ACTA DE ACLARACIONES No. 1 SOLICITUD DE PROPUESTA Proceso No. 2015-0720

OBJETO: Contratar el servicio de admisión, curso y entrega de correspondencia y de los servicios postales,

que permita garantizar la entrega oportuna y certificada de las comunicaciones oficiales, y que coadyuve al cumplimiento de las actividades requeridas para la prestación del servicio mencionado. De conformidad con lo dispuesto en el cronograma del proceso de selección, se procede a dar respuesta a las observaciones presentadas dentro del plazo establecido, de la siguiente manera: Observación No 1 Numeral 15. Formato y contenido de la propuesta técnica, literal a “una declaración que indique si es necesario algún tipo de licencia de importación o exportación en relación con los bienes que serán adquiridos o los servicios que hayan de ser prestados, incluyendo cualquier tipo de restricción en el país de origen; naturaleza de uso o doble uso de los bienes o servicios, incluyendo cualquier disposición relativa a los usuarios finales; y. Atentamente solicitamos se elimine este numeral, el cual no acorde con el objeto de la contratación. Respuesta: Se aclara que cada compañía debe determinar si esta condición le aplica o no, en el caso que esto le sea aplicable debe incluir la documentación solicitada, si no debe indicar que no les aplica. Observación No 2 Objetivo general: “Prestar los servicios de admisión, curso y entrega de correspondencia y demás servicios postales que requieran los Proyectos PNUD/73393 y PNUD/75077, en las diferentes modalidades de envió, en especial CORREO CERTIFICADO, así como el envío y entrega de paquetes que contienen equipos electrónicos y bienes muebles de propiedad de éstos”. Atentamente solicitamos se aclare si el objeto de la contratación corresponde a mensajería expresa o correo certificado, teniendo en cuenta los contenido en la ley 1369 de 2009, en su artículo 3 define los servicios postales, dentro de los cuales involucra expresamente 3 de ellos, correo, mensajería expresa y postales de pago, cada uno de estos servicios tiene definidas condiciones particulares técnicas, jurídicas y financieras, que los hacen diferentes unos de otros, y por ello no pueden ser considerados como servicios equivalentes o sustitutos, el único operador autorizado para prestar el servicio de correo es “Servicios postales nacionales S.A. 472”. Respuesta: Respecto a esta observación se reitera que el objetivo general del presente proceso es “Prestar los servicios de admisión, curso y entrega de correspondencia y demás servicios postales que requieran los Proyectos PNUD/73393 y PNUD/75077, en las diferentes modalidades de envío, en especial correo certificado, así como el envío y entrega de paquetes que contienen equipos electrónicos y bienes muebles de propiedad de éstos” (subrayado fuera de texto), es decir, que es necesario contar no solo con el servicio postal que conforme a lo establecido por la ley 1369 de 2009 contenga el servicio de correo y el servicio de mensajería expresa, sino también con el servicio de correo certificado. Los Proyectos 73393 y 75077, requieren dentro de sus actividades cotidianas enviar comunicaciones oficiales a entidades públicas y privadas, y a las diferentes entidades territoriales de orden Municipal, Departamental y Nacional, con quienes interactúa en cumplimiento de sus actividades, lo que conlleva constantemente a generar comunicaciones con implicaciones de orden legal, fiscal y disciplinario, e igualmente dar respuesta dentro de los términos legales a todo proceso de carácter judicial; con el fin de dar cumplimiento a las formalidades

establecidas, y así evitar la indefensión en aquella situación procesal en la que una de las partes se pueda ver limitada o despojada por el órgano jurisdiccional de los medios de defensa que le corresponden en el desarrollo del proceso. De conformidad con lo expuesto anteriormente no se acepta la sugerencia por cuanto las condiciones del pliego se mantienen. Observación No 3 Numeral 3 ALCANCE: “El PNUD, está interesado en contratar un proveedor para el suministro periódico de los servicios de mensajería expresa que comprenda la recepción, recolección y entrega personalizada de envíos.” Atentamente solicitamos se aclare el concepto de entrega personalizada.

