Anwenderhandbuch Anzeigenversand

www.adwebconnect.de ● www.anzeigenversand.net

Inhaltsverzeichnis 1

Einleitung........................................................................................................ 3

1.1

Systemvoraussetzungen ......................................................................................................... 3

1.2

Anmeldung ................................................................................................................................ 3

1.3

Produktbeschreibung............................................................................................................... 4

1.4

Rollen ......................................................................................................................................... 4

1.5

Navigation ................................................................................................................................. 5

1.6

Transferjournal ......................................................................................................................... 6

1.6.1

Statusmeldungen ........................................................................................................................ 7

1.6.2

Detailinformation und Editieren .................................................................................................. 9

1.6.3

Jobarchiv .................................................................................................................................. 10

1.6.4

Aktionen .................................................................................................................................... 10

1.7

Administration ........................................................................................................................ 11

2

Neuen Auftrag anlegen ................................................................................ 13

3

Transferjournal: Auftrag bearbeiten und versenden ................................ 16

3.1

Unvollständiger Auftrag ......................................................................................................... 16

3.2

Noch nicht freigegebener Auftrag (PDF OK) ....................................................................... 17

3.3

Noch nicht freigegebener Auftrag (PDF-Warnungen) ......................................................... 17

3.4

Auftrag mit PDF-Fehler .......................................................................................................... 18

4

Transferjournal: Auftrag archivieren .......................................................... 20

5

Administration: Versandprofil einstellen ................................................... 21

6

Administration: Benachrichtigung einstellen ............................................ 23

7

Tipps und Tricks .......................................................................................... 24

7.1

Umbenennen von Original-Dateien ....................................................................................... 24

7.2

Dokumentation ........................................................................................................................ 24

7.3

Historie..................................................................................................................................... 24

7.4

Arbeitsvorbereitung: Aufträge ohne PDF-Datei .................................................................. 24

7.5

Workflows - Arbeitsabläufe ................................................................................................... 25

7.6

Mediadaten automatisch eintragen ...................................................................................... 25

7.7

Benachrichtigung ................................................................................................................... 25

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1 1.1

Einleitung Systemvoraussetzungen

Internetbrowser

Verwenden Sie immer die aktuellste Version des Browsers (empfohlen Firefox ab Version 26 oder Internet Explorer ab Version 10.0).

Übermittelte Daten

PDF-Datei. Beachten Sie bitte, dass sich nur eine ungeschützte Datei sinnvoll prüfen lässt. Ohne Größenbeschränkung.

Dauer der Datenarchivierung

1.2

Entsprechend der Vereinbarung zwischen Kunde und mecom.

Anmeldung

Von adweb|connect haben Sie eine E-Mail mit der Information über Ihre Anmeldung erhalten. Ihr Ansprechpartner, der Ihren Zugang eingerichtet hat, wird Ihnen die Zugangsdaten geben. Nach Ihrer Anmeldung bei adweb|connect (www.adwebconnect.de oder www.anzeigenversand.net) öffnet sich das Transferjournal:

Transferjournal

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1.3

Produktbeschreibung

adweb|connect ist ein professionelles Anzeigenmanagement das es ermöglicht digitale Druckunterlagen vom Ersteller an den Empfänger zu übermitteln. adweb|connect überträgt und prüft eine Druckvorlage automatisch, Fehler werden protokolliert. Dateien mit nicht korrigierbaren Fehlern werden nicht weitergeleitet. Sie erhalten Änderungshinweise, um die Daten zu korrigieren. Erfolgreich geprüfte Druckvorlagen werden an den Empfänger nach einer Freigabe automatisch weitergeleitet. Alle Arbeitsprozessschritte werden protokolliert. Übernimmt ein Empfänger eine übermittelte Druckvorlage, erhalten Sie automatisch eine Empfangsbestätigung. 1.4

Rollen

Im adweb|connect sind für Ihren Workflow 3 Rollen definiert: Rolle

Aufgabe

Anzeigensatz, Repro

Anzeigen erstellen und als PDF-Datei hochladen.

Kontrolle

Preflight-Ergebnisse prüfen und kontrollieren, so dass die Inhalte der Anzeige den Anforderungen entsprechen.

Nach der Prüfung durch adweb|connect den Auftrag an die Rolle Kontrolle weiterleiten

Nach der Prüfung die Anzeige an den Versand weiterleiten. Versand

Anzeigen an die Publikationen senden. Wenn der Empfänger die Daten erhalten hat, erhält der Versand eine Empfangsbestätigung.

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oder automatische Datenübernahme mit mecom-multiconnect-Technologie.

