ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016

Contenido Temas

Pagina

SistemadeInformacióndeProveedores

2

Procesosdecomprasycontratación

5

Ejecucióncontractual

13

Sistemasoperativos

16

CentrodeSoporteaProveedores

17

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016

1. Sistema de información de proveedores para el abastecimiento de las categorías de bienes y servicios requeridasporEcopetrol S.A.yGrupoEcopetrol-SIPROE 1. ¿LosempresariosqueañosatrásnosregistramosenSIPROE,debemosrealizarlonuevamente? Respuesta: No debe registrarse nuevamente una empresa que se registró en SIPROE en años anteriores y mantieneactualizadosuestadoderegistro, lainformaciónregistradamigraráalnuevohabilitadortecnológico. Por contrario, si un empresario, se registró en SIPROE años atrás y no ha actualizado su información y se encuentraenestadoinactivo deberáregistrarsenuevamente. Para saber el estado de en SIPROE debe ponerse en contacto con Ecopetrol, [email protected] 2. ¿APartirdequéfechaseencontrará habilitadalaplataformaparahacerelregistro? Respuesta:Ecopetrol informaráoportunamenteatravésdesupáginawebeldíaapartirdelcualsehabilitarála herramienta. 3. ¿TambiénenSIPROEseinscribirán empresasextranjerossinsucursalenelpaís? Respuesta: SIPROE es para todas las personas naturales o jurídicas colombianas o extrajeras, que deseen suministrar bienes y servicios en las categorías de abastecimiento requeridas por Ecopetrol S.A y Grupo Ecopetrol. 4. ¿Lamanifestaciónde integridad estarádisponibleenlapáginadeSIPROE? Respuesta: La manifestación de integridad se podrá descargar de SIPROE y una vez sea diligenciada y firmada porelinteresadosedeberácargarentrelosdocumentosrequeridosparaelregistro. 5. ¿LosarchivosasubirenSIPROEdebenteneralgúnformatoespecial? Respuesta:Nosesolicitaenalgúnformatoenparticular.

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 6. ¿Cuántos ingresos simultáneos permite el Proveedores? Hay restricción de ubicación geográfica o de direccionesIPs? Respuesta:NoexistenrestriccionesdeubicacióngeográficaodireccionesIP´s. 7. ¿Sólopuederegistrarseuncorreoelectrónicoparalasnotificaciones? Respuesta:Si, el correo electrónicoregistrado como contactoserá el quese utilizará para notificare informar a losinteresados. 8. ¿ParalosProponentesConjuntoscomoUnionesTemporalesy/oConsorcios,sedebecrearunregistroen SIPROE? Respuesta:Si,deberánregistrarseenSIPROElosproponentesconjuntosysusintegrantes. 9. ¿EnelcasodeGruposEmpresarialesconformadosporempresasqueprestandiferentesservicios,sedebe registrarenSIPROEtodaslasempresas?OexistelaopciónderegistrarGruposEmpresariales? Respuesta:Eldeberserdeestasituación,esquecadapersonajurídicapertenecienteaungrupoempresarialse registre y cargue su propia información y que declare la situación de control de la que es objeto o la que tiene sobre otras empresas, esta declaración también debe estar reflejada en el certificado de cámara y comercio correspondiente. 10. ¿EstaherramientaeslaúnicaopciónparapodervincularseconEcopetrolenlapartecontractual? Respuesta: Ecopetrol S.A. ha definido este canal para quienes deseen ser proveedores de bienes y servicios en lascategoríasdeabastecimientorequeridasporEcopetrol.NoobstanteelestarregistradoenSIPROEnogenera unvínculocontractualobligatorio.

