HCM Journal

Dezember 2012

Kundentag mit neuem Konzept Am 22.10.2012 fand unser Kundentag erstmalig mit allen Kunden der Unternehmensbereiche SAP HCM und Oracle JD Edwards gemeinsam statt. Auch das Konzept, in diesem Jahr die Centric-Partner mit Vorträgen und Demopoints einzubinden, war neu. René Nowotny, Geschäftsführer Centric, zieht ein positives Fazit: „Die lebhaften Gespräche und ansprechende Atmosphäre beim Kundentag haben uns gezeigt, dass unsere Kunden das Forum gut genutzt haben. Besonders erfreulich das

Termine SAP HCM Jahreswechselseminare • 08.01. – 15.01.2013 Seite 2

Feedback, dass alle Teilnehmer sich wohlgefühlt haben und auch nächstes Jahr wieder zum Kundentag kommen würden. Das bestätigt unsere Planungen für eine ähnliche Veranstaltung im Jahr 2013.“

SAP-Forum für Personalmanagement, Karlsruhe • 19.03. – 20.03.2013 DSAG Jahreskongress, Nürnberg • 17.09. – 19.09.2013

Seien auch Sie im nächsten Jahr dabei. Wir freuen uns.

Webinare: Qualitätssicherung in der Entgeltabrechnung jeweils 14:00 – 15:30 Uhr • 09.01.2013 • 23.01.2013 • 06.02.2013 • 20.02.2013 • 06.03.2013 • 20.03.2013

Jahreswechsel 2012/2013

Sowie Webinare zu allen SAP HCM Add Ons auf Anfrage

Bekannte Änderungen ELStAM Funktionalitäten Wir empfehlen, ELStAM nicht parallel zum Jahreswechsel einzurichten. Die Einführung sollte idealerweise ab dem 2. Quartal 2013 stattfinden. AAG neue Datensatzversion Bislang war es möglich, auf die maschinelle Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld und die Berechnung des Beschäftigungsverbotes zu verzichten. Die Zahlen konnten manuell ermittelt und über den Infotypen 0700 eingegeben werden. Beim Versand der Daten über den AAG Prozess wurden diese Daten berücksichtigt. Ab 2013 ist es in der neuen

AAG Datensatzversion 02 nicht mehr möglich, die Daten über diesen Weg zu versenden. Die neue Vorgabe setzt eine maschinelle Berechnung voraus, ansonsten muss manuell über SV-Net gemeldet werden. Sonstige Änderungen • Lohnsteueranmeldungen müssen authentifiziert versendet werden • Änderungen beim Thema Mehrfachbeschäftigung • Erhöhung der Geringfügigkeitsgrenze und der Gleitzonengrenze • Änderungen an den DEÜV Bausteinen • Neuer DEÜV Schlüssel Heimarbeiter

• Beitragsnachweise können über den GKV Server versendet werden, es gibt keine Rückmeldung mehr in Papierform • Änderungen am Zahlstellenmeldeverfahren Wie immer müssen nach der Einspielung Tabellen, Schemen und Formulare abgeglichen werden.

Ihr Ansprechartner: Herr Nasir T: (+49) 2102 20 70 129 [email protected]

Weitere Informationen und Anmeldemöglichkeiten zu den Veranstaltungen finden Sie auf der Centric Homepage www.centric.eu.

Bei Fragen zum Thema Jahreswechsel beraten wir Sie gerne. Ihr Ansprechpartner: Pierre Schmidt T: (+49) 2102 2070 0 [email protected]

+++ Centric erhält Auftrag zur Unterstützung der SAP HCM Einführung bei Tengelmann +++

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HCM Jahreswechselseminar 2012/2013

Sie bereiten den Jahreswechsel in SAP® HCM vor? Zum Jahreswechsel stehen wieder viele Neuerungen und Änderungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht an. Um Ihnen diesen Weg zu erleichtern, möchten wir alle Informationen der anstehenden Veränderungen mit unserem SAP Know-how an Sie weitergeben.

