Prüfungsverwaltung für Prüfer – Prüfungen anlegen/bearbeiten mittels CSV-Export/-Import Fachabteilungs-Guide

Stand: 15.10.2015, Version 1.0

CUS Teilprojekt SGLM

Inhaltsverzeichnis APPLIKATION PRÜFUNGEN EXPORTIEREN/IMPORTIEREN .................... 3 1. ANMELDUNG AM SYSTEM ............................................................................... 6 2. START DER APPLIKATION ............................................................................... 7 3. STANDARDELEMENTE DER APPLIKATION ......................................................... 9 3.1 STANDARDELEMENTE NACH MARKIEREN EINES ELEMENTS DER PRÜFUNGS/BEURTEILUNGSLISTE .......................................................................................................... 10 3.2 W EITERE INFORMATIONS- UND BEDIENELEMENTE ............................................................. 10 3.3 EIGENE EINSTELLUNGEN FÜR DIE PRÜFUNGSLISTE ........................................................... 11

PRÜFUNGSTERMINE EXPORTIEREN/IMPORTIEREN ............................. 12 1. ÜBERBLICK: ABLAUF BEI VERSCHIEDENEN ANWENDUNGSFÄLLEN ................... 13 1.1 PRÜFUNGEN ANLEGEN – ÜBERBLICK ÜBER DEN ABLAUF.................................................... 13 1.2 PRÜFUNGEN AKTUALISIEREN – ÜBERBLICK ÜBER DEN ABLAUF ........................................... 13

2. PRÜFUNGSTERMINE EXPORTIEREN ................................................................ 14 2.1 PRÜFUNGSTERMINE AUSWÄHLEN .................................................................................... 14 2.2 CSV-DATEI FÜR DEN IMPORT AUSFÜLLEN BZW . BEARBEITEN ............................................. 16 2.3 SPALTEN DER CSV-DATEI .............................................................................................. 17 2.4 CSV-DATEI IMPORTIEREN .............................................................................................. 23 2.5 IMPORT-PROTOKOLL EINSEHEN (NUR BEIM ANLEGEN) ....................................................... 26

GLOSSAR ................................................................................................... 27

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Prüfungsverwaltung - Prüfungen exportieren/importieren

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Applikation Prüfungen exportieren/importieren Das Modul „Prüfungstermine exportieren / importieren“ des Prüfungsmanagements ermöglicht das zeitsparende Anlegen oder Aktualisieren einer großen Anzahl an Prüfungsterminen in C@MPUS mittels CSV-Dateien (Exportfiles) für folgende Anwendungsfälle, auch in Kombination mit einer Terminplanungssoftware:   

Kopieren bestehender Termine in ein neues Semester oder Studienjahr mit neuem Termindatum und neuen An-/Abmeldefristen. Ändern/Aktualisieren bestehender Termine, z.B. mit außerhalb von C@MPUS ergänzten Raumreservierungen. Anlegen von neuen Terminen oder Wiederholungsterminen.

Alle Daten, die in der Prüfungs-/Beurteilungsliste im Prüfungsmanagement zu den Prüfungsveranstaltungen bearbeitet werden können – auch mit separat aktivierbaren Zusatzfeatures – können exportiert und wieder in C@MPUS importiert werden. Für jede dieser Angaben gibt es im Exportfile eine eigene Spalte. Einzelne Daten (z.B. Prüfer/innen oder Termindatum) können nach dem Import direkt im Prüfungsmanagement geändert werden. Dieses Modul ist besonders dann sinnvoll und effizient, wenn eine hohe Anzahl an Terminen zu bearbeiten ist. Sind nur wenige Termine zu bearbeiten, eignen sich die Einzelbearbeitungsfunktionen besser. Vorausgesetzte Kenntnisse:   

Prüfer_Prüfungsverwaltung_Bedienung-Einstellungen Prüfer_Prüfungsverwaltung_Prüfungsplanungs-Objekte Prüfer_Prüfungsverwaltung_Prüfungen_anlegen_bearbeiten

Weiterführende Dokumentation: 

Prüfer_Prüfungsverwaltung_Prüfungen_beurteilen

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1. Anmeldung am System Öffnen Sie ihren Webbrowser und geben Sie folgende Adresse ein: https://campus.uni-stuttgart.de

Klicken Sie oben rechts auf den „Log-in“ Button:

Melden Sie sich mit Ihrem AC-Account an:

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2. Start der Applikation Navigieren Sie im Organisationsbaum zu Ihrer Organisation und klicken Sie diese an:

Klicken Sie hier auf die Applikation „Prüfungsmanagement“:

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Geben Sie den gerade erhaltenen PIN ein und klicken auf „Anmelden“.

