Administrationshandbuch System SAPERION Version 7.1
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Inhaltsverzeichnis 1
SAPERION – Grundlagen ...................................................................................
1
1.1 SAPERION Version ..............................................................................................
1
1.2 SAPERION und XML ..........................................................................................
2
1.3 Online-Hilfe und Hilfedateien ............................................................................
2
1.4 Bedienungshinweise für SAPERION ..................................................................
3
1.4.1
Löschen von Einzeldokumenten aus Ordnern ..............................................
3
1.4.2
Kopieren, Ausschneiden und Einfügen von Dokumenten ............................
3
1.4.3
Drag&Drop aus der Ergebnisliste ..................................................................
3
1.5 Neustart mit Beispiel Projektakte ......................................................................
4
1.6 Installieren von Szenarien ..................................................................................
4
1.6.1
Installieren von selbst erstellten Szenarien auf einem anderen System .......
4
1.6.2
Starten mit Szenarien-Import .........................................................................
5
1.7 Gegenüberstellung der verschiedenen Import-Möglichkeiten in SAPERION ...
5
1.8 Archivmedien .....................................................................................................
6
1.8.1
Einführung Medientypen ................................................................................
6
1.8.2
Mediendatenbanken ........................................................................................
7
1.8.3
Medien-Header ................................................................................................
7
1.8.4
Allgemeine Speicherstruktur auf Medien .......................................................
8
Speicherbedarf und Performance .................................................................
8
Speicherung in der Suchdatenbank .............................................................
9
Speicherung einer Dokumentenrevision ......................................................
9
1.8.5
Medienzugriff ...................................................................................................
10
1.8.6
Medientypen ....................................................................................................
11
Plug-In Medien ..............................................................................................
11
Dateisystem Medien .....................................................................................
11
1.8.7
Vergleich der Eigenschaften von Medientypen ..............................................
11
1.8.8
Puffer-Medien ..................................................................................................
13
Aufbau eines Puffer-Mediums ......................................................................
14
MEDIUM.INI .................................................................................................
14
Ablauf der Pufferung .....................................................................................
15
Ablauf Objekt-Replikation .............................................................................
15
1.9 Organisation der Dokumentenbenutzung .........................................................
16
1.9.1
Dokumente im elektronischen Archiv ............................................................
16
1.9.2
Dokumente in den Ablagekörben (Archivierungsumgebung) .......................
16
1.9.3
Dokumente in der Arbeitsumgebung (Checkout) .........................................
16
Serververwaltung über MMC ..............................................................................
17
2.1 Microsoft Management Console (MMC) .........................................................
17
2.1.1
Starten der MMC ............................................................................................
18
2.1.2
Speichern in der MMC ...................................................................................
18
2
2.1.3
Aktualisieren ....................................................................................................
18
2.2 Administrationsmöglichkeiten ............................................................................
19
2.2.1
Hinzufügen eines Snap-Ins ............................................................................
19
2.2.2
Verbinden des SAPERION Servers .................................................................
19
2.2.3
Server Passwort setzen ...................................................................................
20
2.2.4 Abgesetzter Modus .........................................................................................
20
2.2.5
Stationen beenden ..........................................................................................
21
2.2.6 Hardwareerkennung (nur bei SCSI-Geräten) .................................................
21
2.2.7
Initialisierung von Jukeboxen .........................................................................
22
2.2.8
Reorganisation von Medien ............................................................................
22
Allgemeine Hinweise zum Durchführen einer Reorganisation ...................
22
Reorganisation mit vorherigem Löschen der Datenbanken ........................
24
2.2.9 Ändern des Medien-Verzeichnisses ...............................................................
25
2.2.10 Diagnose ..........................................................................................................
25
Anzeigen der Log-Datei ................................................................................
25
Rücksetzen der Log-Datei .............................................................................
26
Archiv-Logs aktivieren ...................................................................................
26
ODBC-Log ......................................................................................................
27
2.3 SAPERION Core Server .......................................................................................
27
2.3.1
Benutzer ...........................................................................................................
27
Verbindungen .................................................................................................
27
Konten ............................................................................................................
28
Infrastruktur .....................................................................................................
28
Lizenzen .........................................................................................................
29
Globale Server ...............................................................................................
29
Ressourcen ....................................................................................................
30
Rendern ..........................................................................................................
31
Datenbank ........................................................................................................
32
ODBC .............................................................................................................
33
OBDC Protokolle ...........................................................................................
34
Transaktionen ................................................................................................
34
2.3.4
Dokumente ......................................................................................................
35
2.3.5
Medienpools ....................................................................................................
35
Medienpools ..................................................................................................
35
Medienpools - Server-Pools ..........................................................................
35
Automatisches Weiterschalten der Server-Pools .........................................
36
Löschen eines Server-Pools ..........................................................................
37
Medienpools - Globale Pools .......................................................................
37
Globalen Pool anlegen/ bearbeiten ..............................................................
37
Benannte Pools .............................................................................................
39
Löschen von Globalen Pools ........................................................................
39
Definieren eines Standardpools ...................................................................
39
2.3.2
2.3.3
2.3.6
Schreibpuffer ....................................................................................................
39
Schreibpuffer ..................................................................................................
39
Anlegen und Bearbeiten eines Schreibpuffers ............................................. 40 Deaktivieren eines Schreibpuffers ................................................................
42
Reparatur von Schreibfehlern .......................................................................
42
Protokollierung ..............................................................................................
43
Schreibpuffer-Queue bearbeiten ...................................................................
43
Caches ..............................................................................................................
43
Caches ............................................................................................................
43
Anlegen und Bearbeiten eines Caches .........................................................
44
Deaktivieren eines Caches ............................................................................
45
Reparatur im Cache ......................................................................................
46
Protokollierung ..............................................................................................
46
Cache-Queue bearbeiten ...............................................................................
46
Größe von Schreibpuffer und Lese-Cache justieren ....................................
46
2.3.8
Warteliste .........................................................................................................
47
2.3.9
Medien .............................................................................................................
48
Wechselmedien ..............................................................................................
48
Medientypen ..................................................................................................
48
Anzeigen von Medieninformationen ............................................................
48
Aktivieren eines Schreibschutzes für ein Medium ......................................
50
Entfernen eines Mediums .............................................................................
50
Erstellen einer Medienkopie .........................................................................
50
Löschen von Medien .....................................................................................
51
Formatieren eines Mediums .........................................................................
52
Automatisches Formatieren eines Mediums ...............................................
54
Zertifizieren von DVDs .................................................................................
55
Reorganisieren der Mediendatenbank .........................................................
55
Nachsignieren (Hash-Baum) ........................................................................
57
Protokollierung ..............................................................................................
57
Überprüfen der Medien ................................................................................
57
Migrierte Medien ...........................................................................................
58
Puffer-Medien ................................................................................................
58
Alle Medien ....................................................................................................
59
2.3.10 Laufwerke .........................................................................................................
59
2.3.7
Installieren von Laufwerken .......................................................................... 60 Löschen eines Laufwerks ..............................................................................
60
Auswerfen von Medien (SCSI-Laufwerke) ....................................................
61
Binäres Kopieren ...........................................................................................
61
2.3.11 Jukeboxen .........................................................................................................
62
Laufwerke in der Jukebox ..............................................................................
62
Slots in der Jukebox ......................................................................................
63
Laden und Auswerfen von Medien aus der Jukebox ...................................
63
2.3.12 Plug-Ins ............................................................................................................
63
2.3.13 Prozesse ...........................................................................................................
63
2.3.14 Tasks .................................................................................................................
63
Erstellen/ Bearbeiten eines Tasks ................................................................. 64 Task "Tabelle replizieren" ..............................................................................
65
Task "Abfrage replizieren" ............................................................................
66
Task "Systemdateien replizieren" .................................................................
66
Task "Benutzer-Daten replizieren" ...............................................................
66
Task "Benutzer-Körbe replizieren" ................................................................ 66 Task "Systemtabellen replizieren" ................................................................
67
Task "Index auf Medium updaten" ..............................................................
67
Task "Records Management Disposition" ...................................................
67
Task "Records Management Destruction" ...................................................
68
Task "LTANS Registrierung" .......................................................................... 68 Task "Makro ausführen" ...............................................................................
68
Task "Programm ausführen" ........................................................................
69
Task "Medien replizieren" ............................................................................. 69 Task "Mappe replizieren" .............................................................................. 69 Task "Medien spiegeln" ................................................................................
69
Task "Medien migrieren" ..............................................................................
70
Task "Cache verkleinern" ..............................................................................
71
Task "Cache schreiben" .................................................................................
71
Task "Plugin Medien-Zugriff" .......................................................................
71
2.3.15 Applikations-Server ..........................................................................................
71
2.3.16 Diagnose ..........................................................................................................
72
2.3.17 Definieren der Verbindungsparameter zum Core Server ..............................
72
2.3.18 Automatische Benachrichtigung per E-Mail im Fehlerfall .............................
73
2.3.19 Temporäres Löschen .......................................................................................
74
2.3.20 Indexdienst .......................................................................................................
75
Indexdienst bei Änderungen von Indexdaten ..............................................
75
Vorbereiten des Indexdienstes ......................................................................
76
Massenindexierungen ...................................................................................
76
2.3.21 Systemfeld SYSINDEXSTATE ..........................................................................
77
Auswirkungen von SYSINDEXSTATE bei der Ausführung des Tasks ..........
77
Auswirkungen von SYSINDEXSTATE bei der Benutzung von SAPERION ..
77
Übersicht SYSINDEXSTATE ..........................................................................
78
2.4 SAPERION R/ Link Server ..................................................................................
79
2.4.1
Registerkarte "Allgemein" ...............................................................................
80
2.4.2 Registerkarte "HTTP" ......................................................................................
80
2.4.3
Registerkarte "Host" .......................................................................................
81
2.4.4 Registerkarte "Logische Systeme" ..................................................................
81
2.4.5
Registerkarte "Feldmapping" ..........................................................................
82
2.4.6 Konfiguration des IIS für R/ Link ...................................................................
82
ISAPI und CGI Einschränkungen .................................................................
83
Virtuelles Verzeichnis anlegen ......................................................................
84
Eigenschaften des Virtuellen Verzeichnisses ...............................................
84
Administration Java Core Server ........................................................................
85
3.1 SAPERION Java Core Server (JCS) .....................................................................
85
3.2 Startup- und Refresh-Verhalten ..........................................................................
87
3.2.1
Update der Konfiguration zur Laufzeit ..........................................................
88
Die SAPERION Benutzerverwaltung ..................................................................
88
4.1 SAPERION Benutzer-Manager ...........................................................................
89
4.1.1
Suchen in der Benutzerverwaltung ................................................................
90
4.1.2
Einstellungen der Benutzerverwaltung ..........................................................
91
Registerkarte "Allgemein" .............................................................................
92
Registerkarte "Schema-Erweiterungen" ........................................................
93
Unicode Support ...........................................................................................
94
Anzeigen und Drucken der Benutzerverwaltung ...........................................
95
4.2 Aufbau einer Benutzerverwaltung ......................................................................
96
4.2.1
Strategie zum Aufbau einer Benutzerverwaltung ..........................................
96
Benutzer und Gruppen .................................................................................
96
3
4
4.1.3
Profile und Definition von Funktionsrechten ............................................... 96 Zugriffslisten und Definition von Zugriffsrechten .......................................
96
Standorte ........................................................................................................
97
Benutzerspezifische Masken ........................................................................
97
Benutzerspezifische Profile ...........................................................................
97
4.2.2 Benutzer ...........................................................................................................
98
Anlegen und Bearbeiten von Benutzern ......................................................
99
Dialog "Benutzereigenschaften" - Allgemein ............................................... 99 Der Technische Benutzer .............................................................................. 100 Dialog "Benutzereigenschaften" - Gruppen ................................................. 101 Dialog "Benutzereigenschaften" - Workflow ................................................ 102 Löschen von Benutzern ................................................................................ 104 4.2.3
Gruppen ........................................................................................................... 104 Anlegen und Bearbeiten einer Gruppe ........................................................ 105 Dialog "Gruppeneigenschaften" - Allgemein ............................................... 105 Dialog "Gruppeneigenschaften" - Mitglieder .............................................. 106 Dialog "Gruppeneigenschaften" - Gruppen ................................................. 107 Dialog "Gruppeneigenschaften" - Workflow ................................................ 107
4.2.4 Profile ............................................................................................................... 108 Dialog "Profil-Eigenschaften" - Allgemein ................................................... 108 Einstellungen pro Benutzer .......................................................................... 110
Einstellungen übernehmen ........................................................................... 111 Benutzerspezifische Einstellungen - Taschenrechner .................................. 111 Dialog "Profil-Eigenschaften" - Zugriff ......................................................... 115 Dialog "Profil-Eigenschaften" - Passwort ..................................................... 118 Benutzer mit mehreren Profilen ................................................................... 119 4.2.5
Zugriffslisten (ACL) ......................................................................................... 119 Anlegen und Bearbeiten einer Zugriffsliste ................................................. 120 Einschränkungen der Zugriffslisten ............................................................. 123 Zugriffsprofil .................................................................................................. 124
4.2.6 Verteilerlisten ................................................................................................... 124 Expandieren in ACL ....................................................................................... 125 Persönliche Verteilerlisten ............................................................................. 125 4.2.7
Standorte .......................................................................................................... 126 Anlegen und Bearbeiten eines Standortes ................................................... 126
4.2.8 Mandanten ....................................................................................................... 127 4.3 Synchronisation der SAPERION Benutzerverwaltung mit anderen 127 Benutzerverwaltungen ......................................................................................... 4.3.1
Anmeldung nach der Synchronisation ........................................................... 128
4.3.2
Synchronisation mit einer Netzwerkbenutzerverwaltung .............................. 128
4.3.3
Synchronisation über LDAP ............................................................................ 129 Weiterführende Tools .................................................................................... 130 Vorbereitung der Synchronisation ................................................................ 130 Durchführung der Synchronisation .............................................................. 131 Anmeldung nach einer LDAP Synchronisation ............................................ 133 Single Sign-on ............................................................................................... 133 Auslesen von mehr als 1000 Einträgen aus Active Directory ...................... 134 Einrichtung Single Sign-on für Active Directory über LDAP ........................ 134 Ablauf Single Sign On gegen Active Directory über LDAP .......................... 134
5
Reports ................................................................................................................. 135
5.1 Reports - Überblick ............................................................................................. 135 5.2 Der SAPERION List&Label-Designer ................................................................. 135 5.2.1
Die Benutzeroberfläche ................................................................................... 136 Arbeitsbereich ................................................................................................ 136 Toolleiste ........................................................................................................ 137 Variablenliste .................................................................................................. 137 Ebenen ........................................................................................................... 137 Objektliste ...................................................................................................... 138 Vorschau ........................................................................................................ 138 Eigenschaften ................................................................................................. 138
5.3 Anlegen eines Reports (Projekts) ....................................................................... 139 5.3.1
Definition von Deckblättern und Hintergrundformularen ............................ 139
5.3.2
Definition von Drucklisten .............................................................................. 141
5.3.3
Speichern und Löschen von Reports ............................................................. 142
5.3.4
Ausdrucken eines Deckblatts ......................................................................... 143
5.4 Objekt-Typen ........................................................................................................ 143 5.4.1
Einfügen eines Objekts ................................................................................... 144
5.4.2
Bearbeiten eines Objekts ................................................................................ 144
5.4.3
Objekt-Typ "Text" ............................................................................................. 145
5.4.4
Objekt-Typ "Tabelle" ........................................................................................ 145
5.5 Variable, Formeln und Ausdrücke ..................................................................... 146 5.5.1
Elemente eines Ausdrucks .............................................................................. 146
5.6 Reports in SAPERION ......................................................................................... 147 5.6.1
Report zum Ausdruck von Hintergrundformularen ...................................... 148 Erstellen und Bearbeiten eines Hintergrundformulars ............................... 148 Ausdrucken eines Dokuments mit Hintergrundformular ........................... 149 Verwenden von SAPERION-Systemvariablen ............................................... 149
5.6.2
Report zum Ausdruck von Abfrageergebnissen und Mappen ...................... 149 Erstellen und Bearbeiten einer Druckliste ................................................... 149 Ausdrucken von Abfrageergebnissen und Mappen ..................................... 150
5.6.3
Report zum Ausdruck der Benutzerverwaltung ............................................. 150 Verwenden von Reports zum Drucken oder Anzeigen ................................ 150 Speichern in eine CSF-Datei ......................................................................... 150
5.6.4
Variablennamen der Benutzerverwaltung ....................................................
151
Report zum Ausdruck einer Smartlink-Struktur ............................................
151
Verwenden von Reports zum Drucken oder Anzeigen ................................ 152 Speichern in eine CSF-Datei ......................................................................... 152 Variablennamen einer Smartlink-Struktur .................................................... 152 5.6.5
Report zum Ausdruck einer Outliner-Struktur ............................................... 153 Verwenden von Reports zum Drucken oder Anzeigen ................................ 153 Speichern in eine CSF-Datei ......................................................................... 153 Variablennamen einer Outliner-Struktur ...................................................... 153
6
Konfiguration SAPERION Web Services ............................................................ 154
6.1 Web Service Endpunkte ...................................................................................... 154 6.1.1
SOAP Web Services ......................................................................................... 154
6.1.2
REST Web Services .......................................................................................... 155
6.2 Konfiguration ....................................................................................................... 156 6.2.1
log4j.properties ................................................................................................ 156
6.2.2 mime.types ...................................................................................................... 157 6.2.3
saperion.properties ......................................................................................... 157
6.2.4 webservice.xml ................................................................................................. 157 Pool-Eigenschaften ........................................................................................ 157 Workflow-Eigenschaften ................................................................................ 158 Error Handling-Eigenschaften ...................................................................... 158
HTML Gateway-Eigenschaften ..................................................................... 159 6.2.5
web.xml ............................................................................................................ 160 REST-Autorisierung ....................................................................................... 160 REST-Autorisierungstypen ............................................................................ 161 Sichere Verbindungen – HTTPS ................................................................... 161
6.3 Inhaltssuche ......................................................................................................... 162 6.3.1
Templates der Inhaltssuche ............................................................................ 162
6.3.2
Anwendung der Inhaltssuche ......................................................................... 164
6.4 HTML Gateway .................................................................................................... 165 6.4.1
Anwendung der HTML Gateway ................................................................... 165
6.4.2 Multipage TIFF Handling ............................................................................... 166 6.5 Dokumentenstruktur ........................................................................................... 166 6.5.1
Dokumentenstrukur-Beispiele ........................................................................ 167 JSON-Format ................................................................................................. 167 XML-Format ................................................................................................... 167 HTML-Format ................................................................................................ 168
6.5.2
HTML-Template ............................................................................................. 168 Platzhalter ...................................................................................................... 169
6.6 Multipage-TIFF und gescannte Dokumente ...................................................... 170 7
Konfiguration SAPERION App Services ............................................................. 171
7.1 Konfigurationsdateien und -ort ......................................................................... 171 7.1.1
"saperion.properties" ...................................................................................... 171
7.1.2
"log4j.properties" ............................................................................................ 171
7.1.3
"mime.types" ................................................................................................... 172
7.1.4
"custom_settings.properties" ......................................................................... 172
7.1.5
"appservice.xml" .............................................................................................. 172
7.2 Einstellungen in "custom_settings.properties" ................................................. 172 7.3 Einstellungen in "appservice.xml" ...................................................................... 173 7.3.1
Sektion [Pool Properties] ................................................................................ 173
7.3.2
Sektion [Render Properties] ............................................................................ 174
7.3.3
Sektion [Error Handling Properties] ............................................................... 175
7.3.4
Sektion [Logging] ........................................................................................... 175
7.3.5
Sektion [Preauth Token] .................................................................................. 175
7.3.6
Sektion [Localization] ...................................................................................... 176
7.3.7
Sektion [Required Folder Fields] ..................................................................... 176
7.3.8
Sektion [Application Filter] ............................................................................. 177
7.3.9
Sektion [Results List Order and Limit] ........................................................... 177
7.3.10 Sektion [Upload Archive] ................................................................................ 178 7.3.11 Sektion [Global Offline Mode] ........................................................................ 178 8
Storage Plug-Ins .................................................................................................. 179
8.1 Einrichten eines Plug-Ins in der MMC ............................................................... 179
8.2 Einrichten eines Plug-In Mediums ..................................................................... 180 8.2.1
Container-Medium .......................................................................................... 181 Konfiguration ................................................................................................ 182 Eigenschaften des Container-Mediums ....................................................... 182 Retention in Container-Medien ................................................................... 183
8.2.2
Multiple Write-Medium ................................................................................. 183
8.3 Einrichten eines Schreibpuffers für das Plug-In Mediums ................................ 184 8.4 Einrichten eines Tasks ........................................................................................ 184 8.5 Storage-Systeme .................................................................................................. 185 8.5.1
Gegenüberstellung der Plug-Ins ..................................................................... 186
8.5.2
Hitachi Content Platform (HCP/ REST) ........................................................ 186 Plug-In Parameter ......................................................................................... 187 [HCP]-Sektion in der ARCHIEF.INI .............................................................. 187 SSL-Konfiguration .......................................................................................... 188 Ablage auf dem Storage ............................................................................... 189
8.5.3
EMC Centera .................................................................................................... 189 Ablage auf dem Storage ............................................................................... 189 Systemvoraussetzungen ................................................................................ 190 [Centera]-Sektion in der ARCHIEF.INI ......................................................... 190 Migration von Dokumenten ......................................................................... 192 Centera Bare-Metal Recovery ........................................................................ 192 Neuaufbau der Mediendatenbank ................................................................ 193 Erweiterung der Plug-In-Schnittstelle ........................................................... 193
8.5.4
NetApp ............................................................................................................. 195 [NetApp]-Sektion in der ARCHIEF.INI ......................................................... 195 SnapLock-Funktion ........................................................................................ 196 NetApp und ereignisbasierte Retention ....................................................... 196 Retentionszeit 20.01.2038 - 19.01.2071 ........................................................ 196 Ablage auf dem Storage ............................................................................... 197
8.5.5
Fast LTA Silent Cube ....................................................................................... 197
8.5.6
KOM Networks KOMpliance .......................................................................... 197
8.5.7
Tivoli Storage Manager ................................................................................... 198 Systemvoraussetzungen ................................................................................ 198 [Tivoli]-Sektion in der ARCHIEF.INI ............................................................. 199 Konfigurationsdatei "dms.opt" ..................................................................... 200 Mediadump für Medien ................................................................................ 200
8.5.8
Generic NAS .................................................................................................... 201 Systemvoraussetzungen ................................................................................ 201 [Generic NAS]-Sektion in der ARCHIEF.INI ................................................. 201 Ablage auf dem Storage ............................................................................... 201
8.5.9
IBM Content Manager .................................................................................... 201 Voraussetzungen ........................................................................................... 202
ICM Client API .............................................................................................. 202 ICM Szenario Konfiguration ......................................................................... 202 SAPERION Java Core Server Konfiguration ................................................. 203 ARCHIEF.INI .................................................................................................. 204 ICM Storage Plug-In in der MMC anlegen .................................................. 205 9
SAPERION Business Rules Server ..................................................................... 205
9.1 Einführung ........................................................................................................... 205 9.1.1
Businesslogik ................................................................................................... 205
9.1.2
Java Framework ............................................................................................... 206
9.2 Performer ............................................................................................................. 206 9.2.1
Auslieferung: "extensions" .............................................................................. 207
9.2.2 Folder Performer ............................................................................................. 207 9.3 Konfiguration ....................................................................................................... 207 9.3.1
Konfigurationsdateien ..................................................................................... 207
9.3.2
Konfiguration BRS ........................................................................................... 208 "saperion.properties" .................................................................................... 208 "runner_log4j.properties" ............................................................................. 208 Log des Tanuki Wrappers ............................................................................. 209 "performer.properties" .................................................................................. 209
9.3.3
Konfiguration des Performers ........................................................................ 209 Workflow Performer ...................................................................................... 212 Classic Connector Performer ........................................................................ 212
9.3.4 Workflow .......................................................................................................... 212 9.4 Ändern eines Passwortes .................................................................................... 213 9.5 Automatisierte Aufgaben .................................................................................... 215 9.5.1 10
Fileplan Cloner ................................................................................................ 215 Protokoll, Report, Qualitätssicherung ................................................................ 216
10.1 Einführung ........................................................................................................... 216 10.2 Einrichtung der Protokollfunktion ...................................................................... 216 10.2.1 Definieren von Protokolltabellen .................................................................... 217 Manuelles Definieren einer Protokolltabelle ................................................ 217 Automatisiertes Definieren einer Protokolltabelle ....................................... 219 10.2.2 Verknüpfen der Indextabelle mit einer Protokolltabelle ................................. 219 10.2.3 Aktivieren der System-Ereignisprotokolle ..................................................... 220 PROGRAM.INI ............................................................................................... 221 Ändern des Ereignisnamens ......................................................................... 222 Ändern der Protokolltabelle .......................................................................... 223 10.3 Definieren einer Protokollmaske ........................................................................ 223 10.4 Arbeiten mit Protokolltabellen ............................................................................ 223 10.4.1 Abfragen von System-Ereignissen .................................................................. 223 10.4.2 Drucken von System-Ereignisprotokollen ...................................................... 224
10.4.3 Manuelles Sichern einer Protokolltabelle ....................................................... 224 10.5 Qualitätssicherung .............................................................................................. 224 10.5.1 Durchführen der Qualitätssicherung ............................................................. 225 10.5.2 Identifizieren fehlerhafter Dokumente ........................................................... 226 11
Security - Verschlüsselung, elektronische Signatur ........................................... 227
11.1 Einführung ........................................................................................................... 227 11.1.1 Nachhaltige Überprüfbarkeit .......................................................................... 227 11.1.2 Dokumentenverschlüsselung .......................................................................... 227 11.1.3 Elektronische Signaturen ................................................................................ 228 Anwendungsfälle ........................................................................................... 228 Interoperabilität/ Standards ......................................................................... 229 Der Signierablauf für qualifizierte Signaturen ............................................. 230 Der Verifikationsablauf für qualifizierte Signaturen ..................................... 230 Die Signaturfunktionen von SAPERION ...................................................... 231 11.1.4 Zeitstempel ...................................................................................................... 232 11.2 Konfiguration der Option "Security" .................................................................. 232 11.2.1 Definieren von Verschlüsselungs- und Signaturprofilen ............................... 233 Verschlüsselungs-Algorithmus ...................................................................... 234 Verschlüsselungsoptionen ............................................................................ 235 11.2.2 Konfiguration von Signaturprofilen für AuthentiDate ................................... 235 Konfiguration des Verifikationsberichts ....................................................... 236 Konfiguration der Prüftiefe ........................................................................... 237 Konfiguration des Zeitstempels ................................................................... 238 Konfiguration für den Massensignatur-Arbeitsplatz ................................... 239 11.2.3 Speicherformat von qualifiziert signierten Bild-Dateien ................................ 239 11.3 Passwortverwaltung ............................................................................................. 240 11.3.1 Serverseitige Passwortverwaltung .................................................................. 240 11.3.2 Passwortablage auf externen Medien ............................................................ 241 Aktivieren der externen Ablage ..................................................................... 241 Schreiben des Passworts auf ein Medium ................................................... 241 Lesen des Passworts ..................................................................................... 242 Verteilen des Passworts an die Clients ........................................................ 242 11.4 Anwendung der Security-Option ........................................................................ 242 11.4.1 Verschlüsselung von Dokumenten ................................................................. 242 Automatisierte Verschlüsselung - Indexmaske ............................................ 242 Automatisierte Verschlüsselung - Makros ................................................... 243 11.4.2 Signieren von Dokumenten ............................................................................ 243 Voraussetzungen ........................................................................................... 243 Signieren mit AuthentiDate .......................................................................... 243 Signieren oder Zeitstempeln über Makros .................................................. 244 Massensignatur ............................................................................................. 244
Erzeugung begleitender und integrierter Signaturen .................................. 246 Massensignatur und Release-Script ............................................................. 246 11.4.3 Bearbeiten einer elektronischen Signatur ...................................................... 246 11.4.4 Zuordnen einer elektronischen Signatur zu einem Stempel ......................... 247 11.5 Import und Export von signierten Dokumenten ............................................... 248 11.5.1 Import von qualifiziert signierten Dokumenten ............................................ 248 Manueller Import .......................................................................................... 248 Deaktivieren der automatischen Verifikation ............................................... 249 11.5.2 Export von qualifiziert signierten Dokumenten ............................................. 249 Export von einseitigen Dokumenten im SAPERION-Format ...................... 249 Manuelles und automatisiertes Mailen ....................................................... 249 11.6 Nachsignieren ...................................................................................................... 250 11.6.1 Konfiguration von SAPERION ........................................................................ 250 11.6.2 Ausführen eines Tasks zum Nachsignieren ................................................... 250 11.6.3 Besonderheiten bei der Verifikation ............................................................... 251 Verifikation eines nachsignierten Dokuments außerhalb von SAPERION .. 251 11.7 Protokollierung .................................................................................................... 251 11.7.1 Protokolltabelle ................................................................................................ 252 11.7.2 Eventlog ........................................................................................................... 252 11.7.3 Protokoll-Datei "signatureServer.log" ............................................................. 253 11.8 Verwendung von Secrypt .................................................................................... 253 11.8.1 Voraussetzungen Secrypt Server .................................................................... 253 11.8.2 Einträge in der PROGRAM.INI ....................................................................... 253 11.8.3 Einstellungen für den Secrypt Server ............................................................. 254 11.8.4 Verwenden von Secrypt am Client ................................................................. 256 11.9 Anhang ................................................................................................................. 256 11.9.1 Signaturanwendungsfälle und AuthentiDate-Lizenzen ................................. 256 Signieren und Verifizieren durch den Anwender ......................................... 256 Zeitstempel .................................................................................................... 257 Massensignatur beim Scannen .................................................................... 257 Import und Verifizierung .............................................................................. 257 Beschaffung der Kartenlesegeräte und Chipkarten ..................................... 257 11.9.2 Technische Angaben zu den Signatur-Komponenten .................................... 258 Chip-Karten, Zertifikate und Standards ........................................................ 258 Sicherheit ....................................................................................................... 259 11.9.3 Fehlerfälle ......................................................................................................... 259 Signatur-Service steht nicht zur Verfügung ................................................. 259 Fehlermeldung "Signing group already in use" ........................................... 259 Verwendung ungültiger Verifizierungslevel .................................................. 260 11.9.4 Standardeinträge in der PROGRAM.INI für AuthentiDate ............................ 260 11.9.5 Einträge in den INI-Dateien zur Option "Security" ....................................... 261 11.9.6 Verschlüsselungsalgorithmen ......................................................................... 262
Symmetrische Algorithmen .......................................................................... 262 Asymmetrische Algorithmen (Public Key) ................................................... 263 11.9.7 Signaturen nach dem deutschen Signaturgesetz SigG ................................. 263 11.9.8 Glossar ............................................................................................................. 264 12
Security - "digiSeal archive" von Secrypt ........................................................... 267
12.1 Einführung ........................................................................................................... 267 12.2 Anwendungsfälle ................................................................................................. 268 12.2.1 Registrierung eines neuen Dokuments in "digiSeal archive" ........................ 268 12.2.2 Erzeugung eines signierten Hash-Baums ...................................................... 269 12.2.3 Anzeige des Evidence Records eines Dokuments oder Signaturdatei .......... 269 12.2.4 Neusignierung bei geschwächtem Verschlüsselungsalgorithmus ................ 270 12.2.5 Neusignierung bei geschwächtem Hash-Algorithmus .................................. 270 12.2.6 LTANS-Registrierung schon länger archivierter Dokumente ......................... 270 12.2.7 Manueller Export eines Evidence Records ..................................................... 271 12.2.8 Löschen von registrierten Dokumenten ........................................................ 271 12.2.9 Ausblick: Import von Dokumenten mit vorhandenem Evidence Record ...... 271 12.3 Vorbereitende Konfigurationen ........................................................................... 271 12.3.1 Voraussetzungen ............................................................................................. 271 12.3.2 Vorbereitende Maßnahmen für die Verwendung von Zeitstempeln ............. 272 12.3.3 Installation von "digiSeal archive" ................................................................. 272 Anpassung der PROGRAM.INI .................................................................... 272 Anpassung der "digiSeal archive.properties" .............................................. 273 12.3.4 Vorbereitung der Archive ................................................................................ 274 12.3.5 Vorbereitung der Protokollierung ................................................................... 274 12.4 Erfassung neuer Dokumente in "digiSeal archive" ........................................... 275 12.4.1 Ablauf der Archivierung ................................................................................. 276 12.4.2 Ablauf während einer Revisionierung ............................................................ 277 12.4.3 Ablauf im Task LTANS-Registrierung .............................................................. 277 12.5 Erstellung eines Hash-Baums ............................................................................ 278 12.6 Anzeige des Evidence Records (ERS) ................................................................ 279 12.7 Best Practices ...................................................................................................... 279 12.7.1 Handlungsempfehlungen zum Nachsignieren .............................................. 279 12.7.2 Ausfallsicherheit .............................................................................................. 279 12.7.3 Vermeidung unnötiger LTANS-Registrierungen ............................................. 279 12.8 Fehlerbehandlung ................................................................................................ 280 12.8.1 LTANS-Registrierungsfehler ............................................................................ 280 12.8.2 Verifikationsfehler ............................................................................................ 281 13
Rendering ............................................................................................................. 282
13.1 Einrichten der Option "Rendering" .................................................................... 283 13.1.1 Voraussetzungen ............................................................................................. 283 13.1.2 Installieren der Option "Rendering" .............................................................. 284
13.1.3 Definieren einer Format-Regel für die Verwendung der Rendering-Funktion 284 ........................................................................................................................... 13.1.4 Einstellungen des BlackIce-Druckertreibers ................................................... 286 13.1.5 Konfiguration in der MMC ............................................................................. 289 Render-Format ............................................................................................... 289 Plug-Ins .......................................................................................................... 290 Allgemeine Hinweise zur Verwendung der SAPERION Plug-Ins ................ 290 13.1.6 Erweiterung der Funktionalität Application.Renderfile .................................. 291 13.2 Wichtige Hinweise zur Verwendung der Rendering-Option ............................. 292 13.2.1 Allgemeine Hinweise ..................................................................................... 292 13.2.2 Hinweise für die Verwendung von Rendering und Office Integration .......... 292 MS Word ........................................................................................................ 292 MS Excel - Windows XP ................................................................................ 294 MS Outlook ................................................................................................... 295 MS PowerPoint .............................................................................................. 295 13.2.3 Hinweise zum serverbasierten Rendern ........................................................ 295 Rendern mit gestartetem Core Server Dienst .............................................. 296 Core Server und Client auf einem Rechner .................................................. 296 13.3 Anwenden der Rendering-Option ....................................................................... 296 13.3.1 Drucken aus einer Anwendung ...................................................................... 296 13.3.2 Rendering über Formatregel ........................................................................... 297 13.3.3 Rendern von Anhängen in Outlook-Mails ..................................................... 297 13.4 Fehlerbehandlung ................................................................................................ 300 13.4.1 Protokolle ......................................................................................................... 301 13.5 Anhang ................................................................................................................. 301 13.5.1 Übersicht INI-Einträge .................................................................................... 301 Sektion [PDFPrinter] ...................................................................................... 301 Sektion [ImagePrinter] ................................................................................... 301 13.5.2 Render-Matrix .................................................................................................. 302 Rendern am Client ........................................................................................ 302 Rendern am Core Server ............................................................................... 302 14
Format-Regeln ...................................................................................................... 303
14.1 Überblick .............................................................................................................. 303 14.2 Definition von Format-Regeln ............................................................................ 304 14.2.1 Formatdefinition .............................................................................................. 304 14.2.2 Dokument-Ebene ............................................................................................. 306 Formatelement -Typ ...................................................................................... 306 Anzahl ............................................................................................................ 307 Rendern .......................................................................................................... 307 Signatur .......................................................................................................... 307 14.2.3 Benennen von Formatelementen ................................................................... 307 14.2.4 Erkennung mit OCR/ Barcode ....................................................................... 308
Definition einer Dokumententrennung mit OCR/ Barcode ........................ 308 Definition einer Texterkennung für automatische Indexierungen ............... 308 Erstellung der Definitionen ........................................................................... 309 Verwendung von Barcodeaufklebern ............................................................ 309 Verwendung von Deckblättern ...................................................................... 309 14.2.5 Definition einer Formatanzeige ...................................................................... 309 14.3 Anwenden von Format-Regeln ........................................................................... 310 14.4 Automatische Zusammenstellung von Dokumenten ........................................ 311 14.4.1 Erkennen von Trennseiten .............................................................................. 311 14.4.2 Erkennen von Dokumentenformaten ............................................................. 312 14.4.3 Systemeinstellung "Automatisch zusammenstellen" .................................... 312 14.5 Automatische Indexierung von Dokumenten .................................................... 313 14.5.1 Automatisches Fortführen der Indexierung ................................................... 313 14.5.2 Systemeinstellung "Vollautomatisch" ............................................................ 314 14.5.3 Fast Importer (Massendaten-Import) ............................................................ 314 Übernahmemodus ......................................................................................... 317 Erweiterte Einstellungen ............................................................................... 317 Protokollierung .............................................................................................. 318 15
Wartung und Pflege ............................................................................................ 319
15.1 Einführung ........................................................................................................... 319 15.2 Datenaustausch ................................................................................................... 319 15.2.1 Szenario Im- und Export (CSS) ...................................................................... 319 SDL-Datei ....................................................................................................... 319 15.2.2 Austausch von Medien oder Medienkopien .................................................. 320 15.2.3 Im- und Export über benutzerspezifische Anpassungen ............................... 320 15.2.4 Exportieren der Dokumente im Originalformat ............................................. 321 15.3 CSF Im- und Export ............................................................................................ 321 15.3.1 Anwendungsfälle ............................................................................................. 321 15.3.2 Allgemeine Hinweise ....................................................................................... 322 15.3.3 Aufbau einer CSF-Datei .................................................................................. 322 Aufbau Zeile 1 ................................................................................................ 322 Aufbau Zeile 2 ............................................................................................... 323 Aufbau Zeile 3 ............................................................................................... 324 15.3.4 Erstellen und Bearbeiten einer CSF-Datei ...................................................... 324 15.3.5 CSF-Import ....................................................................................................... 324 Importieren von Nachschlagetabellen ......................................................... 325 Importieren von Indextabellen ..................................................................... 325 Update von Nachschlage- und Indextabellen .............................................. 326 Initialisieren von nicht angegebenen Feldern .............................................. 326 Protokollieren des Imports ........................................................................... 327 Erweiterte Protokollierung ............................................................................ 327
Importieren von Texten aus anderen Sprachen ........................................... 328 15.3.6 Erweiterter CSF-Import ................................................................................... 328 15.3.7 CSF-Export ....................................................................................................... 329 15.4 Datensicherung ................................................................................................... 330 15.4.1 Sicherung der Archivmedien .......................................................................... 330 Wahl eines geeigneten Speichermediums ................................................... 330 Sicherungskonzept: Originalmedium mit beliebig vielen Medienkopien ... 330 Lazy Copy - Kopie der Mediendatenbank .................................................... 331 Erstellen von Kopie- und Originalmedien .................................................... 332 15.4.2 Sicherung der Datenbanktabellen .................................................................. 332 Sicherung der Indextabellen ......................................................................... 332 Sicherung sonstiger Datenbanktabellen in SAPERION ............................... 332 15.4.3 Sicherung der Systemkonfigurationen ........................................................... 333 Sichern der SAPERION Arbeitsplätze (komplettes Backup) ....................... 333 Sichern des Core Servers im laufenden Betrieb (Teil-Backup) .................... 334 Einspielen einer Datensicherung auf dem Core Server (Restore) ............... 335 Sichern der Konfigurationsdateien ............................................................... 335 Sichern der Szenarien ................................................................................... 335 15.5 Reorganisation eines Archivs ............................................................................. 335 15.6 Logging ................................................................................................................ 335 15.6.1 Protokollierte Prozesse ................................................................................... 336 15.6.2 Aufbau der Logdateien .................................................................................... 336 15.6.3 Ablage der Logdateien .................................................................................... 337 15.6.4 Konfiguration der Grundparameter für die Protokollierung .......................... 337 15.6.5 Protokollierung der Programmkomponenten ................................................ 338 Übersicht Log Areas ...................................................................................... 339 15.6.6 Loglevel ............................................................................................................ 339 15.6.7 Separates Logging ........................................................................................... 340 15.6.8 Weiterschalten der Protokollierung (Wrap) ................................................... 341 15.6.9 Logging von Lizenzabfragen ........................................................................... 341 15.6.10 Logging des Web Clients ................................................................................ 341 15.6.11 Logging des Java Core Servers ....................................................................... 342 15.6.12 Logging des Business Rules Servers (BRS) ................................................... 342 15.6.13 Logging des Tanuki Wrappers ........................................................................ 343 15.7 Monitoring ........................................................................................................... 343 15.7.1 Option "Protokoll & Qualitätssicherung" ...................................................... 343 15.7.2 Automatische Benachrichtigung per E-Mail im Fehlerfall ............................. 344 15.8 Einsatz von Virenprüfprogrammen .................................................................... 345 15.8.1 Realtime Scanner ............................................................................................ 346 15.8.2 Task-gesteuerte Scanner ................................................................................. 346 15.9 System- und Datensicherheit ............................................................................. 346 15.9.1 Schutz vor unberechtigten Zugriff ................................................................. 347
15.9.2 Verschlüsselung der Daten ............................................................................. 347 Dokumentenverschlüsselung ...................................................................... 347 Elektronische Signaturen .............................................................................. 347 16
Anlage .................................................................................................................. 348
16.1 Übersicht der Standard-Ports ............................................................................. 348 16.2 Umgebungsvariablen .......................................................................................... 348 16.2.1 SAPERION_LOG ............................................................................................. 348 16.2.2 SAPERION_TEMP ........................................................................................... 348 16.3 Formeln ................................................................................................................ 348 16.3.1 Eigenschaften und Systemvariablen ............................................................... 349 16.3.2 Operatoren ....................................................................................................... 351 16.3.3 Methoden ......................................................................................................... 352 16.3.4 Verwenden von EventScripts in Formeln ....................................................... 353 16.4 ACL Rechtematrix ................................................................................................ 353 16.5 Systeminterne Indexfelder .................................................................................. 354 16.5.1 SysACLList ....................................................................................................... 357 16.5.2 SysACLUserList ................................................................................................ 357 16.5.3 SysClient ........................................................................................................... 358 16.5.4 SysClientName ................................................................................................ 358 16.5.5 SysContent ....................................................................................................... 358 16.5.6 SysContentType ................................................................................................ 358 16.5.7 SysCreateDate .................................................................................................. 358 16.5.8 SysCreateUser .................................................................................................. 358 16.5.9 SysCustomIcon ................................................................................................ 358 16.5.10 SysCustomIconName ...................................................................................... 358 16.5.11 SysDataSize ..................................................................................................... 358 16.5.12 SysDocflowData ............................................................................................... 358 16.5.13 SysDocLink ...................................................................................................... 359 16.5.14 SysDocState ..................................................................................................... 359 16.5.15 SysDocTypes .................................................................................................... 359 16.5.16 SysDocumentTables ........................................................................................ 360 16.5.17 SysELMID und SysELMRowID ....................................................................... 360 16.5.18 SysFileIcon ....................................................................................................... 360 16.5.19 SysFileNames .................................................................................................. 360 16.5.20SysIndexState ................................................................................................... 360 16.5.21 SysLitigationHold ............................................................................................ 360 16.5.22 SysLoadAppFiles .............................................................................................. 361 16.5.23 SysLoadImageFiles .......................................................................................... 361 16.5.24 SysModifyUser ................................................................................................. 361 16.5.25 SysOfflineState ................................................................................................. 361 16.5.26 SysOutlinerData .............................................................................................
361
16.5.27 SysPages .......................................................................................................... 361 16.5.28 SysQAStatus .................................................................................................... 361 16.5.29 SysRetentionTime ............................................................................................ 362 16.5.30 SysRevComment .............................................................................................. 362 16.5.31 SysRevDateTime .............................................................................................. 362 16.5.32 SysRevReason .................................................................................................. 362 16.5.33 SysRevVersion .................................................................................................. 362 16.5.34 SysRowID ......................................................................................................... 362 16.5.35 SysSIZCheckSum ............................................................................................. 363 16.5.36 SysSIZUID ........................................................................................................ 363 16.5.37 SysStorageSize ................................................................................................. 363 16.5.38 SysTimeStamp ................................................................................................. 364 16.5.39 XXSysID ............................................................................................................ 364 16.6 Systemvariablen für Dokumente/ Dokumententeile ........................................ 364 16.6.1 SvDeletedDoc .................................................................................................. 364 16.6.2 SvImagePrinter ................................................................................................ 365 16.6.3 SvNoCompression ........................................................................................... 365 16.6.4 SvNoDataRevision ........................................................................................... 365 16.6.5 SvPageBackSide ............................................................................................... 365 16.6.6 SvRequiredWriteState ...................................................................................... 366 16.6.7 SvRevComment ............................................................................................... 366 16.6.8 SvRevDatetime ................................................................................................. 366 16.6.9 SvRevNoDialog ................................................................................................ 366 16.6.10SvRevNoMarker ............................................................................................... 366 16.6.11 SvRevReason .................................................................................................... 367 16.6.12 SvRevVersion ................................................................................................... 367 16.6.13 SvTemporary .................................................................................................... 367 16.6.14 SvSelectedImage .............................................................................................. 367 16.7 SAPERION Dateitypen ........................................................................................ 368 16.8 SAPERION Ressourcen (Bitmaps) ..................................................................... 368 16.8.1 Picea Theme .................................................................................................... 368 16.8.2 Larix Theme ..................................................................................................... 384 16.9 Unterstützte Bildformate .................................................................................... 386
1.1
SAPERION Version
Administrationshandbuch System SAPERION Version 7.1 1
SAPERION – Grundlagen
1.1
SAPERION Version
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die jeweils von Ihnen eingesetzte SAPERION Version identifizieren können. Diese Information ist beispielsweise wichtig, wenn Sie beabsichtigen, ein SAPERION Update oder Upgrade durchzuführen, da gegebenenfalls versionsspezifische Ausprägungen oder Besonderheiten zu beachten sind. Des Weiteren kann es sehr hilfreich sein, die von Ihnen verwendete SAPERION Versionsnummer zur Hand zu haben, wenn Sie den technischen Support von SAPERION beanspruchen, da auf diese Weise eine schnelle und effektive Analyse Ihres aktuellen Systems erfolgen kann. Die Versionsinformation der im Folgenden aufgelisteten Komponenten finden Sie jeweils in der Datei "MANIFEST.MF". Öffnen Sie diese mit einem Texteditor.
+
Web Client Die Datei "MANIFEST.MF" befindet sich in dem Verzeichnis: Foundation\Tomcat \webapps\scr-webclient\META-INF".
"...Apache
Software
+
Web Services Die Datei "MANIFEST.MF" befindet sich in dem Verzeichnis: "...\Apache Software Foundation\Tomcat \webapps\scr-webservices\META-INF".
+
App Services Die Datei "MANIFEST.MF" befindet sich in dem Verzeichnis: "...\Apache Software Foundation\Tomcat \webapps\appservices\META-INF".
Die Datei "MANIFEST.MF" des Classic Connectors und des Java Core Servers ist in der jeweiligen JAR-Datei enthalten.
+
Classic Connector Die Datei "scr-classicconnector-.jar" befindet sich im Verzeichnis: "...\SAPERION\scr\scr-classicconnector\lib". Kopieren Sie diese JAR-Datei und speichern diese als ZIP-Datei ab. Anschließend kann die Datei "MANIFEST.MF" im Unterverzeichnis "META-INF" geöffnet werden.
+
Java Core Server Die Datei "scr-javacoreserver-.jar" befindet sich im Verzeichnis: "...\SAPERION\scr\scrjavacoreserver\lib". Kopieren Sie diese JAR-Datei und speichern diese als ZIP-Datei ab. Anschließend kann die Datei "MANIFEST.MF" im Unterverzeichnis "META-INF" geöffnet werden.
Zur Identifizierung der SAPERION Version nehmen Sie den Eintrag "Implementation-Version" in der Datei "MANIFEST .MF" vor: Beispiel
1
1
SAPERION – Grundlagen
Implementation-Version: 7.1.3.65039
SAPERION Versionsnummer Hauptversion
Service Pack
Versionsnummer
7.1
3
65039
1.2
SAPERION und XML
XML (Extensible Markup Language) wird sowohl client- als auch serverseitig unterstützt. Masken, Mappen, Ergebnislisten und Dokumente können im XML-Format gespeichert werden. Im XML-Format gespeicherte Abfragen oder Szenarien können in SAPERION importiert werden.
i
Anwendungsdateien (z.B. Word, Excel) werden nicht in XML umgewandelt, sondern gepackt in binärer Form gespeichert.
Um die XML-Unterstützung in SAPERION zu aktivieren, müssen entsprechende Einträge in der PROGRAM.INI am Core Server oder in der ARCHIEF.INI am Client gemacht werden. Die Sektion [XMLData] enthält Angaben zur XML-Unterstützung in SAPERION. Beispiel [XMLData] Forms=TRUE TempDocuments=TRUE Definitions=TRUE Folders=TRUE
Sektion [XMLData] Parameter
Beschreibung
Forms
TRUE= Masken (QBE-Dateien) im XML-Format speichern
TempDocuments
TRUE= Komplette Dokumente (mit Strukturen) vor der Archivierung
Definitions
TRUE= Datendefinitionen (.DDC-Dateien) im XML-Format speichern
Folders
TRUE= Mappen (SDL-Dateien) im XML-Format speichern
1.3
Online-Hilfe und Hilfedateien
In der Sektion [Help] der PROGRAM.INI bzw. ARCHIEF.INI können Sie konfigurieren, wo SAPERION im Bedarfsfall die benötigten Online-Hilfe laden soll. Standardmäßig ist diese Sektion nicht vorhanden. In diesem Fall wird der Index des Dokumentationsportals von SAPERION (auf Deutsch) geöffnet, wenn der Benutzer die [F1]-Taste benutzt.
2
1.4
Bedienungshinweise für SAPERION
[Help] Index= Message=
Parameter
Beschreibung
Index
Es wird nach der angegebenen .HLP-Datei gesucht.
Message
Wenn kein Webzugriff und keine .HLP-Datei hinterlegt ist, kann bei Parameter "Message" ein Text hinterlegt werden, der als Information ausgegeben wird (z.B. eine kurze Anleitung, wie und wo die Dokumentation bezogen werden kann).
1.4
!
Bedienungshinweise für SAPERION
Alle Aktionen, die nicht über die dokumentierte Benutzerumgebung im Client oder in der Microsoft Management Console (MMC) vorgenommen werden, stellen eine Umgehung des Systems auf eigene Gefahr dar.
1.4.1
Löschen von Einzeldokumenten aus Ordnern
Standardmäßig erfolgt beim Löschen von Einzeldokumenten keine Sicherheitsabfrage durch das System, ob das Dokument wirklich gelöscht werden soll. Sektion [Compability] Durch den folgenden Eintrag in die jeweilige INI-Datei (PROGRAM.INI, ARCHIEF.INI) erfolgt auch beim Löschen eines Einzeldokuments aus einem Ordner eine automatische Bestätigungsabfrage: [Compatibility] DeleteAskAlways=TRUE
1.4.2
Kopieren, Ausschneiden und Einfügen von Dokumenten
Elemente aus Ordnern (inklusive Strukturfenster) können über die Zwischenablage kopiert bzw. ausgeschnitten und in einem anderen Ordner eingefügt werden. Die entsprechenden Menübefehle wurden zum Kontextmenü der rechten Maustaste hinzugefügt.
