PROCESO RECURSOS FÍSICOS COD: 5.1.1.PCS.DIR.1 VERSION: 01 DOCUMENTO CONTROLADO
PROCESOS DE LA DIRECCION
RECURSOS CARACTERIZACIÓN FISICOS – DEL PROCESO COMPRAS/ CONTRATACIONES
PROPOSITO
OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO
Profesional Universitario
RESPONSABLE (Recursos Físicos)
Cubre la adquisición de la totalidad de bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento de la entidad,
Asegurar que los bienes materiales, insumos y servicios adquiridos por el AMCO cumplan especificaciones ALCANCE requeridas y las adquisiciones se realicen en el marco legal aplicable a la entidad
Asegurar Calidad de bienes y servicios comprados Evitar NC por no cumplimiento a la legislación vigente en materia de compras y contrataciones
ACTIVIDADES PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES PRINCIPALES Identificar las necesidades de bienes y servicios a comprar
Todos los procesos
Información interna
Formular y registrar el Plan de compras
PHVA
Realizar selección y evaluación de Proveedores
CLIENTES
P Plan de compras Procesos internos
P Documentos de compras
Proveedores Información externa
SALIDAS
Proveedores H Registros de evaluación de
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PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES PRINCIPALES
PHVA
SALIDAS
CLIENTES
proveedores Realizar conformación y mantenimiento de archivo de proveedores aceptables
Información interna Procesos internos Información externa
H
Realizar solicitud de cotizaciones, ofertas , o preparación de términos de licitaciones
H
Realizar Negociaciones y compras
H
Registros de verificación e bienes y servicios comprados
Registros de seguimiento al proceso Procesos internos
Proveedores
Centrales de información
Recibir el producto comprado y verificar la conformidad del producto recibido
H
Realizar interventoria a contratos
V
Realizar reevaluación periódica de proveedores Realizar Auditorias de Calidad al proceso Verificar Cumplimiento de objetivos
V
V
V
Registros de AC/AP/AM
Proveedores
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PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES PRINCIPALES
PHVA
Realizar AC/AP/AM según resultados del seguimiento
P: PLANEAR
H: HACER
V: VERIFICAR
SALIDAS
CLIENTES
A
A: ACTUAR
RECURSOS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO HUMANOS Subdirectores, Jefes Profesional especializado (Recursos Físicos)
FISICOS Presupuesto Software Hardware
DOCUMENTOS ASOCIADOS CODIGO TITULO Código/ Protocolo de ética Manual de calidad Manual de funciones, Responsabilidades y Perfiles de cargos Manual de Contrataciones Procedimiento para la elaboración y el control de documentos Procedimiento para el control de registros Procedimiento para el tratamiento de no conformidades Procedimiento para la aplicación de acción correctiva Procedimiento para la aplicación de la acción preventiva Procedimiento para la planificación y ejecución de auditorias internas de calidad Procedimiento para la evaluación del personal Programa de formación Plan de compras Ley 80, 1150, DR 2464
REGISTROS CODIGO FORMATO TITULO/ CONTENIDO Registro presupuestal Solicitud de Compra.
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Cotización o propuesta. Estudios de conveniencia y oportunidad Registro consulta precios Registro de solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal Certificado de disponibilidad presupuestal Contratos, Ordenes de trabajo, Ordenes de compra Registro de evaluación de proveedores Registro de reevaluación de proveedores Registros de interventoría / verificación de producto o servicio comprado Registros de seguimiento al proceso Registros de AC, AP, AM Registros de seguimiento al proceso Registros de auditorias internas al proceso Registros C, AP, AM COMUNICACIONES DEL PROCESO INFORMACION DE ENTRADA COMUNICACIONES A RECIBIR
ORIGEN
Responsable proceso Requisición de bienes Todas las e insumos dependencias
MEDIO
FRECUENCIA
Escrito
Cada vez que sea necesario
Escrito
Cada vez que sea necesario
RESPONSABLE RECEPCION Profesional Universitario (Recursos Físicos) Profesional Universitario (Recursos Físicos) Profesional Universitario (Recursos Físicos)
Información proveedores
Proveedores
Escrito Cotizaciones
Proveedores
Cada vez que sea necesario
Decisión de compra
Gestión recursos Escrito físicos
Cada vez que sea necesario
Proveedor
Gestión recursos Escrito físicos
Cada vez que sea necesario
Proveedor
Orden de compra
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INFORMACION DE SALIDA COMUNICACIONES A TRANSMITIR NC o problemas con productos
DESTINO
MEDIO
FRECUENCIA
