2013 Adopted Budget 

   

Other Funds

212

Operating Budget 

 

  2013 Adopted Budget 

Operating Budget 

   

Other Funds – Park Systems Development and Renewal & Replacement Fund (328)   

 

PURPOSE & DESCRIPTION   

The  purpose  and  description  of  the  Park  Systems  Development  and  Renewal  &  Replacement Fund is as follows:     This fund, formerly the Park Site Acquisition and Development Fund, was  renamed  for  2012  when  the  Council  instituted  an  annual  levy  to  fund  primarily  the  renewal  and  replacement  of  existing  park  infrastructure  assets.  In the past, this fund was supported solely by park dedication fees  collected at the time of new development.  As the City is approaching full  development, park dedication fees are declining.   The budget for this fund is approved by way of the five‐year Parks Capital  Improvement Program adopted by the City Council.    The Park Systems Development and Renewal and Replacement Fund is responsible  for the following functions:   To account for the annual (beginning 2012) property tax levy dedicated to park systems development and renewal  and replacement of existing park infrastructure.   To account for park dedication fees obtained from developers for acquiring and developing parklands.    To account for revenues and expenditures related to grant proceeds that may be obtained from the State and/or  County.     

 

213

 

  2013 Adopted Budget 

Operating Budget   

Other Funds – Park Systems Development and Renewal & Replacement Fund (328)    REVENUE & EXPENDITURE SUMMARY 

  2010 Actual

2011 Actual

2012 Budget

2013 Budget

$  1,439,600

$  1,123,065

$      799,062

$       886,062

                 ‐         100,000           21,747              1,447           20,436            (1,176)

                 ‐                  ‐                  ‐                 150              5,766              6,888

        400,000                  ‐           20,000                  ‐           15,000                  ‐

         400,000                   ‐             50,000                   ‐               2,610                   ‐

        142,454

          12,804

        435,000

         452,610

Total Available

     1,582,054

     1,135,869

     1,234,062

      1,338,672

Expenditures:    Professional Services    Park improvements    Other Total Expenditures

                900         458,089                  ‐         458,989

                400         269,669           66,738         336,807

                 ‐         348,000                  ‐         348,000

                  ‐          475,000

  Transfer Out Total Other Financing Use

                 ‐                  ‐

                 ‐                  ‐

                 ‐                  ‐

                  ‐                   ‐

Ending Fund Balance

$  1,123,065

$      799,062

$      886,062

$       863,672

Beginning Fund Balance Revenues & Other Financing Sources:    Property Taxes    State grant    Park dedication fees    Facility rental    Interest    Other Total Revenues and Other        Financing Sources

 

 

214

         475,000

 

 

  2013 Adopted Budget 

Operating Budget 

 

Other Funds – Equipment Revolving Fund (335)    PURPOSE & DESCRIPTION   

The purpose and description of the Equipment Revolving Fund is as follows:     In 1989, the City implemented the Equipment Revolving Fund with the long‐ range  objective  of  funding  capital  equipment  purchases  with  a  dedicated  portion  of  the  operating  levy,  thus  eliminating  the  need  to  borrow  via  equipment certificates.   A secondary objective was to remove operating budget fluctuations from the  General Fund departments caused by large capital equipment purchases.   The use of this fund better facilitates overall planning for these large capital  expenditures.    The Equipment Revolving Fund is responsible for the following functions:   To account for and provide funding for capital equipment purchases in non‐enterprise, non‐firefighting operating  units.    Enterprise  fund  purchases  are  made  out  of  the  respective  enterprise  funds;  fire  apparatus  purchases  are  made out of the Fire Apparatus Fund (346).     

REVENUE & EXPENDITURE SUMMARY    2010 Actual

2011 Actual

2012 Budget

2013 Budget

$  1,348,297

$  1,522,711

$  1,394,124

$        1,261,324

        974,684           16,608                  ‐         991,292

     1,031,128              6,980                  ‐      1,038,108

     1,053,500           15,000                  ‐      1,068,500

          1,121,000                   8,000

Other Financing Sources:     Sale of City Property     Transfer In

          71,879         265,237

          37,545           87,780

                 ‐                  ‐

                12,000                 30,000

Total Revenues & Other        Financing Sources

     1,328,408

     1,163,433

     1,068,500

          1,129,000

Total Expenditures and       Other Financing Uses

     1,153,994

     1,292,020

     1,201,300

          1,646,500

Fund Balance, End of Year

$  1,522,711

$  1,394,124

$  1,261,324

$           743,824

Fund Balance, Beginning of Year Revenues:    Taxes/Fiscal Disparities     Interest on Investments     Other

