2/17/2015

Overview of the Final Repair and  Capitalization Regulations Sorting Out the Confusion and the Myths – The Final Treasury Regulations on Repairs  and Capitalization Roger A. McEowen

Director, Center For Agricultural Law and Taxation, Ames, Iowa

&

Paul G. Neiffer

Principal, CliftonLarsonAllen, LLP, Kennewick & Yakima, WA

Contact Information • Roger A. McEowen – – – –

[email protected] (515) 294‐4076 www.calt.iastate.edu @CALT_IowaState

• Paul G. Neiffer – – – –

[email protected] (509) 823‐2920 www.claconnect.com @FarmCPA

TaxPlace • Note: – Today’s presentation will be archived on TaxPlace where it will be available for viewing by  subscribers • No CE credit offered for viewing after today’s live  presentation

1

2/17/2015

Learning Objectives At the end of this session you will be able to: 

Define a unit of property



Recognize opportunities to deduct expenditures as materials                   and supplies



Understand tests for requirements on capitalization due to  improvements, renovations and restorations



Understand the practical application of the regulations to client  situations

2

Final Repair Regulations •

Final and proposed regulations were issued on Sept. 13, 2013. – Generally finalize the temp. and proposed regs. issued on 12/23/11 – Regs. issued under I.R.C. §168 (GAA and dispositions) again issued as  proposed

•

Generally effective for tax years beginning on or after Jan. 1, 2014 – At the earliest, IRS can’t impose the changes established by the  regulations until examining return for 2014 tax year  – Taxpayers do have the option to early adopt the regulations for tax  years beginning on or after Jan. 1, 2012. – Contain some taxpayer‐favorable changes • De minimis safe harbor • Routine maintenance safe harbor

New Repair Regulations • What’s the issue? – I.R.C. §162(a) allows deduction for ordinary and necessary  expenses paid or incurred during tax year in carrying on  trade or business, including amounts paid for incidental  repairs – I.R.C. §263(a) denies a deduction for any amount paid for  new property or for permanent improvements or  betterments that increase value of any property, or  amounts spent to restore property

2

2/17/2015

Materials and Supplies • Separate into incidental and non‐incidental  supplies – Incidental – deducted when purchased as long as  no record of consumption kept and expensing  would not distort income. Reg. 1.162‐3(a)(2) – Non‐incidental materials and supplies are not  expensed until used or consumed.  Reg. 1.162‐ 3(a)(1)

Material and Supplies • What is a deductible material or supply? – Tangible personal property, other than inventory, used  or consumed in taxpayer’s business that is… • A component acquired to maintain, repair or improve a unit of  tangible property and that is not acquired as part of any single unit  of tangible property; • Fuel, lubricants, water or similar items reasonably expected to be  consumed in 12 months or less • A unit of property with economic useful life of 12 months or less • Item with acquisition cost or production cost of $200 or less • Property identified in the Fed. Reg. or in the IRB as materials and  supplies

Example •

Alexco provides billing services to its customers.  It purchases 50  scanners to be used by its employees.  Each scanner costs $150.  In  the first year, Alexco’s employees begin using 35 of the scanners  and stores the remaining scanners for use in a later year – The scanners are materials and supplies under 1.162‐3(c)(1)(iv) • Alexco may deduct the cost of the 35 scanners used in the  first year (if they are non‐incidental) • The remaining scanners are deductible in the year first used  in Alexco’s trade or business.  1.162‐3(h), Example 7

– Note: If Alexco had treated all 50 scanners as  incidental, then all 50 scanners are deductible at time  of purchase

3

2/17/2015

Final Repair Regulations • What about materials and supplies (e.g., tangible  personal property that is used in the taxpayer’s  trade or business and is not inventory)? – Can be deducted when purchased if no record of  consumption kept and expensing does not distort  income (otherwise deduct when used or consumed) – Query: • Does the creation of a GAAP financial statement deny the  ability to deduct prepaid farm supplies because it constitutes  a record?

