1
ANEXO 7- REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
1
SOLUCIÓN ERP – FIDUCIA ............................................................ 3
1.1
Requerimientos Mínimos................................................................................................................... 3
1.1.1
Requerimientos Funcionales ........................................................................................................... 3
1.1.1.1
ERP................................................................................................................................................................. 3
1.1.1.1.1
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS ..................................................................................... 3
1.1.1.1.1.1
Activos (AF)......................................................................................................................... 3
1.1.1.1.1.2
Contabilidad (CO)............................................................................................................. 6
1.1.1.1.1.3
Tributario (TR) .................................................................................................................. 9
1.1.1.1.1.4
Costos (CS) ........................................................................................................................11
1.1.1.1.1.5
Presupuesto (PR) ...........................................................................................................12
1.1.1.1.1.6
Tesorería – Caja / Bancos – Conciliación Bancaria (TS) ...........................13
1.1.1.1.1.7
Facturación y Cartera (FC) ........................................................................................26
1.1.1.1.1.8
Cuentas por Pagar (CP) ...............................................................................................29
1.1.1.1.1.9
Planeación Estratégica (PE)......................................................................................30
1.1.1.1.1.10
Terceros (TR) ...................................................................................................................31
1.1.1.1.2
COMERCIALES ..................................................................................................................................32
1.1.1.1.2.1
CRM (CM) ...........................................................................................................................32
1.1.1.1.2.2
Servicio al Cliente (SC) ................................................................................................33
1.1.1.1.2.3
Encuestas (EN) ................................................................................................................34
1.1.1.1.2.4
Gestión Comercial (GC) ...............................................................................................35
1.1.1.1.3
GESTIÓN HUMANA.........................................................................................................................36
1.1.1.1.3.1
Nómina (NM) ....................................................................................................................36
1.1.1.1.3.2
Evaluación de Desempeño / Competencias (ED) ..........................................40
1.1.1.1.3.3
Bienestar y Desarrollo del Talento Humano (TH) ........................................41
1.1.1.1.3.4
Hojas de Vida – Selección y Reclutamiento (HV) ...........................................42
1.1.1.1.4
CADENA DE ABASTECIMIENTO ..............................................................................................43
1.1.1.1.4.1
Compras (AD)...................................................................................................................43
1.1.1.1.4.2
Proveedores (PR) ...........................................................................................................44
1.1.1.1.4.3
Inventarios (IN)...............................................................................................................45
2
1.1.1.2
FIDUCIA .....................................................................................................................................................46
1.1.1.2.1
PLANEACION Y GESTION OPERATIVA (GO).....................................................................46
1.1.1.2.2
ADMINISTRACIÓN DE OTROS ACTIVOS Y PASIVOS (OA) ........................................50
1.1.1.2.2.1
Administración de acreencias (AA) ......................................................................52
1.1.1.2.2.2
Otros activos contingentes (AC) .............................................................................52
1.1.1.2.2.3
Administración de propiedad accionaria (PA) ...............................................53
1.1.1.2.3
LIQUIDACION DE ENTIDADES (LE) ......................................................................................53
1.1.1.2.4
CARTERAS COLECTIVAS (Decreto 2175/2007) (CC) ..................................................54
1.1.1.2.5
FIDEICOMITENTES ........................................................................................................................58
1.1.1.2.5.1
SARLAFT (SR) ..................................................................................................................58
1.1.1.2.5.2
RIESGO OPERATIVO (RO) ..........................................................................................60
1.1.1.2.5.3
Portal de Servicios Web – Consulta y Transaccionalidad (PW) .............60
1.1.2
INTEGRACIÓN CON OTROS APLICATIVOS (IA) ...................................................................61
1.1.3
Requerimientos No Funcionales ..................................................................................................63
1.1.3.1
Licenciamiento (LC)............................................................................................................................63
1.1.3.2
Arquitectura (AQ) ................................................................................................................................63
1.1.3.3
Infraestructura (IF) .............................................................................................................................64
1.1.3.4
Motor Base de Datos (BD) ...............................................................................................................64
1.1.3.5
Seguridad (SG) .......................................................................................................................................64
1.1.3.6
Importación / Exportación de archivos (IE) ..........................................................................65
1.1.3.7
Dimensionamiento (DI) ....................................................................................................................65
1.1.3.8
Migración (MI) .......................................................................................................................................66
1.2
Requerimientos de Implementación (IM) ...............................................................................66
1.3
Requerimientos de Soporte Técnico y Respaldo (ST).......................................................67
1.4
Requerimientos de Capacitación (CP).......................................................................................67
3
1
SOLUCIÓN ERP – FIDUCIA
1.1
Requerimientos Mínimos
1.1.1
Requerimientos Funcionales
1.1.1.1
ERP
1.1.1.1.1
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
1.1.1.1.1.1 Activos (AF)
COD.
CONDICION
AFR01
Permitir administrar: crear, modificar, consultar y desactivar activos fijos de empresa y negocios de manera independiente
AFR02
Permitir la parametrización de tipos de estados de los activos fijos.
AFR03
Permitir administrar: crear, modificar, consultar, desactivar, la información de activos fijos tal como: • • • • • • • • •
AFR04
Clase de activo fijo No. del Activo Fijo Nombre Descripción Fecha de adquisición Método de depreciación Depreciación (integrada con Contabilidad) Propietario / Custodio del activo Localización
Permitir el manejo de los siguientes procesos, para los activos fijos (en forma integrada con Contabilidad): • • • • • • •
Depreciación Amortización Compras Adiciones Valorización Baja Cualquier operación que afecte el valor contable del activo.
AFR05
Permitir el manejo de entradas y salidas del activo fijo y su respectiva afectación contable y en costos
AFR06
Permitir el registro de novedades tales como: • • • • •
Traslados entre funcionarios o centros de costos Bajas por agotamiento Pérdida Destrucción o venta de activos Salida por reparación o mantenimiento
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
4
COD.
CONDICION
AFR07
Permitir el control por activo de los aspectos legales tales como pólizas, impuestos, matrículas, escrituras, etc. (en forma integrada con Contabilidad)
AFR08
Permitir cargar activos completamente depreciados.
AFR09
Permitir el control de activos fijos y elementos devolutivos
AFR10
Permitir aplicar diferentes métodos de depreciación, amortización y/o agotamiento a activos del mismo tipo.
AFR11
Manejo de procesos de distribución de la depreciación para aplicar a los respectivos elementos de costos. (en forma integrada con Contabilidad)
AFR12
Permitir el cargue de activos de manera automática.
AFR13
Permitir integración con Digitalización de documentos relacionados con la Administración de activos Fijos. (Módulo Gestión Documental)
AFR14
Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.
AFR15
Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.
AFR16
Permitir generar reportes / archivos exigidos por entes de control.
AFR17
Efectuar registro de auditoría de las transacciones, y permitir fácil acceso a éstas
AFR18
Permitir el manejo de diferentes tipos de moneda
AFR19
Contar con manejo de calendario (días hábiles y no hábiles)
AFR20
Permitir gestionar ubicación geográfica de los datos que se incluyan en los aplicativos: países, departamentos y ciudades.
AFR21
Permitir la parametrización de la generación contable por cada tipo de movimiento
AFR22
Generar contabilidad en línea invocando los procedimientos de contabilidad de la fiduciaria y de los negocios de manera independiente.
AFR23
Manejar y agrupar familias o grupos de activos por tipo de funcionalidad, permitiendo relacionar una placa de referencia.
AFR24
Control de componentes del activo y seguimiento de partes o piezas cambiadas.
AFR25
Permitir y controlar adición de partes de activos, las cuales finalizan su vida útil al mismo tiempo que el activo padre.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
5
COD.
CONDICION
AFR26
Controlar la vigencia de las pólizas de los activos.
AFR27
Reporte a la compañía de seguros sobre el movimiento correspondiente.
AFR28
Permitir la clasificación de las pólizas de los activos.
AFR29
Controlar la garantía sobre los activos fijos adquiridos.
AFR30
Permitir la generación de informes o correos con alertas sobre vencimientos de garantías.
AFR31
Permitir registrar y controlar el mantenimiento de activos fijos, ya sea preventivo, correctivo o de mejora. En este último caso generar la afectación contable por una adición del costo ajustable del activo.
AFR32
Control de devolución de activos al proveedor. Además debe controlar el reingreso o reposición de los activos devueltos al proveedor o reposición por perdida o daño.
AFR33
Permitir el control de la rotación interna los activos, es decir movimientos o traslados de activos fijos de forma temporal o definitiva. Este control debe ser por ubicación, responsable y centro de costo. Movimientos realizados por cambio de ubicación, por daño definitivo o por obsolescencia. Pueden ser de manera individual o masiva.
AFR34
Permitir el manejo de código de barras, incluyendo la lectura de archivos planos generados por lectoras de códigos de barras.
AFR35
Permitir generar paz y salvo de activos cuando el responsable del bien lo entrega
AFR36
Permitir parametrización de la vida útil de los equipos de acuerdo al nivel de grupo de cuentas, Ejemplo: Equipo de Computo y Comunicación, Muebles y Enseres, entre otros
AFD37
Permitir definir paramétricamente si el IVA en la compra de activos es descontable o no
AFR38
Proporcionar todo tipo de informes históricos, relacionados con la parte operativa y tributaria, referentes al activo.
AFR39
Permitir el ingreso de todos los datos, movimientos, cesiones, avalúos, gravámenes y certificados asociados a cada uno de los activos de acuerdo con su tipo.
AFR40
Permitir búsquedas por mínimo: 1. 2. 3. 4.
Ciudad de ubicación Contrato de fiducia asociado Fideicomitente Custodio
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
6
COD.
CONDICION 5. 6. 7. 8.
AFR41 AFR42
AFR43
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
Ubicación Dirección Tipo de activo Actividad a desarrollar a. Venta b. Arriendo b. Otro
Digitalización toda documentación relacionada con el activo incluyendo registros fotográficos Control de actividades propias de la administración 1. Pago de impuestos a. Prediales b. Valorización 2. Actualización de avalúos 3. Pago servicios públicos 4. Gestiones de venta 5. Gestiones de arriendo 6. Pago de arriendos 7. Inspección de activos 8. Vigilancia 9. Control de tenencia (debe permitir extraer reportes históricos) a. Comodatos b. Arriendos c. Otro Que el sistema permita se asignen tareas, con responsable, fecha de cumplimiento, periodicidad, documentación de soporte del cumplimiento de la tarea, etc. y se generen alertas por fecha de vencimiento o incumplimiento.
1.1.1.1.1.2 Contabilidad (CO)
COD.
CONDICION
COR01
Permitir manejo contable Multiempresa de manera independiente, permitiendo proceso de consolidación entre empresas.
COR02
Programación de diferidos y amortizaciones, según criterios de periodicidad y afectación de cuentas.
COR03
Permitir realizar el registro de información en línea, tiempo real. Creación de comprobantes contables y opción de generación de estados financieros en tiempo real.
COR04
Cargue de comprobantes contables en línea a partir de operaciones efectuadas en otros módulos y aplicativos: Fiducia, PORFIN, FOMAG, Nómina de Pensionados, Software Jurídico
COR05
Permitir registrar diferentes estructuras contables y sus homologaciones.
7
COD.
CONDICION
COR06
Generar alertas y/o alarmas conforme a validaciones establecidas por operación y para la realización oportuna de las diferentes actividades contables (Módulo Planeación y Gestión Operativa – Parámetros de operación / Obligaciones)
COR07
Controlar que los ajustes a las cuentas contables sean realizados directamente por el usuario autorizado y desde el modulo origen (Módulo de Seguridad)
COR08
Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.
COR09
Permitir generar reportes / archivos planos exigidos por entes de control.
COR10
Manejo de consecutivos de comprobantes contables, por negocio, empresa, así como la definición de su periodicidad
COR11
Permitir consolidación de operaciones y saldos, por tipo de negocio o grupos de empresas
COR12
Permitir proceso de homologación de estructuras de planes de cuenta de acuerdo a requerimientos, tanto por saldos como por movimientos (documento fuente)
COR13
Permitir afectar automáticamente la contabilidad con los movimientos financieros de todos los productos administrados por Fiduprevisora S.A.
COR14
Permitir reversión de operaciones y Controlar las anulaciones. Control, alertas y auditorias de este tipo de operaciones.
COR15
Permitir la generación automática de indicadores como: Tasa de antigüedad partidas conciliatorias, Tasa de transmisiones oportunas, Tasa mensual en valor de partidas conciliatorias, Tasa mensual en cantidad de partidas conciliatorias, entre otros.
COR16
Permitir la generación automática de indicadores como: Número de clientes afectados por devoluciones, Tasa de cumplimiento de las declaraciones tributarias, Número de multas y sanciones.
COR17
Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.
COR18
Permitir la posibilidad de realizar contabilizaciones manuales de documentos como provisiones y ajustes generales, dejando rastro de auditoría
COR19
Permitir ejecutar en línea las operaciones contables relacionadas con las cuentas del plan de cuentas, entre las que se encuentran: • • • • •
Administración del proceso de provisiones. Administración del proceso de depreciaciones. Administración del proceso de amortizaciones Administración de las valoraciones de inversiones Administración de la Diferencia en cambio
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
8
COD.
CONDICION • • • • •
Administración controlada de interfases Amortización anticipada sin afectar saldos anteriores de los activos diferidos Causación contable automática Generación manual y automática de notas debito y crédito Administración de cuentas contingentes
COR20
Restringir la modificación manual de los registros automáticos generados desde otros módulos.
COR21
Restringir la posibilidad de efectuar el cierre contable hasta que todos los módulos y aplicativos conexos se encuentren cerrados
COR22
Posibilidad de efectuar cierre contable diario, mensual, anual, o en cualquier periodicidad requerida.
COR23
Posibilidad de generar los comprobantes de cierre, en línea.
COR24
Control y bloqueo de los diferentes módulos para realizar los cierres periódicos.
COR25
Bloqueo de periodos, controlando la captura de movimientos de periodos anteriores cuando se hayan cerrado
COR26
Permitir acceder a períodos después del cierre de manera restringida, a nivel de consulta y permitir modificaciones con acceso restringido dejando rastro de auditoría, afectando en línea los módulos y sistemas relacionados.
COR27
Permitir efectuar consultas y reportes de saldos, comprobantes, estados financieros por diferentes criterios.
COR28
Permitir generar todos los Estados Financieros con sus respectivos anexos y auxiliares para análisis y presentaciones, definidos de acuerdo con las normas contables colombianas.
COR29
Permitir registrar las notas a los Estados Financieros y anexos técnicos.
COR30
Mantener una integridad referencial entre los auxiliares de contabilidad (estructurados por centros de costo, unidad de negocio, negocio, procesos y proyectos) y los libros mayores
COR31
Generar los estados financieros comparativos por diferentes conceptos (moneda, períodos: mes actual vs. mes anterior, mes actual vs. mes año anterior, ejecución .vs. presupuesto) con desviaciones porcentuales y absolutas.
COR32
Generar balance de prueba
COR33
Generar la numeración de libros para registro en Cámara de Comercio de manera automática.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
9
COD.
CONDICION
COR34
Genera reportes de análisis de utilidad comparativos por diferentes conceptos con desviaciones porcentuales y absolutas.
COR35
Generar reporte de gastos (por ejemplo administrativos, de ventas, gastos financieros, de funcionamiento, de inversión, directos, indirectos) comparativos por diferentes conceptos con desviaciones y variaciones porcentuales y absolutas, por producto, tipo de negocio, cliente y centro de costos.
COR36
Generar reporte de ingresos por producto, tipo de negocio, cliente y centro de costos
COR37
Generar reportes gráficos del comportamiento de los diferentes rubros que conforman los diferentes estados financieros (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos)
COR38
Generar Informe de Ventas por elementos de costos tales como área, centro de beneficio, etc.
COR39
Genera el estado de resultados a nivel consolidado, por unidad de negocio, por negocio, por tercero, por centro de costos, por proyecto, etc.
COR40
Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.
COR41
Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.
COR42
Efectuar un registro de auditoría de las transacciones, y permitir fácil acceso a éstas
COR43
Permitir proceso de reversión de cierres sin afectar operaciones.
