Anleitung  zur  Sprechstunden-­‐ verwaltung  in  ILIAS  4.4     Dipl.-­‐Berufspäd.  Oliver  Samoila  

Marius  Lauterberg  

Institut  für  Kompetenzentwicklung   Hochschule  Ostwestfalen-­‐Lippe  

Helmut-­‐Schmidt-­‐Universität  /     Universität  der  Bundeswehr  Hamburg  

(Helmut-­‐Schmidt-­‐Universität  /     Universität  der  Bundeswehr  Hamburg)  

 

 

 

 

 

 

 

 

veröffentlicht  im  Rahmen  des  Projekts:   optes   Optimierung  der  Selbststudiumsphase   www.optes.de     Veröffentlicht  am:  27.02.2015    

  Anleitung  zur  Sprechstundenverwaltung  in  ILIAS  4.4  von     Oliver  Samoila  &  Marius  Lauterberg  ist  lizenziert     unter  einer  Creative  Commons  Namensnennung  -­‐     Nicht-­‐kommerziell  -­‐  Weitergabe  unter  gleichen  Bedingungen     3.0  Deutschland  Lizenz.   und  beruht  auf  dem  Werk  unter     http://www.ilias.de/docu/goto_docu_pg_56783_3404.html   von  Florian  Suittenpointer

 

Das   Projekt   optes   wird   im   Rahmen   des   Qualitätspakts   Lehre   aus   Mitteln   des   Bundesministeriums   für   Bildung     und   Forschung   unter   dem   Förder-­‐ kennzeichen  01PL12012  gefördert.  Die  Verantwortung  für  den  Inhalt  dieser   Veröffentlichung  liegt  beim  Autor.  

 

  Inhalt     1   exemplarische  Anwendungsszenarios ............................................................................................................. 3   2   Sprechstunden-­‐Funktion  nutzen...................................................................................................................... 3   2.1   Sprechstundenreihe  anlegen.................................................................................................................... 3   2.2   Sprechstunden-­‐Buchungen  verwalten ..................................................................................................... 6   2.3   Sprechstundengruppen  erstellen  und  verwalten ..................................................................................... 8   2.4   Sprechstunden  in  ePortfolios  einbinden .................................................................................................. 9  

 

 

                                                                                                 Anleitung  zur  Sprechstundenverwaltung  unter  ILIAS  4.4  

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exemplarische  Anwendungsszenarios  

Bereitstellen  von  Sprechstunden  in  Online-­‐Szenarien  und  für  semester-­‐/trimestergebundene  Lehrveranstaltungen   In  reinen  Online-­‐Szenarien,  wie  auch  für  die  Lehre  an  Präsenzhochschulen,  dienen  Sprechsunden  in  ILIAS  vornehmlich  der   Organisation  von  Besprechungszeitpunkten  und  stellen  für  Lehrenden  und  Lernenden  eine  gewisse  Verbindlichkeit  für   einen  Besprechungstermin  dar.     Für  Lernende  entfällt  über  die  Buchung  eines  Sprechstundentermins  die  Kommunikationsschleife  in  der  nach  einem   möglichen  Termin  gefragt  werden  muss.  Ferner  werden  Lernenden  die  Verfügbarkeiten  des  Lehrenden  transparent   gemacht.     Dem  Lehrenden  geben  die  Sprechstunden  in  ILIAS  eine  zentrale  Stelle  zur  Planung  von  Sprechstunden.  Insbesondere  für   längere  Sprechstundenzeiträume,  die  für  mehrere  aufeinanderfolgende  Termine  ausgelegt  sind,    wird  somit  Planungs-­‐ sicherheit  geschaffen.  Auch  für  den  Lehrenden  entfallen  durch  Buchungen  Kommunikationsschleifen.     Lehrende  können  im  Zuge  der  Einrichtung  oder  Lernende  im  Rahmen  der  Buchung  bereits  eine  konkrete  zu  besprechende   Thematik  übermitteln.   Adressieren  von  Sprechstunden     Um  als  Lehrender  Sprechstunden  zu  adressieren  bieten  sich  zwei  Integrationen  in  ILIAS  an:  im  ePortfolio  des  Lehrenden   (oder  auch  des  Mentors)  und  in  Kursen/Gruppen.    Beide  Verfahren  ermöglichen  sehr  kurze  Wege  zur  Buchung  einer   gemeinsamen  Besprechung.  Beide  Schnittstellen  im  System  sind  auch  im  Folgenden  beschrieben.  