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 11. ¿CuántotiempoduraelprocesodeverificacióndelainformaciónqueregistraunProveedorenSIPROE? Respuesta: Este tiempo depende del Proveedor, quien es el responsable de enviar la información para verificar.Ecopetrol unarecibala informacióncompleta,contarácon48horashábilesparaemitirrespuesta. 12. Unavezverificadalainformación,éstayapodríaparticiparenunprocesodeselección.Ymientrasserealiza elprocesodeverificacióndeinformaciónyunProveedorsequierepresentaraunprocesoencurso,cómo debehacer? Respuesta:Si,unavezverificadalainformaciónyapodráparticiparencualquierprocesodeselección.Sinose encuentra un proveedor habilitado para participar en determinado proceso se tendrá un proceso de verificaciónágilquepermitasuparticipación. 13. UnaempresaquenuncahasidoproveedoradeEcopetrol,cómohacepararegistrarseenSIPROE? Respuesta: SIPROEEs una herramienta de acceso público, y deberá seguir las instrucciones establecidas, publicadas enlapáginawebwww.ecopetrol.com.co. Lasempresasinteresadasdeberán suministrarinformacióngeneral ylainformaciónespecíficaquepermita verificar que cuenta con experiencia en las categorías de bienes y servicios de abastecimiento definido por Ecopetrol. 14. Por qué no deja subir información a la carpeta de documentación para la actualización de información de cualificaciones? Respuesta:sieserrorenlaplataformadebeescribirarelacionamiento.proveedores@ecopetrol.com.co 15.Paraaccederalaplataformaserequiereporalgúnnavegadorespecifico? Respuesta: ParaaccederalPortaldeProveedoressepuedehacermediantecualquiernavegadorInternetExplorer, MozillaFirefox,GoogleChromeenúltimaversión.Sinembargo,agradecemosremitirsealdocumentodeTérminos ycondicionesdeusodel PortaldeProveedoresdisponibleenhttps://siproe.ecopetrol.com.co/slc_selfreg

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 2.

Procesosdecomprasycontratación

1.

¿Cómosepuedenhacer preguntasyobservacionesdentrodeunprocesodeselección?

Respuesta:LaspreguntasyobservacionesalosDocumentosdeProcesodeSelecciónylas observacionesalasdecisionesde Ecopetrolse recibirána travésdelafuncionalidad de PreguntasyRespuestas en la herramienta unavezse hayaingresado a lapantallaLicitacióndelMóduloSRM,delPortaldelProveedores.

Sielproveedorrequiereadjuntarundocumentoasociadoaunapreguntadebecargarelmismoenlaherramienta,através delaPestañaDocumentacióneingresarloalexpedienteelectrónico,enlacarpeta02Observacionesalos(DPS)yRespuestas o07ObservacionesalInformedeEvaluación,segúnseaelcaso.

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 Las respuestas de Ecopetrol serán emitidas a través de documentos formales de respuesta (en formato pdf) y visibles en el expedienteelectrónicodelproceso,enlapestañaDocumentacióndelaLicitaciónenlascarpetasmencionadasenelpárrafo anterior.

2.

¿Cuándoseparticipaenunproceso, seleinforma atodoslosparticipantesquiénfueelganador?

Respuesta:Atodoslosparticipantesselesinformaquien eselelegidoporEcopetrol. UnavezEcopetroltomeladecisiónsepublicaráenlaLicitación,pestañaDocumentación,carpeta08ActadeDecisiónFinal,el documentoquesoportaladecisión.Adicionalmentecadaproveedorquehayasidoinvitadorecibiráensucorreoelectrónico registradounanotificaciónsobrelainformacióndelosganadoresynoganadores.

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 3.

¿Cómoenvía Ecopetrolelcontrato olaordendeservicios?,

Respuesta: Las Ordenes de Despacho serán remitidas al proveedor vía correo electrónico, en unos casos desde el correo electrónicocorporativodeEcopetroldefinidoparaelprocesoyenotros,automáticamentedesdeelsistema.Paraelcasode losContratos,estossefirmaránenfísicocomohoysehace. 4.

¿Los archivos a subir para la presentación de ofertas y/o procesos de selección, deben tener algún formato

especial? Respuesta: No hay restricción sobre el tipo de archivos que permite cargar la herramienta, sin embargo si el documento a cargarcorrespondeaundocumentoquecontieneunafirmamanuscritadeberáescanearseenformatopdf. 5.

¿Ecopetrolpuedeverlaspropuestasúnicamentedespuésquesecierreelproceso?

