Betriebswirtschaftlicher Erfahrungsbericht Controlling BwE 11

Betriebswirtschaft

20 Tipps zum Umgang mit Kreditinstituten

• Ziele • Anforderungen • Inhalt • Formales Vorgehen • Weiterführende Hilfe des VDMA

Kontakt: Betriebswirtschaft Jörg D. Scholtka Tel. 069/6603-1560 [email protected]

Ausschließlich für Mitglieder des VDMA

Verband Deutscher Maschinenund Anlagenbau e.V. Präsident: Dr. Dieter Brucklacher Hauptgeschäftsführer: Dr. Hannes Hesse

Lyoner Straße 18 60528 Frankfurt am Main, Germany Telefon +49 69 66 03-14 62 Telefax +49 69 66 03-14 63 E-Mail [email protected] Internet www.vdma.org

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20 Tipps zum Umgang mit Kreditinstituten Ziel Dieser Erfahrungsbericht soll Hilfe geben beim nicht immer einfachen Verhältnis zwischen Kreditnehmer und Kreditgeber. Besonders in der Vergangenheit fühlten sich beide Seiten jeweils nicht ausreichend verstanden, wenn es um die Voraussetzungen oder Geschäftsausprägungen zur Erlangung oder Verlängerung eines Kredites ging. Erklärtes Ziel dieser Gedankenhilfe ist es, mit wenig Sätzen möglichst umfangreich darüber zu informieren, welche Unterlagen es dem Banker erleichtern, sich ein Gesamtbild vom Antrag stellenden Unternehmen zu bilden und welche Fehler es dabei zu vermeiden gilt. Neben inhaltlichen Hinweisen sollen auch Tipps zum formalen Vorgehen gegeben werden. Somit ist Ziel der sichere fachliche und persönliche Umgang in Gespräch und Korrespondenz mit Kreditinstituten.

Anforderungen 1. Um zu wissen, was der Gegenüber alles braucht, um sich ein Bild zu machen, ist es durchaus nicht peinlich zu fragen, was er denn gern geliefert haben möchte. Dieses Vorgehen ist besser, als nur notdürftig wenige Zahlen in Form einer Bilanz und GuV abzugeben. Immer noch gibt es Firmen, die diese Basiszahlen erst nach Aufforderung abgeben. Selbstverständlich ist das Zusammenstellen einer Bankeninformationsmappe das, was Kreditinstitute immer noch am liebsten sehen. Hierfür siehe auch BWE 7 (Erstellen einer Bankenmappe). 2. Das Wissen um die Kennzahlen, welche zur Beurteilung der eigenen Unternehmung durch das Kreditinstitut herangezogen werden, ist unverzichtbar. Mit welchen Kennzahlen wird der Erfolg gemessen und wie werden sie interpretiert ? Sind diese Kennzahlen und Informationen aus dem vorgelegten Material ersichtlich ? 3. Als weitere Anforderung kommt die Fähigkeit, Kritik hinzunehmen, dazu. Sei diese Kritik berechtigt oder unberechtigt, in den Augen des Kreditnehmers wird wahrscheinlich jede Äußerung – sofern sie nicht ausdrücklich positiv ausfällt – überwiegend erst einmal negativ aufgenommen. Das ist zwar persönlich nachvollziehbar, aber trotzdem sollte nach dem Körnchen Wahrheit gesucht werden. Immerhin kann so eine Aussage durchaus helfen, den negativen Tatbestand zu lokalisieren und möglicherweise abzustellen. 4. Die Bereitschaft, dem Kreditinstitut über Bilanz und GuV hinausgehende Informationen zu geben, wird beim Empfänger höher eingeschätzt als gemeinhin bekannt. Während im anderen Extrem, nämlich Mahnung und Drohung mit $18 KWG durch das Kreditinstitut zwecks Erlangung der Basisinformationen, das Verhältnis von vornherein schon erschwert wird, ist Offenheit mangels Alternative der deutlich bessere und nachhaltigere Weg.