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Sprechstunden-­‐Funktion  nutzen  

Voraussetzung  für  die  Nutzung  der  Sprechstunden-­‐Funktion(en)  ist  es,  dass  diese  innerhalb  der  Administration  der  ILIAS-­‐ Installation  aktiviert  wurde.  Im  Kalender  steht  damit  zusätzlich  der  Reiter  „Sprechstundenverwaltung“  zur  Verfügung.  

2.1 Sprechstundenreihe  anlegen   Ihr  Ausgangspunkt  ist  der  Persönliche  Schreibtisch.   Um  eine  neue  Sprechstundenreihe  anzulegen,  gehen  Sie  nun  folgendermaßen  vor:   1.   Rufen  Sie  den  Reiter  „Kalender“  auf.   2.   Mit  Hilfe  einer  neuen  Kalenderansicht  „Sprechstundenverwaltung“  verwalten  Sie  die  Termine.  Klicken  Sie  darauf.   3.   Klicken  Sie  in  der  folgenden  Ansicht  oberhalb  der  Tabelle  auf  „Neue  Sprechstundenreihe  anlegen“.      

                 

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Eine  Sprechstundenreihe  wird  anhand  einer  erweiterten  Maske  für  einen  Kalendertermin  „ausgerollt“.  Dabei  stehen  die   gleichen  Optionen  zur  Verfügung  wie  bei  anderen  Terminen  im  Kalender  (z.  B.  Titel  und  Datumsangaben  incl.   Wiederholungsmuster),  daneben  aber  auch  sprechstundenspezifische  Einstellungen:   •

Anzahl  an  Terminen  pro  Sprechstunde:   Hier  legen  Sie  fest,  wie  viele  aufeinander  folgende  (Einzel-­‐)Termine  pro  Sprechstunde  generiert  werden  sollen.  



Dauer  eines  Termins:   Hier  legen  Sie  fest,  wie  lange  ein  (Einzel-­‐)Termin  innerhalb  einer  Sprechstunde  dauern  soll.  

Aus  diesen  beiden  Angaben  errechnet  sich  automatisch  die  Dauer  der  Sprechstunde.       •

Anmeldungen  pro  Termin:   Hier  legen  Sie  fest,  wie  viele  Benutzer  sich  zu  einem  der  Termine  maximal  anmelden  dürfen.  



Späteste  Anmeldung:   Hier  können  Sie  optional  festlegen,  bis  zu  wie  viele  Tage  und/oder  Stunden  vor  Beginn  der  Sprechstunde  eine   Anmeldung  ermöglicht  werden  soll.  



Zielobjekt  (Objekt  im  Magazin):   Außerdem  können  Sie  für  jede  neue  Sprechstundenreihe  optional  ein  „Zielobjekt“  definieren.  Dies  bedeutet,   dass  alle  Termine  aus  dieser  Reihe  nur  für  Mitglieder  dieses  Objekts,  z.  B.  eines  Kurses  oder  einer  Gruppe,   verfügbar  sind.  Die  objektspezifische  Verwendung  eines  Sprechstunden-­‐Termins  wird  in  der  Kalenderansicht   „Sprechstundenverwaltung“  angezeigt.     Um  das  Zielobjekt  zu  definieren,  muss  dessen  sogenannte  „Reference-­‐ID“  in  das  Feld  eingetragen  werden.  Diese   finden  Sie  entweder  indem  Sie  den  Cursor  über  dem  Titel  des  Objekts  bewegen  und  dabei  auf  die  Statuszeile  des   Browsers  schauen  oder  diese  aus  dem  URL-­‐Text  entnehmen.    