Automatische Empfangsbestätigung der PDF-Anzeigendateiübernahme Ablaufübersicht 1.5

Navigation

Ihnen stehen zur Navigation durch das System adweb|connect sowohl die Menüs in der oberen Zeile wie auch die linke Spalte mit einzelnen Untermenüs zur Verfügung. Obere Zeile

Menü

Ziel nach dem Klicken

Home

Startbildschirm von adweb|connect

Transferjournal

Überblick über aktuelle, aktive Aufträge Auftragsarchiv

Neuer Auftrag

Neuen Auftrag anlegen

Administration

Versandprofile anlegen und ändern

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Pflichtfelder der Mediadaten für Ihren Account Persönliche Einstellung der Benachrichtigungsversendung Service

Dokumentation adweb|connect und Kontaktmöglichkeiten bei Problemen und Fragen

Logout

Abmelden von adweb|connect

1.6

Transferjournal

Das Transferjournal gibt einen Überblick über die aktuellen Aufträge (Jobs). Durch Klicken auf einen Auftrag heben Sie diesen hervor. Zu dem hervorgehobenen Auftrag finden Sie in der Detailansicht ein Preview der Anzeige wie auch alle erfassten Mediadaten. Ebenso können Sie über das entsprechende Icon zusätzliche Informationen, die Historie und das Jobticket zu der Anzeige ansehen und speichern.

Transferjournal

1

Auflistung der aktuellen Aufträge (Jobs) Aufträge können nach der ID, der Publikation/dem Empfänger, dem Status oder dem Datum sortiert werden. Ein Auftrag ist hervorgehoben. Auf diesen Auftrag beziehen sich die Detailansicht (9) wie auch die Detailinformationen (7) und die Funktion „Editieren“ (8). Aufträge, die mehrere Empfänger beinhalten, werden in blauer Farbe dargestellt. Ein Klick auf das kleine Dreieck öffnet die Liste der Empfänger.

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2

Suchmöglichkeit nach der ID oder nach dem Dateinamen. Nach Eingabe der ID, eines Teils einer ID, des Dateinamens oder eines Teils eines Dateinamens auf ok klicken.

3

Aktualisierung der Auftragsübersicht (automatisch oder manuell).

4

Report erstellen: Bericht über aktuelle Aufträge (Jobs). Nach dem Klick auf das Icon kann man Einstellungen des Berichtes wählen.

5

Die rote Linie kann mit der Maus verschoben werden um die Größe der Jobübersicht zu ändern.

6

Wahl der Anzahl der Aufträge pro Seite und Blättern durch die Seiten.

7

Detailinformationen (PDF-Vorschau, Jobticket, PDF-Feindaten, Preflight und Historie) des hervorgehobenen Auftrags.

8

Editieren (nur, wenn für den Auftrag möglich): Bearbeitung des hervorgehobenen Auftrags, z. B. Mediadaten, Empfänger oder die PDF-Druckvorlagedatei ändern oder ergänzen

9

Thumbnail der PDF-Datei und Detailansicht der Daten des hervorgehobenen Auftrags.

10

Aktionen-Drop-Down-Box: Statusänderung von Aufträgen (z. B. freigeben/weiterleiten, löschen, kopieren).

1.6.1 Statusmeldungen Ein Auftrag kann mit einer der folgenden Statusmeldungen versehen sein: Statusmeldung

Bedeutung

Handlungsempfehlung

Eingegangen

Datei ist erfolgreich an adweb|connect übertragen worden, der Preflight-Prozess startet.

Nach einigen Sekunden (max. 5 Minuten) Bildschirm aktualisieren, soweit sich der Status nicht von allein ändert.

Unvollständig

Auftrag wurde angelegt. Für die weitere Bearbeitung fehlen Daten oder die vorhandenen Daten müssen bestätigt werden (nach dem kopieren eines Auftrags).

Detailansicht: Editieren wählen. Die fehlenden Daten ergänzen (z.B. PDFDatei, Publikation/Empfänger) oder nach dem kopieren einer Datei die vorhandenen Daten durch sichern bestätigen. Siehe Kapitel 3.1 Unvollständiger Auftrag.

PDF-Preflight Stufe1

Auftrag wird von adweb|connect bearbeitet (Preflight, Preview Erzeugung etc.).

Nach einigen Sekunden (max. 5 Minuten) Bildschirm aktualisieren, soweit sich der Status nicht von allein ändert.

Noch nicht freigegeben (PDF OK)

PDF-Prüfung ergab weder Fehler noch Warnungen.

Funktion freigeben/weiterleiten wählen. Siehe Kapitel 3.2 Noch nicht freigegebener Auftrag (PDF OK).

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Noch nicht freigegeben (PDF-Warnungen)

PDF-Preflight ergab Warnungen.

Detailinformationen, PDF-Vorschau nutzen: Mit Adobe Reader oder einem vergleichbaren Programm die Ebenen in der PDF-Vorschau ansehen und entscheiden ob die angezeigten Warnungen tolerierbar sind. Dann Auftrag freigeben/weiterleiten oder korrigierte PDF-Datei über die Funktion Editieren laden. Siehe auch Kapitel 3.3 Noch nicht freigegebener Auftrag (PDF-Warnungen).

