Bezirksamt Pankow von Berlin Einreicher: Leiter der Abteilung Kultur, Finanzen und Personal

BESCHLUSS Bezirksamt Pankow von Berlin

Beschlussgegenstand:

Personalentwicklung und Personalmanagement

Beschluss-Nr.:

VIII-0241/2017

Anzahl der Ausfertigungen: 8

Beschluss-T.:

05.09.2017

Verteiler: - Bezirksbürgermeister - Mitglieder des Bezirksamtes (4x) - Leiter des Rechtsamtes - Leiterin des Steuerungsdienstes - Büro des Bezirksbürgermeisters

Das Bezirksamt beschließt: Die aus der Anlage ersichtliche Vorlage ist der Bezirksverordnetenversammlung zur Kenntnis zu geben.

Sören Benn Bezirksbürgermeister

Bezirksamt Pankow von Berlin

An die Bezirksverordnetenversammlung

.2017

in Erledigung der Drucksache Nr.: VII-1211/2016 .

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1. Zwischenbericht

Vorlage zur Kenntnisnahme für die Bezirksverordnetenversammlung gemäß § 13 BezVG

Personalentwicklung und Personalmanagement Wir bitten, zur Kenntnis zu nehmen: In Erledigung des in der Sitzung am 29.06.2016 angenommenen Ersuchens der BVV Drs. VII-1211/2016 „Das Bezirksamt wird ersucht das Personalentwicklungskonzept des Bezirksamtes (PEK) - wie im Schlussbericht zur Drs. VI-0613, „Personalentwicklung“ in Grundzügen skizziert - weiterzuentwickeln und dabei insbesondere die veränderten Bedingungen für die Personalentwicklung durch das Bevölkerungswachstum des Bezirks, den hierdurch notwendigen Personalaufwuchs und den demographischen Veränderungen zu berücksichtigen. Der BVV ist hierzu in einer Vorlage zur Kenntnisnahme jährlich zu folgenden Punkten zu berichten: 1. Analyse der Beschäftigtenstatistik, u. a.  Beschäftigtenstruktur, Personalfluktuation  Auswirkungen auf das Personalmanagement 2. Personalgewinnung und Qualifizierung, u. a.  Optimierung von Einstellungsprozessen  Bedarfsgerechte berufliche Ausbildung im Bezirksamt, Weiterentwicklung der dualen Berufsausbildung sowie Ausweitung auf Angebote des dualen Studiums bzw. der universitären Ausbildung, Angebot eines Traineeprogramms, stärkere Orientierung in der Ausbildung auf die Kompetenzentwicklung  Weiterbildung und berufliche Fortbildung der Beschäftigten (Bedarfe und durchgeführte Maßnahmen), berufsbegleitende Qualifizierungen und Qualifizierung von Bildungspersonal 1

 Wissensmanagement in der Bezirksverwaltung und Wissenstransfer von ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern  Qualifizierung der Führungskräfte und Führungskräftenachwuchsplanung 3. Profilierung des Bezirksamtes als attraktiver Arbeitgeber, u. a.  Familienfreundliche Arbeitsbedingungen  Flexible Arbeitsregelungen für Beschäftigte des Bezirksamtes (z.B. Tele- bzw. Heimarbeit, flexible Arbeitszeitregelungen, Arbeitsregelungen in besonderen Belastungssituationen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern)  Gesundheitsprävention, betriebliche Gesundheitsförderung und Gesundheitsmanagement, Maßnahmen zur Erhöhung der Gesundheitsquote  Standard der IT-Ausstattung an den Arbeitsplätzen  Barrierefreie Arbeitsplätze  Anerkennung und Förderung von ehrenamtlichem Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 4. Chancengleichheit und Diversity, u. a.  Förderung der Diversity- und interkulturellen Kompetenz  Geschlechtergerechtigkeit und Gender Mainstreaming  Willkommenskultur in der Pankower Verwaltung 5. Änderung der Rahmenbedingungen und Reformbedarf, u. a.  Aufgabenabschichtungen der Hauptverwaltung an die Bezirke und deren Auswirkungen auf das Personalmanagement  Anpassung des Personalzielkonzeptes (VZÄ-Konzept) aufgrund veränderter Aufgaben der Bezirksverwaltung und des Arbeitsumfanges  Veränderte Raumbedarfe an Bürodienstflächen durch den Personalaufwuchs  Veränderte Aufgabenschwerpunkte in der Personalentwicklung und des Personalmanagements, Zuständigkeiten im Bezirksamt bei der Personalentwicklung und beim Personalmanagement und die Weiterentwicklung deren Aufgaben  Veränderungen durch die Digitalisierung der Verwaltung  Reformbedarfe aus Sicht des Bezirksamtes in Bezug auf landesrechtliche Regelungen beim Personal“