Respuesta: El término de entrega personalizada para el caso que nos ocupa hace referencia a la entrega de correspondencia con constancia de quien recibe en la guía a nivel netamente urbano, motivo por el cual requiere contar con las herramientas necesarias, que en términos de oportunidad y cumplimiento permita remitir la correspondencia que se genera al interior de la entidad en la ciudad de Bogotá, a entes de control (Contraloría y Procuraduría), al Ministerio de Hacienda, Ministerio de Minas y Energía, usuarios en general, junto con la realización de actividades bancarias; las cuales deben ser realizadas con diligencia y prontitud garantizando el correcto funcionamiento y desempeño de los citados proyectos. Por lo anterior y para atender esta actividad, se hace necesario que dentro del contrato de mensajería se cuente con el servicio de mensajería motorizada a nivel urbano en la ciudad de Bogotá D.C., que permita una rápida distribución de documentos y correspondencia. Observación No 4 Numeral 4 ACTIVIDADES, literal h viñeta 6 “Las sedes de los proyectos y ciudades que realizarán envíos a las diferentes ciudades y municipios del territorio nacional, incluyendo los resguardos indígenas, veredas y corregimientos. De acuerdo a lo anterior solicitamos se permita acreditar este requisito con la matriz de cobertura a nivel nacional, la cual no debe ser inferior al 80%. Respuesta: Es importante precisar que dentro de las actividades más sensibles llevadas a cabo por los proyectos, es la constante comunicación con cada una de las sedes regionales y las diferentes entidades Municipales y Departamentales de todo el territorio nacional, incluido los resguardos indígenas, corregimientos y veredas, lo que implica que por razones no solo de equidad y de justicia se requiere contratar un operador con capacidad para atender en su totalidad, los enclaves geográficos apartados donde la inexistencia de condiciones económicas apropiadas hace inviable otro acceso a la información. En estos casos, se trata de asegurar el acceso efectivo de toda la población al manejo e inversión de los recursos de regalías. Esta obligación implica que el proceso en curso debe garantizar la contratación del servicio de mensajería conservando los principios de universalidad, continuidad e igualdad independiente de su ubicación geográfica. Por tal razón, los proyectos requieren que las entregas se realicen en un 100% del territorio nacional. De conformidad con lo expuesto anteriormente no se acepta la sugerencia por cuanto las condiciones del pliego se mantienen.

Observación No 5 Obligaciones del contratista, viñeta 4 “Entregar al proyecto dentro de los (4) cuatro días hábiles siguientes a su entrega, las pruebas o constancias de envío o de las comunicaciones, entregadas para su distribución”. ”Atentamente solicitamos que modifique por la opción de consultar la prueba de entrega a través de una página web, la cual estará disponible en un tiempo proporcional al trayecto, teniendo en cuenta que es necesario realizar un proceso de retorno sumado al tiempo para procesar la información, digitalizarla y publicarla en la plataforma electrónica para su consulta, se aclara que las prueba de entrega física serán custodiadas por la compañía por un lapso de 3 años y serán entregadas al cliente vía email , copia y/o cd siempre y cuando estas sean solicitadas previamente por la (PNUD). Para los envíos internacionales se aclara que las pruebas de entrega son remplazadas por una certificación donde se relaciona el nombre de la persona que recibe el envió, lo anterior teniendo en cuenta el pacto de Varsovia. Respuesta: La observación es pertinente por lo que mediante adenda, se aclarará que la constancia del envío de las comunicaciones, podrán ser consultadas en la página web, sin embargo, es pertinente precisar que cuando los proyectos requieran la prueba física, esta deberá ser entregada dentro de los tiempos estipulados en la matriz de cumplimiento que deberá ser presentada con la oferta. Ver Adenda Observación No 6 Obligaciones del contratista, viñeta 10 “Presentar mensualmente la facturación correspondiente por el valor de los portes, de acuerdo con las planillas de imposición” .Solicitamos se aclare la expresión planillas de imposición. Respuesta: La planilla de imposición es un formato en el que se relaciona la correspondencia enviada, causada diariamente y entregada a la agencia de correo contratada, que posteriormente se utiliza como insumo para la facturación del servicio efectivamente prestado. Observación No 7 Obligaciones del contratista, viñeta 11 “En caso de pérdida de un envío, se pagará el valor que corresponda de conformidad con la escala vigente para tal efecto, previa la investigación correspondiente”. Atentamente solicitamos se revise está obligación, dado que las empresas de mensajería responden únicamente por el valor declarado en la guía de transporte.