Respuesta: La herramienta garantiza la confidencialidad e integridad de las ofertas durante el periodo de entrega de las mismas.Unavezhayafinalizadoesteplazo,seactivanparaconsultaporpartedelComitéEvaluadorydemásfuncionariosde Ecopetrolqueintervenganendichafase. 6.

Laentregadelaspólizasdecumplimientodebehacerse elmismodíadecierredelarecepcióndeofertasopuede

serposterior? Respuesta:LaPólizadeSeriedaddelaOfertajuntoconsusanexos sedebeentregarenlaformay lugarquedefinanlosPliegos deCondiciones y deberásercargadacomoarchivoenlaofertaelectrónicaqueelproponentehagaenlaherramienta. Ahorabien,silaaseguradoraexpideestedocumentodeforma electrónica,sólodeberásercargadaalmomentodehacerla ofertaenlaherramienta.

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 7.

¿Al finalizar el tiempo de la entrega de la propuesta, los proveedores tendrán acceso a todas las propuestas

presentadas? Respuesta:No.Comosehamanifestadoenlosescenariosdesocializaciónalosproveedores,unavezfinalizadoelperiodode presentacióndeofertas,elaccesoalasofertasseactivasoloalosfuncionariosquerespondenporlaevaluacióndelasmismas. Elacceso alasofertas alos participantessereserva paraloscasos en que Ecopetrol decida publicar elinforme de Evaluación juntoconlasmismas. 8.

¿Losofrecimientoseconómicos deberánsercargadosenpesoscolombianosopuedensercargadosendólares?

¿CómofuncionalaTRM? Respuesta: Cada Proceso de Selección tendrá definida desde los Pliegos de Condiciones la moneda en que se recibirá la oferta.Delamismaforma,lostérminosindicaránelmanejodelatasadecambioparaloscasosdeofrecimientosenmoneda extranjera. 9.

¿Losprocesosdeselecciónencursomigraránalanuevaplataforma?

Respuesta: Los Procesos de Selección que a la fecha de la Salida en Vivo ya habían iniciado su trámite, continuarán bajo el esquemaactualdeofertafísicahastasuconclusión.. 10.

¿Sevaarealizarunaaperturade urna virtual?

Respuesta:Laaperturadeurnadeofertascomoserealizadeformafísicaenlosprocesoscerradosoabiertosnoserealizarán por tratarse de una herramienta electrónica auditable y verificable, Ecopetrol de acuerdo a los términos de referencia o pliegosdelosprocesospodráinformar larelacióndeofertasrecibidas.

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 11.

¿Lascomprasycontratacioneslocales,tambiénserealizaránatravésdeSIPROE?

Respuesta: Todos los procesos de selección que realice Ecopetrol y que requieran de la entrega de una oferta, se realizan a travésdelaplataformaelectrónica. 12.

Los actuales procesos de precalificación, pierden validez a partir de la puesta en marcha del Nuevo Habilitador

Tecnológico? Respuesta: Las Precalificaciones que se encuentren vigentes se mantendrán hasta la fecha de vencimiento que tienen definida ypodránutilizarseparalaidentificacióndeeventualesproponentes 13.

Con el nuevo habilitador tecnológico ¿Cómo se va a interactuar con Ecopetrol América para las compras

internacionalesdeEcopetrol? RAméricaa: Ecopetrol America Inc no utilizará para sus procesos de selección, la plataforma tecnológica SRM, ni los demás módulosdelPortaldeProveedores. 14.

Paracargarlos“Anexos”enla presentaciónde laspropuestas,se enviaránfoliados?Anteriormente secargaban

en un solo archivo, ahora en el Portal de Proveedores, se dará la opción de montar los documentos uno por uno sin necesidaddeserfoliados? Respuesta:Laplataformaelectrónicagarantizalaintegridadentodoslosaspectosdelainformaciónqueserelacionaconlas ofertasdelosproveedores.Noseránecesariofoliarlosdocumentosadjuntos. 15.

