ALEPH GUIA DEL USUARIO STAFF SERIADAS

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TABLA DE CONTENIDO

1 DESCRIPCION .................................................................................................................................. 5 1.1 REGISTROS EN EL MODULO DE SERIADAS ...................................................................................... 5 1.2 REGISTRO NECESARIOS PARA LA PREDICCIÓN ............................................................................... 6 2 ACCESANDO A LOS REGISTROS Y FUNCIONES DE SERIADAS ........................................ 6 2.1 BARRA DE SERIADAS .............................................................................................................. 6 2.2 PESTAÑA DE BUSQUEDA EN TODOS LOS MODULOS ....................................................... 8 2.3 ADMINISTAR REGISTRO DESDE CATALOGACION ........................................................... 8 2.4 MODO REVISAR ........................................................................................................................ 9 3 SUSCRIPCIONES ............................................................................................................................10 3.1 LISTA DE SUSCRIPCIONES ....................................................................................................10 3.2 ESTRUCTURA DEL REGISTRO DE SUSCRIPCION ..............................................................12 3.2.1 Forma Información de la Suscripción .................................................................................12 3.3 BITACORA DE LA SUSCRIPCION ..........................................................................................17 3.3.1 Lista de la bitácora ..............................................................................................................18 3.3.2 EXPANDIR ORDEN/SUSCRIPCION ..................................................................................18 4 PATRONES DE PREDICCIÓN ......................................................................................................19 4.1 MODELOS DE PREDICCIÓN - WORKFLOWS .......................................................................20 4.1.1 Calendario (Forma).............................................................................................................20 4.1.2 CAMPOS PATRONES .........................................................................................................23 4.2 CAMPOS PATRONES ...............................................................................................................25 4.2.1 APRECIACION DE LOS CAMPOS 85x Y 85xX .................................................................25 4.2.2 SUB-CAMPOS DE LOS CAMPOS 853 Y 853X ..................................................................25 4.2.3 CARACTERISTICAS ESPECIALES ....................................................................................33 4.2.4 CAMPOS CLAVES PARA ENLACES BIBLIOGRAFICOS .................................................34 4.2.5 CARACTERISTICAS RELACIONADAS – PLANTILLAS PATRONES ...............................34 5 ITEMS ................................................................................................................................................34 6 RECIBIR FASCICULOS .................................................................................................................34 6.1 RECEPCION ...............................................................................................................................35 6.2 NODO RECEPCION ...................................................................................................................35 6.3 NODO GRUPO ...........................................................................................................................36 6.4 EXCEPCIONES EN EL PROCESO DE RECEPCION ...............................................................38 6.4.1 FASCICULOS NO PREDECIDOS ......................................................................................38 6.4.2 COMBINAR FASCICULOS .................................................................................................38 7 RESUMEN DE HOLDING ..............................................................................................................38 7.1 RESUMEN DE HOLDING .........................................................................................................39 7.2 GENERANDO LOS CAMPOS 863/4/5 ......................................................................................39 7.3 GENERACION DE RESUMENES DE LAS DECLARACIONES DE HOLDING....................39 8 RECLAMOS......................................................................................................................................40 8.1 GENERAL ..................................................................................................................................41 8.1.1 CONFIGURACION BASICA ...............................................................................................41 8.1.2 METODOS DE RECLAMO .................................................................................................41 8.1.3 FECHAS DE RECLAMOS ...................................................................................................41 8.1.4 INTERVALOS DE RECLAMO .............................................................................................42 8.2 RECLAMACION INTERACTIVA .........................................................................................43

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8.3 RECLAMOS EN BLOQUE ........................................................................................................44 8.3.1 REPORTE DE RECLAMOS PARA ORDENES DE SERIADAS (acq-19) ...........................44 8.3.2 IMPRIMIR REPORTE DE RECLAMOS (serial-04)............................................................44 8.3.3 IMPRIMIR CARTAS DE RECLAMO (serial-44).................................................................44 9 LISTAS DE CIRCULACION ..........................................................................................................44 9.1 CREANDO UNA LISTA DE CIRCULACION ..........................................................................46 9.2 INFORMACION DE LA LISTA DE CIRCULACION ...............................................................47 9.3 FORMA DEL MIEMBRO ...........................................................................................................49 9.4 BORRAR USUARIO ..................................................................................................................49 9.5 DEVOLVER EL ITEM .............................................................................................................50 10 ENCUADERNACION ....................................................................................................................50 11 SERVICIOS .....................................................................................................................................50 11.1 RECLAMOS .............................................................................................................................51 11.2 RUTAS ......................................................................................................................................52 11.3 PATRONES...............................................................................................................................52 11.4 RECIBIR ...................................................................................................................................52 11.5 CALENDARIO DE PUBLICACION ........................................................................................53

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1 DESCRIPCION Los fascículos en ALEPH son tratados como registros de ítems. Un registro de ítem incluye información como su propietario (sub-biblioteca), ubicación (colección y número de clasificación), estado para préstamos y código de barras. Además, las características que identifican el registro son: 

Descripción (por ejemplo, v.17: no.3 (1993:Mar.)); la descripción es mostrada en la lista de ítems e informa al personal de la biblioteca y a usuarios acerca de su disponibilidad en la biblioteca. La descripción y su puntuación son generadas de acuerdo con el estándar ANSI/NISO Z39.711999.



Enlace al registro de suscripción; el enlace es necesarios para la correspondencia con el proveedor. Si no existe el enlace, el ítem no podrá ser “Reclamado”.



Información de enumeración y cronología. Estos datos son usados junto con la información modelo para construir el campo de descripción.

El Control de seriadas en ALEPH incluye el registro y la reclamación de las publicaciones. Para lograr que esta tarea sea más eficiente, el sistema debe poder generar los fascículos esperados automáticamente. El sistema genera los fascículos esperados usando información para la predicción. La biblioteca ingresa la información de predicción (llamada “modelo de predicción”) en el sistema Un registro de suscripción es necesario para la generación automática del fascículo. 1.1 Registros en el modulo de seriadas El modulo de seriadas utiliza diferentes tipos de registros, los cuales son enlazados al registro BIB: Registro de Suscripción El registro de suscripción contiene información relevante a una suscripción específica (copia) de las publicaciones de la biblioteca, incluyendo el proveedor, el periodo de la suscripción y la ubicación. La biblioteca debe tener un registro de suscripción por copia. Calendario (Forma) “Calendario” es un modelo propio específico para el sistema ALEPH. Un registro de calendario es accedido (para creación o actualización) solo desde el nodo Control en la pestaña Seriadas del módulo de adquisiciones/seriadas. Como regla general, la forma del calendario es mejor usada en modelos simples. Por ejemplo, esta puede usarse para publicaciones regulares semanales, mensuales, bi-mensuales o diarios trimestrales, sin excepciones (como “no publicado en agosto”) Patrones (Campos) “PATRONES” usa títulos MARC21 y campos patrones (853/4/5), y campos de enumeración y cronología (853X/4X/5X), los cuales están basados en los campos de enumeración y cronología de MARC21.

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Los campos patrones son mantenidos en un registro ALEPH, el título en el registro ADM, o en uno registro de HOL enlazados al registro BIB. En ambos casos, hay también un enlace desde el registro de la suscripción a los campos de enumeración y cronología, usando el sub-campo $$9 número de secuencia. Listas de circulación Las listas de circulación para la distribución de los fascículos pueden ser creadas desde el registro de la suscripción. Un registro de suscripción puede tener múltiples listas. La creación de una lista es opcional. Registros de ítems Cada registro de ítem representa un fascículo físico recibido por la biblioteca. Los ítems son la base para las listas y circulación. 1.2 Registro necesarios para la predicción Para que el sistema pueda generar los registros de los fascículos automáticamente (pre-requisito para el registro y el reclamo), dos tipos de registros son necesarios:  

Suscripción Modelo de predicción

ALEPH soporta dos tipos de predicciones, los cuales son llamados “calendarios” y “Patrones”. Un único registro BIB puede tener relacionado datos para el calendario o para los patrones. El formato de patrones puede estar definidos en el registro ADM o en uno o más registros de HOL, pero no en ambos. El preferencia del sistema para la información de patrones es HOL, ADM, y calendario (en este orden). En otras palabras, si un registro BIB tiene información de patrones tanto en el registro BOL como en el ADM, el patrón de HOL es usado, y el patrón de ADM es inactivo. Todos los registros patrones para un único título deben ser definidos en el mismo tipo de registro (calendario, ADM o HOL). 2 ACCESANDO A LOS REGISTROS Y FUNCIONES DE SERIADAS Este capítulo incluye las siguientes secciones:    

Barra de seriadas Pestaña de búsqueda Administrar el registro desde catalogación Modo revisar

2.1 BARRA DE SERIADAS La barra de seriadas en el módulo adquisiciones/seriadas es el ambiente en el cual usted puede hacer búsquedas para un registro y mostrarlas en la pestaña de seriadas:

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Las opciones de búsqueda son:      

No. sistema ADM No. sistema BIB ISSN Título Código de barras fascículo SICI

La lista de opciones para la búsqueda es definida en la sección SERIAL-SEARCH de la tabla pc_tab_exp_field.lng. Las opciones de búsqueda bibliográfica pueden ser adicionadas por su administrador, usando los códigos de búsqueda. En la barra de seriadas, seleccione una opción de búsqueda, y entre el texto en la casilla de la derecha:

Si la búsqueda recupera un único registro, este es mostrado. Si la búsqueda recupera múltiples registros, un ventana emergente aparece informándole “Se encontraron múltiples registros, Desea verlos en lista breve?”. Si selecciona Si, el juego de registros es mostrado en la lista breve de la pestaña de búsqueda.

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2.2 PESTAÑA DE BUSQUEDA EN TODOS LOS MODULOS La pestaña de búsqueda esta disponible en todos los módulos. La función de búsqueda proporciona simples y sofisticadas búsquedas para los registros. Existen dos formas para encontrar registros en la pestaña de Búsqueda. Usted puede buscar por llaves o palabras, o explorar un índice. Cuando un único registro es mostrado, haga clic en el botón Seriadas en el panel derecho inferior del despliegue del registro completo, para llevarlos a las funciones de Seriadas.

2.3 ADMINISTAR REGISTRO DESDE CATALOGACION Para acceder al registro de seriadas desde catalogación: 1. Seleccione el registro relevante en el panel 2. Abra el menú Catalogar, y seleccione “Administración de seriadas”. Usted será llevado a las funciones de seriadas con el registro.

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2.4 MODO REVISAR Cuando un registro es mostrado en uno de los módulos, este puede ser “transferido” a otro módulo o función. Esto puede hacerse cuando el panel derecho esta en modo “revisar” en los módulos de circulación o adquisiciones/seriadas, seleccionando el registro relevante, en el árbol y haciendo clic en el botón (Catalogar, ítems, circulación, PIB, Adquisiciones/seriadas) en el panel derecho:

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3 SUSCRIPCIONES

Este capítulo incluye las siguientes secciones:   

Lista de suscripciones Estructura del registro de suscripción Bitácora de la suscripción

Un registro de suscripción es necesario para generar un ítem de seriada basado en patrones de predicción automáticamente, y para propósitos de reclamos. El registro de la suscripción contiene información que es usada al crear los registros de ítems, como el estado, colección y número de clasificación. El registro de la suscripción puede también estar enlazado al registro de la orden, y a un proveedor. Un proveedor es obligatorio para automatizar los reclamos. Muchos de los valores en la suscripción son usados para multiplicar los registros de ítems que son generados por la suscripción. 3.1 LISTA DE SUSCRIPCIONES Las suscripciones son listadas en el panel superior. Si no hay suscripciones, el panel superior aparece en blanco. Este panel muestra los detalles de todas las suscripciones relacionadas con un título en particular como fechas de inicio y finalización de la suscripción, nombre del proveedor, la subbiblioteca que recibe la suscripción y el número de clasificación.