Final Repair Regulations – The Big  Picture • Distinguish between amounts paid to acquire or  produce tangible  property and  amounts paid to  improve existing property – Always capitalize amounts paid to acquire or produce  tangible property, unless… • It qualifies as materials and supplies, or • It qualifies under the de minimis safe harbor and conforms  to the taxpayer’s annual safe harbor election

– Capitalize amounts paid to improve existing property  if the expenditure is a betterment, restoration or  adaptation • Everything else is a deductible repair

§1.162‐3 (Materials and Supplies) §1.162‐12 (Expenses of Farmers) • Both regs. originated in 1958 – 1.162‐3 has always required that the deduction  for non‐incidental materials and supplies be  limited to those actually used or consumed during  the tax year • The final regulations did nothing to change this rule

– 1.162‐12 • Farmers can deduct from gross income as necessary  expenses “all amounts actually expended” in carrying  on the business of farming

4

2/17/2015

Materials and Supplies ‐ Farmers •

However, the treatment of materials and supplies for  farmers has been guided by Reg. 1.162‐12(a) which allows  full deductibility for all amounts actually expended in  carrying on the business of farming including, e.g.,  gasoline “if used wholly in the business of farming.”  – Both Reg. 1.162‐3 and Reg. 1.162‐12 originated in 1958. Reg.  1.162‐3 has always required that the deduction for non‐ incidental materials and supplies be limited to those actually  used or consumed during the tax year.  – Thus, it does not appear that the provisions in the new Reg.  1.162‐3 distinguishing between incidental and non‐incidental  materials or supplies will be applicable to farmers. 

Materials and Supplies • Example: – Pete (cash method farmer) filled his 4,000 gallon  diesel fuel tank on December 30.  He expects to use  the fuel in the next 12 months • Pete can currently deduct the expense – Listed as a supply inventory on financial statement – Keeps record of consumption – Can deduct the expense as necessary to conduct farming  business. Treas. Reg. 1.162‐12(a)

• Note:  The same analysis applies to the purchase  of tires to be consumed in next 12 months

Final Repair Regulations •

Rotable and temporary spare parts are a subset of materials and  supplies, but are not immediately deductible.  – What are they? • RSP ‐ acquired for installation on a UoP; removable from that UoP; generally  repaired or improved; either installed on the same or other property or stored  for later installation • TSP – parts used temporarily until a new or repaired part can be installed and  then are removed and stored for later emergency or temporary installation

•

Options for handling: – Deduct cost when disposed of (default rule) – Capitalize and depreciate over recovery period; – Deduct when first installed, but record income at FMV when removed  with FMV becoming tax basis in the part, and continue that process  until ultimately disposed of and any remaining basis is deducted

5

2/17/2015

De Minimis Safe Harbor Election • Can elect safe harbor to deduct amounts paid to  acquire or produce tangible personal property  up to threshold of $5,000/invoice (or per item if  taxpayer has an AFS) – Must have, at the beginning of the tax year, written  accounting procedures treating amounts: • Paid as an expense for non‐tax purposes, or • Amounts paid for property costing less than a specified  dollar amount, or • Amounts paid for property with an economic useful life of 12  months or less

What is an AFS? • A 10‐K filed with the SEC • A certified audited financial statement  prepared by an independent CPA • Financial statement required for federal or  state governmental entity – Non‐audited FS required for government backed  loans (SBA, Farmer‐Mac, etc.) are not AFS

For Taxpayers With No AFS • Safe harbor is $500 – IRS considering increasing the $500 threshold • Rev. Proc. 2015‐20 • May not be applicable in time for timely filed 2014 tax  returns

– Accounting policy to expense need not be in  writing

6

2/17/2015

Safe Harbor‐Other Points  • Election is made annually by attaching  statement to  return • Amounts deducted under de minimis rule are not  capitalized and are not treated as a material or supply • “Small equipment” • Tracked separately on books and records 

• Use I.R.C. §179 for excess amounts • The ability to make or revoke an I.R.C. §179 election on an  amended return has been extended through 2014

• Key Point ‐ Nothing prevents a taxpayer from using an  amount greater than the de minimis amount if it is  reasonable and does not distort income