1.4.3
Drag&Drop aus der Ergebnisliste
Elemente aus Ergebnislisten können auch per Drag&Drop in andere Ordner oder Körbe kopiert bzw. verschoben werden. Mehrere Elemente können selektiert werden. Durch den folgenden Eintrag in die jeweilige INI-Datei wird verhindert, dass weitere, unselektierte, Element mit im Drag&Drop aufgenommen werden.
3
1
SAPERION – Grundlagen
[Compatibility] classicDragDrop=TRUE
1.5
Neustart mit Beispiel Projektakte
Nach einer Neuinstallation von SAPERION wird die Beispielanwendung "Projektakte" automatisch mit den richtigen Masken verbunden. Die dazugehörige Anwendung "Projektaktendokumente" ist aber nur mit der Systemanwendung verbunden. Daher ist es nach dem ersten Clientstart notwendig, manuell die Masken für die Projektaktendokumente anzugeben. Nach einem SAPERION Neustart, folgen Sie diese Schritte:
1.6
1.
Im Arbeitsplatz, wählen Sie "Beispiel: Projektakte" und klappen Sie diese auf. Die Andwendungen "Projektakte" und "Projektaktendokumente" erscheinen.
2.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anwendung "Projektaktendokumente" und wählen Sie "Bearbeiten" vom Kontextmenü.
3.
Im "Anwendung bearbeiten" Dialog-Fenster, benutzen Sie die [...] Schaltfläche um die entsprechenden Abfrage- und Index Masken zu wählen.
4.
Klicken Sie "OK" wenn Sie fertig sind.
Installieren von Szenarien
Ein Szenario besteht in der einfachsten Form aus einer Tabellendefinition (DDC-Datei) und jeweils einer dazugehörenden Index- und Abfragemaske (QBE-Dateien). Wenn die automatisch von SAPERION generierten Systemmasken ausreichen, werden die Masken nicht zwingend benötigt. Szenarien im tatsächlichen Einsatz in einem Produktivsystem bestehen in der Regel aus wesentlich mehr Dateien.
1.6.1
Installieren von selbst erstellten Szenarien auf einem anderen System
Um Szenarien auf ein anderes Archivierungssystem zu übertragen (z.B. von einem Testsystem in ein Produktivsystem oder in eine Zweigstelle Ihres Unternehmens), müssen in der Regel nur die folgenden Dateien in die entsprechenden Verzeichnisse kopiert werden:
+
Datenbankdefinitionen für Index-, Nachschlage- und Protokolltabellen (DDC-Dateien) werden im Definitionsverzeichnis (\Defs) abgespeichert.
+
Masken für Indexierung und Abfrage werden im Maskenverzeichnis (\Masks) abgespeichert. In Masken verwendete Bilder oder Outliner-Symbole (Dateikennungen BMP, WMF) können in einem beliebigen Verzeichnis abgelegt werden, können danach aber nicht mehr verschoben werden, weil die Pfade fest in der Maske abgespeichert werden.
+
Dateien für den Im- und Export von Index- und Nachschlagetabellen (CSF-Dateien) können an einem beliebigen Ort abgespeichert werden.
4
1.7
Gegenüberstellung der verschiedenen Import-Möglichkeiten in SAPERION
+
Dateien für Reports (Dateikennungen CRD, CRP, CRV, LST, LSP, LSV) werden bei den dazugehörenden Datenbankdefinitionen (DDC-Dateien) bzw. Masken (QBE-Dateien) abgelegt. Bei Verwendung von Bildern (verschiedene Dateiformate) in den Reports wird der Pfad im Report fest abgespeichert.
+
Bei Verwendung gleicher Scanner können ggf. auch die Scanner-Konfigurationen aus dem -Verzeichnis (SPA-Dateien) kopiert werden. Beachten Sie, dass in diesen Dateien auch die SCSI-IDs abgespeichert sind.
+
Bei Verwendung der Option "EventScript" können die Makros in BAS-Dateien auf einem beliebigen Verzeichnis abgelegt werden. Dieses Verzeichnis muss jedoch in der PROGRAM.INI mit einem Eintrag wie z.B. "PathVBAModules=H:\SAPERION\Makros" in der Sektion [Setup] bekannt gemacht werden.
+
Bei Verwendung weiterer Optionen (z.B. Option COLD Konverter) können ggf. noch weitere Dateien wichtig sein. Entnehmen Sie bitte die nötigen Informationen aus den entsprechenden Optionenbeschreibungen.
1.6.2
Starten mit Szenarien-Import
Nun beginnt SAPERION mit dem automatischen Szenario-Import. Installiert werden nur die Szenarien, die Sie bei den zu installierenden Optionen im Dialogfenster "Installation" ausgewählt haben. Anschließend steht Ihnen SAPERION zur Benutzung und weiteren Konfiguration zur Verfügung.
1.7
Gegenüberstellung der verschiedenen Import-Möglichkeiten in SAPERION
In Version 7.1 von SAPERION ECM stehen unter der Option "Import" verschiedene Import Tools zur Verfügung. In der folgenden Tabelle sind die Funktionalitäten der drei Haupt-Import Tools verglichen. Gegenüberstellung Import Möglichkeiten Function
Universal Importer Version 2.5/3.0 Fast (Bulk) Importer
Teil des Rich Clients
Nein (Java-basierte Appl.)
Schnittstelle
UBI, Classic Connector
SAPERION Version
5.7 SP3 und höher
5.6 und höher
Lizens
Option
Option
Ordner Beobachtung Mit Job-Kontrolle benutzen CSF XML Unterordner
nur CSF
Absoluter Pfad Dok. Struktur Mehrfache Dok.
5
Manual Load
Alle
1 Function
Universal Importer Version 2.5/3.0 Fast (Bulk) Importer
SAPERION – Grundlagen
Manual Load
Revisionen Validierungsregeln CI Volltext
Aperture
dtSearch7
1.200
3.000 ohne Indexierung
Sign. Verifikation Plug-In Schnittstelle Performance *1 [Dok./Min.] ohne Volltext und Verification
1.8
Archivmedien
1.8.1
Einführung Medientypen
Die Speicherung von Objekten erfolgt innerhalb von SAPERION auf verschiedene Typen von Medien. Diese Medien stellen die kleinste auswechselbare Komponente des Core Servers dar und sind durch eindeutige IDs (MediaUID) innerhalb des Systems gekennzeichnet. Jedes Repository kann seine eigenen lokalen Medien verwalten, diese werden bei Verwendung eines verteilten Systems jedem Repository bekannt gemacht und unter den globalen Medien in der Microsoft Management Console (MMC) aufgeführt. Folgende Medien stehen generell zur Verfügung:
+
Plug-In auf einem Data Storage System gemäß der SAPERION Kompabilitätsliste (z.B. ECM Centera, GenericNas, NetApp, Hitachi Content Platform (HCP/ REST)).
+
Dateisystem Medien
Der Medientyp wird in der Header-Datei gespeichert mit den folgenden möglichen Ausprägungen: Ausprägungen einer Header-Datei Wert
Beschreibung
1
ReadWrite (R/W)
2
WriteOnce (WORM)
3
ReadOnly (R/O)
4
WriteProtected (WP)
5
Recordable (CDR)
6
mVirtual (VI)
7
mTranslation (TRA)
Neben den physikalischen Medientypen sind auch unterschiedliche logische Ausprägungen in Kombination mit dem physikalischen Medientyp möglich:
+
Originalmedien
+
Spiegel- und Kopiemedien
+
Migrierte Medien
6
1.8
+
Archivmedien
Puffer-Medien
1.8.2
Mediendatenbanken
Um die Medieninformationen verwalten und somit den Zugriff ermöglichen zu können, hat jedes Medium eine Mediendatenbank auf ISAM-Basis. Diese Verwaltungstabelle enthält die Basisinformationen der auf einem Medium gespeicherten Objekte. Damit wird die Zuordnung einer Sektornummer zur UID des Objekts sowie die Lokalisation eines Objekts bei Bedarf auf einem anderen Medium ermöglicht. Die Mediendatenbank wird für jedes Medium in einem separaten Verzeichnis gespeichert; standardmäßig unterhalb des Medienverzeichnisses des Core Servers "...\Program Files (x86)\SAPERION\DBA\\Server-ID\".
i
Dieses Verzeichnis muss sich lokal auf dem Core Server befinden.
Über den Core Server-Snap-In in der MMC können Sie die Mediendatenbank konfigurieren. Die Speicherung dieser Informationen erfolgt in der ARCHIEF.INI in der Sektion [Archive.System]. Eine Mediendatenbank hat die folgenden Komponenten:
+
Medienverwaltung Die Medienverwaltung enthält eine Liste der Objekte mit Angaben zum Timestamp, Offset sowie der Länge. Indexkriterium ist hierbei die DokumentenUID (die DOCID ergibt sich aus der Position des entsprechenden Eintrags in der Medienverwaltung).
+
Datenbanktabelle (bestehend aus DAT- und IX-Datei) Die Datenbanktabelle führt eine Liste der Tabellendefinitionen, welche durch die Objekte auf dem Medium verwendet werden. Dadurch wird eine Konvertierung der Indexdaten der gespeicherten Objekte auf Basis einer älteren Version der Tabellendefinition möglich.
+
Medieninformation (identisch mit dem Medien-Header)
+
Zusatzinformationen zum Status des Mediums (MEDIUM.INI)
1.8.3
Medien-Header
Der Medien-Header kennzeichnet das Medium und enthält Detailinformationen zum Medium. Er befindet sich zum einem direkt auf dem Medium (abhängig vom Medientyp) und zum anderen als Kopie im Verzeichnis der Mediendatenbank. Der Medien-Header enthält folgende Informationen:
+
Medienname
+
Datum der Formatierung
+
Größe des Mediums (Speicherkapazität des Mediums: Blockgröße und Anzahl der verfügbaren Blöcke/ Sektoren)
+
System-ID (Seriennummer)
+
Angaben zum Server (Server-ID)
7
1
+
SAPERION – Grundlagen
Volume-ID
1.8.4
Allgemeine Speicherstruktur auf Medien
SAPERION speichert beim Formatieren des Mediums eine eindeutige Kennung im Medien-Header ab. Anschließend folgen die Dokumente und ggf. Revisionen einzelner geänderter Elemente des Dokuments.
Abb. 1–1: Dokumentenablage beim Archivieren
Ein Dokument besteht in seiner einfachsten Form aus einem einzelnen Objekt, kann sich aber auch aus beliebig vielen Objekten zusammensetzen. Objekte sind nicht nur elementare Dokumente (Bilddateien und Anwendungsdateien), sondern auch die Dokumentenstruktur, die Dokumentenindexierung und alle elektronisch angehefteten Objekte (Notizzettel, Pfeile, eingefügte Grafiken, etc.). Bei der Archivierung eines Dokuments werden alle Objekte einzeln auf einem Speichermedium gespeichert und softwaretechnisch verknüpft. Die Indexdaten werden in einem datenbankunabhängigen Format gespeichert und können für eine Reorganisation der Indextabellen in der Suchdatenbank verwendet werden. Die einzelnen Teilbereiche enthalten folgende Informationen: Speicherstruktur der Medien Bereich
Informationen
SYSID
> Dokumenten-Header > Länge des betreffenden Dokuments
User Data (ohne Frame list)
> Indexierungsdaten aus der Suchdatenbank > Variablen, Dokumenten-Eigenschaften > Dokumentenstruktur (Liste der Elemente des Dokuments, Angaben zur Art der Elemente, Backlink zu vorhergehendem Revisionsstand)
Frame List (pro Dokumentenstruktur)
> Annotationen (z.B. Notiz, Marker, Stempel, etc.)
Data
> Dokumentdaten eines jeden Elements (Seite) mit UID > gescannte Seite > Imagedatei > Anwendungsdatei > gespeicherte Dokumentdefinition (DDC-Datei)
Es werden des Weiteren alle Revisionsstände gespeichert, die damit aufrufbar sind. Jede Revision entspricht hierbei einem neuen Objekt. Zusätzlich werden DDC-Dateien sowie deren Versionen mit auf das Medium geschrieben.
1.8.4.1
Speicherbedarf und Performance
SAPERION speichert schwarzweiße Bilddateien auf dem Archivierungsmedium komprimiert nach dem Standard "ITU Group 4" (Kurzform G4). Bilddateien in Graustufen oder Farbe werden, abhängig von der Systemeinstellung im Dialogfenster "Systemkonfiguration", abgespeichert. Möglich ist sowohl
8
1.8
Archivmedien
unkomprimiert oder verlustfrei komprimiert (ZIP) als auch verlustbehaftet komprimiert (JPEG, JPEG 2000 bzw. LEAD). Voreingestellt ist ZIP. Anwendungsdateien werden prinzipiell mit einer ZIP-Komprimierung abgespeichert. Eine unkomprimierte Abspeicherung erspart beim Anzeigen die Dekomprimierung und kann unter Umständen bei einem Einzelplatzsystem eine leicht erhöhte Performance gegenüber komprimierten Dateien bewirken. Bei einem Netzwerk wird dieser Vorteil durch eine höhere Übertragungsdauer in der Regel nicht mehr vorhanden sein. Unkomprimiert hat eine DIN A4-Seite (300 dpi) eine Größe von ca. 1,1 MB, bei 256 Graustufen bzw. Farben bereits ca. 9 MB (8-fach) und bei 16,7 Millionen Farben ca. 26 MB (24-fach). Der Kompressionsfaktor bei G4 ist stark vom Inhalt der schwarzweißen Bilddatei abhängig. Motive mit starkem Kontrast (Text, Strichzeichnungen) oder wenig bedruckte Seiten werden dabei stärker komprimiert. Durchschnittlich wird eine DIN A4-Seite von 1,1 MB auf 0,05 MB komprimiert. Die Komprimierung und Dekomprimierung einer DIN A4-Seite benötigt dabei weniger als eine Sekunde. Bei ZIP handelt es sich um eine allgemeine Komprimierungsart, die auf beliebige Dateien anwendbar ist. Die Dateigröße reduziert sich bei Bilddateien typischerweise auf 30-70% der Ursprungsgröße, bei Anwendungsdateien ist die Spanne wesentlich größer. Manche Dateitypen (z.B. PDF) lassen sich kaum über ZIP komprimieren. Für JPEG, JPEG 2000 und LEAD können Sie die Kompression durch die Einstellung eines Faktors (von 1-99) selber bestimmen. Dementsprechend nimmt die Qualität mit Erhöhung des Kompressionsfaktors ab. Bei Faktor 20 nimmt das menschliche Auge in der Regel noch keine Veränderung zum Original wahr. Die jeweils erforderliche Qualität sollte durch einige Testarchivierungen und anschließende Kontrolle sowohl der Anzeige als auch des Ausdrucks ermittelt werden. LEAD komprimiert in der Regel noch effektiver als JPEG, ist aber nicht sehr stark verbreitet. JPEG 2000 ist für die Archivierung besonders gut geeignet, da es bis zu einer Kompression von 50% verlustfrei komprimiert.
1.8.4.2
Speicherung in der Suchdatenbank
Die Dokumentenindexierung wird zusätzlich zu der Ablage auf den Medien in eine Datenbank kopiert. Diese so genannte Suchdatenbank (bzw. Indexdatenbank) befindet sich in der Regel auf der Festplatte des Datenbankservers (bzw. bei kleineren Archivierungssystemen unterhalb des SAPERION Verzeichnisses). Die Suchdatenbank ist als eine schnelle Benutzerschnittstelle zu verstehen. Wenn Sie eine Suchabfrage starten, stellen Sie eine Abfrage an diese Datenbank. Als Ergebnis erhalten Sie eine Ergebnisliste mit den gefundenen Dokumenten. Erst wenn Sie ein Dokument benutzen (anzeigen, drucken, etc.) wollen, werden die gewünschten Daten vom Medium bzw. aus dem Cache gelesen.
1.8.4.3
Speicherung einer Dokumentenrevision
Werden in irgendeiner Form Änderungen an einem archivierten Dokument vorgenommen, wird diese Änderung als Revision auf dem Medium in einem freien Speicherbereich abgespeichert. Dies gilt für Änderungen
+
an der Dokumentenstruktur,
+
an den einzelnen Teildokumenten,
+
an der Indexierung,
9
1
+
SAPERION – Grundlagen
an einem eingefügten Objekt.
Einmal gespeicherte Informationen werden prinzipiell nicht überschrieben oder gelöscht. Bei einer Revision wird nicht das komplette Dokument neu gespeichert, sondern lediglich die veränderten Elemente. Die Suchdatenbank erhält die Änderungsinformationen für die von ihr gepflegte Revisionsverwaltung. Sektion [RevisionDialog] Mit den Einstellungen in dieser Sektion der PROGRAM.INI können Sie definieren, bei welchen Revisionstypen ein Revisionsdialog ausgegeben werden soll.
i
Standardmäßig sind alle Werte auf TRUE gesetzt.
Parameter
Beschreibung
File
TRUE = Datei geändert
Page
TRUE = Seite geändert
Structure
TRUE = Änderung der Dokumentenstruktur
ACL
TRUE = Änderung bzw. Hinzufügen ACL
Rollback
TRUE = Zurücknahme von Revisionen
Index
TRUE = Indexwerte der Datei geändert
!
Bitte beachten Sie, dass der Revisionsdialog im Web Client ebenso über diese INI-Sektion konfiguriert werden kann. Aktuell werden jedoch nur die beiden Parameter "File" und "ACL" im Web Client unterstützt.
Sektion [Compatibility] Benutzer, die keine Administratorrolle einnehmen, können Revisionen wiederherstellen, wenn sie die entsprechenden Rechte am Dokument haben. Um diese Funktion zu aktivieren, setzen Sie in der Sektion [Compatibility] folgenden Parameter: [Compability] UserRestoreRevision=TRUE
i
Standardmäßig ist diese Funktion deaktiviert (auf FALSE gesetzt).
Aktivieren Sie des Weiteren Funktion "Löschen" in der Ergebnisliste.
1.8.5
Medienzugriff
Der Zugriff auf Objekte erfolgt über die Mediendatenbank, sofern die Objekte vorher nicht im Cache gefunden wurden. Es erfolgt jedoch immer zuerst ein Zugriff auf den Cache.
10
1.8
Archivmedien
Die Liste der Mediendatenbanken wird vom Core Server zur Laufzeit verwaltet. Ein Öffnen erfolgt beim ersten Zugriff auf das Medium. Die so geöffneten Mediendatenbanken werden während der gesamten Laufzeit offen gehalten.
1.8.6 1.8.6.1
Medientypen Plug-In Medien
Plug-In Medien werden intern als virtuelle Medien behandelt - bezüglich des Medientyps, Sektorierung und Eigenschaften. Die Ansteuerung erfolgt entweder über eine Schnittstelle (DLL) oder über einen Java Connector zum angeschlossenen Storage System. Bei der Archivierung sowie dem Zugriff auf diese Medien wird der Cache als Zwischenspeicher verwendet. Die Objekte erhalten nach erfolgreichen Schreib- oder Leseoperationen vom Medium im Cache den Status "RDY" und können damit aus dem Cache verdrängt werden. Sind die Objekte bei Leseanforderungen nicht im Cache vorhanden, werden sie vom Medium angefordert und in den Cache geladen. Bei Verwendung der Plug-Ins "pnetapp.dll", "pgenas.dll" und "ptivoli.dll" wird eine Markierung gesetzt, das das Objekt auf dem Medium angekommen ist. Bei Verwendung eines ECM Centera wird eine ClipID generiert und eingetragen.
i
Die verwendete Ablagestruktur ist abhängig vom Storage System. Auch die interne Verwaltung erfolgt über das Storage System.
1.8.6.2
Dateisystem Medien
Dateisystem Medien sind Speichermedien auf lokaler Dateisystem-Ebene. Deren Einbindung erfolgt über ein angegebenes Verzeichnis, welches dann nach der Formatierung die Header-Datei mit den generellen Medieninformationen sowie das eigentliche Data File mit den gespeicherten Objekten enthält. Bei der Archivierung sowie dem Zugriff auf diese Medien wird der Cache als Zwischenspeicher verwendet. Die Objekte erhalten nach erfolgreichen Schreib- oder Leseoperationen vom Medium im Cache den Status "RDY" und können damit aus dem Cache verdrängt werden. Sind die Objekte bei Leseanforderungen nicht im Cache vorhanden, werden sie vom Medium angefordert und in den Cache geladen.
1.8.7
Vergleich der Eigenschaften von Medientypen
In der folgenden Übersicht werden die Eigenschaften von Plug-In Medien und Dateisystem Medien gegenüber gestellt.
11
1
SAPERION – Grundlagen
Vergleich der Eigenschaften von Medientypen Plug-In Medien Aufbau
Dateisystem Medien
Einzeldateien bzw. Zusammenfassung der Einzeldatei- Zwei Dateien: Header-Datei und Data File entspreen entsprechend der definierten Konfiguration bei Be-
chend der Mediengröße
nutzung von Containern Vorteil
Nachteil
Es müssen nur bereits geschriebene Daten gesichert
Nur zwei zu sichernde Dateien pro Medium während
werden.
einer Datensicherung.
Ggf. sehr viele Einzeldateien pro Medium während der Es muss immer das komplette Medium gesichert werDatensicherung.
Speicherplatz
den, auch wenn es nur teilweise gefüllt ist.
Es wird soviel Speicherplatz belegt wie bereits Objekte Es wird Speicherplatz entsprechend der angegebenen archiviert worden sind.
Größe beim Anlegen und Formatieren des Mediums bereits angelegt.
Vorteil
Nachteil
Speicherplatz wird je nach Archivierungsaufkommen
Da der Speicherplatz im Vorfeld bekannt ist, kann
dynamisch verbraucht. Damit muss der Gesamtspei-
rechtzeitig eine Erweiterung der Kapazitäten veran-
cher nicht bereits von Anfang an bereitstehen.
lasst werden.
-
Allokation von Speicherplatz, auch wenn dieser aktuell noch nicht durch archivierte Dokumente verbraucht wurde.
Mediengröße
beliebig
beliebig
Vorteil
Die Mediengröße kann nachträglich angepasst wer-
-
den. Nachteil
-
Die Mediengröße ist fest definiert und kann nicht nachträglich geändert werden.
Zugriff
Vorteil
Der Zugriff erfolgt über Plug-In Tasks (Lesen/ Schrei-
Dateisystem Medien werden als Laufwerke mit perma-
ben bzw. Lesen)
nentem Handle eingerichtet.
Es sind beliebig viele Medien möglich.
Der Zugriff erfolgt über Dateisystemoperationen.
Der Zugriff kann je nach Bedarf konfiguriert werden:
Medien können relativ einfach "verschoben" bzw. neu
Zugriffs-Tasks in beliebiger Ausführungszeit sowie un- eingebunden werden. abhängig von der Anzahl der eingerichteten Plug-Ins Nachteil
Die Konfiguration muss manuell in den SAPERION
Beschränkung auf 512 aktive Laufwerke.
INI-Dateien vorgenommen werden.
Der permanente Zugriff erhöht den Verbrauch von
Abhängigkeit vom internen Handling des Storages
Ressourcen.
und damit von der Konfiguration des Storage Systems. Umgang mit Löschaufträgen
Vorteil
Löschaufträge können bis auf das Medium durchge-
Löschaufträge können bis auf das Medium durchge-
reicht werden.
reicht werden.
Es wird physikalischer Speicherplatz beim Löschen
-
von Dokumenten freigegeben, sofern keine Retention genutzt wird. Nachteil
-
Es wird kein physikalischer Speicherplatz beim Löschen von Dokumenten freigegeben, da die Daten in einem Container gespeichert werden.
Analysemöglichkeiten
SAPERION Standardanalysen (Mediendump und Me-
SAPERION Standardanalysen (Mediendump und Me-
dienscan)
dienscan)
12
1.8
Vorteil
Plug-In Medien
Dateisystem Medien
Sichtprüfung und Kontrolle der Objekte, ob diese auf
-
Archivmedien
dem Storage vorhanden sind, möglich (Ausnahme Detailinhalte bei Verwendung von Containern sowie Storage Systemen mit einer eigenen internen Verwaltung, z.B. ECM Centera oder DR550). Prüfung des Dateiinhalts möglich, ggf. zusätzliche Analysetools des verwendeten Storage Systems Nachteil
-
Keine Sichtprüfung von einzelnen Dokumentenobjekten möglich.
Automatisches Weiterschalten
Möglich
Nicht möglich
von Medien Vorteil
Bei passender Benennung der Medien erfolgt ein auto- Medien müssen gezielt manuell angelegt werden, womatisches Anlegen eines Folgemediums, wenn das ak- durch bessere Kontrollmöglichkeiten gegeben sind. tuelle Medium seine Kapazitätsgrenze erreicht hat. Für die automatische Zuordnung des Folgemediums zum passenden Serverpool ist kein administrativer Eingriff erforderlich.
Nachteil
Die Überwachung des freien Speicherplatzes auf dem
Ein manuelles Eingreifen durch den Administrator ist
Storage muss gewährleistet sein, da es durch das au-
erforderlich und damit ist auch die Überwachung des
tomatische Anlegen vom Folgemedium unter Umstän- Systems bezüglich freier Medienkapazitäten notwenden nicht auffällt, dass kein Platz mehr vorhanden ist.
dig. Neue Medien müssen ggf. manuell den Serverpools zugewiesen werden.
SAPERION Spiegelung
Spiegelmedien möglich
Spiegelmedien möglich
Vorteil
Die Funktionalität "Kopie durch Plug-In" steht zur Ver- fügung.
Nachteil
-
Es kann zu Kapazitätsproblemen führen, wenn das Spiegelmedium auf einer Festplatte mit abweichender Sektorierung erzeugt wird.
i
Aus Kompabilitätsgründen werden Dateisystem Medien zwar noch unterstützt, jedoch empfehlen wir den Medientyp Plug-In Medien einzusetzen. Beachten Sie des Weiteren, dass die jeweiligen Einstellungen sehr stark von den Projektanforderungen und der verfügbaren Hardware abhängen, diese sind vor Einsatz genauestens zu analysieren.
1.8.8
Puffer-Medien
Puffer-Medien dienen der Erreichung der Hochverfügbarkeit von SAPERION Systemen. Sie ermöglichen eine Weiterführung der Archivierung auch bei einem Ausfall eines Medienservers. Beim Start eines Core Servers wird automatisch für jeden weiteren (globalen) Core Server (Repository) ein Puffer-Medium reserviert. Als Volume-ID wird dabei jeweils die nächste aktuelle ID des entsprechenden Repository verwendet. Server-ID und Volume-ID werden hierbei automatisch vom System vergeben. Es existiert somit immer ein komplementäres Medienpaar auf dem puffernden Server sowie auf dem Zielserver. Das Puffer-Medium auf dem puffernden Server ist zur Verwaltung in der MMC sichtbar, während die Zielseite in der MMC nicht angezeigt wird.
13
1
SAPERION – Grundlagen
Die Konfigurationseinstellungen werden in der MEDIUM.INI im entsprechenden Unterverzeichnis der Mediendatenbank des Puffer-Mediums gespeichert.
1.8.8.1
Aufbau eines Puffer-Mediums
Objekte am puffernden Server werden ausschließlich im Cache gehalten, wobei das Puffer-Medium standardmäßig dem Default-Cache zugewiesen ist. Damit ist das entsprechende Puffer-Medium quasi ein virtuelles Medium, allerdings vom Medientyp 7 (7 = Puffer-Medium). Die Daten liegen bis zum Abgleich als RemoteWrite-Objekte im Schreibpuffer des puffernden Servers.
1.8.8.2
MEDIUM.INI
Der Aufbau der MEDIUM.INI ist abhängig vom jeweiligen Medientyp. Dabei wird zwischen dem Puffer-Medium des puffernden Servers und des Zielservers unterschieden. MEDIUM.INI des puffernden Servers [Translation] Owner= OriginalLocation= StartDocId=
MEDIUM.INI des puffernden Servers: Sektion [Translation] Parameter
Beschreibung
Owner
Name des Eigentümers des Puffer-Mediums – Name des puffernden Servers
OriginalLocation
RepositoryID des Zielservers, für den die Pufferung erfolgt
StartDocId
Start-DocID, ab der der Pufferabgleich startet. Ab dieser ID sind die Pufferobjekte noch nicht abgeglichen. Die Start-DocID bildet den Ausgangspunkt für die Anzeige der nicht abgeglichenen Pufferobjekte in der MMC.
MEDIUM.INI des Hauptservers [Translation] Owner= ReservedSince=
MEDIUM.INI des Hauptservers: Sektion [Translation] Parameter
Beschreibung
Owner
Name des Eigentümers des Puffer-Mediums – Name des puffernden Servers
14
1.8 Parameter
Beschreibung
ReservedSince
Datum der Reservierung des Mediums für den Eigentümer
1.8.8.3
Archivmedien
Ablauf der Pufferung
Während der Nichtverfügbarkeit (Ausfall) eines Core Servers wird auf dem Puffer-Medium seines Failover-Servers archiviert. Ist das eigentliche Zielmedium aufgrund des Ausfalls des Hauptservers nicht verfügbar, so erfolgt die Archivierung auf das Puffer-Medium. Es wird eine neue DocID auf Basis der aktuellen Mediendatenbank des Puffer-Mediums angefordert. Anschließend wird das Objekt als WriteRemote-Objekt in den Schreibpuffer des puffernden Servers gestellt. Der Status ist "qReW". Über die Cache-Queues in der MMC kann der Inhalt angezeigt werden. Auf Datenbankebene wird die XHDOC auf Basis des Puffer-Mediums vergeben. D.h. die XHDOC verweist auf das Puffer-Medium. Die Einträge auf Datenbankseite werden durch eine Objekt-Replikation nicht geändert. Die Anzeige der Objekte in der MMC unter den Puffer-Medien wird entsprechend erhöht.
i
Der Zugriff auf die Objekte erfolgt ausschließlich über den Cache des puffernden Servers. Damit kann es passieren, dass der Zugriff scheitert, wenn der Hauptserver wieder in Betrieb genommen, die Objekt-Replikation jedoch noch nicht vollständig durchgeführt wurde.
1.8.8.4
Ablauf Objekt-Replikation
Wird der Hauptserver wieder in Betrieb genommen, so startet automatisch eine Objekt-Replikation über den Remote Cache Flush Thread. Je nach Serverkonfiguration kann es einige Zeit dauern, bis die Verfügbarkeit des Hauptservers dem puffernden Server vorliegt. Bei der Übertragung wird als erstes das entsprechende Zielmedium auf dem Hauptserver anhand der INI-Einstellungen des Puffer-Mediums sowie der Pools ermittelt. Die Übertragung der Objekte erfolgt dann analog dem RemoteWrite von Objekten. Konnte das Objekt erfolgreich auf das Zielmedium geschrieben werden, wird eine Relocate-ID in der Mediendatenbank des Puffer-Mediums auf dem puffernden Server eingetragen. Zusätzlich dazu werden auch die Informationen zur Replikation ebenfalls an den Hauptserver mit übertragen. Somit erfolgt dann ein Zugriff immer zuerst über die DocID des Puffer-Mediums. Ist eine Replikation erfolgt und eine RelocateID vorhanden, wird auf Basis dieser ID das Objekt zugegriffen. Nach erfolgreicher Replikation der Pufferobjekte erhöht sich die Start-DocID um die Anzahl übertragenen Objekte. Unter Umständen kann es passieren, dass der Hauptserver noch nicht vollständig initialisiert ist, so dass die Übertragung der WriteRemote-Objekte fehlschlägt. In diesem Fall wird der Status der Objekte im Schreibpuffer auf "ErrorRemoteWrite (eReW)" gesetzt. Die erneute Übertragung der nicht übertragenen Objekte muss dann manuell über die MMC mit "Reparatur > Erneut schreiben" durchgeführt werden.
15
1
!
SAPERION – Grundlagen
Mediendatenbanken der Puffer-Medien sind nach Replikation auf beiden Servern vorhanden und dürfen nie gelöscht werden (Datensicherung).
1.9
Organisation der Dokumentenbenutzung
Dokumente können sich in der Verwaltungsumgebung von SAPERION in drei verschiedenen Zuständen bzw. Bereichen befinden. In jedem gelten leicht abweichende Bedingungen bezüglich der Handhabung und Verwaltung der Dokumente.
1.9.1
Dokumente im elektronischen Archiv
Dokumente befinden sich erst im Archiv, wenn die Indexierung vollständig eingegeben ist und die Indexmaske mit [OK] verlassen wurde. Auf das Dokument kann dann nur noch über eine Suchabfrage zugegriffen werden oder wenn entsprechende Links auf archivierten Dokumenten zur Verfügung stehen (z.B. in Mappen). Archivierte Dokumente unterliegen besonderen Schutzmaßnahmen. Sie können nicht überschrieben werden. Bei Änderung des Dokumentes wird eine Revision durchgeführt und die Neuerungen werden zusätzlich auf dem Medium abgelegt. Wenn archivierte Dokumente gelöscht werden, wird nicht das Dokument gelöscht, sondern lediglich die Zugriffsmöglichkeit (konkret: der Eintrag in der Datenbank). Ein gelöschtes Dokument kann durch eine Reorganisation des Archivs wieder zur Verfügung gestellt werden.
1.9.2
Dokumente in den Ablagekörben (Archivierungsumgebung)
In den Ablagekörben "Eingang", "Dokumente" und "Offen" befinden sich Dokumente noch nicht im Archiv, sondern noch in der Archivumgebung, sozusagen in einem Vorbereitungsstadium der Archivierung. Anders als bei archivierten Dokumenten werden hier für Dokumente keine Revisionen erzeugt und verwaltet. Bei den Dokumenten in der Archivierungsumgebung muss zwischen Anwendungsdateien und Bilddateien unterschieden werden. Bei Anwendungsdateien werden innerhalb der Archivumgebung grundsätzlich die Originaldateien bearbeitet. Erst beim Archivieren wird eine Kopie dieser Datei in das elektronische Archiv geschrieben (bzw. die Operation ausgeführt, die beim Laden der Datei ausgewählt wurde). Bei Bilddateien ist bereits eine Kopie in der Archivierungsumgebung vorhanden.
1.9.3
Dokumente in der Arbeitsumgebung (Checkout)
Für eine effektive Bearbeitung von bereits archivierten Anwendungsdateien stellt SAPERION für jeden Benutzer eine eigene Arbeitsumgebung zur Verfügung. Die Arbeitsumgebung stellt sich dem Benutzer in Form einer Liste dar und zeigt alle derzeitig von Ihm in Bearbeitung befindlichen Anwendungsdateien an. Die Benutzer können so auf einfache Weise auf diese Dokumente zugreifen und brauchen keine Suchabfrage an das Archiv auszuführen. Sie können also Dokumente aus dem Archiv in die Arbeitsumgebung auslagern ("auschecken") und am Ende der Bearbeitung wieder unter Erzeugung einer Revision in das Archiv "einchecken". Solange das Dokument von Ihnen ausgecheckt ist, können andere Benutzer nur lesend auf die zuletzt archivierte
16
2.1
Microsoft Management Console (MMC)
Revision dieses Dokumentes zugreifen. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Wenn Sie Anwendungsdateien nicht ändern wollen, sollten Sie zum Öffnen der Datei immer den Befehl "Anzeigen" verwenden. Wenn Sie eine Anwendungsdatei zum Anzeigen mit "Bearbeiten" öffnen, sollten Sie vor dem Schließen von SAPERION diese Datei immer erst in der Anwendung schließen. Ansonsten kann SAPERION diese Datei ggf. nicht zum Einchecken aus dem Checkout-Verzeichnis entfernen, da Anwendungen wie z.B. MS Word geöffnete Dateien schützen. Dokumente in der Ergebnisliste können als ausgecheckt angezeigt werden, obwohl sie sich nicht mehr in der Arbeitsumgebung befinden. In diesem Fall kann der Administrator die Checkout-Markierung zurücksetzen. Dafür gibt es im Kontextmenü des betreffenden Dokuments in der Ergebnisliste den Eintrag "Checkout-Markierung reparieren".
!
Verwenden Sie diesen Befehl nur für Dokumente, die nicht mehr in der Arbeitsumgebung angezeigt werden.
Sektion [System] Wenn in der PROGRAM.INI in der Sektion [System] den folgenden Parameter setzen, wird für jedes ausgecheckte Dokument ein Eintrag im Startmenü (standardmäßig in der Gruppe "Saperion\Checkout") erzeugt: [System] CheckOutGroup=TRUE
2
Serververwaltung über MMC
Die Konfiguration der SAPERION Server erfolgt über die Microsoft Management Console (MMC). Hierzu werden SAPERION Snap-Ins registriert und verwendet. Die Konfiguration und Überwachung der Server kann damit von einem beliebigen Windows-PC im Netzwerk erfolgen.
2.1
Microsoft Management Console (MMC)
SAPERION setzt für die Verwaltung des Core Servers und anderer, im System befindlichen Server die Microsoft Management Console (MMC) ein. Die MMC ist eine grafische Benutzeroberfläche zum Verwalten von Netzwerken, Computern, Diensten und anderen Systemkomponenten unter Microsoft Windows. In der MMC sind Verwaltungsprogramme (Snap-Ins) zusammengefasst, die Sie auch zur Verwaltung von SAPERION einsetzen können. So können Sie beispielsweise über die MMC eine umfassende Fernwartung des global verwendeten Core Servers durchführen.
i
Bei einer All-In-One-Installation von SAPERION erhalten Sie automatisch eine vorkonfigurierte MMC mit den entsprechenden Snap-Ins. Bei einer Installation eines verteilten Systems müssen Sie für die Verwaltung der SAPERION Server entsprechende Konsolen erstellen.
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2
Serververwaltung über MMC
Abb. 2–1: Microsoft Management Console Benutzeroberfläche
Eine Beschreibung der Standardfunktionen des MMC finden Sie in der Microsoft-Hilfe, die Sie über [Hilfedatei anzeigen] oder der Taste [F1] öffnen können. Die Beschreibung der spezifischen Funktionen der SAPERION-Server erfolgt in den nachfolgenden Kapiteln.
2.1.1
Starten der MMC
Beim Starten der MMC versucht das System, die zuletzt gespeicherten Verbindungen zu den Servern wieder herzustellen. Sollte dies nicht gelingen sein, haben Sie möglicherweise den entsprechenden Core Server auf dem jeweiligen Rechner nicht gestartet.
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Bitte beachten Sie, dass eine geöffnete MMC im laufenden Betrieb zunehmend Systemressourcen verbraucht.
2.1.2
Speichern in der MMC
Nachdem Sie Ihre Snap-Ins konfiguriert haben, sollten Sie die aktuellen Einstellungen der MMC-Konsole in einer MSC-Datei speichern. Für das schnelle Wiederfinden empfehlen wir, eine Desktopverbindung mit entsprechendem Icon anzulegen. Die MMC kann bei Bedarf durch einfaches Doppelklicken auf diesem Icon jederzeit wieder geöffnet werden.
2.1.3
Aktualisieren
Mit der folgenden Einstellungen in der PROGRAM.INI des Servers können Sie die Aktualisierungsrate der MMC definieren: Beispiel
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2.2
Administrationsmöglichkeiten
[MMC] MMCRefreshMs=10000
Aktualisierungsrate der MMC Parameter
Beschreibung
MMCRefreshMs
Aktualisierungsrate in Millisekunden
2.2
Administrationsmöglichkeiten
In der MMC stehen Ihnen verschiedene Befehle zur Administration Ihrer Server zur Verfügung. Diese sind entweder über das Kontextmenü oder über den Menüeintrag "Aktion" des MMC-Dialogs aufrufbar.
2.2.1
Hinzufügen eines Snap-Ins
Um den SAPERION Core Server als Snap-In in die MMC-Konsole hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 1.
Klicken Sie in der Menüleiste auf DATEI > Eintrag SNAP-IN HINZUFÜGEN/ ENTFERNEN. Der Dialog "Snap-In hinzufügen/entfernen" öffnet sich. Hier erhalten Sie eine Übersicht über vorhandene sowie bereits ausgewählte Snap-Ins.
2.
Markieren Sie das gewünschte Snap-In und klicken auf [Hinzufügen]. Sie können weitere Snap-Ins hinzufügen. In der MMC werden entsprechend viele Netzwerkverbindungen (LAN, WAN, Internet, etc.) parallel zu den Servern aufgebaut.
3.
Klicken Sie auf [OK] zur Bestätigung Ihrer Auswahl.
2.2.2
Verbinden des SAPERION Servers
Für jedes der hinzugefügten Snap-Ins können Sie nun einen Server in der bestehenden Netzwerkumgebung auswählen, auf dem der Core Server laufen soll. 1.
Markieren Sie das Snap-In, das Sie verbinden möchten im Konsolenstamm.
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2 2.
Serververwaltung über MMC
Klicken Sie im Kontextmenü folgende Einträge: SERVER > VERBINDEN > AUSWÄHLEN. Der Dialog "Netzwerkumgebung" öffnet sich.
Bereits einmal ausgewählte Server stehen in der Menüliste zur Auswahl, diesen Eintrag können Sie alternativ wählen. 3.
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Wählen Sie im Netzwerk den gewünschten Server aus. Ist Ihnen der Name des Servers bekannt, können Sie diesen auch direkt in das Textfeld "Server" eingeben und bestätigen Sie mit [OK].
Zum Auswählen eines Core Servers muss dieser an dem jeweiligen Rechner vorher gestartet werden (als Prozess oder Dienst).
2.2.3
Server Passwort setzen
Nach der Ersteinrichtung eines Servers sollten Sie ein Server Passwort setzen, um unerlaubten Zugriff zu verhindern. Änderungen an der Konfiguration des Servers müssen stets unter Angabe des Passworts bestätigt werden. Es ist jederzeit möglich, das gesetzte Passwort über den Dialog "Server Passwort setzen" zu ändern. 1.
Markieren Sie im Konsolenstamm den entsprechenden Server. Klicken Sie im Kontextmenü SERVER > PASSWORT. Der Dialog "Server Passwort setzen..." öffnet sich.
2.
Tragen Sie das gewünschte Passwort ein und betätigen mit [OK]. Bei der initialen Passwortdefinition können Sie das Feld "Bisher" offen lassen.
2.2.4
Abgesetzter Modus
Ist ein Server innerhalb eines Systems mit mehreren Servern eingebunden, können Sie diesen in einen "Stand-Alone"-Modus versetzen. In diesem Modus ist der Server zwar noch in Betrieb, doch erfolgt keine Kommunikation zu anderen Servern innerhalb des Netzwerks.
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2.2
Administrationsmöglichkeiten
Nach dem Setzen des "Abgesetzten Modus" ist ein Server-Neustart erforderlich.
2.2.5
Stationen beenden
Um Wartungsarbeiten am Core Server vornehmen zu können, sollte sichergestellt werden, dass währenddessen kein Benutzer auf das Archiv zugreifen kann. Durch das Beenden der Arbeitstationen können Sie dies gewährleisten: 1.
Markieren Sie im Konsolenstamm den entsprechenden Server. Klicken Sie im Kontextmenü auf SERVER > STATIONEN BEENDEN. Der Dialog "Arbeitsstationen beenden..." öffnet sich. Über diesen Dialog können Sie auf allen derzeit bei SAPERION angemeldeten Arbeitsstationen SAPERION als Programm beenden.
2.
Tragen Sie in das Feld "Arbeitsstationen ausnehmen" die Arbeitsstationen ein, die nicht beendet werden sollen.
3.
Durch das Aktivieren der Checkbox "Automatische Beendung aktiv" wird der Core Server in einen Wartungsmodus gesetzt. Eine Anmeldung bei SAPERION ist erst dann wieder für Clients möglich, wenn Sie den Dialog "Arbeitsstationen beenden" erneut aufrufen und über die Deaktivierung der Checkbox "Automatische Beendigung aktiv" den Wartungsmodus beenden. Sie können zudem einen Grund für das Beenden angeben und über "Verbleibende Zeit" dem Benutzer die Möglichkeit geben, innerhalb dieser Zeit seinen momentanen Bearbeitungsstand zu sichern.
4.
Klicken Sie auf [OK]. Die Benutzer der betreffenden Arbeitsstationen erhalten nach wenigen Sekunden die Nachricht "System wird beendet".
2.2.6 Hardwareerkennung (nur bei SCSI-Geräten) Nach jeder Umrüstung der Hardware (beispielsweise die Anbindung einer Jukebox) müssen Sie eine Hardwareerkennung durchführen. Dies können Sie über die MMC initialisieren. Klicken Sie in der Menüleiste oder im Kontextmenü den Eintrag AKTION > SERVER > HARDWARE ERKENNEN.
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2
Serververwaltung über MMC
Dabei werden die Informationen der über SCSI angeschlossenen Geräte (SCSI-Adressen, Gerätenamen der Jukeboxen und Laufwerke, etc.) und der in der Jukebox befindlichen Medien ausgelesen. Anschließend wird die Hardware neu initialisiert.
2.2.7
Initialisierung von Jukeboxen
Mit dem Initialisieren der Jukebox setzt SAPERION seine Medienverwaltung zurück und baut sie neu auf. Hierzu wird jedes Medium einmal in ein Laufwerk der Jukebox eingelegt, um die gegebenfalls auf jeder Medienseite abgelegten Medieninformationen erneut auszulesen (ca. 10 Sekunden pro Medium und Seite). Um die Initialisierung einer Jukebox auszuführen, markieren Sie den Namen der gewünschten Jukebox im Konsolenstamm. Über das Menü der rechten Maustaste kann die Initialisierung gestartet werden.
2.2.8
Reorganisation von Medien
Über eine Reorganisation des Core Servers können Sie bewirken, dass auf den Medien gespeicherte Indexdaten in die dazugehörigen SAPERION-Tabellen (Indextabellen) der Suchdatenbank übertragen werden (sofern die Daten nicht bereits vorhanden sind). Die Reorganisation kann aus mehreren Gründen notwendig sein:
+
Die SAPERION-Tabellen in der Suchdatenbank sind inkosistent/ unvollständig (z.B. durch ein Restore-Prozess vom Backup) oder sollen auf ein weiteres Datenbanksystem übertragen werden.
+
Die bestehende Volltextdatenbank soll aktualisiert oder gegen eine andere Volltextdatenbank ausgetauscht werden.
+
Versehentlich gelöschte Dokumente sollen wieder verfügbar gemacht werden.
Die Restauration der Indexdaten aus den Medien ist generell möglich, im Vorfeld müssen aber unbedingt einige Faktoren bedacht werden. Aufgrund der Historie eines Archivs (Probleme bei der Archivierung, Mediendefekte, Umbau von Tabellen, administrative Fehler etc.) ist oftmals damit zu rechnen, dass die Reorganisation mit erheblichen Nacharbeiten verbunden sein kann. Gegebenenfalls kann eine technische Unterstützung durch spezifisch ausgebildetes Personal erforderlich sein. Beachten Sie bitte auch, dass eine Reorganisation der Indexdaten abhängig von der Anzahl der archivierten Daten und der Menge an involvierten Medien mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden sein kann. Daher wird empfohlen, die komplette Reorganisation der Index-Daten von den Medien nur im Falle eines Totalverlustes der Index-Informationen in der Datenbank durchzuführen.
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Es wird dringend empfohlen, die Reorganisation des Mediums nicht als einzige Sicherungsmöglichkeit der Index-Daten vorzusehen, sondern eine regelmäßige Sicherung der entsprechenden Datenbank durchzuführen. Bei einem Verlust der Indexdaten kann dann mit der Reorganisation bei dem letzten Sicherungsstand der Datenbank aufgesetzt werden
2.2.8.1 +
Allgemeine Hinweise zum Durchführen einer Reorganisation
Vor jeder Reorganisation sollte der aktuelle Systemstand vollständig gesichert sein.
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2.2
Administrationsmöglichkeiten
+
Eine Reorganisation der Suchdatenbank ist abhängig von der Anzahl der Dokumente auf dem Medium und der Rechenleistung oft mit einem sehr hohen Zeitaufwand (viele Stunden) verbunden.
+
Nachschlagetabellen und Protokolltabellen werden nicht auf den Medien gespeichert und können daher auch nicht reorganisiert werden.
+
Bei einer Reorganisation mehrerer Medien muss die Reorganisation in derselben Reihenfolge erfolgen, in der die Daten auf die Medien geschrieben wurden.
+
Eine mehrfache hintereinander ausgeführte Reorganisation eines Mediums führt nicht zu doppelten Einträgen in der Suchdatenbank.
+
Um unnötige Operationen bei dem Neuaufbau zu vermeiden, sollte die aktuelle Version der DDCDatei (Beschreibung der Suchdatenbank) im "DEFS"-Verzeichnis vorhanden sein.
+
Wenn in der Indexdatenbank Dokumente verwaltet werden, die von einem Puffermedium stammen, sollte vor dem Reorganisieren die Indextabelle gelöscht werden, um zu verhindern, dass Dokumente doppelt erzeugt werden.
Die Reorganisation verläuft dialoggesteuert und kann während des laufenden Betriebes des Core Servers vorgenommen werden. Zudem können Sie gezielt die zu reorganisierenden Datenbanktabellen auswählen und bei Bedarf auch gezielt Medien von der Reorganisation ausschließen. 1.
Markieren Sie im Konsolenstamm den entsprechenden Server.
2.
Klicken Sie in der Menüleiste AKTION > SERVER > REORGANISIEREN VOM MEDIUM. Der "Reorganisations-Assistent" öffnet sich.
3.
Wählen Sie aus, ob Sie alle oder ausgewählte Tabellen reorganisieren möchten, indem Sie den entsprechenden Radiobutton aktivieren. Klicken Sie [Weiter].
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Wenn "Alle Tabellen" gewählt wurde, so funktioniert der Neuaufbau nur dann, wenn sich die benötigten DDC-Dateien bereits im DEFS-Verzeichnis befinden.
Wenn Sie bestimmte Tabellen reorganiseren wollen, öffnet sich ein Dialog zur gezielten Auswahl der Tabellen (DDC-Dateien). Zur Auswahl stehen immer diejenigen Tabellen, die dem aktuell in der MMC ausgewählten Core Server bekannt sind. Sollten hierbei bestimmte Datenbankdefinitionen dieser DDC-Dateien nicht vorhanden sein, können Sie über [Fehlende DDCs vom Medium laden] zunächst eine Liste mit allen fehlenden Definitionen zusammenstellen lassen. Die Routine listet auch Definitionen auf, wenn diese in den Mediendatenbanken unter einer neueren Revision vorgefunden wurden. Auf diese Weise erhalten Sie stets den aktuellen Stand ihrer Definitionen.
23
2
i
Serververwaltung über MMC
Wenn Definitionen (DDC) ausgegraut sind, bedeutet es, dass die Version der DDC bereits aktuell ist und mit der Version auf dem Medium übereinstimmt.
4.
SAPERION listet im nächsten Schritt alle Medien auf, die reorganisiert werden müssen. Diese können bei Bedarf in der Auflistung von Ihnen wieder abgewählt werden. Klicken Sie auf [Weiter].
5.
Wählen Sie nun die gewünschte Aktion durch aktivieren der entsprechenden Checkbox aus: +
Volltextdaten konvertieren Erneute Übertragung der Einträge von Volltextfeldern in die dazugehörige Volltextdatenbank. Auf diese Weise kann auf Änderung in den Wörterbüchern reagiert werden oder auch von einer Volltextdatenbank auf eine andere gewechselt werden.
+
Gelöschte Dokumente zurückholen Löschen von Dokumenten unter SAPERION bedeutet, dass nur die Einträge in der Suchdatenbank entfernt werden. Wenn Sie in der Systemkonfiguration von SAPERION die Option "Löschungen speichern" aktiviert haben, wird ab diesem Zeitpunkt jede Löschung zusätzlich mit einem Löscheintrag auf dem Medium dokumentiert. Diese Dokumente werden bei der Reorganisation in die Suchdatenbank wieder eingefügt.