Senden

Der Auftrag wird dem Empfänger übermittelt, wurde aber noch nicht vom Empfänger übernommen.

Beobachten der Statusanzeige, ggfs. betätigen des Schalters Jetzt aktualisieren. Es kann durchaus geschehen, dass Empfänger einige Stunden benötigen, um die Anzeigendatei zu übernehmen. Die kann insbesondere dann der Fall sein, wenn keine automatische Datenübernahme per mecom-multiconnect beim Empfänger eingerichtet ist, sondern die Anzeigen nur per E-Mail-Link manuell bearbeitet werden.

Versendet

Der Auftrag wurde an den Empfänger übermittelt, aber dieser hat den Empfang noch nicht bestätigt.

Beobachten der Statusanzeige, ggfs. betätigen des Schalters Jetzt aktualisieren. Es kann in Ausnahmefällen geschehen, dass Empfänger längere Zeit benötigen, um die Datei zu übernehmen. Die kann insbesondere dann der Fall sein, wenn mecom-multiconnect Empfangsserver beim Empfänger eingerichtet ist aber der Empfang gestört ist. Ggfs. nehmen Sie Kontakt mit dem Support von mecom auf ([email protected] oder +49 40 4113-328010), damit dieser die Ursache der Verzögerung ergründet. Dieser Service ist für Sie kostenfrei.

Angekommen

Auftrag wurde erfolgreich übertragen und der Empfänger hat die Übernahme der Anzeigendatei bestätigt.

Je nach Bedarf den Auftrag archivieren oder löschen.

PDF-Fehler (bei: Preflight Stufe1)

PDF-Preflight ergab Fehler. Der Auftrag kann nicht freigegeben/weitergeleitet werden.

Detailinformation/PDF-Vorschau: Mit Adobe Reader oder einem vergleichbaren Programm die Ebenen der PDFVorschau ansehen. Original-PDF-Datei korrigieren und über die Funktion Editieren erneut laden. Siehe auch Kapitel 3.4 Auftrag mit PDF-Fehler.

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Interner Fehler

Ein außergewöhnlicher Fehler hat die Abarbeitung des Prozesses innerhalb von adweb|connect gestoppt. Das SupportTeam von mecom ist automatisch vom System informiert worden und wird den Fehler zügig beheben.

Das Support-Team von mecom kontaktieren (+49 40 4113328-10 oder [email protected]).

1.6.2 Detailinformation und Editieren

Detailinformation

Bedeutung

Hinweis

PDF-Vorschau

Anzeige der Detailinformationen der PDF-Druckdatei.

Wenn Sie die PDF-Vorschau z.B. in Adobe Reader öffnen, können Sie mögliche Fehler oder Warnungen in den Ebenen ansehen. Der Adobe Reader oder vergleichbare Programme stehen Ihnen kostenfrei im Internet zur Verfügung. Wichtig ist im PDFBetrachter die Möglichkeit der Anzeige von einzelnen Ebenen.

Jobticket

Ausgabe des Auftrags im CIP4Job Definition Format (JDF).

Das CIP4 Job Definition Format (JDF) ist ein auf XML basierendes Dateiformat für die Prozessautomatisierung in der Grafischen Industrie.

Diese Datei benötigen Sie, wenn die Weiterbearbeitung des Auftrags inklusive der PDF-Druckvorlage automatisiert erfolgen soll.

Weitere Informationen sind unter www.cip4.org abrufbar.

PDF-Feindaten

Anzeige der Detailinformationen der Druckdatei mit ihrem Anschnitt.

Soweit eine Datei manuell umbenannt werden muss, kann Sie hier heruntergeladen werden. Mit Editieren kann die umbenannte Datei wieder zum Auftrag hinzugeladen werden.

Preflight

Detailansicht der Ergebnisse der Druckdaten-Prüfung

Die Einstellung für die Prüfungen hat der Auftraggeber in Abstimmung mit mecom definiert und hinterlegt. Die Prüfungen erfolgen anhand StandardParametern der Industrie, anhand angepasster Parameter oder anhand individuell definierter Parameter. Die Möglichkeiten der PDF-Prüfungen werden durch die callas pdfToolbox CLI bestimmt.

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Historie

Protokoll der Arbeitsschritte

Inklusive allen Weiterleitungen.

Editieren

Möglichkeit eine neue PDF-Datei zu laden und/oder Mediadaten zu ändern

Diese Möglichkeit steht nur zur Verfügung, wenn logisch sinnvoll.

1.6.3 Jobarchiv Über die linke Spalte des Transferjournals können Sie zwischen der Ansicht der aktuellen Jobs (Aufträge) und dem Jobarchiv wechseln.

