Allgemeine Handhabung

  ACS Data Systems AG   Allgemeine Handhabung (Version 10.08.2009) Buchhaltung für Schulen   ACS Data Systems AG Bozen / Brixen / Trient Tel +39 ...
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ACS Data Systems AG

 

Allgemeine Handhabung (Version 10.08.2009)

Buchhaltung für Schulen  

ACS Data Systems AG Bozen / Brixen / Trient Tel +39 0472 27 27 27 [email protected]

 

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OBU – Buchhaltung für Schulen

 

Inhaltsverzeichnis  1. ALLGEMEINES ................................................................................................................. 3  1.1 Login .........................................................................................................................................3  1.2 Menü.........................................................................................................................................5  1.3 Wechseln des Finanzjahres ........................................................................................................6  1.4 Eingabeprogramme ...................................................................................................................7  1.4.1 Erfassen eines neuen Eintrages.................................................................................................. 9  1.4.2 Speichern eines neuen bzw. geänderten Eintrages ................................................................. 10  1.4.3 Löschen eines Eintrages ........................................................................................................... 11  1.4.4 Ändern eines bestehenden Eintrages ...................................................................................... 12  1.4.5 Erfassen von Untereinträgen ................................................................................................... 12  1.5 Suchfenster ............................................................................................................................. 15  1.5.1 Suche des Kode in der Eingabe ................................................................................................ 15  1.5.2 Suche in verbundenen Tabellen ............................................................................................... 17  1.6 Eingabefelder .......................................................................................................................... 19  1.7 Summenfelder......................................................................................................................... 20  1.8 Druckprogramme .................................................................................................................... 21  1.8.1 Druckvorschau.......................................................................................................................... 22  1.8.2 Export ....................................................................................................................................... 22  1.9 Festlegen der Schriftgröße....................................................................................................... 24 

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1. Allgemeines  Das  Programm  OBU  dient  zu  Abwicklung  der  Öffentlichen  Buchhaltung  der  Schulen.  Nachfolgend  wird die Handhabung des Programms erklärt. Dieses Handbuch setzt die Kenntnisse der öffentlichen  Buchhaltung  voraus  und  behandelt  nicht  buchhalterische  Abläufe,  sondern  befasst  sich  mit  der  Bedienung des Programms und zeigt dessen Funktionalitäten.  Im ersten Teil werden allgemeine Informationen gegeben, die für das gesamte Programm Gültigkeit  haben.  So  werden  hier  Funktionen  wie  Suchen,  Speichern,  Ändern,  Drucken,  Eingabe  von  Datum,  usw. detailliert erklärt; diese werden dann im zweiten Teil, wo die einzelnen Programmpunkte erklärt  werden, nicht erneut erläutert. 

1.1 Login  Beim Start von OBU präsentiert sich das Login‐Fenster, das folgenden Aufbau hat: 

Benutzer

Körperschaft(en)

Version

 

Vorhandene Finanzjahre

Rolle des Anwenders

 

Der Benutzer (Username) wird automatisch vom System erkannt und übernommen.     OBU HANDBUCH VERSION 10‐08‐2009 ALLGEMEINE HANDHABUNG 

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  Im Bereich Körperschaft werden die Schule(n) angezeigt, auf die/denen der Anwender berechtigt ist,  die  Buchhaltung  abzuwickeln;  falls  es  mehrere  Schulen  sind,  so  können  diese  hier  ausgewählt  werden.   Im Bereich Jahr werden die vorhandenen Finanzjahre angezeigt. Wählen sie hier das Finanzjahr aus,  mit dem Sie arbeiten möchten.  Durch Anklicken von [Login] wird die Buchhaltung für die ausgewählten Eingaben (Körperschaft und  Finanzjahr) aufgerufen.   Mit [Abbrechen] verlassen Sie das Login‐Fenster ohne eine Auswahl, d.h. OBU wird beendet bzw. das  Programm kehrt in das vorige Finanzjahr wieder zurück, falls das Login‐Fenster aus dem Menü erneut  aufgerufen wurde.  Version:  Periodisch  werden  neue  Programmversionen,  sog.  Updates,  installiert.  Die  Installation  erfolgt automatisch über Lasis. Sobald das Programm gestartet wird und eine neue Version vom dem  Server vorhanden ist, wird diese automatisch installiert. Deshalb ist für die Installation einer neuen  Version ein Neustart des Arbeitsplatzes erforderlich.  Neue/geänderte Programmfunktionen bzw. Korrekturen sind erst nach der Installation der jeweiligen  Version  aktiv.  Die  neue  Versionsnummer  wird  in  den  Mitteilungen  an  die  Schulen  über  Programm‐ neuerungen angeführt; sollte die z.Z. installierte Version kleiner als die in der Mitteilung angegebene  sein,  so  ist  das  neue  Update  noch  nicht  aktiv.  Da  die  Verteilung  zentral  erfolgt,  kann  es  auch  zu  Verzögerungen von einem Tag kommen, bis die neue Version alle Schulen erreicht hat.  Die Versionsnummer befindet sich auf dem Login‐Fenster im linken unteren Bildschirmrand.  Die  Zuweisung  der  Benutzerrechte  erfolgt  aufgrund  von  Rollen  und  Benutzername.  Im  Feld  Rolle  wird die von Lasis zugewiesene Rolle für den aktuellen Benutzer angezeigt.  

