ADMINISTRACION DE FARMACIAS

Autores LILIANA RINCON FORERO LUCAS FERNANDO QUINTANA

Bucaramanga Julio de 2012

LA FASE DE LA ADMINISTRACIÓN EN LOS ESTABLECIMIENTOS DE DISTRIBUCIÓN FARMACEUTICA Y SERVICIOS FARMACÉUTICOS

Introducción La planeación es una de las funciones más importantes de la administración, por lo anterior es fundamental para el futuro Regente de Farmacia reconocer la importancia de la planeación en la administración, la fijación de los objetivos, su evaluación y ventajas, ya que los servicios farmacéuticas representan dentro de su constitución legal en una empresa, por lo cual requiere de la aplicación y puesta en práctica de todos los pasos de la planeación que se requieren para que llegue a convertirse en una unidad productiva y sostenibles. El conocer en que consiste el proceso de organización en una empresa, identificar los diferentes tipos de organigramas que se utilizan en las mismas, la importancia del ambiente organizacional y como seleccionar el talento humano que conforma la organización, es el papel q u e d e b e c o n o c e r e l r e g e n t e d e f a r m a c i a d e s d e s u d e s e m p e ñ o c o m o e l director de una empresa (su farmacia y/o depósito). El liderazgo es un factor fundamental y una de las principales características de la dirección.

Capítulo 1. IMPORTANCIA DE LA PLANEACION EN LOS ESTABLECIMIENTOS DE DISTRIBUCIÓN FARMACEUTICA Y SERVICIOS FARMACEUTICOS

Introducción La planeación es una de las funciones más importantes de la administración, sin esta, la organización se encuentra a la deriva y cualquier medida que se tome en la empresa será producto del azar y, por lo mismo no podríamos en ningún momento evaluar o medir los resultados y el desempeño de la farmacia. Por lo anterior es fundamental para el futuro Regente de Farmacia sobre la importancia de la planeación en la administración, la fijación de los objetivos, su evaluación y ventajas, ya que los servicios farmacéuticas representan dentro de su constitución legal en una empresa, por lo cual requiere de la aplicación y puesta en práctica de todos los pasos de la

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planeación que se requieren para que llegue a convertirse en una unidad productiva y sostenibles. 1. La planeación e n lo s establecimientos de distribución Farmacéutica.

En donde estamos?

A donde quiero llegar?

Figura 4. Planeación de estableciemientos.

Cuando hablamos de planeación, se nos viene a la mente ¿dónde estamos y a dónde queremos llegar? Además, debemos tener muy claro que para llegar a donde deseamos, debemos identificar los recursos que necesitamos para realizar las actividades y lograr las metas. Pensemos: Que le puede suceder a una empresa social del estado o a cualquier hospital que se le agote las existencias de líquidos y electrolitos? Que le sucedería a otra institución que se quede sin energía eléctrica y se vea obligada a desnaturalizar todas las existencias de productos termolábiles? Que le puede suceder a una institución o a su personal si por error aplican el medicamento equivocado y se produce la muerte del paciente? Que le puede suceder a un farmacia si todos los clientes encuentran allí todos los medicamentos que necesitan? Que diríamos si vemos como crece la empresa? Nos podríamos plantear muchas preguntas….que terminaríamos diciendo: Que tal, una demanda bien tremenda, que llevaría a la quiebra a la empresa Que tal, poner en riesgo económico a la empresa Que tal, asumir yo como regente un riesgo jurídico por negligencia. Qué bueno; hemos crecido en un 100% en término de 2 años. Nuestra ganancia ha aumentado en un 30%. Ahora preguntemos, qué hacer entonces para evitar esas premoniciones negativas?

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Que hacer para lograr ese bienestar general y buen desempeño? Aplicar las fases del proceso administrativo a cada uno de los procedimientos pertinentes al establecimiento de distribución farmacéutica.

CUADRO DE APLICACIÓN DE LAS FASES DE ADMINISTRACIÓN A CADA UNO DE LOS PROCESOS PERTINENTES A UNA FARMACIA.

Fase/Procedimiento Selección Adquisición Recepción Almacenamiento Distribución Inyectología Monitoreo de glicemia

Planeación

Organización

Dirección

Control

Tabla 1. Fases de administración con sus procesos en farmacias Aplicando los diferentes recursos a cada una de las fases y procedimientos pertinentes. Nos debemos responder: 1) Que recursos Humanos, financieros, tecnológicos y físicos necesito para la selección, Adquisición, Recepción, Almacenamiento, distribución, dispensación, medicamentos y dispositivos médicos? La anterior pregunta la debemos plantear y hacer el cruce de recurso vs etapa vs Procedimiento. Para realizar una adecuada planeación de actividades, se debe tener presente una serie de pasos, que no siendo la última palabra si son una orientación metódica. A continuación se mencionan algunos pasos prácticos de la planeación, son de aplicación general. En la práctica se deben establecer los cursos de acción para cada etapa: -

Atención a las Oportunidades

Dentro de la planeación es un buen punto de partida dirigir una mirada hacia el ambiente externo ya que este nos provee unas ¨ventanas de oportunidades¨ los cuales pueden representar espacios económicos que representen rentabilidad a la empresa. Sin embargo hay que tener en cuenta que como administrador también hay que tener la capacidad para identificar debidamente también las amenazas, porque tanto la atención a las oportunidades como las amenazas le permite a la empresa