Klicken Sie auf [Weiter]. 6.
2.2.8.2
Die gewählte Aktion wird ausgeführt. Nach Beendigung der Reorganisation wird das Ergebnis angezeigt. Für jedes Medium wird neben dem Status die Anzahl der reorganisierten Dokumente angezeigt. In der Spalte "OK" steht die Anzahl der fehlerfrei reorganisierten Dokumente und in der Spalte "Fehler" entsprechend die Anzahl der fehlerhaften Dokumente.
Reorganisation mit vorherigem Löschen der Datenbanken
In bestimmten Situationen kann es sinnvoll sein, Datenbanktabellen aus der Suchdatenbank oder die Volltextdatenbank zu löschen und sämtliche erforderliche Medien neu aufzubauen. Für das Löschen müssen folgende Daten entfernt werden:
+
Löschen Sie die entsprechenden Datenbanktabellen. Die Datenbanktabellen werden über die Tools der entsprechenden SQL-Datenbank oder über geeignete externe ODBC-Tools gelöscht.
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2.2
+
Administrationsmöglichkeiten
Werden Volltextfelder in der Suchdatenbank verwendet, müssen auch diese gelöscht werden. Die dazugehörenden Dateien befinden sich in einem Unterverzeichnis des - Verzeichnisses und sind nach dem Feldnamen und einer fortlaufenden Nummer benannt
2.2.9 Ändern des Medien-Verzeichnisses Im Medien-Verzeichnis werden für alle Medien am Core Server entsprechend Mediendatenbanken gespeichert. Das Verzeichnis sollte sich prinzipiell auf einer lokalen Festplatte des Core Servers befinden und netzwerktechnisch gegen Zugriff von außen geschützt werden. Bei Änderung des Pfades können die alten Mediendatenbanken durchaus weiterbenutzt werden. Sie müssen lediglich den Inhalt des alten Verzeichnisses in das neue Verzeichnis kopieren. 1.
Klicken Sie in der Menüleiste den Eintrag AKTION > SERVER > MEDIEN-VERZEICHNIS. Der Dialog "Medien-Verzeichnis setzen" öffnet sich.
2.
Geben Sie den neuen Verzeichnis-Pfad an oder klicken Sie auf [...], um nach dem Pfad zu suchen.
3.
Klicken Sie auf [OK], um Ihre Änderung zu speichern.
2.2.10 Diagnose Für jeden Core Server können Sie ein Protokollierung in der MMC aktivieren.
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Bitte beachten Sie, dass bei Beendigung des Core Servers die Protokollierung automatisch wieder deaktiviert wird.
2.2.10.1 Anzeigen der Log-Datei Sie können die aufgezeichnete Protokolldatei in einem Editor öffnen und bei Bedarf auch abspeichern. 1.
Markieren Sie im Konsolenstamm den Core Server-Eintrag.
2.
Klicken Sie im Kontextmenü auf SERVER > DIAGNOSE > LOG ANZEIGEN. Die Logdatei öffnet sich im Editor.
25
2
Serververwaltung über MMC
2.2.10.2 Rücksetzen der Log-Datei Sie können die aufgezeichnete Protokolldatei zurückgesetzen, so dass mit dem Neuschreiben eines Protokolls begonnen wird. 1.
Markieren Sie im Konsolenstamm den Core Server-Eintrag.
2.
Klicken Sie im Kontextmenü auf SERVER > DIAGNOSE > LOG ZURÜCKSETZEN.
2.2.10.3 Archiv-Logs aktivieren Um eine Protokollierung zu erhalten, müssen Sie bei jedem Neustart des Core Servers diese aktiv initieren. Dies hängt damit zusammen, dass eine Protokollierung über die MMC temporär wirkt - die entsprechenden Ereignisse werden nur bis zum nächsten Start des Core Servers protokolliert. 1.
Markieren Sie im Konsolenstamm den Core Server-Eintrag.
2.
Klicken Sie im Kontextmenü auf SERVER > DIAGNOSE > ARCHIV LOGS AKTIVIEREN. Der Dialog "Protokolle" öffnet sich.
3.
Aktivieren Sie die jeweiligen Checkboxen für die Protokollmodule.
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Protokollmodule sollten nur nach Absprache und auf Anweisung des Technischen Supports der SAPERION AG aktiviert werden.
Protokoll Module Modul
Beschreibung
DocCache
Protokollierung aller Vorgänge, die durch den Cache gehen (z.B. create, open).
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2.3
SAPERION Core Server
Modul
Beschreibung
MediaUID, DirDB, MediaDB
Protokollierung der Ereignisse im Bereich der Mediendatenbanken (z.B. Fehler durch ausgelagertes Medium, dessen Medienverzeichnis noch vorhanden ist).
MediumDriver
Protokollierung der Ereignisse bezüglich Medien, Laufwerke und Jukeboxen (z.B. move, read, alle low-level Operationen).
MediumCopy
Protokollierung der Ereignisse beim Spiegeln und Kopieren von Medien.
DirRebuild
Protokollierung der Ereignisse bei der Reorganisation der Mediendatenbanken.
2.2.10.4 ODBC-Log In der MMC habenSie die Möglichkeit, ein ODBC-Protokoll zu konfigurieren und aufzurufen; weitere Details zur ODBC-Protokollierung finden Sie im Kapitel "ODBC".
2.3
SAPERION Core Server
Innerhalb der MMC stehen Ihnen für die Administration des Core Servers die folgenden Punkte zur Verfügung, die in den folgenden Abschnitten näher beschrieben werden:
+
Benutzer
+
Infrastruktur
+
Datenbank
+
Dokumente
+
Prozesse
+
Diagnose
2.3.1
Benutzer
Im Bereich "Benutzer" werden die angemeldeten Benutzer verwaltet. Hierfür gibt es die Unterpunkte:
+
Verbindungen
+
Konten
2.3.1.1
Verbindungen
Unter den Verbindungen werden die aktuell mit dem Core Server verbundenen Arbeitsstationen aufgelistet und deren Benutzeraktivitäten aufgezeichnet. Die Liste enthält mindestens einen Eintrag mit der Arbeitsstation, welche die MMC gerade geöffnet hat. Bei den angezeigten Daten handelt es sich um technische Informationen aus der Sicht des Core Servers. Die hier angezeigten Angaben informieren nicht über den Zugriff auf das Archiv, sondern über die damit verbundene Client-Server-Kommunikation. Die Angabe der gelesenen und geschriebenen Daten erfolgt in KByte.
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2
Serververwaltung über MMC
Unter "Verbindungen" wird in der Spalte "Client Version" die entsprechende Version der verbundenen Clients angezeigt. Clients, die mit einer niederen Version arbeiten, stehen Funktionen, die in höheren Versionen hinzugekommen sind, nicht zur Verfügung. Alle anderen Prozesse (insbesondere RPC-Calls) werden in einem entsprechenden Kompatibilitätsmodus ausgeführt. Einer vom Client an den Server gerichtete Anfrage (Call) wird die Versionsnummer als Parameter mit übergeben. Der Server überprüft vor Ausführung der Anfrage, ob es sich bei der Versionsnummer um die aktuelle Version handelt. Ist dies nicht der Fall, wird der Aufruf im Kompatibiltätsmodus ausgeführt.
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Bis zu SAPERION Version 5.7 ist es notwendig, dass Client- und Server-Versionen übereinstimmen müssen. Bei einem Software-Update müssen daher alle Clients aktualisiert werden. Ab SAPERION Version 6 entfällt diese Notwendigkeit.
2.3.1.2
Konten
Im Bereich "Konten" finden Sie die Unterpunkte:
+
Benutzer In der Liste "Benutzer" werden die aktuell am Core Server angemeldeten Benutzer (Benutzernamen) angezeigt. Über den Menüpunkt "Löschen" wird die Anmeldung eines markierten Benutzers aus der MMC entfernt. Dies kann beispielsweise vonnöten sein, wenn die Abmeldung des Benutzers nicht ordnungsgemäß durchgeführt worden ist und sein Benutzerkonto für ein erneutes Anmelden zu einem späteren Zeitpunkt gesperrt ist. Über den Menüpunkt "Beenden" wird eine reguläre Abmeldung des Benutzers vom System initiiert. Der Benutzer erhält einen entsprechenden Warnhinweis. Nach einer vorgegebenen Zeit wird der Client dann geschlossen.
+
Server In der Liste "Server" werden die aktuell verwendeten Server angezeigt.
+
Offline In der Liste "Offline" werden die aktuell verwendeten Offline-Clients aufgelistet.
2.3.2
Infrastruktur
Unter der Infrastruktur sind folgende Unterpunkte:
+
Lizenzen
+
Globale Server
+
Ressourcen
+
Rendern
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2.3
2.3.2.1
SAPERION Core Server
Lizenzen
Innerhalb der MMC können die vom Core Server verwalteten Lizenzen angezeigt werden. So haben Sie einen Überblick über zur Zeit genutzte und noch vorhandene Lizenzen.
Abb. 2–2: MMC-Fenster "Lizenzen"
2.3.2.2
Globale Server
Unter dem Punkt "Globale Server" werden alle im System vorhandenen Server angezeigt. Hinzufügen eines Servers Sie können zu den bestehenden Servern einen weiteren Server hinzufügen und die entsprechende Verbindung erstellen. 1.
Markieren Sie den Eintrag "Globale Server" im Konsolenstamm. Im Konsolenfenster erscheinen alle registrierten Server.
2.
Klicken Sie den Menüeintrag "Registrieren..." im Kontextmenü des Kontrollfensters. Der Dialog "Netzwerkumgebung" öffnet sich.
3.
Wählen Sie den gewünschten Server aus und klicken auf [OK]. Wenn Sie Server über die MMC registrieren und miteinander bekannt machen, nimmt jeder dieser Server automatisch am Failover-Betrieb teil (die Zuweisung erfolgt dabei anhand der IP-Adresse).
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Bevor Sie einen weiteren Server registrieren, sollten Sie vorab ein Failover-Konzept erarbeiten sowie die Firewall für den Failover-Betrieb entsprechend konfigurieren.
Server aus dem Failover-Betrieb herausnehmen Möchten Sie einen Server aus dem Failover-Betrieb herausnehmen, gehen Sie wie folgt vor:
29
2
Serververwaltung über MMC
1.
Markieren Sie den Server, den Sie aus dem Failover-Betrieb herausnehmen möchten.
2.
Klicken Sie im Kontextmenüs "Bearbeiten".
3.
Wählen Sie den Eintrag im Dropdownmenü "Kein Failover".
2.3.2.3
Ressourcen
Unter dem Punkt "Ressourcen" werden alle vom Core Server verwalteten SAPERION Elemente aufgeführt. Diese bestehen aus Tabellen, Benutzer-Verzeichnisse oder Tasks. Sie haben in der MMC die Möglichkeit, neue Ressourcen zum Core Server hinzuzufügen. Hinzufügen einer Tabelle 1.
Markieren Sie im Konsolenstamm den Eintrag RESSOURCE > TABELLE.
2.
Klicken Sie den Menüeintrag "Neu" im Kontextmenü des Kontrollfensters. Der Dialog "Tabellen-Ressource hinzufügen" öffnet sich.
3.
Nehmen Sie Einstellungen gemäß folgender Tabelle vor und klicken Sie auf [OK].
Tabellen-Ressourcen hinzufügen Parameter
Beschreibung
Typ
Wählen Sie aus dem Dropdownmenü einen Ressourcentyp aus.
Name Master-Version
Wenn Sie die Checkbox "Master-Version" aktivieren, wird am Core Server die Originalversion der Ressource gespeichert. Ist diese Checkbox nicht aktiviert, wird eine Kopie der Ressource am Core Server gespeichert. Wenn an einem Core Server die Kopie einer Ressource vorliegt, wird diese Kopie verwendet, wenn kein Core Server erreichbar ist, der Originale verwaltet. Ansonsten wird immer der Original-Core Server verwendet.
Hinzufügen eines Benutzer-Verzeichnisses Wenn Sie einem Core Server eine neue Benutzerressource hinzufügen, müssen Sie einen entsprechenden Standort auswählen. Jeder Benutzer oder Benutzergruppe hat einen Standort. Damit ist es möglich, dass ein Core Server eine bestimmte Benutzermenge verwaltet (zum Beispiel alle Benutzer einer Außenstelle). Für diese Außenstelle existiert ein eigener Core Server. Die Ressourcen könnten dann alle Tabellen und Benutzer sein, die für diese Außenstelle relevant sind. In der Zentrale könnten alle Tabellen als Master liegen, die von der Zentrale selbst und von allen Außenstellen benötigt werden könnten. In den Außenstellen selbst liegen diese Daten als Kopie vor. 1.
Markieren Sie im Konsolenstamm den Eintrag RESSOURCE > BENUTZERVERZEICHNISSE.
2.
Klicken Sie den Menüeintrag "Neu" im Kontextmenü des Kontrollfensters. Der Dialog "Standort hinzufügen" öffnet sich.
30
2.3
3.
SAPERION Core Server
Klicken Sie auf [OK].
Systemtabellen SAPERION bietet die Möglichkeit, zur Verbesserung der Performance, die Systemtabellen (XREVISE, XLOCKS, XUID) am Core Server zu cachen. Hierzu muss die entsprechende Ressource als Master-Version definiert werden. Die Größen der Caches können in der PROGRAM.INI konfiguriert werden. Nachfolgend sind die Standardwerte für die einzelnen Systemtabellen aufgeführt:
+
XREVISE (Revisionen) [DATABASE.XREVISE] CacheSize=100017
+
XLOCKS (Record Locking) [DATABASE.XLOCKS] CacheSize=1017
+
XUID (Unique IDs/Zähler) [DATABASE.XUID] CacheSize=117
Ist der Cache voll, werden die Einträge gelöscht, die am längsten nicht benutzt wurden
2.3.2.4
Rendern
Unter dem Punkt "Rendern" können Einstellungen zum serverbasierten Rendern vorgenommen werden. Hierzu gibt es zwei Unterpunkte: Render-Formate und Plug-Ins. Render-Formate Beim Unterpunkt "Render-Formate" können Sie festlegen, für welche Dateitypen (z.B. DOC, XLS) der Core Server das Rendering übernehmen soll. Wenn von einem Client an einen Core Server eine Datei zum Rendern geschickt wird, und dieser Core Server nicht rendern kann, wird bei allen anderen Core Servern nach einer entsprechenden Render-Ressource gesucht, an die dann die Datei übergeben wird. 1.
Markieren Sie im Konsolenstamm den Eintrag RENDERN > RENDER-FORMATE.
2.
Klicken Sie den Menüeintrag "Neu" im Kontextmenü des Kontrollfensters. Der Dialog "Render-Format hinzufügen" öffnet sich.
31
2
Serververwaltung über MMC
3.
Über den Parameter "Plug-Ins" können Sie bestimmen, welches Plug-In für das ausgewählte Render-Format das Rendering übernehmen soll. Wenn kein Plug-In ausgewählt wird, wird die Standard-Renderingfunktion von SAPERION verwendet.
4.
Klicken Sie auf [OK], um Ihre Einstellungen zu speichern.
Plug-Ins Beim Unterpunkt "Plug-Ins" können Sie Plug-Ins für das Rendern definieren. Als Plug-Ins können EventScript-Module, COM-Objekte (OCX) oder DLLs verwendet werden. 1.
Markieren Sie im Konsolenstamm den Eintrag RENDERN > PLUG-INS. Der Dialog "PlugIn Parameter" öffnet sich.
2.
Definieren Sie die Parameter für die Render Plug-Ins gemäß folgender Tabelle und klicken abschließend auf [OK].
Plug-In Parameter Parameter
Beschreibung
Name
Der Name des Render Plug-Ins kann frei gewählt werden. Tragen Sie eine möglichst aussagekräftige Bezeichnung ein.
Typ
Wählen Sie aus dem Dropdownmenü einen Eintrag aus (EventScript, COM-Objekt, DLL).
Modul
Für die Plug-In Typen "COM-Objekt" und "DLL" muss an dieser Stelle der Name der zugehörigen Datei (.OCX oder .DLL) inklusive des vollständigen Pfads stehen. Für den Typ "EventScript" wird nur der Modulname eingetragen.
Klasse
Dieser Parameter ist nur aktiv, wenn als Typ "COM-Objekt" ausgewählt wurde. Dementsprechend ist hier die zugehörige Klasse des gewählten OCX einzutragen (z.B. "rendering.PlugIn", die die benötigten Rendering-Funktionen enthält).
2.3.3
Datenbank
Unter Datenbank sind folgende Unterpunkte:
+
ODBC
+
Transaktionen
32
2.3
2.3.3.1
SAPERION Core Server
ODBC
Für die Speicherung der Indexierungsdaten werden in SAPERION SQL-Datenbanken verwendet. Die Kommunikation von SAPERION mit einer SQL-Datenbank erfolgt über die ODBC-Schnittstelle, für deren Konfiguration Ihnen von SAPERION innerhalb der MMC folgende Menüpunkte zur Verfügung:
+
Datenquellen
+
Datenobjekte
Datenquellen Um auf die in einer SQL-Datenbank gespeicherten Daten zugreifen zu können, müssen ODBC-Datenquellen eingerichtet werden. In ODBC-Datenquellen werden Informationen darüber gespeichert, wie eine Verbindung zu der SQL-Datenbank hergestellt wird. SAPERION benötigt zumindest eine Datenquelle, die als Standarddatenquelle definiert ist. In der dazugehörenden SQL-Datenbank werden wichtige Verwaltungstabellen von SAPERION abgelegt (z.B. XREVISE, XLOCK etc.). Die Einrichtung und Konfiguration dieser ODBC-Datenquelle erfolgt über das Kontextmenü. Dort werden Ihnen Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt. Sie können hier beispielsweise die selektierte Datenquelle als Standarddatenquelle festlegen oder initialisieren (SDF-Dateien löschen). Zum Anzeigen und Konfigurieren der Datenquellen Eigenschaften gehen Sie wie folgt vor: 1.
Markieren Sie im Kontrollfenster die Datenquelle, deren Eigenschaften angezeigt werden sollen.
2.
Klicken Sie den Eintrag "Eigenschaften" im Kontextmenü. Der Dialog "Eigenschaften ODBC Datenquelle" öffnet sich.
3.
Nehmen Sie hier die Einstellungen vor und klicken abschließend auf [OK].
Datenobjekte Über "Datenobjekte" werden alle Aktionen, die in Bezug zu den folgenden Punkten stehen, angezeigt und verwaltet:
33
2
+
Tabellen
+
Views
+
Synonyme
Serververwaltung über MMC
Verbindungen Über "Verbindungen" im Bereich ODBC erhalten Sie Informationen zu den bestehenden ODBC-Verbindungen. Genauere Informationen zu den ODBC-Verbindungen entnehmen Sie bitte der Beschreibung des SQL-Anschlusses.
2.3.3.2
OBDC Protokolle
Mit Hilfe der Protokollierungsmöglichkeiten von SAPERION können Sie ein ODBC-Protokoll aufrufen und konfigurieren. 1.
Markieren Sie im Konsolenstamm den Eintrag "ODBC".
2.
Klicken Sie im Kontextmenü SERVER > DIAGNOSE > ODBC LOG. Der Dialog "ODBC Protokoll" öffnet sich.
3.
In diesem Dialog können Sie sich weitere Details zu den einzelnen Events anzeigen lassen oder die gesamte Log-Datei abspeichern.
2.3.3.3
Transaktionen
Transaktionen bestehen aus zusammenhängenden Datenbankoperationen (Insert, Delete, Update), die nur alle zusammen oder gar nicht ausgeführt werden sollen. Ein Commit (Bestätigung) wird erst am Ende einer erfolgreich gelaufenen Transaktion für alle seit Beginn der Transaktion stattgefundenen Operationen gemeinsam an die Datenbank gesendet. Scheitert eine Operation innerhalb der
34
2.3
SAPERION Core Server
Transaktion, wird statt des Commits ein Rollback gegen die Datenbank gesendet und alle bereits durchgeführten Operationen der Transaktion werden wieder zurückgerollt. Am Core Server müssen die Transaktionen pro Datenquelle eingestellt werden.
!
In der Konfiguration des Core Servers können nach Belieben die Transaktionen (Verbindungen) abgeschaltet werden. Da der Core Server jedoch immer mit Transaktionen arbeitet, führt dies bei Fehlern in Datenbankoperationen beim Insert oder Update zwangsläufig zu Dateninkonsistenzen (z.B. Repository führt Rollback aus, aber Einträge in Datenbanken sind ggf. bereits erfolgt). Dies kann insbesondere bei Fehlern im Volltext problematisch sein.
2.3.4
Dokumente
Über den Bereich "Dokumente" werden die dokumentenspezifischen Funktionen des Core Servers verwaltet. Hierbei geht es um folgende Aufgaben:
+
Archivierung aller Daten auf geeigneten magneto-optische Wechselmedien (MO, WORM, DVD, CD, etc.) oder auf einer Festplatte
+
Steuerung der angeschlossenen Jukeboxen oder Laufwerke für die Verwaltung der Wechselmedien
+
Verwaltung eines Tera-Cache für den schnellen Dokumentenzugriff (ggf. auf RAID-Systeme)
+
Herausgeben angeforderter Daten aus dem Archiv
+
Verwaltung der Archivmedien und der dazugehörigen Mediendatenbanken
+
Erstellen von Sicherheitskopien bzw. die automatisierte Spiegelung von archivierten Daten
+
Datenaustausch mit anderen Core Servern
2.3.5
Medienpools
2.3.5.1
Medienpools
Medienpools steuern die Verteilung der zu archivierenden Dokumente auf die hierfür vorgesehenen Medien sowie auf die globalen bzw. Server-Pools.
2.3.5.2
Medienpools - Server-Pools
Die Anzahl der Server-Pools ist nicht begrenzt, Sie können daher weitere Server-Pools anlegen. So bearbeiten Sie einen vorhandenen Server-Pool: 1.
Markieren Sie im Konsolenstamm MEDIENPOOLS und führen eine Doppelklick auf dem Eintrag "Server-Pools" im Kontrollfenster aus. Es werden hier alle angelegten Server-Pools aufgelistet.
2.
Markieren Sie den Server-Pool, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie den Eintrag "Bearbeiten" im Kontextmenü. Der Dialog "Medien-Pool bearbeiten" öffnet sich.
35
2 3.
Serververwaltung über MMC
Nehmen Sie die Einstellungen wie in folgender Tabelle beschrieben vor und klicken auf [OK], um Ihre Einstellungen zu speichern.
Medien-Pool bearbeiten Parameter
Beschreibung
Name
Wählen Sie hier dem Zweck des Medienpools angemessenen Namen (z.B. "Buchhaltung Quartal 3/08").
Medium
Wählen Sie das Medium, auf das archiviert werden soll, aus. Zur Verfügung stehen die unter "Wechselmedien" in der MMC angezeigten Medien.
Maximale Belegung
Definieren Sie für den Medienpool den maximalen Speicherbelegung der Medien entweder in Prozent (relativ zur beim Formatieren festgelegten Mediengröße) oder in MByte angeben.
Mandant
Bei einem mandantenfähigen System können Sie optional konfigurieren, dass die Archivierung auf mandantenspezifischen Medien erfolgt (dies sind Medien, die dem jeweiligen Mandanten zugeordnet sind). Details finden Sie im Kapitel "Mandantenspezifische Medien". http://portal.saperion.com/docsxml/de/saperion-75/administration/d-adminclients_multiclient.html#mandantenspezifische-medien
2.3.5.3
Automatisches Weiterschalten der Server-Pools
Wenn bei der Formatierung eines Mediums der Name nach einer besonderen Namenskonvention (Leerzeichen zwischen Medienname und fortlaufender Nummerierung der Medien, also z.B. "Rechnungen 1", "Rechnungen 2", etc.) festgelegt wurde, kann SAPERION den Server-Pool automatisch bei Erreichen der maximalen Belegung eines Mediums auf sein Folgemedium weiterschalten. Auf diese Weise wird eine unterbrechungsfreie Archivierung gewährleistet. Ohne automatische Weiterschaltung gibt SAPERION eine entsprechende Fehlermeldung aus und der Medienpool muss manuell auf das Folgemedium umgesetzt werden. Bei der Verwendung von Dateisystem Medien ist folgendes zu beachten, damit die automatische Weiterschaltung funktioniert:
+
Medien müssen entsprechend benannt sein (z.B. Medium 1, Medium 2 usw.)
+
Medien müssen im gleichen Cache angelegt werden.
36
2.3
SAPERION Core Server
Ist der Cache voll, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben, mit dem Hinweis, dass das Dokument nicht archiviert werden kann.
2.3.5.4
Löschen eines Server-Pools
Der Befehl "Löschen" entfernt einen Server-Pool aus der Liste. Sie sollten sich vergewissern, dass dieser Server-Pool nicht in Globalen Pools verwendet wird. Gegebenenfalls müssen diese vorher gelöscht werden.
2.3.5.5
Medienpools - Globale Pools
Unter "Globale Pools" werden alle Medienpools aufgelistet, die für die aktuell in der MMC angezeigten Core Server definiert sind. Die hier aufgelisteten Medienpools legen über Bedingungen einen Core Server und ein dazugehöriges Medium fest, auf das ein Dokument archiviert werden soll. Mit Hilfe von Bedingungen für die Verteilung der Daten auf die einzelnen Medienpools können geeignete Placement-Strategien durchgesetzt werden, die eine höhere Performance ermöglichen.
i
Globale Pools ohne definierte Bedingungen werden zunächst nicht berücksichtigt.
Um das bei einer Archivierung eines Dokuments zu verwendende Medium zu bestimmen, überprüft SAPERION diese definierten Bedingungen nach folgender Reihenfolge:
+
Wenn eine Bedingung erfüllt ist, wird das Dokument auf dem dazugehörenden Medium abgelegt.
+
Wenn keine Bedingung erfüllt wurde, wird der Standard-Pool verwendet. Dieser kann über [Als Standard definieren] gesetzt werden
+
Wenn sich kein Medienpool in der Liste befindet, kann das Dokument nicht archiviert werden und es wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
!
Um Dokumente archivieren zu können, muss immer mindestens ein Medienpool eingerichtet sein.
2.3.5.6
Globalen Pool anlegen/ bearbeiten
Die Anzahl der globalen Pools ist nicht begrenzt, Sie können daher weitere globale Pools anlegen. So bearbeiten Sie einen vorhandenen globalen Pool: 1.
Markieren Sie im Konsolenstamm MEDIENPOOLS > GLOBALE POOLS. Im Kontrollfenster werden alle angelegten globalen Pools aufgelistet.
2.
Markieren Sie den globalen Pool, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie den Eintrag "Bearbeiten" im Kontextmenü. Der Dialog "Medienpool bearbeiten" öffnet sich.
37
2
3.
Serververwaltung über MMC
Nehmen Sie Einstellungen gemäß folgender Tabelle vor.
Globale Pools Parameter
Beschreibung
Name
Wählen Sie hier einen dem Zweck des Medienpools angemessenen Namen (z.B. "Buchhaltung Quartal 3/09").
Server-Pools
Auflistung aller im aktuellen System bekannten Core Server mit ihren Server-Pools. Wählen Sie den Server-Pool aus, über den archiviert werden soll. Sollte der gewünschte Core Server nicht angezeigt werden, müssen Sie diesen im System bekannt machen.
Bedingungen
Als Bedingung können Sie eine beliebige Formel angeben, die als Ergebnis einen Wahrheitswert liefert. Die Formel darf keine leeren Operanden aufweisen: wenn kein Wahrheitswert aus der Formel entsteht, wird der als Default gesetzte Pool benutzt. Bei der Aufstellung von Formeln können Sie auf verschiedene Variablen zurückgreifen: > standardmäßig bei den Formeln vorhandenen Variablen > alle Indexfelder der bei der Indexierung verwendeten Dokumentendefinitionen > alle zu einem Dokument definierten Variablen wie z.B. Variablen in Masken, bei der COLD-Übernahme, etc.
i
Bitte achten Sie darauf, dass keine namensgleichen Variablen und Indexfelder verwendet werden. Bei Namensgleichheit von Variablen und Indexfeldern berücksichtigt SAPERION die Variable.
Beispiel
(DBName="WINFO") AND (Beschreibung="SAPERION")
Bei der Archivierung würde immer nur dann dieser Medienpool benutzt werden, wenn bei der Indexierung in das Feld "Beschreibung" der Wert "SAPERION" eingetragen ist und die Indexierung auf Basis der Datenbankdefinition WINFO.ddc verläuft. Wichtig ist ein ausreichendes Setzen von Klammern bei den logischen Verknüpfungen.
38
2.3
SAPERION Core Server
Im Textfeld für die Eingabe der Bedingung ist die Länge auf 127 Zeichen begrenzt. Wenn Sie die Bedingungen direkt in der PROGRAM.INI in der Sektion [Archive.Folders] eintragen, können Sie auch längere Bedingungen verwenden.
2.3.5.7
Benannte Pools
Der globale Pool kann auf einen Serverpool weisen, ohne dass dieser einer Maschine zugeordnet ist. Stattdessen erfolgt die Poolauswertung über den Namen des Serverpools. Zu diesem Zweck können Sie einem globalen Pool einen Serverpool zuweisen, so dass Requests nicht zu einem spezifischen Server, sondern zu dem benannten Serverpool auf dem lokalen Server geroutet werden. Die Konfiguration des benannten Serverpools erfolgt im Dialog "Medien-Pool bearbeiten". Unter "Benannte Pools" werden zur Verfügung stehende Serverpools aller vorhandenen Server aufgelistet. Wählen Sie hier entsprechend den Serverpool aus.
i
Ist ein benannter Serverpool definiert, geht das System davon aus, dass dieser auch auf einem der vorhandenen Server existiert. Sollte der benannte Serverpool jedoch nachträglich gelöscht worden sein, ist keine Dokumentenarchivierung möglich.
2.3.5.8
Löschen von Globalen Pools
Sie können einen globalen Pool aus der Liste entfernen. Dies hat keine weiteren Auswirkungen, wenn Sie diesen Globalen Pool für die Archivierung nicht mehr benötigen.
2.3.5.9
Definieren eines Standardpools
Sie können den aktuell markierten globalen Pool als Standardpool definieren. Wenn keine Bedingung zutrifft, wird dieser globale Pool verwendet. Für den Standardpool sollten Sie daher keine Bedingungen zur Archivierung definieren.
2.3.6
Schreibpuffer
2.3.6.1
Schreibpuffer
Durch die Einrichtung eines Schreibpuffers beim Core Server kann der Zugriff auf die Medien und die damit verbundenen zeitaufwendigen Medienwechsel erheblich reduziert werden. Aus dem Schreibpuffer heraus lassen sich Dokumente schneller aufrufen, denn sie bleiben hier solange verfügbar, bis sie durch neuere Einträge überschrieben werden. Wenn der Schreibpuffer voll ist, werden vor dem Schreiben neuer Einträge die ältesten Schreibpuffer-Einträge entfernt.
!
Bei Verwendung von SAPERION Schreibpuffern sollten ggf. im Rechner aktivierte Cache-Mechanismen (z.B. vom SCSI-Adapter) deaktiviert werden.
39
2
Serververwaltung über MMC
Wir empfehlen, den Schreibpuffer nicht auf einen UNC-Pfad zu legen. Beim Mounten von Medien wird der Schreibpuffer nach Einträgen durchsucht, die noch nicht in der Mediendatenbank enthalten sind. Sind Einträge vorhanden, werden sie zur Mediendatenbank hinzugefügt, bevor die Oberfläche der Medien geprüft wird.
!
Der Schreibpuffer darf nur im äußersten Notfall manuell gelöscht werden, da er neben den eigentlichen Cache-Objekten auch noch nicht abgeglichene Puffer-Medien enthält. Es ist daher unbedingt notwendig, den Schreibpuffer zu sichern, da es ansonsten beim Löschen zu Datenverlusten kommt.
Innerhalb des MMC-Kontrollfensters sehen Sie die Liste "Schreibpuffer" mit ihren jeweiligen Einstellungen für den aktuellen Core Server. Bei einer Neuinstallation wird ein Standard Schreibpuffer mit voreingestellten Standardparametern angelegt. Sie haben die Möglichkeit, weitere Schreibpuffer und deren Parameter anzulegen bzw. einen vorhandenen Schreibpuffer zu bearbeiten.
i
Bitte beachten Sie, dass eine Umschaltung des aktiven Schreibpuffers (Umsetzen des Verzeichnisses in der MMC) aus Sicherheitsgründen nicht im Lastbetrieb (besonders nicht bei laufenden Archivierungsprozessen) erfolgen sollte.
2.3.6.2
Anlegen und Bearbeiten eines Schreibpuffers
1.
Markieren Sie im Konsolenstamm den Eintrag SCHREIBPUFFER.
2.
Klicken Sie im Kontrollfenster auf den Eintrag "Neu" des Kontextmenüs. Der Dialog "Schreibpuffer-Parameter" öffnet sich.
3.
Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle "Schreibpuffer-Parameter" (unten) vor.
4.
Klicken Sie auf [OK], um Ihre Einstellungen zu speichern.
5.
Wenn Sie einen neuen Schreibpuffer angelegt haben, erscheint dieser in der Liste im Kontrollfenster. Über den Befehl "Als Standard definieren" können diesen Sie bei Bedarf als Standard festlegen. In diesen Schreibpuffer werden die Daten aller Medien für die keine spezielle Festlegung besteht, geschrieben.
40
2.3
SAPERION Core Server
Registerkarte "Allgemein" Registerkarte "Allgemein" Parameter
Beschreibung
Name
Geben Sie einen Namen für den Schreibpuffer ein.
Verzeichnis
Jeder Schreibpuffer muss sich in einem Festplattenverzeichnis befinden und kann bis zu 1,5 TeraByte Daten aufnehmen. Nicht selten werden für die Schreibpuffer große Festplatten in einem RAID-Array zur Verfügung gestellt. Geben Sie in das Feld "Daten" das Verzeichnis an, in welchem die Schreibpuffer-Daten gespeichert werden. Da hier nur der Core Server Zugriff hat, sollte sich das Schreibpuffer-Verzeichnis immer lokal auf dem Rechner des Core Servers befinden und netzwerktechnisch gegen Zugriff von außen geschützt werden.
Modus
Es können verschiedene Schreibpuffer-Arten angelegt werden. Sie können hier zwischen verschiedenen Modi für den Schreibpuffer unterscheiden: Schreiben (Write back) Dieser Modus ist der voreingestellte Modus für Schreibpuffer. Dieser Modus ermöglicht dem Client, ein geschriebenes Dokument sofort nach der Erstellung des Dokuments zu lesen, da bis zur endgültigen Übertragung des Dokuments eine Kopie des Dokuments in den zugehörigen Lese-Cache geschrieben wird. Nur Schreiben (Write through) In diesem Modus werden Dokumente nach erfolgreichem Schreiben gelöscht. Dieser Modus ist deshalb ideal für Datenübernahmen. Der Schreibpuffermodus "Write Through" soll nicht genutzt werden, wenn die archivierende Anwendung (z.B. SAP) unmittelbar nach dem Archivieren selbst zur Verifikation Leseanforderungen ausführt. In diesem Fall muss der "Write Back" Modus aktiviert sein. HINWEIS: Wenn SYSSTORAGESIZE verwendet werden soll, darf der Schreibpuffer beim Importieren nicht auf "Write through" stehen, da ansonsten das Feld SYSSTORAGESIZE nicht versorgt werden kann.
Schreiben
Hier können Sie bestimmen, wie der Schreibpuffer geschrieben werden soll. Dabei stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Auswahl: > Sofort schreiben: Bei dieser Einstellung wird der Schreibpuffer sofort geschrieben. > Schreiben durch Task einplanen: Wenn Sie diese Einstellung gewählt haben, können Sie das Schreiben des Schreibpuffers über einen Task steuern. Die Definition des Tasks erfolgt im Menü "Prozesse" im Untermenü "Tasks". Der entsprechende Tasktyp heißt "Schreibpuffer schreiben". HINWEIS: Bei einem großen Datenaufkommen wird empfohlen, den Schreibmodus des Schreibpuffers auf "Sofort schreiben" zu setzen, da ansonsten der Hauptspeicher sehr stark ausgelastet werden könnte.
Verify
Über das Dropdownmenü kann das Verifizieren der geschriebenen Daten ein- und ausgeschaltet werden. HINWEIS: Das Ausschalten der Überprüfung kann zwar zu einem Performancegewinn führen, doch wird das Verifizieren der Daten dringend empfohlen.
Größe
Stellen Sie ein, wieviel MByte der Schreibpuffer verbrauchen darf. Der Schreibpuffer kann bis zu 1,5 TByte = 1500 GByte umfassen. Über den Eintrag "min. frei" geben Sie an, wie viel MByte auf der Platte minimal frei bleiben müssen. Wir empfehlen, hier mindestens 50 MByte freizulassen. HINWEIS: Der Schreibpuffer sollte maximal auf die halbe Größe der Festplatte konfiguriert werden.
41
2
Serververwaltung über MMC
Registerkarte "Medien" Für jeden der angelegten Schreibpuffer kann durch Markieren des gewünschten Mediums festgelegt werden, dass nur Daten dieses Mediums bei einem Aufruf in SAPERION in den Schreibpuffer geschrieben werden sollen. Hierbei können auch mehrere Medien angegeben werden. Daten anderer (nicht markierter) Medien werden bei diesem Schreibpuffer nicht berücksichtigt, sondern in den Standardcache geschrieben. Falls Sie nicht ein Medium eines Core Servers sondern stattdessen den Eintrag des Servers selber markieren, werden die Daten aller Medien dieses Servers in den festgelegten Cache geschrieben.
i
In der Liste werden neben den Originalmedien auch vorhandene Kopiemedien angezeigt. Im Gegensatz zum Originalmedium werden bei Auswahl eines Kopiemediums die Einträge im Schreibpuffer sofort gelöscht, wenn die Daten auf das Kopiemedium übertragen wurden.
2.3.6.3
Deaktivieren eines Schreibpuffers
Sie können bei Bedarf (z.B. für Wartungsarbeiten) einen Schreibpuffer deaktivieren. 1.
Markieren Sie den entsprechenden Schreibpuffer in der Liste im Kontrollfenster.
2.
Klicken Sie im Kontextmenü auf REPARATUR > DEAKTIVIERT. Es kann nun nicht mehr in den Schreibpuffer geschrieben werden.
Nach Abschluss der Wartungsarbeiten kann der Schreibpuffer wieder aktiviert werden.
2.3.6.4
Reparatur von Schreibfehlern
Sollten Schreibfehler vorliegen, erhalten Sie im Kontextmenü-Befehle, um diese zu reparieren. Klicken Sie im Kontextmenü auf den Eintrag "Reparatur" und dann auf den entsprechenden Befehl: Reparatur-Befehle Befehl
Beschreibung
Erneut schreiben
Der Befehl dient dazu, nicht schreibbare Objekte erneut zu schreiben. Dabei wird versucht, die Objekte an die gleiche Stelle zu schreiben.
Erneut überprüfen (Reverify)
Der Befehl dient dazu, alle fehlerhaften Objekte im Schreibpuffer aus den Schreib-Queue in den Verify-Queue zu verschieben. Dies kann erforderlich sein, wenn bei bereits geschriebenen Objekten das Verifizieren fehlgeschlagen ist, sie werden dann nochmals überprüft.
Relozieren
Der Befehl dient dazu, nicht schreibbare Objekte an eine andere Stelle zu schreiben. Das Relozieren von nicht geschriebenen Objekten kann notwendig sein, wenn das erneute Schreiben der Objekte an die eigentlich vorgesehene Stelle gescheitert ist.
Tabellenindex
Der Befehl dient dazu, den defekten Index der Schreibpuffer-Tabelle aus den Daten wieder herzustellen.
42
2.3
SAPERION Core Server
Befehl
Beschreibung
Komplette Tabelle
Der Befehl dient dazu, eine defekte Scheibpuffer-Datenbank wieder herzustellen. Beim Reparieren der Schreibpuffer-Tabellen wird der Index nicht neu erzeugt. Zum Neuerstellen des Indexes muss das Kommando "Reparatur Tabellenindex" verwendet werden. Damit wird ein schnelleres Wiedereinsammeln von verloren gegangenen Einträgen aus den PAG Dateien ermöglicht.
2.3.6.5
Protokollierung
Sie haben die Möglichkeit, das Schreibpuffer-Verzeichnis zum ausgewählten Medium in die Protokolldatei zu schreiben. Die Protokolldatei wird in der Regel in das Temp-Verzeichnis von Windows geschrieben, dabei wird der Directory-Dump im CSF-Format abgelegt. Klicken Sie hierfür im Kontextmenü auf DIAGNOSE > DIRECTORY DUMP. Bei der Erzeugung des Dumps wird ein Task am Core Server ausgeführt. Der Inhalt des Dumps lässt sich über den Menüpunkt "Log-Datei anzeigen" aus dem Kontextmenü des entsprechenden Tasks im Editor anzeigen.
2.3.6.6
Schreibpuffer-Queue bearbeiten
Wenn im Schreibpuffer Fehler aufgetreten sind, können diese Fehler über den Befehl DIAGNOSE > QUEUES > FEHLER aufgelistet werden. Es öffnet sich der Dialog "Schreibpuffer-Queue bearbeiten". Über das Kontextmenü können Sie jeden Eintrag in der Schreibpuffer-Queue löschen bzw. speichern.
2.3.7
Caches
2.3.7.1
Caches
Durch die Einrichtung eines Caches beim Core Server kann der Zugriff auf die Medien und die damit verbundenen zeitaufwendigen Medienwechsel erheblich reduziert und hierdurch eine deutliche Performancesteigerung bei der Benutzung des Archivs erreicht werden. Dokumente bleiben solange im Cache verfügbar, bis sie durch neuere Einträge überschrieben werden. Wenn der Cache voll ist, werden die ältesten Cache-Einträge entfernt.
!
Bei Verwendung von SAPERION Caches sollten ggf. im Rechner aktivierte Cache-Mechanismen (z.B. vom SCSI-Adapter) deaktiviert werden.
Im Kontrollfenster der MMC haben Sie eine zur Übersicht eine Liste der bereits angelegten Caches mit Informationen über die jeweiligen Einstellungen für den aktuellen Core Server. Bei einer Neuinstallation wird ein Standardcache mit voreingestellten Standardparametern angelegt. Sie haben jedoch die Möglichkeit, weitere Caches und deren Parameter neu anzulegen.
43
2
Serververwaltung über MMC
Jeder Cache muss sich in einem Festplattenverzeichnis befinden und kann bis zu 1,5 TeraByte Daten aufnehmen. Nicht selten werden für die Caches große Festplatten in einem RAID-Array zur Verfügung gestellt.
2.3.7.2
i
Anlegen und Bearbeiten eines Caches
Eine Umschaltung des aktiven Caches (Umsetzen des Verzeichnisses in der MMC) sollte aus Sicherheitsgründen nicht im Lastbetrieb (besonders nicht bei laufenden Archivierungsprozessen) erfolgen. 1.
Markieren Sie im Konsolenstamm den Eintrag "Caches".
2.
Klicken Sie im Kontrollfenster auf den Eintrag "Neu" des Kontextmenüs. Der Dialog "Cache-Parameter" öffnet sich.
3.
Nehmen Sie Einstellungen gemäß der folgenden Tabelle vor und klicken auf [OK], um Ihre Einstellungen zu speichern.
Registerkarte "Allgemein" Registerkarte "Allgemein" Parameter
Beschreibung
Name
Geben Sie einen Namen für den Schreibpuffer ein.
Daten
Geben Sie in das Feld "Daten" das Verzeichnis an, in welchem die Cache-Daten gespeichert werden sollen. Da hier nur der Core Server Zugriff hat, sollte sich das Cache-Verzeichnis immer lokal auf dem Rechner des Core Servers befinden und netzwerktechnisch gegen Zugriff von außen geschützt werden. Bei Änderung des Pfades kann der Inhalt des alten Cache weiter benutzt werden. Sie müssen dann lediglich den Inhalt des alten Verzeichnisses in das neue Verzeichnis kopieren und den Core Server neu starten. HINWEIS: Es wird empfohlen, den Cache nicht auf einen UNC-Pfad zu legen.
Tabelle
Geben Sie in das Feld "Tabelle" das Verzeichnis für die Suchdatenbank ein.
44
2.3
SAPERION Core Server
Parameter
Beschreibung
Modus
Es können verschiedene Cache-Arten angelegt werden. Sie können hier zwischen verschiedenen Modi für den Cache unterscheiden: > Lesen: Dieser Cache wird nur zum Lesen verwendet, er muss daher auch nicht gesichert werden. > Kompabilität: Dieser Modus wird verwendet, wenn Caches aus früheren SAPERION-Versionen übernommen werden sollen, in denen der Cache sowohl reine Cache-Daten als auch Virtuelle Medien enthalten hat.
Größe
Über den Eintrag "max. Größe" können Sie einstellen, wieviel MByte der Cache auf der Platte verbrauchen darf. Der Cache kann bis zu 1,5 TByte = 1500 GByte umfassen. Über den Eintrag "min. frei" geben Sie an, wieviel MByte auf der Platte minimal frei bleiben müssen. Wir empfehlen, hier mindestens 50 MByte freizulassen. HINWEIS: Der Cache sollte maximal auf die halbe Größe der Festplatte konfiguriert werden.
Registerkarte "Medien" Auf der Registerkarte "Medien" können Beziehungen zwischen den angelegten Caches und den vorhandenen Medien festgelegt werden. Für jeden der angelegten Caches kann durch Markieren des gewünschten Mediums festgelegt werden, dass nur Daten dieses Mediums bei einem Aufruf in SAPERION in den Cache geschrieben werden sollen. Hierbei können auch mehrere Medien angegeben werden.
i
Medien können auch im laufenden Betrieb zum Cache hinzugefügt werden.
Daten anderer, nicht markierter Medien werden bei diesem Cache nicht berücksichtigt sondern in den Standardcache geschrieben. Falls Sie nicht ein Medium eines Core Servers sondern statt dessen den Eintrag des Servers selber markieren, werden die Daten aller Medien dieses Servers in den festgelegten Cache geschrieben.
i
In der Liste werden neben den Originalmedien auch vorhandene Kopiemedien angezeigt. Im Gegensatz zum Originalmedium werden bei Auswahl eines Kopiemediums die Einträge im Cache sofort gelöscht, wenn die Daten auf das Kopiemedium übertragen wurden.
Wenn Sie einen neuen Cache angelegt haben, erscheint dieser in der Liste im Kontrollfenster. Über den Befehl "Als Standard definieren" können diesen Sie bei Bedarf als Standard festlegen. In diesen Cache werden die Daten aller Medien für die keine spezielle Festlegung besteht, geschrieben.
i
Die Cache-Anzeige in der MMC wird nicht automatisch aktualisiert. Um eine aktuelle Anzeige zu erhalten, muss diese manuell aktualisiert werden.
2.3.7.3
Deaktivieren eines Caches
Sie können bei Bedarf (z.B. bei Wartungsarbeiten) ein Cache zeitweise deaktivieren. 1.
Markieren Sie den entsprechenden Cache in der Liste im Kontrollfenster.
45
2 2.
Serververwaltung über MMC
Klicken Sie im Kontextmenü auf REPARATUR > DEAKTIVIERT. Es kann nun nicht mehr in den Cache geschrieben werden.
Nach Abschluss der Wartungsarbeiten kann der Cache wieder aktiviert werden.
2.3.7.4
Reparatur im Cache
Im Kontextmenü eines Cache-Eintrags stehen Ihnen Befehle zur Reparatur zur Verfügung:
+
Tabellenindex Der Befehl dient dazu, den defekten Index der Cache-Tabelle aus den Daten wieder herzustellen.
+
Komplette Tabelle Der Befehl dient dazu, eine defekte Cache-Datenbank wieder herzustellen. Beim Reparieren der Cache-Tabellen wird der Index nicht neu erzeugt. Zum Neuerstellen des Indexes muss das Kommando "Reparatur Tabellenindex" verwendet werden. Damit wird ein schnelleres Wiedereinsammeln von verloren gegangenen Einträgen aus den PAG Dateien ermöglicht.
2.3.7.5
Protokollierung
Klicken Sie im Kontextmenü den Eintrag DIAGNOSE > DIRECTORY DUMP, wird das Cache-Verzeichnis zum ausgewählten Medium in die Protokolldatei geschrieben. Die Protokolldatei wird in der Regel in das Temp-Verzeichnis von Windows geschrieben. Der Directory-Dump wird direkt im CSF-Format abgelegt. Bei der Erzeugung des Dumps wird ein Task am Core Server ausgeführt. Den Inhalt des Dumps kann über den Menüpunkt "Log-Datei anzeigen" aus dem Kontextmenü des entsprechenden Tasks im Editor angezeigt werden.
2.3.7.6
Cache-Queue bearbeiten
Wenn im Cache Fehler aufgetreten sind, können diese Fehler über den Befehl DIAGNOSE > QUEUES > FEHLER aufgelistet werden. Es öffnet sich der Dialog "Cache-Queue bearbeiten". Über das Kontextmenü eines jeden Eintrags in der Cache-Queue können Sie diesen löschen bzw. speichern.
2.3.7.7
Größe von Schreibpuffer und Lese-Cache justieren
Die Größe von Schreibpuffer und Lesecache sollte in der Regel so konfiguriert sein, dass sie ausreichend Dokumentendaten innerhalb einer Wartungsperiode aufnehmen können (z.B. mindestens die Größe für die Archivierung eines Tages). Lese-Caches sollten generell in Abhängigkeit vom Schreibpuffer-Modus konfiguriert werden, da beispielsweise bei dem Modus "Write back" Dokumente nach der Archivierung sofort in den Lese-Cache geschrieben werden. Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Einrichtung des Caches ist die Art und Weise wie das Archiv zukünftig genutzt werden soll: in einem Arbeitsarchiv beispielsweise wird ständig mit Dokumenten gearbeitet, d.h. Revisionen erzeugt, Workflow gestartet, Abfragen zur Recherche ausgeführt
46
2.3
SAPERION Core Server
oder auch Indexdaten bearbeitet, während auf einem Ablagearchiv viele Dokumente archiviert, aber eher wenig bearbeitet werden. Folglich empfehlen wir, für ein Arbeitsarchiv einen größeren Cache anzulegen als für ein Ablagearchiv.
i
Empfehlungen hinsichtlich der Cache-Größe können nicht absolut angegeben werden, da sie idealerweise aus Erfahrungswerten resultieren. Auch projektspezifische Konfigurationen sollten unbedingt bei der Entscheidung über die Cache-Größe Rechnung tragen.
Hinsichtlich des Maximalwerts der Cache-Größe sollten Sie aus projektspezifischen Gegebenheiten und Erfahrungen den für Ihr System idealen Wert eruieren. Wichtig ist, dass Sie nach Konfiguration der eingerichteten Caches diese periodisch über die MMC beobachten und ggf. die Konfigurationen an das wachsende System anpassen. Wir empfehlen für jeden Cache einen Task zur Cache Verkleinerung ("Shrinking Task") einzurichten, da die automatische Bereinigung eines Caches beim Erreichen der eingestellten Maximalgröße diesen nur geringfügig und mit geringerer Priorität als beim Schreiben in den Cache verringert. Das könnte zu Problemen bei vollem Cache und Massenarchivierung führen. Der Task sollte periodisch zu betriebsarmer Zeit (keine Nutzer im System und keine laufenden Datensicherungen) z.B. alle 10 Sekunden laufen. Hintergrund ist, dass der periodisch ausgeführte Task immer nur eine Teilbereinigung durchführt, während der sofort gestartete Task bis zum eingestellten Prozentwert beräumt.
