Administrative Office of the Courts    Supreme Court of New Mexico        Arthur W. Pepin, Director  237 Don Gaspar, Room 25  Patrick T, Simpson, Deputy Director  Santa Fe, NM  87501    (505) 827‐4800    (505) 827‐4824 (fax)    www.nmcourts.gov          Statewide ADR Commission  Summary – June 15,  2012  John E. Brown Juvenile Justice Center, Albuquerque, NM    I.  Welcome and Introductions   Justice Edward Chavez called the meeting to order at 9:30 a.m.  He noted that the ADR Summit  was hugely successful. He reported that at the Judicial Conclave he had the opportunity to talk  with  many of the judges who attended the Summit and that we were ready to move on. The  research has been conducted and is in place; we are in a position to adopt guidelines, best  practices and rules, and that we can begin a marketing effort. David Smoak has agreed to chair a  Marketing subcommittee and the interest is in a proposal to the January 2013 budget  committee for a proposal to fund and education DVD for the courts, litigants and others with  written materials to accompany the DVD for those who cannot access the technology.     Justice Chavez notes that the budget request is due to the AOC by July 7th and to the Budget  Committee by August. He also indicated an interest in asking for money to compensate  Commissioners for travel expenses.    Justice Chavez indicated that we will reconvene or form subcommittees at this meeting and they  will meet in July and report back to the Commission at a meeting in August.    II.  Report from the ADR Summit       David Levin reported back from the Summit surveys and from the follow‐up meetings with the      Summit Planning Committee, Justice Chavez, and the Ohio guests. From the follow‐up meeting      these suggestions emerged: look at local rules; create a pilot project; have another summit with      more local participants; decide on a tangible outcome and deliver it; consider a video on      mediation.    From the Survey, 9 districts asked for assistant; 26 surveys indicating an interest in mediator  training; and 24 surveys indicated an interest in help with marketing and connecting with their  communities. Handouts are attached to these minutes.    Other findings included increasing communicating around the state, possible by having a more  inclusive list serve, an expanded website, and/or teleseminars with court staff.    III.  Meeting Outcomes     Three subcommittees were convened:   ‐ Standards which will include program standards, mediator qualifications and best     practices.  ‐ Marketing which will focus on one initial project: produce a DVD to educate courts,     attorneys, and litigant about mediation. 

‐ Pilot program subcommittee to explore initiating a program with measurable outcomes.  ‐ Subcommittee Chairs and Members are listed in the Attachment.    Districts that requested assistance on their Summit questionnaires were reviewed and  Commissioners in their region were assigned to them. The assignments are:  ‐ Celia Ludi, 1st Judicial District  ‐ Susan Laughlin, Marsha Lichtenstein – 3rd Judicial District  ‐ Justice Chavez – 12th Judicial District  ‐ Kevin Spears and David Smoak – 9th Judicial District, including Legal Aid – Matt Rowland  ‐ Mari Gish – 7th Judicial District  ‐ Sara Stevens – 10th Judicial District  ‐ Sara Stevens – 4th Judicial District  ‐ Marsha Lichtenstein, Susan Barnes‐Anderson, and Mari Gish – Magistrate Courts      A summary of the details of the discussion about the subcommittees and the rest of the agenda   items is attached. 

IV.        V.  Next Steps: The three subcommittees will meet in July and report back to the Commission at the      meeting in August. Marsha Lichtenstein will coordinate the date and location and email      Commissioners and others.       Meeting Attendees:  Members Present:    Justice Edward L. Chavez, Chair    Susan Barnes Anderson         Darcy Bushnell          Judge Duane Castleberry    Mari Gish    Jeff Griffith    Susan Laughlin    David Levin, Co‐Chair    Celia Ludi    David Smoak    Sara Stevens    Kevin Spears    Judge Mark Sanchez    John T. Feldman  Mary Jo Lujan      Members Absent:  Bruce Hall      Ty Trujillo    Paul Briones  Fred Sena    Donald Schutte      Guests:           Staff:    Laura Bassein          Marsha Lichtenstein  Geoff Nims  Jeanette Martinez  Liz Jenkins  Philip Crump 