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la toma de decisiones de forma oportuna. Recordemos lo que expone al respecto Koonts y Wehrich En su libro Administración una perspectiva global:¨Todos los administradores deben hacer un análisis preliminar de posibles oportunidades futuras y advertirlas claras y totalmente, identificar su posición a la luz de sus fortalezas y debilidades, determinar qué problemas desean resolver y por qué y especificar qué esperan ganar. El establecimiento de objetivos realistas depende de esta atención. La planeación requiere de un diagnóstico realista de las situaciones de oportunidad.’’ Dando continuidad a al tema sobre los objetivos y la importancia que representan, Koonts y Wehrich definen las siguientes actividades y su conceptualización frente a la importancia que representan en la planificación: -

Establecimiento de objetivos

El segundo paso de la planeación es establecer objetivos para toda la empresa, y posteriormente para cada una de las unidades de trabajo subordinadas. Esto debe hacerse tanto para el largo como para el corto plazos. En los objetivos se especifican los resultados esperados y se indican los puntos terminales de lo que debe hacerse, en que se hará mayor énfasis y qué se cumplirá por medio del entrelazamiento de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas. Los objetivos de una empresa orientan los principales, los que, al reflejar esos objetivos, definen el objetivo de cada uno de los departamentos más importantes. Los objetivos de los departamentos principales controlan a su vez los objetivos de los departamentos subordinados, y así sucesivamente. En otras palabras, los objetivos forman una jerarquía. Los objetivos de los departamentos menores serán más precisos si los administradores de subdivisiones comprenden los objetivos generales de la empresa y las metas que se derivan de ellos. Asimismo, a los administradores se les debe dar la oportunidad de contribuir con ideas propias al establecimiento tanto de sus metas como de las de la empresa. -

Desarrollo de premisas

El tercer paso lógico de la planeación es establecer, poner en circulación y obtener la aceptación de utilizar premisas decisivas de la planeación como pronóstico, políticas básicas aplicables y los planes ya existentes de la compañía. Se trata en todos estos casos de supuestos acerca de las

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condiciones en las que el plan será puesto en práctica. Es importante que todos los administradores involucrados en la planeación estén de acuerdo con las premisas. Más aún, el más importante principio de premisas de planeación es éste: cuanto mejor comprendan y mayor sea el acuerdo entre los individuos encargados de la planeación respecto de la utilización de premisas de planeación congruentes, tanto más coordinada será la planeación de una empresa. Los pronósticos son importantes en el desarrollo de premisas: ¿qué tipo de mercados habrá? ¿Cuál será el volumen de ventas?, ¿cuáles serán los precios?, ¿cuáles los productos?, ¿cuáles los adelantos técnicos?, ¿los costos?, ¿los índices saláriales?, ¿las tasas y políticas fiscales?, ¿las nuevas plantas?, ¿las políticas sobre dividendos?, ¿las condiciones políticas y sociales?, ¿cómo se financiará la expansión? ¿Cuáles serán las tendencias a largo plazo? -

Determinación de cursos alternativos

El cuarto paso de la planeación es buscar y examinar cursos de acción alternativos, especialmente los que no son perceptibles a primera vista. Casi no hay plan para el que no existan alternativas razonables, y es frecuente que la alternativa menos obvia sea la mejor. El problema más común no es encontrar alternativas, sino reducir su número a fin de analizar las más promisorias. Aun contando con técnicas matemáticas y computadoras, hay un límite al número de alternativas susceptibles de un análisis exhaustivo. Usualmente, el planificador debe proceder a un examen preliminar para descubrir las posibilidades más fructíferas. -

Evaluación de cursos alternativos

Tras la búsqueda de cursos alternativos y el examen de sus ventajas y desventajas, el siguiente paso es evaluar las alternativas ponderándolas a la luz de premisas y metas. Puede ocurrir que cierto curso de acción parezca el más rentable, pero que requiera al mismo tiempo un gran desembolso de capital y ofrezca un prolongado periodo de recuperación; otro puede parecer menos redituable pero implicar menor riesgo, y otro más puede convenir mejor a los objetivos a largo plazo de la compañía. En casi toda situación se dispone de tantos cursos alternativos y son tantas las variables y limitaciones por considerar que la evaluación puede resultar extremadamente difícil. Por tal motivo de estas complejidades, en los capítulos 19 y 20 se exponen las metodologías, aplicaciones y análisis más recientes al respecto.