COR44
Manejo de plantillas contables por tipo de negocio
COR45
El aplicativo debe contemplar para manejo de auxiliares con codificación por cuenta de mínimo cuarenta (40) caracteres, contemplando en estos, PUC, Unidad de Negocio, Tercero, código actividad, centro de costo, cliente.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
1.1.1.1.1.3 Tributario (TR)
COD.
CONDICION
TRR01
Actualizar automáticamente la provisión de impuestos del pago una vez se cause.
10
COD.
CONDICION
TRR02
Permitir verificar la carga impositiva por tipo de tercero, en cuanto a la base para determinar la tarifa de impuesto
TRR03
Generación automática de medios magnéticos para la DIAN, tanto de empresa, fideicomisos, encargos y carteras colectivas, de acuerdo a los parámetros que indique la norma
TRR04
Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.
TRR05
Permitir generar reportes / archivos exigidos por entes de control. Los reportes mínimos requeridos son: Ingresos por municipio; detalle de la cuenta de ingresos consolidados; auxiliares por cuenta y tercero de retenciones en la fuente por renta, IVA, Ica (por municipio) y timbre; reporte movimiento de la cuenta del IVA generado y pagado
TRR06
Permitir la generación automática de indicadores como: Número de clientes afectados por devoluciones, Tasa de cumplimiento de las declaraciones tributarias, Número de multas y sanciones.
TRR07
Generación de informes anexos de apoyo para elaboración de la Declaración de Renta y Patrimonio
TRR08
Generación de Certificados de Retención en la Fuente y Derechos Fiduciarios
TRR09
Generación de reportes de gravamen a los movimientos financieros
TRR10
Integración con aplicativos de la DIAN, Secretarias de Hacienda, etc., a través de diversos medios atendiendo las solicitudes de estos entes de control.
TRR11
Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.
TRR12
Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.
TRR13
Permitir generar reportes / archivos exigidos por entes de control.
TRR14
Efectuar un registro de auditoría de las transacciones, y permitir fácil acceso a éstas
TRR15
El sistema debe tener tablas que puedan ser actualizadas o ajustadas de acuerdo a los requerimientos exigidos por la Ley, por ejemplo: tabla de porcentajes (tarifas) de retenciones en la fuente por renta, IVA, ICA, estampillas y otros descuentos, así como actualizar las bases para realizar los cálculos de todo tipo de retenciones e impuestos.
TRR16
Manejo tributario independiente por empresa y fideicomisos
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
11
1.1.1.1.1.4 Costos (CS)
COD.
CSR01
CSR02
CONDICION Manejo de contabilidad por: 1. Centro de Costos (empresa) 2. Centros de Costos para negocio y unidad de negocio Costeo por: 1. Proceso (ABC) 2. Negocio y Unidad de Negocio
CSR03
Permitir definición de criterios de costo (Drivers)
CSR04
Permitir simulación de costeo para nuevos negocios
CSR05
Permitir medir los costos por recurso, tarea, actividad, proceso, productos, negocio y cliente.
CSR06
Permitir la integración con los sistemas transaccionales implementados en Fiduprevisora, con el fin de automatizar la captura de información.
CSR07
Ser parametrizable en la definición del esquema de costeo de acuerdo con el modelo de negocio de Fiduprevisora.
CSR08
Generar reportes que facilitan el análisis cuantitativo de tareas, recursos, actividades, procesos, productos, negocios y clientes.
CSR09
Capturar la información de fuentes externas e internas.
CSR10
Generar información específica que facilita la estructuración de nuevos negocios.
CSR11
Generar archivos planos, de acuerdo con las necesidades de la fiduciaria y requerimiento de entes de control o terceros externos
CSR12
Generar alarmas sobre actividades, procesos o tareas improductivas y susceptibles de optimización.
CSR13
Permitir realizar simulaciones sobre los procesos actuales y procesos ajustados.
CSR14
Incluir un módulo de encuestas para el registro de información no automatizada, incluyendo alertas y avisos para los usuarios.
CSR15
El módulo de encuestas deber ser parametrizable de acuerdo con las características del negocio de Fiduprevisora.
CSR16
Incluir procesos automatizados de verificación e identificación de errores e inconsistencias en los resultados.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
12
COD.
CONDICION
CSR17
Permitir guardar, analizar y comparar información histórica y por períodos.
CSR18
Permitir manejar diversas unidades de medida de acuerdo al modelo de negocio de Fiduprevisora.
CSR19
Generar estado de pérdidas y ganancias por negocio, cliente, producto, proceso, área y actividad integrado con la información contable.
CSR20
Permitir integrarse con el sistema empleado por Fiduprevisora (Isolucion) para el almacenamiento y consulta de documentos del sistema de gestión de calidad: procedimientos, funciones, formatos.
CSR21
Permitir crear gráficas tipo flujograma
CSR22
Permitir la administración de documentación externa en formatos pdf, doc, xls, bmp y jpg
CSR23
Permitir llevar el registro de proyectos tipo auditorias por fechas
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
1.1.1.1.1.5 Presupuesto (PR)
COD.
CONDICION
PRR01
Permitir registrar los parámetros del presupuesto para efectos de proyección, definición y control de ejecución.
PRR02
Registrar, controlar y validar el plan de compras, como un insumo para la elaboración del presupuesto
PRR03
Generar automáticamente los CDP (certificados de disponibilidad presupuestal) y CRP (certificados de registro presupuestal), de acuerdo con la solicitud realizada por el usuario autorizado, de acuerdo con parámetros preestablecidos por la entidad.
PRR04
Permitir realizar de manera automática el cargue de la información presupuestal, de acuerdo con una estructura establecida
PRR05
Generar los controles y alarmas oportunas para que en los cierres financieros se efectúen las cancelaciones presupuestales y se permita realizar el cargue de los presupuestos aprobados y los saldos de la anterior vigencia.
13
COD.
CONDICION
PRR06
Permitir realizar presupuestales
PRR07
Permitir manejar los ingresos y su respectiva ejecución, de acuerdo con los parámetros de la empresa y de los negocios.
PRR08
Debe reflejar la afectación a nivel presupuestal generada en otros módulos
PRR09
Controlar las actividades, sus productos y/o servicios, la trazabilidad, responsables y sus duraciones.
PRR10
Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.
PRR11
Permitir control de lo presupuestado .vs. lo ejecutado por Centro de Costos, producto o negocio
PRR12
Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.
PRR13
Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.
PRR14
Permitir generar reportes / archivos exigidos por entes de control.
PRR15
Efectuar un registro de auditoría de las transacciones, y permitir fácil acceso a éstas
PRR16
Generar automáticamente el plan de compras con base en el registro presupuestal
PRR17
Manejo de presupuestos de causación y de caja por cliente, negocio y centro de costo
PRR18
Control de operaciones presupuestales como: Disponibilidad, registro, adición, traslado, apropiaciones, reintegros, reversiones, entre otros.
homologaciones de estructura de códigos
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
o cuentas
1.1.1.1.1.6 Tesorería – Caja / Bancos – Conciliación Bancaria (TS)
COD.
TSR01
CONDICION
Controlar cuentas por fideicomiso, incluyendo datos como pagadora, recaudadora, tipo de cuenta, tipo de operación, forma de pago y sus respectivos controles.
14
COD.
CONDICION
TSR02
Permitir definir desde la elaboración del presupuesto de pago, la cuenta pagadora o destino asociada a la forma de pago.
TSR03
Permitir que el Sistema emita una alerta cuando los pagos se generen por una cuenta diferente a la pagadora definida inicialmente.
TSR04
Administración de gravámenes con sus respectivas excepciones para operaciones de fideicomisos y empresa entre cuentas bancarias y encargos de carteras colectivas.
TSR05
Permitir la canalización de los pagos a través de una cuenta común para varios negocios y de esta realizar pagos por las distintas formas de pago y por los distintos tipos de cuenta.
TSR06
Permitir parametrización para incluir información o advertencias en los cheques impresos.
TSR07
Validar que el nombre del beneficiario del cheque coincida con el nombre del beneficiario del comprobante de egreso.
TSR08
Controlar que el beneficiario del cheque sea igual al comprobante de egreso, de lo contrario generar una alerta cuando se presente diferencia. Parametrización de los terceros cuando utilizan la misma identificación para distintos nombres de cuentas.
TSR09
Permitir parametrización de horarios en el sistema para las diferentes operaciones de tesorería e inversiones.
TSR10
Permitir que los pagos en tesorería se realicen en diferentes cortes o ciclos de tiempo predefinidos y controlados, de acuerdo a los tipos de negocios.
TSR11
Generar alertas en cada etapa, estado o proceso del pago, de acuerdo a parametrización establecida y permitir consultas de los funcionarios que participan en el proceso.
TSR12
Generar reportes de los pagos del negocio por estado del pago, fecha, usuario, cliente, etc.
TSR13
Generar reportes de pago aprobados incluyendo: listado general de todos los pagos programados para cada día discriminado en cheques, cartas, pagos electrónicos para la generación de los comprobantes de egresos. Totalizados y discriminados.
TSR14
Permitir que la generación de los pagos aprobados sea por tipos de negocios de acuerdo a las respectivas áreas de la empresa.
TSR15
Llevar un control de los pagos realizados por tipos de negocios y las diferentes formas de pagos. Posible generación de reportes estadísticos al máximo detalle.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
15
COD.
CONDICION
TSR16
Imprimir los comprobantes de egreso, los cheques y las cartas de los pagos, así como los comprobantes de egreso de los pagos electrónicos.
TSR17
Verificar el saldo de las cuentas bancarias, de los fideicomisos por los cuales se va a realizar el pago. Saldos en línea conciliados de las cuentas.
TSR18
Enviar una alerta cuando las cuentas pagadoras se encuentren en sobregiro y esta alerta se elimine cuando la cuenta sea cubierta.
TSR19
Generar formato de traslados entre cuentas, para cubrir los pagos del día; estos traslados se deben de realizar por el aplicativo. Debe existir un formato automático de captura de traslados, con preparó, revisó y aprobó afectando directamente el sistema. Igualmente un formato de traslado entre cuentas de distintos negocios con doble intervención y en especial para trasladar recursos a cuenta pagadora única para varios negocios.
TSR20
Generar automáticamente cartas de traslados. Los traslados deben ser parametrizables para cualquier tipo de cuenta.
TSR21
Generación automática y cifrada de los archivos planos de pagos electrónicos a través del sistema bancario, así como cargue automático en los portales.
TSR22
Permitir que los archivos planos que genere el sistema, sean encriptados en forma automática y no se permita su manipulación.
TSR23
Existir validaciones para la suma de registros, números de cuenta, identificaciones, validadas al momento de su pre autorización contra la información inicial de los pagos.
TSR24
Permitir recibir información de los bancos sobre el estado de todas las operaciones realizadas; de acuerdo a ésta, realizar las acciones correspondientes (reversiones, reprogramaciones, etc.) asociando la causa y generando alertas a los responsables.
TSR25
Guardar la trazabilidad de todas las operaciones que se realicen y permitir su consulta.
TSR26
Permitir que los pagos masivos tengan una señal de alerta para establecer el vencimiento de los mismos y así realizar la consulta en los portales bancarios y revisar los posibles rechazos.
TSR27
Permitir que al realizar anulaciones se envíe una alerta en donde informa al responsable del negocio o coordinación y se actualicen en línea los saldos del negocio e empresa afectada. Debe quedar marcado este pago en su historial como pago devuelto, rechazado etc.
TSR28
Permitir que cuando un cheque lleva más de n días (parametrizado) de girado y no se ha entregado o se la cambio su estado se envíe una alerta para su anulación.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
16
COD.
CONDICION
TSR29
Generar listado de relación de cheques pendiente de giros por el aplicativo.
TSR30
Permitir que el sistema lleve un control de la numeración de las chequeras por cuenta y genere alertas de agotamiento de estas.
TSR31
Permitir que el sistema lleve un control de la numeración del papel de seguridad para todos los fideicomisos administrados.
TSR32
Permitir generar indicadores de gestión como: números de pagos por las formas de pagos, cheque, electrónicos, cartas, etc. y que pueda determinar por ciudades. Numero de anulaciones de los pagos por las diferentes formas y concepto de anulación. Determinar el incremento de los pagos electrónicos con respecto a todos los pagos realizados.
TSR33
Controlar que no se repita un pago con las mismas características de otro y se generen alertas cuando coincidan datos.
TSR34
Generar reportes con los diferentes estados de las operaciones de tesorería para efectos de validación y control.
TSR35
Permitir que el sistema genere el reporte de los cheques pendiente de entrega.
TSR36
Permitir que el sistema genere un reporte de los cheques anulados y afecte en línea el saldo del negocio o empresa.
TSR37
Administrar los saldos de cada fideicomiso, negocio o empresa y afectarlos en línea de acuerdo con cada operación de tesorería realizada, incluyendo las operaciones de portafolio y carteras colectivas.
TSR38
Control de recursos en cuentas bancarias, incluyendo el cálculo automático de rendimientos y costos bancarios y su afectación en el saldo de fideicomisos, negocios, carteras colectivas o empresa.
TSR39
Control de vencimientos que permita direccionar los recursos de los fideicomisos, carteras colectivas, negocios o empresa a otro tipo de cuenta.
TSR40
Permitir controlar todas las actividades que integran el proceso, sus productos y/o servicios, su trazabilidad, la asignación de responsables y tiempos.
TSR41
Permitir parametrizar los diferentes formatos generados por cualquier banco, para cargue automático en el sistema.
TSR42
Permitir la integración con el software de los bancos para cargue de información directamente desde el portal, en forma cifrada y segura.
TSR43
Permitir cargue de movimiento diario de los bancos previo descarga de la información desde y hacia un punto específico, en forma cifrada
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
17
COD.
CONDICION
TSR44
Permitir la parametrización de diferentes criterios para efectuar cruce de información en forma automática de las operaciones de tesorería.
TSR45
Permitir el cruce automático de la información de bancos con las operaciones registradas por tesorería y generación de las partidas conciliatorias en cualquier momento (varios procesos en el día)
TSR46
Permitir guardar información histórica de conciliaciones efectuadas.
TSR47
Permitir el cargue automático posterior de partidas conciliatorias identificadas, con niveles de autorización.
TSR48
Generar reportes dinámicos, de acuerdo a criterios definidos por usuarios finales.
TSR49
Permitir la conciliación automática de intereses, cobros de gastos bancarios, impuestos financieros y demás conceptos bancarios conciliables.
TSR50
Permitir en forma automática cruzar todos los movimientos de ingresos y egresos realizados por la Fiduciaria, contra la información contenida en los extractos de cada una de estas cuentas administradas por la fiduciaria.
TSR51
Se debe contar con un modelo de equivalencia para todos los tipos de transacciones que pueden llegar a manejarse en la Fiduciaria para cada una de las cuentas bancarias donde se manejan los recursos financieros.
TSR52
El sistema de conciliación debe permitir el cargue automático de las transacciones de cada entidad financiera, los cuales deberán quedar validados por el modelo de equivalencia, y quedar disponibles para efectuar el proceso de conciliación.
TSR53
El sistema debe realizar los cruces de información entre los registros de caja y bancos y los extractos bancarios, manejando “deltas” de tiempo y valor, es decir transacciones que en el sistema pueden estar reportados en una fecha y en el extracto pueden aparecer con fecha posterior, o transacciones reportadas en el sistema por un valor y que por elementos como comisiones y otros cargos, pueden aparecer en el extracto con un valor diferente.
TSR54
El sistema debe proveer una información diaria del estado y movimiento de los bancos contra lo generado por la Fiduciaria en cada uno de sus negocios, fideicomisos, carteras colectivas o empresa.
TSR55
El sistema debe controlar fechas de cobro de los cheques girados, no-pagados, post fechados.
TSR56
El sistema debe generar un reporte diario de novedades de todas las conciliaciones bancarias.
TSR57
El sistema debe realizar el cruce para las conciliaciones bancarias, identificando en cada cruce el tipo de documento, fecha, tercero y valor.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
18
COD.
CONDICION
TSR58
El sistema debe calcular el valor de la provisión de partidas conciliatorias mayores a n días, indicando: concepto (notas débito, notas crédito no anunciadas en extracto), estableciendo la provisión por empresa, fideicomiso o carteras colectivas.
TSR59
Generación automática de la matriz de conciliaciones bancarias.