Anmeldung bis zum 20.12.2012 Unsere Jahreswechselseminare haben sich bewährt und sind inzwischen sehr beliebt. Melden Sie sich daher bitte bis zum 20. Dezember 2012 an, da die Teilnehmerzahl begrenzt ist. Aufgrund begrenzter Kapazitäten gilt die Reihenfolge der Anmeldung.

Dazu bieten wir Ihnen auch dieses Jahr wieder unser eintägiges Jahreswechselseminar an, • am 08.01.2013 in Ratingen • am 10.01.2013 in Hannover • am 15.01.2013 in Freising (Details s.u.).

Anmeldung • per E-Mail: [email protected] • per Fax: 02102 / 2070 200 • online unter Anmeldung Jahreswechselseminar

Folgende Themen stehen auf dem Programm: Sozialversicherungsrecht • Grenzwerte und Rechengrößen • Umsetzung der Entgeltbescheinigungs-Richtlinie in eine verpflichtende Entgeltbescheinigungs-Verordnung • Minijobreform, Änderungen bei geringfügig Beschäftigten und in der Gleitzone, Übergangsregelungen • Anpassungen in der GKV-Monatsmeldung • Neuregelungen in der Unfallversicherung • Rentenreformpaket und Pflegereform 2013 - Überblick über neue Rentenarten - Freiwillige RV Zusatzbeiträge mit Arbeitgeberbeteiligung ab 01.01.2013 - Kombirente mit neuer Hinzurechnunggrenze ab dem 01.07.2013 - Zuschussrente für Erwerbstätige im Niedriglohnbereich

Die Teilnahmegebühr beträgt 400,- Euro pro Firma für eine Person, jede weitere Person 350,- Euro. Getränke und Mittagessen sind inklusive.

Lohnsteuerrecht • Einführung des ELStAM-Verfahrens („elektronische Lohnsteuerkarte“) zum 01.01.2013 - Vorgehen in der Entgeltabrechnung • Wesentliche Regelungen aus dem Jahressteuergesetz 2013 • Weiterführung der Steuervereinfachung • Änderungen im Einkommensteuer-/Lohnsteuertarif • Aktueller Stand der geplanten Reform des Reisekostenrechts • Neues zum Firmenwagen und zur Pauschalversteuerung Sonstiges • Aktuelles aus Verwaltung und Rechtsprechung Diese Themen werden wir am Vormittag besprechen. Am Nachmittag erläutern wir anhand von Beispielen, wie sie im SAP-System umgesetzt wurden. Jeder Teilnehmer erhält eine Checkliste mit den notwendigen Aktivitäten zum Jahreswechsel im SAP-System.

Termine und Orte • 08.01.2013 in Ratingen Relexa City Hotel Ratingen Calor-Emag-Straße 7 40878 Ratingen • 10.01.2013 in Hannover Mercure Hotel Hannover Mitte Postkamp 10 30159 Hannover • 15.01.2013 in Freising Büro Centric IT Solutions GmbH General-von-Nagel-Str. 4 85354 Freising Alle Veranstaltungen beginnen um 09:30 Uhr und enden um 17:00 Uhr. Inhouse-Seminar Wir bieten zudem auch Inhouse-Seminare zu diesem Thema an (Preise auf Anfrage). Bitte setzen Sie sich bei Interesse mit uns in Verbindung. Ihre Ansprechpartnerin Angelika Eberhardt T: (+49) 2102 2070 131 [email protected]

Die doppelseitige Wertetabelle Centric Lohn und Gehalt 2013 erhalten Sie mit separater Post, sobald uns alle Kennzahlen vorliegen.

+++ Neue Centric Website seit 12.11.2012 online +++

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Aus der Praxis:

Einführung der Centric SAP HCM Qualität- und Sicherheitstools für die Entgeltabrechnung der MVV Energie AG, Mannheim Veranlasst durch interne Prüfungen und externe Anforderungen seitens der Wirtschaftsprüfer stellte sich die Aufgabe, für die Personalabrechnung der MVV ein umfassendes Prüfungstool (IKS) zu beschaffen und einzusetzen, weil die bisherigen hausinternen Prüfroutinen mit Queries, Reports und Excel nur einem rudimentären Ansatz folgten. Nach Sondierung des Marktes wurde eine Projektgruppe gebildet, deren Ziel die Vorbereitung der Einführung der Centric Qualitätssicherungs-Tools war. Durch die Centric Lösung sollten die Qualität und die Sicherheit der Abrechnung durch ein strukturiertes und nachweisbares Vorgehen, eine Standard Software ohne zu großen Einführungsaufwand, bei den Prüfroutinen signifikant gesteigert werden. Eine dadurch gleichzeitig zu gewährleistende Bereitstellung von Daten für die interne Revision und besonders auch für die Wirtschaftsprüfer stand ebenfalls im Fokus. Durch die Projektgruppe wurden während rund 6 Monaten die Fehler bzw. Hinweismeldungen der Centric IKS Software nach den jeweiligen Monatsabrechnungen protokolliert, ausgewertet und bearbeitet. Einige Meldungen wurden aus firmenspezifischen Gründen dauerhaft ausgeblendet und bestimmte firmenabhängige Parameter entsprechend eingestellt. Anschließend wurde es den Anwendern vorgestellt und eingeführt.

Einer anfänglichen Skepsis in Punkto Arbeitsaufwand und Nutzen seitens der Anwender folgte nach kurzer Zeit die Einsicht, ein Arbeitsmittel zu besitzen, mit dem die eigene Arbeit qualitativ gesteigert und in viel kürzerer Zeit erledigt werden kann. Nach mittlerweile zwei Jahren im Betrieb ist gerade die Qualitätssteigerung dadurch nachvollziehbar, dass die Hinweismeldungen sich signifikant vermindert haben. Für die interne Revision und die Wirtschaftsprüfer stellt Centric ein System dar, mit dem sie sich schnell und wirtschaftlich einen Überblick über die ordnungsgemäße Durchführung der Personalabrechnung verschaffen können. Darüberhinaus setzen namenhafte WP Gesellschaften selbst für ihre Abrechnung die Centric Lösung ein. Die Vorteile aus Sicht der MVV bestehen in einer systemgestützten, lückenlosen, automatisierten und revisionssicheren Prüfung aller abrechnungsrelevanten Daten und Vorgänge bei gleichzeitig gesteigerter Qualität. Als überaus sinnvoller Baustein komplettiert es die unternehmensweite IKS–Matrix der MVV. Juni 2012 MVV Energie AG, Christiane Faust und Kurt Sonntag, ServiceCenter Personal Energie

Seit Oktober 2012 steht das neue HCM Tool für Prüfungen bei Stammdaten bereit: MADAP – MAster Data Audit Program • Verbesserung der Datenqualität durch jederzeitige, automatische Überprüfung vor der finalen Abrechnung • Erkennung von Fehlern und Dateninkonsistenzen sowie deren Behebung im Vorfeld • Für PLK Kunden: erhebliche Verbesserung der Performance durch weniger Meldungen • Stammdatenprüfungen bereichsübergreifend möglich: PA, OM, PKP, FI/CO etc. • Einfachste Erstellung kundenspezifischer Regeln durch Funktionsbausteine Auszug mit Beispielen der Prüfregeln: IBAN: Prüfung Vorhandensein der IBAN bei Auslandsüberweisungen AAG: Prüfung der Infotypen bei Abwesenheit Mutterschutz EEL: Prüfung der Infotypen bei melderelevanten Abwesenheiten ELStAM: Prüfung fehlende Steuer-Identifikationsnummer Ihr Ansprechpartner: Herr Nasir T: (+49) 2102 20 70 129 [email protected]

+++ Centric baut den Bereich Talentmanagement, LSO, Portale weiter aus +++

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Was kann man besser machen beim LCP? – hierzu ein Praxistipp! Wir alle kennen die Situation, ein LCP (Legal Change Patch) kommt ungelegen. Das heißt aber auch, dass man trotz aller Tests mit einem gewissen Restrisiko leben muss.