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1.2 Menü  OBU  verwendet  ein  Menü,  das  auf  der  Vorlage  des  Windows‐Explorer  beruht.  Die  einzelnen  Menüpunkte werden hierarchisch in Form von Zweigen und Unterzweigen angezeigt.  Symbolleiste

Explorermenü

Taskfenster

  •

Explorermenü:  in  Form  eines  Baumes  mit  Zweigen  und  Unterzweigen  sind  hier  alle  Programmpunkte  enthalten,  für  die  der  jeweilige  die  Berechtigung  besitzt.  Die  Navigation  innerhalb des Baumes erfolgt entweder mit der Maus oder mit den Pfeil‐ bzw. Eingabetaste.  Aktion  Zweig öffnen  Zweig schließen  Voriger/nächster  Menüpunkt  Programm aufrufen 

Maus  auf [+] klicken oder  Doppelklick auf Beschreibung  auf [‐] klicken oder  Doppelklick auf Beschreibung 

Tastatur 

Direkt anklicken 

Pfeil hoch/tief 

Doppelklick auf Beschreibung 

Eingabetaste 

Pfeil rechts  Pfleil links 

  •

Symbolleiste:  hier  sind  die  häufig  verwendeten  Programme  enthalten;  diese  können  durch  Anklicken  aufgerufen  werden.  Um  die  Bedeutung  jedes  Symbols  (Icons)  zu  kennen,  bleiben  Sie  mit  der  Mausspitze  kurze  Zeit  auf  dem  Symbol  stehen,  dann  erscheint  automatisch  die  Bezeichnung des Programms. Das letzte Symbol unten dient zum Aufruf des Login‐Fensters und  erlaubt  somit  einen  schnellen  Wechsel  zwischen  den  verschiedenen  Finanzjahren  (vor  dem  Wechsel müssen jedoch alle Programme (Fenster) von OBU geschlossen werden). 



Taskfenster:  hier  werden  alle  z.Z.  offenen  Programme  (Fenster)  von  OBU  angezeigt.  Durch  Doppelklicken auf das jeweilige Programm wird dieses wieder aktiviert. 

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1.3 Wechseln des Finanzjahres  Um  schnell  in  ein  anderes  Finanzjahr  zu  wechseln,  muss  das  Login‐Fenster  aufgerufen  werden.  Klicken Sie hierzu auf den Knopf unten links im Menü und wählen Sie das Jahr aus (in der Übersicht  erscheinen alle vorhandenen Jahre, die erfasst bzw. vom alten Programm übertragen wurden).  

  Vor  dem  Wechsel  in  ein  anderes  Finanzjahr  müssen  jedoch  alle  Eingabe‐  und  Druckfenster  geschlossen werden.  Vergessen Sie bitte nicht, anschließend wieder in das aktuelle Jahr zurückzukehren. 

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1.4 Eingabeprogramme  Grundsätzlich haben die meisten Eingabeprogramme in OBU folgenden Aufbau: 

a) Kopfzeilen   

Programmname

Bezeichnung Schule

Haushaltsjahr

 

   

Schlüsselfeld (Kode)

Aufruf Übersicht (Auswahl)

Blättern

  Die Kopfzeilen bestehen aus:  •

Programmname, z.B. Zahlungsauftrag 



Bezeichnung der Schule und Finanzjahr 



Schlüsselfeld  (Kode),  z.B.  Zahlungsauftrag  Nr.:  in  diesem  Feld  wird  der  jeweilige  Kode  erfasst.  Falls das Feld Kode leer ist und das Programm sieht eine fortlaufende Nummer vor (z.B. wie bei  Beschlüssen,  Haushaltsänderungen,  Zweckbindungen,  Zahlungsaufträgen,  usw.),  so  wird  diese  automatisch durch Drücken der Eingabetaste vergeben. 