¿Todoslosprocesosdecomprasy contrataciónserán publicados enSRM? Seeliminalapublicacióndelapágina

web,enloscentrosderecepcióndeofertasycarteleraslocales? Respuesta: Todos los procesos de selección que realice Ecopetrol y que requieran de la entrega de una oferta, se realizan a travésdelaplataformaelectrónica.

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 La publicación en la Página Web o Carteleras Locales podrá ser utilizada en los procesos de convocatoria pública que así lo requieran. 16.

¿Lasmodificaciones contractuales,serealizaránynotificaránatravésdeSRM?

Respuesta: La gestión de modificaciones contractuales será realizada internamente en SRM por el Área Abastecimiento, perolosdocumentosquerequieranfirmadelproveedorseformalizarán enfísico.Noobstante,Ecopetrolpodráatravésde laherramientagenerarnotificacionesparaelaccesoalosdocumentos,sudescargaporelPartedelProveedor. 17.

SRMsirveparaconsultarprocesosencursodeEcopetrolAméricaIncydeCENIT?

Respuesta: Los procesos de selección gestionados a través de la plataforma SRM serán únicamente para la sociedad EcopetrolS.A.LosprocesosdelassociedadesfilialesdeEcopetrol continuaránoperandocomohoysegestionan. 18.

¿Silaaseguradoraemitegarantíadelaspólizasvíaelectrónica,seobligaapresentarlapólizaenfísico?

Respuesta:LaPólizadeSeriedaddelaOfertajuntoconsusanexos sedebeentregarenlaformay lugarquedefinanlosPliegos deCondiciones y deberásercargadacomoarchivoenlaofertaelectrónicaqueelproponentehagaenlaherramienta. Ahorabien,silaaseguradoraexpideestedocumentodeforma electrónica,sólodeberásercargadaalmomentodehacerla ofertaenlaherramienta.

19.

RespectoalasinvitacionesydemásinformaciónquesegenereatravésdeSRM,Ecopetrolpodríahabilitarelenvío

delainformaciónamásdeuncorreoelectrónico?

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 Respuesta:Elregistrodeproveedorpermitiráelregistrodeunúnicocorreoelectrónicoporproveedor. 20.

SimipropuestayaestáenfirmeenSRM,lapuedomodificar?

Respuesta:Laherramientapermitequeelproveedorrealicemodificaciones hastalafechayhoralímitefijadaparalaentrega deofertas. 21.

¿CómoseveránreflejadoslosAcuerdosdeBasesEconómicasenelPortaldeProveedores?

Respuesta: A través del Portal, un proveedor que tenga suscrito con Ecopetrol un Acuerdo de Bases Económicas o un Contrato,podráaccederaverladocumentaciónasociadaalmismoenelexpedienteelectrónico,atravésdelMenúEjecución Contractual/Contratos:

22.

Cómo será el manejo de los contratos vigentes por ejemplo los de anticipación de la demanda, teniendo en

cuentaquecontienenlistasdepreciosconmuchasitems? Respuesta: Los proveedores o contratistas que tengan contratos tipo Ande que se ejecutan a través de Órdenes de Despacho,podránvisualizardichasórdenesenelPortaldeProveedoresatravésdelMenúEjecuciónContractual/Pedidos:

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016

23.

¿ElProveedorpodráverificarelrankingdesuoferta?

Respuesta: Si así lo definen los términos de referencia del proceso, Ecopetrol podrá informar el estado de evaluación de las ofertasyla relacióndelasmismasrespectoalaasignación. 24.

¿Silametodologíadeevaluaciónesporsorteoporbalota?Dequémaneraserealizará?

Respuesta: En estos casos, Ecopetrol realizará una audiencia presencial en el lugar, y a la misma fecha y hora de límite de presentacióndeofertassegúnindiquenlosPliegosdeCondiciones. 25.

Lainformaciónfinancierasedebecargarparacadaproceso?

Respuesta:Nosedeberácargarlainformaciónfinancieraparacadaproceso.Lainformaciónquesetendrácomoreferencia serálaqueelinteresadohaya entregadoeneltrámitederegistroyactualización,porlocualseadviertequeesresponsabilidad delproponentemanteneractualizadatodalainformacióndelregistro. 26.Silaofertaexcedeelpresupuesto,sepuedejustificarlasvariablesquehacenqueincrementenelpresupuestooficial.

