2012 SPONSORSHIP PROSPECTUS    Contact Information 

 

ASHHRA of the AHA  Sharon C. Allen, M.B.A.   Associate Executive Director  Phone: 312‐422‐3722 | E‐mail: [email protected]    155 N. Wacker, Suite 400  Chicago, Ill 60606  www.ashhra.org                     

       

ASHHRA Sponsorship Prospectus  Table of Contents         

         

  I. II.

III. IV.

 

V.

Page 

Overview of ASHHRA Sponsorship Program    Conference Highlights and Attendee Demographics    Mobile App Sponsorships    Program & Event Sponsorships    Sponsorship Benefits in Detail      Sponsorship Level 

 

a. b. c. d.

VI.

 

4  5  ­ 6   7 ­ 12    13 

 

Platinum  Gold  Silver  Bronze 

  $30,000 and Up    $20,000 to 29,999      $10,000 to 19,999      $   1,000 to 9,999          Sponsorship Agreement Form 

 

Attendees have to arrive early to get a seat at all the general sessions. The keynotes are the driving force.

2

3 

              The learning sessions   fill up quickly. Attendees most enjoy this portion  of the conference.          

14 

 

The Exposition is another learning opportunity for attendees. The exhibitors have the latest products and services for the health care HR professional

      48TH Annual Conference & Exposition    Overview of Sponsorship Program 

September 22 – 25, 2012, Denver, Colorado    Dear Conference Supporter,   

Maximize your conference experience by connecting with ASHHRA members and sponsor  one of the many conference events, learning sessions, and program activities.  Each  sponsorship offers unique visibility and benefits that are the perfect complement to your  2012 business objectives.     All sponsorships include:  • Recognition in conference materials, on the ASHHRA website, and on sponsor signage  • Sponsor ribbons for all booth staff  • Listing in the conference mobile App  • First right of renewal for 2013 sponsorships  NOTE: Additional benefits are available based upon the type and level of sponsorship  selected.    Priority points toward 2013 booth selection  Become a sponsor and accumulate points to be positioned for premium booth selection at  next year’s conference in Washington, D.C.  Sponsor selections are chosen bya drawing.   Each level has a separate drawing with priority given to level 6 down to level 1.  Everyone  who chooses to participate has a chance of being selected.   

Sponsorship Level  Level 6  Level 5  Level 4  Level 3  Level 2  Level 1 

Sponsorship Investment  # of Points  6 points  $25,000 and up  5 points  $20,000 ‐ $24,999  4 points  $15,000 ‐ $19,999  3 points  $10,000 ‐ $14,999  2 points  $5,000 ‐   $9,999  1 point $3,000 ‐   $4,999 

  Other Sponsorship Opportunities  ASHHRA will consider other sponsorship ideas that you might have, especially if the  opportunity relates to attendee education and development, improving attendees’  performance as leaders, or improving the performance of their organizations.      For more information on sponsorship or advertising opportunities, please contact Sharon  Allen, associate executive director at (312) 422‐3722 or [email protected].  

  3

 

   

Conference Highlights & Attendee Demographics   

 

Decision Making Level 

¾ ¾ ¾

Professional Level Director Manager Vendor

VP/CHRO/COO Specialist Other 3%

4% 14%

0%

 

  42%

37%

 

  Areas of Responsibilities  Function  Administration  Allied  Benefits  Compensation & Rewards  Diversity  EEOC, Affirmative Action,  Diversity  Employee Relations  HRIS  HR Generalist  Health & Safety  International  Labor Relations  Legal Counsel  Marketing/Communications  Organizational Development  Recruitment  Training  Workforce 

4

%age of  Time  50%  3.5%  35%  38%  12%  15%  44%  18%  37%  10%  0.0%  15%  2%  4%  27%  34%  19%  22% 

2011 Conference Statistics 

  Total Conference Attendees:  821    Number of Exhibitors: 204    Attendee Feedback:     • 80.6% of attendees plan to attend in 2011    • Overall attendee satisfaction rating of     98.1%     • Overall exhibitor satisfaction: 85% rated  the show from fair to excellent 