Example‐Incidental Materials and  Supplies • •

Incidental materials and supplies do not include those materials  and supplies for which a record of consumption is kept Example:  Ken, a cash method farmer for federal income tax  purposes, fills his 5,000 gallon diesel tank on December 28 (pre‐ paid supply). Because it is a fuel that is expected to be consumed  within 12 months, it may properly be expensed if the expenditure  does not distort income. Ken lists the diesel gallons as a supply  inventory on his financial statement prepared for his bank.  – Although keeping a record of consumption of the diesel appears to  cause the inventory of diesel to be a non‐incidental supply preventing  deduction until the diesel is consumed, Reg. 1.162‐12(a) allows  farmers to deduct from gross income as necessary expenses all  amounts actually expended in carrying on the business of farming.  – Ken is allowed to deduct the diesel purchased on December 28, even if  it hasn’t yet been delivered to his tanks. 

Other Points on the Safe Harbor • Amounts deducted under the de minimis rule  are not capitalized nor are they treated as a  material or supply • All tangible property is eligible for the de  minimis rule except land and property that is  or is intended to be included in inventory • For consolidated groups, the election is made  for each member of the consolidated group  by the common parent

7

2/17/2015

What is a “Unit of Property”? • In general, the larger the unit of property, the  more likely it is that it won’t be viewed as a  capitalized improvement – UoP is all components that are functionally  interdependent (i.e., placing one asset in service is  dependent on placing the other asset in service) – Regs. identify 8 separate building systems that are  considered separate UoPs from the building structure • This means that when replacing components of one of these  systems it will be more difficult to treat as repair expense

Example •

A tractor and its engine, transmission and hydraulic  systems are functionally interdependent. One piece  cannot operate without the other. They have no  independent function other than operating as a part of a  single unit of property, i.e., the tractor. A farm implement  (e.g., disk, plow, baler) is independent of the power  source. The tractor pulling the implement has many  functions other than pulling that specific implement. The  implement can be pulled by or powered from any tractor.  – Consequently, a combine and its header are separate units of  property, in that headers are interchangeable with like‐model  combines and combines are designed to attach various forms of  headers (corn row, pick‐up, grain table).

Final Repair Regulations • For improvements to tangible property… – Capitalization is required if expenditure is a  betterment, restoration or adaptation of the unit  of property to a new or different use

8

2/17/2015

Repairs  • Taxpayer may deduct amounts paid for  repairs and maintenance to tangible property  as long as the amounts aren’t required to be  capitalized.  1.162‐4(a) – Examine what needs to be capitalized as an  amount paid to improve tangible property in order  to determine what can be deducted as a repair

Repairs •

Regs. allow a deduction (safe harbor) for routine maintenance on  tangible property defined as recurring activities that keep a UofP in  ordinary efficient operating condition (inspection, cleaning, testing  and replacing of parts (with comparable replacement parts) of a  UofP) – Taxpayer expects, at time property placed in service, to perform the  activities more than once during property’s class life.  Under Rev. Proc.  87‐56… • Ag Equipment  ‐ 10 years  • Single Purpose Ag Structure – 15 years 

– For buildings, the taxpayer must reasonably expect at the time it  places the building in service to perform the activities more than once  during a 10‐year period beginning from the time the building is placed  in service by the taxpayer

•

“Reasonable Expectation” is the rule, not “actually happens”

Building Safe Harbor for “Small  Taxpayer” •

Covers certain amounts paid for improvements and repairs to  eligible buildings – Taxpayer must have average gross receipts of less than $10 million for  the three previous tax years – Eligible building has tax basis, before depreciation, of $1 million or less – Safe harbor allows annual deduction of the lesser of $10,000 or 2% of  building’s unadjusted basis for any amounts paid for improvements,  repairs, maintenance and similar activities per eligible building  property.  1.263(a)‐3(h)(1) – Note: • Taxpayer can have multiple buildings that use the safe harbor, but if amounts  paid during tax year exceed the $10k or 2% limit for an eligible building, the  safe harbor is not available for that building.  1.263(a)‐2(h)(8)

– Annual election by attaching statement to return (include description  of building(s)) • No Form 3115 required