Respuesta: La observación es pertinente por lo que mediante adenda se aclarará que la empresa de mensajería responderá por el valor declarado y asegurado en la guía correspondiente al momento de realizar el envío. Ver Adenda Observación No 8 Obligaciones del contratista, viñeta 24 “Recibir y tramitar las peticiones y reclamaciones relacionadas con la prestación del servicio y resolverlas centro de los (5) días hábiles siguientes a su recibo. La Ley 1369 Titulo VI Derechos y deberes de los usuarios, Art 32 “Procedimiento para el trámite de peticiones, reclamos y solicitudes de indemnizaciones. Los operadores postales deberán recibir y tramitar las peticiones y reclamaciones

relacionadas con la prestación del servicio y resolverlas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recibo por parte del operador postal. Teniendo en cuanta lo anterior, atentamente solicitamos se amplié a 15 días el termino para dar respuestas a las peticiones y reclamaciones. Respuesta: La observación es pertinente por lo que mediante adenda se aclarará que conforme a la ley 1369 de 2009 toda petición y reclamación relacionada con la prestación del servicio deberá ser resuelta dentro del término de los 15 días. Ver Adenda Observación No 9 Formato económico, atentamente solicitamos se aclare si el servicio a contratar es correo o mensajería expresa, que significa correo express? Respuesta: Se aclara que el servicio a contratar corresponde a mensajería expresa. Ver Adenda Observación No 10 Formato económico, atentamente solicitamos se aclare a que hace referencia la expresión Counter. Respuesta: Es la persona nombrada por la empresa de correspondencia, quien se ubicará en la entidad a la que se le prestará el servicio y responderá por todo los procesos de envíos, embalaje, generación de planillas y/o base de datos. Observación No 11 Servicio de empaque y embalaje: Para estimar el costo de este servicio, es necesario tener la siguiente información: Medidas ( Alto x Ancho x Largo) del envió a movilizar y el peso. Respuesta: Respecto de esta solicitud es importante precisar que la necesidad de este servicio es ocasional y no existe un estándar de equipos o elementos a ser enviados, pues entre otros, se envían pendones, equipos de oficina, mobiliario, entre otros, los cuales podrán ser enviados siempre y cuando se ajusten a las dimensiones que se estipulen en la modalidad de paquetería de acuerdo a los lineamientos de cada compañía podrán indicar según sus estándares valores estimados de empaques según meditas del paquete, tipo de elemento a empacar, tipos de empaque etc. Para el alistamiento de estos elementos, se deberán considerar las características de cada bien al momento de su envío. Observación No 12 Solicitamos se aclare el presupuesto estimado para la ejecución de este proyecto Respuesta: De acuerdo con los procedimientos y normas internas del PNUD, este es un dato confidencial el cual no es suministrado. Observación No 13 Cuando se refiere a currículo, se requiere la hoja de vida con los documentos anexos que certifiquen preparación académica y/o los certificados que acrediten preparación técnica certificada del personal que se registrara como destinado a la prestación del servicio?