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Nota: cada suscripción tiene un único número identificador de secuencia. El administrador determina el orden en el cual las columnas serán mostradas en este panel. Cuando usted hace clic derecho en la línea de los título, todas las columnas disponibles son mostradas, y le permite remover y/o adicionar columnas. Los siguientes botones están disponibles en este panel: Borrar Para borrar una suscripción, seleccione la suscripción y haga clic en Borrar. Note que usted no puede borrar una suscripción si existen ítems asociados. Agregar Para adicionar una nueva suscripción a la lista, haga clic en Agregar. El enfoque es transferido al panel inferior, para que pueda adicionar a la nueva suscripción los detalles. Duplicar Usted puede adicionar una nueva publicación haciendo copia de los detalles de una suscripción existente. Para esto, seleccione la suscripción que desea copiar, y luego haga clic en Duplicar. El panel inferior se activará para la nueva suscripción, con algunos de los campos llenados cuya información fue copiada de la suscripción seleccionada. Entonces puede editar los detalles para ingresar la información apropiada en la nueva suscripción. Imprimir Para imprimir los detalles de la suscripción, haga clic en Imprimir. Abrir todo Para abrir un nuevo ciclo de los ítems esperados para una suscripción particular, seleccione la suscripción y haga clic en Abrir todo. Los ítems esperados serán mostrados en las formas de recibidos y la lista de ítems. Nota: los ítems serán abiertos para suscripciones, por un ciclo (año), incluso si un periodo de suscripción es terminado antes del final del año. Opciones de orden Puede cambiar el orden de las suscripciones de acuerdo con las opciones disponibles en el menú del campo “opciones de ordenamiento” en final del panel. Para el administrador: las opciones de acuerdo con las cuales las suscripciones son ordenadas son listadas en la sección SUBSCR-SORT-TYPE del pc_tab_exp_field.lng en el escenario ADM.

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Cuando el usuario hace clic en los botones Agregar o Duplicar en la lista de suscripciones, el enfoque es transferido al panel inferior. Pestañas 2 y 3 que contienen información de la suscripción. Nota: si usted ha usado Duplicar o Agregar, o si ha salvado los valores (haciendo clic en el botón predeterminados), o si creo la suscripción desde la pestaña órdenes, algunos de los campos estarán llenados. 3.2 ESTRUCTURA DEL REGISTRO DE SUSCRIPCION Los campos del registro de suscripción están compuestos por dos pestañas y 3 formas (panel inferior). 3.2.1 Forma Información de la Suscripción Esta forma muestra los detalles relevantes de una suscripción de un título. Esta también define varios parámetros relacionado con los ítems conectados a una suscripción particular. La pestaña de información de la suscripción tiene los siguientes botones: Actualizar El botón actualizar salva todos los cambios realizados a una suscripción, tantos cambios como fueron realizados en el tiempo limite permitido para editar un registro. Crear Nuevo Este botón permite crear una nueva suscripción basada en la suscripción resaltada en el panel de suscripciones. Este botón solo estará disponible si esta en modo modificar. Use esta opción si desea reasignar esta suscripción a otra sub-biblioteca o proveedor. Llene la nueva sub-biblioteca, proveedor y fechas y luego haga clic en Crear nuevo. Esto salva la información acerca de la sub-biblioteca y proveedor original, y un nuevo registro es abierto con la información acerca de la nueva sub-biblioteca y proveedor. Esto le permite continuar haciendo reclamos al proveedor original (por el periodo durante el cual la suscripción use el proveedor original). Note que ambos registros tiene el mismo número de secuencia porque ellos se refieren a la misma suscripción. Para usar esta función apropiadamente, debe determinar la fecha de apertura de la nueva suscripción. El sistema modificará la fecha de cierre de la suscripción original en consecuencia. Predefinidos Si hace clic en predefinidos, el sistema salva los valores que aparecen en todos los campos y entra estos en cada nuevo registro de suscripción que usted adicione. Refrescar Si un contador del sistema es usado para el campo Número de clasificación, haciendo clic en este botón ingresa el contenido del contado en el campo Número de clasificación. Pestaña Info. Suscripción (1)

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Los campos en esta pestaña son: Sub-biblioteca Este campo contiene la sub-biblioteca a la cual esta suscripción de la seriada es asignada. Para seleccionar de la lista, presione F4 o haga clic en la flecha

a la derecha del campo.

Desde/hasta Estos campos contienen las fechas entre las cuales la suscripción es válida. Los ítems son automáticamente generados para la suscripción solo cuando la fecha de la publicación del primer fascículo cae en el rango de esta fecha. Nota: cuando una suscripción es creada en el módulo adquisiciones/seriadas, las fechas son copiadas de las fechas inicial y final de la suscripción ingresadas en la forma de la orden. Estatus del Status Este campo contiene el estado del ítem para los ítems que son generados por esta suscripción. El estado del ítem, define entre otras cosas, el tiempo en el que una publicación puede ser recibida. Para seleccionar de la lista de estados del ítem, presione F4 o clic en la flecha

a la derecha del campo.

Colección Este campo contiene la colección para los ítems que son generados para esta suscripción. Para seleccionar de una lista de colecciones, presione F4 o haga clic en la flecha a la derecha del campo. La información de la colección es paralela al sub-campo c del campo 853 del registro de holding. Tipo del número de clasificación Este campo contiene el tipo del número de clasificación para los ítems que son generados para esta suscripción. Para seleccionar de una lista de tipos de números de clasificación, presione F4 o haga clic en la flecha a la derecha del campo. El valor del tipo del número de clasificación es paralelo al campo 852 del registro de HOL.

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Clas. Temporal La casilla de clasificación temporal es copiada a los ítems que son generados para la suscripción. Cuando la casilla es seleccionada, los datos ingresados en los campos colección y número de clasificación son mantenidos, aún si la configuración de la biblioteca define que estos campos son conservados por el registro HOL. Número de clasificación Este campo contiene el valor de la ubicación en estantería para los ítems generados para esta suscripción. Dependiendo de la configuración de su sistema, usted puede asignar una clasificación digitando el texto, seleccionándolo de la lista, llenando una forma, o activando un contador automático ingresando ? y el código del contador. Cuando un contador es activado, el sistema automáticamente asigna un número de clasificación al hacer clic en el botón refrescar o actualizar. Si su biblioteca usa el campo 852 de holding para controlar la clasificación, colección, tipo del número de la clasificación y el número de clasificación estos son actualizados automáticamente cuando un enlace al registro HOL es hecho. Los valores ingresados aquí pueblan los mismos campos en los ítems que son generados automáticamente. Segundo tipo y número de clasificación Vea número y tipo de clasificación. Código del proveedor El proveedor que provee esta suscripción es ingresado en este campo. Para seleccionar de la lista de proveedores, clic en el botón a la derecha del campo. Un código de proveedor es obligatorios si el reclamo automática esta definido como Si. Nota: cuando una suscripción es creada desde el módulo adquisiciones/seriadas, el proveedor es copiado desde la orden. No. Orden El número de la orden de la adquisición es ingresado en este campo. Para seleccionarlo de analista de órdenes enlazadas a este título, presione F4 o haga clic en la flecha puede manualmente ingresar un número de orden en este campo.

a la derecha del campo. Usted

Nota:cuando una suscripción es creada en el módulo adquisiciones/seriadas, el número de la orden es copiado de la orden. No. orden proveedor Este campo puede contener el número de la orden para esta suscripción de la publicación asignado por el proveedor. Tipo entrega Este es el método por el cual la suscripción es entregada a la biblioteca. Para seleccionarlo de la lista de tipos de entrega, presione F4 o haga clic en la flecha a la derecha del campo. Este tipo es usado colocando la fecha estimada de llegada de un ítem; el sistema usa los valores de la demora de la entrega en el registro del proveedor. Liga HOL Si esta suscripción esta enlazada a un registro HOL, el número de sistema del registro HOL es mostrado aquí. Los enlaces de holding son creados usando la pestaña 4.

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Los campos en la pestaña info. Suscripción (2) Son: ID Usuario Si esta suscripción de la seriada es ordenada por un usuario en particular, ingrese el ID del usuario aquí para información o en relación para la marca en la casilla en “Enviar directamente”. Usted puede seleccionar un usuario de la lista, haciendo clic en el botón de la flecha

.

Enviar directamente Si selecciona esta opción, el proveedor enviará la próxima publicación del fascículo directamente a la persona quien ordeno esta copia (esto es, a la persona ingresada en el campo ID de usuario). Además, los registros de ítems no serán abiertos. Imprimir etiqueta Si selecciona esta opción, una etiqueta será impresa automáticamente cuando la llegada de un fascículo es registrada. Enviar reclamos Si selecciona en esta opción Si, entonces los reclamos para ítems tardíos de esta suscripción son incluidos en el lote de reclamos que son impresos usando el servicio Imprimir Reclamos. Si selecciona No o irregular, los reclamos no se enviaran automáticamente. Sin embargo, los ítems aparecerán en el reporte de reclamos (serial-04). Primer reclamo Ingrese aquí el número de días después de la fecha de al publicación de cada fascículo cuando desee que el sistema envíe automáticamente una primera carta al proveedor (solo si la opción Enviar reclamos fue seleccionada). Este campo también puede describirse como el periodo de retraso desde la fecha de la publicación a la fecha esperada de llegada de cada fascículo en la biblioteca. Segundo reclamo Este es el número de días después del primer reclamo, en que un segundo reclamo deberá enviarse al proveedor.