2.3.8
Warteliste
Die Warteliste in der MMC zeigt alle Medien an, die in letzter Zeit von den Benutzern angefordert wurden, aber aus bestimmten Gründen nicht im System zur Verfügung standen. In der Regel befanden sich diese Medien zu diesem Zeitpunkt nicht in der Jukebox. In der Warteliste werden die Medien mit einer Priorität und einem Datum ("Angefordert seit") angezeigt. Die Priorisierung erfolgt nach dem FIFO-Prinzip (First in first out). Das heißt, dass das Medium, welches zuerst nicht gefunden wurde, die höhere Priorität hat. Nach Einlegen eines Mediums aus der Warteliste werden die angeforderten Daten gelesen und dem Benutzer zur Verfügung gestellt. Der entsprechende Eintrag wird aus der Liste entfernt.
i
Wenn Medien (Kopie- oder Spiegelmedien) nicht mehr vorhanden sein sollten, können sie aus der Warteliste manuell entfernt werden. Dazu muss das Medium aus der Liste der Wechselmedien gelöscht werden. Dabei wird auch der Cache entsprechend aufgeräumt.
Wenn auf ein Dokument zugegriffen werden soll, das sich auf einem ausgelagerten Medium befindet, wird ein entsprechender Hinweis ausgegeben. Durch Aktivierung der Schaltfläche [Das Medium in die Warteliste eintragen lassen, damit es zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar ist] in dem Hinweis-Dialog wird das Medium zur Warteliste hinzugefügt.
47
2
i
Serververwaltung über MMC
Wenn ein Medium bereits einmal in der Warteliste steht, wird es nicht doppelt eingetragen, auch wenn mehr als ein Dokument vom Medium angefordert wurde.
2.3.9
Medien
2.3.9.1
Wechselmedien
Wenn Sie im Konsolenstamm auf den Eintrag "Wechselmedien" klicken, erhalten Sie im Kontrollfenster der MMC eine Liste der am Core Server verfügbaren Wechselmedien mit den jeweiligen Informationen. So haben Sie eine Übersicht mit Angaben bezüglich der aktuellen Belegung des Speicherplatzes, der Anzahl der Objekte (Objekte sind Dokumente oder die ebenfalls archivierten DDC-Dateien und alle elementaren Bestandteile eines Dokumentes wie etwa Dokumentenstruktur, einzelne Seiten, Notizen, etc.).
2.3.9.2
Medientypen
Der Medientyp wird automatisch von SAPERION ermittelt und beschreibt die Zugriffsart und die Zugriffsmöglichkeiten (R/W = Read/Write):
+
Plug-In-Medien
+
Dateisystem Medien
i 2.3.9.3
Im Gegensatz zu älteren SAPERION Versionen ist es nun möglich Dateisystem Medien größer als 4GB anzulegen.
Anzeigen von Medieninformationen
Informationsdaten zum Medium bestehen teils aus Daten, die beim Formatieren des Mediums erzeugt (z.B. Bezeichnung, Typ) wurden, teils aus Daten, die den aktuellen Status anzeigen. Eine Änderung dieser Daten ist nicht möglich. Da diese Daten nicht vom Medium, sondern aus der Medienverwaltung gelesen werden, ist ein Laden des Mediums in die Jukebox nicht notwendig. 1.
Markieren Sie das Wechselmedium, dessen Informationen Sie anzeigen lassen möchten im Kontrollfenster.
2.
Klicken Sie im Kontextmenü auf den Eintrag "Info". Der Dialog "Medium-Info" öffnet sich.
48
2.3 3.
SAPERION Core Server
Sie erhalten hier folgende Informationen:
Medium-Info - Registerkarte "Allgemein" Medium-Info - Registerkarte "Allgemein" Parameter
Beschreibung
Medien-UID
Medien UID stellt die eindeutige Kennung des Mediums dar. Sie setzt sich wie folgt zusammen: System-ID (sys=) Entspricht der Seriennummer des Systems ohne die Bindestriche. Server-ID (s=) Hierbei handelt es sich um die intern vergebene Nummer für jedes in "Laufwerke" definierte Laufwerk und jede in "Jukebox" definierte Jukebox. Ein oder mehrere Festplattenverzeichnisse gelten dabei als ein einzelner Server. Die Server-ID für jeden dieser Server ist eindeutig im System und ist immer größer als 1.000.000. Volume-ID (v=) Hierbei handelt es sich um eine für jeden Server intern vergebene, fortlaufende Nummer für jedes Medium. Die Volume-ID ist eindeutig in jedem Server und beginnt i.d.R. bei 1. HINWEIS: Wenn Sie in der Ergebnisliste einen Moment mit der Maus auf einem selektierten Dokument verharren, wird Ihnen die dazugehörige Server-ID und Volume-ID in einem Tooltip angezeigt.
Belegter Speicher/ Freier Speicher
Mit Hilfe der Angaben über die aktuelle Speicherbelegung haben Sie die Möglichkeit, die Belegung eines Mediums zu kontrollieren, um z.B. rechtzeitig weitere Medien zur Verfügung zu stellen.
Objekte
Zahl der auf dem Medium gespeicherten Objekte.
Einheiten-Größe
Blockgröße in Byte: Ein Block stellt die kleinste beschreibbare Einheit dar. Auch wenn die zu archivierende Information nur ein paar Byte groß ist, wird immer ein ganzer Block als Speicherplatz benötigt.
Medium-Info - Registerkarte "Cache-Füllstand" Hier haben Sie die Information, wie viele Objekte dieses Mediums sich aktuell im Cache befinden. Medium-Info - Registerkarte "Sonstiges" Medium-Info - Registerkarte "Sonstiges" Parameter
Beschreibung
Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach dem letzten Schreibzugriff auf das Medium (im Normalfall also nach der Lebensdauer). HINWEIS: Das Aufbewahrungsdatum berechnet sich aus dem Datum des letzten Schreibzugriffes zuzüglich der eingegebenen Anzahl der Jahre. Wenn das Ende einer der eingegebenen Fristen erreicht wird, wird vom System eine Meldung in das Event-Log geschrieben. Diese Meldung wird bei entsprechender Konfiguration per E-Mail an den Administrator gesendet.
Lebensdauer
Die Lebensdauer beginnt mit der Erstellung des Mediums. Nach Ablauf der Lebensdauer bekommt der Administrator eine entsprechende Meldung. Er kann dann entscheiden, ob das Medium auf "Nur lesen" gesetzt wird oder weiterer Schreibzugriff gewährt wird.
Aufbewahrungsort
Sie haben die Möglichkeit einen Aufbewahrungsort anzugeben. Hierüber kann nachverfolgt werden, wo sich ein aus dem System entnommenes Medium befindet.
49
2
Serververwaltung über MMC
Parameter
Beschreibung
Daten-Hashing aktiv
Durch Aktivierung der Checkbox "Daten-Hashing aktiv" wird für das ausgewählte Medium das Hashing eingestellt. Beim Hashing belegen Datenobjekte nur einmal Platz, wenn sie mehrfach (Duplikate) abgelegt werden. Der Hash-Code der Core Server-Objekte wird in der Hash-Liste im Arbeitsspeicher des Core Servers gehalten. Der Eintrag erfolgt erst, wenn das Commit für das Objekt ausgeführt wurde. HINWEIS: Wenn Daten-Hashing aktiv ist, können keine Objekte auf dem Medium gelöscht werden, nur so kann gewährleistet werden, dass das Ursprungsobjekt nicht verloren geht.
2.3.9.4
Aktivieren eines Schreibschutzes für ein Medium
Sie können für ein Medium einen Schreibschutz aktivieren. Auf dem so geschützten Medium können keine Schreibvorgänge mehr ausgeführt werden.
2.3.9.5
Entfernen eines Mediums
Der Befehl "Entfernen" bewirkt ein softwaremäßiges Entfernen des Mediums aus der Medienliste. Dokumente, die sich auf einem entfernten Medium befinden, können nur dann angezeigt werden, wenn sie noch im Cache sind. Solange das Medium entfernt ist, kann auf ihm nicht archiviert werden.
i
Nach dem Neustart des Core Servers werden entfernte Medien wieder neu gemountet.
2.3.9.6
Erstellen einer Medienkopie
Das Erstellen einer Medienkopie können Sie nach Markieren des zu kopierenden Mediums über den Befehl "Kopieren" im Kontextmenü einleiten. Dies ist sowohl unter "Wechselmedien" als auch unter "Laufwerken" oder "Jukeboxen" möglich. Durch den Befehl werden entsprechende Daten in die Windows-Zwischenablage kopiert und eine Kopierbereitschaft signalisiert. Wenn Sie nun auf ein anderes noch nicht formatiertes Medium klicken, steht Ihnen der Menübefehl "Kopie erstellen" zur Verfügung. Medienkopien können nur dann durchgeführt werden, wenn das Zielmedium vorher nicht formatiert wurde - das Formatieren nimmt SAPERION automatisch vor.
!
Haben Quell- und Zielmedium unterschiedliche Blockgrößen, z.B. beim Kopieren von Dateisystem Medien auf optische Medien, kann es dazu kommen, dass nicht alle Objekte des Quellmediums auf das Zielmedium kopiert werden. Das Kopieren von Medien, die auf mehr als 4 GB formatiert sind, auf Dateisystem-Medien ist nicht möglich. 1.
Klicken Sie im Kontrollfenster auf den Eintrag "Kopie erstellen" des Kontextmenüs. Der Dialog "Medium kopieren" öffnet sich.
50
2.3
2.
Hier können Sie kontextabhängig einstellen, ob ein Kopie-Medium, Spiegel-Medium oder Original-Medium erzeugt werden soll.
!
i
SAPERION Core Server
Die Erstellung eines Original-Mediums aus einem Spiegel-Medium ist nicht möglich, wenn sich das Spiegel-Medium auf einem entfernten Server befindet. Das sollte vorher in der MMC geprüft werden. Während des Kopierprozesses vom Spiegel auf das Original ist es sinnvoll, beim neuen Original den Schreibschutz zu setzen.
3.
Wählen Sie in der Dropdown-Box das Plug-In aus, über welches die Kopie erstellt werden soll. Zur Auswahl stehen hier die von Ihnen zuvor eingerichteten Plug-Ins.
4.
Wenn Sie die Checkbox "Operation direkt durchführen" aktivieren, wird der Kopiervorgang sofort gestartet.
Parametereinstellungen zur Häufigkeit der Spiegelung müssen als Task angelegt werden.
Nach erfolgreicher Spiegelung sollte die Anzahl der Objekte und die Angabe zur Belegung auf dem Originalmedium und auf dem Spiegelmedium in der Regel identisch sein. Sollte es eine Differenz zwischen Original- und Spiegelmedium hinsichtlich dieser beiden Parameter geben, muss dies nicht zwangsläufig auf eine unvollständige Spiegelung hinweisen. Diese Tatsache kann folgende Ursachen haben:
+
Weniger Objekte auf Spiegelmedium als auf Originalmedium Bei einem Absturz eines Clients kann es vorkommen, dass Einträge auf das Original geschrieben werden, für die es keinen Eintrag in der Mediendatenbank gibt. Diese Einträge können nicht korrekt auf das Spiegelmedium kopiert werden und sind daher in der Mediendatenbank des Spiegelmediums nicht enthalten. In solch einem Fall wird ein Dummy-Eintrag auf das Spiegelmedium geschrieben.
+
Weniger Belegung auf Ziel als auf Original Dies kann vorkommen, wenn auf das Originalmedium zu schreibende Objekte reloziert wurden, weil damit dann doppelter Platz für einige Objekte verbraucht wird.
Sollte es Differenzen zwischen Original- und Spiegelmedium geben, ist es sinnvoll, einen Medien-Scan von Original- und Spiegelmedium durchzuführen. Falls ein Eintrag auf dem Original in Ordnung ist und auf dem Spiegelmedium "Blank sector" oder "Invalid header" aufweist, ist dies ein Anzeichen für ein unvollständiges Spiegelmedium. Es sollte dann ein neues Spiegelmedium angelegt werden.
2.3.9.7
Löschen von Medien
Über den Befehl "Löschen" kann das Medium bzw. die markierte Medienseite gelöscht werden.
51
2
i
!
Serververwaltung über MMC
Kopie- und Spiegel-Medien können aus dem System oder Cache gelöscht werden, auch wenn die Medien selbst nicht mehr existieren. 1.
Markieren Sie das Medium, das Sie löschen möchten.
2.
Klicken Sie auf den Eintrag "Löschen" im Kontextmenü. Der Dialog "Medium löschen" öffnet sich.
3.
Klicken Sie auf [Löschen!], um die Mediendatenbank des Mediums im System zu löschen. Auf dem Medium wird der Bereich gelöscht, den SAPERION beim Formatieren des Mediums beschrieben hat (SAPERION Medien-Header). Das Medium wird in der MMC aus der Liste der Wechselmedien entfernt und muss für eine erneute Benutzung neu formatiert werden. Klicken Sie alternativ auf [Überschreiben!], erfolgt ein vollständiges physikalisches Löschen des Mediums, bei dem alle Einträge auf dem Medium überschrieben werden. Beachten Sie, dass dieser Prozess mehrere Minuten bis Stunden beanspruchen kann.
Vor dem Löschen eines Mediums sollten Sie sicherstellen, dass alle Server-Pools gelöscht sind, die das betroffene Medium benutzen.
2.3.9.8
Formatieren eines Mediums
Bevor Sie neue Medien (optische Platten, Festplattenverzeichnisse, etc.) für die Archivierung verwenden können, müssen diese von SAPERION durch eine spezielle Formatierung für eine eindeutige Verwendung im elektronischen Archiv gekennzeichnet werden. SAPERION legt hierbei lediglich eine eindeutige Medienkennung auf dem Medium ab. Das Formatieren eines Mediums kann eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen (je nach zugewiesener Größe). Unter "Tasks" wird der Fortschritt des Formatierens angezeigt. Erst wenn die Formatierung komplett abgeschlossen wurde, wird das Medium in der Medienliste angezeigt und kann verwendet werden. Bitte beachten Sie auch, dass ein einmal von SAPERION formatiertes Medium nicht erneut formatiert werden kann. Hierfür müssen Sie das betreffende Medium zunächst löschen, neu anlegen und dann neu formatieren.
i
Der Befehl "Formatieren" ist eigentlich in der MMC nur über "Laufwerke" oder "Jukeboxen" möglich, wird aber aus Gründen der Übersichtlichkeit hier unter "Wechselmedien" beschrieben (auch wenn hier nur bereits formatierte Medien aufgelistet werden). 1.
Markieren Sie im Kontrollfenster den Eintrag des neu angelegten Laufwerks.
2.
Klicken Sie im Kontextmenü auf MEDIUM > FORMATIEREN (dieser Befehl steht erst zur Verfügung, sobald ein neues Laufwerk angelegt und noch nicht formatiert worden ist). Der Dialog "Medium formatieren" öffnet sich.
52
2.3
3.
SAPERION Core Server
Nehmen Sie Einstellungen gemäß folgender Tabelle vor und klicken Sie auf [Starten], um den Formatierungsprozess zu initieren.
Medium formatieren Parameter
Beschreibung
Speicherkapazität
Tatsächliche Größe des Mediums in MByte (Dies kann insbesondere bei Festplattenarchiven sinnvoll sein, wenn die Daten anschließend auf CD-R gebrannt werden sollen. Die Mindestgröße beträgt 16 MB.
Größe der Zuordnungseinheiten
Ein Block stellt die kleinste beschreibbare Einheit dar. Auch wenn die zu archivierende Information nur ein paar Byte groß ist, wird immer ein ganzer Block als Speicherplatz benötigt. HINWEIS: Bei der Blockgröße handelt es sich um den Wert, der beim Formatieren der Festplatte unter Windows eingestellt wurde.
Datenträgerbezeichnung
Geben Sie unbedingt einen eindeutigen Namen ein. Der hier vergebene Name wird nach dem Formatieren an verschiedenen Stellen im System verwendet werden (Wechselmedien, Erstellen eines Server-Pools, ggf. Warteliste, etc.). Wenn abzusehen ist, dass ein Medium für die Archivierung Ihrer Dokumente nicht ausreichen wird, sollten Sie eine Nummerierung der Medien vorsehen (z.B. "Technik 5"). Wenn Sie hierbei eine folgende Namenskonvention einhalten (Leerzeichen zwischen Name und fortlaufender Nummer), können Folgemedien von SAPERION automatisch formatiert werden. HINWEIS: Die automatische Nummerierung von Medien durch SAPERION funktioniert nur, wenn zwischen Identifier und Nummer ein Leerzeichen steht. Im Identifier können Buchstaben und Zahlen und der Unterstrich zur besseren Lesbarkeit verwendet werden. Bei der Benennung von formatierten Medien sind nur Bezeichnungen möglich, die noch nicht für andere Medien vergeben wurden.
53
2
Serververwaltung über MMC
Parameter
Beschreibung
Formatierungsoptionen
Bei Verwendung von WORM-Medien ist das Überschreiben von Daten physikalisch ausgeschlossen, bei Verwendung von wieder beschreibbaren magneto-optischen Medien (MO) übernimmt SAPERION softwaretechnisch einen Schutz gegen ein Überschreiben. Durch Aktivierung von "Sicheres MO-Format" können Sie diesen Schutz zusätzlich erhöhen. Hierbei wird bei der Formatierung des Mediums durch SAPERION jede einzelne Zuordnungseinheit auf dem gesamten Medium zusätzlich mit einer speziellen Markierung überschrieben, was je nach Performance und Mediengröße von ca. einer halben bis zu mehreren Stunden pro Medienseite dauern kann. SAPERION kann durch diese spezielle Formatierung besondere Überprüfungen gegen Überschreibungen vornehmen. Mit dem sicheren MO-Format kann verhindert werden, dass bereits auf der MO befindliche Daten gelöscht werden, wenn die Mediendatenbank nicht korrekt ist. HINWEIS: Wenn bei der automatischen Formatierung von WORM-Medien die Rückseite einer WORM leer ist, wird diese Seite zunächst mit dem Folgenamen formatiert. Falls die Rückseite nicht leer ist, wird ein beliebiges anders Medium verwendet.
2.3.9.9
Automatisches Formatieren eines Mediums
Wenn die Speicherkapazität eines Medium in einer Jukebox voll ausgeschöpft ist, verhält sich SAPERION in einer definierten Weise:
+
Zunächst sucht SAPERION nach einem leeren Folgemedium (gleiche Bezeichnung mit nachfolgender Nummer) in der Jukebox und verwendet dieses für die Archivierung der nächsten Dokumente automatisch weiter. Dies erfolgt durch eine automatische Weiterschaltung des Medienpools.
+
Wenn kein Folgemedium gefunden wurde und für das aktuelle Medium die Namenskonvention bei der Benennung der Medien eingehalten wurde (Leerzeichen zwischen Namen und fortlaufender Nummer), sucht SAPERION nach einem leeren Medium (d.h. nach einem noch nicht von SAPERION formatierten Medium), formatiert es automatisch als Folgemedium und schaltet automatisch den Medienpool auf das neue Medium um.
+
Findet SAPERION kein freies Medium, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung aufgefordert, ein neues Medium einzulegen.
Ohne Verwendung der Namenskonvention müssen alle Medien manuell formatiert und die dazugehörigen Medienpools auf das neue Medium manuell umgesetzt werden. Unter gewissen Umständen kann eine gezielte manuelle Formatierung auch Performancevorteile bringen: Bei doppelseitigen Medien erhält jede Seite einen eigenen Mediennamen. Da das Drehen der Medien in der Regel sehr zeitaufwendig ist, kann es sinnvoll sein, zunächst alle A-Seiten der Medien durchzunummerieren, bevor Sie mit der Nummerierung auf den B-Seiten fortfahren. Insbesondere bei Jukeboxen mit mehreren Laufwerken wirkt sich dies vorteilhaft aus. Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass SAPERION alle in der Jukebox vorhandenen nicht formatierten Medien für seine automatische Formatierung verwenden kann. Vermeiden Sie daher, unformatierte Medien mit Daten aus anderen Anwendungen zusätzlich in der Jukebox aufzubewahren. Nach einer Formatierung sind die Daten an den betroffenen Stellen auf dem Medium unwiederbringlich verloren.
54
2.3
!
SAPERION Core Server
Bitte beachten Sie, dass für ein automatisches Formatieren des Folgemediums das aktuelle Medium mit einer korrekten Namenskonvention (Name, Leerzeichen, fortlaufende Nummer) benannt ist. Weitere Leerzeichen innerhalb des Namens sind dann nicht möglich. Vergeben Sie in jedem Fall eine Nummer, keinesfalls 1A, 1B oder eine Nummer mit führenden Nullen wie z.B. 001, 002 etc.
2.3.9.10 Zertifizieren von DVDs Bei der Verwendung von DVD als Medium, wird diese von SAPERION zertifiziert. Sie sehen währenddessen die Anzeige 'Formatting ... 0%' in der MMC.
!
Während der Zertifizierung der DVD-RAM darf der Core Server auf keinen Fall beendet werden.
Derzeit können beim Betrieb von SAPERION mit einseitig beschreibbaren DVDs in Jukeboxen, die zweiseitig beschreibbare DVDs unterstützen, Probleme auftreten. Nach einem Zugriffsversuch auf die unbeschreibbare DVD-Seite können unvorhersehbare Fehlerzustände auftreten, z.B. Medientyp nicht erkennbar, Header der lesbaren DVD-Seite nicht lesbar, Medium auf read-only gesetzt usw.
2.3.9.11 Reorganisieren der Mediendatenbank Medienverwaltungen existieren für jedes verwendete Medium (Originale und Kopien). Die Medienverwaltung merkt sich u.a. die Positionen der einzelnen Dokumenten-Header auf dem Medium sowie die Position, an der das nächste zu archivierende Dokument abgespeichert werden soll. Die Reorganisation eines Mediums kann aus mehreren Gründen notwendig sein:
+
Die Verwaltungsdaten des Mediums sind z.B. durch einen Systemabsturz beschädigt worden.
+
Die Verwaltungsdaten wurden vom Backup zurückgespielt und entsprechen nicht dem aktuellen Zustand des Mediums. So kann es sein, dass die Position für neu zu archivierende Dokumente auf ein bereits archiviertes Dokument zeigt.
!
Der Menüpunkt "Reorganisieren" steht für ein Medium nur dann zur Verfügung, wenn ein Reorganisieren für diese Medienart möglich ist.
In den meisten Fällen kann eine Reorganisation der Medienverwaltung automatisch von SAPERION vorgenommen werden. Dokumente aus dem Cache werden bei einer Reorganisation nicht berücksichtigt. Sollte eine manuelle Reorganisation notwendig werden, sollten Sie den aktuellen Systemstand sichern und ggf. die alte Medienverwaltung des betroffenen Mediums löschen. Die Medienverwaltungen befinden sich standardmäßig im Unterverzeichnis "DBA" des SAPERION-Verzeichnisses. Hierin richtet SAPERION für jedes neue Medium ein eigenes Unterverzeichnis ein. Dies geschieht abhängig vom Server-ID und Volume-ID des Mediums nach folgendem Schema: Bei Server-ID=1000001 und Volume-ID=10 befindet sich die Medienverwaltung des Originalmediums in
55
2
Serververwaltung über MMC
"\1000001\10"
und die erste Kopie dieses Medium in "\1000001\10.1"
Die Server-ID und Volume-ID eines Mediums kann über den Befehl "Info" angezeigt werden. Das DBA-Verzeichnis kann bei der Parametereinstellung des Core Servers eingestellt werden. Wenn Sie mit dem Mauszeiger einen Moment in der Ergebnisliste auf einem Eintrag verharren, zeigt Ihnen SAPERION die zu diesem Dokument gehörige Server-ID und Medien-ID an. 1.
Markieren Sie im Kontrollfenster das Medium, welches Sie reorganisieren möchten.
2.
Klicken Sie im Kontextmenü MEDIUM > REORGANISIEREN. Der Dialog "MedienDatenbank reorganisieren" öffnet sich.
3.
Nehmen Sie Einstellungen gemäß folgender Tabelle vor und klicken [OK], um die Reorganisation zu starten.
Medien-Datenbank reorganisieren Parameter
Beschreibung
Inkrementell ergänzen
Noch nicht in der Medienverwaltung enthaltene Einträge hinzugefügt. Begonnen wird am Ende der existierenden Mediendatenbank. Diese Option ist vor allen Dingen dann geeignet, wenn sicher ist, dass nur die zuletzt geschriebenen Dokumente noch nicht in der Mediendatenbank vorhanden sind.
Vollständig ergänzen
Das ganze Medium wird dahingehend überprüft, ob für jedes abgespeicherte Objekt ein entsprechender Eintrag in der Mediendatenbank existiert. Die Option ist dann geeignet, wenn auf einige Dokumente auf dem Medium kein Zugriff mehr besteht.
Neu erzeugen
Die Medienverwaltung wird für das betroffene Medium gelöscht und anschließend komplett neu aufgebaut. Dies ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn Einträge in der Mediendatenbank vorhanden sind, die dazugehörigen Dokumente jedoch (z.B. wegen schwerwiegender Mediendefekte) nicht mehr auf das Medium geschrieben werden konnten. HINWEIS: Aus technischen Gründen sollten Sie die Option "Neu erzeugen" nur in Absprache mit dem technischen Support von SAPERION ausführen.
56
2.3
SAPERION Core Server
Parameter
Beschreibung
Maximaler Leerbereich
Geben Sie einen Wert für einen Leerbereich vor. Bei einem Medienneuaufbau stellt SAPERION das Ende des Mediums dadurch fest, dass ein Leerbereich einer bestimmten Länge gefunden wird. Diese beträgt normalerweise 10 MB. Da es jedoch in sehr ungünstigen Einzelfällen (Systemabsturz, Netzwerkfehler, etc.) auch zu leeren Bereichen dieser Länge in der Mitte des Mediums kommen kann, sollte bei diesem Medium temporär ein größerer Wert verwendet werden. Wenn Sie sicher gehen wollen, dass alle Dokumente reorganisiert werden, tragen Sie hier die gesamte Medienkapazität ein. Je höher der Wert, desto länger dauert der Medienneuaufbau.
2.3.9.12 Nachsignieren (Hash-Baum) Über diesen Menüpunkt kann das Nachsignieren eines Mediums angestoßen werden. Nähere Informationen finden sich in der Beschreibung der Security-Option.
2.3.9.13 Protokollierung Über den Befehl DIAGNOSE > DIRECTORY DUMP im Kontextmenü wird das Medien-Verzeichnis zum ausgewählten Medium in die Protokolldatei geschrieben. Die Protokolldatei wird in der Regel in das Temp-Verzeichnis von Windows geschrieben und der Directory-Dump im CSF-Format abgelegt. Unter anderem werden hierbei auch die verwendeten Sektoren benannt. Bei der Erzeugung des Dumps wird ein Task am Core Server ausgeführt. Der Inhalt des Dumps kann über den Menüpunkt "LOG-Datei anzeigen" aus dem Kontextmenü des entsprechenden Tasks im Editor angezeigt werden.
i
Standardmäßig werden bei einem Dump nur die defekten Einträge in das Log geschrieben. Wenn auch die korrekten Einträge übernommen werden sollen, muss in der Sektion [Compatibility] der Schalter MediaScanDumpAllEntries=TRUE gesetzt werden.
Ein Cache Dump kann auch für ein einzelnes Medium erzeugt werden. Damit können spezielle Dumps von großen Caches erzeugt werden.
2.3.9.14 Überprüfen der Medien Über den Befehl DIAGNOSE > OBJEKT-HEADER SCANNEN wird der Inhalt des Mediums mit der Mediendatenbank verglichen. Hierbei werden nur die Objektheader gelesen. Über den Befehl DIAGNOSE > KOMPLETTE OBJEKTE SCANNEN wird der Inhalt des Mediums mit der Mediendatenbank verglichen. Dabei werden die geschriebenen Objekte komplett gelesen. Damit wird
57
2
Serververwaltung über MMC
verhindert, dass Objekte als fehlerfrei geschrieben gewertet werden, bei denen nur der Objektheader geschrieben wurde.
2.3.9.15 Migrierte Medien Migrierte Medien werden verwendet, wenn bereits existierende Medien auf andere Medien überführt werden sollen. Für die Migration von Medien muss ein entsprechender Task ("Medien migrieren") definiert werden. Für diesen Task sind Quell- und Zielmedien anzugeben. Quellmedien sind die Medien, die migriert werden sollen. Zielmedien sind die Medien, auf die migriert werden soll. Auf den migrierten Medien-Datenbanken wird nicht mehr archiviert, sie werden also nach der Migration nicht mehr geändert. Nach der Migration ist in der ursprünglichen Mediendatenbank ein Verweis auf die neuen migrierten Medien enthalten. Dokumente, die sich auf migrierten Medien befinden erhalten keine andere UID. Sie behalten die UID des migrierten Mediums. Deshalb darf keinesfalls die Mediendatenbank der migrierten Medien gelöscht werden. Die Mediendatenbanken der Ursprungsmedien müssen bei einem migrierten Medium erhalten bleiben. Diese Mediendatenbanken müssen explizit gesichert werden, da sie sonst bei einem Desaster Recovery nicht wieder hergestellt werden können.
!
Migrierte Medien-Datenbanken können nicht per Reorganisation wieder hergestellt werden und müssen daher einmalig gesichert werden.
Nach erfolgreicher Migration (Dateisystem Medium auf WORM) können die Dateisystem Medien entfernt und dadurch Speicherplatz geschaffen werden: Löschen Sie die Dateisystem Medien im Dateisystem physikalisch. Migrierte Medien können auch gescannt werden, dabei werden relozierte Einträge vom Zielmedium geladen.
2.3.9.16 Puffer-Medien Für die Archivierung während des Failover Betriebs stellt jeder Core Server automatisch ein Puffer-Medium für jeden anderen Core Server, der Medien verwaltet, zur Verfügung. Auf Puffer-Medien wird geschrieben, wenn der Server, der die zu beschreibenden Medien verwaltet, ausgefallen ist. Die Daten werden im Schreibpuffer zwischengespeichert, Objekte in RemoteWrite- Queue des Puffers. Die Pufferung der Objekte erfolgt solange bis der ausgefallene Core Server wieder verfügbar ist. Ist der Originalserver wieder verfügbar, erfolgt das automatische Schreiben der Objekte auf Medien gemäß Pooleinstellung.
!
Noch nicht abgeglichene Puffer-Medien werden im Schreibpuffer gespeichert. Der Schreibpuffer sollte regelmäßig gesichert werden, da es ansonsten zu Datenverlusten kommt, wenn er gelöscht werden sollte.
Der Abgleich der Puffer-Medien geht auf den bei der Archivierung verwendeten globalen Pool. Deshalb muss diesem Pool ein Medium zugeordnet sein. Dokumente, die sich auf Puffer-Medien befinden und abgeglichen werden, erhalten keine andere UID, sie behalten die UID des Puffer-Mediums. Deshalb darf keinesfalls die Mediendatenbank der Puffer-Medien gelöscht werden.
58
2.3
SAPERION Core Server
Sie können die automatische Umschaltung auf Puffer-Medien bei Ausfall des Servers deaktivieren. Dazu nehmen Sie die folgende Einstellung am Server, der puffern soll, vor: [Archive.Mirror] EnableTranslationMedia=FALSE
2.3.9.17 Alle Medien Über den Punkt "Alle Medien" im Konsolenstamm erhalten Sie eine Übersicht über alle im Netzwerk befindenden Medien. Im Kontrollfenster werden die Server mit ihren jeweiligen Informationen (Name, Standort, Typ, Erzeugungsdatum, Größe etc.) aufgelistet.
2.3.10 Laufwerke In der MMC-Konsole unter "Laufwerke" werden alle am Core Server betriebenen Laufwerke angezeigt. Dies können sowohl "physikalische" Laufwerke sein (Geräte, in die Wechselmedien eingelegt werden können) als auch "logische" Laufwerke (einzelne Festplattenverzeichnisse eines Festplattenarchivs). Ebenfalls in der Liste enthalten sind die Laufwerke der in der MMC-Konsole definierten Jukeboxen.
i
Hinweis für ein SAPERION-Update: Laufwerke entsprechen den in früheren Versionen von SAPERION in der Registerkarte "MO/WORM" definierten Laufwerken.
Im Kontrollfenster wird Ihnen die Liste der vorhandenen Laufwerke mit den jeweiligen Informationen angezeigt. Laufwerk Informationen Spalte
Information
Modell
Bei SCSI-Geräten wird der über SCSI ausgegebene Produktname des Laufwerks ausgegeben. Bei über Zugriffsart Verzeichnis betriebene Laufwerke (CD-ROM, etc.) wird der Laufwerksbuchstabe mit einem abschließenden Backslash angezeigt (z.B. "E:\"). Sie können über das Kontextmenü das jeweils markierte Laufwerk ändern. Die Anzeige erfolgt asynchron, d.h. unter großer Last stellt sie nicht notwendigerweise den aktuellen Zustand dar.
Typ
In der Spalte "Typ" wird die Art des Laufwerkszugriffs angezeigt. Eine Beschreibung der Abkürzungen "SCSI WORM", "SCSI R/W", "DOS R/W" finden Sie im Kapitel "Wechselmedien". Wird "DOS" angezeigt, ist entweder kein Medium eingelegt oder es ist noch nicht formatiert.
SCSI-Adresse
Bei SCSI-Laufwerken wird die eingestellte Adresse angezeigt.
Größe
Anzeige der maximalen Kapazität bei beschreibbaren Medien. Bei nicht mehr beschreibbaren Medien (CD-Rs) wird die Größe des beschriebenen Bereichs angezeigt.
Medium
Anzeige des Mediums, das sich gerade im Laufwerk befindet. Ist das Feld leer, befindet sich kein Medium im Laufwerk oder das Medium ist noch nicht von SAPERION formatiert worden.
Jukebox
Anzeige der Jukeboxen.
59
2
i
Serververwaltung über MMC
Es können maximal 512 Laufwerke angelegt werden.
2.3.10.1 Installieren von Laufwerken Beachten Sie bitte vorab insbesondere bei Verwendung von SCSI-Geräten die Hinweise zum Einrichten eines oder mehrerer Laufwerke. Für eine Erkennung der angeschlossenen Geräte unter SAPERION muss eine Hardware-Erkennung in der MMC ausgeführt werden. 1.
Klicken Sie im Kontrollfenster auf den Menüeintrag "Neu" des Kontextmenüs. Der Dialog "Laufwerks-Zugriff" öffnet sich.
2.
Wenn Sie ein Laufwerk für optische Medien wie MO, WORM, JAZ, DVD-RAM verwenden, kann dieses in der Regel sowohl über SCSI oder DOS angesprochen werden. Festplatten und Laufwerke für Medien wie CD-R, ZIP, etc. müssen über die Zugriffsart DOS angesprochen werden. Wenn möglich, sollten Sie aus Gründen der Sicherheit und Schnelligkeit immer SCSI verwenden.
3.
+
Für einen SCSI-Zugriff müssen Sie den Radiobutton "SCSI" aktivieren. Die Erkennung der am Rechner angeschlossenen SCSI-Geräte und das Einfügen der Gerätenamen und seiner SCSI-Adressen im Dropdownmenü erfolgt automatisch. Der Rechner muss mit einer SCSI-Adapterkarte ausgerüstet sein. Diese und das anzuschließende Gerät ordnungsgemäß mitsamt Win-ASPI-Treiber bzw. Native-SCSI installiert und konfiguriert sein.
+
Für einen DOS-Zugriff müssen Sie einen Pfad eintragen oder ihn über die Schaltfläche [...] auswählen (dieser muss im System existieren). Bei einem Laufwerk (z.B. CD-ROM Laufwerk) muss der Pfad mit einem abschließenden Backslash eingegeben werden, z.B. "E:\".
Klicken Sie auf [OK], um das Laufwerk anzulegen bzw. die Änderung am bestehenden Laufwerk abzuspeichern.
2.3.10.2 Löschen eines Laufwerks Über den Befehl "Löschen" im Kontextmenü des jeweils markierten Laufwerks können Sie es löschen. Gelöscht wird dann lediglich eine Zugriffsmöglichkeit auf das Medium. Beim Löschen von Dateisystem Medien bleibt die Medien-Datenbank erhalten.
60
2.3
i
SAPERION Core Server
Beim Löschen von Festplattenverzeichnissen löschen Sie zwar nicht die darin gespeicherten Daten, aber Sie können anschließend nicht mehr auf dem Medium archivieren und nur noch Dokumente aus dem Cache lesen. Durch eine Neuerstellung des Laufwerkes mit demselben Pfadnamen können Sie in den meisten Fällen die Verbindung zum Medium wiederherstellen.
2.3.10.3 Auswerfen von Medien (SCSI-Laufwerke) Über den Befehl "Auswerfen" im Kontextmenü des SCSI-Laufwerks können Sie ein im Laufwerk befindliches Medium auswerfen.
2.3.10.4 Binäres Kopieren SAPERION bietet die Möglichkeit, Medien binär zu kopieren. Dabei werden die Daten sektorweise kopiert und nicht in den Cache geladen. Für das binäre Kopieren müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
+
Original- und Kopiemedium müssen vom gleichen Typ sein und sich in einer Jukebox befinden.
+
Die Jukebox muss mindestens zwei Laufwerke haben.
+
Beide Medien müssen die gleiche Sektorierung aufweisen.
i
Wenn ältere Medien (die noch nicht sektorbasiert sind) auf neue Medien binär kopiert werden, kann es dazu kommen, dass die Anzeige "belegt" auf dem Zielmedium um ein vielfaches höher ist als auf dem Kopiemedium. Um dieses Problem zu beheben wird empfohlen, für das Zielmedium die Medien-Datenbank neu aufzubauen. 1.
Markieren Sie das Quelllaufwerk in der Liste der Laufwerke im Kontrollfenster.
2.
Klicken Sie auf MEDIUM > KOPIEREN im Kontextmenü.
3.
Markieren Sie nun das Ziellaufwerk in der Liste der Laufwerke im Kontrollfenster.
4.
Klicken Sie auf MEDIUM > KOPIE ERSTELLEN im Kontextmenü. Der Dialog "Medium kopieren" öffnet sich.
5.
Aktivieren Sie die Checkboxen "Operation direkt durchführen" und "Binäres Kopieren". Bei der Verwendung von Storage Plug-Ins kann der Kopiervorgang über das Device des Plug-Ins ausgeführt werden (z.B. Centera Replication, Tivoli Remote Synch). Aktivieren Sie die Checkbox "Kopie durch Plug-In". Es werden die Mediendatenbanken kopiert.
6.
Bestätigen Sie mit [OK]. Der Task für das binäre Kopieren wird gestartet.
61
2
i
Serververwaltung über MMC
Binäres Kopieren kann im Gegensatz zum normalen Kopieren nicht zeitversetzt als Task geplant werden.
2.3.11 Jukeboxen Unter "Jukeboxen" der MMC-Konsole werden alle am Core Server betriebenen Jukeboxen angezeigt. Zu jeder Jukebox werden die dazugehörigen Laufwerke und Slots mit gegebenenfalls eingelegten Medien hierarchisch angezeigt.
Abb. 2–3: Jukeboxen
2.3.11.1
Laufwerke in der Jukebox
Wenn Sie in der MMC unterhalb einer Jukebox in den Zweig "Laufwerke" wechseln, werden Ihnen die in der Jukebox vorhandenen Laufwerke angezeigt. Die hier angezeigten Laufwerke finden Sie ebenfalls in der MMC unter LAUFWERKE. Befindet sich ein unformatiertes Medium im Laufwerk, kann dieses über das kontextsensitive Menü formatiert werden. Befindet sich ein formatiertes Medium im Laufwerk, stehen Ihnen über das Kontextmenü "Medium" kontextsensitiv Befehle für die Verwaltung von Medien zur Verfügung. Eine Beschreibung dieser Befehle finden Sie bei den Ausführungen zu den Wechselmedien, da die Befehle dort ausgeführt werden sollten.
62
2.3
SAPERION Core Server
Über den Befehl "Aktiviert" aus dem Kontextmenü des Laufwerkes kann das Laufwerk manuell aktiviert bzw. deaktiviert werden. Ist das Laufwerk defekt, ist der Eintrag "Aktiviert" entsprechend auf inaktiv gesetzt.
2.3.11.2
Slots in der Jukebox
Wenn Sie in der MMC unterhalb einer Jukebox in den Zweig "Slots" wechseln, werden Ihnen die in der Jukebox vorhandenen Slots aufgelistet. Wenn sich Medien in den Slots befinden, wird der Medientyp durch ein Symbol hervorgehoben. Bei Auswahl dieses Slots werden die Daten für das aktuell eingelegte Medium (in der Regel getrennt nach Vorder- und Rückseite) angezeigt. Alle in der Jukebox befindlichen Medien werden zudem in der MMC unter "Wechselmedien" aufgelistet. Die Beschreibung der angezeigten Daten und der kontextsensitiv zur Verfügung stehenden Befehle sind dort beschrieben.
2.3.11.3
Laden und Auswerfen von Medien aus der Jukebox
Für die Jukeboxverwaltung in SAPERION ist es notwendig, dass das Laden und Auswerfen der Medien in der Jukebox über die entsprechenden Befehle in der MMC erfolgen und nicht über die Bedienungseinheit der Jukebox selbst. Nur so können diese Vorgänge von SAPERION registriert werden. Um ein Medium in die Jukebox zu laden, legen Sie das entsprechende Medium in den Mail-Slot der Jukebox und führen anschließend im gewünschten Slot (Seite A oder Seite B) den Befehl "Laden" aus. Das Medium wird daraufhin in den Slot abgelegt und die zuvor ausgelesenen Informationen zu den einzelnen Seiten des geladenen Mediums angezeigt. Analog können Sie ein Medium über den Befehl "Auswerfen" aus dem aktuellen Slot auswerfen.
2.3.12 Plug-Ins Über "Plug-Ins" erfolgt die Einbindung von Speichersystemen (z.B. Centera, NetApp, HCP etc.) in SAPERION. Nähere Informationen finden Sie in der Beschreibung der Storage Plug-Ins.
2.3.13 Prozesse Im Bereich "Prozesse" können Servertasks definiert und bearbeitet werden. Außerdem sind über den Unterpunkt "Applikations-Server" die serverseitigen Einstellungen für den Workflow und den COLD-Server zugänglich.
2.3.14 Tasks Für den Core Server können Tasks definiert werden. In der Taskliste werden Ihnen alle am Core Server eingerichteten Tasks aufgelistet. Standardmäßig werden hier mindestens zwei Tasks zur Cacheverwaltung angezeigt. Bei Verwendung einer Jukebox kommen weitere Tasks hinzu. Im Kontrollfenster erhalten Sie eine Übersicht über alle definierten Tasks mit den jeweiligen Informationen. Beispiele für Tasks in SAPERION sind Replizier- und Spiegelungsvorgänge.
63
2
Serververwaltung über MMC
Abb. 2–4: Informationen zu Tasks
2.3.14.1
Erstellen/ Bearbeiten eines Tasks
1.
Klicken Sie im Kontrollfenster auf "Neu" im Kontextmenü. Der Dialog "Task bearbeiten" öffnet sich.
2.
Nehmen Sie Einstellungen unter Registerkarte "Allgemein" gemäß der folgenden Tabelle vor und klicken Sie auf [OK], um den Task anzulegen.
Task-Parameter Parameter
Beschreibung
Name
Definieren Sie einen beliebigen Namen für den Task.
Aktion
Wählen Sie aus dem Dropdownmenü die auszuführende Aktion aus.
Geplant
Stellen Sie hier ein, wann und in welchen Zeitabständen der Task ausgeführt werden soll (z.B. 10 Minuten). Klicken Sie auf den Button [Min.] bzw. [Sek.], um die Zeiteinheit auszuwählen.
64
2.3
SAPERION Core Server
Parameter
Beschreibung
Start
Im Dropdownmenü "Start" definieren Sie das Startverhalten des Tasks:
i
+
Deaktiviert: Der Task wird nicht ausgeführt.
+
Periodisch ausführen: Für diese Startart können als Parameter sowohl ein Zeitintervall (z.B. alle 10 Minuten) als auch ein Zeitraum (z.B. zwischen 22 und 23 Uhr) definiert werden.
+
Sofort starten: Der Task wird sofort ausgeführt. Über den Menüeintrag "Jetzt starten" aus dem Kontextmenü des Tasks kann der Task auch sofort gestartet werden.
+
Spätere Ausführung: Bei dieser Startart kann eine Uhrzeit angegeben werden, zu der der Task ausgeführt werden soll.
+
Einmal täglich: Der Task wird einmal täglich ausgeführt.
Bei einer Spiegelung überprüft der Core Server die für eine Spiegelung vorgesehenen Originalmedien, ob neu hinzugekommene Daten auf das Spiegelmedium kopiert werden müssen. Falls ausreichend, sollte die Spiegelung von Medien nur zu Zeiten geringer Netzlast (z.B. Nachts) ausgeführt werden.
In Abhängigkeit von der gewählten Task-Aktion beinhaltet der Dialog "Task bearbeiten" weitere Registerkarten. Die einzelnen Tasks werden Ihnen in den folgenden Abschnitten vorgestellt.
i
Über den Eintrag "Saperion Coreserver.Tasks.Logging" kann die Protokollierung der Core Server Tasks eingestellt werden.
2.3.14.2 Task "Tabelle replizieren" Dieser Task initiiert eine Replikation einer ausgewählten Tabelle. Dabei wird nach Möglichkeit das Feld "SysTimeStamp" benutzt, um nur neue und geänderte Datensätze zu kopieren. Ist dieses Feld nicht vorhanden, werden Indextabellen anhand der Doc-ID abgeglichen, dabei läuft der Task über die gesamte Tabelle.
i
Für Nachschlagetabellen funktioniert dieser Task nur, wenn ein eindeutiges Feld vorhanden ist. Es wird daher empfohlen, das Feld SYSTIMESTAMP zu verwenden.
Der Tabellenparameter für den Replikations-Task kann auch Wildcards enthalten. Bei der Ausführung des Tasks werden alle Tabellen repliziert, die mit der angegebenen Bedingung übereinstimmen. Gelöschte Datensätze werden abgeglichen, sofern das temporäre Löschen aktiviert ist. Endgültig gelöschte Datensätze können nicht abgeglichen werden.
65
2
Serververwaltung über MMC
Wenn Volltextdaten oder Mehrfachfelder vorhanden sind, werden diese auch kopiert, allerdings dauert dies deutlich länger, da für jeden Datensatz der Index vom Medium geladen werden muss.
2.3.14.3 Task "Abfrage replizieren" Der Task "Abfrage replizieren" funktioniert analog zum Task "Tabelle replizieren". Hierbei werden anhand einer als Mappe gespeicherten Abfrage nur die passenden Datensätze abgeglichen.
!
Datensätze, die durch Änderung aus der Abfrage herausfallen, werden nicht mehr betrachtet. Im Regelfall empfiehlt sich also der Abgleich der ganzen Tabelle.
2.3.14.4 Task "Systemdateien replizieren" Mit diesem Task können Systemdateien (Masken, DDCs etc.) repliziert werden, dabei wird jeweils das Datum der Dateien verglichen, so dass nur veränderte Dateien kopiert werden. In der Registerkarte "Dateitypen" kann festgelegt werden, welche Systemdateien repliziert werden sollen. Es wird empfohlen, diesen Task in regelmäßigen Abständen laufen zu lassen, damit auch Benutzer anderer Server stets einen identischen Datenstand erhalten.
Abb. 2–5: Auswahl der zu replizierenden Dateitypen
2.3.14.5 Task "Benutzer-Daten replizieren" Dieser Task repliziert die Datei ARCHIEF.INI eines oder mehrerer Benutzer. Sie können auch Gruppen angeben, diese werden dann rekursiv abgearbeitet. Es wird anhand des Dateidatums geprüft, ob Änderungen notwendig sind.
!
Bei diesem Task werden die Templates ".LogonSettings", ".SavedSettings" und ".DefaultSettings" nicht mit übertragen. Das hat zur Folge, dass ein Benutzer, der sich nach einem Failover das erste Mal anmeldet, keine benutzereigene Benutzeroberfläche mit seinen individuell angelegten Ordnern erhält.
2.3.14.6 Task "Benutzer-Körbe replizieren" Mit diesem Task können die Körbe von Benutzern auf einen anderen Core Server repliziert werden. In der Registerkarte "Replikations-Quelle" wird der Core Server ausgewählt, der repliziert werden soll. Die zu replizierenden Benutzer können über die Registerkarte "Benutzer" ausgewählt werden.
66
2.3
SAPERION Core Server
Abb. 2–6: Dialog "Task bearbeiten" - Registerkarte "Benutzer"
Über die Schaltfläche [Bearbeiten] wird ein Auswahlmenü aufgerufen, aus der die gewünschten Benutzer oder Gruppen ausgewählt werden können.
2.3.14.7 Task "Systemtabellen replizieren" Mit diesem Task können die Systemtabellen repliziert werden (Benutzerverwaltung, XCHECK, XREVISE etc.).
!
Die Benutzerverwaltung muss bei dieser Replikation auf einer SQL-Datenbank liegen, um eine korrekte Ausführung zu gewährleisten.
2.3.14.8 Task "Index auf Medium updaten" Der Task "Index auf Medium updaten" schreibt Tabellenänderungen zeitversetzt auf die Medien. Dabei wird eine ausgewählte Tabelle nach Datensätzen durchsucht, in denen das Systemfeld SYSINDEXSTATE bestimmte Werte vorweist. Je nach Tabellenwert werden entsprechend Aktionen zu jedem dieser Datensätze ausgeführt.
+
1: Revision der Indexdaten aus der Tabelle wird auf das Medium geschrieben.
+
3: Dazugehörige Images oder Anwendungsdateien werden archiviert.
+
65001: Das Dokument wird als gelöscht (SysIndexState=65002) markiert.
i
Verwenden Sie für den Task "Index auf Medium updaten" keine komplexen, sondern in Pakete unterteilte Abfragen.
2.3.14.9 Task "Records Management Disposition" Mit dem Task "Records Management Disposition" wird in definierten Intervallen die angegebene Tabelle auf Dokumente überprüft, deren maximale Aufbewahrungsfrist (Disposition Time) abgelaufen und für die kein Litigation Hold gesetzt ist. Dokumente, bei denen dies der Fall ist, werden durch den Task gelöscht.
67
2
Serververwaltung über MMC
Auf der Registerkarte "Abfrage" wählen Sie die Tabelle (DDC) aus, für die der Task aktiviert werden soll.
2.3.14.10 Task "Records Management Destruction" Mit dem Task "Records Management Destruction" wird in definierten Intervallen die angegebene Tabelle auf Dokumente überprüft, bei denen die minimale Aufbewahrungsfrist (Retention Time) abgelaufen und für die kein Litigation Hold gesetzt ist. Dokumente, für die die angegebenen Kriterien erfüllt sind, werden durch den Task gelöscht. Für diesen Task kann zusätzlich eine Mappe (.SDL) angegeben werden. In diesem Fall werden nur die Dokumente, die in der Mappe enthalten sind entsprechend der oben angegebenen Kriterien überprüft. Ansonsten werden alle Dokumente der Tabelle überprüft. Auf der Registerkarte "Abfrage" wählen Sie die Tabelle (DDC) aus, für die der Task aktiviert werden soll. Zusätzlich können Sie eine Mappe angeben, in die der Task nur angewendet werden soll.