Sie sehen die Startanzeige der Applikation „Prüfungsmanagement. Um zur Import/Export-Funktion zu gelangen, klicken Sie auf „Prüfungen anlegen/bearbeiten“:

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3. Standardelemente der Applikation Eine Beschreibung der nummerierten Elemente finden Sie in den folgenden Tabellen.

Bearbeitungsbereich für Termindetails: Nr 1 2 3

Element Pfeile zum Sortieren Filter Option zum Auswählen von Elementen

4

Pfeile für Detailansicht

Zweck/Hinweise Sortieren nach der jeweiligen Spalte auf- bzw. absteigend. Einschränken der Liste (auch mehrere Filter in Kombination verwendbar). Haken Sie die Option an ( ), um ein Element auszuwählen.  Ganz oben und ganz unten im Fenster: Wählt alle Elemente der Liste aus.  In einer Bereichsüberschrift: Wählt alle Elemente im betreffenden Bereich aus. : Hebt die Auswahl auf. Öffnen und Schließen der Detailansicht (Termin-Details) grün: Klappt den Bearbeitungsbereich [5] für die betreffende Prüfung auf (

5

Bearbeitungsbereich

) bzw. zu (

).

grau ( ): Bearbeitung nicht möglich. In der Prüfungsliste und Kandidat/innen-Liste können Sie bei jedem Eintrag einen Bearbeitungsbereich aufklappen. Je nach Terminstatus sehen Sie sich hier vorhandene Termine an oder ändern/ergänzen Daten.

Bearbeitungsbereich für Termindetails: Dieser Bereich enthält Links für Aktionen, die allgemein für alle aufgelisteten Prüfungen gelten. In dieser Ansicht können keine Aktionen für einzelne Prüfungen vorgenommen werden (Kapitel 3.1 beschreibt wie man Aktionen für einzelne Prüfungen vornehmen kann). Nr 6

Element Bereich „Gehe zu“

7

Bereich „Aktionen“

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Zweck/Hinweise Die Links dienen u.a. zum Drucken von Listen, zum Erstellen von Prüfungen und zum Ändern von Einstellungen. Die Links in der Zeile „Prüfungsstatus“ dienen zum Einsehen von gültigen und gelöschten Prüfungen; in der Zeile „Bearbeitungssichten“ kann zwischen den Modulen umgeschaltet werden um Termine zu bearbeiten, Kandidaten anzumelden, Prüfungen zu beurteilen bzw. gültige Prüfungsergebnisse und gelöschte Prüfungen einzusehen. Die Links in der Zeile „Sortieren“ dienen zum Sortieren der Liste nach bestimmten Kriterien und Aufheben der Filtereinstellungen.

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Meldungen: Ein Meldungsbereich im oberen Teil des Fensters informiert nach Abschließen einer Tätigkeit über den notwendigen oder möglichen nächsten Schritt.

Mit Links in Fehlermeldungen springt man direkt zum Feld mit fehlenden oder ungültigen Angaben.

3.1 Standardelemente nach markieren eines Elements der Prüfungs /Beurteilungsliste Nachdem ein oder mehrere Prüfungstermine in der Liste angehakt wurden, erscheint oben rechts ein neuer Bearbeitungsbereich, der sich von Standardarbeitsbereich unterscheidet. Dies ist so, da für einzeln gewählte Prüfungen weitere spezielle Aktionen durchgeführt werden können.

Nr 1

Element Markierte drucken

2

Prüfungen

3

StudierendenVerständigung Markierung

4

Zweck/Hinweise Unterschiedliche Drucklisten können hier zu den markierten Prüfungen erzeugt werden. Verschiedene Aktionen zu Prüfungen wie z.B. Beurteilen, Gültig setzen, löschen, exportieren etc. Hier kann allen Prüflingen eine Nachricht geschickt werden, bzw. eingestellt werden, welche Ergebnisse veröffentlicht werden. Hier können Sie die gemachten Markierungen wieder aufheben.