Knopf  [Übersicht]:  durch  Drücken  wird  eine  Übersichtsmaske  mit  den  bereits  erfassten  Daten  tabellarisch angezeigt; diese dient zum Ansehen bzw. Ändern der Daten. 



Knopf  []  (Blättern):  durch  Drücken  dieser  beiden  Knöpfe  kann  jeweils  der  vorherige  bzw.  nächste  Eintrag  angezeigt  werden;  hierzu  ist  es  erforderlich,  dass  sich  die  Eingabemaste  im  Ansichtsmodus befindet (also nicht in der Eingabe bzw. Änderung eines Eintrages). 

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b) Fußzeilen  Die  Fußzeilen  bestehen  aus  der  Meldungszeile,  in  der  Hinweise  und  Fehlermeldungen  angezeigt  werden, und den Befehlsknöpfen, mit denen die Eingabe eines Eintrages gesteuert wird: 

   

    Die Knöpfe der Befehlszeile sind je nach Modus (Eingabe oder Anzeige) aktiv oder inaktiv:  •

[Neu]: Anlegen eines neuen Eintrages. 



[Ändern]: Ändern eines bestehenden Eintrages.  



[Löschen]: Endgültiges Löschen eines Eintrages aus der Datenbank.  



[Abbrechen]:  Abbrechen  einer  Eingabe/Änderung  ohne  Verändern  des  bereits  gespeicherten  Eintrages. Dieser Knopf ist nur bei der Eingabe von Einträgen aktiv. In diesem Falle werden nur  die Daten in der aktuellen Eingabe gelöscht, nicht jedoch ein evtl. bereits gespeicherter Eintrag  (dieser  bleibt  unverändert).  Sollten  neue/geänderte  Daten  erfasst  worden  sein,  so  erscheint  vorher  noch  eine  Abfrage,  ob  Sie  die  Eingabe  abbrechen  möchten;  mit  [Ja  ]  wird  die  Eingabe  abgebrochen. 



[Schließen]: Schließen des aktuellen Programmes/Fensters. Dieser Knopf ist nicht aktiv, wenn ein  Eintrag erfasst wird. 



[Speichern]: Speichern der erfassten bzw. geänderte Daten in die Datenbank.  

Diese  Funktionen  können  auch  direkt  über  die  Tastatur  aufgerufen  werden,  halten  Sie  hierzu  die  Taste    gedrückt  und  gleichzeitig  die  Taste  mit  dem  unterstrichenen  Buchstaben  auf  dem  jeweiligen Knopf.  Neu =  + ,  Ändern =  + , usw.  

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1.4.1 Erfassen eines neuen Eintrages Ein neuer Eintrag wird durch Anklicken von [Neu] (auch  + ) erstellt. 

  Hierbei gilt folgendes: 

a) Automatische Vergabe des Kodes:  Falls  der  Kode  (Schlüsselwert)  aus  einer  fortlaufenden  Nummer  besteht,  wie  in  den  meisten  Fällen (z.B. Beschlüsse, Zahlungsaufträge, usw.), so wird dieser automatisch vergeben. Dabei wird  die nächste fortlaufende Nummer verwendet bzw. die im Kode‐Feld eingegebene Nummer (falls  z.B. eine Nummer absichtlich freigelassen werden soll). 

b) Manuelle Eingabe des Kodes:  In  einigen  Fällen,  so  z.B.  Kostenaufteilung,  ist  es  erforderlich,  dass  der  Kode  vom  Anwender  bestimmt  wird.  Deshalb  muss  zuerst  der  Kode  eingegeben  und  anschließend  die  Taste  [Neu]  gedrückt  werden.  Falls  der  Kode  nicht  oder  unvollständig  erfasst  wurde,  erscheint  eine  Fehlermeldung, dass der Kode vollständig ausgefüllt werden muss. 

  Anschließend  werden  die  einzelnen  Felder  des  Bildschirmes  erfasst.  Dabei  werden  die  Pflichtfelder  automatisch rot gekennzeichnet. Zusätzlich wird in der Meldungszeile auch eine Mitteilung über den  Inhalt des Feldes angezeigt. 

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  Falls die Eingabe auf mehreren Seiten aufgeteilt ist, so werden am oberen Rand der jeweiligen Seiten  die einzelnen Seite (Tab) angezeigt. Durch Anklicken der Lasche wird das jeweilige Fenster angezeigt  (auch mit +). 

 

1.4.2 Speichern eines neuen bzw. geänderten Eintrages Das Speichern eines Eintrages geschieht durch Anklicken von [Speichern] (auch  + ). 

