2016. Exporting & Formatting Budgets. into Excel. Objectives. Excel Program Window

2016 Resource ‐ Excel Exporting &  Formatting 4/4/2016 Exporting & Formatting Budgets  from FlexGen, NextGen & Zortec  into Excel Objectives • Dis...
Author: Regina Price
0 downloads 0 Views 664KB Size
2016 Resource ‐ Excel Exporting &  Formatting

4/4/2016

Exporting & Formatting Budgets  from FlexGen, NextGen & Zortec  into Excel

Objectives

• Discuss various options for opening and importing worksheets • Identify parts of the Excel window and worksheets • Explain basic Excel options for formatting • Review tools in Excel that might be beneficial for working with  budget worksheets • Discuss preparation of worksheets to allow them to be imported  into accounting software

Excel Program Window

1

2016 Resource ‐ Excel Exporting &  Formatting

4/4/2016

Opening an existing workbook

Click Open. The Open dialog box will appear.

Opening FlexGen Budget Files



FlexGen budget files are tab delimited text files.  



These will need to be opened using the Text Import  Wizard in Excel to create columns correctly.



The file may be in a DiskCopy directory or a shared  folder.

Opening your FlexGen budget file in Excel Open Excel first. Then use the Open  option from the FILE  menu to Browse to  the location of your  file. Selecting the file to  open will bring up  the Text Import  Wizard.  

If you do not see your file, make  sure the file type is set to “All Files”,  not “All Excel Files”.

2

2016 Resource ‐ Excel Exporting &  Formatting

4/4/2016

Opening your FlexGen budget file in Excel Text Import Wizard Screen 1: Choose  Delimited for   FlexGen budget file.  Click Next.

Opening your FlexGen budget file in Excel Text Import Wizard Screen 2: Choose  Tab as the delimiter.   You will see a  preview of the  columns at the  bottom. Click Next.

Opening your FlexGen budget file in Excel Text import  Wizard – Screen 3 You can change  the format of the  columns if  desired.   Otherwise, they  will be set to  General format. You can also  select ‘Do not  import column’  for any column  selected. Click Finish.

3

2016 Resource ‐ Excel Exporting &  Formatting

4/4/2016

Opening Zortec Budget Files •

Zortec budget files are CSV format (Comma  Separated Values).  



The file is often located in a DQEXP directory,  but this is not always the case.



Filename is usually GLBUDGXP.CSV, but may  vary.  You could also have separate files for  each department if that option was selected.



Just go to the location of the CSV file and  double‐click the file to open.  The text import  wizard is not necessary.

Zortec Budget File File will open in Excel  automatically with a  column for each field  that was chosen  when building the  file.  File will not have  headings in most  columns. Numbers will be in  General format.

Opening NextGen Budget Files:



NextGen budget files can be exported as  Excel format (.xls) or CSV format (Comma  Separated Values).  



Either type of file should open automatically  in Excel and will include all the columns from  the Budget Worksheet in NextGen.  



Just go to the location of the file and double‐ click the file to open.

4

2016 Resource ‐ Excel Exporting &  Formatting

4/4/2016

NextGen Budget File File exported from  NextGen will have  headings for each  column.  Numbers are  automatically formatted  as currency. NextGen files have the  account number in a  single column (column A)  AND in separate  columns (usually the last  columns in the  worksheet).

Add Headings Select the first cell  in the worksheet  (A1). Use the Insert Sheet  Rows option on the  HOME Tab to Insert  a Row at the top  and then add your  chosen headings.

Wrap Text If you have  headings that  you want to  display on two  lines. Type the full text  into one cell,  then select the  Wrap Text  option on the  HOME Tab.

Before:

After:

5

2016 Resource ‐ Excel Exporting &  Formatting

4/4/2016

Freeze Top Row The Freeze Panes  option is on the  VIEW tab.  Freeze Top Row  allows you to scroll  through the  worksheet while  keeping the  headings on top. Can also be used to  Freeze first column.

Insert Columns or Rows Columns will insert to  the left of the selected  column.

Insert options are located on  the Cells group of the HOME  tab.  

Rows will insert above  the selected row. Cell formatting will  copy from the column  to the left of the new  column or above the  new row. 

Insert Dialog Box

You can also insert  columns and rows by  right clicking on a cell  and choosing Insert…

Hide Columns or Rows You can hide rows or  columns on your  worksheet to simplify  your view. Select the column(s) or  row(s) by clicking on the  letter above the column  or the number to the left  of the row.

After the selection is  highlighted, right‐click the  column and choose Hide. 

Hidden Column

6

2016 Resource ‐ Excel Exporting &  Formatting

Unhide Columns or Rows

4/4/2016

Hidden Column

To show the column  again, right‐click on  the hidden column  and choose Unhide.

You can also  hide/unhide columns  from the Format  button in the ‘Cells’  section of the HOME  tab. 

Quick Number Format Options Easy number format  options on the HOME  tab.   You can choose one of  the preset options, or  choose More Number  Formats to customize. The first cell that is  selected will preview in  the list of quick format  options.

Number, Currency and Accounting formats  automatically show 2 decimal places, but can  be adjusted with the buttons below the drop  down box.

On the Ribbon bar, click on the corner of  the Number Format group to show all the  formatting options available. 

