DOSSIER INFORMATIVO

¡Bienvenido a DIT Gestión! Hemos creado este Dossier de Bienvenida para que tu comienzo sea lo más agradable y sencillo posible.

¡Bienvenido/a!

Funcionamiento de DIT

ÍNDICE

Ya soy agente DIT, ¿y ahora qué?.............................................................................................Pág.3 ¿Qué es ser agente freelance?....................................................................................................Pág.4 Proceso de iniciación…....................................................................................................Pag.6 ¿Con qué departamento cuento?...............................................................................................Pag.8 Departamento de administración…………………………............................................Pag.9 Departamento de Marketing……………………......................................………...…Pag.11 Departamento de Atención agencias………….......................................…………..…Pag.13 Departamento de Licencias…………….....................................……………..………Pag.14 Departamento Comunicación………………………….....................................……..Pag.15 Departamento Soporte web …………………………….....................................….....Pag.16 Departamento informático y desarrollo web I+D+I…….....................................….....Pag.19 Departamento Legal…………………………………….....................................…......Pag.20 Departamento contable /fiscal……………………….....................................…….…Pag.21 Especialistas en destinos………………………….....................................………..….Pag.22

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YA SOY AGENTE DIT, ¿AHORA QUE? Acabas de comenzar tu negocio turístico Online con nosotros, y como es normal, las dudas que tienes ahora mismo en mente son muchísimas, pero si crees que este documento de bienvenida va a quitarte alguna de ellas, ¡estás muy equivocado! El objetivo de este documento no es más que la de facilitarte las personas y los departamentos a quien dirigirte de aquí en adelante, sus extensiones, nombres y correos electrónicos. A partir de hoy y durante unos días, comenzarás a recibir diferentes correos con claves, explicaciones, direcciones, cuentas de correo etc. Pero no te marees antes de tiempo, todo es mucho más sencillo de lo que parece, de verdad, y ante cualquier pequeña duda por favor llámanos siempre a nuestro teléfono 943 219 732, también conocido entre nuestras agencias como “el teléfono de la esperanza”. Queremos aprovechar también la oportunidad para agradecerte tu confianza hacia nuestro grupo de gestión. Será un placer poder caminar juntos en tu nuevo proyecto turístico y esperamos poder hacerlo durante muchos años más. Bienvenido a nuestro equipo,

¡¡¡Bienvenido a DIT Gestión!!!

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¿QUE ES SER AGENCIA DE VIAJES FREELANCE? Eres una agencia de viajes Freelance, muy bien, pero ¿qué es lo que tienes que tener en cuenta en tu día a día para poder trabajar como tal? De aquí en adelante tu número de licencia como agente de viajes es el CIE2221 DONOSTI RECEPTIVO, este es el número de licencia propio de DIT Gestión. Vas a trabajar con el dominio que desees, así como personalizar tu página web con los productos que creas óptimos, pero tienes que tener siempre en cuenta que estás trabajando con nuestro número de licencia, seguros y RC, esto quiere decir que legal y administrativamente los pasos a seguir en cada reserva serán diferentes a la de una agencia de viajes convencional. Desde tu agencia podrás reservar a mayoristas, pero no efectuarles ningún pago. Teniendo en cuenta la comunicación ECONÓMICA entre tu agencia de viajes, Donosti Receptivo (DIT Gestión) y cualquier mayorista, el esquema sería el siguiente.

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Explicación: En el momento que un cliente hace una compra dentro de tu web, esta compra es responsabilidad de Donosti Receptivo, por lo que el pago llegará a Donosti Receptivo y nosotros debemos hacer el pago a la mayorista e ingresarte tu comisión. Si la reserva la has hecho tú directamente desde tu intranet, es muy importante que en el localizador escribas el nombre de tu agencia para poder identificarte. Luego, desde Donosti Receptivo pagaremos a la mayorista con la que has contratado el producto. Esta mayorista nos devuelve tu comisión para que nosotros acto seguido te lo ingresemos a tu cuenta bancaria. En este trámite Donosti Receptivo es mero intermediario entre el cliente, el mayorista, y tu empresa. Como ahora eres agente de viajes Freelance de DIT y trabajas bajo nuestro título, no tendrás que pagar seguros, ni avales de responsabilidad y tendrás incluido

de

manera gratuita el seguro anti insolvencias de DIT Gestión, único seguro que cubre la posible quiebra de cualquier mayorista dentro de nuestra intranet. Este seguro solamente lo disponéis vosotros, agencias Freelance de DIT Gestión, y así lo reflejaremos en tu web, dando una seguridad muy necesaria hoy en día a tus clientes.