Im Jobarchiv sind alle archivierten Aufträge aufgelistet. Im Jobarchiv können Sie Funktionen und Aktionen auf die archivierten Aufträge ebenso anwenden, wie auf die aktuellen Aufträge in der Liste der aktuellen Jobs. Sie haben mit der Aktionen-Drop-Down-Box die Möglichkeit, einen archivierten Auftrag zu löschen, aktiv zu schalten oder zu kopieren. Die Funktion aktiv schalten verschiebt den markierten Auftrag wieder in die Ansicht Aktuelle Jobs des Transferjournals.

1.6.4 Aktionen Über die Aktionen-Drop-Down-Box können jene Aktionen ausgewählt werden, die sich sinnvoll auf einzelne oder mehrere Aufträge gemeinsam anwenden lassen und die Ihnen entsprechend der Konfiguration von adweb|connect zur Verfügung stehen. Voraussetzung: 

Mindestens ein Auftrag ist in der Jobliste (Transferjournal/Aktuelle Job) Jobs sichtbar.



Sie haben einen Account, der das Recht hat, Aktionen auszuführen.

Vorgehensweise 1. Eine Funktion, die auf eine oder mehrere Dateien angewendet werden soll, auswählen.

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Nach Auswahl einer Aktion werden jene Aufträge in der Liste mit einer Checkbox versehen, auf die die Aktion angewendet werden kann:

2. In der Checkbox jene Aufträge markieren, auf welche die Aktion angewendet werden soll. 3. Anklicken von ok. 4. Ergebnis: Die Aktion wird auf die ausgewählten Aufträge angewendet, die Checkboxen sind wieder verschwunden. 5. Hinweis: Sollten Sie keine Aktionen der Aktionen-Drop-Down-Box ausführen wollen, obwohl sie bereits eine Aktion ausgewählt haben oder Aufträge markiert haben, wählen Sie den Eintrag Bitte eine Funktion wählen.

1.7

Administration

Ihnen stehen verschiedene Untermenüs zur Verfügung mit denen Sie die Funktionalität von adweb|connect für Ihren Account sowie für die weiteren Benutzer Ihres Workflows maßgeblich verändern können: Untermenü

Bedeutung

Übersicht

Alle Untermenüs im Überblick

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Hinweis

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Stammdaten

Daten Ihrer Firma bzw. Ihres Accounts.

Bitte nur in Absprache mit mecom ändern.

Publikation/Empfänger

Eigenschaften der Publikation bzw. der Empfänger im Workflow.

Bitte nur in Absprache mit mecom ändern.

Benutzer & Rechte

Übersicht über die Rollen in adweb|connect und die dafür eingerichteten Accounts.

Bitte nur in Absprache mit mecom ändern.

Benachrichtigung

Einstellungen, zu welchem Zeitpunkt der Auftragsbearbeitung und an wen eine Benachrichtigung versendet wird.

Es besteht die Möglichkeit, für alle Rollen in adweb|connect die Benachrichtigung voreinzustellen. Bitte sprechen Sie für diesen Anwendungsfall mecom an.

Versandprofile

Versandprofile ihres Accounts einrichten und ändern.

Versandprofile sind eine Möglichkeit, Versanddetails wie Empfänger und/oder Mediadaten zu speichern, die Sie dann auf jeden Auftrag übertragen können.

Übersicht der eingerichteten Versandprofile ihres Accounts. Pflichtfelder

Pflichtfelder der Mediadaten definieren.

Die Einstellungen gelten für alle Rollen in adweb|connect.

Servereinstellungen

Manuelle Freigabe von Jobs: Funktionen des Transferjournals konfigurieren.

Derzeit ist eine manuelle Freigabe jedes Auftrags notwendig, daher diese Funktion bitte nicht ändern.

Automatisches archivieren von Jobs. Automatisches löschen von Jobs.

Einstellung wird in Abhängigkeit der Vereinbarung angegeben. Defaultwert sind 30 Tage.

Wir empfehlen Ihnen grundsätzlich vor Änderungen der Einstellungen innerhalb des Bereichs Administration, abgesehen von der Konfiguration der eigenen Benachrichtigung, die kostenfreie Unterstützung von mecom in Anspruch zu nehmen ([email protected] oder +49 40 4113-32810).

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2

Neuen Auftrag anlegen

Wenn Sie das Menü Neuer Auftrag öffnen, vergibt das System automatisch eine Auftrags-ID, die auf der rechten Seite des Fensters angezeigt wird (adweb_id). Voraussetzung Die Druckdatei liegt im PDF-Format vor und ist nicht mit einem Passwort geschützt. Vorgehensweise 1. Menü Neuer Auftrag wählen. Die Ansicht zum Anlegen eines neuen Auftrags öffnet sich:

2. (Soweit eine PDF-Datei dem Auftrag hinzugefügt werden soll.) PDF-Datei auswählen:

3. Optional: Versandprofil laden Wenn wenigstens ein Versandprofil im System hinterlegt ist, können Sie ein vorbereites Profil laden. Das Auswahlmenü befindet sich rechts oben auf der Seite.