9

2/17/2015

“Small Building” Safe Harbor • Example: – Assume that Penny is a qualified taxpayer.  She owns a  shop and a machine shed.  Each building has an  unadjusted basis of $100,000.  The shop’s overhead  door needed replaced and it cost $2,500 to do so.  The  machine shed needed new lights and minor roof  repairs.  The lights and roof repairs cost $1,500.  • Safe harbor election not available for shop • Safe harbor applies to machine shed expenses • Limitation applied separately to each building

– However, if the overhead door was reasonably  expected to be replaced within 10 years, then allowed  as routine maintenance expense

Improvements • These expenditures must be capitalized (I.R.C.  §263(a)) – Any amount for new buildings or for permanent  improvements or betterments made to increase  the value of any property or real estate, or… – Any amount for restoring property or making good  the exhaustion of it for which an allowance is or  has been made.  1.263(a)‐1(a).

Improvements • Always capitalize amounts paid to acquire or  produce tangible property unless… – The property qualifies as materials and supplies  or…  – The property qualifies under the de minimis safe  harbor and the taxpayer makes the safe harbor  election

10

2/17/2015

“Betterments”  • Expense that improves productivity, strength,  quality or output of UoP; • Is a material addition to the asset (physical  enlargement or increase in capacity) • Expense that corrects material condition or  defect existing before acquisition or that  arose during production

When is an Expenditure a  “Betterment”? • Must compare the condition of the property  immediately after the expenditure with the  property’s condition immediately before the  circumstances necessitating the expenditure – Treas. Reg. 1.263(a)‐3(j)(2)(iv)

Betterment ‐ Example • Bob acquires a new tractor rated at 250 hp.   He pays an additional $20,000 to turbo‐ charge the engine and increase the  horsepower to 300. – This is a betterment

11

2/17/2015

Betterment ‐ Example • Mike overhauls the diesel engine on his  tractor for $22,000.   – This is simply maintaining the tractor and keeping  it in operating condition – Simply correcting for normal wear and tear – The $22,000 is expensed as a repair

Pre‐Existing Material Condition/Defect • Example: – Terri Aki buys a store located on land that contains  underground storage tanks.  The tanks leaked  before Terri acquired the property, resulting in soil  contamination that Terri discovered after she  bought the property.  Terri pays for remediation  costs • The remediation costs are treated as a betterment  because they ameliorated a material condition or  defect in existence before Terri’s purchase. [See  1.263(a)‐3(j)(3), Example 1.]

Material Increase in Efficiency • Example: – Jerry Tall owns a building that is used in his business.   An energy assessment shows that adding insulation  could significantly reduce the building’s energy costs.   So, Jerry hires a contractor to install insulation in the  building structure.  The new insulation is expected to  reduce energy and power costs by 50% • Jerry must capitalize as a betterment the amounts paid to  add the insulation as it is reasonably expected to materially  increase the efficiency of the building structure.  [1.263(a)‐ 3(j)(3), Example 21]

12

2/17/2015

Unavailability of Replacement Part Is Not a Betterment ‐ Example • Farmer Jones owns an older computer with a  200 MB hard drive which crashes.  The  minimum size replacement available now is  750 MB. The upgrade to 750 MB hard drive is  not a betterment due to the unavailability of  the same size replacement part – Treas. Reg. 1.263(a)‐3(j)(2)(iii)

Regulatory Requirement Not A  Betterment ‐ Example • Levi owns a meat packing plant that has oil  seepage in  floors.  The USDA requires Levi  to  add concrete floors and lining on the walls.   The floor was functional before the seepage. – The regulatory requirement does not result in a  betterment. – Treas. Reg. 1.263(a)‐3(j)(3) Example 12

What is a “Restoration” • Restoration must be capitalized if… – It replaces a component on which taxpayer recognized gain  or loss on disposition – If for the repair of damage to a UofP for which taxpayer  took a casualty loss  – The property is restored to operational status if it has not  been functional, or the property is rebuilt to like‐new  condition after the end of its class life in the tax system – Replaces a part or a combination of parts that comprise a  major component or substantial structural part of UoP • Facts and circumstances 

