4/30/2015

Higher Education Law 2015: Current Issues & Recent Developments Title IX and Claims of Sexual Harassment  and Sexual Violence in Higher Education

Jane Sovern & Dennis Cariello For the Practicing Law Institute May 1, 2015

Disclaimers  The contents of these materials and the accompanying 

discussion are for information purposes only and do not  constitute legal or regulatory advice.  No party should act or refrain from acting on the basis of 

any statements made today without seeking individualized,  professional counsel as appropriate.  These materials and the accompanying discussion are 

primarily focused on certain aspects of Title IX   requirements and are not intended to be comprehensive of  all requirements applicable to all educational agencies and  institutions. 1

Introduction Jane Sovern  Deputy General Counsel, City University of New York  Has worked in higher education for over 24 years   Co‐chair of CUNY’s Title IX Working Group Dennis Cariello:   Shareholder and Co‐Practice Group Leader in the  Education Group.   Former Deputy General Counsel for Postsecondary  Education in US Department of Education (DoED)  Former Deputy Assistant Secretary for Enforcement in  the DoED’s Office for Civil Rights (OCR) 2

1

4/30/2015

Agenda  What’s happened in the last year?  Thorny issues   Mediation: Do you need a disciplinary hearing every time?  Handling a complaint and a concurrent criminal proceeding  Issues with interim measures  Requests for Confidentiality  A look at OCR’s enforcement actions in the last year  What are the trends in enforcement resolutions?  Case Study  Conclusion: Best Practices 3

What’s happened in the last year?

No person in the United States shall, on the  basis of sex, be excluded from participation in,  be denied the benefits of, or be subjected to  discrimination under any education program or  activity receiving Federal financial assistance. 



Title IX of the Education Amendments of 1972, 20 U.S.C. § 1681(a)

4

What’s happened in the last year? How about in the last week . . .   John Doe v. Columbia University (14 CV 3573) (grant motion  to dismiss – failure to plead Title IX cause of action)  OCR issued guidance on Title IX Coordinators (http://www2.ed.gov/about/offices/list/ocr/letters/colleague‐ 201504‐title‐ix‐coordinators.pdf )  OCR also issued a “Title IX Resource Guide”  (http://www2.ed.gov/about/offices/list/ocr/docs/dcl‐title‐ix‐ coordinators‐guide‐201504.pdf )

5

2

4/30/2015

What’s happened in the last year?  Title IX Coordinator should “should report directly to the  recipient’s senior leadership, such as the district superintendent or  the college or university president”  Full‐time, stand‐alone Title IX Coordinator preferred  Large universities should think about having more than one  Although Title IX Coordinator typically will handle “coordination,”  may handle specific cases or determine outcome of complaints  Title IX Coordinator should be involved in policy drafting/revision   A dedicated website is “encouraged” and the Title IX web page  should have a link on the school's home page  College may not leave position vacant for any amount of time.

6

What’s happened in the last year?

“A recipient, therefore, must not interfere with the Title IX  coordinator’s participation in complaint investigations and  monitoring of the recipient’s efforts to comply with and carry  out its responsibilities under Title IX.” 

7

What’s happened in the last year? Schools should enter into a Memorandum of Understanding  (MOU) with local law enforcement The White House Task Force to Protect Students from Sexual  Violence released a model  (http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/docs/ 

white_house_task_force_law_enforcement_mou.pdf)   

(1) training and prevention efforts; (2) coordination and communication related to a report of  sexual violence; and  (3) how the parties will respond to reports of sexual violence

Local law enforcement departments are proposing MOUs 8

3

4/30/2015

Thorny Issues Mediation: Do you need a disciplinary hearing every  time? “Grievance procedures generally may include voluntary informal  mechanisms (e.g., mediation) for resolving some types of sexual harassment  complaints. OCR has frequently advised recipients, however, that it is  improper for a student who complains of harassment to be required to work  out the problem directly with the alleged perpetrator, and certainly not  without appropriate involvement by the school (e.g., participation by a  trained counselor, a trained mediator, or, if appropriate, a teacher or  administrator). In addition, as stated in the 2001 Guidance, the complainant  must be notified of the right to end the informal process at any time and  begin the formal stage of the complaint process. Moreover, in cases  involving allegations of sexual assault, mediation is not appropriate  even on a voluntary basis. OCR recommends that recipients clarify in  their grievance procedures that mediation will not be used to resolve sexual  assault complaints (emphasis added).” ‐OCR April 4, 2011 Dear Colleague letter 9

Thorny Issues Definition of Sexual Assault:  VAWA reauthorization defines “sexual assault” as:  “Any nonconsensual sexual act proscribed by Federal, tribal, or State law, 

including when the victim lacks capacity to consent.”   42 USC 13925(a)(29)  State definitions vary; New York State does not define sexual assault.    For VAWA/Clery purposes, sexual assault includes rape, fondling, incest,  and statutory rape.  Fondling is “the touching of the private body parts of  another person for the purpose of sexual gratification, without the  consent of the victim, including instances where the victim is incapable  of giving consent because of … age or … incapacity.”   34 CFR Part 668, Appendix A

10

Thorny Issues What does the 2011 DCL mean by “mediation”?  “Grievance procedures generally may include voluntary 

informal mechanisms (e.g., mediation) for resolving some  types of sexual harassment complaints.”  Does “mediation” necessarily mean a voluntary face‐to‐face  discussion involving the complainant and accused, with a  trained facilitator?  Can “mediation” mean a voluntary resolution mechanism of  any kind, such as a process whereby the college and the  accused resolve disciplinary charges by agreement by  imposing an appropriate penalty on the accused student?

