2L SUMMER SUCCESS SERIES PART II

Legal Research Refresher:  What to Know Before You Go 

{

Schedule for this Hour Deanne Morgan Tackling your first legal research assignment Kate Dickson Free and low-cost legal research options Laura Scott Resources for help with business and transactional research

When You Receive Your Research Assignment 1. Take notes 2. Ask questions about anything  you do not understand 3. Clarify  the assignment  (“I want to be sure I  understand. You’re asking  me to …”) 4. Find out who to go to if you have questions while  researching 5. What is the deadline? Put the deadline (day and time)  into your calendar system 

Questions To Ask About The Research Project: 1. What resources do I have access to?  2. May I use  Lexis / Westlaw / Bloomberg  Law?  3. What format would you like  the final product to be in? 4. Is there a memo/brief/form  file? 5. Do you have a recommended starting  point? 6. About how much time should I spend on the research? 7. What is the client file number? How do I track my  time?

Step 1: Plan Your Research  BEFORE You Begin 1. What is it you’re looking  for?  What is the issue or question?  WRITE IT DOWN 2. Subject area (topic) 3. Jurisdiction 4. Secondary authorities 5. Primary  authorities 6. Outline

Step 2: Plan Your Time Time  is money. Planning  your research project includes time management.  You need time to: 1. Plan how to research the issue 2. Research secondary authorities 3. Research primary  authorities 4. Read what you find, analyze it and decide whether it’s:  authoritative  (if you used Google),accurate / current, and  helpful. If helpful, how will  it fit into what you’ll  turn in  to the attorney? 5. Update primary  authorities  (Shepard’s, KeyCite) 6. Draft what you need to turn in 7. Do additional  research (if necessary) 8. Finalize  your work  product (including  careful  proofreading)

Step 3: Getting Started 1. Start broad, go narrow 2. Start with secondary sources (a) Use library  catalog to find them (b) Use print sources before online 3. Using info from secondary sources, move to primary  sources (a) Use library  catalog to find them (b) Use print sources before online 4. If searching fee‐based online service, write down  potential  searches before you go to the computer (a) Synonyms (b) Terms and connectors

Step 4: Ask For Help • Librarians • At your workplace • County law library * • Local academic law library * • Clerk of the Court • Person who gave you the  assignment *Remember  to keep client    matters confidential.

WARNING:  Do NOT Spin Your Wheels Time  is money, no matter which  resources you use (free or fee‐based) Do NOT wait until the last minute to  tell the attorney you’re stuck. Ask for help. Important: Be prepared with a list of  resources you’ve checked (names,  topics, key numbers,  online search  queries) and what you’ve found so  far before you ask for help. 

Lexis and Westlaw  (or Why Law Firms Are So Unhappy With New Associates) Lexis and Westlaw are EXTREMELY expensive resources. New associates tend to use them for all research, even though other  sources are readily available and less expensive. TIPS: 1. Do not use Lexis / Westlaw for ALL of you research. 2. Use print or low‐cost, no‐cost resources first. 3. Plan your online search and write it down before you start  (jurisdiction, topic, search terms, terms and connectors options)

More on Lexis and Westlaw (or Why Law Firms Are So  Unhappy With New Associates) Lexis / Westlaw/ Bloomberg  Law each has a multitude of pricing  plans. Even if you know the pricing  plans, it’s difficult  to be  efficient using these online sources as your only sources. “Between them, Lexis and Westlaw have over 100,000  separately priced data files. Each of these 100,000 files  has at least 5 different price points associated with it,  including:  hourly, transactional, cite checking, find and  print, document printing, line printing and image  printing. Some files have special charges if they  generate reports or have an expandable table of  contents. Then overlay this toxic brew with the pricing  variations generated by “flat rate” contracts which  trigger a special discount for some but not all content.” http://deweybstrategic.blogspot.com/2011/05/myth‐and‐madness‐of‐cost‐ effective.html Dewey B Strategic Thursday May 5, 2011 Accessed  3/12/2012

How Terms & Connectors Will Save Money (and  Impress your Employer) Using terms and connectors (also  known  as Boolean logic):  Makes your search more precise  Helps eliminate  unwanted results  Saves time  Therefore saves money NOTE: Field searches also make your searches  more precise. Field  searches are the boxes that  you fill  in with specific information,  such as  party name(s), attorney name(s), judge, docket  number, date, court, etc.

Quick Review of Terms & Connectors AND narrows your search OR broadens  your search NOT should be used  to exclude  unrelated  results (example:  cardinals  BUT NOT baseball) QUOTATION MARKS are used to search for a phrase (example:  “breach of warranty”) TRUNCATION is used  to find variations of a word (example:  encroach*  will find encroach, encroached,  encroaching,  encroachment) IMPORTANT: Different databases use variations of these. Check  “Help” or “Search Tips” for information about the database  you’re using.

