Request for Qualifications (RFQ) for   Employee Benefits Brokerage and Advisor Services  Released on December 19, 2016   

St. Charles Park District ‐ 101 S. 2nd Street ‐ St. Charles, IL 60174 

      I. INTRODUCTION      A. PURPOSE AND SCOPE OF WORK  The  purpose  of  this  Request  is  to  solicit  responses  from  qualified  and  experienced  firms  to  provide  insurance  brokerage  and  advising  services  to  the  St.  Charles  Park  District  (“Park  District”  or  “District”)  in  support  of  the  District’s  health  and  associated  benefits  programs.    The  intent  of  the  scope  of  work  is  to  provide a basis for comparison of the submissions that are received. It is expected that a qualified company,  by  submitting  an  RFQ,  has  exercised  their  own  judgement  on  the  tasks  required  and  level  of  effort  necessary to provide the expected service. The District maintains the right to modify the scope of work to fit  within available resources and objectives.    Such services within the Scope of Work will include, but may not be limited to:   Developing an understanding of the District’s needs with regard to health and benefit plans;   Evaluating  current plans and recommending alternative plan and funding designs;   Advising District on plans, products and carriers that have the potential to reduce expenses;   Recommending emerging benefit models, insurance trends, and evolving technology;   Analyzing insurance provider proposals and providing a comprehensive written assessment;   Negotiating with insurance providers to obtain the best possible value for services prescribed;   Assisting in the future preparation of bid specifications;   Advising and assisting in securing reinsurance and/or excess insurance when applicable;   Assisting in the development, implementation, and enhancement of a wellness program;   Offering periodic educational sessions to employees and retirees on relevant benefit topics;   Working with District officials and human resources staff to acquire and administer benefit plans;   Providing consultation and guidance to District employees on insurance benefits upon request;   Participating in meetings with District staff, committee(s) and/or elected officials;   Acting as an advocate for employees, retirees and dependents with insurance companies and providers;   Producing applicable communication strategies and materials for the District and employees;   Reviewing plan documents and benefit summaries to ensure federal and state compliance;    Maintaining knowledge of related Governmental Accounting Standards Board (GASB) regulations;   Coordinate with providers to obtain relevant performance data and providing benefit plan analysis; and   Tracking and reporting progress of plan utilization and experience on a monthly basis to the District.    The  group  benefit  plans  include  medical,  prescription  drugs,  dental,  vision,  life,  accidental  death  and  dismemberment (AD&D) insurance, flexible spending accounts (FSAs), and a health reimbursement account.  Dental, vision, life and accidental death and dismemberment (AD&D) coverage are provided by the District.   In  addition  to  the  group  benefit  programs  for  eligible  employees,  the  District  offers  an  assortment  of  voluntary  programs  that  provide  employees  with  products  that  assist  in  their  financial  planning  and  wellness.   

1

B. DISTRICT OVERVIEW  The Park District is a special unit of local governmental that owns, operates and/or manages over 1,500  acres  of  open  space,  four  community  centers,  four  seasonal  facilities,  five  maintenance  buildings,  and  thousands of programs and community events annually. The District is governed by an elected Board of  Commissioners, led by a Director of Parks and Recreation, and managed by the administrative staff that  oversee the business, golf, marketing, parks and planning, and recreation departments.     The District employs approximately 76 health insurance eligible full time employees, part time employees,  and eligible retirees. The District annually employs at least another 500 part time and seasonal employees  to support the operations and fulfill the ongoing mission of the District who are not generally eligible for  insurance plans. The single criterion for insurance eligibility is working an annual minimum of 1,560 hours.    The District offers one traditional PPO plan, two PPO driven Health Reimbursement Account (HRA)  plans,  and  one  HMO  plan.  All  programs  are  offered  through  Blue  Cross  Blue  Shield  of  Illinois.  As  of  September 1, 2016, employees,  dependents  and  retirees  participated  in  the  program  as  follows:     Eligible Park District Employees and Dependents Under Group Plan  Employee  Coverage  PPO  HRA 1  HRA 2  HMO  EE Totals 

Employee  EE Only 

EE + Spouse  EE  SP 

EE + Child(ren)  EE  >1 Ch 

EE 

Family  Fam 

Health  Waivers 

EE  Totals 

2  8  0  11 

0  7  1  1 

0  7  1  1 

1  2  0  1 

1  2  0  1 

2  8  2  16 

5  23  4  45 

14 

See   Below 

21 









28 

77 

14 

152 

n/a 

Retiree  Totals 

Eligible Park District Retirees and Dependents Under Group Plan  Retiree  Coverage  PPO‐RET  HRA 1‐RET  HRA 2‐RET  HMO‐RET  RET Totals 

Employee  EE Only 

EE + Spouse  EE  SP 

EE + Child(ren)  EE  >1 Ch 

EE 

Family  Fam 

1  5  0  0 

0  2  0  0 

0  2  0  0 

0  2  0  0 

0  3  0  0 

0  1  0  1 

0  2  0  2 

n/a 

See  Below 















n/a 

21 

14 

187 

Combined Total Of Lives for Employees, Retirees and Dependents 

Total Lives 

27 

11 

11 





30 

81 

  Health  insurance  tier  options  include  employee,  employee  plus  spouse,  employee  plus  child(ren)  and  family  coverage.  Eligible  employees  may “waive”  health coverage and instead  receive a $1,500 payment  split over 26 pay periods.  Employees have been extremely satisfied with health insurance from Blue Cross  and  Blue  Shield  for  many  years.  The  District  provides  employees  with  dental  and  life  insurance  through  Lincoln  Financial  at  no  cost  to  the  employee.  The  District  also  provides  employees  with  a  vision  plan  through VSP at no cost to the employee. The District uses Flexible Benefit Services to administer the Cross  Tech product for electronic processing of HRA and FSA transactions and for Cobra Administration.     The  District  performs  FMLA  administration  internally.  The  District  offers,  a  $2,550  maximum  Flexible  Spending Account and a $5,000 Dependent Child Care Account.     