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 Respuesta: Es correcto. Si Usted desea justificar las razones por las cuales su oferta excede el presupuesto oficial, puede adjuntarundocumentoindicandolasmismasenelexpedienteelectrónicodesuoferta. 27.Esteprocesoaplicadelamismaformaparalosprestadoresdesalud? Respuesta: Laherramientadelosprocesosdecontrataciónfuncionadelamismamaneraparaproveedoresdesaludcomo paralosparalosproveedoresdeotrossectores.Sinembargo,esposiblequesilascontratacionesdesaludserealizanconbase en tarifas de Salud preestablecidas, no sea necesario el diligenciamiento de precios en la herramienta y la oferta sería solo documentalelectrónicaanexandolosdocumentosindicadosenlospliegosdecondiciones. 28.Losarchivosasubiralsistematienenunpesomáximodefinido? Respuesta: Elsistemadeexpedienteelectrónicopermiteelcaguedearchivosdehasta300MBpordocumento. 29.Encasodepresentarmeinicialmentecomoproponentesoloydespuésdecidounirmecomoproponenteconjunto comomeinscriboenlaherramienta? Respuesta:Cadaproveedoroperaráenlaherramientaatravésdeunusuarioyclaveindependiente.Cadavezqueun proveedordeseeparticipardeunprocesodecontratacióncomounnuevoproponenteconjunto(ConsorciooUnión Temporal)deberárealizarelprocesodeAuroregistrodeesanuevapersonajurídicaindependientementequeenese momentoaúnnocuenteconnúmerodeNIT. 30.Porcadaconsorcioalquepertenezcala empresadebecontarconunusuarioporloscontratosqueestéejecutando? Para el caso de la fase licitatoria en el caso donde sea una invitación cerrada a un consorcio con ocasión a precalificación donde nos hayamos presentado como consorcio pero aún no hayamos ejecutado obra alguna con esa razón social de consorcio? Respuesta: Cada proveedor operará en la herramienta a través de un usuario y clave independiente. Cada vez que un proveedor desee participar de un proceso de contratación como un nuevo proponente conjunto (Consorcio o Unión Temporal) deberá realizar el proceso de Auroregistro de esa nueva persona jurídica independientemente que en ese momentoaúnnocuenteconnúmerodeNIT.

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 31.Porfavorindicarcualessonlosdocumentostécnicos,ycuálessonlosdocumentoscomercialesquesedebenanexar aunaoferta. Respuesta:LosdocumentosquesedebenadjuntarenlaofertaestándefinidosenlosDocumentosdelProcesodeSelección (DPS)o Pliegos deCondiciones.Sinembargo,el proveedoreventualmentepuede depositar todala documentaciónen una solacarpeta. 32.¿Cómoeliminoundocumentodedocumentoscomercialesenunaofertaparareemplazarlo? Respuesta: Ningúnusuariotieneatributosdeeliminacióndedocumentosenlaherramienta. Enestoscasosserecomiendaalosparticipantesquetomenlasmedidaspertinentesparacargarlosdocumentosdefinitivos yúltimasversionesensuoferta,comolohacíaenelanteriormodeloenelsobrefísico. Laherramientasinembargo,sipermitequelosusuarioscarguenunanueva"versión"sobreelmismodocumentocargado previamente,estoselograconelbotón"Funciones"queseubicaalladoderechodeldocumentopreviamentecargadoy enelmenúemergenteseleccionandolaopción"Añadirversión". 33.¿CómoestablecerdiferentesAIUdentrodeunamismaoferta? Respuesta: En una oferta solo es posible establecer un porcentaje de AIU. Si el requerimiento corresponde a temas de descuentosofrecidosenCostosindirectos,estosdeberánrealizarsevíadocumentoenelexpedientedelaoferta. 34.Encualcarpetarevisolasobservacionesalinformedeevaluación? Respuesta: En los procesos de selección, se debe ingresar a la Pestaña Documentación de la Licitación y en la carpeta 07 ObservacionesalInformedeEvaluaciónpodráconsultarlasmismas. 35.Existealgúnproblemaalmomentodetratarlaofertaenposicionesenlosdíasdeentreganosepuedancargar? Respuesta: El tiempo de entrega asociado a cada ítem a ofertar deberá indicarse en cada uno de ellos, en la Pestaña Posiciones,desplegandolasecciónDetallesdelaposición,subpestañaDatosdeposiciónyenlasecciónPrestacióndeservicio yentrega.Allíseindicanlosdíascalendario. 36.Almomentodesubirunapropuesta,comoproveedorpuedoverlasofertasdeotrosproveedores?

