Procedimiento para la adquisición de materiales, reactivos y equipo para el Laboratorio de Análisis Clínicos Código: P-FQUI-LAC-06

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Fecha de emisión: 05 de enero de 2009

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1. OBJETIVO Establecer el mecanismo para la adquisición de materiales, reactivos y equipo para el Laboratorio de Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad de la Facultad de Química.

2. ALCANCE Aplica para la adquisición de materiales, reactivos y equipo para el Laboratorio de Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad de la Facultad de Química.

3. GLOSARIO 3.1 .- SIGLAS UADY.- Universidad Autónoma de Yucatán. LACSC: Laboratorio de Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad. 3.2 .- DEFINICIONES Cotizar.- Averiguar el precio de un producto. Adquirir.- Obtener un producto. Equipo de laboratorio.- Es un bien con determinadas características, que se requiere para procesar y visualizar información. Proveedor único.- Es el proveedor que no requiere cotizaciones y se le solicita directamente la compra. Almacén interno.- Es donde se resguarda el material del laboratorio que no requiere refrigeración. (Se encuentra en el área de coordinación).

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4. POLÍTICAS Para la adquisición de materiales, reactivos y equipo de Laboratorio: El Responsable Sanitario del LACSC: 4.1 Envía la solicitud de cotización cada 6 meses a todos los proveedores que incluya todos los materiales, reactivos y equipo empleados en el laboratorio y se la proporcionará a la Secretaría Administrativa. 4.2 Realiza cuando se requiera la solicitud de pedido al proveedor y la proporcionará a la Secretaría Administrativa, para su revisión y la firma correspondiente. Nota1: Solicita el material, reactivo y/o equipo a un proveedor diferente al seleccionado, en caso de que este último no cumpla con la entrega en el tiempo acordado. Nota 2: En caso de que el proveedor no cumpla con la entrega del material, reactivo y/o equipo solicitado en el tiempo acordado, elaborará la cancelación de pedido y la proporcionará a la Secretaría Administrativa, para su revisión y autorización. 4.3 Rechaza todo producto que no coincida con la solicitud de pedido (cantidad, marca o características del producto). 4.4 Establece los criterios para llevar a cabo la evaluación de proveedores. 4.5 Evalúa cada 6 meses a los proveedores a quienes se les adquirió materiales, reactivos y equipo. 4.6 Selecciona a los mejores proveedores, eliminando aquellos que no cumplan con los criterios establecidos. La Secretaría Administrativa: 4.7 Debe contar con al menos tres cotizaciones de los materiales, reactivos y equipo para realizar el cuadro comparativo de proveedores que entregaron su cotización en tiempo y forma. 4.8 Autoriza la adquisición de los materiales, reactivos y equipo y la cancelación de los mismos cuando se requiera. 4.9 Revisa con el Responsable Sanitario la evaluación de proveedores. 4.10 Autoriza la selección de los mejores proveedores que cumplan con los criterios establecidos. 4.11 La inclusión al padrón de proveedores se realiza mediante el procedimiento establecido por la Dirección General de Finanzas de la UADY. Personal del LACSC: 4.12

Recibe del Responsable Sanitario el material, reactivos y equipo solicitado al mismo.

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Tarea T1

T2

Nombre de la tarea Elaborar y enviar la solicitud de cotización

Elaborar y autorizar el cuadro comparativo

T3

Solicitar material

T4

Elaborar pedido

Responsable

Descripción de la actividad

Responsable sanitario del LACSC

1.1 Elabora y envía la solicitud de cotización cada 6 meses a los proveedores y proporciona la información a la Secretaría Administrativa.

Auxiliar de compras de la Secretaría Administrativa/ Secretaría Administrativa Responsable de área del LACSC y/o químico asignado al área Responsable sanitario del LACSC Secretaría Administrativa

T5

Autorización del pedido

T6

Recibir el material solicitado

Responsable sanitario del LACSC Responsable sanitario del LACSC o químico asignado por él.