  2012 Forecast   ¾ Attendance: 825    ¾ Attendee Demographics: Health care HR  professionals, from managers to CEO level, HR  department size: 5 – 1500 employees, annual budget:  $5M ‐ $1B, 80% from hospitals, 20% from other  health care facilities  ¾ Exhibitors: 200  ¾ Keynote Speakers:  TBD   

Revenue Managed by Attendees  Facility Budget 23%

$51 ‐ $100

18%

$101 ‐ $300 M $301 ‐ $500M

23%

14%

$501 ‐ $750M $751 ‐ $1B

12%

10%

$1B+

 

     

  Mobile App Sponsorship    Conference Mobile App Defined  Sponsorship opportunities are now available for the ASHHRA  Conference Mobile Application (App).  This is a great attention  grabbing tool!  You can display your logo and message on attendees’  smart phones.  The App will be available to attendees the week of  Sept. 17th and accessible via the ASHHRA website after the  conference through Dec. 31, 2012.    2011 Statistics 

        

 

9 59% of attendees downloaded the App  9 25% unique users accessed the web App  9 85% of attendees believed the App was a valuable resource  

  Features  • Attendee, exhibitor, and  sponsor search  • Banner ads on each screen  • Messaging capability  • Social media alerts via  Facebook and Twitter 

• Technical support  • Survey module for  attendees and exhibitors  “Helping you make your  smart phone smarter.”

5

      MOBILE APP SPONSORSHIP OPTIONS   

Type of Sponsorship 

Cost of  Sponsorship 

Status 

SOLD 

A la  Carte Selection  1  2 

Banner ad on Conference Schedule Screen Banner ad on Attendees’ “My Schedule” Screen 

$3,000  $2,000 

3 

Banner ad on Attendee List Screen

$2,000 

SOLD SOLD

4  5  6 

Banner ad on Home Screen – Exclusive Sponsorship  Banner ad on “What's on Now” – Daily Show Updates Banner Ad on Learning Session Tracks Screens (6 available)   6a) Keynote Speakers  6b) HR Delivery ‐ SOLD   6c) Healthcare Business Knowledge – SOLD   6d) People Strategies – SOLD   6e) Community Citizenship  6f) Personal Leadership  Upload Video to Screen (10 available, 2‐minute time limit) Survey attendees using Polls (5 available) Send targeted messages to attendees using Messaging Post articles or white papers to Resources Screen (20 available,  2‐page maximum length)  Stream Twitter feeds on a big monitor in common areas of  conference  Utilize Search Screen  (No action required) Get Listed on Sponsors Screen (No action required) Technical Support (No action required)

$2,000  $1,500  $1,000 each  

SOLD  SOLD   

$400 each  $250 each  $250 each  $200 each 

1 SOLD  4 SOLD  4 SOLD  3 SOLD 

7  8  9  10  11  12  13  14 

Complimentary 

 

Complimentary  Complimentary  Complimentary 

     

Cost of  Sponsorship 

Status 

 

  Exclusive Sponsorship 

Custom Package 

$10,000 

SOLD

Create your own program.  This package will give you a very strong presence throughout the App.    You will also be given the opportunity to Tweet, send messages, and upload a video at no additional  charge.  Your package includes:  4. Banner ad on ‘What’s on now’ screen  1. Mobile App Genius Bar – the  5. Post two articles or white papers  information station for the conference  6. Upload one video   App  7. Send unlimited Tweets  2. Sponsor logo on Genius Bar booth  8. BONUS: Half page ad in conference onsite  3. Two computers in Genius Bar with  program book (a $750 value)  sponsor home screen  

  NOTE: Custom Mobile App Sponsorship Packages are also available.  Please contact Sharon  Allen at 312‐422‐3722 or at [email protected] for details 

  6

        PROGRAM & EVENT SPONSORSHIP OPTIONS   (NOTE: Right of first refusal for sponsorship options was given to last year’s sponsors.    Your deadline to make a decision is March 31, 2011.   