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wird gemäß § 13 Bezirksverwaltungsgesetz (BezVG) berichtet: Ein Vorabbericht liegt bereits beim Ausschuss für Finanzen, Personal und Immobilien der Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin zu den Haushaltsberatungen der BVV vor und wurde ergänzt. Ziel ist es, der Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin jährlich für das zurück liegende Kalenderjahr zu berichten, um zukünftige Entwicklungen jahresbezogen vergleichen und bewerten zu können. Zu 1. Analyse der Beschäftigtenstatistik Die Anforderungen an die Beschäftigten des Bezirksamtes haben sich auch gegenüber dem Bericht für Jahr 2015 nicht wesentlich verändert. Die aktuellen Beschäftigtenzahlen sowie das Durchschnittsalter der verschiedenen Organisationseinheiten des Bezirksamtes können Anlage 1 entnommen werden. Wobei für Beschäftigungsgruppen von weniger als drei Personen aus Datenschutzgründen kein Durchschnittsalter ermittelt wurde. Anlage 2 gibt die Aufschlüsselung aller Beschäftigten des Bezirksamtes nach Altersgruppen wieder. Im Bezirksamt sind mit Stichtag 30.06.2017 insgesamt 2.218 Personen unbefristet bzw. als Beamt/innen auf Lebenszeit beschäftigt. Der Altersdurchschnitt aller Beschäftigten des Bezirksamtes liegt mit dem Stichtag 30.06.2017 bei 49,9 Jahren. Ursächlich für den Rückgang des Durchschnittsalters sind zahlreiche altersbedingte Ruhestände in Kombination mit den Möglichkeiten der Wiederbesetzung der so freiwerdenden Stellen. Weiterhin konnten über den Stellenaufwuchs im Rahmen der „wachsenden Stadt“ neue jüngere Beschäftigte eingestellt werden. Eine seriöse Prognose zur zukünftigen Entwicklung der Altersstruktur ist vor diesem Hintergrund nur bedingt möglich. Es wird jedoch davon ausgegangen, dass sich der Altersdurchschnitt deutlich verjüngt. Altersbedingte Fluktuation 2017-2021 Die personenbezogenen, altersbedingten Personalabgänge in den Jahren 2017 bis 2021 wurden dem Bezirksamt turnusgemäß mit der vertraulichen Vorlage VIII0060/2017 am 31.01.2017 zur Kenntnis gegeben. Danach scheiden vom 01.01.2017 bis 31.12.2021 insgesamt voraussichtlich 275 Beschäftigte mit einem Beschäftigungsumfang von 270,8 VZÄ aus. Dies entspricht einer deutlichen Steigerung gegenüber dem vorherigen 5-Jahres-Zeitraum. In ca. 14 % der Fälle (38 VZÄ) sind Positionen mit Führungsverantwortung betroffen. Der weitere Ausblick zeigt, dass in den Jahren nach 2021 mit einem deutlichen Anstieg der altersbedingten Austritte zu rechnen ist. Dann werden die geburtenstarken Jahrgänge der Beschäftigten in Ruhestand/Rente treten. So werden ab 2021 für ein Jahrzehnt jährlich mehr als 100 Beschäftigte altersbedingt ausscheiden. Eine Übersicht zu den altersbedingt freiwerdenden Stellen wird weiterhin regelmäßig aktualisiert und dem Bezirksamt zum 31.01. jeden Jahres zur Kenntnis gegeben. Zusätzlich zu den altersbedingt Ausscheidenden verlassen weitere unbefristet Beschäftigte das Bezirksamt, die nicht über die Liste der altersbedingt Ausscheidenden erfasst sind, da sie zum Zeitpunkt des Austritts noch nicht das 60. Lebensjahr vollendet haben. Die häufigsten Ursachen dieser „sonstigen Fluktuation“ sind Versetzung, Kündigung/Aufhebungsvertrag und Erwerbsunfähigkeit. Die sonstige Fluktuation betrug in den Jahren 2012 bis 2015 durchschnittlich 27 Beschäftigte pro Jahr (BA-Vorlage VII1547/2016). In 2016 verdoppelte sich diese Anzahl nahezu auf 53 Beschäftigte. Und auch in den kommenden Jahren ist aufgrund der hohen Anzahl an freiwerdenden und 3