Respuesta: Se aclara que cuando se hace referencia a currículo se refiere a la hoja de vida con sus respectivos soportes del personal requerido solicitado en los TDR para el desarrollo de las actividades a contratar. Observación No 14 Entenderemos fuerza mayor, como otro caso en el que la persona se desvincule de la compañía, por cualquier razón? Comprendiendo la movilidad laboral de las personas. También aplica y es permitido el reemplazo. Respuesta: Cualquier sustitución deliberada debida a razones de fuerza mayor, incluyendo el retraso en la ejecución del proyecto de programa por causas ajenas a la Propuesta, podrá hacerse sólo después de que el supervisor designado haya aceptado la justificación de la sustitución y haya aprobado las calificaciones de la persona reemplazante, que deberá poseer una acreditación igual o superior a las de la persona sustituida. Observación No 15 Cuál es la periodicidad del promedio de envíos que refieren en el ítem 1 antecedentes, en el que presentan la siguiente información habla de los últimos ocho meses, el numero promedio de envíos es mensual o del periodo de los ocho meses? A diferencia del cuadro anterior en este si se indica cual es la periodicidad del promedio. Respuesta: Se hace claridad que el cuadro referenciado en los términos es del promedio de los últimos 8 meses; no mensualizado. Observación No 16 Respecto del numeral 3.1. Factor ponderarle experiencia. Como parte de los requisitos ponderables se incluye la presentación de certificaciones de calidad, como se trascribe a continuación: “Se otorgarán 100 puntos si la empresa cuenta actualmente con una certificación de gestión de calidad en servicios de mensajería.” ¿Debemos entender que las certificaciones de calidad con la que cuente la Empresa, y que certifiquen la calidad de los procesos y procedimientos, tales como ISO 9001, ISO 27001 serán tenidas en cuenta para el puntaje correspondiente? Asimismo, solicitamos precisar la forma en la que se debe acreditar la tenencia de la certificación (manifestación del representante, copia de la certificación Etc.) Respuesta: Se aclara que los puntos se otorgaran si el oferente cuenta con certificación de gestión de calidad en servicios de mensajería, lo cual debe acreditar anexando copia del certificado de calidad correspondiente. Observación No 17 Respecto del favor ponderable de la experiencia: De forma muy respetuosa solicitamos considerar la posibilidad de modificar las condiciones de evaluación de la experiencia del proponente, como quiera que, en el documento de solicitud de propuestas se está otorgando puntaje por cada contrato de 100 millones que se presente con calificación de buena o excelente, como se trascribe a continuación: “Se asignarán 100 puntos por cada certificación adicional a la mínima requerida por contratos (cuyo objeto sea similar al del presente proceso) prestados satisfactoriamente con evaluación de desempeño bueno o excelente dentro de los últimos 3 años por un monto mínimo de COP $100.000.000 cada uno”.Al afecto, se considera que otorgarle un peso tan alto a calificación de la experiencia, podría no ser un criterio que permita escoger la

propuesta más adecuada y menos riesgosa para la Entidad, teniendo en cuenta que la mayoría de los operadores postales contamos con una buena cantidad de contratos con calificación satisfactoria, de modo que este no sería un factor diferencial importante. En ese sentido, se considera que el factor de experiencia podría ser remplazo por la cobertura, otorgando puntaje a los proponentes que cuenten con la mayor cobertura a nivel nacional acreditando el mayor número de establecimientos de comercio, sedes o sucursales, a nivel nacional. (eliminando el factor de experiencia y reformulando el criterio de cobertura existente). Ahora bien y en el caso de no eliminar la experiencia como factor ponderable, se sugiere no otorgar el puntaje en función del número de contratos, sino en función del valor contratado, dado que no resultaría razonable que obtuviera mayor puntaje, quien presenta 3 contratos de 100 millones, a quien presente uno de 5 mil millones. Respuesta: No se acepta la sugerencia por cuanto las condiciones del pliego se mantienen. Observación No 18 Respecto de la necesidad de hacer una precisión en distintos apartes de los documentos del proceso de contratación. Revisados los documentos, se observa que en distintos apartes se hace referencia al servicio de CORREO CERTIFICADO (servicio que no corresponde al que se pretende adquirir), por ello, muy respetuosamente y con el fin de armonizar el documento a la normativa vigente se sugiere remplazar dicha expresión por servicio de mensajería expresa. En efecto, tanto el servicio de correo, como el servicio de mensajería expresa son servicios postales, según el artículo 3 de la Ley 1369 de 2009, sin embargo, se trata de servicios completamente diferentes en sus condiciones técnicas, y además prestados por operadores también muy diferentes. El servicio de mensajería expresa, se encuentra definido en el numeral 2.3 del artículo 3 de la Ley 1369 de 2009, el cual establece que el servicio se caracteriza por la aplicación y adopción de medidas especiales para la recolección, trasporte y entrega de objetos postales hasta 5 kilos, dentro de las cuales se encuentra la necesidad de que el objeto curse con guía y monitoreado con un sistema de trazabilidad, como consta en el numeral 2.3 del artículo 3 de la ley 1369 de 2009. En tanto que el servicio de correo, como lo indica el numeral 2.1. es un servicio exclusivo y obligatorio del operador postal oficial o concesionario de correo, y sus condiciones técnicas no involucran la adopción de medidas especiales, como prueba de entrega y trazabilidad, y se encuentra restringido a un peso máximo de 2 kilogramos. De modo que, se requiere la precisión en distintos apartes como los que se trascriben a continuación, y en especial en la oferta económica que refiere al correo y al peso de 2 kilogramos. Uno de los apartes es el siguiente: “1. ANTECEDENTES Conforme a las necesidades de los Proyectos PNUD/73393 y 75077, se hace necesario contratar una empresa que entre otras actividades ofrezca: El servicio de correo CERTIFICADO, instrumento que por las actividades inherentes a los Proyectos, es indispensable e imperativo; no solo para garantizar el envío y la entrega de la documentación, sino también que la misma se haga bajo firma, cumpliendo así con lo exigido por la norma y del Procedimiento Administrativo que incluye los servicios añadidos de prueba de entrega certificada como garantía de recepción, mediante aviso de recibo o prueba de entrega electrónica y gestión de entrega. Así mismo que garantice la cobertura a nivel nacional, que por las características del proyecto significa que llegará a todos los rincones del país, incluyendo aquellos de difícil acceso. [..] 2. OBJETIVOS 2.1 Objetivo General:

Prestar los servicios de admisión, curso y entrega de correspondencia y demás servicios postales que requieran los Proyectos PNUD/73393 y PNUD/75077, en las diferentes modalidades de envió, en especial CORREO CERTIFICADO,” Por lo anterior, solicitamos incluir la precisión en los distintos apartes de los documentos que componen el proceso de adquisición. Respuesta: Ver respuesta a la observación 2 Observación No 19 Respecto del numeral 4 ACTIVIDADES. 19.1. PQR. Como parte de las obligaciones particulares del operador se establece la obligación de responder en un término de 5 días las PQR, como se trascribe a continuación. “ Recibir y tramitar las peticiones y reclamaciones relacionadas con la prestación del servicio y resolverlas centro de los (5) días siguientes a su recibo” Al respecto solicitamos armonizar lo anterior con el contenido del artículo 32 de la ley 1369 de 2009, que indica que: “Artículo 32. Procedimiento para el trámite de peticiones, reclamos y solicitudes de indemnizaciones. Los operadores postales deberán recibir y tramitar las peticiones y reclamaciones relacionadas con la prestación del servicio y resolverlas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recibo por parte del Operador Postal. Contra estas decisiones proceden los recursos de reposición y en subsidio de apelación. El recurso de apelación será atendido por la autoridad encargada de la protección de los usuarios y consumidores. Respuesta: Ver respuesta observación 8 De igual forma, cada Operador Postal señalará el procedimiento mediante el cual se atiendan las solicitudes para el reconocimiento y pago de las indemnizaciones previstas en el artículo 25 de la presente ley, el cual no puede exceder el término total de treinta (30) días hábiles incluido el pago de la indemnización a que haya lugar.” Respuesta: sobre este tema no se hace referencia en los términos de referencia, sin embargo en caso de ocurrencia el procedimiento a seguir será el establecido en la ley. Adicionalmente consideramos importante se aclare que los envíos con peso superior a los 5 kilogramos, no se encuentran cubiertos por esa precisa disposición por tratarse de envíos regidos por el código de comercio, aun cuando la respuesta a las PQR pueda hacer en el mismo tiempo. Respuesta: Es necesario aclarar que no se solicita dentro del pliego envíos superiores a 5 kgs, porque además de regirse por las normas del código de comercio, obedecerían a despachos por carga para lo cual se debe contar con una licencia o permiso adicional. 19.2.

