CARAT® GL-Daten, BWL-Kennzahlen (CCO_GL) 1. Leistungsumfang CCO_GL 1.1 Definitionen und Einstellungen a) Auswahlseite b) GL_Schemata c) BWL_Schemata d) Währungskurse e) GL_Planwerte 1.2 Auswertungen a) GL_Daten b) BWL_Daten c) Sachkontensalden

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2. Installation

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3. Bedienung

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Version :1.0 Datum : 15.04.2009

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1. Leistungsumfang Mit CCO_GL (GL-Daten, BWL-Kennzahlen) wurde die Funktionalität des CARAT® Management –Info-Systems (MIS plus) um eine zusätzliche Ausbaustufe erweitert. CCO_GL ist als Ergänzung zu MIS plus oder als eigenständiges Modul einsetzbar. CCO_GL ermöglicht Ihnen die Auswertung des Sachkontenbereiches Ihrer CARAT® Finanzbuchhaltung nach unterschiedlichsten Gesichtspunkten und Bedürfnissen. Über selbst gestaltbare Schemata können Sie die Daten individuell aufbereiten und über Kennzahlen analysieren (z. B. Bilanz / G+V in unterschiedlichsten Gliederungen, Bilanzstati, Bilanzkennzahlen, Liquiditätsplanungen, usw.). Die Ergebnisse können sowohl in Eigen- als auch in Fremdwährung ausgegeben werden und stehen Ihnen anschließend sofort für weitere Aktionen unter MS EXCEL zur Verfügung. Auch businessgraphische Aufbereitungen Ihrer Daten sind hierbei möglich. CCO_GL gibt Ihnen ferner die Möglichkeit auf die Daten des aktuellen Jahres, des Vorjahres und auf die im Stamm definierbaren Planwerte über 5 Jahre zuzugreifen. Ergänzend hierzu können auch Planwerte außerhalb der Finanzbuchhaltung direkt in CCO_GL definiert und für die Verarbeitung herangezogen werden.

1.1 Definitionen und Einstellungen a)

Auswahlseite

Über die Auswahlseite von CCO_GL werden die einzelnen Funktionen aufgerufen und die gewünschten Verarbeitungsvarianten eingestellt.

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Über GL_Schemata verzweigen Sie in die Schemata –Tabelle für die Erfassung und Änderung Ihrer individuellen GLSchemata. Über BWL_Schemata verzweigen Sie in die Schemata – Tabelle für die Erfassung und Änderung Ihrer individuellen BWL-Schemata. Über Währungskurse verzweigen Sie in die Währungskurstabelle zur Erfassung und Änderung Ihrer Fremdwährungskurse. Über GL_Planwerte verzweigen Sie in die Tabelle Planwerte, in der Sie außerhalb Ihrer CARAT® Finanzbuchhaltung Planwerte erfassen und ändern können. Über Schema ? wählen das aktuell zu berechnende Schema aus. Welche Schemata Sie insgesamt in der Schemata – Tabelle angelegt haben, bekommen Sie über die Auswahl angezeigt. Über Jahr ? bestimmen Sie den Auswertzeitraum. LJ steht für laufendes Jahr, d. h. die Werte basieren auf dem aktuellen Geschäftsjahr. VJ steht für Vorjahr, d. h. die Werte basieren auf dem Vorjahreszeitraum. Über Konsolidierung ? >>> bestimmen Sie, ob die Berechnung auf Basis eines Konsolidierungsschemas erfolgen soll. Hierfür existieren für die zu konsolidieren Firmen spezielle Einträge in der Schemata Tabelle. Über den Eintrag Welche Firmen ? geben Sie die für die Konsolidierung gewünschten Firmennummern an.