2.1 El Auxiliar de compras de la Secretaría Administrativa elabora el cuadro comparativo, con base a las cotizaciones proporcionadas por el proveedor. 2.2 La Secretaría Administrativa revisa y autoriza el cuadro comparativo. 3.1 Solicita por escrito mediante el formato de solicitud de material, el o los artículos que requiere al Responsable Sanitario. Nota: Cuando se requiera un material de urgencia y no se incluya en la Solicitud de Material, este se deberá anexar en la siguiente solicitud. 4.1 El Responsable sanitario del LACSC revisa la solicitud de material, elabora el pedido y lo proporciona a la Secretaría Administrativa, para su revisión y la firma correspondiente. 5.1 La Secretaría Administrativa consulta el cuadro comparativo de proveedores y autoriza la compra de los productos. Nota: En caso de que el proveedor haya realizado un cambio en los precios de los productos establecidos en el pedido, deberá informar al Responsable del LACSC de manera inmediata, pudiendo cancelarse el pedido y adquirirse el producto con otro proveedor. 5.2 El Responsable sanitario del LACSC envía el pedido escaneado con la firma correspondiente por correo electrónico al proveedor seleccionado. 6.1 Recibe el material solicitado previamente en el pedido. Nota 1: En caso de que el material no sea el solicitado se procede a su devolución. Nota 2: El proveedor tendrá que surtir todo el pedido para poder sellar de verificado de conformidad la factura. Nota 3: Si solo entrega parte del pedido se recibirá con nota de remisión sellando de

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verificado y el nombre y firma del Responsable sanitario del LACSC ó químico asignado por él, que recibió el pedido. Nota 4: En caso de que el material solicitado no llegue en tiempo y forma, se tendrá un plazo de 15 días hábiles para esperar el surtido del mismo. Posterior a esto si no se recibe el material, se cancelará elaborando la cancelación del pedido.

T7

Entregar material a las áreas del LACSC

Responsable sanitario del LACSC

T8

Evaluación de proveedores

Responsable sanitario del LACSC

T9

Retroalimentación a proveedores

Secretaría Administrativa

7.1 Coteja con el formato de solicitud de material los materiales solicitados por cada área. 7.2 Entrega el producto adquirido a las áreas o resguarda en almacén interno. Nota 1: Si se requiere material del almacén interno, el personal del LACSC deberá llenar el formato solicitud de material del almacén. 8.1 Evaluar a los proveedores a quienes se les adquirió materiales, reactivos y equipo, semestralmente en base a los criterios establecidos en el formato evaluación de proveedores de materiales, reactivos y equipos. 9.1 Con base en la evaluación de proveedores, elaborará un oficio de retroalimentación en el cual se informa al proveedor de su desempeño en el surtimiento de los productos solicitados y criterios establecidos.

6. CONTROL DE REGISTROS Código N/A

Nombre del registro Cotización del proveedor

F-FQUI-LAC-05

Solicitud de material

F-FQUI-LAC-25

Pedido

F-FQUI-LAC-26

Solicitud de Cotización

F-FQUI-LAC-42

Cuadro comparativo

F-FQUI-LAC-46 F-FQUI-LAC-47 F-FQUI-LAC-93

Padrón de proveedores Evaluación de proveedores Solicitud de material de almacén

Lugar de almacenamiento

Responsable de su protección

Coordinación del LACSC Coordinación del LACSC Coordinación del LACSC Coordinación del LACSC Coordinación del LACSC y Secretaría Administrativa. Coordinación del LACSC Coordinación del LACSC Coordinación del LACSC

Responsable sanitario del LACSC Responsable sanitario del LACSC Responsable sanitario del LACSC Responsable sanitario del LACSC Responsable sanitario del LACSC y Secretaría Administrativa. Responsable sanitario del LACSC Responsable sanitario del LACSC Responsable sanitario del LACSC

Tiempo de retención

Disposición de los registros

1 año

Archivo muerto

1 año

Archivo muerto

1 año

Archivo muerto

1 año

Archivo muerto

1 año

Archivo muerto

1 año

Archivo muerto

1 año

Archivo muerto

1 año

Archivo muerto

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N/A

Cancelación del pedido

Oficio de retroalimentación

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Coordinación del LACSC Secretaría Administrativa y Coordinación del LACSC.

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Responsable sanitario del LACSC

1 año

Archivo muerto

Secretaría Administrativa

1 año

Archivo muerto

7. ENFOQUE A PROCESOS Salida del proceso

¿A quién entrega algo? (Cliente) Proveedor

Entrada del proceso

¿De quién recibe algo? Responsable de área LACSC

¿Qué entrega? (Producto ¿Con qué requisitos? y servicio) Solicitud de cotización P-FQUI-LAC-06 Pedido ¿Qué recibe? ¿Con qué requisitos? Solicitud de material Con base en su inventario

¿Cómo lo verifica? Revisión de documentos. ¿Cómo lo verifica? Revisión de documentos.