  Beim Speichern überprüft das Programm, ob alle Eingaben dieses Eintrages vollständig und korrekt  sind.  Dabei  werden  alle  Bildschirme  (Seiten)  des  aktuellen  Eintrages  überprüft.  Sollten  Daten  nicht  vollständig erfasst worden sein, so erscheint folgende Fehlermeldung: 

  In diesem Falle kann der Eintrag nicht gespeichert werden. Gleichzeitig werden alle Felder, die nicht  vollständig  bzw.  korrekt  ausgefüllt  wurden,  farblich  (rot)  markiert;  zusätzlich  wird  in  der  Meldungszeile am unteren Bildschirmrand der jeweilige Fehler angezeigt. 

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  Diese markierten Felder müssen überprüft und korrekt erfasst werden, um den Eintrag speichern zu  können (durch erneutes Anklicken von [Speichern]).  Achtung: falls ein Eintrag aus mehreren Seiten (Tab) besteht, so müssen alle Seiten überprüft werden.  Es kann vorkommen, dass mehrere Felder auf verschiedenen Seiten nicht vollständig sind. 

1.4.3 Löschen eines Eintrages Das Löschen geschieht durch Anklicken von [Löschen] (auch  + ). Damit ein Eintrag gelöscht  werden  kann,  muss  dieser  zuerst  ausgewählt  und  durch  anklicken  von  [Ändern]  im  Bearbeitungsmodus stehen (vorher ist der Knopf [Ändern] nicht aktiv.).  

  Vor dem Löschen erscheint nochmals eine Abfrage, ob der Eintrag wirklich gelöscht werden soll; mit  [JA]  wird  der  Eintrag  gelöscht.  Ein  Eintrag  wird  jedoch  nur  dann  gelöscht,  wenn  dieser  noch  nicht  verwendet  wurde,  evtl.  auch  in  vorigen  Finanzjahren;  so  z.B.  kann  ein  Gläubiger  nur  dann  gelöscht  werden,  wenn  dieser  in  keinem  Zahlungsauftrag,  sowohl  im  aktuellen  als  auch  in  den  vorigen  Finanzjahren, verwendet wurde. Andernfalls erscheint eine Fehlermeldung. 

   

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1.4.4 Ändern eines bestehenden Eintrages Ein bestehender Eintrag wird durch Anklicken von [Ändern] (auch  + ) aufgerufen. Hierzu ist  es  erforderlich,  dass  der  Kode  (z.B.  Nummer  des  Zahlungsauftrages)  des  zu  ändernden  Eintrages  vorher eingegeben bzw. über Übersicht (siehe Erläuterungen nachfolgend) ausgewählt wird. 

  Für die Eingabe und das Speichern des geänderten Eintrages siehe 1.4.2 Speichern eines neuen bzw.  geänderten Eintrages Seite 10.   

1.4.5 Erfassen von Untereinträgen Verschiedene Programme in OBU sehen neben der Eingabe des Haupteintrages auch eine Reihe von  Untereinträgen  bzw.  Untertabellen  vor:  so  z.B.  bei  der  Haushaltsänderung  werden  neben  dem  Haupteintrag  (Änderungsnummer,  Beschreibung,  Dekret/Beschluss)  auch  mehrere  Kapitel  mit  den  Änderungen  erfasst;  beim  Sammelzahlungsauftrag  werden  neben  dem  Haupteintrag  (Nr.,  Datum,  Kapitel) auch mehrere Gläubiger mit Dokumentdaten und Betrag erfasst; usw.   Untertabelle mit Detaileinträgen