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Tercer reclamo Este es el número de días después del segundo reclamo que un tercer reclamo deberá enviarse al proveedor. Cuarto reclamo Este es el número de días después del tercer reclamo que un cuarto reclamo y los siguientes reclamos deberán enviarse al proveedor. Nota Este campo es usado para una nota concerniente a la suscripción. Nota de recepción La nota que ingrese aquí se vera cuando el fascículo sea mostrado para su recepción. Estadística del ítem Ingrese aquí cualquier dato estadístico para esta suscripción (es requerido en algunos países) solo para información. El valor ingresado aquí puebla el mismo campo en ítems que automáticamente es generado. ID Copia Ingrese aquí el número ID para la copia/suscripción específica. Este puede ser el número asignado por el proveedor o el número asignado por su biblioteca. El valor ingresado aquí poblara el mismo campo en ítems que automáticamente es generado. ID Almacén remoto Si los ítems recibidos para esta suscripción van a ser almacenados en un almacén remoto, ingrese aquí el código del almacén remoto para esta suscripción. Los valores ingresos aquí poblaran el mismo campo en ítem que automáticamente es generado, y su estado de proceso también cambia a DP (almacén remoto). Pestaña Liga HOL

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Esta pestaña es usada para enlazar una suscripción a un registro HOL. Los registros HOL son opcionales. Este puede usarse para controlar la información de ubicación (sub-biblioteca, colección, número de clasificación), y puede contener los campos de predicción para la generación del registro de los ítems. Cuando una suscripción es enlazada a un registro HOL, todos los ítems que pertenecen a la suscripción son enlazados al registro HOL. Para adicionar un nuevo registro HOL a una suscripción: 1. Clic en Crear nuevo 2. Clic en Editar. El registro es mostrado en el módulo de catalogación, con 852$b [subbiblioteca] y $c [colección] cambiando los valores predeterminados establecidos en el registro de la suscripción. 3. Realice cualquier edición necesaria – si desea, puede adicionar los campos patrones en este punto. Pueden usarse plantillas para ayudar con esta tarea. Sin embargo, note que usted puede usar la función Control/Patrones en la pestaña Seriadas 4. El registro HOL que esta enlazado a la suscripción aparecerá en la pestaña Liga HOL con una marca en la columna Enlazado. Pestaña Liga HOL Los siguientes botones están disponibles Editar Para editar un registro HOL existente, seleccione el registro y haga clic en Editar. El sistema abre el registro HOL relevante en el módulo de catalogación en donde podrá editarlo y enviarlo nuevamente al servidor. Crear Nuevo Primero seleccione la suscripción en la lista y haga clic en Crear Nuevo. Un nuevo registro HOL es creado, con la etiqueta 852 sub-campos $b y $c automáticamente generados, basados en la información de la sub-biblioteca/colección de la suscripción seleccionada. Liga Si existen registros HOL en la lista (por ejemplo, registros creados por otras suscripciones), usted puede enlazar la suscripción seleccionando la línea y haciendo clic en Liga. Si su biblioteca usa el campo 852 en el registro HOL para controlar el ítem y su ubicación, la sub-biblioteca/colección del registro existente HOL debe ser la misma sub-biblioteca/colección de la suscripción. Desligar ítem Puede desligar una suscripción seleccionada de un registro existente HOL, seleccionando el registro HOL y haciendo clic en Desligar ítem. 3.3 BITACORA DE LA SUSCRIPCION La bitácora de la suscripción guarda varias actividades relacionadas con la suscripción, como un cambio en la suscripción o en la fecha del próximo reclamo. Si la suscripción esta enlazada a una orden creada en el módulo de adquisiciones, la bitácora de la suscripción también es mostrada en las

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transacciones de la orden-relacionada. La mayoría de las transacciones son creadas automáticamente por el sistema.

Los registros de la bitácora son accesibles (para creación o actualización) desde la raíz de suscripción en la pestaña de seriadas. 3.3.1 Lista de la bitácora Filtrar por… Usted puede filtrar las transacciones mostradas en la lista, seleccionando cualquiera de las opciones a la izquierda del botón Filtrar por y haciendo clic en filtrar por. Note que puede seleccionar Todo, este anula cualquier otro filtro seleccionado previamente. De la misma manera, si selecciona cualquier otro filtro diferente a Todo, este anula la selección del filtro Todo. Agregar Puede adicionar manualmente una transacción a la bitácora de la suscripción. Cuando hace clic en Agregar, el panel inferior es enfocado y podrá ingresar los detalles de la nueva transacción. Borrar fecha Puede borrar una acción previamente ingresada, seleccionando la transacción relevante y clic en este botón. 3.3.2 EXPANDIR ORDEN/SUSCRIPCION

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El despliegue de la orden/suscripción aparece en el panel inferior y muestra los detalles relacionados con la bitácora de la transacción seleccionada en el panel superior. Manualmente puede adicionar una nueva transacción o actualizar los detalles relacionados con la transacción seleccionada. Los campos en la ventana de la bitácora son: Fecha de la acción Puede adicionar una fecha de acción a cualquier transacción ingresada manualmente a la bitácora. Esto le recuerda cualquier tarea que deberá realizarse en cuanto a esa suscripción. Tipo de transacción Para adicionar manualmente una transacción a la bitácora de la suscripción, seleccione el tipo de la lista. Puede seleccionar entre cuatro tipos de notas, cada una puede tener hasta 2000 caracteres de longitud. Ingrese aquí cualquier información adicional que desee acerca de la suscripción. Las siguientes opciones están disponibles: 

Nota General (tipo de transacción 00)



Nota historia de la suscripción (95)



Correspondencia del proveedor (98) (registre aquí cualquier correspondencia del proveedor)



Nota al proveedor (99) (resuma aquí cualquier correspondencia que ha enviado al proveedor)

Nota del sistema La nota del sistema es automáticamente creada por el sistema Nota de usuario Entre aquí el texto complete de las notas generales, historia o respuesta de las transacciones del proveedor. Puede crear un salto de línea en cualquier momento, presionando las teclas Ctrl+Enter.

4 PATRONES DE PREDICCIÓN

Este capítulo incluye las siguientes secciones:  

Modelos de predicción – Workflows Campos

Para que el sistema puede generar los registros de fascículos automáticamente (un prerrequisito para un registro eficiente y reclamación), el sistema necesita dos tipos de información: una suscripción y el modelo de predicción de la publicación. Esto le permite al sistema abrir los registros de ítems para los fascículos esperados. En ALEPH, cada copia de cada fascículo de una seriada debe tener un registro de ítem para permitir el registro, reclamo y las actividades de circulación.

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Para predecir las fechas de la publicación de una publicación correctamente, debe definir el modelo de la publicación, basado en experiencias previas o en la información de la publicación. Una predicción de una publicación esta basada tanto en la información del modelo de la publicación (por ejemplo, frecuencia y numeración) como en la colección (esto es, el primer número de volumen controlado y el año). ALEPH soporta dos tipos de registros de predicción: Calendario y Patrones. Un único registro BIB puede tener relacionados datos de predicción en el calendario o en el formato patrón. El formato patrón puede estar definido en el registro ADM, o en uno o más registros HOL, pero no en ambos. La preferencia del sistema para la información es HOL, ADM y calendario (en este orden). En otras palabras, si un registro BIB tiene información patrón en HOL y ADM, el patrón de HOL es usado, y el patrón de ADM es inactivo. Todos los registros patrones para un único título deben ser definidos en el mismo tipo de registro (calendario, ADM o HOL). Calendario (Forma) “CALENDARIO” es un formato modelo propietario, específicamente del sistema ALEPH. Un registro de calendario es accedido (para creación o actualización) solo desde la raíz Control en la pestaña Seriadas del módulo Adquisiciones/Seriadas. Por regla general, la forma del calendario de ALEPH puede usarse para patrones simples. Por ejemplo, esta es usada para publicaciones regulares semanales, mensuales, bimensuales o trimestrales, sin excepciones (como “no publicada en agosto”). Campos Patrones Los “PATRONES” usan los campos de MARC21, títulos y patrones (853/4/5), y los campos de enumeración y cronología (853X/4X/5X), los cuales están basados en los campos de cronología y enumeración de MARC21. Los campos patrones son sostenidos en un registro ALEPH, en un registro ADM, o en uno de los registros HOL enlazados al registro del título de la publicación BIB. En ambos casos, existe también un enlace desde el registro de la suscripción a los campos de enumeración y cronología. 4.1 MODELOS DE PREDICCIÓN - WORKFLOWS Como se declaro antes, los modelos de predicción pueden ser registrados en una forma de calendario, o en los campos patrones en el registro ADM o HOL. Esta sección describe el trabajo para registrar los modelos de predicción para estas tres opciones. 4.1.1 Calendario (Forma) Un registro de calendario es creado y/o actualizado hacienda clic en el nodo calendario de la pestaña Seriadas en el modulo de adquisiciones/seriadas. Este muestra la forma del registro de calendario en el panel superior, y una lista del próximo ciclo de ítems anticipados (fascículos). Para crear o actualizar un registro de calendario: 1. Llene los campos en la forma del calendario:

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2. Clic en el botón adicionar. Tome nota del panel inferior en el cual el ciclo de los ítems que serán generados es mostrado. Si los ítems son incorrectos, actualice los campos del calendario y verifique el despliegue en el panel inferior. Haga clic en el botón abrir ítem en el panel inferior para crear los registros de ítems.

Los campos en la Forma del calendario son: Pestaña Información Año Este campo contiene el año de la publicación para el siguiente ciclo (esto es, volumen). El año debe contener cuatro dígitos (por ejemplo 1997 y no 97). Un guión es usado para indicar que un volumen corre a partir del inicio de un año y finaliza el siguiente año (por ejemplo, 1998/1999), un slash es usado para indicar que un volumen inicia en algún punto dentro del año y finaliza 12 meses después en el siguiente año (ej. 1997/1998). Este campo es obligatorio. Volumen

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Este campo contiene el número del primer volumen que será recibido durante el año declarado. Por ejemplo, la suscripción de la biblioteca puede comenzar con el volumen 17. Si la seriada no tiene numeración de volumen, este campo deberá dejarse en blanco.

No. fascículo Este campo contiene el número del primer fascículo en el ciclo. Parte Este campo contiene la parte del fascículo, si la seriada esta organizada de esta manera. Nota: aunque pueden ingresarse valores alfabéticos en los campos de volumen y parte, solo los valores numéricos son automáticamente incrementados. Fecha del fascículo Este campo contiene la fecha aproximada en la cual el primer fascículo en el ciclo es publicado. Esta es la base para calcular Fecha esperada de llegada (EDA) por cada fascículo y para los reclamos. Nuevo volumen cada Este campo determina cuantos volúmenes son publicados dentro del periodo del calendario. Por ejemplo: “Nuevo volumen cada 6 M(eses); “Nuevo volumen cada 1 Y(año). Nuevo fascículo cada Este campo determina cuantos fascículos son publicados dentro del periodo del calendario. Por ejemplo: “Nuevo fascículo cada 2W(semanas); “Nuevo fascículo cada 1 M(es).” No. fascículos por volumen Este campo determina el número de fascículos que están incluidos en un volumen. No. fascículos por ciclo Este campo determina el número de fascículos que son publicados antes de que los fascículos sean enumerados desde 1. Por ejemplo, en una seriada mensual, después del fascículo número 12, el ciclo puede comenzar otra vez y el siguiente fascículo será el número 1. En este caso, el ciclo es “12”. Si la numeración es continúa, ingrese el código “999”. Descripción Este campo contiene una plantilla que determina el texto que es ingresado en el campo descripción del registro del ítem. El campo usa una seria de comodines: $Y para año, $V para volumen, $I para fascículo, $N para el nombre el fascículo, y $D para la fecha. Además, puede ingresar palabras, abreviaciones, puntuación y espacios. Por ejemplo: Vol. $V, no. $I, ($Y). Será mostrado como: Vol. 3, no. 2, (1998). v. $V:no. $I($Y: $N) será mostrado como: v.3:no.2(1998:Apr.) v. $V: no. $I ($Y: $N) será mostrado como: v. 3: no. 2 (1998:Apr.) Note que el código $N es usado para mostrar el texto de los campos ingresados en la pestaña “texto de

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fascículos” de la forma calendario. Esto significa que si ingresa texto en los campos de fascículos, también puede ingresar el código $N en el campo descripción. Por ejemplo: para una seriada trimestral, puede ingresar “Ene-Mar”, “Abr-Jun”, “Jul-Sep” y “Oct-Dic” en la pestaña de texto del fascículo, los primeros cuatro campos, y en el campo Descripción: Vol. $V, no. $I ($N $Y) El cual será mostrado como: Vol. 1, no. 2 (Apr-Jun 1997). Si el campo descripción es dejado en blanco, el sistema automáticamente inserta $Y $V $P $I (Año Volumen - Parte – Número del fascículo) sin prefijos. Pestaña Texto en Fascículos Estos campos son usados para el texto que describe un fascículo. El texto es incluido en el campo descripción en el lugar de $N. El texto puede ingresarse hasta para 24 fascículos. Generalmente, este campo incluirá una descripción cronológica, como un mes o una estación.

