Anexos
Anexo I. Formato del documento de alcance del proyecto.
OBJETO DEL DOCUMENTO, REQUERIMIENTOS Y DIRECTRICES.
Objeto del documento: Este documento tiene por objeto establecer el objetivo y alcance global del proyecto con la empresa “ESCAYOLAS, S.L.”. Se trata de una enumeración de áreas funcionales a las que se les va a dar soporte con el sistema ERP, indicando en cada una de ellas los apartados en los que se centrará el proyecto. En fecha posterior a este documento de “Alcance de Proyecto”, tras la Toma de Datos, se emitirá el documento de “Requisitos”, que sí reflejará los detalles sobre las necesidades y peticiones de cada una de las áreas usuarias de la empresa ESCAYOLAS y el grado de conformidad de la solución propuesta. Los puntos enumerados serán los que se lleven a cabo en la implantación. Por ello debe ser, necesariamente, objeto de estudio, análisis y contraste por parte del cliente, siendo vinculante su contenido en cuanto a las áreas de actividad que se abordarán en la implantación. El cronograma de fechas en las que se llevará a cabo cada tarea se concretará después de la Toma de Datos. Por la experiencia consideramos que es en la Toma de Datos cuando se realiza un análisis en profundidad de cada una de las áreas y se obtiene una visión eficiente de los requerimientos necesarios, pudiendo comprometerse a una planificación definitiva de proyecto. Requerimientos y Directrices: El proyecto se plantea desde la perspectiva de dotar a Escayolas S.L. de herramienta de gestión para el ejercicio 2007 y sucesivos. Dada lo avanzado de la fecha de comienzo del proyecto (diciembre de 2006), se pondrán los medios necesarios para agilizar el proceso de implantación en cada una de las fases. Requisito imprescindible para la celeridad del proceso es la disponibilidad de los usuarios clave, que tendrán que dedicar su tiempo al conocimiento y pruebas de MIC2000ERP+. La implantación arrancará sin introducir adaptaciones funcionales al sistema. Será necesario un esfuerzo de análisis de los procesos para adaptarlos al sistema. Somos conscientes de la necesidad de ESCAYOLAS de disponer de una aplicación que le permita gestionar la información. En este sentido la apuesta por MIC2000ERP+ está orientada a lograr una mayor integridad de los procesos, enlazando la contabilidad con la gestión, y mejorar los flujos y las salidas de información para poder realizar un seguimiento, control y una mejora de los procesos. En cuanto a las decisiones de “cómo funcionar”, será responsabilidad decidir sobre la necesidad de modificar sus procesos. Entendemos que una implantación supone una coyuntura que puede aprovecharse para realizar un análisis interno de la empresa pero éste no será el objetivo de la implantación: podrá aconsejar pero la decisión será del cliente. Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción
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OBJETIVO DEL PROYECTO.
Se define el objetivo del presente proyecto en el marco de proporcionar a ESCAYOLAS, S.L. herramientas de gestión que permitan, desde una única aplicación centralizada el control de la organización. Dadas las líneas actuales de negocio, las soluciones se dirigirán al control y gestión de los procesos comercial, de ventas, producción, compras y almacén, gestión económico-financiera, así como el control de la información. Según esto, el entorno del negocio se concretará a partir de:
Análisis de los procesos
La definición del “Modelo de parametrización de la solución” que establezca el escenario que mejor garantice: -
La ejecución de los procesos.
Los procedimientos de control de gestión que de forma permanente actualicen la situación de la empresa con relación a sus objetivos.
ÁLCANCE DEL PROYECTO. Áreas a implantar.
Se establece como ámbito de alcance del proyecto el suministro de soluciones e infraestructura de sistemas, así como la implantación, de las siguientes Áreas Funcionales: Área Comercial.
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Ficha de clientes y potenciales clientes: Datos generales, personas de contacto, direcciones, formas de pago, agente comercial, definición del riesgo. Seguimiento de clientes. Mantenimiento de relaciones con clientes. Gestión del Riesgo de Clientes. Estadísticas de ventas y clientes. Comisiones de Agentes comerciales.
Ventas.
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Emisión de presupuestos a clientes. Evolución de estados (pendiente de analizar, rechazada, aceptada,… ) de las ofertas e histórico de versiones. Gestión de Tarifas. Presupuestos / Pedidos / Albaranes / Facturas. Trazabilidad entre documentos de venta. Formatos de impresión de documentos de venta (presupuesto/pedido/albarán/factura) Albaranes de venta: entregas totales o parciales de pedidos.
Facturación: emisión de facturas por albaranes individuales, por rango de fechas, por obras, ..
Fabricación.