2.3.14.11 Task "LTANS Registrierung" Sollen Dokumente LTANS-konform archiviert werden, so müssen sie einerseits in SAPERION gespeichert werden und zusätzlich in digiSeal Archive registriert sein. Die Registrierung erfolgt nach der Speicherung in SAPERION asynchron, da sie nicht zeitnah notwendig ist. Für die Registrierung steht der periodisch laufende Core Task "LTANS-Registrierung" zur Verfügung. Jedes neu registrierte Dokument wird Teil des nächsten Hash-Baums, der periodisch durch einen konfigurierbaren Job von digiSeal Archive gebildet wird. Die für die LTANS-Registrierung markierten Dokumente werden durch den periodisch laufenden Core-Task "LTANS-Registrierung" an digiSeal Archive übergeben.
2.3.14.12 Task "Makro ausführen" Bei der Definition von Makro-Tasks am Core Server (Task "Makro ausführen") sollten Sie folgende Hinweise berücksichtigen:
+
Er wird empfohlen, für das vom Task verwendete BAS-Modul einen Modul-User zu definieren.
+
Der Befehl "CreateObject" darf nicht in den vom Task aufgerufenen Makros verwendet werden. Das Erzeugen von Dokumenten muss in den Makros über "Application.CreateDoc" erfolgen.
+
Der Task übergeht Benutzermeldungen ("Msgbox" oder "Application.MsgBox"). Der Inhalt einer Msgbox wird allerdings in das Event-Log geschrieben. Programmcode für einen Task sollte speziell unter Berücksichtigung dieser Begebenheiten erstellt bzw. getestet werden.
!
COM-User und Modul-User sind nicht parallel einsetzbar.
Mit Hilfe des Tasks "Makro ausführen" können zu einem festlegbaren Zeitpunkt Makros auf dem Core Server ausgeführt werden. Nach Auswahl dieses Tasks erscheint die Registerkarte "Makro" im Dialog "Task bearbeiten". Wählen Sie hierüber das entsprechende Makro aus. Klicken Sie auf den Button [...], um den Auswahldialog zu öffnen.
68
2.3
SAPERION Core Server
Abb. 2–7: Auswahl des Makros
2.3.14.13 Task "Programm ausführen" Mit Hilfe des Tasks "Programm ausführen" ist es möglich, beliebige Programme auszuführen. Dies kann zum Beispiel ein Programm für Nachindexierungen oder kompilierte Makros eines Fremdanbieters sein. Die hierdurch initiierten Programme laufen bis zur Beendigung ihrer Aufgaben bzw. bis sie durch einen Fehler abgebrochen werden.
2.3.14.14 Task "Medien replizieren" Der Task "Medien replizieren" initiiert das Laden der unter der Registerkarte "Parameter" selektierten Medienobjekte in den Cache.
i
Mit diesem Task können auch Spiegelmedien repliziert werden.
2.3.14.15 Task "Mappe replizieren" Mit dem Task "Mappe replizieren" werden die Objekte zu den Einträgen der Ergebnisliste der Mappe in den Cache geladen.
i
Die Mappe muss über ein Makro unter Verwendung der Methode "ExportUIDs" des Cursor-Objektes erzeugt werden, um auch alle Teildokumente zu replizieren.
2.3.14.16 Task "Medien spiegeln" Der Task "Medien spiegeln" dient zur zeitlich gesteuerten Erstellung einer Kopie eines auswählbaren Mediums. Dies dient dem Zweck, dass bei Ausfall eines Originalmediums lesend auf das Spiegelmedium zugegriffen werden kann. Bei der Ausführung dieses Tasks erfolgt ein Vergleich zwischen Originalmedium und Spiegelmedium, übertragen werden dann nur die Differenzobjekte, wobei nicht lesbare Dokumente übersprungen werden. Bei nicht periodischen Tasks haben Sie zudem die Möglichkeit, die Aktion "binär kopieren" auszuführen. Richten Sie diesen Task an dem Server ein, auf dem gespiegelt werden soll - die Auswahl des Spiegelmediums erfolgt über die Registerkarte "Parameter" des Dialogs "Task bearbeiten".
69
2
Serververwaltung über MMC
+
Das Spiegeln von Medien (Dateisystem Medien oder optisch), die auf mehr als 4 GB formatiert sind, auf Dateisystem Medien ist möglich. Eine Begrenzung bestand nur für alte Betriebssysteme mit einem FAT32 Dateisystem.
+
Wenn Plugin-Medien gespiegelt werden, muss das Spiegelmedium den gleichen Namen haben wie das Originalmedium.
2.3.14.17 Task "Medien migrieren" Mit dem Task "Medien migrieren" können Medien übernommen werden (beispielsweise Altdaten). Es können auch mehrere Medien auf ein neues Medium zusammengefasst werden. Dabei sollte das Verfahren für die Durchführung einer Medienmigration in jedem Fall als individuelles Projekt betrachtet werden. Neben den hier beschriebenen Hilfsmitteln für den eigentlichen Migrationsvorgang sind zusätzliche Maßnahmen für die Analyse und gegebenenfalls Korrekturen in der Datenhaltung sowie für den Nachweis des Migrationsergebnisses zu berücksichtigen. SAPERION kann lediglich Werkzeuge bereitstellen, die das Migrationsprojekt unterstützen, jedoch kein allgemeingültiges, abgesichertes Standardverfahren für dessen Durchführung. Weitere grundlegende Werkzeuge für ein Migrationsprojekt sind Mediendump und Medienscan für die Analyse der Daten und den Ergebnisreport.
i
Es wird empfohlen, vor einer Medienmigration einen Medienscan durchzuführen, um sicherzustellen, dass auf alle Objekte zugegriffen werden kann. 1.
Wählen Sie die Aktion "Medien migrieren" im Dialog "Task bearbeiten". Wechseln Sie anschließend auf die Registerkarte "Parameter".
2.
Klicken Sie auf den Button [Bearbeiten...]. Der Dialog "Medien migrieren" öffnet sich.
3.
Wählen Sie die Medien aus, die migriert werden sollen, und klicken auf [Weiter].
4.
Nun können Sie die Quellmedien sortieren und auf diese Weise die Reihenfolge für die Ausführung des Tasks bestimmen. Klicken Sie auf [Weiter].
5.
Im nächsten Schritt müssen Sie die Zielmedien, auf die migriert werden soll, auswählen und gegebenenfalls sortieren. Beachten Sie bitte, dass die Zielmedien bereits vor der Migration existieren und formatiert sein müssen.
6.
Wenn die Definition des Tasks "Medien migrieren" abgeschlossen ist, werden die ausgewählten Parameter zusammenfassend angezeigt. Durch Betätigung von [OK] wird die Auswahl bestätigt und der Task aktiviert.
70
2.3
!
SAPERION Core Server
Bitte beachten Sie, dass eine serverübergreifende Medienmigration nicht möglich ist.
Die Mediendatenbanken der Ursprungsmedien müssen bei einem migrierten Medium erhalten bleiben. Diese Mediendatenbanken müssen explizit gesichert werden, da sie sonst bei einem Desaster Recovery nicht wieder hergestellt werden können. Durch die Migration wird die XHDOC in der Indextabelle nicht verändert. Eine Auflösung der Dokumenten-ID erfolgt nur über die Mediendatenbank des Originals (XRELOCATEID). Sollte eine Reorganisation der Indexdaten vom Medium unumgänglich sein, kann diese vom migrierten Medium (Zielmedium) durchgeführt werden. Voraussetzung ist, dass die "alten" Indexeinträge nicht mehr in der Tabelle enthalten sind, da es sonst zu doppelten Treffern kommen kann. Das Vorhandensein der Mediendatenbank des ursprünglichen Originals ist aber auch in diesem Fall zwingend erforderlich.
2.3.14.18 Task "Cache verkleinern" Mit Hilfe dieses Tasks kann die physikalische Größe des Caches durch Kompaktierung bzw. durch Angabe der prozentualen Kapazität reduziert werden.
i
Der Task "Cache verkleinern" sollte nicht mit der Startart "Sofort ausführen", sondern immer periodisch ausgeführt werden.
2.3.14.19 Task "Cache schreiben" Der Task "Cache schreiben" dient zum zeitgesteuerten Schreiben des Caches auf das entsprechende Medium.
i
Der Task "Cache schreiben" sollte nicht mit der Startart "Sofort ausführen", sondern immer periodisch ausgeführt werden.
2.3.14.20 Task "Plugin Medien-Zugriff" Dieser Task wird benötigt, wenn Centera-Medien oder Medien, die über NetApp verwaltet werden, geschrieben werden sollen.
2.3.15 Applikations-Server Unter dem Punkt "Applikations-Server" können erweiterte Einstellungen zum COLD-Server (sofern dieser bei der Installation eingerichtet worden ist) und zur Workflow-Engine vorgenommen werden. Nähere Details zu COLD stehen im entsprechenden Kapitel dieses Handbuchs.
71
2
Serververwaltung über MMC
Markieren Sie im Konsolenstamm den Eintrag "Workflow", erhalten Sie eine Übersicht über die Aktivität der Workflow-Engine mit den jeweiligen Informationen zu den einzelnen Aktionen wie z.B. Aktion, Datum/ Uhrzeit, Ausführender etc.
2.3.16 Diagnose Unter dem Eintrag "Diagnose" im Konsolenstamm erhalten Sie folgende Informationen: Diagnose Informationen Eintrag
Information
Routinen
Anzeige der Zugriffshäufigkeiten für einzelne Funktionen des Core Servers in SAPERION.
Threads
Anzeige der aktuellen Threads und deren Status.
Critical Sessions
Die hier angezeigten Informationen geben Auskünfte über das Systemverhalten und können bei der Systemwartung von Bedeutung sein. Da sie lediglich Informationen für Servicetechniker von SAPERION darstellen, wird hier nicht näher darauf eingegangen.
Abb. 2–8: Beispiel: Diagnose - Routinen
2.3.17 Definieren der Verbindungsparameter zum Core Server Verbindungsparameter zum Core Server werden einmalig bei der Installation sowie nach jeder Änderung der Parameter gespeichert. Wenn die Daten zum Core Server verschlüsselt übertragen werden sollen, müssen Sie in der PROGRAM.INI in der Sektion, in der die Verbindungsparameter des Core Servers definiert werden, hinter der IP-Adresse den Parameter "ENCRYPT" eintragen. Beispiel :ENCRYPT
Als Verschlüsselungsalgorithmus wird Blowfish (256 Bit) verwendet.
72
2.3
SAPERION Core Server
Alternativ können Sie den Parameter "ENCRYPT" auch im Dialog "Netzwerk-Protokoll-Auswahl" einstellen. 1.
Markieren Sie im Konsolenstamm den Core Server.
2.
Klicken Sie auf SERVER > VERBINDUNG > PARAMETER. Der Dialog "Netzwerk-ProtokollAuswahl" öffnet sich.
3.
Klicken Sie in die Spalte "Adresse" des gewünschten Verbindungsprotokolls (z.B. TCP/ IP). Tragen Sie am Ende der Adresse den Parameter "ENCRYPT" ein und bestätigen abschließend mit [OK].
2.3.18 Automatische Benachrichtigung per E-Mail im Fehlerfall Wenn ein Fehler bei der Benutzung von SAPERION an einer beliebigen Arbeitsstation auftritt, können Sie sich als Administrator automatisch per E-Mail benachrichtigen lassen. Hierzu muss die E-Mail-Funktion von SAPERION installiert sein. Nehmen Sie außerdem folgenden Eintrag in der ARCHIEF.INI (im Programmverzeichnis von SAPERION) bei den gewünschten Rechnern - insbesondere für den Core Server - vor: [System] AdminEMail=
Weiterhin nehmen Sie folgenden Eintrag in der PROGRAM.INI Sektion [Modules] (je nach Art des installierten Severs Module32 oder Module64) am Server vor. [Modules32] Mail=ACMAIL32.DLL
[Modules64] Mail=ACMAIL64.DLL
Durch die Einrichtung einer geeigneten Fernwartungs-Software kann eine Fehlerbehebung oder Konfiguration von einem entfernten Arbeitsplatz vorgenommen werden. SAPERION unterstützt den Versand von Mails direkt über einen SMTP-Server. Um diese Unterstützung zu aktivieren, nehmen Sie folgende Einträge in der PROGRAM.INI vor: Beispiel [Setup.Mail]
73
2
Serververwaltung über MMC
Interface=4 Server= ServerPort= SenderAddress= SenderName=
Sektion [Setup.Mail] Parameter
Beschreibung
Interface
4: SMTP
Server
IP-Adresse oder DNS-Name des SMTP-Servers.
ServerPort
Optional: Nummer des Server-Ports (standardmäßig: 25)
SenderName
Mail-Adresse des Absenders
SenderName
Optional: vollständiger Name des Absenders
2.3.19 Temporäres Löschen Bisher wurden beim Löschen aus einer Tabelle Dokumente direkt in der Tabelle gelöscht. Damit war ein Zurücknehmen des Löschens nur über eine Tabellen-Reorganisation vom Medium zu erreichen. Dieser Vorgang dauert lange und erzeugt mitunter doppelte Einträge. Sobald das Systemfeld SYSINDEXSTATE in der Tabelle vorhanden ist, können entsprechende Werte Aktionen steuern. Systemfeld SYSINDEXSTATE SysIndexState-Wert
Bedeutung
65002
Das Dokument wird nicht direkt aus der Tabelle gelöscht, sondern lediglich temporär. Erst beim zweiten Mal Löschen wird es aus der Tabelle entfernt. Eine Auflistung ist jedoch möglich, wenn in einem Feld SYSINDEXSTATE in der Abfragemaske ein Wert 65002 als Suchkriterium eingegeben wird.
65001
Das Dokument wird zeitversetzt durch den Indexdienst auf 65002 gesetzt.
> 55000
Dokumente werden bei der normalen Suche nicht in der Ergebnisliste angezeigt
55001
Markierung von Revisionen, wenn die Systemfelder für Revisionen in der DDC aktiviert sind.
i
Dokumente, welche temporär gelöscht wurden, können nur per COM/ API bzw. nur durch eine manuelle Änderung in der Datenbank (SYSINDEXSTATE von 65002 nach 0 setzen) SAPERION wieder zur Verfügung gestellt werden.
Sollte das temporäre Löschen nicht erwünscht sein, kann es durch folgende Einstellung in der PROGRAM.INI deaktiviert werden. [Setup] EnableUndelete=FALSE
Gelöschte Dokumente erhalten dann nicht "SysIndexState" = 65002, sondern werden direkt gelöscht.
74
2.3
i
SAPERION Core Server
Bitte beachten Sie, dass bei Aktivierung des temporären Löschens unter bestimmten Umständen bestehende Makros überarbeitet werden müssen. Erforderlich kann dies sein bei Verwendung der Methode "Application.SelectSQL" für DDCs mit dem Feld SYSINDEXSTATE.
2.3.20 Indexdienst Der Indexdienst bietet insbesondere bei großen Datenmengen enorme Geschwindigkeitsgewinne gegenüber den bisherigen Möglichkeiten von SAPERION:
+
Umfangreiche Änderungen der Indexdaten stehen mit Datenbankgeschwindigkeit im System zur Verfügung und können zeitversetzt von einem Core Server-Task auf das Medium geschrieben werden.
+
Große Aktenimporte oder extern eingescannte Tagespost können mit Datenbankgeschwindigkeit in das System importiert werden. Der Zugriff auf die Images oder Anwendungsdateien erfolgt über gespeicherte Pfadangaben. Die tatsächliche Archivierung dieser Dokumente auf den Medien erfolgt zeitversetzt während der normalen Benutzung von SAPERION durch die Clients und über einen Core Server-Task.
+
Nicht mehr benötigte Datensätze können mit Datenbankgeschwindigkeit aus dem System entfernt werden. Das revisionssichere Schreiben von Löschmarkierungen erfolgt zeitversetzt über einen Core Server-Task.
!
Mit dem Index-Dienst sind keine ACL-Änderungen möglich.
2.3.20.1 Indexdienst bei Änderungen von Indexdaten Die Indexierung von Dokumenten nimmt Zeitaufwand in Anspruch - abhängig von der Systemperformance bis zu 2 Sekunden pro Dokument. Hintergrund ist, dass die Operationen (z.B. Schreiben in Medienverwaltung, Cache und Datenbanktabelle, Entsperren des Dokuments) sequentiell erfolgen. Die Anzahl der Indexdaten-Änderungen beeinflusst auf diese Weise die Perfomance des Clients dahingehend, dass dieser zeitweise für eine Weiterarbeit nicht zur Verfügung steht. Mit dem Einrichten eines Indexdienstes haben Sie Möglichkeit, Massenindexierungen auf schnelle Weise dem System verfügbar zu machen. Ermöglicht wird dies durch folgendes Konzept:
+
In einem ersten Schritt werden die Massenindexierungen zunächst nur in die Datenbanktabelle geschrieben. Dies ist mit Datenbankmitteln (SQL-Skripte, Stored Procedures, etc) in der Regel sehr performant durchführbar. Der Benutzer kann nun bereits mit den neuen Indexdaten arbeiten.
+
In einem zweiten Schritt schreibt dann der Core Server zeitversetzt über den Core Server-Task "Index auf Medium updaten" (Task "Index auf Medium updaten") die extern erstellten IndexÄnderungen revisionssicher auf die Medien. Über den Inhalt des (zusätzlich in die Indextabelle einzufügenden) Systemfeldes SYSINDEXSTATE ist identifizierbar, welche Operation ausgeführt werden muss. Über die Speicherung geeigneter SQL-Abfragen in Mappen können hierbei auch entsprechende Priorisierungen vorgenommen werden.
75
2
!
Serververwaltung über MMC
Die Inhalte von Volltextfeldern werden immer vom Medium gelesen, unabhängig von SYSINDEXSTATE. Diese Feldtypen können daher nicht mit dem Indexdienst aktualisiert werden.
Um Mehrfachfelder auch über SYSINDEXSTATE auswerten zu können, nehmen Sie folgende Einstellung vor: [Compatibility] LoadMultiValueFromTable=TRUE
Damit werden die Werte aus der Tabelle geladen. Diese Funktion sollte nur verwendet werden, wenn sichergestellt ist, dass der Inhalt der Mehrfachfelder maximal eine Länge von 250 Zeichen hat.
2.3.20.2 Vorbereiten des Indexdienstes Um den Indexdienst nutzen zu können, müssen die betroffenen Indextabellen um die unten aufgelisteten Felder erweitert werden: 1.
Öffnen Sie den Rich Client.
2.
Klicken Sie Ribbon DESIGN > Gruppe TABELLEN > Befehl DEFINITION LADEN. Der Dialog "Definiton laden" öffnet sich.
3.
Wählen Sie die entsprechende Tabelle aus und nehmen Sie folgende Erweiterungen vor:
4.
+
Feld SYSINDEXSTATE (Datentyp Integer). Bestehende Datensätze dürfen nicht Null sein, sondern müssen mit 0 vorbelegt werden. Das Feld sollte einen Datenbankindex haben.
+
Feld SYYLOADIMAGEFILES (Datentyp Zeichen mit ausreichender Länge). Erforderlich bei einem Import von Images über den Indexdienst.
+
Feld SYSLOADAPPFILES (Datentyp Zeichen mit ausreichender Länge). Erforderlich bei einem Import von Anwendungsdateien über den Indexdienst.
Starten Sie abschließend den Core Server neu.
2.3.20.3 Massenindexierungen Die inhaltlich erforderlichen Änderungen der Tabellen können mit Datenbankmitteln oder mit Hilfe anderer geeigneter Administrationstools vorgenommen werden (SQL-Skripte, Stored Procedures, etc).
+
Zu ändernde Indexdaten werden mit SysIndexState=1 (Core Server-Task schreibt Änderungen als Revision aufs Medium) oder mit SysIndexState=2 gekennzeichnet (Core Server-Task ignoriert diese Änderungen).
+
Die Pfade, unter denen die Dateien zu finden sind, werden in die Felder SYSLOADAPPFILES für Anwendungsdateien und SYSLOADIMAGEFILES für Imagedateien geschrieben.
76
2.3
i
SAPERION Core Server
Wenn für das zu archivierende Dokument ein falscher Pfad eingegeben wird (z.B. durch Tippfehler) kann das Dokument nicht gefunden werden. Beim Anzeigen des Dokumentes wird dann die Fehlermeldung "Auf dieses Dokument haben Sie keinen Zugriff" ausgegeben. Es wird keine Fehlermeldung ins Eventlog geschrieben."
+
In das Feld XXFLAGS sollte ein vernünftiger Wert (z.B. Dokument ohne Revision) eingetragen werden, da dem Client ansonsten ein "Ausgecheckt"-Symbol in der Trefferliste angezeigt wird.
+
Die Syntax in diesen Systemfeldern entspricht der beim CSF-Import. Mit dem Zeichen ">" als Trenner können mehrere Dateien zusammen archiviert werden. Die Pfade können relativ sein, als Basis wird das Core Server-Verzeichnis genommen. Es können beide Systemfelder gleichzeitig gefüllt werden. Wenn die beiden Systemfelder leer bleiben, wird eine leere Dokumentstruktur erzeugt.
+
Zu löschende Dokumente werden mit SysIndexState=65001 gekennzeichnet.
2.3.21 Systemfeld SYSINDEXSTATE 2.3.21.1
Auswirkungen von SYSINDEXSTATE bei der Ausführung des Tasks
Der Core Server-Task "Index auf Medium updaten" bearbeitet lediglich Datensätze mit folgenden Werten für "SysindexState": 1, 3 und 65001. In allen anderen Fällen (andere Werte für SYSINDEXSTATE, SysIndexState=Null, Feld SYSINDEXSTATE nicht in Tabelle vorhanden) nimmt der Task keine Aktion vor. Befindet sich ein Dokument gerade in Bearbeitung, überliest der Core Server-Task dieses und fährt mit dem nächsten fort. Der Core Server-Task verhält sich weitgehend wie ein unsichtbar am Core Server gestarteter Client. Er verwendet also die in diesem Kontext gültigen Systemeinstellungen und führt auch die über Ereignisse definierten Makros aus.
i
Enthalten die Makros Ausgaben wie "Msgbox", können diese in einer Betriebsart als Core Server nur ausgegeben werden, wenn in der Startart des Dienstes die Checkbox "Datenaustausch zwischen Dienst und Desktop zulassen" angehakt ist. Ist die Checkbox deaktiviert, kann der Task an dieser Stelle nicht fortfahren.
2.3.21.2 Auswirkungen von SYSINDEXSTATE bei der Benutzung von SAPERION Beim Drücken von [Index] in der Ergebnisliste werden bei SysIndexState=0 die Daten vom Medium gelesen, Einträge in der Indextabelle werden jedoch ignoriert. Bei allen anderen Werten für SYSINDEXSTATE werden die Indexwerte mit Einträgen aus der Indextabelle überlagert. Bei Speichern von geänderten Indexwerten wird stets SysIndexState=0 gesetzt, unabhängig vom vorherigen Wert von SYSINDEXSTATE.
77
2
Serververwaltung über MMC
Dokumente mit SysIndexState>65000 gelten als gelöscht und werden nicht mehr in der Ergebnisliste angezeigt. Ein Auflisten dieser Dokumente in der Ergebnisliste ist aber möglich, wenn in einem Feld SYSINDEXSTATE in der Abfragemaske ein Wert>=65000 als Suchkriterium eingegeben wird. Beim Löschen von Dokumenten verhält sich SAPERION standardmäßig wie folgt:
+
Bei SysIndexState=0 hat. Beim Löschen von Dokumenten unter Verwendung von SYSINDEXSTATE erfolgt kein Zugriff auf die Dokumente. Es wird lediglich ein Update durchgeführt.
2.3.21.3
Übersicht SYSINDEXSTATE
Übersicht SYSINDEXSTATE SYSINDEXSTATE
Beschreibung
Null
Datensätze mit SYSINDEXSTATE ist Null werden nicht in der Ergebnisliste angezeigt.
0
Bei SysIndexState=0 verhält sich SAPERION wie in früheren Versionen. Beim Drücken von [Index] in der Ergebnisliste werden die Indexdaten vom Medium gelesen, die in der Indextabelle stehenden Indexdaten werden jedoch nicht ausgewertet. Extern vorgenommene Index-Änderungen mit SysIndexState=0 werden zwar bei Abfragen ausgewertet, bei einer Bearbeitung der Indexdaten über [Index] jedoch ignoriert.
1
In diesem Modus werden zeitversetzt die in der Tabelle vorhandenen Indexdaten von einem Core Server-Task auf das Medium geschrieben. Bei Drücken von [Index] in der Ergebnisliste werden die Indexdaten aus der Indextabelle geladen. Das Feld SYSINDEXSTATE hat anschließend den Wert 0.
2
SAPERION verhält sich wie bei SysIndexState=1, jedoch ignoriert der Core Server-Task Datensätze mit SysIndexState=2. Index-Änderungen werden nur bei erneuter Bearbeitung der Indexdaten durch den Benutzer aufs Medium geschrieben. Dieser Modus kann dann zum Einsatz kommen, wenn eine Archivierung der Indexdaten auf dem Medium nur von sekundärer Wichtigkeit ist Wenn diese Einstellung global für die ganze Definition gelten soll, wird empfohlen, die Checkbox "Index nur aus Tabelle laden" für die Definition zu aktivieren.
65001
Der Task ändert das Feld SYSINDEXSTATE auf 65002. Bei Drücken von [Index] werden die Indexdaten wie bei SysIndexState=1 geladen. Bei Drücken von [Löschen] erhält das Dokument den Wert SysIndexstate=65002.
65002
Verhaltensweise wie bei SysIndexstate=65001. HINWEIS: Dokumente, welche temporär gelöscht wurden, können nur per COM/ API bzw. nur durch eine manuelle Änderung in der Datenbank (SYSINDEXSTATE von 65002 nach 0 setzen) wieder in SAPERION zur Verfügung stehen.
78
2.4
i
SAPERION R/ Link Server
Andere Werte von SYSINDEXSTATE sollten nach Möglichkeit nicht verwendet werden. Die Verhaltensweise ist ansonsten wie bei SysIndexState=0.
2.4
SAPERION R/ Link Server
Konfigurieren Sie den R/ Link Server mithilfe der Managementkonsole (MMC) des SAPERION Systems. 1.
Markieren Sie im Konsolenstamm unter "R/ Link Server Administration" den Eintrag "Content Server".
2.
Im Kontextmenü des rechten Fensterbereichs klicken Sie auf den Eintrag "Neu...", um ein neues Content Repository anzulegen. Der Dialog "R/ Link Content Repository" öffnet sich.
3.
Nehmen Sie die Einstellungen in den folgenden Registerkarten vor (die detaillierte Beschreibung der Optionen finden Sie in den folgenden Kapiteln):
4.
+
Allgemein
+
HTTP (Dieser Reiter ist nur aktiv, wenn Sie unter "Allgemein" das HTTP-Protokoll aktiviert haben.)
+
Host
+
Logische Systeme
+
Feldmapping
Klicken Sie abschließend auf [OK].
79
2
2.4.1
Serververwaltung über MMC
Registerkarte "Allgemein"
Abb. 2–9: Registerkarte "Allgemein" Einstellungen "Allgemein" Parameter
Beschreibung
Name
Name des SAP Content Repositories
Beschreibung
Geben Sie eine möglichst eindeutige Beschreibung in das Textfeld ein.
HTTP-Protokoll
HTTP-Kommunikation (standardmäßig aktiviert)
RFC-Protokoll
RFC-Kommunikation
Barcode-BAPI 4.6
Verwendung eines BAPI_BARCODE_SENDLIST zum Senden der Barcodes an SAP anstelle von Einzelübertragung.
2.4.2
Registerkarte "HTTP"
Abb. 2–10: Registerkarte "HTTP" Einstellungen "HTTP" Parameter
Beschreibung
Tabelle
Name der DDC
Sicherheit
Zugangsmodus für abgelegte Dokumente. Ist nur aktiviert, wenn Sie ein Zertifikat verwenden (siehe Beschreibung der ArchiveLink-Schnittstelle bei der SAP).
Löschen ignorieren
Durch Aktivierung der Checkbox "Löschen ignorieren" können Sie das Löschen im SAPERION Repository verhindern, wenn der Anwender ein Löschen eines Dokuments in SAP veranlasst. HINWEIS: Dieser Parameter wird entsprechend in der ARCHIEF.INI als Ignore.Delete=TRUE gesetzt. Beachten Sie, dass er nicht global gilt und bei Bedarf für jedes einzelne Repository gesetzt werden muss.
80
2.4
SAPERION R/ Link Server
Parameter
Beschreibung
Script
Wenn Sie eine Mandantenversion verwenden, können Sie hier pro Mandant (in SAPERION) ein eigenes virtuelles Verzeichnis und Script angeben.
2.4.3
Registerkarte "Host"
Abb. 2–11: Registerkarte "Host" Einstellungen "Host" Parameter
Beschreibung
Host
IP-Adresse des SAP-Systems
Service
Gateway Service des SAP-Systems
System-Nr.
System-Nr. des SAP-Systems
SID
ID des SAP-Systems
2.4.4 Registerkarte "Logische Systeme"
Abb. 2–12: Registerkarte "Logische Systeme"
Einträge auf dieser Registerkarte sind für die FastLink-Anbindung/ Barcodeübertragung erforderlich. Über die Schaltfläche [Neu] kann ein neuer Eintrag erzeugt werden. Hierdurch öffnet sich der Dialog "Logisches System bearbeiten", in welchem Sie folgende Einstellungen vornehmen können:
Abb. 2–13: Dialog "Logisches System bearbeiten"
81
2
Serververwaltung über MMC
Einstellungen "Logisches System" Parameter
Beschreibung
Name
Name des SAP-Systems (logischer Systemname)
Mandant
SAP-Mandant
Benutzer
cpic-Benutzer in SAP
Passwort
Passwort des cpic-Benutzers
Wiederholung
Passwort erneut eingeben
Archiv
Content Repository in SAP
Protokoll
entsprechend dem SAP-System
Verzeichnis
Austauschverzeichnis: Nur bei RFC-Kommunikation
Maske
Indexmaske der verwendeten DDC, wichtig für Barcodeübertragung
Tabelle
Name der Indextabelle in SAPERION
2.4.5
Registerkarte "Feldmapping"
Abb. 2–14: Registerkarte "Feldmapping"
Über die Spalte "Feld" können die Index- und Systemfelder der DDC ausgewählt werden. Über die Spalte "Wert" können Werte direkt oder über Variablen zugewiesen werden. Variablen sind z.B. "RL_SID" oder "RL_CR".
2.4.6 Konfiguration des IIS für R/ Link 1.
Öffnen Sie den Internetinformationsdienste (IIS)-Manager.
82
2.4
SAPERION R/ Link Server
2.
Öffnen Sie durch Doppelklick auf das Symbol "Handlerzuordnungen" Eigenschaftenfenster, um diese auf Serverebene anzupassen.
3.
Markieren Sie den Eintrag "ISAPI-dll", und klicken anschließend im Kontextmenü bzw. Aktionenmenü den Eintrag "Featureberechtigungen bearbeiten...".
4.
Ändern Sie die Berechtigungen, indem Sie in dem folgenden Dialog die Checkboxen "Lesen" und "Skript" sowie "Ausführen" aktivieren.
5.
Speichern Sie Ihre Einstellungen durch Klicken auf [OK]. Die ISAPI.DLL ist jetzt aktiviert.
2.4.6.1
das
ISAPI und CGI Einschränkungen
1.
Öffnen Sie den Internetinformationsdienste (IIS)-Manager.
2.
Führen Sie einen Doppelklick auf dem Symbol "ISAPI und CGI-Einschränkungen" aus.
3.
Erzeugen Sie über das Aktionsmenü [Hinzufügen...] einen neuen Eintrag.
4.
Tragen Sie im oberen Feld den Pfad zur SARLIIS.DLL ein oder suchen Sie diesen über die Schaltfläche [...]. Geben Sie im unteren Feld "SAPERION" als Beschreibung ein. Aktivieren Sie auch die Checkbox "Ausführung des Erweiterungspfads zulassen".
5.
Schließen Sie den Dialog mit der Schaltfläche [OK]. Nun wird Ihnen in der Liste der "ISAPI und CGI-Einschränkungen" ein neuer Eintrag angezeigt.
83
2
Serververwaltung über MMC
6.
Markieren Sie den erstellten Eintrag. Ändern Sie über das Kontextmenü bzw. Aktionenmenü "Featureeinstellungen bearbeiten..." wie gewünscht die Berechtigungen.
7.
Aktivieren Sie beide Optionen "Nicht angegebene CGI-Module zulassen" und "Nicht angegebene ISAPI-Module zulassen". Schließen Sie den Dialog mit der Schaltfläche [OK].
2.4.6.2
Virtuelles Verzeichnis anlegen
1.
Öffnen Sie den Internetinformationsdienste (IIS)-Manager.
2.
Markieren Sie im Navigationsbaum links unter "Sites" den Eintrag "Default Web Site".
3.
Klicken Sie im Kontextmenü bzw. im Aktionsmenü auf "Virtuelle Verzeichnisse anzeigen". Sie erhalten eine Liste der bereits angelegten virtuellen Verzeichnisse.
4.
Klicken Sie im Kontextmenü bzw. im Aktionsmenü auf "Virtuelles Verzeichnis hinzufügen...".
5.
Geben Sie im Feld "Alias" den Verzeichnisnamen an. Als Standard gilt die Bezeichnung "Archiv". Wählen Sie im zweiten Feld den physikalischen Pfad zu dem Verzeichnis über die Schaltfläche [...] aus.
6.
Klicken Sie abschließend auf [OK].
2.4.6.3
Eigenschaften des Virtuellen Verzeichnisses
Nachdem Sie das virtuelle Verzeichnis "Archiv" (siehe oben) angelegt haben, können Sie nun das Feature "Standarddokument" anpassen. 1.
Markieren Sie im Navigationsbaum links unter "Default Web Site" den Eintrag "Archiv".
2.
Führen Sie einen Doppelklick auf dem Symbol "Standarddokument" aus.
84
3.1
SAPERION Java Core Server (JCS)
3.
Erzeugen Sie über das Kontextmenü bzw. Aktionenmenü "Hinzufügen..." einen neuen Eintrag. Der Dialog "Standarddokument hinzufügen" öffnet sich.
4.
Tragen Sie in das Feld "Name" SARLIIS.DLL als Standarddokument ein und klicken anschließend auf [OK]. Dieser Eintrag wird automatisch an die erste Stelle der Liste gesetzt und hat den Eintragstyp "Lokal".
i
Wichtiger Parameter für die Ablage großer Dateien: "MaxAllowedContentLength" ist standardmäßig auf 30 MB eingestellt. Diesen Parameter finden Sie normalerweise im IIS unter dem "RequestFiltering". Das Symbol für das Requestfiltering wird jedoch nur angezeigt, wenn Sie das IIS-Administrationspack installiert haben.
3
Administration Java Core Server
3.1
SAPERION Java Core Server (JCS)
Der Java Core Server stellt einen Schnittstellenstandard dar, der eine einfache und schnelle Integration in unterschiedlichste Systeme ermöglicht. Hierbei wird konsequent auf "Service Orientierte Architekturen (SOA)" gesetzt und die Einbindung leistungsfähiger ECM-Funktionen in existierende Unternehmensstrukturen auf Basis von Application Programming Interfaces (API) unterstützt. Die Hauptaufgabe des Java Core Servers ist die Bündelung der Datenbankzugriffe und anderer Optionen für die Clients. Dies hat den Vorteil, dass Client-Installationen der verwendeten SQL-Datenbank nur am Java Core Server und nicht an jedem einzelnen Arbeitsplatz vorgenommen werden müssen. Die gesamte
85
3
Administration Java Core Server
ODBC-Konfiguration findet ausschließlich am Server statt. Der Java Core Server muss lediglich in das SAPERION Netzwerk eingebunden und anschließend ohne weitere Konfigurationen gestartet werden. Der Java Core Server übernimmt die Datenbankabfragen eines Clients, leitet sie an die entsprechenden Datenbankserver weiter und sendet das Abfrageergebnis an den Client zurück. Auf diese Weise wird die Datenmenge, die bei der Dokumentenrecherche über das Netz übertragen wird, auf ein Minimum reduziert. Da der Java Core Server sämtliche Ablagekörbe aller Benutzer verwaltet, können Dokumente ohne Einschränkungen und beliebig zwischen den Körben der Benutzer ausgetauscht werden. Auch das Rendern von abgefragten Dokumenten (beispielsweise das Umwandeln in PDF, TIF mit der Option "Rendering") erfolgt hierüber. Auch die Verwaltung der Konfigurationsdateien sowie die Abfrage- und Indexierungsmasken ist hier angesiedelt, so dass bei Bedarf den Clients die notwendigen Programmdateien für den Download zur Verfügung gestellt werden können. Hinsichtlich der Administration bietet die Architektur des Java Core Servers den Vorteil, dass er von jedem beliebigen Rechner über die Microsoft Management Console (MMC) per Fernwartung konfiguriert werden kann. Die Architektur des JCS beruht auf den in der folgenden Abbildung gezeigten Komponenten.
86
3.2
Startup- und Refresh-Verhalten
Abb. 3–1: Architekturübersicht des SAPERION Java Core Servers
Der Java Core Server läuft innerhalb der Java VM und kann von außen über den Classic Connector angesprochen werden. Die Kommunikation zwischen dem Classic Connector und dem Java Core Server erfolgt über das RMI-Protokoll. Die interne Kommunikation zwischen dem Java Core Server und dem SAPERION Kernel erfolgt über das Java Native Interface (JNI).
3.2
Startup- und Refresh-Verhalten
Der Java Core Server speichert seine Konfiguration (Systemeinstellungen, DDC-Informationen und Hibernate Mapping) in Dateien seines "config/"-Verzeichnisses. Diese Dateien fungieren als Cache und können bei JCS-Start für ein schnelleres Startverhalten geladen werden. Um den System-Cache zu aktivieren, nehmen Sie folgende Einstellung in der ARCHIEF.INI des Servers vor:
87
4
Die SAPERION Benutzerverwaltung
[ApplicationServer] config.definition.cache=TRUE
Ist der Cache aktiviert, lädt der JCS beim Start seine Konfiguration aus folgenden Dateien, falls vorhanden:
+
jcs.cfg.cache.ser Hier werden die Systemeinstellungen sowie die DDC-Informationen in serialisierter Form gespeichert.
+
hibernateConfig-[].xml Hier wird das Hibernate-Datenbank-Mapping für jede Datenquelle gespeichert.
Die oben beschriebenen Dateien können unabhängig voneinander aus dem "config/"-Verzeichnis des JCS gelöscht werden, um den jeweiligen Cache für den nächsten Start des JCS zu deaktivieren und ein komplettes Neuladen der Konfiguration zu erzwingen. Der Cache wird dann neu aufgebaut und wieder in die Cache-Dateien abgespeichert. Der Cache steht so für den nächsten Start zur Verfügung. Die gecachten Informationen werden beim Neustart mit den aktuellen Informationen abgeglichen und ggf. bei Änderung neu geladen.
3.2.1
Update der Konfiguration zur Laufzeit
Sie können in der SAPERION MMC die Konfiguration des JCS neu laden. Dies erfolgt über "Core Server Administration > Server > Systemdateien aktualisieren". Während der Aktualisierung werden alle Systemeinstellungen (ARCHIEF.INI, PROGRAM.INI), DDC-Informationen und die Datenbankverbindung abgeglichen und ggf. neu geladen. Dabei wird der Abgleich der DDC-Informationen anhand der Versionsnummer der DDC ausgeführt. Hat sich die aktuelle DDC-Versionsnummer zur gecachten Versionsnummer geändert, wird die DDC neu geladen. Mit diesem Mechanismus ist es möglich, Änderungen an einer DDC zu Laufzeit über den JCS zu propagieren und z.B. im Web Client anzuzeigen. Die neue Konfiguration wird nach Abschluss des Updates wieder in die Cache-Dateien gespeichert.
i
4
Die Systemdateien sollten nicht aktualisiert werden, wenn der Server unter Last steht. Bestehende Datenbankverbindungen können durch die Aktualisierung unterbrochen werden und zu Fehlern führen. Wir empfehlen, das Aktualisieren der Systemdateien während eines Wartungszeitraums durchzuführen.
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Jeder Benutzer muss sich mit einem Benutzernamen und dem dazugehörigen Passwort in SAPERION einloggen, um damit arbeiten zu können. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass jeder SAPERION Benutzer das elektronische Archiv auch nur mit den ihm zugeordneten Rechten arbeitet. So werden beispielsweise unberechtigte Zugriffe auf oder Änderungen von bestimmten Daten im System verhindert. SAPERION bietet Ihnen mit dem Benutzermanager eine komfortable und auch in großen Netzwerken sehr einfach zu wartende Benutzerverwaltung. Die gesamte Benutzerverwaltung besteht dabei aus
88
4.1
SAPERION Benutzer-Manager
miteinander verknüpften Tabellen für Benutzer, Gruppen, Profile, Zugriffslisten und Standorten. Bei Benutzerrechten sind Funktionsrechte (welche Programmfunktionen darf der Benutzer verwenden) und Zugriffsrechte (welche Dokumente kann der Benutzer in der Ergebnisliste sehen) zu unterscheiden. Weitere Einstellungen werden in arbeitsplatz- bzw. benutzerspezifischen Masken und Profilen abgelegt.
i
Es wird empfohlen, für die Benutzerverwaltung eine SQL-Datenbank zu verwenden. Damit können die Einschränkungen der internen Datenbank (z.B. Feldnamen bis maximal 20 Zeichen) ausgeschlossen werden.
4.1
SAPERION Benutzer-Manager
Nachdem Sie sich als Administrator bei SAPERION eingeloggt haben, öffnen Sie durch Klicken im Ribbon ADMINISTRATION > Gruppe BENUTZER > Befehl VERWALTUNG den Benutzer-Manager.
Abb. 4–1: Benutzer-Manager
In diesem Dialogfenster können Sie die Benutzerverwaltung in einem SAPERION-Netzwerk vornehmen. In den folgenden Registerkarten werden die entsprechenden Tabellen der Benutzerverwaltung angelegt und gepflegt:
+
Benutzer
+
Gruppen
+
Profile
+
Zugriffslisten
+
Standorte
89
4
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Bei Verwendung der Mandantenfähigkeit wird eine weitere Registerkarte Mandanten sowie eine Auswahlmöglichkeit für einen Mandanten angezeigt. Durch Auswahl eines Mandanten werden Ihnen nur die zu diesem Mandanten gehörenden Benutzer, Gruppen, usw. angezeigt (siehe Mandantenfähigkeit). Allgemeine Funktionen zur Benutzerverwaltung stehen Ihnen über die folgenden Schaltflächen zur Verfügung:
+
Optionen Im Abschnitt "Einstellungen der Benutzerverwaltung" beschrieben.
+
Drucken Im Abschnitt "Anzeigen und Drucken der Benutzerverwaltung" beschrieben.
+
Synchronisieren Im Abschnitt "Synchronisation Benutzerverwaltungen" beschrieben.
+
der
SAPERION
Benutzerverwaltung
mit
anderen
Export Dialog "Benutzer exportieren" Feld
Beschreibung
Verzeichnis
Mit der [...] Oberfläche wird das Verzeichnis gewählt, zu der die User exportiert werden.
Passwort
Optional kann ein Passwort gesetzt werden. Wenn ein Passwort gesetzt wird, muss das gleiche beim Importieren benutzt werden (siehe nächste Tabelle).
+
Import Dialog "Benutzer importieren" Feld
Beschreibung
Verzeichnis
Mit der [...] Oberfläche wird das Verzeichnis gewählt, von der die User importiert werden.
Passwort
Falls ein Passwort beim Exportieren gesetzt wurde, muss dieses auch beim Importieren angegeben werden.
Start-ID
Um zu vermeiden, dass vorhandene IDs überschrieben werden, wird ein fester Wert (die Start-ID) zu jeder ID addiert. Dieser Wert kann geändert werden. Eine Start-ID = 0 bedeutet, dass der Benutzer beim Importieren keine neue ID bekommt.
Archiv-Serien-Nr
Falls verschiedene SAPERION Systeme konsolidiert werden sollen, wird hier die Archiv-Seriennummer für das System, das importiert wird, angegeben.
Die in der Benutzerverwaltung angezeigten Listen können dynamisch sortiert werden, falls sie sich in einer SQL-Datenbank befindet. Mit der internen ISAM-Datenbank ist dies nicht möglich.
i
Bei Verwendung der ISAM-Datenbank ist keine Mehrfachauswahl von Elementen (z.B. Benutzer, Gruppen) über die gedrückte -Taste möglich.
4.1.1
Suchen in der Benutzerverwaltung
Unterhalb der Registerkarten steht die Suchfunktion für die Benutzerverwaltung zur Verfügung.
90
4.1
SAPERION Benutzer-Manager
Abb. 4–2: Suchfunktionen in der Benutzerverwaltung
Diese Funktion steht für jede Registerkarte (Benutzer, Gruppen, Profile, Zugriffslisten, Standorte, Mandanten) in der gleichen Weise zur Verfügung. Im linken Eingabefeld wird der Suchbegriff eingegeben. Nach Betätigen der Schaltfläche [Ergebnis] wird die angezeigte Liste entsprechend aktualisiert. Dabei werden alle Einträge aufgelistet, die den Suchbegriff am Anfang enthalten.
4.1.2
Einstellungen der Benutzerverwaltung
Über die Schaltfläche [Optionen...] des Benutzer-Managers können Sie festlegen, wo und wie SAPERION die Benutzerverwaltung abspeichert. Hierfür öffnet sich das Dialogfenster "Einstellungen". Per Standardeinstellung werden die Benutzerdaten im DBS-Verzeichnis von SAPERION abgespeichert. Wenn Sie den SQL-Anschluss (per ODBC) verwenden, können Sie die Benutzerdaten auch in einer SQL-Datenbank ablegen. Hierbei ist folgende Vorgehensweise zu beachten:
+
Bitte stellen Sie sicher, dass alle Benutzer abgemeldet sind. Dies ist im laufenden Betrieb in der MMC (Management Konsole) über den Befehl "Server" > "Stationen beenden" beim Core Server möglich.
+
Sichern Sie im DBS-Verzeichnis von SAPERION die Dateien der alten Benutzerverwaltung (XS*.*).
+
Legen Sie in der Systemsteuerung von Windows eine neue Datenquelle für die Benutzerverwaltung an. Ggf. können auch bereits bestehende Datenquellen benutzt werden.
+
Starten Sie die MMC-Administration und verbinden Sie dort die Datenquelle mit SAPERION.
+
Prüfen Sie, ob die Tabellen "XSUSR", "XSACC", "XSACL" und "XSGRP" in der SQL-Datenbank angelegt wurden.
!
+
!
Unter Umständen kann es vorkommen, dass die Benutzerverwaltung nicht auf SQL umgeschaltet werden kann, da in der ISAM-Tabelle doppelte Einträge existieren. Um Fehler beim Import zu ignorieren muss der Schalter "IgnoreUserImportError=TRUE" (Standard ist FALSE) in der Sektion [System] gesetzt werden.
Bei der Verwendung von Solaris wird empfohlen, nach dem Wechsel der Benutzerverwaltung von der internen Datenbank auf eine externe SQL-Datenquelle den Core Server neu zu starten. Nach der initialen Umstellung der Benutzerverwaltung auf SQL muss der Core Server einmal neu gestartet werden.
91
4
4.1.2.1
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Registerkarte "Allgemein"
Abb. 4–3: Registerkarte "Allgemein"
Nehmen Sie hier folgende Einstellungen vor: Einstellungsoptionen - allgemein Parameter
Beschreibung
Benutzer-Verzeichnisse
In das Feld "Benutzer-Verzeichnisse" können Sie einen Pfad für die Speicherung der Benutzerverzeichnisse (Ordnerdaten und individuelle Konfigurationen) eintragen oder über die Schaltfläche [...] auswählen. In der Regel werden alle Benutzer-Verzeichnisse unterhalb des SAPERION Verzeichnisses im Verzeichnis "USERS" angelegt.
Datenbank
Im Dialogbereich "Datenbank" können Sie einstellen, wo die in der Benutzerverwaltung eingestellten Daten (Benutzer, Gruppen, Profile, ACLs) gespeichert werden. Beim Verlassen des Dialogs mit [OK] wird die alte Benutzerverwaltung exportiert und anschließend wieder in die aktuell eingestellte Datenbank importiert.
Kodiert
Über die Checkbox "Kodiert" kann festgelegt werden, ob die Benutzerdaten kodiert (und somit nur von SAPERION lesbar) in der ODBC-Datenquelle abgelegt werden. Die Auswahl "Kodiert" hat des Weiteren Auswirkungen auf die Suche nach der Beschreibung in der freien Benutzerauswahl des Workflows: die Suche nach Wildcards bei verschlüsselter Benutzerverwaltung ist nicht möglich. Der Anwender muss daher den korrekten Wert eintragen. Passwörter werden immer kodiert abgelegt, auch wenn die Checkbox "Kodiert" nicht aktiviert ist. HINWEIS: Für Workflow wird die nicht kodierte Option empfohlen.
SQL-Datenbanken verwenden
Nach Aktivierung von "SQL-Datenbank verwenden" müssen Sie hier den Benutzernamen mit dazugehörenden Kennwort und Bestätigung eingeben.
92
4.1
SAPERION Benutzer-Manager
Parameter
Beschreibung
Auswahl sofort füllen
Diese Checkbox ist standardmäßig aktiviert. Sie bewirkt, dass beim Öffnen des Benutzermanagers automatisch alle Benutzer aufgelistet werden. Es wird also eine entsprechende Abfrage ausgeführt. Bei sehr großen Benutzerverwaltungen kann dies natürlich lange dauern. In diesem Falle kann man durch Deaktivierung dieser Checkbox verhindern, dass diese Abfrage ausgeführt wird. Die Liste der Benutzer bleibt dann beim Öffnen des Benutzer-Managers leer.
4.1.2.2
Registerkarte "Schema-Erweiterungen"
Verzeichnisdienste benutzen verschiedene Schemata zur Definition des Aufbaus des Verzeichnisdienstes und von Attributen und deren Wertetypen. Die Zuweisung von LDAP-Attributen zu SAPERION Variablen ist durch die Schema-Erweiterungen in SAPERION gegeben.
Abb. 4–4: Registerkarte "Schema-Erweiterung" Einstellungsoptionen - Schema-Erweiterung Parameter
Beschreibung
Typ
Der höchste, für einen Benutzer auswählbare Client-Typ (z.B. Index, Abfrage) kann über die Schema-Erweiterungen definiert werden. Hierzu muss ein zusätzliches Feld "MaxClient" in der Schema-Erweiterung des Benutzers ("XSUSR_Schema") erstellt werden. Das Feld muss vom Typ "Zeichen" oder "Ganzzahlig" sein. In dieses Feld wird für den jeweiligen Benutzer der Wert des maximalen Clienttypen eingetragen. Die hier eingetragene Zahl entspricht dabei dem Code des Clienttypen (1=Index, 2=Query, 3=Universal/Admin, 13=Scanclient, 14=Advanced Scanclient, 20=Admin Only). In der Schema-Erweiterung einer Gruppe kann ebenfalls das Feld "MaxClient" definiert werden, um den höchstmöglichen Clienttyp für die Mitglieder einer Gruppe festzulegen. Wenn ein Benutzer Mitglied in mehreren Gruppen ist, gilt für ihn der rechtemäßig niedrigste in den Schema-Erweiterungen der Gruppen definierte Wert für "MaxClient". Wenn sowohl für den Benutzer, als auch für eine Gruppe, in der er Mitglied ist, für das Feld "MaxClient" ein Wert eingetragen wurde, gilt der Eintrag in der Schema-Erweiterung des Benutzers.