Order of Processing The order is, from first to last OR, w/#, w/s, w/p, AND. Example This means that if you want cases dealing  either with frisking  or with search and seizure, this search will  get the wrong  results:   frisk! or search! w/3 seiz!.  (It will  get cases that have  “frisk!”  within  3 words of “seiz!” and it will  also get cases  that have “search!” within  3 words of “seiz!”). If the intent is to get cases that have the word “frisk!” and  also to get cases that have “search!” within  3 words of “seiz!”,  using  parentheses will  override the default order of  processing  the connectors and give  the right result. Thus the  search should read:  frisk! or (search! w/3 seiz!).

Good News About Your Student Accounts! Bloomberg Law: You may use your Bloomberg Law  student account over the summer. Lexis Advance: You may use your Lexis Advance  student  account over the summer. WestlawNext: You may use your WestlawNext student  account over the summer ONLY for non‐profit and  academic research purposes. You may NOT use it for  commercial or government work. You will have to sign up  on WestlawNext to use the account over the summer. Check with your employer before you use your student  account. Your employer may want you to use their  account so that the client can be billed for your work.

Low‐Cost and Free Legal  Research Sources Your employer  may  require you  to use a low‐cost resource before  you go to Westlaw, Lexis or  Bloomberg.  EXAMPLE: In 1992, the firm  of  Locke Lord began requiring  the  use of Loislaw before Westlaw or  Lexis.  Handout has information  on  these resources.

What’s “Hot” Right Now?  Intellectual property:  patents  Health care: Affordable Care Act, Medicaid, Medicare  Environment/Energy:  fracking,  coal ash  Crime: cyber crime, white collar crime related to social  media  Immigration  You might  be asked to research issues in one or more of  these areas. 

Duke Students’ Summer Research Questions •

Can I “Shepardize” a case from Japan?

•

Who are consumer product manufacturers required  to  notify when they find a product they produce causes  cancer?

•

Is it error for a judge to adopt verbatim  all of the  factual findings presented by one side in a case?

•

What are the rules surrounding the allocation  of  transplant organs?

•

Can a guardian ad litem  in  Florida  advocate for a  child before a school board?

Free and Low‐Cost Legal Research

Public Library of Law www.plol.org

All Supreme Court opinions Circuit Court opinions 1950‐present U.S. Code and CFR Supreme & Appellate Court cases,  all 50 states, 1997‐present  Statutes, Constitutions, and Court  Rules from all 50 states Regulations and Administrative  Codes from Selected States Searchable by citation, keyword,  jurisdiction, date

Google Scholar

www.scholar.google.com

Also includes  scholarly  articles  and  abstracts,  searched  and  ranked  according  to  Google’s  algorithm

U.S. Supreme Court opinions since 1791 Federal   District, Circuit, Tax, Bankruptcy opinions since 1923 Published U.S. state appellate  and supreme court opinions  since 1950 Uses its algorithm to find, rank cases

Legal Information Institute at Cornell Law School www.law.cornell.edu Supreme Court decisions  1990‐present; selected  historic  decisions Facilitates  searching  of  U.S. Courts of Appeals’  decisions  in one place U.S. Code  with links to  House, LOC updates;  U.C.C. materials; CFR Internet‐accessible  state  materials by jurisdiction  (constitutions,  statutes,  opinions,  regulations) Legal forms Wex Legal  Dictionary &  Encyclopedia

Justia www.justia.com

Provides  links to  primary law at the  state and local level.  Has all Supreme Court  opinions,  all Federal  Circuit Court cases  1950‐present, and  most Federal  District  court cases  since 2004,  browsable by year,  reporter,  searchable  by  citation, party name,  keyword. 

Findlaw

www.findlaw.com/casecode

Free database  of case  law  and codes  at federal  and  state level with keyword  search capability.  Forms  are available for purchase.

Searchable opinion  summaries of U.S. Supreme  Court, federal  Circuit Court, and some state  supreme and appellate  courts  since 2000.

Government  Websites – congress.gov & regulations.gov

www.congress.gov Search bills, enacted  laws, Congressional  Record,  Congressional  Members, and  some hearings and other information  related  to the actions of Congress. 

www.regulations.gov Final regulations  (Federal  Register,  not  CFR version), notices, guidance  documents, and agency  adjudications.  Also  allows  you to search and submit comments  on proposed  regulations.

Government Websites  – FDSys and e‐CFR

http://www.gpo.gov/fdsys/

www.gpo.gov/fdsys Official  federal  documents (generally mid‐90s‐present),  searchable and browsable, including: CFR , Federal  Register U.S. Code, Statutes at Large Congressional Record, Bills, Committee Reports Public and Private Laws Budget of the United States Government Presidential Documents and Public Papers

www.ecfr.gov Unofficial  (but currently updated)  electronic  version of the Code  of Federal  Regulations.   Browsable and searchable  by  keyword, CFR citation, and relevant  section  of the U.S. Code.