neuen Stellen in der Berliner Verwaltung und einer zunehmenden Konkurrenzsituation auf dem Berliner Arbeitsmarkt von einem weiteren Anstieg der sonstigen Personalfluktuation auszugehen. Wie bereits in Drs. VII-1211 der BVV thematisiert, steht der Bezirk Pankow und damit das Bezirksamt Pankow von Berlin vor neuen und veränderten Herausforderungen in vielfältiger Hinsicht. Der Bezirk Pankow ist einer der Bezirke, der überproportional im Vergleich zu anderen Bezirken des Landes Berlin am Bevölkerungswachstum partizipiert. Auf der anderen Seite findet ein bereits absehbarer demografischer Wandel in der Verwaltung statt. Zudem verändern sich die Anforderungen an eine moderne bürgerfreundliche Verwaltung u.a. durch eine weitergehende Digitalisierung der Arbeitswelt. Notwendig ist daher eine effiziente und erfolgsorientierte Personalgewinnung für eine passgenaue Personalauswahl. Dies kann nur gelingen mit einer gleichzeitigen Steigerung der Attraktivität des Arbeitsgebers sowie der Etablierung einer ausgeprägten Willkommenskultur, die nicht nur die neuen Beschäftigten anspricht. Hier muss darüber hinaus eine verbesserte Identifikation der Beschäftigten mit ihrem Arbeitgeber erzeugt werden, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Das Bezirksamt Pankow stellt im Rahmen der wachsenden Stadt zunehmend mehr Beschäftigte ein. Dennoch sind die Auswirkungen der bisherigen Beschäftigungspolitik des Landes Berlin noch deutlich zu spüren. Bürgernahe Dienstleistungen können teilweise nicht immer zeitnah zufriedenstellend erbracht werden, weil qualifizierte Beschäftigte nicht immer in der Verwaltung oder auf dem sogenannten freien Arbeitsmarkt zur Verfügung stehen. Zum anderen sind einige Beschäftigte immer noch Belastungssituationen ausgesetzt, die vornehmlich durch die Personaleinsparung der letzten Jahre bedingt sind und zu einer zunehmenden Arbeitsverdichtung und Überlastung in einigen Bereichen geführt haben. Mit der Neuschaffung und Besetzung der Fachbereichsleitung eines Fachbereichs Personalmanagement/Organisationsentwicklung im Jahr 2017 wurden wesentliche Kernbereiche des Personalmanagements unter einem Dach zusammengeführt und gebündelt. Hierzu gehört neben dem Organisationsbereich, die Stellenbewertung, die Aus- und Fortbildung, die Personalentwicklungsberatung, das Gesundheits- und Wissensmanagement. Angestrebt wird eine Verbesserung der Personalbetreuung, also den Service im Sinne von zeitgerechter und transparenter Kommunikation von Entscheidungen und Verbindlichkeit zu erhöhen sowie eine gute Beratung der Beschäftigten anzubieten. Die Gesundheitsquote der Beschäftigten des Bezirksamtes Pankow für das Jahr 2016 liegt nicht vor, weil aktuelle Werte zentral für die Berliner Landesverwaltung nur durch die Statistikstelle für Personal bei der Senatsverwaltung für Finanzen erst später zur Verfügung gestellt werden können. Die aktuellen Gesundheitsquoten liegen daher zumeist zu einem späteren Zeitpunkt vor. Für das Jahr 2015 betrug die Gesundheitsquote 89,3 %. Die Gesundheitsquote gibt einen Überblick über krankheitsbedingte Abwesenheitszeiten von Beschäftigten innerhalb eines Kalenderjahres, sagt jedoch nicht aus, wodurch die krankheitsbedingten Abwesenheiten der Beschäftigten bedingt sind. 2. Personalgewinnung und Qualifizierung Optimierung von Stellenbesetzungsverfahren Einen wesentlichen Schwerpunkt in der Personalgewinnung stellt die Optimierung der Stellenbesetzungsverfahren dar. Die bisherige Optimierung von Stellenbesetzungsverfahren führte im Durchschnitt zu einer Senkung von 7,5 auf 3,5 Monaten von der Ausschreibung bis zur Einstellung. Nach einem weiteren Workshop mit den Bezirksamtsmitgliedern und Amts- und SE-Leitungen im März diesen Jahres wird in einer internen 4

bereichsübergreifenden Arbeitsgruppe der Prozess des Stellenbesetzungsverfahrens weiter auf den Prüfstand gestellt. Das Ergebnis ist Grundlage für die Schnittstellenoptimierung zwischen den Beteiligten, Grundlage für die Einrichtung eines zentralen Bewerberbüros und die Einführung eines online gestützten Bewerbermanagements (landesweites E- Recruitingverfahren). Zunehmend bewerben sich Bewerberinnen und Bewerber, die über keine oder wenig Verwaltungserfahrung verfügen (Außeneinstellungen). Diese gilt es gezielt attraktiver anzusprechen und zu erreichen. Mit der beabsichtigten Einstellung einer Recruiterin bzw. eines Recruiters für das Bezirksamt Pankow noch in diesem Jahr zum 01.10.2017, soll die bestehende Personalgewinnung unter der Arbeitgeberdachmarke „Hauptstadt machen“ weiter professionalisiert werden. Bedarfsgerechte berufliche Ausbildung im Bezirksamt Im Haushaltsjahr 2016 wurden Ausbildungsplätze in den Berufen Verwaltungsfachangestellte/r und Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste im bisherigen Umfang vorgehalten und ein dual Studierender in der Fachrichtung Bauingenieurwesen bedarfsorientiert eingestellt. Die Möglichkeiten der befristeten und unbefristeten Weiterbeschäftigung von Ausbildungsabsolventen/-innen wurden voll ausgeschöpft. So wurden 2016 insgesamt 5 unbefristete Übernahmen unmittelbar nach Beendigung der Ausbildung realisiert und 11 befristete Anschlussverträge mit einer Vertragsdauer von bis zu 24 Monaten abgeschlossen. Das Bezirksamt Pankow bildete im Jahr 2016 Auszubildende in folgenden 9 Ausbildungsberufen bzw. Berufsrichtungen aus: 1. Verwaltungsfachangestellte/r 2. Kaufmann/-frau für Bürokommunikation 3. Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste 4. Medizinische Fachangestellte/r 5. Gärtner/in 6. KfZ-Mechatroniker/in 7. Fachinformatiker/in für Systemintegration 8. Gesundheitsaufseher/in 9. Lebensmittelkontrollsekretärsanwärter/-innen 10. Duales Studium Bauingenieurwesen Im Haushaltsplan 2015/2016 sind pro Jahr 85 Ausbildungsplätze veranschlagt. Im Jahr 2016 standen unter Berücksichtigung der Abgänge im Juli/August 2016 und der Zugänge im September/ Oktober 2016 insgesamt 53 junge Menschen beim Bezirksamt Pankow in einer Berufsausbildung. Zum 01.09./.10./.12.2016 wurden in drei der genannten Berufsrichtungen insgesamt 17 Auszubildende bzw. 1 dual Studierenden neu eingestellt. Darunter wurden 14 Auszubildende im Ausbildungsberuf Verwaltungsfachangestellte/r, 3 Auszubildende im Ausbildungsberuf Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste und ein dual Studierender in der Fachrichtung Bauingenieurwesen eingestellt. 5