In Versandprofilen können Sie Empfänger und/oder Mediadaten so hinterlegen, dass diese beim Aufruf des Versandprofils in das Formular für den neuen Auftrag eingetragen werden. Die Eintragungen des Versandprofils können jederzeit geändert oder überschrieben werden. 4. Publikation/Empfänger wählen

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Wenn Sie mehrere Publikationen bzw. Empfänger wählen möchten, wiederholen Sie den Vorgang. 5. Ausgabe hinzufügen

Wenn Sie mehrere Ausgaben wählen möchten, wiederholen Sie den Vorgang. Zwischenergebnis: Die gewählten Ausgaben werden angezeigt.

6. Mediadaten eintragen oder, soweit bereits vorhanden, ändern. Felder mit fett gesetzten Bezeichnungen und Sternchen hinter der Feldbezeichnung (*) sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. 7. Auftrag anlegen mit speichern/senden. Ergebnis: Auftrag ist angelegt und wird im Transferjournal angezeigt.

8. Im Hauptmenü Transferjournal wählen oder einen weiteren neuen Job anlegen.

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Wenn Sie eine Datei hochgeladen haben, prüft das System nun die PDF-Datei. Die Einstellung für die Prüfungen wurde bei der Einrichtung des Systems gemeinsam abgestimmt und hinterlegt. (Bei Bedarf sind selbstverständlich Änderungen des Preflight-Checks in Abstimmung mit mecom möglich. mecom empfiehlt die Orientierung an Branchenstandards, wie jenen der callas GmbH, deren PDF-Prüfung Eingang in den Adobe Acrobat Preflight gefunden hat.) Die Verarbeitungsschritte können Sie im Transferjournal in der Spalte „Status“ verfolgen, soweit das adweb|connect-System mit seinen angeschlossenen Komponenten langsamer arbeitet als der jeweils aktualisierte Bildschirmaufbau an Ihrem Monitor. Zum Ende des Preflights wird das Prüfergebnis in Kurzform im Transferjournal angezeigt. Hinweis: Sollte sich die Anzeige während der Verarbeitung nicht ändern, klicken Sie bitte auf den Button Jetzt aktualisieren.

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3

Transferjournal: Auftrag bearbeiten und versenden

Voraussetzung 

3.1

Mindestens ein Auftrag ist in der Jobliste (Transferjournal/Aktuelle Jobs) sichtbar.

Unvollständiger Auftrag

Vorgehensweise 1. Auftrag markieren durch Anklicken des unterstrichenen und rot dargestellten Dateinamens, so dass der Dateiname fett dargestellt wird. 2. Detailinformationen prüfen. 3. Detailansicht: Editieren wählen:

Pop-Up-Fenster „Anzeigendaten editieren“ öffnet sich. 4. Gegebenenfalls fehlende Publikation/Empfänger wählen. Details siehe Kapitel 2 Neuen Auftrag anlegen. 5. Fehlende PDF-Datei laden und gegebenenfalls Mediadaten ändern oder ergänzen. 6. Auf sichern klicken und Pop-Up-Fenster schließen. Zwischenergebnis: Auftrag wird an das Transferjournal gesendet. Das System führt nun den Preflight-Check durch soweit eine PDF-Datei geladen wurde. Das Prüfergebnis sehen Sie als Statusinformation in Kurzform im Transferjournal (siehe Kapitel 1.6.1 Statusmeldungen). 7. Transferjournal: Auftrag markieren und ggfs. Mediadaten und Detailinformationen des Auftrags kontrollieren. 8. In der Aktionen-Drop-Down-Box freigeben/weiterleiten wählen.

In der Auftragsübersicht wird vor jedem Auftrag, der freigegeben werden kann, nun ein Auswahlkästchen (Checkbox) angezeigt. 9. Auftrag markieren

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10. und auf ok klicken. Ergebnis: Der Auftrag wurde zum Versand an die Empfänger freigegeben, die Zustellung an den oder die Empfänger hat begonnen. 11. Beobachten Sie die Änderung der Statusangaben im Transferjournal.

3.2

Noch nicht freigegebener Auftrag (PDF OK)

Vorgehensweise 1. Auftrag markieren durch Anklicken des unterstrichenen und rot dargestellten Dateinamens in der Liste der Jobs. 2. Detailansicht: Publikation/Empfänger und Ausgabe(n) sowie Mediadaten kontrollieren. 3. Aktion freigeben/weiterleiten in der Aktionen-Drop-Down-Box wählen:

In der Auftragsübersicht wird vor jedem Auftrag, der freigegeben werden kann, nun ein Auswahlkästchen (Checkbox) angezeigt. 4. Auftrag markieren 5. und auf ok klicken. Ergebnis: Der Auftrag wurde zum Versand an die Empfänger freigegeben, die Zustellung an den oder die Empfänger hat begonnen. 6. Beobachten Sie die Änderung der Statusangaben im Transferjournal.