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Selección de un curso de acción

Éste es el punto en el que se adopta el plan, el verdadero punto de toma de la decisión. Ocasionalmente, el análisis y evaluación de cursos alternativos revelará que dos o más son aconsejables, de modo que el administrador puede optar por seguir varios cursos de acción en lugar de uno solo, el mejor. -

Formulación de planes derivados

Es raro que, una vez tomada la decisión, la planeación pueda darse por concluida, pues lo indicado es dar un séptimo paso. Casi invariablemente se requiere de planes derivados en apoyo al plan básico. -

Traslado de planes a cifras por medio del presupuesto

Después de tomadas las decisiones y establecidos los planes, el último paso para dotarlos de significado, tal como se señaló en la explicación sobre los diversos tipos de planes, es trasladarlos a cifras convirtiéndolos en presupuestos. Los presupuestos generales de una empresa representan la suma total de sus ingresos y egresos, con sus utilidades o superávit resultantes, y de los presupuestos de las partidas de balance general más importantes, como efectivo e inversiones de capital. 2. Resultados de la Planeación Para que la planeación cumpla con los resultados esperados se deben considerar los siguientes elementos: Racionalidad: el proceso debe proporcionar los elementos para la asignación y utilización eficiente de recursos. Congruencia: Es la correspondencia entre las políticas, los planes y los proyectos de manera que se interrelacionen de forma lógica. Factibilidad: Las políticas, planes, programas y proyectos deben formularse de modo que sea posible su realización. Integralidad: Tiene en cuenta todas las actividades que se requieran para el logro de los objetivos. Causación: No dejar pasar por alto los posibles efectos secundarios del plan sobre las diferentes variables. Flexibilidad y continuidad: El plan debe ser lo suficientemente flexible para

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adaptarse a situaciones inesperadas, debe ser un proceso que permita planear y cambiar la planeación en un momento determinado. Difusión: El plan debe ser difundido a todos los niveles de la institución y a todos los involucrados en su ejecución. Aceptación: El plan debe ser comprendido y aceptado por todos los comprometidos en el proceso. -

Ventajas de la Planeación

La planeación tiene múltiples ventajas, entre las cuales se pueden destacar: 1.

Es una forma ordenada de lograr el cambio y el mejoramiento de una organización.

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Facilita la coordinación de Procesos y Procedimientos, actividades y tareas.

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Tiene en cuenta lo más importante, para la asignación de los recursos disponibles.

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Es una suma de esfuerzos para alcanzar resultados máximos.

5. Estimula el pensamiento y el razonamiento creativo para la solución de problemas y para el aprovechamiento de oportunidades.

3. Tipos o clases de Planeación De acuerdo con su cobertura espacial, puede ser nacional, regional, estatal, local, institucional. De acuerdo con su cobertura temporal, puede ser a largo, mediano o corto plazo. De acuerdo con la cobertura funcional, la planeación puede ser global o sectorial. -Planeación Institucional Todo país, sector o institución debe tener un sistema de planes conformado por un plan estratégico, planes de desarrollo, planes operativos -Planeación Estratégica Es un proceso por medio del cual se seleccionan las metas de una organización, se determinan las políticas y los programas necesarios para alcanzar los fines de la organización. Analiza el ambiente externo de la

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organización también las fortalezas y debilidades al interior de la misma, con el fin de obtener información que sustente la toma de decisiones. Esta planeación parte de los propósitos o misión de la organización, establece objetivos, políticas y estrategias globales; toma en cuenta la filosofía, valores y preferencias de la organización. La planeación estratégica se considera una planeación a largo plazo. -Planeación del Desarrollo Esta planeación constituye el marco para resolver los conflictos y contradicciones que se presentan en la planeación estratégica y en la operativa. Desarrolla los elementos que pudieran obstaculizar el funcionamiento de los planes estratégicos, o la implantación de planes operativos y de proyectos. Los planes de desarrollo sirven de soporte a todo el sistema de planes de la institución. Esta planeación establece objetivos, políticas y estrategias por áreas o unidades funcionales. 4. Componentes de la Planeación a) b) c) d) e) f) g) h)

Propósitos o misiones. Objetivos o metas. Estrategias. Políticas. Procedimientos Reglas. Programas y Presupuestos. a) Propósitos o misiones. En la misión o propósito, se identifica la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de ésta. Todo establecimiento organizado, sea del tipo que sea, tiene (o al menos debe tener, si se desea que su existencia sea significativa) un propósito o misión. En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea básica que la sociedad les asigna. Por ejemplo, el propósito de una empresa comercial es generalmente la producción y distribución de bienes y servicios.

Desarrollo de declaraciones de la misión Perspectiva: La filosofía y visión de una organización se expresan en una declaración de misión. Ésta consiste en una amplia formulación de los siguientes elementos de una organización:

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Valores esenciales. Ámbito geográfico. Dirección. Relaciones con quienes participan en ella. Visión del futuro (a menudo, con base en la misión histórica). Aunque variables, los pasos para el desarrollo de una declaración de misión son los siguientes: Evaluación del perfil pasado y presente de la empresa. Obtención de aportaciones de los participantes en la empresa acerca de la dirección futura. Equilibrio entre las opuestas necesidades de los grupos interesados (accionistas), acreedores, administradores, empleados y comunidad, por ejemplo). Elaboración de la declaración de misión para la descripción de la dirección general de la organización, sus valores y filosofía, su ámbito geográfico y su contribución a la sociedad. Discusión de la declaración de misión con grupos interesados, administradores y empleados y realización de los ajustes necesarios. Comunicación de la declaración de misión a todos los que deban conocerla y exposición de sus implicaciones para la dirección estratégica de la organización, sus objetivos organizacionales específicos e incluso las metas y objetivos específicos de cada unidad organizacional. b) Objetivos o metas. Los objetivos o metas, términos que se usan indistintamente, son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole. Representan no sólo el punto Terminal de la planeación, sino también el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el centro. En secciones posteriores de este capítulo abundaremos en la naturaleza de los objetivos y en la administración por objetivos. c) Estrategias. En el ejército se ha empleado tradicionalmente el término “estrategias” para designar los grandes planes resultantes de la deducción de las probables acciones u omisiones del enemigo. Pero a pesar de que el término “estrategia” sigue teniendo implicaciones competitivas, los administradores lo usan cada vez más para referirse a extensas áreas de la operación de una empresa. En este libro definimos estrategia como la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento. d) Políticas. Las políticas también forman parte de los planes en el sentido de