PLATINUM SPONSOR  Sponsorship Item  Motivational Breakfast   Approx. Attendance: 600 – 700   Date & Time:   Monday, Sept. 24th    8 – 9:45 a.m.  Exhibitors Appreciation Social  Approx. Attendance: 400 – 600    Date & Time:   Sunday, Sept. 23rd    4:30 – 6:15 p.m. 

 

Closing Ceremony  Brunch    Approx. Attendance: 500 – 600   Date & Time:   Tuesday, Sept. 25th   10 a.m.  – Noon   

Sponsor Description 

Value 

Status 

During the business meeting, attendees  will enjoy a plated breakfast while  learning about new ASHHRA initiatives,  the strategic plan, and receive an update  on the overall performance of ASHHRA. 

$50,000  or two co‐ sponsors  at $25,000 

SOLD 

Attendees and exhibitors will meet back  in the exhibit hall to relax, visit booths,  and socialize after a day of learning and  exhibiting.  Enjoy light food and drinks  before joining your colleagues and  business partners for dinner. 

$30,000 

 

In addition to a hearty meal and  conference wrap‐up, a brief awards  ceremony will be held to recognize  outstanding ASHHRA members.  The  Community Outreach Event will also be  held in which the local organization of  choice will be presented with a check for  the funds that were raised throughout  the conference. 

$30,000   

  SOLD 

  Denotes speaking opportunity 

7

 

 

     

  PROGRAM & EVENT SPONSORSHIP OPTIONS Continued   (NOTE: Right of first refusal for sponsorship options was given to last year’s sponsors)   

GOLD SPONSOR  Sponsorship Item 

Sponsor Description  A ‘by invitation only’ event where the  ASHHRA board president will meet and greet  long‐standing corporate partners,  supporters, and stakeholders. 

President’s Reception    Approx. Attendance: 75 – 100    Date & Time: Saturday, Sept. 22nd   6 – 7:30 p.m. 

Opening Ceremony    Approx. Attendance: 600 – 700  Date & Time: Sunday, Sept. 23rd   9:15 – 11:00 am              Opening Ceremony Keynote Speaker  Approx. Attend.: 600 – 700   Date & Time: Sunday, Sept. 23rd   9:15 – 11:00 am 

 

Closing Ceremony Keynote  Speaker   Approx. Attendance:   500 – 600  Date & Time:  Tuesday, Sept. 25th   10:00 – Noon           Conference Welcome Kit Tote bag   Used throughout the conference and  beyond 

 

Pre­Conference Attendee Recognition  Reception     Date & Time: Saturday, Sept. 22nd   4:30 – 5:30 p.m. 

Learning Session Beverages & Reusable  ergonomic water bottle  Dates & Times: Sunday and Monday,   Sept. 23rd & 24th   9 a.m. – 5:15 p.m. both days 

 

$20,000 

Status 

SOLD 

Two co‐ sponsors  available at  $10,000 ea. 

Attendees will be challenged to prepare for a  revolution in health care HR.  Attendees will  receive an overview of conference learning  sessions, events, and exhibits.  They will also  hear from the dynamic keynote speaker.    This is the most highly attended event at the  conference.    This is an opportunity for a sponsor to  introduce the keynote speaker.  Use your 10  minutes to talk about the keynote and take a  little of that time to talk about the mission of    your organization.   The sponsor will have the opportunity to  introduce the keynote speaker who will talk  about revolutionizing health care. 

$20,000   

SOLD 

$20,000 

SOLD 

$20,000  . 

SOLD 

All conference materials will be included in  the ASHHRA Conference Welcome Kit, which  is packaged in a reusable multi‐purpose tote  bag branded with the sponsor’s logo.   ASHHRA will recognize New Members, First Time Attendees, Mentoring Program  Participants, and New‐to‐the‐Profession  members immediately following the pre‐ conference sessions.  The sponsor will have  the opportunity to deliver the welcome at the  start of the event.  Enhance your presence at the conference by  sponsoring beverages, which will be  provided at various beverage stations in  between learning session presentations.    Your logo will be imprinted on the water  bottle for extended brand presence. 