Agency Websites

www.usa.gov/directory/federa l/ttp://www.usa.gov/directory/

www.epa.gov

For example, the EPA’s website has laws  Federal  agency  websites  are a great place  to go  for background  information, citations  and regulations,  explanations  of key  to statutes and regulations,  and legislative  issues,  and other guidance.  history.  USA.gov provides  a hyperlinked  index of federal  agency websites.

State Government Websites

http://thomas.loc.gov/home /state‐legislatures.html

http://www.ncsl.org/

Library of Congress  website provides  a  map with links to individual  state  legislature  and general  assembly websites.  Coverage  varies, but usually provides  current statutes/codes  for each state.

The NCSL is a great place  to look  for laws  and regulations  on a topic  and see  how  they’ve been implemented state by state. It  includes  a 50‐state searchable  bill database,  indexed  by topic.

Individual Court Websites

http://www.uscourts.gov/Court _Locator/CourtWebsites.aspx Administrative Office of the U.S. Courts  provides  a listing of court websites.  Coverage  varies, e.g.  • • •

4th Circuit has opinions 1996‐date, searchable by  keyword, case number, date 2nd Circuit has opinions 2002‐date searchable by  keyword, docket number, party name, date 9th Circuit has opinions 2005‐date searchable by  title, origin, judge, date, type of case

http://www.ncsc.org/Informatio n‐and‐Resources/Browse‐by‐ State/State‐Court‐Websites.aspx

The National Center for State Courts  provides  an alphabetical  listing of state  court websites,  which often provide  a great  deal of information for free.  Coverage  varies a great deal.

Low Cost Legal Research  Databases www.targetmap.com/viewer.aspx?reportId=29133 Low‐cost  legal research  databases  are often  offered  free to state bar association  members.   These include  Fastcase,  Casemaker, and Incite.  Map shows  which states offer  which resources.

Hawaii

Caveats for using low‐cost  databases: They tend to rely on keyword  searching  and  browsing  (rather than headnotes  and digesting). Most have basic  citators, but they only list other  cases  where your citation appears,  not  descriptive  information like whether the  treatment was negative or positive.

Map created by Jennifer Behrens

FastCase – Offered by NC and NY Bar Associations www.fastcase.com Interface is similar to CaseMaker, InCite

Offered free to members of the NC and NY Bar  Associations,  among others.  Includes  case  law,  statutes & regulations,  constitutions,  court  rules,  and a limited secondary  sources  (e.g. NCBA  subscription  offers  NC, GA law reviews  free  through HeinOnline). Other secondary  sources  are available for a relatively small fee.  Law  students can sign up for a free membership. Authority Check is Fastcase’s citation analysis feature.  Searches  only for later citing cases  (not precedent).   Can use it to sort search  results  too.  “We do not hold Authority Check out as a complete  replacement  for services  such as Shepard’s or KeyCite – both of  which we like very much.”  They recommend searching  for a few  words  in the heading of your case  to find related  precedent.

Free Secondary  Sources – Research  Guides

https://law.duke.edu/lib/research_guide

Duke Law Library’s Research  Guides are a great  place  to  start.  This Legal Research on the  Web guide  offers  links to low‐ cost  legal  research  options.

Free Secondary  Sources – Research  Guides

http://law.lexisnexis.com/infopro/zimmermans

http://www.loc.gov/law/help/guide.php

Zimmerman’s Research Guide:  Comprehensive  research  guide  indexed  by  topic.  Provides  links to subscription  and  non‐subscription  research  tools. 

Law Library of Congress  Guide to Law  Online has a great deal of information on  legal  sources  online.  The legal  research  guides  cover  a range of topics.

Free Secondary Sources – American Bar Association

www.abajournal.com/magazine Archived  editions  free online back to 2004.   While not authoritative, it’s helpful for  getting  started on a topic  and looking  for  background  and analysis on current legal  developments.

http://www.americanbar.org/groups/dep artments_offices/legal_technology_resou rces/resources/free_journal_search.html Searches  the text of over 400 free online law  reviews, journals, and document  repositories.   Also provides  a list of links to  free law reviews  online that must be  searched  individually  (scroll  down page).

Free Secondary  Sources – Social Science Research  Network

http://papers.ssrn.com/sol3/ DisplayJournalBrowse.cfm Legal Scholarship  Network contains  thousands of abstracts, articles,  and  working papers.  Content is  searchable  by keyword, browsable by top downloaded  and most  recent.  Author contact  information  is also  provided  for correpsondence.

Free Secondary  Sources – Heiros Gamos Law Center

www.hg.org

Has information  on over 70 core  areas of law and  260 sub‐areas of  practice.   Covers  U.S. federal  and  state laws, as  well as European  and international  law.  Good place  to start for  background  on  an unfamiliar  area of the law.

