AEB White Paper

Erfolgreiches Inbound Supply Chain Management Fünf Optimierungschancen für bessere Planung, mehr Kontrolle und höhere Effizienz in der Lieferkette.

Inhaltsverzeichnis Executive Summary

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Fünf Optimierungschancen in der Inbound Supply Chain

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Chance 1: Inbound Transportation

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Chance 2: Frachtkostenmanagement

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Chance 3: Integrierte Rampenabwicklung

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Chance 4: Inbound Customs Management

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Chance 5: Supply Chain Visibility & Collaboration – durchgängige Planung für Transparenz & Effizienz

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Fazit: Potenziale heben mit IT

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Definition White Paper

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Impressum

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Executive Summary Das Management der Inbound-Logistik – also die Steuerung sämtlicher Prozessabläufe von der Beschaffung über den Wareneingang bis zur Versorgung der Produktion bzw. bis hin zum Distributionszentrum – bietet für viele Unternehmen noch großes Optimierungspotenzial. Vor allem auf fünf Themen sollten Unternehmen ein besonderes Augenmerk haben.

aufgestellt. Dagegen lassen sich im Bereich Inbound SCM oftmals noch große Potenziale heben. Die Inbound Supply Chain reicht dabei von den Lieferanten bis zur eigenen Produktion bei Industrieunternehmen bzw. bis hin zu den Logistikzentren im Handel. Dieses Whitepaper zeigt anhand von Praxisbeispielen und theoretischen Überlegungen auf, welche Bereiche der Inbound Supply Chain noch großes Optimierungspotenzial bieten und liefert darüber hinaus konkrete Handlungsempfehlungen zur Prozessverbesserung. Dazu geht es detaillierter auf die folgenden fünf Themen ein:

Die Distributionslogistik steht in der öffentlichen Diskussion in Fachmedien und auf Veranstaltungen im Rampenlicht. Aber in vielen Unternehmen ist die Prozesskette vom eigenen Unternehmen bis hin zu Kunden bereits sehr gut

1. Inbound Transportation Management

3. Integrierte Rampenabwicklung

2. Frachtkostenmanagement

4. Inbound Customs Management

5. Supply Chain Visibility & Collaboration Abb1: Optimierungschancen im Inbound Supply Chain Management

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Fünf Optimierungschancen in der Inbound Supply Chain Chance 1: Inbound Transportation Analysieren Unternehmen das Optimierungspotenzial in ihrer Logistik, kommen sie an den Transportprozessen nicht vorbei. Zwar stehen die Transportkosten seit Längerem im Fokus der Verantwortlichen, wenn es darum geht, Kosten zu senken und die Effizienz zu erhöhen. Der Schwerpunkt entsprechender Maßnahmen liegt aber vor allem auf der Distributionslogistik. Schließlich sind die OutboundTransporte die Schnittstelle zum Kunden und „fahren“ im wahrsten Sinne des Wortes die Umsätze ein.

Kosteneinsparungen, die aus folgenden Gründen möglich sind: 

Aber den Fokus von Optimierungsmaßnahmen auf die ausgehenden Transporte zu legen, greift in einer umfassenden Supply-Chain-Strategie zu kurz. Denn längere Lieferwege durch zunehmend internationale Beschaffung sowie hohe Transportfrequenzen durch immer niedrigere Bestände und Belieferungskonzepte wie Just-in-time machen auch die Inbound-Transporte zu einem der wichtigsten Kostenfaktoren in der Supply Chain. Und auch generelle Rahmenbedingungen wie steigende Energie- und Dieselpreise, Personalausgaben, Nebenkosten wie Maut sowie Umweltzertifikate sind hier ebenso wesentliche Kostentreiber wie bei den Outbound-Verkehren.

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Gerade Großkonzerne wie eben WalMart und PepsiCo haben oftmals ein deutlich höheres Transportvolumen als Zulieferer und können in den Verhandlungen mit ihren Carriern damit auch für ihre Inbound-Transporte bessere Konditionen erzielen. Zudem erhöht sich durch die zusätzlichen Inbound-Transporte das Frachtvolumen, sodass aufgrund dieser zusätzlichen Mengen noch bessere Konditionen verhandelt werden können. Durch die zusätzlichen Inbound-Transporte für die eigenen Carrier können diese einen Überblick über das gesamte Transportnetzwerk erhalten und haben dadurch die Möglichkeit zu umfassenden Optimierungen, beispielsweise Inbound- und Outbound-Transporte zu kombinieren oder übergreifende Milk Runs einzuführen. Die dadurch erzielten Einsparungen können sie an die Verlader weitergeben.