4.1.2 CAMPOS PATRONES Los campos patrones de la publicación 85x/85xX en última instancia residen en los registros ADM o HOL. Los campos pueden ser creados o actualizados de dos caminos diferentes: 

En el modulo de catalogación



En las funciones de seriadas

Los dos métodos son compatibles, y cualquiera puede ser usado en cualquier momento. Método 1 – Usando el editor de catalogación Los campos patrones pueden ser ingresados en los registros ADM o HOL cuando el bibliotecario esta usando el módulo de catalogación creando o llamando el registro deseado. El registro es llamado o creado haciendo doble clic en el nodo del árbol de administración de registros, o haciendo clic en el botón Editar en la pestaña Liga HOL de la suscripción. Pueden usarse plantillas para ayudar a la creación de la información.

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Nota: si no hay registros disponibles (ni registro ADM ni registro HOL), usted puede crear un nuevo registro, seleccionando Cargar/Crear registro del menú Administrador de registros. Puede ver los detalles del registro del ítem del fascículo que serán generados. En el registro ADM o HOL seleccione el campo 853X y luego desde el menú Editar seleccione Vista previa del calendario. Una vista previa del próximo ciclo a ser abierto será mostrada.

Método 2 – Usando formas de entrada Los campos patrones de la publicación pueden ingresarse en el registro ADM o HOL desde las funciones de seriadas, desde el nodo Patrones, el cual es listado bajo Control y bajo Suscripción. Cualquier nodo puede usarse. Cuando se esta trabajando con el método de formas de entrada, primero seleccione en donde desea que los campos patrones sean creados: en el registro ADM o en un registro HOL. Si desea los patrones en el registro HOL, usted debe seleccionar el registro HOL.

1. Para crear un nuevo patrón, clic en el botón agregar en la lista de patrones. El enfoque es transferido al panel inferior para poblar los detalles. 2. Llene en los campos en la pestaña 3 del panel inferior (Forma patrón). Usted puede poblar los campos haciendo clic en el botón plantilla, y seleccionar una de la lista de plantillas mostradas. Puede seleccionar una coincidencia cercana, y actualice los campos particulares en la forma. Cuando finalice, haga clic en el botón adicionar en el panel inferior. Este paso adiciona el campo 85x al registro ADM o HOL apropiado. 3. Clic en la pestaña Nivel-X del panel superior y clic en el botón agregar. El enfoque es transferido a la pestaña 4 del panel inferior. 4. Llene los campos de la pestaña 4. Usted puede poblar los campos haciendo clic en el botón plantilla y seleccionar de la lista de plantillas una. Puede seleccionar la más cercana y actualizar los campos particulares en la forma. Cuando finalice, haga clic en el botón agregar del panel inferior. Este paso adiciona el campo 85xX al registro ADM o HOL apropiado.

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Usted puede ver los detalles del registro que será generado. Clic en la pestaña calendario esperado en el panel inferior. Una vista previa del próximo ciclo a ser abierto es mostrada. Si esta incorrecto puede llamar la forma del patrón y realizar las correcciones. Haciendo clic en el botón abrir ítems en el panel inferior se crean los registros de ítems. Cuando un registro de ítems es creado, el sistema automáticamente actualiza el campo 86xX con los valores apropiados para el próximo ciclo. 4.2 CAMPOS PATRONES La siguiente sección detalla los datos necesarios para la creación o actualización de un patrón. El sistema usa los campos estándar MARC21 de títulos y patrones (853, 854 y 855), junto con un campo paralelo ALEPH, 853X, 854X y 855.

4.2.1 APRECIACION DE LOS CAMPOS 85x Y 85xX En ALEPH, los campos 85X son usados para registrar la enumeración, cronología y códigos de los patrones de la publicación. Los campos 85xX son usados para registrar el punto de inicio numérico (no. volumen, no. fascículo, etc.), el punto de inicio cronológico (año, mes, etc.) y la fecha de publicación del primer fascículo del volumen/año. Utilización de los campos 853 y 853X Cada sub-campo de enumeración y cronología usado en el campo 853 debe tener un sub-campo correspondiente en el campo 853X. Por ejemplo, si un título ha sido ingresado en un sub-campo del campo 853, un número correspondiente debe ingresarse en un sub-campo del campo 853X. Tal como en el campo 853 es usado para la unidad física bibliográfica de un título de una seriada en MARC 21 formato de holding, el campo 854 es reservado para el material suplementario (suplementos), y el campo 855 es reservado para sus índices. En consecuencia, ALEPH usa los pares 854/854X y 855/855X para predecir y subtitular los suplementos e índices respectivamente. En la siguiente sección, cualquier referencia a los campos 853 y 853X también aplica a los campos 854/854X y 855/855X. La única excepción es el sub-campo $o, el cual es único para los campos 854 y 855. 4.2.2 SUB-CAMPOS DE LOS CAMPOS 853 Y 853X Esta sección incluye dos partes: una explicación de como ingresar los datos en cada sub-campo, y una explicación de como usar los sub-campos juntos. Usando cada sub-campo Sub-campo $a El sub-campo a es usado para el primer nivel de enumeración. Ingrese el título apropiado en el subcampo $a de la etiqueta 853 y el número correspondiente en el sub-campo $a del campo 853X. Por ejemplo, una publicación que lleva la enumeración comenzando con v.1 tiene el título “v” almacenado en un sub-campo $a del campo 853 y el número “1” en el sub-campo $a del campo 853X. Sub-campo $b

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El sub-campo $b es usado para el segundo nivel de enumeración. Ingrese el título apropiado en el sub-campo $b del campo 853 y el número correspondiente en el sub-campo $b del campo 853X. Por ejemplo, una publicación que comienza con v.4:no.1 deberá tener el título “no.” registrado en el subcampo $b del campo 853 y el número “1” registrado en el sub-campo $b del campo 853X. Es importante definir el ciclo complete (volumen) incluso si su colección comienza a mitad de ciclo. En este caso, simplemente ignore los fascículos que no posee (esto es, borre los ítems generados por “abrir fascículos” (en línea o en bloque)). Siempre que el sub-campo $b es usado, $u también debe usarse para indicar el número de unidades de segundo-nivel por cada unidad de primer-nivel (esto es, cuantos sub-campos b hay por cada a). Además, el sub-campo $v debe usarse para indicar la continuidad de la enumeración, en donde “c” define la enumeración que es continua a los volúmenes, y “r” define la enumeración que comienza de nuevo en la terminación del ciclo. Por ejemplo, una publicación trimestral que comienza cada volumen con el fascículo “1” deberá tener “4” registrado en el sub-campo $u y la letra “r” registrada en el sub-campo $v. Sub-campo $c El sub-campo $c es usado para el tercer nivel de enumeración. Ingrese el título apropiado en el subcampo $c del campo 853 y el número correspondiente en el sub-campo $c del campo 853X. Por ejemplo, una publicación comienza con v.12:no.6: pt.1 deberá tener el título “pt.” registrado en el subcampo $c del campo 853 y el número “1” registrado en el sub-campo $c del campo 853X. Siempre que el sub-campo $c es usado, el sub-campo $u debe usarse también para indicar el número de unidades del tercer-nivel que existen por cada unidad del segundo-nivel (esto es, cuantos c‟s deben existir por cada $b). Además, el sub-campo $v debe usarse para indicar la continuidad en la enumeración, en donde “c” define la enumeración que es continua al volumen y “r” define la enumeración que comienza de nuevo con la terminación de la unidad. Para el ejemplo de una publicación que tiene dos partes de cada número y 8 números por cada volumen, usted deberá definir los campos 853/853X como sigue:

853

$$a v. $$b no. $$u 8 $$v r $$c

pt. $$u 2 $$v r 853X $$a 12 $$b 1 $$c 1 Sub-campo $d El sub-campo $d es usado para el cuarto nivel de enumeración. Ingrese el título apropiado en el subcampo $d del campo 853 y el número correspondiente en el sub-campo $d del campo 853X. Siempre que el sub-campo $d es usado, el sub-campo $u debe también usarse para indicar el número de unidades de cuarto nivel por cada unidad del tercer nivel (esto es, cuantos d‟s existen por cada c). Además, el sub-campo $v debe usarse para indicar la continuidad de la enumeración, en donde “c” define la enumeración que continua al volumen y “r” define la enumeración que comienza al terminar la unidad. Sub-campo $e El sub-campo $e es usado para el quinto nivel de enumeración. Ingrese el título apropiado en el subcampo e del campo 853 y el número correspondiente en el sub-campo $e del campo 853X.

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Siempre que el sub-campo $e es usado, el sub-campo $u debe usarse también para indicar el número de unidades del quinto nivel por cada unidad del cuarto-nivel (esto es, cuantas e‟s deben existir por cada $d). Además, el sub-campo $v debe usarse para indicar la continuidad de la enumeración, donde “c” define la enumeración que continua al volumen y “r” define la enumeración que comienza al finalizar la unidad. Sub-campo $f El sub-campo $f es usado para el sexto nivel de enumeración. Ingrese el título apropiado en el subcampo $f del campo 853 y el número correspondiente en el sub-campo $f del campo 853X. Siempre que el sub-campo $f es usado, el sub-campo $u debe usarse también para indicar el número de unidades del sexto nivel por cada unidad del quinto nivel (esto es, cuantos f‟s deben existir por cada e). Además, el sub-campo $v debe usarse para indicar la continuidad de la enumeración, donde “c” define la numeración que continúa al volumen y “r” define la numeración que comienza al finalizar la unidad. Sub-campo $g El sub-campo $g contiene información de enumeración alternativa. En ALEPH, el sub-campo $g es usado para continuar con la numeración y no necesita una correspondencia en un sub-campo $u o subcampo $v. Ingrese el título apropiado en el sub-campo $g del campo 853 y el número correspondiente en el sub-campo $g del campo 853X. Considere el ejemplo trimestral que tiene tanto la numeración que comienza y la numeración que es continua sobre el volumen. Los patrones comienzan con v.1:no.1= no.1;; el siguiente volumen comienza con v.2:no.1=no.5. El número “1” en v.2:no.1 ilustra la enumeración que comienza de nuevo; el “5” en “no.5” ilustra la numeración que es continua. La seria sería mostrada así:

Descripción v.1:no.1=no.1 v.1:no.2=no.2 v.1:no.3=no.3 v.1:no.4=no.4 v.2:no.1=no.5 v.2:no.2=no.6 v.2:no.3=no.7 v.2:no.4=no.8

Fecha de fascículo 01/01/2001 04/01/2001 07/01/2001 10/01/2001 01/01/2002 04/01/2002 07/01/2002 10/01/2002

Establezca los campos siguientes: 853 $$a v. $$b no. $$u 4 $$v r $$g no. $$w q 853X $$a 1 $$b 1 $$g 1 $$3 19980101 Sub-campo $h El sub-campo $h contiene el segundo nivel de enumeración alternativa. ALEPH no tiene este subcampo en cuenta cuando genera los registros de ítems. Debe ingresar la información manualmente en el registro del ítem. Sub-campo $i