 

      Bei  Magazin-­‐Objekten,  innerhalb  derer  Sie  Administrator  sind,  können  Anwender  Ihren  Sprechstunden-­‐Kalender  auch   innerhalb  des  Objekts  einsehen.  Klicken  Sie  dazu  im  Kalender-­‐Block  in  der  rechten  Spalte  auf  die  Schaltfläche   „Sprechstunden  von  [Ihr  Name]“.  Der  daraufhin  angezeigte  Kalender  ist  sehr  beschränkt:  Nur  Daten  über  freie  

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                                                                                                 Anleitung  zur  Sprechstundenverwaltung  unter  ILIAS  4.4  

Termine  sind  anklickbar  und  es  können  keine  Termine  hinzugefügt  werden.  Um  einen  Termin  zu  buchen,  öffnen  die   Teilnehmer  dessen  Details.     Ein  typischer  Zeitplan  wäre:  „4  Termine  jeden  Freitag  mit  jeweils  15  Minuten     von  10.00  bis  11.00  Uhr,  je  1  Teilnehmer“   •

Dauer  eines  Termins:  15  Min  



Anzahl  an  Terminen  pro  Sprechstunde:  4  



Wiederholung:  Wöchentlich,  Freitag  (bei  Auswahl  von  „Kein  Enddatum“  ist  die  Wiederholung   auf  ein  Jahr  begrenzt)  



Anmeldungen  pro  Termin:  1  

  4.   Speichern  Sie  zum  Abschluss.     Sprechstundenreihen  verwalten   Nach  dem  Anlegen  einer  Sprechstundenreihe  gelangen  Sie  zurück  in  die  Terminliste  der  Sprechstundenverwaltung,  die   nun  alle  „ausgerollten“  (Einzel-­‐)Termine  anzeigt.   Für  jeden  bestehenden  Termin  werden  Titel,  Datum  und  die  aktuelle  Anzahl  an  Anmeldungen  angezeigt,  weitere   Informationen  über  die  Besucher  können  in  den  Details  eingesehen  werden.   In  weiteren  Spalten  wird  Ihnen  gegebenenfalls  angezeigt,  welche(r)  Benutzer  sich  bereits  für  einen  Termin  angemeldet   hat  und  für  welchen  Kurs  /  welche  Gruppe  Sie  einen  Termin  reserviert  haben.    

    Nachdem  die  Reihe  erstellt  wurde,  können  Sie  einzelne  oder  mehrere  Termine  löschen  oder  Einstellungen  für   diese  nachbearbeiten  (nutzen  Sie  dazu  entweder  die  Checkboxen  vor  den  Titeln  in  Kombination  mit  dem   Auswahlmenü  ober-­‐  und  unterhalb  der  Tabelle  oder  das  jeweilige  „Aktionen“-­‐Menü).   Bei  einer  Löschung  werden  Sie  von  ILIAS  gewarnt,  sollte  ein  zu  löschender  Termin  bereits  von  einem  oder   mehreren  Benutzern  gebucht  worden  sein.   Bei  Nachbearbeitung  sind  jedoch  folgende  Eigenschaften  im  Nachhinein  nicht  mehr  änderbar:   •

Startdatum  und  Wiederholungsmuster  



Anzahl  an  Terminen  pro  Sprechstunde  und  Dauer  eines  (einzelnen)  Termins    

Die  Sprechstundenverwaltung  verfügt  pro  Sprechstundenreihe  außerdem  über  einen  Reiter  „Einstellungen“,  in   der  ein  anderer  ILIAS-­‐Benutzer  als  „Verwalter“  definiert  werden  kann.  Dieser  Benutzer  kann  dann  Ihre   Sprechstunden-­‐Termine  verwalten  und  erhält  dort  weitere  Registerkarten  für  jeden  „verwalteten“  Benutzer.      