Die Bewerberzahl für Ausbildungsplätze von 536 im Jahr 2016 war geringer als die Bewerberzahl des Vorjahres von 674 Bewerbungen. Dies ist allein darauf zurückzuführen, dass einmalig zwei Jahrgänge dem Ausbildungsmarkt zur Verfügung standen. Die Quote der Ablehnungen im Ergebnis der Vorauswahl lag bei ca. 30%. Hier entsprachen die persönlichen Voraussetzungen nicht den Anforderungen der Bewerbervorauswahl unter Berücksichtigung der Ausschreibungskriterien im Ausbildungsberuf Verwaltungsfachangestellte/r. Das Nichtbestehen der Online- Eignungsteste war im weiteren Verfahren das Kriterium einer vorzeitigen Absage. Hier schieden nochmals ca. 40% der Bewerber/-innen aus. Zu einem Bewerbergespräch konnten ca. 100 junge Menschen eingeladen werden, wobei 68 Gespräche geführt wurden. Das Bewerberverfahren im Ausbildungsberuf Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste mit den Auswahlgesprächen ist noch nicht abgeschlossen. Im Jahr 2016 waren 63 Dienstkräfte als Praxisanleiter/innen für den nichttechnischen Verwaltungsdienst in 49 Praxisstellen der Aus- und Fortbildungsleitung benannt. Nach wie vor ist festzustellen, dass alle Beschäftigten, die als Praxisanleiter/innen fungieren, mit viel Engagement dieser Aufgabe nachkommen. Dennoch müssen weitere Beschäftigte für die Praxisanleitung gewonnen werden. Entsprechende Aufrufe wurden wiederholt sowohl im Rahmen des jährlich stattfindenden Praxisanleitertreffens als auch auf Büroleitersitzungen an alle Beschäftigten gerichtet. Infolge von Dienstaustritten älterer Praxisanleiter/innen, der Versetzung in den Ruhestand bzw. Gewährung von Altersteilzeit oder die Inanspruchnahme von Elternzeit ist ein entsprechender Ausgleich erforderlich. Zum 01.09.2017 konnte die Aus-und Fortbildungsleitung 12 neue Praxisanleiter/innen, z.T. ehemalige Auszubildende gewinnen, die nach erfolgreicher Erstunterweisung in diese Tätigkeit, unsere Nachwuchskräfte im Ausbildungsberuf „Verwaltungsfachangestellte/r“ ausbilden und betreuen werden. Das Bezirksamt Pankow erhielt auch im Jahr 2016 auf Antrag hin von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport Regierungsinspektor/-innen auf Probe für einen befristeten Einsatz im gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienst. Diese Nachwuchskräfte werden von der zuständigen Senatsverwaltung zentral eingestellt und nach dem Rotationsprinzip zu den Dienststellen des Landes Berlin jeweils für neun Monate abgeordnet. Im Rahmen der Probezeit erfolgt ihr Einsatz auf verschiedenen Organisationsebenen u.a. auch in den Berliner Bezirksverwaltungen verschiedener Tätigkeitsbereiche (Dienstleistungs-, Eingriffs- oder steuernde/ planende Verwaltung). Im Jahr 2016/17 konnten im Bezirksamt Pankow 13 Regierungsinspektor/innen auf Probe in den Geschäftsbereichen 1 - 5 eingesetzt werden und sich bewähren. Davon wurden Regierungsinspektoren/-innen auf Probe in den Bereichen Jugendamt, Amt für Schule und Sport, Ordnungsamt, Personalservice, Standesamt/ Staatsangehörigkeiten, Straßen- und Grünflächenamt, Amt für Umwelt- und Naturschutz und Amt für Soziales ausgebildet und betreut. Das Bezirksamt Pankow erfreute sich auch im Jahr 2016 starker Beliebtheit bei externen Auszubildenden/Umschüler/-innen, Schüler/-innen und Student/-innen, die sich für ein Praktikum sowohl in der technischen als auch nichttechnischen Verwaltung beworben haben. Der Bedarf kann aufgrund fehlender Praxisplätze bzw. Praxisanleiter/innen hier weiterhin nicht gedeckt werden. Es ist eine geringfügige Abnahme von 175 im Vorjahr auf 171 Abschlüsse von Praktikantenverträgen in 2016 zu verzeichnen. Bei der Zuweisung von Praxisstellen haben gemäß Berufsbildungsgesetz grundsätzlich die Auszubildenden des Bezirksamtes Pankow den Vorrang. Von den externen Praktikanten befanden sich 27 im Studium, 28 in einer Ausbildung, 1 in Weiterbildung, 39 von 6

