Monitoring KA2 Strategische Partnerschaften 16.06.2016, Bonn

Administrative und finanzielle Aspekte der Endabrechnung Susanne Möller-Andres

Welche Themen erwarten Sie heute?
Hinweise für Projektdurchführung
Abschlussbericht
Prüfungen und Kontrollen
Belege und Nachweise


Einführung in das Mobility Tool+

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Projektdurchführung – Vertragsänderungen 1. Änderungen, die beantragt werden müssen (Änderungsantrag)





Partnerwechsel (Formular plus Budgettabelle) Budgetänderungen (Tabelle Budgetänderungen) Verlängerung der Laufzeit (formloser schriftlicher Antrag) Änderung der Aktivitäten (formloser schriftlicher Antrag)

 Änderungen grundsätzlich vor Umsetzung der Änderung beantragen!  Änderungsanträge bis 30 Tage vor Projektende möglich 2. Änderungen, über die die NA informiert werden muss



Änderung der Kontaktdaten wie Kontaktperson, zeichnungsberechtigte Person oder Anschrift: schriftliche Benachrichtigung an die NA Änderung der Bankverbindung: neues Bankformular im TeilnehmerPortal hochladen

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Übertragung von Fördermitteln (ohne Benachrichtigung der NA möglich) Finanzhilfevereinbarung Art. I.3.2 Übertragung aus den Kategorien…

in die Budgetkategorien… bis zu 20 %


Projektmanagement und -durchführung





Länderübergreifende Projekttreffen Intellektuelle Outputs Multiplikatorenveranstaltungen Länderübergreifende Bildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten







Länderübergreifende Projekttreffen Intellektuelle Outputs Multiplikatorenveranstaltungen Länderübergreifende Bildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten


Außerordentliche Kosten


Beliebige Budgetkategorie (außer Unterstützung bei bsd. Bedarf)

beliebig


Unterstützung bei besonderem Bedarf
Außerordentl. Kosten (Bankgarantie)

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Übertragung von Fördermitteln Finanzhilfevereinbarung Art. I.3.2




Budgetübertragungen auf eine Budgetkategorie, für die im Fördermittelantrag keine Fördersumme beantragt wurde oder für die keine Fördersumme gemäß Anhang II gewährt wurde, sind nicht zulässig




Ausnahme für die Budgetkategorie Unterstützung bei besonderem Bedarf (Zuschuss für Teilnehmende mit Behinderung), auf die eine Budgetübertragung auch dann erfolgen kann, wenn im Fördermittelantrag keine Fördersumme beantragt wurde

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Übertragung von Fördermitteln Finanzhilfevereinbarung Art. I.3.2




Fördermittel einer beliebigen Budgetkategorie – mit Ausnahme der Kategorie Unterstützung bei besonderem Bedarf – dürfen auf die Budgetkategorie außerordentliche Kosten übertragen werden, um die Kosten einer Bankgarantie zu decken (soweit von der NA gefordert), selbst wenn keine Fördermittel für außerordentliche Kosten zugewiesen wurden.




In beiden Ausnahmefällen ist die Erhöhung um maximal 20 % der Budgetkategorie außerordentliche Kosten nicht anwendbar.

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Übertragung von Fördermitteln Generell gilt:




Jede Übertragung darf zu einer Steigerung von max. 20% des ursprünglichen Budgets dieser Kategorie führen.




Mittelverschiebungen dürfen keine negativen Auswirkungen auf die Durchführung des Projekts haben.




Mittelverschiebungen müssen mit Berichten zu Aktivitäten und Leistungen des Projekts im Einklang stehen.




Verschobene Mittel müssen mit entsprechenden Aktivitäten unterlegt sein (z.B. zusätzliche länderübergreifende Treffen).

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Abschlussbericht Der Abschlussbericht des Projekts erfolgt innerhalb von 60 Tagen nach Ende der Laufzeit und umfasst mehrere Aspekte:


Dokumentation der Aktivitäten im Mobility Tool+ / Abschlussbericht




Budgettabelle aus dem Mobility Tool+




Bereitstellen der Projektergebnisse auf der Project Results Platform




Belege bei außergewöhnlichen Kosten




Ehrenwörtliche Erklärung (Declaration of Honour)

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Abschlussbericht 1.

Abschlussbericht bei der NA (online) einreichen

2.

Formale Annahme bzw. Nicht-Annahme (Nachreichungsfrist von i.d.R. 14 Tagen) des Berichts durch die NA

3.

Inhaltliche und finanzielle Prüfung des Berichts in der NA

4.

Zuschussfestsetzung und Rückmeldung der Nationalen Agentur

5.

