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ÍNDICE 1. PRIMEROS PASOS EN EXCEL................................................................................................. 3 2. GUARDAR UN DOCUMENTO DE EXCEL......................................................................... 4 3. BARRA DE HERRAMIENTAS.............................................................................................. 5 4. FORMATO DE HOJA DE EXCEL ...................................................................................... 7 5. INSERTAR GRÁFICOS SMART ART .............................................................................. 17 6. FÓRMULAS ............................................................................................................................ 18 7. IMPRESIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO ..................................................................... 18 8. OTRAS FUNCIONES .......................................................................................................... 20 9. TECLAS DE ACCESO DIRECTO PARA MICROSOFT OFFICE .............................. 21

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1. PRIMEROS PASOS EN EXCEL Microsoft Excel es una de las aplicaciones de hoja de cálculo más populares que le ayuda a gestionar los datos, crear gráficos visualmente persuasivos y gráficos que hacen reflexionar. También puede ser usado para balancear una chequera, crear un informe de gastos, crear fórmulas, y editarlos. Para comenzar a abrir Microsoft Excel, debes dar clic en Inicio > Todas las aplicaciones > Microsoft Excel 2013. Cuando se abre una nueva hoja de cálculo se abrirá en la pantalla. Si esto no ocurre, da clic en el Archivo > Nuevo. Desde aquí un cuadro de diálogo con varias plantillas diferentes aparecerá en la pantalla que le puede elegir. Una vez que se elige una plantilla, da clic en Crear.

Ilustración 1: La apertura de un nuevo libro

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2. GUARDAR UN DOCUMENTO DE EXCEL Los documentos en Informática se pierden todo el tiempo, así que lo mejor es guardar a menudo. También es recomendado que guardes el documento antes de empezar a trabajar en él. Para realizar esta operación debes: Dar clic en la ficha Archivo> Guardar. Excel abrirá un cuadro de diálogo que pedirá seleccionar una ubicación de almacenamiento para el archivo. Si el lugar deseado no es evidente en este cuadro, pulse el icono Examinar y una nueva ventana aparecerá lo que permitirá introducir el nombre del documento, en el que deseas que se guarde.

Ilustración 2: ¿Cómo guardar un archivo?

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Una vez que haya especificado el nombre, el lugar y el formato para el nuevo archivo, pulsar el botón Guardar. Nota: Especificar el formato de archivo le permitirá abrir su documento en un PC y un MAC. Para ello se utiliza el menú desplegable junto a la opción Formato. Además, cuando está especificando un archivo extensión (es decir .xml) asegúrese que sea la que quiere utilizar. Después de haber guardado inicialmente el documento en blanco con un nuevo nombre, puedes comenzar a usar tu hoja de cálculo. Sin embargo, todavía tendrá que guardar periódicamente el trabajo como un seguro contra la congelación de ordenador o un corte de energía. Para guardar, basta con hacer clic en el disco .

3. BARRA DE HERRAMIENTAS En Microsoft Excel 2013 para un PC, las barras de herramientas se colocan automáticamente como pestañas en la parte superior de la pantalla. Dentro de estas fichas se encuentran todas las opciones para cambiar el texto, datos, diseño de página, y más. Para acceder a todas las barras de herramientas determinadas solo tienes que dar clic en una pestaña determinada que se encuentra hacia la parte superior de la pantalla.

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Ilustración 3: Barra de herramientas

En Excel se encuentran tres barras de herramientas que son las más utilizadas. Pestaña Inicio Esta es una de las fichas más comunes utilizadas en Excel, con ella se puede dar formato al texto en el documento, cortar, copiar y pegar información. Cambiar la alineación de los datos, insertar, eliminar, y dar formato a las celdas. La ficha Inicio también permite cambiar el número de los datos (es decir, la moneda, la hora, fecha).