Ein weiterer Vorteil: Durch die Eigenvergabe der zulaufenden Transporte lassen sich die Frachtkosten von den Materialkosten trennen. Sind die Inbound-Transporte in der Hand der Zulieferer, berechnet dieser oftmals einen Gesamtlieferpreis aus Transport- und Materialkosten. Durch diese gewonnene Transparenz können nun Material- und Transportpreis einzeln verhandelt werden – und das auch von den entsprechenden Fachabteilungen.

Vor allem in den USA, so scheint es, entdecken die Unternehmen verstärkt die Vorteile, wenn sie die Organisation und Steuerung der zulaufenden Verkehre nicht ihren Lieferanten überlassen, sondern diese selbst die Hand nehmen. So kündigte der Einzelhandelsriese Wal-Mart im Jahr 2010 an, verstärkt die eingehenden Transporte von seinen Zulieferern zu übernehmen. Ziel ist es, dass die eigene Lkw-Flotte sowie die entsprechenden Gebietsspediteure von Wal-Mart die Transporte übernehmen. Auch der Getränkekonzern PepsiCo organisiert seine InboundTransporte in den USA selbst und überlässt dies nicht seinen Lieferanten.

Beispiel Getränkeindustrie: Hier gibt es beispielsweise Experten, die sich auf den Einkauf von unterschiedlichen Verpackungen wie Dosen, Glas- oder Plastikflaschen spezialisiert haben und hier große Erfahrung haben – nicht aber beim Einkauf von Transportdienstleistungen. Liegen die Inbound-Transporte noch in der Verantwortung des Zulieferers, verhandeln die Einkäufer zwar vielleicht erfolgreich einen niedrigeren Flaschenpreis mit dem Argument niedrigerer Rohstoffpreise. Der Zulieferer könnte hier aber höhere Transportkosten entgegenhalten und einen insgesamt höheren Lieferpreis durchsetzen wollen.

Deutliche Kosteneinsparungen möglich Doch was sind die Gründe, warum sowohl Wal-Mart als auch PepsiCo dieses Inbound Transportation Management selbst steuern? Das Hauptargument für eine derartige Maßnahme ist in der Regel die Chance auf signifikante

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Darüber hinaus sind Unternehmen durch das Aufsplitten von Fracht- und Materialkosten in der Lage, die wirklichen Transportkosten etwa pro Stock Keeping Unit (SKU) zu berechnen und damit auch ihren eigenen Kunden ein präziseres Pricing zu bieten.

wenn ja, für welche Lieferanten, Relationen oder Regionen? Wichtige Entscheidungshilfen können hier Simulationen im Rahmen des Frachtkostenmanagements liefern. Unternehmen können hierbei anhand von Vergangenheitsdaten – oder auch anhand von Prognosedaten – unterschiedliche Szenarien bei der Vergabe ihrer Transportlogistik untersuchen und beispielsweise die Kosten berechnen, wenn Spediteur A, B oder C mit den Inbound-Transporten beauftragt wird.

Simulieren Sie unterschiedliche Szenarien Doch wie lässt sich ermitteln, ob die Organisation der zulaufenden Verkehre in Eigenregie wirklich sinnvoll ist und

Chance 2: Frachtkostenmanagement Neben dem Thema Simulationen kann es sich für Unternehmen lohnen, auch die weiteren Prozesse des Inbound-Frachtkostenmanagements zu analysieren – also die Abläufe rund um Auswahl, Beauftragung, Abrechnung und Kontrolle der Transportdienstleister. In einer Studie der 1 Aberdeen Group rechnen die Befragten damit, durch Optimierungsmaßnahmen in diesem Bereich bis zu 8,8 Prozent ihrer Frachtausgaben einsparen zu können.

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Doch wo liegen konkret die größten Potenziale im Frachtkostenmanagement? Die AEB-Experten sehen hier vor allem vier Themenfelder: 1.

In einer eigenen Whitepaper-Serie zu dem Thema „Kosten senken und Effizienz steigern durch intelligentes Frachtmanagement“ geht AEB diesen Themen auf den Grund und liefert Praxistipps und Handlungsempfehlungen. Die White Paper können Sie unter www.aeb.com/fracht kostenlos anfordern.

Frachtrechnungskontrolle: Automatisiert oder manuell Was ist der optimale Weg für die Überprüfung der eingehenden Spediteursrechnungen?

