10 pasos para mejorar la cobranza Sin lugar a dudas, la cobranza es uno de los temas por los cuales tienen que navegar frecuentemente los dueños de negocio. En diversas ocasiones me llegan preguntas por Facebook o en reuniones como las que realizo cada semana, con dueños de negocio, pidiéndome consejo para cobrar más efectivamente a sus clientes y tener finanzas más sanas. Y ese es el tema principal, muchas veces tenemos utilidades “en libros”, pero nuestro reporte de flujo de efectivo nos arroja una historia completamente distinta que, en muchas ocasiones, puede comprometer la operación de nuestro negocio. Así que, para sanear nuestras cuentas por cobrar, les comparto estos 10 pasos para mejorar la cobranza: Paso 1: Llamada telefónica de satisfacción del cliente Es más probable que un cliente insatisfecho se retrase en sus pagos. Así que una muy buena idea es realizar una llamada uno o dos sías después de haber entregado el producto o servicio al cliente, para garantizar que tenemos la completa satisfacción de nuestro cliente. Ya que tenemos la certeza de que nuestro cliente está completa y absolutamente satisfecho, podemos mencionar al final de la llamada la fecha de vencimiento de la factura correspondiente. Paso 2: Primer aviso de vencimiento Este es un cordial recordatorio de que se ha vencido el plazo para un pago determinado. Un método bastante común y efectivo es enviar una copia de la factura, con un sello que diga algo como “vencido”. Puede adjuntarse a la factura una carta muy amable, diciendo algo como: “Seguramente por un olvido omitió realizar el pago de la factura adjunta, le recordamos que puede realizar el pago a través de la cuenta XXXXXXX y enlistar todas las opciones de pago disponibles.

Paso 3: Segundo aviso de vencimiento Otro gentil recordatorio para que el cliente compruebe que existe un pago pendiente. Este aviso puede hacerse, al igual que el paso anterior mediante una carta donde se adjunte una copia de la factura correspondiente. La recomendación es que esta carta se envíe entre los 10 y 15 días de vencida la factura. Mantén un tono cordial y no amenazante. Paso 4: Primera llamada de cobro Luego de los avisos de vencimiento, es decir después de los primeros 15 días del vencimiento de la factura, lo recomendable es recurrir a una llamada telefónica para averiguar si existe un motivo para el incumplimiento del pago. Se cortés, sin embargo, busca lograr un compromiso de pago por parte de tu cliente. Paso 5: Primera carta de cobro Si ya pasó el tiempo de compromiso de pago, lo que sige a continuación es enviar una carta de cobro. Mantén el tono de esta carta al mismo nivel de cordialidad y franqueza que la primera llamada telefónica. Paso 6: Segunda llamada de cobro Si la obligación sigue sin ser pagada por parte del cliente, realiza una segunda llamada de cobro. Mantén la cordialidad, pero con determinación solicita el pago inmediato de la cuenta. Si el deudor no puede pagar de inmediato, logra que se comprometa con otra fecha de pago. Paso 7: Segunda carta de cobro Ahora si, ha llegado el momento de notificar la gravedad de la morosidad. Esta carta, apunta a exigir el pago inmediato de la deuda y plantear las consecuencias a corto plazo de un incumplimiento de pago. Envía esta carta, y toda correspondencia posterior, vía correo certificado o a través de mensajería, de manera de que puedas tener evidencia de su recepción.