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El sub-campo $i es usado por el primer nivel de cronología. Ingrese el título apropiado en el subcampo $i del campo 853 y el número correspondiente en el sub-campo $i del campo 853X. Por ejemplo, una publicación que comienza con v.1(2001) deberá tener el título “(year)” almacenado en el sub-campo $i del campo 853 y el número “2001” almacenado en el sub-campo $i del campo 853X. Sub-campo $j El sub-campo $j es usado para el segundo nivel de cronología. Ingrese el título apropiado en el subcampo $j del campo 853 y el número correspondiente en el sub-campo $j del campo 853X. Por ejemplo, una publicación que comienza con v.3:no.2(2001:June) tendrá el título “(month)” almacenado en el sub-campo $j del campo 853 y el número “06” (el código del mes de junio) almacenado en el sub-campo $j del campo 853X. Sub-campo $k El sub-campo $k es usado para el tercer nivel de cronología. Ingrese el título apropiado en el subcampo $k del campo 853 y el número correspondiente en el sub-campo $k del campo 853X. Por ejemplo, una publicación que comienza con v.1:no.1(2001:Jan.15), tendrá como título “(day)” almacenado en el sub-campo $k del campo 853 y el número “15” almacenado en el sub-campo $k del campo 853X. Sub-campo $l El sub-campo $l es usado para el cuarto nivel de cronología. Ingrese el título apropiado en el subcampo $l del campo 853 y el número correspondiente en el sub-campo $l del campo 853X. Sub-campo $m El sub-campo $m contiene información de cronología alternativa. Ingrese el título apropiado en el sub-campo $m del campo 853 y el número correspondiente en el sub-campo $m del campo 853X. Considere el ejemplo de un título semianual que necesita mostrar tanto el año gregoriano como el judío en la parte de cronología. El patrón comienza con v.1:no.1(2002=5762); el siguiente volumen comienza con v.2:no.1(2003=5763). El segundo elemento entre los paréntesis describe el año judío equivalente a uno gregoriano. Para que la seriada sea mostrada en la ventana del calendario de publicación, el sub-campo $m debe usarse en los campos 853 y 853X:

Descripción

Fecha del fascículo

v.1:no.1(2002=5762) v.1;no.2(2002=5762) v.2:no.1(2003=5763) v.2;no.2(2003=5763)

01/01/2002 01/07/2002 01/01/2003 01/07/2003

Sub-campo $o El sub-campo $o es usado en el campo 853X y especifica el tipo de material del ítem. Por ejemplo, use ISSBD para un ítem que ya esta enlazado. Si el sub-campo $o no esta definido, el valor predeterminado del tipo del material será “ISSUE”. El sub-campo $o es usado en el campo 854 (para suplementos) y el campo 855 (para índices). El campo es reservado para el texto que describe el tipo del material suplementario (o índice). En la forma del fascículo y la forma del ítem, son mostradas bajo el campo llamado Índice Supp O.

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Sub-campo $t El sub-campo $t es usado solo en los campos 853/4/5 como un título para el ID de la copia. Sub-campo $u El sub-campo $u es usado solo para el campo 853 y especifica el número de unidades para la siguiente unidad más alta. El sub-campo $u es numérico y debe repetirse por cada nivel adicional de enumeración; solo los sub-campos a, g y h no tiene un sub-campo $u correspondiente. El producto (multiplicación) de todos los sub-campo $u‟s deberá ser igual al valor del sub-campo $w (frecuencia) independiente de lo omitido en el sub-campo $y. En el caso de combinar fascículos, el número en el sub-campo $u deberá coincidir con el número de fascículos no combinados. Por ejemplo, si los números 3 y 4 de una publicación trimestral son combinados en un fascículo, el sub-campo $u deberá ser 4 (no 3). Sub-campo $v El sub-campo $v es usado solo en el campo 853 y contiene la información de continuidad de numeración. Igualmente los sub-campos $u y $v deberán repetirse por cada instancia del sub-campo b a través de f. Los códigos válidos son “c” y “r” en donde “c” define la numeración que continua sobre el volumen y “r” define la numeración que comienza al finalizar la unidad. Sub-campo $w El sub-campo $w es usado solo en el campo 853. Este define la frecuencia de la publicación (en otras palabras, el intervalo entre fascículos) y debe estar presente. Esta frecuencia determina la fecha de la publicación de todos los ítems que son abiertos desde los campos 853 y 853X (a menos que sean especificados en el sub-campo $y). La fecha de publicación del primer fascículo, especificada en el sub-campo $3 del campo 853X, es el punto de inicio para el cálculo de las fechas de publicación. Los siguientes códigos de frecuencia, basados en holding de MARC21, son validos en ALEPH: Código Descripción

Intervalo

a

Anual

1 año

b

Bimensual

2 meses

C

Bisemanal

Dos veces por semana

d

Diaria

1 día

e

Cada dos semanas

2 semanas (14 días)

f

Semianual

6 meses

g

Bienal

2 años

h

Trienal

3 años

i

Tres veces por semana

Tres veces por semana

j

Tres veces por mes

Tres veces por mes

m

Mensual

1 mes

q

Trimestral

3 meses

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s

Semimensual

Dos veces por mes (el primer día es el día especificado en 853X subcampos $3 y el segundo día es este más catorce)

t

Tres veces por año

4 meses

Semanal

1 semana

W

La frecuencia debe ser igual o exceder el número de fascículos actualmente impresos. En otras palabras, si la seriadas es publicada ocho veces al año, bimensual más enero y julio, asigne la frecuencia mensual al sub-campo $w, y en el sub-campo $y, especifique que cuatro fascículo deberán omitirse. La frecuencia puede también almacenarse como un número, siempre que el sub-campo $y sea usado también. Sub-campo $x El sub-campo $x es usado solo si el campo 853 y este indica el punto cronológico en el cual el nivel más alto es incrementado o cambiado. Nota que esta información no es usada por ALEPH para propósitos de predicción; ALEPH usa el sub-campo $3 del campo 85X para este propósito. Sub-campo $y El sub-campo $y es usado solo en el campo 853 y es usado para calificar o modificar la regularidad de la publicación patrón como se almaceno en el sub-campo $w (frecuencia). Múltiples ocurrencias de $y en 853/4/5 son permitidos. Si desea adicionar ocurrencias de $y, use el registro HOL o ADM en el módulo de catalogación. Note que el sub-campo $y es obligatorio para el código de la frecuencia c, i y j, o si la frecuencia almacenada en el sub-campo $w es un número. El sub-campo $y tiene tres elementos: 1. Código de publicación: Use "o" (publicación omitida) o "p" (publicado) o "c" (combinada). 2. Definición código de cronología: o o

Indica una fecha, o un día particular de la semana (como el viernes), use la letra minúscula “d”. "m" (mes) y "s" (estación).

3. Código cronología: o Si usa la letra “d” para representar la fecha, ingrese el código del mes (01-12) y el número de día en el mes (01-31). Por ejemplo, Marzo 15 es almacenado como 0315.

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o

Si usa la letra “d” para representar el día especifico de la semana, use este código (mo=lunes, tu=martes, we=miércoles, th=jueves, fr=viernes, sa=sábado, su=domingo). Esto le permitirá usar “odsa” por ejemplo, para omitir “cada sábado” del calendario de publicación.

o

Para registrar el mes, ingrese el código del mes: 01-12

o

Para registrar la estación, ingrese uno de los dos caracteres estándar de MARC21  21 (primavera, Marzo-Mayo) 

22 (verano, Junio-Agosto)



23 (otoño, Septiembre-Noviembre)



24 (invierno, Diciembre-Febrero)

Múltiples códigos de cronología puede usarse separados por una coma. Los fascículos combinados son designados por un flash (/). Ejemplos del sub-campo $y:

|ypm04,08,12

Publicado en los meses Abr., Ago. y Dic.

|yps21,23

Publicado en las estaciones primavera y otoño.

|ypd0101,0115,0201

Published on the days Jan. 1, Jan. 15, Feb. 1

|yom06,12

Publicación omitida en los meses de junio y diciembre

|yos24

Publicación omitida en la estación de invierno

|yod0615,1215

Publicación omitida en los días jun. 15 y dic. 15

|yoD0,6

Publicación omitida los sábados y domingos

|ypm03,06,09/12

Publicado en los meses Mar., Jun y Sep./Dic.

Sub-campo $z El sub-campo $z es usado para designar el esquema de numeración usado para una publicación. Los códigos tienen esquemas de numeración diferentes para diferentes niveles de enumeración. 

Tipo de designación Indica si el contenido de la numeración es un número, una letra o una combinación (primero el número o la letra). La numeración combinada deberá usarse solo cuando uno de los elementos es una designación constante (ej, 1a 2a 3a, más que dos niveles diferentes de enumeración (ej., 1a, 2a, 1b, 1c) o o o o o



a - Número b - Letra c - Combinado, primero el número d - Combinado, primero la letra e – Símbolo o carácter especial

Caso Indica si un esquema de numeración es llevado como alfas y aplicado tanto a los codificados en la posición anterior como “b” o a los números romanos. o

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a - No hay caso

o o o 

b – caso inferior c – caso superior d – caso mixto

Código Script Código/Tipo Indica cada script usado en el esquema de enumeración o, para numerales o símbolos que no están en script alternos, el tipo de numeral o símbolo usado. El código del script es de cuatrocaracteres de ISO/DIS 15924. Los tipos de código permitidos: o o o

an## - numeral arábigo rn## - numeral romano sy# - Símbolo

Ejemplos para almacenar en el sub-campo $z: aarn## (numeral romano) aaan## (numeral arábigo) Nota: si desea adicionar $y, use el registro HOL o ADM en el módulo de catalogación. Sub-campo $3 El sub-campo $3 es usado solo en el campo 853X e indica la fecha de publicación del primer fascículo patrón. La fecha deberá ser expresada en ocho-caracteres, código numérico, en donde los primeros cuatro caracteres indican el año, los dos siguientes el mes (01-12), y los dos finales el día (01-31). Nota: la fecha debe estar dentro del rango de las fechas de la suscripción desde-hasta.

Para crear los ítems de la siguiente publicación: Descripción v.1:no.1(2001:Spring) v.1:no.2(2001:Summer) v.1:no.3(2001:Autumn) v.1:no.4(2001:Winter)

Fecha del fascículo 03/15/2001 06/15/2001 09/15/2001 12/15/2001

Ingrese los datos en los campo así: 853 $$a v. $$b :no. $$u 4 $$v r $$i ((year): $$j (season)) $$w q 853X $$a 1 $$b 1 $$i 2001 $$j 21 $$3 20010315 Note que la fecha ingresada en el sub-campo $3 del campo 853X (20010315) genero una fecha de fascículo del décimo quinto día del mes para cada fascículo. Sub-campo $8 El sub-campo $8 es usado para los casos en donde más de un par de campos 853/853X existe en el mismo registro.