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Maßnahmen mit schneller Wirkung: Frachtmanagement optimieren durch intelligente Frachtkostenberechnung und Carrier-Integration. Ausschreibungen, Vertragsverhandlungen und Simulationen: Wie Sie langfristig erfolgreich mit Ihren Transportdienstleistern zusammenarbeiten. Frachtkostenrückverteilung: Automatisierte Zuordnung von Kosten auf Controlling-Konten, Kostenstellen, Abteilungen und Produkte.

Winning Strategies for Transportation Procurement & Payment, Aberdeen Group, Februar 2007.

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Chance 3: Integrierte Rampenabwicklung Eine effiziente Steuerung der Transportprozesse in Eigenregie darf allerdings nicht auf dem eigenen Firmengelände aufhören. Gerade Rampenprozesse zu steuern, ist derzeit eine der großen Herausforderungen in der Logistik. Es kommt unter anderem im Handel und in der Konsumgüterindustrie immer wieder zu unplanmäßigen Wartezeiten und zum Teil erheblichen Ineffizienzen bei der Abwicklung der täglichen Anliefer- oder Abholprozesse.

Derartige Lösungen ermöglichen das unkomplizierte Verwalten der Zeitfenster all Ihrer Laderampen: Einzelne Zeitfenster können schnell einzelnen Rampen zugewiesen werden. Auch das Verschieben von Zeitfenstern geht einfach. Und Unternehmen haben mit derartigen Lösungen die Verladesituation im Blick: Welcher Spediteur hat welche Zeitfenster gebucht? Auf diese Weise ist etwa auch bekannt, wann welche Aufträge im Wareneingang zu erwarten sind.

Werden nun die eingehenden Transporte in Eigenregie organisiert, haben die Unternehmen in der Regel einen viel präziseren Überblick darüber, welche Waren mit welchem Spediteur in der eigenen Produktion bzw. im eigenen Lager ankommen. Der volle Nutzen dieses Informationsvorsprungs lässt sich dann durch den Einsatz eines Zeitfenstermanagementsystems erzielen, das die Abwicklung an den Laderampen für Anlieferungen und Abholungen erleichtert. Die Transportpartner des Unternehmens können in der Regel jederzeit und unkompliziert auf ein derartiges System zugreifen, freie Zeitfenster abfragen und mit wenigen Klicks den gewünschten Slot buchen.

Kommt es zu einer Störung in der Lieferkette – etwa durch unvorhersehbare Wetterkapriolen oder Staus auf den Straßen – alarmieren die meisten Systeme auch automatisiert und proaktiv bei der Überschreitung eines gebuchten Zeitfensters. So besteht die Möglichkeit, auf die neuen Umstände sofort zu reagieren und den später eintreffenden Lkw beispielsweise über eine Ausweichrampe abzufangen.

Chance 4: Inbound Customs Management Um dies zu erreichen, ist eine automatisierte Abwicklung durch entsprechende Zollsoftware sinnvoll, die in die Logistikprozesse integriert ist. Das ist umso einfacher, wenn die eingehenden Transporte selbst organisiert werden und über das eigene Versand- oder Transportmanagementsystem abgewickelt werden, in das dann idealerweise auch die Zollabwicklung integriert ist.

Zollschranken heißen nicht nur so. Sie können tatsächlich die logistische Leistung blockieren, Prozesse verzögern und den Geschäftserfolg gefährden. Vor allem Warenströme in weitverzweigten und mehrstufigen Beschaffungsnetzwerken regelkonform und effizient zu steuern, ist keine einfache Aufgabe. Unternehmen, die ihre Inbound-Transporte selber steuern, sollten darüber nachdenken, auch ihre Importabwicklung in Eigenregie zu organisieren. Laut einer Studie 2 der Aberdeen Group aus dem Jahr 2011 lassen sich die Kosten für eine Importabwicklung um bis zu 85 Prozent reduzieren, wenn diese Aufgabe inhouse statt durch einen externen Dienstleister übernommen wird.

Ein weiterer Vorteil derartiger IT-Unterstützung ist eine deutlich höhere Produktivität und geringere Fehleranfälligkeit bei den Importprozessen. Laut oben genannter Aberdeen-Studie lässt sich die Produktivität in der Importabwicklung um 90 Prozent steigern, wenn etwa auch Prozessschritte wie Klassifizierung oder Dokumentenerstellung automatisiert werden. Zudem können über ein derartiges System die entsprechenden Informationen und Dokumente Lieferanten, Transportpartnern und Kunden elektronisch zur Verfügung gestellt werden.