   

 

215

          1,129,000

 

 

  2013 Adopted Budget 

Operating Budget 

 

Other Funds – Equipment Revolving Fund (335)    DETAIL OF EXPENDITURES    IT

Cisco firewall ASA 5500 replacement Police Cisco 4507 Chassis switch replace City Hall Cisco 4507 Chassis switch replace City Hall Cisco 4507 Chassis switch replace New Server for Dictation Software Sharepoint Consulting Cisco 3560 Switch replace E‐TV Comcast Headend replace

$             11,500                 30,000                 22,500                 47,000                   7,000                   8,500                   4,000                 11,000

CITY CLERK

Election ballot tabulators replace (23)

                50,000

COMM. DEVELOPMENT 2001 Chevrolet Truck TZ (replace unit 500)

                19,000

POLICE

2 Job assist vehicles replace (supervisor) 4 Job assist vehicles replace (patrol) Vehicle used to pull SWAT trailer replacement 2 Job assist vehicles new (admin) 2 Job assist vehicles replace (detective)

                72,000              144,000              175,000                 36,000                 36,000

FIRE

SCBA replacement: 65 SCBA units SCBA replacement: bottles SCBA replacement: masks SCBA replacement: RIT kits

             325,000              145,000                 50,000                 36,000

ENGINEERING

Document imaging work station

                10,000

STREETS

Single Axle Dump Truck (replace unit 147) 5 Ton Vibratory Roller (replace unit 131)

             220,000                 45,000

PARKS

Chev 2500 3/4 t 4x4 (replace unit 313, 313‐>350) 2006 Toro fine cut mower (replace unit 327) Chev 2500 3/4 t 4x4 (replace unit 316)

                30,000                 70,000                 32,000

TOTAL

 

 

216

$        1,636,500

       

 

  2013 Adopted Budget 

Operating Budget 

 

Other Funds – Fire Apparatus Fund (346)    PURPOSE & DESCRIPTION  The purpose and description of the Fire Apparatus is as follows:     The fund was established in 2009.    As part of a long‐term financing plan, the city council will levy  $400,000 annually for fire apparatus and/or debt service related  thereto. The fire apparatus purchases will be financed by a combination of equipment certificates and cash.   The use of this fund helps facilitate overall planning for these large capital expenditures.    The Fire Apparatus Fund is responsible for the following functions:   To account for and provide public safety funding for capital equipment purchases in non‐enterprise facilities. 

     

REVENUE & EXPENDITURE SUMMARY    2010 Actual

2011 Actual

2012 Budget

2013 Budget

       325,905.00

$        1,055,990

$          961,753

$          645,853

            328,588             415,000                  6,935                14,021             764,544

             273,120                       ‐                   2,924                 42,211              318,255

            266,500                      ‐                  5,000                      ‐             271,500

            198,000

               30,959                      ‐                      ‐                      ‐                      ‐

                      ‐              405,604                       ‐                       ‐                   4,388

                     ‐                      ‐             567,400                20,000                      ‐

               30,959

             409,992

            587,400

    Other Expenditures

                 3,500

                  2,500

    TOTAL EXPENDITURES

               34,459

             412,492

            587,400

            400,000

Fund Balance, End of Year

   1,055,990.00

$           961,753

$          645,853

$          526,853

Fund Balance, Beginning of Year Revenues:    Taxes/Fiscal Disparities     Bond Proceeds     Interest on Investments     Other

Expenditures:    Replace unit 1223 with 2011 Ford F350 Pickup    Replace unit 1222 with 2011 Pierce Peterbilt    Replace unit 1220 (1988 Peterbilt)    Replace unit 1214 (2002 Ford Explorer)    Replace unit 1211 with 2012 Silverado    Replace fire unit             TOTAL CAPITAL

            217

                 3,000                80,000             281,000

            400,000             400,000                      ‐

 

 

  2013 Adopted Budget 

Operating Budget 

                                            This page left intentionally blank                   

 

218

 

  2013 Adopted Budget 

Operating Budget 

 

Other Funds – General Facilities Renewal & Replacement Fund (336)    PURPOSE & DESCRIPTION   