11

4

4/30/2015

Thorny Issues “…[I]n cases involving allegations of sexual assault, mediation is  not appropriate, even on a voluntary basis.”  If a student has accused another student of unwanted  forcible touching of a private body part, such as pinching or  rubbing her breast or buttocks, is it permissible to resolve  such a case without a full hearing?  What if the complainant refuses to testify and asks the  college to resolve the case?  What if the accused agrees to accept responsibility and take  an appropriate penalty?  What if the complainant leaves the college and does not  respond to communications?

12

Thorny Issues Issues with Interim Measures  Which ones do you utilize and why  Factors you look at  Due process concerns  When do the interim measures end?

13

Thorny Issues Handling a Complaint and a concurrent law enforcement  investigation:  Establish and maintain relationships with law enforcement  (police, DA including special victims bureaus) and  community resources.    Clarify roles and responsibilities of campus personnel (Public  Safety, Legal, TIX Coordinator, Student Affairs, HR) and  ensure complainant understands as well  Plan meetings carefully whenever possible to minimize  repetition for complainant    Defer investigation if requested (get request in writing) but  don’t defer interim measures   Frequent communication with complainant and accused  Document decisions and actions contemporaneously 14

5

4/30/2015

Thorny Issues

HOGAN MARREN, LTD

Requests for confidentiality:  Must investigate even if complainant requests confidentiality  Should explain consequences to complainant   Should inform complainant it cannot ensure confidentiality

Considering the request for confidentiality:  the seriousness of the alleged harassment;   the complainant’s age;   whether there have been other harassment complaints about  the same individual; and   the alleged harasser’s rights to receive information about the  allegations if the information is maintained by the school as an  “education record” under FERPA In some cases state laws may require reporting despite request  for confidentiality. 15

OCR’s Enforcement Actions in the Last Year

HOGAN MARREN, LTD

Covered A Lot of Ground

 Dealt with Male on Male Conduct (likely gender  stereotyping/bullying)   Dealt with issues related to treatment of pregnant  students  Cases against proprietary/vocational schools as well as  traditional, residential universities  Issues related to standard of proof   Imposed monetary sanctions (payable to the  complainant)  Complete discussion in your materials 16

OCR’s Enforcement Actions in the Last Year

HOGAN MARREN, LTD

Common Compliance Failures  Lack of clear and consistent policies and procedures for 

resolving Title IX complaints;

 Finding information on how to file a complaint to difficult 

to find and failed to publicize the information to students  and employees;

 Didn’t use the preponderance of the evidence standard in 

evaluating complaints;

 Did not provide specific timeframes for the conclusion of a 

complaint and failed to resolve complaints timely;

 Did not conduct annual climate checks;  Did not enter into a Memorandum of Understanding with 

local law enforcement regarding the handling of sexual  violence issues involving the university; and  Failed to provide adequate training for faculty, staff and   students

17

6

4/30/2015

OCR’s Enforcement Actions in the Last Year

HOGAN MARREN, LTD

Common Remedies Imposed  Track and report annually to OCR on the Title IX Coordinator’s  actions and the university’s handling of Title IX complaints;   Revise the Title IX grievance procedures and policies;   Change the standard of proof  Provide regular and mandatory trainings;   Enhance outreach and feedback from the students;   Conduct a climate survey  Provide monetary compensation to the Complainant;  “provide the students identified in the complaints with remedies 

relating to the educational and other expenses incurred from the date  on which each student first reported alleged sexual assault/violence to  the university to the date of resolution.”

 Review past complaints to assess whether the school investigated  the complaints consistent with Title IX and provide any  additional remedies necessary for the complainants; and   Provide interim relief for any complainants. 18

Case Studies

See Course Handbook, pages 24‐26 Case Study No. 1

19

Conclusion & Best Practices

HOGAN MARREN, LTD

Centers for Disease Control and Prevention Guidance  Prevention strategies should be theory‐based and include  multiple skill‐based sessions   Two programs have “rigorous evidence of effectiveness for  preventing sexual violence”: Safe Dates and the building‐ level intervention of Shifting Boundaries;   Developing comprehensive prevention plans;   “Brief, one‐session educational programs focused on  increasing awareness or changing beliefs and attitudes are  not effective at changing behavior in the long‐term”  Use data (campus climate surveys);   Evaluating strategies that are implemented; and   Sharing lessons learned 20

7

4/30/2015

Conclusion & Best Practices         

HOGAN MARREN, LTD

Create a campus climate that is welcoming to students and  does not tolerate sexual violence or harassment. Clear procedures from a student perspective and a staff  perspective Clear lines of communication and coordination among  staff Use of interim measures Treat accused and accuser equally Strong retaliation policies Keep records  Know your campus Involve your campus 21

Questions

HOGAN MARREN, LTD

Jane Sovern: [email protected]

Dennis Cariello: [email protected] Twitter: @educounsel

22

8