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Proceso de Iniciación: Ya estás dado de alta como agente de viajes Freelance en DIT Gestión, esto significa que todos nuestros departamentos han recibido la ficha de tu oficina y están trabajando para darte en la mayor brevedad posible tu web, tu intranet, tus cuentas de correo y tu formación necesaria. En un promedio de 7 días naturales tendrás todo listo, en caso de tener cualquier duda o problema por favor llámanos al 943 219 732 y te daremos respuesta de inmediato. Acabamos de incluir tu agencia de viajes en la base de datos interna de agencias asociadas a DIT, esto quiere decir que nos comunicaremos contigo vía correo electrónico ante cualquier notificación, comunicación o información que nuestro departamento de comunicación crean importante (ofertas, noticias, actualidad etc.) Nuestro departamento de “Soporte Técnico” te facilitará las claves de tu intranet una vez la tengan configurada correctamente. Podrás acceder a tu intranet desde cualquier ordenador, móvil o trableta. La mayoría de los proveedores en tu intranet ya están configurados con nuestras claves pero hay algunos en particular que te enviarán sus contraseñas para que las introduzcas manualmente en tu intranet. Es muy sencillo, te explicamos como: 1.

INTRANET,

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2.PORVEEDORES,

3.LOGIN

(llave

amarilla).

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¿Muy bien, algo más? Si por supuesto, antes de comenzar a describirte las funciones de cada departamento queremos comentar varios puntos de interés para ti:  Si en algún momento quieres proceder al registro de tu marca con nosotros, esto se lleva a cabo desde el departamento de LICENCIAS. (Este trámite es opcional y no está incluido en el pago)  Cuando dispongas de tu logo, deberás enviarnos el mismo para insertarlo en el programa de contabilidad que te daremos, se llama DITCONTA, si así lo deseas. Además este mismo logo te lo insertaremos también en tu página web. Las cuentas de correo a las que debes enviar el logo son: [email protected] (ATT. Atención agencias) y [email protected] (ATT.

Soporte

informático)  Cada mes solemos impartir cursos de 2 días intensivos en Madrid o Barcelona, cursos de iniciación sobre numerosos temas del día a día de las agencias, intranet y diseño. En caso de no poder asistir a estos cursos puedes acercarte a nuestra central en Guipúzcoa para poder recibir el curso de iniciación en nuestra central, para ello es importante fijar fecha con nosotros. Cómo último recurso y si ninguna de estas alternativas es válida para ti, puedes pedir cita previa al departamento de soporte web a [email protected] para que vía online te enseñen el funcionamiento de la página web por control remoto así como al departamento de Asesoramiento general [email protected] para que de la misma forma te muestren la función tesorería y herramienta DITCONTA, así como, consejos de la intranet para el día a día de tu agencia.  Te recomendamos ver todos los videos en el apartado de Tutoriales.  Es importante que descargues el programa gratuito Teamviewer para que la comunicación con nuestros informáticos sea mucho más rápida y sencilla. http://www.teamviewer.com/es/download/windows.aspx

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¿Con qué departamentos cuento?

"Si quieres llegar rápido, camina solo. Si quieres llegar lejos, camina en grupo" Estás dentro del grupo DIT, y por esa razón tienes acceso gratuito a cada uno de los departamentos que compone nuestro grupo de gestión. Este es el funcionamiento, así como las extensiones y temas que lleva cada departamento de DIT:

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Departamento de administración

En general desde este departamento llevamos temas relacionados con las reservas y pagos realizados por las agencias de viajes.  El lugar de envío de facturas y solicitud de facturas: [email protected], la persona responsable de ello son Maria y Marta.  El lugar de envío de dudas generales, de cuotas y de cánones es: [email protected], la persona responsable de ello es Raquel. En este departamento realizarás todas las preguntas relativas a DITCONTA.