Ilustración 4: Pestaña de inicio

Pestaña Insertar Esta ficha es principalmente para insertar elementos visuales y gráficos en el documento. Hay varias cosas diferentes que se pueden insertar desde esta ficha, tales

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como imágenes, imágenes prediseñadas, gráficos, enlaces, encabezados y pies de página y WordArt.

Ilustración 5: Pestaña de insertar

Pestaña de Diseño de página Con ayuda de esta pestaña se puede añadir márgenes, temas a su documento, cambiar la Orientación, saltos de página y títulos. El ajuste de escala del documento también se incluye como una característica dentro esta ficha, si es necesario.

Ilustración 6: Pestaña de Diseño de página

4. FORMATO DE HOJA DE EXCEL Las celdas son una parte importante de cualquier proyecto que se utiliza en Microsoft Excel. Las celdas poseen todos los datos que se utilizan para crear la hoja de cálculo o un libro. Para introducir datos en una celda basta con dar clic en la celda, una vez dentro de la celda deseada, aparecerá un borde verde alrededor de la celda. Este borde indica que es una celda seleccionada. A continuación, puedes empezar a escribir en los datos de esa celda.

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Ilustración 7: Introducción de datos

Cambiar una entrada dentro de una célula Para cambiar una entrada dentro de una celda se puede hacer de dos maneras diferentes: 1. Haz clic en la celda y empezar a escribir. La nueva información sustituirá a cualquier información que fue introducido previamente. 2. Dando doble clic en la celda y el cursor aparecerá en el interior. Esto permitirá editar ciertas piezas de información dentro de las celdas en lugar de la sustitución de todos los datos.

Cortar, Copiar y Pegar Se pueden utilizar las características de Cortar, Copiar y Pegar para cambiar los datos en la hoja de cálculo, para mover datos de otras hojas de cálculo en nuevas hojas de cálculo, y para ahorrarse el tiempo de introducir información en una hoja de cálculo. 

Cortar elimina la selección de la ubicación original y permite que sea colocada en otro lugar.

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Copiar permite dejar la selección original donde está e inserta una copia en otro lugar.

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Pegar se utiliza para insertar datos que han sido cortados o copiados.

Por ejemplo: Selecciona los datos o texto que se encuentran en el interior de una celda. 

Si quieres copiar la información de una celda debes presionar CTRL + C.

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Para pegar la información que copiaste en otra celda debes presionar CTRL + V.

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Y para cortar definitivamente esa información debes presionar CTRL + X

Formato de celdas Hay varias opciones que se pueden cambiar para dar formato a las celdas de las hojas de cálculo, para cualquiera de ellas tienes que seleccionar los datos, ¿Cómo se hace? 1. Arrastra y selecciona las celdas que desea cambiar.

Ilustración 8: Selección de texto arrastrando

2.

Da clic en Inicio> Formato> Formato de celdas. Una caja aparecerá en la pantalla con seis pestañas con opciones diferentes.

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Ilustración 9: Formato de celda

Las explicaciones de las opciones básicas en el cuadro de diálogo de formato se explican en la página siguiente. También encontraras varias características para dar formato al texto que tienes en tu hoja de cálculo dentro de una celda estas son: 

Número: permite cambiar la medida en que se utiliza su información. (Si los datos se refieren con el dinero de la cantidad en que se usan es la moneda).

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Alineación: Esto permite cambiar la alineación horizontal y vertical del texto dentro de cada célula.

También puedes cambiar la orientación del texto dentro de las celdas y el control del texto dentro de la las celdas también.

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Fuente: Da la opción de cambiar el tamaño, el estilo, el color y efectos.



Frontera: da la opción de cambiar el diseño de la frontera alrededor o a través de las células.

Formato de filas y columnas Al formatear filas y columnas puedes cambiar la altura, elije el ajuste automático para las celdas, y ocultar información dentro de una fila o columna. Para dar formato a una fila o columna, procede con los siguientes pasos: 1. Selecciona las celdas que serán alterados. 2. Ir a Alto de fila (o columna Altura). 3. Elije la altura que vas a utilizar.