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20 Tipps zum Umgang mit Kreditinstituten Inhalt Der Inhalt einer Bankenpräsentations- oder –informationsmappe sollte sich wie folgt zusammensetzen: 1. Standardanschreiben – Hier sollte auf dem ersten Blatt das Ziel der Präsentationsmappe, nämlich das Kreditinstitut regelmäßig über die Unternehmenssituation informieren zu wollen, genannt werden. Nicht vergessen, um Rückäußerung zu bitten und einen Kontakt für Rückfragen anzugeben. 2. Inhaltsverzeichnis 3. Firmenkurzvorstellung (Gründung, Mitarbeiter, Standorte, Kunden, Zertifizierung) 4. Vorstellung Branche und Markt 5. Vorstellung Produkte (mit Vorteilen und Kundennutzen) und Maschinenpark 6. Messeauftritte 7. Umweltaspekte 8. Risikomanagement 9. Finanzkennzahlenzusammenstellung (GuV, Bilanz) 10. Imagebroschüre 11. Organigramme 12. Versicherungsspiegel Für Ausführungen zu obigen Inhaltspunkten siehe bitte BwE 7. Platz für eigene Notizen:

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20 Tipps zum Umgang mit Kreditinstituten Formales Vorgehen 1. Persönlichen Kontakt zum Kundenbetreuer suchen Sowohl bei laufender Kreditbeziehung als auch frühzeitig vor Kreditanträgen empfiehlt es sich, das persönliche Gespräch mit dem Kreditgeber zu suchen. Trotz der Anonymisierung, welche teilweise den Banken durch Basel II in gewisser Weise vorgeschrieben wurde, ist die Pflege der Kundenbeziehung zwar kein Mittel, um bei wackeligen Verhältnissen doch noch einen Kredit zu erlangen, sondern das Angebot der kurzen Wege, um bei Nachfragen oder Nachforderungen schneller und gezielter handeln zu können. Zudem können Interpretationen von Sachverhalten persönlich besser erklärt werden und weitere Hintergrundinformationen geliefert werden. 2. Gut vorbereitet in alle Kreditgespräche Begleiter auf dem Weg zum Kreditgespräch sollten immer gut aufbereitete Unterlagen auf einem aktuellen Stand sein. Sofern weitere Teilnehmer seitens des Kreditinstitutes am Gespräch teilnehmen, ist es ratsam, weitere Kopien aushändigen zu können (sofern bankintern nicht schon vervielfältigt wurde). Zum Vorbereitetsein gehört auch das Wissen um potenzielle Fragen zu den vorgelegten Informationen. 3. Regelmäßigen Kontakt halten Auch in den Zeiten zwischen den Kreditgesprächen gilt es, den Kontakt nicht schleifen zu lassen. Auch wenn der Firmenkundenbetreuer wenig Zeit hat, sich ständig um alle seine zu betreuenden Firmen zu kümmern, so kommt es doch gut an, zwischenzeitlich Informationen in die Firmenmappe geben zu können, um so zum Beurteilungszeitpunkt komplette Unterlagen zu haben. Anlass für zwischenzeitliche Informationen gibt es genug: Seien es neue Produkte, Gewinn von Auszeichnungen, Geschäftserweiterungen oder andere herausragende Ereignisse. Zu Geschäftserweiterungen darf der Banker / die Bankerin gern eingeladen werden – auch dies dient der Kontaktpflege. Aber auch außergewöhnliche negative Ereignisse können berichtet werden (Verluste aus geplatzten Geschäften, Kurzarbeit,...). Diese Transparenz zeigt Ehrlichkeit und bereitet den Banker auf den Beurteilungszeitpunkt etwas vor. 4. Die andere Meinung erfahren wollen Das Gespräch sollte gesucht werden, um herauszufinden, wie denn das eigene Unternehmen durch das Kreditinstitut beurteilt wird. Auf Nachfrage sollte der Banker bereit sein zu sagen, anhand welcher Rating-Kriterien er das Unternehmen wie beurteilt hat und warum er das so tat. Den Erfahrungen im VDMA nach beantwortet die große Mehrheit des Bankenpersonals diese Fragen erschöpfend. Dies sollte vor allem als Chance zur Veränderung von Schwachstellen gesehen werden.