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  Seit  Version  4.4  können  Sie  von  ILIAS  automatisch  per  eMail  benachrichtigt  werden,  wenn  einer  der   Sprechstundentermine  von  einem  Benutzer  gebucht  wurde.  Dazu  muss  in  Ihrer  ILIAS-­‐Installation  allerdings  ein   sogenannter  Cron-­‐Job  für  die  Sprechstunden-­‐Verwaltung  aktiviert  werden  -­‐  wenden  Sie  sich  im  Zweifel  an  den   Systemadministrator.     Seit  Version  4.4  wird  sowohl  für  Sie  selbst  als  auch  für  Benutzer,  die  gegebenenfalls  Ihre   Sprechstundentermine  buchen  möchten,  in  den  Kalenderansichten  durch  ein  Drei-­‐Farben-­‐System  und   Angaben  in  Klammern  angezeigt,  ob  und  inwieweit  ein  Termin  bereits  ausgebucht  ist.    

2.2 Sprechstunden-­‐Buchungen  verwalten   Sprechstunden-­‐Buchungen  aktiv  zuweisen   Seit  ILIAS  4.4  gibt  es  Funktionen  in  der  Sprechstundenverwaltung,  die  es  ermöglichen   •

Benutzer  aktiv  einem  Sprechstunden-­‐Termin  zuzuweisen  (statt  nur  zu  warten,  bis  die  Termine  gebucht  werden).  



gebuchte  Sprechstunden-­‐Termine  abzusagen.  



Sprechstunden-­‐Buchungen  von  Kurs-­‐  oder  Gruppenmitgliedern  einzusehen.  

  Sie  befinden  sich  in  der  Ansicht  „Sprechstundentermine“  der  Sprechstundenverwaltung.   Sie  können  an  dieser  Stelle  nun  einem  oder  mehreren  Terminen  aktiv  Teilnehmer  zuordnen:   1.   Nutzen  Sie  dazu  entweder  die  Checkboxen  vor  den  Titeln  in  Kombination  mit  dem  Auswahlmenü  ober-­‐  und   unterhalb  der  Tabelle  und  der  Schaltfläche  „Aktionen  ausführen“  oder  das  jeweilige  „Aktionen“-­‐Menü  und   wählen  Sie  dabei  jeweils  die  Option  „Teilnehmer  zuordnen“.      

 

 

2.   Sie  gelangen  so  zu  einem  Formular,  über  das  Sie  nach  verschiedenen  Kriterien  nach  Benutzern  suchen  können.   Tragen  Sie  einen  Suchbegriff  ein  und  klicken  Sie  auf  „Suche“.    

 

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                                                                                                 Anleitung  zur  Sprechstundenverwaltung  unter  ILIAS  4.4  

3.   ILIAS  bietet  Ihnen  daraufhin  gegebenenfalls  entsprechende  Suchergebnisse  an.  Zur  genaueren  Unterscheidung   können  Sie  gegebenenfalls  zusätzliche  Spalten  mit  weiteren  Informationen  zu  den  Benutzern  einblenden,  indem   Sie  das  Menü  „Spalten“  rechts  oberhalb  der  Tabelle  öffnen,  die  gewünschten  Benutzerdaten  markieren  und  auf   „Aktualisieren“  klicken.   4.   Markieren  Sie  nun  einen  oder  mehrere  Benutzer  an  der  nebenstehenden  Checkbox  und  klicken  Sie  ober-­‐  oder   unterhalb  der  Tabelle  auf  „Hinzufügen“.    

 

 

Welche  Felder  genau  als  zusätzliche  Spalten  auswählbar  sind  beziehungsweise  vorher  überhaupt  als  Suchkriterium   verfügbar  waren,  hängt  von  einer  administrativen  Einstellung  ab  –  wenden  Sie  sich  hierfür  im  Zweifel  an  den   Systemadministrator.   ILIAS  zeigt  wieder  die  Ansicht  „Sprechstundentermine“,  die  nun  für  den  betreffenden  Termin  den  zugeordneten  Benutzer   zeigt.   Sofern  in  Ihrer  ILIAS-­‐Installation  ein  sog.  Cron-­‐Job  für  die  Sprechstunden-­‐Verwaltung  aktiviert  ist,  werden  nun  die   betreffenden  Benutzer  per  ILIAS-­‐interner  eMail  über  die  Buchung  informiert.    Wenden  Sie  sich  im  Zweifel  an  den   Systemadministrator.     Sprechstunden-­‐Buchungen  verwalten   Neben  der  Ansicht  „Sprechstundentermine“  gibt  es  in  der  ILIAS-­‐Sprechstundenverwaltung  seit  ILIAS  4.4  nun  auch  eine   alternative  Ansicht  „Buchungen“,  in  der  nur  solche  Termine  aufgelistet  werden,  die  tatsächlich  von  oder  für  jemanden   gebucht  wurden.     Sie  haben  dort  zwei  Möglichkeiten  eine  Terminbuchung  wieder  rückgängig  zu  machen:  beide  sind  über  die  Checkboxen   vor  den  Titeln  in  Kombination  mit  dem  Auswahlmenü  ober-­‐  und  unterhalb  der  Tabelle  und  der  Schaltfläche  „Aktionen   ausführen“  verfügbar:  

