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La Administración Electrónica, La Gestión Documental y la nueva Ley 39/2015: nuevos retos Jesús Heredero – OCU

15/06/2016 1

Agenda

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• Alcance de la estrategia de adecuación de UNIVERSITAS XXI • Conceptos manejados sobre gestión documental • La solución de OCU para la gestión de documentos electrónicos

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Alcance de la estrategia de adecuación de UXXI

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Cuatro ámbitos de actuación

Autenticación

Firma digital

Interoperabilidad Documento electrónico

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Autenticación

• Completar la autenticación mediante Cl@ve para Universitas XXI – Universidad Digital

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Firma digital

• Uso temporal de Autofirma en el Port@firmas para salvar el problema de Java en navegadores, hasta que Cl@veFirma se consolide como firma reconocida en la nube.

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Gestión de documento electrónico

• Incorporación a UNIVERSITAS XXI de un componente que permita: – Integración con gestores documentales (CMIS). – Gestionar expedientes y documentos electrónicos producidos o capturados en UNIVERSITAS XXI en formato ENI – Reutilización de documentos

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Interoperabilidad

• Servicios de integración NISUE, para intercambio de datos de matrícula y expedientes.

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Centrándonos en la gestión de documentos electrónicos

Autenticación

Firma digital

Interoperabilidad Documento electrónico

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Algunos conceptos ….

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Conceptos

Expediente Ciclo de vida del archivo Cuadro de clasificación Ideas clave www.ocu.es

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Conceptos

Expediente Ciclo de vida del archivo Cuadro de clasificación Ideas clave www.ocu.es

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Expediente electrónico • Conjunto de documentos electrónicos que dan soporte a un procedimiento administrativo junto con un índice (y su firma) que los referencia y sirve como elemento integrador, así como los metadatos asociados: Expediente electrónico = Documentos electrónicos + Índice + Firma + Metadatos

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Clases de expediente

• Expedientes sometidos a procedimientos reglados: Conjuntos de documentos que se agrupan porque responden a una misma función. Por ejemplo, todos los documentos que participan en un proceso. • Dosier o expediente no reglado: Conjuntos de documentos que se agrupan porque responden a un mismo tema. Por ejemplo, todos los documentos que se revisarán en una sesión de un órgano colegiado, o todos los que son relativos a un mismo estudiante. • Volúmenes: Subdivisiones que se pueden hacer dentro de un expediente para separar los documentos en función de su origen, su contenido, y otros criterios que puedan surgir. www.ocu.es

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Conceptos

Expediente Ciclo de vida del archivo Cuadro de clasificación Ideas clave www.ocu.es

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Ciclo de vida conceptual del archivo

TRÁMITE ARCHIVO LOCAL, DE OFICINA O GESTIÓN

Gestionado por cada servicio administrativo, de forma local

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VALOR ADMVO. ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

VALOR HCO. ARCHIVO HISTÓRICO

Gestionados por el servicio de ARCHIVO

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Conceptos

Expediente

Tipos de archivo Cuadro de clasificación Ideas clave www.ocu.es

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Cuadro de clasificación

• Estructura jerárquica y lógica de los expedientes que refleja las funciones que generan la creación o la recepción de documentos.

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Características de un cuadro de clasificación FUNCIONAL

• Refleja funciones de la entidad y de las unidades mayores (secciones y subsecciones), siguiendo el criterio de lo general a lo específico . Se considera uno de los modelos más estables en el tiempo, ya que los cuadros funcionales no varían tan rápidamente como los orgánicos.

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Estructura del cuadro de clasificación

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Conceptos

Expediente Tipos de archivo Cuadro de clasificación Ideas clave www.ocu.es

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Ideas clave para asentar 1

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El archivo de oficina es gestionado de forma local por servicios o áreas.

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Ideas clave para asentar 2

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La ley 39 y 40 / 2015 no hacen referencia al archivo de gestión u oficina, sólo al archivo de expedientes cerrados …

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Ideas clave para asentar 3

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Necesitamos gestionar el archivo de oficina o gestión para poder dar cobertura a la gestión electrónica de documentos y expedientes, de cara a su posible intermediación, así como para poder automatizar su transferencia a archivo.