13

2/17/2015

Replacement Not A Restoration • Example: – Roberta owns a building that she uses in her  business.  She pays an amount to replace 30% of  the wiring throughout the building with new  wiring.  • 30% of the wiring is not a significant portion of the  wiring major component and does not comprise a  substantial structural part of the electrical system.   • Roberta is not required to treat the amount paid for the  replacement as a restoration [1.263(a)‐3(k)(7), Example  21]

Replacement as a Restoration • Example: – Vince owns and operates a hotel and wants to  refresh the appearance of the public areas by  replacing the floors.  The floors in the public areas  comprise 40% of the square footage of the entire  hotel.   • Since the floors in the public areas comprise a  significant portion of a major component (floors), Vince  must capitalize the amounts paid for the floors as a  restoration. [1.263(a)‐3(k)(7), Example 29]

Restoration  ‐ Example • Mike determines that the diesel engine is  beyond repair and must be replaced – Engine is major component  – Expenditure is a replacement – Amount must be capitalized

14

2/17/2015

Restoration ‐ Example • Bob replaces all of the disc blades on his disc – The blades are a major component (no tillage  without the blades) – Capitalization required

• Bob also replaces the bearings on another  implement that was still operational – Not a major component part – Expensed as a repair

Restoration ‐ Example • Sheila owns irrigation wells.  A part of the  well breaks which requires the motor to be  pulled off so that the broken parts can be  reassembled and the wells put back in  operation.  The total cost of the project is  $25,000 – The costs are associated with a major component  of the wells pumping system and are restorative  • Capitalization required

Restoration ‐ Example • Suzy has one span of a 10‐span pivot  collapse.  The span is replace for $15,000,  including labor – The span was only a small part of the overall pivot  and the amount can be expensed as a repair

15

2/17/2015

Restoration Example • Suzy has four spans of a 10‐span pivot  collapse.  The spans is replace for $60,000,  including labor – The spans were a major portion of the overall  pivot and the amount can shall be capitalized as a  restoration cost.

• Note:  The Final Regs. appear to indicate  more than a third is a major portion  – Facts and circumstances test

What is an “Adaptation”? • An “adaptation” must be capitalized if… – The amount paid is to adapt a UoP to new or  different use if the adaptation is not consistent  with the taxpayer’s ordinary use of the UoP at the  time the taxpayer placed the property in service  – So, the cost of adding a feature to an existing  machine to adapt it for a new use is a capitalized  cost

Adaptation That is not a New or  Different Use • Jenn owns and leases out space in a building  consisting of 20 retail spaces.  The spaces are  designed to be reconfigured.  One of the  tenants expands its occupancy by leasing two  adjoining retail spaces.  To facilitate the new  lease, Jenn pays to remove the walls between  the three retain spaces.  The walls between  the spaces are part of the building and its  structural components. – What’s the outcome?

16

2/17/2015

Adaptation Example (cont.) • The amount paid to convert three retail  spaces into one larger space for an existing  tenant does not adapt Jenn’s building  structure to a new or different use because  the combination of retail spaces is consistent  with Jenn’s intended, ordinary use of the  building structure.  The removal of the walls  is not an improvement to the building – 1.263(a)‐3(l)3), Example 2

Dispositions • Occurs when ownership of an asset is  transferred or when an asset is permanently  withdrawn from use – Includes sale, retirement, or physical  abandonment of asset

• An entire disposition requires recognition of  gain or loss

50

Partial Disposition Election • Proposed regs. allow taxpayers to elect  disposition rule when it disposes of a portion  of an asset – Application was mandatory under 2011  regulations for disposals of structural components  of a building – Elective regime does away with need to make GAA  election for all buildings – Annual election vs. accounting method change 51

17

2/17/2015

Disposition •

Example – Angela owns an office building with four elevators.  She replaces one of  the elevators.   • Since the elevator is a structural component of the building, it is a separate  asset for disposition purposes. • Angela does not make the partial disposition election • The retirement of the replaced elevator is not a disposition. • Angela continues to depreciate it as part of the cost of the building and does  not recognize a loss for the retired elevator • 1.168(i)‐8(i), Example 1