TSR60
Generación automática de reporte de registro provisión partidas conciliatorias
TSR61
El sistema debe manejar y controlar los cheques devueltos: descargue de las cuentas de los clientes de los valores pagados con cheques devueltos, por un concepto de reversión de cheques; debe tener la opción para reconsignación de cheques.
TSR62
Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables al manejo de operaciones de tesorería.
TSR63
Contar con funcionalidad que permita tener disponible la información de saldos en línea de cada uno de los negocios, carteras colectivas, empresa por entidad bancaria y consolidado, esta opción debe permitir consultar y actualizar la información relacionada con los movimientos de cada una de las cuentas bancarias, así como sus saldos. Esta opción debe generar informe con posibilidad de exportar a Excel.
TSR64
Generación de información de saldos en línea que alimente el software de portafolio para efectos de tomar decisiones de inversión.
TSR65
Se debe permitir realizar el cargue de los movimientos de terminales bancarios de cada uno de los bancos en donde los Fideicomisos, carteras colectivas o empresa tengan cuentas, utilizando la parametrizacion existente.
TSR66
Permitir realizar varios cortes en el día de saldos bancarios y de operación, siendo posible almacenarlos para consultas posteriores y validación de movimientos.
TSR67
El modulo debe definir escenarios de mejor opción frente a rentabilidad por banco el cual este manejando mejores tasas de interés. Esto para operaciones de ingresos y pagos a efectuar.
TSR68
Realización de cierres diarios para validaciones de operaciones, cruces de información, cálculos rendimientos y bloqueo de operaciones por fecha.
TSR69
Parametrizacion de tasas y su aplicación a saldos para cálculo de rendimientos según periodicidades.
TSR70
Generación de alertas por cada una de las cuentas en el caso en que se sobregiren o se vulneren un cupo de crédito determinado.
TSR71
Emitir Reporte de operaciones en efectivo de acuerdo con lo requerido por la Superfinanciera – UIAF y permitir el ajuste del mismo en caso de modificaciones en
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
19
COD.
CONDICION los formatos dados por el ente de control.
IGR01
Registrar, controlar y validar la ejecución de los ingresos.
IGR02
Permitir capturar los ingresos referenciados de los diferentes portales bancarios mediante la utilización de códigos de barras o/y otros mecanismos que faciliten la captura de dichos ingresos por negocio, identificando una o más fuentes.
IGR03
Permitir registrar y controlar por tipo de ingreso diferenciado entre aportes, reintegros y otras clases con sus respectivas imputaciones contables.
IGR04
Permitir realizar devoluciones de los aportes cuando aplique, con sus respectivas imputaciones contables.
IGR05
Permitir reversar o anular ingresos afectando los saldos en línea.
IGR06
Permitir realizar y controlar la conciliación bancaria diaria y afectar los saldos en línea.
IGR07
Permitir que los ingresos que no requieren identificación de fuente y uso sean aplicados automáticamente al presupuesto y a la contabilidad del fideicomiso, cartera colectiva o empresa.
IGR08
Permitir generar los históricos de los ingresos en medios magnéticos y su respectiva consulta.
IGR09
Permitir controlar todas las actividades que integran el proceso, sus productos y/o servicios, su trazabilidad, la asignación de responsables y duraciones.
IGR10
Permitir generar reportes dinámicos, por parte de los usuarios.
IGR11
Permitir manejar los ingresos de las cuentas de negocios administrados a través de consorcio o unidad de gestión independiente.
IGR12
Permitir la generación automática de indicadores como: Tasa de ingresos por desagregar, No Conformes Atribuibles a Ingresos, Calidad en el registro de ingresos.
IGR13
Permitir que todos los ingresos se puedan importar desde los portales bancarios para cada fideicomiso o para empresa de manera automática y cifrada.
IGR14
Elaborar un recibo de caja por cada ingreso exportado de las terminales bancarias de cada negocio o empresa
IGR15
Todos los ingresos se generan electrónicamente de las fuentes.
IGR16
Al momento de realizar los ingresos el sistema informe una alerta al responsable del negocio.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
20
COD.
CONDICION
IGR17
Permitir capturar ingresos mediante la utilización de lectura de sistemas ópticos o/y otros mecanismos que faciliten la captura de dichos ingresos por negocio, identificando una o más fuentes.
IGR18
Permitir que en el Sistema reporte a los administradores de fideicomisos o carteras colectivas las referencias bancarias realizadas en las consignaciones en forma automática.
IGR19
Permitir registrar y controlar por tipo de ingreso diferenciado entre aportes, reintegros y otras clases con sus respectivas imputaciones contables.
IGR20
Generar los archivos de movimiento por cada cuenta desde los diferentes portales de las entidades bancarias, para importar los ingresos identificados en forma sistematizada.
IGR21
Permitir la devolución de los recursos cuando se presenta un pago rechazado por los portales bancarios y sea informado en forma automática al coordinador del negocio. Reintegros con devolución del proceso del pago hasta presupuesto o parametrización requerida.
IGR22
Generar alertas a través de correo electrónico al responsable del negocio, cuando se realicen los reintegros.
IGR23
Cargar, validar y contabilizar los archivos de los ingresos en el sistema en forma automática (un solo proceso). Partiendo de un modulo de conciliaciones se realicen afectaciones en línea de saldos y flujos de caja.
IGR24
Permitir que el sistema emita una alerta que el proceso haya sido contabilizado en su totalidad.
IGR25
Emitir una alerta en el proceso de ingresos de empresa para que las áreas responsables realicen su identificación de fuente y uso.
IGR26
IGR27
Permitir imprimir los recibos de caja de los ingresos registrados (electrónicos) de los fideicomisos y de empresa. Se guardad la información en reservorios que legalmente no haya necesidad de imprimir en papel si no es necesario. Permitir realizar devoluciones de los aportes cuando aplique, con sus respectivas imputaciones contables. Manejo de aportes en canje.
IGR28
Permitir reversar o anular ingresos en tesorería en forma sistematizada con doble intervención. Actualizar los saldos en línea.
IGR29
Generar reportes de los ingresos anulados de acuerdo al tipo de negocios.
IGR30
Permitir que los ingresos que no requieren ser desagregados actualicen automáticamente la contabilidad de cada fideicomiso, cartera colectiva o empresa.
IGR31
Permitir generar los históricos de los ingresos en medios magnéticos y su respectiva consulta.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
21
COD.
CONDICION
IGR32
Permitir controlar todas las actividades que integran el proceso, sus productos y/o servicios, su trazabilidad, la asignación de responsables y tiempos.
IGR33
Permitir generar de manera automática los indicadores de gestión de los ingresos que maneja la fiduciaria. Reporte de ingresos por negocio, por cuenta, por entidad bancaria, por días, meses, por años etc.
IGR34
Permitir que el Sistema genere un listado de las cuentas activas, canceladas, bloqueadas, embargadas por los diferentes tipos de negocios.
IGR35
Contar con un sistema de información que permita generar reportes dinámicos, por parte de los usuarios, en la consulta de saldo y movimientos bancarios.
IGR36
Generar los listados de las cuentas bancarias, según las siguientes especiaciones: Código, ciudad, tipo de cuenta, estado de la cuenta, etc.
IGR37
Cruzar automáticamente las cuentas bancarias del sistema contra los portales bancarios para establecer que se generen todos los ingresos.
IGR38
Generar reporte de los portales bancarios en el cual se establezca el usuario existente en cada uno de ellos. Control de usuarios asignados a aplicativos como ach, cenit, deceval, moneda extranjera para saber quienes tienen la firma autorizada, clase de firma, nivel y atribuciones por cuenta
IGR39
Generar un reporte de anulaciones
IGR40
Controlar ajustes de las operaciones de tesorería y afectar en línea los saldos.
IGR41
Permitir que en el sistema se genere la información de los portales bancarios y ésta sea cargada en forma automática sin opción de manipulación.
IGR42
Generar un reporte de los recibos de caja impresos de tal manera que se guarden sin necesidad de imprimirlos únicamente cuando se requiera.
IGR43
Los ingresos de empresas se deben de incluir con la desagregación al igual que los demás fideicomisos.
IGR44
Incluir los contratos y convenios identificando todos los datos respectivos. Control de contratos y convenios por cada cuenta asociando el negocio, fideicomiso, cartera colectiva o empresa.
IGR45
Permitir que el sistema genere un control de todos los convenios bancarios y contratos de la tesorería, activos y vencidos, para determinar su renovación dentro del sistema.
IGR46
Permitir que el sistema genere un listado de todos los reintegros realizados por los tipos de negocios.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
22
COD.
CONDICION
IGR47
Permitir que el sistema genere una alerta de los ingresos que se generen y tengan la posibilidad de causarse de manera incorrecta.
IGR48
Permitir que el sistema genere una alerta ante la posibilidad de repetir un documento.
IGR49
Permitir que el sistema genere un listado de todos los ingresos en efectivo de acuerdo a los tipos de negocios y así mismo se genere una alerta para el oficial de cumplimiento. Control de consignaciones detectadas como efectivo ya sea por el reporte del banco o por otra fuente (conciliador)
IGR50
Permitir que el sistema genere un listado o bloquee las cuentas que no tengan movimiento durante n días consecutivos (cuentas inactivas). Parametrizable el tiempo.
IGR51
Generar un mecanismo para que los saldos de las cuentas reportadas al sistema de administración de portafolios sean generados automáticamente.
IGR52
Incluir dentro de la aplicación la calificación de servicio de los bancos por ciudad y por negocio y llevar la estadística.
IGR53
Llevar un control histórico de los ingresos, así como de las anulaciones o ajustes.
IGR54
Llevar control por cuenta y sus respectivas exenciones las cuales deben controlarse en línea cada vez que se registren operaciones.
IGR55
Vincular las cuentas abiertas al negocio pertinente. Lo anterior, debe implicar trazabilidad contable de los movimientos de ingreso, su clasificación (ingreso, reintegro, cheque devuelto, etc)
IGR56
Permitir capturar los ingresos de los diferentes portales bancarios mediante la utilización de códigos de barras o/y otros mecanismos que faciliten la captura de dichos ingresos por negocio, identificando una o más fuentes y tipo de ingreso.
IGR57
Controlar que el cargue de la información de reporte de código de barras, emitida por la entidad bancaria sea abonado automáticamente a la contabilidad del fideicomiso, empresa o cartera colectiva correspondiente.
IGR58
Permitir registrar y controlar por tipo de ingreso diferenciado entre aportes, reintegros y otras clases con sus respectivas imputaciones contables.
IGR59
Permitir que cualquier operación relativa al movimiento del banco, afecte directamente la contabilidad y cuentas asociadas al mismo. Ej. La devolución de aportes, debe registrar el proceso contable y en caso de tratarse de un encargo de cartera colectiva, realizar en forma simultánea la devolución en la cartera colectiva respectiva.
IGR60
Permitir reversar o anular ingresos en tesorería, con la trazabilidad total contable y
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
23
COD.
CONDICION afectación de las cuentas vinculadas, controlando devolución de impuestos generados, costos, etc.
IGR61
Permitir parametrización de tipo de ingresos, en lo relativo a identificación de fuente, de forma que se pueda definir la necesidad de desagregar ingresos (identificación de depositante) o no (definición desde el inicio de aportante único)
IGR62
En caso de las operaciones que no requieren desagregación de ingresos, afectar automáticamente el presupuesto real y las cuentas contables que se encuentren definidas en tales casos.
IGR63
Permitir la desagregación automática de ingresos en el caso de contar con identificación del ingreso por control de código de barras
IGR64
Permitir generar los históricos de los ingresos en medios magnéticos y su respectiva consulta.
IGR65
Control de las operaciones de acuerdo con la secuencia prevista en cada proceso. (Control de actividades previas al registro de operaciones)
IGR66
Reporte de ingresos por negocio y cuenta, para el usuario responsable del negocio, identificando tipo de operación (aporte, devolución, reintegro, etc.), fecha y valor
IGR67
Control de operaciones de ingreso por cheque. Control de devolución de cheques devueltos y afectación contable
IGR68
Permitir manejar los ingresos de las cuentas de consorcio.
IGR69
Permitir la generación automática de indicadores como: Tasa de ingresos por desagregar por cuenta y negocio, No Conformes Atribuibles a Ingresos, Calidad en el registro de ingresos, tiempos de atención y reporte de operaciones y tiempos cuando se trata de consignaciones en cheque (confirmación y devoluciones) por parte de las entidades financieras.
IGR70
Conciliación de ingresos barriendo el total los movimientos bancarios y recorriendo fechas anteriores.
IGR71
Envío automático de recursos a la cuenta aportes por identificar.
IGR72
Permitir consulta y reporte de movimiento diario de las cuentas de un fideicomiso (tipo gerencia electrónica de bancos) en t-1
PAR01
Contar con facilidades de consulta por criterios de búsqueda múltiples, para cualquier operación de tesorería efectuada.
PAR02
Permitir la realización de pagos con beneficiarios diferentes al causante, previa parametrización y controles del mismo.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
24
COD.
CONDICION
EMR01
Permitir consultar en cualquier momento del pago el documento previamente radicados, digitalizados, clasificados y centralizados.
EMR02
Controlar y validar el registro de todos los pagos y los documentos anexos.
EMR03
Permitir unir fácilmente un ingreso a un pago y descargar del presupuesto. –control presupuestal de caja.
EMR04
Permitir afectar automáticamente la contabilidad con los movimientos financieros de Empresa y de producto.
EMR05
Permitir generar los informes para los entes de control.
EMR07
Permitir la consulta de los históricos de pagos y la generación de informes.
EMR08
Permitir capturar la información básica del pago, a saber: a quien se le paga o a cuantos, el valor a pagar, forma de pago, cuenta y el banco, entre otros.
EMR09
Permitir la generación automática de indicadores como: Días promedio en efectuar los pagos, Tasa de pagos realizados oportunamente, Tasa de pagos electrónicos rechazados, Tasa de pagos dobles efectuados, etc.
EMR10
Contar con un sistema que controle los saldos disponibles bancarios reales de recursos en cada negocio, para efecto de controlar la causación y pagos
VFR01
Controlar y validar el registro de todos los pagos y los documentos anexos (integrando software de Gestión Documental) de forma automática, conforme lista de chequeo específica por negocio cargada previamente en la definición del negocio (Módulo Planeación y Gestión Operativa)
VFR02
Generación de alertas para el responsable del negocio, previa asociación de éste y de los escalamientos del caso en la definición del negocio.
VFR03
Verificación de documentación, visado de firmas y requisitos completos conforme a lista de chequeo definida en Módulo de Planeación y Gestión Operativa.
VFR04
Controlar que todos los pagos de los productos tengan asociado uno o varios ordenadores del gasto, de forma automática.
VFR05
Debe permitir el manejo del control presupuestal por cuentas y subcuentas, conforme la definición en el momento de creación del negocio (modulo de Creación y Gestión Operativa)
VFR06
Actualizar automáticamente la provisión de impuestos del pago, una vez se pague.
VFR07
Permitir visualizar y mantener la información estándar y centralizada para todos los clientes de la fiduciaria.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
25
COD.
CONDICION
VFR08
Permitir verificar la carga impositiva por tipo de tercero.
VFR09
Controlar las anulaciones y reversiones según estado del pago.
VFR10
Permitir la consulta de los históricos de pagos y la generación de informes.
VFR11
Control y registro de giros realizados a terceros autorizados por el beneficiario de pago inicial. El registro y retenciones y todo lo relativo a medios magnéticos, debe hacerse al beneficiario del pago, pero su ejecución se realiza a uno a más terceros autorizados
VFR12
Control de pagos a terceros cuando se trata de consorcios y uniones temporales Control para efecto de medios magnéticos
VFR13
Control de cuentas asociadas - El sistema debe controlar que una vez ingresado el negocio a afectar, valide las cuentas de las cuales se descontaran los recursos para el pago
VFR14
Llevar control presupuestal de pagos (afectación presupuestal por subcuenta)
VFR15
Control de valores provisionados por efecto de causación de pagos y definir valores reales disponibles
VFR16
Programado un pago, retener automáticamente y llevar el respectivo control, de las retenciones e impuestos a cargo de la cuenta a efecto de actualizar el saldo disponible
VFR17
Control de saldos reales disponibles
VFR18
Control de datos básicos de pago a fin de evitar doble programación o pago, tales como: • • • • • • •
No. de documento Orden de pago Código de negocio No. de factura o cuenta de cobro Tercero beneficiario Valor Fecha
Si se repiten datos el pago no procede VFR19
Permitir definición de controles de acuerdo con el instrumento usado para la solicitud de pago. Físico, medio magnético, cargue información web, etc.