Idealerweise wird die Importabwicklung dann bereits in die Transportprozesse mit eingebettet, so dass sichergestellt ist, dass es zu keinen Verzögerungen, etwa durch falsch ausgestellte, fehlende oder verspätete Einfuhrerklärungen kommt. Unternehmen mit hohem Importvolumen sollten bestrebt sein, dass der Zollbeamte die angemeldete Ware bereits elektronisch bearbeitet, während sie unterwegs ist.

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Globalization - Linking Supply Chain Transformation to the Profit and Loss Statement, Aberdeen Group, September 2011.

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Chance 5: Supply Chain Visibility & Collaboration – durchgängige Planung für Transparenz & Effizienz über die Warenströme zu erhalten – denn Liefertermin, Ware und Menge sind bekannt und bestätigt.

Transportsteuerung, Zeitfenstermanagement und Importabwicklung – wenn diese Prozessschritte der Inbound-Supply-Chain in Eigenregie organisiert werden, erhöht sich auch die Transparenz über die zulaufenden Verkehre, über deren aktuellen Status und über eventuelle Probleme und Verzögerungen.

Diese aus Papierdokumenten ausgelesenen Informationen oder aus dem EDI können in einem zentralen IT-System bereitgestellt werden, das alle Ressourcen, Kapazitäten, Bestände und Prozesse in der Supply Chain transparent macht und den schnellen Informationsaustausch zwischen den Partnern standardisiert, fördert und erleichtert. Als zentrale Stelle integriert eine derartige Lösung alle beteiligten Partner und Systeme und stellt alle relevanten Informationen vereinheitlicht bereit.

Basis hierfür ist jedoch immer eine sehr gute Qualität der Daten und Informationen, ohne die auch die modernsten und leistungsfähigsten IT-Systeme in der Unternehmenspraxis nur bedingt funktionieren können: Je größer beispielsweise die Entfernung zum Lieferanten und je länger die Lieferzeit der Ware im beschaffungslogistischen Prozess ist, umso wichtiger ist etwa ein lückenloses Nachverfolgen der Ware im Zulauf. Visibility- oder auch Tracking- & Tracing-Tools können dabei unterstützen, wenn es darum geht, Sendungen über einen möglichst langen Zeitraum zu kontrollieren und so die frühzeitige Möglichkeit zur Reaktion zu gewährleisten.

Von Vorteil ist auch die Zusammenarbeit mit möglichst wenigen, verlässlichen Spediteuren. Dies ermöglicht bei der Durchführung von Transporten die Etablierung qualitativ hochwertiger Prozessabläufe. Denn wenn der Spediteur gute, aussagefähige Daten über Laufzeiten, Lieferengpässe oder Ähnliches frühzeitig im System zur Verfügung stellt, ist auch die Kalkulation einzelner Schritte entlang der Supply Chain sehr viel besser möglich.

Doch wie lassen sich diese Informationen gewinnen und konsolidieren? Leider gibt es noch keinen einheitlichen Standard zum Austausch von Informationen entlang der Supply Chain – also keine „Amtssprache“ für Collaboration. Daher ist die Integration von Partnern oft sehr anspruchsvoll. Weit verbreitet ist die Kommunikation mittels Electronic Data Interchange-Nachrichten (EDI). EDI beschreibt die elektronische, weitestgehend automatisierte Übermittlung strukturierter Daten mittels festgelegter Nachrichtenstandards von einer Software in eine andere. Das EDISystem ermöglicht somit, Daten aus dem hausinternen System eines Unternehmens beispielsweise an das Inhouse-System des Partners zu übergeben. Dazu sollten sich die beteiligten Unternehmen auf einen einheitlichen Nachrichtenstandard wie EDIFACT oder ANSI X.12 einigen.

Eine derartige Transparenz hat einerseits Vorteile für die eigenen nachgelagerten logistischen Prozesse der Unternehmen. Denn wenn man noch genauer einschätzen kann, welche Transportvolumen wann auf die Produktion oder Logistik zurollen, können die nachgelagerten Prozesse aufgrund dieser Informationen besser vorausgeplant und koordiniert werden. So lassen sich im Lager zum Beispiel Kommissionier- oder Auslagerungsaufträge passgenau freigeben und die notwendigen Ressourcen rechtzeitig disponieren – etwa die entsprechende Anzahl an Mitarbeitern oder auch Fördertechnik, die für die Bereitstellung oder auch die Einlagerung notwendig sind. Das verkürzt nicht nur die Abfertigungszeit an der Rampe, sondern sorgt auch für eine bessere Ressourcenauslastung im Lager und eine bessere Gesamtkoordination der Logistikkette.