   

  •

Terminbuchung  absagen:   In  diesem  Fall  werden  die  betroffenen  Benutzer  automatisch  über  ILIAS-­‐interne  eMaisl  über  die  Absage   informiert.  



Terminbuchung  löschen:   In  diesem  Fall  wird  die  Buchung  ohne  Benachrichtigung  gelöscht.  

Bedenken  Sie  in  diesem  Fall,  dass  betroffene  Benutzer  zuvor  per  eMail  über  das  Zustandekommen  eines  Termins   informiert  worden  sind!      

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Sprechstunden-­‐Buchungen  in  Kursen  anzeigen  lassen   Sie  können  sich  in  Kurs  oder  Gruppen  zwei  verschiedenen  Ansichten  anzeigen  lassen,  welche  Ihrer  Sprechstunden  von   Mitgliedern  des  vorliegenden  Containers  gebucht  worden  sind:   Mitglieder-­‐Liste  erweitern:   Sie  befinden  sich  in  der  Ansicht  „Teilnehmerverwaltung“  des  Reiters  „Mitglieder“  in  einem  Kurs  oder  einer  Gruppe.   Um  die  Liste  um  eine  Spalte  mit  gebuchten  Sprechstunden-­‐Terminen  zu  erweitern,  öffnen  Sie  das  Menü  „Spalten“  rechts   oberhalb  der  Liste  im  Abschnitt  „Mitglieder“,  markieren  „Sprechstundentermine“  und  klicken  auf  „Aktualisieren“.   •

Teilnehmerdaten-­‐Export  erweitern:   In  Kursen  und  Gruppen  kann  unter  bestimmten  Voraussetzungen  ein  Export  der  Benutzerdaten  von  Teilnehmern   erstellt  werden.  Seit  Version  4.4  haben  Sie  dabei  auch  die  Möglichkeit,  eine  Option  „Sprechstunden:  Gebuchte   Termine“  auszuwählen.  

2.3 Sprechstundengruppen  erstellen  und  verwalten   Seit  ILIAS  4.4  können  Sie  in  der  Sprechstundenverwaltung  auch  mehrere  Benutzer  zu  einer  sogenannten  Sprechstunden-­‐ gruppe  zusammenfassen.  Dadurch  erzielen  Sie  zwei  Effekte:   •

Sie  können  zukünftig  Sprechstundentermine  anlegen,  die  nur  von  Mitgliedern  einer  solchen  Gruppe  gebucht   werden  können.  



Von  den  Teilnehmern  einer  solchen  Gruppe  kann  sich  zukünftig  nur  noch  eine  definierte  Anzahl  zu  einem   Sprechstundentermin  anmelden.  

Sie  befinden  sich  in  der  Ansicht  „Sprechstundentermine“  der  Sprechstundenverwaltung.  Um  eine  Sprechstundengruppe   anzulegen,  gehen  Sie  nun  folgendermaßen  vor:   1.   Wechseln  Sie  über  das  Untermenü  in  die  Ansicht  „Sprechstundengruppen“.   2.   Klicken  Sie  auf  „Neue  Sprechstundengruppe  anlegen“.    

 

 

3.   Weisen  Sie  der  Gruppe  einen  Titel  zu  und  bestimmen  Sie,  wie  viele  Buchungen  pro  Sprechstundentermin  alle   Mitglieder  der  Gruppe  gemeinsam  maximal  vornehmen  dürfen.    