3.2 Weitere Informations- und Bedienelemente Wenn Sie mit der Maus über gestrichelt unterstrichene Felder/Werte fahren, wird eine Information zu diesem Feld/Wert angezeigt (Tooltip):

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In manchen Spalten sind Sortier- und/oder Filterfunktionen vorhanden. Mit dem Dreieck können die Spaltenwerte auf- oder absteigend sortiert werden, mit dem Filtersymbol kann auf konkrete Werte eingeschränkt werden. Gelb markierte Sortier- oder Filterfunktionen sind gerade aktiviert! Aufsteigend

Absteigend

Filtern

3.3 Eigene Einstellungen für die Prüfungsliste Unter „Einstellungen“ > „Ändern“ können Sie einstellen, wie viele Prüfungen pro Seite angezeigt werden. Außerdem können Sie einstellen, welche Spalten in der Prüfungsliste in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.

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Standardsortierung Im Bereich „Aktionen“ können Sie die Standardsortierung der Prüfungsliste festlegen. Dies bleibt auch nach Schließen der Applikation erhalten.

Index & Navigationselemente Sobald die Prüfungen auf mehr als einer Seite angezeigt werden, wird ein Index eingeblendet, mit dem Sie schneller zu bestimmten Prüfungen gelangen. Der Index ist abhängig von der gewählten Sortierung. Bei Sortierung nach Prüfungsnummern in der Prüfungs-/Beurteilungsliste werden die einzelnen Nummern aufsteigend angeboten. Mit den Pfeilen rechts können Sie zwischen den Seiten blättern; mit der Auswahlliste auf eine bestimmte Seite springen.

Prüfungstermine exportieren/importieren Das Modul „Prüfungstermine exportieren / importieren“ wird sowohl zum Anlegen als auch zum Aktualisieren von Prüfungen verwendet. Mit einer Datei bzw. in einem Importvorgang können Prüfungen entweder nur aktualisiert oder nur angelegt werden. Beim Anlegen und Aktualisieren gilt: 

Alle Pflichtangaben zu Prüfungen müssen in der Exportdatei vorhanden sein. Beispiel: Prüfer/in, Notenskala.



Es gelten die in der Prüfungsmanagement-Dokumentation beschriebenen Regeln zum Bearbeiten von Prüfungen. Beispiel: Kein Ändern der Notenskala bei beurteilten Kandidat/innen möglich.

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1. Überblick: Ablauf bei verschiedenen Anwendungsfällen 1.1 Prüfungen anlegen – Überblick über den Ablauf Dazu gibt es folgende Möglichkeiten: a) Neue Prüfungen auf Basis von bestehenden anlegen Anwendungsfall: Wiederholungstermine für dieselben PVs im gleichen Semester anlegen. Vorgehen: 1. Eine Datei exportieren mit allen Prüfungen, die als „Vorlage“ für die neuen Prüfungen dienen sollen. Details siehe Abschnitt 2 Prüfungstermine exportieren. 2. Die Exportdatei jene Angaben ändern, die bei den Wiederholungsterminen anders sind als bei den ursprünglichen Terminen. (Beachten Sie dabei die Abschnitte 2.2 und 2.3). Bei Angaben, die gleich bleiben, ist keine Aktion in der Exportdatei notwendig. Beispiel: Für dasselbe Semester sollen Wiederholungstermine angelegt werden; alle Prüfer/innen bleiben gleich; das Termindatum ist anders und einige Prüfungen finden in anderen Räumen statt, die bereits bekannt sind. In diesem Fall sind in der Exportdatei jeweils das Termindatum und die Anmeldefristen anzupassen sowie – wo notwendig – die Räume. 3. Die Datei importieren. Siehe Abschnitt 2.4 CSV-Datei importieren. b) Neue Prüfungen anlegen Vorgehen: 1. Eine neue Datei anlegen mit einem beliebigen Namen. 2. Die Daten der Prüfungen eintragen. Beachten Sie dabei die Hinweise Hinweise in Abschnitt 2.2 und Abschnitt 2.3 Spalten der CSV-Datei. 3. Die Datei importieren. Siehe Abschnitt 2.4 CSV-Datei importieren.