3.3

Noch nicht freigegebener Auftrag (PDF-Warnungen)

Vorgehensweise 1. Auftrag markieren durch Anklicken des unterstrichenen und rot dargestellten Dateinamens in der Liste der Jobs. 2. Mit der Funktion Preflight den Preflight-Report öffnen und die Fehlerursache beurteilen. 3. Gegebenenfalls Detailinformation abrufen: Mit der PDF-Vorschau zweifelhafte Elemente in der Datei mit der Ebenenansicht, z.B. mit Acrobat Reader identifizieren. Wenn die Warnungen außerhalb des Toleranzbereichs liegen, korrigieren Sie die Daten in der Original-PDF-Datei und gehen vor, wie im Kapitel 3.4 Auftrag mit PDF-Fehler, beschrieben. 4. Wenn die Warnungen im Toleranzbereich liegen: Aktion freigeben/weiterleiten in der Aktionen-Drop-Down-Box wählen.

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In der Auftragsübersicht wird vor jedem Auftrag, der freigegeben werden kann, nun ein Auswahlkästchen (Checkbox) angezeigt. 5. Auftrag in der Checkbox markieren. Wollen Sie gleichzeitig mehrere Aufträge freigeben/weiterleiten so markieren Sie alle betreffenden Aufträge. 6. Auf ok klicken. Ergebnis: Der Auftrag wurde zum Versand an die Empfänger freigegeben, die Zustellung an den oder die Empfänger hat begonnen. 7. Beobachten Sie die Änderung der Statusangaben im Transferjournal.

3.4

Auftrag mit PDF-Fehler

Vorgehensweise 1. Auftrag markieren durch Anklicken des unterstrichenen und rot dargestellten Dateinamens in der Liste der Jobs, so dass er fett dargestellt wird. 2. Mit der Funktion Preflight den Preflight-Report öffnen und die Fehlerursache beurteilen. 3. Gegebenenfalls Detailinformation abrufen: Mit der PDF-Vorschau fehlerhafte Elemente in der Datei mit der Ebenenansicht, z.B. mit Acrobat Reader, identifizieren. 4. Außerhalb von adweb|connect: Original-PDF-Datei korrigieren. Hinweis: Liegt Ihnen die Original-Datei nicht vor, können Sie diese mit der Funktion PDF-Feindaten herunterladen und dann bearbeiten. 5. Detailansicht: Editieren wählen.

Pop-Up-Fenster „Anzeigendaten editieren“ öffnet sich. 6. Korrigierte PDF-Datei auswählen. 7. Mediadaten eintragen oder vorhandene ändern. 8. Auf sichern klicken und Pop-Up-Fenster schließen Zwischenergebnis: Auftrag wird an das mecom Rechenzentrum gesendet. Das System führt nun den Preflight-Check durch.

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Das Prüfergebnis sehen Sie als Statusinformation in Kurzform im Transferjournal (siehe Kapitel 1.6.1 Statusmeldungen). Wenn im Transferjournal Fehler angezeigt werden, korrigieren Sie die Daten erneut. Wenn im Transferjournal Warnungen angezeigt werden, geben Sie folge wir in Kapitel 3.3. Noch nicht freigegebener Auftrag (PDF-Warnungen) angegeben. Wenn der Auftrag in Ordnung ist: 9. Transferjournal: Auftrag markieren. 10. Detailansicht: Mediadaten und Detailinformationen des Auftrags kontrollieren. 11. Funktion freigeben/weiterleiten wählen. 12. Auftrag markieren 13. und auf ok klicken. Ergebnis: Der Auftrag wurde zum Versand an die Empfänger freigegeben, die Zustellung an den oder die Empfänger hat begonnen. 14. Beobachten Sie die Änderung der Statusangaben im Transferjournal.

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4

Transferjournal: Auftrag archivieren

Voraussetzung 

Mindestens ein Auftrag ist in der Jobliste (Transferjournal/Aktuelle Jobs) sichtbar.

Vorgehensweise 1. Auftrag markieren durch Anklicken des unterstrichenen und rot dargestellten Dateinamens in der Liste der Jobs, so dass er fett dargestellt wird. 2. In der Aktionen-Drop-Down-Box die Funktion archivieren wählen:

In der Auftragsübersicht wird vor jedem Auftrag, der freigegeben werden kann, nun ein Auswahlkästchen (Checkbox) angezeigt. 3. Auftrag in der Checkbox markieren. Sie können einen, mehrere oder auch alle Aufträge markieren und gleichzeitig archivieren. 4. Auf ok klicken Ergebnis: Der Auftrag wurde archiviert.

