesem Menü werden die einzelnen Bewertungen konsolidiert.
Abbildung 141: Menü Konsolidierung
8.5.1 Konsolidierung Die abgegebenen Bewertungen sowie die ggf. gesetzten Flags und Bemerkungen aus der Bewertungsphase werden nun hier zusammengetragen. Wenn keine Konsolidierung vorgenommen wird, dann errechnet der DecisionAdvisor automatisch den Mittelwert resp. Durchschnittswert aller Bewertungen für die endgültige Note/Punktzahl des Angebots. Es kann ausgewählt werden, ob gleich die Bewertungen aller ANBIETER oder nur einzelner konsolidiert werden sollen.
Abbildung 142: Angebote konsolidieren – Anbieter wählen
Mittels Klick auf oder können die Antworten ausgewählt werden, welche konsolidiert werden sollen. Es kann jederzeit zwischengespeichert werden und somit kann auch nur ein Teil der Fragen auf einmal konsolidiert werden. Es kann ausgewählt werden ob gleich alle Bewertungen der KRITERIEN konsolidiert werden sollen oder nur einzelne.
Abbildung 143: Angebote konsolidieren – Kriterien auswählen
Mittels der Checkbox „Konsolidierte ausschliessen“ werden die noch zu konsolidierenden Antworten angezeigt. Das Register „Statistikfilter“ wird im Kapitel 8.5.1.1 erläutert.
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Mittels Klick auf
Mittels und mit dem Button
erscheint die Konsolidierungsmaske.
kann die Konsolidierung (wenn nicht gespeichert) gelöscht werden kann sie gespeichert werden.
Die Konsolidierung kann über den Button
verlassen werden.
1. 8. 2.
5.
6.
3. 4.
7.
Abbildung 144: Angebote konsolidieren
1. ANBIETER
Die Antwort resp. die Selbstdeklaration des Anbieters wird hier grau angezeigt. In diesem Feld werden die abgegebenen Bewertungen angezeigt. Die grau hinterlegten Felder zeigen die ursprüngliche Bewertung des Bewerters an.
2. BEWERTUNG Mit dem schwarzen Radiobutton „Konsolidierung“ kann die Bewertung nun übersteuert werden. Die Anzeige der Bewertung (dunkelgrauer Kasten) bleibt jedoch immer bestehen.
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3. BEMERKUNG/FLAGS
Hier können Bemerkungen und Flags betreffend Konsolidierung hinterlegt werden. Diese Flags werden auch im Menü „Auswertung“ – „Flags“ angezeigt.
4. KONSOLIDIERT
Ist diese Checkbox aktiviert, kann dieses Kriterium nicht mehr bewertet werden auch wenn die Phase „Bewertung“ wieder geöffnet wird. Diese Checkbox wird nach einer Einigung auf einen gemeinsamen Wert aktiviert und bedeutet, dass die Konsolidierung dieser Frage abgeschlossen ist.
5. KONSOLIDIERUNG
Hier kann die Konsolidierung eingegeben werden. Nachdem man sich auf einen gemeinsamen Wert geeinigt hat.
6.
FLAGS
In dieser Spalte werden Bewertungsphase angezeigt.
6.
BEMERKUNGEN
In dieser Spalte werden die Bemerkungen aus der Bewertungsphase angezeigt (Mouse Over Feld).
die
Flags
aus
der
7. KONSOLIDIERUNG LÖSCHEN
Wenn diese Checkbox aktiviert ist und auf „Speichern“ gedrückt wird, wird die Konsolidierung gelöscht und das Kriterium wird wieder auf die Bewertung zurückgesetzt.
ANZEIGE DER FRAGE
Hier wird mittels Infobox ein Mouseover mit der jeweilige Frage angezeigt. Tabelle 44: Felder Konsolidierung
8.5.1.1
Statistikfilter
Mittels Statusstikfilter kann nach gewissen Kriterien zur Konsolidierung gesucht werden. Dies macht Sinn, wenn man z.B. nur Kriterien konsolidieren möchte, die eine gewisse Abweichung zwischen Selbstbewertung (Anbieter) und Bewertung (Bewerter) aufweisen.