93
4
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Parameter
Beschreibung
Tabelle
Wenn Sie die Benutzerverwaltung mit LDAP synchronisiert haben (siehe unten "LDAP Synchronisation"), kann in diesem Dialogfenster eine Schemaanpassung durchgeführt werden. Dazu müssen Sie manuell eine zusätzliche Tabelle anlegen, die über die numerische Benutzer-ID mit der Haupttabelle verknüpft ist. Schematabellen werden über einen Doppelklick in der gewünschten Zeile (z.B. Benutzer, Gruppen usw.) in der Spalte "Tabelle" erzeugt. Sie können in diese Tabelle zusätzliche Felder anlegen. Wenn diese Felder genauso heißen wie LDAP-Attribute, werden sie bei der Synchronisation automatisch übernommen. Die Tabelle heißt "XSUSR_Schema" für Benutzer, "XSGRP_Schema" für Gruppen, "XSACC_Schema" für Profile und "XSLOC_Schema" für Standorte.
Maske
In der Spalte "Maske" können Sie eine zuvor erstellte Pflegemaske für die Tabellen auswählen. Wenn Sie keine Maske angeben, wird die Systemmaske verwendet.
LDAP-Zuodnung
Wenn die Spalte "LDAP-Zuordnung" nicht leer ist, sind bereits Feldzuordnungen zu LDAP vorhanden. In diesem Fall kann über einen einfachen Mausklick das Dialogfenster "LDAPZuordnung" geöffnet werden. Sollte die Spalte leer sein, kann das Dialogfenster "LDAP-Zuordnung" über einen Doppelklick geöffnet werden. In diesem Dialogfenster können bereits bestehende Zuordnungen geändert bzw. neue hinzugefügt werden. Um die Zuordnung zu ändern, muss man mit einem langsamen Doppelklick in das entsprechende Feld der Spalte "Zuordnung" klicken.
Abb. 4–5: Dialog "LDAP Zuordnung"
Wenn Schema-Erweiterungen definiert wurden, erscheint im jeweiligen Bearbeitungsmenü des entsprechenden Elements der Benutzerverwaltung (Benutzer, Gruppen, Profile, Standorte) die Schaltfläche "Erweitert". Über diese Schaltfläche wird die mit der Schema-Erweiterung verknüpfte Indexmaske aufgerufen, in der der konkrete Wert der Schema-Erweiterung für dieses Element eingegeben werden kann. Wenn keine Maske definiert ist, wird eine Systemmaske geladen.
4.1.2.3
Unicode Support
Unicode wird in der Benutzerverwaltung unterstützt, wenn folgender Schalter in der PROGRAM.INI vom Server und vom Client im Verzeichnis "...//share/" gesetzt wird: [Compability] UserAdminUnicode=FALSE
Standardmäßig ist FALSE eingestellt. Wenn der Schalter auf TRUE gesetzt ist, werden folgende Felder mit dem nächsten Serverstart umgestellt:
94
4.1
SAPERION Benutzer-Manager
Unicode Felder Feldname
Tabelle XSGRP
Tabelle XSUSR
DISPLAYNAME
x
x
FULLNAME
x
DESCRIPTION
x
x
EMAIL
x
x
PASSWD
x
LASTPWS
x
4.1.3
Anzeigen und Drucken der Benutzerverwaltung
Sie können sich eine Übersicht aus der Benutzerverwaltung anzeigen lassen und bei Bedarf ausdrucken. 1.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Report]. Der Dialog "Benutzer/ Gruppen Report" öffnet sich.
2.
Wählen Sie eine der drei Optionen ("Report drucken", "Report anzeigen" oder "CSFDatei erzeugen") durch Aktivieren des entsprechenden Radiobuttons aus. Klicken Sie auf [Weiter].
3.
Für den Ausdruck/ die Anzeige des Reports müssen Sie ein Report-Formular, welches mit dem Report-Generator erstellt werden kann, auswählen. Für den CSF-Export müssen Sie eine CSF-Datei angeben, in die der Report gespeichert werden kann, angeben. Klicken Sie auf [Weiter].
95
4 4.
4.2 4.2.1 4.2.1.1
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Wählen Sie aus, ob der Report nach Benutzer oder nach Gruppe sortiert werden soll. Klicken Sie auf [Weiter]. Der Report wird generiert.
Aufbau einer Benutzerverwaltung Strategie zum Aufbau einer Benutzerverwaltung Benutzer und Gruppen
Sie können jeden Benutzer namentlich einrichten und einer oder mehreren Gruppen zuteilen. Jede Gruppe kann aus beliebig vielen Benutzern bestehen, die beliebig oft verändert oder neu zusammengestellt werden können. Die Benutzer sind dabei innerhalb einer Gruppe gleichberechtigt und besitzen dieselben Funktionsrechte. Die konsequente Verwendung von Gruppen erleichtert eine Pflege und Wartung der Benutzerrechte.
i
Bitte beachten Sie, dass ein Benutzer in maximal 50 Gruppen Mitglied sein kann.
Bereits in einem Windows-Netzwerk eingerichtete Benutzer und Gruppen können mit der Benutzerverwaltung von SAPERION synchronisiert werden. Sie brauchen ihre Benutzer- und Gruppenverwaltung also nur im Netzwerkbetriebssystem zu pflegen. Das Einloggen bei SAPERION kann auf diese Weise automatisch erfolgen.
i
Achten Sie bei der Vergabe von Benutzernamen und vollständigen Namen darauf, dass diese nicht mehrfach vergeben werden. In einem mandantenfähigem System können in unterschiedlichen Mandanten dieselben Benutzernamen verwendet werden.
4.2.1.2
Profile und Definition von Funktionsrechten
Mit Profilen können Sie die Funktionsrechte für die verschiedenen in Ihrem Unternehmen anfallenden Aufgabengebiete im Umgang mit SAPERION (z.B. Bearbeitung, Erfassung, Administration, etc.) definieren. Jede Gruppe kann dabei mit einem Profil verknüpft werden. Ein Profil selber kann beliebig vielen Gruppen zugeordnet sein. Da die Verknüpfung nur über den Namen des Profils erfolgt, können die Funktionsrechte in jedem Profil auch nachträglich geändert werden. In Profilen können zudem Zugriffsrechte auf Dokumente (siehe unten) über Zugriffsformeln weiter eingeschränkt werden. Im Idealfall haben Sie für jeden in Ihrem Unternehmen im Zusammenhang mit SAPERION stattfindenden Prozess ein eigenes Profil definiert.
4.2.1.3
Zugriffslisten und Definition von Zugriffsrechten
Eine Zugriffsliste kann sich aus beliebigen Benutzern und Gruppen zusammensetzen. Mit jedem archivierten Dokument kann der Name einer Zugriffsliste abgespeichert werden und ist dadurch nur für Mitglieder dieser Zugriffsliste zugänglich. Auf Dokumente ohne Zugriffsliste können hingegen alle Benutzer zugreifen. Eine Zugriffsliste kann jederzeit an neue Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen angepasst werden.
96
4.2
Aufbau einer Benutzerverwaltung
Zudem können in den Inhaltsfenstern auch für beliebige Teildokumente Zugriffslisten definiert werden. Auf diese Weise können gezielt einzelne Teile eines strukturierten Dokumentes vor unbefugten Zugriffen geschützt werden und müssen nicht in eigenen Dokumentenstrukturen verwaltet werden. Berechtigte Personen können Zugriffslisten von archivierten Dokumenten unter Erzeugung einer Revision über die Schaltfläche [Sicherheit] in der Ergebnisliste ändern. Eine weitere Möglichkeit, den Zugriff auf Dokumente einzuschränken, ist die Verwendung von Zugriffsformeln für die einzelnen Profile.
!
Werden für eine Archivierungsaufgabe (Szenario) mehrere unterschiedliche Zugriffslisten benötigt, müssen entsprechend viele Index- und Abfragemasken erstellt werden. Jedem Benutzer öffnet sich auf diese Weise immer automatisch die seiner Zugriffsliste entsprechende Maske.
Es besteht die Möglichkeit, einem Dokument mehrere Zugriffslisten zuzuweisen. Dazu muss in der entsprechenden DDC das Feld "SysACLList" (Mehrere ACLs) eingefügt werden. In dieses Feld werden die Namen der zugeordneten Zugriffslisten eingetragen. Außerdem kann jedem Element der Benutzerverwaltung (Benutzer, Profil, Gruppe) eine eigene Zugriffsliste zugeordnet werden. Außerdem ist es möglich, die Zugriffslisten von Dokumenten so auszuwerten, dass in der Ergebnisliste nur die Dokumente aufgelistet werden, auf die der Benutzer Zugriff hat. Hierzu muss in der entsprechenden DDC das Feld "SysACLUserList" (Ausblendung gesperrter Dokumente) angelegt werden. Werden die Zugriffslisten geändert, wird auch dieses Feld entsprechend aktualisiert. Die Auswertung der Zugriffslisten erfolgt auf dem Core Server.
!
"SysACLUserList" sollte nur dann verwendet werden, wenn die ACLs auf Gruppenebene definiert wurden.
4.2.1.4
Standorte
Bei Firmen, die sich auf mehrere Standorte verteilen, ist es oft sinnvoll, die Benutzerverwaltung an diese verzweigte Struktur anzupassen. Dies geschieht in SAPERION durch die Arbeit mit Standorten. Standorte werden hier für die Zuordnung eines Core Servers zu einer Benutzermenge verwendet.
4.2.1.5
Benutzerspezifische Masken
Die von Ihnen definierten Funktions- und Zugriffsrechte müssen nun natürlich auch gemäß den umzusetzenden Archivierungsaufgaben in den Szenarien eingebaut werden. So kann es unter Umständen notwendig sein, für jedes von Ihnen definierte Profil eine benutzerspezifische Maske zu entwickeln.
4.2.1.6
Benutzerspezifische Profile
Standardmäßig wird SAPERION so konfiguriert, dass alle vom speziellen Arbeitsplatz unabhängigen Konfigurationen benutzerspezifisch in einem Benutzerprofil verwaltet und zentral im Benutzerverzeichnis abgelegt werden. SAPERION baut sich nach einem erneuten Start genauso wieder auf, wie es der Benutzer verlassen hat. Jeder Benutzer erhält immer seine persönliche
97
4
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Arbeitsoberfläche, unabhängig vom Rechner, auf dem er SAPERION aufruft. Im Benutzerprofil abgespeicherte Einstellungen überlagern bereits im Arbeitsplatzprofil vorhandene Einstellungen. Wenn Sie bei der Definition der Profile die Checkbox "Einstellungen pro Benutzer" deaktivieren, legt SAPERION ab diesem Zeitpunkt für alle mit diesem Profil in Zusammenhang stehenden Benutzer das Profil lokal auf dem Arbeitsplatz an. Hierin werden alle Einstellungen verwaltet und lokal abgespeichert. Um das Starten von SAPERION an speziellen Arbeitsplätzen (z.B. Erfassungsarbeitsplätze an hochspezialisierten Geräten) nur autorisierten Personen zu ermöglichen, müssen Sie hierfür einen eigenen Benutzer mit dazugehörendem Profil (nicht als benutzerspezifisches Profil) definieren. Nur wer das Kennwort kennt, erhält den Zugang. Benutzerspezifische Profile vereinfachen zudem die Administration in großen Netzwerken. Um eine große Anzahl von Benutzern benutzerspezifisch einzurichten, müssen Sie lediglich einen repräsentativen Benutzer für jedes Profil einrichten. Die hier vorgenommenen Einstellungen können auf alle anderen Benutzer, die zu diesem Profil gehören, übertragen werden (mit Hilfe der Schaltfläche [Profil übernehmen]).
4.2.2
Benutzer
In der Registerkarte "Benutzer" SAPERION-Benutzern pflegen.
des
Benutzer-Manager
können
Sie
eine
Tabelle
Abb. 4–6: Benutzer-Manager - Benutzer
Für die Pflege der SAPERION Benutzer stehen Ihnen die folgenden Schaltflächen zur Verfügung:
+
Neu
+
Bearbeiten
98
mit
4.2
+
Löschen
+
Sicherheit
i
Aufbau einer Benutzerverwaltung
Durch Anklicken der Spaltenüberschrift "Benutzer" können Sie die Benutzer aufsteigend (Dreieck nach oben) oder absteigend (Dreieck nach unten) ordnen.
4.2.2.1
Anlegen und Bearbeiten von Benutzern
Über die Schaltflächen [Neu...] und [Bearbeiten...] gelangen Sie in das Dialogfenster "Benutzereigenschaften", in dem Sie neue Benutzer anlegen bzw. bestehende Benutzer bearbeiten können. Das Dialogfenster besteht aus den Registerkarten "Allgemein", "Gruppen" und evtl. "Workflow“, in denen die notwendigen Eintragungen vorgenommen werden müssen.
4.2.2.2
Dialog "Benutzereigenschaften" - Allgemein
In der Registerkarte "Allgemein" des Dialogfensters "Benutzereigenschaften" können Sie einen Benutzer für SAPERION anlegen bzw. bearbeiten.
Abb. 4–7: Dialog "Benutzereigenschaften" - Allgemein Benutzereigenschaften - allgemein Parameter
Beschreibung
Benutzername
In das Feld "Benutzername" können Sie beispielsweise das intern in Ihrem Unternehmen verwendete Mitarbeiterkürzel eintragen. Achten Sie darauf, dass der vollständige Name eines Benutzers eindeutig ist, also nur einmal vergeben wird. Wenn es mehrere Benutzer mit dem gleichen Benutzernamen geben sollte (z.B. bei zwei synchronisierten Domänen), müssen sich diese Benutzer mit dem vollständigen Namen anmelden. HINWEIS: Beachten Sie, dass die beiden Felder "Benutzername" und "Vollständiger Name" nach Verlassen des Dialogfensters fest abgespeichert werden und nachträglich nicht mehr geändert werden können. SAPERION nimmt keine Überprüfung vor, ob diese Einträge bei einem anderen Benutzer bereits vergeben sind.
99
4
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Parameter
Beschreibung
Vollständiger Name
Für den kompletten Namen des Benutzers ist das Feld "Vollständiger Name" vorgesehen.
Beschreibung
Unter "Beschreibung" könnten Sie beispielsweise die Tätigkeitsbeschreibung des Mitarbeiters eintragen.
Kennwort
Anschließend können Sie für den Benutzer ein Kennwort vorgeben (z.B. sein Mitarbeiterkürzel) und zur "Kennwortbestätigung" erneut eingeben. Wenn Sie diese Felder freilassen, braucht beim Einloggen in SAPERION auch kein Kennwort eingegeben werden.
Standort
Im Feld "Standort" können Sie die Benutzergruppe wählen, zu der der Benutzer zugeordnet werden soll. Sie können dieses Feld auch frei lassen. Dieser Parameter ist vor allem für die Arbeit mit Außen- oder Zweigstellen relevant.
Der Benutzer muss Passwort bei der nächsten An-
Durch Anklicken der Checkbox "Benutzer muss Passwort bei der nächsten Anmeldung än-
meldung ändern
dern", wird der Benutzer, der sich unter diesem Benutzernamen anmeldet, beim nächsten Start von SAPERION aufgefordert das Passwort zu ändern. HINWEIS: Die Passwort-Änderung eines neu angelegten Benutzers ist derzeit nicht möglich im Web Client.
Konto gesperrt
Durch Aktivierung der Checkbox "Konto gesperrt" kann das Konto eines Benutzers vom Administrator gesperrt werden. Der betroffene Benutzer kann sich nicht mehr an das System anmelden. Durch deaktivieren dieser Checkbox kann ein gesperrtes Konto wieder freigegeben werden.
Mit Betriebssystem synchronisiert
Durch Aktivieren der Checkbox "Mit Betriebssystem synchronisiert" werden die Felder "Kennwort" und "Kennwortbestätigung" deaktiviert und der Benutzer kann sich bei SAPERION mit dem gleichen Benutzernamen wie im Netzwerk einloggen. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass der Benutzer tatsächlich an der Domäne angemeldet ist. Es reicht nicht aus, wenn es einen gleichnamigen lokalen Benutzer gibt. Wenn Sie an Ihrem Rechner als lokaler Benutzer angemeldet sind, können Sie sich mit \ in SAPERION einloggen. Durch geeignete Login-Parameter kann das Einloggen auch gänzlich entfallen. HINWEIS: Wenn die Checkbox "Mit Betriebssystem synchronisiert" deaktiviert ist, wird bei der Anmeldung immer das gespeicherte Passwort verwendet. Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird über NT authentifiziert. Wenn zusätzlich "LDAP" beim Benutzer aktiviert ist, wird über LDAP authentifiziert.
Mit LDAP synchronisiert
Bei Aktivierung erfolgt eine Synchronisation über LDAP.
Technischer Benutzer
Durch Aktivierung der Checkbox "Technischer Benutzer" markieren Sie den Benutzer als "anonymen Benutzer" (Eigenschaften eines technischen Benutzers finden Sie im Abschnitt "Technischer Benutzer" unten).
4.2.2.3
Der Technische Benutzer
Der technische Benutzer ist als "anonymer Benutzer" markiert, auf diese Weise können mehrere Anwender als technischer Benutzer angelegt werden. Technische Benutzer können sich nicht in dem normalen Login-Dialog von SAPERION einloggen. Ein beispielhafter Anwendungsfall für einen technischen Benutzer wäre eine SAP-basierte Installation, in der Benutzer den SAPERION Viewer verwenden können, um so auf Dokumente zuzugreifen, die in SAPERION archiviert sind. Dabei ist das Einloggen in SAPERION nicht notwendig.
100
4.2
Aufbau einer Benutzerverwaltung
Eigenschaften eines technischen Benutzers
+
Login Kein Login über den SAPERION Login-Dialog möglich.
+
Speichern von Benutzerprofilen Beim Einsatz des technischen Benutzers werden Änderungen am Benutzerprofil lokal gespeichert (Einstellungen werden in die maschinenspezifische INI-Datei geschrieben). Hintergrund ist, dass mehrere reale Benutzer die ID des technischen Benutzers teilen und so keine Überschreibung stattfinden kann.
i
Bitte beachten Sie, dass der technischer Benutzer nur für den Java Classic Connector vorgesehen und nicht für Zugriffe über APIs (auch nicht über UBI) gedacht ist.
4.2.2.4
Dialog "Benutzereigenschaften" - Gruppen
In der Registerkarte "Gruppen" des Dialogfensters "Benutzereigenschaften" können Sie festlegen, in welchen Gruppen der aktuell bearbeitete Benutzer Mitglied sein soll.
Abb. 4–8: Dialog "Benutzereigenschaften" - Gruppen
In der Liste können Sie erkennen, in welchen Gruppen der bearbeitete Benutzer Mitglied ist. Über die Schaltfläche [Auswählen] können Sie weitere Gruppen hinzufügen. Hierfür öffnet sich ein der Dialog "Benutzer/Gruppen hinzufügen".
101
4
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Abb. 4–9: Dialog "Benutzer/Gruppen hinzufügen"
Auf der linken Seite werden Ihnen alle eingerichteten Gruppen angezeigt, aus denen Sie auswählen können. Markieren Sie hierfür die gewünschte Gruppe und fügen Sie sie über die Schaltfläche [Hinzufügen] hinzu. Die gewählte Gruppe wird Ihnen anschließend rechts angezeigt. Alternativ können Sie diese Zuordnungen auch aus der Sicht der Gruppen vornehmen bzw. überprüfen.
4.2.2.5
Dialog "Benutzereigenschaften" - Workflow
Wenn Sie die Option Workflow installiert haben, stehen Ihnen über die Registerkarte "Workflow" erweiterte Möglichkeiten für die Benutzerverwaltung zur Verfügung. Nähere Informationen finden Sie unter Workflow.
Abb. 4–10: Dialog "Benutzereigenschaften" - Workflow
102
4.2
Aufbau einer Benutzerverwaltung
Benutzereigenschaften - Workflow Parameter
Beschreibung
E-Mail
In dieses Feld tragen Sie die E-Mail Adresse ein, an die bei verschiedenen Aktionen innerhalb des Workflows (z.B. Eskalation) Nachrichten versendet werden. HINWEIS: Voraussetzung für die Nutzung der Eigenschaft "E-Mail" ist die Konfiguration des E-Mailversands aus SAPERION heraus. In einigen Fällen kann es erforderlich sein, dass auf Workflow Mails nicht geantwortet werden soll. Dann sollte eine no-reply Adresse als Mailadresse verwendet werden. Diese noreply Adresse wird über den Schalter ReplyTo = in der Sektion [Setup.Mail] definiert. Diese Möglichkeit besteht nur bei Verwendung von SMTP.
Kommunikationsmedium
Das Kommunikationsmedium bestimmt, wie Benutzer von zugesandten Geschäftsfällen Kenntnis erhalten und in welcher Form eine Bearbeitung erfolgen kann. Folgende Möglichkeiten sind auswählbar: SAPERION: Die Geschäftsfälle erscheinen innerhalb der SAPERION Workflow-Inbox. SAPERION & E-Mail: Die Geschäftsfälle erscheinen innerhalb der SAPERION Workflow-Inbox. Außerdem erhält der Empfänger des Geschäftsfalls eine E-Mail mit einer Referenz auf diesen Geschäftsfall.
Anwesend
Die Checkbox "Anwesend" zeigt die Anwesenheit bzw. Abwesenheit eines Benutzers an. Außer im Benutzermanager, für dessen Benutzung man administrative Rechte benötigt, kann die Anwesenheit auch in den persönlichen Benutzereinstellungen geändert werden. Eine entsprechende Checkbox wurde in das Dialogfenster integriert. Änderungen der Anwesenheit werden hierbei sofort wirksam. Aus der Abwesenheit eines Benutzers ergeben sich folgende Konsequenzen:
Stellvertreter
+
Geschäftsfälle, die an einen nicht anwesenden Benutzer gesendet werden, werden an einen definierten Stellvertreter weitergeleitet. Der Vertreter kann der persönliche Vertreter sein. Ist der Geschäftsfall an eine Rolle gesendet worden, deren Inhaber der abwesende Benutzer ist, hat eine eventuell eingetragene Rollenvertretung Vorrang vor der persönlichen Vertretung.
+
Kann kein Vertreter bestimmt werden, wird der Empfänger beibehalten, der Geschäftsfall wird mit dem Symbol [Kopf ] sowie orange markiert, so dass der Besitzer oder ein Administrator diesen Geschäftsfall leicht erkennen und eingreifen kann.
+
Der persönliche Eingangsordner des Vertretenen ist für den Stellvertreter sichtbar und es können die schon vorhandenen Geschäftsfälle vom Vertreter übernommen und dann bearbeitet werden. Der wirkliche Bearbeiter wird hierbei in die Historie eingetragen.
Für jeden Benutzer kann genau ein Stellvertreter festgelegt werden (siehe hierzu auch "Workflow" Handbuch).
103
4
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Parameter
Beschreibung
Stellvertreter hat Zugriff auf Workflow-Eingang des
Ist diese Checkbox aktiviert und es befinden sich Aufgaben in dem persönlichen Aufgaben-
Benutzers
ordner des Vertretene, wird bei dem Stellvertreter der Ordner "Aufgaben" angezeigt. Die Anzeige der Vertretungen kann zum einen zentral durch den Administrator, zum anderen aber auch durch den Benutzer selbst gesteuert werden. HINWEIS: Aufgaben, die nach dem Zeitpunkt der Abwesenheit dem Stellvertretenen übertragen wurden, werden automatisch in den Stellvertreter-Ordner abgelegt. Der Stellvertreter kann diese übernehmen und entsprechend der Workflow-Definition bearbeiten oder auch wieder zurückgeben.
4.2.2.6
Löschen von Benutzern
Über die Schaltfläche [Löschen] können Sie einen in der Benutzerliste markierten Benutzer aus der Liste und somit aus der Benutzerverwaltung von SAPERION löschen. Beim Löschen eines Benutzers wird das Feld "SYSINDEXSTATE" des Benutzers geändert. Der Benutzer wird damit im System deaktiviert. Das gleiche gilt auch für das Löschen von Gruppen.
4.2.3
Gruppen
In der Registerkarte "Gruppen" des Dialogfensters "Benutzer-Manager" können Sie eine Tabelle mit den SAPERION-Gruppen pflegen.
Abb. 4–11: Benutzer-Manager - Gruppen
Klicken Sie hier eine Gruppe an, um diese über die Schaltflächen [Bearbeiten] oder Doppelklick zu bearbeiten und über [Löschen] zu entfernen. Neue Gruppen legen Sie über die Schaltfläche [Neu] an.
104
4.2
i
Aufbau einer Benutzerverwaltung
Durch Anklicken der Spaltenüberschrift "Gruppe" können Sie die Gruppen aufsteigend (Dreieck nach oben) oder absteigend (Dreieck nach unten) ordnen.
4.2.3.1
Anlegen und Bearbeiten einer Gruppe
Über die Schaltflächen [Neu...] und [Bearbeiten...] gelangen Sie in das Dialogfenster "Gruppeneigenschaften", in dem Sie neue Gruppen anlegen bzw. bestehende Gruppen bearbeiten können.
4.2.3.2
Dialog "Gruppeneigenschaften" - Allgemein
Abb. 4–12: Dialog "Gruppeneigenschaften" - Allgemein Gruppeneigenschaften - allgemein Parameter
Beschreibung
Gruppenname
In das Feld "Gruppenname" können Sie beispielsweise eine in Ihrem Unternehmen verwendete Kurzbezeichnung für eine Abteilung, Arbeitsgruppe oder ähnliches eingeben. HINWEIS: Beachten Sie, dass diese beiden Felder "Gruppenname" und "Vollständiger Name" nach Verlassen des Dialogfensters fest abgespeichert werden und nachträglich nicht mehr geändert werden können. SAPERION nimmt keine Überprüfung vor, ob diese Einträge bereits bei einer anderen Gruppe vergeben sind.
Vollständiger Name
Für den kompletten Namen ist das Feld "Vollständiger Name" vorgesehen.
Beschreibung
Unter "Beschreibung" könnten Sie beispielsweise das Hauptaufgabengebiet der Gruppe eintragen.
Profil
Aus der Dropdown-Box "Profil" können Sie ein definiertes Profil auswählen und dadurch die Gruppe hiermit verknüpfen.
Standort
Im Kombinationsfeld "Standort" können Sie die Gruppe zu einem vorher definierten Standort zuordnen. Standorte werden für die Zuordnung eines Core Servers an eine Benutzermenge verwendet.
Mit Betriebssystem synchronisiert
Wenn die Checkbox "mit Betriebssystem synchronisiert" deaktiviert ist, haben Sie die Möglichkeit, Mitglieder der Gruppe mit der Schaltfläche [Entfernen] aus der Liste "Mitglieder" zu löschen oder mit [Hinzufügen] zu ergänzen. Bei aktivierter Checkbox "mit Betriebssystem synchronisiert" kann die Gruppenzusammensetzung nur noch über die Netzwerkadministration geändert werden.
105
4 Parameter
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Beschreibung
Expandieren in ACL
4.2.3.3
Dialog "Gruppeneigenschaften" - Mitglieder
Abb. 4–13: Dialog "Gruppeneigenschaften" - Mitglieder
Über die Schaltfläche [Auswählen] gelangen Sie in das Dialogfenster "Benutzer/ Gruppen hinzufügen". Hier können Sie festlegen, aus welchen Mitgliedern sich eine Gruppe zusammensetzen soll.
Abb. 4–14: Dialog "Benutzer/ Gruppe hinzufügen"
Der markierte Eintrag kann durch Doppelklick oder mit der Schaltfläche [Hinzufügen] in die Liste "Mitglieder" verschoben werden. Dortige Einträge können mit [Entfernen] aus der Liste gelöscht werden und befinden sich anschließend wieder in der Liste "Benutzer/Gruppen". Gruppen erweiterbar Standardmäßig ist diese Checkbox nicht aktiviert. Bei der Suche nach Benutzerobjekten (Benutzer/ Gruppen) werden gefundene Gruppen nur mit dem Namen aufgelistet, sie sind nicht
106
4.2
Aufbau einer Benutzerverwaltung
erweiterbar, um die zugehörigen Benutzer bzw. Untergruppen anzuzeigen. Ist diese Checkbox aktivert, können gefundene Gruppen erweitert werden.
4.2.3.4
Dialog "Gruppeneigenschaften" - Gruppen
In der Registerkarte "Gruppen" kann eine Gruppe zu einer oder mehreren anderen Gruppen zugeordnet werden. Damit übernimmt die zugeordnete Gruppe alle Zugriffsrechte der Gruppen in denen sie jetzt Mitglied ist, auch wenn sie selbst ursprünglich nicht mit diesen Zugriffsrechten ausgestattet war. Auch hier erfolgt das Hinzufügen einer Gruppe über die Schaltfläche [Auswählen], siehe oben.
Abb. 4–15: Dialog "Gruppeneigenschaften" – Gruppen
4.2.3.5
Dialog "Gruppeneigenschaften" - Workflow
Wenn Sie die Option Workflow installiert haben, stehen Ihnen über die Registerkarte "Workflow" erweiterte Möglichkeiten für die Benutzerverwaltung zur Verfügung.
Abb. 4–16: Dialog "Gruppeneigenschaften" - Workflow
107
4
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Gruppeneigenschaften - Workflow Parameter
Beschreibung
E-Mail Verteiler
In dieses Feld kann ein E-Mail-Verteiler eingetragen werden, an den bei verschiedenen Aktionen innerhalb des Workflows Nachrichten versendet werden. An diese Adresse wird beispielsweise eine E-Mail geschickt, wenn bei den Mitgliedern der Gruppe "SAPERION & EMail" als Kommunikationsmedium ausgewählt wurde. HINWEIS: Voraussetzung für die Nutzung der Eigenschaft "E-Mail" ist die Konfiguration des E-Mailversands aus SAPERION heraus. In einigen Fällen kann es erforderlich sein, dass auf Workflow Mails nicht geantwortet werden soll. Dann sollte eine no-reply Adresse als Mailadresse verwendet werden. Diese noreply Adresse wird über den Schalter ReplyTo = in der Sektion [Setup.Mail] definiert. Diese Möglichkeit besteht nur bei Verwendung von SMTP.
Stellverteter-Rolle Workflow Pool aktivieren
Ist die Checkbox inaktiv, ist der Pool ausgeblendet. Wenn diese Checkbox aktiviert ist, und es befindet sich eine Aufgabe in dem Gruppenordner, wird bei einem Benutzer, der Mitglied der Gruppe oder der Organisationseinheit ist, der Pool angezeigt.
Direkter Zugriff
Aktivieren Sie die Checkbox "Direkter Zugriff", um das direkte Weiterleiten zu ermöglichen. Der Empfänger sieht in seiner Inbox das Kontextmenü und den Button im Aufgaben-Ribbon, der auch bei einer Aufgabe seines persönlichen Aufgabenordners zur Verfügung steht. Ist die Checkbox deaktiviert, ist ein direktes Weiterleiten nicht möglich. In diesem Fall muss der Empfänger die Aufgabe zunächst in seinen persönlichen Aufgabenordner übernehmen.
4.2.4 Profile In der Registerkarte "Profile" des Benutzer-Manager können Sie eine Tabelle mit den in SAPERION angelegten Profilen pflegen. Klicken Sie hier ein Profil an, um diese über die Schaltflächen [Bearbeiten] oder Doppelklick zu bearbeiten und über [Löschen] zu entfernen. Neue Profile legen Sie über die Schaltfläche [Neu] an. Über die Schaltflächen [Neu...] und [Bearbeiten...] gelangen Sie in das Dialogfenster " Profil-Eigenschaften", in dem Sie neue Profile anlegen bzw. bestehende Profile bearbeiten können. Aufgeteilt ist das Dialogfenster in die drei Registerkarten:
+
Allgemein
+
Zugriff
+
Passwort
4.2.4.1
Dialog "Profil-Eigenschaften" - Allgemein
Über die Registerkarte "Allgemein" können allgemeine Optionen des anzulegenden Profils festgelegt werden.
108
4.2
Aufbau einer Benutzerverwaltung
Abb. 4–17: Dialog "Profil-Eigenschaften" – Allgemein Profileigenschaften - allgemein Parameter
Beschreibung
Name
Im Feld "Namen" können Sie einen profilspezifischen Namen (z.B. Administrator) an das einzurichtende Profil vergeben. HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass das Feld "Name" nach Verlassen des Dialogfensters fest abgespeichert wird und nachträglich nicht mehr geändert werden kann. SAPERION nimmt keine Überprüfung vor, ob Name und Beschreibung bereits in einem anderen Profil vergeben sind.
Beschreibung
Im Feld "Beschreibung" kann zusätzlich eine nähere Erläuterung zum Aufgabengebiet dieses Profils eingetragen werden.
Einstellungen pro Benutzer
Durch Aktivieren der Checkbox "Einstellungen pro Benutzer" werden alle danach vorgenommenen Einstellungen nicht mehr in Arbeitsplatzprofilen sondern in Benutzerprofilen gespeichert. Bei einem Arbeitsplatzprofil baut sich SAPERION nach einem erneuten Start genauso wieder auf, wie es der letzte Benutzer an diesem Arbeitsplatz verlassen hat. Die Einstellungen werden in der ARCHIEF.INI im Programmverzeichnis von SAPERION gespeichert. Bei einem benutzerspezifischen Profil erhält jeder Benutzer immer seine persönliche Arbeitsoberfläche, unabhängig von dem Rechner, auf dem er SAPERION aufruft. Die Einstellungen werden in einer ARCHIEF.INI im jeweiligen Benutzerverzeichnis gespeichert. Arbeitsplatztypische Einstellungen (Scanner-Konfigurationen, etc.) verbleiben in der ARCHIEF.INI im Programmverzeichnis von SAPERION. Wenn Sie die Checkbox "Einstellungen pro Benutzer" nachträglich wieder deaktivieren, arbeiten alle betroffenen Benutzer ab diesem Zeitpunkt wieder mit dem zuletzt aktiven Arbeitsplatzprofil weiter. Wenn ein Benutzer noch mit einem anderen Profil benutzerspezifisch verknüpft ist, bleiben diese Eigenschaften erhalten und der Benutzer hat weiterhin ein benutzerspezifisches Profil. HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass die im Dialogbereich "Kommandos" eingestellten Funktionsrechte nicht als benutzerspezifisches Profil abgespeichert werden, sondern profilspezifisch in der Benutzerdatenbank abgelegt werden.
109
4
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Parameter
Beschreibung
Einstellungen übernehmen von
Mit der Schaltfläche [Einstellungen übernehmen] können Sie ein im System bestehendes benutzerspezifisches Profil übernehmen und damit an alle beteiligten Benutzer dieses Profil übertragen. Die Auswahl des Benutzerprofils erfolgt im Dialogfenster "Benutzer und Gruppen auswählen". In der Liste "Benutzer/Gruppen" werden alle eingetragenen Benutzer aufgelistet. Sie können einen Benutzer auswählen und mit Doppelklick oder [OK] übernehmen. Unter Umständen erhalten Sie allerdings eine Meldung, dass für diesen Benutzer kein Profil gefunden wurde. Dies kann zum einen damit zusammenhängen, dass SAPERION das benutzerspezifische Profil erst anlegt, wenn Sie sich das erste Mal unter diesem Namen angemeldet haben. Zum anderen muss das zu übernehmende Profil auch benutzerspezifisch definiert sein. HINWEIS: Bei der Profilübertragung muss zwingend eine der drei Optionen ("Als gespeicherte Einstellungen", "Als Starteinstellungen nach Anmeldung", "Für neuen Benutzer") ausgewählt sein. Da eine nachträgliche Änderung der Optionen keine Auswirkung hat, müssen Sie stets eine Profilübernahme durchgeführen.
Zusätzliche Lizenzen
Durch Anklicken der entsprechenden Checkbox im Bereich zusätzliche Lizenzen, können diese an das Profil verteilt werden. Folgende zusätzliche Funktionen stehen, abhängig von den zur Verfügung stehenden Lizenzen zur Verfügung:
4.2.4.2
+
AutoCAD-Viewer
+
Taschenrechner (siehe Abschnitt "Benutzerspezifische Einstellungen - Taschenrechner")
Einstellungen pro Benutzer
+
Als gespeicherte Einstellungen Standard-Einstellung, mit der ein Benutzer seine typische Konfiguration wiederherstellen kann. Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird im Benutzerverzeichnis eine Datei .SavedSetting erzeugt, deren Inhalt der ARCHIEF.INI des übernommenen Benutzers entspricht. steht hierbei für die ID des Benutzers in kodierter Form. Wenn ein Benutzer, dem dieses Profil zugeordnet ist, seine Konfiguration wieder herstellen will, werden die Einstellungen aus der .SavedSetting wiederhergestellt, falls es nicht eine benutzerspezifische ARCHIEF.SAVEDSETTING geben sollte (siehe unten).
+
Als Starteinstellungen nach Anmeldung Ermöglicht das Rücksetzen der Benutzeroberfläche nach jedem Login. Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird im Benutzerverzeichnis eine Datei .LogonSetting erzeugt, deren Inhalt der ARCHIEF.INI des übernommenen Benutzers entspricht.Wenn sich ein Benutzer, dem dieses Profil zugeordnet ist, anmeldet, werden die Einstellungen aus der .LogonSetting wiederhergestellt. Individuelle Einstellungen, die ein Benutzer vorgenommen hat, und die nicht in der ARCHIEF.INI des Arbeitsplatzes abgelegt sind (z.B. Scannereinstellungen), gehen dann verloren.
+
Für neuen Benutzer Bein Anlegen eines neuen Benutzers wird die Datei zugewiesen. Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird im Benutzerverzeichnis eine Datei .DefaultSetting erzeugt, deren Inhalt der ARCHIEF.INI des übernommenen Benutzers entspricht.Wenn ein neuer Benutzer angelegt wird,
110
4.2
Aufbau einer Benutzerverwaltung
dem dieses Profil zugeordnet ist, werden beim Anmelden dieses Benutzers die Einstellungen aus der .DefaultSetting wiederhergestellt, wenn der Benutzer in seinem Benutzerverzeichnis keine ARCHIEF.INI hat.
4.2.4.3
Einstellungen übernehmen
Neuzuordnungen von Profilen wirken sich nur sicher aus, wenn diese Zuordnung über den beschriebenen Dialog durchgeführt wird. Diese Änderungen werden vorgenommen, wenn der Dialog verlassen wird. Werden diese Zuordnungen direkt im USERS-Verzeichnis über Dateioperationen vorgenommen, ist ein Neustart des Core Servers notwendig.
!
Bitte beachten Sie, dass nach der Übernahme eines benutzerspezifischen Profils alle bereits in Zusammenhang mit diesem Profil bestehenden Benutzerprofile überschrieben werden. Die Schaltfläche [Einstellungen übernehmen] sollte daher in einem bestehenden System nur sehr vorsichtig verwendet werden.
Ein Benutzer kann jederzeit seine aktuellen Einstellungen sichern und diese wiederherstellen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Benutzer Konfigurationsrecht hat. Beim Wiederherstellen werden entweder die gesicherten Einstellungen oder die als Standard gesicherten Einstellungen des Profils genommen. Die gesicherten Einstellungen werden in der Datei ARCHIEF.SAVEDSETTINGS im jeweiligen Benutzerverzeichnis gespeichert.
i
Ist ein Benutzer Mitglied in mehreren Gruppen, denen unterschiedliche Profile zugeordnet sind, wird stets das Profil der Gruppe verwendet, die die erste in der Reihenfolge der Zuordnung zum Benutzer ist.
4.2.4.4
Benutzerspezifische Einstellungen - Taschenrechner
Der Taschenrechner ist kein integraler Bestandteil von SAPERION. Wenn diese Funktion genutzt werden soll, muss sie separat bei SAPERION angefordert werden. Die von SAPERION mitgelieferte Datei "Deskcalc.exe"müssen Sie in das Programmverzeichnis von SAPERION kopieren. Der Taschenrechner wird über die Tastenkombination STRG+T im Bearbeitungsmodus im Viewer aufgerufen. Für die einzelnen Funktionen des Taschenrechners können folgende Tasten verwendet werden: Taschenrechner Keys Funktion
Taste am Rechner
Tastenkürzel
Zwischensumme
#
#, und NUMLOCK
Division
/
D
Multiplikation
*
M
Prozentrechnung
%
F3, Shift+5
Addition
+
+
111
4
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Funktion
Taste am Rechner
Tastenkürzel
Subtraktion
-
-
Rechnung beenden
=
Enter, =
Komma
,
',' sowie '.'
Doppelnull
00
Nicht definiert
Memory Addition
M+
Bild unten, F5
Memory Subtraktion
M-
Ende, F6
Mempory Zwischensumme
M
Pos1, F7
Memory Endsumme
MC
Bild Oben, F8
Tippstreifen löschen
Nicht vorhanden
C, Strg+N
C-Funktion
C
ESC
CE-Funktion
CE
Entf
Kommastellen
Listbox
Strg+1...Strg+6
Rundung
Checkbox RND
Nicht definiert
Autom. Dezimalstellenabtr.
Checkbox AM
Nicht definiert
Prozent Abzugstaste
PAP
Einfg.
Änderungen vornehmen
Maus
F2
Position einfügen
Rechte Maustaste - Einfügen
Einfg.
Position entfernen
Rechte Maustaste - Löschen
Entf.
In der Konfigurationsdatei "Deskcal.ini" im Programmverzeichnis von SAPERION werden alle benutzerdefinierten Einstellungen gespeichert: [deskcalc] language=3 g_Cherry_File1= g_Cherry_File2= g_Cherry_File3= g_Cherry_Enabled=0 m_Option_OneInstance=1 m_Option_Size=96 m_Option_CalculatorType=2 m_Option_CloseMode=1 m_Option_Kommas=2 m_Option_Kommas_Standard=0 m_Option_HotKey=3 m_Option_Euro=0 m_Option_DeziAbtrennung=0 m_Option_Umsatzsteuersatz=0.970 m_Option_Dollar=1.30390 m_Option_Pfund=0.68910 m_Currency_Swiss=1.54750 m_Currency_Euro=9.09140 m_Currency_Norway=8.28800
112
4.2 m_Currency_Denmark=7.44360 m_Currency_Other=1.00000 g_Currency_Day=4294967295 g_Currency_Month=4294967295 g_Currency_Year=4294967295 g_Currency_Type=0 g_Currency_W1=0 g_Currency_W2=1 m_Currency_First=1 g_Currency_Use_LAN=0 g_Currency_Filename= m_Options_AlwaysOnTop=1 m_Option_Streifen=0 m_Option_Header=0 m_Option_Result=0 m_Option_Buttons=0 m_Option_Sound=0 m_Option_Tastenfeld=1 m_Option_AutoStart=0 m_Option_TransparecyPercent=60 m_Option_TransparencyEnable=0 m_Option_NoCommas=0 m_Option_CheckShowDecimals=0 m_Option_UseComboboxTexts=1 m_Option_LaptopMode=1 m_Option_MUMode=4 m_PrintDate=1 m_PrintLines=1 m_PrintDefault=0 m_HeaderText=Shopping m_HeaderText_Backup1= m_HeaderText_Backup2= m_HeaderText_Backup3= m_HeaderText_Backup4= m_HeaderText_Backup5= m_PrintFont=Tahoma m_GridFont=Tahoma WindowPositionMini= m_Option_MaxDigits=8 WindowPosition=0,1,-1,-1,-1,-1,594,396,1074,865 g_Cherry_File4=C:\Programme\Babylon\Babylon.exe g_Cherry_File5=C:\Programme\ClickTracks\ClickTracks Analyzer\ClickTracks.exe m_Option_ShowStartupScreen=0
Relevant sind vor allem die nachfolgend aufgeführten Einstellungen:
113
Aufbau einer Benutzerverwaltung
4
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Einstellungen "Deskcal.ini" Einstellung
Beschreibung
m_Option_CloseMode=0
Modus beim Drücken des [Beenden]-Icons im Fensterkopf.
0 Beenden (Standard)#1 Verstecken#2 Verkleinern 0 Beenden (Standard)#1 Verstecken#2 0 Beenden (Standard)#1 Verstecken#2 m_Option_Kommas=2
Anzahl der Kommastellen (0-6)
m_Option_Kommas_Standard=0
Modus für die Trennzeichendarstellung
0 123.456,00 (Standard)#1 123,456.00#2 123'456.00 dard)#1 123,456.00#2 m_Option_DeziAbtrennung=0
Automatische Dezimalstellenabtrennung
0 deaktiviert (Standard)#1 aktiviert 0 deaktiviert (Standard)#1 m_Option_Umsatzsteuersatz=10
Prozentsatz für die PAB-Taste
m_Options_AlwaysOnTop=1
Rechner immer im Vordergrund darstellen
0 deaktiviert#1 aktiviert (Standard) 0 deaktiviert#1 aktiviert m_Option_Streifen=0
Grid-Darstellung im Tippstreifen
0 Neither (Standard)#1 Horizontal line or scrollbar#2 Vertical line or scrollbar#3 Both 0 Neither (Standard)#1 Horizontal line or scrollbar#2 Vertical line or scroll3 0 Neither (Standard)#1 Horizontal line or scrollbar#2 Vertical liVertical m_Option_Header=0
Kopfzeile im Tippstreifen anzeigen
0 deaktiviert (Standard)#1 aktiviert 0 deaktiviert (Standard)#1
114
4.2 Einstellung
Beschreibung
m_Option_Buttons=0
Darstellung der Buttons
Aufbau einer Benutzerverwaltung
0 "Windows Std.",#1 "Diagonale Schatten",#2 "Horizontale Schatten",#3 "Vertikale Schatten",#4 "Horizontale Bump",#5 "Vertikale Bump",#6 "Standard", (Standard)#7 "Hard Bump",#8 "Metall", 0 "Windows Std.",#1 "Diagonale Schatten",#2 "Horizontale Schatten",#3 "Vertikale Schatten",#4 "Horizontale Bump",#5 "Vertikale Bump",#6 "Stan(Standard)#7 "Hard Bump",#8 "Me0 "Windows Std.",#1 "Diagonale Schatten",#2 "Horizontale Schatten",#3 "Vertikale Schatten",#4 "Horizontale Bump",#5 "Vertikale 6 "Standard", (Standard)#7 "Hard 0 "Windows Std.",#1 "Diagonale Schatten",#2 "Horizontale Schatten",#3 "Vertikale Schatten",#4 "Horizontale Bump",#5 tikale Bump",#6 "Standard", (Stan0 "Windows Std.",#1 "Diagonale Schatten",#2 "Horizontale Schatten",#3 "Vertikale Schatten",#4 "Horizontale Bump",#5 "Vertikale Bump",#6 0 "Windows Std.",#1 "Diagonale Schatten",#2 "Horizontale Schatten",#3 "Vertikale Schatten",#4 "Horizontale Bump",#5 "Vertikale 0 "Windows Std.",#1 "Diagonale Schatten",#2 "Horizontale Schatten",#3 "Vertikale Schatten",#4 "Horizontale Bump",#5 "Ver0 "Windows Std.",#1 "Diagonale Schatten",#2 "Horizontale Schatten",#3 "Vertikale Schatten",#4 "Horizontale Bump",#5 0 "Windows Std.",#1 "Diagonale Schatten",#2 "Horizontale Schatten",#3 "Vertikale Schatten",#4 "Horizontale Bump",#5
4.2.4.5
Dialog "Profil-Eigenschaften" - Zugriff
Auf der Registerkarte "Zugriff" können Sie sowohl den Zugriff auf Dokumente als auch die Funktionsrechte der Gruppe bearbeiten.
Abb. 4–18: Dialog " Profil-Eigenschaften" – Zugriff
115
4
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Profileigenschaften - Zugriff Parameter
Beschreibung
Zugriffs-Formel
Durch Angabe einer Zugriffsformel können Sie für jeden Inhaber dieses Profils den Zugriff auf Dokumente einschränken. Vom Zugriff ausgeschlossene Dokumente können zwar noch in der Ergebnisliste angezeigt werden, die Schaltflächen sind jedoch deaktiviert. Zugegriffen werden kann nur, wenn die Zugriffsformel einen wahren Wert liefert. In der Inhaltsformel können Sie in komplexen Formeln mehrere Indexkriterien abfragen, wie z.B.
(Name = "Meier") AND (Jahr >= 2001) Namen von Definitionen (DDC-Dateien) und Wildcards können in Zugriffsformeln nicht verwendet werden. Verwenden Sie daher Zugriffsformeln am besten nur mit Profilen, die mit einem einzelnen Szenario in Zusammenhang stehen. Wenn bei Verwendung eines anderen Szenarios beispielsweise das Indexfeld "Nachname" nicht definiert ist, besteht kein Zugriff auf die dazugehörenden Dokumente. Wenn einem Benutzer mehrere Profile mit Zugriffsformeln zugeordnet sind, werden alle definierten Zugriffsformeln mit einem logischen ODER verknüpft. Wenn Sie ein logisches UND benötigen, können Sie in der folgenden Sektion der PROGRAM.INI folgenden Eintrag vornehmen.
[Setup]#AccessFormulaOr=FALSE tup] HINWEIS: Durch Aktivierung von "Zugriffsformel auswerten" bei der Definition der Ergebnisliste kann bewirkt werden, dass nur Dokumente mit Zugriffsmöglichkeit angezeigt werden. Allerdings ist dies nur unter erheblichen Performanceeinbußen möglich (Zeitaufwand bis zu Faktor 20 höher).
116
4.2
Aufbau einer Benutzerverwaltung
Parameter
Beschreibung
Kommandos
Im Dialogbereich "Kommandos" können Sie die Funktionsrechte eines Profils definieren. Sie können zunächst mit den Checkboxen thematisch eine Vorauswahl treffen und anschließend mit der Schaltfläche [Individuell] eine Verfeinerung vornehmen. +
Übernahme: Der Benutzer darf Dokumente in das System übernehmen bzw. Seiten scannen.
+
Indexierung: Der Benutzer darf Dokumente zusammenstellen und indexieren.
+
Abfrage: Der Benutzer darf Abfragen durchführen.
+
Anzeigen/ Drucken: Der Benutzer darf Dokumente anzeigen und drucken.
+
Bearbeiten: Der Benutzer darf Dokumente bearbeiten und löschen, also auch Revisionen durchführen.
+
Definieren: Der Benutzer darf die Definitionen (DDC-Dateien) und Masken (QBE-Dateien) definieren und bearbeiten. Dies schließt auch die Benutzung des Masken-Designers ein.
+
Konfigurieren: Der Benutzer darf Masken aktivieren und im Menü "Optionen" die Untermenüs "Übernahme", "Wörterbücher", "System" und "Symbolleisten" konfigurieren. Zusätzlich hat er hiermit das Recht, in der Navigation im Bereich "Arbeitsplatz" neue Ordner und Anwendungen (inklusive Akten- und Outlineranwendungen) anzulegen bzw. zu aktivieren.
+
Fremde Körbe: Der Benutzer darf das Inhaltsfenster eines fremden Korbes öffnen und darf lesend auf dort enthaltende Dokumente zugreifen bzw. Dokumente von dort entnehmen. Das Weiterleiten von Dokumenten ist prinzipiell auch ohne das Recht "Fremde Körbe" möglich.
+
Administration: Der Benutzer darf einen Abfragetransfer und eine Qualitätssicherung vornehmen, die Benutzerverwaltung bearbeiten und aufbauend auf "Konfigurieren" die restlichen Optionen im Menü [Optionen] konfigurieren.
HINWEIS: Im Administratorenhandbuch Anhang werden die Auswirkungen auf die Menübefehle und Programmfunktionen im einzelnen aufgeführt.
117
4
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Parameter
Beschreibung
Individuell
Mit der Schaltfläche [Individuell] wird Ihnen das komplette SAPERION-Menü angezeigt. Darin können Sie Menübefehle durch Anklicken zusätzlich erlauben bzw. verbieten. Erlaubte Befehle aus den bisherigen Voreinstellungen sind durch ein Häkchen gekennzeichnet. HINWEIS: Es können maximal 50 individuelle Menübefehle erlaubt oder verboten werden. Auch voreingestellte Befehle (z.B. "Benutzer wechseln") können über diese Schaltfläche deaktiviert werden.