– If Angela treated each structural component of the building as a separate  asset within the fixed asset system, the office building, including its  structural components, is the asset for disposition purposes • Same result as above • 1.168(i)‐8(i), Example 2

52

Removal Costs • Costs of removing an asset or a portion  thereof follow the treatment of the asset – If disposal is treated as a disposition, removal cost  are part of the disposition – If disposal is not treated as a disposition, removal  costs are deducted or capitalized based on  whether removal costs directly benefit a  capitalized improvement

53

Handling Removal Costs •

Example: – Jacob owns a building in which he conducts his retail business.  The  shingle roof is leaking but the building continues to function in the  business.  A contractor recommends that Jacob should remove the  original shingles and replace them with new shingles.  Jacob does not  consider the removal of the old shingles as a disposition. • Assuming that the replacement of the shingles is not an improvement to the  building structure or systems and does not adapt the building structure or  systems to new or different uses, the re‐shingling is not an improvement and is  incurred by reason of repair and maintenance • 1.263(a)‐3(g)(2)(ii), Example 3

– If Jacob treated the shingle removal as a disposition, he would deduct  the adjusted basis of the components as a loss.  Thus, the amounts  paid for replacement shingles must be capitalized as a restoration • Note:  The amounts paid to remove the old shingles are not required to be  capitalized as part of the cost of the improvement, regardless of their relation  to the improvement – 1.263(a)‐3(g)(2)(ii), Example 4

18

2/17/2015

Accounting Method Changes • Changes to comply with the new regulations  are generally changes in method of  accounting to which I.R.C. §§446 and 481,  and the associated regulations, apply

Implementation – Rev. Proc. 2014‐16 • •

Issued on January 24, 2014 Provides new automatic method changes for final regs. – M&S, R&M, capitalization of improvements

• • •

Requires taxpayers to comply with final regulations for  first tax year beginning after 2013 Waives scope limitations in Rev. Proc. 2011‐14 for  changes filed for tax years beginning before 2015 Changes generally require Sec. 481(a) – However, some made on a modified cut‐off basis

•

Simplified Form 3115 for small taxpayers 56

Implementation – Rev. Proc. 2014‐17 • • •

Issued on February 28, 2014 Provides new automatic method changes for proposed  regulations – GAA and dispositions Allows a late partial disposition election to be treated as  an accounting method change – Enables taxpayers to claim negative Sec. 481(a) adjustment for  past dispositions of building components – e.g., roof or HVAC – Extended for tax years beginning in 2014 • Rev. Proc. 2014‐54

57

19

2/17/2015

Future Partial Asset Disposition • No Form 3115 filing requirement for a future  partial asset disposition – It’s an annual election – The election is not a change in accounting method • 1.168(i)‐8(d)(2)(i)

– 1.168(i)‐8(d)(2)(ii) says that the election for future  partial dispositions cannot be made through an  accounting method change • The election to deduct a portion of the basis (the partial  disposition) has to be made on a timely filed original return • The costs of replacing that which was disposed have to be  capitalized

Late Partial Disposition • Generally waives scope limitations in Rev. Proc.  2011‐14 for changes filed for tax years beginning  before 2015 • Rev. Proc. 2014‐16 – accounting method changes  – Simplified Form 3115 for small taxpayers (but,  remember, there must be a change of accounting  method before Form 3115 is required) • Avg. annual gross receipts for 3 preceding tax years of $10  mil. or less • Now, even if there is a method change, these taxpayers need  not file Form 3115  – Rev. Proc. 2015‐20 59

Some Thoughts on Accounting Method  Changes • Many seem to think that there is an  expectation from the IRS that no one is  currently in compliance with accounting  method on repairs and supplies.  • Some are filing 3115 even though there is no  481 adjustment.  – This isn’t necessary  • Especially with the release of Rev. Proc. 2015‐20

20

2/17/2015

Specific Questions • No required mass production of Forms 3115 – Has the individual farmer established a method of  accounting with respect to supplies, capitalization? • Two consecutive years