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que consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. No todas las políticas son “enunciados”, a menudo se desprenden sencillamente de las acciones de los administradores. El presidente de una compañía, por ejemplo, puede seguir rigurosamente (más por conveniencia que como una política propiamente dicha (la práctica de ascender a empleados de dentro de la empresa; esta práctica puede interpretarse como política y ser seguida celosamente por los subordinados. En realidad, uno de los problemas de los administradores es cerciorarse de que sus subordinados no interpreten como políticas lo que en verdad son decisiones administrativas menores no previstas para desempeñar patrones de conducta. En las políticas se define un área dentro de la cual habrá de tomarse una decisión y se garantiza que ésta sea consistente con y contribuya a un objetivo. Las políticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas, vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta y unifican otros planes, permitiendo así a los administradores delegar autoridad sin perder el control de las acciones de sus subordinados. Existen muchos tipos de políticas. Como ejemplo de ellas pueden mencionarse las políticas de contratación exclusiva de Regentes de Farmacia con grado universitario, la promoción de sugerencias de los empleados para elevar la cooperación, el ascenso de empleados por competencias, el uso racional de medicamentos en una institución hospitalaria, la fijación de precios competitivos, etc. e) Procedimientos. Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Es común que los procedimientos crucen las fronteras departamentales. Por ejemplo, el procedimiento de tramitación de pedidos de una compañía manufacturera involucrará casi indudablemente al departamento de ventas (a causa del pedido original), el departamento de finanzas (para la confirmación de la recepción de fondos y la aprobación de crédito al cliente), el departamento de contabilidad (para el registro de la transacción), el departamento de producción (dado que el pedido implica la producción de bienes o la autorización para extraerlos del almacén) y el departamento de tráfico (para la determinación de los medios y ruta de transporte para su entrega). Bastarán un par de ejemplos para ilustrar la relación entre procedimientos y

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políticas. La política de una compañía puede conceder vacaciones a los empelados, en los procedimientos establecidos para la instrumentación de esta política se determinará un programa de vacaciones para evitar interrupciones en el flujo de trabajo, se fijarán métodos y tasas para el pago de vacaciones, se especificarán los registros para asegurar que todos los empleados gocen de vacaciones y se explicitarán los medios para solicitar vacaciones. f) Reglas. En las Reglas se exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas

a la discrecionalidad de cada persona. Ejemplo: “No Fumar” es una regla que no permite ninguna desviación. La esencia de una regla es reflejar una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción. g)Programas. Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado; habitualmente se apoyan en presupuestos. Pueden ser tan importantes como el programa de una línea aérea para la adquisición de una flota de aviones por un valor de 400 millones de dólares o un programa quinquenal a favor de mejores condiciones y mayor calidad de sus miles de supervisores, o tan menudos como un programa formulado por un solo supervisor para elevar la moral de los trabajadores del departamento de manufactura de partes de una compañía fabricante de maquinaria agrícola. h) Presupuestos . Un Presupuesto en una formulación de resultados esperados en términos numéricos. Podría llamársele un Programa “en cifras”. El Presupuesto es necesario para el Control, pero será inútil como norma sensible de control si no es un reflejo fiel de los planes. 5. Planeación de los servicios farmacéuticos y sus buenas prácticas La resolución 1403 contempla en su artículo 24 que las instituciones prestadoras de

servicios de salud planificarán las actividades de sus servicios farmacéuticos, proceso en el que deben participar activamente las personas y/o responsables de cada una de las actividades y/o procesos del servicio. Igualmente, lo deberán hacer los establecimientos farmacéuticos. En la planeación se tendrán en cuenta los procesos y las técnicas de planeación aplicables en Colombia. De igual forma en el artículo 9º de la resolución 1403 de 2007, determina que; las instituciones prestadoras de servicios de salud, establecimientos farmacéuticos y personas autorizadas que realizan actividades y/o procesos del servicio farmacéutico contarán con un conjunto de normas, procesos, procedimientos,

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recursos, mecanismos de control y documentación, de carácter técnico y/o administrativo, que aseguren el cumplimiento del objeto de la actividad o el proceso respectivo.

Capítulo 2. PROCESO DE ORGANIZACIÓN Introducción En este caso nos vamos a referir al proceso de organizar, o sea a la manera como se distribuye el trabajo entre los miembros de una empresa o de un grupo de personas asociadas para lograr metas. Toda empresa necesita una estructura organizativa, jerárquica que posibilite el desarrollo de los procesos.