Bildungsträgern, 47 noch in der Schulzeit, sowie 29 weitere, die nicht zugeordnet werden konnten. In den Jahren 2017/18 ist geplant Trainees, Stadtinspektoren/innen auf Probe, dual Studierende für die öffentliche Verwaltung, für das Bau- und Umweltingenieurwesen und die soziale Arbeit einzustellen. Entsprechende Werbemaßnahmen in Form von Messeaktivitäten/ Werbestand an der Hochschule für Wirtschaft und Recht und der Berliner Messe „Einstieg“ am 10. und 11.11.2017 wurden bzw. werden getroffen. Das Bezirksamt Pankow ist dazu in den entsprechenden überbezirklichen Arbeitsgruppen der Berliner Verwaltung vertreten. Weiterhin sollen Probezeitbeamtinnen und Probezeitbeamte für den allgemeinen nichttechnischen Dienst der Verwaltung (Laufbahngruppe 2, erstes Einstiegsamt) wieder selbst eingestellt und Studienabgängerinnen und Studienabgänger auf dem Bachelorniveau für eine Teilnahme an einer zweijährige Traineemaßnahme mit Übernahmemöglichkeit im Bezirksamt Pankow gewonnen werden. Fort- und Weiterbildung Die Fort- und Weiterbildung für Beschäftigte des Bezirksamtes Pankow nimmt einen wichtigen Stellenwert für den Erhalt und die Fortentwicklung des Wissens der Beschäftigten im Bezirksamt Pankow ein. Es ermöglicht und unterstützt eine effiziente Aufgabenwahrnehmung. Dies dient auch dem Ziel der Förderung gesunder und leistungsbereiter Beschäftigter. Die Verwaltungsakademie Berlin (VAK Berlin) bietet den Beschäftigten der Berliner Verwaltung ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm an. Im Rahmen dieses Programmes werden u.a. auch Verwaltungslehrgänge (Verwaltungsgrundlehrgang -VGL, Verwaltungslehrgang I - VL I, Verwaltungslehrgang II – VL II und die Aufstiegslehrgänge angeboten. Seit einigen Jahren ist ein großes Interesse der Beschäftigten des Bezirksamtes Pankow an diesen Lehrgängen festzustellen. Für die Verwaltungslehrgänge 2016 gingen in der Aus-und Fortbildungsleitung 65 Anmeldungen ein. Nach einer internen Vorauswahl und dem eignungsdiagnostischen Verfahren der VAK Berlin erhielt das Bezirksamt Pankow insgesamt für 19 Beschäftigte einen Lehrgangsplatz (6 VGL, 8 VL I, 5 VL II). Davon entfielen insgesamt 11 Plätze auf das Ordnungsamt, je 2 Plätze auf das Sozial-, Gesundheits- und Jugendamt und je 1 Platz auf das Bürgeramt und das JC Pankow. Für die Verwaltungslehrgänge 2017 gingen in der Aus-und Fortbildungsleitung 33 Anmeldungen ein. Nach einer internen Vorauswahl und dem eignungsdiagnostischen Verfahren der VAK Berlin erhielt das Bezirksamt Pankow insgesamt für 11 Beschäftigte einen Lehrgangsplatz (2 VGL, 5 VL I, 4 VL II). Davon entfielen insgesamt 6 Plätze auf das Ordnungsamt und je 1 Platz auf das Jugend-, Bürger- und Straßen- und Grünflächenamt, das Facility Management und den Bereich Steuerungsdienst, Finanzen und Personal. An 545 Veranstaltungen der VAK Berlin nahmen im Berichtsjahr 2016 insgesamt 678 Teilnehmer/innen des Bezirksamtes Pankow teil.

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Die VAk bietet zunehmend Grundlagenkurse für Beschäftigte an, welche neu in der Berliner Verwaltung sind. Wissensmanagement in der Bezirksverwaltung und Wissenstransfer von ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Im Bezirksamt Pankow wurde im Jahr 2015 erstmalig eine Stelle für eine Wissensmanagerin bzw. einen Wissensmanager eingerichtet, die erfolgreich besetzt werden konnte. Wesentlicher Fokus des derzeitigen Wissensmanagements ist der Erhalt und der Transfer des relevanten Wissens von ausscheidenden Beschäftigten. Hierfür stehen mittlerweile zum Teil durch das Land Berlin zentral finanzierte Methoden und Techniken des Wissenstransfers zur Verfügung. Hierzu zählen die Stellendoppelbesetzung, Finanzierung von Seniorexperten und die Fortbildungsmittel zur Ausbildung von Dialogbegleitern/innen. Finanzierung durch SenFin in 2016:  Stellendoppelbesetzungen (169.489,92 Euro)  Seniorexperten (8.768,08)  Maßnahmen der VAk (4.500,00 Euro) Es ist festzustellen, dass die Einführung der Übersicht zu den altersbedingt freiwerdenden Stellen erstmalig im Jahr 2015 einen positiven Effekt auf die Planung und Steuerung der Nachbesetzungsprozesse sowie den strukturierten Wissenstransfer hat. So wurden in 2016 insgesamt 26 Stellendoppelbesetzungen im Umfang von 86 Monaten (entspricht umgerechnet 7,2 VZÄ) geplant und die Finanzierung durch die Senatsver8