The purpose and description of the General Facilities Renewal & Replacement Fund is  as follows:     The  Fund  was  established  in  1999  and  modeled  after  the  Equipment  Revolving Fund.   The  objective  of  this  fund  is  to  provide  funding  for  major  non‐enterprise  facility  repairs  and  other  property  improvements  by  way  of  a  dedicated  portion of the operating levy.   A  secondary  reason  for  establishing  this  fund  was  to  eliminate  operating  budget  fluctuations  from  year  to  year  caused  by  major  facility  repairs  and  improvements.    The General Facilities Renewal & Replacement Fund is responsible for the following functions:   To account for and provide funding for major facility repairs and improvements in non‐enterprise facilities           

REVENUE & EXPENDITURE SUMMARY   

Fund Balance, Beginning of Year Revenues & Other Financing Sources:    Taxes/Fiscal Disparities     Interest on Investments     Other Financing Sources Total Revenues &         Other Financing Sources

2010 Actual

2011 Actual

2012 Budget

2013 Budget

$      319,664

$      474,207

$      298,020

$        311,020

        267,548              5,752

        283,042              2,241              5,204

        289,200              2,000

           308,000                2,000

        273,300

        290,487

        291,200

           310,000

        118,758

        466,674

        278,200

           142,946

$      474,207

$      298,020

$      311,020

$        478,074

Total Expenditures &         Other Financing Uses Fund Balance, End of Year

219

 

 

  2013 Adopted Budget 

Operating Budget 

 

Other Funds – General Facilities Renewal & Replacement Fund (336)      DETAIL OF EXPENDITURES    CITY HALL

Workstation remodel for Admin/Finance

$                   4,000

MAINTENANCE FACILITY

Carpet Replacement Replace Exterior door #12 Replace Damaged siding at garage Replace tables and chairs for Conference Room Replace overhead garage door Storage and Space needs

                      2,500                       2,000                       7,500                       8,200                       5,000                    45,000

GENERAL FACILITIES

Safety yellow plastic sleeves Roof Inspections

                      2,000                       6,500

SPECIAL ASSESSMENTS

Cedar Grove, Wilderness Run, Manor Lake, Civic Ctr Dr                    60,246                         TOTAL

     

 

220

$               142,946

 

 

  2013 Adopted Budget 

Operating Budget 

 

Other Funds – Debt Service Funds      DEBT MANAGEMENT POLICY 

  Purpose:    The debt management policies ensure that the City maintains its ability to incur present and future debt  at minimal interest rates for infrastructure and economic development, without endangering essential  City services.  Objectives:   Maintain moderate debt and debt service payments with effective planning and  coordination with City departments.   Meet significant capital demands through debt financing.   Achieve the highest practical credit ratings.    Policies:   The City may utilize long‐term borrowing for capital improvements or developments that have a life‐span  of more than 4 years or when authorized by referendum.   The City will avoid the issuance of short‐term debt.   The City will not use long‐term debt to fund current operating costs.   The total maturity of the bonds issued must be less than the total life‐span of the asset or project.   The City will incur no more than 3% of the total fair market value of taxable property in the City worth of  debt in accordance with Minnesota Statute 475.53.   The City may use general obligation bonds, lease revenue bonds, special assessment bonds, and  occasional equipment certificates as municipal debt obligations to finance long‐term capital projects.   The City will use Tax Increment Financing only when it is shown that the benefits outweigh the costs of  the project.   Specific Debt Service Funds may be used by the City to make principal and interest payments on their  attached general obligation, special assessment, or revenue bonds annually.  For example, the 2005A  Special Assessment Bond is attached to the 9459 Debt Service Fund.    The City will maintain regular and frequent communication with bond rating agencies, including Moody’s  Investors’ Service and Standard & Poors.   The City will remain compliant with the regulations set forth by the Securities Exchange Commission (SEC)  and will remain as transparent as possible.  Additionally, the City will follow a policy of full disclosure with  all financial reports and its bond prospectus.     Tax levies may be used by the City to help repay general obligation bonds. 

     

 

221

 

  2013 Adopted Budget 

Operating Budget   

Other Funds – Debt Service Funds    The purpose and description of the Debt Service Funds is as follows:     Principal  and  interest  payments  on  General  Obligation  and  Special  Assessment Bonds are made from these funds.  Financing sources include  general and ad valorem property tax levies, special assessment levies, and  tax increments.   Debt service on the MSA Bond is paid through the State and its allotment  process.   The City receives an Aaa credit rating from Moody’s Investors’ Service and  an AA+ rating from Standard & Poors.     The Debt Service Funds are responsible for the following functions:   To account for the resources accumulated and payments made for principal and interest on General  Obligation and Special Assessment Bonds.        Debt Service Schedule Principal Only as of 12/31/2012 G.O

2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029

 

G.O. Special Assessment

G.O. Equip Cert

G.O. Housing Imp.