4.2.4.6
Dialog "Profil-Eigenschaften" - Passwort
Auf der Registerkarte "Passwort" haben Sie die Möglichkeit Einstellungen zum Passwort vorzunehmen. Für das Standardprofil wird das Passwort mit BlowFish verschlüsselt.
Abb. 4–19: Dialog " Profil-Eigenschaften" – Passwort Profileigenschaften - Passwort Parameter
Beschreibung
Läuft ab nach... Tagen
Über die Checkbox "läuft ab nach" ein Ablaufdatum für Passwörter einzugeben. Nach dem angegebenen Zeitraum werden die Passwörter der Profilmitglieder ungültig und der jeweilige Benutzer wird aufgefordert, sein Passwort zu ändern.
Überprüfung
Über die Schaltfläche [Überprüfen] kann auch ein entsprechendes Makro eingebunden werden, welches die weitere Gültigkeit des Passwortes überprüft. Die Makros, die zur Überprüfung der Gültigkeit des Passworts verwendet werden, können folgendermaßen strukturiert sein: +
An die Funktion, die aufgerufen wird, wird das User-Objekt des Benutzers, der sein Passwort ändern will übergeben.
+
Die Eigenschaft "Password" des User-Objektes wird auf das neue Passwort gesetzt und kann ausgelesen werden.
+
Die Eigenschaft "LastPassWords" des User-Objektes liefert eine Collection der letzten drei Passwörter. Diese können mit dem neuen Passwort verglichen werden, um eine Wiederholung zu vermeiden.
118
4.2
Aufbau einer Benutzerverwaltung
Parameter
Beschreibung
Benutzer sperren nach ...Fehlversuchen
Im Eingabefeld „Benutzer sperren nach … Fehlversuchen“ legen Sie die mögliche Anzahl der Fehlversuche fest. Bereits beim Erreichen des angebenden Fehlversuches wird das Konto gesperrt. Der Administrator kann das Konto durch Bearbeiten der Eigenschaften des jeweiligen Benutzers im Benutzermanager wieder entsperren.
4.2.4.7
Benutzer mit mehreren Profilen
Da ein Profil auch mehreren Gruppen zugeordnet werden kann, kommt es vor, dass einem Benutzer mehrere Profile zugeordnet sind. SAPERION geht in diesem Fall folgendermaßen vor:
+
Die Profile werden einzeln eingelesen und ausgewertet. Die Reihenfolge der Gruppen ergibt sich aus der Reihenfolge der Zuordnung zum Benutzer, nicht alphabetisch.
+
Für jedes Profil werden die aktivierten Checkboxen unter "Kommandos" ausgewertet und die dazugehörigen Rechte zugeteilt (Kommandogruppen).
+
Anschließend werden ggf. unter [Individuell] deaktivierte Rechte entzogen (individuelle Kommandos).
+
Das Zuteilen und Entziehen von Rechten wird für alle weiteren Profile in analoger Weise fortgesetzt.
i
Es kann zu unerwünschten Nebeneffekten kommen, wenn innerhalb der Profile, die einem Benutzer zugewiesen werden, individuelle Kommandos sowohl explizit zugewiesen als auch entzogen werden.
Beispiel 1: Profile mit unterschiedlichen Kommandogruppen Profil A werden die Kommandogruppen "Übernahme", "Indexierung" und "Abfrage" zugewiesen. Profil B wird nur die Kommandogruppe "Definieren" zugewiesen. Beide Profile werden jeweils einer Gruppe zugeordnet. Die Gruppen werden zu einem Benutzer zugeordnet. Dieser Benutzer kann nun auf alle Kommandos der Kommandogruppen "Übernahme", "Indexierung", "Abfrage" und "Definieren" zugreifen. Die entsprechenden Rechte wurden also additiv hinzugefügt. Beispiel 2: Profile mit explizit zugewiesenen individuellen Kommandos Im Profil B aus Beispiel 1 wird das individuelle Kommando "Drucken" aus dem Menü "Dokumente" ergänzt. Der Benutzer hat jetzt den zusätzlichen Menüeintrag "Drucken", obwohl dieser Menüeintrag standardmäßig nicht in den zugewiesenen Kommandogruppen (Übernahme, Indexierung, Abfrage, Definieren) enthalten ist.
4.2.5
Zugriffslisten (ACL)
In der Registerkarte "Zugriffslisten" des Dialogs "Benutzer-Manager" können Sie eine Tabelle mit Zugriffslisten für die SAPERION-Benutzung pflegen. Eine Zugriffsliste wird auch als ACL (Access Control List) bezeichnet. Über Zugriffslisten, die mit jedem archivierten Dokument abgespeichert werden können, haben Sie die Möglichkeit festzulegen, welche Benutzer auf ein Dokument zugreifen dürfen und welche Bearbeitungsmöglichkeiten dieser Benutzer hat.
119
4
!
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Vor dem Einsatz von Zugriffslisten in einem Produktivsystem sollte ein entsprechendes Rechtekonzept erarbeitet werden, dass zuerst in einem Testsystem getestet werden sollte. Der unsachgemäße Einsatz von Zugriffslisten kann unter Umständen dazu führen, dass Dokumente nicht mehr recherchierbar sind.
Abb. 4–20: Dialog "Benutzer-Manager" - Zugriffslisten
Klicken Sie hier eine Zugriffsliste an, um diese über die Schaltflächen [Bearbeiten] oder Doppelklick zu bearbeiten und über [Löschen] zu entfernen. Neue Zugriffslisten legen Sie über die Schaltfläche [Neu] an.
i
Eine versehentlich gelöschte Zugriffsliste können Sie jederzeit unter einem identischen Namen wieder anlegen.
4.2.5.1
Anlegen und Bearbeiten einer Zugriffsliste
Im Dialogfenster "Zugriffsliste bearbeiten" können Sie eine Zugriffsliste in SAPERION anlegen bzw. bearbeiten.
120
4.2
Aufbau einer Benutzerverwaltung
Abb. 4–21: Dialog "Zugriffsliste bearbeiten" Zugriffsliste bearbeiten Parameter
Beschreibung
Name
In das Feld "Name" können Sie Kurzbezeichnungen der Zugriffsliste eingeben und unter "Beschreibung" in ausführlicherer Form beschreiben. HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass das Feld "Name" nach Verlassen des Dialogfensters fest abgespeichert wird. und nachträglich nicht mehr geändert werden kann. Die Namen der Mitglieder dieser Zugriffsliste können jedoch jederzeit den neuen Erfordernissen in Ihrem Unternehmen angepasst werden.
Beschreibung
Im Feld "Beschreibung" kann zusätzlich eine nähere Erläuterung zur Zugriffsliste eingetragen werden.
Zugriffsprofil
Sie haben in SAPERION die Möglichkeit, Zugriffsprofile zu definieren, auf die Sie bei Bedarf jederzeit zurückgreifen können (siehe Kapitel "Zugriffsprofil" unten).
121
4 Parameter
Beschreibung
Rechte
Folgende Zugriffsrechte stehen zur Verfügung:
Die SAPERION Benutzerverwaltung
+
Sichtbar (V) Dokument wird in der Ergebnisliste aufgeführt
+
Lesen (R) Dokument und Index kann angezeigt werden (readonly)
+
Notizen (A) Auf einem Dokument können Notizen erstellt und geändert werden
+
Schwarze Balken (B) Auf einem Dokument können Schwarze Balken erstellt werden
+
Index ändern (I) Bereits vorhandene Indexwerte können geändert werden
+
Index erweitern (X) Noch nicht gefüllte Indexfelder können beschrieben werden
+
Daten ändern (M) Ermöglicht die Änderung der Dokumente (Skalieren, Drehen, Schmutzfilter, Bearbeiten von Anwendungsdateien)
+
Ändern (W) Beinhaltet die Rechte "Sichtbar", "Lesen", "Notizen", Index ändern", "Index erweitern", "Daten ändern".
+
Löschen (D)
+
Zugriff (P)
+
Schwarze Balken restaurieren (T) ermöglicht die Restaurierung einer Revision eines Dokumentes, bevor ein Schwarzer Balken gesetzt wurde.
+
Dokument freigeben (F) Ermöglicht das Freigeben von Dokumenten.
+
Revisionshistorie einsehen (H) Ermöglicht die Anzeige der Revisionshistorie. Wenn dieses Recht nicht gesetzt ist, kann dadurch der Zugriff auf alte Dokumente verhindert werden
+
Revision restaurieren (Z) Ermöglicht das Wiederherstellen einer älteren Revision
+
Dokument exportieren (S) Ermöglicht das Exportieren von Dokumenten
+
Records Management (C)
HINWEIS: Das Recht "Records Management" steht nur zur Verfügung, wenn die Option "Records Management" lizensiert wurde. Beispiel Mit der Rechtekombination VI (Sichtbar und Index ändern) wird erreicht, dass die Mitglieder dieser Zugriffsliste ein Dokument, dem diese Zugriffsliste zugeordnet wird, zwar indexieren können, der Inhalt des Dokuments selbst wird ihnen aber nicht angezeigt.
122
4.2
Aufbau einer Benutzerverwaltung
Parameter
Beschreibung
Vertretung erlauben
ACLs können als für die Stellvertretung erlaubt gekennzeichnet werden, um Stellvertretern eines Benutzers dieselben Rechte einzuräumen, die der Benutzer über die ACL besitzt. Zur Aktivierung dieser Eigenschaft für eine ACL müssen Sie die Checkbox "Vertretung erlauben" aktivieren.
Ablaufdatum
Durch die Eingabe eines Ablaufdatums kann die Mitgliedschaft eines Benutzers bzw. einer Gruppe zur Zugriffsliste zeitlich beschränkt werden. Zur Eingabe eines Datums müssen Sie auf den entsprechenden Bereich der angezeigten Tabelle klicken. Geben Sie in das Eingabefeld das gewünschte Datum ein.
Auswählen
Über die Schaltfläche [Auswählen] öffnen Sie den Dialog "Benutzer/ Gruppe hinzufügen" , in dem Sie einzelne Benutzer oder Gruppen auswählen und hinzufügen können. Hierdurch wird der Benutzer/ Gruppe Mitglied der Zugriffsliste mit den vorher im Dialogbereich "Zugriff" eingestellten Rechten. Durch die Angabe von Zugriffsrechten können Sie die Zugriffsmöglichkeit der einzelnen Mitglieder einer Zugriffsliste noch weiter verfeinern. Hier entzogene Rechte bewirken eine Deaktivierung der entsprechenden Schaltflächen in der Ergebnisliste. HINWEIS: Zugriffsrechte bestehender Mitglieder können nicht nachträglich verändert werden. Eine Änderung bestehender Zugriffsrechte eines Mitglieds kann nur durch entfernen und anschließendes Hinzufügen mit den geänderten Rechten realisiert werden. Wenn Sie verhindern wollen, dass andere Benutzer, die Zugriff auf ein Dokument haben, die Zugriffsrechte auf dieses Dokument ändern können, so muss ihnen das Recht (Zugriff) entzogen werden. HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass bei Eingabe der Benutzer/ Gruppen der vollständige Name des Benutzers bzw. der Gruppe angegeben werden muss - Kurznamen werden nicht übernommen.
Entfernen
Ein in der Zugriffsliste markierter Eintrag kann durch Doppelklick oder der Schaltfläche [Entfernen] aus der Liste gelöscht werden.
4.2.5.2
Einschränkungen der Zugriffslisten
Es gibt folgende Einschränkungen in Zugriffslisten: Maximale Benutzeranzahl Es können maximal 200 Benutzer einer Zugriffslist zugeordnet werden. Maximale Zugrifflisten-Anzahl Wieviele Zugriffslisten maximal ein Dokument zugeordnet werden können ist davon abhängig, welche Länge der Zugriffslistenname in dem Feld "SysACLList" hat. Das Feld "SysACLList" ist als Multivalue-Feld oder als String-Feld der Länge 512 definiert. Die maximale Anzahl von Zugriffslisten wird wie folgt berechnet: Maximum number of ACLs = 512 / Len(ACL)+1
123
4
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Wenn der Name der Zugriffsliste beispielsweise eine Länge von 10 Zeichen hat, können bis maximal 46 Zugriffslisten verwendet werden.
4.2.5.3
Zugriffsprofil
Sie haben in SAPERION die Möglichkeit, Zugriffsprofile zu definieren, auf die Sie bei Bedarf jederzeit zurückgreifen können. Für das Zugriffsprofil bestimmen Sie Kombinationen von Zugriffsrechten und speichern es unter einem Profilnamen ab. Die Definition eines Zugriffsprofils erfolgt folgendermaßen: 1.
Öffnen Sie den Dialog "Zugriffsliste bearbeiten".
2.
Geben Sie einen aussagekräftigen Namen in das dafür vorgesehene Eingabefeld (direkt unter der Schaltfläche [Profil...] ein.
3.
Wählen Sie die gewünschten Rechte durch Aktivieren der entsprechenden Checkboxen aus, es erscheint das [grünes Häkchen]-Symbol.
4.
Durch nochmaliges Klicken auf den Eintrag erscheint das [rotes Kreuzchen]-Symbol, und bedeutet, dass dieses Recht explizit verboten ist.
5.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Profil] und anschließend auf den Eintrag "Neu". Das neu erstellte Profil steht jetzt in allen Dialogen, in denen Zugriffsliste bearbeitet werden können, zur Verfügung.
i
Wenn ein Recht durch eine der einem Dokument zugeordneten ACL für einen Benutzer verboten ist, dann ist dieses Verbot stärker als jegliche Freigabe dieses Rechts in anderen ACLs am Dokument.
4.2.6 Verteilerlisten SAPERION bietet die Möglichkeit, Verteilerlisten einzurichten. Technisch gesehen handelt es sich bei Verteilerlisten um Gruppen. Verteilerlisten werden daher auch im Benutzer-Manager bei den Gruppen aufgelistet. Diese Verteilerlisten können entweder einem Benutzer oder einer Gruppe zugeordnet werden. Danach können der Verteilerliste Benutzer und/oder Gruppen zugeordnet werden, die damit die Rechte der Verteilerliste erhalten. Dadurch können in einem Arbeitsschritt mehreren Benutzern die gleichen Zugriffsrechte zugewiesen werden. Zu einer definierten Verteilerliste können weitere Verteilerlisten als Untergruppen definiert werden. Die so erzeugte Gruppenstruktur existiert in der Benutzerverwaltung, ist allerdings nicht sichtbar für alle. Die Verteilerlisten werden in der Datenbank in der Tabelle "XSGRP" gespeichert. Um eine Verteilerliste zu erstellen, ist folgendermaßen vorzugehen:
124
4.2
Aufbau einer Benutzerverwaltung
1.
Öffnen Sie den Benutzer-Manager und wechseln in die Verwaltung der Zugriffslisten (Reiter "Zugriffslisten").
2.
Öffnen Sie den Bearbeitungsdialog für Zugriffslisten über die Schaltfläche [Neu].
3.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Auswählen], um den Auswahldialog " Benutzer/ Gruppen hinzufügen" zu öffnen.
4.
Markieren Sie die entsprechende Gruppe in der Liste "Benutzer/ Gruppe" auf der linken Hälfte des Dialogs und klicken im Kontextmenü auf den Eintrag "Neu". Der Dialog "Gruppeneigenschaften" öffnet sich.
5.
Zu dieser Gruppe/ Verteilerliste können Sie beliebige Mitglieder (User oder Gruppen) zuordnen (Reiter "Mitglieder" und "Gruppen").
4.2.6.1
Expandieren in ACL
Wenn eine Verteilerliste einer Zugriffsliste zugewiesen wird, wird die Liste aufgelöst und die einzelnen Mitglieder der Liste mit den in der Verteilerliste definierten Zugriffsrechten der Zugriffsliste hinzugefügt. Wenn die Liste erhalten bleiben soll, muss die Checkbox "Expandieren in ACL" deaktiviert werden. Standardmäßig ist diese Checkbox aktiviert.
!
Die Mitglieder einer Verteilerliste sind in der Benutzerverwaltung für alle die Benutzer sichtbar, die zu der Gruppe gehören, zu der die Verteilerliste zugeordnet wurde. Die Eigenschaften der Verteilerliste können von diesen Benutzern (wenn die entsprechenden Zugriffsrechte vorhanden sind) geändert werden.
Wenn eine Verteilerliste im Nachhinein geändert wird, hat diese Änderung keinen Einfluss auf den Zugriff auf das Dokument. Um den Zugriff auf ein Dokument zu ändern, muss in diesem Fall die Zugriffsliste entsprechend geändert werden. Wenn die Checkbox "Expandieren in ACL" deaktiviert ist, gilt diese Einschränkung nicht. Änderungen, die im Nachhinein an den Zugriffsrechten der Verteilerliste durchgeführt werden, gelten dann auch für Dokumente, denen bereits vorher die Zugriffsliste zugewiesen wurde.
i
Wenn Sie verhindern wollen, dass andere Benutzer, die Zugriff auf ein Dokument haben, die Zugriffsrechte auf dieses Dokument ändern können, so muss ihnen das Recht (Zugriff) entzogen werden. Dies gilt generell für den Zugriff von Benutzern auf ein Dokument.
4.2.6.2
Persönliche Verteilerlisten
SAPERION bietet die Möglichkeit, persönliche Verteilerlisten zu erstellen. Persönliche Verteilerlisten werden wie normale Verteilerlisten erstellt, sie sind aber an einen bestimmten Benutzer gebunden. Im Unterschied zur normalen Verteilerliste kann nur der Benutzer, der die Verteilerliste erstellt hat, diese sehen und ändern.
125
4
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Persönliche Verteilerlisten können Sie definieren, indem Sie im Dialog "Zugriffsliste bearbeiten" im Dialogfeld "Benutzer/Gruppen" statt einer Gruppe einen Benutzer auswählen und über den Eintrag "Neu" aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste eine Gruppe erzeugen.
4.2.7
Standorte
In der Registerkarte "Standorte" des Benutzer-Managers können Sie eine Tabelle mit Standorten für die SAPERION Benutzung pflegen.
Abb. 4–22: Dialog "Benutzer-Manager" - Standorte
4.2.7.1
Anlegen und Bearbeiten eines Standortes
Im Dialogfenster "Standort-Eigenschaften" können Sie einen Standort in SAPERION anlegen bzw. bearbeiten. Klicken Sie hier einen Standort an, um diese über die Schaltfläche [Bearbeiten] oder Doppelklick zu bearbeiten und über [Löschen] zu entfernen. Neue Standorte legen Sie über die Schaltfläche [Neu] an.
126
4.3
Synchronisation der SAPERION Benutzerverwaltung mit anderen Benutzerverwaltungen
Abb. 4–23: Dialog "Standort - Eigenschaften"
4.2.8
Mandanten
Bei Verwendung der Mandantenfähigkeit wird eine weitere Registerkarte "Mandanten" im Benutzer-Manager angezeigt. Auf dieser Registerkarte werden die Mandanten des Systems definiert.
4.3
Synchronisation der SAPERION Benutzerverwaltung mit anderen Benutzerverwaltungen
SAPERION bietet zwei Möglichkeiten für die Synchronisation der Benutzerverwaltung mit anderen Benutzerverwaltungen:
+
Synchronisieren mit einer Netzwerkbenutzerverwaltung
+
Synchronisieren über LDAP
Bei beiden Varianten wird durch SAPERION nur lesend auf die Benutzerverwaltung, mit der synchronisiert werden soll, zugegriffen. 1.
Öffnen Sie den Benutzer-Manager.
2.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Synchronisieren]. Der Dialog "Netzwerkumgebung" öffnet sich. Hier wird die bestehende Netzwerkstruktur in einer entsprechenden Baumstruktur dargestellt.
3.
Wählen Sie einen Eintrag in diesem Baum aus: +
Microsoft Terminal Services
127
4
4.
+
Microsoft Windows Netzwerk
+
Web Client Netzwerk
+
LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Klicken Sie anschließend auf [OK]. Die entsprechende Synchronisation wird durchgeführt.
Für alle synchronisierten Benutzer oder Gruppen wird hierdurch automatisch die Checkbox "mit Betriebssystem synchronisiert" aktiviert. Bei Benutzern werden zudem die Felder "Kennwort" und "Kennwortbestätigung" deaktiviert. Bei Gruppen ist nach der Synchronisation keine Änderung der Gruppenzusammenstellung in SAPERION mehr möglich.
4.3.1
Anmeldung nach der Synchronisation
Benutzer, die mit dem Betriebssystem synchronisiert sind, können sich bei SAPERION folgendermaßen einloggen:
+
Mit Name und Passwort Bei einer Anmeldung mit Name und Passwort, fragt der Core Server bei synchronisierten Benutzern nach, ob der Benutzer in der Windowsdomäne eingetragen ist. Hierfür benötigt der Core Server entsprechende Windowsrechte. Sind diese nicht vorhanden, scheitert die Anmeldung.
+
Ohne Name und Passwort Werden Name und Passwort weggelassen, prüft SAPERION für den aktuellen Windowsbenutzer, ob es in SAPERION einen entsprechenden Benutzer gibt. Ist bei diesem Benutzer die Checkbox „mit Betriebssystem synchronisieren“ gesetzt, erfolgt die Anmeldung ohne eine weitere Kontrolle über die Domäne. Wenn Sie sich als Windows synchronisierter Benutzer bei SAPERION einloggen wollen und nicht an der entsprechenden Domäne angemeldet sind, Ist ein Login mit \ erforderlich.
+
Mit /CurrentUser (durch Aufruf "ARCHIE32.EXE /CurrentUser")
Durch geeignete Login-Parameter kann die Login-Prozedur gänzlich automatisiert werden.
!
Bei mandantenfähigen Multi-Core Server Systemen muss für die Anmeldung an einer Windows 2003 Domäne in den Gruppenrichtlinien des Master Core Servers das Recht "Auf diesen Computer vom Netzwerk aus zugreifen" aktiviert sein. Dieses Recht wird von den Windows API Funktionen benötigt, die für die Überprüfung der Windows Anmeldung verwendet werden.
4.3.2
Synchronisation mit einer Netzwerkbenutzerverwaltung
Wenn auf dem Server, mit dem synchronisiert werden soll, eine Benutzerverwaltung läuft, die direkt von SAPERION unterstützt wird (z.B. Windows Benutzerverwaltung), kann die Synchronisierung direkt mit diesem Server erfolgen. Windows Netzwerk Sie können aus der Liste eine Windows-Domäne (nicht den Domänencontroller auswählen) bzw. einen einzelnen Server markieren und mit der Schaltfläche [OK] alle dort eingerichteten Benutzer und Gruppen
128
4.3
Synchronisation der SAPERION Benutzerverwaltung mit anderen Benutzerverwaltungen
in die Benutzerverwaltung von SAPERION übernehmen. Bereits vorhandene Einträge in den Tabellen werden dabei überschrieben, noch nicht vorhandene entsprechend ergänzt.
Abb. 4–24: Dialog "Netzwerkumgebung"- Windows
i
Werden Änderungen an der Windows-Benutzerverwaltung vorgenommen, die ebenso in SAPERION wirksam werden sollen (z.B. neue Benutzer angelegt), so muss "Synchronisieren" erneut ausgeführt werden.
4.3.3
Synchronisation über LDAP
Läuft auf dem Server, mit dem synchronisiert werden soll, ein Verzeichnisdienst, der LDAP unterstützt (z.B. ADS), kann die Synchronisierung über LDAP erfolgen. Hierfür ist das eindeutige Feld "UID" in der Schema-Erweiterungstabelle notwendig (siehe "Schema-Erweiterung"). Diese Schema-Erweiterung muss auf das Standard-UID Feld des LDAP-Systems gemappt werden. Wenn als Verzeichnisdienst zum Beispiel Active Directory verwendet wird, heißt das entsprechende UID-Feld "objectGUID". Die Schema-Erweiterung kann sowohl für Benutzer als auch für Gruppen definiert werden. Die Schema-Erweiterung muss vom Typ "Zeichen" und als eindeutiges Pflichtfeld definiert sein. Wenn das Mapping korrekt definiert wurde, wird dieses Feld beim Synchronisieren automatisch gefüllt.
!
Beim Synchronisieren von Gruppen ist zu berücksichtigen, dass die primären Gruppen des Benutzers nicht synchronisiert werden. In der Regel ist dies die Gruppe "Domain Users". Es sollten keine Berechtigungen auf Basis dieser Gruppen vergeben werden.
Mit der Verwendung der Schema-Erweiterung wird sichergestellt, dass strukturelle Änderungen des Benutzers (z.B. Änderung des Benutzernamens, Verschiebung des Benutzers in eine andere Organisationseinheit (OU)) bei der nächsten Synchronisation korrekt übernommen werden.
!
Bei Benutzern, die durch die Synchronisation über LDAP in SAPERION neu angelegt werden, wird die Checkbox "mit Betriebssystem synchronisiert" deaktiviert (Voraussetzung: [LDAP Sync] SynchedWithOS=FALSE). Das Passwort des Benutzers wird dabei auf "INIT" gesetzt. Bei Erstanmeldung muss der Benutzer sein Passwort ändern.
129
4
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Vorteile der LDAP-Synchronisation Die LDAP-Anbindung ist eine eigenständige Implementierung, die auch Schema-Extensions (lesend) unterstützt. Damit ist es möglich, Benutzer und Gruppen weiter im Verzeichnisdienst zu verwalten. Profile und Zugriffslisten (ACL) werden in SAPERION verwaltet. Dieses Verfahren bietet folgende Vorteile:
+
Benutzer und Gruppen können mit den entsprechenden Tools des Verzeichnisdienstes administriert werden.
+
Benutzer und Gruppen sind beliebig innerhalb der SAPERION-Benutzerverwaltung sichtbar.
+
Alle SAPERION-spezifischen Attribute liegen nur innerhalb SAPERIONs, daher sind keine SchemaErweiterungen im Hauptsystem notwendig.
4.3.3.1
Weiterführende Tools
Ausführliche Informationen zum Thema LDAP können aus dem Internet (z.B. http://www.verzeichnisdienst.de) oder einschlägiger Literatur (z.B."LDAP System Administration" von Gerald Carter) entnommen werden. Ein wichtiges Werkzeug, um den LDAP-Zugriff auf einen Verzeichnisdienst zu testen, ist der Softerra LDAP Browser (http://www.ldapadministrator.com/). Ein weiteres Tool, das verwendet werden kann, ist der Jxplorer (http://www.jxplorer.org/) Treten bei einer Synchronisation Fehler auf, werden entsprechende Einträge in das Event-Log von Windows geschrieben.
4.3.3.2
Vorbereitung der Synchronisation
Vor der Durchführung der Synchronisation müssen die folgenden Hinweise beachtet werden:
+
Die Benutzerverwaltung von SAPERION sollte auf jeden Fall in einer SQL-Datenbank verwaltet werden, weil die interne ISAM-Datenbank bei der Suche nur die ersten 40 Zeichen für Benutzernamen berücksichtigen kann, in den Verzeichnisdiensten können jedoch längere Namen auftreten.
+
Der Benutzer, der die Synchronisation mit LDAP vornimmt, benötigt auf dem Verzeichnisdienstserver (z.B. ADS-Server) entsprechende Rechte, um die benötigten Attribute von allen Benutzern und Containern, die synchronisiert werden sollen, lesen zu können. Dabei wird der Benutzer verwendet, der bei den Serverparametern angegeben wurde.
+
Da die Systematik der Bezeichnungen der Container nicht immer eindeutig ist, müssen die Bezeichnungen manuell vom Administrator vergeben werden.
+
Der "Distinguished Name" (DN) beim LDAP-Baum entspricht dem Primary Key bei Datenbanken. Er dient zur eindeutigen Benennung eines Knotens innerhalb des Baumes. Ausgehend von der Wurzel, dem Base-DN, erweitern alle anderen Knoten den DN um jeweils eine Ebene. Dabei muss jedes Mal wieder ein eindeutiger DN entstehen.
130
4.3
Synchronisation der SAPERION Benutzerverwaltung mit anderen Benutzerverwaltungen
+
Bei der Synchronisation werden Benutzer in der SAPERION Benutzerverwaltung nur gelöscht, wenn die Methode "nur existierende Benutzer" gewählt wird und zusätzlich der Haken "Löschungen berücksichtigen" gesetzt wird.
+
Im ADS deaktivierte Benutzer werden auch in SAPERION mit dem Hinweis "Konto gesperrt" versehen. Wird der Benutzer im ADS wieder aktiviert, wird auch die Kennzeichnung im SAPERION wieder entfernt.
4.3.3.3
Durchführung der Synchronisation
Sie können mit einem oder mehreren LDAP-Servern Benutzer abgleichen. Dabei können Sie den Startcontainer wählen sowie einen Filter für die Benutzer angeben. 1.
Öffnen Sie wie oben beschrieben den Dialog "Netzwerkumgebung".
2.
Wenn Sie einen neuen LDAP-Server hinzufügen wollen, doppelklicken Sie den Eintrag "Neuer Server..." unter "LDAP" in der Baumstruktur. Der Dialog "LDAP Anmeldung" öffnet sich.
131
4 3.
In diesem Dialog werden die entsprechenden Verbindungsdaten eingetragen. Wählen Sie eine der Authentifizierungsmodi für LDAP-Synchronisation aus: +
Klartext (Standard)
+
SSL
+
SASL
i
i
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Authentifizierung gegen ADS mit SASL oder SSL ist nicht notwendig, da die entsprechenden Calls über das Betriebssystem gehen und damit nicht abgehört werden können.
4.
Standardmäßig wird als Port 389 verwendet. Wenn ein anderer Port benutzt werden soll, so muss dieser explizit bei der Angabe des Servers eingetragen werden in der Form :.
5.
Mit der Checkbox "Synchron-Modus" kann die synchrone Suche aktiviert werden. Standardmäßig ist die asynchrone Suche eingestellt. Sollten bei der asynchronen Suche Probleme auftauchen (z.B. nicht alle Benutzer gefunden werden), kann die synchrone Suche Abhilfe schaffen.
6.
Klicken Sie auf [OK].
7.
Der Dialog "LDAP Synchronisation" öffnet sich. Nehmen Sie nun folgende Einstellungen vor: +
Nur existierende Benutzer synchronisieren Wenn Sie die Checkbox "Nur existierende Benutzer synchronisieren" aktivieren, werden die aktuell in der SAPERION-Benutzerverwaltung vorhandenen Benutzer synchronisiert. Dabei wird der ausgewählte Kontext nicht berücksichtigt.
+
Globale Suche Wenn Sie die Checkbox "Globale Suche" aktivieren, werden bei der Synchronisation alle Objekte unterhalb des Kontextes auf einmal synchronisiert. Dabei werden die Container nicht übernommen.
+
Organisationsstruktur erzeugen Wenn Sie die Checkbox "Organisationsstruktur erzeugen" aktivieren, werden für die LDAP-Container passende Organisationsstrukturen für Workflow in SAPERION erzeugt. Ist diese Checkbox nicht aktiviert, werden aus den Containern Gruppen.
SAPERION fügt zum Filter noch äußere Klammern und "(objectClass=person)" hinzu. Bei der Verwendung von Gruppenfiltern müssen die äußeren Klammern explizit gesetzt werden.
Die Benutzer werden als synchronisierte Benutzer in das System übernommen. Sind Gruppen vorhanden, werden diese ebenfalls übernommen (Attribut "groupMembership"). Die Benutzer und Gruppen erhalten den "Distinguished Name" als eindeutigen Namen ("vollständiger Name") sowie den vollen Namen des Users als Kurznamen. Der Kurzname entspricht dem "Display Name". Standardmäßig ist der "Display Name" der volle Name des Benutzers.
132
4.3
Synchronisation der SAPERION Benutzerverwaltung mit anderen Benutzerverwaltungen
Sofern bei den Benutzern Standorte angegeben sind, werden diese in der Benutzerverwaltung angelegt und dem Benutzer bzw. der Gruppe zugewiesen.
4.3.3.4
Anmeldung nach einer LDAP Synchronisation
Nach einer Synchronisation mit dem LDAP-Server ist die Anmeldung über den Kurznamen möglich, wenn dieser eindeutig ist. Anderenfalls muss der vollständige Name (Distinguished Name) gewählt werden. Als Passwort ist das in LDAP hinterlegte Passwort zu verwenden. Die Authentifizierung gegen LDAP wird auf dem Core Server durchgeführt. Bei der Anmeldung von LDAP-synchronisierten Benutzern müssen folgende Hinweise beachtet werden:
+
Bei der Anmeldung von synchronisierten Benutzern versucht SAPERION diese am LDAP-Server anzumelden. Um eine fehlerfreie Anmeldung zu gewährleisten, muss deshalb sichergestellt sein, dass sich der SAPERION Benutzer am LDAP-Server anmelden kann. Dabei sind keine weitergehenden Rechte notwendig.
+
Wenn ein anderes LDAP-Attribut zur eindeutigen Unterscheidung des Benutzers verwendet werden soll (z.B. UID), muss dieses Feld mit dem SAPERION-Feld "DisplayName" in den SchemaErweiterungen gemappt werden. Nach einer erneuten Synchronisation können sich dann die Benutzer über dieses Feld in das System einloggen.
Wenn sich ein Benutzer über LDAP anmeldet, werden der eingegebene Name und das Passwort am LDAP-Server überprüft. Dabei wird derzeit nur die so genannte "Klartext"-Anmeldung unterstützt. Sollte für einen Benutzer diese Anmeldung nicht aktiviert sein, scheitert die Anmeldung. Um die Anmeldung zu ermöglichen, gibt es zwei Varianten:
+
"Klartext" erlauben.
+
Bei den Benutzern jeweils die Checkbox "Mit Betriebssystem synchronisiert" deaktivieren und ein eigenes Passwort vergeben.
4.3.3.5
Single Sign-on
SAPERION unterstützt Single Sign-on nur für Active Directory über LDAP. Dabei erstellt der Core Server den DN des aktuellen Benutzers aus dem Namen des beim Login an den Core Server geschickten Benutzers und seiner Domäne. Der Core Server prüft dann, ob dieser DN in der Benutzerdatenbank vorhanden ist. Es müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
+
Der Core Server muss auf einem Server laufen, der mit dem Active Directory verbunden ist.
133
4
+
Die SAPERION Benutzerverwaltung
Der Core Serverdienst muss unter einem Benutzer laufen, der über ausreichende Rechte verfügt, um Active Directory abzufragen
4.3.3.6
Auslesen von mehr als 1000 Einträgen aus Active Directory
Microsoft Active Directory hat ein Default-Limit von 1000 Einträgen der maximalen Anzahl von Datensätzen, die bei einem Single Request per LDAP zurückgegeben wird. Unter der folgenden URL ist beschrieben, wie Sie diese Beschränkung umgehen können: https://www.novell.com/support/kb/doc.php?id=7012565
4.3.3.7
Einrichtung Single Sign-on für Active Directory über LDAP
Um gegen ADS über LDAP synchronisieren zu können muss in der Schema-Erweiterung in SAPERION das eindeutige Feld "UID" auf das Feld "ObjectGUID" im LDAP gemappt werden. Durch eine Benutzersynchronisation wird nun die passende ID des Benutzers in das Feld gemappt. Dazu sind folgende Schritte erforderlich:
+
Für die Single Sign-on Anmeldung muss der Benutzer so in die Domäne integriert sein, dass er alle Account Informationen vom Domain Controller erhalten kann.
+
Die Systemtabelle "XSUSR_Schema" muss über Doppelklick auf das Feld neben "Benutzer" in der Spalte "Tabelle" in der Schema-Erweiterung erstellt werden.
+
Das Feld "UID" muss eindeutig sein und hinzugefügt werden.
+
Das Feldes in der Schema-Erweiterung muss mit der "ObjectGUID" gemappt werden.
i
Es handelt sich dabei um eine weltweiteindeutige ID, die eine Zuordung des Benutzers komplett sicher macht (siehe Microsoft SID vs. GUID). Die GUID bleibt für die Existenz des Benutzers konstant.
!
Um Single Sign-on mit Open LDAP verwenden zu können, muss eine Domäne emuliert werden, damit die vorgenannten Bedingungen erfüllt werden können.
4.3.3.8
Ablauf Single Sign On gegen Active Directory über LDAP
+
Am Client wird über das Windows API der Distinguished Name des angemeldeten Users und die Windows-GUID ("ObjectGUID"), die dem Benutzer zugeordnet ist, ermittelt.
+
Um die GUID zu ermitteln, muss der Client-Rechner mit dem Domain-Controller kommunizieren können.
+
Name und GUID werden an den Core Server geschickt.
+
Der Core Server sucht nach dem Benutzer in seiner Benutzerverwaltung.
+
Es wird geprüft, ob es eine Schema-Erweiterung mit dem Feld "UID" gibt.
+
Ist dies der Fall, wird der Wert im Feld "UID" mit der übergebenen "ObjectGUID" verglichen.
134
5.1
+
Reports - Überblick
Wenn beide Werte identisch sind, ist die Anmeldung erfolgreich.
5
Reports
5.1
Reports - Überblick
Reports sind neben Datenbankdefinitionen (DDC-Dateien) und Masken (QBE-Dateien) ein weiterer Bestandteil von Szenarien. Reports dienen dem Ausdruck von Datenbankinformationen. In SAPERION können Sie standardmäßig folgende Reports erstellen:
+
Deckblatt zum Ausdrucken der Indexdaten
+
Hintergrundformular zum Einbinden von Firmenlogos, etc.
+
Druckliste eines Abfrageergebnisses in der Ergebnisliste
+
Druckliste der gesamten Benutzerverwaltung
+
Druckliste einer hierarchischen Smartlink-Struktur
+
Druckliste einer hierarchischen Outliner-Struktur
Die Definition von Reports können Sie sich wie die Gestaltung von Standardvordrucken oder leeren Formularen vorstellen. Sie definieren beliebig viele Objekte auf einer beliebig großen Vorlage (in der Regel DIN A4) und legen fest, wie SAPERION diese Objekte ausfüllen soll. Dabei können Sie die Lage und Größe der Objekte frei wählen.
5.2
Der SAPERION List&Label-Designer
SAPERION stellt Ihnen mit dem List&Label-Designer ein Werkzeug zur Verfügung, Reports zu definieren. Mit diesem Tool haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Druckvorlagen für den Ausdruck von Informationen aus der Datenbank zu generieren. Eine Druckvorlage wird auch als "Projekt" bezeichnet. Hierbei sind zwei verschiedene Projektarten auswählbar:
+
Projektmodus "Etiketten" Mit diesem Projektmodus erstellen Sie Deckblätter oder Hintergrundformulare. Hier können Sie immer nur die Daten aus einem einzelnen Datensatz in ein Etikett übertragen. Allerdings lassen sich mehrere Etiketten auf einer Seite platzieren.
+
Projektmodus "Listen" Mit diesem Projektmodus erstellen Sie Drucklisten (Abfrageergebnisse, Benutzerverwaltung, Smartlink Struktur, Outliner Struktur). Bei Listen lassen sich mehrere Datensätze tabellarisch darstellen.
Einzelne Bestandteile eines Projekts sind "Objekte". So kann z.B. ein Etikettenprojekt aus je einem Objekt für die Absenderzeile, dem Adressblock und dem Logo bestehen. Diese Objekte wiederum enthalten die zu druckenden Informationen und tragen die zugehörigen Layouteigenschaften wie Schriftarten, Ausrich-tungen, Umbrüche, Farben, etc. Die verschiedenen Typen von Objekten können
135
5
Reports
Sie im Arbeitsbereich frei platzieren und in der Größe verändern. Je nach Art kann ein Objekt unterschiedliche Informationen darstellen oder Eigenschaften haben (siehe Kapitel "Objekt-Typen"). Für ein im List&Label-Designer angelegten Report (Druckliste, Deckblatt, Hintergrundformular) muss stets ein Drucker definiert sein. Wenn kein Drucker explizit angegeben wird, wird der zu diesem Zeitpunkt als Standarddrucker definierte Drucker verwendet. Der Ausdruck des Reports erfolgt immer auf den im List&Label-Designer definierten Drucker, auch wenn dieser zum Zeitpunkt des Ausdrucks nicht mehr Standarddrucker unter Windows ist.
5.2.1
Die Benutzeroberfläche
Abb. 5–1: List&Label- Designer Oberfläche
5.2.1.1
Arbeitsbereich
Im Mittelpunkt des Designers steht der Arbeitsbereich. Er ist das einzige Fenster, das immer sichtbar und an das Designerfenster gebunden ist. Die anderen Toolfenster, wie z.B. die Eigenschaftsliste und die Objektliste lassen sich an einer beliebigen Seite des Arbeitsbereichs andocken. Am unteren Rand des Arbeitsbereichs können den Modus der Ansicht wählen:
+
Layout-Modus Objektrahmen und Inhalt der Objekte als Formeln. Dieser Modus eignet sich besonders gut für schnelles Arbeiten, außerdem erlaubt er ein genaues Positionieren der Objektrahmen.
+
Layout-Vorschau Objekte in WYSIWYG-Ansicht. Zudem werden die Objekte transparent, in der Farbe der Ebene, der Sie zugeordnet sind, gezeichnet. Dieser Modus vereint die Vorteile von Layout- und Vorschaumodus. Er liefert eine sehr genaue Vorstellung vom späteren Druckergebnis.
+
Vorschau-Modus
136
5.2
Der SAPERION List&Label-Designer
Inhalt ist mit dem Inhalt des Vorschaufensters identisch. Im Gegensatz zum Vorschaufenster können Sie alle Objekte bearbeiten.
5.2.1.2
Toolleiste
Die Objekte des Designers können Sie direkt über Schaltflächen in der Toolleiste selektieren und in das Projekt einbinden (es handelt sich um die gleichen Befehle unter " Objekte > Einfügen"). Wenn Sie mit der Maus kurz auf einem Button verharren, erscheint zur Erläuterung der jeweiligen Funktion ein Tooltip. Abb. 5–2: Objekt-Toolleiste
5.2.1.3
Variablenliste
Die Variablenliste zeigt alle im aktuellen Projekt verfügbaren Variablen an, in Listenprojekten zudem alle verfügbaren Felder. In der hierarchischen Liste wird zwischen Variablen, Feldern, benutzerdefinierten Variablen und Summenvariablen unterschieden. Benutzerdefinierte Variablen und Felder können selbst noch hierarchisch gegliedert sein. Der Inhalt von Variablen ist im Normalfall gleich bleibend zumindest auf einer Druckseite, Felder ändern sich von Tabellenzeile zu Tabellenzeile. Wenn Sie bestehenden Objekten Variablen bzw. Felder zuweisen wollen, können Sie die gewünschten Variablen und Felder einfach aus der Liste auf das entsprechende Objekt per Drag&Drop ziehen.
Abb. 5–3: Beispiel: Variablenliste
5.2.1.4
Ebenen
Das Ebenenfenster zeigt die verschiedenen Darstellungsebenen oder Schichten eines Projektes an. Gerade bei komplexeren Projekten können Sie die Übersichtlichkeit erheblich verbessern, indem Sie zusammengehörige Objekte einer eigenen Ebene zuordnen, die dann bei Bedarf ein- und ausgeblendet werden kann. Für jede Ebene, d.h. die ihr zugeordneten Objekte, können Sie eine spezielle Darstellungsbedingung für den Druck definieren. So könnte eine Ebene z.B. für die Objekte definiert
137
5
Reports
werden, die auf Seite 1 eines mehrseitigen Projekts gedruckt werden sollen. Eine weitere Ebene könnte dann die Objekte der Folgeseiten aufnehmen.
5.2.1.5
Objektliste
Die hierarchische Objektliste stellt alle Objekte einer Druckvorlage mit einem kleinen Rechteck und ihrem Namen in der Reihenfolge dar, in der sie später gedruckt werden. Die Namen können Sie durch einfaches Klicken auf den alten Namen editieren. Die wichtigsten Befehle zu den jeweiligen Objekten stehen wie im Arbeitsbereich über Kontextmenüs zur Verfügung. Bei Objekten, deren Ebene momentan ausgeblendet ist, werden die Rechtecke vor dem Namen in Klammern gesetzt. Gesperrte Objekte werden durch ein kleines Kreuz gekennzeichnet.
5.2.1.6
Vorschau
Das Toolfenster Vorschau bietet Ihnen die Ansicht des Layouts im Arbeits-bereich. Wenn es nicht angedockt ist, können Sie es durch einen Mausklick im Fenster in den Vollbild-modus (bzw. zurück) schalten.
5.2.1.7
Eigenschaften
Im Toolfenster Eigenschaften werden die Eigenschaften der einzelnen Objekte dargestellt.
Abb. 5–4: Beispiel: Objekt-Eigenschaften
Über die Schaltflächen "Sortiert nach Rubriken" oder "alphabetisch sortiert " wird die Sortierung der Liste eingestellt. Um eine Eigenschaft zu ändern, klicken Sie in die Wertespalte. Bei fest vorgegebenen Werten erfolgt die Eingabe des Wertes über eine Combobox. Bei manchen Eigenschaftsgruppen steht ein zusätzlicher Dialog für eine noch bequemere Eingabe der Eigenschaften zur Verfügung. Diesen erreichen Sie durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche (siehe Abbildung: "Dateiname").
138
5.3
Anlegen eines Reports (Projekts)
Des Weiteren besteht die Möglichkeit für fast alle Eigenschaften den Wert über eine Formel zu berechnen. Dazu klicken auf die [Formel]-Schaltfläche.
5.3
Anlegen eines Reports (Projekts)
Der Befehl zum Definieren von Reports erfolgt direkt aus dem SAPERION-Client heraus. Es öffnet sich automatisch der List&Label-Designer in einer kontextabhängigen Voreinstellung. Nicht benötigte Menübefehle sind deaktiviert und ein ggf. bereits definierter Bearbeitungsstand wird automatisch angezeigt. Existiert kein Report, wird automatisch ein neuer initialisiert. Dafür wird der Projektassistent von List&Label aufgerufen (die verschiedenen Druckvorlagen werden hier "Projekte" genannt). Der Projektassistant hilft Ihnen, die wichtigsten Einstellungen sowie ein Grundgerüst ihres Projekts zu generieren. Sie können den Assistenten jederzeit über die Schaltfläche [Abbrechen] beenden und die Einstellungen manuell vornehmen.
5.3.1
Definition von Deckblättern und Hintergrundformularen 1.
Klicken Sie im Ribbon DESIGN > Gruppe DRUCKFORMULARE > Befehl DECKBLÄTTER/ HINTERGRUNDFORMULARE. Es öffnet sich automatisch der List&Label-Designer mit dem Projekt-Assistenten.
2.
Im ersten Fenster weist Sie der Projekt-Assistent entsprechend auf die Neuanlage eines Projekts hin. Klicken Sie auf [Weiter].
3.
Wählen Sie durch Aktivieren des entsprechenden Radiobuttons +
ob für alle Seiten ein Drucker verwendet werden soll
+
ob unterschiedliche Drucker für die erste Seite/ Folgeseiten verwendet werden soll.
Klicken Sie auf [Weiter].
139
5
4.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Auswahl]. Der Dialog "Druckeinrichtung " öffnet sich; hier definieren Sie einen Drucker und auch die Papiergröße und Ausrichtung. Klicken Sie auf [Weiter].
5.
Bei der Definition von Deckblättern und Hintergrundformularen können Sie abschließend festlegen, ob eine Titelzeile erzeugt werden soll. Zusätzlich können Sie wählen, wie viele Textobjekte horizontal und vertikal eingefügt werden sollen.
140
Reports
5.3
i
Anlegen eines Reports (Projekts)
Bei Verwendung von Hintergrundformularen funktioniert die Seitennummerierung über die Funktion Page() nicht.
Wenn die Schaltfläche [Fertig!] betätigt wird, wird entsprechend Ihren Angaben ein Report erzeugt.
5.3.2
Definition von Drucklisten 1.
Klicken Sie im Ribbon DESIGN > Gruppe DRUCKFORMULARE > Befehl DRUCKLISTEN. Es öffnet sich automatisch der List&Label-Designer mit dem Projekt-Assistenten.
2.
Im ersten Fenster weist Sie der Projekt-Assistent entsprechend auf die Neuanlage eines Projekts hin. Klicken Sie auf [Weiter].
3.
Wählen Sie durch Aktivieren des entsprechenden Radiobuttons +
ob für alle Seiten ein Drucker verwendet werden soll
+
ob unterschiedliche Drucker für die erste Seite/ Folgeseiten verwendet werden soll.
Klicken Sie auf [Weiter]. 4.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Auswahl]. Der Dialog "Druckeinrichtung " öffnet sich; hier definieren Sie einen Drucker und auch die Papiergröße und Ausrichtung. Klicken Sie auf [Weiter].
5.
Aktivieren Sie bei Bedarf die Checkbox "Seitennummerierung erstellen". Außerdem können Sie Optionen zur Erzeugung eines Titels einstellen. Klicken Sie auf [Weiter].
6.
Stellen Sie die Optionen für die Generierung der Tabelle ein. Sie können ein Zebramuster hinterlegen und eine Zusammenfassung erzeugen. Klicken Sie auf [Weiter].
7.
Wählen Sie nun die die Felder aus, die in der Tabelle aufgelistet werden sollen.
141
5
Reports
Wenn die Schaltfläche [Fertig!] betätigt wird, wird entsprechend Ihren Angaben ein Report erzeugt.
5.3.3
Speichern und Löschen von Reports
Speichern von Reports Das Speichern von Reports ist jederzeit während der Bearbeitung über "Datei > Speichern" möglich. Sollten Sie das Speichern einmal vergessen haben, werden Sie beim Verlassen des List&Label-Designers automatisch noch einmal gefragt, ob Sie die Änderungen speichern möchten. Ein Report besteht stets aus drei Dateien.
+
Reports vom Typ "Etikette" haben die Dateikennungen CRD, CRV und CRP.
+
Reports vom Typ "Liste" haben die Dateikennungen LST, LSP, LSV.
Die Speicherung dieser Dateien erfolgt in der Regel im DEFS-Verzeichnis von SAPERION. Drucklisten und Deckblätter übernehmen als Dateinamen den Namen der dazugehörigen DDC-Datei. Die anderen Namen der Reports können frei gewählt werden. Drucklisten und Deckblätter können auch maskenbezogen definiert werden. Sie übernehmen dann die Namen der dazugehörigen Masken und werden im Verzeichnis "masks" von SAPERION gespeichert.
142
5.4
Objekt-Typen
Löschen von Reports Zum Löschen eines Reports müssen diese drei Dateien entfernt werden.
5.3.4
Ausdrucken eines Deckblatts
Bei jedem Druckbefehl können Sie im Dialogfenster "Drucken" angeben, ob das Dokument zusammen mit einem dazugehörigen Deckblatt ausgedruckt werden soll. Bei Bedarf kann der Druck auch auf einem Hintergrundformular erfolgen.
5.4
Objekt-Typen
Im List&Label-Designer stehen Ihnen folgende Objekte zur Verfügung:
Abb. 5–5: Auswahl Objekte über das Menü Objekt-Typen Objekt-Typ
Beschreibung
Text
In Textobjekte können Sie feste Texte mit variablen Feldern beliebig vermischen. Darüber können Sie zeilenweise Attribute wie Schrift in Größe, Art, Farbe, Ausrichtungen etc. festlegen und einen Abstand zur nächsten Zeile festlegen.
Rechtecke
Für Reckecke können Rahmenstärke, Farben und Füllmuster sowie Schatten definiert werden.
Kreise und Ellipse
Für Kreise oder Ellipse können Rahmenstärke, Farben und Füllmuster definiert werden.