Der Statusstikfilter befindet sich im Schritt folgendermaßen aus:
in der Konsolidierung und sieht
Abbildung 145: Statusstikfilter
Die Suchfunktionen sind durch eine „ODER-Bedingung“ verknüpft (Bsp. Suche nach Kriterien mit einer „Max. Abweichung Mittelwert / Bewertung >= 2“ oder mit „Flags“). Anhand der Checkbox können die gefundenen Kriterien für die Konsolidierung nochmals selektiert werden. Die angezeigten Werte entsprechen immer der Standardabweichung.
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Anhand der Abbildungen können die folgenden Filterfunktionen gewählt werden: ABWEICHUNG SELBSTBEWERTUNG / BEWERTUNG: Anhand dieses Kriteriums können jene Fragen gefiltert werden, welche eine grosse Differenz zwischen der Antwort des Anbieters und der Bewertung der Bewerter ausweisen. Dies ist bei folgenden Wertetypen möglich: „Liste/Zahl“, „Liste/Liste“ und „Zahl/Liste“. Bsp.: Abweichung >=2 zeigt alle Kriterien, wo die Antworten der Anbieter und die Bewertung der Bewerter zwei und mehr Punkte voneinander abweichen. MAX. ABWEICHUNG MITTELWERT / BEWERTUNG: Anhand Max. Abweichung können grosse Abweichungen (vom Mittelwert der Bewertungen) sichtbar gemacht werden. Bsp.: Max. Abweichung >=2 zeigt alle Bewertungen, die zwei und mehr Punkte vom Mittelwert (der Bewertungen) abweichen. KEINE BEWERTUNG Diese Funktion erlaubt eine Fortschrittskontrolle, bzw. dient zur Vervollständigung der Bewertungen. HAT FLAGS Anhand dieser Filterfunktion werden sowohl „Systemflags“ als auch „manuelle“ Flags angezeigt. Manuelle Flags entsprechen Flags, welche in der Bewertung und/oder Konsolidierung gesetzt wurden. Systemflags ergeben sich aufgrund der Bedingungen, welche auf den Kriterien gesetzt wurden. KONSOLIDIERTE AUSSCHLIESSEN Diese Funktion dient zur Vervollständigung der Konsolidierung.
8.5.2 Reportings In diesem Menü können diverse Reportings (Excel & PDF) gezogen werden, welche die Konsolidierung anzeigen.
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8.6 Auswertung
In diesem Menü können diverse Tabellen, Grafiken und Reporten angezeigt werden, die das Resultat der Ausschreibung wiederspiegeln. Zudem können hier die Flags aus der Ausschreibung sowie Konsolidierung ausgewertet werden.
Abbildung 146: Menü Auswertung
8.6.1 Flags Hier werden ausschließlich Kriterien aufgeführt, bei welchen im Bewertungsbaum Flags gesetzt wurden und wo die Bedingung nicht erfüllt wurde resp. Flags in der Konsolidierung gesetzt wurden. Berührt man mit der Maus das Flag werden Frage, Beschreibung und Antwort des Lieferanten in einem Mouse Over angezeigt.
Abbildung 147: Menü Auswertung - Flags
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8.6.2 Tabellen Hier werden die erreichte Punktzahl und die Flags pro Kriterium und Anbieter angezeigt.
Abbildung 148: Menü Auswertung - Tabelle
8.6.2.1
Kurztabelle
Hier werden die Werte der TABELLE in verkürzter Form dargestellt.
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PBroker AG e-procurement partner Abbildung 149: Menü Auswertung – Kurztabelle
8.6.3 Grafiken Hier werden diverse Grafiken angezeigt. Diese können teilweise temporär verändert werden.
8.6.3.1
Balkendiagramm
Hier wird mittels Balkendiagramm im Register „Bewertung relativ“ die Rangierung der einzelnen Anbieter angezeigt. Es kann der gesamte Bewertungsbaum oder nur einzelne Teile (orange Markierung) verglichen werden. Im Register „Bewertung Übersicht“ werden die Grafiken nochmals in vergrößerter Form angezeigt.