VFR20
Actualizar automáticamente la provisión de impuestos del pago, una vez se pague.
VFR21
Liquidación automática de los impuestos y retenciones, tiendo en cuenta régimen del beneficiario y tipo de servicio prestado
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
26
COD.
CONDICION
VFR22
Permitir definición de variadas operaciones de disposición de recurso y su clasificación Ej. Pago, reintegro, traslado entre cuentas, etc. – Control por rubros presupuestales.
VFR23
Validar los pagos, previo a su realización, con información que se tenga en el sistema y así mismo permitir generar informes de su estado (saldo inicial, pagos, beneficiario, cesión; fecha de pagos, saldo actual)
VFR24
Validar los pagos frente a los saldos que se tengan en cuentas bancarias pagadoras.
PCR01
Permitir la generación de pagos de retiros de Carteras Colectivas con su correspondiente afectación en línea con la contabilidad y los saldos de fideicomisos, carteras colectivas, negocios o empresa.
PCR02
Permitir definición de niveles de autorización y etapas para el registro, validación, preautoriación y autorización de pagos.
PCR03
Control y reporte de retiros penalizados
PCR04
Permitir definición anticipada de programación de pagos
PCR05
Generación de alertas conforme programación de pagos
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
1.1.1.1.1.7 Facturación y Cartera (FC)
COD.
CONDICION
FCR01
El sistema debe contemplar varios ciclos de facturación en el mes y varios cierres.
FCR02
El sistema debe manejar en forma paramétrica los rubros o conceptos que se puedan generar y deban ser incluidos dentro de la factura.
FCR03
El sistema debe aceptar abonos parciales.
FCR04
El sistema debe tener la opción de realizar la facturación a nivel de grupos: p.e. facturación para realizar descuentos por nómina.
FCR04
El sistema debe generar estadísticas sobre las facturas y sus datos
FCR05
El sistema debe tener, por parámetros, el registro de fechas para realizar acciones en las cuentas por cobrar: fechas límites de pago, Número de días para cobro
27
COD.
CONDICION jurídico, Número de días de preaviso, períodos de gracia. etc.
FCR06
El sistema debe controlar la facturación emitida por el consecutivo automático, la resolución de la DIAN y la fecha de vencimiento
FCR07
El sistema debe permitir asignar prioridades de pago cuando una cuenta por cobrar esté en mora.
FCR08
El sistema debe reportar diariamente el listado de los clientes morosos y por edad de mora.
FCR09
El sistema debe realizar la reversión de pagos, generando automáticamente las notas contables.
FCR10
El sistema debe realizar la proyección de cartera conforme criterios establecidos
FCR11
El sistema debe manejar los cambios de estado de una cuenta por cobrar (castigado, en stand by, vigente, cobro jurídico, etc.) y debe tener manejo de fechas para registrar las gestiones de los entes que realicen el cobro de cartera
FCR12
El sistema debe tener un proceso de cierre diario para determinar las cuentas por cobrar diariamente.
FCR13
El sistema debe generar certificaciones tributarias de las cuentas por cobrar.
FCR14
El sistema debe proveer el cálculo de intereses, totales acumulados del cliente, saldos de las cuentas por cobrar.
FCR15
El sistema debe tener manejo de evaluación, calificación y administración de provisiones
FCR16
El sistema debe estar parametrizado para que cuando se realicen pagos superiores a la cuenta por cobrar, aplique el valor a pagar y el saldo lo mande a una cuenta por terceros para aplicación posterior
FCR17
Cuando se haga la devolución de cheques automáticamente, haya reclamaciones, o cualquier otro evento como anulación, reversión o ajuste; realice la reversión, realice los cambios en cartera, en donde se recalcule el valor de la cuenta por cobrar con sus respectivos intereses si los hay y deje viva la cuenta por cobrar para que siga presentando el verdadero estado del crédito
FCR18
El sistema debe generar automáticamente la consolidación de cartera a nivel Fiduciaria
FCR19
El sistema debe manejar esquemas de calificación de comportamiento de cartera de los clientes
FCR20
El sistema debe calcular y controlar el valor de las provisiones
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
28
COD.
CONDICION
FCR21
El sistema debe generar las notas contables automáticas de consolidación de cartera (clasificación de cartera por edades).
FCR22
El sistema debe aplicar pagos en efectivo, cheque, mixtos
FCR23
El sistema debe tener la opción de aplicar pagos con fecha anterior a la fecha del día de proceso.
FCR24
El sistema debe tener un control de cheques posfechados con registro de fecha para consignación y adicionalmente debe reportar diariamente a contabilidad para que se aplique a cuentas de orden.
FCR25
El sistema debe tener un control de cheques devueltos
FCR26
El sistema debe permitir la reversión de liquidaciones por devoluciones de cheques u otros conceptos. Los pagos se deben aplicar cuando se libera el canje con la fecha del día de pago
FCR27
El sistema debe proveer control de pagos por efectivo, cheques, bancos, descuentos en depósitos, débito automático
FCR28
El sistema debe recibir pagos a través de débito automático, transferencia electrónica por Cajeros Automáticos o internet, a través de integración con los diferentes portales bancarios (Ver Integración)
FCR29
El sistema debe realizar la aplicación de pagos en línea y/o diferido en lote.
FCR30
El sistema debe tener una interfaz automática de pagos a aplicar con bancos, entidades financieras o corresponsales, a través de integración con los diferentes portales bancarios (Ver Integración)
FCR31
El sistema debe generar la proyección de cálculo de intereses, genere un reporte de causación y además que cuando se haga el pago realice la reversión de la causación, si aplica.
FCR32
Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.
FCR33
Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.
FCR34
Permitir generar reportes / archivos exigidos por entes de control.
FCR35
Efectuar un registro de auditoría de las transacciones, y permitir fácil acceso a éstas
FCR36
Este modulo debe administrar la facturación de comisiones fiduciarias de los negocios, según parámetros de liquidación por negocio definidos en modulo de planeación y gestión operativa (FIDUCIA).
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
29
COD.
CONDICION
FCR37
Los pagos efectuados e ingresos por concepto de comisión fiduciaria realizados deben actualizar de manera automáticamente la deuda y tabla de amortización. Debe manejar, como mínimo, de intereses de mora, cartas de cuenta de cobro y pagos automáticos.
FCR38
Generar reportes gerenciales de calificación de cartera de comisiones fiduciarias por períodos o acumulados.
FCR39
Afectar automáticamente la contabilidad de empresa en los rubros cuentas por cobrar, provisiones, comisiones y honorarios y en aquellos relacionados con la facturación.
FCR40
Afectar automáticamente la contabilidad de los negocios en los rubros que afecten la administración de cartera o el pago de facturas a favor de Fiduprevisora.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
1.1.1.1.1.8 Cuentas por Pagar (CP)
COD.
CONDICION
CPR01
Parametrización de diferentes tipos de documentos de cuentas por pagar, desde su origen, permitiendo definir los flujos de información que deben llevar y su respectiva contabilización, la cual puede ser administrada por fideicomiso, empresa o contrato.
CPR02
Debe contar con flujos de autorización, con niveles de escalamiento de acuerdo con los niveles de autorización del gasto, del monto y negocio.
CPR03
Permitir anular documentos en caso de encontrarse inconsistencias, dejando rastro de la reversión de toda la operación
CPR04
Imposibilidad de registrar contabilizaciones manuales cuando se han realizado anulaciones.
CPR05
Administración conciliada partidas de cuentas por pagar y contabilidad (integración en línea).
CPR06
Administración de saldos de acreedores.
CPR07
Debe permitir la consulta y reportes de facturas por diferentes criterios de búsqueda.
CPR08
Debe permitir la consulta y generación de reportes de movimientos de cuentas por
30
COD.
CONDICION
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
pagar CPR09
Validación en línea de los documentos registrados en cuentas por pagar.
CPR10
Digitalización de documentos relacionados con el registro de cuentas por pagar integrado con el Módulo de Gestión Documental: soportes y anexos.
CPR11
Permitir la parametrización y manejo de alertas para la actualización de la información de clientes.
CPR12
Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.
CPR13
Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.
CPR14
Permitir generar reportes / archivos exigidos por entes de control.
CPR15
Efectuar un registro de auditoría de las transacciones, y permitir fácil acceso a éstas
CPR16
Generar automáticamente las afectaciones tributarias de los pagos según formulaciones predefinidas y asociadas al régimen contributivo del beneficiario ó causante. Esto realizando su respectivo asiento contable.
CPR16
Manejo de programación anticipada de pagos.
CPR17
Manejo de Pagos Masivos de acuerdo a cargues mediante archivos con liquidación tributaria automática y afectación contable y presupuestal.
CPR18
Manejo de tipos de pagos como anticipos con sus respectivos controles de saldos y afectaciones tributarias correspondientes. Control de pagos por contrato y legalizaciones de anticipos.
1.1.1.1.1.9 Planeación Estratégica (PE)
COD.
CONDICION
PER01
Permitir consulta de información del macroentorno y microentorno. (Integración Información SuperFinanciera y otras bases de datos externas)
PER02
Generar las perspectivas de la compañía y los enlaces de los indicadores de las diferentes perspectivas y procesos, clasificar por indicadores de resultado, indicadores de desempeño e indicadores de gestión. Permitir parametrizar las relaciones entre objetivos, perspectivas e indicadores.
31
PER03
PER04
PER05
PER06
Permitir asociar lineamientos estratégicos, objetivos estratégicos, indicadores, resultados de indicadores, iniciativas, programas y proyectos empleando una estructura de balanced scorecard. Permitir agregar a nivel de programa y para todos los proyectos incluidos en éste: • Índices de desempeño de tiempo • Índices de desempeño de costo • Costos causados • Ingresos generados Se requiere que esta información sea desplegada mediante informes gráficos propios de la herramienta y de la metodología de balanced scorecard. Permitir que la solución agregue a nivel de lineamiento y objetivo estratégico y para todas las iniciativas que los soportan: • Índices de desempeño de tiempo • Índices de desempeño de costo • Costos causados • Ingresos generados Se requiere que esta información sea desplegada mediante informes gráficos propios de la herramienta y de la metodología de balanced scorecard. Permitir calcular para el programa el costo planeado a la fecha, el ejecutado a la fecha, el estimado para completar los proyectos que componen el programa y el estimado a la finalización de los proyectos que componen el programa, empleando la metodología de balanced scorecard
PER07
Relacionar planes con elementos de soporte (foros de discusión, informes, hojas de cálculo, etc.) para alinear el razonamiento detrás del plan con mejor entendimiento
PER08
Asignar e informar acerca de los propietarios de las tareas para garantizar la rendición de cuentas en todos los niveles de la organización
PER09
Alinear las decisiones y las acciones con la estrategia y supervisar su puesta en marcha
PER10
Ver las relaciones causa/consecuencia para comprender qué está y qué no está afectando al plan
1.1.1.1.1.10 Terceros (TR)
COD.
CONDICION
TRR01
La solución debe contar con un módulo único y centralizado para la administración de la información de todas las personas, entidades y en general todos los terceros que interactúen con la fiduciaria incluyendo: negocios, fideicomisos, carteras colectivas, empresa, proveedores, entre otros.
TRR02
Debe permitir el registro de datos básicos de los terceros, así como la información tributaria, cuentas bancarias asociadas, beneficiarios autorizados para pagos (los cuales también deben ser creados como terceros), calidad del tercero (beneficiario, fideicomitente, representante legal, etc.).
TRR03
Debe permitir el registro y actualización de toda la información requerida por SARLAFT y vincular el formulario de vinculación y documentos soporte a través de archivos digitalizados asociados al tercero.
TRR04
Debe permitir búsqueda por diferentes conceptos (datos básicos y/o adicionales)
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
32
COD.
CONDICION
TRR05
Debe contar con rutinas de validación y cruce con bases de datos de información de entidades externas (Registraduría Nacional de la Nación) y con listas restrictivas.
TRR06
El módulo debe contar con capacidad para capturar información biométrica (p.ej. huella digital) e imágenes (fotografía, firma digitalizada).
TRR07
Debe generar cruces automáticos en línea entre la información de terceros y sus movimientos u operaciones generando alertas cuando se presenten situaciones atípicas, administrando mínimo cuatros factores de riesgo SARLAFT: cliente/usuario, producto, jurisdicción y canal de distribución.
1.1.1.1.2
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
COMERCIALES
1.1.1.1.2.1 CRM (CM)
COD.
CONDICION
CMR01
Permitir consulta de la Información del negocio accediendo por datos básicos de búsqueda.
CMR02
Generar de manera automática los indicadores relacionados con la Gestión Comercial
CMR03
Reportes históricos de operaciones de los clientes y definición de patrones de comportamientos.
CMR04
Generar reportes dinámicos, de acuerdo a criterios definidos por usuarios finales.
CMR05
Creación de encuestas y tabulación, para medición de satisfacción del cliente.
CMR06
Permitir procesos de segmentación de acuerdo a criterios de clasificación de los negocios.
CMR07
Administrar estadísticas de gestión comercial, frente visitas de mantenimiento y consecución de nuevos clientes.
CMR08
Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.
CMR09
Convertir prospectos en clientes rastreando actividades y permitiendo efectuar gestión de flujos de trabajo
33
COD.
CONDICION
CMR10
Crear escenarios de simulación y realizar proyecciones conforme criterios y características propias de clientes
CMR11
Generar documentos de ventas con formatos de impresión amigables
CMR12
Crear paneles de control para la previsión y análisis de ventas
CMR13
Permitir la gestión de información de oportunidades y clientes en una sola interfaz de usuario
CMR14
Permitir el acceso al estado actual de clientes, y su información maestra asociada.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
1.1.1.1.2.2 Servicio al Cliente (SC)
COD.
CONDICION
SCR01
Permitir mantener en forma centralizada todas los requerimientos efectuados por los clientes de la Fiduciaria, lo cual incluye solicitudes, quejas y reclamos, derechos de petición y tutelas recibidas por cualquier medio: físico, telefónico, web, entre otros.
SCR02
Los usuarios internos y externos deben poder consultar via WEB el estado en que se encuentra el requerimiento.
SCR03
Debe contar con diferentes opciones de radicación del requerimiento, de forma tal que sin importar la forma de origen (correo, teléfono, físico), el requerimiento quede registrado en forma centralizada, y genere el respectivo número de radicación único y secuencial que permita trazabilidad posterior.
SCR04
Permitir extraer información de clientes.
SCR05
Permitir la parametrización y manejo alertas para la actualización de la información de clientes
SCR06
Permitir parametrizar los tiempos de atención de cada requerimiento, de acuerdo con la normatividad aplicable y los estándares definidos.
SCR07
Debe contar con contabilización de tiempos desde que se radica el requerimiento, hasta que finaliza con la solución y generar alertas cuando no se cumplan los parámetros en tiempos de respuesta.
34
COD.
CONDICION
SCR08
Permitir generar correos recordatorios a los dueños de procesos sobre aquellas actividades que estén próximas a vencer o están ya vencidas, manejando un sistema de escalamiento.
SCR09
Generar de manera automática los indicadores: Índice de Satisfacción General, Calificación de Imagen, tasa de atención de requerimientos por tipo de negocio, fideicomiso, carteras colectivas, cliente y consolidado, oportunidad en la respuesta de requerimiento.
SCR10
Permitir que el cliente pueda efectuar una calificación del servicio recibido vía WEB. El sistema debe procesar dicha información y generar los indicadores respectivos.
SCR11
Generar reportes dinámicos, por parte de los usuarios.
SCR12
Manejo automático de estadísticas de acuerdo con los diferentes estados, tiempos y responsables del trámite de cada requerimiento.
SCR13
Permitir la exportación de archivos planos y/o cargue de información al sistema.
SCR14
Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.
SCR15
Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.
SCR16
Permitir generar reportes / archivos exigidos por entes de control.
SCR17
Efectuar un registro de auditoría de las transacciones, y permitir fácil acceso a éstas
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
1.1.1.1.2.3 Encuestas (EN)
COD.