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  Die Handhabung dieser Untereinträge ist für alle Programme gleich; es ändert sich lediglich der Inhalt  der einzelnen Felder. Hier wird dies am Beispiel eines Sammel‐Zahlungsauftrages erklärt:  Die  einzelnen  Tasten  weisen  hier  je  nach  Programm  eine  unterschiedliche  Beschriftung  im  zweiten  Wort  auf;  deshalb  wird  nachfolgend  der  Text    angegeben  (so  z.B.  bedeutet  [Weiterer  ] bei den Zahlungsaufträgen [Weiterer Gläubiger]).  Mit  der  Taste  [Weiteres ]  wird  ein  neuer  Untereintrag  (z.B.  Eintrag  mit  Gläubiger  und  Rechnungsdaten)  angelegt.  Bei  einigen  Programmen  wird  diese  Taste  beim  ersten  Aufrufen  bereits  automatisch ausgeführt. In den darunterliegenden Feldern werden die jeweiligen Detaildaten erfasst.  Durch Anklicken von [Speichern ] wird der aktuelle Untereintrag (z.B. Eintrag des Gläubigers  und weitere auf dieser Seite erfasste Daten) gespeichert. Achtung: es wird hier nur der Untereintrag  in  der  darüberliegenden  Tabelle  angezeigt  und  zwischengespeichert,  nicht  jedoch  das  gesamte  Dokument.  Um einen bestehenden Untereintrag abzubrechen, klicken Sie auf [Abbrechen ]. Sollten Sie  während der Erfassung eines Untereintrages auf eine andere Zeile in der darüberliegenden Tabelle  klicken, wir der aktuelle Untereintrag ebenfalls abgebrochen.  Um  einen  Untereintrag  zu  ändern  oder  zu  löschen,  muss  dieser  vorher  in  der  darüberliegenden  Tabelle  mit  der  Maus  ausgewählt  werden.  Daraufhin  erscheinen  die  Daten  in  den  Feldern  am  Bildschirm.  Durch  Ändern  der  Felder  und  erneutes  Anklicken  von  [Speichern ]  wird  der  Untereintrag  aktualisiert;  durch  Anklicken  von  [Löschen ]  wird  der  Untereintrag,  nach  vorheriger Abfrage („Sind Sie sicher?“), gelöscht.   Um  das  gesamte  Dokument  zu  speichern,  muss  wie  bisher  auf  [Speichern]  geklickt  werden.  Es  werden jedoch nur solche Untereinträge gespeichert, die in der Tabelle angeführt sind, also vorher  mit [Speichern ] bestätigt wurden. Falls Änderungen in Untertabellen durchgeführt und nicht  gespeichert wurden, erscheint folgende Fehlermeldung: 

  In  diesem  Falle  muss  der  letzte  erfasste  bzw.  geänderte  Untereintrag  (z.B.  der  letzte  Gläubiger  im  Sammel‐Zahlungsauftrag) gespeichert werden: klicken Sie auf [Speichern ] und dann erneut  auf [Speichern].  Sollte  ein  Untereintrag  gelöscht  werden,  ist  anschließend  ebenfalls  eine  Speicherung  des  Dokumentes mit [Speichern] erforderlich.   

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  Es ist also erforderlich, zuerst die Untereinträge (im Beispiel oben die Gläubiger mit Dokumentdaten)  zu  speichern/zu  löschen/zu  ändern  und  anschließend,  nachdem  alle  Eingaben  des  Dokumentes  erfasst wurden, dieses mit [Speichern] zu speichern.   Sollte ein Dokument (z.B. Zahlungsauftrag) gelöscht werden, so werden dabei alle Untereinträge (z.B.  Gläubiger  mit  Rechnungsdaten)  automatisch  mitgelöscht  (in  diesem  Falle  ist  es  nicht  erforderlich,  vorher für jeden Untereintrag [Löschen ] anzuklicken. 

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1.5 Suchfenster  In  OBU  sind  für  jede  Eingabe,  die  aus  mehreren  Eintragen  besteht,  Suchfunktionen  vorhanden.  Je  nach Programm gibt es verschiedene Möglichkeiten: 

1.5.1 Suche des Kode in der Eingabe In allen Eingabeprogrammen, in denen mehrere Einträge möglich sind, steht zur Suche des Eintrages  ein Suchfenster zur Verfügung, das durch Anklicken von [Übersicht] (auch + )aktiviert wird. 

  In diesem Falle erscheint die Übersicht mit den jeweiligen Daten, unterteilt in 3 Bereiche:  (die hier im Beispiel angegebene Übersicht ist unterschiedlich je nach Eingabeprogramm)  Filterbereich

Datenbereich

Befehle

 

a) Filter    OBU HANDBUCH VERSION 10‐08‐2009 ALLGEMEINE HANDHABUNG 

 

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  In  diesen  Feldern  können  Filterkriterien  eingegeben  werden,  mit  denen  dann  die  Suche  eingeschränkt wird; so z.B. bei der Übersicht Gläubiger werden durch die Eingabe des Suchbegriffes  „HUBER“  nur  die  Gläubiger  angezeigt,  in  den  der  Begriff  „HUBER“  im  Suchbegriff  vorkommt,  auch  innerhalb  des  Wortes  (z.B.  Unterhuber).  Dabei  ist  Gross‐/Kleinschreibung  unbedeutend.  Ebenso  können  mehrere  Filterkriterien  gleichzeitig  eingegeben  werden,  z.B.  Suchbegriff  „HUBER“  und  Ort  „Bozen“; in diesem Falle werden alle Huber aus Bozen gesucht.   Durch Anklicken auf [Suchen] startet die Suche (auch mit Eingabetaste), durch Anklicken auf [Leeren]  werden die Filterfelder geleert und es werden wieder alle Einträge angezeigt.  In Programmen, die einen sehr einfachen Datenaufbau haben, sind diese Filter nicht enthalten (z.B.  Auswahl des Beschlussregisters). 

b) Tabelle mit den Daten  Die  mit  den  Filterkriterien  ausgewählten  Daten  werden  tabellarisch  in  diesem  Bereich  angezeigt.  Durch Anklicken der Titelzeile können die jeweiligen Spalten sortiert werden (abwechseln auf‐ oder  absteigend  bei  wiederholtem  Klicken).  Mit  der  Umschalttaste  (Shift)  können  mehrere  Spalten  gleichzeitig sortiert werden. 