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Ideas clave para asentar 4

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El concepto de Cuadro de Clasificación, muy utilizado en el ámbito archivístico (fase de archivo), se debe usar en fases tempranas (archivo de gestión) para poder acercar la gestión documental a la producción de documentos

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Del archivo de gestión … a la gestión del documento electrónico …

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Queremos pasar … de esto ….

… a esto

¿Demasiado ‘exagerado’? www.ocu.es

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En realidad, pasaremos …. de esto ….

… a esto

Less Productivity

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¿Por qué una Gestión Documental integrada en UXXI?

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Compartir documentos (aportar sólo una vez)

Automatizar la transferencia e integración con archivo

Gestión electrónica y ENI

Aislamiento del gestor documental

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¿Cómo?

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STACK OCUADF

REPOSITORIO DOCUMENTAL Y DE METADATOS UNIVERSITAS XXI

Otros

...

Otros ERP’s www.ocu.es

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UNIVERSITAS XXI API

Más de 20 operaciones sobre expedientes y documentos

+ Modelo de datos

Repositorio de ID’s de documentos y expedientes. Configuración de CdC y metadatos

+ Aplicación de gestión manual de expediente electrónico

+

Vocabulario de 48 metadatos (+ descriptores): • 26 basados en el eEMGDE • 5 basados en definición CRUE / CAU • 17 específicos de funcionalidad UXXI

+ PORTAL Aportar documentos Consulta Mis Documentos www.ocu.es

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Metadatos de identificación del interesado

INTERESADO TipoInteresado

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IDInteresado

RIUInteresado

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RIUInteresado Necesidad de RIU (repositorio de identidad unificado) instalado e implantado.

Nos permite disponer de una identificación común entre sistemas, incluso cuando pueda haber cambios en los documentos de identificación.

La reutilización es más sencilla, incluso cuando los sistemas de identificación sean heterogéneos. www.ocu.es

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Funcionamiento del API en 6 pasos UNIVERSITAS XXI 1

API CREAR_EXP

2

ASOCIAR_DOC … …

5 3 6

4

Otros

...

…

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Gestión manual de expedientes electrónicos Gestión de expediente – TEST_EXP_10456501384551 Generar ENI

Metadatos Expediente

Metadatos adicionales (descriptores)

Fecha de apertura: 05/06/2016 T 11:26:04

Clasificación: J100 - GESTIÓN RECURSOS ACADÉMICOS

Tipo de firma:

PAdES

Órgano:

U01200048 - ÁREA DE GESTIÓN ACADÉMICA

Interesado:

11829731A - Jesús Heredero (RIU:11345)

Estado:

Abierto

Identificador:

AC-2016-10493884874

J101 - ADMISIONES J105 - INSCRIPCIONES J115 – EXPEDIENTES DE ESTUDIANTES J116 – CALIFICACIONES J117 – Actas de calificaciones

Clase exp.:

Dossier

Documentos del expediente Generar ENI Nombre

Tipo

Fecha incorporación

Acta_convalid.pdf

Application/pdf

05/06/2016 T 11:26:04

Carnet_fam_nun.pdf

Application/pdf

Texto

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Gestión de expedientes: ◦ Apertura / cierre / eliminación de expediente. ◦ Búsqueda de expedientes. ◦ Gestión de metadatos expediente. ◦ Exportación de un expediente electrónico.

Ver metadatos

Ver doc

Gestión de documentos: ◦ Asociar / eliminar documento a expediente ◦ Búsqueda de documentos electrónicos ◦ Gestión metadatos de documento ◦ Adjuntar firma a documento ◦ Obtener documento electrónico ◦ Obtener binario de documento

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Alcance integrado en Universitas XXI

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Elementos integrados • Actas académicas (Firma digital) • Dosier expediente del estudiante

• Expedientes de contratación • Documentos contables - facturas

• Dosieres de convocatorias de ayuda • Dosieres de proyectos

• Dosier expediente del empleado

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¿? ¡Antes del 2 de Octubre! www.ocu.es

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Oficina de Cooperación Universitaria c/ Arequipa, 1, bloque 1, planta 5. 28043. Madrid. [email protected] www.ocu.es 42