waltung für Finanzen zugesagt. Allerdings konnten hiervon nur 16 Stellendoppelbesetzungen im Umfang von insgesamt 41 Monaten (teilweise) realisiert werden. Dies entspricht einer Realisierungsquote von 47,7 %; diese Quote soll in kurzer Frist weiter erhöht werden. Bisher lässt sich der Bedarf an Dialogbegleitungen durch intern geschulte Beschäftigte nicht ausreichend decken. Problem ist, dass die Bereiche den eigenen Beschäftigten oft keine Freiräume schaffen können, weil dann Fachaufgaben liegen bleiben würden. Deshalb muss die zusätzliche Stelle (bzw. Stellenanteile) für die Aufgaben der Dialogbegleitung zur Verfügung gestellt werden. Qualifizierung von Führungskräften Führungskräfteprogramm Für Führungskräfte werden neben dem umfangreichen Fortbildungsprogramm der VAk im Jahr 2017 zahlreiche Inhouseveranstaltungen zur Erweiterung der Führungskompetenz angeboten. Für diese besteht zudem die Möglichkeit, Coachingangebote der VAk und der externen Sozialberatung zu nutzen. Es werden zunehmend Qualifizierungsreihen und Angebote der Verwaltungsakademie Berlin genutzt, um die eigene Führungskompetenz zu erweitern. Zu 3. Profilierung des Bezirksamtes als attraktiver Arbeitgeber Das Bezirksamt Pankow ist an der Schaffung guter Arbeitsbedingungen für die Beschäftigten und die Gewährleistung der erforderlichen Arbeitssicherheit in Bezug auf Arbeitsgestaltung und Ergonomie interessiert. Regelmäßig finden Arbeitsplatzbegehungen durch die Ergonomiebeauftragte und den Sicherheitsingenieur statt. Auch im Jahr 2016 wurden behindertengerechte Arbeitsplatzausstattungen beim Integrationsamt beantragt und bewilligt bzw. sind derzeit noch im Geschäftsgang. Des Weiteren wurden im Jahr 2016 weitere finanzielle Unterstützungsleistungen beim Integrationsamt beantragt, die zum Großteil auch bewilligt wurden. Es handelt sich um Anträge für den Minderleistungsausgleich und Anträge für personelle Unterstützung. Arbeitsplätze nicht schwerbehinderter Beschäftigter wurden leidensgerecht ausgestattet. Die Profilierung des Bezirksamtes als attraktiver Arbeitgeber gewinnt zunehmend an Bedeutung, weil das Bezirksamt im Wettbewerb mit anderen Arbeitgebern um die besten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht. Hierbei steht neben einer nachhaltigen Willkommenskultur und einer verbesserten Mitarbeiterbindung der Erhalt der Beschäftigungsfähigkeit der Mitarbeiter/innen im besonderen Fokus bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Steigerung der Attraktivität des Arbeitgebers. Derzeit wird auf der Grundlage des BA- Beschlusses VII-1571/2016 vom 26.04.2016 an der Umsetzung von Maßnahmen zur Steigerung der Attraktivität des Bezirksamtes Pankow als Arbeitgeber und zur Entwicklung einer Willkommenskultur für neue Beschäftigte gearbeitet. So entwickelt sich derzeit unter anderem eine Willkommensmappe für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die alternierende Telearbeit von Beschäftigten gewinnt an Bedeutung. So nahmen insgesamt im Jahr 2016 23 Beschäftigte des Bezirksamtes Pankow an der alternierenden Telearbeit teil. Vor dem Hintergrund der weiteren Flexibilisierung von Arbeitsformen und der Digitalisierung der Verwaltung dürfte diese Arbeitsform neben der Teilzeitbeschäfti-

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gung an Bedeutung gewinnen. Dabei muss jedoch beachtet werden, dass sich nicht jede Art von Tätigkeit im Bezirksamt Pankow für die alternierende Telearbeit eignet. Das Bezirksamt hat mit Beschluss 0069/VIII vom 21.02.2017 zustimmend zur Kenntnis genommen, dass insbesondere alle Bildschirmarbeitsplätze (sofern noch nicht erfolgt) in der Pankower Verwaltung sukzessive mit elektromotorisch höhenverstellbaren Tischen ausgestattet werden sollen, um im Sinne einer Gesundheitsprävention typischen Erkrankungen des Bewegungs- und Skelettapparates bei regelmäßiger PC-Tätigkeit vorzubeugen. Weiterhin gibt es Massagekurse für Beschäftigte auf Selbstkostenbasis, die Möglichkeit der Teilnahme an Gesundheitskursen der Volkshochschule Pankow mit hälftiger Finanzierung durch das Bezirksamt und die vereinfachte Antragstellung bei der Beantragung von Bildschirmarbeitsbrillen. Die 2015 eingeführte externe Sozialberatung für alle Beschäftigten ist evaluiert worden und soll fortgeführt werden. Die Sozialberatung steht allen Beschäftigten des Bezirksamtes zur Verfügung. Sie bietet für alle Beschäftigten eine kostenlose Beratung bei persönlichen und arbeitsplatzbezogenen Angelegenheiten, Hilfe bei der Klärung alltagspraktischer Fragen, Zugang zu psychosozialer Beratung in der Nähe des Wohn- bzw. Arbeitsortes und Führungskräfteberatung. Die Beratungsleistung der externen Sozialberatung wird gut von den Beschäftigten des Bezirksamtes Pankow angenommen. Neben speziellen Teamentwicklungsmaßnahmen wurde ein Führungskräftecoaching erfolgreich durchgeführt. An einer Workshop-Reihe zu den Themen Umgang mit Stress, gut Schlafen und der Entwicklung von Achtsamkeit im Alltag nahmen viele Beschäftigte des Bezirksamtes Pankow teil. Aufgrund der guten Resonanz der Kurse sind weitere Veranstaltungen in der Kooperation mit der externen Sozialberatung geplant. Zusätzlich in diesem Jahr plant das Bezirksamt einen weiteren Gesundheitstag durch zu führen. Das Thema Personal bzw. Personalgewinnung und Entwicklung wird daneben im Jugendamt mit hoher Priorität bearbeitet. Die zur Verfügung stehenden Maßnahmen werden ausgeschöpft. Folgende Maßnahmen sind geplant:       