  Weiters können die einzelnen Spalten mit der Maus verschoben bzw. die Breite der Spalten geändert  werden.  Zum  Verschieben  klicken  Sie  auf  den  Titel  der  Spalte,  die  Sie  verschieben  möchten  und  ziehen  Sie  diesen  mit  gedrückter  linker  Maustaste  an  die  gewünschte  Position.  Zum  Ändern  der  Spaltenbreite  klicken  Sie  mit  der  Maus  rechts  vom  Titel  der  Spalte  und  verändern  die  Breite  der  Spalte (nach rechts oder links) mit gedrückter linker Maustaste. 

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c) Befehle  Wenn Sie den gewünschten Eintrag gefunden haben, gekennzeichnet durch den blauen Balken in der  Tabelle, können Sie folgende Befehle ausführen: 

    •

[Anzeigen]:  der  ausgewählte  Eintrag  wird  in  der  Eingabemaske  angezeigt  (jedoch  nicht  geändert). Ebenfalls durch Doppelklick auf den blauen Balken in der Tabelle wird dieser Eintrag  angezeigt. 



[Ändern]:  der  ausgewählte  Eintrag  wird  in  der  Eingabemaske  angezeigt  und  kann  geändert  werden. 



[Schließen]: es wird keine Auswahl getroffen und das Übersichtsfenster wird geschlossen. 

1.5.2 Suche in verbundenen Tabellen Es ist auch möglich, bei der Eingabe von Daten in anderen verbundenen Tabellen zu suchen; so z.B.  kann bei der Eingabe eines Zahlungsauftrages der Gläubiger gesucht werden. 

  Die  Suchfunktion  wird  durch  Anklicken  von  […]  bzw.  über  die  Taste    aufgerufen.  Das  Suchfenster, das sich automatisch öffnet, hat denselben Aufbau wie schon oben beschrieben (siehe  Kapitel 1.5.1  Suche des Kode in der Eingabe, Seite 15).     OBU HANDBUCH VERSION 10‐08‐2009 ALLGEMEINE HANDHABUNG 

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  Auf diesem Übersichtsfenster stehen folgende Befehle zur Verfügung: 

    •

[Auswählen]: der ausgewählte Eintrag (blauer Balken) wird ausgewählt und in das ursprüngliche  Programm  übertragen  (z.B.  bei  der  Eingabe  eines  Zahlungsauftrag  wird  der  ausgewählte  Gläubiger in den Zahlungsauftrag übernommen). Auch durch Doppelklick auf den ausgewählten  Eintrag wird dieser übernommen. 



[Neu]:  das  Programm  springt  direkt  in  das  Eingabeprogramm  der  jeweiligen  Übersicht  zum  Erfassen  eines  neuen  Eintrages  (z.B.  Anlegen  eines  Gläubigers  während  der  Eingabe  des  Zahlungsauftrages, Anlegen eines Dekretes während der Eingabe einer Zweckbindung, usw.).  



[Ändern]: das Programm springt direkt in das Eingabeprogramm, um den ausgewählten Eintrag  zu  ändern  (z.B.  können  die  Daten,  wie  Bank,  usw.  eines  Gläubigers  während  der  Eingabe  des  Zahlungsauftrages geändert werden). 



[Schließen]: es wird keine Auswahl getroffen und das Übersichtsfenster wird geschlossen. 