1. Estructura y división del trabajo La organización se define como un proceso que tiene unas actividades que desarrollar como son: la generación de planes, programas y la asignación de recursos para alcanzar los objetivos de los planes y programas. Todo lo anterior necesita de la existencia formal de una estructura que lleve a cabo las tareas y actividades que son la materialización de lo propuesto. “Tradicionalmente la organización se ha basado en la actividad que establece un proceso de agrupación de actividades y asignación de las mismas a diferentes reparticiones administrativas, según la similitud de las mismas actividades y la existencia de recursos para ellos”. Ernest Dale describe las etapas para organizar una empresa: -Descripción del Trabajo: Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de la empresa. La carga total del trabajo se divide entre una o varias personas, de tal manera que sea fácil de ejecutar las tareas. Dividir el trabajo es fraccionar o partir una tarea, de tal modo que cada individuo sea responsable y realice un conjunto limitado de actividades, y no toda la tarea. -Agrupación del Trabajo El trabajo de una organización se puede combinar de forma lógica y eficiente,

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en forma de departamentos teniendo en cuenta las destrezas y experiencia de los diferentes miembros. La departamentalización es la agrupación de actividades semejantes relacionadas de forma lógica entre si. La departamentalización representa la estructura formal de la organización. -Coordinación del Trabajo Se debe establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros en un todo armonioso y unitario, con el fin de mantener las metas de la organización y evitar conflictos. 2. Lógica Fundamental de la Organización Existe una lógica fundamental para la organización, el proceso de organización constan de los siguientes seis pasos: Establecimiento de los objetivos de la empresa Formulación de los objetivos, políticas y planes de apoyo Identificación, análisis y clasificación de las actividades necesarias para cumplir esos objetivos. Agrupación de esas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles y con la mejor manera de utilizarlos. Delegación al responsable de cada grupo de la autoridad necesaria para el desempeño de las actividades. Enlace horizontal y vertical de los grupos entre si, por medio de relaciones de autoridad y flujos de información.

-Niveles organizacionales Los niveles organizacionales o jerárquicos surgen de la necesidad de delegar responsabilidad y autoridad. Con el crecimiento de una organización, se incrementa el número de personas que la integran, por lo tanto las funciones y las actividades también aumentan, se crean puestos nuevos y se hace necesario el nombramiento de nuevos jefes. La organización en su conjunto tiene por lo menos dos dimensiones: una horizontal y una vertical.

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La organización vista en forma vertical se refiere a los niveles de abajo hacia arriba y viceversa. La organización horizontal se refiere al número de subordinados directos que tiene un jefe dado. El aumento de niveles verticales aleja a los dirigentes de los problemas de la base operativa, hace lenta la organización, dificulta la comunicación y aumenta los costos para la creación de un nuevo nivel. - Unidad Estrategia de Negocios (UEN) Es una técnica organizacional que trata de pequeños negocios establecidos como unidades dentro de una compañía mas grande para la promoción y manejo de ciertos productos como si se tratara de una actividad individual independiente. Una unidad estratégica de negocios cuenta con su propia misión, con sus competidores definidos, prepara sus propios planes, administra sus recursos. Debe tener un tamaño apropiado ni demasiado grande ni demasiado pequeño. Este tipo de estructura organizacional es utilizado en las empresas grandes donde existen diferentes líneas de producción y pretende dar seguridad a un producto frente a los demás con respecto a las ventas. - Cultura Organizacional “La cultura organizacional es el patrón general de la conducta, de creencias y valores que sus miembros comparten”. Se le puede inferir de lo que la gente dice, hace, y piensa en el contexto de una organización. Implica la adquisición y transmisión de conocimientos, creencias y patrones de conducta en el transcurso del tiempo, lo que significa que la cultura en una organización es sumamente estable y no cambia con el tiempo. Los lemas en algunas compañías suelen dar una idea general de aquello en lo cree una empresa en particular. Ejm: “Du Pont hace mejores cosas para una vida mejor gracias a la química” 3. Administración y Selección del Talento Humano La función administrativa de integración de personal consiste en ocupar y mantener así los puestos de la estructura organizacional. Esto se realiza mediante la identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, el inventario de personas disponibles y el reclutamiento, selección, contratación, ascenso, evaluación, planeación de carreras, compensación o capacitación o

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desarrollo tanto de candidatos como de empleados en funciones para que puedan cumplir eficazmente las tareas. Es evidente que la integración de personal debe vincularse estrechamente con la función de la organización, es decir, con el establecimiento de estructuras intencionales de funciones y puestos. Los recursos más importantes de una empresa son su talento humano: la gente que aporta a ella su trabajo, talento, creatividad y dinamismo. Por eso entre las tareas centrales de un administrador, están la selección, adiestramiento y desarrollo de las personas que ayudarán más a la empresa a conseguir sus metas. Sin personas competentes, las organizaciones no podrán alcanzar las metas propuestas. -El Proceso de dotación del personal El proceso de dotación de personal puede considerarse como un procedimiento constante y gradual, con el cual se pretende que la organización tenga siempre a las personas idóneas en el puesto adecuado y en el momento oportuno. Pasos del Proceso: -Planeación de recursos humanos Tiene por objeto asegurar que las necesidades de personal se satisfagan de manera constante y adecuada. -Reclutamiento El reclutamiento intenta reunir un grupo de candidatos que se ajusten al plan de talento humano de la empresa. El propósito del reclutamiento general es conseguir un grupo bastante numeroso de candidatos, de modo que la organización pueda seleccionar a los empleados calificados que necesita. -Selección La selección consiste en evaluar y escoger entre varios candidatos aquel que obedece al perfil que se ha definido para el puesto. -Inducción y Orientación La inducción y orientación tienen por objeto, ayudar a los individuos seleccionados a incorporarse a la organización. -Adiestramiento y educación El proceso de adiestramiento y educación se propone mejorar la capacidad de los individuos y grupos de acuerdo con las necesidades de la organización y contribuir a la eficacia de la empresa. -Evaluación del Desempeño