CONDICION
ENR01
Permitir el manejo dinámico de encuestas.
ENR02
Permitir el envío de información masiva, vía correo electrónico.
ENR03
Permitir el manejo de alertas de seguimiento para la obtención de respuestas de las encuestas enviadas
ENR04
Efectuar la tabulación automática de la información obtenida, generando los
35
COD.
CONDICION
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
resultados de las encuestas
1.1.1.1.2.4 Gestión Comercial (GC)
COD.
CONDICION
GCR01
Manejo de base de datos de clientes potenciales y actuales para el desarrollo de gestión comercial.
GCR02
Acceso a consulta de información financiera de clientes prospectos a nivel nacional. (Integración Bases de Datos Externas)
GCR03
Cargue de estrategia comercial - plan estratégico y táctico (tareas especificas), acciones especificas e indicadores de seguimiento y monitoreo. Asignación de responsables y alertas frente al vencimiento o incumplimiento de actividades.
GCR04
Cargue de las actividades comerciales desarrolladas: Visitas, envío propuestas, información del contacto, detalle necesidad, tipo de fiducia, comisión, competidores, estado del proceso, estrategia y táctica asociada.
GCR05
Generar reportes dinámicos, de acuerdo a criterios definidos por usuarios finales.
GCR06
Permitir diligenciamiento electrónico de formularios de vinculación y actualización de la información diligenciada en las BD respectivas.
GCR07
Permitir visualizar y mantener la información estándar y centralizada para todos los clientes de la fiduciaria conforme al formulario de vinculación.
GCR08
Definición y cargue lista de chequeo por tipo de negocio.
GCR09
Digitalización de documentos relacionados con la vinculación del cliente y creación del negocio. (Módulo Gestión Documental)
GCR10
Generación de información a través de consultas y reportes de: cumplimiento de metas y gestión comercial.
GCR11
Definición de metas comerciales por segmento, comercial, periodo, entre otros.
GCR12
Permitir simulación y proyección de posible negocios utilizando diferentes conceptos parametrizables
GCR13
Generación de indicadores y cargue automático al tablero de control tanto del área
36
COD.
CONDICION
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
como el corporativo de acuerdo con la metodología de balanced scorecard. GCR14
1.1.1.1.3
El sistema debe contar con manejo de una matriz de riesgos por negocio, de acuerdo a criterios definidos, así como la definición de los controles de mitigación necesarios.
GESTIÓN HUMANA
1.1.1.1.3.1 Nómina (NM)
COD.
CONDICION
NMR01
Permitir la liquidación de la nómina de empleados, el manejo de las novedades y los descuentos.
NMR02
Simular los costos de personal asociado a los negocios de la Fiduciaria.
NMR03
Permitir la actualización del presupuesto de personal detallado por negocio, área y global para el control de los requerimientos presupuestales realizados y el costeo por actividad.
NMR04
Generar reportes dinámicos, por parte de los usuarios.
NMR05
Permitir la generación automática de indicadores como: tasa de novedades no aplicadas, tasa de inconsistencias, pagos extemporáneos a seguridad social, tasa recuperación incapacidades, etc.
NMR06
El sistema debe permitir la liquidación de cada uno de los conceptos de nómina y prestaciones sociales de acuerdo a la plataforma de gobierno según las normas legales para trabajadores oficiales y empleados públicos, módulos relativos para la implementación del SIGEP en las empresas vigiladas por DAFP. Dicha liquidación debe integrarse con el SIGEP a nivel de WEB Services y de aplicación, con el fin de garantizar la interoperabilidad en todas las capas. Dicha interoperación de ser de manera transaccional, segura, auditable y cifrada.
NMR07
El sistema debe tener un módulo de administración de tablas básicas de datos de empleados por parte del área de Recursos Humanos de: Selección, banco de hojas de vida de aspirantes y personal vinculado experiencia laboral, personas a cargo, pruebas sicotécnicas, evaluaciones de desempeño, clima organizacional, formación, salud ocupacional, bienestar, ascensos, traslados, encargos, administración de planta de personal. Estas tablas deben de estar mapeadas o por lo menos contener la información necesaria para la interoperación con el SIGEP. Para el área de nómina liquidación parcial y mensual de novedades de nómina, operatividad de interfaz con módulos de presupuesto, contabilidad y cuentas por
37
COD.
CONDICION pagar, informes a entes de control, administración de créditos a directos de la entidad a funcionarios, programación de actividades.
NMR08
El sistema deben permitir el manejo de los tipos de procesos al momento de la vinculación de un funcionario: 1. Contratación, 2. Impresión del contrato de trabajo, 3. Documentos anexos al contrato de trabajo, 4. Generación mensual de archivo plano para interfaz SUIP o integración transaccional con el SIGEP, 5. Administración de Afiliaciones a Fondos de Pensiones, EPS, Caja de Compensación, ARP.
NMR09
Permitir la seguridad y auditoria de todos los procesos que se generen a diario, semanal, mensual, como son adiciones, modificaciones, eliminación de información en las fases del proceso de vinculación y liquidación de nómina como son: Elaboración de Contratos, Ingreso de Novedades, Liquidación y pago de Vacaciones, Nómina, Prestaciones Sociales, Primas préstamos, descuentos, generación de reportes y de Archivos Planos e Interfaces. Esta seguridad y posible generación de pistas de auditoría, deben ser no solo a nivel de tabla física (tabla, columna, campo), si no a nivel lógico llevando la seguridad del sistema hasta el registro o campo, donde se encuentra la información, así como identificación de usuario, fecha y maquina que ejecuta la acción.
NMR10
Permitir el registro, control, seguimiento y consulta de la información correspondiente a los procesos y acciones a realizarse en las áreas de Recursos Humanos y Nómina. Todo este proceso debe poderse programar en una herramienta de tipo Workflow ó herramienta que permita validar la trazabilidad de la operación.
NMR11
Permitir consultar el histórico de un proceso de pago de alguno de los conceptos cancelados en nomina o base de datos de un funcionario activo o retirado. Esta consulta debe permitir ver no solo la formulación del concepto, sino que muestra las bases y dependencias empleadas en el cálculo, de tal manera que permita hacer una inspección gráfica de los resultados que salen en la liquidación de la nómina.
NMR12
Permitir la parametrizacion de novedades fijas en valores y periodos mensuales.
NMR13
Permitir el manejo dentro del aplicativo varios tipos de nómina así: nominas personal de planta, nómina para pensionados, nomina para aprendices Sena y practicantes universitarios.
NMR14
Permitir la programación o parametrización de alarmas y notificaciones desde un workflow, de los vencimientos de contratos por periodos de prueba, vencimiento de presuntivos, terminación de prácticas, conforme a fechas de vinculación y programación en el software. Estas se deben poder programar para enviar a los correos informativos.
NMR15
Manejo de módulos ó portal para los empleados donde cuenten con funcionalidades como: volantes de pago, certificados de aportes a seguridad social, certificados laborales, certificados de retención en la fuente, solicitud de préstamos, consultas de ausentismos, solicitud de vacaciones, cambio de cuentas bancarias. Así como el envío de los volantes de pago vía mail en la generación de
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
38
COD.
CONDICION la nómina.
NMR16
Administración de datos básicos, como mínimo, fecha de ingreso, fecha de retiro, motivo de retiro, tipo de contrato, códigos de centros de costos, dependencias, áreas, grupos de trabajo, nivel y categorías de cargos, salario, ausentismos (licencias, incapacidades, permisos, vacaciones, suspensiones).
NMR17
Evaluación de costos de funcionarios de acuerdo a la escala salarial de la entidad y presupuesto asignado por áreas para vigencias futuras.
NMR18
Registro, actualización, consulta de Indicadores de gestión del área de RRHH y Nómina. El sistema debe entregar una herramienta ó modulo de usuario final, que permita la generación de este tipo de consultas o indicadores en diferentes formatos.
NMR19
Administración de módulo de préstamos otorgado a los funcionarios por la entidad de acuerdo a cuotas fijas y amortización de intereses, administración de saldos, compromisos de pagos de cuotas en Primas, Administración de saldos de créditos de vehículos personal directivo retirado, verificación e impresión de capacidades de endeudamiento y amortización de los créditos, verificación de codeudores, alerta de cambio de codeudores por retiros, administración de consecutivos de pagares para cada una de las líneas de crédito, impresión del pagaré y autorización de descuento, elaboración de actas de comité de aprobación de créditos.
NMR20
Manejo de funcionalidades de acuerdo al rol de los usuarios: adición, actualización, consulta, anulación o reversión, impresión y aprobación.
NMR21
Manejo de embargos adición a los contratos, como novedad fija acorde a los oficios enviados por los juzgados
NMR22
Creación, modificación y parametrizacion de descuento de cuotas a terceros aplicables en pago de vacaciones de acuerdo al tiempo disfrutado de periodos siguientes.
NMR23
Parametrizacion de pago de nóminas adicionales después del cierre de pago normal, debido al ingreso de nuevos funcionarios después de esta fecha. Manejo de retroactivos.
NMR24
Manejo y control de la fecha de inicio de novedades de traslado, ascensos, licencias, permisos, incapacidades, embargos, descuentos de novedades, suspensiones.
NMR25
Manejo y control de la fecha de terminación novedades de traslado, ascensos, licencias, permisos, incapacidades, embargos, descuentos de novedades, suspensiones.
NMR26
El sistema debe permitir generar interfaz para órdenes de pago de nóminas, vacaciones, primas, pagos a terceros, interfaz de cierre contable de nómina, seguridad social, prestaciones sociales, interfaz de presupuesto, generación de
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
39
COD.
CONDICION archivo plano para dispersión de nómina por tesorería.
NMR27
Tener la opción de manejar anexos en los formatos: Excel, Word, PDF, plano.
NMR28
El sistema debe mantener sistematizada la información contenida en cada proceso de RRHH y Nómina con la información cada uno de los tipos de funcionarios para posteriores consultas en línea de las mismas facilitando de esta forma despejar cualquier duda sobre estas de una manera rápida y oportuna.
NMR29
La solución debe permitir la administración de beneficios otorgados a funcionarios por concepto de auxilio de alimentación, elaboración mensual del pedido, valeras de alimentación, según lo estipulado en el procedimiento y sus restricciones. Se debe ofrecer la posibilidad de creación de un workflow ó herramienta de seguimiento que automatice el proceso y muestre los diferentes estados del proceso.
NMR30
El sistema debe permitir la definición y control de los requisitos mínimos para la vinculación de un funcionario y las etapas en que se encuentra el aspirante o la contratación del mismo. De igual forma vigilar los vencimientos de los compromisos de entrega de documentos requeridos para la contratación y demás documentos requeridos en los expedientes laborales.
NMR31
El sistema debe permitir la liquidación mensual de vacaciones y prima de vacaciones, consulta de libro de vacaciones, actualización de programaciones de vacaciones mensuales por dependencias, impresión de carta de autorización de disfrute de vacaciones y formato de liquidación de vacaciones.
NMR32
El sistema debe permitir que la opción de consulta por pantalla se pueda realizar por cualquier campo, por ejemplo consultar los funcionarios, por cédula, apellidos, nombre, por tipo de novedades, periodos de novedades, dependencias, áreas, centros de costos.
NMR33
El sistema debe permitir la impresión de las consultas que se realizan en cualquier momento por pantalla.
NMR34
El sistema debe permitir el manejo y liquidación de Provisiones mensuales de prestaciones sociales para los trabajadores oficiales y empleados públicos.
NMR35
El sistema debe permitir manejo de consolidados mensuales de prestaciones sociales en días y pesos para los trabajadores oficiales y empleados públicos.
NMR36
El Sistema debe permitir manejar la reliquidación de vacaciones, prestaciones sociales por incrementos de salarios o días pendientes por disfrutar vacaciones e inclusión de novedades.
NMR37
El Sistema debe permitir el manejo de Estrategia y soluciones utilizada en caso de reclamos en la liquidación de nómina a funcionarios. Así como una opción o módulo que maneje los procesos disciplinarios, notificaciones, para el manejo de las reclamaciones sobre la nómina y sus liquidaciones.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
40
COD.
CONDICION
NMR38
Los reportes deben brindar la opción de consultar funcionarios filtrando parámetros como: Estado de funcionarios, rangos de fechas de ingreso, fechas de retiro, motivos de retiro, tipos de contrato, personal a cargo, dependencias.
NMR39
Cargue de información histórica de la base de datos de nómina que se tiene en Excel o archivos planos de otro aplicativo.
NMR40
La migración y simultánea actualización del Sistema Único de Información Personal para la gestión de RRHH de acuerdo a lo requerido por el Estado. SUIP y SIGEP (Departamento Administrativo la Función Pública)
NMR41
Registro, consulta y reporte de la historia laboral de un funcionario o aspirante a algún cargo.
NMR42
Registro, consulta y generación de reportes emitidos mensual, trimestral, anual a entes de control.
NMR43
Registro, consulta y reporte de variaciones presentadas mensualmente de los rubros cancelados y provisionados en la nómina.
NMR44
Registro, consulta y reporte de los ausentismos por tipo de novedad, periodo, contingencia.
NMR45
Registro, consulta y reporte de análisis de evaluación de desempeño y clima organizacional así como comparativos de otros periodos.
NMR46
Permitir acceso WEB para empleados incluyendo facilidades de: • • •
NMR47
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
Consulta de pagos, acumulados, etc. Solicitud de certificaciones y/o documentación laboral en general Solicitud e vacaciones, permisos, licencias, etc.
Permitir, a través de la integración con el Directorio Activo, con la solución de Fiducia y con otros aplicativos, la administración de bloqueos y cancelación de accesos de los usuarios por vacaciones y/o retiro de la entidad
1.1.1.1.3.2 Evaluación de Desempeño / Competencias (ED)
COD.
CONDICION
EDR01
Permitir definición de modelo de competencias organizacionales por: • •
Área funcional Cargo
41
COD.
CONDICION •
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
Rol
EDR02
Permitir la definición de descripción de cargos y asociación de competencias requeridas
EDR03
Permitir definición de modelos de evaluación de empleados, incluyendo: • • •
RESPUESTA
Competencias a evaluar Métricas Indicadores
EDR04
Contar con interfaz vía WEB para diligenciamiento de Evaluaciones
EDR05
Generación de gráficas y estadísticas relativas a las evaluaciones
EDR06
Control de vigencia y vencimiento de evaluaciones
EDR07
Generar el plan de capacitación con base en los resultados de la evaluación de desempeño y competencias.
1.1.1.1.3.3 Bienestar y Desarrollo del Talento Humano (TH)
COD.
CONDICION
THR01
Contar con una base de conocimientos donde se almacenen todos los cursos, talleres, presentaciones y demás recursos tecnológicos que facilitan la transferencia de conocimientos.
THR02
Generar reportes dinámicos, por parte de los usuarios, sin que estos deban tener conocimientos de sentencias SQL o conocimientos de programación.
THR03
Permitir administrar las capacitaciones e inducciones, teniendo en cuenta entre otros: los cronogramas de trabajo planeados y su ejecución y la infraestructura requerida.
THR04
Permitir la definición de las evaluaciones de los capacitadores, los capacitados, el clima organizacional, las evaluaciones de desempeño, su almacenamiento, consulta y registro.
THR05
Permitir permita la planeación y seguimiento de cronogramas de trabajo con la respectiva generación de alarmas.
THR06
Generar los certificados de las capacitaciones y realice la actualización de la hoja
42
COD.
CONDICION
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
de vida del empleado. THR07
Permitir el registro, seguimiento y generación de las respectivas alarmas a los planes de mejoramiento de los empleados.
THR08
Generar el mapa de riesgos, la identificación, valoración y administración de los riesgos de higiene ocupacional por proceso y área.
THR09
Permitir la formulación y el seguimiento de los programas de salud ocupacional definidos por la Fiduciaria.
THR10
Permitir el registro y la generación de estadísticas de incidentes de trabajo, enfermedades profesionales y otros eventos.
THR11
Permitir el registro de la información del grupo familiar de cada empleado y el análisis de la misma para generar el programa de bienestar social.