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 Respuesta:Portemasdetransparenciaduranteelplazodeentregadeofertas,ningúnproveedorpuedeverinformacióno documentosdelaofertadeotroproveedor. 37.LosprocesosdecontrataciónqueaparecenenelPortaldeProveedoressonlosmismosqueserelacionanenla páginaWEBdeEcopetrol? Respuesta: En el Portal de Proveedores (Pestaña Procesos de Contratación) se disponen los Procesos de Tipo Abierto (Concursos Abiertos o Inteligencias de Mercado) y los procesos de selección en los cuales el proveedor ha sido invitado (ConcursosCerradosyContratacionesDirectas).ProcesosdecontratacióndelasfilialesCenityReficarnosegestionanatravés delPortaldeProveedores. 38.Enlaoferta,sepuedenpresentaralternativasycomoserealizaelproceso.(Solosepuedecrearunaoferta?) Respuesta: Laherramientasólopermitelapresentacióndeunasolaofertaelectrónica.Derequerirseelenvíodeunaovarias ofertas alternativas (de ser permitido por los Pliegos de Condiciones), el proveedor deberá adjuntarlas dentro de los documentos de la oferta en el expediente electrónico de la misma, indicando en el contenido de las mismas que correspondenaofertasalternativas. 39.Vamosaparticiparenunainteligenciademercado,peronoaparecelaopcióndecrearoferta,quedebohacer? Respuesta: El botón de Crear Oferta debe estar disponible durante el plazo de entrega de ofertas. De lo contrario, sírvase indicar al canal establecido para la inteligencia de mercado, el número del proceso y el número de NIT del Proveedor para indagarsobreelcaso. 40.Apartirdequéfechainiciaestesistemadecontrataciónyconsultadeofertas? Respuesta:LaherramientaelectrónicaparagestióndelosprocesodeAbastecimientodeEcopetrol,estáoperandodesdeel mayode2016. 41.LospreciosenPosicionessonencostodirecto? Respuesta: LasofertasdentrodelosprocesosdeabastecimientodeEcopetrolincluyensiempreloscostosindirectos(AIU)y excluyenelIVA. Sinembargo,dentro delaestructura de losítems esposible queEcopetrolrequieraqueseofertenlosítems encostodirectoporunaparte,yloscostosindirectosenotraslíneasperosiempredentrodelamismaoferta.

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 42.Losprecioscuandoestoycreandounaofertaysoyunproveedorenelexterior,losdeboponerúnicamenteenpesos colombianosoexistelaopcióndeponerlospreciosenotrasmonedas¿ Respuesta: Si Ecopetrol ha reglado la posibilidad de recibir ofertas en diferentes monedas dentro de los Pliegos de Condiciones, se habilitará esta posibilidad en la herramienta y el sistema desplegará en la oferta, una lista de las monedas disponiblesparaofertar. 43.QuépasacuandolamarcanoeslarequeridaporEcopetrol,perosepuedecumplirbajootramarca,comosehacela aclaraciónonoesposible? Respuesta:Cuandoseofertanbienesomateriales,esposiblequeEcopetrolrequieraqueelproveedorseleccionedeunalista de marcas disponibles, la marca a la cual corresponde su oferta. Esta lista corresponde a las marcas que Ecopetrol tiene habilitadasensusistemaparalosprocesosdecompra.Sielproveedorrequieremanifestarquepuedesuministrarotramarca, lopuedeindicarvíadocumentoadjuntoenelexpedientedelaoferta. 44.CuandoelproveedoryatieneinformaciónysoportessubidosenlaplataformadelSIPROEyellosDPSsolicitan nuevamentelosmismos, ¿Sedebenvolveracargarenelsistema? Respuesta:Elproveedoresresponsabledegarantizarquelosdocumentosrequeridosparalosprocesosdeabastecimiento que ha remitido en el proceso de registro de Proveedores se encuentren actualizados en el repositorio de SIPROE. Si en la ofertasesolicitan documentosqueEcopetrolya tieneendichorepositorio,noserá necesarioadjuntarlosnuevamente enla oferta. 45. Endondesecolocalostiemposdeentregadelmaterialofertado,yaqueenunaofertapuedepresentartiemposde entregadiferentesdependiendodelacantidaddeítemsquetenga? Respuesta: El tiempo de entrega asociado a cada ítem a ofertar deberá indicarse en cada uno de ellos, en la Pestaña Posiciones,desplegandolasecciónDetallesdelaposición,subpestañaDatosdeposiciónyenlasecciónPrestacióndeservicio yentrega.Allíseindicanlosdíascalendario.