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La evaluación del desempeño compara el desempeño laboral de un individuo, durante el periodo que ha determinado previamente, contra los estándares u objetivos establecidos para su cargo. -Transferencias La transferencia es el cambio de una persona de un puesto de trabajo de un nivel organizacional a otro. 4. Descripción de puestos y análisis de desempeño Los recursos o talentos humanos ocupan mucho tiempo y dinero invertidos por los administradores. La farmacia puede haber invertido más dinero en el presupuesto para medicamentos que en el de personal; sin embargo las personas empleadas para clasificar, almacenar, dispensar esos medicamentos ejercen un gran efecto sobre el presupuesto. El almacenaje y el control adecuados del inventario e medicamentos e insumos son responsabilidad del personal de farmacia. Para asegurar que el personal disponible sea el más adecuado para atender las necesidades de la farmacia, primero hay que definir lo que se entiende por recursos humanos ya existentes. La cantidad de personas y el tipo de trabajo que cada una realiza se define a través de las descripciones de puestos. Si no se llenan las necesidades de la farmacia, el segundo paso es la reubicación de personal y sus funciones. Uno de los propósitos principales de la descripción de puestos es la de definir claramente tanto para el empleado como para el administrador las funciones que cada uno debe cumplir. También aclara quien supervisa al empleado y a quien debe supervisar este, de acuerdo con el esquema organizativo de la farmacia. La descripción de puestos provee la base para la interacción diaria en el lugar de trabajo, estableciendo claramente el papel que cada empleado debe asumir en relación con otros trabajadores. Aunque la descripción de puestos debe proveer definiciones claras, también deberá permitir la flexibilidad y el crecimiento a medida que cambia el ambiente y la organización sufre adaptaciones. Una vez definidas las necesidades de personal y se asignen las tareas, la actuación deberá medirse y evaluarse. El sistema de evaluación se diseña para observar, medir y cambiar el comportamiento del empleado con la intención de mejorar la productividad. -

Análisis de Puestos de Trabajo.

Para que la descripción del puesto cumpla con su objetivo, debe ser precisa y

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realizada a tiempo. Las organizaciones son dinámicas; junto con los cambios organizativos, las funciones de los empleados y sus responsabilidades deben demostrar progreso. La descripción laboral debe revisarse y actualizarse sobre una base regular con el fin de incorporar cambios en el sitio de trabajo. Los cambios tecnológicos también pueden ser causas de análisis laboral; tales cambios pueden ir acompañados de alteraciones en los métodos de cumplimientos de tareas, del adiestramiento necesario para utilizar un equipo o de las habilidades requeridas para realizar funciones específicas. El análisis laboral tiene varios propósitos: los resultados del análisis determinan si la descripción debe ser revisada; también es útil para determinar la escala de pago para un puesto determinado teniendo en cuenta otros factores. En su conjunto, las conclusiones derivadas de este análisis son útiles para las negociaciones laborales. 5. Descripción del Puesto de Trabajo. La descripción del puesto se escribe, o revisa, después de que se completa el análisis. Esta es una reseña de los deberes y responsabilidades de determinado puesto y de cómo, donde, y cuando se desempeñan estas labores. La descripción del puesto es un documento conciso, que no dice todo sobre un trabajo. Cuando se esta redactando la descripción laboral, deberán tomarse en consideración la variedad de usos de esta: Es valioso para el reclutamiento del personal, sirve para promocionar un puesto y para seleccionar los candidatos. La contratación deberá basarse en la descripción del puesto para asegurar que la persona adecuada llegue al puesto adecuado. Sin esta herramienta, las personas serian escogidas indiscriminadamente, y se llegaría a un desempeño por debajo de lo aceptado.

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Evaluación del Desempeño.

La evaluación del desempeño es una medida del aporte individual de un empleado que contribuye a la productividad de una organización. La elaboración de un sistema de evaluación del empleado es un proceso continuo de recolección, análisis y difusión de información sobre el desempeño laboral. Un sistema eficaz se diseña para observar, medir y cambiar el comportamiento del empleado con la intención de mejorar la productividad. El propósito central de un sistema de evaluación del desempeño es medir el mismo, con el fin de asesorar a los empleados y colaborar en su perfeccionamiento. A través de este proceso, se reconoce que ha logrado el

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empleado y se establecen las metas para el futuro. Para alcanzar el resultado deseado, la organización, el supervisor y el subordinado deben entender los propósitos y colaborar con su consecución. Capítulo 3. PROCESO ADMINISTRATIVO: DIRECCIÓN, MOTIVACIÓN, LIDERAZGO, COMUNICACIÓN. Introducción Entender el papel de la dirección de una empresa como parte de las fases de la administración. La importancia del liderazgo como una de las principales características de la dirección. Analizar los elementos de la dirección como parte del proceso administrativo. El administrador es un líder en la empresa 1. La Dirección Es importante la dirección como elemento indispensable en la estructura organizacional, es la que orienta la estructura organizacional hacia la consecución de sus objetivos a través del liderazgo, la gestión y la participación. En este capitulo se dan las bases para una buena dirección. -