Abbildung 150: Menü Auswertung – Balkendiagramm
Die Grafik zeigt links die erreichten Punkte aufgerechnet im Range der Felder „Minimal“ und „Maximal“ der Projekteigenschaften an und rechts die total erreichte Punktzahl (falls mit Punkten gearbeitet wurde). Grafiken können mittels rechter Maustaste und KOPIEREN oder BILD SPEICHERN UNTER aus dem DecisionAdvisor gezogen werden.
Abbildung 151: Menü Auswertung - Grafiken speichern
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Mittels aktivieren der folgenden Checkboxen können diverse Einstellungen vorgenommen werden:
Hier können die Anbieter nach Rang oder nach Namen sortiert werden.
Hier kann gewählt werden, welche Angebote in der Grafik dargestellt werden sollen.
Hier kann gewählt werden, welche Bewertungen in die Grafik einfließen sollen.
Hiermit kann die Beschriftung (Anbietername) der einzelne Balken eingefügt bzw. ausgeschaltet werden.
Dies ist vor allem beim Debriefing hilfreich, damit die Anbieter ohne Name im System dargestellt werden sollen. Hier mittels der Sensitivitätsanalyse kann die Gewichtungen der Summenknoten temporär verstellt werden.
Tabelle 45: Felder Bewertung
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8.6.3.2
Nutzwertanalyse
Hier können Nutzwertanalysen erstellt werden.
Abbildung 152: Menü Auswertung - Nutzwertanalyse
X = Achse unten Y = Achse links Z = Durchmesser der Kugel Auch hier besteht die Möglichkeit einzelne ANBIETER und BEWERTUNGEN miteinander zu vergleichen sowie die GEWICHTUNG temporär (Sensitivitätsanalyse) umzustellen. Siehe dazu Kapitel 8.6.3.1. Neben der LEGENDE (Bezeichnung der einzelnen Punkte unterhalb der Grafik) können hier auch ANMERKUNGEN (Bezeichnung der Anbieter mit Pfeilen in der Grafik) angezeigt werden.
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8.6.3.3
Stärken-/Schwächenprofil
Das Stärken-/Schwächenprofil zeigt an, welcher Anbieter im Verhältnis zum Mittelwert der Bewertungen aller Anbieter Stärken bzw. Schwächen hat. Auch hier ist es möglich bis ins einzelne Kriterium des Bewertungsbaums Einsicht zu nehmen. BERECHNUNG: Der Mittelwert über alle Angebote und alle Unterkriterien im ausgewählten Kriterium wird errechnet; das ist der Referenzwert, auf den sich die Stärken und Schwächen beziehen. Deshalb können auch die Mehrzahl oder alle Balken eines Kriteriums ins Minus oder Plus gehen. Die Breite der farbigen Füllung entspricht dem Gewicht der Kriterien, damit man auch sieht, wie schwer eine Stärke/Schwäche wiegt. Die HÖHE des Balkens zeigt an, wie stark dieses Kriterium im Bewertungsbaum gewichtet wurde. Die LÄNGE des Balkens zeigt die Abweichung vom Mittelwert aller Bewertungen an. Nach links zeigt eine Schwäche an, nach rechts zeigt eine Stärke an.
STÄRKEN NACH KRITERIEN Hier wird pro Anbieter das angewählte Kriterium bzw. Summenknoten angezeigt.
Abbildung 153: Menü Auswertung - Stärken nach Kriterien
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STÄRKEN NACH ANBIETER Hier werden pro Kriterium die Anbieter angezeigt.
Abbildung 154: Menü Auswertung - Stärken nach Anbieter
Auch hier besteht die Möglichkeit einzelne ANBIETER und BEWERTUNGEN miteinander zu vergleichen sowie die GEWICHTUNG temporär (Sensitivitätsanalyse) umzustellen. Siehe dazu Kapitel 8.6.3.1 auf Seite 132. Die positiven und negativen Abweichungen vom Mittelwert können auch in % angezeigt werden. Hierfür muss die Checkbox „Datenbeschriftungen (%)“ aktiviert werden.