1.2 Prüfungen aktualisieren – Überblick über den Ablauf Anwendungsfall: Bei bestehenden Prüfungen sollen die Raumreservierungen nachgetragen bzw. aktualisiert werden. Vorgehen: 1. Eine Datei exportieren mit jenen Prüfungen, die aktualisiert werden sollen. Details siehe Abschnitt 2 Prüfungstermine exportieren. 2. Daten in der Exportdatei ergänzen bzw. ändern. Beachten Sie dabei die Hinweise in Abschnitt 2.2 und Abschnitt 2.3 Spalten der CSV-Datei. 3. Datei importieren. Siehe Abschnitt 2.4 CSV-Datei importieren.

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2. Prüfungstermine exportieren 2.1 Prüfungstermine auswählen 1. Rufen Sie das Prüfungsmanagement an der Organisation auf, deren Termine Sie exportieren wollen. 2. Rufen Sie das Modul „Prüfungen anlegen/bearbeiten“ auf.

Alle Termine exportieren Sind in der Prüfungs-/Beurteilungsliste keine Prüfungen markiert, rufen Sie die Funktion wie unten beschrieben auf. Die Prüfungstermine der aufrufenden Organisation und der untergeordneten Organisationen werden exportiert. Zusätzlich kann nach der Studienkennzahl gefiltert werden. 1. Wählen Sie in der Prüfungs-/Beurteilungsliste den Link ‚Prüfungstermine exportieren/importieren‘.

2. Schränken Sie ggf. auf die Studienkennzahl ein.

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3. Wählen Sie die Schaltfläche „Export durchführen“.

4. Rufen Sie die exportierte Datei über den Downloadbereich des Browsers auf. Der Default-Name der Datei ist Pruefungsterminliste.csv.

Einzelne Termine exportieren Sind in der Prüfungs-/Beurteilungsliste Prüfungen markiert, rufen Sie die Funktion folgendermaßen auf. In diesem Fall werden nur die markierten Datensätze exportiert. 1. Wählen Sie die Termine aus, die exportiert werden sollen.

2. Wählen Sie im Navigationsbereich den Link ‚Exportieren‘.

3. Rufen Sie die exportierte Datei über den Downloadbereich auf. Der Default-Name der Datei ist Pruefungsterminliste.csv. Hinweis: Die Reihenfolge und Namen der Spalten können je nach Einstellungen unterschiedlich sein.

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2.2 CSV-Datei für den Import ausfüllen bzw. bearbeiten Welche Daten Sie in der exportierten oder neu erstellten Datei hinzufügen, ändern oder entfernen, hängt vom Anwendungsfall ab. Wichtige Hinweise zum Ausfüllen der CSV-Datei Aktualisieren von Terminen Prüfungen werden aktualisiert, wenn für alle Datensätze in der zu importierenden Datei Daten in einer der folgenden Spalten vorhanden sind (d.h. mit einer dieser Angaben wird der „Aktualisieren-Modus“ eingeschaltet): 

Spalte 01 (Interne Nummer des Prüfungstermins) pv_term_nr oder



aus Spalte 02 (Anmeldecode) und folgenden Daten der Primary Key eindeutig ermittelt werden kann: LV-Nummer ODER LV-Titel plus Organisation.

Anlegen und aktualisieren von Terminen 

Die erste Zeile (Überschriftenzeile) muss mindestens alle Muss-Felder enthalten. Diese sind in der Tabelle in Abschnitt 2.3 Spalten der CSV-Datei in der Spalte „Art“ mit der Angabe „Muss“ gekennzeichnet.



Einige Daten sind redundant vorhanden. Beispiel: Zum Prüfungsmodus werden die interne Nummer und die Kurzbezeichnung exportiert; zu Organisationen ihre Nummer und ihre Kennung. Wenn sich diese zusammengehörigen Angaben nicht auf dieselbe Prüfung beziehen, weil z.B. vergessen wurde, die interne Nummer zu löschen, so gilt: Die interne Nummer „zieht vor“ der Kurzbezeichnung (d.h. die Prüfung mit dieser internen Nummer wird automatisch und ohne Rückfrage aktualisiert; die Kurzbezeichnung wird ignoriert); und die Kurzbezeichnung zieht wiederum vor dem Namen (sofern vorhanden). Dies gilt für folgende Daten („