Currency vs. Accounting: Currency Accounting Negative numbers will show in  parentheses with Accounting  format.  With Currency, you can  choose how they are shown.

Cell Styles Cell Styles allow you to  apply multiple format  options at once.  

Cell Styles button  on the HOME tab:

There are several  preset options, or you  can create your own.  For example, the Bad/  Good/ Neutral options  could be used to  highlight budget  trends.  Use the Normal button  to remove all  formatting options in  selected cells.

7

2016 Resource ‐ Excel Exporting &  Formatting

4/4/2016

Format Painter Format Painter is  another way to quickly  format cells. You can select any cell  on the worksheet, then  click the Format  Painter button 

The format painter shortcut  is on the Clipboard group of  the HOME tab.

Before:

After:

Any cell(s) selected  immediately after will  take on all formatting  of the selected cell.

Format as Table The Format as Table  option can be used to  quickly format a  section of your  worksheet into a  preformatted Excel  table with Filter  options for each  column. There are many built‐ in table formats  available.  Once you have  created the table, you  will see Table Tools  options on the Ribbon  bar.

Format as Table Creating a table from  the data automatically  adds filter options to  each column. You can leave all the  data in one table, but  filter your view to see  only data meeting the  criteria.

Use the dropdown arrows to see the filter options for each column. Filter options for  number fields:

Filter options for  text fields:

Once you are finished  reviewing the filtered  data, you can remove  the filter(s) to view all  the data again.  

8

2016 Resource ‐ Excel Exporting &  Formatting

4/4/2016

Format as Table Example: We are filtering by the  GLAccount Number  column to see only fund  314 in our table. Since our column is  formatted as General,  we see text filters in our  dropdown. We choose ‘Begins With’  and enter 314 to show  only those accounts.  

Calculating Prep Field Amounts  You can calculate new  amounts into prep  fields with a formula. Formula bar

Formulas can be typed  into the cell, or the  formula bar.  Formulas  must start with the =  sign. Formulas will always  show in the formula bar  when the cell is  selected.  Changes to  the formula can be  made there.

Example 1 : 5% increase This formula is adding 5% to the current year  amended amount for Prep field 1.

Results:

Example 2 : 3% decrease This formula is subtracting 3% from the current  year amended amount for Prep field 2.

Results:

Subtotals DATA Tab – Subtotal At each change in:  Choose Function or  Function  Description Use function: Sum Add subtotal to:  Choose each  column you want to  see totals by  Function

9

2016 Resource ‐ Excel Exporting &  Formatting

4/4/2016

Subtotals by Function Description (1)

(2)

Results are  summarized but can  be expanded with the  on the left side. The                      can be  used to change the  view between the  Grand Total (1), the  Subtotals (2), and the  detailed amounts (3).

(3)

Preview and Print Worksheet To print your worksheet,  go the FILE tab and  choose Print.  You will see a preview of  the print job on the right  side.  It will list the  number of pages at the  bottom of this screen. You can change any page  layout options on the left  side before printing. When ready to print, click  the print button at the  top.

Set Print Area

Set Print Area will allow  you to print a certain  portion of your worksheet  easily when you might be  making changes and  reprinting the same  section(s) repeatedly. A worksheet can have  multiple print areas  defined.  Each one will  print on a separate page  or pages.

10

2016 Resource ‐ Excel Exporting &  Formatting

4/4/2016

Preparing spreadsheet files to import into FlexGen Budget •

FlexGen can import a Tab Delimited (.txt) or  Comma Delimited (.csv) type file. 



Choose Save As from the FILE tab and choose  the file type.



Account numbers must be in separate  columns for each segment (Fund, Function,  Object, etc.)



You can tell FlexGen which column contains  the information needed, so they do not have  to be in a certain order.

Preparing spreadsheet files to import into Zortec Budget •

Zortec can import only a Comma Delimited  (.csv) type file. 



Choose Save As from the FILE tab and choose  the CSV file type.



Account numbers must be in a single column  (ex: 110‐43100‐111).



At least one column must contain the  amounts to be imported into a Prep field.

Concatenate Function to combine columns  First add a new column

Account numbers  must be in one column  to import into Zortec  Budgeting, but you  may have exported  them by segment for  working in Excel. You can use the  CONCATENATE  function in Excel to  join the segments into  the correct format.

With the new column selected, click on the Function button next to the  formula bar.

Type Combine or  Concatenate in the search  box then click Go. Choose the Concatenate  function in the second  window. 

11

2016 Resource ‐ Excel Exporting &  Formatting

4/4/2016

Concatenate Function to combine columns As you enter the cells,  Excel will give you more  fields to enter.

Text1:Click on the cell with  the fund or type in the cell  location.  Text2: Type a dash – (Excel  will add the “ “ for you) Text3:Click on the cell with  the function or type in the  cell location. Text4: Type a dash – Text5:Click on the cell with  the object or type in the cell  location.

Preparing spreadsheet files to import into NextGen Budget •

NextGen can import a Comma Delimited  (.csv) type file or an Excel type file (.xls, .xlsx). 



Choose Save As from the FILE tab and choose  the file type.



Account numbers can be in a single column or  in separate columns for each segment.  



At least one column must contain the  amounts to be imported into a Prep field.

12