Adición de filas y columnas Las filas son celdas que se ejecutan horizontalmente a través del documento. Se puede insertar una fila adicional de las celdas de esta manera:

Ilustración 10: Formateo de filas y columnas

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1. Arrastrar seleccionando a lo largo de la fila de celdas en las que deseas que la nueva fila aparezca. 2. Da clic en Inicio> Insertar filas de hoja. La fila se insertará automáticamente en la hoja de cálculo y los datos que se seleccionan en la fila inicial se moverán abajo la nueva fila. Ilustración 11: Insertar filas de hoja

Las columnas son las celdas que corren verticalmente hacia abajo el documento. Puede insertar una columna adicional de las celdas como este: 1. Arrastre seleccionar lo largo de la columna de celdas en las que deseas que la nueva columna aparezca. 2. Ve a Inicio > Insertar > Insertar columna Hoja y se insertará automáticamente en la hoja de cálculo y los datos a la derecha de la nueva columna se moverán más hacia la derecha.

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Ilustración 12: Insertar columnas

Trabajar con Gráficos Los gráficos son una parte importante de ser capaz de crear una representación visual de los datos de hoja de cálculo. Con el fin de crear un gráfico en Excel los datos que se va a utilizar para ello necesitan ser ingresados en el documento de hoja de cálculo. Una vez introducidos los datos, las celdas que van a ser utilizadas para el gráfico necesitan ser destacadas de manera que el software sepa qué incluir. Para realizar esta acción: 1. Da clic en Insertar que se encuentra en la parte superior de la pantalla.

Ilustración 13: Insertar gráficos

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2. Puedes elegir el gráfico que deseas haciendo clic en la categoría de la tabla que se va a utilizar. Una vez elegida la categoría de las listas aparecen como pequeños gráficos dentro de un menú desplegable. Para elegir una carta en particular basta con hacer clic en su icono y se coloca dentro de la hoja de cálculo que se está trabajando.

Ilustración 14: Elección e inserción de gráficos

Para mover el gráfico a una página propia, seleccione el borde de la tabla y haga clic derecho. Esto traerá un menú desplegable, desplázate hasta la opción que dice Mover Gráfico. Desde aquí se tendrá que seleccionar el círculo al lado como una hoja nueva y el nombre y la hoja que contenga la tabla.

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Ilustración 15: Mover gráfico

Gráfico Diseño Hay características que se pueden cambiar para hacer el gráfico más atractivo, puedes hacerlo solo seleccionando el gráfico y aparecerá automáticamente en la barra de herramientas la pestaña de Herramientas de gráfico, el cual te ayudara a darle una mejor presentación a tu gráfico.

Ilustración 16: Herramientas de gráfico

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Opciones de gráfico 

Títulos: Dentro de la nueva pestaña Diseño gráfico, da clic en el icono Agregar Elemento Gráfico, aquí, podrás ver la opción de título de la tabla, así como diversos componentes de la tabla.

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Cambiar tipo de gráfico: Puedes cambiar el gráfico fácilmente seleccionando este icono y navegar a más gráficos deseables. Esta característica es muy conveniente para alguien que eligió la carta equivocada y no desea volver a seleccionar todos sus datos y pasar por el proceso una segunda vez.

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Formato de área de gráfico: Esto permite cambios que deben introducirse en estilo, relleno, sombras, y más.

Para obtener esta opción tienes que hacer clic derecho sobre los gráficos e ir a la opción de formato del área de gráfico. Una vez que esto se hace clic aparecerá un cuadro de diálogo.

Ilustración 17: Formato del área de gráfico

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5. INSERTAR GRÁFICOS SMART ART Imágenes Para insertar imágenes: 

Ir a Insertar > Imagen, un cuadro de diálogo aparecerá y entonces podrás seleccionar la imagen que desees en la ubicación que está almacenado. La imagen se inserta directamente en el documento, donde se puede cambiar el tamaño de la misma si lo deseas.