THR12
Permitir la generación automática de indicadores como: Tasa de cumplimiento del cronograma de Bienestar, Índice de Clima Organizacional, Tasa de cumplimiento del presupuesto de bienestar, Nivel de satisfacción general de las Jornadas de Bienestar, Calificación técnica promedio de las capacitaciones, Tasa de cumplimiento Plan de Capacitación, etc.
THR13
Permitir la definición y generación de cursos o capacitaciones en línea, con sus respectivas evaluaciones y controles (tipo e-learning). Parametrizar la vigencia de las capacitaciones y evaluaciones y llevar un registro de los resultados con alertas escalables por autoridad.
1.1.1.1.3.4 Hojas de Vida – Selección y Reclutamiento (HV)
COD.
CONDICION
HVR01
Contar con un registro y actualización de toda la información de la vinculación y contratación del personal de la FIDUCIARIA.
HVR02
Permitir generar reportes dinámicos, por parte de los usuarios.
HVR03
Contar con un sistema que permita la definición de las escalas laborales.
HVR04
Permitir manejar el presupuesto de personal detallado por negocio, área y global para el control de los requerimientos presupuestales realizados y el costeo por actividad.
43
COD.
CONDICION
HVR05
Contar con un sistema estandarizado para evaluar las pruebas técnicas
HVR06
Generar automáticamente el requerimiento de recursos físicos y gerencia de tecnología e información para permitir adecuar con la debida oportunidad el puesto de trabajo y los accesos con el requerimiento de recurso humano.
HVR07
Permitir la generación automática de indicadores como: Tasa de cumplimiento Evaluación Periodo de Prueba, Tasa de cumplimiento de requisiciones de personal, Tasa de rotación.
HVR08
Permitir generación de modelos de simulación conforme aspectos salariales, de antigüedad, traslados, etc.
1.1.1.1.4
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
CADENA DE ABASTECIMIENTO
1.1.1.1.4.1 Compras (AD)
COD.
CONDICION
ADR01
Permitir la creación de una o múltiples órdenes de compra con niveles de autorización establecidos y parametrizables por diferentes criterios.
ADR02
Permitir la vinculación de documentos de compras tales como cotizaciones y mantener los registros de documentos para guardar trazabilidad.
ADR03
Permitir el manejo de múltiples divisas
ADR04
Administrar información detallada de artículos, suministros y proveedores en forma centralizada y con una interfaz del usuario que sea fácil de usar.
ADR05
Permitir mantener el saldo de la cuentas por pagar y el análisis de las compras en el registro maestro de proveedores
ADR06
Mantener información detallada de compras de artículos y suministros con listas de precios e información impositiva
ADR07
Mantener una sincronización en tiempo real de los recibos de mercancías y suministros y niveles de inventario existentes
ADR08
Mantener integridad referencial entre cuentas por pagar y notas de crédito con las órdenes de compra
44
COD.
CONDICION
ADR09
Calcular los valores de los inventario disponibles en forma automática basados en esquema de administración de inventarios establecido por la Fiduciaria.
ADR10
Permitir que las facturas de cuentas por pagar puedan crearse con o sin referencia a órdenes de compra
ADR11
Permitir la asociación de múltiples métodos de pago, como cheque, tarjeta de crédito, efectivo y transferencia bancaria, entre otros.
ADR12
Permitir el manejo de fechas de vencimiento, con alarmas a nivel de usuario.
ADR13
Permitir el manejo automático de devoluciones, efectuando los ajustes contables en forma automática y la actualización de los inventarios respectivos.
ADR14
Contemplar la implementación y mantenimiento de requerimientos de ley aplicables.
ADR15
Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.
ADR16
Permitir generar reportes / archivos exigidos por entes de control.
ADR17
Efectuar un registro de auditoría de las transacciones, y permitir fácil acceso a éstas
ADR18
Permitir generación y utilización vía WEB de plantillas para evaluación de procesos de compra, con sus respectivo workflow de autorización.
ADR19
Llevar el control automático de la ejecución del Plan de Compras con base en el presupuesto aprobado.
ADR20
Generar alertas cuando se venzan los plazos definidos en el plan de compras para la generación del certificados de disponibilidad o registro presupuestal.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
1.1.1.1.4.2 Proveedores (PR)
COD.
CONDICION
PRR01
Permitir el manejo centralizado de maestros de artículos y de proveedores.
PRR02
Permitir clasificar los artículos según grupos y propiedades configurables, p.e. Número de artículo, descripción, unidades de medida de la compra y del empaque, dimensiones, peso, precios y tipos de impuestos, entre otros.
45
COD.
CONDICION
PRR03
Mantener un control de digitación obligatoria de datos básicos del proveedor, información de contacto e impositiva.
PRR04
Permitir administrar diferentes formas de pago con plazos y métodos de pago específicos.
PRR05
Permitir manejo de niveles de autorización para el ingreso de información de proveedores.
PRR06
Digitalización de documentos relacionados con la administración de proveedores. (Módulo Gestión Documental)
PRR07
Permitir la parametrización y manejo alertas para la actualización de la información de proveedores.
PRR08
Permitir definición y montaje de plantillas para evaluación de proveedores por criterios parametrizables
PRR09
Cruzar la información de proveedores con listas restrictivas y con bases de datos, generar alertas y reportes.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
1.1.1.1.4.3 Inventarios (IN)
COD.
CONDICION
INR01
Contar con un sistema de información integral para el manejo de inventarios, que cubra todas las actividades definidas en el proceso formalizado por la entidad, que sea de cubrimiento nacional, que maneje la información de manera centralizada y por regionales, y que se encuentre integrado a los demás sistemas de información de la entidad, con cobertura a nivel de empresa y negocio.
INR02
Registro contable de operaciones de inventario por centro de costos: 1. Depreciaciones 2. Ingresos 3. Retiros 4. Traslados 5. Baja 6. Avalúos – Provisiones / Valorizaciones
INR03
Generar reportes dinámicos por parte de los usuarios.
IND04
Permitir la generación automática de indicadores como: Tasa de cumplimiento inventarios programados, tasa novedades en inventarios registradas, tasa de
46
COD.
CONDICION
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
inconsistencias en inventarios. INR05
Administrar inventarios en múltiples almacenes y lugares usando el método estándar establecido por la Fiduciaria
INR06
Mantener unidades de medida y precios de artículos en divisas locales y extranjeras
1.1.1.2
FIDUCIA
1.1.1.2.1
PLANEACION Y GESTION OPERATIVA (GO)
COD.
CONDICION
GOR01
Debe integrarse con el Módulo Comercial en donde se cargan los prospectos y una vez aprobado la propuesta se cambie el estado para dar origen al negocio. El cargue en comercial debe contener la creación del tercero, la ficha técnica y demás datos comerciales.
GOR02
Permitir asignación de códigos de Superintendencia Financiera de Colombia – activación de negocio, y cambio de estado
GOR03
Generar alertas a las áreas involucradas (contabilidad, inversiones, tesorería, carteras colectivas, jurídica)
GOR04
Permitir el cargue de parámetros de operación: 1. Nombre del negocio 2. Número del negocio (interno para negocios anteriores / SFC para negocios nuevos) 3. Estado (activo, en liquidación, liquidado) 4. Fecha de inicio 5. Ciudad y Oficina 6. Plazo – VIGENCIA – Cálculo Fecha Terminación 7. Fideicomitentes (control de porcentaje participación) – Referenciación Módulo de Clientes y terceros 8. Beneficiarios (control de porcentaje participación) – Referenciación Módulo de Clientes y terceros 9. Dirección de notificación (e-mail, física, etc.) 10. Obligaciones de las partes (asociar a WorkFlow) 11. Pólizas (digitalizadas) 12. Vigencia de pólizas 13. Entidad fideicomitente 14. Relación, estado y valor de activos administrados - (integración con el aplicativo de otros activos) REPORTE a. Cuentas
47
COD.
CONDICION
15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55.
b. Portafolio c. Carteras d. Cuentas por cobrar e. Bienes muebles f. Bienes inmuebles g. otros Relación, estado y valor de pasivos Número de pagos al mes – (Fuente: Ficha técnica cargada por Comercial) Valor de pagos - (Fuente: Ficha técnica cargada por Comercial) Número de ingresos Valor de ingresos Descripción de la comisión / honorarios Forma de pago de comisión / honorarios Comisión causada / honorarios causados Estado de la comisión / honorarios Valor de las comisiones/honorarios adeudados Meses de las comisiones/honorarios adeudados Aspectos relevantes - Información adicional requerida Tareas comités (asociar a WorkFlow) Tipo de Recursos (públicos/privados/no aplica) Tipo de entidad fideicomitente (pública/privada) Nombre y datos del Ordenador del gasto/contacto (BD Terceros) Nombre y datos contacto Estado SARLAFT (cruce con Módulo SARLAFT en el momento de creación del cliente en Comercial) Contrato y otrosí Escaneado (Módulo GD) Nombre del responsable del negocio Clasificación estrategia comercial Tipo de contrato: Encargo Fiduciario / Fiducia Mercantil / Fiducia Pública / Liquidaciones Negocio en consorcio (integrantes del consorcio) Representante del Consorcio Participación de la Fiduciaria Revisor Fiscal de la Fiduciaria (SI/NO) Maneja Portafolio (SI / NO) Recursos en Carteras Colectivas (SI / NO) – Discriminar por tipos de cartera Fechas de presentación de informes contractuales y normativos, con sus respectivas alertas Nombre de la entidad en liquidación Decreto/acto administrativo que ordeno la liquidación (debe estar escaneado) Fecha del Decreto/acto administrativo No. contrato/convenio Objeto del contrato/convenio (escaneado) Entidad contratante Plazo del contrato/convenio Supervisor del contrato/convenio Cronograma de la liquidación y seguimiento mensual Apoderado de la Liquidación Valor de Honorarios del Apoderado General de la Liquidación No. Contrato y otrosí celebrado con el Apoderado General de la Liquidación (escaneado)
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
48
COD.
CONDICION 56. Supervisor del contrato celebrado con el Apoderado General de la Liquidación (escaneado) 57. Plazo del contrato del apoderado 58. Hoja de Vida del Apoderado 59. Pólizas 60. Informes presentados por el Apoderado 61. Ayudas de memoria 62. Fecha de cierre del proceso de liquidación 63. Resolución de acreencias reconocidas 64. Informe final del proceso de liquidación 65. Valor de las provisiones (por concepto de los honorarios facturados por la Fiduciaria) – debe integrase con el modulo de contabilidad 66. Valor ejecutado de las provisiones (por concepto de los honorarios facturados por la Fiduciaria) – debe integrase con el modulo de contabilidad de las provisiones (por concepto de los honorarios facturados por la Fiduciaria) 67. Saldo actual – debe integrase con el modulo de contabilidad 68. Otros datos parametrizables
GOR05
Generar Ficha Técnica de Negocios (no cartera colectiva) actual como reporte
GOR06
Generación dinámica de informes de negocios conforme requerimientos y necesidades del usuario
GOR07
Permitir la notificación de que un negocio ha sido cargado y la consulta por parte del área operativa.
GOR08
Debe permitir establecer las necesidades operativas, de personal y demás que requiera un nuevo negocio y el costeo del mismo contratados – Módulo Comercial
GOR09
Parametrización de controles y alertas conforme a definiciones de Ficha Técnica y parámetros de operación
GOR10
Permitir la consulta de los negocios administrados por la fiduciaria, controlando el tipo de información a revelar a cada usuario que acceda al sistema.
GOR11 GOR12
Registro, control, histórico de cesiones Permitir la consulta de información histórica de los negocios. Que incluya: 1. Fecha de suscripción 2. Objeto 3. Contrato original (digitalizado y asociado) 4. Otrosí suscritos (digitalizados y asociados) 5. Comisiones fiduciarias (causaciones, pagos, estado, calificación, provisión) 6. Fecha de liquidación 7. Fideicomitentes y beneficiarios en fechas específicas 8. Terceros Vinculados y su calidad 9. Histórico de cesiones de derechos (digitalizadas y asociadas) 10. Activos administrados 11. Correspondencia asociada 12. Pagos realizados
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
49
COD.
CONDICION 13. Informes de gestión enviados (digitalizados y asociados) 14. Contratación derivada 15. Sarlaft, etc. En general toda la información relativa a la operación del negocio y datos de clientes y usuarios Además de los datos indicados anteriormente se requiere que el sistema cuente con consultas por: 1. Relación, estado y valor de activos administrados 2. Cuentas 3. Portafolio 4. Recursos administrados en carteras colectivas 5. Cuentas por cobrar 6. Último informe mensual de gestión remitido (digitalizado y asociado) 7. Ultima rendición de cuentas e informe de gestión remitido – (digitalizado y asociado)
GOR13
Reporte de estado de tareas, etc. control de tareas que permita asignación a varios responsables, asignación masiva, Número de repeticiones, soporte de terminación de la tarea, alertas para el cumplimiento de tareas, reporte de estado de tareas, etc.
GOR14
Permitir la generación automática de indicadores como: Tasa de Informes sin objeciones de Gestión Operativa, Índice de recaudo de comisiones, Nivel de gestión de cartera, Oportunidad en el envío de informes, Oportunidad de respuesta a comunicaciones, Tasa de comunicaciones atendidas, Reprogramación de pagos, Carga laboral por coordinador, cumplimiento de cronogramas de los procesos de liquidación.
GOR15
Sistema que por buscadores entregue salidas de información útil sobre el número de negocios, tipo, responsables, fecha, estado, etc.
GOR16
Contar con un sistema que remita automáticamente, con la periodicidad que el cliente solicite, los informes sobre la ejecución del negocio. Con los controles de seguridad de la información que se requieran. Integración Módulo WEB (Dando cumplimiento a los requisitos de la circular 052/07 de la SFC).
GOR17
Un sistema que permita remitir las rendiciones de cuenta cifradas vía mail a los correos registrados por los clientes, quedando debidamente almacenada la información enviada y la prueba de envío de la misma, para efecto de revisión de entes de control. (Dando cumplimiento a los requisitos de la circular 052/07 de la SFC)
GOR18
Contar con un sistema de información y reporte del estado de contratación derivada de un fideicomiso específico. Ver Integración Sistema Jurídico
GOR19
Contar con un sistema de administrador de activos. Módulo Administración de Activos Fijos e Inventarios
GOR20
Generación automática de los informes de gestión y rendiciones de cuenta, con programación de envío de correos cifrados (Dando cumplimiento a los requisitos de la circular 052/07 de la SFC)
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
50
COD.
CONDICION
GOR21
Contar con código de barras para el recaudo en ejecución de todas las operaciones de la fiduciaria y los negocios fiduciarios. Módulo Ingresos – Caja y Bancos (ERP)
GOR22
Permitir generación de reporte de calificación de riesgo de los negocios de acuerdos a criterios previamente definidos, guardando histórico de calificaciones y variaciones de acuerdo a periodicidad definida.
GOR23
Generación de información operativa por negocio: número y valor de pagos, ingresos recibidos, activos administrados, entre otros.
GOR24
Manejo de alertas de acuerdo a vencimientos de encargos y tareas
GOR25
GOR26
1.1.1.2.2
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
Generación de información operativa por proceso de liquidación: • Número de procesos iniciados en contra de la fiduciaria (se debe identificar por tipo de proceso (laboral, Admón., civil, etc.) • Número de tutelas • Número de derechos de petición Administrar a nivel de subcuentas operaciones de ingresos, pagos y distribución de rendimientos en un mismo fideicomiso o negocio y llevar cuentas por subcuenta y consolidado. Generar reportes parametrizables a solicitud del usuario.
ADMINISTRACIÓN DE OTROS ACTIVOS Y PASIVOS (OA)
COD.
CONDICION
OAR01
Integrar la información de los contratos de administración de servicios asociados o cedidos a los contratos de fiducia incluyendo (Interface entre el sistema de contratos y el ERP)
OAR02
Permitir registrar una provisión por proceso y por contrato desde el punto de vista contable.
OAR03
Posibilidad de asociación de pagos a cada una de las actividades vinculadas dentro del contrato administrado, de forma tal que se visualice la trazabilidad de cada transacción
OAR04
Generación de pagos automáticos asociados a las obligaciones adquiridas a través de los contratos de prestación de servicios asociados a la administración de otros los activos y pasivos.
OAR05
Permitir parametrización de diversas formas de administración de los recursos para efectuar los pagos asociados a la administración de otros los activos y pasivos.