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Esto debe usarse tanto en los campos 853 y 853X para enlazar cada campo al otro. Como un ejemplo, déjenos considerar un título el cual usa una frecuencia semestral para su versión impresa, y una frecuencia trimestral para su versión en línea. Dos pares de 853/853X deberán ser catalogados, uno semestral y uno trimestral. Cada par deberá tener un sub-campo $8 en los campos 853 y 853X. Un número diferente de un dígito será usado por cada par para enlazarlo a su campo 853 y 853X. En el siguiente ejemplo, el valor “1” enlaza el primer par, y el valor “2” enlaza el segundo. 853 $$81 $$a v. $$b no. $$u 2 $$v r $$i (year) $$j (month) $$w f 853X $$81 $$a 1 $$b 1 $$i 2000 $$j 01 $$3 20000101 853 $$82 $$a v. $$b no. $$u 4 $$v r $$i (year) $$j (month) $$w q 853X $$82 $$a 1 $$b 1 $$i 2000 $$j 01 $$3 20000101 Cada ítem creado desde cada campo tendrá el número de enlace relevante (esto es, el valor del subcampo $8) mostrado en la forma del ítem. Sub-campo $9 El sub-campo $9 es usado en los campos 853X, 854X, y 855X. Indica una conexión entre la copia de la suscripción y la línea relevante 853X, 854X o 855X del registro HOL/ADM. 4.2.3 CARACTERISTICAS ESPECIALES Sub-campos de enumeración (a-h) Para mostrar los números ordinales (como 1er, 3er o 1st, 2st), un signo „+‟ deberá ingresarse en el sub-campo de enumeración relevante del campo 853 prediciendo el texto de enumeración. Por ejemplo, $$a +series Será mostrado como 1st series, 2nd series, etc. Los valores ordinales en varios lenguajes están basados en la tabla 853_numering. El lenguaje correcto para usar esta basado en el código del lenguaje catalogado en las posiciones 22-24 del campo 008 en el registro de HOL usado para registrar la información patrón. Si un lenguaje no existe en la tabla, o si el código del lenguaje en el campo 008 no esta, la forma de inglés es tomada como predeterminada. Sub-campos de cronología (i-l) Los sub-campos i-l tanto en 853 y 853X contienen información cronológica. despliegue de los títulos de cronología, enciérrelos en paréntesis.

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Para suprimir el

El despliegue de los nombres de las estaciones y de los meses en la descripción del ítem está basado en la tabla 853_chrono. El lenguaje correcto para usar esta basado en el lenguaje registrado en las posiciones 22-24 del campo 008 en el registro HOL. Si el lenguaje no existe en la tabla o en el campo 008, la forma de inglés es usada como predeterminada.

4.2.4 CAMPOS CLAVES PARA ENLACES BIBLIOGRAFICOS Existen cuatro campos claves que son usados para identificar el ítem como un fascículo particular. Estos campos son año (sub-campo i), volumen (sub-campo $a), fascículo (sub-campo $b, nivel 2) y parte (sub-campo $c, nivel 3). La información acerca de los cuatro campos claves (año (nivel de cronología i)), volumen (nivel de enumeración a), fascículo (nivel de enumeración b), y parte (nivel de enumeración c)), deberán ser ingresados en el campo LKR cuando desee crear un enlace entre el registro bibliográfico y el ítem de otro registro bibliográfico. 4.2.5 CARACTERISTICAS RELACIONADAS – PLANTILLAS PATRONES Las plantillas patrones son colocadas centralmente en el servidor, bajo el directorio /pc_tab/catalog de ADM o HOL. Las plantillas para los registros ADM son almacenadas en el escenario ADM, y las plantillas para registros HOL son almacenadas en el directorio del escenario HOL. También pueden ser creadas plantillas locales, en el folder del usuario profile\catalog\template de la estación de trabajo.

5 ITEMS Refiérase a la sección Lista de ítems en el capítulo ítems de la guía de usuario de ALEPH para una explicación de ítems.

6 RECIBIR FASCICULOS Es importante para una biblioteca poder manejar los registros de seriadas tan rápidamente como sea posible y tratar con excepciones. Como fascículos combinados o no-publicados. El registro puede ser manipulado en una acción por un grupo de copias (ítems), o individualmente por cada registro de ítem. El registro de seriadas es ejecutado en el registro o bajo las funciones de grupo en el nodo de control de la pestaña Seriadas (panel izquierdo) del modulo de adquisiciones/seriadas. Una acción del registro de una seriada es ejecutada en el registro de ítem de ALEPH y actualiza el registro del ítem. (En versiones anteriores el registro se realizaba en un número diferente de caminos. Estos han sido combinados en la versión de la interfase 16). Una seriada puede ser llamada rápidamente por uno de sus números de identificación (SICI, ISSN), buscando por los índices en adquisiciones (como el número de orden o el proveedor), o buscando por título o cualquier otra información bibliográfica. Este capítulo incluye las siguientes secciones:

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   

Recepción Nodo recepción Nodo grupo Proceso de excepciones en recepción

6.1 RECEPCION Recibir en seriadas puede ser ejecutada desde los nodos Recepción o Grupo bajo Control en la pestaña de Seriadas del modulo adquisiciones/seriadas. En el nodo de recepción, los fascículos únicos (ítems) son listados. En el nodo Grupo, el grupo de ítems iguales (esto es, los ítems que comparten la misma enumeración y cronología) son listados para ser recibidos. 6.2 NODO RECEPCION Cuando el nodo de recepción es seleccionado, el panel superior muestra una lista de registros de ítems y el panel inferior el registro de un ítem con datos para actualizar. Existen dos filtros disponibles para la lista de ítems:  

Seleccionar por sub-biblioteca Por todos los ítems, o solo los ítems no recibidos

Para filtrar por sub-biblioteca, haga clic en la raíz del Control en el árbol de navegación, marque la biblioteca relevante, y clic en Actualizar. Para filtrar por ítems esperados/no-recibidos, seleccione la pestaña 2 (Esperados/No recibidos) del panel superior. Note que los ítems son automáticamente filtrados por la autorización del operador. Por ejemplo, si el operador esta autorizado para recibir seriadas para una única sub-biblioteca, solo los ítem de esa subbiblioteca serán mostrados en la lista. Para recibir un único ítem, seleccione la línea del ítem y haga clic en el botón llegada; para recibir un grupo de ítems, seleccione las líneas relevantes y haga clic en el botón llegada. El enfoque es transferido al panel inferior, y el formato de recepción es activado.

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Clic en Llegada para recibir el ítem. Usted puede actualizar los datos del ítem antes de hacer clic en llegada. Si actualiza los campos de enumeración/cronología en la forma niveles de seriadas, limpie el campo de descripción para que el sistema lo genere usando los datos actualizados. Si un grupo de ítems han sido seleccionados para comenzar a recibir, usted puede aplazar el recibo en un ítem haciendo clic en el botón saltar, después los detalles del siguiente ítem son mostrados. Haciendo clic en Cancelar toma la función de recibir; todos los ítems que fueron recibidos antes de pulsar el botón Cancelar permanecen como recibidos. 6.3 NODO GRUPO Cuando el nodo Grupo es seleccionado, el panel superior muestra una lista de grupos de los registros de ítems y el panel inferior muestra un registro de ítem con los datos para ser actualizados:

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El panel superior muestra un resumen por cada línea, trae el número total de copias de un fascículo en el grupo, el número de copias recibidas, y el número de copias que son esperadas. El panel inferior muestra un registro de ítem para ser actualizado si es necesario. Use las flechas para moverse de una copia a la próxima o a la copia previa. Note que los ítems son automáticamente filtrados por la autorización del operador. Por ejemplo, si el operador esta autorizado para recibir seriadas para una única sub-biblioteca, solo los ítems de esa subbiblioteca serán mostrados. También note que el filtro de la raíz en Control (el cual puede usarse para recibir) no aplica para ver el grupo. Las pestañas en el panel superior tienen diferentes grupos de ítems: 

Pestaña1 (todos los ítems) muestra una línea para todos los ítems que comparten la misma enumeración y cronología



Pestaña2 (grupos sub-biblioteca) muestra una línea para todos los ítems que comparten la misma enumeración, cronología y sub-biblioteca.



Pestaña3 (grupos Sub-biblioteca/Colección) muestra una línea para todos los ítems que comparten la misma enumeración, cronología, sub-biblioteca y colección.



Pestaña4 (Proveedor/Sub-biblioteca/) muestra una línea para todos los ítems que comparten la misma enumeración, cronología, proveedor y sub-biblioteca.

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1. Para recibir un único grupo de ítems, seleccione la línea y clic en Llegada; para recibir varios grupos de ítems, seleccione las líneas relevantes y haga clic en llegada. En cada caso, una ventana de llegada para un único ítem emerge. 2. Haga clic en llegada para recibir el ítem.

Usted puede actualizar los datos de ítem en la forma de llegada después de hacer clic en el botón. Si un grupo de ítems ha sido seleccionado, usted puede aplazar la llegada de un ítem haciendo clic en el botón Saltar, después del cual los detalles del siguiente ítem son mostrados. Haga clic en Cancelar para dejar el registro; todos los ítems que fueron recibidos antes del botón cancelar permanecen. La pestaña de enumeración/cronología en el panel inferior muestra la información relevante para la línea resaltada en el panel superior. Los campos de enumeración y cronología puede ser actualizada, en cuyo caso, todos los ítems en el grupo serán actualizados. Remueva los datos en el campo descripción para que el sistema pueda generar el campo, usando los datos de enumeración y cronología. 6.4 EXCEPCIONES EN EL PROCESO DE RECEPCION Las excepciones pueden ser tratadas en la lista de registro o en una de las listas de grupo. Los ítems creados, actualizados y/o borrados serán relacionados en la lista. En otras palabras, si una línea en la lista de grupos incluye varias copias, todas las copias serán incluidas en la actualización. 6.4.1 FASCICULOS NO PREDECIDOS La biblioteca puede recibir una copia extra de un fascículo y desea adicionarla a su colección en la biblioteca. Para esto, seleccione la línea relevante en la lista y haga clic en Duplicar. Una nueva forma para el nuevo fascículo es mostrada en el panel inferior, con todos los campos duplicados, incluyendo los enlaces a HOL y los registros de suscripción. La biblioteca puede recibir un fascículo extra no esperado (ejemplo: fascículo especial del aniversario 50). Para crear un nuevo registro del fascículo, haga clic en Agregar o Duplicar. Una nueva forma es mostrada en el panel inferior. Si duplicar fue seleccionado, todos los campos son duplicados, incluyendo los enlaces a HOL y los registros de suscripción. Actualice los campos de enumeración y cronología en la pestaña 3 (grupos sub-biblioteca/colección), y borra el campo de descripción. Clic en Agregar para adicionar el nuevo fascículo. El campo descripción será automáticamente generado. 6.4.2 COMBINAR FASCICULOS A menudo pasa que dos fascículos son publicados juntos como un fascículo “combinado”. En una lista de grupos, seleccione las líneas relevantes y haga clic en fusionar. El registro del fascículo de la última línea se mantiene, y las otras líneas son borradas. Corrija los campos en el registro mostrado en el panel inferior. El contenido del campo descripción debe limpiarse para que sea construido con los nuevos datos.