Principios de la Dirección

La dirección como parte del proceso administrativo, es el elemento mediante el cual una persona, llamada director o administrador, toma bajo su responsabilidad un conjunto de recursos (humanos, materiales y financieros) y los orienta hacia la consecución de los objetivos institucionales, con un máximo de beneficios. La dirección se convierte entonces en el ejercicio de liderazgo por parte del director, basado en la comprensión de lo que motiva a la gente. En el concepto de dirigir se conjugan dos actividades, el conciliar intereses particulares y obtener los objetivos sociales de la empresa a través de los esfuerzos coordinados del administrador. Como parte del proceso administrativo, la dirección se considera como una tercera etapa, la cual define los cursos de acción, armoniza la ejecución de lo planeado y vigila la ejecución para el logro de los objetivos, mediante:

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El ejercicio de la autoridad La delegación de la autoridad La toma de decisiones La coordinación de esfuerzos Se pueden determinar los siguientes elementos como principios de la dirección teniendo en cuenta la coordinación de los intereses. Al guiar los esfuerzos operativos del grupo hay que tener en cuenta los objetivos individuales de cada miembro del grupo para así lograr el objetivo grupal. - Nivel Jerárquico: Es respetar y mantener el orden establecido, permitiendo que todo proceso administrativo siga una trayectoria definida. - Unidad de mando: Ningún subordinado debe tener más de un jefe, ya que esto propicia confusión y evasión de responsabilidades. -

Resolución de conflictos Se requiere la solución más pronta posible a todo conflicto, visualizando a la vez la posibilidad de realizar cambios que beneficien el objetivo grupal. 2. Elementos de la Dirección. - Autoridad Es el derecho oficial y legal para guiar y conducir la acción y la obligación correlativa de hacerse obedecer. - Mando Es la capacidad que otorga el conocimiento en un área para tomar las riendas. - Poder Es la capacidad de conseguir que las cosas se hagan por cualquier medio o forma que se tenga al alcance. - Delegar Es la autoridad conferida por un jefe o unidad orgánica, a otras personas o subalternos para desempeñar determinadas actividades. - Responsabilidad Es la obligación de un individuo de dar cuenta del cumplimiento de las funciones o actividades asignadas. - Liderazgo

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Es la capacidad de lograr que las personas hagan lo que el líder quiere. Es el proceso de influir en las actividades de un individuo o grupo para orientar los esfuerzos hacia el cumplimiento de unas metas u objetivos en una situación especifica. Funciones de la Dirección Las funciones de la dirección son de dos tipos generales y especificas:  Funciones generales Planear: Definir los cursos de acción. El nivel directivo es el encargado de fijar políticas, estrategias, programas y objetivos, estableciendo los medios para lograrlos. Organizar: Armonizar la ejecución. Establecer una estructura, con base en los objetivos y hacerla funcionar, primando el interés grupal al personal. Dirigir: conducir la ejecución. Motivar para la acción productiva del grupo. Es la acción que identifica la propia dirección. Controlar: Vigilar la realización. Supervisar, adiestrar y orientar los esfuerzos del personal de acuerdo con el objetivo planteado. Evaluar: comparar lo realizado con lo planeado. Determinar por medio de normas previamente establecidas hasta que punto se cumplieron o no los objetivos planteados, así como la determinación del grado de impacto logrado.  Funciones específicas Toma de decisiones Liderazgo Motivación Manejo de conflictos Comunicación 3. La Motivación. Las motivaciones humanas se basan en necesidades, ya sea consciente o inconscientemente experimentadas. Algunas de ellas son necesidades primarias, como los requerimientos fisiológicos de aire, agua, alimentos, sueño, abrigo. Otras pueden considerarse secundarias, como la autoestima, el estatus, la asociación con los demás, el afecto, la generosidad, la realización y la afirmación personal. Estas necesidades suelen varían de intensidad y en el transcurso del tiempo entre diferentes individuos.

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La motivación es un término genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Decir que los administradores motivan a sus subordinados es decir que realizan cosas con las que esperan satisfacer esos impulsos y deseo e inducen a los subordinados a actuar de determinada manera. -

Los motivadores

Los motivadores son cosas que inducen al individuo a alcanzar un alto desempeño. Mientras que las motivaciones son el reflejo del deseo, los motivadores son las recompensas o incentivos ya identificados que intensifican el impulso a satisfacer esos deseos. Son también los medios por los cuales es posible conciliar necesidades contrapuestas o destacar una necesidad para darle prioridad sobre otra. -

Diferencia entre motivación y satisfacción

La motivación se refiere al impulso y esfuerzo por satisfacer un deseo o una meta. La satisfacción se refiere en cambio al gusto que se experimenta una vez que se ha cumplido un deseo. En otras palabras la satisfacción implica un impulso hacia un resultado, mientras que la satisfacción es el resultado ya experimentado. -