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20 Tipps zum Umgang mit Kreditinstituten 5. Erteiltes Rating hinterfragen In Verbindung mit Punkt 4.) sollte hier konstruktiv hinterfragt werden, warum denn die Rating-Note so und nicht anders ausgefallen sei und wie man sich durch welche Maßnahmen verbessern könne. 6. Verbesserungen kommunizieren Informationen über angefangene oder erreichte Verbesserungen eines Umstandes sollten eingereicht werden um zu zeigen, dass die Anmerkungen des Ratinggebers damals auch ernst genommen wurden. 7. Mehrere Bankenverbindungen offenhalten Zusätzlich zur bestehenden Bankverbindung (Hausbank) sollten mehrere weitere Verbindungen zu anderen Banken oder Sparkassen geprüft werden. Je nach Verhandlungslage kann es hilfreich sein, solch einen Bankenspiegel anzuführen. 8. Steuerberater in das Boot holen Bei anstehenden Kreditgesprächen ist es nicht mehr unüblich, auch den Steuerberater hinzuzuziehen. Er kann – anders als der Banker – sofort auf steuerliche Auswirkungen hinweisen und im Gespräch eine vermittelnde Position einnehmen. 9. Beziehungspflege durch Vor-Ort-Einladungen Wie schon unter Punkt 3.) angesprochen, ist es ratsam, Bankenpersonal auch in die Firma einzuladen, um einen Eindruck des Unternehmens zu vermitteln. In nicht wenigen Firmen legen die Geschäftsführer einen Tag fest, an dem u.U. mehrere Banker eingeladen werden.. 10. Konditionen verhandeln Bestimmt und ohne Scheu können Kreditkonditionen verhandelt werden, sofern das Kräftegefälle dies zulässt. Bei Festfahren der Verhandlungssituation könnten Financial Covenants einen Kompromiss darstellen. 11. Übertreibungen vermeiden In den Darstellungen, welche zur Bank gegeben werden, ist oft die Verlockung groß, die Zukunft sehr rosig darzustellen, die eigenen Produkte als weltführend darzustellen oder Problematiken kleiner zu machen. Dies kann im Rahmen einer Kreditbeziehungen nur einmal angewandt werden. Die Realität wird den entsprechenden Nachweis antreten. Oftmals sind Geschäftsberichte oder Informationsmappen von technisch denkenden Menschen mit wenig Informationen über Gesamtstruktur und Bonitätslage versehen. 12. Zeitreihenvergleiche Brüche in Zeitreihenvergleiche aufzuspüren gehört zum Grundhandwerk des Bankenpersonals. Deshalb sollten Informationen über Sprünge, Rückgänge - aber auch dramatische Steigerungen – per Fußnote vorhanden sein.

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20 Tipps zum Umgang mit Kreditinstituten 13. Branchenkenntnisse vermitteln Einem Bearbeiter, der verschiedene Firmen aus verschiedenen Branchen beurteilen muss, kommt es sehr entgegen, wenn Besonderheiten einer Branche erklärt werden, um falsche Interpretationen zu verhindern. 14. Den Hut des Bankers aufsetzen Versetzen Sie sich in die Lage des Bankers. Zahlen sind die Sprache, die er versteht. Es würde auch Sie ärgern, ständig erforderlichen Unterlagen hinterher zu telefonieren. Das Bankengeschäft ist keine ruhige Kugel – die Hektik der Strukturanpassungen der Großbanken erreichen jede Filiale. Sie wären dankbar für alles, was Ihnen als Banker den Job einfacher machen würde. 15. Vollständige Korrespondenzangaben Es ist leider immer noch keine Selbstverständlichkeit, dass auf jedem Blatt der Informationsmappe möglichst vollständige Absender- oder Kontaktdaten stehen. Rückfragen kann es immer geben, da ist ein Kontakt sehr hilfreich. 16. Zukunftsorientierung beweisen Ohne zu übertreiben kann im Textteil der Informationsmappe durchaus Bezug auf die weitere Zukunft genommen werden. Es ist der Nachweis zu führen, dass die Firma zukunftsorientiert handelt. 17. Zusagen einhalten Sowohl inhaltliche als auch terminliche Zusagen sollten dringend eingehalten werden. 18. Auf Widerspruchsfreiheit achten Besonders im vorgelegten Zahlenmaterial ist unbedingt auf Widerspruchsfreiheit zu achten. Entsprechen die Summen auf Seite 2 auch den Summen auf Seite 6 ? Stimmen Queradditionen ? Werden kumulierte Werte adäquat weiter behandelt ? Die Widerspruchsfreiheit sollte auch für den mündlichen Bereich beachtet werden. 19. Bankbetrieb verstehen Wie schon unter Punkt 14.) genannt, ist Verständnis des Bankbetriebes sehr hilfreich. Auch die „andere Seite“ hat Terminlichkeiten, Zuständigkeiten und hin und wieder Urlaub. 20. Nichts Verschleppen (lassen) Terminliche und fachliche Zusagen sind dringend einzuhalten. Das gilt aber auch für die Kreditinstitute ! Hier sollte darauf geachtet werden, dass dem Kreditnehmer oder Antragsteller zugesagte Termine oder inhaltliche Verpflichtungen auch eingehalten werden. Sollten Bearbeitungsprozesse verzögert werden, ruhig nachhaken.

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Informationen zu allen aufgeführten Hilfen erhalten Sie bei [email protected]

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