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Über Fremdwährung ? >>> bestimmen Sie, ob die Berechnung eines Schemas in einer fremden Währung erfolgen soll. Welche Währungen Sie in der Währungskurstabelle angelegt haben, bekommen Sie über die Auswahl angezeigt. Nach erfolgter Berechnung über die Schaltfläche Neu Rechnen können Sie unter der Rubrik Auswertungen die Ergebnisse aufrufen. Die GL_Daten_Monate bzw. GL_Daten_Per_Monate berechnet aufgrund des eingestellten GL_Daten_Schemas. Die BWL_Daten_Monate bzw. BWL_Daten_Per_Monate aufgrund des eingestellten BWL_Schemas. Über Sachkontensalden erhalten Sie im Drill Down Modus Informationen über die Sachkonten bis auf die Ebene der Buchungen.

b) GL_Schemata Über die Tabelle GL_Schemata werden die individuell zu berechnenden Modelle (Schemata) eingerichtet. Mehrere Schemata können in einer Tabelle angelegt werden.

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In der Spalte Fa bestimmen Sie, zu welcher Firmennummer der jeweilige Eintrag gehört. In der Spalte Schema bestimmen Sie den Namen eines Schemas. Zeilen mit gleicher Firma und gleichem Schemanamen bilden ein Schema (Modell). Der Name eines Schemas muss hierbei immer eindeutig sein. In der Spalte Pos. bestimmen Sie den Namen einer Position innerhalb eines Schemas. Hierbei bedeutet: 1. S = Bezeichnung des Schema (s. o. Liquiditätsplanung). 2. Positionsname mit folgendem Aufbau: _(s. o. LiMi_lj)
beliebiger alphanumerischer Begriff.
_  _lj Positionswert wird auf Basis des aktuellen Jahres ermittelt.  _vj Positionswert wird auf Basis des Vorjahres ermittelt.  _bu Positionswert wird auf Basis des aktuellen Budgets ermittelt.  _b1 Positionswert wird auf Basis des Budgets des nächsten Jahres ermittelt.  _b2 Positionswert wird auf Basis des Budgets des übernächsten Jahres ermittelt.  _b3 Positionswert wird auf Basis des Budgets des überübernächsten Jahres ermittelt.