$20,000  

SOLD 

$20,000 

SOLD 

  Denotes speaking opportunity 

 

  8

Value 

$15,000  or two co‐ sponsors at  $7,500 ea. 

 

      PROGRAM & EVENT SPONSORSHIP OPTIONS Continued    NOTE: Right of first refusal for sponsorship options was given to last year’s sponsors 

 

SILVER SPONSOR  Sponsorship Item  Cyber Cafe   Dates & Times:  Open throughout the conference  Sept. 22nd – 25th  

Sponsor Description  The Cyber Café is a very busy place where  attendees can check their e‐mail and make a  quick search on the Internet.      

Value 

Status 

$15,000 

SOLD 

Conference notebook with Schedule of  A 7X10 inch notebook for attendees to  $12,000  take notes will be included in the  Events   or Co‐ conference welcome kit.  The conference  Used throughout the conference  sponsors  daily schedule and learning sessions will  at $6,000  be printed on the first few pages of the  ea  notebook, and a full page sponsor ad will  be strategically bound within the  notebook.    Attendees are required to wear their  Badge Stock & Lanyards   $10,000  name badge for the duration of the  Used throughout the conference  conference, giving your company’s name  thousands of impressions.     This is your chance to add your company  $10,000 ea  Learning Session Tracks      name and logo to a Learning Session  (3 now   Date & Time: Sunday & Monday   Track. Tracks include HR Delivery,  rd th available)   Sept. 23  & 24    Health Care Business Knowledge, People  10 am – 5:15 pm    Strategies, Community Citizenship, and    Personal Leadership. NOTE: As some  learning sessions focus on more than  one competency, the sponsor will have  exposure to all sessions where there is  no overlap, which will encompass at  least five sessions.    Non­Hospital Track  Build a rapport with health care HR  $10,000  professionals who work in facilities  outside of hospitals.  Place you logo on  signage and host a welcome reception.  During exhibit hours, lunch will be  Exhibit Hall Lunches (1 or 2)  $7,000 ea   Approx. Attendance: 700 – 800   served in the exhibit hall to everyone.   or both for  Date & Time: Sunday and Monday,  Use this opportunity to continue the  $13,000  conversations you were having in your  Sept. 23rd and 24th  booth or simply network with the  attendees.   

SOLD 

 

  9

Denotes speaking opportunity 

   

SOLD 

3  SOLD 

 

 

   

  PROGRAM & EVENT SPONSORSHIP OPTIONS Continued   NOTE: Right of first refusal for sponsorship options was given to last year’s sponsors 

BRONZE SPONSOR  Sponsorship Item  ASHHRA Resource Library (ARL)  Open throughout the conference 

Chapter Management Awards   

Hotel Key Cards  

Logo Wear   for ASHHRA Staff, Board of Directors,  Annual Conference Committee, and  Host Committee  

This track is designed for members that  are New‐to‐the‐Profession of health care  HR.  The sessions in this track, led by  ASHHRA strategic partners, focus on  best practices in health care HR  deliverables such as recruitment,  benefits, regulatory agencies,  performance management, employee  relations, and staff development. 

Health Care HR Basics Track    Date & Time: Saturday, Sept. 22nd   (Pre­Con) 8:30 am – 12:30 pm   

  Denotes speaking opportunity 

 

10

Sponsor Description  It is packed with tools and resources that attendees can view onsite.  The ARL  is located in the registration area, which  is one of the conference’s high traffic  areas.   Book signings will be set up  within the Resource Library as well.    Members from each region of the  country will be recognized at the  Regional Breakfasts and at the Closing  Ceremony for their hard work and  commitment to the health care HR  profession and their community.  This  sponsor will underwrite the cost of these  awards.  Each time a conference attendee unlocks  the door in the conference host hotel to  their hotel room, they will see the  sponsor’s logo on the key card.    Throughout the conference, these  individuals will visibly display your  company’s logo on their apparel each  day while assisting attendees. 