Normas técnicas y Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Como parte de las obligaciones del operador postal se estable la obligación de cumplir con las normas técnicas y lo dispuesto Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo en lo relativo al contenido mínimo de la guía, como se trascribe a continuación: “g. Prueba de entrega: El cliente del servicio de mensajería expresa requiere la prueba de entrega del envío, donde conste fecha, hora de entrega, firma e identificación de quien recibe en cumplimiento de las normas técnicas y disposiciones aplicables, entre ellas lo relacionado con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo 27 Contencioso Administrativo, con el objeto de poder contar con la información oportuna para el cómputo de términos.” solicita precisar a qué normas técnicas se hace referencia, indicando el número de la Ley o el decreto y aparte del artículo que se considera aplicable, así como el artículo de la Ley 1437 de 2011, que se considera que reglamenta el contenido de la guía. Lo anterior, teniendo en cuenta que, las condiciones objetivas en las cuales se debe prestar el servicio postal (requisitos de la guía) no se encuentran definidos en reglamentos técnicos ni en el código, sino en la Ley 1369 de 2009, y las resoluciones que la han reglamentado. Para el caso particular del contenido de la guía se tiene lo indicado en el resolución 3095 de 2011 expedida por la Comisión de Regulación de Comunicaciones –CRC-. Respuesta: Conforme a lo establecido en el objeto a contratar, es preciso señalar que el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo-PNUD como para el Departamento Nacional de Planeación que funge exclusivamente como organismo de ejecución de los citados proyectos, permanentemente interactúa no sólo con las entidades del orden Nacional, Departamental y Municipal, sino también con el personal profesional y técnico incorporados a los proyectos a nivel regional y urbano que prestan sus servicios, en aras de dar cumplimiento al objeto establecido en los proyectos. A este respecto y con el fin de blindar al PNUD y al Departamento Nacional de Planeación de una eventual demanda se hace necesario contratar un servicio que cumpla con todas las formalidades necesarias para evitar que las comunicaciones no cumplan con las especificaciones de admisión, curso y entrega de la correspondencia, no lleguen a su destino y/o no se notifique en debida forma. Por tanto, no solo estamos hablando de comunicaciones de tipo técnico propiamente de los proyectos, sino respuestas a requerimientos llámese demandas, derechos de petición, tutelas, quejas etc. Conforme a lo anterior, se aclara que al referirnos al termino normas técnicas hacemos alusión a aquellos parámetros y metas de calidad para los servicios postales definidos por la Comisión de Regulación de Comunicaciones particularmente la Resolución No 3095 y Resolución No 3038 de 2011. Respecto de las demás normas enunciadas, nos amparamos no solo en la ley 1369 de 2009, sino también lo establecido en el código contencioso administrativo en el Titulo III Capítulo V llamado citaciones y notificaciones articulo 67 y 68. Así mismo en el Título V Capitulo VIII Notificaciones art. 198 Notificación personal. 19.3.

Respecto del embalaje.

Respetuosamente solicitamos eliminar encabeza del operador postal, la obligación de responsabilizarse del embalaje de los objetos que se impongan para el envío dado que esta es una obligación del remitente. Respuesta: La observación no será atendida, sin embargo se aclara, que como se estableció en los términos de referencia, se requiere que la obligación del embalaje sea cumplida por parte del operador del servicio. El PNUD/73393/75077 en desarrollo de los proyectos requieren del servicio de embalaje, no solo por carecer de las herramientas idóneas para ello, sino porque obtener el servicio por parte del operador permita que el embalaje cumpla con la función de contener, presentar, proteger y asegurar los objetos como: equipos de cómputo, portátiles, mobiliario, aires acondicionadores etc., durante su transporte a las sedes regionales, salvaguardando así la calidad e integridad de los mismos.

Observación No 20 Respecto del formulario de la oferta económica. Tal y como se indicó en antecedencia, se hace necesario modificar el formato y contenido de la oferta económica eliminando la mención al SERVICIO DE CORREO en distintas modalidades (express, normal etc) y en su lugar, incluir servicio de mensajería expresa. Adicionalmente, se solicita modificar los rangos de peso, así: Kilo inicial y kilo adicional hasta 5 kilogramos, como quiera que el peso máximo por envío en el servicio de mensajería expresa es de 5 kilogramos y no 2 como lo es en el servicio de correo. Respuesta: Ver adenda donde se ajustará el formulario de propuesta financiera. Observación No 21 Propuesta técnica. Numeral 15. Formato y contenido de la propuesta técnica, literal a “una declaración que indique si es necesario algún tipo de licencia de importación o exportación en relación con los bienes que serán adquiridos o los servicios que hayan de ser prestados, incluyendo cualquier tipo de restricción en el país de origen; naturaleza de uso o doble uso de los bienes o servicios, incluyendo cualquier disposición relativa a los usuarios finales; y. Atentamente solicitamos se elimine este numeral, el cual no acorde con el objeto de la contratación. Respuesta: Ver respuesta Observación No 1 Observación No 22 Aclaración concepto entrega personalizada. Numeral 3 ALCANCE: “El PNUD, está interesado en contratar un proveedor para el suministro periódico de los servicios de mensajería expresa que comprenda la recepción, recolección y entrega personalizada de envíos..” Atentamente solicitamos se aclare el concepto de entrega personalizada. ¿Debemos entender que, entrega personalizada, comporta la obligación de dejar constancia de quien recibe en la guía, y que no necesariamente tiene que ser el destinatario? Respuesta: Ver respuesta Observación No 3 Observación No 23 Matriz de destinos. Numeral 4 ACTIVIDADES, literal h viñeta 6 “Las sedes de los proyectos y ciudades que realizarán envíos a las diferentes ciudades y municipios del territorio nacional, incluyendo los resguardos indígenas, veredas y

