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9/21/2016 Raising the Bar on  Volunteer Recognition Presented by:  Stephanie Montgomery, M.Ed. University Hospitals Portage Medical Center Ravenna, O...
Author: Shawn Sharp
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9/21/2016

Raising the Bar on  Volunteer Recognition Presented by:  Stephanie Montgomery, M.Ed. University Hospitals Portage Medical Center Ravenna, Ohio

Learning objectives • Attendees will feel creatively inspired to provide much needed  recognition to their volunteer teams… in a fresh and fun way! • Attendees will have the opportunity to network and brainstorm with  their peers to seek out best practices and bring those “golden  nuggets” back home. • Attendees will feel empowered to recruit hospital staff to take  ownership of their own volunteer recognition.  It takes a village!

What can I expect? • Overview of recognition • • • •

Why it matters Measuring volunteer satisfaction What specifically do your volunteers want? What are we doing at UHPMC

• Roundtable discussion and sharing of  best practices.  Let’s brainstorm!

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Setting the stage • University Hospitals Portage Medical Center • Located in rural Ravenna, OH • County‐owned, community hospital from 1917‐2015, 117 patient beds • Now fully owned and part of University Hospitals, large health system in  Northeast Ohio • 500 hospital volunteers annually

• Recognition budget for volunteers $9500 including annual banquet

Summer teen volunteers at  UH Portage Medical Center

Why recognition matters • It satisfies a basic human need • It’s a motivator! • It’s an emotional difference maker • It’s the right thing to do • It’s how we KEEP volunteers!

Types of recognition • Intrinsic (less tangible) • Pride of accomplishment from a  kind word • Self satisfaction of a job well done  being highlighted

• Extrinsic (tangible) • • • •

Pins Banquet Cards Certificates

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How do we stack up? • Are we doing a good job of recognizing our volunteers? • ARHA Volunteer Engagement Survey • Constructed by members of the Volunteer Directors  Committee in collaboration with the ARHA. • Measured six different criteria for 7 Akron area hospitals. • • • • • •

Volunteer Experience/Engagement Hospital Staff Engagement Hospital Perception/Patient Satisfaction Perception Volunteer Program Management & Staff Assignment Development Ideas, Design & Training Volunteer Benefits

Survey specifics • Questions relevant to recognition: • I am satisfied with the recognition I receive for completing volunteer  service. • I know when I have provided good service. • The annual volunteer recognition event makes me feel appreciated. • Volunteering at this organization is a personally rewarding  experience. • The benefits this organization provides are sufficient to make me feel  appreciated (i.e. flu shot, appreciation event, birthday cards, etc.)

• Now we know how we stack up.

Recognition • One size does NOT fit all. • Your volunteers are unique. • Humans are motivated by different types of recognition

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Tools to use • We created a tool to help us collect  information on HOW our volunteers  like to be rewarded.   • Distribute at orientation • Keep on file and pull to use as  needed.  

Our program • Cards‐ sent out for every birthday and  for thank you, sympathy, get well,  thinking of you and other important  life events. • Hand‐signed holiday cards with a  calendar

Our program • Pins‐ given at 100, 500, 1000, 2000, etc. hours of service • Switched to a “rocker” style for cost savings (and it looks cool!)

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Our program • “Coffee with the President” • Held during National Volunteer Week • Volunteer “exclusive” event  • Coffee and cookies with hospital  president • Includes one‐hour “State of the  Hospital” address with time for Q & A.  

Our program • OSCAR program (in process of changing),  hospital‐wide • Peer recognition, “caught in the act” • Recognized on our bulletin board and the  hospital bulletin board, by management  team and can win a $25 gift card

Our program • Quarterly newsletter‐ “The  Volunteer Vibe” • Feature accomplishments,  highlight new positions • Example‐ our wheelchair “handy  man” position

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Our program • Treat volunteers like family • Invited to almost ALL hospital events  • Picnic, holiday dinner, Santa Day, 150th celebration,  exercise classes, bus trips and other activities • Development opportunities‐ CPR classes, medical  terminology

• Find local partners who recognize volunteers • Costs you nothing! Big impact. • BVU‐ 2 free Cleveland Indians tix  • FVA‐ freebie coupons for local hot spots

Our program • Banquet! • Held during National Volunteer Week • Invites all volunteers plus one, key  staff • Average attendance 300 • Held off‐site at banquet facility • Themes, dinner, entertainment

Banquet committee members at  UH Portage Medical Center

The Key • How do you plan a GREAT banquet  (or appreciation event), regardless  of budget? • Our key… staff plan the event. • Committee representing multiple  departments, include those that  work closely with volunteers. Banquet committee members at  UH Portage Medical Center

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The Key • Also include representation from an  outside, affiliated organization. • They have $$$ • They encourage volunteerism • It’s a win‐win, and fun!

Our beautiful volunteers!

Banquet committee members at  UH Portage Medical Center

The Key • Find community partners • Negotiate prices, i.e. decorations • Find a cause to support, i.e. our  cupcakes support individuals with  disabilities.  We promote them,  they charge us $1/cupcake! “An Evening in Paris” decor

And now the best part…

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Group activity • Teamwork, brainstorming,  collaboration • Work in a group for 10 minutes, take  turns to highlight your BEST  recognition ideas • Vote for #1‐ share back to the group

Sharing time • Get ready to jot down your  favorite ideas! • Let’s not reinvent the wheel.

Questions?

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Thank you! • Please complete the session evaluation and  leave it in your area. • Feel free to contact me with any questions: Stephanie Montgomery UH Portage Medical Center Stephani[email protected] (330) 297‐2590

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