7 RESUMEN DE HOLDING

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Este capítulo incluye las siguientes secciones:   

Resumen de holding Generando los campos 863/4/5 Generación de resúmenes de las declaraciones de holding

7.1 RESUMEN DE HOLDING Las declaraciones del resumen de holding son los campos 866/7/8 los cuales pueden ser generados por el sistema desde los pares 853/4/5 (títulos y patrones) y 863-865 (enumeración y cronología) en el registro de holding usando el proceso expand_doc_hol_86x. 7.2 GENERANDO LOS CAMPOS 863/4/5 Usando el registro de ítems que esta enlazado al registro HOL, los campos 863/4/5 pueden ser generados por el sistema usando las rutinas expand_doc_hld_stmt o fix_doc_hld_stmt. Como una rutina de expansión, las declaraciones comprimidas de holding (863/4/5) son construidas rápidamente cuando el registro es mostrado. Cuando la rutina fix_doc_hld.stmt es ejecutada, los campos 863/4/5 pueden ser adicionados al registro HOL. Nota: estas dos rutinas (expand_doc_hld_stmt y fix_doc_hld_stmt) son relevantes solo a los escenarios HOL y puede aplicar solo si existen los campos patrones de publicación 85x/85xX en el registro HOL. Además, cada registro de suscripción (enlazado al registro HOL) debe incluir un único identificador en el campo ID de la copia. Los siguientes registros de ítem son tomados en consideración cuando se generan los campos 863/4/5:



Ítems que tienen No. HOL en el campo de enlace



Los ítems para los cuales el campo de enumeración es igual o mayor que el valor ingresado en el sub-campo $$a de 863/4/5 (campo punto de inicio) en el registro HOL. Si no hay campo 863/4/5, la enumeración en el registro del ítem no es verificada.

Grupos de ítem : Todos los ítems que comparten el mismo número identificador de enlace en $$8 y el mismo ID de copia son tomados en consideración para una declaración de holding. Si un registro HOL tiene más de un ID-copia enlace, cada ID-copia crea una declaración de holding separada. En este caso, el campo 863 deberá ser registrado en el registro HOL para cada ID-copia.

7.3 GENERACION DE RESUMENES DE LAS DECLARACIONES DE HOLDING

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Para generar un resumen de las declaraciones de holding cuando el registro es mostrado, la configuración del tab_expand del escenario HOL deberá ser ! 1 2 3 !!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!> WEB-FULL expand_doc_hld_stmt WEB-FULL expand_doc_hol_86x Los resúmenes de las declaraciones de holding son mostrados como el siguiente ejemplo: Resumen holding v.1:no.1-2(2002:Jan.-April), v.1:no.4(2002:Oct.) Resumen holding v.1:no.1(2003:Jan.); v.1:no.3-4(2003:Jul.-Oct.) Nota: un vacío en el rango causado por fascículos que no han sido recibidos es indicado por una coma. Un vacío caudado por unidades que no fueron publicadas es representado por un punto y coma. Los campos 863/4/5 también pueden ser generados activando la rutina fix_doc_hld_stmt. Para activar el programa fix_doc_hld_stms, la tabla tab_fix del escenario HOL (XXX60) deberá incluir el programa, como se ilustra en el siguiente ejemplo:

!1

2

3

!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!> HSTMT fix_doc_hld_stmt La tabla fix_doc.eng del escenario HOL (XXX60) deberá incluir una línea para el programa. Por ejemplo: !1 2 3 4 !!!!!!- !-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!> HSTMT N L New Summary Holdings El fix_doc_hld_stmt es activado en el modulo de catalogación. Desde el menú editar, seleccione “arreglar registro” y seleccione la rutina Nuevo resumen de holding para generar los campos 863/4/5. Si el campo patrón del título ha sido cambiado, los siguientes pasos deberían ser tomados: 

Generar los campos 863/4/5 para el primer patrón, activando la rutina fix_doc_hld_stmt, cambiar el valor registrado en $9 a “N”, para denotar que este campo deberá mantenerse cuando el procedimiento fix_doc se ejecute.



Borrar el campo 853X del primer patrón.



Crear los campos patrones 85x/85xX para el nuevo patrón.

8 RECLAMOS

Este capítulo incluye las siguientes secciones:

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  

General Reclamación interactiva Reclamos en bloque

8.1 GENERAL 8.1.1 CONFIGURACION BASICA Hay varios factores involucrados en el proceso de reclamación. 

No recibo de un fascículo por su “fecha esperada de llegada”. Esto es básico para la detección de ítems que deberán ser reclamados. Por esta razón, los fascículos esperados deberán existir en el sistema y deberán tener una fecha estimada de llegada. Una excepción para esto es una nueva orden para la cual un reclamo puede ser disparado incluso cuando no se tiene un registro del fascículo.



Bandera de reclamo automático en el registro de la suscripción. Si esta bandera no esta seleccionada, el título de la seriada será listada en el reporte de reclamos, pero los reclamos no serán generados automáticamente.



Configuración de la dirección del proveedor La configuración de la dirección del proveedor determina si el reclamo será impreso, enviado por correo electrónico o enviado electrónicamente usando EDI.

8.1.2 METODOS DE RECLAMO Hay tres formas para iniciar reclamos para seriadas: 

Generar un reclamo para nuevas órdenes para las cuales un fascículo no ha sido recibido dentro del tiempo esperado usando el servicio Reporte de reclamos para órdenes de seriadas (acq-19).



Generar un reclamo para todos los fascículos que no han sido recibidos en la fecha esperada, usando el servicio Imprimir cartas de reclamos (serial-44). Los reclamos son generados solo para suscripciones con reclamo automático definido como “Si”.



Generación interactiva de un reclamo desde la lista de recibidos en seriadas.

8.1.3 FECHAS DE RECLAMOS

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La primera fecha de reclamo es la fecha esperada de llegada del fascículo, la cual es calculada de la fecha del fascículo más el valor que aparece en el primer campo de la pestaña de información 2 de la suscripción.

La fecha esperada de llegada es calculada por el sistema usando la fecha de publicación del primer fascículo en el ciclo. Si usted usa los campos patrones en el registro HOL o ADM para un diario, esta es la fecha registrada en el sub-campo $3 del campo Nivel-X. Si esta usando el calendario de ALEPH para la predicción de la publicación, esta es el campo fecha del fascículo. En la ventana anterior, el valor ingresado en el primer campo es 90 días. En el siguiente ejemplo, veremos como este valor afecta la primera fecha del reclamo. Ejemplo 1: El sub-campo $3 del Nivel-X es una publicación trimestral que contiene 20040301(Marzo primero de 2004) como la fecha de publicación del primer fascículo en el 2004. La suscripción debe ser embarcada por correo terrestre. Ya que el primer campo de reclamo es 90 días, la primera fecha del reclamo será el 20040530 (Mayo 30 del 2004). Ejemplo 2: el tercer fascículo en el ciclo será publicado en 20040901 y es esperado por la biblioteca dentro de los 90 días para el 20041130. Por lo tanto, la fecha para el primer reclamo será en Noviembre 30, 2004.

8.1.4 INTERVALOS DE RECLAMO Los intervalos de reclamo son definidos en el segundo, tercero y campos siguientes de la pestaña Info. Suscripción (2) de la forma de la suscripción (como se observa en la ventana anterior). Los intervalos definen el número de días que transcurren desde el reclamo anterior. En el primer ejemplo, el segundo reclamo será en abril 30 de 2004. En el segundo ejemplo, el segundo reclamo será en diciembre 30 de 2004.

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8.2 RECLAMACION INTERACTIVA Cuando hace clic en el botón Reclamo en el panel de la lista de recibidos, la ventana de la lista de reclamos es mostrada. Esta ventana muestra una lista de reclamos que han sido enviados (si al menos un reclamo ha sido enviado). Esta le permite enviar un nuevo reclamo al proveedor haciendo clic en Nuevo. Usted puede actualizar un reclamo existente (por ejemplo, para registrar la respuesta del proveedor a un reclamo), seleccionado la línea apropiada en el panel superior, actualizando los detalles en el panel inferior y haciendo clic en Actualizar.

Cuanto termine de llenar los detalles, clic en Agregar en el panel inferior. La siguiente es la ayuda para cada campo y botón: Texto del reclamo Ingrese el texto que será incluido en la carta para el proveedor (además del texto que esta incluido en las cartas de reclamo estándar que seleccionará abajo). Fecha del reclamo El sistema ingresa automáticamente la fecha actual. Respuesta del proveedor Este campo registra la respuesta del proveedor a un reclamo.

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Fecha de la respuesta Este campo registra la fecha de respuesta del proveedor a un reclamo. Fecha esperada de llegada Este campo registra la fecha esperada de llegada del fascículo. Formato Este campo es mostrado cuando se crea un nuevo reclamo. Seleccione una de las cartas estándar preparadas por su administrado para usar en su biblioteca. Botones Agregar Cuando termine de llenar los detalles del Nuevo reclamo, haga clic en Agregar. Actualizar Después de actualizar una forma existente, haga clic en Actualizar.

8.3 RECLAMOS EN BLOQUE 8.3.1 REPORTE DE RECLAMOS PARA ORDENES DE SERIADAS (acq-19) Este servicio genera un reporte de ordenes para seriadas que no han sido recibidas. Las cartas de reclamos para seriadas pueden enviarse manualmente usando el botón Reclamo en la lista. 8.3.2 IMPRIMIR REPORTE DE RECLAMOS (serial-04) Este servicio salva o imprime una lista de reclamos de publicaciones. Esta lista todos los ítems de las seriadas que se han recibido tarde en la biblioteca, proporcionando los ítems que no han sido recibidos dentro de un periodo definido después de su fecha de fascículo. El periodo (demora) es definido en el campo del primer reclamo en la pestaña de info. (2) de la suscripción de la forma de información de la suscripción para el título.

8.3.3 IMPRIMIR CARTAS DE RECLAMO (serial-44) Este servicio salva o imprime cartas de reclamo para seriadas. Por cada proveedor, una carta es impresa listando todos los ítems no recibidos de ese proveedor. Las cartas serán impresas solo para los títulos para los cuales la opción Enviar Reclamo en la forma de la suscripción fue seleccionada (esto es, para los títulos que eran parte del mecanismo de reclamación automática).

9 LISTAS DE CIRCULACION

Este capítulo incluye las siguientes secciones:

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    

Creando una lista de circulación Información de la lista de circulación Forma de los miembros Borrar un usuario Devolver el ítem

El registro de la lista de rutas contiene información del líder del grupo, miembros del grupo y procedimientos de préstamos. Si existe una lista de rutas para una suscripción particular, cuando el ítem del fascículo sea recibido el siguiente mensaje es mostrado:

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9.1 CREANDO UNA LISTA DE CIRCULACION Listas de circulación, o múltiples listas de circulación pueden ser creadas para alguna o todas las suscripciones de un título. La lista para un título es creada o abierta, si existe, seleccionando, en el árbol de navegación, el nodo lista de circulación bajo la raíz de Suscripción, o seleccionando la raíz lista de circulación.

La lista de circulación (en el panel superior) se activará. Este panel muestra las listas para una publicación particular de un título de seriada. Para cada grupo, el rastro muestra la fecha en la cual el último título fue en rutado al grupo. Los siguientes botones están disponibles en este panel: Nuevo Clic en nuevo para adicionar una nueva lista. El panel inferior se activara para crear la nueva lista de circulación. Duplicar Clic en duplicar para copiar la lista seleccionada. Los detalles serán copiados y mostrados para ser editados en el panel inferior. El nuevo grupo será asignado a un nuevo número de orden. Los miembros no son duplicados.

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Borrar Clic en borrar para eliminar la lista seleccionada. Note que no podrá borrar un grupo que tenga un ítem en préstamo. Imprimir Seleccione un grupo de la lista y haga clic en Imprimir, para imprimir la lista de miembros de un grupo. Los siguientes botones son mostrados cuando el panel es activado desde la raíz suscripción. Aplicar Después de mover una lista a un nivel superior o inferior, haga clic en Aplicar para definir el orden de la lista dentro del grupo. Nota: para mover una lista seleccionada a un nivel superior en la lista, clic en el botón de la flecha hacia arriba. Para mover la lista hacia abajo, clic en el botón de la flecha hacia abajo. 9.2 INFORMACION DE LA LISTA DE CIRCULACION Cuando hace clic en el botón Nuevo o Duplicar en el panel de la lista de rutas, la forma es activada.