corregimientos. De acuerdo a lo anterior solicitamos se permita acreditar este requisito con la matriz de cobertura a nivel nacional, la cual no debe ser inferior al 80%. Respuesta: Ver respuesta Observación No 4

Observación No 24 Obligaciones del contratista. Obligaciones del contratista, viñeta 4 “Entregar al proyecto dentro de los (4) cuatro días hábiles siguientes a su entrega, las pruebas o constancias de envío o de las comunicaciones, entregadas para su distribución”. Atentamente solicitamos que modifique por la opción de consultar la prueba de entrega a través de una página web, la cual estará disponible en un tiempo proporcional al trayecto, teniendo en cuenta que es necesario realizar un proceso de retorno sumado al tiempo para procesar la información, digitalizarla y publicarla en la plataforma electrónica para su consulta, se aclara que las prueba de entrega física serán custodiadas por la compañía por un lapso de 3 años y serán entregadas al cliente vía email , copia y/o cd siempre y cuando estas sean solicitadas previamente por la (PNUD). Para los envíos internacionales se aclara que las pruebas de entrega son remplazadas por una certificación donde se relaciona el nombre de la persona que recibe el envío, lo anterior teniendo en cuenta el pacto de Varsovia. Respuesta: Ver respuesta Observación No 5 Obligaciones del contratista, viñeta 10 “Presentar mensualmente la facturación correspondiente por el valor de los portes, de acuerdo con las planillas de imposición” .Solicitamos se aclare la expresión planillas de imposición, o en su defecto se elimine por ser un expresión y obligación relativa al servicio de correo, y no al servicio de mensajería expresa objeto de la adquisición. Respuesta: Ver respuesta Observación No 6 Observación No 25 Formato de oferta económica: Formato económico, atentamente solicitamos se aclare a que hace referencia la expresión Counter. Respuesta: Ver respuesta Observación No 10 Servicio de empaque y embalaje: Para estimar el costo de este servicio, es necesario tener la siguiente información: Medidas ( Alto x Ancho x Largo) del envió a movilizar y el peso. Respuesta: Ver respuesta Observación No 11

Observación No 26 Estimación del presupuesto. Solicitamos se aclare el presupuesto estimado para la ejecución de este proyecto Respuesta: Ver respuesta Observación No 12 Observación No 27 Audiencia de aclaración. De manera antena, sugerimos incluir como parte del cronograma una audiencia de precisión de los términos de referencia, para que las empresas interesadas podamos ampliar el contenido de las observaciones e interactuar con la entidad con el fin de enriquecer el proceso de adquisición. Respuesta: El 19 de octubre de 2015, siendo las 9:00 am se llevó a cabo en las oficinas del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, la audiencia aclaratoria respecto de los términos de referencia del contrato de mensajería. Por parte de los oferentes asistió 4-72, por parte del PNUD asistió Sandra Arce, por parte de la Coordinación Administrativa la Doctora Grace Michaels, Consuelo Gomez y Esmeralda Cruz. En el desarrollo de la audiencia, la firma 4-72 expuso las observaciones que previamente habían sido remitidas vía correo electrónico y sobre las cuales se da respuesta a lo largo del presente documento, por lo que no se considera pertinente volver a trascribirlas.