Ira Bolnick  Susan Malone  Sue Thorsen  Jean Civikly‐Powell  Pauline Artery        Attachments:  Detailed discussion notes  Summary of Summit Surveys 

Attachment:  June 15 Commission Meeting Minutes: Details of Discussion on new subcommittees and  other agenda items.      Discussion on Subcommittees  Program Standards and Guidelines  • Use national standards as the base  • Refer this question of whether to use national standards or our own standards to the  subcommittees  • Judges unaware of existing standards, so get them this information now  • Adopt standards and send them out: revisions will be made over time, get feedback  on the standards from courts, judges, State Bar, NMMA. Revisions will be made over  time as programs evolve  • Training requirements: subcommittee needs to address. A piece of this is how much  classroom time versus mentoring. Several trainers indicated there are good reasons  for the 40 hour training and the topic was not further explicated at this time.  • Court to view their existing or new programs through the lens of Recommended  Program Standards and report on how and whether their programs match the  standards  • How to organize ourselves: what is a priority  o Standards or best practices – programs and practices  o Marketing (emphasis on DVD)  o Outcomes – important but not to be dealt with in July  o Pilot a program or two and track outcomes  • Possibly look at programs that did not succeed as a pilot. Found in 8th JD and in  Magistrate Courts  • Best Practices: look at each existing program to see compliance with national  standards for programs. This would be a step in proposing best practices for  programs  • Three kinds of programs for pilot: healthy existing programs; programs that are  struggling; new initiatives  • NMMA has standards for mediators  • Pilot programs need the HOWs, and tracking outcomes, and reporting back on a  regular basis  • Make our deliverables useful – to the courts so they can move forward and to  litigants to help them use mediation  • Civil program standards as the first step, use Civil mediation as the pilot  • Recognize the diversity in the state: rural areas need to be part of whatever we are  doing  • We started with three standards to address: Mediator Qualifications; Program  Standard; and Best Practices for Mediators. At the end of the discussion we agreed  to have one subcommittee that is addressing standards and it will begin with 

•

program standards and them move into mediator standards, both qualifications and  best practices.    The program standards can apply to all courts or be addressed specifically to civil  case mediation: the subcommittee will figure this out. 

  Marketing  • The second committee is Marketing with an initial project of producing the DVD    Pilot Programs  • The third committee is going to decide on Pilot Programs.    Subcommittee Members  • The members of the subcommittees are:  o Standards: Celia Ludi, chair, Duane Castelberry, Jeff Griffith, Mari Gish, Susuan  Barnes‐Anderson, Susan Laughlin, David Levin, Sara Stevens, John Feldman,  Ira Bolnick, Laura Bassein  o Marketing: David Smoak, chair, Justice Chavez, Kevin Spears, Darcy Bushnell,  Marsha Lichtenstein  o Pilot Programs: Mark Sanchez, chair, Mari Gish, Sara Stevens, Susan Laughlin,  Susan Barnes‐Anderson, Celia Ludi, David Levin, David Smoak, Duane  Castleberry  • The Commissioners agreed that non‐commission members can serve on the  subcommittees  • The task of Outcomes will be addressed in the next wave of activities. Currently,  Mary Jo Lujan, Susan Barnes‐Anderson, and Darcy Bushnell volunteered at the last  Commission meeting to work on Cost/Benefit analyses. At this meeting, Celia Ludi,  Mari Gish, Sara Stevens and Justice Chavez indicated interest in being part of this  subcommittee. Marsha Lichtenstein is also working with this subcommittee.  • Guests attending the meeting commented and a question was asked about whether  the Commission’s focus was solely on settlement or did it also include a  healing/restorative approach as well. The Commission indicated it had a broad  definition of mediation and planned to be inclusive of restorative concepts.  • The subcommittees were charged with meeting in July and returning to the  Commission’s August meeting with their deliverables.  • Court staff training, an item added to the agenda, was not discussed