Paso 8: Tercera llamada de cobro Se que suena difícil, pero debes seguir manteniendo la cordialidad y la calma, enfatiza la gravedad de la situación. Utilice esta llamada para explicar a tu cliente que se trata de su última oportunidad para pagar antes de que se derive el cobro a una entidad externa y posiblemente se inicien acciones legales. Paso 9: Última carta de cobro El tono de esta carta debe ser severo y categórico. Puntualiza que si no se realiza el pago en alguna fecha que tu decidas, digamos una semana después de recibida la carta, tu deberás derivar el cobro a una entidad externa. Paso 10: Traspaso a agencia de cobranza Esperamos nunca tener que llegar a este paso, pero si los pasos anteriores no han dado el resultado esperado, debemos traspasar la deuda a una agencia de cobranza. A la fecha, la cuenta ya registra un atraso de 90 o más días. Con frecuencia, recibir una carta de una agencia de cobranza motiva a los deudores a pagar, si bien estos servicios pueden ser costosos, para este punto es la mejor opción. Por lo general, las firmas recaudadoras cobran un 20 o 25% de la suma recaudada. Una opción también viable es que, en lugar de recurrir de inmediato a una firma recaudadora, puedes solicitar a tu abogado que se ponga en contacto con el deudor, lo que a menudo también motiva el inmediato pago de los saldos adeudados. Espero estos pasos, que debes llevar de manera consistente, hagan que tus cuentas por cobrar mejoren y tengas unas finanzas más sanas para tu negocio.

¡A ponerse en acción! Tu Coach, Luis Delgado



ANEXOS

Carta de Cobro Nº 1

Ing. Raúl Rodríguez Ramírez Industrias RRR SA de CV Presente Estimado Raúl, Por medio del presente y como se le ha comunicado vía telefónica por parte del área de crédito y cobranza de Selecsa SA de CV, le confirmamos que usted cuenta con un retraso de 120 días en el pago de la factura 561 de fecha 1º de enero de 2016 y en consecuencia su cuenta se encuentra en mora con su crédito suspendido. Es posible que ante las ocupaciones cotidianas, usted haya olvidado los recordatorios realizados vía telefónica respecto de su falta de pago desde el 1 de enero de 2016, y en consecuencia postergado el pago que agradecemos lo realice a más tardar el viernes 8 de mayo de 2016 Sin otro particular me despido de usted, quedando atentos a su pago, para activar nuevamente su crédito y seguir sirviéndole mejor. Atentamente,

____________________________ LCP María Guadalupe Cornejo Pérez Crédito y Cobranza Selecsa SA de CV

Carta de Cobro Nº 1 Ing. Raúl Rodríguez Ramírez Industrias RRR SA de CV Presente Estimado Señor, El departamento de cartera vencida de Selecsa SA de CV, me indica que su empresa se encuentra en la lista de morosos, situación que nos alertó, ya que NO es nuestro objetivo perjudicar el historial crediticio de nuestros clientes, y por tal motivo nos encontramos preocupados y pensamos que no se ha realizado dicho pago por parte de su empresa por OLVIDO. Los datos de la cuenta que nos arroja un retraso importante, son los siguientes: Factura Nº 561

Fecha de Vencimiento 01-enero- 2009

Días de Mora 120

Monto a pagar $500,000.00

Nuevamente le recordamos que su pago lo puede realizar de las siguientes maneras: •

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Transferencia bancaria SPEI a nuestra cuenta 274-5516777 clabe interbancaria 002745516796000002 del banco Banamex SA. Depositar a nuestra cuenta 274-5516777 en el banco Banamex SA. Que uno de nuestros mensajeros pase a sus oficinas a recoger un cheque nominativo a favor de Selecsa SA de CV con la leyenda para abono en cuenta del beneficiario

Sin otro particular me despido de usted, quedando atentos a su pago, para activar nuevamente su crédito y seguir sirviéndole mejor. Atentamente, ____________________________ LCP María Guadalupe Cornejo Pérez Crédito y Cobranza Selecsa SA de CV

Carta de Cobro Nº 3 Ing. Raúl Rodríguez Ramírez Industrias RRR SA de CV Presente Estimado Señor Rodríguez: Vemos con preocupación que Industrias RRR, SA de CV, no ha cubierto el adeudo de $500,000 que tiene con nosotros desde hace más de 6 meses, razón por la cual, de no realizar el pago en el curso de esta semana, nos veremos forzados a turnar su cobro nuestro despacho de abogados para que procedan por la vía legal. Quisiéramos poder reactivar su crédito y evitarles los trastornos e inconvenientes que eso traería consigo, por lo que les agradeceremos la liquidación inmediata de la factura 561 a la que nos referimos en esta carta. Atentamente. ____________________________ LCP María Guadalupe Cornejo Pérez Crédito y Cobranza Selecsa SA de CV