51
COD.
CONDICION
OAR06
Administración de saldos informativos por tipo de negocios, para poder efectuar los registros contables que se requieran
OAR07
Permitir manejar los procesos de compras y ventas de activos, e inventarios y actualizar en línea los saldos contables de los fideicomisos, empresa o negocios afectados.
OAR08
Control de la titularidad jurídica del activos, registro contable automático
OAR09
Registro de activos o pasivos contingentes en cuentas de orden y habilitación contable en el momento que se cumpla la condición
OAR10
Permitir la parametrización del tipo de activo: tangible o intangible, depreciable o no depreciable, amortizable o no amortizable
OAR11
Efectuar el cálculo automático de la depreciación de los activos y su afectación contable.
OAR12
Permitir el registro de la valorización de los activos para mantener actualizados los valores de los activos. Actualización de avalúos y registro contable en línea
OAR13
Permitir controlar por activo las características de la situación legal del activo, p.ej. invasiones, embargos, entre otros
OAR14
Permitir controlar por activo los aspectos legales y administrativos tales como pólizas, impuestos, matrículas, escrituras, entre otros
OAR15
Permitir actualización y mantenimiento del inventario de los activos
OAR16
Permitir el cargue de activos con placa y/o código de barras de manera automática.
OAR17
Permitir captura y actualización de datos administrativos del activo, como matrícula inmobiliaria, dirección, etc.
OAR18
Permitir la contabilización automática de todas las transacciones desde su origen.
OAR19
Debe permitir el manejo de estados de cada uno de los activos (activo, inactivo, vendido, desestimado, en rueda de martillo, entre otros)
OAR20
Debe existir registro de la información detallada de las personas a quienes se les venden los activos recibidos.
OAR21
Cuando se efectúe el registro de las ventas de los activos, debe contabilizarse en forma automática, actualizando los respectivos ingresos
OAR22
El sistema debe controlar las actividades, la trazabilidad, responsables y sus duraciones.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
52
COD.
CONDICION
OAR23
Generar reportes dinámicos por parte de los usuarios.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
1.1.1.2.2.1 Administración de acreencias (AA)
COD.
CONDICION
AAR01
Permitir el registro de cada una de las acreencias del Fideicomitente incluyendo detalle de cada acreedor, fecha de constitución, valor, plazos fijados, garantías, intereses, prelación, entre otros.
AAR02
Controlar la programación y cobro de acuerdo con las prelaciones legales o contractuales definidas y parametrizadas en el negocio específico.
AAR03
Permitir la parametrización de pagos y cobros masivos con pagos porcentuales bajo el criterio de prorrata
AAR04
Generar históricos de cada uno de los pagos efectuados de las acreencias
AAR05
Generar reportes dinámicos por parte de los usuarios
1.1.1.2.2.2 Otros activos contingentes (AC)
COD.
CONDICION
ACR01
Permitir el registro e inventario de otros activos contingentes para manejo informativo de la gestión realizada sobre estos
ACR02
Debe permitir la parametrización de naturaleza de cada activo (cartera recuperada, cuotas partes pensionales, inversiones, entre otros)
ACR03
Debe permitir el manejo de estados (vendido, desestimado, para la venta, dación en pago, entre otros)
ACR04
Cuando se efectúe el registro de las ventas de los activos, debe contabilizarse en forma automática, actualizando los respectivos ingresos
53
COD.
CONDICION
ACR05
Cuando se efectúe una dación en pago de un activo contingente, debe contabilizarse en forma automática, disminuyendo la cuenta por pagar
ACR06
Generar reportes dinámicos por parte de los usuarios, sin que éstos deban tener conocimientos de sentencias SQL o conocimientos de programación.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
1.1.1.2.2.3 Administración de propiedad accionaria (PA)
COD.
CONDICION
PAR01
Permitir el registro e inventario de las acciones y/o inversiones recibidas para manejo informativo de la gestión realizada sobre estos
PAR02
Debe permitir la administración de los valores nominales, intrínseco, de mercado de las acciones y/o inversiones recibidas, efectuando la respectiva actualización contable en forma automática
PAR03
Debe permitir el manejo de estados (vendida, para la venta, para adjudicar, para dación en pago, entre otros)
PAR04
Cuando se efectúe el registro de las ventas de las acciones y/o inversiones, debe contabilizarse en forma automática, actualizando los respectivos ingresos
PAR05
Generar reportes dinámicos por parte de los usuarios, sin que éstos deban tener conocimientos de sentencias SQL o conocimientos de programación.
1.1.1.2.3
LIQUIDACION DE ENTIDADES (LE)
COD.
CONDICION
LER01
Permitir crear y gestionar cronograma de actividades de liquidación, con sus respectivas alarmas
LER02
Permitir crear y mantener un Inventario de acreedores asociados a la liquidación, calificación, graduación, resolución, estado, acciones e histórico de éstas.
54
COD.
CONDICION
LER03
Permitir cargue y mantenimiento de Base de datos de procesos en curso por parte de la entidad en liquidación y seguimiento de los mismos
LER04
Permitir cargue y mantenimiento de BD de funcionarios y ex funcionarios de la entidad, proveedores, contratistas, y en general, cualquier tercero relacionado con su respectiva calidad de relación.
LER05
Poder acceder a información digitalizada relacionada con la liquidación, así como asociación de dicha información a las diferentes instancias del proceso
LER06
Permitir incluir y gestionar información financiera básica (activos y pasivos)
LER07
Permitir generar reportes históricos de las liquidaciones ya terminadas respecto de su información básica como mínimo.
1.1.1.2.4
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
CARTERAS COLECTIVAS (Decreto 2175/2007) (CC)
COD.
CONDICION
CCR01
El sistema debe contemplar todas las funcionalidades, controles y reportes exigidos por el Decreto 2175/2007
CCR02
El sistema debe permitir valoración de los encargos fiduciarios de las carteras colectivas diariamente, alimentando las bases de datos de los clientes y portal WEB y generación de correos cifrados conteniendo información de los encargos.
CCR03
Permitir consulta la información del movimiento de los clientes desde cualquier parte, vía portal WEB, con mecanismos de seguridad (de acuerdo con lo exigido en la circular 052/07 de la SFC).
CCR04
Permitir la generación de certificaciones de tipo tributario o de saldos, vía portal WEB, con mecanismos de seguridad establecidos (de acuerdo con lo exigido en la circular 052/07 de la SFC).
CCR05
Debe integrarse completamente en línea con los sistemas de información de Inversiones y el ERP Financiero.
CCR06
Debe permitir la generación de extractos del cliente en forma física y vía portal WEB, histórico, con mecanismos de seguridad establecidos (de acuerdo con lo exigido en la circular 052/07 de la SFC).
CCR07
Generación dinámica de reportes a partir de definiciones y necesidades del usuario.
55
COD.
CONDICION
CCD08
Generación automática de la ficha técnica requerida por los entes de control, con la información requerida de los diferentes módulos
CCR09
Manejo de archivos digitales que contengan las firmas digitalizadas de los clientes con manejo de claves para su asociación y demás criterios de verificación de la identidad de clientes (formulario de vinculación), integrado con el Módulo Gestión Documental
CCR10
Permitir la visualización de las firmas y demás atributos y condiciones de transacción de beneficiarios y adherentes en el momento de realizar cualquier transacción.
CCD11
Manejo de archivos digitales de huella digital (Biométrico), fotografía, etc.
CCR12
Permitir manejo de plantillas paramétricas por tipo de cartera.
CCR13
Permitir efectuar cruce en línea con listas restrictivas y generación de alertas y correos electrónicos.
CCR14
Asignación de cuentas bancarias por negocio para realizar pagos a través de Carteras Colectivas.
CCR15
Permitir definir cuentas bancarias por adherente de cartera colectiva en el momento de la vinculación.
CCR16
Llevar registro de auditoría de todas las transacciones, consultas y reportes generados por los usuarios y clientes con base en requerimientos normativos.
CCR17
Permitir la vinculación y/o actualización de información de clientes vía WEB con parametrizaciones de campos obligatorios y opcionales, y con cargue a las bases de datos del sistema de carteras colectivas,
CCR18
Permitir generación y consulta de históricos de modificaciones y/o actualizaciones obre datos de terceros (Cliente, beneficiarios, etc.)
CCR19
Permitir asociación de clientes / encargos a Coordinadores o Asesores comerciales
CCR20
Debe permitir la parametrización y generación de indicadores de gestión
CCR21
Permitir el cálculo y liquidación de comisiones con base en metas parametrizadas
CCR22
Permitir la generación de reportes de transacciones cargadas en cualquier momento del día en tiempo real
CCR23
Permitir la recepción y almacenamiento de FAX con información e instrucciones de clientes en forma digital, y asociación de dicho archivo a un encargo, asesor comercial, entre otros, generando una alerta al receptor final.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
56
COD.
CONDICION
CCR24
Permitir bloqueo y inactivación y reactivación de encargos y generación de registros de auditoría asociados
CCR25
Permitir diariamente en el cierre de la cartera efectuar un cruce que muestre : 1- Valor de la cartera en cuentas de ahorro, títulos, (recursos). 2- Valor de la cartera contablemente. 3- Ingresos diarios y pagos= saldo contable 3- Valor del monto de la cartera. Este cruce debe ser automático y debe permitir detectar desfases en el valor de la cartera.
CCR26
Contar con un modulo de simulación de inversión por cliente que sea consultado vía web.
CCR27
Manejo de segmentación de clientes para operación y manejo comercial.
CCR28
Manejo unificado de clientes con información completa y asociada a producto.
CCR29
Control y administración de información de acuerdo de caracterizas del encargos, para el manejo de monto mínimos, máximos. Generación de Alertas por incumplimiento de estas.
CCR30
Parametrización especial para los encargos de aportes por identificar, controles especiales y registros de auditoría.
CCR31
Control de encargos por inactividad en movimientos, bloqueo y generación de alertas.
CCR32
Control y administración de Aportes por Identificar, cumpliendo con la afectación correspondiente en el momento de la identificación (Ej: calculo de rendimientos, penalizaciones, impuestos, etc.).
CCR33
Informes Comerciales para análisis de mercadeo para apoyo a toma decisiones.
CCR34
Permitir el control y administración de valor de comisiones por comercial, de acuerdo a criterios de estrategia comercial.
CCR35
Definición de características de encargos en el momento de vinculación ó actualización, dependiendo de las características de la Cartera Colectiva asociada.
CCR36
Contar con un modulo de simulación de costos y operación para nuevas carteras colectivas
CCR37
Permitir la programación y seguimiento de gestión comercial (actividades como: visitas, propuestas, llamadas, etc).
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
57
COD.
CONDICION
CCR38
Manejo de alertas por incumplimiento en características de las carteras colectivas y generación de reportes por altura de mora (Ej: montos mínimos, etc)
CCR39
Contabilización automática de liquidación de comisión (negocios y carteras colectivas), incluyendo gastos de gravamen financieros, comisiones, impuestos, etc.
CCR40
Generación de consultas e informes de acuerdo a parámetros de usuario final.
CCR41
Permitir el manejo de Varias carteras colectivas de cualquier tipo según decreto2175/07
CCR42
Permitir el manejo de movimientos exentos y con gravamen parametrizado
CCR43
Permitir el manejo de penalizaciones y excepción de penalizaciones
CCR44
Permitir la realización de Preoperaciones (Operaciones del siguiente día)
CCR45
Permitir incluir operaciones para ser autorizadas
CCR46
Realizar el cálculo de rete fuente, gravamen financiero y rendimientos para anulación, reversión, ajuste de operaciones
CCR47
Controle el porcentaje máximo de participación por inversionista
CCR48
Controle el valor mínimo de apertura
CCR49
Controle el valor mínimo de saldo
CCR50
Controle el valor máximo a retirar por día
CCR51
Debe poseer facilidad de ajustarse a cambios en la normatividad o los procedimientos internos de la entidad
CCR52
Genere los archivos de control con destino a entes de regulación
CCR53
Calcule la unidad y se pueda reversar por tipo de cartera colectiva
CCR54
Debe calcular automáticamente el gravamen financiero y que se pueda reversar
CCR55
Permita generar de manera fácil certificados de retención en la fuente anuales y su publicación via web para generación de los inversionistas.
CCR56
Debe calcular las cifras necesarias para la generación de la ficha técnica
CCR57
Poder programar retiros con abono a cuentas u otros encargos
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
58
COD.
CONDICION
CCR58
Permitir la inclusión de operaciones de traslado a cuentas y encargos
CCR59
Manejar multi-oficina
CCR60
Debe tener un modulo de seguridad con control de horas de actividad
CCR61
Poder generar reportes por segmentación de mercado
CCR62
Poder realizar el manejo de ejecutivos de cuenta que atienden a cada cliente con Log de Auditoria
CCR63
Tener o llevar el control de las firmas y que puedan ser digitalizadas estableciendo controles adicionales que aseguren su veracidad.
CCR64
Permitir la generación de extractos diaria o periódicamente, en forma cifrada y envío automático a correo electrónico registrado con la posibilidad de administración en los campos del mismo
CCR65
Permitir hacer o programar cancelaciones a futuro
CCR66
Permita la implementación de impresión de ofertas comerciales
CCR67
Permitir identificar encargos de negocios especiales emitiendo extractos individuales o por grupo de negocio
CCR68
Genera automáticamente los datos de distribución final de los recursos en el Módulo de Tesorería y Bancos para actualizar el flujo de caja
CCR69
Genera automáticamente los movimientos contables correspondientes a la "Finalización de Negocio" en el Módulo de Administración contable
CCR70
Administrar a nivel de subcuentas operaciones de ingresos, pagos y distribución de rendimientos en un mismo encargo fiduciario dentro de la cartera colectiva.
CCR71
Administrar Fondos de Capital Privado de acuerdo con las condiciones y características estipuladas en el decreto 2175/07
1.1.1.2.5
FIDEICOMITENTES
1.1.1.2.5.1 SARLAFT (SR)
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
59
COD.
CONDICION
SRD01
Permitir conocer de manera confiable y oportuna, los datos detallados de los contratos de negocios fiduciarios y/o fideicomisos con el fin de realizar de manera oportuna los análisis de riesgos respectivos.
SRR02
Permitir consolidar información obtenida de diversas fuentes (internas y externas)
SRR03
Permitir elaborar, manejar y actualizar la metodología de administración del riesgo identificando y definiendo los riesgos, de acuerdo con los parámetros establecidos por la entidad, también, el registro y seguimiento de los eventos de riesgo.
SRR04
Generar reportes dinámicos por parte de los usuarios.
SRR05
Permitir la generación automática de Oportunidad Reportes mensuales y trimestrales UIAF, Nivel de funcionarios capacitados en SARLAFT, Tasa de riesgos en sarlaft con plan de acción, Tasa de revisiones Sarlaft
SRR06
Contar con alertas tempranas en línea (hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información que la entidad determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la entidad, en el desarrollo del SARLAFT, ha determinado como normal)
SRR07
Permitir la calificación del potencial cliente antes de la vinculación, con criterios de calificación establecidos
SRR08
Contar con redes neuronales que permitan realizar análisis detallados de la información y poder contar con estadísticas predictivas.
SRD09
Análisis predictivos y descriptivos por medio de indicadores - indicadores prospectivos que evidencien potenciales fuentes de riesgo de LA/FT.
SRR10
Funcionalidad que permita exportar en archivo Excel o txt la consulta generada en Carteras Colectivas de los saldos por adherentes de las carteras colectivas.
SRD11
Permitir conocer de manera confiable y oportuna, los datos detallados de los contratos de negocios fiduciarios y/o fideicomisos con el fin de realizar de manera oportuna los análisis de riesgos respectivos.
SRD12
Permitir consolidar información obtenida de diversas fuentes (internas y externas)
SRD13
Permitir generar reportes dinámicos por parte de los usuarios
SRD14
Permitir generar de manera automática los indicadores de SARLAFT definidos por la FIDUCIARIA.
SRD15
Control de fechas de actualización de la información del cliente y generación de
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
60
COD.
CONDICION
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
alertas y mensajes de correos electrónicos a coordinadores de fideicomisos y clientes.
1.1.1.2.5.2 RIESGO OPERATIVO (RO)
COD.