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8. CONTROL DE REVISIONES Nivel de revisión

Sección y/o página

01

Pág. 2,4,5,6,7

02

Pág. 3,4,5,7

03

Pág. 3,4,5

04

Pág. 4

05

Pág. 2,5

06

Sec. 5

07

08

Descripción de la modificación y mejora Se adicionaron 3 políticas (3.3., 3.5 y3.6) Se le adiciona la actividad 6.1 Se adicionaron los formatos F-FQUI-LAC-42, F-FQUI-LAC-47 Se establecieron nuevos indicadores Se modificó el diagrama del procedimiento, se realizó cambios en las tareas, se anexo la definición en el glosario de proveedor único y almacén interno Se modificó el diagrama de procedimiento, se realizó cambios a las tareas y descripción de actividades Se eliminó el formato F-FQUI-LAC.42 de la tarea 7 Se adicionaron nuevas políticas al procedimiento Se anexo una nota y el formato F-FQUI-LAC-73 a la tarea 12 Se anexaron y modificaron las tareas Se modificó el diagrama de flujo Se agregó una nota en la tarea 10 Se modificó todo el procedimiento

Sec. 4

Se modificó el diagrama de procedimiento.

Sec. 5

Se modificó al Responsable de Recepción a Área de Recepción en las actividades 2.1, 4.1 y 5.2 y asimismo en el apartado de Responsable de las tareas T4, T5, T6 y T7. Se modificó la actividad 5.2 de la tarea T5 Se modificó la actividad 6.2 de la tarea T6. Se adicionó la actividad 6.3 Se anexó tareas a la nota de la actividad 7.2

Sec. 10

Se modificó el nombre del Responsable Sanitario

09

Sec. 10

Cambio de Director de la Facultad de Química y del que elaboró el documento.

10

Sec. 3 Sec. 10

Se agregó la política 3.9 Se modificó el nombre del Responsable Sanitario

11

Se modificó todo el procedimiento.

Fecha de modificación

6 de marzo de 2009

02 de julio de 2010 05 de octubre de 2010 13 de mayo de 2011 30 de junio de 2011

29 de septiembre de 2011 01 de febrero de 2012

01 de Julio de 2013

14 de Agosto de 2013 12 de noviembre de 2013 29 de Agosto de 2014

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Todo el documento Sec. 3 Sec. 4 12 Sec. 10

Sec. 3 Sec. 5 Sec. 7 13

14

15

Todo el documento Sec. 3 Sec. 4 Sec. 5

Sec. 7 Todo el documento

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Fecha de modificación: 9 de mayo de 2018

Se actualizó el documento al formato F-DGPLANEI-CC/GA-01/REV:03 Se actualizaron todas las políticas. Se modificó el diagrama del procedimiento delimitando las tareas de cada responsable. En la tarea 1 se adiciono una nota. Se modificó la Actividad 2.2 y se cambió el responsable de la acción. En la tarea 3 se adiciono una nota. En la tarea 4 se adicionaron 2 notas y se agregaron a otros responsables de la tarea. Se modificó el nombre del Responsable Sanitario Se cambió el responsable de la elaboración y revisión del procedimiento. Se eliminó la política 3.3 y se modificó la numeración de las políticas restantes. Se modificó la nota de la actividad 1.1. Se modificó la nota de la actividad 2.1 Se modificó la actividad 3.1. Se eliminó una nota y se adiciono otra a la actividad 3.1. Se modificó la actividad 6.1 y se eliminó una nota de la misma. Se dio de baja el formato cuadro comparativo F-FQUI-LAC-42. Se agregó el formato de cancelación F-FQUI-LAC-109. En responsables de actividad cambia de Secretario administrativo a Secretaría administrativa Se modificó la política 3.2 y 3.3 Se modificó el diagrama Se modificó la nota de la tarea 2.1 Se modificó la actividad 2.3 Se modificó la actividad 3.1 y 3.2 Se eliminó la actividad 3.3 Se dio de alta el formato F-FQUI-LAC-42 Cuadro comparativo. Se realizaron cambios a las políticas, tareas y formatos. Cambio de Responsable del LACSC.

25 de junio de 2015

26 de septiembre de 2016

7 de abril del 2017

9 de mayo de 2018

Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco.

Revisó

Aprobó

______________________________________ M. en C. Amílcar Ramsés Aguilar González Secretario Administrativo M. en C. Martha Leticia Mena Reynoso Responsable Sanitario

Dra. Zulema Osiris Cantillo Ciau Directora de la Facultad de Química

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