– IRS Office of Chief Counsel confirmed last fall that IRS  was not expecting mass Forms 3115 for materials and  supplies • Taxpayers with no Form 3115 filing not targeted

• No need to file Forms 3115 to “affirm”  compliance with repair regs • When would Method Code 187 apply? 61

Method Code #187 • •

It is for changing to deducting incidental materials and  supplies. Can you think of a situation in which a taxpayer could  possibly be in a violation of the accounting method for  incidental materials and supplies? – An incidental material and supply is one in which the taxpayer  doesn’t have a record of consumption or take a physical  inventory. – Are there any taxpayers that don’t deduct incidental materials  and supplies when paid (cash basis) or incurred (accrual)?

•

If a farmer deducts ad hoc small tools in some cases and  capitalizes in others, there hasn’t been an adoption of an  accounting method. – Form 3115 not necessary to adopt an accounting method

Additional Thought on Accounting  Method Change •

The issue has been way overblown  – Why would a taxpayer, who has been following court opinions  over the last 20 years in determining capitalization policy, need  to file Form 3115 to place them in compliance with the Regs.?   The Regs. appear to adopt the outcomes of various court cases.  Those taxpayers who have been following the cases in adopting  principles of compliance should already be in compliance. • The major exception to this relates to taxpayers who followed the  2008 proposed regulations, which used the entire building as a unit of  property. The concept of building systems had not been adopted. If  taxpayers have been using the 2008 Proposed Regs. on buildings being  the unit of property, a Form 3115 is necessary. Otherwise, in most  cases, a Form 3115 is not necessary. 

– Taxpayers should review prior capitalization and determine  compliance, but this doesn’t require a wholesale filing for  virtually every business. 

21

2/17/2015

Comments From IRS Office of Associate Chief  Counsel (Income Tax and Accounting) Fall of 2014: • “Barring a situation in which the taxpayer has  taken aggressive positions in the past or has  in no way applied an  improper capitalization  method, the IRS is unlikely to have much  interest in examining a taxpayer’s section  481(a) adjustment now.”

More Thoughts On Accounting  Method • The taxpayer must have adopted an  accounting method in order to change it. • If an accounting method has not been  adopted, the taxpayer is now adopting the  final regulations.   – The adoption of the final regulations is an initial  adoption and is not a change in accounting  method • No Form 3115 need be filed

What is an Accounting Method? • It is something that can be articulated. • The question for most businesses as to  whether capitalize or deduct a repair is made  one‐by‐one, depending on just what was  done – There is no way to document the accounting  method because each major repair is different – Thus, there is no Form 3115 filing requirement  because the taxpayer didn’t have a previous  accounting method

22

2/17/2015

Further Point on Accounting Method • Most taxpayers have not established  accounting methods through the filing of  their tax returns • Accounting methods are established when a  taxpayer consistently treats a specific item in  a specific way.   – That’s not likely with respect to repairs and  supplies

Recent Development Rev. Proc. 2015‐20 • No 3115 Filing for… – Taxpayer with: • Average annual gross receipts of $10 mil. or less over  the last three years; OR • Less than $10 million of total assets as of the first day of  the taxable year

– Can elect to make method change on cut‐off basis  with no 3115 – Annual elections do not involve a method change

Rev. Proc. 2015‐20 Possible Expansion  of the $500 Safe Harbor • Treasury Department now asking for  comments on raising non‐AFS safe harbor  amounts from current $500 level • Will not happen in time for 2014 tax returns  (March 1, non‐extended tax returns) • Remember: – No limit on reasonable repairs – Can have an amount higher than safe harbor

23

2/17/2015

Stay Up To Date on Agricultural Law

Find the Latest on TaxPlace

CALT Summer 2015 Seminars • June 11‐12, 2015 – Findley Lake, NY (Peek’n Peak Resort & Spa)

• June 18‐19, 2015 – Spearfish, SD (Holiday Inn Convention Center)

• July 30‐31  – Lake Tahoe, CA (Resort at Squaw Creek)

24

2/17/2015

Thank You! • [email protected] – calt.iastate.edu – @CALT_IowaState

• [email protected] – @FarmCPA – www.farmcpatoday.com

25