 

 

4.   Speichern  Sie.     Anmerkung:  Sobald  es  mindestens  eine  Sprechstundengruppe  gibt,  haben  Sie  beim  Anlegen  oder  Nachbearbeiten   von  Sprechstundenterminen  die  Möglichkeit,  diese  für  Teilnehmer  einer  bestimmten  Gruppe  zu  

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                                                                                                 Anleitung  zur  Sprechstundenverwaltung  unter  ILIAS  4.4  

reservieren.  Nur  bei  Zuweisung  einer  Sprechstundengruppe  zu  einem/mehreren  Sprechstunden-­‐ termin(en)  steht  Ihnen  der  nachfolgende  Schritt  zur  Verfügung.     5.   ILIAS  zeigt  eine  Übersicht  der  Sprechstundengruppen  an,  die  nun  auch  Ihre  neu  angelegte  Gruppe  enthält.  Öffnen   Sie  nun  deren  „Aktionen“-­‐Menü  und  wählen  Sie  die  Option  „Teilnehmer  zuordnen“.  Hier  können  Sie  Teilnehmer   in  derselben  Weise  hinzufügen,  wie  dies  im  vorigen  Kapitel  für  die  Terminbuchung  beschrieben  wurde.       Beachten  Sie:   •

Die  Sprechstundengruppen,  die  Sie  hier  erstellen,  existieren  nur  in  Ihrer  eigenen   Sprechstundenverwaltung;  sie  sind  nicht  gleichbedeutend  mit  Magazin-­‐Objekten  des  Typs  „Gruppe“!  



Sie  können  die  Zusammensetzung  von  Sprechstundengruppen  beim  gegenwärtigen  Stand  von  ILIAS   später  nicht  mehr  ändern,  sondern  immer  nur  neue  Teilnehmer  hinzufügen“!  



Die  nachträgliche  Reservierung  eines  Sprechstundentermins  hat  keine  Auswirkung  auf  bereits   erfolgte  Buchungen  von  Benutzern,  die  dieser  Gruppen  nicht  angehören!  

 

2.4 Sprechstunden  in  ePortfolios  einbinden     Seit  ILIAS  4.4  können  Sie  Ihre  Sprechstunden-­‐Termine  auch  in  Seiten  eines  ePortfolios  abbilden.   Dadurch  wird  auf  der  ePortfolio-­‐Seite  eine  aktuelle  Monatsansicht  eingeblendet,  über  die  Termine  sowohl  eingesehen  als   auch  gebucht  werden  können.       Sie  befinden  sich  im  Bearbeitungsmodus  eines  ePortfolios.   Um  eine  Sprechstunden-­‐Kalenderansicht  auf  einer  Portfolioseite  abzubilden,  gehen  Sie  folgendermaßen  vor:   1.

Klicken  Sie  für  die  betreffende  Seite  in  der  Spalte  „Aktionen“  auf  „Seite  bearbeiten“.    

                       

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2.

Klicken  Sie  auf  denjenigen  gestreiften  Balken,  unter  dem  Sie  die  Kalenderansicht  einbauen  wollen  und  wählen  Sie   aus  dem  nun  erscheinenden  Menü  die  Option  „Sprechstunden  hinzufügen“    

    3.   In  der  nächsten  Ansicht  können  Sie  entweder  die  Standardeinstellung  „Automatisch“  belassen,  die  alle  Ihre   Sprechstunden-­‐Termine  anzeigt,  oder  aber  auf  die  Option  „Manuell“  umschalten,  die  Ihnen  daraufhin  anbietet,   aus  Ihren  Sprechstundengruppen  auszuwählen  (s.  dazu  vorheriges  Kapitel).    

 

 

4.   Klicken  Sie  zum  Abschluss  auf  „Auswählen“.   5.   Achten  Sie  darauf,  dass  das  Portfolio  „online“  geschaltet  und  hinreichend  freigegeben  ist,  so  dass  über  das   Portfolio  eine  Einsicht  und  Buchungen  möglich  sind.      

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