 

       

Value 

Status 

$7,500 

SOLD 

$7,000 

SOLD 

$6,500 

SOLD 

$3,000 

SOLD 

$5,000 

 

         

PROGRAM & EVENT SPONSORSHIP OPTIONS Continued   NOTE: Right of first refusal for sponsorship options was given to last year’s sponsors 

BRONZE SPONSOR Cont…  Sponsorship Item  ASHHRA Center for Excellence  

Board of Directors Breakfast     Approximate Attendance: 25   Date & Time: Friday, Sept. 21st   7:30 a.m.    Board of Directors Lunch    Approximate Attendance: 20   Date & Time: Friday, Sept. 21st   Noon      Board of Directors Dinner I    Approximate Attendance: 20  Date & Time: Thursday, Sept. 20th   6 – 9 p.m. 

Board of Directors Dinner II    Approximate Attendance: 25  Date & Time: Friday, Sept. 21st   6 – 9 p.m.      Regional Breakfasts     Approximate. Attendance:   30­50 per region     Date & Time: Sunday, Sept. 23rd   7:45 – 9:00 a.m.    Region 1: CT, ME, MA, NH, RI, VT  Region 2: NJ, NY, PA  Region 3: DE, DC, KY, MD, NC, VA, WV  Region 4: AL, FL, GA, MS, PR, SC, TN  Region 5: CAN, IL, IN, OH, WI  Region 6: IA, KS, MN, MO, NE, ND, SD  Region 7: AR, LA, OK, TX  Region 8: AZ, CO, ID, MO, NM, UT, WY  Region 9: AK, CA, HO, NE, OR, WA           

11

 

Denotes speaking opportunity 

Sponsor Description 

Value 

Status 

The ASHHRA Center for Excellence will  be open during exhibit hall hours and  serves as the information station for  attendees.  The sponsor’s logo will be  imprinted on the booth kick panels and  sponsor’s literature will be displayed  through the center   This meeting is designated for ASHHRA  board members to talk about the  strategic direction of ASHHRA as well as  overall conference objectives.    A continuation of the Board Breakfast  Meeting ‐ designated for ASHHRA board  members to talk about fourth quarter  strategies year‐end goals.    This is the pre‐conference kick‐off  meeting to discuss strategies for  conference appointments and meeting  personal conference objectives.  The  sponsor has a great opportunity to  network with board members on a social  level.    A wrap‐up of the board meeting ‐ designated for ASHHRA board members  to network and socialize over a meal. 

$5,000 

 

$4,000 

SOLD 

$4,000 

SOLD 

$4,000 

SOLD 

$4,000 

SOLD 

ASHHRA membership is divided into  nine distinct regions. Each region will  meet to discuss key issues relating to  their region, welcome new members and  new conference attendees, as well as  honor ASHHRA chapter award  recipients. Sponsorship of a breakfast  provides your company the opportunity  to focus on a regional market.   

$4,000  (8 now  available) 

2  SOLD 

 

 

  PROGRAM & EVENT SPONSORSHIP OPTIONS Continued   (NOTE: Right of first refusal for sponsorship options was given to last year’s sponsors) 

  BRONZE SPONSOR Cont…  Sponsorship Item 

Sponsor Description  Throughout the conference, attendees  will post messages on the message  board located in the common area of the  conference.  The message board will be  imprinted with the sponsor’s logo and is  visited at least once by most conference  attendees.    ASHHRA relies on conference feedback  in planning for future conferences.   Sponsor the conference evaluation  forms and get your company’s logo  imprinted on each learning session  evaluation form.      

Message Board  

Conference Learning Session  Evaluation Forms  

Value 

Status 

$4,000 

 

$3,500 

 

 

NOTES:   1. 2.  

 

12

ASHHRA will consider other sponsorship opportunities, especially if the opportunity relates  to attendee education and development, improving their performance as leaders, or  improving the performance of their organizations.    ‘FREE Night’ on Monday, Sept. 24th (no sponsored social event).  This is an opportunity for  companies to hold events and network with attendees.  All events must be planned to start  after the schedule of events for the day.   