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5

Administration: Versandprofil einstellen

In einem Versandprofil können Sie bestimmte Versanddetails wie Empfängerlisten und oder Mediadaten speichern, die Sie dann einfach auf jeden neuen oder vorhandenen Auftrag übertragen können. Vorgehensweise 1. Menü Administration wählen. 2. Untermenü Versandprofile wählen. 3. Funktion Neues Versandprofil einrichten wählen.

4. Optional: Publikation/Empfänger wählen:

Wenn Sie mehrere Publikationen bzw. Empfänger wählen möchten, wiederholen Sie den Vorgang. 5. Ausgabe hinzufügen, soweit Sie in Schritt 5 eine Publikation/einen Empfänger gewählt haben:

Wenn Sie mehrere Ausgaben wählen möchten, wiederholen Sie den Vorgang. Anwenderhandbuch Anzeigenversand

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Zwischenergebnis: Die gewählten Ausgaben werden angezeigt.

6. Optional: Mediadaten eintragen Sie können im Versandprofil beliebige Eingaben tätigen. Alle Angaben können mit dem Befehl „Editieren“ vor dem Versenden geändert, gelöscht oder ergänzt werden. 7. Versandprofil speichern Pop-Up-Fenster für die Namenseingabe öffnet sich. 8. Name des Versandprofils eintragen und auf ok klicken.

Ergebnis: Das Versandprofil wurde gespeichert. Es steht Ihnen zum Abruf zur Verfügung, wenn Sie einen neuen Auftrag anlegen oder einen vorhandenen Auftrag ändern oder ergänzen.

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6

Administration: Benachrichtigung einstellen

Sie haben die Möglichkeit zu wählen:   

zu welchem Zeitpunkt der Auftragsbearbeitung eine Benachrichtigung versendet wird. ob eine Benachrichtigung die PDF-Vorschau und/oder den Preflight beinhaltet. wer die Benachrichtigung empfängt.

Diese Einstellungen können Sie für alle Accounts in adweb|connect vornehmen. Bitte beachten Sie, dass die Anwender anderer Rollen diese Voreinstellungen ändern können. Vorgehensweise 1. Menü Administration wählen.

2. Untermenü Benachrichtigung wählen. 3. Rolle auswählen, für welche die Einstellungen gelten soll

4. Zeitpunkt und Inhalt der Benachrichtigung wählen. 5. Empfänger der Benachrichtigung angeben. Als Empfänger können auch beliebige E-Mail-Adressen eingetragen werden. Mehrere E-Mails-Adressen trennen Sie durch ein Komma. 6. Einstellungen speichern. Ergebnis: Entsprechend der gewählten Einstellungen werden zukünftig Benachrichtigungen versendet.

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7

Tipps und Tricks

7.1

Umbenennen von Original-Dateien

Müssen Dateien nach der Anlage eines Auftrags umbenannt werden, stehen zwei Vorgehensweisen zur Verfügung: 1. Die Original-PDF-Dateien können über die Funktion „PDF-Feindaten“ jederzeit heruntergeladen werden. Außerhalb von adweb|connect wird die Original-PDF-Datei umbenannt. Mit der Funktion „editieren“ ersetzt die neue Datei im vorhandenen Auftrag die bisherige Datei indem die umbenannte Datei geladen wird. Durch sichern nach Auswahl der umbenannten PDF-Datei bleiben alle anderen Mediadaten sowie die vorhandenen Publikationen/Empfänger erhalten. 2. In Absprache mit mecom ist es möglich eine automatisierte Umbenennung zu realisieren. Dabei können alle Felder der Mediadaten genutzt und innerhalb eines Verarbeitungsschrittes im mecom Rechenzentrum ausgelesen werden. Die Original-PDF-Datei wird dann automatisch innerhalb eines Preflights nach einheitlichen Maßgaben umbenannt. 7.2

Dokumentation

Wenn Sie Ihre Tätigkeiten, insbesondere den Empfang der Dateien, protokollieren müssen, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: 1. Mit dem Report lassen sich Dokumentationen für mehrere Dateien ebenso wie für einzelne Dateien erstellen. Für einen einzelnen Report für eine einzelne Datei geben Sie in den Feldern „ID von“ und „bis“ die ID des zu protokollierenden Reports ein. Mit dem Button „In Bildschirmansicht“ öffnen, erhalten Sie in einer neuen Browser-Seite eine druckbare Ansicht des Reports der betreffenden Datei. 2. Eine Browser, wie z.B. Firefox, bieten die Möglichkeit einzelne Frames (Bereichsinhalte) der Website zu drucken. Positionieren sie Mauszeiger im Bereich der Detailinformationen einer Datei (Transferjournal oder Jobarchiv) und nutzen Sie die Möglichkeit diesen Frame einzeln zu drucken. Mit MS Windows und Firefox drücken Sie dazu die rechte Maustaste und wählen im erscheinen Pop-Up-Fenster die Befehle „Aktueller Frame“ und „Frame drucken“. 3. Öffnen Sie innerhalb der Detailinformationen die Historie. Es öffnet sich ein neues druckbares Browserfenster. In dieser Dokumentation sind auch, anders als in den anderen Reports, alle Bearbeitungsschritte dokumentiert. 7.3