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 NOTA: Al ser agencia FREELANCE tendrás contacto directo con los touroperadores de viajes, pero no puedes emitirles facturas directamente a ellos. Los pagos se realizarán a DONOSTI RECEPTIVO y nosotros pagaremos en tu nombre a los touroperadores de viajes (administración te elabora tus facturas). Estas facturas tendrán que ir con el IVA porque DONOSTI RECEPTIVO es la que declara este IVA y como tal, la que debe quedarse con el mismo en cada comisión. Todos los manuales relativos los podéis encontrar dentro de DITCONTA.com  En caso de los consolidadores aéreos, los pagos excepcionalmente los realizarás directamente tú.  Teniendo en cuenta que trabajas bajo el título de DONOSTI RECEPTIVO, si en algún momento haces alguna venta directa con un servicio / proveedor ajeno a la Intranet, a administración le tendrás que pasar el justificante del pago incrementando al importe un 2% en concepto de gastos de gestión así como la factura proforma.  Recuerda que es indispensable mandar las facturas de comisión a administración de todas las reservas. Independientemente de la cantidad de la comisión, el departamento administrativo necesita tener dichas facturas. Es requisito imprescindible la factura para recibir el pago.  Es muy importante que cada pago así como cada bloqueo de viajes esté correctamente identificado con el nombre de tu agencia, en caso contrario el departamento de administración podrá eliminarla.

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Departamento de Marketing

En este departamento asesoramos de las estrategias de ventas para posicionar tu agencia en el mercado, la manera óptima de publicidad, promociones y campañas que podéis llevar a cabo (twitter, facebook, e-mail marketing) Nos puedes hacer preguntas relativas a: • Posicionamiento en buscadores(SEO, SEM) • Redes sociales y blogs • Campañas de e-mail marketing • Te comentaremos que herramientas son las más efectivas

dependiendo de la

especializad de tu agencia de viajes.

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En la intranet hay un apartado llamado MARKETING desde dónde puedes extraer emails de tus clientes y generar boletines (email marketing). Si lo precisas te asesoramos en el proceso de realizar tus campañas.

En la intranet también tienes el apartado de BLOG para crear tu propio blog en tu página web, cada vez que vayas a introducir un artículo hazlo un día antes para que al día siguiente lo puedas enviar, tiene opción de programación de fechas. Esto te posicionará en Google. Es muy importante que este tipo de artículos estén relacionados con tu Web.

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Departamento de Atención a agencias DIT

Ponemos a vuestra disposición un departamento para el asesoramiento completo y puesta en marcha. Durante todo el proceso, este departamento os asesorará sobre todas las mayoristas que dispones en tu intranet, así como todos los cursos de formación que todo el equipo de DIT Gestión realizará periódicamente. Son personas con amplia y demostrable experiencia en el mundo del turismo y en las agencias de viajes, por lo que estarás totalmente respaldado por un equipo competitivo.

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Departamento de Licencias

El departamento de licencias te asesorará en todo el proceso de obtención de tu licencia y te aconsejará sobre diferentes problemas legales / fiscales que encontrarás en el día a día de tu agencia de viajes.

 Temas jurídicos en general  Registro de marca  Encargada de las negociaciones con mayoristas.  En caso de querer trabajar con algún proveedor que no encuentres en la Intranet, ella cerrará el trato con las mejores condiciones y la tendréis en vuestra Intranet para poder trabajar.