Doch es gibt auch Lösungsansätze über EDI hinaus, denn gerade kleine Unternehmen sind oftmals nicht in der Lage, via EDI zu kommunizieren. Hier können zum Beispiel schlanke Webportale in Kombination mit Scan- bzw. OCRLösungen helfen. Mithilfe derer lassen sich etwa warenbegleitende Papiere oder Auftragsbestätigungen verarbeiten und die Informationen aus derartigen Dokumenten auslesen. Auf diese Weise kann etwa eine Kombination aus Bestellung und Auftragsbestätigung ein gutes Informationsgrundgerüst bieten, um einen Überblick

Zudem profitiert auch die Beschaffungslogistik. Denn die Effizienz kann im Inbound-Prozess deutlich höher sein, wenn in der Beschaffungslogistik im Pull-Verfahren Ware erst dann an die eigenen Standorte geholt wird, wenn sie tatsächlich dort gebraucht wird. Dann müssen allerdings die vorlaufenden Prozesse reibungslos funktionieren und aufeinander abgestimmt sein.

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Fazit: Potenziale heben mit IT Höhere Transparenz, schnellere und sicherere Prozesse sowie deutliche Kosteneinsparungen – das sind die Potenziale, die noch in vielen Inbound-Supply-Chains liegen. Wie dieses White Paper zeigt, lässt sich deren Realisierung am besten durch den Einsatz geeigneter Software erreichen. Ein besonderes Augenmerk bei der Auswahl entsprechender Lösungen sollten die Unter-

nehmen dabei auf die Integration und Durchgängigkeit der Systeme haben. Im Idealfall wird der ganze InboundProzess von Transport-, Zoll- und Rampenabwicklung bis hin zur übergreifenden Transparenz der Prozesse in einem System abgewickelt. Das vermeidet und reduziert Schnittstellen, Datenredundanzen und Fehleranfälligkeit und sorgt für Transparenz, Effizienz, Schnelligkeit und Stabilität.

Die Potenziale in der Inbound Supply Chain:       

Transparenz über die eigene Prozesskette Höhere Kontrolle der nationalen oder internationalen Supply Chain Bessere Reaktionsmöglichkeit auf ungeplante Störungen Qualitätssteigerung in der internen Planung In der Regel höhere Kosteneffizienz bzw. -kontrolle Verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden Effiziente Auslastung der Kapazitäten von Dienstleistern bzw. Spediteuren, dadurch auch bessere Preise

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Definition Whitepaper Unter einem Whitepaper versteht AEB ein Dokument, in dem wir über ein Thema sachkundig und neutral informieren. Gegenstand eines Whitepapers können Vorschriften und Gesetze, Standards, Technologien,

Lösungen und Prozesse sein, die unsere Experten analysieren und erklären. Ein Whitepaper spiegelt den aktuellen Stand wider – zukünftige Änderungen an den Sachverhalten sind nicht ausgeschlossen.

Über AEB: Expertise für SCM, Zoll & IT AEB ist ein internationales Unternehmen mit über 5000 Kunden und mehr als 400 Mitarbeitern. Mit der durchgängigen Software-Suite ASSIST4 sowie Beratungsdienstleistungen und Services unterstützt AEB Unternehmen, die Supply-Chain-Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren. Dabei integrieren die Lösungen von AEB Logistik- und Außenwirtschaftsprozesse: Zollabwicklung, Exportkontrolle und Präferenzmanagement sind eingebettet in Lösungen für das globale Supply Chain Management. Der Warenfluss wird effizienter, schneller und sicherer. Zudem ermöglicht es ASSIST4, die

Transparenz in der Lieferkette zu erhöhen und Transporte bis zum Endkunden zu überwachen und zu steuern. AEB hat ihren Hauptsitz in Stuttgart und Geschäftsstellen in Hamburg, Düsseldorf, München und Soest sowie Entwicklungszentren in Mainz und Lübeck. International vertreten ist AEB in Großbritannien (Leamington Spa), Singapur, in der Schweiz (Zürich), Österreich (Salzburg), Schweden (Malmö), in den Niederlanden (Rotterdam), in Tschechien (Prag), Frankreich (Paris) und in den USA.

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