Auszahlung Restbetrag

Bewertung des Abschlussberichtes kann den endgültigen Zuschuss reduzieren (Annex III, Art. III C) _________________________________________________________

Widerspruchsfrist (30 Tage)
ggf. Nachzahlung © NA beim BIBB

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Prüfungen und Kontrollen Anhang III Art. IV


Kontrolle des Abschlussberichts (100%) online / Belege für außergewöhnliche Kosten




Belegprüfungen Zufallsauswahl mit oder nach Abschlussbericht




Vor-Ort-Kontrolle während der Projektdurchführung Stichproben-Auswahl




Vor-Ort-Kontrolle nach Abschluss des Projekts Stichproben-Auswahl

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Belege / Nachweise Projektmanagement und -durchführung


Beschreibung der Aktivitäten und Ergebnisse im Abschlussbericht




Bereitstellung der Ergebnisse auf der Project Results Platform

Länderübergreifende Projekttreffen
von der aufnehmenden Einrichtung unterzeichnete Erklärung mit Angabe des Namens des Teilnehmenden, dem Zweck der Aktivität im Ausland sowie ihres Anfangsdatums und Enddatums
Bei Abweichung des Herkunftsorts (oder Zielorts) vom Standort der entsendenden (aufnehmenden) Einrichtung erfolgt der Nachweis des tatsächlichen Reiseverlaufs durch Reisebelege oder andere Rechnungen mit Angabe des Herkunftsortes und des Zielortes

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Belege / Nachweise Intellektuelle Outputs



Nachweis durch Bereitstellung der Ergebnisse auf der Project Results Platform Nachweis durch Arbeitszeitabrechnung / Timesheets pro eingesetzte Person mit folgenden Angaben: - Name der Person und Funktion (Personalkategorie) - Unternehmen / Organisation - Arbeitstage in dem Projekt (Datum je Monat und kurze Beschreibung der Tätigkeiten) - Gesamtanzahl der aufgewandten Arbeitstage dieser Person - Nachweis des Arbeitsverhältnisses zwischen der Person und dem Zuschussempfänger (z.B. Arbeitsvertrag, Bestätigung ehrenamtliche Arbeit) - Unterschrift des Mitarbeitenden - Bestätigung durch Vorgesetzten

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Belege / Nachweise Multiplikatorenveranstaltung


Beschreibung der Multiplikatorenveranstaltung im Abschlussbericht




Nachweis der Teilnahme in Form einer von den Teilnehmenden unterzeichneten TN-Liste mit Angabe des Namens, Datum und Ort der Veranstaltung und für jeden TN: Name, E-Mail-Adresse, Name und Anschrift der die Person entsendenden Einrichtung




Tagesordnung und alle auf der Veranstaltung genutzten/verteilten Unterlagen

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Belege / Nachweise Länderübergreifende Bildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten
Reisekosten: Teilnahmebestätigung (von der aufnehmenden Einrichtung unterzeichnete Erklärung mit Angabe des Namens des TN, Zweck der Aktivität im Ausland sowie Anfang- und Enddatum); bei Abweichung Herkunfts-/Zielort: Reisebelege (Bordkarten, Rechnungen)
Individuelle Unterstützung: Teilnahmebestätigung in Form einer von der aufnehmenden Einrichtung unterzeichneten Erklärung mit Angabe des Namens des TN, Zweck der Aktivität im Ausland sowie Anfang- und Enddatum
Sprachliche Unterstützung: - Teilnahmebescheinigung des Kurses - Rechnungsbelege von Lernmaterialien - unterzeichnete Erklärung des TN bei sprachlicher Unterstützung durch den Koordinator

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Belege / Nachweise Besonderer Bedarf


Rechnungen der tatsächlichen Kosten

Außergewöhnliche Kosten
Untervergabe: Rechnungen der tatsächlichen Kosten
Bankgarantie: Nachweis der Kosten
Abschreibungskosten: Belege über Erwerb, Miete oder Leasing und Nachweis, dass diese Kosten in der Projektlaufzeit und der Anteil der tatsächlichen Nutzung für das Projekt notwendig sind

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Belege / Nachweise Generell gilt:


Belege müssen nachweisen, dass die „Aktivität“ stattgefunden hat  Ausnahme: Kosten, die bis zu 75% oder 100% erstattet werden (außergewöhnliche Kosten und besonderer Bedarf bei Behinderung)
Ausführliche Erläuterung der Belege in der Finanzhilfevereinbarung Art. II.16.2 und 16.4
Originalbelege müssen nach Schlusszahlung 5 Jahre aufgehoben werden (3 Jahre Aufbewahrung bei Projekten mit Finanzhilfe von max. 60.000 EUR)

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Monitoring KA2 Strategische Partnerschaften 16.06.2016, Bonn

Einführung in das Mobility Tool+ Carina Lochner

Was erwartet Sie heute? 1. Was ist das Mobility Tool+ 2. Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? 3. Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum Projekt? 4. Wie gebe ich die Projektkosten ein? 5. Wie überwache ich mein Projektbudget? 6. Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen Agentur ein?