Abbildung 155: Menü Auswertung - Stärken-Schwächenprofil Datenbeschriftungen
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BERECHNUNG STÄRKEN-/SCHWÄCHENPROFIL SCHRITT 1: MITTELWERTWERT (0 WERT IN GRAFIK) BESTIMMEN.
Mittel =
durchschnittliche erreichte Punktzahl aller Kriterien und Anbieter Max. zu erreichende Punktzahl
x Maximal Bewertungsskala
gem.
SCHRITT 2: ERREICHTE PUNKTZAHL DER ANBIETER JE KRITERIUM AUF DIE SKALA GEM. PROJEKTEIGENSCHAFTEN UMRECHNEN. erreichte Punktzahl je Anbieter und je Kriterium
Wert =
maximal zu erreichende Punktzahl je Kriterium
x Maximal Bewertungsskala
gem.
SCHRITT 3: ABWEICHUNG ZWISCHEN WERT UND MITTELWERT ERRECHNEN (JE ANBIETER, JE KRITERIUM). Abweichung = Wert - Mittel BEISPIEL Minimal:
0
Maximal:
10
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PBroker AG e-procurement partner Kriterien
Durchschnittliche Punktzahl der Kriterien
Überzeugungskraft
Max. zu erreichende Punkte
157.55
544
Anforderung
349.175
476
Preis
267.625
340
Total
774.35
1360
PUNKTE JE ANGEBOT Kriterien
Anbieter A
Anbieter B
Anbieter C
Anbieter D
Überzeugungskraft
145.1
272
117.9
95.2
Anforderung
365.5
431.6
331.1
268.5
Preis
308.9
85.7
335.9
340
Total
819.5
789.3
784.9
703.7
Tabelle 46: Beispiel Stärken-/Schwächenprofil
SCHRITT (MITTEL):
1
SCHRITT (WERT):
2
5.69375
((für alle Grafiken - wird nur einmal berechnet))
2.667279412
((für Anbieter A, Kriterium "Überzeugungskraft"; wird pro Kriterium und Anbieter errechnet.))
SCHRITT 3 (ABWEICHUNG): -3.026470588
((für Anbieter A, Kriterium "Überzeugungskraft"; wird pro Kriterium und Anbieter errechnet.))
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8.6.3.4
Netzgrafik
In diesem Menü können Netzgrafiken angezeigt werden.
Abbildung 156: Menü Auswertung - Netzgrafik
Die Netzgrafik zeigt die Erfüllung der einzelnen Kriterien der gesamten Ausschreibung und/oder Summenknoten an. Es wird der Erfüllungsgrad innerhalb des Ranges gemäß Projekteigenschaften (Felder „Minimal“, „Maximal“) angezeigt. Auch hier besteht die Möglichkeit einzelne ANBIETER und BEWERTUNGEN miteinander zu vergleichen sowie die GEWICHTUNG temporär (Sensitivitätsanalyse) umzustellen. Siehe dazu Kapitel 8.6.3.1 auf Seite 132.
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8.6.4 Zusage / Absage Im Menü „Zusage/Absage“ kann hinterlegt werden, welche Anbieter eine Zusage bzw. Absage erhalten oder ausgeschlossen wird. Dies kann als Vorinformation dienen um die entsprechenden Formulare zu exportieren (vgl. Kapitel 9). Klickt man bei einem Anbieter auf „Zusage“, wird bei den restlichen Anbietern der Wert „Absage“ markiert. All diese Werte können jedoch jederzeit manuell übersteuert werden.
Abbildung 157: Zusage / Absage
Wenn ein Anbieter eine „Zusage“ erhält kann er nicht gleichzeitig eine „Absage“ oder/und „Ausschluss“ „erhalten“.
8.6.5 Reporting Hier kann ein Report gezogen werden, der dem User zeigt, welcher Anbieter auf welchem Rang liegt, welche Antworten gegeben wurden, wie viele Punkte erreicht wurden und ggf. die Konsolidierungsbemerkungen pro Kriterium und Anbieter.