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1.6 Eingabefelder  Grundsätzlich können die meisten Eingabefelder mit der ‐Taste verlassen und automatisch  das nächste logische Feld angesprungen werden. Die Reihenfolge der Felder entspricht nicht immer  der Anordnung auf dem Bildschirm, sondern ist der normalen Arbeitsweise angepasst; so z.B. werden  bei  der  Eingabe  der  Zweckbindung  Felder  die  selten  verwendet  werden,  wie  Vormerkung,  Pflichtausgabe übersprungen; um diese zu erfassen, muss mit der Maus darauf geklickt werden.  Bei  den  mehrzeiligen  Textfeldern  hingegen  wird  durch  Drücken  der  Eingabetaste  eine  neue  Zeile  erzeugt.  Um  diese  Felder  zu  verlassen,  muss  die  ‐Taste  (Tabulator)  verwendet  werden,  die  auch als Standardtaste in Windows zum Verlassen eines Feldes gilt.  Die  Eingabe  von  numerischen  Feldern  erfolgt  ohne  Trennpunkte,  diese  werden  automatisch  eingesetzt. Dezimalstellen werden durch Eingabe eines  oder  erfasst.    Die  Eingabe  eines  Datums  kann  direkt  durch  Eintippen  der  Nummern  für  Tag,  Monat,  Jahr  erfolgen; dabei fügt das Programm automatisch die  Trennpunkte  ein.  Alternativ  kann  ein  Kalender  mit  der  Taste    oder  durch  Anklicken  des  Pfeils  rechts vom Datum eingeblendet werden.    Die  Eingabe  von  Checkboxen  (Kästchen  mit  Hacken)  erfolgt  durch  Anklicken  des  Feldes;  ebenso  kann  durch  die  Leertaste  das  Feld  aktiviert/deaktiviert werden.    Comboboxen  werden  vor  allem  für  die  Auswahl  des  Finanzjahres  in  der  Eingabe  von  Kapitel  oder  Beschlüssen  benötigt. Diese wird durch Anklicken des Pfeils oder durch die  Taste  bzw.  +  geöffnet. Die einzelnen  Werte  können  durch  die  Pfeiltasten  (hoch/tief)  ausgewählt  werden.  Weiters werden Comboboxen auch für die Auswahl des Teils (Einnahmen/Ausgaben) verwendet. Hier  kann  durch  Eingabe  des  ersten  Zeichens  (E/A)  sofort  die  Auswahl  getroffen  werden,  ohne  die  Combobox zu öffnen. 

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1.7 Summenfelder  In  vielen  Programmen  werden  die  aktuellen  Summen  des  Kapitels  wie  Ansatz,  Zweckbindungen,  Verfügbarkeit, Zahlungen usw. angezeigt. Diese Summen werden laufend aktualisiert und beinhalten  bereits den im aktuellen Fenster erfassten Betrag: so wird z.B. bei der Erfassung einer Zweckbindung  bereits der eingegebene Betrag in der Summenzeile in den Feldern Zweckbindung und Verfügbarkeit  berücksichtigt.  

  Gleichzeitig  führt  das  Programm  die  erforderlichen  Kontrollen  durch,  um  die  Verfügbarkeit  bzw.  Restbetrag  nicht  zu  überschreiten.  Sollte  dies  durch  den  erfassten  Betrag  geschehen,  so  wird  die  jeweilige Summe rot angezeigt. Gleichzeitig erscheint auch vor dem Betrag ein Hinweisbild: wenn Sie  mit der Maus auf dieses Bild zeigen (nicht anklicken), so erscheint automatisch ein Hinweis auf den  Fehler.  Während die Felder endgültiger Ansatz, Zweckbindungen und Zahlungen eindeutig sind, wird hier der  Inhalt folgender Felder näher erklärt:  •

Vormerkungen:  hier  werden  alle  Zweckbindungen,  die  als  Vormerkung  markiert  sind,  alle  Ausgaben  des  Ökonomatsdienstes,  die  noch  abzurechnen  sind  und  alle  offenen  Bestellungen  ohne Zweckbindung summiert. 



Zuk. Zahlungen: hier werden alle Ausgaben des Ökonomatsdienstes, die noch abzurechnen sind  und alle offenen Bestellungen summiert. 

Die offenen Bestellungen werden zwar bei der Berechnung der Verfügbarkeit und des Restbetrages  berücksichtigt,  jedoch  können  diese  auch  überschritten  werden.  In  diesem  Falle gibt das Programm eine Warnung aus und zeigt ein gelbes „!“ neben dem  Betrag  an.  Somit  ist  es  möglich,  eine  Bestellung  zu  erfassen  und  erst  zu  einem  späteren  Zeitpunkt,  jedoch vor der Zahlung, die erforderliche Verfügbarkeit des Kapitels zu gewährleisten.  Falls  hingegen  die  Verfügbarkeit  oder  der  Restbetrag  auch  ohne  Bestellung  überschritten wird, so gibt das Programm eine Meldung aus und blockiert die  weitere  Eingabe.  In  diesem  Falle  wird  neben  dem  Betrag  ein  rotes  „X“  angezeigt.      OBU HANDBUCH VERSION 10‐08‐2009 ALLGEMEINE HANDHABUNG 