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In der Spalte Bezeichnung beschreiben Sie die Position. Hierbei sind auch Umbrüche erlaubt. Bei den Auswertungen wird diese Bezeichnung aufbereitet. Das erste Zeichen der Bezeichnung hat für spezielle Fälle zusätzlich Sondersteuerungscharakter. So bedeutet: 1. ~ Bei dieser Position handelt es sich um eine reine Textposition. Es werden keine Werte ermittelt. In diesem Fall müssen zusätzlich die Spalte S mit „P“ und die Spalte Konten/GL-Positionen mit „[Text];“ besetzt sein. 2. & Bei dieser Position handelt es sich um eine Position, die den Gewinn / Verlust darstellt und darf nur aus GL-Positionen, nicht aus Kontenzuordnungen, ermittelt werden. Sie ist erforderlich, wenn Sie per Schema eine Bilanz und G+V erstellen. 3. @ Bei dieser Position handelt es sich um eine Position, die den vorläufigen Gewinn / Verlust aus dem Vorjahr darstellt. Sie wird nur dann verarbeitet, wenn das alte Jahr (13. Monat) noch offen ist. Sie ist erforderlich, wenn Sie per Schema eine Bilanz und G+V erstellen. Der Wert des Vorjahres muss zuvor über eine GL-Position im Rahmen der Gewinn-, Verlustrechnung ermittelt worden sein (z.B. GV_vj). In der Spalte VZ bestimmen Sie das Vorzeichen für die Ausgabe der Position. Hierbei bedeutet: 1. + Position wird immer positiv dargestellt. Auch bei negativem Vorzeichen. 2. - Position wird immer negativ dargestellt. Auch bei positivem Vorzeichen. 3. < Position wird mit umgekehrten Vorzeichen dargestellt. In der Spalte SVZ können Sie bei Positionen mit Kontenzuordnung das zu erwartende Vorzeichen je Einzelkonto bestimmen. Entspricht der Kontensaldo nicht dem erwarteten Vorzeichen, wechselt die Zuordnung automatisch auf die unter der Spalte AWP (Ausweichposition) eingetragene Position. Diese muss innerhalb des Schemas definiert sein. Hat die Ausweichposition keine eigene Kontenzuordnung, ist bei ihr in der Spalte Konten / GL-Positionen der Wert „0;“ einzutragen. Über die Spalte S können Sonderverarbeitungen initiiert werden. So bedeutet: 1. 01 – 99 Währungsschlüssel. Bei Angabe eines Währungsschlüssels werden nur Konten mit diesem Schlüssel verarbeitet. Ferner wird der Wert der Position nicht aus der Eigen-, sondern aus der Fremdwährung gebildet. Diese Angabe ist nur relevant, wenn Sachkonten in fremder Währung geführt werden (z.B. Banken, Forderungen, Verbindlichkeiten). 2. P Hierbei handelt es sich um eine Planwertposition. In diesem Fall werden die Werte aus der Tabelle GL_Planwerte gebildet. Welche Planwerte herangezogen werden sollen, bestimmen Sie über die Spalte Konten / GL-Positionen. 3. P+ Wie P mit dem Unterschied, dass der Planwert nicht nur für den einzelnen Monat, sondern für alle Monate ab diesem Zeitpunkt gelten soll. 4. * Nur relevant für die Zeile mit Inhalt S in Spalte Pos.. * bedeutet, dass bei Mehrfachauftreten derselben Positionsbezeichnung hintereinander, die Aufbereitung nur einmal erfolgt. In der Spalte Konten / GL-Positionen bestimmen Sie welche Daten der Position zugeordnet werden sollen. Dies können Werte aus Einzelkonten(s. o. LiMi_lj), aus Planwerten (s. o. Gepl_Darl_lj) oder aus bereits ermittelten GLPositionen (s. o. Liqui_lj) sein. Bei GL-Positionen ist darauf zu achten, dass Sie vor der Zuordnung bereits definiert sein müssen. Wollen Sie eine GL-Position mit umgekehrten Vorzeichen in ein andere GL-Position verrechnen, so erreichen Sie dies, indem Sie der Position das Zeichen < vorsetzen (z.B. >> / Ktonr. bis >>>> können Sie eine Selektion der Konten angeben. Nach dem Klick auf die Schaltfläche Aktualisieren werden Ihnen die selektierten Konten ausgegeben. Auch gezielt einzelne Konten können Sie für die Ausgabe bestimmen, indem Sie mehrfach bei Ktonr. von >>>> / Ktonr. bis >>>> jeweils dieselbe Kontonummer eingeben und nach jeder Eingabe die Schaltfläche Aktualisieren klicken. Über das Textfeld Währung können Sie gezielt für einen Währungsschlüssel die getroffene Kontenauswahl auf die von Ihnen gewünschte Währung einschränken. Es werden nur die Konten innerhalb der Gesamtauswahl aufgelistet, die dem eingegebenen Währungsschlüssel entsprechen. Ferner werden in diesem Fall nicht die Eigenwährungsbeträge, sondern die Fremdwährungsbeträge ausgewiesen. Unter der Zeile Kontrollsummen werden Ihnen die auswählten Konten spaltenbezogen absummiert. Für die gelisteten Konten können Sie aus dieser Anzeige heraus auf die Buchungen eines Kontos gezielt verzweigen, indem Sie den Cursor in der gewünschten Zeile auf die Kontonummer stellen und anschließend auf die Schaltfläche Buchungen klicken. Hiermit erhalten Sie verdeutlicht am Beispiel 8000 die nachfolgende Anzeige. In der Buchungsanzeige können über die Zeilen von>>> / bis >>> weitere Selektionen innerhalb der Buchungen durchgeführt werden (u. a. nach Belegart, Belegkreis, Belegdatum, Steuerschlüssel, Gegenkonto, Kostenstelle, …).