Die LCP-Einspielung ist immer ein Zusammenspiel von Systemverantwortlichen und Fachverantwortlichen. Dieses Beispiel zeigt es besonders deutlich. Während die einen den technischen Hintergrund kennen und die Transportaufträge einspielen, wissen die anderen, welche Anwendungen besonders kritisch sind. Während die einen fieberhaft mittels SAP-Support und Debugging nach einer Ursache suchen, rechnen die anderen den Säumniszuschlag aus. Hätten die Fachverantwortlichen gewusst, was im LCP enthalten ist, hätten sie ihre Tests anders aufgebaut. Genau an dieser Stelle können Tools von Centric helfen. Im Folgenden wird ein Werkzeug beschrieben, das zur Basisauslieferung unserer Add Ons gehört. Unser Transport- und Einspieltool /altro/TRS kann auch dazu genutzt werden, LCPs zu analysieren. Hier haben wir ganz aktuell einige wesentliche Verbesserungen eingebaut, so dass dieses Tool noch zielgerichteter die Wünsche unserer Kunden abdeckt. Ein LCP ist technisch gesehen ein Transport. Auf die gleiche Weise werden auch die Updates der Add Ons von Centric eingespielt, mit dem kleinen Unterschied, dass wir noch zusätzlich ein Informationsfile liefern, das es Ihnen erlaubt, vor dem Einspielen mit der Funktion „Test Upload“ den Inhalt des Transportauftrags zu analysieren. Dies ist beim LCP nicht möglich. Wir können aber die gleiche Funktionalität des Tools nutzen, um beliebige bereits im System vorhandene Aufträge zu analysieren, z.B. die Aufträge des LCPs. Dies geschieht mit der Funktion Test Download. Im Gegensatz zur Auflistung im Transportorganizer werden hier die technischen Begriffe aufgelöst. Statt des unverständlichen WTYP_BA80AAAAAAAAAAAAAAAA42_1VVV sagt Ihnen das Tool, dass es sich um die Dokumentation der Lohnart Taiwan BA80 Goverment Payment A handelt, die Sie wahrscheinlich nicht beachten müssen. Auch wenn ein Merkmal, ein Programm oder ein Funktionsbaustein im Auftrag enthalten ist, wird gleich der Text hinzugesetzt, so dass man die Relevanz sehr viel schneller erkennen kann. Wenn eine Regel DF35 enthalten ist, wird der Text „RV-Beitrag für berufsständisch Versicherte (Nettohochrechnung)“ ergänzt und über die Länder- und Produktzuordnung: „Abrechnung Deutschland“ informiert. Mit diesem Verfahren wird sehr viel schneller klar, wo die Schwerpunkte der Nachbearbeitung anzusetzen sind. Wenn neue Tabelleneinträge oder Tabellendefinitionen geliefert werden, braucht man die Tabellenbezeichnung nicht nachschlagen, sondern nur ablesen. Auf diese Weise wird auch ein riesiger LCP-Transportauftrag überschaubar, weil man sich auf die relevanten Dinge konzentrieren kann. Die zugehörige LCP-Begleitdokumentation wird

deswegen keineswegs überflüssig, aber Sie können selbst verifizieren, dass beispielsweise in dem Transport für Polen wirklich keine für Deutschland relevanten Objekte enthalten sind, oder ob Einstellungen transportiert wurden, die nicht beschrieben sind. So wird’s gemacht Die zugehörigen Aufträge kann man direkt über die Selektionshilfe des Programms finden. Ein Datumsbereich wird vorgeschlagen. Die Aufträge für das LCP beginnen im Allgemeinen mit SAP*. Genutzt wird die Funktion: Transportanalyse. Der zu analysierende Transportauftrag wird ausgewählt und der Report gestartet. Mit der Ausführung erhält man eine übersichtliche Liste, die nach Paketen gegliedert ist. Wenn man beispielsweise keine Schweizer Abrechnung im Einsatz hat, braucht man sich um die Elemente des Pakets „PC02 Personalwesen Abrechnung: Schweiz“ nicht zu kümmern. Das Tool erspart das Nachschlagen, was hinter der technischen Bezeichnung im Transportauftrag steckt. Auch kann bei SAP – Script – Formularen an der Mandantenangabe erkannt werden, ob ein Abgleich erforderlich ist. Wir bringen auf diese Weise die technische und die fachliche Seite zusammen.