Esta forma es usada para definir una nueva lista de circulación o actualizar una lista existente. Esta compuesta por dos pestañas: Inf. de la ruta y miembros de la lista. Info. de la ruta

La siguiente sección describe los botones y campos en esta pestaña. Secuencia Susc.

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Este es el número de secuencia de la suscripción para el cual la lista esta enlazada. Si existe solo una suscripción, el sistema ingresa automáticamente 1. Si existe más de una, usted puede ver la lista de suscripciones haciendo clic en la flecha

a la derecha del campo.

ID Líder del grupo Ingrese el ID del líder del grupo. Este es el usuario de la biblioteca (que puede ser un departamento) al cual la lista es asignada. El fascículo puede ser entregado a este usuario. Cuando hace clic en el botón a la derecha del campo, la ventana de la lista de usuarios es mostrada. La lista de usuarios ofrece varias opciones que facilitan la búsqueda del usuario deseado. Agregar como miembro Inserte una marca para adicionar el líder del grupo a la lista de miembros. Presupuesto Opcional. Puede enlazar la lista a un presupuesto. Esta opción es solo informativa, el presupuesto no será debitado. Préstamo de seriada Si esta opción es seleccionada, el sistema prestará el ítem al líder del grupo usando la función de préstamo de circulación. Esto significa que el préstamo será mostrado en el OPAC Web en la lista de préstamos del usuario. Una fecha de vencimiento es mostrada y la biblioteca puede enviar las noticias de vencimiento al usuario. Si esta opción es seleccionada, el siguiente campo (días de préstamo por miembro) debe ser llenado, de otra forma el botón Actualizar de esta ventana no se activará. La fecha de vencimiento es calculada como: el número de días multiplicado por el número de miembros en la lista. Días de préstamo por miembro Este es el número de días que cada miembro de la lista podrá tener el ítem. El sistema multiplicara este valor por el número de miembros en la lista para calcular la fecha de vencimiento del ítem. Estado del grupo Una lista puede estar activa (AC) o inactiva (NA) Nota Para datos internos Lista de miembros

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Esta pestaña lista los miembros de una de las listas y la posición de cada miembro en la lista. Note que un usuario no puede ser listado en más de una lista para cualquier título. Cada lista esta limitada a 98 miembros. Los siguientes botones están disponibles en esta pestaña: Nuevo Para adicionar un nuevo miembro a la lista, haga clic en nuevo. Borrar Para borrar un miembro de la lista, seleccione el nombre del miembro y clic en Borrar. Modificar Para modificar un miembro de la lista, clic en modificar. Aplicar Después de mover un miembro, haga clic en Aplicar para salvar los cambios. Ir a Circ Clic en Ir a Circ para mostrar el registro del usuario del miembro seleccionado en la lista en el módulo de circulación. Si tiene autorización, usted puede mostrar y manejar las funciones relacionadas con circulación. Nota: para colocar nuevamente un miembro en la lista, seleccione el miembro, y use las flechas hacia arriba o hacia abajo. 9.3 FORMA DEL MIEMBRO Cuando hace clic en el botón Nuevo o Modificar en la lista de miembros, la siguiente ventana es mostrada:

Esta forma permite adicionar un miembro a la lista seleccionada. Cuando termine de llenar la forma, haga clic en Actualizar. ID miembro Para adicionar un miembro a la lista, ingrese el ID del usuario. Puede seleccionarlo de la lista haciendo clic en el botón

9.4 BORRAR USUARIO

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a la derecha del campo.

Para seleccionar la función borrar usuario, del menú utilerías seleccione la función Borrar usuario del grupo de circulación. La siguiente forma es mostrada:

Esta ventana permite remover un usuario de la lista de grupo de la cual actualmente es miembro. Ingrese el ID del usuario o selecciónelo de la lista, hacienda clic en el botón a la derecha del campo. Cuando seleccione el usuario deseado, haga clic en Aceptar. Deberá confirmar que desea remover el usuario de todos sus grupos.

9.5 DEVOLVER EL ITEM Para seleccionar la función devolver ítem del grupo de circulación, vaya al menú Utilerías y seleccione esta función. La siguiente forma es mostrada:

Esta ventana le permite revisar un ítem que antes fue recibido por el líder del grupo de la lista de circulación. Ingrese el código de barras del ítem y haga clic en Aceptar. Si otro grupo de circulación esta esperando por el ítem, el ítem será prestado automáticamente al líder del grupo del próximo grupo en la lista.

10 ENCUADERNACION En ALEPH, el proceso de encuadernación es ubicado en las funciones de ítems.

11 SERVICIOS

Cada servicio es identificado en la cola de procesos y en la bitácora por el nombre del procedimiento. Reclamos

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 

Imprimir reporte de reclamos (serial-04) Imprimir cartas de reclamos (serial-44)

Rutas  

Reporte de listas de circulación (serial-07) Cartas a los miembros de la listas de circulación (serial-08)

Patrones  

Apertura de patrones (serial-12) Combinar y deduplicar campos patrones (serial-53)

Recibir    

Lista de títulos y número de fascículos recibidos (serial-16) Imprimir reporte de fascículos recibidos (serial-06) Estadística da fascículos recibidos por sub-biblioteca – fechas (serial-09) Abrir fascículos esperados y calendario de publicación (serial-13)

Calendario de Publicación  

Exportar Registros 85x (serial-51) Importar Registros 85x (serial-52)

11.1 RECLAMOS Imprimir reporte de reclamos (serial-04) Este servicio salva o imprime una lista de reclamos de seriadas. Esta lista todos los ítems tardíos en la biblioteca, proporcionando los ítems que no se han recibido con un periodo definido después de su fecha de fascículo. Este periodo (tardío) es definido en el primer campo de reclamos, en la segunda pestaña de la forma de información de la suscripción para el título. Imprimir cartas de reclamos (serial-44) Este servicio salva o imprime cartas de reclamos para seriadas. Para cada vendedor, una carta es impresa listando la deuda de ítems del proveedor. Cada carta contiene los ítems de un título (registro BIB) y que pertenecen a la misma sub-biblioteca. Las cartas serán impresas solo para los títulos cuya casilla Enviar reclamos en la forma de la suscripción fue seleccionada (esto es, para aquellos títulos que participan en los mecanismos automáticos de reclamación). El estado del proceso NP (No publicado) no esta incluido en este servicio. Usted puede crear disparadores para ítems reclamados por departamentos específicos usando el parámetro Crear disparadores Y/N.

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11.2 RUTAS Reporte de listas de circulación (serial-07) Este servicio crea un reporte listando los títulos de publicaciones que están en rutadas para los usuarios de la biblioteca. Esta muestra los usuarios en su rol como Lideres del grupo y como miembros del grupo. El reporte es organizado por usuario. Puede ver el reporte para un usuario específico. Cartas a los miembros de las listas de circulación (serial-08) Este servicio envía una carta a cada miembro de cada grupo de circulación, indicando los títulos que han comenzado a circular en las listas de circulación a las cuales pertenecen.

11.3 PATRONES Apertura de los patrones (serial-12) Este servicio verifica los patrones de la publicación, y trata de abrir el próximo ciclo basado en el archivo Nivel-x para los registros listados en el archivo de entrada. Los campos Nivel-X contienen información de enumeración y cronología para el próximo volumen/ciclo que será abierto. Combinar y deduplicar los campos patrones (serial-53) Este servicio combina los archivos patrones (hasta 10 archivos) y los registros idénticos deduplicados. Los archivos deberán ser archivos secuenciales, resultado de ejecutar el servicio Exportar 85x (serial51). Estos archivos deben ser copiados de su ubicación original en el directorio $data_scratch de los escenarios ADM/HOL a $alephe_scratch.

11.4 RECIBIR Lista de títulos y número de fascículos recibidos (serial-16) Este servicio recupera los títulos de las publicaciones para los cuales los fascículos han sido recibidos en un lapso de tiempo especificado. El reporte incluye los títulos de las publicaciones y el número de fascículos recibidos. El reporte puede ser generado para todas las bibliotecas o limitarlo a fascículos que pertenecen a una sub-biblioteca particular. Imprimir reporte de fascículos recibidos (serial-06) Este servicio crea un reporte listando los ítems de las publicaciones que se han recibido dentro del periodo que defina. Para un reporte que liste solo el número de ítems que se han recibido por título, programe el servicio Lista de títulos y número de fascículos recibidos (serial-16). Estadística de fascículos recibidos por sub-biblioteca - fechas (serial-09) Este servicio genera un reporte estadístico del número de fascículos que se han recibido dentro de un rango de fechas específico. El resultado es agrupado por sub-biblioteca y por colección (dentro de la sub-biblioteca). Proporciona un total recibido por cada sub-biblioteca. Adicionalmente, existe un gran total de lo recibido por todas las sub-bibliotecas.

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Cuando serial_09 es ejecutado, este puede ser restringido a una o más sub-bibliotecas o aplicarse a todas las sub-bibliotecas. Abrir fascículos esperados (serial-13) Este servicio abre los fascículos esperados basados en la fecha de ingreso en el campo Abrir fascículos esperados hasta. Los nuevos fascículos solo se abrirán cuando exista una suscripción valida para ellos y solo si no han sido abiertos en el pasado.

11.5 CALENDARIO DE PUBLICACION Exportar registros 85x (serial-51) Este servicio es usado para exportar los campos pares de predicción (853/853X, 854/854X y 855/855X) de su biblioteca a títulos idénticos en otras bibliotecas. Por cada registro ADM que tiene uno o más de estos pares 85x por calendario de publicación, este servicio escribirá estos campos, así como los campos MARC21 001, 022, 033 y 245, en un archivo llamado export_85x.dat en el directorio data_scratch de los escenarios ADM/HOL Este archive puede entonces enviarse a otra biblioteca para hacer juego con su propia base de datos y para descargar los campos pares cuando una coincidencia sea encontrada. La otra biblioteca tendrá que ejecutar el servicio Importar registros 85x (serial-52). Importar Registros 85x (serial-52) Este servicio es usado para importar campos pares de predicción (853/853X, 854/854X y 855/855X) de otra biblioteca a los títulos idénticos en su biblioteca. El sistema verifica registros de su escenario BIB contra los datos del archivo export_85x.dat (el cual debe ser colocado en el directorio data_scratch del escenario ADM). El sistema usa tab_85x_import para definir la forma en la cual la entrada de los campos en este servicio es usada para la correspondencia. Usando la tabla, puede definir que índices o palabras deberán ser usados para la correspondencia, si el campo completo del archivo de entrada o un subcampo específico deberán usarse para la correspondencia, y que sub-campo en el campo de la base de datos deberá ser usado. No puede establecer una correspondencia entre tab_85x_import y el índice de encabezamientos. Donde exista una coincidencia de alguno de los campos MARC 001, 022, 035 o 245, los campos pares de predicción (853/853X, 854/854X y 855/855X) del archivo serán importados en los registros ADM que están enlazados a los registros BIB. Note que es posible especificar otros campos (y sus índices relevantes) para hacer juego contra la tabla. De esta forma, cualquier estándar MARC puede usarse para el proceso de correspondencia. Un archivo lista todas las coincidencias encontradas, es creado también por el sistema para verlo antes de la importación real de los datos.

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