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-
Control de costes de producción: escandallos de fabricación (materias primas, semielaborados, operaciones, mermas, … ) Gestión de Órdenes de Fabricación: + Fabricación a partir de stock bajo mínimos. + Producción contra Pedidos de cliente (trazabilidad con los documentos de venta). Partes de Trabajo de fábrica. Incidencias de fabricación.
Almacén/Logística.
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Control de stock. Valoración de existencias. Movimientos de almacén: + Entradas/Salidas. + Traspasos. + Recuento de existencias.
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Gestión de Pedidos y Albaranes de proveedor. Conformación de facturas de proveedor. Formatos de impresión de documentos de compra (pedidos y albaranes). Ficha de proveedores. Gestión de proveedores. Estadísticas de compras y proveedores.
Compras.
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Incidencias de proveedores.
Área Económico Financiera.
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Procesos Contables: + Introducción de facturas. + Introducción de asientos contables. + Compras: Conformación de facturas de compra e introducción de otras facturas de compra. + Ventas: Facturación de clientes, Anulación de facturas, Imputación de Facturas a Contabilidad. + Extractos (contabilidad general y analítica) + Traspasos de movimientos contables y analíticos. + Procesos de Cierre: de Explotación y de Contabilidad. + Proceso de Apertura de Ejercicio. + Gestión del Inmovilizado.
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Balances: + De Situación. + De Explotación. + De Comprobación de Sumas y Saldos.
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Gestión de Tesorería: + Conciliación bancaria + Gestión de Cobros + Gestión de Pagos
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Libros de IVA, Diario y Mayor. Contabilidad Presupuestaria (presupuestos de VV, %MV y Costes de Estructura). Seguimiento de reales y desviaciones.
Migración de datos.
Se migrarán los datos de los sistemas corporativos actuales de ESCAYOLAS, S.L., entendiéndose ésta como el traspaso de datos desde sus actuales aplicaciones a la nueva, siendo esta información la relativa a ficheros maestros de clientes, artículos, proveedores y cuentas contables.
CRONOGRAMA.
Tal como explicamos en el apartado de introducción, será tras la Toma de Datos cuando se realice un análisis en profundidad de todas las áreas y sus requerimientos que nos permita proponer un calendario definitivo de implantación. A la fecha de emisión del presente documento, en la fase en que nos encontramos y con la información de la que disponemos, nuestra planificación de trabajo se ciñe a la presentada en la propuesta inicial de proyecto.
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Anexo II. Formato del documento de alcance del proyecto. OBJETO Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO.
Objeto del documento: Este documento tiene por objeto detallar el alcance global del proyecto con la empresa “ESCAYOLAS , S.L.”, en base a los requisitos de la organización y los requerimientos de cada una de las áreas usuarias. Se hará referencia a cada una de las áreas funcionales a las que se va a dar soporte con el sistema ERP y se detallarán las necesidades y peticiones de “ESCAYOLAS , S.L.”, indicando el grado de conformidad de la solución propuesta. Los requisitos enumerados serán los que se consideren durante el proyecto. Por ello debe ser, necesariamente, objeto de estudio, análisis y contraste por parte del cliente, siendo vinculante su contenido en cuanto a las áreas de actividad y requerimientos que se tratarán en la implantación.
Contenido del documento: El documento hará referencia a los USUARIOS CLAVE designados desde “ESCAYOLAS , S.L.” para el proyecto de implantación. Se trata de personas de la organización cliente que desempeñen un papel protagonista en el normal desarrollo del proyecto: •
Un coordinador de proyecto por parte del cliente, que sirva de interlocutor último con el equipo de implantación y que asuma, por parte de “ESCAYOLAS , S.L.”, la responsabilidad en la toma de decisiones.
•
Por cada área funcional, un usuario final con responsabilidades y habilidades para asumir la adaptación del flujo de proceso de la empresa al sistema ERP.
Se enumerarán los REQUISITOS de cada una de las áreas usuarias (en documentos independientes referenciados), explicando cuál es la petición por parte de “ESCAYOLAS , S.L.”. Se valorará el objeto o fin que se persigue con los mismos y se informará de su inclusión o no dentro del proyecto, explicando el grado de conformidad de la solución propuesta frente a la petición realizada. Se hará referencia a ASPECTO LIMITANTES para el arranque, relacionados con el Marco Técnico (sistemas actuales, comunicaciones, etc…), información importante o condicionante para el arranque, intercambio de datos con terceros, etc… Es tras la Toma de Datos cuando se realiza un análisis en profundidad de todas las áreas y sus requerimientos que nos permite proponer una PLANIFICACIÓN definitiva de proyecto en documento independiente a éste de “REQUISITOS”.