Teorías sobre la motivación

Existen varias teorías sobre la motivación: Teoría de la jerarquía de las necesidades (Maslow) Teoría de los factores (Herzberg) Teoría del Logro (McClelland) Teoría X y Teoría Y ( McGregor) La teoría de Fijación de Metas (Ryan y Smith) La teoría del Refuerzo (Skinner) La teoría de la expectación Una de las teorías más conocidas es la siguiente: En dos grupos de supuestos elaborados por Douglas McGregor conocidos como la “teoría X” y la “teoría Y” quedo expresada una visión particular de la naturaleza de los seres humanos. En opinión de McGregor en la primera: “la gente considera el trabajo solamente como una cosa necesaria para la supervivencia y lo evita en lo posible (teoría X); desde este punto de vista, los gerentes deben ser estrictos y

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autoritarios por que de lo contrario los gerentes no cumplirán sus labores. En la segunda (Teoría Y) el hombre quiere trabajar y esta ansioso por hacerlo, obtiene mucha satisfacción de el en circunstancias adecuadas y puede hacer un buen papel. Esta teoría ha sido aplicada en la administración por objetivos que procura aprovechar esta disposición y capacidad, mostrando a los gerentes como lograr una atmósfera que haga que los empleados den lo mejor de si y consigan el mejoramiento personal. La principal importancia de estas teorías radica en lo que cada una de ellas sugiere al administrador para que el elabore su propio método de diagnostico de acuerdo con las necesidades presente su organización, sin dejar de la lado la cultura y la psicología de los subordinados con el entorno empresarial. 4. El Liderazgo Es el arte de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales. -

Componentes del Liderazgo.

Los Líderes prevén el futuro e inspiran a los miembros de la organización y trazan la ruta que estos seguirán. Se destacan cuatro componentes importantes: La capacidad para hacer un uso responsable y eficaz del poder La capacidad para comprender que los seres humanos tienen diferentes motivaciones en diferentes momentos y situaciones. La capacidad para inspirar a los demás. La capacidad para actuar a favor del desarrollo de una atmósfera conducente al respuesta ante las motivaciones. -Cualidades de un líder. En las investigaciones sobre liderazgo se han identificado los rasgos o características que hacen a un líder efectivo: Inteligencia: la inteligencia no solo incluye el cociente intelectual, si no también otros elementos como fluidez verbal, conocimiento, perspicacia y originalidad. Rasgos físicos: debe reflejar una imagen saludable, de vitalidad, debe estar siempre bien presentado. Estos son elementos de apoyo para un líder con éxito. Personalidad: Elementos tales como iniciativa, la persistencia, la

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ambición y la capacidad para actuar son características personalidad asociadas a la efectividad de liderazgo. -

de la

Estilos de Liderazgo

El estilo de liderazgo es la forma como se ejerce el papel de liderazgo, este se caracteriza por el modo de abordar el manejo de las personas. Se conocen varios estilos de liderazgo: Autoritario Democrático Autocrático Participativo Centrado en el trabajo Centrado en las personas Concreto General Directivo Permisivo Los buenos gerentes tienen un estilo flexible entre los extremos. No existe estilo apropiado para todas las situaciones; uno tiene que estar preparado para ajustar su estilo de acuerdo con las circunstancias, esto no implica inconsistencia. 5. El proceso de Comunicación. Aunque la comunicación se aplica a todas las fases de la administración, es particularmente importante en la función de dirección. La comunicación es la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderla. Figura 5. Componentes de la comunicación EMISOR

MENSAJE

RECEPTOR

-Emisor del Mensaje: es por donde empieza la comunicación, el cual posee una idea, el cual la codifica de tal manera que pueda ser entendida por el emisor y el receptor. -Canal de transmisión: la información se transmite por un canal que une el emisor con el receptor. El mensaje puede ser oral o escrito, y se puede transmitir por medio de un memorándum, una computadora, un teléfono, Internet, etc. -Receptor del mensaje: el receptor debe estar preparado para recibir el mensaje, a fin de que pueda decodificarlo y convertirlo en ideas. Una

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comunicación solo puede ser precisa cuando tanto el emisor como el receptor atribuyen el mismo significado a los símbolos que componen el mensaje. La Comunicación en l as Organizaciones En las empresas de hoy la comunicación debe fluir más velozmente que antes. La comunicación permite a los gerentes, administradores cumplir con las funciones de Planeación, Organización, dirección y Control. Objetivos de la Comunicación Intercambio permanente y sistemático de órdenes, informaciones, ideas, referencias, informes, planes, programas, proyectos, etc. El intercambio debe ser racional, sistemático y fluido para que cumpla el propósito. Coordinación de esfuerzos hacia un objetivo común, en la cual se apoye el funcionamiento de la comunicación como medio que le permita al ejecutivo informar, impartir ordenes, verificar actividades y controlar proceso y resultados. Transmisión de órdenes, instrucciones, ideas, informes, resultados y experiencias, de tal manera que lleguen al sitio y a la persona adecuadas y en el momento oportuno sin sufrir alteraciones. Facilitar y simplificar el desempeño de las personas, cuyos esfuerzos deben converger en el logro de objetivos. Divulgación de políticas, principios, valores, a los cuales debe ceñirse el comportamiento de un objetivo.

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