CONDICION
ROR01
Todas las operaciones de tipo transaccional deben quedar marcadas en el sistema de acuerdo con los diferentes tipos de estado que se presenten conforme el proceso y aquellas que correspondan a operaciones con errores o problemas; dicho registro debe contener como mínimo la siguiente información: - Fecha y hora en que la operación quedo marcada en el estado. - Cuantía de la operación - Si la operación corresponde a un fideicomiso o a sociedad, que sea fácilmente identificable. - Cuando la operación sea de un fideicomiso, que sea posible asociar el fideicomiso a la línea de negocio que pertenece - El usuario que realizó la operación - Identificación de la terminal desde donde se efectuó la operación - En caso de ser modificación, valor anterior y valor nuevo
ROR02
Permitir el monitoreo integral a las operaciones de la entidad y definir indicadores asociados a dichas operaciones, con el fin de identificar fallas en los procesos, establecer alertas y generar reportes detallados y consolidados de las fallas identificadas.
ROR03
Permitir la administración integrada de componentes del Sistema: Mapas de Riesgo (identificación de riesgos, calificación inherente de riesgos, identificación de controles, evaluación de controles y calificación residual automática, entre otros), Eventos de Riesgo y Planes de Acción asociados a los anteriores componentes, con responsables, fechas y generación de alertas. La administración debe ser interactiva con los líderes de proceso y permitir la generación de reportes por diferentes combinaciones de criterios.
ROR04
Permitir predecir el comportamiento de riesgo operativo, partiendo de la información registrada en el registro de eventos, con la posibilidad de simular dicho comportamiento bajo diferentes metodologías estadísticas y sus diferentes criterios asociados, como pruebas de bondad de ajuste, distribuciones de probabilidad asociadas, entre otros.
1.1.1.2.5.3 Portal de Servicios Web – Consulta y Transaccionalidad (PW)
61
COD.
CONDICION
PWR01
La solución propuesta debe contar modulo WEB seguro de consulta y transaccionalidad con servicios ofrecidos a los clientes de Fiduprevisora.
PWR02
Modulo Fideicomitentes: El servicio debe cubrir dos vías. a) La existencia de la información para ser consultada por los clientes, previo envío de claves de acceso con la debida seguridad y en aplicación de la Circular 052 de 2008 emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia. b) La remisión automática de reportes a los correos electrónicos registrados por los fideicomitentes para sus clientes, de la información periódica de su interés, tales como rendición de cuentas, informes periódicos, saldos, extractos, etc.
PWR03
PWR04
1.1.2
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
Modulo Fideicomitentes: Generación de Informes básicos a remitir según previa definición y parametrización de destinatarios. Pagos – Ingresos - Contratación derivada - Saldos cuentas - Rendición de cuentas – Portafolio. Todos los informes deben ser remitidos en PDF con la posibilidad de descargarlos los que se puedan en Excel. Los informes tendrán un histórico de máximo 90 días. Los informes siempre mostrarán la fecha de corte de cada uno.
Modulo Carteras Colectivas: El servicio debe cubrir: Generación extractos ó estados de cuenta según formato. Consulta de Operaciones y movimientos (retiros, adiciones, rendimientos, valoraciones, unidad). Simulaciones de Inversión según tasas. Programación de envío de información a través de correos de acuerdo a definición de destinatarios y formatos.
INTEGRACIÓN CON OTROS APLICATIVOS (IA)
COD.
CONDICION
IAR01
La solución debe contar con herramientas de integración con otros sistemas de información de manera eficiente, efectiva y segura; con tiempos de respuesta mínimos. De acuerdo al nivel de criticidad de información deberá ser en línea ó tiempo real. Como mecanismo aceptado para la integración se establece el uso de web services.
IAR02
Interfaz con Sistemas de Información de tipo call center, contact center, audio respuesta, generando información de consulta y actualización de datos.
IAR03
Interfaz con Sistema Jurídico frente a: Validación en pagos vs embargos registrados, debe controlar montos y beneficiarios, contabilización automática de provisiones y contingencias, así como la programación de pago de sentencias, control de acceso a usuarios según sentencias en modulo de disciplinarios.
IAR04
Interfaz con Sistema PORFIN (administración Portafolios de Inversión) bidireccional en línea, tanto para operaciones que afecten temas financieros, contables y de tesorería, así como también operaciones de negocio; igualmente información que se genere a partir del ERP y Fiducia y que afecte temas de inversiones gestionados
62
COD.
CONDICION en el aplicativo PORFIN.
IAR05
Integración con sistemas de información requeridos por entes normativos (SIIF, DAFP, DIAN - Muisca, etc.)
IAR06
Interfaz con sistema de gestión de calidad ISOLUCION – Bodega de datos, generando datos resultado predefinidos como variables de formulación para los indicadores de gestión de la entidad.
IAR07
Interfaz con sistema FOMAG (Sistema de administración Fondo de Prestaciones del Magisterio) Y NOMINA PENSIONES, integración bidireccional Pagos. FOMAG/NP – ERP: Generación automática de Cuenta por Pagar con afectación presupuestal y contable de toda solicitud de pago, para ejecución de pago a través de tesorería. ERP – FOMAG/NP: Generación de información de estado y confirmación de pago, así como sus reversiones, ingresos, reintegros y reprogramaciones.
IAR08
Interfaz con sistema FOMAG (Sistema de administración Fondo de Prestaciones del Magisterio) Y NOMINA PENSIONES, integración bidireccional Cartera. FOMAG/NP – ERP: Generación de información para control de deuda y cuotas partes con entidades según manejo de pensión compartida. ERP – FOMAG/NP: Generación de información de ingresos pagos deudas con actualización de estado.
IAR09
Integración con Portales Bancarios ó Sistemas Core de entidades financieras, según convenios establecidos con estos. Se deben manejar controles seguros de intercambio de información mediante mecanismos de cifrado, autenticación y no repudio.
IAR10
Integración con Portal de Fiduprevisora para publicación de información y con módulos transaccionales con uso de mecanismos seguros de intercambio de información.
IAR11
Interfaz con Sistema de Gestión Documental: integración bidireccional SGD - ERP: todo proceso que inicie con soporte documental debe ser registrado en el sistema SGD, cumpliendo los actividades de clasificación y digitalización, siendo insumo para continuar con el proceso en la solución ERP ó Fiducia, guardando la trazabilidad del proceso, así como contar con archivo digitalizado disponible para consulta en cualquier paso del proceso. ERP-SGD: generar información de estado del proceso para manejo de trazabilidad.
IAR12
Las tecnologías de integración previstas con el Módulo de Gestión Documental, deben basarse en arquitectura orientadas a servicios (SOA)
IAR13
Integración con herramientas BI y BPM para generación automática de información para toma de decisión y gestión de procesos.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
63
1.1.3
Requerimientos No Funcionales
1.1.3.1
Licenciamiento (LC)
COD.
CONDICION
LCR01
El proveedor debe ofrecer esquemas de licenciamiento por procesador con un número ilimitado de usuarios ó esquema de usuarios nombrados mínimo de (500).
LCR02
El proveedor debe contemplar dentro de su propuesta esquemas de licenciamiento adicional en caso de ser requerido.
LCR03
En el licenciamiento deben identificarse claramente la composición de licencias dependiendo de los módulos que integren la solución.
LCR04
El licenciamiento ofrecido debe ser perpetuo sin costos adicionales por uso en años futuros y sin estar supeditado a la suscripción de contratos de soporte y mantenimiento.
LCR05
El proveedor debe suministrar todas las licencias requeridas para el funcionamiento y administración, tanto de su software base como el de las herramientas adicionales para la operación completa de la solución y el cumplimiento de todos los requerimientos definidos.
1.1.3.2
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
Arquitectura (AQ)
COD.
CONDICION
AQR01
Base de Datos centralizada con posibilidades de acceso descentralizados
AQR02
La solución debe haber sido desarrollada sobre tecnología J2ee o .Net, utilizando mejores prácticas en Ingeniería de software.
AQR03
La solución debe contar con la capacidad de crecimiento y mantenimiento para realizar cambios al producto en el tiempo, anticipándose a varios tipos de cambios anexando la documentación del diseño y de la implementación.
AQR04
Los componentes de la solución deben contar con patrones de diseño reconocido tipo MVC, Arquitectura web 100% - multicapa – orientada a servicios. En caso de no contar con esta arquitectura el proveedor debe presentar plan de implementación de ésta en un lapso no mayor a 12 meses a partir de inicio de ejecución del contrato, entendiéndose ésta como una nueva versión o release, conservando las adaptaciones o personalizaciones efectuadas, y estando cubierta por el esquema
64
COD.
CONDICION
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
de soporte y mantenimiento y/o garantía, según sea el caso. AQR05
1.1.3.3
La solución debe estar diseñada tipo modular (legacy), garantizando fácil integración con modulo adicionales en caso de ser requeridos.
Infraestructura (IF)
COD.
CONDICION
IFR01
El aplicativo permite la consulta desde la red interna de la Fiduciaria ó desde un sitio remoto, vía Internet, de acuerdo con los perfiles preestablecidos.
IFR02
La administración es centralizada, en ambiente gráfico sobre plataforma Windows 2003 ó superior. Permite la configuración, el monitoreo, acceso, seguridad de los usuarios, generación de procesos y con capacidad de incorporar nuevos procesos.
1.1.3.4
Motor Base de Datos (BD)
COD.
CONDICION
BDR01
Funcionamiento sobre motores de bases de datos ORACLE 10g ó superior.
1.1.3.5
Seguridad (SG)
COD.
CONDICION
SGR01
El acceso deberá ser controlado con usuario y contraseña.
SGR02
Solo los usuarios con derechos de administrador podrán acceder a las funciones administrativas, los usuarios normales no podrán.
65
COD.
CONDICION
SGR03
Los usuarios de aplicación serán los mismos de la base de datos sobre la cual se implemente.
SGR04
El acceso deberá permitir ser integrado a herramientas tipo single sign-on.
SGR05
El pool de conexión usado debe garantizar todo mecanismo de seguridad mediante cifrado u otro mecanismo.
SGR06
La aplicación deberá contar con un esquema de seguridad para controlar el acceso a las diferente opciones, negocios y operaciones por opciones; de acuerdo a modelo de roles ó perfiles.
SGR07
La traza de conexión y datos enviada hacia el servidor de archivos y base de datos debe viajar de forma segura utilizando como medio el uso de certificados digitales u otro mecanismo.
SGR08
Auditoria de las operaciones (consulta, modificación, borrado) de los datos, registrando usuario, fecha hora, maquina, terminal, dato anterior, dato nuevo y los demás que se requieran. (cumplimiento Circular 052 SuperFinanciera)
SGR09
La solución debe permitir realizar clasificación de información tanto electrónica como la física que genere, con parámetros de permisos por usuario para su acceso.
SGR10
Las funcionalidades entregadas deben tener la posibilidad de interactuar con el Directorio Activo de la Fiduciaria, evitando el doble login y/o la existencia de bases de datos de usuario independientes.
1.1.3.6
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
Importación / Exportación de archivos (IE)
COD.
CONDICION
IER01
La solución deberá almacenar todos los datos en la base de datos. El sistema deberá leer y escribir archivos planos en formatos (txt, csv, xls, entre otros). Con el objetivo de compartir información con otras soluciones.
IER02
Permitir el cargue de los históricos y/o migración de información actual
1.1.3.7
RESPUESTA
Dimensionamiento (DI)
COD.
CONDICION
66
COD.
CONDICION
DIR01
El proveedor debe definir modelo de estimación crecimiento frente al diccionario de datos, que garantice la instalación de la solución en condiciones óptimas y deseadas frente a rendimiento en operación. Esto de acuerdo a estadísticas históricas de manejo de datos. (bd-sizing models)
DIR02
Los programas de instalación del producto para el modelo de datos deben ser creados bajo resultados del modelo. Teniendo en cuenta recomendaciones ó mejores prácticas para creación de esquemas y bd.
DIR03
El proveedor debe entregar documento donde especifique recomendaciones de monitoreo al DBA frente a objetos de BD críticos, que facilite el afinamiento y mantenimiento.
1.1.3.8
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
Migración (MI)
COD.
1.2
RESPUESTA
CONDICION
MIR01
Aplicación de método ó métodos de migración, según mejores prácticas. Incluyendo los pasos necesarios para limpieza, corrección y traslado de datos a la nueva solución.
MIR02
Permitir la migración de datos históricos desde otros aplicativos vigentes conforme estructuras y definición de reglas de traslado de información (preferiblemente usando herramientas de extracción y conversión de datos ) Ej: Oracle Database Migration Verifier, Application Linking and Enabling (ALE), etc.
MIR03
Proponer opciones de modelo de consulta de datos actuales e históricos, según criticidad. Esto con funcionalidades de consulta en pantalla y generación de reportes.
Requerimientos de Implementación (IM)
COD.
CONDICION
IMR01
El proveedor debe instalar la solución en ambiente de desarrollo y pruebas inicialmente para capacitación y pruebas, incluyendo los objetos de la base de datos y demás procesos necesarios para que la solución funcione.
67
1.3
1.4
COD.
CONDICION
IMR02
El proveedor debe entregar documento de instalación y apoyar en esta al área técnica de Fiduprevisora al pasar a ambiente de producción, incluyendo los objetos de la base de datos y demás procesos necesarios para que la solución funcione.
IMR03
El proponente, con base en su metodología deberá incluir (en forma impresa y medio magnético) el cronograma desarrollado en Microsoft Project describiendo cada una de las etapas planeadas estableciendo las actividades a realizar en cada una de ellas, el tiempo, los recursos necesarios y los responsables. Plan Proyecto según PMI.
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
Requerimientos de Soporte Técnico y Respaldo (ST)
COD.
CONDICION
STR01
La solución debe proveer soporte técnico eficiente. El proponente debe contar con un sitio web del producto que incluya una guía de resolución de problemas y una lista de información para contar a la mano antes de contactar al soporte técnico. (Varios Niveles de Soporte – con definición clara de ANS y bajos tiempos de respuesta). Debe contar un modelo de gestión del servicio según marco metodológico ITIL para aplicaciones. (Personal Certificado ITIL – ISO 20000)
STR02
Prestar el servicio de soporte y mantenimiento, por un tiempo no inferior a un (1) año contado a partir del recibo a satisfacción (garantía mínima), en horario 7x24x360 cuando la Fiduciaria lo solicite. El soporte debe incluir la asistencia por fallas técnicas que se presenten y el mantenimiento. Se deberá especificar en forma detallada el proceso de solicitud del soporte técnico. – Garantía -
Requerimientos de Capacitación (CP)
COD.
CPR01
CPR02
CPR03
CONDICION Presentar en la propuesta el plan de capacitación tanto para usuario final como para el administrador del software, donde se detalle el temario de los talleres a realizar y el perfil de las personas que deben participar en cada uno de ellos. Diseñar los instrumentos y mecanismos de evaluación de la capacitación impartida de forma que estos midan el grado de conocimiento de los temas tratados y su utilización en los procesos cotidianos. La capacitación comprende: Cursos de capacitación para las personas usuarias de cada módulo con un mínimo de 40 horas.
68
COD.
CONDICION -
CPR04
Para los usuarios líderes o administradores del Sistema, talleres de administración de mínimo 20 horas adicionales, que traten específicamente de la parametrización y formulación requerida para el correcto funcionamiento del sistema. Para el administrador del sistema, se deberá realizar una capacitación de mínimo 60 horas que trate específicamente de la configuración del sistema operacional, consideraciones sobre la base de datos, el funcionamiento en red, plan de backup y plan de contingencias. La realización de talleres de sensibilización con una duración mínima de 10 horas sobre el alcance de cada subsistema y del sistema en su totalidad y las implicaciones de su uso en la organización, los cuales deben estar dirigidos a jefes de área, administradores de bases de datos y operadores de los sistemas de información. Presentación de un informe de capacitación por dependencia que contenga como mínimo: relación de las personas capacitadas, resultados de la evaluación del instructor, alumnos y recomendaciones para mejorar el uso del sistema. La(s) capacitación(es) debe(n) ser dictadas por personal del proveedor, que cuente con las certificaciones y/o avales específicos, expedidos por el fabricante
RESPUESTA
REQU. DESARROLLO
FOLIO