RESPONSABLE
Proveedores
Telefónico o escrito
Cada vez que sea necesario
Profesional Universitario (Recursos Físicos)
Escrito
Cada vez que sea necesario
Actas de pago a Contratistas, proveedores
Contabilidad
Resultado medición logro de objetivos
Asesor Control Interno
Resultados de selección, evaluación y reevaluación
Dirección Subdirectores Proveedores
Solicitud de cotización
Escrito
Disponibilidad de bienes e insumos
Mensual
Profesional Universitario (Recursos Físicos)
Anual
Profesional Universitario (Recursos Físicos)
Escrito
Telefónico Proveedores
Cada vez que sea necesario
Toda la entidad
Cada vez que sea necesario
Intranet
Interventor
Profesional Universitario (Recursos Físicos) Profesional Universitario (Recursos Físicos)
ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN:
ACTIVIDAD
METODO / ACCION
FRECUENCIA
RESPONSABLE CONTROL
Seguimiento
A ejecución plan de compras
Mensual
Profesional Universitario (Recursos Físicos) Asesor Control Interno
A selección y evaluación de proveedores
Mensual
Profesional Universitario (Recursos Físicos) Asesor Control Interno
A reevaluación de proveedores
Semestral
Profesional Universitario (Recursos Físicos) Asesor Control Interno
Semanal
Profesional Universitario (Recursos Físicos) Asesor Control Interno
A cumplimiento Manual de contrataciones
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Medición
A oportunidad envío de informes
Anual
Profesional Universitario (Recursos Físicos) Asesor Control Interno
A mejoramiento del proceso
Mensual
Profesional Universitario (Recursos Físicos) Asesor Control Interno
VEASE ANEXO Nº 2
INSTRUCCIONES DE OBLIGADO CUMPLIMIENTO: El proceso de gestión de recursos físicos debe realizarse siguiendo las siguientes indicaciones: Todas las acciones de compras y contrataciones se deben realizar bajo el estricto cumplimiento de las disposiciones legales contenidas en las leyes 80, 1150 y DR 2464 Todas las compras y contrataciones se deben realizar siguiendo las disposiciones contenidas en el Manual de contrataciones Los proveedores deben ser evaluados con base en criterios de calidad: capacidad de cumplimiento de especificaciones técnicas de producto, idoneidad técnica y profesional, capacidad de aprovisionamiento, garantías etc. No se podrá realizar ninguna compra de productos o servicios críticos a proveedor que no haya sido previamente evaluado y clasificado como proveedor aceptable. La selección de proveedores se debe realizar teniendo en cuenta los proveedores aceptables y con base en criterios económicos definidos por condiciones de venta ofrecidas. La requisición de materiales/ insumos debe ser aprobada y revisada por los Subdirectores de la respectiva área antes de tramitar la compra, salvo requisición aprobada directamente por la dirección Para compras críticas o mayores, la selección debe ser realizada por el grupo directivo (Director, Subdirectores) , quienes actuarán teniendo en cuenta los resultados de evaluación de proponentes o posibles proveedores. Las compras están sujetas a las disponibilidades presupuestales. Al autorizar una compra se debe bajar los gastos del plan de compras registrado El documento de compra debe especificar claramente el producto o servicio a comprar, incluyendo según sea el caso normas técnicas, acuerdos de verificación,
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documentos adicionales, etc. Además se debe diligenciarse original y copia la cual debe ser entregada al interventor o a la persona encargada de la recepción de los insumos. No se debe iniciar la ejecución de un contrato, sin que se haya legalizado completamente y se tenga impartida la orden de iniciación. Cuando existe proveedor único también deben cumplirse todos los procedimientos de registro y evaluación establecidos en la entidad. Si un proveedor de servicios realiza contratos diferentes, debe ser evaluado de manera independiente para cada servicio, por lo tanto es recomendable evaluar a los proveedores en todo su alcance y capacidad de aprovisionamiento o prestación de servicios. En lo posible se debe retroalimentar a los proveedores sobre la percepción que la entidad tiene sobre ellos, dándoles a conocer los resultados de evaluación y reevaluación. Siempre que llegue un material o insumo comprado se debe realizar verificación de recepción para asegurar el cumplimiento de requisitos y especificaciones pedidas, cuando se identifiquen NC en el producto o servicio recibido se debe actuar de acuerdo con el procedimiento para el tratamiento de no conformidades. Los proveedores deben ser reevaluados por lo menos una vez al año
