2015 Health & Wellness Expo Vendor Information

                                          2015  Health  &  Wellness  Expo   Vendor  Information     Event  Weekend  November  5th-­‐7th,  2015    ...
Author: Julia Freeman
0 downloads 0 Views 152KB Size
                                         

2015  Health  &  Wellness  Expo   Vendor  Information     Event  Weekend  November  5th-­‐7th,  2015  

               

     

 

Health  &  Wellness  Expo  Vendor  Information   Trenton  Half  Marathon,  10K  &  5K           Health  and  Wellness  Expo     The  2015  Trenton  Half  Marathon  Health  and  Wellness  Expo  will  be  held  at  the  Wyndham  Garden  Trenton  Hotel   in  Trenton,  NJ.    This  two-­‐day  expo  will  be  the  primary  location  for  packet  pick-­‐up,  late  registration,  race  shirt,   timing  bibs  and  goody  bag  pick-­‐up.    Trenton  Half  Marathon  official  merchandise  will  also  be  available  for   purchase  at  the  Expo.     The  Trenton  Half  Marathon  will  provide  an  8x10  booth  space  that  includes  draping,  table,  chairs,  and  trashcans   for  vendors.    All  banners,  advertisements,  giveaways  and  additional  supplies  will  be  the  responsibility  of  the   vendor.     All  vendors  will  have  a  logo,  a  brief  description  of  their  company/product,  and  a  link  to  their  website  on  the   Expo  tab  of  the  Trenton  Half  Marathon  website  (www.trentonhalf.com)     Space  for  a  Standard  Booth  is  $600.00  dollars  and  includes  the  benefits  listed  below:     § 8x10  booth  space  at  the  2015  Health  and  Wellness  Expo   § Exposure  to  4,000-­‐4,500  athletes  and  additional  family  &  friends  during  the  expo   § Marketing  materials  and/or  product  samples  placed  in  runner  goody  bags  (Optional-­‐  Intent  to  participate   should  be  indicated  on  application).   § Logo,  company  description,  and  link  in  the  Expo  section  of  the  Trenton  Half  Marathon  website.   § Inclusion  in  social  media  promotions  &  our  expo  newsletter  e-­‐mail  to  all  runners  prior  to  the  event.   § Opportunity  to  set  up  on  race  day  at  a  discounted  rate.     Questions  and  applications  may  be  forwarded  to:     [email protected]  (215)  295-­‐1133  x105                        

 

Trenton  Double  Cross  Half  Marathon,  10k,  5k  and  Kids  Run   2015  Health  and  Wellness  Expo       Expo  Date  &  Time   Thursday,  November  5th,  2015        12:00  p.m.-­‐6:00  p.m.   Friday,  November  6th,  2015        12:00  p.m.-­‐8:00  p.m.     Race  Date   Saturday,  November  7th,  2015        8:00  a.m.     Location   Wyndham  Garden  Trenton  Hotel   1  West  Lafayette  Street,  Trenton,  NJ  08608     Cost   $600.00  per  standard  booth   Inquire  about  special  non-­‐profit  discount  pricing  (subject  to  availability)     Virtual  Race  Bag-­‐  Limited  to  10  offers-­‐  $200  for  vendors,  $400  for  non-­‐vendors.     Inclusions  with  Booth  Costs   ◊8x10  booth  space  at  the  2015  Health  and  Wellness  Expo   ◊Exposure  to  6,000+  athletes,  family  &  friends  during  the  expo.   ◊Marketing  materials  and/or  product  samples  placed  in  runner  goody  bags.   ◊Logo,  company  description,  and  link  on  the  Trenton  Half  Marathon  website.   ◊Inclusion  in  our  expo  newsletter  e-­‐mail  to  all  runners  prior  to  the  event.     Audience     We  anticipate  4,000-­‐4,500  runners,  plus  family,  friends,  and  supporters  of  each  runner.    The  expo  will  be  free   and  open  to  the  public,  providing  for  even  more  participant  exposure.     Payment   All  applications  must  be  approved  two  weeks  prior  to  the  race  and  payments  must  be  submitted  by  October   23rd,  2015.   Make  checks  payable  to:  BOSS  Events       Trenton  Half  Marathon   Attn:  Ashley  Wright   1313  S.  Pennsylvania  Avenue   Morrisville,  PA  19067      

 

  Licenses   Vendors  are  responsible  for  obtaining  all  required  licenses  and  permits.    A  food  license  permit  is  REQUIRED  for   the  sale  of  ANY  type  of  food  product.    This  includes  nutritional  bars,  gels,  etc.       All  persons  selling  any  event,  good,  or  item  are  responsible  for  obtaining  the  appropriate  business  license  and   paying  all  applicable  state  and  local  taxes.    All  information  about  licensing,  permits,  &  sales  can  be  found   through  the  Trenton  Office  of  the  City  Clerk.     Insurance   All  vendors/exhibitors  must  provide  proof  of  insurance  naming  the  Wyndham  Garden  Trenton  Hotel,  BOSS   Events,  and  the  Trenton  Half  Marathon  as  additional  insured  parties.     APPLICATION    