Insertar imagen vectorial Para insertar clip art que usted tendrá que ir a Insertar > Fotos en línea. Aparecerá una ventana que da las opciones para cualquier imagen prediseñada en el sitio Web de Microsoft Office o buscar más opciones utilizando un motor de búsqueda de imágenes de Bing.

Ilustración 18: Búsqueda de imágenes

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6. FÓRMULAS Al crear una función en Excel primero debes tener los datos. 1. Seleccionar la celda que deseas para el cálculo, por ejemplo: si se quiere saber la suma de B1: B5, se debe trabajar con la celda B6 para la suma.

Ilustración 19: La elección de la celda de cálculo

Puedes realizar también esta acción utilizando de la barra de herramientas la pestaña Fórmula.

Ilustración 20: Pestaña de formula

7. IMPRESIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO Para imprimir el documento, da clic en Archivo > Imprimir, selecciona la configuración deseada y, a continuación, haz clic en Aceptar. Puedes también hacer esto usando el atajo CTRL + P.

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Para poder cambiar la orientación de la página para la impresión puedes hacer clic en el botón de Orientación Vertical debajo de la opción prevista de Imprimir y luego da clic en el cambio de la disposición.

Ilustración 21: Configuración de página de impresión.

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8. OTRAS FUNCIONES Deshacer y Rehacer Para deshacer una acción, puedes dar clic en el icono de la flecha azul que apunta a la izquierda en la parte superior de la pantalla.

Ilustración 22: Flecha para deshacer

Para rehacer una acción, puede hacer clic en el icono de la flecha azul que apunta hacia la derecha.

Ilustración 23: Flecha para rehacer

Es importante tener en cuenta que no todas las acciones se pueden deshacer, por lo que es importante guardar el archivo antes de hacer cualquier cambio importante en el documento para que puedas volver al documento guardado.

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9. TECLAS DE ACCESO DIRECTO PARA MICROSOFT OFFICE Acción

Tecla (S)

Muestra el cuadro de diálogo Abrir.

Ctrl+A

Muestra el cuadro de diálogo Buscar.

Ctrl+B

Copia las celdas seleccionadas.

Ctrl+C

Copia una fórmula hacia la derecha sobre el rango seleccionado. Selecciona todas las celdas de la hoja actual.

Ctrl+D

Guarda el libro de trabajo.

Ctrl+G

Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

Ctrl+I

Copia una fórmula hacia abajo sobre el rango seleccionado.

Ctrl+J

Aplica formato de cursiva al texto seleccionado.

Ctrl+K

Muestra el cuadro de diálogo Reemplazar.

Ctrl+L

Ctrl+E

Aplica formato de negrita al texto seleccionado.

Ctrl+N

Muestra el cuadro de diálogo Imprimir.

Ctrl+P

Cierra el libro de trabajo.

Ctrl+R

Subraya el texto seleccionado.

Ctrl+S

Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.

Ctrl+T

Nuevo libro de trabajo.

Ctrl+U

Pega el contenido del portapapeles.

Ctrl+V

Corta las celdas seleccionadas.

Ctrl+X

Rehace la última acción deshecha.

Ctrl+Y

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Deshace la última acción.

Ctrl+Z

Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ctrl+1

Aplica formato de negrita al texto seleccionado.

Ctrl+2

Aplica formato de cursiva al texto seleccionado.

Ctrl+3

Subraya el texto seleccionado.

Ctrl+4

Aplica el efecto de tachado al texto.

Ctrl+5

Oculta o muestra los objetos de la hoja.

Ctrl+6

Muestra los símbolos de esquema en la hoja.

Ctrl+8

Oculta las filas seleccionadas.

Ctrl+9

Oculta las columnas seleccionadas.

Ctrl+0

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