Dieses Tool gehört zur umfangreichen Basis, die wir allen Kunden zur Verfügung stellen, die mindestens ein Centric Tool lizenziert haben. Wir werden in dieser Richtung unsere Entwicklung weiter ausbauen. Ihr Ansprechpartner: Herr Nasir T: (+49) 2102 20 70 129 [email protected]

+++ Add Ons für die Niederlande sind in Vorbereitung +++

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News

Centric und IQDoQ beschließen Partnerschaft Am 5. November 2012 haben wir einen Partnerschaftsvertrag Durch die Zusammenarbeit können beide Unternehmen, die mit IQDoQ geschlossen.

Im Mittelpunkt dieser Kooperation steht die Vertriebspartnerschaft der elektronischen Personalakte IQAkte Personal. Besonders die Kombination der IQAkte Personal mit dem Centric Add-On BRF für die Brieferstellung und elektronische Versendung von Entgeltnachweisen und Formularen eröffnet den Anwendern erhebliche zeitliche und finanzielle Einsparpotenziale. Pierre Schmidt, Leiter des Geschäftsbereichs SAP HCM der Centric IT Solutions GmbH, erklärt: „Die IQAkte Personal ergänzt unser SAP HCM Portfolio hervorragend und ist ein weiteres Tool zur Optimierung der Prozesse im Personalbereich. Bei unserem Kundentag im Oktober hat sich IQDoQ bereits unseren Kunden vorgestellt und ist mit seiner Lösung auf sehr großes Interesse gestoßen.“

auf Software für Personalwirtschaft spezialisiert sind, ihre eigenen Lösungen ohne Überschneidungen ergänzen und ihren Kunden ein umfassendes Portfolio an Produkten und Dienstleistungen für den Personalbereich anbieten.

Der Spezialist für Dokumentenmanagement IQDoQ sieht in der Zusammenarbeit mit der technisch breit aufgestellten Centric IT Solutions GmbH ebenfalls große Vertriebschancen, wie der Partnermanager Martin Agarius bestätigt: “Die universelle Interoperabilität der Schnittstellen der IQAkte Personal erlaubt den Einsatz in den Centric Zielsegmenten SAP und Oracle JD Edwards. In unseren Kundenkreisen gibt es bereits Schnittmengen, die wir gemeinsam bedienen können – die Kunden werden hier von dem übergreifenden IT- und ProzessKnow-how unserer Kooperation profitieren.“

Pierre Schmidt Leiter des Geschäftsbereichs SAP HCM der Centric IT Solutions GmbH

Martin Agarius Partnermanager der IQDoQ GmbH

Vergleichs- und Berechnungstool für Abrechnungsergebnisse und Infotypen - PER 2 Das in den Fachabteilungen bei unseren Kunden eingesetzte und sehr beliebte Tool PER variable Ergebnisauswertungen erhält zum Ende des 1. Quartals 2013 zahlreiche erweiterte Funktionen und ein neues umfangreiches Layout, mit einem enorm großen Arbeitsvorrat aus Ihrem benutzten SAP System + SAP Feldern. Die wichtigsten Neuerungen in Kürze: • Optimale Ergänzung des PLK -Tools, da überwiegend Abrechnungsergebnisse auf Lohnartenebene verglichen und geprüft werden können • Die Ausgabe erfolgt per ALV und kann von jedem

Sachbearbeiter individuell eingerichtet werden • Datenauswahlzeitraum beliebig selektierbar (wie im PLK) • Alle angezeigten Zeileninhalte können „gedreht“ in unbegrenzter Spaltenanzahl angezeigt werden • Unbegrenzte Darstellung von Inhalten, Spalten aus selektierten Datenfeldern • Alle mathematischen Operationen können bei der Spaltendarstellung durch den Anwender variantenbezogen mit eingebunden werden • Bereits erstellte Textbausteine und Varianten sind individuell speicherbar und von dort jeweils wieder aufrufbar. Die Ergebnisse eines schon er-