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USUARIOS CLAVE.
Los usuarios de la empresa “ESCAYOLAS , S.L.” que liderarán el proyecto que nos ocupa son las que a continuación se mencionan: •
Gerente de “ESCAYOLAS , S.L.”:
•
Responsable de proyecto: .
•
Interlocutores de las áreas usuarias:
REQUISITOS.
Los requisitos de cada una de las áreas usuarias son los que se detallan en los documentos referenciados en este tercer apartado: •
Área Económico Financiera: EAL_Requisitos EEFF.pdf.
•
Área de Control de Gestión: EAL_Requisitos CONTROL DE GESTION.pdf.
•
Área de Ventas: EAL_ Requisitos VENTAS.pdf.
•
Área Comercial: EAL_ Requisitos COMERCIAL.pdf.
•
Área de Compras: EAL_ Requisitos COMPRAS.pdf.
•
Área de Almacén: EAL_ Requisitos ALMACEN.pdf.
•
Área de Fábrica: EAL_ Requisitos FABRICA.pdf.
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ASPECTOS LIIMITANTES.
Desde el punto de vista de infraestructura es importante mencionar los siguientes aspectos: •
La empresa “ESCAYOLAS, S.L” tiene tres delegaciones en la provincia de Sevilla, conectadas vía VPN (red privada virtual). Se reservarán los recursos necesarios de la citada red para dar servicio al sistema ERP a implantar.
•
En la sede central, ubicada en la localidad de Carmona, residirá el servidor de datos (servidor principal del sistema). En cada una de las delegaciones se configurará un servidor de ficheros y se instalará el software cliente correspondiente.
•
Para el envío de documentos de compra y venta (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, …) a terceras empresas por correo electrónico (o fax) se configurarán los formatos de la gestión comercial con la imagen corporativa de “ESCAYOLAS , S.L”. Estos formatos sustituyen los actuales sobre “papel preimpreso” que actualmente se emplean, para lo que se hace necesaria la instalación de impresoras a color para la impresión física de los mismos.
•
Se pretende dotar a la organización de la posibilidad de envío por fax de documentos generados desde el sistema ERP. Será necesario disponer, en las estaciones clientes que corresponda, de módem y acceso a la conexión telefónica.
•
Estamos analizando la viabilidad de soportar imágenes digitalizadas de documentos firmados por tercereas empresas. Sería entonces necesario disponer de equipo de digitalización de documentos (escáner).
Para el arranque del nuevo sistema Mic2000 ERP+, hacemos los comentarios que siguen: •
Se determinará fecha de corte de operaciones de los sistemas actuales de gestión comercial (OficomW) y gestión EEFF (CONTAPLUS de Sage SP) y fecha de comienzo (arranque) posterior de explotación del nuevo sistema. No habrá convivencia de sistemas actuales y el ERP Mic2000.
•
Se migrará desde CONTAPLUS el ejercicio contable 2007, las transacciones hasta el día de la fecha de corte de operaciones. No se migrará al nuevo sistema la gestión comercial.
En cuanto a los datos maestros necesarios para el correcto funcionamiento del sistema: •
Se exportarán desde los sistemas actuales los datos maestros correspondientes a las principales entidades (clientes, proveedores, artículos, plan contable, elementos de inmovilizado,…), rescatables en formatos estándar de los mencionados sistemas, haciendo la carga inicial correspondientes en el sistema ERP destino.
•
Desde “ESCAYOLAS, S.L” se aprovechará la implantación para codificar o revisar la codificación de las entidades implicadas, para conseguir una gestión normalizada de la información.
•
Se han de definir y/o validar los escandallos de fabricación que permitan una mecanización de la gestión de almacén y un seguimiento de desviaciones de reales frente a presupuestos.
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REQUISITOS EEFF Escayolas, S.L.
HISTORIA DE CAMBIOS Cod RQEF
Ed. 1
Nombre Requisitos EEFF
Fecha 10-01-07
RQEF
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Requisitos EEFF
29-01-07
Resumen de cambios Primera Edición RQEF: 005; 006; 022; 035
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Anexos
OBJETO DEL DOCUMENTO.
Este documento tiene por objeto detallar el alcance global del proyecto de implantación con la empresa “ESCAYOLAS, S.L.”, en relación al Área Económico Financiera. Se enumerarán los REQUISITOS del Área Económico Financiera explicando cuál es la petición por parte de “ESCAYOLAS, S.L.”. Se valorará el objeto o fin que se persigue con los mismos y se informará de su inclusión o no dentro del proyecto, explicando el grado de conformidad de la solución propuesta frente a la petición realizada.
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REQUISITOS.
CODIGO Descripción
Detalles
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