3. Ejecucióncontractual

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 1. Enlaevaluacióndedesempeñoqueítemssetienenencuenta? Respuesta:Loscinco(5)criteriosestablecidosparalaevaluacióndedesempeño,esdecir: 1. Eficienciaoperacional 2. Cumplimientoenplazos 3. Aspectosadministrativos 4. HSE(SaludOcupacional,SeguridadIndustrialyMedioAmbiente) 5. RSE(ResponsabilidadSocialEmpresarial) 2. ¿ApartirdequéfechainiciaelnuevoProcedimientodeEvaluacióndeDesempeño? Respuesta:La fechaseráinformadaatravésdelapáginawebdeEcopetrol. 3. ¿Apartirdequéfechasecargaránlasevaluacionesdedesempeñodeloscontratos? Respuesta:Lasevaluaciones deloscontratosvigentessecarganenelnuevohabilitadortecnológicodeSAP,en elPortaldeProveedores. LosAdministradorespodránrealizarlasevaluacionesenestenuevohabilitadorapartir delmesdejuniode2016. 4. ¿Quién hace la evaluación de desempeño y los proveedores conocerán los criterios de cómo van a ser evaluadospreviamente? Respuesta:LapersonaquerealizarálaevaluacióndedesempeñoseráelAdministradordelContrato. Los proveedores conocerán cómose realizarásu evaluación en la planeación del contrato,y podrán conocerel resultadodelasmismas.

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 5. ¿Lashojasdeentradadeservicioderealizaránenlaherramienta?¿LosProveedoresseránresponsablesdela realizacióndeestosdocumentos?Silarespuestaespositiva,endóndesedebenrealizarlashojasdeentrada deservicio? Respuesta: El contratista harálas confirmaciones deentrega de servicios enla herramienta. En la confirmación el contratista debe incluir los documentos soporte de la prestación de los servicios. El (los) Interventor (es) designados por Ecopetrol, bajo el nuevo esquema de supervisión de contratos, realizará (n) las revisiones correspondientesparaqueelAdministradordelcontratorealicelacorrespondienteaprobación. 6. ¿Las facturas se van a enviara travésdel Portal de Proveedores? El periodode pagoempieza a correr desde estaradicacióndelafactura? Respuesta:Elportalestaráhabilitadopararadicarfacturaselectrónicas. Sinembargo,estolopodránrealizarsólo quienes emitan factura electrónicasegún ResoluciónNo. 000019 del 24 de Febrero de2016 -Decreto 2242 de 2015 . Las empresas que emitan factura en papel deben radicarla físicamente, continuando con el mismo procedimientodeEcopetrolvigentehastaelmomento. 7. La información de estados de cuentas, endosos y pagos a Proveedores se va manejar por el Portal de Proveedores? Respuesta: Los proveedores tendrán una sola vista de entrada al Portal de Proveedores, en la cual podrán consultar susestadosdecuenta,anexosdepagoycertificadosderetencionesdeimpuestos. 8. Lasfacturasapartirdequéfechanoseránfísicas? Respuesta:Dependedel proveedorocontratistaysi éstepuedeemitirfactura electrónica 9. Para la factura del acta de recibo de cantidades ¿Se requiere que un representante del contratista se reúna con el administrador del contrato, para que juntos revisen los tiquetes de servicio? O Cómo se hace esta verificaciónantesdesubirelactaalPortaldeProveedores? Respuesta:La coordinación en la ejecución se debe realizar con el Administrador no hayreunionesobligatorias sinembargoserequierequelainformaciónseavalidada.EsimportantequeelContratistaincluyalascantidades