verkürzte Verfahren zu Ausschreibungen neue Ausschreibungstexte für das Jugendamt Erweiterung der Publikation von Ausschreibungen, verstärkte Kooperation mit Hochschulen Einsatz von studentischen Hilfskräften und Praktikanten/innen Umsetzung der dualen Ausbildung Sozialarbeit Etablierung einer Willkommenskultur (Willkommensgespräche, Willkommensmappen)

 weitere Maßnahmen zur Personalförderung (u.a. Fort- und Weiterbildung, Supervision) werden weiter entwickelt und umgesetzt  Inhouseschulungen für Führungskräfte zu den Themen Anforderungsprofil, Auswahl, Jahresgespräche und Beurteilungen (wurden in 2017 bereits umgesetzt)  geplant ist ein Workshop mit den Führungskräften für ein gemeinsames Führungsverständnis in 2017 / 2018  Umsetzung einer AG Gesundheitsförderung des Jugendamtes, die regelmäßig tagt und Maßnahmen für das Jugendamt entwickelt, z.B. Umsetzung eines Jugendamtfestes, Umsetzung gesundheitsfördernden Veranstaltungen

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Die Jugendamtsleitung hat in 2016 in verschiedenen Bereichen (mit besonderen Belastungssituationen) mit umfangreichen Unterstützungsmaßnahmen zur Entlastung reagiert. Zu nennen ist hier u.a. der Einsatz der Erhöhung von Personalressourcen, die sowohl in 2016 als auch in 2017 realisiert werden konnten. Zudem wurde aufgrund von Engpässen ein Unterstützungspaket für den RSD Pankow sowie für die anderen RSD erstellt. Maßnahmen waren hier u.a.:  Möglichkeiten kurzfristige Unterstützung durch das Fachcontrolling bei Fachberatungen;  Möglichkeiten der Unterstützung durch den Pflegekinderdienst bei fallbezogenen Anfragen;  die Teilnahme an internen AG`s und Gremien kann bei Bedarf bis Ende und in Absprache mit Ihren Leitungskräften reduziert werden;  Unterstützung beim Krisendienst durch die anderen RSD  vorübergehend keine Fallabgabe an die anderen RSD zur Sozialraumbereinigung;  Umsetzung eines verkürzten Hilfeplanverfahrens für alle drei RSD für einen längeren Zeitraum und  Umsetzung eines verkürzten Hilfeplanverfahrens für die unbegleiteten minderjährigen Flüchtlinge. Des Weiteren wurden Schließzeiten und Reduzierung von Sprechstunden u.a. in dem Fachdienst Tagesbetreuung und in der Elterngeldstelle des Jugendamtes umgesetzt. Insgesamt werden die Aufgaben fortwährend beobachtet und geprüft, ob weitere Veränderungen notwendig sind. Zu 4. Chancengleichheit und Diversity Die Förderung der Diversity- und interkulturellen Kompetenz nimmt einen weiteren wichtigen Aufgabenschwerpunkt zur Umsetzung der interkulturellen Öffnung der Berliner Verwaltung ein. An dieser Stelle sei auf das durchgeführte „Vive- Projekt“ des Bezirksamtes Pankow und deren Umsetzung hingewiesen. Das Projekt richtete seinen Fokus auf die Stärkung der Diversity-Kompetenz der Berliner Verwaltung im direkten Kontakt mit Bürgerinnen und Bürger. Nach Abschluss des Projektes VIVE (Vielfalt in der Verwaltung) hat eine Initiativgruppe aus den Bereichen Gleichstellung, Integration, Personal und Wissensmanagement einen Verfahrensvorschlag erarbeitet, um das Thema Diversity in der Verwaltung weiter voranzutreiben. Im Rahmen des Projektes VIVE wurde ein Leitfaden für eine diversitysensible Sprache erstellt und anschließend allen Online-Redakteuren des Bezirksamtes zur Verfügung gestellt. Die Studie „Vielfalt in Pankow“ (2014) bildet die Handlungsgrundlage für das Bezirksamt. Zu den Handlungsschwerpunkten gehören: Willkommenskultur, Sprache, Beteiligung, Diversity sowie Anti-Diskriminierung. Einzelne Fachämter verfolgen das Ziel, Personal mit Fremdsprachenkenntnissen und interkultureller Kompetenz zu gewinnen. Das gilt beispielsweise für das Jugendamt und 11