Contact  Information:     Company  Name:  _______________________________Contact:  ___________________________                     Address:  ______________________________City:  ________________      State:  ____  Zip  Code:  _______                      Phone:  ____________________________                        Fax:  _______________________________     E-­‐mail:  _______________________________      Website  URL:  _________________________________     Booth  Type:        ❏  Standard  Booth            ❏Non-­‐Profit  Booth  (must  provide  501(c)(3)  paperwork)     I  would  like  the  following  inclusion(s):     ❏Corner  Booth          ❏Information/Pricing  on  Additional  Services          ❏Virtual  Race  Bag  Stuffer     Contact  Ashley  Wright,  Event  Coordinator,  for  information  regarding  pricing  and  availability  for  corner  booths  and   additional  services.  ([email protected])  

  Payment:        ❏Standard  Booth  (_____  x  $600)        ❏Non-­‐Profit  Booth  (_____  x  $____)          ❏  Corner  Booth  (____x$675)     ❏Virtual  Race  Bag  Stuffer  (_____  x  $400,  for  Exhibitors  x______$200)          ❏  Space  on  Race  Day  (______  X  ______)    (Contact  us  for  more  information)     Total  Payment  Amount:  ____________     Payment  Type:        ❏Check  (Payable  to  BOSS  Events  )                                ❏Credit  Card  (Visa  or  Master  Card)  

 

 

  Name  (As  It  Appears  On  Card):  ______________________    Card  Number:  __________________________     Exp.  Date:  _________    CCV  Number:  ______         Cardholder’s  Billing  Address:  ___________________________________________________________     Signature:  ________________________________________________________     By  signing  below,  I  acknowledge  that  I  have  read  the  Terms  and  Conditions  (next  page)  regarding  the  Trenton  Half   Marathon  Expo  and  agree  to  abide  by  them.    

X________________________________________________________________     Mail  of  Fax  Form  to:   Trenton  Half  Marathon  Health  &  Wellness  Expo   1313  S.  Pennsylvania  Avenue   Morrisville,  PA  19067   Ph.  (215)  295-­‐1133      Fax.  (215)  295-­‐1135   www.trentonhalf.com  

 

Expo  Terms  &  Conditions:   ◊All  set  up  will  be  complete  by  Thursday,  November  5th,  2015  by  11:30  a.m.   ◊All  breakdown  and  move  out  will  start  at  the  conclusion  of  the  Expo  at  8:00  p.m.  and  end  by  9:00  p.m.  Friday,  November  6th,  2015.   ◊Exhibitor  agrees  to  be  open  and  staffed  for  the  duration  of  the  Expo.    Early  departure  could  result  in  additional  fees.   ◊Exhibitor  agrees  that  display  will  not  intrude  on  aisles  or  adjacent  exhibitors.   ◊Exhibitor  is  responsible  for  any  state  and  local  permits  and  insurance.   ◊Exhibitor  agrees  NOT  to  use  the  Trenton  Half  Marathon  logo  or  name  on  any  merchandise  for  sale  without  a  license  from  the  organizers  of  the  Trenton   Half  Marathon.   rd ◊Exhibitor  agrees  to  submit  payment  before  October  23 ,  2015.  No  refunds  will  be  made  to  exhibitors  who  fail  to  occupy  space.     ◊Exhibitor  is  responsible  for  the  cost  of  moving  in  and  out  and  is  liable  for  any  damage  caused  to  the  exhibit  space  in  connection  with  the  exhibit.   ◊Exhibitor  assumes  the  responsibility  for  loss,  theft  or  destruction  of  goods  or  for  personal  injuries  to  him/herself,  his/her  employees,  agents,   representatives  and  will  hold  harmless  the  Trenton  Half  Marathon,  BOSS  Events,  The  Wyndham  Garden  Trenton  Hotel  from  any  and  all  liability  in   connection  with  any  and  all  of  the  above.   ◊Exhibitor  must  provide  the  Trenton  Half  Marathon  organizers  with  an  insurance  certificate  naming  The  Trenton  Half  Marathon,  BOSS  Events,  and  The   Wyndham  Garden  Trenton  Hotel  as  additional  insured.  Certificate  must  be  valid  on  November  5  &  6,  2015.   ◊Booth  assignment  and  use  may  not  be  transferred  in  any  manner.   ◊The  Trenton  Half  Marathon  Expo  committee  reserves  the  right  to  make  any  last  minute  changes  of  booth  space.   ◊The  Trenton  Half  Marathon  is  not  responsible  for  vendor  profitability.       Booths  will  be  assigned  on  a  first-­‐come,  first-­‐serve  basis  upon  receipt  of  application  and  payment.    Booth  fees  are  non-­‐refundable.    Phone  and  electrical   information  will  follow.    MAKE  CHECKS  PAYABLE  TO:  BOSS  Events.    For  additional  information  or  questions,  contact  Ashley  Wright,  Event  Coordinator,  at   [email protected]  or  (215)  215-­‐295-­‐1133,  ext.  105.