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 que realmente ejecutó durante el periodo a considerar y para ello, el acta de recibo de cantidades será el documentoelprincipalsoportedelrecibo,lacuálserácargadaenelPortaldelProveedor. 10. Paralos cierres mensuales, también habrátemporizador paralacarga de losdocumentos,al igualquepara losprocesosdecomprasycontratación? Respuesta: Cada mes tendrá las tareas a ejecutar que deben atenderse oportunamente para el trámite de la factura.Noexisteenestesentidotemporizador. 11. Para los contratos en ejecución actual se migra rá la información actual, es decir actas, documentos, entre otros? Respuesta: Para los contratos actuales se empezará a registrar la información a partir de la fecha de puesta en vivodelsistema,lainformaciónanterior,setendráenmediofísicoenloscorrespondientesexpedientes. 12. ¿Enelprocesodeejecucióndevarioscontratos,enSUSsellevaránarchivosindependientesparacadauno? Respuesta:Si,cadacontratotieneresponsabilidadesdiferentes 13. ¿Se pueden conectar varios usuarios a la vez con la misma clave para cargar la información referente a la ejecucióndeloscontratos? Respuesta: Se pueden conectar dos o más usuarios, sin embargo si están en el mismo módulo, se pueden generarbloqueos. 14. Alfinalizaruncontrato¿Cómoseráahoralaentregadedocumentosfinales? Respuesta:Hayunaetapadecierreenelsistema,quepermitiráincluirladocumentaciónrequerida.

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 4.Sistemasoperativos.

1.

¿Quéprotocolodeseguridadgarantizalaconfidencialidadyaperturadearchivos? Respuesta: El sistema utilizará el protocolo HTTPS el cual hace uso del cifrado basado en SSL/TLS para crear un canal seguro de comunicación, más las características de control, seguridad y trazabilidad ofrecidas e implementadasporcadaSistemadeInformaciónquehacepartedelprocesoysolución.

2.

¿ElaccesoalosdiferentesmódulosdelPortalde Proveedores, sehace conlamisma contraseñaasignada desdeelregistroenSIPROE? Respuesta:Si,elusuarionovaarequerirniusarcontraseñasadicionalesparaejecutarlaactividadesenelportal.

3.

¿SólosedebeaccederalPortaldeProveedoresdesdeinternetexplorer? Respuesta:LarecomendacióndeEcopetroleshacerusodeInternetExploreryaqueeselnavegadorcertificado por el fabricante de las herramientas tecnológicas usadas en esta solución, otro navegador podrá limitar funcionalidadesygeneraralgunoserrores.

4.

¿El acceso al Portal de Proveedores se realizará directamente desde internet o se requiere VPN o red de Ecopetrol? Respuesta: El acceso a la solución tecnológica para los proveedores, contratistas y eventuales oferentes será a travésdeunapáginawebexternaconaccesodesdeInternet.

ABC Preguntas Frecuentes de los Proveedores Versión 02/ 06 de octubre de 2016 Centro de Soporte a Proveedores Teniendo en cuenta los grandes cambios que se generan en el proceso de abastecimiento al implementar el Portal de Proveedores, y pensando en brindarles todo el soporte necesario en caso de alguna falla técnica o dudas, hemos dispuesto los siguientes canales de atención:

Contact Center de Ecopetrol: En Bogotá 2345000 opción 3-3-3 y en el resto del país 018000 918418.

Correo electrónico: [email protected]

Nuestros Proveedores Aliados Estratégicos, para alcanzar nuestras metas, gracias por hacer parte de este cambio!