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1.8 Druckprogramme  Die Druckprogramme haben folgenden Aufbau:  Auswahl (Filter)

Druckereinstellungen

Befehle

  Im  Bereich  Auswahl  werden  evtl.  Filterkriterien  eingegeben,  um  den  Ausdruck  auf  bestimmte  Einträge einzuschränken. Weiters werden hier, je nach Programm, die Art des Ausdruckes bestimmt  (falls mehrere Optionen vorgesehen sind).  Im  Bereich  Druckereinstellungen  wird  der  aktuelle  Drucker  ausgewählt  (Vorschlag  ist  der  Drucker,  der  im  System  als  Standard‐Drucker  definiert  wurde).  Weiters  stehen  zusätzliche  Optionen  zur  Verfügung,  die  jedoch  abhängig  vom  jeweiligen  Drucker  sind  (Fach  und  Duplex).  Im  Feld  Kopien  werden die Anzahl der Kopien für den  Ausdruck definiert; zusätzlich kann  der Bereich der  Ausgabe  durch Angabe der Seitennummer (von/bis) eingeschränkt werden.  Folgende Befehle sind für den Ausdruck vorgesehen:  •

[Vorschau]:  am  Bildschirm  wird  eine  Druckvorschau  angezeigt.  Diese  entspricht  dem  Ausdruck  und kann in der Ansichtsgröße geändert werden. 



[Drucken]: die Daten werden auf dem ausgewählten Drucker ausgegeben. 



[Export]: die Daten werden auf Datei (PDF oder Excel) exportiert. 



[Schließen]:  das  Fenster  wird  geschlossen.  Auch  nach  dem  Ausdruck  wird  das  Fenster  automatisch geschlossen. 

  Nachfolgend werden die beiden Befehle Vorschau und Export näher erläutert. 

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1.8.1 Druckvorschau Die Druckvorschau entspricht dem Ausdruck. Hier stehen folgende Befehle zur Verfügung:    Navigation

Aktuelle Seite

Zoom

 

Fenster schließen

  Durch  Anklicken  auf  die  Pfeile  kann  durch  das  Dokument  vorwärts  und  rückwärts  geblättert  bzw.  durch Eingabe einer Seitennummer direkt auf die aktuelle Seite gesprungen werden.   Durch Anklicken auf Zoom kann die Größer der Anzeige geändert werden.  Mit Schließen wird die Anzeige geschlossen. 

1.8.2 Export Der Export kann sowohl auf eine PDF‐ als auch auf Excel‐Datei erfolgen. Es ist jedoch die Ausgabe auf  PDF vorzuziehen; für die Ausgabe auf Excel steht ein eigenes Programm zur Verfügung. 

 

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  Nach  der  Auswahl  des  Formates  muss  ein  Verzeichnis  ausgewählt  und  der  Dateiname  erfasst  werden. Hierzu erscheint durch Anklicken von […] bzw. über die Taste  ein Fenster, wie es auch  in Word zum Speichern von Dokumenten verwendet wird. 

Speicherort (Verzeichnis)

Dateiname

  Wählen Sie hier das gewünschte Verzeichnis aus und geben Sie den Dateiname (ohne Erweiterung)  im Feld Dateiname ein. Anschließend bestätigen Sie die Eingabe durch Anklicken von Speichern.  Der  Export  wird  anschließend  durch  Anklicken  von  [Export]  gestartet.  Die  Datei  wird  im  oben  ausgewählten Verzeichnis unter dem eingegebenen Dateiname gespeichert.  Wichtig: Es ist erforderlich, dass Sie im angegeben Verzeichnis Schreibrechte haben. Weiters werden  ggf. bestehende Dateien überschrieben, falls ein bereits vorhandener Dateiname verwendet wird. 

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1.9 Festlegen der Schriftgröße  Mit  dem  Programm  Konfiguration  (Menü  Dienstprogramme)  kann  die  Größe  der  Schriftzeichen  auf  dem Bildschirm verändert werden.  

  Hier  kann  die  Schriftgröße  der  im  Programm  verwendeten  Texte  auf  dem  Bildschirm  eingestellt  werden.  Hierzu  stehen  3  Einstellungen  zur  Verfügung:  „normal“,  „groß“  und  „sehr  groß“.  Bei  der  Einstellung  „sehr  groß“  kann  es,  abhängig  von  der  Größe  und  Auflösung  Ihres  Bildschirms  zu  Überlappungen bei der Anzeige kommen; stellen Sie in diesem Falle die Schriftgröße auf „groß“ oder  „normal“.  Beachten Sie bitte, dass diese Einstellung erst nach einem Neustart des Programms wirksam wird. 

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