Linien
Für Linien können Strichstärke, Linienart und Farbe definiert werden.
Bild (Metafiles oder Bitmaps)
Diese Objekte erlauben das Einbinden von Grafikdateien wie beispielsweise ihr Firmenlogo (vom Typ BMP, RLE, DIB, WMF, TIFF, PCX). Mit der Einstellung "Original" können Sie bewirken, dass die erste Originalseite ihres Dokumentes entsprechend skaliert eingefügt wird. Thumbnails können ebenfalls gedruckt werden.
Barcodes
Diese Objekte erlauben es, feste Texte oder variable Inhalte als Barcode darzustellen. Dabei können Eigenschaften wie Barcodetyp, Farbe, Klartext und Orientierung eingestellt werden. Indexfelder können nur als Barcode ausgedruckt werden, wenn Sie in der Datenbankdefinition mit der Feldeigenschaft Barcode definiert sind.
143
5
Reports
Objekt-Typ
Beschreibung
Tabellen (Listen)
Diese Objekte erlauben die Darstellung von festen Texten und variablen Inhalten über mehrere Datensätze hinweg. Dabei können Layout-Eigenschaften wie das Aussehen der Liste, verwendete Schriften, Spaltenbreiten und Ausrichtungen, Umbrüche, Fußzeilen, etc. festgelegt werden.
Formatierter Text
Formatierte Textobjekte können zusätzlich zu Textobjekten Formatierungswechsel auch innerhalb der Zeile enthalten.
Formular-Elemente
Diese Objekte ermöglichen Eingaben in der Vorschau.
Formularvorlagen
Diese Objekte können als Vorlage im Hintergrund des Arbeitsbereiches platziert werden, um andere Objekte gezielt daran ausrichten zu können. Dies ist hilfreich bei der Gestaltung komplexer Formulare anhand von Vorlagen. Objekte vom Typ Formularvorlage können nur über die Objektliste ("Objekte >Objektliste") markiert und gelöscht werden.
Chart
Dieses Objekt dient zur Auswertung und Darstellung aller Arten von Daten. Sie können damit zum Beispiel Umsatzverläufe untersuchen. Es steht Ihnen eine Vielzahl verschiedener Diagrammtypen zur Verfügung, die für unterschiedlichste Anwendungen benutzt werden können. Die meisten Diagrammtypen können in verschiedenen Versionen vorkommen.
HTML Text
Um in Ihren Projekten HTML formatierte Texte (z.B. Webseiten) anzuzeigen, benötigen Sie das HTML Objekt. Das Objekt unterstützt die HTML 3.2 Spezifikation. Zudem werden einige erweiterte Tags und Cascading Stylesheets zumindest teilweise unterstützt.
OLE Container
Diese dienen als Container für verschiedene OLE-Server-Dokumente. Es können z.B. in Word, Excel oder Visio erstellte Dokumente in ein Projekt eingebunden werden.
5.4.1
Einfügen eines Objekts
Zum Einfügen des gewünschten Objekts gehen Sie wie folgt vor: 1.
Klicken Sie im List&Label-Designer im Menü "Objekte > Einfügen". Alternativ können Sie auch eine Variable aus der Variablenliste per Drag&Drop auf den Arbeitsbereich ziehen.
2.
Wählen Sie anschließend das gewünschte Objekt aus und ziehen mit der Maus auf dem Arbeitsbereich auf. Befindet sich an der Zielstelle noch kein Objekt, wird automatisch ein solches erstellt und die Variable dem Objekt zugewiesen.
3.
Anschließend können Sie das Objekt mit den entsprechenden Inhalten und LayoutEigenschaften versehen.
5.4.2
Bearbeiten eines Objekts
Um ein existierendes Objekt zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor: 1.
Selektieren Sie das Objekt im Arbeitsbereich, welchse Sie bearbeiten möchten. Ein selektiertes Objekt erkennen Sie an seinem hervorge-hobenen Rah-men. Wenn Sie ein neues Objekt erzeugen, ist es automatisch selektiert und kann direkt verändert werden.
144
5.4 2.
5.4.3
Objekt-Typen
Klicken Sie mit der linken Maustaste in das Objekt.
Objekt-Typ "Text"
Objekte vom Typ "Text" können über das Toolfenster "Variablenliste" in das Seitenlayout eingefügt werden. Die Indexfelder der aktuell geladenen DDC-Datei sind hier zusammen mit speziellen List&Label-Variablen aufgelistet und können per Drag&Drop auf das Report-Formular in das Feld "Absätze" gezogen werden. Weitere Bearbeitungen können Sie nach einem Doppelklick im Dialogfenster "Text-Eigenschaften" vornehmen. Im Textbereich "Absätze" befindet sich der Variablenname des Datenbankfeldes. Ein direktes Bearbeiten im Textbereich "Absätze" ist hier nicht möglich und erfolgt nach Doppelklick im Dialogfenster "Text bearbeiten". Hier können beliebige Ausdrücke aus mehreren Variablen zusammengesetzt werden (siehe "Erstellen von Ausdrücken aus einzelnen Objekten").
i
Für die Ausgabe der Anzahl der Datensätze einer Seite oder des gesamten Dokuments sollten die Variable "CountPrintedData" bzw. "CountPrintedDataThisPage" verwendet werden, da diese Funktionen tatsächlich zählen, wie viele Zeilen auf der Seite angekommen sind.
5.4.4
Objekt-Typ "Tabelle"
Das Erstellen von Objekten vom Typ "Tabelle" ist bei Reports vom Typ "Liste" erforderlich. Nach dem Anlegen des Objekts auf dem Arbeitsbereich können Sie per Doppelklick das Dialogfenster "Tabelle" öffnen. Um eine einfache Tabelle mit Spaltenüberschriften und Datenzeilen zu erstellen, gehen Sie bei der Erstellung der Tabelle typischerweise folgendermaßen vor: 1.
Das Einfügen von Datenbankfeldern kann über das Toolfenster "Variablenliste" erfolgen. Die Indexfelder der aktuell geladenen DDC-Datei sind hier zusammen mit speziellen List&Label-Variablen aufgelistet. Sie können die gewünschten Variablen per Drag&Drop auf das Report-Formular in das Feld "Zeile" in der Registerkarte "Datenzeile" ziehen.
2.
Bei Bedarf können Sie auch mehrere Variablen zu beliebigen Ausdrücken zusammen setzen. Eine direktes Bearbeiten im Textbereich "Zeile" ist hierbei allerdings nicht möglich und erfolgt nach Doppelklick im Dialogfenster "Tabelle bearbeiten" (siehe Erstellen von Ausdrücken aus einzelnen Objekten).
3.
Die Spaltenüberschriften werden in der Registerkarte "Kopfzeile" definiert. Ist die Kopfzeile leer, können die Variablennamen der in der Registerkarte "Datenzeile" definierten Felder übernommen werden. Per Doppelklick auf einen Eintrag können Sie eine bestehende Überschrift überschreiben, der Eintrag "..." ermöglicht das Anhängen weiterer Einträge.
i
Umschließen Sie bitte den Text für die Überschrift mit Anführungsstrichen.
145
5 4.
i
Reports
Die Festlegung der Spaltenbreiten erfolgt im Arbeitsbereich durch ein Verschieben des rechten Spaltenrandes bei gedrückter Maustaste.
Durch ein Markieren von mehren Einträgen im Feld "Zeile" mit gedrückter -Taste können komfortabel gemeinsame Spalteneigenschaften eingestellt werden.
5.5
Variable, Formeln und Ausdrücke
Objekte in Reports vom Typ "Text" oder "Tabelle" können bei Bedarf auch so definiert werden, dass der Inhalt aus mehreren Variablen zu beliebigen Ausdrücken zusammengesetzt werden. Mit Hilfe von Formeln und Ausdrücken können die in Variablen und festem Text enthaltenen Informationen nahezu beliebig verknüpft oder verändert werden. Hierzu dienen "Formeln" oder "Ausdrücke". In Formeln oder Ausdrücken können fester Text und Variablen in "Funktionen" eingesetzt und über "Operatoren" miteinander verknüpft werden. Informationen können aus dem übergeordneten Programm dynamisch übernommen werden. Solche Informationen werden als "Variablen" bzw. "Felder" in die Projekte eingefügt. Felder sind dabei die sich pro Zeile ändernden Daten einer Tabelle, Variablen sind pro Seite gleichbleibend. So können Sie z.B. als Inhalt für die Spalte einer Liste die Variable TELEFON wählen. Ge-druckt werden dann in dieser Spalte die verschiedenen Telefonnummern zu den Datensätzen der Datenbank. Variablen sind also Platzhalter.
5.5.1
Elemente eines Ausdrucks
Fester Text, Variablen, Formeln, Funktionen, Verknüpfungen und dergleichen - im Folgenden allgemein als "Elemente von Ausdrücken" bezeichnet - werden alle über einen gemeinsamen Dialog eingefügt und kombiniert. Dieser Dialog enthält einen Assistenten, der Sie bei der Wahl der korrekten Schreibweise unterstützt.
Abb. 5–6: Dialog "Text bearbeiten"
146
5.6
Reports in SAPERION
Dialog "Text bearbeiten" Registerkarte
Beschreibung
Variablen und Funktionen
Hier werden die kontextabhängig zur Verfügung stehenden Variablen aufgelistet.
Bedingung
Dialog für die Definition von Bedingungen
Text
Dialog zur Eingabe von Texten
Datumsformat
Liste verfügbarer Datumsformate
Zahlenformat
Liste verfügbarer Zahlenformate
Operatoren
Liste verfügbarer Operatoren
Über die Schaltfläche [Einfügen] können Sie auf jeder Registerkarte den aktuell selektierten Eintrag in das darunter befindliche Textfeld mit der Definition des Ausdrucks einfügen. Auf diese Weise können Variable mit anderen Variablen, Funktionen, festen Texten etc. beliebig auf der Basis der Programmiersprache Basic zu einem Ausdruck zusammengesetzt werden. Einzelne Teile werden automatisch durch "+" miteinander verbunden. Erfahrene Benutzer können den Basic-Ausdruck auch direkt eintippen. Wenn die Syntax korrekt ist, wird dieses darunter angezeigt, anderenfalls eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Korrekte Ausdrücke sind z.B.:
+
Ebene0 + ", " + Ebene1 Zwei Variablen zusammengesetzt
+
"Tag und Zeit: " + Druckdatum + " " + Druckzeit Zusammengesetzter Ausdruck für Druckdatum und -zeit
+
Date$(Today(),"%D, %d.%m.%y") Formatierte Ausgabe der aktuellen Datums
Der von Ihnen generierte Ausdruck wird bereits während seiner Entstehung ständig auf seine korrekte Schreibweise geprüft. Eventuelle Syntaxfehler werden im Infofeld unterhalb der Bearbeitungszeile angezeigt, zusammen mit einem Hinweis auf die Ursache des Fehlers. Solange der Ausdruck nicht vollständig ist, wird die Prüfung in der Regel einen Syntaxfehler ergeben, daran sollten Sie sich nicht stören. Wenn der Ausdruck komplett ist, sollte der daraus entstandene Text mit den Beispiel-Daten des Designers angezeigt werden. Um komplexe Ausdrücke übersichtlich zu erstellen, können Sie diese über mehrere Zeilen verteilen.
5.6
Reports in SAPERION
Jedes Dokument kann in SAPERION zusammen mit einem Deckblatt ausgedruckt werden. Auf diesem Deckblatt können Sie eine Vielzahl von Informationen ausgeben lassen:
+
Alle Indexdaten des Dokuments (bis auf Volltextfelder)
+
Systemvariablen (Anzahl der Seiten, Archivierungsdatum, aktuelles Druckdatum)
+
Mit Hilfe von Basic berechnete Werte aus Indexdaten und Systemvariablen
+
Vielfältige Formatierungen für Variable vom Typ Datum und Uhrzeit
+
Grafische Elemente (Bilder wie z.B. Firmenlogos, Rechtecke, Linien, Ellipsen)
147
5
+
Reports
Formatierte Texte in verschiedenen Schriftarten, -größen etc.
5.6.1
Report zum Ausdruck von Hintergrundformularen
Bei Hintergrundformularen handelt es sich um Reports vom Typ "Etikette". Bei mehrseitigen Dokumenten können für die erste Seite und die Folgeseiten unterschiedliche Reports definiert und unterschiedliche Drucker bzw. Einzugsschächte verwendet werden. SAPERION bietet die Möglichkeit, archivierte Images zusammen mit einem Hintergrundformular auszudrucken. Informationen zu den hierbei unterstützten Imageformaten, Auflösungen und Komprimierungen entnehmen Sie bitte der List&Label Hilfe. Auf diesem Hintergrundformular können Sie beispielsweise Ihr Firmenlogo, Ihre Bankverbindung etc. integrieren.
5.6.1.1
Erstellen und Bearbeiten eines Hintergrundformulars
Um ein neues Hintergrundformular zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1.
Klicken Sie im Ribbon DESIGN > Gruppe DRUCKFORMULARE > Befehl HINTERGRUNDFORMULARE. Der List&Label-Designer öffnet sich mit dem zuletzt bearbeiteten Hintergrundformular bzw. Deckblatt..
2.
Klicken Sie im Designer den Menübefehl "Datei > Neu", um ein neues Hintergrundformular zu erstellen (oder "Datei > Öffnen", um ein bereits bestehendes zu bearbeiten).
3.
Wählen Sie aus der Werkzeugliste, die sich am linken Rand befindet, das Zeichnungssymbol aus.
4.
Ziehen Sie einen Rahmen über das gesamte Blatt.
5.
Wählen Sie aus der Variablenliste die Variable "Original" und ziehen Sie diese Variable in den gerade erstellten Rahmen.
6.
Erstellen Sie einen neuen Rahmen. In diesen Rahmen können Sie jetzt die gewünschten Elemente oder vorgefertigte Bitmaps einfügen.
7.
Um Bitmaps einzufügen, führen Sie einen Doppelklick in diesem Rahmen aus. Im "Öffnen"-Dialog können Sie das gewünschte Bild auswählen.
8.
In dem "Eigenschaften"-Fenster werden die Eigenschaften des eingefügten Objekts dargestellt. Hier können Sie die Bearbeitung bei Bedarf vornehmen.
9.
Speichern Sie abschließend das neu erstellte Hintergrundformular ab.
148
5.6
i 5.6.1.2
Reports in SAPERION
Ein noch nicht gespeichertes Hintergrundformular wird zunächst als Report unter dem Namen UNBEKANNT.* gespeichert.
Ausdrucken eines Dokuments mit Hintergrundformular
Bei jedem Druckbefehl können Sie im Dialogfenster "Drucken" angeben, ob das Dokument auf einem Hintergrundformular ausgedruckt werden soll. Bei Bedarf kann der Druck auch zusammen mit einem Deckblatt erfolgen.
5.6.1.3
Verwenden von SAPERION-Systemvariablen
In Hintergrundformularen können auch Systemvariablen wie z.B. "NumPages", "Pages", "DBName" angezeigt werden. Dazu ist muss an der entsprechenden Stelle ein Rahmen für eine Variable gezogen werden. Tragen Sie den Verweis auf die gewünschte Variable in der folgender Form ein: External$(„“)
5.6.2
Report zum Ausdruck von Abfrageergebnissen und Mappen
Um die Indexdaten eines Abfrageergebnisse oder einer Mappe ausdrucken zu können, muss ein Report vom Typ "Liste" definiert werden. Reports für das Ausdrucken eines Abfrageergebnisses können für eine Datenbankdefinition (DDC-Datei) oder ausschließlich für eine bestimmte Abfragemaske definiert werden.
5.6.2.1 1.
Erstellen und Bearbeiten einer Druckliste Laden Sie zunächst die gewünschte Datenbankdefinition über Ribbon DESIGN > Gruppe TABELLEN > Befehl DEFINTION LADEN.
! 2.
Beim Definieren einer neuen datenbankbezogenen Druckliste muss vorher die dazugehörige Datenbankdefinition geladen werden.
Klicken Sie anschließend im Ribbon DESIGN > Gruppe DRUCKFORMULARE > Befehl DRUCKLISTE. Der List&Label-Designer öffnet sich.
149
5
Reports
Wenn bereits eine Druckliste existiert, wird automatisch der letzte Bearbeitungsstand eingestellt.
5.6.2.2
Ausdrucken von Abfrageergebnissen und Mappen
Nachdem Sie eine Druckliste definiert haben, haben Sie die Möglichkeit, das Ergebnis einer Suchabfrage auszudrucken oder über eine Druck-Vorschau vorher anzeigen zu lassen. Diese Funktionen stehen Ihnen nicht nur innerhalb der Suchmaske, sondern auch im Dialogfenster "Abfrage-Ergebnis" zur Verfügung, welches sich öffnet, wenn Sie die Suchmaske mit [OK] verlassen. Der Inhalt von Mappen kann ebenfalls auf diese Weise ausgedruckt werden.
i
Der Inhalt von Volltextfeldern kann aus technischen Gründen nicht in einem Report angezeigt werden.
5.6.3
Report zum Ausdruck der Benutzerverwaltung
Mit der Schaltfläche [Drucken] wird Ihnen innerhalb des Benutzermanagers die Möglichkeit gegeben, die gesamte Benutzerverwaltung von SAPERION (Hierarchie der Benutzer und Gruppen) auszugeben. Die Datenbankinformationen können als Report ausgedruckt, in einer Vorschau angezeigt oder in einer CSF-Datei abgespeichert werden. Die Ausgabe kann nach Benutzer oder Gruppen sortiert erfolgen.
5.6.3.1
Verwenden von Reports zum Drucken oder Anzeigen
Für die Verwendung von Reports müssen Sie den Dateinamen des Reports eingeben oder über die Schaltfläche [Suchen] auswählen. Ist noch kein Report vorhanden, können Sie hier einen beliebigen Dateinamen eingeben. Mit der Schaltfläche [Bearbeiten] gelangen Sie in den List&Label-Designer. Dort wird der letzte Bearbeitungsstand geladen bzw. ein neuer Report angelegt. Wurde "Report drucken" gewählt, öffnet sich nun ein Druckdialog, der vom Prinzip den unter Windows bekannten Druckdialogen entspricht. Wurde "Report anzeigen" gewählt, wird das Ergebnis zunächst in einem Vorschau-Fenster des List&Label-Designer auf dem Bildschirm dargestellt, kann aber auch von hier ausgedruckt werden.
i
Um die in SAPERION definierte Benutzerverwaltung ausdrucken zu können, müssen Sie einen entsprechenden Report vom Typ "Liste" definieren. Beispielhafte Reports für das Drucken der Benutzerverwaltung werden automatisch bei der Installation von SAPERION im "defs"-Verzeichnis abgelegt. Die Dateien (SORT*.*) befinden sich zudem im Verzeichnis "...\COMMON\DEMO" auf der SAPERION Programm-CD.
5.6.3.2
Speichern in eine CSF-Datei
Für das Speichern der Benutzerverwaltung in einer CSF-Datei benötigen Sie keinen vorher definierten Report. Sie müssen lediglich einen entsprechenden Dateinamen eingeben oder über die
150
5.6
Reports in SAPERION
Schaltfläche [Suchen] auswählen. Die CSF-Datei kann anschließend mit geeigneter Software (z.B. Tabellenkalkulation) weiter bearbeit werden.
5.6.3.3
Variablennamen der Benutzerverwaltung
Die Datenbankfelder für die Speicherung der Daten der Benutzerverwaltung besitzen folgende Namen: Variablennamen Benutzerverwaltung Datenbankfeld
Beschreibung
UserName, UserFullName, UserDescription
Benutzername , vollständig, Beschreibung
GroupName, GroupFullName, GroupDescription
Gruppenname, vollständig, Beschreibung
UserId
Benutzernummer
RoleName, RoleDescription
Profilname, Beschreibung
LocalConfig
Benutzerspezifisches Profil (0=deaktiviert, 1=aktiviert)
CommandCategories
bei "Kommandos" vergebene Funktionsrechte (0=deaktiviert, 1=aktiviert)
Commands
über die Schaltfläche [individuell] vergebene Funktionsrechte (codiert)
LocationName
Name des Standorts
In der Variablen "CommandCategories" haben die einzelnen Stellen Folgende Bedeutung
+
1. Stelle: Übernahme
+
2. Stelle: Indexieren
+
3. Stelle: Abfrage
+
4. Stelle: Anzeige/Druck
+
5. Stelle: Definieren
+
6. Stelle: Konfigurieren
+
7. Stelle: Administration
+
8. Stelle: Bearbeiten
+
9. Stelle: fremde Körbe
In der Variablen "Commands" können die Menü-IDs der betroffenen Menübefehle durch Leerzeichen getrennt eingegeben werden. Freigegebenen Menübefehle erhalten dabei ein "+", gesperrte ein "-" vor der als HEX-Code eingegebenen Menü-ID.
5.6.4
Report zum Ausdruck einer Smartlink-Struktur
1.
Öffnen Sie das Dokument im SAPERION-Viewer.
2.
Klicken Sie im Ribbon ANZEIGEN > Gruppe SMARTLINKS > Befehl LINK REPORT DRUCKEN.
3.
Die Datenbankinformationen können als Report ausgedruckt, in einer Vorschau angezeigt oder in einer CSF-Datei abgespeichert werden.
151
5
Reports
Ausgegeben wird für jeden definierten Smartlink exakt eine Zeile. SAPERION verfolgt dabei alle möglichen Pfade, die ein Benutzer ausgehend von dem aktuellen Dokument gehen kann. Um Endlosschleifen in großen Smartlink-Strukturen zu vermeiden, muss für eine maximale Rekursionstiefe angegeben werden. Jeder Pfad wird dann nur bis zu dieser maximalen Anzahl von Verzweigungsschritten verfolgt.
5.6.4.1
Verwenden von Reports zum Drucken oder Anzeigen
Für die Verwendung von Reports müssen Sie den Dateinamen des Reports eingeben oder über die Schaltfläche [Suchen] auswählen. Ist noch kein Report vorhanden, können Sie hier einen beliebigen Dateinamen eingeben. Mit der Schaltfläche [Bearbeiten] gelangen Sie in den List&Label-Designer. Dort wird der letzte Bearbeitungsstand geladen bzw. ein neuer Report angelegt. Wurde "Report drucken" gewählt, öffnet sich nun ein Druckdialog, der vom Prinzip den unter Windows bekannten Druckdialogen entspricht. Wurde "Report anzeigen" gewählt, wird das Ergebnis zunächst in einem Vorschau-Fenster des List&Label Designer auf dem Bildschirm dargestellt, kann aber auch von hier ausgedruckt werden.
i
Zum Drucken müssen Sie einen entsprechenden Report vom Typ "Liste" definieren.
5.6.4.2
Speichern in eine CSF-Datei
Für das Speichern einer Smartlink-Struktur in einer CSF-Datei benötigen Sie keinen vorher definierten Report. Sie müssen lediglich einen entsprechenden Dateinamen eingeben oder über die Schaltfläche [Suchen] auswählen. Die CSF-Datei kann anschließend mit geeigneter Software (z.B. Tabellenkalkulation) weiter bearbeitet werden.
5.6.4.3
Variablennamen einer Smartlink-Struktur
Die Datenbankfelder für die Speicherung der Daten einer Smartlink-Struktur entsprechen den Feldern im Dialogfenster "SmartLink-Parameter" (siehe Benutzerhandbuch "Rich Client") und besitzen folgende Namen: Varibalennamen Smartlink-Struktur Datenbankfeld
Beschreibung
Level
Rekursionstiefe der Hierarchieebene beginnend bei 1 - von SAPERION vergeben
Type
"D" für "weiteres Dokument anzeigen", "Q" für "Abfrage ausführen"
Descr
unter "Beschreibung" eingetragene Smartlink-Beschreibung
SearchVar
unter "Variable" definiert und als Vorbelegung im Maskenentwurf eingetragen
SearchVal
unter "Stichwort" definiert und automatisch in die Abfragemaske kopiert
Mask
Name der Maske wie z.B. "PROSP.QBE"
DefName
Name der Definitionsdatei - von SAPERION vergeben
Medium
Medien-ID des aufzurufenden Dokumentes - von SAPERION vergeben
Server
Server-ID des aufzurufenden Dokumenten - von SAPERION vergeben
152
5.6
Reports in SAPERION
Datenbankfeld
Beschreibung
Doc
Dokumenten-ID des aufzurufenden Dokumenten - von SAPERION vergeben
5.6.5
Report zum Ausdruck einer Outliner-Struktur
Über den Menübefehl "Drucken" aus dem Kontextmenü ist es möglich, ausgehend vom gerade im Outliner markierten Element die hierarchische Struktur des Outliners zu dokumentieren. Die Datenbankinformationen können als Report ausgedruckt, in einer Vorschau angezeigt oder in einer CSF-Datei abgespeichert werden.
5.6.5.1
Verwenden von Reports zum Drucken oder Anzeigen
Für die Verwendung von Reports müssen Sie den Dateinamen des Reports eingeben oder über die Schaltfläche [Suchen] auswählen. Ist noch kein Report vorhanden, können Sie hier einen beliebigen Dateinamen eingeben. Mit der Schaltfläche [Bearbeiten] gelangen Sie in den List&Label-Designer. Dort wird der letzte Bearbeitungsstand geladen bzw. ein neuer Report angelegt. Wurde "Report drucken" gewählt, öffnet sich nun ein Druckdialog, der vom Prinzip den unter Windows bekannten Druckdialogen entspricht. Wurde "Report anzeigen" gewählt, wird das Ergebnis zunächst in einem Vorschau-Fenster des List&Label Designer auf dem Bildschirm dargestellt, kann aber auch von hier ausgedruckt werden.
i
Zum Drucken müssen Sie einen entsprechenden Report vom Typ "Liste" definieren.
5.6.5.2
Speichern in eine CSF-Datei
Für das Speichern einer Outliner-Struktur in einer CSF-Datei benötigen Sie keinen vorher definierten Report. Sie müssen lediglich einen entsprechenden Dateinamen eingeben oder über die Schaltfläche [Suchen] auswählen. Die CSF-Datei kann anschließend mit geeigneter Software (z.B. Tabellenkalkulation) weiter bearbeit werden.
5.6.5.3
Variablennamen einer Outliner-Struktur
Die Datenbankfelder für die Speicherung der Daten einer Outliner-Struktur besitzen folgende Namen: Varibalennamen Outlinerstruktur Datenbankfeld
Beschreibung
Level
Hierarchieebene im Outliner beginnend bei 1 - von SAPERION vergeben
Col1
erste in der DDC-Datei der einzelnen Hierarchieebenen definierte Variable
Col2
zweite in der DDC-Datei der einzelnen Hierarchieebenen definierte Variable
...
153
6
Konfiguration SAPERION Web Services
Datenbankfeld
Beschreibung
Col
n-te in der DDC-Datei der einzelnen Hierarchieebenen definierte Variable
6
Konfiguration SAPERION Web Services
Die SAPERION Web Services bietet SOAP- und REST-basierte Schnittstellen zur Anbindung von Drittanbieter-Applikationen und deren Kommunikation mit dem SAPERION Backend.
6.1
Web Service Endpunkte
Die SAPERION Web Services lassen sich in SOAP und REST Web Services unterteilen.
6.1.1
SOAP Web Services
Die SOAP Web Services sind in sieben Endpunkte aufgeteilt. Jeder Endpunkt adressiert eine Dienstkategorie. Die folgenden SOAP Endpunkte werden unterstützt: SOAP Endpunkte Access Service Adresse
/scr-webservices/soap/AccessService
WSDL
/scr-webservices/soap/AccessService?wsdl
Beschreibung
Dieser Enpunkt bietet Verfahren zum Empfang von Dokumentenzugriffsinformationen.
Archive Service Adresse
/scr-webservices/soap/ArchiveService
WSDL
/scr-webservices/soap/ArchiveService?wsdl
Beschreibung
Dieser Endpunkt bietet Verfahren zum Archivieren und zur Suche von Dokumenten.
Content Service Adresse
/scr-webservices/soap/ContentService
WSDL
/scr-webservices/soap/ContentService?wsdl
Beschreibung
Dieser Endpunkt bietet Verfahren zum Download von Dokumenten.
Authentication Service Adresse
/scr-webservices/soap/AuthenticationService
WSDL
/scr-webservices/soap/AuthenticationService?wsdl
Beschreibung
Dieser Endpunkt bietet Verfahren zum Login/ Logout an das SAPERION Backend.
Configuration Service Adresse
/scr-webservices/soap/ConfigurationService
154
6.1
Web Service Endpunkte
WSDL
/scr-webservices/soap/ConfigurationService?wsdl
Beschreibung
Dieser Endpunkt bietet Verfahren zum Einholen von Informationen zur DDC und SAPERION Backend Konfigurationsinformationen.
Version Service Adresse
/scr-webservices/soap/VersionService
WSDL
/scr-webservices/soap/VersionService?wsdl
Beschreibung
Dieser Endpunkt bietet Verfahren zum Einholen und Bearbeiten von Dokumentenversionsinformationen.
Workflow Service Adresse
/scr-webservices/soap/WorkflowService
WSDL
/scr-webservices/soap/WorkflowService?wsdl
Beschreibung
Dieser Endpunkt bietet Verfahren zum Arbeiten mit SAPERION Workflow.
Nähere Informationen zu allen SOAP Web Service-Abrufe sind in der "Javadoc"-Dokumentation, die mit den Web Services mit ausgeliefert werden, enthalten. Die SOAP Web Service Schnittstellenklassen finden Sie im Java-Paket "com.saperion.ws".
6.1.2
REST Web Services
Die REST Web Services sind in drei Endpunkte unterteilt. Alle unterstützten Endpunkte und entsprechende REST-Abrufe mit all ihren Parametern sind in der automatisch generierten WADL-Datei (Web Application Definition Language) beschrieben. Diese finden Sie unter: "http://scr-webservices/rest/application.wadl" Folgende REST-Endpunkte werden unterstützt: REST Endpunkte Federated Search / Open Search Adresse
/scr-webservices/rest/federatedsearch
WADL
http://scr-webservices/rest/application.wadl
Beschreibung
Dieser Endpunkt bietet den Service einer Inhaltssuche (siehe auch Kapitel "Inhaltssuche").
HTML Gateway Adresse
/scr-webservices/rest/htmlgateway
WADL
http://scr-webservices/rest/application.wadl
Description
Dieser Endpunkt bietet Verfahren, um auf die SAPERION Notes Bridge- und Oracle Financials Aufrufe zu antworten. Nähere Informationen zur Notes Bridge Integration finden Sie in der jeweiligen Dokumentation.
Content Service Adresse
/scr-webservices/rest/content
WADL
http://scr-webservices/rest/application.wadl
155
6 Beschreibung
!
Konfiguration SAPERION Web Services
Dieser Endpunkt bietet folgende Methoden: +
getContent mit URL-Pfad "/{xhdoc}/{element}/ {filename}". Diese Methode liefert die angeforderte Dokumentenstruktur als Download.
+
getStructure mit URL-Pfad "/{xhdoc}/structure". Diese Methode liefert die Dokumentenstruktur des Dokuments mit dem angegeben XHDOC. Abhängig von dem Accept-Header der Abfrage kann die Antwort in den Formaten JSON, HTML oder XML erfolgen (siehe auch Abschnitt "Dokumentenstruktur", unten).
Sollten Sie den Einsatz von Oracle Financials planen, ist eine vorherige Abstimmung mit SAPERION unbedingt erforderlich.
Nähere Informationen zu allen SOAP Web Service-Abrufen sind in der "Javadoc"-Dokumentation, die mit den Web Services mit ausgeliefert werden, enthalten. Die SOAP Web Service Schnittstellenklassen finden Sie im Java-Paket "com.saperion.rs".
6.2
Konfiguration
Die Web Services werden in mehreren Konfigurationsdateien ausgeliefert. Bevor Sie die Services nutzen können, sind einige Einstellungen in diesen Dateien notwendig. Die Konfigurationsdateien befinden sich im folgenden Verzeichnis: "/webapps/scr-webservices/WEB-INF/classes/config’.
6.2.1
log4j.properties
Die SAPERION Web Services verwenden den Apache Log4J Logger, um Informationen und Fehlermeldungen zu protokollieren. Daher enthält diese Datei loggingspezifische Konfigurationen. Passen Sie die Datei entsprechend Ihren Logging-Anforderungen an.
156
6.2
Konfiguration
Nähere Informationen zur Konfiguration erhalten Sie auf der Webseite von Log4j-logger: http://logging.apache.org/log4j/index.html.
6.2.2 mime.types Diese Konfigurationsdatei wird für die Definition der MIME-Typen über die prüfenden Dateiendungen verwendet. Dies wird gebraucht, wenn Dokumente heruntergeladen oder über die Web Services angezeigt werden. Diese Datei muss nicht angepasst werden.
6.2.3
saperion.properties
Diese Konfigurationsdatei wird verwendet um die Verbindung der Web Services zum SAPERION Backend zu definieren.
6.2.4 webservice.xml Die "webservice.xml" ist die primäre Konfigurationsdatei zur Definition des Web Service-Verhaltens.
6.2.4.1
Pool-Eigenschaften
Die Web Services benutzen den Apache Commons Pool, um die multiplen SaClassicConnector-Verbindungen zum SAPERION Backend zu verwalten. Die ersten sechs Konfigurationsparameter bestimmen das Verhalten des Pools. Beispiel -1 -1 -1 2 -1 120 60
Pool-Parameter Parameter
Beschreibung
pool.max.idle
Max. Anzahl der Leerlaufinstanzen innerhalb des Pools. Geben Sie einen negativen Wert an, um eine unbegrenzte Anzahl des SaClassicConnectors festzulegen.
pool.min.idle
Min. Anzahl der Objekte, die im Pool erlaubt sind, bevor neue SaClassicConnector-Objekte generiert werden.
pool.max.active
Max. Anzahl von SaClassicConnector-Objekten, die innerhalb einer vorgegebenen Zeit durch den Pool zugeordnet werden. Geben Sie einen negativen Wert für eine unbegrenzte Anzahl an.
157
6
Konfiguration SAPERION Web Services
Parameter
Beschreibung
pool.exhausted.action
Aktion, die erfolgen soll, wenn ein SaClassicConnector-Objekt angefordert wird, der Pool aber ausgelastet ist (die max. Anzahl der "aktiven" Objekte ist erreicht). Folgende Werte werden unterstützt:
pool.max.wait
+
0 = ein NoSuchElementException wird ausgegeben.
+
1 = Der Pool ist blockiert bis ein SaClassicConnector-Objekt verfügbar wird oder wenn die max. Wartezeit (siehe Konfiguration: pool.max.wait) erreicht wird.
+
2 = Ein neues SaClassicConnector-Objekt wird trotzdem generiert.
Max. Zeit in Millisekunden, die der Pool blockiert sein soll bis eine Exception ausgegeben wird, wenn der Pool ausgelastet ist und die " pool.exhausted.action = 1". Wenn 0 oder -1 gesetzt wird, ist der Pool unendlich geblockt.
pool.session.timeout
Max. Zeit in Sekunden, in der die SaClassicConnector-Sitzung gültig ist.
pool.scheduler.interval
Max. Zeit in Sekunden, in der ein Scheduler ungültige Sitzungen prüfen soll.
Nähere Informationen zur Apache Commons Pool-Konfiguration erhalten Sie auf folgender Webseite: http://commons.apache.org/pool/.
6.2.4.2
Workflow-Eigenschaften
Die Workflow-Eigenschaften beziehen sich lediglich auf den Workflow Web Wervice-Endpunkt. Beispiel false true
Workflow-Parameter Parameter
Beschreibung
workflow.loadHistory
TRUE = Die Ergebnisse der Web Service Abrufe "getTask" und "getTasks" enthalten die gesamte Task-Historie.
workflow.loadUndefined
TRUE = Die Ergebnisse der Web Service Abrufe "getTask" und "getTasks" enthalten benutzerdefinierte Task-Felder.
6.2.4.3
Error Handling-Eigenschaften
Mit den Error Handling-Eigenschaften konfigurieren Sie die Nachverfolgung von aufgetretenen Fehlern. Beispiel false
158
6.2
Konfiguration
false true
Error Handling-Parameter Parameter
Beschreibung
ws.SendStackTrace
TRUE = Der Web Service sendet die gesamte Exception Stapelverfolgung als Antwort, wenn Exceptions auftauchen.
ws.debugtraffic
TRUE = Der Web Service verfolgt den Versende- und Empfangsverkehr (SOAP Meldungen) bis zur Standard Out-Konsole.
6.2.4.4
HTML Gateway-Eigenschaften
Beispiel application/pdf;image/jpeg 1
HTML Gateway-Parameter Parameter
Beschreibung
htmlgateway.inlineTypes
Gültige MIME-Typen, getrennt durch Semikolon, werden vom HTMLGateway-Service verwendet, um die Dokumenteninhalte, die als Original MIME-Typen geliefert werden, zu definieren. Daher würde ein Browser ein Image direkt umwandeln. Weitere MIME-Typen werden über einen "application/octet-stream" an den Client verteilt. Der Browser zeigt einen Download-Dialog an.
htmlgateway.defaultElement
Mit diesem Parameter können Sie festlegen, welches Element eines Dokuments angezeigt werden soll, wenn in der URL kein Element angegeben wird. Standardmäßig wird immer das erste Element genommen. Wenn man mit Multipage TIFF-Dokumenten arbeitet, die nicht im Originalformat archiviert wurden, kann man den Parameter auf -1 stellen. Das bewirkt, dass der Webservice dann ein Multipage TIFF-Dokument ausliefert, in dem wieder alle Seiten enthalten sind. HINWEIS: Diese Funktion ist nur beim Einsatz eines 32-Bit Core Servers oder des Legacy32 Servers verfügbar. Mögliche Werte auto = der Web Service bestimmt automatisch die richtige Element-Nummer, wenn in der URL keine angegeben ist. Bei Multipage TIFFs wird dann immer -1, bei allen anderen Dokumentenformaten wird 1 benutzt. auto-force = der Web Service entscheidet immer, welche Nummer benutzt wird (analog zu "auto"), auch wenn in der URL eine Nummer eingegeben wird. -1 = kombiniertes Multipage TIFF n > 0 = Element mit Nummer n
159
6
Konfiguration SAPERION Web Services
Die HTML Gateway-Eigenschaften beziehen sich auf den REST HTML Gateway-Service, die in Kapitel "HTML Gateway" unten beschrieben werden.
6.2.5
web.xml
In der Konfigurationsdatei "web.xml" werden primär die Web Service-Applikation konfiguriert. Hier müssen Sie die im Folgenden beschriebenen zwei Sektionen anpassen.
6.2.5.1
REST-Autorisierung
Beispiel RestAuthorization com.saperion.rs.filter.authentication.BasicAuthFilter mandant licenseType 2 technicalUser federated:saperion --> RestAuthorization /rest/*
Die Benutzer-Autorisierung erfolgt über den REST Autorisierungsfilter, der in der "web.xml" konfiguriert wird. Dieser Filter wird für alle Calls zur URL ".../rest/*" angewendet. Der Autorisierungsfilter kann durch Initialisierungsparameter wie oben beschrieben konfiguriert werden. Folgende Initialisierungsparameter werden unterstützt:
160
6.2
Konfiguration
REST-Autorisierungsparameter Parameter
optional/ obligatorisch
Beschreibung
Mandant
obligatorisch
Mandanteninformation, die beim Einloggen an den SaClassicConnector verwendet werden soll.
Lizenztyp
obligatorisch
Lizenztyp, der beim Einloggen an den SaClassicConnector verwendet werden soll. Folgende Werte werden unterstützt: 1 = Index Client 2 = Abfrage Client
Technischer Benutzer
optional
Wenn diese Initialisierungsparameter verwendet werden, arbeitet der Autorisierungsfilter mit dem angegebenen technischen Benutzer. Der Benutzer muss wie folgt angelegt werden: :.
6.2.5.2
REST-Autorisierungstypen
Der REST-Autorisierungsfilter arbeitet mit drei verschiedenen Autorisierungstypen mit unterschiedlicher Priorität. REST-Autorisierungstypen Parameter
optional/ obligatorisch
Beschreibung
Abfrage-Autorisierung
Prio 1
?username:[password]@. Beispiel /rest/htmlgateway/saiis.dll?user:password@FILER//
HTTP-basierte Autorisierung
Prio 2
Wenn keine Abfrage-Autorisierung erfolgt, prüft der Filter im HTTP-Autorisierungsheader nach einer HTTP-basierten Autorisierung.
Technischer Benutzer
Prio 3
Wenn keine Abfrage- und HTTP-basierte Autorisierung erfolgt, prüft der Filter die Konfiguration des Technischen Benutzers.
6.2.5.3
Sichere Verbindungen – HTTPS
Der SAPERION Web Service kann sichere Verbindungen durch den Einsatz von Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS) verarbeiten. Sie können den Einsatz von HTTPS in der "web.xml" in der unten aufgeführten Sektion [security-constraint] konfigurieren.
+
Um HTTPS zu aktivieren, setzen Sie für den Eintrag "transport-guarantee" den Wert CONFIDENTIAL.
+
Um HTTPS zu deaktivieren, wählen Sie den wert NONE.
Beispiel SAPERION Webservices Security constraint
161
6
Konfiguration SAPERION Web Services
webservices /* DELETE GET POST PUT CONFIDENTIAL
6.3
Inhaltssuche
Der SAPERION Web Service für eine Inhaltssuche ist eine offene Suche entsprechend des atom/RSS-Services. Entsprechend des eingegebenen Begriffs sucht das SAPERION Backend nach Dokumenten. Nähere Informationen zur Inhaltssuche finden Sie auf folgender Webseite: http://www.opensearch.org/. Als Bestandteil des REST-Web Services muss die Inhaltssuche mit Autorisierungstypen (wie oben aufgelistet) arbeiten. Außerdem sind weitere Konfigurationen erforderlich, da die Inhaltssuche mit eigenen Templates arbeitet.
6.3.1
Templates der Inhaltssuche
Ein Template der Inhaltssuche besteht aus einer XML-Datei, die das Verhalten des Services beschreibt. Sie erhalten hierzu drei Vorlagen, die sich in folgendem Verzeichnis befinden: ""/scr-webapps/scr-webservices/WEB-INF/classes/config/templates". Der unten aufgeführte Skript stellt die Beispieldatei "template.xml" dar: Beispiel Examplev7 Search Federated Search for Examplev7 examplev7 from %s where %s like '%s' EX7_DOCNAME from %s 25 EX7_DOCNAME
162
6.3
Inhaltssuche
EX7_DOCNAME;EX7_COMMENT;EX7_ARCDATE SYSTIMESTAMP EX7_DOCNAME EX7_COMMENT com.saperion.rs.federatedsearch.strategy.NameValueQueryStrategy
Entsprechend werden folgende Eigenschaften konfiguriert: Template-Parameter Parameter
Beschreibung
name.short
Name des atom/ RSS feeds.
name.description
Beschreibung des atom/RSS feeds.
archive
Archiv (DDC), in dem die Suche erfolgt.
global.query
Zusammen mit der Konfiguration "global.query.field" wird diese Abfrage bei der Suche mit einem Begriff verwendet (z.B. "test%").
global.query.field
Dieses Feld umfasst die Abfrage. Beispiel Wenn der Anwender nach "test%" mit der angegebenen Konfiguration entsprechend "query.strategy" sucht, erzeugt der Service die Suchabfrage "from example V7 where EX7_DOCNAME is 'test%'".
special query
Diese Abfrage wird eingesetzt, wenn der Anwender zusätzlich das Abfragefeld angibt. Beispiel Wenn der Anwender nach "comment like"test%"" entsprechend der "query.strategy" sucht, erzeugt der Service die Abfrage "from examplev7 where EX7_COMMENT like "test%"”. Das Mapping von "comment" to "EX7_COMMENT" erfolgt über die speziellen Abfrage-Felder (etwas weiter unten in der XML-Datei). Diese können durch eine Vielzahl von Feldern erweitert werden.
query.size
Max. Anzahl der Ergebnisse auf der Ergebnisliste.
result.title.field
DDC-Feld, welches als Titel des Suchergebnisses angezeigt werden soll.
result.Beschreibung.field
DDC-Feld, welches als Beschreibung eines Suchergebnisses angezeigt werden soll.
result.published.field
DDC-Feld, welches als Veröffentlichungsdatum eines Suchergebnisses angezeigt werden soll.
Name und Kommentar
Spezielle Abfragefelder; siehe Beschreibung "special.query".
163
6
Konfiguration SAPERION Web Services
Parameter
Beschreibung
query.strategy
Die Konfiguration spezifiziert die Strategie für die Abfrage-Erstellung. Momentan werden zwei Strategien unterstützt: +
NameValueQueryStrategy: Der Anwender kann mit : -Abfragen suchen. Beispiel: "comment:test%" oder "name:saperion%"
+
HQLQueryStrategy: Der Anwender kann mit HQL Statements suchen. Beispiel: "comment like "test%"" and name = "saperion.pdf".
+
DirectQueryStrategy: Der Anwender kann mit direkten SQLStatements suchen. NOTE: Eine Suche auf dem Datum/ Zeit-Feld muss das Datumsformat "yyyymmdd hh:mm:ss" vorweisen, anderenfalls kommt es zu Fehlern. Beispiel: SYSTIMESTAMP = '20120715 00:00:00'
Es können mehrere Templates erzeugt und für die Inhaltssuche eingesetzt werden.
6.3.2
Anwendung der Inhaltssuche
Die Inhaltssuche erfolgt, indem eine HTTP GET-Anfrage an die folgende URL gesendet wird: http://src-webservices/rest/federatedsearch/.?query=&page=&cnt= (Parameter sind dick gedruckt und in Klammern).
In der folgenden Tabelle finden Sie die Beschreibung der Parameter: Parameter der Inhaltssuche Parameter
Beschreibung
template
Name des anzuwendenden Templates. Der Name muss identisch mit dem Namen eines Templates in der XML-Datei sein (ohne Datei-Endung).
rss oder atom
Entscheidet über das Format des zurückgesendeten Feeds.
query term
Abfrage des Anwenders
page number count
Erwartete Menge an Ergebnissen pro Seite.
Beispiel-Abfrage
164
6.4
HTML Gateway
http://src-webservices/rest/federatedsearch/examplev7.rss?query=test%&page=1&cnt=50.
6.4 HTML Gateway Aus Kompabilitätsgründen zu älteren SAPERION-Versionen verfügen die Web Services einen HTML Gateway-Service, um aus SAPERION archivierte Dokumente (über Notes Bridge und Oracle Financials) aufrufen zu können. Der HTML Gateway-Service ist ein Bestandteil des REST Web Services und muss daher mit einem der oben beschriebenen Autorisierungstypen arbeiten (siehe Kapitel "REST Autorisierungstypen").
6.4.1
Anwendung der HTML Gateway
HTMLGateway kann durch das Versenden einer HTTP GET-Anfrage an die URL gestartet werden: http://src-webservices/rest/htmlgateway/saiis.dll
Folgende URL-Parameter sind notwendig, um mit diesem Service arbeiten zu können: Parameter
optional/ obligatorisch
Beschreibung
username:password@
optional
Wird verwendet, wenn eine Abfrage-Autorisierung eingesetzt ist. "username" plus Doppelpunkt und "@"-Symbol sind obligatorisch, wenn mit der Abfrage-Autorisierung gearbeitet wird. "password" ist optional.
action
obligatorisch
Aktion, die vom Service ausgeführt wird. Folgende Aktionen werden unterstützt: FILE: Die angefragte Datei wird mit dem "Content-Disposition" HTTP-Header mit dem Wert "inline" geliefert. Wenn die Datei über einen Browser angefragt wird, wird diese im Browser angezeigt. FILER: Äquivalent zu FILE. SAVE: Die angefragte Datei wird mit 'Content-Disposition" HTTP-Header mit dem Wert "attachment" geliefert. Wenn diese Datei über einen Browser angefragt wird, wird ein Download-Dialog im Browser angezeigt.
hdoc
obligatorisch
Verschlüsselte Dokumenten-ID, die für das Dokument abgefragt werden muss.
element
optional
Die Elementnummer des Dokuments, die abgefragt werden soll. Wenn keine Nummer angegeben wird, wird das erste Element automatisch herangezogen.
subid
optional
Sub-ID, die von manchen HTML Gateway Applikationen verwendet wird (dieser Parameter wird jedoch ignoriert).
Formal wird HTML Gateway über folgende URL verwendet: http://src-webservices/rest/htmlgateway/saiis.dll?[user:[password]@]/[/]/
165
6
i
Konfiguration SAPERION Web Services
Bitte beziehen Sie sich auf das Kapitel "HTML Gateway-Eigenschaften" für Informationen bezüglich der HTML Gateway-Konfiguration.
6.4.2 Multipage TIFF Handling Es ist möglich, Multipage TIFF-Dokumente, die nicht in ihrem Originalformat archiviert worden sind, als einzelnes TIFF-Image abzurufen, wenn der Parameter "Element" in der URL auf -1 gesetzt wird. Dies kann jedoch nur für Dokumente angewendet werden, die TIFF und gescannte Seiten enthalten. Wird der Wert 1 oder >1 eingesetzt, wird lediglich die dazugehörige Seite wiedergegeben. Multipage TIFF-Dokumente, die im Originalformat archiviert worden sind, werden als einzelnes Element behandelt und anhand eines Elementwerts 1 oder >1 aufgerufen, wenn sie weitere Elemente enthalten. Der Konfigurationsparameter "htmlgateway.defaultElement" kann dazu genutzt werden, den Standardwert für den Elementparameter zu definieren (siehe auch Kapitel "HTML Gateway-Eigenschaften" oben).
6.5
Dokumentenstruktur
Der REST Endpunkt "/scr-webservices/rest/content/{xhdoc}/structure" ist in der Lage, die Struktur eines Dokuments mit gegebenem XHDOC zu liefern. Die Dokumentenstruktur enthält dabei XHDOC sowie die Elemente des Dokuments. Jedes Element weist hierbei den Dateinamen, den MIME Type sowie den Download-Hyperlink auf. Der Download-Link verweist auf den REST Endpunkt "/scr-webservices/rest/content/{xhdoc}/{element}/{filename}". Die Dokumentenstruktur kann in den folgenden Formaten geliefert werden: JSON, XML oder HTML. Um das Format zu definieren, wird der HTTP Accept-Header verwendet; folgende Werte werden dabei unterstützt:
+
application/json Die Dokumentenstruktur wird als JSON-String geliefert.
+
application/xml Die Dokumentenstruktur wird in XML-Format geliefert.
+
text/html Die Dokumentenstruktur wird in HTML-Format geliefert.
Alternativ kann das Format auch direkt über die URL definiert werden. Dies wird vor allem bei älteren Browser-Versionen erforderlich. Die folgenden URLs werden unterstützt:
+
/structure.json Die Dokumentenstruktur wird als JSON-String geliefert.
+
/structure.xml Die Dokumentenstruktur wird in XML-Format geliefert.
+
/structure.html Die Dokumentenstruktur wird in HTML-Struktur geliefert.
166
6.5
Dokumentenstruktur
Um das "Look & Feel" einer bestehenden Webanwendung auf die SAPERION Dokumente zu übertragen, können Sie das HTML-Mark-Up entsprechend Ihren Anforderungen anpassen (siehe Abschnitt "HTML-Template", unten). Dies ist jedoch nicht in den Formaten JSON und XML möglich, da diese vordefiniert und nicht änderbar sind.
6.5.1
Dokumentenstrukur-Beispiele
6.5.1.1
JSON-Format
{ "elementCount":1, "xhdoc":"1234xxx", "structure": [{ "filename":"test.pdf", "href":"http://localhost:8080/webservices/rest/content/1234xxx/1/ test.pdf ", "mimeType":"application/pdf" }] }
6.5.1.2
XML-Format