G.O. State‐Aid

Central Park 2009B 1‐Feb

Fd 9459 2005A 1‐Feb

Fd 9456 2005C 1‐Feb

Equipment 2009A 1‐Feb

Equipment 2010A 1‐Feb

Equipment 2012B 1‐Jun

Coachman Oaks HIA 2012A 1‐Feb

Street 2008A 1‐Apr

$     830,000        840,000        855,000        875,000        900,000        930,000        960,000        980,000     1,025,000

        360,000         350,000         310,000         305,000         300,000         300,000         290,000         280,000           75,000

       180,000        180,000        105,000

             55,000              55,000              60,000              60,000              65,000              70,000              70,000

            45,000             45,000             45,000             45,000             45,000             50,000             50,000             50,000

            60,000             60,000             60,000             65,000             65,000             65,000             65,000             65,000             70,000

                               ‐                          95,000                       100,000                       100,000                       100,000                       100,000                       105,000                       105,000                       105,000                       110,000                       115,000                       115,000                       120,000                       125,000                       130,000                       135,000

         210,000          205,000          210,000          210,000          205,000          205,000          205,000          205,000          205,000          205,000          205,000          205,000          205,000          205,000          205,000          200,000          200,000

       1,740,000        1,830,000        1,745,000        1,660,000        1,680,000        1,720,000        1,745,000        1,685,000        1,480,000           315,000           320,000           320,000           325,000           330,000           335,000           335,000           200,000

$ 8,195,000

$  2,570,000

$     465,000

$         435,000

$        375,000

$        575,000

$                 1,660,000

$    3,490,000

$  17,765,000

 

222

Total All Bonds

 

 

  2013 Adopted Budget 

Operating Budget 

 

Other Funds – Debt Service Funds      Annual Debt Service by Bond Type Year

2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029

Principal

Interest

Total

      1,740,000       1,830,000       1,745,000       1,660,000       1,680,000       1,720,000       1,745,000       1,685,000       1,480,000          315,000          320,000          320,000          325,000          330,000          335,000          335,000          200,000

                531,509                 494,821                 446,595                 396,988                 344,834                 291,132                 234,311                 176,316                 122,908                    92,024                    80,711                    68,754                    56,643                    43,928                    31,050                    17,783                      4,375

               2,271,509                2,324,821                2,191,595                2,056,988                2,024,834                2,011,132                1,979,311                1,861,316                1,602,908                    407,024                    400,711                    388,754                    381,643                    373,928                    366,050                    352,783                    204,375

$ 17,765,000

$           3,434,678

$           21,199,678

General  Obligation

G.O Special Assessment

G.O Equip Cert

G.O. State‐Aid

G.O. Housing Imp.

Total

         830,000          840,000          855,000          875,000          900,000          930,000          960,000          980,000       1,025,000                        ‐                        ‐                        ‐                        ‐                        ‐                        ‐                        ‐                        ‐

         540,000          530,000          415,000          305,000          300,000          300,000          290,000          280,000            75,000                       ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       ‐                       ‐

       160,000        160,000        165,000        170,000        175,000        185,000        185,000        115,000          70,000                      ‐                      ‐                      ‐                      ‐                      ‐                      ‐                      ‐                      ‐

        210,000         205,000         210,000         210,000         205,000         205,000         205,000         205,000         205,000         205,000         205,000         205,000         205,000         205,000         205,000         200,000         200,000

                      ‐           95,000         100,000         100,000         100,000         100,000         105,000         105,000         105,000         110,000         115,000         115,000         120,000         125,000         130,000         135,000                       ‐

$   8,195,000

$   3,035,000

$ 1,385,000

$  3,490,000

$  1,660,000

Legal Debt Limit computation: 2011 Estimated market value

$     6,559,565,000

3% of Estimated MV allowed for net debt per MN Statutes 475.53 Gross debt as of 12/31/2012 Less revenue supported debt Net debt applicable to debt limit Legal Debt Margin

           

223

$        196,786,950 $       (17,765,000)              8,185,000               (9,580,000) $        187,206,950