     

SPONSORSHIP BENEFITS IN DETAIL  List chart below outlines the benefits you receive with each sponsorship level.    Please note some of the benefits are customized to a specific sponsorship item.  SPONSORSHIP BENEFITS FOR ALL LEVELS  SPONSORSHIP  LEVELS  EVENT SPONSORSHIP BENFEFITS  Ten minute speaking opportunity 

 

Five to seven minute speaking opportunity  

 

PLT 

GLD 

SLV 

BRZ 

X 

 

 

 

 

X 

 

 

Three to five minute speaking opportunity 

 

 

 

X 

 

Two to three minute speaking opportunity 

 

 

 

 

X 

Company logo on signage at event entrance 

X 

X 

X 

X 

Company logo listed in the onsite program book next to all event sponsorships 

X 

X 

X 

X 

Company logo on ASHHRA conference Web site as soon as the sponsorship is confirmed  

X 

X 

X 

X 

Opportunity to distribute company flyer to event attendees 

X 

X 

 

 

Company photo with ASHHRA leadership and placed on the Web site following the conference 

X 

X 

X 

X 

Company flyer in conference Welcome Kit 

X 

 

 

 

Company logo on signage at entrance to room 

X 

X 

X 

X 

Opportunity to include your promotional item in Welcome Kit 

X 

 

 

 

Company logo on PowerPoint presentations in general sessions 

X 

X 

X 

X 

PLT 

GLD 

SLV 

BRZ 

PROGRAM SPONSORSHIP BENEFITS  Company logo on notebook cover (Notebook sponsor(s) only) 

 

 

X 

 

Computer equipment at Cyber Station location (Cyber Café sponsor only) 

 

 

X 

 

Company flyer preset on the tables (Learning Session sponsors only) 

 

 

X 

 

Company logo on conference promo items (Lanyard, Wearables, Décor, and Keycard sponsors only) 

 

 

X 

X 

Opportunity to distribute literature or a promotional item at the back of the room for each session  in the track (Learning Session sponsor only) 

 

 

X 

 

Acknowledgement of your sponsorship at the beginning of each session within the track (Learning  session sponsors only) 

 

 

X 

 

Company logo on napkins on the lunch table (Exhibit hall sponsor only) 

 

 

X 

X 

Company logo printed on the Welcome Kit gift (Bag sponsor only) 

 

X 

 

 

10 welcome kit gifts for your use (Welcome Kit sponsor only) 

 

X 

 

 

Company logo printed on select booths (Bookstore, Center for Excellence, and Message Board  sponsors only) 

 

 

 

X 

Company logo on table tents placed at food and beverage stations throughout the exhibit hall  (Exhibit Hall sponsor only) 

 

X 

X 

X 

  See the sponsorship options for the specific events that allow an opportunity to speak. 

13

   

     

2012 SPONSORSHIP AGREEMENT FORM  To confirm your sponsorship, complete and return the form to the address below.  It is requested that invoices be paid within 30 days after receipt of agreement form. 

Sponsorship Selection:    

Total Sponsorship Amount: 

Company Name:  (As you want it to appear in print)

Booth #: 

Phone #: 

Company Contact:  Title of Contact:  Mailing Address:  City: 

State: 

Zip: 

Email: 

Website: 

Authorized By:  Signature:      METHOD OF PAYMENT Check order payable to: ASHHRA   (If  mailing a check, also fax form to 312-422-4577)

How to Submit Agreement 

 

___Visa

___MasterCard

___AMEX

___Check Enclosed

 

___Bill Me ___Credit Card #: For security reasons, please call us and provide your number at 312-422-3720 Amount of order: $_______________________

14

 

By Mail  ASHHRA of the AHA  Attn: Sharon Allen, MBA  Associate Executive Director  P.O. Box 75315  Chicago, IL  60675‐5315    By Fax:  312‐278‐0493    By Email  [email protected] 

319SP12