stellten Laufes werden erneut angezeigt • Unter dem Button „Exportieren“ wird es eine Download Funktion geben, welche die Word Funktion „Serienbrieferstellung“ über Excel unterstützt • Verknüpfung und Aufruf des Tools aus dem PLK heraus. Somit kann das Tool in der betrieblichen Praxis erheblich zur monatlichen Verprobung von Abrechnungsergebnissen (Vormonat, Vor-Vormonat frei einstellbar) gegen den laufenden Monat beitragen. Der monatliche Ausdruck von Entgeltnachweisen und die aufwendige Ablage und Archivierung derselben könnte entfallen. Das führt

zu erheblichen Kosten- und Zeiteinsparungen. Schwellwertprüfungen und Stichprobenkontrollen können routinemäßig mit hinterlegt werden. Darüber hinaus kann das Tool auch als Reporting Werkzeug genutzt werden, um Hintergrundberechnungen – wie Bewertung der Urlaubsrückstellungen, Durchschnitte, Gewerbesteuerberechnungen etc. - kundenseitig durchzuführen.

Ihr Ansprechpartner: Herr Nasir T: (+49) 2102 20 70 129 [email protected]

+++ Wir begrüSSen im Januar 2013 acht neue Berater/Innen +++

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News: Neue Kurzarbeit-Regelung Mit der Verlängerung der Kurzarbeit von sechs auf zwölf Monate wappnet sich die Bundesregierung trotz der noch guten wirtschaftlichen Rahmenbedingungen für einen kommenden Abschwung. Das Kurzarbeitergeld ist eine Lohnersatzleistung der Bundesagentur für Arbeit, die vom Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen beantragt werden kann und an die betroffenen Mitarbeiter auszuzahlen ist. Im SAP-System ist die Kurzarbeit zwar als Standardprozess hinterlegt, jedoch zeigt sich aus der Erfahrung, dass im Zuge der Einrichtung vielfach Herausforderungen im Hinblick auf die richtige Lohnartensteuerung und das Abrechnungsschema bestehen. Dabei sind Parametrisierungen der Lohnarten und An-

Centric Zertifizierungen

passungen in den Teilschemen nicht unerhebliche Größen, die eine schnelle Umsetzung der Kurzarbeit im System verzögern können. Unsere erfahrenen Abrechnungsspezialisten und Berater unterstützen Sie in allen Belangen rund um die Realisierung des Kurzarbeit-Prozesses mit Hilfe von Schulungen und der Umsetzung in SAP, um Ihnen ein kurzfristiges und gesetzeskonformes Arbeiten zu ermöglichen.

„Special Expertise Partner“

Ihr Ansprechpartner: Pierre Schmidt T: (+49) 2102 2070 0 [email protected]

Automatisierung von Abrechnungsprozessen Haben Sie Interesse, Ihre Abrechnungsprozesse zu automatisieren? Mit der SAP Standard Funktionalität „HR Prozess-Workbench“ ist es möglich, den Abrechnungsprozess und die Folgeaktivitäten automatisiert zu steuern. Ihr Ansprechpartner: Pierre Schmidt T: (+49) 2102 2070 0 [email protected]

Impressum Herausgeber: Centric IT Solutions GmbH Business Unit HCM Kreuzerkamp 9 D-40878 Ratingen T (+49) 2102 2070 0 F (+49) 2102 2070 200 BU Manager HCM: Pierre Schmidt T (+49) 2102 2070 0 [email protected]

Support Packages Die Termine für die Verfügbarkeit neuer Support-Packages wurden von SAP festgelegt. Die ersten und wichtigsten Auslieferungen erfolgen am 06.12. und am 17.12.2012. Diese Updates sollten, soweit möglich, vor der Januar-Abrechnung eingespielt werden. Die Korrekturen ab 17.12.2012 sollten gezielt per Vorabkorrektur eingespielt werden. Weitere Verfügbarkeiten neuer Support-Packages erhalten Sie auf der Service-Seite von SAP (https://service.sap.com/hrsp) oder von Ihrem Centric Berater. Ihr Ansprechpartner: Rainer Kielhorn T: (+49) 2102 2070 122 [email protected]

V.i.S.d.P.: René Nowotny, Geschäftsführer [email protected] www.centric.eu Redaktion & Design: U3 marketing unlimited Poststraße 9 D-64293 Darmstadt www.u3marketing.com

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