Historie

Die Historie bietet Ihnen eine Übersicht der Bearbeitungsschritte jeder Datei. Haben Sie Dateien archiviert, können Sie auch später noch detailliert nachvollziehen, wann eine Datei angelegt und bearbeitet wurde. Hilfreich kann dabei auch sein, dass aufgeführt ist, wann der Auftrag an welchen Empfänger übermittelt wurde. Wird die Datei nicht nur weitergeleitet, sondern an externe Empfänger, wie z.B. Zeitungs- oder Magazin-Verlage, übermittelt, so wird auch dieser Versand in der Historie protokolliert. 7.4

Arbeitsvorbereitung: Aufträge ohne PDF-Datei

adweb|connect ermöglicht es im Rahmen einer Arbeitsvorbereitung Aufträge anzulegen, die noch keine PDF-Original-Dateien enthalten. Es können in diesem Arbeitsschritt alle gewünschten Daten so angelegt werden, wie bei einem vollständig neuen Auftrag. Durch das speichern/senden des neuen Auftrags erhält dieser den Status „Unvollständig“ und kann nicht weitergleitet/gesendet werden, selbst wenn bereits Publikationen bzw. Empfänger eingetragen sind.

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Erst wenn dem Auftrag über die Funktion Editieren eine PDF-Datei hinzugefügt worden ist und diese durch speichern/senden an adwebconnect zum Preflight übergeben wurde, kann der Auftrag weitergeleitet/gesendet werden. 7.5

Workflows - Arbeitsabläufe

Mit Hilfe unterschiedlicher Accounts lassen sich innerhalb von adweb|connect für ein Unternehmen unterschiedliche Arbeitsabläufe abbilden. Da die Anforderungen hier fast ebenso vielfältig sind, wie die Medienbranche, sprechen Sie bitte mecom (+49 40 4113-32808 oder [email protected]) direkt an, wenn Sie die Möglichkeiten erörtern oder einen speziellen Workflow umsetzen möchten. 7.6

Mediadaten automatisch eintragen

Versandprofile ermöglichen die Vorbelegung der Mediadaten mit einheitlichen Einträgen. Speichern Sie ein Versandprofil, so werden die zum Zeitpunkt der Speicherung eingetragenen Daten auch im Versandprofil gespeichert. Rufen Sie später das Versandprofil auf, so werden jene Mediadaten automatisch eingetragen, die im Versandprofil hinterlegt waren. Im weiteren Workflow ist das ändern oder überschreiben der vorbelegten Mediadaten über die Funktion Editieren möglich. Nur für einen erstmals angelegten Auftrag kann eine automatische Vorbelegung der Mediadaten erfolgen. Diese Vorbelegung der Mediadaten kann nur durch den letzten Versender/die letzte Versenderin der Dateien automatisch mittels eines Versandprofils überschrieben werden. Workflowteilnehmer(innen), die den Auftrag nicht neu anlegen und nur weiterleiten, können die automatische Vorbelegung der Mediadaten nur manuell ändern. 7.7

Benachrichtigung

Mit der Benachrichtigung können z.B. Kolleg(inn)en per E-Mail darüber informiert werden, dass ein Fehler in einer PDF-Datei aufgetreten ist und somit erweitertes Know-how benötigt wird oder die Original-Datei überarbeitet werden muss. Dies ermöglicht beispielsweise eine Organisation, in der für die Übermittlung von Dateien Mitarbeiter(innen) zuständig sind, die zwar die Anforderungen an PDF-Produktionsdateien rudimentär kennen, aber in der Anzeigenherstellung nicht so bewandert sind. Der Anzeigensatz wird in diesem Szenario nur dann in Anspruch genommen, wenn eine PDF-Anzeigendatei fehlerhaft ist und erhält dazu auch noch eine E-Mail mit umfangreichen Informationen zur fehlerhaften PDF-Original-Datei. Mit der Benachrichtigung nach einer Freigabe kann auch definiert werden, dass an den nächsten Workflow-Teilnehmer/die nächste Workflow-Teilnehmerin eine E-Mail gesendet wird, wenn ein Auftrag übermittelt wurde. Dies ist dann sinnvoll, wenn davon auszugehen ist, dass der folgende WorkflowTeilnehmer/die folgende Workflow-Teilnehmerin nicht ständig adweb|connect im Browserfenster beobachtet (was eher die Regel ist).

Anwenderhandbuch Anzeigenversand

© 2014 by mecom, Hamburg

awc 2.6.3, 1.0, Seite 25/25