2

II. RFQ TIMELINE AND SUBMITTAL        Release of Request for Qualifications 

Week of December 19, 2016 

Written Questions Due By Email¹    RFQ questions may be emailed or faxed to:    Sash Dumanovic, Human Resources and Risk Manager    Email: [email protected]    Fax:     630‐584‐1396  RFQ Submissions are Due    Submit two copies of RFQ     Enclose RFQ in a single signed and sealed envelope    Address envelope and deliver to:    Employee Benefit Brokerage and Advisor Services RFQ    St. Charles Park District    Cathy Camm, Superintendent of Finance and Administration    101 S. 2nd Street    St. Charles, IL 60174  Panel Reviews RFQ submissions 

January 9, 2017 

January 16, 2017 

Week of January 23, 2017 

Oral Presentations to Panel 

Week January 30, 2017 

Park Board of Commissioners Consideration of Submissions 

February 14, 2017 

Open Enrollment Period Begins For All Staff 

July 15, 2017 

New Plan Year Begins for Dental and Life Insurance 

August 1, 2017 

New Plan Year Begins for Health Insurance 

August 15, 2017 

New Plan Year Begins for Vision Insurance 

September 1, 2017 

Memo of Understanding  Upon final selection of an advisor by the Park Board of Commissioners, a Memo of Understanding  may be required.    1. Questions or comments must be put in writing and received by the District no later than January 9, 2017.             

3

 

III. EVALUATION OF SUBMISSIONS AND SPECIAL PROVISIONS       A. EVALUATION OF SUBMISSIONS  RFQ  submissions  for  Benefit  brokerage  and  advising  services  will  be  evaluated  by  a  panel  of  elected  commissioners and administrative staff. All submissions received in accordance with these instructions and will  be evaluated to determine if they are complete and meet the specified requirements. Qualified firms will be  invited  to  make  oral  presentations  to  the  panel  the  week  of  January  30,  2017.  The  panel  shall  have  the  authority  and  discretion  to  determine  the  qualifications,  responsibility,  capability,  responsiveness  and  other  factors important to the District including, but not limited to, past performance and professional references;  experience  and  reputation;  financial  responsibility;  service  history  and  capabilities;  and  level  of  educational,  supportive, and value added services available.     EVALUATION PROCEDURES  All  submissions  received  in  accordance  with  these  instructions  will  be  reviewed,  analyzed,  evaluated  and  scored  in  accordance  with  the  criteria  described  below.  If  needed,  additional  information  may  be  requested  from  one  or  more  firms.  Oral  presentations,  interviews  and  professional  service  reference  checks  may  be  conducted  with  one  or  more  firms.  The  panel  will  then  identify  firms  that  best  meet  the  needs  of  the  St.  Charles  Park  District  and  its  employees  and  continue  with  the  selection  process.  Any  selection  of  a  benefit  advisor  is  subject  to  review  by  the  District’s  Corporation  Counsel  and  authorization  by  the  Board  of  Commissioners for the St. Charles Park District    EVALUATION CRITERIA  Proposals will be evaluated by the District against the factors specified below:  1. Overall firm and team qualifications and experience;  2. Staffing and team assignments specific to the Park District;  3. Ability to carry out the Scope of Work;  4. Expertise and effectiveness with cost containment strategies, plan negotiations, and representation;  5. Experience advising local Districts or agencies of similar size, complexity and financial constraints;  6. Professional references of firm;  7. Communication protocols, advisor website, marketing support, and other benefit materials;  8. Cost and expenses;  9. The insurers that the firm represents;  10. Miscellaneous (other relevant factors not considered elsewhere)    The District reserves the right to reject any or all submissions, to waive any irregularities or informalities in the  offers  received,  allow  a  firm  or  firms  to  clarify  content  within  their  submission,  withdraw  the  request  for  qualifications,  or  to  change  the  evaluation  process  described  above  if  circumstances  dictate  this  or  it  is  otherwise in the best interest of the District to do so.    FINAL SELECTION OF ADVISOR  The final selection of a benefit advisor will require authorization by the Park District Board of Commissioners  and may require the execution of a memo of understanding or similar instrument.       B. PROPOSAL ERRORS AND CORRECTIONS  Offerors are cautioned to verify their proposals prior to submission. Negligence on the part of the offeror in  preparing the proposal confers no right for withdrawal or modification of the proposal. Offerors shall promptly  notify  the  District  of  any  ambiguity,  inconsistency,  or  error  they  may  discover  upon  examining  of  the  specification documents.   

4

C. PUBLIC ACTS  The  District  must  comply  with  the  Illinois  Freedom  of  Information  Act  (FOIA),  Park  District  Code,  Open  Meetings Act, Local Records Act and other state and federal legislation.    D. TAXES  The District is exempt from state and local sales and use taxes.    E. INFORMATION TO INCLUDE IN THE SUBMISSION  1. List of all insurers, including self‐insurance cooperatives, on whose behalf you can submit proposals for  insurance contracts.    2. For each insurance or cooperative listed above, indicate the compensation you would receive from the  insurer or cooperative for securing an insurance contract with that entity on behalf of the District.    3. Are you willing to provide the services requested under this proposal without receiving a commission or  fee  from  the  insurer  or  cooperative?    If  yes,  what  would  you  charge  the  District  to  provide  the  services?   

5