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2. Installation a) Voraussetzungen • • • • • •

CARAT® Finanzbuchhaltung Rel. 9. Mindestens MS-EXCEL 2003. Eingestellte Sicherheitsstufe von MS-EXCEL muß die Ausführung von Makros zulassen. Kenntnisse im Umgang mit MS-EXCEL. CARAT® Connect Online (spezielle CARAT® Komponente, hierzu existiert eine eigene Dokumentation). Gültige Lizenzen je Firma (s. unter Installation: Lizenzdatei CCOGLLiz).

b) Installation Die Installation von CCO_GL muss grundsätzlich, auch bei Client/Server Lösungen, auf dem Arbeitsplatz erfolgen. Hierfür muß eine auf den entsprechenden Kunden bezogene Installations-CD vorliegen. Durch Aufruf des Setups :\CCO_GL.... erfolgt die Installation. Der vorgeschlagene Installationspfad C:\CCOSRV sollte hierbei beibehalten werden. Alle Konfigurationseinträge von CCO_GL verweisen standardmäßig auf diesen Pfad. Mit der Installation wird automatisch unter dem Zielordner C:\CCOSRV die nachfolgende Struktur angelegt. Installationsstruktur

Ordner • ccoGL • liz • xcl • bsp • ori • doc

für Verzeichnis von CARAT® GL-Daten Lizenzverzeichnis für Datei CCOGLLiz mit gültigen Lizenznummern je Firma. Arbeitsmappen MS EXCEL (CCO_GLBWL..) Beispielmappen (CCO_GLBWL_Bilanzstatus, _Liquiditätsplan) Originalsicherungsverzeichnis Dokumentation, Beschreibungen

Lizenzierung Für den Einsatz von CCO_GL benötigen Sie je Firma eine gültige Lizenznummer. Diese werden Ihnen mit Ihrer Bestellung ausgeliefert.

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Einbinden in das Menü der CARAT® Finanzbuchhaltung Über die nachstehend beschriebenen Maßnahmen kann CCO_GL in das Menü der CARAT® Finanzbuchhaltung eingebunden werden. Hierfür müssen die Menüdateien FIBUCCO.men bzw. FIBUDCCO.men (Demoversion) und FIBU9.prg bzw. FIBU9D.prg (Demoversion) unter dem Verzeichnis \MEN\GER\ erweitert werden. Dateien: FIBUCCO.men und FIBUDCCO.men ZEILE06=GL-Daten, BWL-Kennzahlen PROG=CCO_GL INFO= INFO= Wahlfreie Auswertung des Sachbereiches INFO= über individuelle Schemata. Dateien: FIBU9.prg und FIBU9D.prg CCO_GL;%VERFP10% c:\ccosrv\ccoGL\xcl\cco_GLBWL.xls;I;Y;N; Datei : \etc\ASW_inst.in unter den Sections [FIBU9] bzw. [FIBU9D] VERFP10 = Nach der Durchführung der obigen Maßnahmen kann CCO_GL über den Menüpunkt „Connect Online MS-EXCEL“ aufgerufen werden.

3. Bedienungshinweise

Die funktionale Beschreibung hierzu finden Sie in diesem Dokument unter dem Kapitel Leistungsumfang. • • • • • •

Über das Feld Firmennr. >>> legen Sie fest, welche Firmennummer ausgewertet werden soll. Bei Konsolidierung muss diese Nummer einer der zu konsolidierenden Firmen entsprechen. Die Verwaltung der Schemata, Währungskurse und GL_Planwerte rufen Sie auf, indem Sie den Cursor auf die gewünschte Zeile stellen und auf die Schaltfläche Start klicken. Die Schemaauswahl für die Aufbereitung der Daten treffen Sie über die Auswahl unter der Zeile Schema? Auf Konsolidierung? bzw. Fremdwährung entscheiden Sie über . Eine Neuberechnung und Neuaufbereitung der Auswertungen erreichen über die Schaltfläche Neu Rechnen. Die anschließende Anzeige der Auswertungen GL-Daten, BWL-Daten rufen Sie auf, indem Sie den Cursor auf die gewünschte Zeile stellen und auf die Schaltfläche Start klicken.