Other Useful Free Websites Oyez (www.oyez.org) All Supreme Court oral arguments 1981 to present Founder ’s Constitution (http://press‐pubs.uchicago.edu/founders/)  Constitution and related  early original  source  documents American Memory at the Library of Congress (www.memory.loc.gov)  Digitized American historical  materials, including  early House  and Senate bills,  committee reports,  debates, and other manuscripts, prints, photos, posters,  maps,  recordings,  movies, books, pamphlets, and sheet music. Thomas at the Library of Congress (www.thomas.loc.gov) Bills, resolutions,  committee reports,  debates,  bill summaries, public  laws,   Congressional  Record,  treaties. Generally late 80s/early 90s‐present,  browsable by  keyword, date, member of congress. Dragnet (http://www.nyls.edu/library/library_services/dragnet1/dragnet/)    Specialized  Google  search from New York Law School, runs only in a select  group  of websites chosen  for their reliability  and utility to legal  researchers.  Provides  a list of the publications/sites  it searches.

{

Lexis Practice  Advisor:  a transactional  approach  to Lexis for selected  practice  areas

Wexis,  but not  only  Wexis

•

•

Great secondary sources from lots of  other publishers • e.g., Aspen, BNA, PLI, Wiley Press Subscription‐based online sources  beyond Wexis.  • e.g., Thomson Reuters Checkpoint  (tax) • Lots of free and fee‐based  databases for searching SEC filings

Tools for staying current

And for research  & drafting help

Example of a practitioner‐oriented  treatise







Forms/precedents:   Sample  versions of standard  legal  documents  and instruments Checklists: Tools to help you  make sure you’ve  included  all  relevant  facts, elements  of  claims, contract terms, etc. Potential benefits   

Save time Prevent mistakes Learn about legal issues to be  researched

Why forms & checklists?







Forms:  full documents,  clauses, defined  terms Caution:  make sure your form  or checklist  Is current  Complies with applicable  law  Is procedurally  and  factually appropriate Modify the form to conform  to your facts, law of your  jurisdiction

Using forms and checklists

Varieties of forms  

 

In‐house  forms Commercial form books  (and online  equivalents)  General  Subject‐specific  Jurisdiction‐specific Government  forms Exhibits  to SEC filings

  



In print On Lexis/Westlaw Other lawyers  in your firm/organization  Personal recommendations  Document management system  Knowledge  Management: bank of best  work  product  In other commercial  services  e.g., Practical Law Company  (now  available  on WLN)

Finding forms



 



Forms (not specific to any jurisdiction)  with helpful  annotations; may  also include checklists. Often separated into transactional & procedural sets Examples of transactional  form sets (Westlaw)  American Jurisprudence, Legal Forms, 2d   Nichols Cyclopedia of Legal Forms, Annotated  Nichols Cyclopedia of Legal Forms: Business  Organizations  Nichols Cyclopedia of Legal Forms:  Commercial  Transactions  West’s Legal Forms  West’s Legal Forms: Business Organizations,  Commercial Transactions Use as general overview,  basic starting  point

General forms sources





Examples of business‐related, standalone form  books  Fletcher Corporation Forms, Annotated (Westlaw)  Securities Regulation Forms (Westlaw)  Rabkin & Johnson’s Current Legal Forms with  Tax Analysis (Lexis)  Collier Forms Manual, 4th ed. Rev.  (Bankruptcy) (Lexis) Forms in or accompanying treatises and  practitioner‐oriented materials.  Check appendices  Examples: 



Williston: A Treatise on the Law of Contracts (Westlaw) West’s Securities Law Series (Westlaw) 

D&O  Liability Handbook

Subject‐specific sources



Federal:   







Bender’s Federal Practice Forms (Lexis),  arranged by court rule Federal Procedural Forms, Lawyers’  Edition (Westlaw), arranged by court  rule West’s Federal Forms (Westlaw),  arranged by court

State examples: 



Massachusetts Practice Series (state  legal encyclopedia) (Westlaw) North Carolina Corporation Law and  Practice Forms, 4th (Westlaw)

Jurisdiction‐specific  sources





Try court or  agency’s website Helpful links to  court forms at  LLRX.com

Government forms

Includes  documents that were filed  as exhibits to SEC filings

Includes  helpful drafting  notes

Upcoming Westlaw, Lexis, & Bloomberg Training at Duke Law

For more tips on legal  research over the summer,  check out these trainings.

We Want To Know! Tell us about your summer experiences, either during the  summer or when you return in the fall. Your feedback  helps us plan and teach research and writing classes.  What were your biggest research challenges?  Which research projects were easy, and why?  What kinds of feedback did you receive from your employer  about your research and writing?  What do you wish you’d known more about before you  started your summer job?