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Departamento Comunicación

 Informamos a las agencias sobre las últimas novedades

de los proveedores

(noticias, promociones, ofertas, interlines...).  Los proveedores crean campañas con promociones especiales para las agencias pertenecientes a Dit Gestión por lo que en caso de estar interesados en crear una campaña especial, podéis consultar con dicho departamento las opciones.  Desde aquí planificamos los cursos online o webinars para las agencias del grupo, y os mandamos los manuales de información del funcionamiento de las nuevas herramientas que vamos presentando. En el caso de que veáis la necesidad de realizar un curso online sobre algún tema específico, podéis contactar con este departamento y lo incluiremos en nuestro calendario.  Además, ofrecemos asesoramiento en el diseño corporativo, tanto para la creación del logo, la web o cualquier producto gráfico en el que necesitéis.

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Departamento Soporte Web

 Aquí os enseñamos cómo funciona la intranet insitu, como se inserta tu logo, como se carga información, como utilizar los motores generales como se configura la intranet para vuestro día a día de búsqueda…en  Configuración de vuestras cuentas de correo, creación de nuevas.  Para formaciones particulares y explicaciones más profundas, puedes pedir una cita con ella con unos días de antelación.

Además de contactar con nosotros por teléfono también en la intranet hay un apartado de soporte e incidencias, donde podrás mandarnos una nota

directamente

desde cualquier ordenador con tu consulta o problema y adjuntando una foto (agradecemos un pantallazo del posible error) para que nosotros sepamos exactamente cuál es el problema y lo solucionemos cuanto antes. La manera de abrir paso a paso un soporte a nuestro departamento es la siguiente. DIT GESTIÓN

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1. SOPORTE / INCIDENCIAS

2. ABRIR CONSULTA

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3. ADJUNTAR IMAGEN

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Departamento Informático y desarrollo Web. I+D+I

 Variables en motores de búsqueda XML.  Discrepancias importantes en vuestra web.  Desarrollos continuos en busca de la excelencia y la calidad en las herramientas tecnológicas facilitadas.

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Departamento Legal

Dispones de abogados titulados y experimentados en turismo para asesorarte en cualquier incidencia que te pueda surgir así como dar respuesta a las reclamaciones que puedan poner a tu agencia.  Contacto vía correo electrónico.  Asesoramos en temas de contratos, clausulas legales y responsabilidades.  En caso de tener alguna reclamación el os la contestará.  Antes de ponerse en contacto con El departamento legal, es muy importante tener toda la documentación necesaria a mano. ¡Tranquilo, tu agencia está en las mejores manos!

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Departamento Contable / fiscal

Departamento Opcional  Es importante que cuando llames te identifiques como Freelance de DIT.  Asesoramos en contabilidad, facturas e impuestos.  Como servicio opcional, ofrecemos la posibilidad de que nuestro departamento fiscal sea tu Asesoría online, por solo 30 € + IVA / mes el se encarga de todo y te ahorras un posible asesoramiento externo.  Esta persona entrará a tus facturas por el programa DITCONTA, por lo que es importante el uso del mismo en tu agencia de viajes.

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Departamentos Especialistas en Destinos

En este departamento nos encargamos de asesoraros en los diferentes continentes, además HAIKU TRAVEL es nuestra mayorista. Llamando al 943 100 995 podréis hablar directamente con ellos y os explicarán y ayudarán en el funcionamiento de reservas y las búsquedas en

cualquiera de los

motores XML. Al ser del grupo DIT Gestión dispondrás de unas claves personalizadas así como un trato exclusivo con la mayorista.

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¿Cómo introducir dichas claves? Es muy sencillo. Lo único que debéis hacer es buscar Haiku Vuelos en vuestro listado de proveedores y hacer click en el engranaje azul.

Al hacer clic en esa penúltima herramienta, iremos a la pantalla donde podremos meter nuestro usuario y contraseña:



Enviar mediante la herramienta "Soporte / Incidencia" siempre toda la

información relacionada con los clientes, como fechas o nombres, ya que tiene que quedar constancia para que en caso de que ocurra algún error se de solución inmediata.



Toda la documentación generada con las reservas se gestionará

únicamente vía e-mail. Teléfono emergencia CLIENTE FINAL: 661 614 584 DIT GESTIÓN

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Mucho más que un Grupo de Gestión....

Sois parte del equipo. DIT GESTIÓN

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