die Jugendfreizeiteinrichtungen in kommunaler Trägerschaft als auch für die Volkshochschule. Hier gilt der interkulturelle Ansatz sowohl für feste Mitarbeitende als auch für Kursleitende. Mitarbeiter/innen mit viel Bürgerkontakt erhalten Englischunterricht an der VHS. Die Volkshochschule und das Jugendamt Pankow prüfen regelmäßig den Bedarf an weiteren Sprachunterricht für Mitarbeiter/innen mit Bürgerkontakt Die interkulturelle Kompetenz der Belegschaft des Amtes für Soziales soll zukünftig zielgerichtet dadurch erhöht werden, dass seit diesem Jahr bei Stellenausschreibungen unter den Anforderungen auch entsprechende Kenntnisse genannt werden. Jede Stellenausschreibung enthält jetzt den folgenden Passus: "Aufgrund des Anliegens der interkulturellen Öffnung der Verwaltung sind neben der Diversity-Kompetenz Fremdsprachenkenntnisse wünschenswert". In den letzten Monaten ist es auch hierdurch gelungen, neue Mitarbeiterinnen mit arabischen bzw. türkischen Sprachkenntnissen und entsprechendem Migrationshintergrund für die Arbeit im Sozialamt gewinnen zu können. Diese Maßnahme erfordert keine zusätzlichen Finanzmittel aus dem Bezirkshaushalt. Dennoch mussten aufgrund der Zunahme der Anzahl der zu betreuenden Flüchtlinge in stärkerem Umfang als früher Sprachmittler/innen eingesetzt werden. Auch im Jugendamt steht die Sprachmittlung im Beratungskontext besonders im Fokus. Aktuell wird geprüft, ob und wie die Abdeckung der relevanten Sprachen in den Sprechstunden umgesetzt werden kann. Auch im Gesundheitsamt wird ein erhöhter Bedarf an Gebärden- oder Sprachdolmetschern für die Erfüllung gesetzlicher Aufgaben, insbesondere im Kinder- und Jugendgesundheitsdienst gesehen. Ebenso ist die Beschaffung von mehrsprachigem Informations- und Aufklärungsmaterial (z.B. für Impfungen) notwendig. Mit der Konstituierung des Bezirksamtes erfolgte ein Wechsel in der Besetzung der Funktion der Genderbeauftragten bzw. des Genderbeauftragten. Diese Funktion wird jetzt vom Bezirksbürgermeister und in Vertretung durch die Gleichstellungsbeauftragte wahrgenommen. Mittlerweile fand zum Thema „Geschlechtergerechtigkeit und Gender Mainstreaming“ ein von der Gleichstellungsbeauftragten initiierter Workshop statt, der sich an alle Umsetzungsbeteiligten im Bezirksamt Pankow richtete. Zu 5. Änderung der Rahmenbedingungen und Reformbedarf Richtungsweisend für das landesweite Personalmanagement sind die Koalitionsvereinbarung der Berliner Regierung und deren Umsetzung: Mit der „wachsenden Stadt“ kommt es auch für das Bezirk Pankow zu einer Verbesserung der personellen Ausstattung des Bezirksamtes. Diese wird sich jedoch vorerst nur am Personalmehrbedarf orientieren, der durch den Stellenmehrbedarf aufgrund des weiter zunehmenden Bevölkerungszuwachses entstanden ist und weiter entsteht. Die entsprechenden Daten und Fakten liegen mit den Unterlagen zum Haushaltplan 2018/2019 bereits vor. Mit der Umsetzung des Berliner E-Government-Gesetz, welches am 10.06.2016 in Kraft getreten ist, wird sich die weitere Ausstattung der IT- Infrastruktur des Bezirksamtes Pankow unter aktuellen Rahmenbedingungen verändern. Auf Grund der bisherigen finanziellen Ausstattung des Fachbereichs Informationstechnik war es bisher nicht möglich, die angestrebten PC-Austauschzyklen von 5 Jahren einzuhalten. Durch die stetig wachsenden Mitarbeiterzahlen und dem daraus resultierenden Bedarf an zusätzlichen Arbeitsplätzen hat sich diese Situation in den letzten Jahren zunehmend verschärft. Mit der Verabschiedung des Haushaltsplanes 2018/ 2019 für das Land Berlin werden die erforderlichen finanziellen Mittel für eine 12

verbesserte IT- Ausstattung in einem separaten Einzelplan 25 im Kapitel 2533 der SenInnSportDS zentral ausgewiesen. Damit ist es möglich, neben einer verbesserten Hardwareausstattung der PC- Arbeitsplatze, den erforderlichen Wechsel vom bisherigen Betriebssystem Windows 7 zum Windows 10 planmäßig zu vollziehen, bevor der von Microsoft angebotene Support ausläuft. Die Auswirkungen auf die Verwaltung durch die Umsetzung des E- Govermentgesetzes werden sehr vielfältig sein. Die Verantwortung für den Betrieb der verfahrensunabhängigen Informationstechnik geht zum 01.01.2018 auf das ITDZ über, die Migration wird schrittweise vollzogen werden. Mit der Geschäftsverteilung des Senats von Berlin (GV Sen) vom 21.04.2017 veröffentlicht im Amtsblatt von Berlin Nr. 19 / 12. Mai 2017 erfolgte nunmehr eine Zuständigkeitsregelung hinsichtlich der einzelnen Senatsressorts. Es bleibt bislang offen, wer die weitere Erarbeitung einer landesweiten Dienstvereinbarung zum Personalmanagement aktiv betreiben wird. Übergangsweise sind die §§ 5, 6 VGG noch bis 31.12.2020 in Kraft. Es bleibt zu hoffen, dass es landesweit gelingt, bereits definierte Anforderungen an das Personalmanagement zukunftsfähig gemeinsam weiter zu entwickeln.

Sören Benn Bezirksbürgermeister Anlagen:  Anlage 1: Auswertung der Beschäftigten nach Altersgruppen (Stand 30.06.2017)  Anlage 2: Entwicklung des Durchschnittsalters der Beschäftigten (Stand 30.06.2017)

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