Abbildung 158: Gesamtreporting - Bewertung Seite 140 von 144
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Das Sheet „Gegenüberstellung Generationen“ erscheint wenn mehrere Generationen erstellt worden sind. Dieser Report stellt die Generationen gegenüber und dient dazu, z.B. der Preis der 1. Generation mit der 2. Generation zu vergleichen.
Abbildung 159: Gesamtreporting - Gegenüberstellung Generationen
Im Sheet „Preise bereinigt“ erscheint der „alte“ und „neue“ Wert.
Abbildung 160: Gesamtreporting - Preise bereinigt
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9. Formulare
PBroker AG stellt individuelle und kundenspezifische Formulare bereit, welche im Tool hinterlegt werden können. Der Kunde kann definieren, im welchem Projektmenü das Formular generiert werden soll. Beispiele:
Kundenspezifisches Offertöffnungsprotokoll im Projektmenü „Antworten“
Adressliste der Anbieter im Projektmenü „Antworten“
Absagebrief im Projektmenü „Auswertung“
Diverse Verfügungen, Briefe etc.
Sämtliche Formulare (nicht der Fragekatalog) werden beim Export DecisionAdvisor mit der kundenspezifischen Kopf-/Fusszeile versehen.
aus
dem
Hierzu wird im Menü „Administration – Abteilung – Dokumente“ je ein entsprechendes Template unter “Vorlagen für Reporten und Formulare“ hochgeladen. Diese Templates können einer Phase zugeordnet werden, in dieser Phase können die gewünschten Formulare & Reporten dann generiert werden (für User mit erweiterten Berechtigungen, vgl. „Anwenderhandbuch für Departmentadministratoren“).
Abbildung 161: Abteilungsdokumente
Hier kann je Formular ein Template hinterlegt werden. Seite 142 von 144
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Um die Templates zu erstellen werden folgende Variablen zur Verfügung gestellt: Variablen
Beschreibung
Projektname
Name gemäss Projekteigenschaften
Auftragsart
Auftragsart gem. Projekteigenschaften
Verfahrensart
Verfahrensart gem. Projekteigenschaften
Auftragswert
Auftragswert gem. Projekteigenschaften
Budget
Budget gem. Projekteigenschaften
WTO
„ja“ oder „nein“ gem. Projekteigenschaften
SubmissionsNr
Submissions-Nr. gem. Projekteigenschaften
Eingabetermin
Eingabetermin gem. Projekteigenschaften
Beschreibung
Beschreibung gem. Projekteigenschaften
Abteilung
Abteilung gem. Projekteigenschaften
Auftraggeber
Auftraggeber gem. Projekteigenschaften
Projektleiter
Projektleiter gem. Projekteigenschaften
NameAnbieter
Name des Anbieters gemäss Menü „Anbieter – Verzeichnis“
AdresseAnbieter
Firmenname resp. wenn Bietergemeinschaft, Name der Bietergemeinschaft
Strasse / Postfach
PLZ Ort
dann
AlleAnbieter
Liste aller erfassten Anbieter (Firmenname)
Kriterien
Liste aller erfassten Kriterien (Name der Kriterien)
Kriterien&Gewichtun g
Liste aller erfassten Kriterien (Name der Kriterien) und Gewichtung (gemäss Projekteigenschaften)
ZuschlagAnbieter
Zuschlag (Anbietername) Zuschlag/Ausschluss“
AusschlussAnbieter
Ausschluss (Anbietername) Zuschlag/Ausschluss“
Nettopreis
Gemäss Preiskriterium
Nettopreisber
Gemäss Preisvorlage Korrektur manuell“
gemäss gemäss
„Nettopreis“
„Auswertung
–
„Auswertung
–
bereinigt
„Antworten
–
Tabelle 47: Verfügbare Variablen für Formulare
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Werden zusätzliche Informationen für die Generierung der Formulare benötigt kann PBroker abteilungsspezifische Eingabefelder pro Formular erstellen: Beispiel des Kantons Aargau:
Abbildung 162: Beispiel 2 Formulare
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