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Was ist das Mobility Tool+?

Mobility Tool+

EU-Kommission

Unterstützt die Begünstigten (Projektträger) bei der Verwaltung der Strategischen Partnerschaft, sowie bei der Berichterstattung im Rahmen von Erasmus+.

Projektträger

Nationale Agentur © NA beim BIBB

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Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? (1)




Mein Antrag war erfolgreich und die Nationale Agentur übermittelt meine Projektdaten aus dem Antrag ins Mobility Tool+.




Die im Antrag genannte Kontaktperson erhält automatisch eine Nachricht auf die Mailadresse, welche im Antrag hinterlegt ist.

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Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? (2)

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Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? (3) Erste Anmeldung • Für die als Kontaktperson hinterlegte Mailadresse existiert bereits ein ECASZugang (ECAS: European Commission Authentification Service), dann erhält der Projektträger direkten Zugang ins Mobility-Tool. Hinweis: Der Zugang zum Mobility Tool+ ist an die Mailadresse der Kontaktperson und zeichnungsberechtigten Person gekoppelt. • Verfügt die im Antrag hinterlegte Kontakt-Mailadresse noch nicht über eine ECAS-Kennung, muss für diese Mailadresse ein ECAS-Zugang angelegt werden. ACHTUNG: ECAS-Kennworte müssen alle 6 Monate erneuert werden.

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Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? (4) • ECAS-Registrierung

Hinweis: eine Anleitung zur Registrierung finden Sie im Dokumentencenter der NA-BIBB

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Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? (5) Mögliche Fehlerquellen:


Bei der Anmeldung: als Domäne wurde nicht „extern“ angeklickt




Fehlermeldung: It

seems that your role in the system has not

defined yet… Lösung: 1. Es hat sich eine andere Person angemeldet, als im Antrag angegeben 2. Eine andere Email- Adresse wurde im Antrag verwendet 3. Das Projekt ist noch nicht freigeschaltet

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Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? (5)

Den Link zum Mobility-Tool finden Sie unter www.na-bibb.de © NA beim BIBB

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Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? (7)

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Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility Tool+? (8)

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Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum Projekt? (1) Neben der Kontaktperson benötigen weitere Personen Zugang wie z.B.: • Kolleginnen und Kollegen des Projektträgers • Mitarbeiter aus Partnereinrichtungen

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass im Falle des Falles immer mehrere Mitarbeiter des Projektträgers einen Zugang zum Projekt haben.

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Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum Projekt? (2)

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Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum Projekt? (3)

• Organisation • Berechtigung • Adresse

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Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum Projekt? (4) Wurde eine neue Kontaktperson (z. B. Kollege) angelegt, so erhält diese direkt eine Einladungsmail auf die im System angegebene Mailadresse

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Wie gebe ich Projektkosten ein? (1)

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Wie gebe ich Projektkosten ein? (2)

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Wie gebe ich Projektkosten ein? (3)

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Wie gebe ich Projektkosten ein? (4)

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Wie gebe ich Projektkosten ein? (5)

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Wie gebe ich Projektkosten ein? (6)

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Wie überwache ich mein Projektbudget? (1)

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Wie reiche ich meine Abschlussbericht bei der NA ein? (1)

In die Entwurfsfassung Ihres Schlussberichts gelangen Sie über „Entwurf bearbeiten“.

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Wie reiche ich meine Abschlussbericht bei der NA ein? (2)

• Rahmendaten werden automatisch übernommen • Budgetdaten kommen aus den Eingaben der Kostenarten

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Wie reiche ich meine Abschlussbericht bei der NA ein? (3)

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Wie reiche ich meine Abschlussbericht bei der NA ein? (4)

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Wie reiche ich meine Abschlussbericht bei der NA ein? (5)

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Wie reiche ich meine Abschlussbericht bei der NA ein? (6)

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Unsere Unterstützung für Sie Wir beraten Sie in der Planung, bei der Antragstellung, während der Durchführung und im Hinblick auf den Abschlussbericht
Fragen zu Administration und Finanzen, Tools Team Administrative und finanzielle Projektbetreuung 0228/107-1700, [email protected]
Inhaltliche Fragen zur Planung, Beantragung, Durchführung Team Innovation und Kooperation in der Berufsbildung 0228/107-1500, [email protected] Team Erwachsenenbildung, Transparenz von Qualifikationen 0228/107-1300, [email protected]

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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